MANUEL D'UTILISATION MODULE MISSION

LES MISSIONS

MODULE TV :GESTION DES FRAIS DE MISSION

SIFAC 2010

Le 15 Mars 2010

2

SIFAC

SOMMAIRESOMMAIRE

LE FLUX MISSIONS 4

PICTOGRAMMES 5

CONSULTER LES DONNEES D’UN AGENT 6

L’ORDRE DE MISSION 9

PRESENTATION DE L’ECRAN DE SAISIE D’UN ORDRE DE MISSION 11

SAISIR UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE SANS AVANCE 34

SAISIR UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE AVEC AVANCE 43

SAISIR UN ORDRE DE MISSION EN FRAIS REEL SANS AVANCE 52

SAISIR UN ORDRE DE MISSION EN FRAIS REEL AVEC AVANCE 61

SAISIR UN ORDRE DE MISSION SANS FRAIS 67

SAISIR UN ORDRE DE MISSION PERMANENT 75

SAISIR UN ORDRE DE MISSION RATTACHE A UN ORDRE DE MISSION PERMANENT 83

AUTORISER UNE MISSION 86

CALCULER UNE AVANCE 88

EDITER UN ORDRE DE MISSION 91

3

SIFAC

LIQUIDER UNE MISSION 95

LIQUIDER UNE MISSION 96

AUTORISER LE DEPLACEMENT 108

CALCULER LE MONTANT DE LA MISSION 110

EDITER L’ETAT LIQUIDATIF 113

EDITER LA LISTE DES MISSIONS A TRANSMETTRE A L’AGENCE COMPTABLE POUR PAIEMENT 116

CAS PARTICULIERS 121

SAISIR UNE MISSION A L’ETRANGER 122

INTEGRER UN ABATTEMENT FORFAITAIRELORS DE LA SAISIE D’UN OM 132

MODIFIER LE MONTANT D’UNE AVANCE REJETEE 136

CHANGER LE TYPE DE MISSION 142

SUPPRIMER UN OM 146

SELECTIONNER PLUSIEURS N° DE MATRICULE OUN° DE DEPLACEMENT LORS DE L’ EDITION DE L’ETAT LIQUIDATIF 148

ENVOYER UNE SIMULATION DE L’ETAT LIQUIDATIF A UN AGENT AVANT CALCUL DEFINITIF DE LA MISSION 151

DUPLIQUER UN ORDRE DE MISSION 155

CONSULTATIONS 159

4

FLUXMISSIONS

FLUXMISSIONS

CREER UN ORDRE DE MISSION

AUTORISER OM CALCULER AVANCE

EDITER UN OM

LIQUIDATION DE LA MISSION

STATUT DE DEPLACEMENT

AUTORISER DEPLACEMENT

CALCULER LE MONTANT TOTAL DE LA MISSION

EDITER L’ETAT LIQUIDATIF

PRISE EN CHARGE PAR L’AGENCE COMPTABLE

ORDRE DE MISSION PERMANENT

REJET DE L’OM REMBOURSEMENT DE L’AGENT

MODIFIER OM

SIFAC

REJET DE L’AVANCE

MODIFIER AVANCE

PRISE EN CHARGE PAR

L’AGENCECOMPTABLE

5

SIFAC

Rejet de l’avance par le comptable

OuvertDemande acceptée

Rejet de la liquidation par le comptable

OuvertDéplacement accepté

Modifier les données de la liquidation puis reprendre le flux de la liquidation d’une mission.

Liquidation prise en charge par le comptable et paiement àl’agent

Transféré FIDéplacement accepté

Liquidation calculéeCalculéOBLIGATOIRE

Déplacement accepté

Liquidation autoriséeA décompterDéplacement accepté

Liquidation non autoriséeA décompterDéplacement effectué

AGENT EN MISSION

Modifier le montant de l’avance puis reprendre le flux de l’ordre de mission.

