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LISILEX, la solution libre pour les cabinets d'avocats. 1/17
https://descartes-avocats.com/lisilex-la-solution-libre-pour-les-cabinets-davocats/ 10 septembre 2019
Sommaire
Le constat : une certaine insatisfaction à l’égard des éditeurs propriétaires.L’omniprésence des logiciels libres face à la peur irraisonnée du changement.LISILEX, de quoi s’agit-il ?
Les prérequis d’une bonne solution pour avocats.En interne, au cabinet :Permettre un usage nomade sur tous les terminaux :Une interaction sécurisée avec les clients, les confrères et les autresprofessionnels partenaires du cabinet :
La réponse des logiciels libresDes réponses techniques adaptées à la profession d’avocat (entre autres)
LISILEX en détails.Un atout remarquable de LISILEX : l’ergonomie et le confort de travail.Le courrier électronique et le suivi du courrierLes agendas et tâchesLes contactsLa gestion des flux juridiquesLe gestionnaire de fichiers pour gérer les dossiers
Le confort graphiqueListe des autres fonctionnalités.Un peu de technique.
Il y a deux ans déjà,j’étais invité à l’université d’été des avocats du barreau de Rouen, dont le thème était consacré aunumérique, pour présenter LISILEX, ma solution logicielle de gestion de cabinets d’avocatsentièrement libre. Je l’ai élaborée en partenariat avec la société hupstream spécialisée dans lelogiciel libre.
Une fois de plus, je tiens à remercier l’ancien Bâtonnier DI COSTANZO et mon confrère GuillaumeBESTAUX, aujourd’hui Bâtonnier, de leur invitation, et à leur dire que leur Barreau, auquel je suissentimentalement attaché pour y avoir exercé pendant un certain nombre d’années au sein desAvoués lorsque cette profession existait encore, est remarquablement dynamique et à l’écoute deses avocats, avec une vivacité sur le plan technologique que je ne retrouve pas dans mon proprebarreau.
La société hupstream est un bureau open-source situé à Paris avec laquelle je travaille depuis de
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nombreuses années. J’ai fait appel à Anne NICOLAS, gérante, pour finaliser la mise en placetechnique des solutions informatiques que j’avais déjà mise en œuvre avec d’autres partenaires dès2009 Après plusieurs années d’essais, d’utilisation et de perfectionnement de la solution, LISILEXest enfin sorti.
Avec Anne NICOLAS, nous avons pris la parole pendant une heure et demi pour parler du numériquedans les cabinets d’avocats, notamment pour expliquer que les logiciels métiers édités en modepropriétaire n’étaient pas une fatalité et qu’on pouvait facilement gérer un cabinet d’avocat avec deslogiciels libres.
Je vais vous parler ici de nos conclusions sur le Libre, de l’intégration de l’Open-Source dans lescabinets d’avocats et de la suite logicielle LISILEX.
Le constat : une certaine insatisfaction à l’égard des éditeurs propriétaires.
L’histoire numérique des avocats est jalonnée d’exemples où le choix de logiciels propriétaires s’estsoldé par un fiasco informatique et financier. Beaucoup d’avocats se souviennent du logiciel CLIOR,qui a cessé d’être maintenu par l’éditeur, ce qui avait contraint les cabinets utilisateur à engager desfortunes pour faire récupérer les données de leur cabinet.
Les solutions les plus populaires aujourd’hui (comme par exemple SECIB, Wolter Kluwers, oud’autres) et qui m’ont déjà été présentées, parfois à plusieurs reprises, sont souvent des solutionsque j’estime surdimensionnées, et dont le coût s’avère être important selon les confrères utilisateursque j’ai pu interroger. En outre, beaucoup de ceux qui m’ont donné leur témoignage me précisentavoir le sentiment de n’exploiter que le dixième de la puissance de ces logiciels, et quand on leurdemande pourquoi ils ne vont pas plus loin, le coût de la solution est identifié comme le frein le plusimportant.
Alors, face à cette tendance du tout propriétaire, mon leitmotiv a été de développer une solutionpermettant aux avocats de reprendre leur indépendance, sans jamais sacrifier la sécurité, le confort,la souplesse et le travail à distance. Cette solution est aujourd’hui mature puisque nous l’avons déjàinstallée chez plusieurs confrères avec succès.
L’omniprésence des logiciels libres face à la peur irraisonnée du changement.
