MANUEL D’OPERATIONS · 2018-01-24 · III. TRAME DE ASE DU MANUEL D’OPERATIONS a. Manuel d’Organisation du Management 1- ormulaire de candidature pour l’agrément ATO 2- Statuts

MANUEL D’OPERATIONS Guide de rédaction pour les Aéro-clubs

Version initiale 1.0 du 20 janvier 2013

Table des matières

I. POURQUOI CE GUIDE ? ................................................................................................. 4

II. PRINCIPES GENERAUX – PAGE TYPE ............................................................................. 4

III. TRAME DE BASE DU MANUEL D’OPERATIONS............................................................. 6

a. Manuel d’Organisation du Management ..................................................................... 6

b. Manuel d’exploitation ................................................................................................. 6

c. Manuel de formation ................................................................................................... 8

d. Manuel de système de gestion de la sécurité ............................................................... 8

IV. GUIDE DE REDACTION POUR CHAQUE CHAPITRE........................................................ 9

a. Manuel d’Organisation du Management ..................................................................... 9 1 Formulaire de candidature ..................................................................................................................................... 9 2 Statuts .............................................................................................................................................................................. 9 3 Plans des locaux ........................................................................................................................................................... 9 4 Attestation sur l’honneur ......................................................................................................................................... 9

b. Manuel d’exploitation ............................................................................................... 10

A GENERALITES ............................................................................................................. 10 1 Description et contrôle du manuel ...................................................................................................................... 10 2 Organisation.................................................................................................................................................................... 10 3 Responsabilités – Dirigeants ................................................................................................................................... 10 4 Discipline .......................................................................................................................................................................... 10 5 Contrôle et supervision de l’exploitation .......................................................................................................... 10 6 Préparation du programme des vols .................................................................................................................. 10 7 /8 Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord ..................................................... 11 9 Emport de passagers .................................................................................................................................................. 11 10 Documentation avion .............................................................................................................................................. 11 11 Archivage des documents ...................................................................................................................................... 11 12 Enregistrement des licences et qualifications des pilotes ..................................................................... 12 13 Echéances médicales et qualifications ............................................................................................................ 12 14 /15 Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI..................................................... 12 16 /17 Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les stagiaires ........................................... 12 18 Carnets de vol des pilotes ...................................................................................................................................... 12 19 Planning des vols ....................................................................................................................................................... 12 20 Sécurité des vols ......................................................................................................................................................... 12 21 Qualifications additionnelles ............................................................................................................................... 13

B TECHNIQUE D’UTILISATION ........................................................................................ 13 1. Description des avions .............................................................................................................................................. 13 2. Manuels d’utilisation des avions .......................................................................................................................... 13 3. Procédures d’urgence et de secours .................................................................................................................. 14 4. Utilisation des aides de radionavigation .......................................................................................................... 14 5. Déficiences techniques : M E L .............................................................................................................................. 14

C NAVIGATION .............................................................................................................. 14 1. Performances en route ............................................................................................................................................. 14 2. Conduite des vols......................................................................................................................................................... 14 3. Masse et centrage ........................................................................................................................................................ 14 4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI .................................................................................. 14

5. Minima météorologiques pour les stagiaires................................................................................................. 14 6. Accessibilité – Sélection des aérodromes retenus pour la formation ................................................ 15

D. FORMATION.............................................................................................................. 15 1 Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs ................................................................................... 15 2 Entraînement initial des FI ...................................................................................................................................... 15 3 Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences................................................. 15 4 Standardisation de la formation des FI.............................................................................................................. 15 5 Maintien des compétences des pilotes............................................................................................................... 15 6 Contrôles des compétences ..................................................................................................................................... 15 7 Evaluation continue du personnel de l’ATO .................................................................................................... 15

c. Manuel de formation ................................................................................................. 16

d. Manuel du Système de Gestion de la Sécurité ........................................................... 16 1. Préambule ....................................................................................................................................................................... 16 2. Organisation générale ............................................................................................................................................... 18 3. Actions et management ............................................................................................................................................ 20 4. Moyens retenus ............................................................................................................................................................ 23 5. Relation avec l’autorité ............................................................................................................................................. 25 6. Annexes ............................................................................................................................................................................ 25

I. POURQUOI CE GUIDE ? Depuis la mise en application de la réglementation JAR-FCL, les aéro-clubs ont pu former des pilotes, à la licence de pilote privé avion et aux qualifications associées, après avoir déclaré cette activité auprès de l’administration. A compter du 8 avril 2013, pour former des pilotes d’avion LAPL(A) et PPL(A), il sera nécessaire d’être un organisme de formation agréé ATO (Approved Training Organisation). L’obtention de cet agrément nécessitera la définition écrite des mesures retenues par chaque organisme pour l’exploitation, la formation et la gestion de la sécurité. Le Manuel d’Opérations regroupe les trois manuels imposés par la Règlementation Aircrew (Règlement Européen EU 290/2012 – PART ORA), c'est-à-dire les manuels d’exploitation, de formation, de gestion de la sécurité. L’administration examinera le Manuel d’Opérations proposé par l’aéro-club, afin de le certifier ATO. Cet ATO pourra ensuite former en vue de la délivrance de licences PART-FCL aux lieux et places des licences JAR-FCL. La FFA, afin de faciliter la tâche des aéro-clubs, a élaboré un guide de rédaction, qui pourra être utilisée comme référence. Ce guide a été élaboré en coopération avec la DSAC Echelon Central et l’ENAC. Ce guide sera appelé à évoluer en fonction des évolutions règlementaires imposées par l’EASA. Dans tous les cas, les documents préparés par un aéroclub pourront évoluer également dans ce cadre.