OM pris en charge par le comptable et paiement à l’agent

Transféré FIDemande acceptée

Avance calculéeCalculéDemande acceptée

OM autoriséEdition de l’OM possible

A décompterDemande acceptée

OM non autoriséA décompterDemande saisie

STATUT DE LA MISSIONCALCULERAUTORISERPICTOGRAMME

PICTOGRAMMESPICTOGRAMMESA

VA

NT

LE D

EPA

RT

DE

L’A

GEN

TR

ETO

UR

DE

L’A

GEN

T

6

CONSULTERLES DONNEES D’UN AGENT

CONSULTERLES DONNEES D’UN AGENT

CODE TRANSACTION : PRMS

SIFAC

7

SIFAC

Saisir le n° de matricule de l’agent ou cliquer sur le matchcode.

ENTREE

Saisir le nom de l’agent.

ENTREE

La ligne correspondante à l’agent s’affiche. Si ce n’est pas le cas, c’est que l’agent n’a pas été créé dans la base SIFAC (demander la création de l’agent à l’Agence Comptable).

8

SIFAC

Le n° de matricule apparaît dans le champ « Matricule ».

ENTREE

Cliquer sur pour afficher la consultation.

Données personnelles de l’agent.

Coordonnées bancaires de l’agent.

Adresses (administrative et familiale) de l’agent.

Informations sur le véhicule utilisé par l’agent.

Sélectionner un menu à consulter en cliquant sur

Consultation des données d’affectation de l’agent.

Données structurelles liées à l’agent.

9

L’ORDRE DE MISSION

L’ORDRE DE MISSION

PRESENTATION DES ECRANS DE SAISIE D’UN ORDRE DE MISSION

SAISIR UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE SANS AVANCECODE DE TRANSACTION : PR05

SAISIR UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE AVEC AVANCECODE DE TRANSACTION : PR05

SAISIR UN ORDRE DE MISSION EN FRAIS REEL SANS AVANCE

CODE DE TRANSACTION : PR05

SAISIR UN ORDRE DE MISSION SANS FRAISCODE DE TRANSACTION : PR05

Page 11

Page 34

Page 43

Page 52

Page 67

SAISIR UN ORDRE DE MISSION PERMANENTCODE DE TRANSACTION : PR05

SIFAC

Page 75

SAISIR UN ORDRE DE MISSION EN FRAIS REEL AVANCECODE DE TRANSACTION : PR05

Page 61

10

CALCULER UNE AVANCECODE DE TRANSACTION : PR05

Page 86

Page 88

AUTORISER UNE MISSIONCODE DE TRANSACTION : PR05

EDITER UN ORDRE DE MISSIONCODE DE TRANSACTION : ZSIFACFITR_ORD_MIS

Page 91

SIFAC

SAISIR UN ORDRE DE MISSION RATTACHE A UN ORDRE DE MISSION PERMANENT


Page 83

11

PRESENTATION DES ECRANS DE SAISIE D’UN ORDRE DE MISSION

SIFAC

12

3

12

SIFAC

1 Créer un nouvel ordre de mission 7 NE PAS UTILISER2 Modifier un ordre de mission existant 8 Autoriser une mission et un déplacement3 Afficher un ordre de mission existant 9 Calculer une avance et/ou une liquidation4 Copier une mission 10 Annuler « autoriser » et « calculer »5 Supprimer un ordre de mission 11 Aide6 Afficher les corrections 12 Paramétrer des données

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Saisir le n° de matricule de l’agent ou cliquer sur pour effectuer une recherche (voir PRMS).

1

2

3

Sur ce tableau, vous aurez un suivi de l’ensemble des missions de l’agent.

13

SIFAC

Cliquer sur pour créer un nouvel ordre de mission.

Mission forfaitaire : le calcul des frais de repas et des nuitées est automatique conformément à l’article 3 du décret en vigueur.

