MANAGER UN PROJET : 6 SAVOIRS-FAIRE EN …dumas.univ-tln.fr/Docs_PDF/Enseignements/CoursMgtProjOffice.pdf · Philippe Dumas et O.F.I.C.E. Projets tutorés, Management de projet, diapositive

Philippe Dumas et O.F.I.C.E.OrganisationProjets tutorés, Management de projet, diapositive n° 1

MANAGER UN PROJET : 6 SAVOIRS-FAIRE EN INTERACTION

PROJET

PILOTER

UN PROJET

FORMULERUN PROJET

VENDREUN

PROJET

MOBILISERSUR UNPROJETORGANIS

ER

UN PROJET

COMMUNIQUERSUR UNPROJET

PROJET


DE MANAGER A PILOTER UN PROJETSouvent on considère que réaliser un projet consiste à gérer un ensemble d'activités et de

ressources. En fait, à l'origine de tout projet, il y a une idée.

Avant de concrétiser cette idée il est nécessaire de la formuler, de la vendre, d'obtenir desressources nécesssaires... et cela est d'autant plus vrai dans le cas des projets tutorés oùl'objectif pédagogique d'apprendre en autonomie organisée s'ajoute à l'objectif pratique deréalisation.

C'est pourquoi nous faisons la distinction entre manager et piloter un projet.

Manager un projet, c'est prendre en compte tous les éléments qui vont permettre dematérialiser une idée;

Piloter un projet, c'est mener à bien et à temps les actions qui vont produire le résultat duprojet. Piloter un projet est une des fonctions du management de projet.

L'idée d'un projet tutoré peut venir soit d'une demande (un client soumet l'idée à l'IUT) soit d'uneoffre (un étudiant créatif a une idée); l'important c'est que la demande et l'offre se rencontrent.Cette rencontre fait partie du management de projet et est une condition nécessaire de laréussite d'un projet.

Un projet,un service,un produit

à développer,....

Un projet,un service,un produit

à développer,....

Demande Offre


MANAGER UN PROJET

Formuler

Vendre

Mobiliser

Piloter

Organiser

Qualité DélaisCoût

Communiquer

PROJET


Manager un projet, c'est mettre en oeuvre les sixsavoirs-faire tout au long du projet en arbitrant entreles coûts, la qualité et les délais.

OBJECTIF ET PLAN DU COURSL'objectif de ce module est de fournir une démarcheglobale et pratique de réalisation des six savoirs-faire :

- Formuler un projet

- Vendre un projet

- Mobiliser sur un projet

- Organiser un projet

- Piloter un projet

- Communiquer sur un projet

Pour chaque savoir-faire, seront présentés un objectifsous forme imagée, une démarche, une check-list et lerésultat pratique à obtenir.


PROJET

VENDREUN

PROJET

PILOTER

UN PROJET

ORGANISER

UN PROJET

MOBILISERSUR UNPROJET

FORMULERUN PROJET

COMMUNIQUERSUR UN PROJET

PROJET


Un projet est l'image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre;matérialiser une vision c'est dessiner cette image à gros traits.

Objectif : Matérialiser une visionExemple : l'invention de la hutte

AVANT APRES

Matérialisation de la visionVision

Ebauche durésultat

BLA BLA BLA, Bla bla bla .Bla bla bla bla !!!

FORMULER UNPROJET


Un projet est l'image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre;matérialiser une vision c'est dessiner cette image à gros traits.

Projet : aller de A à B

A B

Etat actuel, je faisle point sur masituation, mescontraintes, mesressources.Je ressens lebesoin d'être en B.

Etat désiré, je doisimaginer à l'avance , lesbénéfices que j'en retire,comment le produit devrafonctionner.

A priori, quelle directiongénérale vais-je emprunter,comment l'atteindre, avec quelsmoyens de locomotion, quelscodes vais-je devoir respecter ?

FORMULER UNPROJET

Objectif : Matérialiser une vision


FORMULER UN PROJET

OBJECTIF : Matérialiser une vision

• Identifier le cadre

• Cibler le projet

Si l'idée de départ est une offre de service ou deproduit, il faut penser ici à identifier le client final.

Cette phase est un exercice de créativité, trèsouvert, peu structuré et peu directif.

Elle nécessite une certaine maîtrise de la conduite deréunion. Les outils de type analyse de la valeur etremue-méninges peuvent être utilisés.

