mai 2008 – p.1

Gestion des cursus intégrés

1ère partie:

Appels d’offres Dépôt d’une demande Evaluation

mai 2008 – p.2

Appels d’offres pour la première demande de soutien de cursus intégrés à partir de 2009-10:

Cursus de niveau Licence / Bachelor; Cursus débutant après le Baccalauréat ou une CPGE et menant

directement au Master sans délivrer de Licenceen Allemagne : Master, Staatsexamenen France : Master, Maîtrise, diplôme de GE et d’IEP

Cursus de niveau Master (postgradués, 120 ECTS); Cursus franco-allemands avec des pays tiers

→ concerne les nouvelles demandes

www.dfh-ufa.org > Etablissements > Appels d’offres: Etablissements

mai 2008 – p.3

Assurance-qualité pour les

cursus déjà soutenus:

Demande de prolongation de soutien:

Rythme d’évaluation de l’UFARestructuration de votre cursus,

notamment basculement au système LMD

mai 2008 – p.4

Période de la publication des appels d’offres

et du dépôt de demande:

2 mai – 31 octobre 2008pour le soutien ou la prolongation du soutien à partir de 2009-10

→ une année entre la date limite pour le dépôt de la demande (31.10.2008)

et le début du soutien (01.09.2009)

mai 2008 – p.5

Les phases de soutien de l‘UFA:

Phase 1 = Phase préparatoire: 1-2 ans voire 1-3 ans pour les cursus trinationaux

Phase 2 = Phase probatoire: 3 + 3 ans Phase 3 = Phase établie: 4 + 4 + 4… ans

mai 2008 – p.6

Dépôt d’une demande de soutien:

Nouvelles demandes: Entrée en phase préparatoire ou en phase probatoire

Demandes de prolongation de soutien:Prolongation de soutien en phase probatoire (1, 4) ou en phase établie

mai 2008 – p.7

Qui sont les demandeurs de soutien:

Coopérations franco-allemandes entre établissements de l‘enseignement supérieur, le cas échéant, élargie par un établissement d’un pays tiers

Formulaire à renseigner en commun en français et en allemand

Les informations données par l’établissement français doivent surtout concerner les modalités de mise en oeuvre du cursus du côté français, les informations données par l’établissement allemand, celles du côté allemand.

mai 2008 – p.8

Demande d’entrée en phase préparatoire:

Nouveau cursus en voie d’élaboration qui n’a pas encore été soutenu par l’UFA

Premiers renseignements sur le cursus envisagé (orientation disciplinaire, profil, diplômes, organisation du cursus…)

Informations sur l’objet du cursus et ses ambitions

mai 2008 – p.9

Demande de soutien pour l’entrée en phase probatoire (prolongation de soutien ou

nouvelle demande)

Cursus intégrés binationaux ou trinationaux qui existent déjà, mais qui n’ont pas encore été soutenus par l’UFA ouCursus ayant achevé avec succès la phase préparatoire

Début de l’échange d’étudiants Présentation d’une convention de coopération spécifique au cursus Présentation d’un plan commun des études

mai 2008 – p.10

Demande de prolongation de soutien pour le passage en phase probatoire 4 ou en

phase établie:

Pour l’entrée en phase probatoire 4, il n’est possible de déposer qu’une demande de prolongation de soutien.

Cursus ayant déjà des (premières) expériences dans l’échange d‘étudiants

Présentation des effectifs d’étudiants et de diplômés

mai 2008 – p.11

Demande obligatoire de prolongation de soutien:

Suivant le rythme d’évaluation de l‘UFA

En cas de restructuration de votre cursus, notamment au cas du basculement au système LMD

→ Les responsables de programme des cursus, qui doivent déposer une demande de prolongation, sont informés par email, en mai/juin, par le Secrétariat de l‘UFA, de la nécessité de déposer une demande.

mai 2008 – p.12

Demande optionnelle de prolongation de soutien:

Après une année en phase préparatoire

Après une mise en veille (dont la coopération était convenue avec l‘UFA)