Quand je parle de logiciels libres aux confrères, beaucoup écoutent mon discours aveccirconspection tant ils sont persuadés que Linux, c’est pour les geeks. Pourtant, la plupart du temps,i l s ignorent qu ’ i l s sont dé jà u t i l i sa teurs de log ic ie l s l ibres au quot id ien .
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Vous utilisez le logiciel Mozilla Firefox pour naviguer sur internet ? C’est un logiciel libre. Vousrelevez vos messages avec Mozilla Thunderbird ? idem. Vous visionnez vos vidéos avec VLC, utilisezla suite bureautique LibreOffice, transformez vos documents « Word en PDF » avec l’imprimantevirtuelle PDFCreator, décompressez vos « archives zip » avec 7-Zip, retouchez vos photos avecGimp, administrez votre site internet sous WordPress, ou que sais-je encore ? Ce sont encore desLogiciels Libres ! Enfin, si vous n’êtes pas dépaysé en utilisant un iPhone ou un smartphone tournantsous Androïd qu’utilisent 99,6% des gens de la planète ? Alors, ne cherchez plus, vous êtestotalement mûrs pour passer à Linux au quotidien sans aucune difficulté ! Une liste de logicielslibres se trouve sur Wikipedia.
Savez-vous aussi que votre télévision, votre réveil, ou même votre voiture fonctionnent aussi sousLinux ?
Le seul frein est donc soit la méconnaissance de ce qui se « cache » sous Linux, soit le fait que vousn’avez aucune envie de vous y coller pour essayer le changement ! En tout cas, il ne faut plusaffirmer que, sans Windows, vous seriez perdu, ou, pire… (comme je l’entends souvent !) que seulWindows est compatible avec tout et que le logiciel libre n’est compatible avec rien. Erreur grave,c’est Windows qui n’est compatible qu’avec lui-même, les logiciels libres comptant au contraire surl’interopérabilité !
Dans un précédent article je parlais du référentiel général d’interopérabilité qui vous apprendra queles « documents Word » (avec extension « .doc » ou « .docx ») doivent être bannis, faute de n’êtrecompatibles qu’avec eux-mêmes. Il vous apprendra qu’en revanche, le format « Open Document »utilisé par la suite LibreOffice (.odt), est quant à lui chaudement recommandé. Le RPVA utilised’ailleurs nativement le format « .odt » comme le format .pdf. Si le format Word a finalement étéaccepté, c’est au prix d’une modification qui convertir les documents .doc en .pdf : une ineptie.
LISILEX, de quoi s’agit-il ?
LISILEX est l’acronyme de LIbre, SImple, LEX. Il s’agit d’une solution logicielle adaptée à la gestionde cabinet d’avocats que j’ai commencé à assembler en 2009, et qui est prête depuis deux ans et quej’ai déjà pu faire installer chez quelques confrères dont les retours sont très satisfaisants.
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Cette solution a pour immense avantage de ne pas réinventer la roue : il n’y a donc pas de créationde logiciels qui existeraient déjà. La solution est basée sur des Logiciels Libres existants bienconfigurés et dont les fonctionnalités, bien utilisées, sont parfaitement adaptées à notre profession.J’ai pris les technologies existantes pour les faire coïncider entre elles, afin de donner le meilleur auquotidien. L’avantage est de disposer de logiciels puissants, connus depuis de longues années,bénéficiant de leurs propres mises-à-jour. En 10 ans d’utilisation intensive, je n’ai jamais étéconfronté à des problèmes liés à leur mise-à-jour.
Les prérequis d’une bonne solution pour avocats.
Avant d’assembler des logiciels, il fallait déterminer les axes de travail et donc les prérequisnécessaire à une utilisation performante au quotidien. Il fallait :
En interne, au cabinet :
rendre accessible l’ensemble des dossiers clients aux collaborateurs et associés ;disposer d’espaces réservés pour certains utilisateurs (associés, collaborateurs, personnelassistant, comptabilité, etc.), afin qu’ils puissent gérer leurs informations ou dossiersstrictement personnels/confidentiels, mais le tout néanmoins sauvegardé en réseau (donc sansrisque de perte de données) ;faciliter la numérisation des documents, l’objectif étant le zéro papier ;garantir la confidentialité des postes de travail ;proposer une sauvegardes des données en temps réel ;pouvoir gérer un parc matériel parfois très hétérogène de machines ;gestion des courriels, des agendas, des contacts, des tâches et de tout ce qu’exige laprofession ;pas d’arrêt de travail des équipes en cas de panne/crash du serveur ou d’un poste client ;possibilité de rétablissement des données en un temps record si une intrusion ou un crashdétruit les données ;interface graphique confortable pour les yeux et permettant de gérer rapidement lesdocuments.