II. PRINCIPES GENERAUX – PAGE TYPE - ACRONYMES

PRINCIPES GENERAUX Le guide présente l’ensemble des dispositions qui doivent, si elles sont pertinentes, être retenues pour accéder à l’approbation ATO. Chaque structure, en fonction de sa taille et de son activité reprendra tous les chapitres définis ci-dessous (trame de base du manuel d’opérations), sans exception, en respectant la numérotation associée (surtout pour le manuel d’exploitation). Cependant, un chapitre peut ne pas concerner l’activité de l’Aéroclub. Dans ce cas, il suffira de mentionner « non concerné » dans le chapitre correspondant. Au delà des dispositions présentées, les clubs pourront insérer toutes dispositions complémentaires qu’ils mettent en place afin d’optimiser la qualité des formations qu’ils dispensent. Les annexes présentent différents documents, de type « modèle », qui peuvent être utilisés comme guide, mais devront être adaptés à la structure qui formulera la demande d’ATO.

PAGE TYPE Dans la partie « Guide de rédaction », seront présentées pour chaque rubrique

1. Les exigences minimales requises sous la forme suivante :

Les performances doivent être mesurées, et des indicateurs doivent permettre d’identifier rapidement les axes de travail prioritaires.

2. Un commentaire des rédacteurs si nécessaire sous la forme suivante :

3.5 Mesure de performances et indicateurs Il suffit d’écrire que mesures et indicateurs sont générés par ….

ACRONYMES UTILISES DANS CE GUIDE : ATO = Organisme de formation approuvé (Approved training organisation) FI = Instructeur de vol avion (Flight Instructor) GI = Instructeur sol (cours théoriques) (Ground Instructor) DR = Dirigeant Responsable HT = Responsable Pédagogique (Head of Training)

III. TRAME DE BASE DU MANUEL D’OPERATIONS

a. Manuel d’Organisation du Management 1- Formulaire de candidature pour l’agrément ATO 2- Statuts de l’association 3- Plan des locaux

4- Attestation sur l’honneur du dirigeant responsable

b. Manuel d’exploitation A GENERALITES 1 - Description et contrôle du manuel 1-1 : Introduction 1-2 : Système d’amendement et de révision 2 - Organisation 2-1 : Structure de l’ATO 3- Responsabilités - Dirigeants 3-1 : Responsables 3-2 : Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel 4 - Discipline : 4-1 : Obligations des membres 4-2 : Traitement des écarts (voir § E SMS) 5- Contrôle et supervision de l’exploitation 5-1 : Contrôle de l’exploitation 6- Préparation du programme des vols 6-1 : Planification 6-2 : Visites de maintenance 7/8- Autorité, tâches et responsabilités du CDB Définition, autorité, tâches et responsabilités….. 9- Emport de passagers 9-1 : Définition du passager (membre et non-membre) 9-2 : Vols locaux à titre onéreux 10- Documentation avion 10-1 : Définition 10-2 : Organisation de la mise à jour

11- Archivage des documents 11-1 : Livrets de formation 11-2 : Dossiers pilotes 12- Enregistrement des licences et qualifications des pilotes 13- Echéances : médicales et qualifications 14/15- Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI 14/15-1 : Programmes de vol 14/15-2 : Pour les FI salariés : réglementation applicable 14/15-3 : Repos périodique des FI 16/17- Limitations temps de vol et périodes d’activité des stagiaires 16/17-1 : Temps de vol 16/17 -2 : Repos périodique des stagiaires 18- Carnets de vol des pilotes 19- Planning des vols 20- Sécurité : 20-1 : Sécurité des vols 20-2 : Accidents et incidents 20-3 : Système d’information 20-4 : Aérodiagnostic FI 21- Qualifications additionnelles : 21-1 : Vol acrobatique 21-2 : Remorquage planeur et banderoles 21-3 : Vol de nuit 21-4 : Vol en montagne : roues et skis 21-5 : Vols de contrôle après maintenance B – TECHNIQUE D’UTILISATION 1 - Description des avions 2 - Manuels d’utilisation des avions : 2-1 : Check listes 2-2 : Limitations 2-3 : Maintenance et carnet de route 3 - Procédures d’urgence et de secours 4 - Utilisation des aides de radionavigation 5 -Déficiences techniques : MEL C – NAVIGATION

1 - Performances en route : 1-1 : Réglementation

1-2 : Décollage 1-3 : Croisière 1-4 : Descente et atterrissage 2 - Conduite des vols : 2-1 : Calcul de l’emport minimum réglementaire de carburant et huile 2-2 : Altitudes de sécurité 2-3 : Equipement de navigation 3 - Masse et centrage 4 - Minima météorologiques opérationnels pour les FI 5 - Minima météorologiques opérationnels pour les stagiaires 6- Accessibilité, sélection des aérodromes retenus pour la formation D - FORMATION

1- Recrutement, évaluation et suivi des instructeurs 2- Entraînement initial des FI 3 - Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences 4 - Standardisation de la formation des FI 5 - Maintien des compétences des pilotes 6 - Suivi des formations 7 - Evaluation continue du personnel de l’ATO

c. Manuel de formation Trois documents viennent d’être élaborés par l’ENAC. La FFA travaille à l’adaptation de certaines

dispositions pédagogiques. Ils seront mis ensuite à disposition des clubs et feront partie

intégrante du manuel d’opérations.

d. Manuel de système de gestion de la sécurité 1- Préambule 1-1 Liste des pages en vigueur 1-2 Historique des amendements 1-3 Mise à jour des documents 2- Organisation générale et locale 2-1 Adhésion au système fédéral 2-2 Convention avec le Comité Régional Aéronautique 2-3 Organisation au sein de l’association

