M1 gsvt multimédia et patrimoine 2/5

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Master 1 Tourisme GSVT

Multimédia, nouvelles technologies et patrimoine

Aurélie Henry10 heures

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Objectifs

• Comment les dispositifs web et multimédia sont ils utilisés dans les Institutions touristiques et culturelles ?

• Qu’est-ce qu’est la direction de projet Web et Multimédia dans les Institutions touristiques et culturelles ?

Multimédia, Nouvelles Technologies et Patrimoine I Aurélie Henry I Février 2012

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Programme

• Introduction à l’usage des dispositifs web et multimédia dans les Institutions touristiques et culturelles

• Introduction à la direction de projet Web et Multimédia dans les Institutions touristiques et culturelles

• Elaboration d’une esquisse de projet multimédia pour un établissement culturel

• Visite d’un équipement culturel parisien par un chef de projet multimédia

• Présentation du projet multimédia


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Introduction à la direction de projet Web et Multimédia dans les Institutions

touristiques et culturelles


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• A l’issue de la séance les étudiants pourront appliquer les concepts de la direction de projet aux projets multimédia culturel et touristique.

Objectifs de la séance


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Qu’est ce qu’un projet ?


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Un projet


Un ensemble de tâches

Une actionlimitée dans le temps

Un ensemble de ressources mobilisées

Des objectifs prédéfinis

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• Une nébuleuse d’interactions entre des personnes, des départements, des informations, des décisions, etc.

• Un lieu d’apprentissage

• Un stimulant de l’innovation, de la créativité et de l’expérimentation

Un projet, c’est aussi


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Définir et planifier

Mettre en œuvre et animer

Boucler


• Objectifs• Instances de coordination et de pilotage• Moyens, contraintes• Différents acteurs

• Évaluation du projet• Formalisation de l’expérience• Valorisation des réussites• Maintenance

• Lancement• Animation de l’équipe• Suivi et ajustements• Coordination des intervenants• Communication permanente

Trois étapes fondamentales…

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Quels sont les enjeux et objectifs de la gestion de projet ?


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• Mener le projet à son terme

• Respecter les objectifs prédéfinis en matière de :– Qualité attendue du résultat– Coûts– Délais

• Ne pas perturber le fonctionnement courant de l’institution

• Obtenir l’adhésion de l’utilisateur et la satisfaction de l’acquéreur

Enjeux et objectifs


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Des tâches multiples


Piloter

FormaliserContractualiser

CommuniquerLancer / Organiser

Suivre et Rendre compteEstimer et Planifier

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Quels sont les principauxacteurs d’un projet ?


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Les acteurs


Utilisateurs

Demandeur

Experts& Consultants

Équipe projet

Sous-traitants& fournisseurs

Maitre d’œuvre Maitre d’ouvrage

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• Maîtrise d’ouvrage– Généralement Direction fonctionnelle ou

opérationnelle– Commanditaire ou propriétaire du produit

• Maîtrise d’œuvre– Responsable de la réalisation des travaux qui lui ont

été confiés par la maîtrise d’ouvrage– Dans des conditions de coûts, délais et qualités fixées


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Quelles sont les différentes phases d’un projet ?


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• Réalisation : mettre en œuvre le produit et contrôler son bon achèvement

• Faisabilité : évaluer la faisabilité du projet en définissant son organisation et en identifiant l’équipe de maîtrise d’œuvre

• Finalisation : déployer la solution et mener le bilan du projet

• Avant-projet : poser et faire partager l’envergure du projet par le client et le maître d’œuvre du projet

Dans le désordre


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Et dans l’ordre ?


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1• Avant projet

2• Faisabilité

3• Réalisation

4• Finalisation


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Liste des activités


Conception : décrire de manière détaillée la solution

Recette : conduire les tests avec des utilisateurs

Spécifications fonctionnelles : décrire de manière détaillée le besoin utilisateur

Tests : conduire les tests avec la direction informatique

Expression de besoin : élaborer une première expression de la demande

Lancement : contractualiser et lancer la réalisation

Organisation du projet : décrire les conditions d’organisation du projet

Validation du projet : valider la faisabilité du projet

Appel d’offres : consulter des prestataires et analyser les réponses des prestataires à l’appel d’offres

Cahier des charges : décrire la solution et les prestations nécessaires à la réalisation

Clôture projet : préparer et valider la mise en production

Retour d’expérience : tirer toutes les leçons du projet utiles à des projets futurs

Développement : développer la solution

Business case : décrire de manière détaillée la demande et identifier les gains et les incidences pour décider sur l’opportunité du projet et de sa priorité

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Et dans l’ordre ?


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Avant-Projet

• Expression des besoins

• Business case• Validation avant

projet

Faisabilité

• Organisation du projet

• Cahier des charges

• Appel d’offre• Validation

Réalisation

• Lancement• Spécifications

fonctionnelles• Conception• Développement• Tests• Recette

Finalisation

• Clôture du projet• Retour

d’expérience


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• Il est essentiel de formaliser l’expression de besoin

• Le retour d’expérience est une activité incontournable pour s’améliorer collectivement

• Dans les organisations matures, toutes les phases se terminent par un jalon qui doit valider la phase pour passer en phase suivante

A retenir


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Comment maitriser son projet ?