Permettre un usage nomade sur tous les terminaux :
des dossiers du cabinet ;des courriels ;des agendas ;des contacts;des tâches.
Une interaction sécurisée avec les clients, les confrères et les autres professionnels partenaires du cabinet :
gestion sécurisée des échanges par mail avec des clés de chiffrement ;gestion sécurisée des échanges de documents électroniques simples ou volumineux (ajout etpartage de pièces lourdes) directement depuis les serveurs sécurisés du cabinet et donc sanspasser par un fournisseur tiers (Google Docs, DropBox, WeTransfer, etc. qui sont unecatastrophe en termes de confidentialité) ;intégration complète du RPVA et les autres services de e-barreau ;respect du RGPD.
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La réponse des logiciels libres
Les logiciels libres et l’énorme panel de solutions qu’il offre, permet de répondre à la totalité desbesoins ci-dessus, sans fioriture et en garantissant la pérennité des données dans le temps puisquesont privilégiés les standards ouverts et les formats interopérables. Les logiciels utilisés sont deslogiciels standards, personnalisés pour la profession d’avocat.
Ainsi, le logiciel libre permet :
la standardisation des solutions et des formats, pour une totale interopérabilité et unerécupération facile des données (utile notamment lorsqu’on se sépare d’un collaborateur, d’unassocié, etc.) ;une personnalisation renforcée de l’interface pour les types d’usages les plus variés ;une ergonomie sans égale et une adaptabilité aux besoins spécifiques des avocats ;de s’affranchir du coût des licences logicielles ;d’éviter les problèmes de rétrocompatibilité comme ce que vous rencontrez avec une solutiontraditionnelle sous Windows qui vous oblige toujours à acheter la dernière version d’un logicielpour pourvoir lire les formats plus anciens des logiciels du même éditeur ;de mettre la sécurité au cœur des solutions proposées.
Des réponses techniques adaptées à la profession d’avocat (entre autres)
LISILEX permet notamment :
le partage de fichiers en milieu hétérogène (Linux, Mac, iOS, Androïd, Windows…) avecgestion des droits d’accès, y compris pour les terminaux nomades ;de disposer de postes de travail adaptés à la même diversité des parcs matériels ;de disposer d’un environnement de travail stable et finement configurable (sous Linuxspécifiquement) et reproductible facilement ;l’adoption de solutions collaboratives et intégrées pour la gestion et le partage des agendas,des contacts, des mails et des flux d’informations ;d’avoir si on le souhaite une infrastructure protégée par une solution de pare-feu matériel ;d’une documentation interne partageable avec les associés, les collaborateurs, et autrespersonnels.le chiffrement et déchiffrement à la volée des flux de données (mail, documents, etc.)un accès sécurisé aux données du cabinet depuis n’importe quel terminal (ordinateur portable,tablette, smartphone), par liaison fortement chiffrée ;la gestion des pièces lourdes, avec haut niveau de chiffrement, entre confrères, avec les clientsou les autres intervenants (experts, magistrats, etc.);des accès dédiés et contrôlés avec traçabilité ;des solutions dédiées sans intermédiaires (pas de Microsoft 365, de Google, de Hotmail, ouque sais-je encore, vous hébergez chez vous) ;l’intégration des accès sécurisés (support de la clé RPVA, support des protocoles sécurisés…)L’export et la récupération facile des données en cas de séparation d’un collaborateur ou d’unassocié.
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Exemple d’infrastructure informatique avec LISILEX
LISILEX en détails.
Un atout remarquable de LISILEX : l’ergonomie et le confort de travail.
L’image ci-dessous vous montre le confort avec lequel vous pourrez travailler en adoptant LISILEX.Dans cet exemple, vous avez deux écrans de 32 pouces chacun de résolution 2560 x 1440(pivotables en mode portrait, au besoin) sur lesquels on affiche la totalité du bureau et donc enmême temps dans l’exemple ci-dessous le logiciel de gestion des courriers électroniques à gauche etle gestionnaire de dossiers à droite. Vous n’avez pas besoin de changer de fenêtre pour visualisertoutes les informations car la souris passe d’un écran à l’autre donc avec une résolution globale de5120 x 1440 pixels.
