MANAGEMENT & GESTION DE PROJETS - echange … · • Les Membres du groupe comme l’Animateur les voit • Le plateau projet • Comment motiver l'équipe ? • Les théories classiques

Copyright CIPE (Centre International de la Pédagogie d’Entreprise) 40, Boulevard Edgar Quinet 75014 Paris (France)

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1

NOTICE TECHNIQUE DE

Une simulation pour apprendre

MANAGEMENT & GESTION DE PROJETS

Sommaire OBJECTIFS.............................................................................................................................. 2

INFORMATIONS GENERALES .......................................................................................... 2

PUBLIC CONCERNE : ................................................................................................................ 2 DUREE :................................................................................................................................... 2 FRACTIONNEMENT DES SEANCES :........................................................................................... 2 NOMBRE DE PARTICIPANTS PAR SESSION :............................................................................... 3 ANIMATION :........................................................................................................................... 3

SCENARIO D’UNE FORMATION TYPE ........................................................................... 4

1ERE PARTIE : PREPARATION ............................................................................................... 4 2EME PARTIE : SIMULATION ............................................................................................... 5 3EME PARTIE : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE ........................................ 5

SUPPORTS PEDAGOGIQUES ............................................................................................. 6

CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE................................................................................ 7

PERSONNALISATION :.............................................................................................................. 7 PRESTATIONS DU CIPE : ......................................................................................................... 7

ANNEXE 1 - THEMES ABORDES DANS HORIZON ....................................................... 8

ANNEXE 2 - LISTE DES TACHES DE LA SIMULATION ............................................ 11

ANNEXE 3 – AFFICHE DE LA SIMULATION ET LISTE DES PROGRES ............... 12

ANNEXE 4 – EXEMPLES D’ALEA ET DE QUESTIONS .............................................. 13

ANNEXE 5 – EXEMPLES DE TRANSPARENTS METHODOLOGIQUES ................ 15



2

Objectifs Le CIPE a conçu Horizon, le jeu des projets, pour permettre au plus grand nombre

d’apprendre les techniques qui constituent le Management de projet : la planification,

la maîtrise des risques, l’optimisation des coûts, le management d’équipe, etc.

Informations générales

Public concerné : Il peut être utilisé pour différents niveaux de public :

• Des participants qui n'ont jamais entendu parler de gestion de projet.

• Des participants qui connaissent les principes du PERT mais qui doivent

approfondir certaines aspects du management de projet.

Durée : Le package de formation est constitué de deux modules distincts :

• Un jeu de simulation qui met en compétition plusieurs équipes (une demi-

journée à une journée, selon le niveau du public).

• Une série de transparents d’animation et d’exercices qui permettent

d’approfondir les outils de gestion et les concepts fondamentaux du

Management de projet (une demi-journée à une journée, selon le niveau

d’approfondissement).

Fractionnement des séances : L’animation peut être fractionnée sans inconvénient en séances de 1h30.



3

Nombre de participants par session : Le jeu fonctionne bien avec un effectif allant de 8 à 16 personnes. Toutefois, il est

possible de jouer sans inconvénient technique en dessous de 8 (on peut faire par

exemple 3 équipes de 2) comme au-dessus de 16 (on fera 5 équipes au lieu de 4).

Animation : Le jeu est généralement animé par des formateurs professionnels, mais il est conçu

de façon à pouvoir être utilisé également par des formateurs occasionnels internes

des entreprises. Dans ce dernier cas, le CIPE peut assurer la formation de mise en

main de l’outil.

(Le descriptif de la simulation, fourni dans le guide de l'animateur, présente le

déroulement de la formation de façon linéaire et détaillée).



4

Scénario d’une formation type

Une entreprise décide de lancer sur le marché un nouveau plat cuisiné destiné aux

enfants.

Son objectif est de prendre le maximum de parts de marché.

Les parts de marché dépendent :

- Du délai de sortie du nouveau produit

- De l'argent qui reste en fin de partie et peut être affecté à la publicité.

Chaque équipe prend en charge une entreprise. L'équipe gagnante est celle dont la

part de marché est la plus importante à la fin du jeu.

1ère partie : PREPARATION

Cette partie comprend quatre sous-phases :

Présentation du projet

Les participants prennent connaissance de l’entreprise et de son projet.

Construction du réseau

Les équipes construisent le réseau, et calculent les délais et chemins critiques.