Après une évaluation négative dans l’année précédente

mai 2008 – p.13

Tous les établissements souhaitant déposer une demande de soutien pour 2009/2010 sont priés de bien vouloir le

signaler au plus tard pour le

30 juin 2008 à

boie@dfh-ufa.org

mai 2008 – p.14

Formulaire de demande de soutien:

Le formulaire de demande de soutien actuel valable pour les nouvelles demandes ET les demandes de prolongation de soutien peut être

téléchargé sous:

www.dfh-ufa.org > Etablissements > Appels d‘offres: Etablissements

Les formulaires plus anciens ne sont pas valables!

mai 2008 – p.15

Pour les coopérations trinationales :

Possibilité d’obtention d’un financement supplémentaire pour l’organisation de rencontres

thématiques trinationales d‘étudiants Utiliser pour cela le formulaire correspondant

disponible sur notre site Internet Les délais de dépôt de demande sont identiques à

ceux de l’évaluation

mai 2008 – p.16

Le dossier de demande comporte:

le formulaire de demande les annexes.

Les documents de la demande sont les „cartes de visite“ du cursus pour les évaluateurs!

mai 2008 – p.17

La procédure d’évaluation:

Il s’agit d’une procédure en plusieurs étapes: L’évaluation administrative est menée par le Secrétariat de

l‘UFA. La commission scientifique de l’UFA ainsi que les évaluateurs

procèdent à l’évaluation scientifique . L‘UFA se conforme à la décision du conseil d‘université lors

de ses activités.

mai 2008 – p.18

L’évaluation administrative comprend actuellement:

1) Le contrôle des documents: le dossier est-il complet?2) Une prise de position du Secrétariat de l‘UFA par cursus sur les points

suivants: rapports d’activité des justificatifs d’utilisation des allocations, rapports des étudiants, nombre d’étudiants, données relatives aux diplômés, actions d’information et de publicité relatives aux cursus intégré

impliquant l’UFA et le guide des études en ligne. Les résultats des visites sur sites le cas échéant

mai 2008 – p.19

L’évaluation scientifique comprend :

L’étude de chaque demande par un tandem d’experts franco-allemand. Les fiches d’évaluation sont la base de travail;

La production d‘un classement différencié selon les phases de soutien par groupe d‘évaluation (groupe disciplinaire) de la commission scientifique;

La discussion des résultats de chaque groupe d’évaluation lors de la réunion de la commission scientifique. Le cas échéant, les cas problématiques sont abordés.

La formulation de recommandations par la commission scientifique pour le conseil d‘université

La prise d‘une décision de soutien par le conseil d’université

mai 2008 – p.20

Quand un cursus fait-il l’objet d’une évaluation?

• Dans le cadre de l’assurance-qualité interne selon le rythme d‘évaluation de l‘UFA après- 2 ans (phase prép.), 3 ans (phase prob.), 4 ans (phase établie)

• En cas de restructuration de votre cursus, notamment en cas du basculement au système LMD

• Lors d’une autre demande de soutien après une évaluation négative ou une période de mise en veille (dont la coopération était convenue avec l’UFA)

La règle d’or : Ne peut être soutenu que ce qui a été évalué!

mai 2008 – p.21

Information des établissements

Les établissements sont informés de la décision de soutien lors de la 1ère quinzaine du mois d‘avril, suite à la réunion du conseil d‘université de mars, voire avril.