RESULTAT:

EBAUCHE

DU

PRODUIT

FINAL

RESULTAT:

EBAUCHE

DU

PRODUIT

FINAL

FORMULER UNPROJET


• Sur le projet– Pourquoi doit il être conduit ? (A quoi sert il ?) Quel est le but recherché ?

– Quels bénéfices va-t-on retirer de tout ça ?

– Quel est le contexte dans lequel il s’inscrit ? (institution, zone géographique, temps)

– Qui est le demandeur, le prescripteur ?

– Qui sont les réalisateurs, ceux qui vont faire ?

– Qui est le client final ?

– Quels sont les obstacles possibles à l'aboutissement du projet ?

• Sur les moyens mis en oeuvre– Quelles sont, à la louche, les ressources disponibles pour le projet ?

– Quelles sont les contraintes imposées aux réalisateurs ?

– Quel est le délai de réalisation (date de l’échéance ?)

• Sur le produit final– Quoi, que sera-t-il ? Pour qui ?

– Quelles seront a priori ses caractéristiques techniques ?

– Quels sont les bénéfices qu’il apportera au client final ?

– Quelle valeur celui-ci peut-il y accorder ?

– Quels sont les enjeux du client final par rapport à ce projet, quels risques va-t-il être amené à prendre.

– Est-ce que le projet est conforme à la réglementation (copyright, licences, etc...)

Check-ListFORMULER UN

PROJET


RESULTAT A OBTENIR :Ebauche du produit final

Description du résultat attendu, de ladémarche à suivre, des moyens nécessaires

plus précise que la vision de départ

LES ACTEURS ONT ALORS LAPOSSIBILITE DE COMMENCER A

PARLER DU PROJET AUTOUR D'EUX

FORMULER UNPROJET


PROJET

FORMULERUN PROJET

PILOTER

UN PROJET

ORGANISER

UN PROJET


VENDREUN

PROJET


PROJET


On dispose rarement de toutes les ressources en interne, il faut doncs'adresser à des personnes extérieures au projet pour trouver des

partenaires et commencer à valider l'opportunité du projet

Objectif :Trouver desressources externes

AVANTAPRES

Trouver desressources externes

Ebauche durésultat

BLA BLA BLA, Bla bla bla .Bla bla bla bla !!!

VENDRE UNPROJET


VENDRE UN PROJET

OBJECTIF : Trouver des ressources externes• Identifier les besoins et les partenaires possibles

• Construire des argumentaires

• Décrocher des partenariats

Il faut répondre aux questions vendre quoi? à qui? où?comment?

Les compétences à développer sont celles d'un vendeur:convaincant, convaincu, persévérant qui doit trouver desprospects, des partenaires et finalement des clients.

L'enseignant tuteur, l'organisation cliente sont àconvaincre en premier.

On utilisera le publipostage, la prospection téléphonique,les techniques de négociation.

La création de support papier ( une plaquuette projet ) ouautre, est recommandée.

RESULTAT:

DES

PARTENAIRES

et des

RESSOURCES

POUR LE

PROJET

RESULTAT:

DES

PARTENAIRES

et des

RESSOURCES

POUR LE

PROJET

VENDRE UNPROJET


IDENTIFIER les BESOINS et lesPARTENAIRES POTENTIELS

A partir de l'ébauche du résultat

• Ressources (de quoi ai-je besoin ?)

– Comparer les ressources disponibles et lesressources que semble nécessiter l'ébauche du projet

– Les classer par ordre de priorité(essentielle / utile / accessoire)

• Partenaires (auprès de qui trouver ce dont j'ai besoin ?)

– Qui dispose des ressources ?(ex : Argent => Banque, information => Chambreprofessionnelle)

– Quelle valeur donnent-ils à ces ressources, qu'est cequi peut les intéresser dans notre projet ?