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Lepilotage

Le rendre compte

Le suivi

Les différents volets

Les dispositifs de management


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Communication

Qualité & Contenus

Les différents volets


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Les Coûts : Achever le projet dans les limites du budget fixéL’objectif : gérer le budget du projet

• Tout au long du cycle de vie, les éléments clefs des coûts sont :• la planification budgétaire à travers l’organisation des ressources• l’estimation et optimisation des coûts et des bénéfices

Les délais : Achever le projet dans les temps voulusL’objectif : gérer l’échéancier du projet

• Tout au long du cycle de vie, les éléments clefs des délais sont :• la définition des activités requises et leurs interdépendances à l’intérieur ou à l’extérieur du projet• l’estimation des durées• le développement de l’échéancier

Coûts et délais


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Les Contenus : Réaliser toutes les tâches nécessaires et suffisantes pour achever le projet de façon satisfaisanteL’objectif : Définir le périmètre, ce à quoi le projet touche et ce à quoi il ne touche pas

Tout au long du cycle de vie, les éléments clefs du contenu sont :• la formulation des livrables du projet• l’appropriation et la signature du contenu par les parties prenantes• la gestion des changements de contenus

La Qualité : S’assurer que le projet satisfait aux besoins pour lesquels il aura été entreprisL’objectif : Gérer la qualité des livrables du projet et du projet en lui-même

Tout au long du cycle de vie, les éléments clefs de la qualité sont :• la définition des critères et du niveau de qualité du projet • la stratégie et les différents types de tests (unitaires, intégrés et d’acceptation)

Qualité et Contenus


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• Le but : S’assurer, en temps et qualité voulus, de la rédaction, de la collecte, de la diffusion, de l’archivage et du traitement final des informations du projet

• L’objectif : Gérer la communication du projet

• Tout au long du cycle de vie, les éléments clefs du volet management des communications sont :

• le plan de communication• les différents comités et réunions d’équipe• la collecte et la gestion de l’information• la publication des rapports d’avancement• l’écoute et la rétroaction

La Communication


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Comment gérer les délais ?


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• Une planification réaliste est nécessaire pour :– une visibilité totale et permanente sur les projets– une communication effective et pertinente entre

les partenaires– le respect des délais– une utilisation rationnelle des ressources

Pourquoi planifier un projet ?


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• Répondre aux questions : – Qu’y a-t-il à faire ?– Dans quel ordre ?– Selon quel calendrier ?

Comment planifier un projet ?


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Les différentes étapes


Organigramme technique

Fiche de tâches

• Tache 1• Tache 2• Tache 3• Tache 4• Tache 5• Etc.

Fiche de tâches

Diagramme de Gantt

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Comment suivre et piloter un projet ?


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• S’obliger à aller au fond des choses

• Organiser la transversalité

• Mieux communiquer entre partenaires

• Prévenir les litiges

• Gérer rigoureusement

L’organisation : Pourquoi formaliser ?


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• Le choix du type de suivi approprié à chaque stade du projet

• Un recueil d’informations fiables

• Un respect des procédures définies

• La motivation de tous les intervenants

Un suivi efficace nécessite :


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Ensemble des décisions prises, durant le déroulement du projet, dans le but de le mener à son terme selon les objectifs définis

Le pilotage de projet


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• Le suivi de projet :– mesure le réalisé et le reste à faire– identifie les écarts avec les objectifs fixés

• A chaque phase de projet son type de suivi pour aider à la décision

• Le pilotage de projet : – s’intéresse à la prise de décision effectuée lors du comité de pilotage– s’appuie sur des indicateurs consolidés et des informations essentielles

issues du suivi – propose des actions ou des orientations pour le redressement des

difficultés majeures

Ce qu’il faut retenir sur le suivi et le pilotage de projet


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• La taille du projet (division du travail, morcellement)

• La difficulté technique (performance, compétences)

• Le degré d’intégration (degré de dépendance, flux)

• La configuration organisationnelle (étendue de l’institution, lourdeur participation et décision)

• Le changement (effort de conception / innovation, risques de rejet)

• L’instabilité de l’équipe projet (transfert de connaissance

Les facteurs de risques communs


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Le chef de projet


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Ce qu’est un chef de projet– Un généraliste– Un animateur– Un négociateur– Un guide– Un facilitateur– Un évaluateur– Un visionnaire– Un décideur

Le chef de projet


Ce qu’il n’est pas– Un expert– Un donneur d’ordres– Un “béni oui oui”– Un hiérarchique– Un procédurier– Un contrôleur– Un “laborieux”– Un producteur

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Le chef de projet Web et Multimédia

Concevoir ou développer un projet multimédia de communication, en accompagner le

déploiement et en assurer le suivi.


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Activités principales• Recensement et analyse des besoins des utilisateurs et du service• Participation à la définition de la stratégie de communication multimédia• Conception du projet multimédia et définition de son architecture fonctionnelle• Développement direct ou pilotage de la mise en œuvre du projet• Participation à la rédaction de cahier des charges, lancement des consultations,

analyse des offres• Suivi des relations avec les prestataires• Recette et évaluation des produits multimédias• Suivi et mise à jour des bases de données• Formation éventuelle des utilisateurs• Prise en compte de la dimension juridique (Cnil, droits d’auteurs …)• Animation d’un comité éditorial• Veille technologique sur les technologies de l’information et de la communication• Mise à jour et gestion des outils multimédias



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Savoir-faire• Comprendre les enjeux et proposer une stratégie• Identifier et analyser les besoins• Proposer des solutions technologiques les plus adaptées aux besoins• Animer des groupes projet• Évaluer Connaissances• Technologies de l’information et de la communication• Architecture fonctionnelle• Méthodologie de développement d’un projet multimédia• Droit des technologies de l’information, de la communication et des marchés

publics• Gestion de projet



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Les alternatives


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La gestion de projet par prototypage


Evaluation Création

RéalisationRecette

• Des cycles plus courts • Une gestion plus

souple• Un résultat plus

proche des besoins des utilisateurs

47Multimédia, Nouvelles Technologies et Patrimoine I Aurélie Henry I Février 2012

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Multimédia, nouvelles technologies et patrimoine

Aurélie [email protected]

http://www.slideshare.net/aurelihenry/

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