L’avis de soutien est valable pour la période d’évaluation en cours, c’est à dire pour 2, 3 ou 4 ans en fonction de la phase de soutien du cursus

mai 2008 – p.22

Résultat positif de l’évaluation: Le cursus est soutenu d’après les directives de financement de

l‘UFA en cours de validité (interlocutrice: Carole Reimeringer) Le cursus bénéficiera de la politique de communication de l‘UFA

dès sa première année de soutien;L‘UFA se basera pour cela sur les données extraites des documents du dépôt de demande, du questionnaire pour le dépliant et le questionnaire pour le guide des études en ligne

La coopération devra utiliser le logo de l’UFA Après 2 évaluations positives dans la phase probatoire, les

partenaires de la coopération peuvent passer du statut d‘établissement partenaire au statut d‘établissement membre de l‘UFA (interlocuteur: Simon Martin)

mai 2008 – p.23

Résultat négatif de l’évaluation:

Pour garantir le soutien des étudiants déjà inscrits,

le principe du respect des engagements pris

entre en vigueur.

mai 2008 – p.24

Principe du respect des engagements pris:

Cursus évalués de façon négativeCursus mis en veilleCursus en voie d’extinction

mai 2008 – p.25

Principe du respect des engagements pris de l’UFA:

Les étudiants ayant déjà entamé leur phase de séjour dans le pays partenaire avant l’évaluation négative de leur cursus, voire avant la mise en veille ou l’arrêt de la coopération, seront soutenus par l’UFA jusqu’à la fin de leur cursus.

Les étudiants inscrits auprès de l’UFA l’année de l’évaluation négative, la mise en veille du cursus ou l’arrêt de la coopération et débutant leur phase de séjour dans le pays partenaire l’année suivante, percevront pour cette année universitaire une aide à la mobilité. Il n’y aura pas d’aide à la préparation linguistique, ni aux frais de fonctionnement.

mai 2008 – p.26

Principe du respect des engagements pris de l’UFA (suite) :

Les nouvelles inscriptions pour cette année universitaire ne sont pas autorisées par l’UFA.

Pour les cursus n’ayant pas de phase de séjour dans le pays d’origine, seuls les étudiants déjà sélectionnés pour l’année universitaire à venir au moment de l’annonce de l’évaluation négative voire la mise en veille du cursus ou l’arrêt de la coopération pourront être soutenus. Les responsables de programme devront faire parvenir à l’UFA un justificatif de la sélection.

Seuls les étudiants dûment inscrits auprès de l’UFA peuvent bénéficier du principe des engagements pris!

mai 2008 – p.27

De plus amples informations sur

le dépôt de demande et l’évaluation:

sur notre site internet www.dfh-ufa.org sous la rubrique „Evaluation“:

Calendrier et ryhtme d’évaluationGraphique concernant les phases de soutienAvancement des cursus

mai 2008 – p.28

2ème Partie :

ETUDIANTS

mai 2008 – p.29

Inscription et réinscription

TOUS les étudiants admis à suivre le cursus intégré doivent s’inscrire et se réinscrire chaque année auprès de l’UFA.

Inscriptions et réinscriptions des étudiants se font exclusivement en ligne sous

www.dfh-ufa.org / Etudiants / Inscription

mai 2008 – p.30

Délais

Chaque année du 2 mai au 30 septembre pour l’année universitaire suivante

A titre exceptionnel, pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre et intégrant l’UFA dès le 2ème semestre, possibilité d’inscription du 15 janvier au 31 mars de l’année suivante

mai 2008 – p.31

Conséquences en cas de non-inscription ou réinscription

pas d’inscription ou de réinscription rétroactives pas d’aide à la mobilité pour cet étudiant pas de carte d’étudiant pour cet étudiant pas d’aides supplémentaires pour cet étudiant dans le

cadre des aides aux frais de fonctionnement nombre d’étudiant est faussé et pourra influencer

l’évaluation du cursus

mai 2008 – p.32

Rapports d’étudiants

à compléter après chaque période passée dans le pays partenaire ou tiers

le formulaire de réinscription des étudiants et le formulaire de rapport d’étudiants sont liés*: l’étudiant ne peut se réinscrire auprès de l’UFA que s’il a dûment complété le rapport d’étudiants

dans le cas contraire, il est averti et doit d’abord compléter en ligne le rapport d’étudiants, puis retourner sur le formulaire de réinscription.