VENDRE UNPROJET


CONSTRUIRE desARGUMENTAIRES

En se basant sur les attentes des partenaires potentiels sélectionnés :

• Identifier les bénéfices que peut leur apporter leprojet– Attente : besoin insatisfait de l'interlocuteur

– Bénéfice : réponse qu'apporte le projet à ce besoin

– Caractéristique : preuve que le projet peut satisfaire ce besoin

• Formaliser les argumentaires– Formaliser les différents "plans de vente", identifier les

objections possibles, formaliser les contre-objections

– Plaquette de présentation du projet mettant en avant lesbénéfices les plus marqués du projet

VENDRE UNPROJET


DECROCHER des PARTENARIATS

• Prospecter– Faire la liste des gens à contacter

– Faire éventuellement un mailing

– Téléphoner pour décrocher des rendez-vous

• Négocier– Ecouter et présenter les bénéfices du projet

– Moissonner les "Oui"

– Obtenir l'accord et le verrouiller verbalement

• Signer des contrats– Préciser les modalités de l'accord

– Donner un cadre formel au partenariat

– Cultiver le partenariat (le partenaire n'est pas une vache àlait !!!)

VENDRE UNPROJET


• Vendre quoi, à qui ?– Quels sont les bénéfices que peuvent retirer les différents partenaires de mon projet ? les a-t-on

bien mis en avant dans l'argumentaire, dans les supports d'aide à la vente ?

– Tous les partenaires susceptibles de m'apporter une aide sont-ils identifiés ? (liste par catégoriede ces partenaires potentiels avec leur adresse et leur numéro de téléphone ainsi que l'originede ces informations)

– A-t-on bien exploité au maximum le réseau de relation de tous les acteurs du projet(notamment les relations personnelles, à qui l'on peut demander de l'aide ou desrecommandations)

• Où et comment ?– A-t-on bien exploré tous les organismes à vocation publique susceptibles d'apporter un soutien?

Chambre de commerce et d'industrie, mairie, conseil départemental, régional, DRIRE, DDE,INPI, Chambre des métiers, Syndicats de professionnels, Associations loi 1901, ...

– A-t-on consulté les Bases de données informatisées sur les entreprises et les articles depresses (CD ROM DIANE de toutes les entreprises de plus de 5 MF de CA, CD ROM duMonde ...)

– A-t-on préparé une base de données informatique des partenaires à prospecter pour conduireet suivre les résultats de cette propspection, pour faire des mailing,...?

– Prend-on le soin de rappeler les prospects dix jours après l'envoi de la première lettre de prisede contacts ?

– Formalise-t-on rapidement par des CONTRATS ECRITS les accords obtenus oralement lorsd'un rendez-vous ?

Check-ListVENDRE UN

PROJET


RESULTAT A OBTENIR :Partenaires et Ressources

Ensemble des soutiens externes dont vabénéficier la réalisation du projet

LES ACTEURS ONT ALORS UNE PARTIEDES MOYENS NECESSAIRES A LA

REALISATION DU PROJET

VENDRE UNPROJET


PROJET

VENDREUN

PROJET

FORMULERUN PROJET

PILOTER

UN PROJET

ORGANISER

UN PROJET MOBILISER

SUR UNPROJET


PROJET


Trouver un consensus sur l'objectif à atteindre et les moyens à engager.

Objectif : Obtenir l'adhésiondes acteurs

AVANT APRES

Obtention del'adhésion des

acteurs

- -

• 2 MF

• délai ; 6 mois

• 300 joursx homme

MOBILISER SURUN PROJET


ABOUTIR à un CONSENSUSsur les OBJECTIFS

• Identifier les préoccupations des acteursPour chaque acteur, quels sont

– les attentes, les objectifs recherchés

– les motivations, les désirs

– les freins, les contraintes, les impératifs, les limites

• Rechercher le consensus en réunion– Identifier des critères communs

– Noter et classer les propositions selon ces critères

– Faire les choix

• Formaliser l'accord obtenu– Redéfinir les objectifs du projet

– Formaliser les bénéfices que les acteurs veulent en communretirer du projet



S'ENGAGER sur des RESOURCES

Passer d'un consensus sur l'objectif à un consensus sur lesmoyens :

Identifier les ressources que chacun peut et veutmettre à la disposition du projet

– Moyens humains, compétences, savoir-faire

– Temps disponible pour le projet, périodicité

– Moyens matériels, financiers

• S'engager sur les ressources– Formaliser le degré d'engagement de chacun à travers les

ressources qu'il consacre au projet



• Sur les motivations des acteurs– A-t-on identifié l'intérêt commun à tout le groupe ?

– Chaque acteur a-t-il bien exprimé explicitement ce qui l'intéresse le plus dans leprojet, son attente essentielle ? (réponse à la question "pourquoi ?")

– Ces motivations ont-elles bien été prises en compte dans la redéfinition desobjectifs ?

