Faculté des sciences de l’éducation Éducation physique

Andrea Woodburn

Baccalauréat en intervention sportive Organisation d’événements sportifs

EPS-2307

L’organigramme, les rôles et responsabilités

Le masculin est utilisé pour alléger le texte seulement

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Aujourd’hui

• Présentation de Gilles Lépine sur la Coupe Vanier • Processus de recrutement des bénévoles pour la CV – Allison Caughey • Présentation des lignes directrices pour votre Table Ronde de la semaine prochaine • Présentation de quelques lignes directrices pour l’organigramme, les rôles et responsabilités

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Pensée

Un problème sans solution est un problème mal posé. - Albert Einstein

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Parfois, c’est en s’impliquant dans le travail de résolution qu’émerge la solution à un problème – Benoît Tremblay

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Pour la Table Ronde – PEPS 3252

• Une présentation PowerPoint peaufinée • Des documents de soutien au besoin • Consultez la description de la Table Ronde sur le site Web (sous Modalités d’évaluation) et les critères pour une présentation orale de qualité (sous Outils)

• Et un exemple d’une présentation… • Vos questions?

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Dans votre cahier de travail

• L’organigramme • La description des tâches par rôle

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Un organigramme

• Une représentation visuelle, informatisée qui aide à repérer: • Les responsables des grands dossiers et des sous-dossiers (responsabilités) • Qui répond à qui (hiérarchie, liens entre les acteurs principaux)

• Un outil pour mieux structurer les tâches à accomplir • Une ressource interne et externe

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L’organigramme – éléments clés

• L’emplacement vertical sur la page, les lignes entre les boîtes et parfois la couleur contribue à déterminer la hiérarchie et les liens entre les rôles • Toute tâche doit être facilement associable à une boîte (e.g. il y a une conférence de presse à organiser – qui est responsable?) • Chaque boîte contient le rôle suivi par le nom de la (des) personne(s) qui détient ce rôle (et coord?) • L’organigramme est suivie par une liste des responsabilités associées à chaque rôle

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Regroupement par rôle, pas par personne

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Organigramme – les liens

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Trouvez l’erreur possible...

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Les rôles habituels principaux

• Organisme principal (si c’est le cas) • Comité d’organisation • Directeur des finances • Directeur des communications • Directeur des bénévoles • Directeur du service aux athlètes (ou participants) • Directeur des équipements, des installations et du sport

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Exemple 1 (incomplet)

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OSBL

Coordonnateurs

Directrice des finances

Directeur des communications

Directeur technique

(sport)

Directrice des bénévoles

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Exemple 2

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Exemple 2

• Quelles sont les forces de cet organigramme? • Quelle est l’erreur et les faiblesses possibles de cet organigramme?

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La description des rôles et responsabilités

• Suit l’organigramme dans le cahier de travail • Est succincte mais exhaustive pour chaque rôle (pas de bla-bla, mais contient l’ensemble des tâches/responsabilités pour un rôle) • Dit à chaque personne ce qu’elle doit accomplir dans son rôle • Est essentielle pour s’assurer qu’aucune responsabilité est mise à l’écart • Est votre meilleure garantie de préparation pour la réalisation de l’ensemble des tâches nécessaires • Est révisée suite à l’événement pour le mettre à jour pour l’année suivante

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Description des rôles et responsabilités – e.g.

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Responsable de l’accueil et de l’accréditation

Voici les principales tâches du responsable de l’accréditation :

A) Préparer les pochettes d’accueil pour les équipes, officiels, entraîneurs, journalistes, V.I.P. (information relative à la compétition, à l’Université Laval, à la Ville de Québec, laissez-passer pour le site de compétition, les produits de courtoisie, etc.)

B) Recruter le personnel pour travailler à l'accréditation

C) Organiser l’accréditation à la salle prévue à l’hôtel

D) Recruter et assigner le personnel d’accompagnateurs pour chaque équipe

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Mini-atelier – pairage de deux équipes

• Dessinez à la main ou à l’aide de la fonction « organigramme » de Microsoft Word la première ébauche de votre organigramme • Présentez-la à l’autre équipe • Aidez vos collègues à repérer les « trous » et les erreurs de hiérarchie dans leur organigramme • Retour en grand groupe – quelques exemples

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Et pour terminer…

Le mallakhamb!

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