2-3-1 Conseil d’Administration du club 2-3-2 Adaptation des Statuts 2-3-3 Organisation de la structure S G S 3- Actions et management 3-1 Acte d’engagement du président 3-2 Définition d’une politique générale : Programme d’actions 3-3 Bilan initial 3-4 Plan d’actions : Présentation des mesures 3-5 Mesure de performances et indicateurs 3-6 Recueil et exploitation des dysfonctionnements 3-7 Association des structures statutaires 3-8 Promotion de la prévention et du système 4- Moyens retenus 4-1 Moyens humains liés au système fédéral 4-2 Moyens humains de l’association 4-3 Moyens techniques 5- Relation avec l’Autorité 5-1 Suivi de la démarche 5-2 Visites de l’Autorité 6- Annexes 6-1 Fiche de notification de dysfonctionnement 6-2 Grille de suivi interne 6-3 Grille Aérodiagnostic SGS 6-4 Trame de plan d’actions

IV.GUIDE DE REDACTION POUR CHAQUE CHAPITRE

a. Manuel d’Organisation du Management

1 Formulaire de candidature Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2 Statuts Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

3 Plans des locaux Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

4 Attestation sur l’honneur Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

b. Manuel d’exploitation

A GENERALITES

1 Description et contrôle du manuel

1.1 Introduction Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

1.2 Système d’amendement et de révision Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2 Organisation

2.1 Structure de l’A T O Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

3 Responsabilités – Dirigeants

3.1 Dirigeants de l’ATO Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

3.2 Responsabilités et tâches de l’encadrement opérationnel Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

4 Discipline

4.1 Obligations des membres Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

4.2 Traitement des écarts Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

5 Contrôle et supervision de l’exploitation

5.1 Contrôle de l’exploitation Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

6 Préparation du programme des vols

6.1 Planification

Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

6.2 Visites de maintenance Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

7 - 8 Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord

7.1 8.1Autorité – Tâches et Responsabilités du Commandant de bord


9 Emport de passagers

9.1 Définition


9.2 Vols locaux à titre onéreux (Baptêmes) Vols d’initiation


10 Documentation avion

10.1 Introduction


10.2 Organisation de la mise à jour


11 Archivage des documents

11.1 Livrets de formation


11.2 Dossiers pilotes


12 Enregistrement des licences et qualifications des pilotes


13 Echéances médicales et qualifications Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

14 /15 Limitations temps de vol et périodes d’activité pour les FI

14.1 15.1 Programme de vol


14.2 15.2 FI salariés Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

14.3 15.3 Repos périodique des FI Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

16 - 17 Limitation temps de vol et périodes d’activité pour les stagiaires

16.1 17.1 Temps de vol Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

16.2 17.2 Repos périodique Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

18 Carnets de vol des pilotes Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

19 Planning des vols


20 Sécurité des vols

20.1 Sécurité des vols Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

20.2 Accidents et incidents Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

20.3 Système d’information Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

20.4 Aérodiagnostic


21 Qualifications additionnelles Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

21.1 Vol acrobatique Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

21.2 Remorquage planeurs et banderoles Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

21.3 Vols de nuit Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

21.4 Vol en montagne : Roues et skis


21.5 Vols de contrôle après maintenance Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

B TECHNIQUE D’UTILISATION

1. Description des avions Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2. Manuels d’utilisation des avions

2.1 Check-list Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2.2 Limitations Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2.3 Maintenance et carnet de route


3. Procédures d’urgence et de secours Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

4. Utilisation des aides de radionavigation Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

5. Déficiences techniques : M E L Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

C NAVIGATION

1. Performances en route

1.1 Réglementation Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

1.2 Décollage Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

1.3 Croisière Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

1.4 Descente et atterrissage Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2. Conduite des vols

2.1 Emport de carburant Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2.2 Altitudes de sécurité Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2.3 Equipement de navigation Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

3. Masse et centrage Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

4. Minima météorologiques opérationnels pour les FI Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

5. Minima météorologiques pour les stagiaires Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

6. Accessibilité – Sélection des aérodromes retenus pour la formation Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

D. FORMATION

1 Recrutement – Evaluation et suivi des instructeurs Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

2 Entraînement initial des FI Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

3 Entraînement périodique des FI pour maintenir leurs compétences Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

4 Standardisation de la formation des FI Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

5 Maintien des compétences des pilotes Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

6 Contrôles des compétences Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

7 Evaluation continue du personnel de l’ATO Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

c. Manuel de formation Texte non apparent : En cours d’étude avec l’autorité

d. Manuel du Système de Gestion de la Sécurité

1. Préambule

1.1 Liste des pages en vigueur La liste des pages en vigueur doit faire partie intégrante du manuel

1.1 Liste des pages en vigueur Ci-dessous un type de présentation possible. Remarque : Si vous avez présenté en début du manuel d’opérations une stratégie de pagination, de gestion et de mise en œuvre de l’actualisation des documents, il suffit d’y faire référence sans avoir à tout rappeler dans chaque manuel.

Edition n° 1 Date : 01/09/2012

N°de page N° d’amendt Date N° de page N° d’amendt Date 1 0 01/09/2012 2 0 01/09/2012 3 0 01/09/2012 4 0 01/09/2012 5 0 01/09/2012 6 0 01/09/2012 7 0 01/09/2012 8 0 01/09/2012 9 0 01/09/2012

Nom Service Référence Date Approbation par l’autorité

1.2 Historique des amendements En cas d’évolution du Système de Gestion de la Sécurité, l’ensemble des pages à insérer, y compris la nouvelle page d’amendement, sont diffusées. L’utilisateur du manuel doit retirer du manuel les pages « à supprimer » et insérer les pages « à insérer ». Chaque page d’amendement doit être conservée dans le manuel jusqu’à l’édition suivante. Les pages descriptives des nouvelles éditions doivent être conservées indéfiniment.