le rapport est partie intégrante de l’évaluation du cursus

*Attention: ne pas confondre le formulaire d’inscription avec le rapport d’étudiant

mai 2008 – p.33

Carte d’étudiants

Numéro matricule UFA : nécessaire pour la réinscription

symbolise l’appartenance des étudiants à l’UFA

valable pour une année universitaire

mai 2008 – p.34

Abandon des études

les abandons d’études doivent être annoncés à l’UFA dans les plus brefs délais

à l’aide du formulaire « Abandon des études » contenant des informations plus détaillées

l’annonce et le remboursement de l’aide à la mobilité s’effectue par l’établissement au plus tard dans le cadre du justificatif de l’utilisation des allocations attribuées

mai 2008 – p.35

Certificat de l’UFA

les étudiants étant inscrits régulièrement auprès de l’UFA et ayant passé leurs diplômes de fin d’études peuvent recevoir un certificat

chaque responsable de programme nomme chaque année les diplômés de son cursus dans le cadre du justificatif de l’utilisation des allocations attribuées

l’établissement des certificats s’effectuera sur demande officielle faite par le responsable de programme auprès de l’UFA

mai 2008 – p.36

mai 2008 – p.37

3ème partie :

ATTRIBUTION DES ALLOCATIONS

mai 2008 – p.38

3.1 Liste détaillée des étudiants

Les inscriptions et réinscriptions des étudiants sont visibles sous « Infos en ligne »

La liste détaillée des étudiants est le document de base de l’élaboration de la convention d’allocation

d’où l’importance de la justesse des informations transmises

mai 2008 – p.39

Le formulaire est accessible à l’aide de votre numéro d’identification et votre mot de passe sous

www.dfh-ufa.org / Etablissement / Infos en ligne

2 juin : mise en ligne du formulaire

2 octobre : date limite de validation du formulaire complété par le responsable de programmes

mai 2008 – p.40

Le formulaire se présente en deux parties : l’une consacrée aux étudiants, l’autre étant une partie chiffrée

Les informations relatives à l’étudiant (date d’inscription, N° matricule, nom, prénom …) sont complétées automatiquement dès que les étudiants s’inscrivent ou se réinscrivent auprès de l’UFA

Les informations relatives au séjour dans le pays partenaire, la demande d’une aide à la mobilité … sont à compléter par le responsable de programmes

mai 2008 – p.41

Merci de vérifier régulièrement l’état d’avancement des inscriptions et réinscriptions de vos étudiants et annoncer le cas échéant les étudiants s’étant inscrits sans faire partie du cursus.

Pour les cursus n’ayant pas d’étudiant, il suffit de cocher la case « pas d’étudiant » prévue au-dessus de la partie « Liste détaillée des étudiants » du formulaire.

Lorsque tous les étudiants se sont inscrits / réinscrits auprès de l’UFA, merci de compléter les informations et de VALIDER la liste.

Un e-mail est automatiquement généré vers le secteur Programmes pour nous informer que vous venez de valider la liste détaillée des étudiants.

Lorsque tous les partenaires d’une même coopération auront complété leur formulaire, la convention pourra être établie.

mai 2008 – p.42

2 listes:

(A) Liste nominative des étudiants: Merci de cocher les cases concernant les phases dans le pays

d’origine, partenaire ou tiers, la demande d’une aide à la mobilité etc.

Merci de confirmer impérativement la participation de vos étudiants au cursus de l’UFA dans la colonne adéquate.

Merci de VALIDER ces informations.

(B) Partie chiffrée: Merci d’insérer les chiffres correspondants dans le formulaire et de

VALIDER ces informations.

mai 2008 – p.43

mai 2008 – p.44

mai 2008 – p.45

La date limite de retour du formulaire est fixée au

2 octobre 2008.

Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à l’UFA, plus tôt la convention pourra

être établie et les allocations versées.

mai 2008 – p.46

3.2 Convention d’allocation:

Elle est établie dès réception des listes détaillées validées de tous les partenaires d’une coopération

Elle est établie sur la base des données recueillies dans les listes détaillées .