* Mission en France :15.25 € par repas (midi et/ou soir selon les horaires déterminés par le Conseil d’Administration de l’Université de Paris Sud 11).60 € par nuitée (hors mission sur Paris).

* Mission à l’étranger : Indemnités journalières suivant le pays.

Mission frais réel : ce type de mission indique le montant réel des frais engendrés par l’agent. On utilisera ce type de mission pour des déplacements en Ile de France par exemple où l’on connaît le montant des transports en commun. Le barème du décret de 2006 ne sera pas rapatrié par Sifac.

Mission sans frais : ce type de mission représente uniquement une couverture juridique pour le missionnaire, il n’y a aucun engagement budgétaire.

OM permanent : ce type de mission représente un engagement budgétaire et une couverture juridique pour le missionnaire. C’est une réserve de créditsqui n’est pas comptabilisée.

Déplacement sur OM permanent forfaitaire : c’est une mission forfaitaire liée budgétairement à un ordre de mission permanent.

Déplacement sur OM permanent frais réel : c’est une mission en frais réel liée budgétairement à un ordre de mission permanent.

14

SIFAC

L’écran de saisie d’un ordre de mission.

Afficher la simulation de l’état liquidatif. Edition nécessaire lors d’une demande d’avance.

Aide

Valider le déplacement au retour de l’agent.

15

SIFAC

La saisie se décompose en 3 étapes.

ETAPE 1 LES DONNEES DE DEPLACEMENT

En cliquant sur le matchcode, vous pouvez sélectionner directement la date sur le calendrier.

En cliquant sur le matchcode, vous pouvez saisir aussi l’heure.

1 23 4

1 Indiquer la date de départ de la mission2 Indiquer l’heure de départ de la mission3 Indiquer la date de retour de la mission4 Indiquer l’heure de retour de la mission

16

Saisir le motif de la mission (motif libre).

Indiquer le nom de la ville où se déroule la mission (ou la zone géographique dans le cas d’un ordre de mission permanent).

Utiliser le matchcode pour choisir la ville.

SIFAC

Saisir le code postal, le nom de la commune ou taper ENTREE pour avoir la liste complète des villes disponibles dans le système.

Supprimer « 500 » pour afficher la totalité des villes.

ENTREE

17

SIFAC

Cliquer sur le titre « Désignation commune »pour sélectionner la colonne puis clique droit de la souris pour classer les villes dans l’ordre alphabétique.

Sélectionner la ville désirée. Dans le cas d’une mission à l’étranger, taper directement le nom de la ville.

ENTREE

18

SIFAC

Cliquer sur pour afficher l’écran de saisie des données d’imputation.

La répartition se fait en %. Cette information définit la part de la mission prise en charge par le centre financier.

ETAPE 2 LA VENTILATION DES COUTS

Les données concernant la société, le domaine d’activité, le centre de coût, le centre financier ou le fonds sont liées à l’agent et sont donc automatiquement dérivées lors de la saisie d’un ordre de mission. Néanmoins, vérifiez que ces données d’imputation correspondent à ce que vous souhaitez pour la mission.

Indiquer le n° d’élément d’OTP si la mission doit être imputée sur une convention.

Modifier le centre de coûts

NE PAS OUBLIER LE DOMAINE FONCTIONNEL

19

SIFAC

Sélectionner :-soit « Départ/Arrivée résidence administrative »-soit « Départ/Arrivée résidence familiale »

Dans l’onglet

Le système a calculé automatiquement les indemnités de repas et de nuitée.Lors de la liquidation de la mission, vous pouvez enlever la sélection « indemniténuitée » pour indiquer le montant réel dans la catégorie de frais « nuitée ».

On retrouve les données générales du déplacement dans cet onglet.

Lieu de départ et d’arrivée de l’agent (ces informations n’apparaîtront pas sur l’ordre de mission).

ETAPE 3 LA SAISIE DANS LES ONGLETS

20

SIFAC

Dans l’onglet

Cliquer sur le matchcode pour accéder à la liste des justificatifs.