1.2 Historique des amendements Ci-dessous un type de présentation possible

Edition N° : Amendement N° : Date :

1 0 01/07/2012

Classification de l’amendement : Majeur Mineur

Pages à supprimer Pages à insérer Description succincte des évolutions

12

13 Définition du rôle de la commission

27

32 Nouvelle annexe

Nom Service Référence Date

Approbation par l’Autorité :

1.3 Mise à jour des documents Chaque page du présent document fait l’objet d’une référence et d’une validation. Le document étant évolutif, son actualisation est prévue sur les mêmes bases que celles des autres manuels de l’ATO, c’est à dire Manuel d’Exploitation et Manuel de Formation. Le club a choisi de réaliser le manuel sous forme (à préciser), et de la transmettre (méthode à préciser) à l’autorité et aux adhérents.

C’est donc : (A préciser) qui proposera et rédigera les mises à jour souhaitées. (A préciser) qui validera ces mises à jour (A préciser) qui en assurera la diffusion et le suivi. (A préciser) qui informera les adhérents de ces évolutions. Comme pour les autres manuels, les modifications mineures feront l’objet d’une transmission annuelle. Les modifications majeures feront l’objet d’une transmission au coup par coup, et ne pourront être mises en œuvre qu’après approbation par l’autorité. La transmission sera réalisée via (à préciser).

1.3 Mise à jour des documents Présenter uniquement les acronymes utilisés dans ce manuel, en pensant qu’ils sont à destination des membres de l’ATO. Il peut donc être utile de présenter leur signification en français et en anglais.

Méthode d’archivage Présentation du mode d’archivage, et de l’organisation mise en œuvre au sein de l’ATO pour garantir l’efficacité de cet archivage.

2. Organisation générale

2.1 Adhésion au système fédéral La FFA a conçu une organisation globale dans laquelle elle est impliquée au plus haut niveau afin de contribuer à la réussite de la démarche SGS dans chacun des clubs quelle que soit leur taille. Cet engagement de la FFA est proposé en annexe 6 du présent guide. Chaque club qui choisit d’adhérer à cette organisation SGS doit le préciser explicitement, et présenter cet engagement

2.1 Adhésion au système fédéral La définition d’une stratégie permettant la réussite de la démarche SGS dans chaque club est lourde et peu propice à une réussite générale. Les travaux réalisés avec l’administration ont permis de proposer une conception reprenant les dispositions existantes au niveau fédéral, en les complétant, notamment par les relais régionaux, et les moyens de chaque association. Quelle est la documentation nécessaire ? L’acte d’engagement de la FFA apporte toutes les précisions sur ce thème. Il convient de le reproduire dans ce chapitre.

2.2 Convention avec le CRA Dans le cadre de l’organisation générale proposée, chaque Comité Régional Aéronautique s’impliquera, notamment via son Correspondant Prévention/Sécurité. Chaque club officialisera ce partenariat en signant avec son CRA la convention présentée en annexe 5 du présent guide.

2.2 Convention avec le CRA : L’aide apportée par les Comités Régionaux Aéronautiques, qui disposeront notamment de Correspondants Prévention/Sécurité formés est destinée à faciliter le fonctionnement du SGS

Quelle est la documentation nécessaire ? L’acte d’engagement du CRA passant convention avec le club apporte toutes les précisions sur ce thème. Il convient de le reproduire dans ce chapitre.

2.3 Organisation au sein du club 2.3.1 Conseil d’Administration du club La mise en place de la démarche SGS au sein de l’association dans le cadre défini par le manuel que le club va élaborer (et sur les bases proposées dans le présent guide) va nécessiter une « validation interne », notamment en recueillant l’aval du Conseil d’Administration sur les actions et moyens qui seront mis en œuvre, et sur les modalités d’informations et de suivi. Cette organisation doit être présentée.

2.3.1 Conseil d’administration du club Dans les points dont il convient de préciser qu’ils ont fait l’objet d’un accord au sein du club on peut notamment retenir :

- La signature d’une convention avec le CRA - L’acte d’engagement du président (défini ci-après) - L’utilisation de « Aérodiagnostic SGS » comme support d’évaluation initiale puis

périodique - La mise en place d’une commission de sécurité interne (composition et relations avec le

Conseil d’Administration) - La mise en œuvre et le suivi d’une Plan d’Actions

Quelle est la documentation nécessaire ? Plusieurs SGS de clubs ont été joints à titre d’exemple au présent guide. Le chapitre « Organisation au sein de l’association » peut être utilisé comme base de rédaction.

2.3.2 Adaptation des statuts Il conviendra de vérifier la compatibilité des statuts avec les dispositions retenues dans le cadre de la démarche. Cette conformité aux statuts, (après modification si nécessaire) sera précisée dans le manuel SGS.

2.3.2 Adaptation des statuts La vérification de cette conformité permettra de garantir au sein du club la validité de la démarche.

2.3.3 Organisation de la structure SGS Il s’agit de présenter le rôle de chacun des acteurs principaux dans cette démarche. Devront donc apparaître : Le dirigeant responsable Le responsable pédagogique Le correspondant sécurité/prévention du club

2.3.3 Organisation de la structure SGS : Un organigramme très simple doit permettre de répondre à ce point. Attention à ne pas développer plus que requis, car cela alourdirait l’actualisation (obligatoire) du document. Remarque importante : Rien n’empêche une même personne d’occuper simultanément les trois fonctions. Quelle est la documentation nécessaire ? Un organigramme simple.

