MANUEL DE PROCÉDURESMANUEL DE PROCÉDURES

en application de la norme* de l’IEC relative à l’application de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme

* Règlement ayant la valeur d’une norme

Références du cabinet

Dénomination et, le cas échéant, forme juridique :

Adresse du siège social :

Sièges d’exploitation :

Numéro d’agrégation :

1. TABLE DES MATIÈRES

1. TABLE DES MATIÈRES-------------------------------------------------------------------------------------- 2

2. AVANT-PROPOS--------------------------------------------------------------------------------------------- 5

3. INTRODUCTION GÉNÉRALE------------------------------------------------------------------------------6

4. DÉSIGNATION D’UN RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA LOI DANS NOTRE CABINET------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

5. POLITIQUE D’ACCEPTATION DES CLIENTS-----------------------------------------------------------9

5.1. Facteurs généraux d’acceptation des clients-------------------------------------------------------------------9

5.2. Facteurs d’acceptation dans le cadre de la LAB--------------------------------------------------------------10

5.3. Sources potentielles d’information-------------------------------------------------------------------------------10

5.4. Modalités--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------115.4.1. Niveau hiérarchique d’acceptation----------------------------------------------------------------115.4.2. Formulaires----------------------------------------------------------------------------------------------115.4.3. Procédures pratiques au sein de notre cabinet-------------------------------------------------11

5.5. Quand, quoi et comment ?-------------------------------------------------------------------------------------------115.5.1. Quand ?---------------------------------------------------------------------------------------------------125.5.2. Quoi et comment ?-------------------------------------------------------------------------------------125.5.3. Recours à un tiers introducteur---------------------------------------------------------------------13

5.6. Exonérations de l’obligation d’identification-----------------------------------------------------------------13

5.7. Vigilance renforcée------------------------------------------------------------------------------------------------------14

5.8. Vigilance constante------------------------------------------------------------------------------------------------------14

5.9. Conservation des documents---------------------------------------------------------------------------------------14

6. PROCÉDURE À SUIVRE LORS DE LA DÉTECTION D’UNE OPÉRATION ATYPIQUE----------16

6.1. Contexte---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------16

6.2. Critères susceptibles d’indiquer l’existence d’une opération atypique----------------------------16

6.3. Procédure à suivre lorsqu’un des critères ci-dessus est détecté -------------------------------------17

7. L’OBLIGATION DE DÉCLARATION---------------------------------------------------------------------19

2

7.1. Obligation de déclaration à la CTIF : principe et exception---------------------------------------------197.1.1. Principe---------------------------------------------------------------------------------------------------197.1.2. Exception-------------------------------------------------------------------------------------------------20

7.2. Cas spécifiques------------------------------------------------------------------------------------------------------------217.2.1. Déclaration éventuelle suite aux problèmes lors de l’exécution du devoir

de vigilance en vertu des articles 7, § 4, et 8, § 4, de la loi-----------------------------------217.2.2. Pays et territoires présentant des risques pour l’intégrité du système financier

international suite aux manquements d’engagement de ces pays dans le lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme – article 27 de la LAB--------------------------------------------------------------------------------------------------21

7.2.3. Soupçons de blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave, organisée ou non, en vertu de l’article 28 de la LAB-------------------------------------------22

7.3. Qui, comment, conséquences ?------------------------------------------------------------------------------------237.3.1. Personne responsable des communications à la CTIF-----------------------------------------237.3.2. Forme de la déclaration-------------------------------------------------------------------------------237.3.3. Caractère confidentiel de la déclaration : interdiction – tipping off-----------------------237.3.4. Continuation de la mission et maintien de la relation avec le client après une

déclaration à la CTIF-----------------------------------------------------------------------------------257.3.5. Immunité-------------------------------------------------------------------------------------------------25

8. APPROCHE FONDÉE SUR LES RISQUES---------------------------------------------------------------26

8.1. Principes généraux------------------------------------------------------------------------------------------------------26

8.2. Exemples de facteurs de risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------278.2.1. Risque pays / risque géographique----------------------------------------------------------------278.2.2. Risque lié au client-------------------------------------------------------------------------------------278.2.3. Risque lié à la prestation de services--------------------------------------------------------------288.2.4. Circonstances pouvant augmenter ou diminuer le risque-----------------------------------28

8.3. Aperçu schématique des mesures complémentaires------------------------------------------------------29

9. SÉLECTION ET AFFECTATION DU PERSONNEL-----------------------------------------------------30

10. PROCÉDURES EN MATIÈRE DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION DU PERSONNEL--31

10.1. Introduction--------------------------------------------------------------------------------------------------------------31

10.2. Contenu de la formation--------------------------------------------------------------------------------------------31

10.3. Forme et fréquence---------------------------------------------------------------------------------------------------31

10.4. Documentation/information--------------------------------------------------------------------------------------32

11. FORMULAIRES ET SCHÉMAS---------------------------------------------------------------------------33

11.1. Formulaires d’identification---------------------------------------------------------------------------------------3411.1.1. Formulaire d’identification et vérification (all in one)---------------------------------------34

3

11.1.2. Formulaire d’identification de la personne physique – client-----------------------------3811.1.3. Formulaire d’identification de la personne physique – mandataire---------------------4011.1.4. Formulaire d’identification de la personne morale – client-------------------------------4211.1.5. Formulaire d’identification de la personne morale – mandataire-----------------------4411.1.6. Formulaire de déclaration du (des) bénéficiaire(s) effectif(s)-----------------------------46

11.2. Formulaire risque------------------------------------------------------------------------------------------------------50

11.3. Formulaire « rapport interne »----------------------------------------------------------------------------------51

11.4. Schémas-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5211.4.1. Schéma d’identification de la personne physique = client/mandataire----------------5211.4.2. Schéma d’identification de l’objet et de la nature de la relation d’affaires------------5211.4.3. Schéma d’identification de la personne morale / structure juridique------------------5311.4.4. Schéma d’identification du (des) bénéficiaire(s) effectif(s)--------------------------------54

12. INDICATEURS – A.R. DU 3 JUIN 2007 ---------------------------------------------------------------55

13. MODÈLE DE DÉCLARATION À LA CTIF----------------------------------------------------------------57

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2. AVANT-PROPOS

Le présent document est destiné à aider les cabinets des professionnels1 dans l’élaboration et la mise en œuvre des procédures de contrôle interne imposées, d’une part, par l’article 16 de la loi antiblanchiment du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (ci-après LAB), telle que modifiée par la loi du 18 janvier 2010, et, d‘autre part, par la norme approuvée par le Conseil le 10 janvier et le 7 février 2011.

Cet exemple de manuel de procédures en vue d’élaborer des procédures de contrôle interne n’a pas de caractère obligatoire ou normatif. Il appartient aux cabinets de s’en inspirer et, le cas échéant, de l’adapter à leurs besoins, en fonction des procédures et mesures de contrôle interne existantes ou de celles dont l’application est envisagée. S’il peut être utilisé de manière isolée, nous recommandons toutefois de l’intégrer (le cas échéant) dans les documents relatifs aux procédures existantes et/ou dans la revue « qualité ».

Ce document ne remplace pas la norme ou la circulaire. Il vise à aider les professionnels et leurs collaborateurs à mieux comprendre et mettre en œuvre la norme antiblanchiment d’une façon adaptée à la propre structure et à la taille du cabinet. Il s’en déduit que des adaptations, omissions et compléments sont envisageables en fonction de la taille, de l’activité du cabinet et de la nature de la clientèle.

En toutes circonstances, les cabinets devront prendre en considération :

le règlement de déontologie de la profession ; la réglementation antiblanchiment (loi du 11 janvier 1993, telle qu’applicable au 1er janvier 2012,

dénommée ci-après LAB ; le règlement (= norme) ; la circulaire en matière de prévention de blanchiment ; le manuel « Organisation des cabinets et procédures ».

Pour le surplus, la consultation du site de la CTIF est recommandée. Vous trouverez notamment sur la page de garde, régime belge, « Déclarants », la ligne directrice destinée aux organismes et personnes visées aux articles 2, § 1, 3 et 4 de la loi du 11 janvier 1993, décembre 2013 – Transmission d’informations à la Cellule de traitement des informations financières, laquelle reprend, aux chapitres 1 et 2, une description du champ d’application rationae materiae de la loi – en ce compris les personnes habilitées à procéder à une déclaration auprès de la CTIF (point 3.2) – ainsi qu’une explication de ce qu’il convient d’entendre dans ce contexte spécifique par « blanchiment de capitaux » et « financement du terrorisme ».

1 Sont visées, les personnes mentionnées dans l’article 3, 3° et 4°, de la loi antiblanchiment, à savoir :a) les personnes physiques ou entités qui exercent des activités en Belgique et qui sont enregistrées en

qualité de réviseur d’entreprises au registre public tenu par l’IRE ;b) les personnes physiques ou morales inscrites sur la sous-liste des experts-comptables externes et sur la

sous-liste des conseils fiscaux externes de l’IEC ;c) les personnes physiques ou morales inscrites au tableau des comptables agréés et au tableau des

comptables-fiscalistes agréés de l’IPCF.

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3. INTRODUCTION GÉNÉRALE

Le présent manuel a été élaboré en application de la norme antiblanchiment approuvée par le Conseil de l’IEC le 10 janvier et le 7 février 2011. Ce manuel est d’application au sein de notre cabinet depuis le … 2012.

Il a pour vocation de préciser les procédures à appliquer au sein du cabinet en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, en ce compris les documents de travail dont l’utilisation est requise.

Ces procédures doivent s’intégrer dans les contrôles ordinaires de l’ensemble des dossiers et missions, en sorte, d’une part, de respecter les obligations imposées aux professionnels par la LAB et, d’autre part, de justifier, par la formalisation des devoirs de vigilance effectués, du respect des obligations en matière de vigilance et plus généralement de l’ensemble des obligations légales et normatives.

Chaque professionnel, tel que défini à l’article 1, 5°, de la norme, doit s’impliquer au sein de notre cabinet, dans le respect et dans la mise en œuvre, tant de la norme que de ce manuel de procédures, de façon à limiter au maximum, d’une part, le risque d’une utilisation abusive du cabinet à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et, d’autre part, le risque de mise en cause de notre responsabilité disciplinaire ou pénale, dans l’hypothèse où une telle opération surviendrait chez un de nos clients.

Afin d’éviter de manière la plus générale possible qu’une relation d’affaires puisse être nouée avec des personnes douteuses, au sens de la législation concernée, les précautions et la vigilance requises seront prises dans la politique d’acceptation des clients et des missions. Il s’en déduit que la déclaration d’un soupçon à la Cellule de traitement d’information financière (CTIF) devrait ainsi, en principe, s’avérer exceptionnelle.

Complémentairement au présent manuel, il est utile de consulter régulièrement la norme ainsi que la circulaire de l’IEC.

S’il éprouve des questionnements par rapport à une opération, un client, ou plus généralement dans le cadre de l’application de la loi ou d’un soupçon de blanchiment, le collaborateur contactera :

d’abord le professionnel externe, qui possède la compétence de signature dans le cadre du client ou de la mission concernée (le professionnel, responsable du dossier) ;

si le professionnel, titulaire de la signature, n’est pas disponible :

o d’abord, le responsable pour l’application de la loi dans notre cabinet (pour les cabinets où un tel responsable a été désigné),

o un autre professionnel de notre cabinet, en l’occurrence, M. ou Mme …,

en sorte que, le cas échéant, un rapport interne puisse être établi par le professionnel (voyez la procédure à suivre lors de la détection d’une opération atypique au point 6.2 de ce manuel), tel que l’article 14 de la LAB le prévoit.

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4. DÉSIGNATION D’UN RESPONSABLE DE L’APPLICATION DE LA LOI DANS NOTRE CABINET

Norme : chaque cabinet d’un professionnel, qui compte au moins dix professionnels, au sens de l’article 1, 5°, de la norme, désigne un ou plusieurs responsables de l’application de la loi. Ce dernier a, entre autres, pour mission la mise en place et le suivi des procédures internes de contrôle. Dans l’hypothèse où, en accord avec les termes de la norme, aucun responsable de l’application de la loi n’a été désigné au sein du cabinet, c’est le professionnel, responsable du dossier, qui assume cette fonction.

Au sein de notre cabinet, le responsable de l’application de la loi est :Nom : Prénom :

Adresse :

Tél. : GSM : Autre :

E-mail :

Désigné par ……

le ../../2…

Optionnel : s’il n’est pas disponible, la personne suivante peut être contactée :

Nom : Prénom :

Adresse :

Tél. : GSM : Autre :

E-mail :

Désigné par ……

le ../../2…

Au sein du cabinet, son rôle est de veiller à l’application de la norme et du présent manuel de procédures de contrôle interne. C’est la personne en charge des déclarations de soupçon à la CTIF à laquelle il convient de s’adresser.

Il s’agit également de la personne de contact pour le suivi des demandes de renseignements complémentaires émanant de la CTIF ainsi que pour les contacts avec l’IEC. Il veille à la formation et à l’information adéquate des collaborateurs et représentants, indépendants ou non, au sein du cabinet.

Pour les autres missions, veuillez consulter le point 6.3 de la circulaire de l’IEC.