Réduction de la durée

Les équipes modifient le réseau, mettent en parallèle les étapes afin de raccourcir le

délai global, puis recalculent les délais et chemins critiques.

Choix des progrès

Chaque équipe doit gérer les risques du projet. Elle doit acheter des progrès qui vont

protéger le projet de certains aléas.



5

2ème partie : SIMULATION

Simulation du déroulement du projet

La simulation dure au total 20 semaines.

Sur les 20 semaines, 12 ont un incident (il y a 12 incidents dans le jeu, et 12

progrès). Les 8 autres semaines sont consacrées à des questions de connaissance

posées aux équipes, qui rapportent de l’argent en cas de bonne réponse.

Durant la simulation les participants mettent à jour eux-mêmes leurs affiches, notent

l’impact des incidents, calculent les délais, etc.

Débriefing de la simulation

Une fois la simulation terminée, l’animateur échange avec les participants sur ce qui

vient de se jouer.

3ème partie : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE

L’animation de cette partie est assurée grâce à un ensemble de diapositives

regroupées en 12 chapitres, qui correspondent aux 12 progrès qui interviennent dans

le jeu.

Nous conseillons à l’animateur de préparer sa séance en sélectionnant les

diapositives qui lui conviennent, en ajoutant les siennes, etc.

Attention au temps : il faut compter en moyenne 3 minutes par diapositive !

Autant dire que pour une séance de 3 heures il faut réduire l’exposé d’un bon tiers,

surtout si l’on conserve quelques exercices.



6

Supports pédagogiques

Le package de formation Horizon comprend :

• Dossiers du participant

• Dossier de l'animateur

• Planches murales "réseau PERT"

• Eléments divers (feutres, billets de banque, dés, …)

• Un CD rom contenant :

- Diaporama avec 45 transparents pour la préparation du jeu

- Diaporama avec 45 transparents pour l’animation du jeu de simulation

- Diaporama avec 95 transparents pour l’animation de la partie méthodologique

- Originaux des dossiers des participants (pour impression en couleurs)



7

Conditions de Mise en Oeuvre Personnalisation :

Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est fortement conseillé de

personnaliser un certain nombre d'éléments tels que :

• Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise. • La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs

pédagogiques et de la durée de la formation. • Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, … pris dans

le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs internes.

Prestations du CIPE :

le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil.

L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous

propose :

• de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, • de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs, • d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions, • d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à

disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, • d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées.

L'entreprise peut également confier la formation à des formateurs externes : dans ce cas le

CIPE peut vous proposer :

• de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, • de réaliser les animations dans votre entreprise auprès du public à former, • d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à

disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, • d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées.

Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin.



8

Annexe 1 - Thèmes abordés dans Horizon

La simulation du cas d’école HORIZON permet de découvrir, à partir d’éléments concrets, les

concepts qui doivent être maîtrisés pour la conduite efficace d’un projet.

Connaissance des besoins du client

• L'étude d'opportunité

• Le cahier des charges fonctionnel

• Le choix de la solution

• Définition des objectifs chiffrés

Contenu du projet

• Les grandes phases d'un projet

• Structure de Découpage du Projet

• Construction de la structure de découpage

• Les livrables

• Les modifications en cours de projet

Gestion des délais et des coûts

• Calcul de la durée du projet

• Construction du réseau PERT

• Les dates de début / fin au plus tôt (DTO/FTO) et au plus tard (DTA/FTA)

• Le chemin critique

• La marge

• Les jalons

• Comment réduire les délais ?

• Les analyses probabilistes

• Le planning de Gantt (exercice)

• La planification des ressources

• La prévision du coût du projet

• La relation coûts – délais



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Management des risques

• Comment identifier les risques ?

• Quantification des risques

• La matrice de criticité

• La classification des risques

• Dossier d'évaluation des risques

Soutien de l'ensemble de l'entreprise

• Les parties prenantes

• Tracer le diagramme des relations

• Le projet dans l'organisation de l'entreprise

• Choix de la structure

• Planifier les échanges d'information

• Le comité de pilotage

• Comment obtenir le soutien de l'entreprise ?

• Définir un plan de communication générale

Partenaires associés au projet

• Le schéma traditionnel

• Comment travailler avec les partenaires ?

Le Chef de Projet

• Le rôle du chef de projet

• Les qualités du chef de projet

• Les styles de management

L’Equipe Projet

• La dimension de l'équipe projet

• La composition de l'équipe projet



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• Les Membres du groupe comme l’Animateur les voit

• Le plateau projet

• Comment motiver l'équipe ?