3. Actions et management Quelle est la documentation nécessaire ? Un programme d’action court, précis et réaliste, qui peut être basé sur celui proposé dans les exemples de manuels joints à ce guide

3.1 Acte d’engagement du Président Une démarche de ce type doit faire l’objet d’un engagement clair et affirmé du dirigeant responsable. Tous les axes forts doivent être repris. Cet engagement doit faire partie du dossier SGS

3.1 Acte d’engagement du président Un exemple d’acte d’engagement est annexé au présent guide. Il peut être utilisé après étude par le club. Il est toutefois nécessaire de veiller à ce que cet engagement reflète une démarche complète, et concrète. Quelle est la documentation nécessaire ? Un acte d’engagement qui peut être réalisé sur la base de celui présenté au chapitre 5.

3.2 Définition d’une politique générale et Programme d’actions La définition d’une politique générale peut être faite à travers un renvoi aux conventions signées par le club et à l’acte d’engagement précité. Une façon simple de présenter le programme d’actions du club est de reprendre chacun des engagements de l’acte d’engagement en explicitant les conditions réelles de mise en œuvre.

3.2 Définition d’une politique générale & Programme d’actions Attention : Les points présentés dans l’exemple d’acte d’engagement découlent d’objectifs ou d’étapes exigés par ce type de démarche. Il est possible de les faire évoluer, notamment pour profiter de dispositions existantes au sein du club, mais il semble difficile de les supprimer sans contrepartie. Quelle est la documentation nécessaire ? Un programme d’action court, précis et réaliste, qui peut être basé sur celui proposé dans les exemples de manuels joints à ce guide

3.3 Bilan initial La mise en place d’un système de gestion de la sécurité commence obligatoirement par un « état des lieux ». Ce bilan initial est basé sur des questions que doit se poser le club sur son niveau de sécurité. La FFA a élaboré depuis plusieurs années un outil d’évaluation du niveau de prévention . Cet outil peut être utilisé pour réaliser le bilan initial requis.

3.3 Bilan initial La mise en œuvre de « Aérodiagnostic SGS », disponible sur le site de la FFA est certainement la façon la plus simple d’atteindre l’objectif de ce chapitre. Quelle est la documentation nécessaire ? Il suffit de faire référence à Aérodiagnostic SGS comme moyen utilisé. Le questionnaire de Aérodiagnostic peut être éventuellement reproduit sans les réponses du club.

3.4 Plan d’actions – Présentation des mesures Un plan d’actions doit être élaboré. C’est le document de référence du SGS . Il convient d’en présenter la trame dans le manuel, sans toutefois joindre le document renseigné, car ce document est évolutif, et la tenue à jour du manuel ne serait pas possible.

3.4 Plan d’actions – Présentation des mesures Une trame de plan d’actions est annexée au présent guide.

Quelle est la documentation nécessaire ? Il suffit de joindre la trame du plan d’actions telle que présentée au chapitre 6.

3.5 Mesure de performances et indicateurs Les performances doivent être mesurées, et des indicateurs doivent permettre d’identifier rapidement les axes de travail prioritaires. L’outil « Aérodiagnostic » assure automatiquement la mesure des performances, et des indicateurs de couleur sont générés par le système afin de marquer distinctement les zones critiques éventuelles.

3.5 Mesure de performances et indicateurs Il suffit d’écrire que mesures et indicateurs sont générés par Aérodiagnostic.

Quelle est la documentation nécessaire ? Il n’y a pas lieu dans ce cas de documenter ce point.

3.6 Recueil et exploitation des dysfonctionnements Le recueil et l’exploitation des dysfonctionnements sont les piliers d’un système SGS. Il est nécessaire de présenter les principes retenus pour assurer sa promotion et son fonctionnement, notamment :

- La sensibilisation de tous les acteurs - L’information de tous les adhérents - Les modalités pratiques (Document utilisé) - La possibilité d’anonymat et de confidentialité - La non-sanction des auteurs - L’organisation du suivi Traitement Analyse Mise en œuvre de mesures - La communication sur les suites données

3.6 Recueil et exploitation des dysfonctionnements La sensibilisation fera certainement l’objet de plusieurs rappels. Il convient de citer les actions principales telles que l’intégration dans le livret d’accueil s’il existe, et son commentaire lors de l’adhésion. Les rappels par les formateurs peuvent également être cités. Les actions de promotion par le correspondant prévention/sécurité avec possibilité d’accompagnement font partie également de la promotion. Les formulaires peuvent être élaborés par le club. L’anonymat et la confidentialité doivent être prévus afin d’obtenir un maximum d’adhésion

Quelle est la documentation nécessaire ? La présentation d’un formulaire propre au club invitant à la rédaction de faits constituant pour le rédacteur un dysfonctionnement, ou l’utilisation de la fiche de notification de dysfonctionnement proposée en annexe 6.

3.7 Association des structures statutaires La réussite du SGS passe par l’adhésion des élus. A cette fin, les mesures permettant d’informer les élus au moins lors de chaque réunion sur les analyses réalisées, ainsi que les dispositions arrêtées pour l’obtention de leur accord formel en cas d’engagement de dépenses doivent être présentées. Les bilans périodiques (au moins annuels) devront également faire l’objet d’une étude spécifique en réunion.