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[Texte alternatif pour les cabinets où aucun responsable de l’application de la loi n’a été désigné]

Norme : chaque cabinet d’un professionnel, qui compte au moins dix professionnels, au sens de l’article 1, 5°, de la norme, désigne un ou plusieurs responsables de l’application de la loi. Ce dernier a, entre autres, pour mission la mise en place et le suivi des procédures internes de contrôle. Dans l’hypothèse où, en corrélation avec les termes de la norme, aucun responsable de l’application de la loi n’a été désigné au sein du cabinet, c’est le professionnel, responsable du dossier, qui assume cette fonction.

La limite des 10 professionnels, au sens de l’article 1, 5°, de la norme n’étant pas atteinte, aucun responsable de l’application de la loi n’a été désigné au sein du cabinet

Les professionnels suivants, soumis à l’application de la loi préventive antiblanchiment, exercent actuellement leur activité au sein de notre cabinet :

Nom : Prénom :

Adresse :

Tél. : GSM : Autre :

E-mail :

Nom : Prénom :

Adresse :

Tél. : GSM : Autre :

E-mail :

(Moins de 10 professionnels)

Le rôle de ces professionnels est de veiller au sein de notre cabinet à l’application de la norme et du présent manuel de procédures internes de contrôle.

Pour chaque client, au moins un des professionnels prénommés a été désigné.

Dans l’hypothèse où une déclaration de soupçon doit être effectuée auprès de la CTIF, la charge en incombe au professionnel désigné pour ce client, auquel il convient de s’adresser au sein du cabinet.

Chacun, parmi ces professionnels, est également la personne de contact pour le suivi des demandes de renseignements complémentaires émanant de la CTIF ainsi que pour les contacts avec l’IEC pour les clients pour lesquels il est désigné en qualité de responsable de l’application de la loi.

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5. POLITIQUE D’ACCEPTATION DES CLIENTS

5.1. Facteurs généraux d’acceptation des clients

Quoiqu’elle emporte des obligations spécifiques en matière d’identification et de vigilance notamment, la politique d’acceptation des clients découlant des dispositions de la LAB fait partie intégrante des règles et critères généraux qui, notamment dans une optique « qualité », prévalent et sont de stricte application au sein du cabinet.

Les « dispositions antiblanchiment » complètent les règles « générales » sur certains points particuliers, en générant des obligations et des procédures spécifiques.

Il s’en déduit qu’avant d’examiner l’aspect spécifique « lutte contre le blanchiment », les critères suivants [à mentionner par chaque cabinet] devront être pris en considération :

Secteur d'activité (le cabinet peut indiquer ici les secteurs d’activité pour lesquels des prestations ne sont pas proposées)o par ex., notre cabinet n’accepte pas des clients actifs dans les secteurs suivants : ….

Solvabilité ou risque de discontinuité

Localisation géographique du cliento par ex., notre cabinet n’accepte que des clients établis dans un rayon de 30 km

Respect des règles en matière d'indépendanceo par ex. : risques de conflits d’intérêts

Niveau suffisant des honoraires o par ex., le client propose un niveau d’honoraires qui n’autorise pas le traitement du dossier

avec toute la diligence requise

Importance que représente le client dans l’ensemble de la clientèle du cabinet (indépendance financière du cabinet)

Autres informations relatives à la potentielle prestation de serviceso par ex., raisons pour lesquelles le client souhaite nouer une relation avec le cabinet et

motivation de renom avec le professionnel précédent

Etc.

Lorsque ces critères ne sont pas rencontrés, la décision d'accepter le client doit être prise à un niveau hiérarchique élevé du cabinet.

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5.2. Facteurs d’acceptation dans le cadre de la LAB

Dans ce contexte, il sera tenu compte des facteurs suivants pour l’acceptation des clients au sein du cabinet :

Identité, la « réputation en affaires » et l’intégrité du client, ses principaux administrateurs et le(s) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) du client :o par ex., l’interprétation « agressive » des normes comptables et de l’environnement de

contrôle interne dans le cadre des missions légales,o le profil public du client potentiel fait naître des doutes sur son intégrité,o l’environnement opérationnel et de contrôle n’est pas adapté aux caractéristiques de l’entité ;

Indications du fait que le client lui-même, ou en raison de la nature de ses activités, pourrait être concerné par le blanchiment de capitaux ou une autre activité criminelle (voyez les points 7.1 et 8) ;

Indications du fait que par son attitude ou le défaut ou la délivrance d’informations incomplètes, le client complique l’exécution correcte de la mission, d’une telle façon qu’il en résulte un doute sur son intégrité ;

Situation financière et ressources financières pour payer les honoraires :o le client propose de payer des honoraires anormalement élevés et/ou des honoraires

importants en liquide ;

Risque de fraude élevé ou non au sens de la LAB (voir « approche fondée sur les risques ») ;

Relations actuelles ou passées avec d’autres professionnels (dans le cadre d’anciens contrats ou de contrats toujours en cours) et toute information spécifique susceptible de nourrir l’éventualité d’un risque de blanchiment.

5.3. Sources potentielles d’information

Voici quelques sources possibles d’information, utiles dans le cadre de l’appréciation de l’acceptabilité des clients :

professionnels/conseillers antérieurs… ; bases de données et entreprises délivrant des informations (Companyweb, Dun et Bradstreet,

Graydon, Infobase, Vadis...) ; rapports d’agences de notation ; ministères, autorités de tutelle et organisations de commerce ; contacts d’affaires et clientèle existante dans des entreprises similaires ; information publique (rapports annuels ou intermédiaires, circulaires informatives et liste des

sanctions) ; sanctions contre des pays ou personnes (Sources : EU/OCDE) ; commentaires ou services de presse et autres informations consultables sur Internet.

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5.4. Modalités

5.4.1. Niveau hiérarchique d’acceptation

L’acceptation d’un client ou d’une mission ressortit dans notre cabinet à la responsabilité de M. ou Mme … (ou du responsable du dossier), au terme de l’analyse des caractéristiques du client (potentiel) et de la mission, ce plus particulièrement en fonction du risque de blanchiment de capitaux.

5.4.2. Formulaires

Dans le cadre de l’acceptation des clients et des missions, les documents suivants, disponibles en annexe, seront utilisés :

‒ arbres de décision‒ schémas d’identification‒ formulaires d’identification ‒ formulaire de détermination du risque

Le formulaire d’identification et le formulaire de détermination du risque, selon les modèles utilisés au sein du cabinet, doivent être remplis avec attention, et ce, en principe, préalablement à toute acceptation (voyez le point 5.5.1 pour les éventuelles exceptions). Ces formulaires doivent être régulièrement actualisés (voyez le point 5.6.2).

5.4.3. Procédures pratiques au sein de notre cabinet

‒ Rassemblement des documents d’identification (voyez formulaire et schémas) ;‒ Prise de copie de ces documents ;‒ Analyse de ces documents afin d’obtenir l’assurance raisonnable qu’il s’agit, en l’occurrence, de

documents pertinents et fiables et en aucune façon de faux documents ;‒ Ces documents et les annexes (carte d’identité, passeport…) doivent être conservés durant au

moins cinq ans, à compter de la fin de la relation d’affaires avec le client2.

Il convient de ne pas perdre de vue que la déclaration d’identification des bénéficiaires effectifs doit être remplie et signée par le client (voyez les formulaires et schémas). Dans le cadre de l’identification des bénéficiaires effectifs, il est utile de consulter le chapitre 5 de la norme et le point 4.3.1.2 de la circulaire de l’IEC.

5.5. Quand, quoi et comment ?

Les devoirs de vigilance de la LAB doivent être accomplis avant l’acceptation du client et de la mission (voyez la circulaire de l’IEC).

Il s’en déduit que les responsables du dossier devront appliquer les différentes étapes suivantes dans le cadre plus général des procédures d’acceptation et de suivi du client et de la mission.

2 Des informations détaillées relatives aux procédures de conservation peuvent être consultées au point 6.4 de la circulaire relative aux obligations en matière d’identification et d’organisation du cabinet édictées par la norme de l’IEC.

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5.5.1. Quand ?

En principe, les devoirs de vigilance doivent être effectués AVANT le début de la mission.

Il convient que le cabinet détermine si une exception pourra être appliquée et, dans l’affirmative, selon quels critères précis (voyez l’article 3 de la norme et le point 4.2.3 de la circulaire). [À remplir par chaque cabinet]

Lorsque l’évaluation du client conclut à un risque faible de blanchiment et sous certaines conditions énumérées dans la circulaire de l’IEC, le moment de l’exécution des devoirs de vigilance peut être différé. Dans ces situations, les devoirs de vigilance doivent être accomplis le plus rapidement possible après le premier contact (voyez l’article 3 de la norme et le point 4.2.3 de la circulaire de l’IEC).

5.5.2. Quoi et comment ?

L’exécution du devoir de vigilance3 emporte au moins et en tout cas les étapes suivantes (en remplissant d’une façon complète les formulaires et documents requis, ce sur la base de documents ou informations provenant de sources fiables et indépendantes) :

‒ identification du client et vérification de son identité ;‒ identification du mandataire du client (signataire de la lettre de mission) ;‒ le cas échéant, identification de la (ou les) personne(s) physique(s), propriétaire(s) ultime(s) (en

d’autres mots : personne qui possède plus de 25 % des droits de vote/actions ou qui exerce le contrôle sur plus de 25 % des biens du client, et/ou personne pour le compte de laquelle une mission est effectuée (bénéficiaire effectif)4), et vérification en appliquant des mesures adéquates dans le cadre d’une approche fondée sur les risques ;

‒ l’objet de la relation d’affaires, à la lumière des activités du client, en ce inclus une description des modalités de gestion de son entreprise. Dans ce cadre, on consultera utilement l’offre de service ou le projet de lettre de mission ;

‒ déterminer le profil de risque pour chaque client (voir le chapitre 8 de ce manuel).

Si chacune des mesures de vigilance reprises ci-dessus doit être exécutée, les responsables du dossier (si désignés) peuvent en déterminer l’intensité sur la base d’une approche fondée sur les risques, ce en fonction du type de client, du secteur, de la nature de la transaction, des juridictions concernées, de la relation d’affaires.

Les responsables du dossier doivent être en mesure de démontrer que les mesures prises sont en corrélation avec le risque ainsi déterminé. En d’autres mots, un jugement raisonnable est attendu de leur part. En cas de doute, en référer avec le responsable de l’application de la loi, si le cabinet en a désigné un.

3 Mesures de « client due diligence » (CDD).4 Voyez également le point 6.4 de la circulaire relative aux obligations en matière d’identification et

d’organisation du cabinet dans le cadre de l’application de la norme de l’IEC.

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5.5.3. Recours à un tiers introducteur

Si le cabinet et/ou le responsable du dossier le souhaite, il est permis de recourir à la procédure de tiers introducteur pour faire exécuter les devoirs de vigilance, étant entendu que le cabinet conserve la pleine responsabilité de leur exécution.

[À remplir par chaque cabinet]

Sous ces conditions, possibilité est offerte au responsable du dossier de considérer que les devoirs de vigilance à prendre pour un client potentiel peuvent l’être sur la base des données collectées par un tiers introducteur (p.ex., banque, avocat ou un autre professionnel), sous réserve que ce dernier puisse établir avoir effectué les contrôles nécessaires et dispose de la documentation requise (voir le chapitre 4.7 de la circulaire).

5.6. Exonérations de l’obligation d’identification

La LAB prévoit différentes hypothèses d’exonérations à l’obligation d’identification en raison du profil personnel du client ou du (ou des) bénéficiaire(s) effectif(s) du client : a) le client ou le bénéficiaire effectif est un établissement de crédit ou un établissement financier

établi en Belgique ou dans un autre pays de l’Espace économique européen (EEE) ou un établissement équivalent établi dans un pays tiers désigné par le Roi5 ;

b) le client ou le bénéficiaire effectif est une société cotée dont les valeurs sont admises à la négociation sur un marché réglementé dans un pays de l’Espace économique européen ou une société cotée en bourse dans un pays tiers désigné par le Roi5 ;

c) le client ou le bénéficiaire effectif est une autorité publique belge ou un organisme public belge (autorités fédérales, communautaires, régionales, provinciales, communales ; ordres et instituts professionnels, comme l’IEC, l’IRE et l’IPCF) ou des entreprises publiques, comme la Poste, Belgacom, BATC, BIAC ou la SNCB) ;

d) le client ou le bénéficiaire effectif est une autorité ou un organisme public européen repris dans une liste établie par le Roi.6

Cette exonération d’identification concerne le client même, mais également son (ses) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s).

Il est recommandé au professionnel d’établir par écrit sur quel(s) document(s) repose, en l’espèce, sa décision d’appliquer l’exonération d’identification et de conserver ce document.

5 Les pays suivants sont repris dans l’arrêté royal du 19 juillet 2013 ( M.B. , du 25 juillet 2013)  : l'Australie, le Brésil, le Canada, Hong Kong, l'Inde, le Japon, la Corée du Sud, le Mexique, Singapour, la Suisse, l'Afrique du Sud et les États-Unis. 6 Les autorités ou organismes publics européens suivants sont reprises dans l’arrêté royal du 19 juillet 2013 ( M.B. , 25   juillet   2013)  : le Parlement européen ; le Conseil de l'Union européenne ; la Commission européenne ; la Cour de justice de l'Union européenne ; la Cour des Comptes européenne ; le Comité économique et social européen ; le Comité des régions ; la Banque européenne d'investissement ; le Fonds européen d'investissement ; la Banque centrale européenne ; le Médiateur européen ; le Contrôleur européen de la protection des données ; l'Autorité bancaire européenne ; l'Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles ; l'Autorité européenne des valeurs mobilières ; le Comité européen du risque systémique ; le Système européen de surveillance financière ; l'Office des publications de l'Union européenne ; l'Office européen de sélection du personnel ; l'École européenne d'administration ; le Service européen pour l'action extérieure.