• Les théories classiques de la motivation

• Les conditions d'une réunion efficace

Suivi du projet

• Les rapports d'avancement

• Le tableau de bord

• Suivi des délais

• La courbe en S

• Suivi des coûts et des délais

• Les autres indicateurs (productivité des ressources, qualité, délai, …)

Disponibilité des ressources

• Les causes d'indisponibilité

• La disponibilité des ressources

Résolution de problèmes

• Les phases : Poser le problème

• Analyser le problème

• Trouver des solutions

• Décider

• Mettre en œuvre

• Les outils : Pareto, QQOQCP, Diagramme Causes-Effets, 5M, …..)

Capitalisation des connaissances

• Le Manuel Projet



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Annexe 2 - Liste des taches de la simulation

1Sélectionner des idées de produit

C'est le début du projet : Il faut choisir une bonne idée de produit.

2 semaines

2Calculer la rentabilité

On peut calculer la rentabilité dès que l'idée du nouveau produit est arrêtée.

3 semaines

3Réaliser des prototypes

Dès que l'idée du produit est choisie, nous réalisons des prototypes pour tester sa qualité.

4 semaines

4Mettre au point le

produit

Il faut d'abord choisir les matières et leur dosage. Ensuite définir les conditions de cuisson et de stérilisation. On peut commencer quand le prototype est prêt et la rentabilité connue.

7 semaines

5Concevoir

l'emballage

Pour concevoir l'emballage, il n'est pas nécessaire de connaître la recette exacte du produit. On peut commencer dès que le prototype est prêt et la rentabilité connue.

5 semaines

6Protéger le

produit

Il faut protéger le produit, son emballage, ainsi que s marque commerciale. cela peut se faire quand le produit et son emballage ont été finalisés.

5 semaines

7Qualifier le procédé de fabrication

Il faut vérifier que les équipements sont parfaitement adaptés. Cette phase peut commencer dès que le produit et son emballage sont définis.

5 semaines

8Approvisionner

les matières premières

Pour approvisionner, il faut connaître la composition du produit.

11 semaines

9Préparer la promotion

On peut commencer à préparer la promotion dès que la décision de lancer le produit est prise (prototype et rentabilité OK)

7 semaines

10Réaliser la promotion

Il est très risqué de faire de la publicité avant d'avoir protégé son produit. La promotion se poursuit jusqu'à ce que le produit soit sur le marché.

6 semaines

11Préparer l'outil

industriel

Suivant le cas, nous construisons une nouvelle ligne ou nous réimplantons des machines existantes. Cela peut se faire que quand le procédé de fabrication est qualifié.

4 semaines

12Fabriquer et distribuer le

produit

Quand les matières premières sont arrivées et que l'outil industriel est prêt, on peut produire et expédier.

4 semaines



12

Annexe 3 – Affiche de la simulation et liste des progrès

1. PLANIFICATION

2. ORGANISATION

3. REALISATION

DisponibilitéDisponibilitédes ressourcesdes ressources

Suivi du projetSuivi du projet

Résolution de Résolution de problèmesproblèmes

Capitalisation Capitalisation desdes

connaissancesconnaissances

Connaissance Connaissance des besoins du des besoins du

clientclientContenu du Contenu du

projetprojet

Gestion des Gestion des délais et des délais et des

coûts coûts

Management Management des risquesdes risques

Équipe projet Équipe projet efficaceefficace Chef de projet Chef de projet

compétentcompétentPartenaires Partenaires associés au associés au

projetprojet

Soutien deSoutien del'ensemble de l'ensemble de l'entreprisel'entreprise

1. PLANIFICATION

2. ORGANISATION

3. REALISATION




Suivi du projetSuivi du projetSuivi du projetSuivi du projetSuivi du projetSuivi du projet











clientclient


clientclient


clientclientContenu du Contenu du

projetprojetContenu du Contenu du

projetprojetContenu du Contenu du

projetprojet


coûts coûts


coûts coûts


coûts coûts

Management Management des risquesdes risquesManagement Management des risquesdes risquesManagement Management des risquesdes risques

Équipe projet Équipe projet efficaceefficace

Équipe projet Équipe projet efficaceefficace

Équipe projet Équipe projet efficaceefficace Chef de projet Chef de projet

compétentcompétentChef de projet Chef de projet

compétentcompétentChef de projet Chef de projet

compétentcompétentPartenaires Partenaires associés au associés au

projetprojet

Partenaires Partenaires associés au associés au

projetprojet

Partenaires Partenaires associés au associés au

projetprojet






13

Annexe 4 – Exemples d’aléa et de questions

LOCALISATION

7 11 124b4a31

52 6 10

8

9

Pendant la préparation du projet, on a oublié qu'on ne pouvait pas engager les dépenses sans la signature du Directeur financier aux USA.