3.7 Association des structures statuaires La mise en place d’un thème SGS lors de chaque réunion de Conseil d’Administration peut être une bonne pratique qu’il conviendra de préciser. La présentation des analyses effectuées et du plan d’actions actualisé semble un moyen pratique d’information. L’approche financière des mesures nécessaire peut être définie au delà d’un certain coût. Quelle est la documentation nécessaire ? Si un document interne a été rédigé sur ce volet, il peut être présenté.

3.8 Promotion de la prévention et du système La promotion de la prévention des risques d’une façon générale, et la promotion de la démarche SGS sont indispensables. Elles peuvent être présentées suivant trois directions : L’information de tous les adhérents sur la démarche mise en œuvre L’information de tous les adhérents sur les actions de prévention définies et arrêtées L’information de tous les adhérents sur les indicateurs et les performances.

3.8 Promotion de la prévention et du système La mise à disposition de chacun du manuel SGS du club (sous forme numérique par exemple) semble une pratique très concrète pour le premier point. La communication interne via affichage, espace réservé aux membres sur le site du club… devrait permettre d’informer en temps réel chaque pilote La communication des indicateurs peut être faite lors de chaque bilan périodique (au moins annuellement).

4. Moyens retenus

4.1 Moyens humains liés au système fédéral Les moyens associés au fonctionnement du SGS sont essentiels et doivent être définis. Bien que présentés au travers des conventions il convient de rappeler les principaux :

- La commission sécurité de la FFA (interlocuteurs, outils mis à disposition et supports réalisés)

- Le CRA et son correspondant prévention/sécurité Attention : Les précisions proposées ci-après découlent souvent d’obligations liées au SGS, par exemple la veille réglementaire. Veillez, si vous ne les retenez pas, à proposer des mesures au moins équivalentes.

4.1 Moyens humains liés au système fédéral Il convient dans ce chapitre de réaliser une liste assez exhaustive des moyens, notamment pour la commission sécurité FFA : La mise à disposition de statistiques L’information sur des risques nouveaux dont elle pourrait avoir connaissance La mise à disposition de supports (affichettes, vidéos…) L’actualisation de Aérodiagnostic LA VEILLE REGLEMENTAIRE ASSUREE VIA LA CLE FI L’utilisation possible du REX Les actions possibles du correspondant prévention/sécurité notamment : Aide lors d’analyses de dysfonctionnement délicates Assistance lors de réunions de sensibilisation pour les adhérents Présentation d’outils et de supports nouveaux émanent de la FFA Présentation de dispositions réglementaires nouvelles en lien avec la prévention

Quelle est la documentation nécessaire ? Une liste de moyens doit permettre de traiter ce chapitre

4.2 Moyens humains de l’association Les moyens spécifiques de l’association devraient être en particulier : - La commission sécurité de l’ATO dont le rôle, les missions et les moyens sont définis dans le présent chapitre - Le correspondant prévention/sécurité du club dont le rôle, les missions et les moyens sont définis dans le présent chapitre

4.2 Moyens humains de l’association Ces moyens ont été élaborés afin d’apporter une réponse adaptée à une exigence réglementaire et la volonté d’efficacité d’une action forte de prévention. Il peut être important de les expliciter dans ce chapitre afin de marquer l’adéquation de ces moyens.

Quelle est la documentation nécessaire ? Les rôles, missions et moyens de la commission sécurité de l’ATO et du correspondant prévention font l’objet de deux documents présentés au chapitre 5. Ils peuvent être repris et adaptés.

4.3 Moyens techniques Le moyen technique de base proposé est Aérodiagnostic. C’est un outil conçu par la FFA pour l’évaluation du niveau de prévention, qui a la particularité, outre son efficacité en prévention, de répondre à nombre d’obligations réglementaires, notamment : - Il présente une liste de risques identifiés dans l’activité - Il permet une hiérarchisation des risques via les coefficients de pondération liés à chaque question - Il permet une identification des axes de travail prioritaires via le code couleur qu’il génère automatiquement - Il permet de réaliser un bilan initial - Il permet de réaliser des bilans périodiques (au moins annuellement) - Il permet de suivre l’évolution du niveau de prévention

4.3 Moyens techniques La reprise des points précités devrait permettre de montrer l’adéquation de ce moyen

Quelle est la documentation nécessaire ? Il est possible d’annexer la liste de questions de Aérodiagnostic (ou simplement de préciser qu’il est disponible sur le site FFA et qu’il fait l’objet d’une actualisation régulière).

5. Relation avec l’Autorité

5.1 Suivi de la démarche Le texte prévoit qu’un suivi de la démarche soit réalisé au sein du club. Il est nécessaire de préciser sur quelles bases il sera réalisé, et par qui.

5.1 Suivi de la démarche Le suivi interne devra être réalisé à partir d’une grille choisie par le club. Le contenu doit permettre à la personne chargée du suivi de s’assurer que les dispositions définies dans le Manuel SGS sont effectivement mises en œuvre. Le suivi de la démarche sera réalisé par une personne compétente dans ce domaine. Il est possible dans les clubs ne disposant pas de cette personne, que ce soit le dirigeant responsable qui assure cette fonction. Il est également possible de demander l’aide du correspondant prévention/sécurité du CRA. Quelle est la documentation nécessaire ? Une grille est proposée en annexe 6. Le club peut la personnaliser, et la joindre au Manuel SGS

5.2 Visites de l’Autorité Il convient de rappeler dans ce chapitre que l’autorité visitera les clubs, et qu’afin de préparer cette visite, l’ATO mettra à disposition de l’interlocuteur les éléments permettant de justifier de la mise en œuvre effective des actions définies dans le manuel.