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En tout état de cause, le professionnel ne pourra recourir à cette exonération d’identification si les circonstances font naître un soupçon de blanchiment de capitaux, au moment de la conclusion de la relation d’affaires ou ultérieurement. Si tel est le cas, l’identification doit être effectuée selon la procédure habituelle, conformément à ce que prévoit la circulaire. Si le cabinet compte un responsable de l’application de la loi en son sein, il doit en être informé par le professionnel au moyen d’un rapport écrit.

5.7. Vigilance renforcée

Dans les circonstances suivantes, en application de la LAB, une vigilance renforcée doit être exercée au sein du cabinet :

le client (personne physique) n’est pas physiquement présent lors de l’identification ; il apparaît que le client réside à l’étranger et pourrait être une « personne politiquement

exposée ».

En ce qui concerne ce qu’il convient d’entendre par « personne politiquement exposée » (qui réside à l’étranger), nous renvoyons au point 4.5.2 de la circulaire.

Il peut s’agir du client lui-même ou son(ses) bénéficiaire(s) effectif(s). Il s’en déduit qu’une vigilance renforcée devra, au sein du cabinet, être appliquée pour un client personne morale ou de toute autre construction juridique dont le bénéficiaire effectif pourrait être une personne politiquement exposée, comme cela pourrait être le cas pour les sociétés patrimoniales, les trusts ou les entreprises familiales qui appartiennent directement ou indirectement à une personne politiquement exposée.

De telles situations sont de nature à accroître le risque de blanchiment de capitaux, lequel nécessite la mise en œuvre de mesures complémentaires, comme mentionné au point 8.3 de ce manuel.

5.8. Vigilance constante Le professionnel doit exercer une vigilance constante sur la relation d’affaires pour établir que les missions exercées correspondent avec la connaissance KYC (Know your customer) qu’il a du client, de son profil d’affaires et de risque et, si nécessaire, de l’origine des fonds.

En fonction du profil de risque, les documents, données ou informations doivent faire l’objet d’une actualisation régulière. Par exemple : 3 ans pour les clients avec un niveau de risque faible et un an pour les clients avec un niveau de risque élevé (la fréquence du cycle doit, en l’espèce, être mentionnée par chaque cabinet).

5.9. Conservation des documents

Le responsable du dossier s’assure que les documents rassemblés dans le cadre de l’obligation de vigilance et les données collectées sont conservés pendant cinq ans au moins, à calculer à partir du terme de la relation d’affaires avec le client7.

De plus, les documents suivants devront également être conservés pendant au moins cinq ans :

7 Voyez également le point 6.4 de la circulaire relative aux obligations en matière d’identification et d’organisation du cabinet en application de la norme antiblanchiment de l’IEC.

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le rapport interne et ses annexes établis dans le cadre de la détection d’opérations atypiques, l’analyse corrélative effectuée et la décision finale sur le plan de la communication d’une déclaration à la CTIF ;

le rapport annuel établi par le responsable de l’application de la loi (dans l’hypothèse où le cabinet en a désigné un).

Les pièces probantes, les données d’identification et les rapports seront conservés de la façon suivante : par ex., copies scannées ou sauvegardées dans le dossier électronique du client ou copies/imprimés dans un dossier papier distinct par client. [Chaque cabinet doit expliciter ici ses modalités de conservation (où et comment) des pièces].

Si le cabinet dispose d’un accès à des bases de données permettant de contrôler, à l’aide de références (p. ex., le numéro d’entreprise), tout ou partie des données d’identification, la procédure de conservation peut être remplacée par une procédure de conservation des références qui doivent être conservées pour chaque client au lieu d’une copie des pièces.

[À remplir par chaque cabinet : l’identification des personnes morales peut être réalisée par la mention d’un lien adéquat dans le dossier client-personne morale dans les bases de données, comme Companyweb, Graydon...].

L’attention du collaborateur est attirée sur le fait que recourir aux références des pièces ne dispense pas d’effectuer leur examen.

15

6. PROCÉDURE À SUIVRE LORS DE LA DÉTECTION D’UNE OPÉRATION ATYPIQUE

6.1. Contexte

La présente procédure applique l’article 10 de la norme antiblanchiment.

L’article 14, § 1er, de la LAB requiert d’examiner, avec une attention particulière, toute opération ou tout fait considéré comme particulièrement susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, et ce :

en raison de sa nature ou de son caractère inhabituel par rapport aux activités du client ; en raison des circonstances qui l'entourent ; de par la qualité des personnes impliquées.

Un rapport écrit de l'examen ainsi réalisé doit être rédigé8.

6.2. Critères susceptibles d’indiquer l’existence d’une opération atypique

Les critères ou signaux d’alerte qui conduisent à devoir examiner si une opération ou un fait est particulièrement susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme sont notamment les suivants [ces exemples pourront éventuellement être complétés par chaque cabinet] :

apports en nature (origine de l’apport) ; apports en comptes courants, transferts entre comptes courants ; cessions d’immobilisations (plus particulièrement, les immeubles et participations) ; acquisitions d’immobilisations importantes ; reprises importantes ou apports en espèces ; ventes ou opérations inhabituelles par leur montant ou leur nature ; charges inhabituelles par leur montant ou leur nature (plus particulièrement : indemnisations

inhabituelles à des tiers, indemnités inhabituelles en compensation de dégâts…) ; opérations à très forte marge donnant lieu (ou non) au paiement de commissions ou

d’indemnisations ; versements d’indemnisations, commissions ou honoraires importants et inhabituels ; opérations inhabituelles avec des pays étrangers (dans la CEE ou hors CEE) ; octroi de garanties en couverture d’engagements de tiers à la société ; intégration de la note de la CTIF de janvier 2012

En présence d’un client à risque élevé, une attention particulière doit être spécialement portée aux opérations suivantes :

8 Voyez également le point 6.4 de la circulaire relative aux obligations en matière d’identification et d’organisation du cabinet en application de la norme antiblanchiment de l’IEC.

16

opérations bancaires importantes avec l’étranger qui ne correspondent pas à la connaissance des activités du client ;

comptes des clients, fournisseurs, bancaires ou autres comptes de tiers impayés ou sans mouvement pendant une longue période ;

…

6.3. Procédure à suivre lorsqu’un des critères ci-dessus est détecté

Si vous êtes confronté à l’une des situations énoncées au point 6.2, il est requis :

a) d’informer le responsable du dossier, de façon à ce qu’il puisse poursuivre la procédure ;

b) d’obtenir davantage d’informations sur :

la motivation de l’opération, et

l’origine des capitaux ou des biens concernés par l’opération ;

c) s’il résulte de cet examen que l’opération n’est pas particulièrement susceptible d’être liée au blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, il peut être utile d’établir un résumé du résultat de l’analyse complémentaire effectuée et de le classer dans le dossier permanent du client (voyez supra, conservation des documents) ;

d) s’il résulte de l’examen complémentaire que l’opération est particulièrement susceptible de constituer un blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme :

rédiger un « rapport interne9 » en utilisant le modèle ;

si un compliance officer 10 a été désigné :o transmettre le rapport interne au compliance officer,o ranger une copie de ce rapport dans le dossier permanent du client ;

si aucun compliance officer n’a été désigné : le responsable du dossier engagera des recherches complémentaires pour déterminer si l’on se trouve en présence d’une des situations suivantes :o il sait que le fait ou l’opération est lié au blanchiment de capitaux ou de financement du

terrorisme,o il soupçonne11 que le fait ou l’opération est lié au blanchiment de capitaux ou de

financement du terrorisme.

Ces recherches complémentaires visent par exemple à examiner la possibilité que les capitaux ou biens concernés proviennent d’une des infractions énumérées à l’article 5 de la loi antiblanchiment.

Le rapport interne sera complété avec la description des recherches complémentaires effectuées et les conclusions corrélatives. Il est recommandé que ce rapport soit signé par chacun des professionnels concernés par l’examen de l’opération.

9 Veuillez utiliser à cet effet le formulaire « Rapport interne d’examen d’une opération atypique », voyez le point 11.3 de ce manuel.

10 Responsable de l’application de la loi : voyez le point 4 de ce manuel.11 Par soupçon, est visé le fait qu’une des explications de l’opération est le blanchiment de capitaux ou le

financement du terrorisme.

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Le rapport interne ainsi que les documents annexes (documents relatifs à l’opération et aux recherches effectuées) sont rangés dans le dossier tenu par le professionnel.

Si les recherches concluent que :

le fait ou l’opération est lié au blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme,

ou qu’un soupçon existe que le fait ou l’opération soit lié au blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme,

il faut :

rédiger une déclaration de soupçon et la transmettre à la CTIF ;

classer une copie de la déclaration de soupçon dans le dossier tenu par le professionnel avec les rapports « antiblanchiment » (voyez supra, point 5.9).

Il importe également :

que toute personne au sein du cabinet susceptible d’avoir connaissance d’une déclaration de soupçon à la CTIF ne puisse pas en informer le client ni toute autre personne (voir le point 7.3.3 de ce manuel). Toutes les questions y relatives devront toujours être renvoyées au responsable de l’application de la loi ou au responsable du dossier [à remplir par chaque cabinet] ;

d’attribuer à ce client un niveau élevé de risque de blanchiment, ce qui nécessite une vigilance accrue ;

de faire approuver par l’organe de gestion du cabinet la possibilité éventuelle de poursuivre la relation d’affaires avec ce client.

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7. L’OBLIGATION DE DÉCLARATION

7.1. Obligation de déclaration à la CTIF : principe et exception

7.1.1. Principe

Dans le cadre de leurs activités professionnelles, les professionnels sont tenus au secret professionnel. Le non-respect de cette obligation est passible de sanctions pénales.

Le respect du secret professionnel sur la base de l’article 458 du Code pénal est absolu, hormis les cas où le professionnel est appelé à témoigner en justice ou devant une commission d’enquête parlementaire (droit de parler), ou encore lorsque la loi l’oblige à révéler ses secrets. En ce qui concerne notre profession, la LAB constitue une de ces dérogations légales au secret professionnel.

Selon l’article 26, § 1, de la LAB, les experts-comptables externes et conseils fiscaux externes, les comptables(-fiscalistes) agréés et les réviseurs d'entreprises – en l’occurrence, les professionnels visés par la LAB – qui, dans l'exercice de leur profession, constatent des faits qu'ils savent ou soupçonnent être liés au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, sont tenus d'en informer immédiatement par écrit ou par voie électronique la Cellule de traitement des informations financières.

Par voie de conséquence, l’article 26, § 1, de la LAB constitue une exception importante au principe de secret professionnel mentionné ci-avant. L’obligation d’informer la CTIF, en présence d’un soupçon ou d’une certitude de blanchiment de capitaux, est une pièce centrale dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Qu’entend le législateur par blanchiment de capitaux et financement du terrorisme ?

L’article 5 de la loi du 11 janvier 1993 apporte les précisions suivantes :

§ 1. Aux fins de l’application de la présente loi, par blanchiment de capitaux, il faut entendre :

‒ la conversion ou le transfert de capitaux ou d’autres biens dans le but de dissimuler ou de déguiser leur origine illicite ou d’aider toute personne qui est impliquée dans la réalisation de l’infraction d’où proviennent ces capitaux ou ces biens, à échapper aux conséquences juridiques de ses actes ;

‒ la dissimulation ou le déguisement de la nature, de l’origine, de l’emplacement, de la disposition, du mouvement ou de la propriété des capitaux ou des biens dont on connaît l’origine illicite ;

‒ l’acquisition, la détention ou l’utilisation de capitaux ou de biens dont on connaît l’origine illicite ;

‒ la participation à l’un des actes visés aux trois points précédents, l’association pour commettre ledit acte, les tentatives de le perpétrer, le fait d’aider, d’inciter ou de conseiller quelqu’un à le commettre ou le fait d’en faciliter l’exécution.

§ 2. Aux fins de l’application de la présente loi, il faut entendre par financement du terrorisme le fait de fournir ou de réunir des fonds, directement ou indirectement et par quelque moyen que ce soit, dans l’intention de les voir utilisés ou en sachant qu’ils seront utilisés, en tout ou en partie, par un terroriste ou une organisation terroriste ou pour la commission d’un ou plusieurs actes terroristes.