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Mais bien entendu, vous pouvez y afficher ce que vous voulez, et c’est tout l’intérêt.
Pour les avocats, nous avons souvent besoin de gérer plusieurs documents en même temps, parexemple le jeu de conclusions que nous sommes en train de rédiger avec le bordereau de pièces surl’écran de gauche partagé en deux, ainsi que les conclusions et pièces adverses sur l’écran de droitepartagé en deux. Car vous pouvez aussi partager votre écran en deux ou quatre et certains logicielscomme Dolphin ou Konqueror sont eux-aussi partageables en différentes fenêtres.
Avec LISILEX, vous pouvez travailler sur tous ces documents en même temps ! Sur l’écran degauche, qui peut se partager en deux (ou en quatre), vous affichez vos conclusions et vous pouvezétablir votre bordereau de pièces en même temps, et sur l’écran de droite, vous consultez lesconclusions et les pièces adverses pour pouvoir compléter vos écritures. Le tout piloté à la souris quipasse d’un écran à l’autre, sachant qu’on peut encore ajouter d’autres écrans (par exemple au mur,si vous souhaitez travailler en mode réunion).
La navigation se fait aussi par onglets, ce qui est très pratique.
Ci-dessous, en détail, le double affichage courriels (gauche) et gestion d’un dossier (droite) :
Ci-dessous également, le mode de partage de fenêtres de Konqueror, un autre logiciel de gestion defichiers :
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Cette solution de partage d’écrans et de fenêtres permet de travailler dans plusieurs dossiers enmême temps, de récupérer des scans pour les mettre rapidement dans les dossiers, d’échangerfacilement des pièces dans les dossiers connexes, etc.
Linux est de loin l’environnement le plus performant et le plus ergonomique que j’ai essayé. J’aichoisi l’environnement graphique KDE pour permettre une configuration fine de l’interface pourrépondre aux besoins de notre métier. Cette interface graphique permet une configuration très finedes raccourcis utilisés au quotidien et vous pouvez changer la personnalisation à volonté.
Les fonctionnalités que je vais lister ici sont nécessairement limitées à l’essentiel, puisque ceslogiciels sont dotés par nature de fonctionnalités très évoluées. Dans KDE, j’ai choisi d’utiliser lasuite logicielle Kontact avec tous ses composants.
Le courrier électronique et le suivi du courrier
Dans LISILEX, la boite de réception n’est pas seulement un endroit pour voir les courriels de voscorrespondants. Elle est est votre environnement de travail quotidien et devient une boite de travail.
La boîte de réception évolue donc en fonction de l’accomplissement de vos taches et de celles de voscollaborateurs : dès qu’ils postent une réponse au client, vous voyez directement apparaître cetteréponse à la suite des autres sous forme de conversation, de sorte que vous ne perdez jamais le fildu travail effectué. Mais bien entendu, vous n’êtes pas obligé si vous ne voulez pas voir ce que fait
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votre associé !
Vous avez aussi des options de suivi du travail effectué : ainsi, lorsqu’un courriel a été traité etenregistré par votre assistant ou votre collaborateur, il tague le courriel comme « exécuté » ou« traité » et le texte du courriel bascule en vert (au lieu du noir). De cette façon, vous visualisez nonseulement en direct la réponse qui a été donnée, mais vous pouvez aussi décider d’archiver cemessage puisqu’il a été correctement « traité ». Il disparaît alors de votre boite de réception pourrejoindre un dossier spécial des courriels traités.
Le travail qui n’est pas encore fait se trouve encore dans la boite de réception (mais peut aussi êtrebasculé ailleurs) avec un autre tag pour indiquer qu’il s’agit de travail urgent à faire par exemple.
De façon tout aussi simple, vous et/ou votre assistant(e) pouvez créer une tâche ou un événementdirectement depuis ce courrier électronique pour que le dossier soit rappelé à une date ultérieure(photo ci-contre, vue de la boite de dialogue accessible depuis le gestionnaire de courriels).