6. Annexes

6.1 Fiche de notification de dysfonctionnement Nom du club Relation de dysfonctionnement N°

Important : Cette fiche permet de rapporter un dysfonctionnement afin qu’il soit analysé par la commission prévention/sécurité

du club. Il s’agit d’une action de prévention visant à éviter que ce type de dysfonctionnement se reproduise à l’identique, ou de

façon similaire.

Le rédacteur de cette fiche peut se présenter, ou garder l’anonymat. Dans tous les cas, le rédacteur de cette fiche ne pourra

pas se voir infliger de sanctions internes à l’association.

Résumé du dysfonctionnement :

Date(s) de survenance :

Présentation chronologique des faits ayant (d’après le rédacteur) contribué à la survenance de ce dysfonctionnement : (il ne

s’agit en aucun cas d’interprétation mais d’éléments observés ou connus dont la combinaison ou l’enchainement ont pu

contribuer au dysfonctionnement) :

Dangers et/ou risques survenus, ou potentiels qui, d’après le rédacteur sont en rapport avec le ou les dysfonctionnement(s)

rapporté(s) :

Suites immédiates données (avant la rédaction et la communication du présent document) :

Rédigé le : Adressé au correspondant

prévention le :

Coordonnées (facultatives)

du rédacteur

Reçu par le correspondant

le :

6.2 Grille de suivi interne

SUIVI INTERNE Rubrique

Niveau de satisfaction

Suites nécessaires

Mise en œuvre du SGS Existence d’une structure SGS

Existence d’un manuel SGS

Approbation de ce manuel

Existence d’une structure opérationnelle

Définition des responsabilités des acteurs

Principes de fonctionnement Adhésion à l’engagement FFA

Convention avec le CRA

Compatibilité avec les statuts vérifiée Conseil d’administration consulté

Engagement et politique Acte d’engagement du dirigeant responsable

Définition d’une politique de prévention

Evaluation et prise en compte des risques Evaluation régulière des risques

Evaluation du niveau de prévention Recueil et exploitation des dysfonctionnements Organisation du recueil des dysfonctionnements

Confidentialité

Actions de prévention Elaboration d’un plan d’actions

Mise en œuvre des actions

Actualisation du plan d’actions

Communication interne Communication sur le contenu du manuel

Communication sur le plan d’actions Actualisation Actualisation régulière du manuel

Archivage

Suivi Organisation du suivi interne

6.3 Grilles Aérodiagnostic S G S Ces grilles seront disponibles sur le site FFA dans l’espace dirigeant

6.4 Trame de plan d’actions

OBJECTIF ACTION Responsable DELAI RMK

Informer les membres

de…….

Rédiger une note……

Afficher cette note sur…….. Adresser un mail à………

Le Président 30/04

Garantir l’immobilisation des avions lors de….

Mettre à disposition des pilotes les équipements requis pour …..

Le correspondant

Avant fin mai

Remarques : Les indications proposées dans cette grille ne sont que des exemples permettant d’aider à la compréhension. RMK signifie Remarque

6.5 Engagement de la FFA

ENGAGEMENT DE LA FFA DANS UNE DEMARCHE GLOBALE DE SECURITE

La Fédération Française Aéronautique attache une attention majeure à la prévention des accidents et

incidents qui peuvent affecter les aéro-clubs et leurs pilotes.

Les aéro-clubs doivent définir et mettre en œuvre un système de gestion de la sécurité dans le cadre

de l’obtention de leur approbation ATO.

Considérant que la portée et l’efficacité de ces actions seraient largement accrues si elles

s’inscrivaient dans un système global, et afin d’améliorer au mieux la prévention, la FFA a décidé

d’organiser et structurer au niveau national le système de gestion de la sécurité.

De nombreuses actions sont déjà réalisées, et de nombreux moyens et outils sont actuellement

utilisés. Une stratégie générale va permettre d’utiliser les dispositions existantes en les complétant en

tant que de besoin afin d’obtenir un niveau de performances nettement supérieur à celui d’actions

dispersées.

Les principales orientations sont :

- La poursuite de l’engagement de la FFA à privilégier constamment l’amélioration de la

sécurité,

- L'accompagnement de l’engagement des Comités Régionaux Aéronautiques, via une

convention avec la FFA à aider les aéro-clubs à améliorer leur niveau de sécurité,

- L’engagement de chaque aéro-club, via une convention avec le CRA, à mettre en œuvre les

dispositions permettant de veiller constamment à leur niveau de sécurité.

- Les travaux de la Commission Sécurité de la FFA, à destination des aéro-clubs

- La veille réglementaire, assurée via la newsletter FFA

- Le développement des actions des correspondants Sécurité des Comités Régionaux

Aéronautique, en lien direct avec les aéro-clubs

- Le développement des actions de prévention au sein de chaque aéro-club autour d’un

correspondant spécifique.

- Des moyens complémentaires notamment des actions de formation des divers

correspondants et la mise à disposition d’outils d’analyse actualisés.

La Fédération Française Aéronautique, considérant que cette approche nouvelle est une avancée

majeure en prévention pour ses licenciés et associations affiliées et pour l’aviation légère en général,

a décidé de s’engager au plus haut niveau afin de poursuivre la réalisation des vols au meilleur niveau

de sécurité.

Jean Michel OZOUX

Président

6.6 Engagement du Comité Régional

ENGAGEMENT DU COMITE REGIONAL AERONAUTIQUE xxx

CONVENTION AVEC LES AERO-CLUBS

La Fédération Française Aéronautique a décidé de s’impliquer dans la mise en œuvre d’un système

de gestion de la sécurité au sein de chaque aéro-club.

Cet engagement nécessite l’aide de toutes les strates de la FFA, dont les CRA.