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§ 3. Pour l’application de la présente loi, l’origine de capitaux ou de biens est illicite lorsque ceux-ci proviennent de la réalisation :

1°) d’une infraction liée :‒ au terrorisme ou au financement du terrorisme ;‒ à la criminalité organisée ;‒ au trafic illicite de stupéfiants ;‒ au trafic illicite d’armes, de biens et de marchandises, en ce compris les mines antipersonnel et/ou

les sous-munitions ;‒ au trafic de main-d’œuvre clandestine ;‒ à la traite des êtres humains ;‒ à l’exploitation de la prostitution ;‒ à l’utilisation illégale chez les animaux de substances à effet hormonal ou au commerce illégal de

telles substances ;‒ au trafic illicite d’organes ou de tissus humains ;‒ la fraude au préjudice des intérêts financiers des Communautés européennes ;‒ à la fraude fiscale grave, organisée ou non ;‒ au détournement par des personnes exerçant une fonction publique et à la corruption ;‒ à la criminalité environnementale grave ;‒ à la contrefaçon de monnaie ou de billets de banque ;‒ à la contrefaçon de biens ;‒ à la piraterie.

2°) d’un délit boursier ou d’un appel public irrégulier à l’épargne ou de la fourniture de services d’investissement, de commerce de devises ou de transferts de fonds sans agrément ;

3°) d’une escroquerie, d’un abus de confiance, d’un abus de biens sociaux, d’une prise d’otages, d’un vol ou d’une extorsion, d’une infraction liée à l’état de faillite.

7.1.2. Exception

Les professionnels ne transmettent pas ces informations si, dans le cadre de l'exercice de leur profession, elles ont été reçues d'un de leurs clients ou obtenues sur un de leurs clients lors de l'évaluation de la situation juridique de ce client.

Si, dans le cadre de son activité professionnelle, le professionnel rend un avis juridique, il est dès lors tenu – sans possibilité de choix – de respecter l’obligation légale du secret professionnel. Par conséquent, le professionnel qui, dans ce contexte, aurait connaissance d’une information de nature à faire naître un soupçon de blanchiment ne doit pas en informer la CTIF.

L’attention est attirée sur le fait que cette exception à l’obligation de déclaration ne trouve pas à s’appliquer lorsque le professionnel :

‒ prend part à des activités de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ;‒ fournit un conseil juridique à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du

terrorisme ; ou‒ sait que le client sollicite un conseil juridique à de telles fins.

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La Cour constitutionnelle définit l’activité de conseil juridique comme consistant « à informer le client sur l’état de la législation applicable à sa situation personnelle ou à l’opération que celui-ci envisage d’effectuer ou à lui conseiller la manière de réaliser cette opération dans le cadre légal ».

7.2. Cas spécifiques

7.2.1. Déclaration éventuelle suite aux problèmes lors de l’exécution du devoir de vigilance en vertu des articles 7, § 4, et 8, § 4, de la loi

En application de l’article 7, § 4, de la LAB, il n’est pas permis, au sein du cabinet, ni de nouer, ni de maintenir une relation d'affaires, ni d’effectuer une opération pour un client, lorsque le devoir de vigilance à l’égard de ce client et de son (ou ses) mandataire(s) ne peut être accompli, conformément aux dispositions de notre politique d’acceptation des clients12. Dans ce cas, il convient de déterminer s'il y a lieu d'en informer la CTIF, conformément aux articles 26 à 28 de la LAB.

Le même principe s’applique au sein du cabinet si les devoirs de vigilance ne peuvent être exercés sur le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) des clients.13 C’est également le cas dans l’hypothèse où des sociétés, personnes morales et autres constructions juridiques, ne transmettent pas les informations requises ou transmettent des informations incomplètes ou fausses, dans le cadre de l’obligation d’identification des bénéficiaires effectifs.

Si tel est le cas, il appartient au responsable du dossier, ou, le cas échéant, au responsable de l’application de la loi, de déterminer s’il y a lieu d’informer la CTIF, conformément aux articles 26 à 28 de la LAB.

7.2.2. Pays et territoires présentant des risques pour l’intégrité du système financier international, suite aux manquements d’engagement de ces pays dans le lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme – article 27 de la LAB

1°) En application de l’article 27 de la LAB, le Roi peut établir une liste de faits et d’opérations concernant des personnes physiques ou morales domiciliées, enregistrées ou établies dans un État ou un territoire dont la législation est reconnue insuffisante ou dont les pratiques sont considérées comme faisant obstacle à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme par une instance internationale de concertation et de coordination compétente.

Lorsqu’ils sont repris dans cette liste, les opérations et faits visés doivent automatiquement faire l’objet d’une déclaration à la CTIF.

2°) À ce jour, cette communication à la CTIF ne présente pas un caractère automatique, dans la mesure où aucun arrêté royal n’a été pris.

3°) Sur son site (« Avis, pays non coopératifs »), ou via le relais des instituts, la CTIF a mis à disposition des professionnels des notes techniques des pays et territoires non coopératifs (PTNC) visés, sans toutefois renvoyer vers l’article 27 de la LAB ou faire mention d’une obligation d'informer la CTIF de toute opération impliquant des ressortissants de tels pays et territoires.

« Tenant compte des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme qui découlent des insuffisances identifiées auprès de ces pays », ces notes, dont la dernière date du 16/02/2012 « appellent les personnes visées par la loi du 11 janvier 1993 à appliquer leurs 12 Voyez l’article 7 de la LAB.13 Voyez l’article 8 de la LAB.

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obligations de vigilance accrue à l’égard des opérations occasionnelles qu’elles effectuent et des relations d’affaires qu’elles nouent ou entretiennent avec leurs clients, lorsque des personnes domiciliées ou établies dans un de ces 17 pays, ou ayant d’autres liens avec ces pays, interviennent à quelque titre que ce soit (en qualité de client, de mandataire ou de bénéficiaire effectif) dans l’opération ou la relation ».

Cette liste, téléchargeable sur les sites respectifs des instituts et de la CTIF, est mise à jour après chacune des réunions plénières annuelles du GAFI, habituellement tenues durant les mois d’octobre, février et juin. Il est dès lors recommandé de consulter régulièrement, et plus particulièrement en octobre, février et juin, le site de la Cellule, afin de s’assurer d’être en possession de la nouvelle liste des pays et territoires visés.

7.2.3. Soupçons de blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave, organisée ou non, en vertu de l’article 28 de la LAB

L’existence d’un soupçon qu’un fait ou une opération est lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave, organisée ou non, qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale, doit être immédiatement portée par écrit ou par e-mail à la connaissance de la CTIF, y compris lorsqu’au moins un des indicateurs énoncés par l’arrêté royal du 7 juin 2007 est détecté14. Vous trouverez le texte intégral de ces 13 indicateurs en annexe (point 12 de ce manuel).

Ces indicateurs sont des instruments complémentaires pour détecter une fraude fiscale grave, organisée ou non.

L’existence effective d’une présomption de blanchiment de capitaux issus de la fraude fiscale grave et organisée déclenche l’obligation d’informer la CTIF. La présence d’un des indicateurs n’enclenche pas automatiquement une telle obligation. Ceci a été explicitement confirmé par la Cour constitutionnelle dans son arrêt n° 102 du 10 juillet 2008.

Vous trouverez une description plus précise de la notion de « fraude fiscale grave, organisée ou non » au chapitre 2 du document de la CTIF intitulé « Ligne directrice destinée aux organismes et personnes visées aux articles 2, § 1, 3 et 4 de la loi du 11 janvier 1993 – décembre 2013 – transmission d’informations à la Cellule de traitement des informations financières » :

Le législateur a précisé les notions de fraude « grave » et « organisée » dans l’exposé des motifs de la loi-programme du 27 avril 2007 (Doc. parl., Chambre, DOC 51 3058/1, p. 52) auquel il est fait référence dans l’exposé des motifs de la loi du 15 juillet 2013 (DOC 53 2763/001, p. 8) :

– Le caractère grave de la fraude porte principalement sur :

la confection et/ou l’usage de faux documents ; le montant élevé de la transaction et le caractère anormal de ce montant eu égard aux activités

ou à l’état de fortune du client.

– Le caractère organisé de la fraude fiscale est défini comme « l’utilisation d’un montage qui prévoit des transactions successives et/ou l’intervention d’un ou plusieurs intermédiaires, dans lequel sont utilisés soit des mécanismes complexes, soit des procédés à dimension internationale (même s’ils sont utilisés au niveau national). Les mécanismes complexes se traduisent par l’usage de

14 Arrêté royal du 3 juin 2007 (M.B., 13/06/2007).

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mécanismes de simulation ou de dissimulation faisant appel notamment à des structures sociétaires ou des constructions juridiques ».

Dans la nouvelle définition de la fraude fiscale, le degré d’organisation devient un des critères de sa gravité, sans être nécessairement requis pour la qualifier.

7.3. Qui, comment, conséquences ?

7.3.1. Personne responsable des communications à la CTIF

Cas 1 : un responsable de l’application de la LAB a été désigné au sein du cabinet. Les déclarations à la CTIF sont, au sein du cabinet, de sa compétence exclusive.

S’il n’est pas disponible, vous êtes tenu de contacter son remplaçant, dont vous trouverez le nom au point 4 de ce manuel.

Les autres collaborateurs du cabinet (salariés, collaborateurs indépendants (non professionnels) ne disposent, en aucune circonstance, de la compétence d’informer la CTIF.

Cas 2 : aucun responsable de l’application de la LAB n’a été désigné au sein du cabinet.

Compte tenu du fait qu’aucun responsable de l’application de la loi n’a été désigné au sein de notre cabinet, c’est le professionnel (membre externe de l’IEC, l’IPCF ou l’IRE) responsable du dossier concerné qui effectuera, le cas échéant, la déclaration à la CTIF.

Les autres collaborateurs, comme les salariés, les collaborateurs indépendants (non professionnels), ne disposent, en aucune façon, de la compétence d’introduire une déclaration de soupçon auprès de la CTIF.

Si le cabinet est saisi d’une demande d’informations complémentaires (écrite ou orale) émanant de la CTIF, cette demande sera exclusivement traitée par le responsable de l’application de la loi ou, à défaut, par le responsable du dossier.

7.3.2. Forme de la déclaration

La déclaration de soupçon est effectuée en principe par e-mail à l’adresse suivante : info@ctif-cfi.be. Vous trouverez un formulaire en annexe (voyez le point 13 de ce manuel). Les rubriques pour lesquelles vous ne disposez pas des renseignements souhaités doivent être complétées par la mention « non disponible ».

7.3.3. Caractère confidentiel de la déclaration : interdiction – tipping off

Conformément à l’article 30, § 1, de la LAB, les professionnels au sein de notre cabinet ne peuvent en aucun cas porter à la connaissance du client concerné ou de personnes tierces que des informations ont été transmises à la Cellule de traitement des informations financières en application des articles 20 ou 26 à 28 de la LAB ou qu’une information du chef de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme est en cours ou pourrait être ouverte. Ce principe d’interdiction est couramment dénommé tipping off.

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Tous les collaborateurs, en ce compris les non professionnels, intervenus dans la mission ou dans le dossier et qui de ce fait seraient susceptibles d’être au courant du fait qu’une déclaration de soupçon aurait été transmise à la CTIF, sont strictement tenus de respecter ce principe de confidentialité, en ce compris par rapport aux autres collaborateurs.

Exceptions : cette interdiction de communication ne s’applique pas dans les cas ou circonstances suivants :

‒ quand le professionnel s’efforce de dissuader un client de prendre part à une activité illégale ;‒ quand le professionnel informe l’institut dont il est membre (IEC, IRE, IPCF) ;‒ dans le cadre d’une divulgation à des fins répressives (parquet, police, juge d’instruction) ;‒ enfin, dans le cadre d’échanges avec d’autres professionnels, avocats ou notaires, lorsqu’ils

exercent leurs activités professionnelles dans la même entité ou structure et lorsqu’ils interviennent en relation avec un même client et dans le cadre d’une même transaction. Pour plus de détails, voyez l’article 30, § 3, 3°, de la LAB et le point 1.4 « Confidentialité de la déclaration » dans le document de la CTIF intitulé « Ligne directrice destinée aux organismes et personnes visées aux articles 2, § 1, 3 et 4 de la loi du 11 janvier 1993 – décembre 2013 ».

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7.3.4. Continuation de la mission et maintien de la relation avec le client après une déclaration à la CTIF

L’éventuelle possibilité de mettre un terme à la relation d’affaires avec le client doit être motivée et approuvée par l’organe de gestion du cabinet (voyez le point 6 du manuel).

7.3.5. Immunité

À toutes fins utiles, il est rappelé qu’aucune action civile, pénale ou disciplinaire ne peut être intentée, ni aucune sanction professionnelle prononcée contre un professionnel du chef d’une déclaration de soupçon effectuée de bonne foi, conformément à l’article 32 de la LAB.

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8. APPROCHE FONDÉE SUR LES RISQUES

8.1. Principes généraux

Ainsi qu’il a déjà été mentionné dans la circulaire de l’IEC, la loi du 11 janvier 1993 pose aujourd’hui l’approche fondée sur les risques en principe directeur de l'exercice des devoirs de vigilance.

Aucune méthodologie unique n’existe pour attribuer à un client un niveau de risque de blanchiment déterminé. Le mode d’organisation interne suivant se base sur une estimation et une gestion du risque de blanchiment, tout autant qu’il définit un profil de risque pour chaque client.

Chaque client sera classé comme client à risque faible ou à risque élevé. Les circonstances qui mèneraient à un profil de risque élevé doivent être identifiées et documentées. Les clients susceptibles de présenter un niveau spécifique de risque de blanchiment ne pourront être acceptés qu’après un examen approfondi au terme duquel une décision est prise à leur égard, conformément au point 5.1 de ce manuel.