Pendant la préparation du projet, on a oublié qu'on ne pouvait pas engager les dépenses sans la signature du Directeur financier aux USA.

62

8

Contenu du Contenu du projetprojet

2

description de l'aléa

n° de semaine

Localisation de l'aléa et des impacts

progrès associé



14

Vous disposez pour cette question

de 30 secondes.

Inscrivez votre réponse sur un papier.


de 30 secondes.


En gestion de projet la " marge libre " définit :

1) L'autonomie donnée au Chef de projet pour gérer ses

ressources.

2) La différence entre le début au plus tôt et le début au plus

tard d'une tâche.

3) L'incertitude sur la marge bénéficiaire que peut rapporter le

projet.

Bonne réponse : 10 euros

En gestion de projet la " marge libre " définit :

1) L'autonomie donnée au Chef de projet pour gérer ses

ressources.

2) La différence entre le début au plus tôt et le début au plus

tard d'une tâche.

3) L'incertitude sur la marge bénéficiaire que peut rapporter le

projet.


Etes-vous un expert ?


de 30 secondes.



de 30 secondes.


En management de projet le terme " courbe en S " désigne :

1) La courbe du budget cumulé pendant le déroulement du

projet.

2) Une courbe qui présente dans un même système

orthonormé la diminution de l'incertitude et la diminution de la

liberté de choix.

3) La courbe des risques de retard (Scheduled variance).


En management de projet le terme " courbe en S " désigne :

1) La courbe du budget cumulé pendant le déroulement du

projet.

2) Une courbe qui présente dans un même système

orthonormé la diminution de l'incertitude et la diminution de la

liberté de choix.

3) La courbe des risques de retard (Scheduled variance).


Etes-vous un expert ?



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Annexe 5 – Exemples de Transparents Méthodologiques

Comment identifier les risques ?Comment identifier les risques ?

Identification des risques

Quantification des risques

Décisions

• A partir de listes établies lors des projets précédents.• Par des entretiens avec les spécialistes.• Dans une séance de travail en groupe.

RisquesRisques

MatièresMatières

Main d'œuvreMain d'œuvre

MilieuMilieu

MéthodeMéthode

MachinesMachines

Management Management des risquesdes risques

Exercice (corrigé graphique)Exercice (corrigé graphique)

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Valeur acquise

Budget

Coût réel



16

2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26

T1T2

T3T4a

T4b

T5T6

T7T8

T9

T10T11

T12

Le planning de GanttLe planning de Gantt

Planning GANTT Marge libre

1

2

3

5

4b 7 11 12

8

6 10

9

2

6

13

18

22180 264a 9

0 2 0 2

2 5 3 6

2 6 2 6 6 9 6 9

9 13 9 13 9 20 11 22

13 18 13 18

22 26 22 26

18 24 20 26

6 13 11 186 11 8 13 13 18 15 20

18 22 18 22


coûts coûts

Tracer le diagramme des relationsTracer le diagramme des relations

Utilisateurs

Equipe projet

Chef de projet

Direction* Comité de pilotage *

Service informatique

Prestataire informatique

Fournisseurs de matériel

Consultant

Service qualité

Contrôle de gestion

Service communication

Service formation




17

La disponibilité des ressourcesLa disponibilité des ressources

Ressources externesRessources externes

Assurance qualité

Deuxième fournisseur

Ressources internesRessources internes

Heures supp.Sous-traitanceet intérimaires

- Transfert entre services- Polyvalence

Fiabilité deséquipements

Conflit de prioritéConflit de priorité

Planificationdes ressources

Surveillance du Comité de Pilotage


Date de fin(contrat)

Jour de lamesure

Budget

Coût budgété destravaux prévus CBTP

Coût réel des travauxeffectués CRTE

Valeur acquiseCoût budgété des

travaux effectués CBTE

Ecartde coût

Suivi des coûts et des délaisSuivi des coûts et des délais

Coût

Temps

Retard

Suivi du projetSuivi du projet

Documents

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