Le logiciel de courrier électronique vous permet notamment :
d’afficher et de gérer l’ensemble de vos comptes de courrier électronique, et même dedéplacer les courriels d’un compte à l’autre sans utiliser la fonction « transférer » ;d’enregistrer les courriels « en dur » dans le dossier de votre client au format .eml (ouaussi .mbox), y compris lorsqu’ils sont chiffrés (vous pouvez détruire l’original, votre courrielenregistré contient toutes les informations nécessaires – les en-têtes – pour justifier sa valeurjuridique), directement par simple cliquer-déplacer-copier dans le dossier client ;d’enregistrer des lots de conversations (plusieurs courriels ayant le même objet) enune seule fois et d’utiliser ensuite un renommage groupé (traitement par lots) ;d’enregistrer des pièces jointes par lot, même si elles sont issues de plusieurs courrielsdistincts, et en une seule opération (si votre client vous envoie 10 courriels contenant 3 PJchacun : une manipulation suffit !) ;de convertir les courriels en documents PDF, afin de faciliter leur transmission (mais les .emlpeuvent être bien entendu ajoutés en pièces jointes) ;de voir en temps réel l’avancée du travail de vos collaborateurs/assistants : lescourriels envoyés par vos collaborateurs viennent s’insérer dans vos conversations etvous pouvez aussi en apposer des tags sur les courriels pour suivre l’avancement destâches (courriel important, enregistré, traité, ne pas archiver, etc.). Avec les tags, les
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courriels changent de couleur ce qui vous permet de savoir en une seconde et en temps réel cequi se passe dans votre cabinet ;de classer des courriels dans des dossiers et sous-dossiers (de préférence pour tout ce quiconcerne la gestion de votre société et pas sur les dossiers de vos clients) ;de chiffrer et de déchiffrer instantanément des courriels, en entrant un simple mot depasse, par clé GPG au chiffrement RSA 4096 et donc sans passer par une application tierce.d’utiliser d’autant d’adresses de courriel complémentaires que vous souhaitez, soit pourassurer la confidentialité des échanges (associé, comptabilité, collaborateur, etc.), soit pourfaciliter le tri des informations (commandes, timbres fiscaux, fournitures, etc.) ;d’utiliser des filtres de messages pour ranger automatiquement les mails dans les dossierscorrespondants ;d’inscrire un rappel de tâche ou d’agenda directement à partir d’un courriel par un simple clicdroit.
La liste complète des fonctionnalités est pratiquement interminable !
Les agendas et tâches
La gestion des agendas est tout aussi facile. Vous pouvez créer autant d’agendas que de situationsdifférentes : par exemple, par associé/collaborateur ou par type de calendrier (mise en état,audiences, délais première instance, délais d’appel, etc.)
Dans la copie d’écran ci-dessous, j’ai choisi d’afficher les tâches (en haut) et les agendas (en bas) ausein de la même vue, afin de me permettre de voir en un coup d’œil ce qui va survenir dans lasemaine et ce qui doit être fait et contrôlé. Tout est configurable : les couleurs, le nombre d’agendas(qui peuvent aussi être masqués), la vue (mois, semaine, personnalisée), les catégories d’événementsqui peuvent avoir une autre couleur, etc.
Vue des tâches et des agendas
Vous pouvez aussi disposer d’une vue dédiée spécifiquement aux tâches, sans aperçu d’agenda.
Les agendas sont stockés sur votre serveur de cloud privé à partir duquel tous les ordinateurs du
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cabinet se synchronisent, y compris vos appareils mobiles. Vous pouvez donc gérer votre agendadepuis n’importe quel smartphone, en audience, par exemple pour vérifier si la date de renvoi que lejuge vous donne va se télescoper ou non avec un autre événement d’agenda. Vous pouvez égalementgérer de cette manière les tâches.
Vous disposez de ces données sur tous vos terminaux en direct et inscrire un renvoi dans votresmartphone en audience l’affiche quelques minutes après auprès de votre secrétariat.
Vous pouvez créer autant d’agendas que vous voulez, par type (audiences, mise en état, injonctions,etc.) mais aussi par associé et même mixer les deux. Chacun affiche les agendas qu’il veut voir, cequi facilite aussi la prise des rendez-vous.
Les contacts
À l’instar des agendas, les contacts sont stockés sur un cloud privé sécurisé qui vous appartient. Lesdonnées ne sont donc pas stockées chez un prestataire. Vos contacts sont donc accessibles depuistous les postes du cabinet, mais ils se retrouvent également dans tous vos terminaux mobiles, desorte que si votre assistant ajoute un contact dans la base du cabinet, vous l’aurez aussitôt sur votresmartphone par simple synchronisation périodique.