Il convient également d'obtenir des informations relatives à l'objet et à la nature de la relation d’affaires envisagée. Dans ce cadre, il est requis de prendre connaissance du type d'opérations pour lesquelles le client sollicite le professionnel ainsi que toute information adéquate permettant de déterminer la finalité de la relation d’affaires envisagée dans le chef du client.

Ce processus de détermination du niveau de risque est un processus continu tout au long du cycle de vie du client et aura lieu notamment aux moments suivants :

a) au moment de l’acceptation du client ;b) chaque fois qu’un événement justifie un examen, par exemple : modification de l’actionnariat,

changement d’activités, déplacement de siège social, etc. ;c) de façon régulière, en fonction du classement de risque : pour un client à risque faible, cette

vérification aura lieu moins souvent que pour les clients à risque élevé.

Pour classer les clients sur la base de la sensibilité au risque, le cabinet recourt aux critères suivants :

a) les critères de risque liés au pays du domicile (siège social et siège(s) opérationnel(s) du client, quartier général ou société mère finale) ;

b) les critères de risque liés au client ;c) les critères de risque liés au service demandé ou utilisé par le client.

En pratique, ces risques peuvent relever de plus d’une seule catégorie et doivent être considérés non pas comme séparés et distincts, mais bien comme interdépendants. Si un de ces critères est présent, le client doit être classé comme présentant un risque élevé, sauf si des informations complémentaires modifient l’évaluation.

Dans tous les autres cas, le client est, en principe, un client à risque faible. En ce qui concerne l’identification d’un tel client, voyez le point 5 de ce manuel.

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L’évaluation du risque doit être menée en deux étapes :

PHASE 1 : lorsqu’un des trois critères de risque est rencontré, le client est placé dans la catégorie des clients à risque élevé. Ceci sera communiqué, le cas échéant, pour examen au responsable de l’application de la loi désigné au sein du cabinet, via le formulaire de détermination du niveau de risque.

PHASE 2 : dans une seconde étape, suite aux informations complémentaires récoltées, le premier classement de risque établi peut être confirmé comme risque faible ou qualifié de risque élevé suivant l’avis, le cas échéant, du responsable de l’application de la loi.

8.2. Exemples de facteurs de risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme

8.2.1. Risque pays / risque géographique

Il n’existe aucune définition universellement acceptée qui établit si un pays spécifique ou une zone géographique spécifique présente un risque élevé. Néanmoins, les clients peuvent être considérés comme présentant un risque plus élevé que la normale, lorsqu’ils sont situés ou lorsque le pays d’origine ou de destination des services est situé dans un pays qui est :

a) soumis à des sanctions, embargos ou mesures similaires émises, par exemple, par les Nations unies. Dans certaines circonstances, cela inclut des pays soumis à des sanctions ou des mesures similaires à celles émises par des institutions telles que les Nations unies ;

b) identifié par des sources dignes de foi comme n’ayant pas adopté de législation, de réglementation ou d’autres mesures de lutte contre le blanchiment ;

c) identifié par des sources dignes de foi comme fournissant un financement ou une assistance aux activités terroristes ;

d) identifié par des sources dignes de foi comme connu pour son niveau élevé de corruption ou pour toute autre activité criminelle.

Les pays et territoires repris sur la liste PTNC (pays et territoires non coopératifs) du GAFI15 sont présumés générer un risque élevé de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

8.2.2. Risque lié au client

Les risques liés au client peuvent être divisés en deux catégories :

‒ les risques liés à la transparence réduite du client ;‒ les risques liés à certains secteurs.

Vous trouverez un aperçu des cas principaux de transparence réduite et de secteurs d’activité présentant un risque élevé au point 5.2.2 de la circulaire.

8.2.3. Risque lié à la prestation de services15 www.fatf-gafi.org.

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Les transactions pas ou peu en rapport avec les activités commerciales connues d’un client peuvent éventuellement constituer l’indice de possibles pratiques de blanchiment.

La circulaire, en son point 5.2.3, décrit une série de transactions qui peuvent influer sur le risque de blanchiment.

8.2.4. Circonstances pouvant augmenter ou diminuer le risque

Pour juger si une opération déterminée ou un client déterminé comporte ou non un risque élevé, les facteurs suivants doivent être pris en considération :

‒ urgence inexpliquée de l’assistance requise ;‒ sophistication du client, y compris la complexité de l’environnement de contrôle ; ‒ sophistication de la transaction ou du projet ;‒ rôle ou contrôle d’un autre organisme de contrôle ;‒ régularité ou durée de la relation. Les relations de longue durée, qui impliquent des contacts

clients fréquents tout au long de la relation, peuvent présenter moins de risques ;‒ clients ayant une réputation de probité dans les communautés locales ;‒ sociétés privées transparentes et bien connues dans le domaine public ;‒ la familiarité du professionnel avec un pays, y compris les connaissances de la législation et des

réglementations locales ainsi que la structure et l’importance du contrôle exercé par les autorités compétentes.

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8.3. Aperçu schématique des mesures complémentaires

Il est utile de rappeler que l’exercice des devoirs de vigilance est lié au risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (dénommé risque de blanchiment). En cas de risque élevé, les mesures de vigilance prévues par la LAB doivent être renforcées et complétées par des mesures complémentaires. (Ces exemples pourront être complétés par chaque cabinet)

Situations ayant généré un risque élevé

Mesures complémentaires Circulaire

Le client tombe sous l’application d’un ou de plusieurs critères repris aux points 8.2.1 à 8.2.3

Consulter des sources externes indépendantes et/ou des moteurs de recherche (Companyweb, Graydon, Dun & Bradstreet) sur le client, la nature de ses activités, sa réputation.

Les informations collectées doivent être transmises au responsable désigné au point 4 de ce manuel.

Point 5

Le client est une personne physique et n’est pas physiquement présent lors de l’identification = identification à distance

Copie du certificat d’une signature électronique valide émis par une autorité de certification.

À défaut d’un certificat :

informations complémentaires sous la forme : déclaration fiscale, passeport, permis de conduire, carte de la sécurité sociale, extrait de naissance ;

vérification au moyen d’autres sources fiables : sources externes indépendantes et moteurs de recherche (Companyweb, Graydon, Dun & Bradstreet ;

concertation avec le responsable (désigné au point 4) pour organiser une identification face to face.

Point 4.3.1.1

Client ou bénéficiaire(s) effectif(s) du client résidant à l’étranger et qui pourraient être des personnes politiquement exposées

PEP Check nécessaire

Étape 1 : recherches via Google ou d’autres moteurs publics de recherche afin d’identifier s’ils répondent aux critères de la LAB.

Cette vérification doit être approfondie en ce qui concerne les personnes résidentes dans des pays présentant des insuffisances (voyez point 8.2.1 de ce manuel).

Étape 2 : il ne s’agit pas d’un PEP. Le consigner dans le formulaire d’identification du client.

Étape 3 : il s’agit d’un PEP. Transmettre le dossier à M. ou Mme X (voyez le point 4), en charge de la décision d’acceptation du client.

En cas d’acceptation : prendre des mesures adéquates pour établir l’origine du patrimoine et des fonds utilisés.

Les collaborateurs et le responsable du dossier sont tenus, en pareilles circonstances, y compris après l’acceptation du client, d’exercer la vigilance nécessaire.

Critères pour être considéré comme un PEP : voir circulaire, point 4.5.2

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9. SÉLECTION ET AFFECTATION DU PERSONNEL

Lors du recrutement et de l’affectation (promotion) de personnel et de collaborateurs, il sera vérifié, au sein du cabinet, si les intéressés disposent des compétences nécessaires et d’une honorabilité adéquate, dans le cadre spécifique de la loi antiblanchiment, en fonction des risques liés aux tâches et fonctions à exercer.

En exécution de l’article 17, alinéa 2, de la LAB, la procédure suivante est mise en place au sein du cabinet, dans le cadre du recrutement et de la promotion de nos collaborateurs et la désignation des représentants.

Jauger, lors de l’entretien préalable, la connaissance du candidat par rapport à la LAB. Dans ce cadre, le niveau d’expérience et la fonction future sont pris en considération :

A. Savez-vous que notre profession est soumise à des obligations spécifiques dans le cadre de la LAB ?

B. Avez-vous déjà suivi une formation ou un cours sur la LAB ?C. Savez-vous ce qu’est la déclaration de soupçon ?

Sonder les compétences techniques dans le cadre de la détection des opérations atypiques ainsi que l’attitude déontologique par rapport à cette problématique.

Demander à la personne concernée de produire un certificat de bonne vie et mœurs émis par sa commune de résidence. Ce document ne peut pas être conservé et sera détruit après présentation.

En tout état de cause, le nouveau collaborateur sera mis au courant des procédures et des documents utilisables au sein du cabinet par le responsable de l’application de la loi, la direction ou le responsable du dossier. En fonction de ses activités et des exigences de sa fonction, des formations complémentaires seront, le cas échéant, prévues.

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10.PROCÉDURES EN MATIÈRE DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION DU PERSONNEL

10.1. Introduction

En exécution du chapitre 12 de la norme, les membres du personnel de notre cabinet doivent être sensibilisés et formés dans le cadre de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

L’organisation de cette formation ressort de la compétence du responsable de l’application de la loi et, à défaut, de la direction générale du cabinet.

Cette obligation concerne tous les membres du personnel qui, par les tâches qu’ils remplissent pour les clients ou par les opérations qu’ils effectuent, courent le risque d’être confrontés avec des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

Le suivi de ces formations est obligatoire pour toutes les personnes concernées, sans exception possibles.

10.2. Contenu de la formation

Le contenu concret des programmes de formation sera adapté aux exigences de la fonction, nonobstant le fait qu’ils soient organisés pour l’ensemble des collaborateurs :

l’apprentissage des procédures internes en matière d’identification et de vérification de l’identité des clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs, ainsi que les devoirs de vigilance à l’égard de l’objet et de la nature de la relation d’affaires ou de l’opération ;

la politique d’analyse de risques mise en œuvre au sein du cabinet ;

la reconnaissance des opérations et des faits qui peuvent être liés au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme ;

l’acquisition des connaissances requises et le développement de réflexes utiles dans le cadre de la détection des opérations et de faits atypiques ;

les instructions sur les procédures à suivre en pareil cas ;

l’actualisation des connaissances nécessaires, compte tenu des évolutions, tant sur le plan légal que réglementaire et leurs conséquences en matière de procédures internes.

10.3. Forme et fréquence

Pour les nouveaux collaborateurs ou les désignations à des postes à plus haute responsabilité, des formations interviendront dans la mesure du possible dans les X nombre de jours, à compter de la désignation. Cette formation sera organisée par M./Mme … (nom du responsable) ou sera

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diffusée dans le cadre des modules de formation d’e-learning établis/mis à disposition au cabinet [à remplir par le cabinet].

Pour les collaborateurs existants, une formation est prévue par exemple tous les deux ans [à définir par chaque cabinet, avec un minimum d’une fois tous les trois ans] . Obligatoire, cette formation peut être organisée en interne ou être externalisée. Les dates seront communiquées en temps utile. Le cas échéant, si les circonstances l’exigent, des modules de formation complémentaires pourront être prévus et/ou des informations diffusées par des notes internes.

Le responsable de l’application de la loi et tous les professionnels du cabinet doivent suivre ces formations. Pour les professionnels, ces formations s’inscrivent dans le cadre des obligations déontologiques de formation permanente. Il conviendra dès lors de tenir compte d’éventuelles recommandations spécifiques des instituts sur les différentes formes de formation16.

Un historique des formations suivies par le personnel (p. ex., listes de présence signées) doit être conservé, afin de pouvoir prouver que les obligations en la matière ont été respectées.

10.4. Documentation/information

L’application de la LAB et de ce manuel de procédures requiert une attention constante. Dans ce cadre, les documents suivants sont à disposition au sein du cabinet (indiquez l’endroit dans la bibliothèque ou sur l’intranet où « tout » est mis à disposition) :

Manuel de procédures LAB Les normes et circulaires de l’Institut Publications (articles…) Syllabus des formations de base et modules annuels Notes internes Modules e-learning

[Cette liste est susceptible d’être complétée par chaque cabinet].

16 Chaque institut peut référer à sa propre directive/norme.

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11.FORMULAIRES ET SCHÉMAS

Vous trouverez ci-après les documents à utiliser au sein de notre cabinet. Ces documents peuvent également être téléchargés sur … [à compléter par chaque cabinet].

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11.1. Formulaires d’identification

11.1.1. Formulaire : identification et vérification (all in one)

IDENTIFICATION ET VÉRIFICATION

I. GÉNÉRALITÉS Dispositions applicables aux personnes physiques et aux personnes morales

Moment de l’identification : voir l’article 3 de la norme / points 4.2.2 à 4.2.5 de la circulaire

Référence / N° de dossier / Nom du client

A. ESTIMATION DU RISQUE DE BLANCHIMENT : décrivez brièvement l’objet et la nature de la mission/opération/relation d’affaires et estimation provisoire des risques de blanchiment (faible/élevé/plus élevé) :

Risque faible : OUI/NON – Risque élevé : OUI/NONDécrivez pourquoi :

B. SI IDENTIFICATION CLIENTB.1. Le client est un client occasionnel et l’ensemble des opérations envisagées n’excède pas 10 000 euros OUI NON*

* Si NON, continuez. Si OUI, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente.