Ce sont les types de catégories de frais qui seront remboursés à l’agent.

21

SIFAC

Lors de la saisie d’un ordre de mission :

Indiquer le montant prévisionnel ou le montant réel dans le cas d’un OM en frais réels.

Lors de la saisie de la liquidation de la mission :

Indiquer le montant réel à rembourser à l’agent.

ENTREE

22

SIFAC

Lors de la création d’un OM lié à un OMP cette catégorie de frais viendra réduire l’OMP automatiquement.

Régularisation OM permanent

ROMP

Affecter des retenues légalesNONRetenuesRETN

Frais pris en charge hors OMNONRepas payéREPP

OM en frais réelsOUIRepasREPA

OUIPéagePEAG

OUIPasseportPASS

OUIFrais de parkingPARK

A utiliser lors de la liquidation de la mission ou OM en frais réels.

OUINuitéeNUIT

Frais pris en charge hors OMNONNuitée payéeNUIP

Frais pris en charge hors OMNONLocation de véhicule payéLOCP

OUILocation de véhiculeLOC

OUIIndemnité de stageINDS

Frais véhicule privéOUIessenceESS

A utiliser lors de la création d’un ordre de mission permanent

Engagement OM permanentEOMP

Frais pris en charge hors OMNONInscription colloque payéeCOLP

OUIColloqueCOLL

Frais pris en charge hors OMNONBateau payéBATP

OUIBateauBAT

Frais non répertoriés dans la liste catégorie de frais

OUIAutresAUTR

Frais pris en charge hors OMNONAutres payésAUTP

Montant non remboursable àl’agent

NONAbattement forfait globalABFO

NOTEREMBOURSABLEA L’AGENT

CATEGORIE DE FRAIS

23

OUITarif SNCF 2ième classe

SNCF

OUITaxiTAXI

Frais pris en charge hors OMNONTaxi payéTAXIP

OUIVisaVISA

Frais pris en charge hors OMNONVol payéVOLP

OUIVolVOL

Indiquer à titre informatifNONVéhicule administratifVADM

OUIVaccinVACC

Frais pris en charge hors OMNONTrain payéTRNP

OUITrainTRN

OUITransport en communTCOM

NOTEREMBOURSABLEA L’AGENT

CATEGORIE DE FRAIS

SIFAC

Le terme « payé » indique que les frais sont pris en charge dans le module « Dépenses » ou par un autre organisme (ex. : les billets de train ont été réservés par le biais de la SAVAC grâce à un bon de commande).

Néanmoins, pour connaître le montant total de la mission, il est possible d’indiquer cette information dans l’ordre de mission (le montant indiqué ne sera pas remboursé à l’agent). Dans ce cas, il faut sélectionner la catégorie appropriée et en indiquer le montant.

Exemple :

24

SIFAC

Dans l’onglet

Saisir :

•La date de départ de la mission : elle doit correspondre à la date saisie à l’étape 1•L’heure de départ de la mission : elle doit correspondre à l’heure saisie à l’étape 1•La date de retour de la mission : elle doit correspondre à la date saisie à l’étape 1•L’heure de retour de la mission : elle doit correspondre à l’heure saisie à l’étape 1•Le motif de la mission•La ville où se déroule la mission (utiliser le matchcode pour la sélection)•Le pays où se déroule la mission (utiliser le matchcode pour la sélection) voir page suivante•La région où se déroule la mission (utiliser le matchcode pour la sélection) : PR= province et PA = Paris

Ce sont toutes des zones obligatoires.

Attention ! Les dates des étapes doivent se suivrent obligatoirement.Par exemple : Le système accepte la saisie suivante : étape 1 : du 01/01/2010 au 03/01/2010 puis étape 2 : du 03/01/2010 au 05/01/2010. Le système refuse la saisie suivante : étape 1 : du 01/01/2010 au 03/01/2010 puis étape 2 : du 04/01/2010 au 05/01/2010.Les horaires peuvent influencer la saisie des étapes.