Dans ce cadre, le Comité Régional xxx s’engage à s’impliquer dans cette stratégie afin de

permettre l’amélioration constante du niveau de sécurité des vols réalisés au sein de chacun des

aéro-clubs régionaux.

A cette fin, le CRA apportera une aide aux clubs de sa région en :

Assurant la promotion de la prévention auprès de chacun des aéro-clubs de la région

Assurant la promotion de la prévention auprès de ses organismes de tutelle

Assurant un suivi des actions de prévention régionales lors de chacune de ses réunions

Disposant d’un correspondant de sécurité régional, dont la principale mission sera d’aider à

l’efficacité de la démarche auprès des clubs

Etablissant une convention avec chacun des aéro-clubs de la région

Informant régulièrement la FFA du déroulement de ces actions.

Fait à XXXXXXXX le

Le Président du Comité Régional Aéronautique

XXXXXXXXX

Le Président

6.7 Rôle Missions et Moyens du Correspondant Sécurité/Prévention

ROLE MISSIONS ET MOYENS DU CORRESPONDANT SECURITE - PREVENTION

Le Club xxxxx a décidé de créer la fonction de correspondant sécurité-prévention dans le cadre du

Système de Gestion de la Sécurité, qui fait partie intégrante de la structure ATO.

Rôle du correspondant : Le rôle du correspondant est spécifiquement un rôle d’animateur. Il doit donc contribuer de façon

continue à faciliter l’amélioration du niveau de prévention des accidents et incidents au sein de l’ATO, et

plus globalement au niveau de l’aéro-club.

Il devra rendre compte au moins mensuellement au président du déroulement de sa mission.

Missions du correspondant : Les missions du correspondant sont :

Contribuer à la mise en œuvre des actions retenues dans le plan de prévention élaboré sur la base

de Aérodiagnostic

Contribuer à l’actualisation constante des actions de prévention, notamment dans le cadre du

système global de sécurité

Susciter le retour d’informations de la part de tous les acteurs de l’ATO, cadres comme stagiaires,

et organiser leur analyse.

Contribuer à la promotion de la prévention, notamment par la diffusion des informations

pertinentes auprès des acteurs de l’ATO

Participer à l’analyse des dysfonctionnements au sein de la commission sécurité de l’ATO

Tenir à jour, et à disposition du bureau du club un état statistique et technique des accidents et

incidents survenus.

Toute mission spécifique que pourrait lui confier le président dans le cadre du SGS.

Moyens du correspondant : Le correspondant, pour l’exercice de ses missions, est directement rattaché au président

Il devra informer le président au plus tôt s’il estime ne pas disposer des moyens lui permettant

d’assurer ses missions

Il est destinataire de toutes les informations qui ont trait à la prévention

Il est destinataire via le HT des éléments de veille réglementaire obtenus par la clé FI.

Il peut demander tous les éléments lui permettant d’avoir la meilleure connaissance des actions en

cours ou passées au sein de l’ATO. En cas de difficultés, le président aidera à l’obtention de ces

informations.

Le correspondant est l’interlocuteur privilégié du HT pour les questions de prévention. Il doit être

informé par le HT de toute mise à jour du Manuel d’Opérations pouvant avoir un lien avec la sécurité.

Le correspondant est l’interlocuteur privilégié du correspondant sécurité du Comité Régional

Aéronautique, avec qui il est en lien direct.

Le correspondant est associé à l’élaboration et à l’actualisation du plan de prévention.

Le correspondant dispose des accès aux informations spécifiques, notamment aux espaces dédiés à

la prévention dans le domaine aéronautique.

Le correspondant prévention ne dispose d’aucun moyen coercitif, qui serait incompatible avec

sa mission d’animateur.

6.8 Acte d’engagement du Dirigeant Responsable

SYSTEME DE GESTION DE LA SECURITE

ENGAGEMENT DU PRESIDENT DU CLUB XXXXXXXX

Le Club XXXXXXXXXXX attache la plus haute importance à la prévention des accidents

et des incidents liés à la pratique du pilotage.

Dans le cadre de l’obtention de l’approbation ATO, le Club XXXX met en place un Système de

Gestion de la Sécurité.

Pour en faciliter la réussite, le Président du Club XXXXX s’engage à promouvoir la prévention

en douze étapes en :

Adhérant à la convention proposée par le Comité Régional Aéronautique XXX

Validant et diffusant le présent engagement

Affectant un membre compétent de l’aéro-club à la mission de promotion de la

prévention

Définissant par écrit les missions de cette personne et les moyens mis à sa disposition

Mettant en place une commission de prévention interne au Club XXXX

Définissant par écrit le rôle, le mode de fonctionnement et les moyens de cette

commission, notamment l’identification et l’analyse des dysfonctionnements

Mettant en œuvre Aérodiagnostic

Elaborant un plan de prévention sur la base des écarts identifiés, notamment grâce à

Aérodiagnostic

Mettant en œuvre les actions hiérarchisées de ce plan de prévention

En réalisant un suivi de ces actions, dont un état sera fait au moins lors de chaque

réunion du Conseil d’Administration

Collaborant régulièrement avec le correspondant prévention/sécurité du CRA

Collaborant avec la commission sécurité de la FFA, notamment par l’utilisation du

REX

Fait à XXXXXX le 08 Avril 2013

Le Président

XXXXXXXXXX

Documents

MANUEL D’OPERATIONS · 2018-01-24 · III. TRAME DE ASE DU MANUEL D’OPERATIONS a. Manuel d’Organisation du Management 1- ormulaire de candidature pour l’agrément ATO 2- Statuts