B.2. NATURE ET OBJET DE LA RELATION D’AFFAIRES

Décrivez brièvement le type de mission :

C. SI IDENTIFICATION MANDATAIRE

Références dossier client

POUVOIRS DE REPRÉSENTATIONDécrivez/documentez le pouvoir de représentation :

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II. PERSONNE PHYSIQUE

II.1. DONNÉES PERSONNELLES

Nom Prénom

Lieu de naissance Date de naissance

Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Tél. Fax GSM

E-mail URL http//:

Gras = données obligatoires Italique = données recommandées Autres = données optionnelles

II.2. VÉRIFICATION DES DONNÉES PERSONNELLES*

A. Article 6, § 1, de la norme – FACE TO FACE : le client est physiquement présent

Carte d’identité OUI/NON N° carte d’identité

Passeport** OUI/NON N° passeport

Date d’échéance

B. Article 6, § 2, de la norme – À DISTANCE : le client n’est pas physiquement présent ! vigilance accrue requise !

E-id OUI/NON N° carte d’identité

Certificat OUI/NON Émise par

Date d’échéance – révocation

C. Article 6, § 3, de la norme – autres documents pertinents et vraisemblables que ceux mentionnés sous A ou B et absence de risque spécifique de blanchiment***

Décrire et documenter*

* Prendre une copie (papier ou électronique) du document sur la base duquel l’identité a été vérifiée. ** Personne physique résidant à l’étranger. *** Personne physique résidant en Belgique, mais qui ne possède pas de carte d’identité/passeport : inscription au registre des étrangers ou autre document émis par les autorités belges.

II.3. CONTRÔLE PEP* – LISTES/BASES DE DONNÉES

La personne physique est une PEP OUI**/NON

* PEP : Politically Exposed Person / Personne politiquement exposée résidant à l’étranger : voir le point 4.5.2 de la circulaire. ** Si oui, appliquez les procédures internes concernées.

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III. PERSONNE MORALE – STRUCTURE JURIDIQUE

III.1. LA PERSONNE MORALE EST-ELLE ?

Une institution de crédit ou une institution financière en Belgique ou dans l’EEE ou pays tiers OUI NON*

Une société cotée sur une bourse en Belgique ou dans l’EEE ou pays tiers OUI NON*

Un bénéficiaire effectif des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante

OUI NON*

Une autorité publique belge ou européenne OUI NON*

* Si la personne morale ne tombe pas sous une de ces catégories, continuez. Si oui, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente (voyez le point 5.5. de ce manuel pour la liste des pays équivalents et des autorités publiques européennes).

III.2. PERSONNE MORALE

Nom + forme juridique

Statuts coordonnés OUI/NON Numéro d’entreprise

Siège social

Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Tél. Fax GSM

E-mail URL

Siège d’exploitation

Rue N° Boîte

Code postal Localité

Tél. Fax GSM

E-mail URL

Gras = données obligatoires Autres = données optionnelles

III.3. LA GESTION DE LA PERSONNE MORALE

Nom + Prénom /Forme juridique + raison sociale* Qualité**

***Publication : désignation / pouvoirs de représentation :

OUI/NON

OUI/NON* Les administrateurs personnes physiques qui signent la lettre de mission et/ou qui sont chargés de la gestion journalière doivent être identifiés comme des personnes physiques (norme, art. 12, § 1).** Gérant, administrateur, membre du comité de direction ou autre qualité comme représentant permanent de « nom de la personne morale et numéro d’entreprise ». *** Ajouter la source de la publication : désignation / pouvoirs de représentation (papier ou électronique).

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III.4. STRUCTURE JURIDIQUE SANS PERSONNALITÉ (ARTICLES 8-9 de la norme)

III.4.1. Décrivez brièvement la nature, l’objet et le but de la structure et documentez :

III.4.2. Gestion et représentation*

Nom + Prénom /Forme juridique + Raison sociale Qualité Pouvoirs de représentation

* Si la structure est une indivision, tous les indivisaires doivent être repris et identifiés comme des PP/PM : voir le point 4.3.3 de la circulaire.

IV. IDENTIFICATION DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS

VOYEZ LE FORMULAIRE « DÉCLARATION BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS »

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

signature

Mission pour le client/mandataire terminée au../../201.

Établissement/vérification des données le../../201.

Nom, prénom et signature du professionnel Nom, prénom et signature du professionnel

37

11.1.2. Formulaire d’identification de la personne physique – client

IDENTIFICATION PERSONNE PHYSIQUE – CLIENT

Moment de l’identification : voir l’article 3 de la norme / point 4.2.2 de la circulaire

Référence / N° de dossier / Nom du client

I. ESTIMATION DU RISQUE DE BLANCHIMENT : brève description de l’objet et de la nature de la mission/ opération/relation d’affaires et estimation provisoire des risques de blanchiment (faible/élevé) :

Risque faible : OUI/NON – Risque élevé : OUI/NONDécrivez pourquoi :

II. Le client est un client occasionnel et l’ensemble des opérations envisagées n’excède pas 10 000 euros OUI NON*

* Si NON, continuez au III. Si OUI, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente.

III. DONNÉES PERSONNELLES

Nom Prénom

Lieu de naissance Date de naissance

Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Tél. Fax GSM

E-mail URL http//:

Gras = données obligatoires Italique = données recommandées Autres = données optionnelles

IV. VÉRIFICATION DES DONNÉES PERSONNELLES*

IV.1. Article 6, § 1, de la norme – FACE TO FACE : le client est physiquement présent

Carte d’identité OUI/NON N° carte d’identité

Passeport** OUI/NON N° passeport

Date d’échéance

IV.2. Article 6, § 2, de la norme – À DISTANCE : le client n’est pas physiquement présent ! vigilance accrue requise !

E-id OUI/NON N° carte d’identité

Certificat OUI/NON Émis par

Date d’échéance – révocationIV.3. Article 6, § 3, de la norme – documents probants pertinents et vraisemblables autres que ceux mentionnés sous A ou B et absence de risque spécifique de blanchiment***

Décrivez et documenter*

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* Prendre une copie (papier ou électronique) du document sur la base duquel l’identité a été vérifiée. ** Personne physique résidant à l’étranger.*** P.ex. : personne physique résidant en Belgique, mais qui ne possède pas de carte d’identité ou passeport : inscription au registre des étrangers ou autre document émis par les autorités belges.

V. CONTRÔLE PEP* – LISTES/BASES DE DONNÉES

La personne physique est une PEP OUI**/NON

* PEP : Politically Exposed Person / Personne politiquement exposée résidant à l’étranger : voir le point 4.5.2 de la circulaire.** Si oui, appliquez les procédures internes concernées.

VI. NATURE ET OBJET DE LA RELATION D’AFFAIRES

Décrivez brièvement la nature de la mission/opération/relation d’affaires

VII. IDENTIFICATION DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS

! VOYEZ LE FORMULAIRE DÉCLARATION BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS !

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

Signature

Mission pour le client terminée au ../../201. Établissement/vérification des données le ../../201.

Nom, prénom et signature du professionnel Nom, prénom et signature du professionnel

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11.1.3. Formulaire d’identification de la personne physique – mandataire

IDENTIFICATION PERSONNE PHYSIQUE – MANDATAIRE

Références dossier client

I. DONNÉES PERSONNELLES

Nom Prénom

Lieu de naissance Date de naissance

Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Tél. Fax GSM

E-mail URL http//:

Gras = données obligatoires Italique = données recommandées Autres = données optionnelles

II. VÉRIFICATION DES DONNÉES PERSONNELLES*

II.1 Article 6, § 1, de la norme – FACE TO FACE : le mandataire est physiquement présent

Carte d’identité OUI/NON N° carte d’identité

Passeport** OUI/NON N° passeport

Date d’échéance

II.2. Article 6, § 2, de la norme – À DISTANCE : le mandataire n’est pas physiquement présent ! vigilance accrue requise !

E-id OUI/NON N° carte d’identité

Certificat OUI/NON Émis par

Date d’échéance – révocation

II.3. Article 6, § 3, de la norme – documents probants pertinents et vraisemblables autres que ceux mentionnés sous A ou B et absence de risque spécifique de blanchiment***

Décrire et documenter*

* Prendre une copie (papier ou électronique) du document sur la base duquel l’identité a été vérifiée. ** Personne physique résidant à l’étranger. *** Personne physique résidant en Belgique mais qui ne possède pas de carte d’identité/passeport : inscription au registre des étrangers ou autre document émis par les autorités belges.

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III. POUVOIRS DE REPRÉSENTATION

Décrire/documenter (p.ex., prendre copie des statuts / dernier bilan BNB) le pouvoir de représentation :

IV. CONTRÔLE PEP* – LISTES / BASES DE DONNÉES

La personne physique est une PEP OUI**/NON

* PEP : Politically Exposed Person / Personne politiquement exposée résidant à l’étranger : voir le point 4.5.2 de la circulaire.** Si oui, appliquez les procédures internes concernées.

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

Signature

Mission pour le client/mandataire terminée au../../201.

Établissement/vérification des données le../../201.

Nom, prénom et signature du professionnel Nom, prénom et signature du professionnel

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11.1.4. Formulaire d’identification de la personne morale – client

IDENTIFICATION PERSONNE MORALE – STRUCTURE JURIDIQUE – CLIENT

Moment de l’identification : voir l‘article 3 de la norme / point 4.2.2 de la circulaire

Référence / N° de dossier / Dénomination :

I. ESTIMATION RISQUE BLANCHIMENT : brève description de l’objet et de la nature de la mission/opération/ relation d’affaires et estimation provisoire des risques de blanchiment (bas/plus élevé) :

Risque faible : OUI/NON – Risque élevé : OUI/NONDécrivez pourquoi :

II. Le client est un client occasionnel et l’ensemble des opérations envisagées n’excède pas 10 000 euros

OUI NON*

* Si NON, continuez. Si OUI, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente.

III. LA PERSONNE MORALE EST-ELLE ?

Une institution de crédit ou une institution financière en Belgique ou dans l’EEE ou un pays tiers OUI NON*

Une société cotée sur une bourse en Belgique ou dans l’EEE ou un pays tiers OUI NON*

Un bénéficiaire effectif des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante

OUI NON*

Une autorité publique belge ou européenne OUI NON*

* Si la personne morale ne tombe pas sous une de ces catégories, continuez. Si oui, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente. (cf. point 5.5 de ce manuel pour la liste des pays équivalents et des autorités publiques européennes)

IV. PERSONNE MORALE

Nom + forme juridique

Statuts coordonnés OUI/NON Numéro d’entreprise

Siège social Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Tél. Fax GSM

E-mail URL

Siège d’exploitation

Rue N° Boîte

Code postal Localité

Tél. Fax GSM

E-mail URL

Gras = données obligatoires Autres = données optionnelles

V. GESTION DE LA PERSONNE MORALE

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Nom + Prénom /Forme juridique + Raison sociale* Qualité**

***Publication : désignation / pouvoirs de représentation

OUI/NON* Les administrateurs personnes physiques qui signent la lettre de mission et/ou qui sont chargés de la gestion journalière doivent être identifiés comme des personnes physiques (norme, art. 12, § 1).** Gérant, administrateur, membre du comité de direction ou autre qualité comme représentant permanent de : « nom de la personne morale et numéro d’entreprise ». *** Ajouter la source de la publication : désignation / pouvoirs de représentation (papier ou électronique).

VI. STRUCTURE JURIDIQUE SANS PERSONNALITÉ (ARTICLES 8-9 de la norme)

VI.1. Décrivez brièvement la nature, l’objet et le but de la structure et documentez :

VI.2. Gestion et représentation*

Nom + Prénom /Forme juridique + Raison sociale Qualité Pouvoirs de representation :

* Si la structure est une indivision, tous les indivisaires doivent être repris et identifiés comme des PP/PM : voir le point 4.3.3 de la circulaire.

VII. NATURE ET OBJET DE LA RELATION D’AFFAIRES

Décrire brièvement l’objet de la mission :

VIII. IDENTIFICATION DES BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS

! VOYEZ LE FORMULAIRE DÉCLARATION BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS !

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

Signature

Mission pour le client terminée au../../201.

Établissement/vérification des données le ../../201.