L’avantage du module de contact aussi est de disposer de champs de recherche poussés vouspermettant de chercher un contact par simple mot clé, à partir du moment où vous l’avez renseigné :un début de numéro de téléphone, une profession, un numéro de dossier, une remarque… etc. ; toutce que vous y mettez peut être retrouvé par un champ de tri.
La gestion des flux juridiques
Rien de mieux qu’un coup d’œil pour suivre l’actualité juridique sans avoir à se rendre sur desdizaines de sites différents. Le gestionnaire de flux de Kontact vous permet de charger tous les fluxRSS que vous souhaitez suivre, pour peu que les sources soient disponibles en flux.
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Le gestionnaire de fichiers pour gérer les dossiers
Le gestionnaire de fichiers de LISILEX (confié à Dolphin) permet une configuration fine desfonctionnalités et une visualisation complète du dossier. Vous pouvez personnaliser les couleurs devotre interface , la taille de vos icônes, les barres d’outils, etc.
Gestion d’un dossier avec LISILEX
Vous l’avez déjà vu dans la capture d’écran ci-dessus, Dolphin range les documents enregistréslorsqu’ils respectent la nomenclature imposée (le format US), quelle que soit leur nature, par date.Se rangent donc naturellement les courriels, les documents texte, les sous-dossiers, les archivesRPVA, etc. Il vous suffit de nommer ou de renommer le fichier correctement, au besoin en y ajoutant
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des commentaires sur le contenu du document, pour pouvoir le retrouver facilement (en outre, vouspouvez utiliser des clés de tri).
Toute information que vous allez rentrer dans le nom du dossier et/ou le nom du fichier, devientimmédiatement accessible (juridiction, numéro de rôle, courriel d’instructions, etc.). Il vous suffit derenommer vos fichiers respecter une nomenclature (ou convention de nommage), afin de rendre ledossier lisible facilement, même sans ouvrir un document. Comme dans toute bonne convention denommage, vous devez simplement éviter les caractères « interdits » (accents, caractères spéciaux,etc.) ; mais en respectant scrupuleusement cette convention, la consultation de votre dossier estparticulièrement simple.
Les fonctionnalités essentielles sont :
gestion des dossiers et documents par raccourcis entièrement personnalisables, y compris auxespaces confidentiels ;possibilité d’afficher une arborescence de dossiers ;recherche immédiate des fichiers par un champ de filtre : vous commencez à entrer lespremières lettres d’un nom et la recherche s’affine à chaque lettre ;gestion de plusieurs dossiers en même temps, avec la navigation par onglets ;gestion de plusieurs répertoires et espaces en même temps, par un partage de fenêtre(fonction scinder, par raccourci clavier), permettant le cliquer-déplacer en un instant (parexemple, insérer une facture dans un dossier client et dans le dossier comptable, gérer dans lamême fenêtre l’espace public des dossiers et un espace privatif, etc. );renommage des fichiers par raccourcis clavier, pour gagner du temps ;accès aux dossiers par numéro de dossier directement au clavier avec navigation par onglets ;personnalisation fine de l’interface ;personnalisation des barres d’outils ;enregistrement des courriels depuis KMail directement par cliquer-déplacer-copierpossibilité d’utiliser d’autres gestionnaires de fichiers ;renommage en une seule opération d’un groupe de fichiers (par exemple des pièces) ;confort visuel offert qui n’est limité que par les possibilités de votre matériel…Utilisation d’autres logiciels de gestion de documents pour parfaire l’utilisation (Konquerorpar exemple, déjà cité plus haut)
Et la liste n’est pas exhaustive !
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Partage de fenêtre du gestionnaire de fichiers Dolphin
Ci-dessus, la fonction partage de fenêtre. En scindant en deux votre gestionnaire de fichiers, vouspouvez gérer deux dossiers, deux destinations différentes. Ici, à gauche, la documentation généraleet à droite un sous-dossier « procédure civile » de la documentation générale. Vous pouvez ainsipasser un fichier de la fenêtre de gauche à la fenêtre de droite, ce qui facilite le rangement desdocuments par simple cliquer-déplacer.
Le confort graphique
Mon souhait était de disposer d’une interface graphique ultra-confortable.