– Est-ce que chacun a validé le fait que les objectifs répondent à ses attentes ?

• Sur les moyens que les acteurs engagent– A-t-on fait la liste exhaustive de ce que chacun peut et veut

apporter au projet

• en terme de disponibilité (temps passé)

• En termes matériel (lieu de réunion, moyens informatiques,moyens de locomotion, moyens de communication, dépensesde frais non remboursés,...)

– A-t-on bien rédigé par écrit le contrat d'engagement ?Chacun l'a-t-il signé ?

Check-ListMOBILISER SUR

UN PROJET


RESULTAT A OBTENIR :Contrat d'objectifs et de

moyens

"GEL" DE LA CIBLE et des MOYENS AMETTRE EN OEUVRE

Le Contrat– Profil des participants au projet

– Déclaration d'intentions (Valeurs communes)

– Objectifs retenus pour le projet

– Moyens engagés (temps, argent, matériel...)

– Critères retenus pour juger du résultat (critères dequalités, coût, pénalités de retard)



PROJET

VENDREUN

PROJET

FORMULERUN PROJET

PILOTER

UN PROJET


ORGANISERUN PROJET


PROJET


Objectif : ORGANISER lesACTEURS et les ACTIONS

FINSObjectifsActivités

MOYENS

Produitsoutils

HOMMES

Rôles

DELAIS

COûTS QUALITE

ORGANISERUN PROJET


Répartir les activités entre les acteurs et préciser les responsabilitésen termes de qualité, coût, délais.

1° Objectif :Organiser les acteursORGANISER

UN PROJET

- -

Assemblage

Activités Outils Ressources


• En général, dans un projet tutoré, à partir de cemoment, l'équipe se STRUCTURE.

• Il est souhaitable qu'un RESPONSABLE DE PROJETémerge ("chef de projet") et que les autresresponsablités soient clairement définies.

Exemples :

– Nathalie est responsable de la reprographie.

– Pierre est gestionnaire du budget.

– Henri s'occupe des logiciels

– Noémie prend en charge le planning et le suivides échéances. elle informe les membres del'équipe.

ORGANISERUN PROJET

PRECISER les RESPONSABILITES


Appréhender les actions à réaliser en décomposant l'objectif pour obtenirdes activités, des produits intermédiaires avec outils et ressources

2° Objectif :Organiser les ACTIONS

AVANTAPRES

Organisation des actions

- -

• 2 MF

• délai ; 6 mois

• 300 joursx homme

- -

Assemblage

Activités Outils Ressources

ORGANISERUN PROJET


• Prévenir les autorités de tutelle.

• Se procurer les logiciels.

• Apprendre à utiliser les outils (logiciels, matériels, etc...).

• Contacter X,Y,Z.

• Faire une réunion du comité de pilotage.

• Tenir la comptabilité.

• Faire le bilan intermédiaire.

• Tenir le carnet de bord.

• Préparer la communication externe...

ORGANISERUN PROJET

EXEMPLES d'activités


• POUR QUOI ?– Sur quels critères pourra-t-on juger de l'atteinte des résultats ?

– A-t-on bien identifié l'ensemble des objectifs, sous objectifs et activités qui vontcomposer le projet ?

– Quelles solutions de repli prévues et dans quel cas? (intempéries, grêves...)

• COMMENT ?– A-t-on fixé une échéance à chaque activité ?

– A-t-on déterminé des dates de bilan provisoire, de rendu de rapport d'avancement ?

– A-t-on évalué pour chaque activité la quantité de travail nécessaire, les outils ouméthodes à utiliser ?

• SUR LES COMPETENCES ET LES SAVOIRS-FAIRE– Pour chaque activité, a-t-on bien identifié les compétences nécessaires ? les savoirs-

faire techniques nécessaires

– Pour chaque acteur, a-t-on fait la liste des compétences et des expériences ?

• SUR LA MISE EN ADEQUATION– La répartition du travail en terme de temps et de responsabilité est-elle équitable,

correspond elle aux désirs et aux savoirs-faire des acteurs ?

– Qui est le porteparole de l'équipe de projet vis à vis des autres acteurs ?

Check-ListORGANISERUN PROJET


RESULTAT à OBTENIR:PLAN D'ACTIONS

• QUI FAIT QUOI?(quelles activités? quels responsables?)