Nom, prénom et signature du professionnel Nom, prénom et signature du professionnel

11.1.5. Formulaire d’identification de la personne morale – mandataire

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IDENTIFICATION PERSONNE MORALE – STRUCTURE JURIDIQUE – MANDATAIRE

Références dossier client

I. LA PERSONNE MORALE MANDATAIRE EST-ELLE ?

Une institution de crédit ou une institution financière en Belgique ou dans l’EEE ou un pays tiers OUI NON*

Une société cotée sur une bourse en Belgique ou dans l’EEE ou un pays tiers OUI NON*

Un bénéficiaire effectif des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante

OUI NON*

Une autorité publique belge ou européenne OUI NON*

* Si la personne morale ne tombe pas sous une de ces catégories, continuez. Si oui, les rubriques suivantes sont facultatives, sauf politique d’acceptation des clients différente. (cf. point 5.5 de ce manuel pour la liste des pays équivalents et des autorités publiques européennes)

II. PERSONNE MORALE MANDATAIRE

Nom + forme juridique

Statuts coordonnés OUI/NON Numéro d’entreprise

Siège socialRue N° Boîte

Code postal

Localité Pays

Tél. Fax GSM

E-mail URL

Siège d’exploitation

Rue N° Boîte

Code postal

Localité

Tél. Fax GSM

E-mail URL

Gras = données obligatoires Autres = données optionnelles

III. GESTION DE LA PERSONNE MORALE MANDATAIRE

Nom + Prénom /Forme juridique + Raison sociale* Qualité**

***Publication : désignation / pouvoirs de représentation :

OUI/NON

OUI/NON

* Les administrateurs personnes physiques qui signent la lettre de mission et/ou qui sont chargés de la gestion journalière doivent être identifiés comme des personnes physiques (norme, art. 12, § 1). ** Gérant, administrateur, membre du comité de direction ou autre qualité comme représentant permanent de « nom de la personne morale et numéro d’entreprise ». *** Ajouter la source de la publication : désignation / pouvoirs de représentation (papier ou électronique).

IV. LE MANDATAIRE EST UNE STRUCTURE JURIDIQUE SANS PERSONNALITÉ (ARTICLES 8-9 de la norme)

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IV.1. Décrivez brièvement la nature, l’objet et le but de la structure et documentez :

IV.2. Gestion et représentation*

Nom + Prénom /Forme juridique + Raison sociale Qualité Pouvoirs de representation :

* Si la structure est une indivision, tous les indivisaires doivent être repris et identifiés comme des PP/PM : voir le point 4.3.3 de la circulaire.

V. POUVOIRS DE REPRÉSENTATION DU MANDATAIRE

Décrire/documenter (p.ex., prendre copie des statuts) le pouvoir de représentation :

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

Signature

Mission pour le client/mandataire terminée au../../201.

Établissement/vérification des données le ../../201.

Nom, prénom et signature du professionnel Nom, prénom et signature du professionnel

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11.1.5. Formulaire de déclaration du(des) bénéficiaire(s) effectif(s)

DÉCLARATION BÉNÉFICIAIRE(S) EFFECTIF(S)

LE CLIENT

Nom

A. Déclare qu’à la date du ../../20.., les personnes morales suivantes dispensées d’identification (voir au verso – point A) sont ses bénéficiaires effectifs.

Nom Dispense d’identification : motifs

B. Déclare qu’à la date du ../../20.., les personnes physiques suivantes sont ses bénéficiaires effectifs (voir au verso – point B) et joint les documents (par exemple, une copie de la carte d’identité ou du passeport) sur la base desquels l’identité des personnes concernées est établie.

Nom Prénom

Lieu de naissance Date de naissance

Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Nom Prénom

Lieu de naissance Date de naissance

Rue N° Boîte

Code postal Localité Pays

Le professionnel se réserve le droit de mettre un terme à sa relation avec le client, s’il apparaît que les informations délivrées sont inexactes ou incomplètes. Les données seront traitées de manière confidentielle.

Je/nous déclare/déclarons sur l’honneur que les données reprises sur cette fiche de renseignements sont sincères et correctes et prends/prenons l’engagement d’y mentionner tout changement dans les meilleurs délais.

Établi le…………………………… à ………………………..

Signature(s)* : ………………………………………………………….

* Nom, prénom et signature du(des) gérant(s), administrateur(s) ou autre(s) mandataire(s) qui a(ont) établi cette déclaration.

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Objet de cette démarche ?

Le dispositif préventif antiblanchiment belge exige entre autres des banques, des avocats, des notaires et des professions économiques qu’ils identifient les bénéficiaires effectifs de leurs clients. Il en résulte que notre cabinet doit se procurer des informations complémentaires sur les bénéficiaires effectifs de nos clients.

Qui est concerné ?

Est/sont bénéficiaire(s) effectif(s), la ou les personnes physiques pour le compte ou au bénéfice de laquelle (ou desquelles) une transaction est exécutée ou une relation d’affaires nouée ou encore la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort le client.

Nous attirons votre attention sur le fait que seules les personnes physiques entrent en considération dans la catégorie des bénéficiaires effectifs. Si les propriétaires/administrateurs d’une société sont une ou plusieurs sociétés, il convient de vérifier qui, parmi les administrateurs et propriétaires de ces sociétés, doit, en tant que personne physique, être identifié comme bénéficiaire effectif. Ce sont ces personnes physiques sur lesquelles les données d’indentification doivent être rassemblées et communiquées au professionnel.

Afin de vous permettre de rassembler et de nous communiquer cette information, nous avons établi une fiche d’analyse répondant, d’une part, à la question de savoir qui est/sont votre/vos bénéficiaire(s) effectif(s) et, d’autre part, qui et comment il(s) doit/doivent être identifié(s).

A. Si un ou plusieurs bénéficiaires effectifs sont des personnes morales ou des structures juridiques, il faut appliquer la procédure jusqu’au moment où l’on trouve une ou plusieurs personnes physiques, sauf s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif exonéré d’une identification. Dans ce cas, il suffit de mentionner le nom et les raisons de cette dispense : par ex., « concerne SA XYZ, cotée à la Bourse de Bruxelles ».

Cette dispense concerne :

A.1. Institutions de crédit ou institutions financières en Belgique ou dans l’EEE ou en Australie, Brésil, Canada, Hong Kong, Inde, Japon, Corée du Sud, Mexico, Singapour, Suisse, Afrique du Sud et Etats-Unis.

A.2. Société cotée sur une bourse en Belgique ou dans l’EEE ou dans un pays tiers (voyez A1)

A.3.Bénéficiaires effectifs des comptes groupés tenus par des notaires ou des membres d’une autre profession juridique indépendante

A.4. Autorités publiques belges ou européennes.

B. Les bénéficiaires effectifs suivants doivent faire l’objet d’une identification et nous vous demandons, si possible, de joindre une copie de la carte d’identité ou du passeport.

I. Vous (= client) êtes une société commerciale

1. La (ou les) personne(s) physique(s) qui, en dernier ressort, possède(nt) ou contrôle(nt) directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote.

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2. La (ou les) personne(s) physique(s) qui exerce(nt) autrement le pouvoir de contrôle sur la direction de la société. Le titulaire d’un tel contrôle peut être défini sur la base des articles 5 à 9 du Code des sociétés :

Article 5, § 1er. Par « contrôle » d'une société, il faut entendre le pouvoir de droit ou de fait d'exercer une influence décisive sur la désignation de la majorité des administrateurs ou gérants de celle-ci ou sur l'orientation de sa gestion.

§ 2. Le contrôle est de droit et présumé de manière irréfragable :

1° lorsqu'il résulte de la détention de la majorité des droits de vote attachés à l'ensemble des actions, parts ou droits d'associés de la société en cause ;

2° lorsqu'un associé a le droit de nommer ou de révoquer la majorité des administrateurs ou gérants ;

3° lorsqu'un associé dispose du pouvoir de contrôle en vertu des statuts de la société en cause ou de conventions conclues avec celle-ci ; 4° lorsque, par l'effet de conventions conclues avec d'autres associés de la société en cause, un associé dispose de la majorité des droits de vote attachés à l'ensemble des actions, parts ou droits d'associés de celle-ci ;

5° en cas de contrôle conjoint.

§ 3. Le contrôle est de fait lorsqu'il résulte d'autres éléments que ceux visés au § 2.

Un associé est, sauf preuve contraire, présumé disposer d'un contrôle de fait sur la société si, à l'avant-dernière et à la dernière assemblée générale de cette société, il a exercé des droits de vote représentant la majorité des voix attachées aux titres représentés à ces assemblées.

Article 6. Pour l'application du présent code, il faut entendre par :

1° « société mère », la société qui détient un pouvoir de contrôle sur une autre société ;

2° « filiale », la société à l'égard de laquelle un pouvoir de contrôle existe.

Article 7, § 1er. Pour la détermination du pouvoir de contrôle :

1° le pouvoir détenu indirectement à l'intermédiaire d'une filiale est ajouté au pouvoir détenu directement ; 2° le pouvoir détenu par une personne servant d'intermédiaire à une autre personne est censé détenu exclusivement par cette dernière.

Pour la détermination du pouvoir de contrôle, il n'est pas tenu compte des suspensions du droit de vote ni des limitations à l'exercice du pouvoir de vote prévues par le présent code ou par des dispositions légales ou statutaires d'effet analogue.

Pour l'application de l'article 5, § 2, 1° et 4°, les droits de vote afférents à l'ensemble des actions, parts et droits d'associés d'une filiale s'entendent déduction faite des droits de vote afférents aux actions, parts et droits d'associés de cette filiale détenus par elle- même ou par ses filiales. La même règle s'applique dans le cas visé à l'article 5, § 3, alinéa 2, en ce qui concerne les titres représentés aux deux dernières assemblées générales.

§ 2. Par « personne servant d'intermédiaire », il faut entendre toute personne agissant en vertu d'une convention de mandat, de commission, de portage, de prête-nom, de fiducie ou d'une convention d'effet équivalent, pour le compte d'une autre personne.

Article 8. Il faut entendre par « contrôle exclusif », le contrôle exercé par une société soit seule, soit avec une ou plusieurs de ses filiales.

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Article 9. Par « contrôle conjoint », il faut entendre le contrôle exercé ensemble par un nombre limité d'associés, lorsque ceux-ci ont convenu que les décisions relatives à l'orientation de la gestion ne pourraient être prises que de leur commun accord. Par « filiale commune », il faut entendre la société à l'égard de laquelle ce contrôle conjoint existe.

II. Vous (= le client) êtes une personne morale, mais pas une société commerciale : par exemple, une ASBL ou une fondation Est visée : la personne physique, administrateur de cette personne morale, mais également les autres personnes physiques qui interviennent dans la relation avec le professionnel.

III. Vous (= le client) êtes une association de fait ou une autre structure juridique Est visée : la personne physique qui exerce une influence significative sur la gestion, mais qui n’intervient pas dans la relation avec le professionnel.

IV. Vous (= le client) êtes une personne physique : pour quelle autre personne physique intervenez-vous ?

49

11.2. Formulaire risque

Fiche de détermination du niveau de risque

Voir le chapitre 5 de la circulaire

Référence / N° de dossier / Identité du client

CritèreNiveau de risque*

CommentairesFaible Élevé

Client Faible Élevé

Activité Faible Élevé

Localisation Faible Élevé

Nature de la mission Faible Élevé

Synthèse Faible Élevé

* Entourer l’évaluation correcte.

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

Signature

50

11.3. Formulaire « rapport interne »

Fiche d’examen d’une opération particulière

Voir l’article 14, § 1, de la loi / chapitre 10 de la norme / point 6 de ce manuel

Référence / N° de dossier / Identité du client

1. Nature de l’opération :

2. Date de l’opération :

3. Montant :

4. Éléments ou informations ayant fait naître un doute* :

5. Étapes de la démarche de clarification entreprise :

6. Réponses ou justifications obtenues :

7. Situation après 6 :

7.1. Doutes levés : 7.2. Décision de déposer une déclaration de soupçon :

Si oui à 7.2 : indices de blanchiment retenus pour fonder le soupçon de blanchiment :

Pièces jointes :

oui – non

oui – non

* P.ex., opération sensible au blanchiment par sa nature, le caractère inhabituel par rapport aux activités du client (pas de justification économique, légitimité), les circonstances ou la qualité des personnes impliquées.

Établi à

Nom + prénom du professionnel responsable de l’application de la loi :

Signature

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52

11.4. Schémas

11.4.1. Schéma d’identification de la personne physique = client/mandataire

Personne physique = client/mandataire

Données à identifier Document de vérificationDonnées obligatoires : nom, prénom lieu et date de naissance

Belge, domicilié en Belgique : carte d’identité ou passeport valide (document équivalant à la carte d’identité).

Personne n’ayant pas la nationalité belge domiciliée en Belgique : carte d’identité, à défaut certificat d’inscription au registre des étrangers ou tout autre document émanant d’une autorité.

Personne résidant à l’étranger : passeport, permis de conduire, déclaration fiscale (US), inscription à la sécurité sociale ou tout autre document probant.

Données facultatives (dans la mesure du possible) : adresse

Si l’adresse n’est pas reprise dans les documents mentionnés ci-avant : déclaration signée du client concernant son

adresse (si le client présente un faible risque de blanchiment) ;

le cas échéant, envoi de courriers nominatifs avec suivi des retours de courriers ou lettre de mission.

Mesures complémentaires en fonction du niveau de risque du client, de la relation d’affaires, de l’opération ou d’identification à distance : copie du certificat de signature électronique valide émis par une autorité de certification ; déclaration fiscale, passeport, permis de conduire, carte de sécurité sociale, certificat de

naissance… ; recoupement au moyen de sources étrangères fiables : sources externes indépendantes ou

moteurs de recherche et d’analyse (tels, par exemple, que : Graydon, Companyweb, Dun & Bradstreet…) ;

identification face à face ultérieure (délai raisonnable).

11.4.2. Schéma d’identification de l’objet et de la nature de la relation d’affaires

Identification de l’objet et de la nature de la relation d’affaires :

prise de connaissance des intentions du client sur le type de relation d’affaires qu’il souhaite nouer ;

prise de connaissance du type d’opération que le client souhaite réaliser (apport en nature, dissolution de société, fusion, mission d’évaluation, due diligence...).