Les écrans que vous voyez dans les photos et les copies d’écran sont faites à partir de deux écrans32 pouces QHD (2560 x 1440 pixels) mais vous pouvez prendre 3 ou 4 écrans 4K si vous le souhaitez! sachez que plus les écrans sont grands, plus le confort est important et vous ne reviendrez plusjamais au papier ! Le multi-écran vous additionne l’affichage du bureau : fini d’utiliser la barre destaches pour afficher et masquer vos fenêtres.
3 écrans : 2 moniteurs de 2560 x 1440 pixels + 1 de 1920 x 1080.
Le tout est accessible en un seul regard et il suffit de bouger la souris pour aller là où on veut.
Liste des autres fonctionnalités.
La liste n’est pas exhaustive. Pêle-mêle, vous pourrez :
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tamponner les pièces simplement, mêler les fichiers PDF, les découper, les comparer, ajouterdes pages, les retirer, etc.partager des pièces lourdes avec qui on veut, en privé comme en public avec mot de passe etdurée de validité des liens (avec le comptable, l’adversaire, le client, etc.)permettre à vos clients d’ajouter leurs pièces directement sur votre serveur de cabinet ;faire des sondages à partir de votre propre serveur (par exemple, trouver une date de rendez-vous commun en cochant les disponibilités)taguer les courriels pour savoir s’ils ont été traités par votre personnel ;dicter avec votre smartphone et vider les dictées directement au secrétariat pour qu’ellessoient tapées, il leur suffit d’un clavier multimedia pour configurer les raccourcis (play, pause,recul rapide, etc.)
Un peu de technique.
La solution consiste à acheter un espace de stockage en ligne (cloud) sur lequel on vous installevotre propre serveur Linux Debian. L’achat d’espace dépend de la place dont vous avez besoin,mais entre 50 et 100 € par mois, vous disposez d’un stockage de l’ordre de 3To, donc vous aurez dutemps avant de saturer ! La bande passante est de qualité professionnelle ; par conséquent, si vousavez la fibre chez vous, vous n’aurez aucune lenteur (je suis en VDSL faute de mieux).
La solution est basée sur la suite collaborative NextCloud, très connue, renommée et d’une fiabilitéremarquable que nous installons sur votre serveur (avec votre propre nom de domaine et uncertificat SSL). Ensuite, nous synchronisons tous les postes clients en local avec le serveur.NextCloud dispose de sa propre interface autonome que vous pouvez joindre en ligne à tout momentpour chacun des utilisateurs. Si vous n’avez pas de réseau, pas de panique. Dès que vous enretrouvez, vos documents se synchronisent.
Nous vous proposons du matériel qui pourra être dépanné à distance, avec des sauvegardesintégrées à distance dont vous n’aurez pas à vous préoccuper. Vous pouvez comme moi déciderd’ajouter un serveur de sauvegarde dans votre cabinet et prévoir un petit NAS supplémentaire sivous avez vraiment peur de perdre des données. Le serveur de sauvegarde interne permet destocker une image ancienne de vos documents pour pouvoir les récupérer si vous les avez effacéspar erreur de votre cloud (dans un cloud, quand vous effacez en local, vous effacez aussiinstantanément dans le cloud, d’où la nécessité de disposer d’un serveur contenant une image surles 6 à 8 dernières semaines).
Les serveur de courriel est installé aussi sur le serveur et les postes clients se synchronisent avec leserveur. Vous disposez d’un courrielleur de qualité appelé Kmail qui est parfaitement interfacé avecl’environnement graphique et permet le cliquer déplacer des courriels dans vos disques durs ( maisvous pouvez aussi en utiliser un autre si vous préférez, qui sera forcément moins bien intégré.Néanmoins, j’utilise Thunderbird aussi pour « l’archivage » des courriels car ils dispose defonctionnalités de recherche plus développées que Kmail).
La suite collaborative s’appelle KONTACT et s’avère très performante pour notre profession.
Pour les postes clients, nous préférons la distribution OpenSuse dans sa dernière version Leap 15.1avec un environnement KDE. Néanmoins, Kubuntu est une bonne solution aussi.
La technique et le support technique est assuré par la société hupstream et j’assure la formation.Après avoir installé cette solution avec succès, je suis en train d’écrire la documentation qui vouspermettra de tout connaître sur les fonctionnalités attendues. D’autre articles suivront.
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