• COMMENT?(avec quelles méthodes?)

• QUAND?(pour quelle date?)

• AVEC QUOI?(avec quels moyens, outils?)

ORGANISERUN PROJET


PROJET

VENDREUN

PROJET

FORMULERUN PROJET

ORGANISER

UN PROJET


PILOTERUN PROJET


PROJET


PILOTERUN PROJET

- -

Objectif :REALISER le CONTRAT

... APRES

Validation

Veiller et réagir aux écarts par rapport au plan d'actionsjusqu'à la réalisation et la validation du contrat.

CONTRAT


• VEILLERinformer des écarts par rapport au plan d'actions.Ces écarts peuvent provenir :

– des turbulences de l'environnement (grêves, intempéries,etc...)

– de difficultés mal évaluées au départ.

– d'une mauvaise dynamique interne à l'équipe de projet.

• REAGIRaux écarts et prendre les décisions adéquates. Les décisionspeuvent aller depuis des ADAPTATIONS MINEURES jusqu'àdes REMISES EN CAUSE profondes du projet (reformulationdes objectifs et du contrat => repartir au début !)

PILOTER un projetPILOTER

UN PROJET


RESULTATPILOTER

UN PROJET

PROJET REALISÉPROJET REALISÉPROJET REALISÉ

Qualité Coût

Délais


PROJET

VENDREUN

PROJET

FORMULERUN PROJET

ORGANISER

UN PROJET


PILOTER

UN PROJET


PROJET


Objectif :"J'INFORME DONC JE SUIS"

Faire connaître aux acteurs internes et externes l'état d'avancement du projet.Cela est nécessaire pour l'existence même du projet.

PROJET

COMMUNIQUER SURUN PROJET

- -

PENDANT...


• En interneL'équipe doit se réunir régulièrement et s'informer réciproquement del'avancement des activités et du respect des plans.

• En externeL'équipe doit informer régulièrement l'enseignant tuteur et l'organisationcliente de l'avancement du projet ou des difficultés éventuelles. L'équipede projet doit être à l'écoute du client et de l'environnement (s'informer).

• Grille d'évaluation

• fiche synoptique de synthèse

ProduitCarnet

debord

duprojet CARNET DE BORD

Produit

PROJET


COMMUNIQUERen cours de projet


COMMUNIQUERen fin de projet

PROJET


ETUDIANTSETUDIANTS

PRESCRIPTEURSPRESCRIPTEURS

CLIENTSCLIENTS

LERAPPORT

RESULTATS RESULTATS

RESULTATS


RESULTAT FINAL :La SATISFACTION du CLIENT

•Le résultat d'un projet doit satisfaire :

–L'entreprise ou l'organisation "cliente"

–Le prescripteur ou l'enseignant tuteur

–Les membres de l'équipe projet

Dans un projet tutoré, les étudiants auront appris à CREER, VENDRE,S'ORGANISER, PRODUIRE et TRAVAILLER de manière COLLECTIVEet AUTONOME.

PROJET

VEN DRE U NPROJET

FORMUL ER UNPROJET

CONDUIR E UN

PROJET

ORGANISERUN

PROJET

MOBILISER SUR UNPROJET

COMMUN IQUER SURUN PROJET

PROJET

MANAGERUN PROJET


MERCI...

Philippe DumasProfesseur

IUT de TOULON et du VARBP 132 - F-83957 LA GARDE Cédex

Tél. 94.14.22.36 Fax. 94.14.22.75

Une version informatique en couleurs de ce document est disponible sur disquette au format PowerPoint 4 (participation aux frais de reproduction et d'expédition, 50 F).Veuillez contacter Cédric Berger chez OFICE Organisation tél. 78.42.20.30 fax. 78.37.48.95.

Ce cours "Management de projet" est extrait d'un ouvrage plus complet à paraître sous le mêmetitre.

Reproduction autorisée AVEC MENTION DE LA SOURCE.

24, Quai Saint Antoine F-69002 LYON tél. 78.42.20.30 - fax. 78.37.48.95

O.F.I.C.E.OrganisationET

Documents

MANAGER UN PROJET : 6 SAVOIRS-FAIRE EN …dumas.univ-tln.fr/Docs_PDF/Enseignements/CoursMgtProjOffice.pdf · Philippe Dumas et O.F.I.C.E. Projets tutorés, Management de projet, diapositive