Éléments d’analyse : objet, nature de l’opération ou relation d’affaires ; localisation géographique du client et/ou de l’activité ; niveau de risque du client.

Identification : activité du client ; origine des fonds ou du patrimoine ; cohérence activité déclarée du client avec

les éléments comptables et financiers.

Sources : réconciliation avec les statuts, rapport de

gestion ; site Internet du client ; sources externes indépendantes ou moteurs

de recherche et d’analyse (tels, par exemple, que : Graydon, Companyweb, Dun &

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Bradstreet…).

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11.4.3. Schéma d’identification de la personne morale / structure juridique

Client = une société / structure juridique

Données à identifier Document de vérification

Personne morale : dénomination sociale ; siège social ; liste des administrateurs ; dispositions régissant le pouvoir d’engager la

personne morale.

Personne morale de droit belge : statuts coordonnés ou statuts à jour déposés

au greffe du tribunal de commerce ou publiés aux annexes du Moniteur belge ;

la liste des administrateurs de la personne morale cliente et la publication de leur nomination au Moniteur belge, ou tout autre document probant permettant d’établir leur qualité d’administrateur, tel que toute publication au Moniteur belge faisant mention de ces personnes en tant qu’administrateur, ou les comptes annuels déposés à la Banque nationale de Belgique ;

la dernière publication au Moniteur belge des pouvoirs de représentation de la personne morale cliente ;

ou tout autre document provenant de sources externes fiables indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse, lorsque le client, la relation d’affaires ou l’opération présente un faible risque de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Personne morale de droit étranger : utilisation de documents équivalents à ceux

énumérés pour les personnes morales de droit belge : KBIS (FR), Mémorial luxembourgeois… ;

ou tout autre document provenant de sources externes fiables indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse, lorsque le client, la relation d’affaires ou l’opération présente un faible risque de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Structure juridique autre qu’une personne morale : de l'existence, de la nature, des finalités

poursuivies ; les modalités de gestion ; les modalités de représentation.

Structure juridique autre qu’une personne morale : vérification au moyen de tous documents susceptibles de faire preuve et vérifications complémentaires via le recoupement avec d’autres sources externes publiques ou indépendantes et fiables ou des moteurs de recherche et d’analyse.

Le mandataire qui représente le client dans sa relation d’affaires avec le professionnel : identification du mandataire ; identification du pouvoir du mandataire

d’engager la société.

vérification de l’identification du mandataire au moyen de la carte d’identité, du passeport, du certificat d’inscription au registre des étrangers ou tout autre document émanant d’une autorité, permis de conduire, déclaration fiscale (US), inscription à l’office de sécurité sociale, ou tout autre document probant compte tenu du niveau de risque du client, de la relation d’affaires ou de l’opération ;

vérification de son pouvoir d’engager la société ;

publication au Moniteur belge des pouvoirs

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de représentation, un organigramme, une note d’organisation, une communication interne ou externe à la personne morale ou construction juridique, un communiqué de presse, ou tout autre document provenant de sources externes indépendantes ou de moteurs de recherche et d’analyse.

11.4.4. Schéma d’identification du(des) bénéficiaire(s) effectif(s)

Bénéficiaire(s) effectif(s)

Qui ? Comment ?

Sont visés : une ou plusieurs personnes qui exercent en droit un contrôle sur la

personne morale : les personnes qui possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote d’une société non cotée ;

qui exercent en fait un contrôle sur la personne morale : les personnes qui exercent le pouvoir de contrôle sur la société en exerçant des mandats dans l’organe d’administration et qui influencent à ce titre la gestion sans être en relation directe avec le professionnel ;

qui tirent profit de l’opération ou de la relation d’affaires.

Rôle actif du client : les informations relatives aux bénéficiaires seront communiquées par l’organe de gestion notamment au moyen de l’acte de constitution de la personne morale ou de la construction juridique…

Rôle du professionnel : o analyse de la pertinence et de la

vraisemblance des informations transmises par le client ;

o vérifications complémentaires via le recoupement avec d’autres sources externes publiques ou indépendantes ou des moteurs de recherche et d’analyse. Ces vérifications complémentaires dépendent du niveau de risque du client, de la relation d’affaires ou de la transaction en matière de blanchiment ou de financement du terrorisme.

Données à identifier Document de vérification

Données obligatoires : nom, prénom

Documents à fournir par le client lui-même s’il s’agit du bénéficiaire effectif d’une personne morale : acte de constitution des personnes morales

(publication au Moniteur belge, KBis, Kamer van Koophandel…) ;

registre des actionnaires, liste de présence aux assemblées générales.

Si la personne physique est bénéficiaire de l’engagement : carte d’identité ou passeport, certificat d’inscription au registre des étrangers ou tout autre document émanant d’une autorité, permis de conduire, déclaration fiscale (US), inscription à la sécurité sociale, ou tout autre document probant compte tenu du niveau de risque du client, de la relation d’affaires ou de l’opération.

Données facultatives (dans la mesure du possible) : lieu et date de naissance  adresse

Si l’adresse n’est pas reprise dans les documents mentionnés ci-avant : déclaration signée du client concernant

l’adresse (si le client présente un faible risque de blanchiment ou de financement du terrorisme) ;

le cas échéant, envoi de courriers nominatifs.

Si un bénéficiaire effectif est aussi mandataire : identification selon les exigences applicables aux mandataires.

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12. INDICATEURS

A.R. du 3 juin 2007 : indicateurs de fraude fiscale grave et organisée

Article 1. Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par « loi » : la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Art. 2. Les indicateurs visés à l’article 28 de la loi sont les suivants :

1° l'utilisation de sociétés écrans, créées ou rachetées, ayant leur siège social dans un paradis fiscal ou un territoire offshore ou à l'adresse privée d'un des intermédiaires ou effectuant une opération atypique par rapport à l'objet social, ou ayant un objet social incertain ou incohérent ;

2° le recours à des sociétés dans lesquelles sont intervenus, peu de temps avant l'exécution des opérations financières suspectes, divers changements statutaires tels que la désignation d'un nouveau gérant, la modification de la dénomination sociale, l'extension ou la modification de l'objet social ou le déplacement du siège social ;

3° le recours à l'interposition de personnes (hommes de pailles) intervenant pour le compte de sociétés impliquées dans des opérations financières ;

4° l'exécution d'opérations financières atypiques pour l'exercice habituel des activités de l'entreprise ou suspectes dans des secteurs à forte concurrence ou sensibles aux fraudes à la T.V.A. de type carrousels comme par exemple les secteurs du matériel informatique, des voitures, de la téléphonie (GSM), des produits pétroliers, du textile, de la hi-fi, vidéo et électronique ;

5° l'explosion du chiffre d'affaires, sur une courte période, manifestée sur le(s) compte(s) bancaire(s) nouvellement ouvert(s) et jusque-là peu actif(s) ou inactif(s), par une augmentation exponentielle du nombre et du volume des opérations ;

6° la constatation d'anomalies dans les factures présentées comme justification aux opérations financières, telles l'absence de numéro de T.V.A., de compte financier, de numéro de facture, d'adresse ou de dates ou lorsque ces données ne peuvent pas être fournies ;

7° le recours à des comptes de passage et la succession de multiples transactions, comprenant éventuellement des retraits même relativement limités en espèces (prélèvement de commission), dont le montant total est important, alors que les soldes sur compte sont souvent proches du zéro ;

8° l'utilisation de comptes intermédiaires ou de comptes de titulaires de professions non financières comme compte de passage rendant difficile l'identification des véritables ayants droit économiques ainsi que celles des liens entre l'origine et la destination des fonds. Cette utilisation peut également se caractériser par le recours à des structures sociétaires complexes et à des montages juridiques et financiers rendant peu transparent les mécanismes de gestion et d'administration ;

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9° la dimension internationale des opérations financières rendant difficile la compréhension des justifications économiques et financières à la base des opérations financières, celles-ci se limitant alors le plus souvent à des transits purs et simples de fonds venant de l'étranger et y repartant ;

10° le refus du client ou son impossibilité de produire des pièces justificatives quant à la provenance des fonds reçus ou quant aux motifs avancés des paiements ;

11° l'organisation de l'insolvabilité par la vente rapide d'actifs à des personnes physiques ou morales liées ou à des conditions qui ne sont pas conformes à celles du marché ;

12° le recours à des prêts back to back qui consistent à transférer des fonds dans un pays étranger pour solliciter un crédit auprès d'un établissement bancaire de ce pays en proposant lesdits fonds en garantie de manière à pouvoir ensuite rapatrier les fonds prêtés dans le pays d'origine, ce qui permet d'achever le processus puisque dans les faits, la société se prête à elle-même ;

13° le paiement de commissions à des sociétés étrangères sans activités commerciales, ainsi que le versement ou le virement vers la Belgique en provenance de telles sociétés.

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13.MODÈLE DE DÉCLARATION À LA CTIF

Modèle de déclaration à la Cellule de traitement des informations financières de soupçon de blanchiment de capitaux ou de soupçon de financement du terrorisme, en application de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, destiné aux notaires, aux huissiers de justice, aux réviseurs d’entreprises, aux experts-comptables externes, aux conseils fiscaux externes, aux comptables agréés, aux comptables-fiscalistes agréés visés par l’article 3 de la loi et aux exploitants de jeux de hasard de classe I visés par l’article 4 de la loi.

1. DÉCLARANT

Nom, dénomination sociale, adresse, téléphone, téléfax, e-mail

Référence

2. CLIENT

Pour les personnes physiques : nom, prénom(s), profession, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro(s) de compte, autre numéro de référence, date de première entrée en relation avec le déclarant, le cas échéant, numéro d’entreprise.

Pour les sociétés, les entités juridiques, telles que les fondations, les constructions juridiques, telles que les trusts et structures similaires :

‒ dénomination sociale, forme juridique, siège social, objet social ou secteur économique, numéro d’entreprise, date de première entrée en relation avec le déclarant, numéro(s) de compte, autre numéro de référence ;

‒ identité de la personne physique intervenue dans l’opération, c’est-à-dire l’administrateur, le « trustee » ou toute autre personne qui est autorisée à représenter la société, l’entité juridique, la construction juridique ou structure similaire (nom, prénom, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport).

Description de la nature et de l’objet de la relation d’affaires :

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3. MANDATAIRES DU CLIENT

Pour les personnes physiques : nom, prénom(s), profession, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro(s) de compte, autre numéro de référence, le cas échéant, numéro d’entreprise.

Pour les sociétés, les entités juridiques, telles que les fondations, les constructions juridiques, telles que les trusts et structures similaires :

‒ dénomination sociale, forme juridique, siège social, objet social ou secteur économique, numéro d’entreprise, date de première entrée en relation avec le déclarant, numéro(s) de compte, autre numéro de référence ;

‒ identité de la personne physique intervenue dans l’opération, c’est-à-dire l’administrateur, le « trustee » ou toute autre personne qui est autorisée à représenter la société, l’entité juridique, la construction juridique ou structure similaire (nom, prénom, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport).

___________________________________________________________________________

4. BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS : LA OU LES PERSONNES PHYSIQUES POUR LE COMPTE DE LAQUELLE/DESQUELLES UNE TRANSACTION EST EXECUTÉE OU UNE ACTIVITÉ EST RÉALISÉE / OU LA OU LES PERSONNES PHYSIQUES QUI EN DERNIER LIEU POSSÈDENT OU CONTRÔLENT LE CLIENT

Pour les personnes physiques : nom, prénom(s), profession, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport, numéro(s) de compte, autre numéro de référence, le cas échéant, numéro d’entreprise.

Pour les sociétés, les entités juridiques, telles que les fondations, les constructions juridiques, telles que les trusts et structures similaires : identification des personnes physiques qui en dernier ressort possèdent ou contrôlent le client. Lorsque le client est une société cotée sur une bourse, il n’est pas nécessaire d‘identifier ses actionnaires, ni de vérifier leur identité.

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5. AUTRES PERSONNES INTERVENANT DANS L’OPÉRATION OU DANS LES FAITS

Autres personnes physiques ou morales (identification conformément au point 2 ci-avant) intervenant dans l’opération comme donneur d’ordre, garant, contrepartie ou banque intermédiaire ou autre intermédiaire, références citées, etc. ou qui jouent un rôle dans les faits déclarés.

___________________________________________________________________________

6. DESCRIPTION DES FAITS (article 10bis, article 14bis, article 14ter)

Nature des faits qui sont liés au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, montant, devise, lieu, date, etc.

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7. INDICES DE BLANCHIMENT DE CAPITAUX OU DE FINANCEMENT DU TERRORISME

Indices laissant présumer que les faits sont liés à du blanchiment de capitaux ou à du financement du terrorisme ou à une tentative de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

___________________________________________________________________________

8. ENQUÊTE PÉNALE

Signaler ici si une enquête pénale est déjà en cours ou s’il y a des contacts entre le déclarant et une autorité judiciaire ou un service de police. Le cas échéant, mentionner la référence de dossier ou l’identité de la personne de contact.

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9. COMMENTAIRES ÉVENTUELS

10. ANNEXES ÉVENTUELLES

Date

Nom et fonction du signataire

Signature

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