Il est possible d’intégrer plusieurs étapes lors de cette saisie.

25

SIFAC

Dans le champ « Pays », cliquer sur le matchcode. Il se peut que le système n’affiche pas la totalitédes pays à l’écran.

Cliquer sur (Aff. Toutes valeurs) pour afficher l’ensemble des pays.

Sélectionner votre pays.

Valider

Procéder de même pour le champ « Région » (sauf mission à l’étranger).

26

SIFAC

Dans l’onglet

Informations relatives au véhicule personnel de l’agent. Attention ! les données concernant le véhicule de l’agent doivent être saisies obligatoirement dans la fiche de l’agent.

Nombre de kms parcouru dans le cadre de la mission.

Immatriculation du véhicule.

Type de véhicule utilisé.

Classe du véhicule.

Ville de départ et d’arrivée.

27

SIFAC

Le système pourra (en cours d’installation) calculer la distance automatiquement grâce à un distancier intégré à SIFAC.

Voir ci-dessous

Supprimer une ligne de trajet.Sélectionner la ligne à supprimer et cliquer sur cette icône.

Copier une ligne de trajet.

Créer la ligne du trajet de retour.Cliquer sur cette icône pour que le système calcule automatique le trajet du retour.

Indiquer le nom de la ville de départ.

Sélectionner la ligne en cliquant sur

Cliquer sur

Dans le champ « Autre commune », indiquer le lieu d’arrivée de la mission puis valider.

Actuellement, calculer par le biais de MAPPY la distance entre le lieur de départ et le lieu d’arrivée.

Si vous n’indiquez pas de ville de départ ou de ville d’arrivée, le système proposera automatiquement la résidence administrative et/ou familiale de l’agent.

28

SIFAC

Correspond à 1 repas gratuit et à 1 nuitée gratuite.82.5%

DEDUCTION NUITEE

ETRANGER

RETENUE REPAS

Correspond à 2 repas gratuits et 1 nuitée gratuite.100%

Correspond à 1 nuitée gratuite.65%

Correspond à 2 repas gratuits.35%

Correspond à 1 repas gratuit.17.5%

DEDUCTION NUITEE

FRANCE

Correspond à 2 repas gratuits pour une journée.

Correspond à 1 repas gratuit et à 1 repas dans un restaurant administratif pour une journée.

Correspond à 1 repas gratuit pour une journée.

Correspond à 1 repas dans un restaurant administratif pour une journée.

RETENUE REPAS

Correspond à 1 nuitée gratuite.100%

75%

50%

25%

Dans l’onglet

Les retenues sont utilisées quand l’agent bénéficie de repas et/ou nuitée(s) gratuit(s). Elles permettent d’affecter des retenues légales sur les forfaits calculés automatiquement (mission forfaitaire).

29

SIFAC

Dans l’onglet

Cliquer sur pour déterminer l’avance.

Le système calcule automatiquement l’avance.

Cliquer sur pour créer l’avance.

Ne rien indiquer dans ce champ.

Attention ! Le calcul de l’avance se fait uniquement sur les indemnités de repas et sur les indemnités de nuitée (75 % de la mission). Tout calcul incluant les autres justificatifs, verra la demande d’avance rejetée.

30

SIFAC

Dans l’onglet

Saisir les éventuelles remarques.

Dans l’onglet

Indiquer le n° de l’ordre de mission permanent à rattacher à l’ordre de mission le cas échéant.

Indiquer la ville de départ de la mission (cette information apparaîtra sur l’ordre de mission).

31

SIFAC

Cliquer sur pour afficher la simulation de l’état liquidatif.

Cette simulation doit être imprimée et jointe au dossier de demande d’avance remis àl’Agence Comptable.

32

SIFAC

Sauvegarder la saisie.