Elle est envoyée au responsable de programme pour…

mai 2008 – p.47

signature par la direction de l’établissement et par lui-même

compléter les coordonnées bancaires de l’établissement ( + RIB)

compléter la répartition de la subvention entre les partenaires

compléter les coordonnées de la personne en charge du dossier au sein du service comptable de l’établissement

renvoyer un exemplaire complété et signé à l’UFA

mai 2008 – p.48

Versement des allocations Si l’établissement a déjà renvoyé la partie comptable du justificatif

de l’utilisation des allocations pour l’année passée, les allocations seront versées en une seule fois après – le cas échéant – l’application de la compensation légale des frais de fonctionnement et de préparation linguistique non dépensés.

Si l’établissement n’a pas encore renvoyé la partie comptable du justificatif de l’utilisation des allocations pour l’année passée, le versement des aides à la mobilité sera effectué dès réception de la

convention le versement des aides aux frais de fonctionnement et à la préparation

linguistique ne sera effectué qu’après réception du justificatif

mai 2008 – p.49

Grâce à votre numéro d’identification et votre mot de passe, vous pouvez consulter les dates et

montants des virements effectués par l’UFA sur notre site Internet :

www.dfh-ufa.org/Etablissement/Infos en ligne

mai 2008 – p.50

Nouveau en 2008:

Préfinancement des aides à la mobilité

Jusqu’à maintenant, les établissements pouvaient demander un préfinancement des aides à la préparation linguistique.

A partir du 2 juin 2008 le préfinancement des aides à la mobilité est également possible.

mai 2008 – p.51

Vous pourrez demander des informations plus détaillées ainsi que le formulaire de demande auprès du Secteur programmes de l’UFA.

Il suffit de renvoyer le formulaire complété et signé.

L’acompte sera versé à votre établissement sans grande formalité administrative.

mai 2008 – p.52

4ème Partie :

SOUTIEN FINANCIER DE L´UFA

mai 2008 – p.53

Détermination du montant

• Règles de financement de l’UFA

Vous ont été adressées avec le courrier d’information sur le soutien de votre cursus

Peuvent être consultées ou téléchargées sur : ► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

• Montant déterminé en fonction :

du type de cursus (« cursus intégré », «Périodes d´études de durée significative », « cursus trinational »)

de l´état d´avancement du cursus (« phase »)

du nombre d´étudiants séjournant dans le pays partenaire de l´évaluation du cursus

(« principe du respect des engagements pris »)

mai 2008 – p.54

Aides aux frais de fonctionnement

Phase préparatoire : montant forfaitaire de 10.000 € *

Phase probatoire : montant forfaitaire de 10.000 €* par coopération +200 € par étudiant en mobilité si le critère des 5+5 étudiants est respecté(« 5+5 »)

plafond : 30.000 €

Phase établie : montant forfaitaire de 5.000 €*

Cas particulier des périodes d’études de durée significative : forfait de 2.000€ * quelle que soit la phase du cursus

= Montant total pour le programme -> doit être réparti entre les établissements partenaires-> répartition à indiquer par les établissements dans la convention d´allocation*Chiffres 2008/09

mai 2008 – p.55

Aides à la mobilité

Etudiants séjournant dans le pays partenaire/pays tiers et inscrits à l´UFA

Détermination annuelle du montant mensuel de l’allocation par le Conseil d’Université en décembre

Année universitaire 2008-2009 : 250,00 € par mois

Plafonnement : L´UFA attribue un montant au maximum 100 aides à la mobilité par programme

(= pour les 2 établissements), par année universitaire et toutes promotions confondues, donc maximum de 250.000 € pour 2008/09Et si le programme compte 120 étudiants ?

Critères de soutien pendant les stages- dans le pays partenaire- dans un autre pays francophone/germanophone- dans un autre pays non francophone/germanophone- dans une institution internationale

Cursus négatif :

« principe du respect des engagements pris »

mai 2008 – p.56

Soutien à la préparation linguistique spécifique

Montant attribué à l´établissement pour financer la préparation linguistique en langue de spécialité des étudiant devant effectuer leur 1er séjour dans le pays partenaire/pays tiers

Détermination annuelle du montant de l’allocation par le Conseil d’université en décembre (Année universitaire 2008/09 : 300,00 € par étudiant )

A compter de 2009/10, versement d’un forfait de 4.000 € par groupe de 40 étudiants

Cursus évalués positivement

= Montant total pour le programme

-> à répartir entre les établissements partenaires

mai 2008 – p.57

Utilisation des allocations

En conformité avec les règles de financement de l’UFA

Dispositions de la convention d’allocationDirectives relatives à l’utilisation des allocations

► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  

Soutien financier

Transparence et prévisibilité

Respect des principes relatifs à une bonne utilisation des fonds publics

mai 2008 – p.58

Aides aux frais de fonctionnement

Quelles dépenses ? „gestion économe“ „dépenses éligibles“ :

► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

Jusqu´à quelle date l´établissement peut-il utiliser les allocations ? Dépenses engagées du 01/09/N au 31/08/N+1 et liquidées jusqu´au

31/10/N+1 Programmes en phase préparatoire : 2 ans maximum, voire 3 ans pour

les cursus trinationaux

mai 2008 – p.59

Aides à la mobilité

Virement par l’UFA à l´établissement qui reverse aux étudiants

Délais et procédure de reversement

Respect de la répartition fixée dans la convention d´allocation

Désistement et abandon des études / Remboursement ► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Téléchargements : établissements >  Soutien financier

A compter de 2008/09, possibilité de préfinancement du montant correspondant aux aides à la mobilité du 1er semestre

mai 2008 – p.60

Soutien à la préparation linguistique spécifique

Langue de spécialité

Quelle utilisation ?

Exclusivement à l´attention des étudiants allant pour la 1ère fois dans le pays partenaire/pays tiers

Possibilité de préfinancement

mai 2008 – p.61

Contrôle par l’UFA

Justification de l´utilisation des fonds par les établissements

Visites sur site

Sanctions : Remboursement/compensation légale

• non justification de l´utilisation des allocations versées au titre de la/des année(s) universitaire(s) précédente(s),

• non-respect des directives relatives à l´utilisation des allocations attribuées par l´UFA « (inéligibilité des dépenses »),

• non-remboursement des soldes dus au titre des années universitaires précédentes.

mai 2008 – p.62

Informatisation de la procédure de justification de l´utilisation des allocations

Compléter les informations en ligne (à partir du 31.08.)► http://www.dfh-ufa.org/ UFA >  Établissements >  Infos en ligne

Attention : L´UFA ne procèdera au virement des allocations (aides aux frais de fonctionnement + soutien à la préparation linguistique) attribuées au titre de l´année universitaire 2008-2009 que lorsque l´établissement aura transmis les justifications concernant l´utilisation des allocations attribuées pour l´année 2007-2008.

mai 2008 – p.63

Simplification du remboursement des soldes

Le montant des allocations (aides aux frais de fonctionnement et du soutien à la préparation linguistique) attribué pour 2008-2009 sera déduit lors de son versement du montant du solde 2007-2008 (et le cas échéant du montant du solde restant 2006-2007).

►Une plus grande efficacité eu égard au difficile suivi du remboursement des soldes pour l´UFA et aux retards des établissements.

Aucun changement pour les aides à la mobilité : virement dès réception de la convention

d´allocation

►Aucune incidence pour les étudiants

►Pas de retard dans la mise en œuvre du cursus

mai 2008 – p.64

Visites sur site

Une exigence de transparence et de bon fonctionnement rappelée par les commissaires aux comptes de l’UFA

Une opportunité :au-delà d’un simple contrôle comptable, rencontre et discussion avec les représentants des établissements (direction, responsables de programme), les enseignants, les étudiants…

Préparation de la visite : Procédure Rapports étudiants

Déroulement de la visite : Présidence/Direction de l’UFA, Secteur « programmes » et Expert Scientifique Etablissements contrôlés