Cliquer sur pour autoriser la mission.

Cliquer sur pour calculer l’avance (si demande d’avance) ou liquider la mission (obligatoire pour le remboursement de la mission).

Dès la sauvegarde, le système revient à l’écran initial.

Le système attribue un n° de déplacement à l’ordre de mission.

Sélectionner la ligne de l’ordre de mission à autoriser et à calculer en cliquant sur

Autoriser : cela consiste à engager budgétairement la mission.

Calculer : on utilise cette icône dans deux cas :

* Pour créer la demande d’avance lors de la création de l’’ordre de mission. La demande d’avance pourra être ainsi examinée par l’Agence Comptable qui l’acceptera ou la rejettera.

* Pour permettre la liquidation de la mission. Si la liquidation n’est pas calculée, les données de la mission ne pourront être transférées à l’Agence Comptable.

33

SIFAC

Quand vous cliquez sur le système demande une période de calcul : ne pas modifier la période 99.

Valider

34

CODE TRANSACTION : PR05

SAISIR UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE SANS AVANCE

SIFAC

35

ENTREE

Cliquer sur pour créer un ordre de mission.

Saisir le n° de matricule de l’agent ou cliquer sur pour

rechercher le n° de matricule.

SIFAC

Sélectionner le type de mission MISSION FORFAITAIRE.

ENTREE

36

Saisir les informations suivantes :

•La date de départ de la mission,•L’heure de départ de la mission,•La date de retour de la mission,•L’heure de retour de la mission,•Le motif du déplacement,•La ville où se déroule la mission (recherche par matchcode).

SIFAC

ENTREE

Ecran de saisie d’un ordre de mission.

37

SIFAC

Indiquer :

•La répartition des coûts en %,•Le centre de coûts,•L’élément d’OTP (si nécessaire),•Le domaine fonctionnel.

Cliquer sur pour saisir les données d’imputation.

Cliquer sur pour valider.

Dans

38

Indiquer la résidence de départ et la résidence d’arrivée.

Indiquer dans la colonne les catégories de frais prévues dans le cadre de la mission et le

montant estimé pour chaque catégorie de frais.

Saisir :•Les dates de départ et d’arrivée de la mission,•Les heures de départ et d’arrivées de la mission,•Le motif de la mission,•La ville d’arrivée de la mission,•Le pays•La région.

SIFAC

Dans l’onglet

Dans l’onglet

Dans l’onglet

39

Cette saisie est possible à condition que la fiche agent comporte un véhicule (transaction PRMS).

Si l’agent n’a pas de véhicule rattaché, SIFAC l’indique lors d’une éventuelle saisie.

Les retenues seront à saisir lors de la liquidation de la mission au retour de l’agent.

SIFAC

Dans l’onglet (voir p. 26 et 27)

Dans l’onglet Ne rien indiquer dans cet onglet.

40

Dans l’onglet

SIFAC

Ne rien indiquer dans cet onglet.

Cet onglet est optionnel.

Vous avez la possibilité de saisir des remarques concernant cette mission.

Dans l’onglet

Nous saisissons un ordre de mission sans avance.

41

SIFAC

Dans l’onglet

Saisir la ville de départ. Cette information apparaîtra sur l’ordre de mission.

Cliquer sur pour vérifier vos données avant de sauvegarder.

Sauvegarder votre saisie

42

SIFAC

Le système a enregistré votre ordre de mission.

Cliquer sur pour engager budgétairement votre ordre de mission.

Ne pas C’est un ordre de mission sans avance donc il ne doit pas être comptabilisé.

43

SAISIR UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE AVEC AVANCE

SIFAC


L’avance représente 75 % des indemnités de repas et de nuitées ou de l’indemnitéjournalière. Elle est demandée par l’ordonnateur et, elle est acceptée ou rejetée par l’Agence Comptable. L’avance ne fait pas l’objet d’une liquidation.

44

ENTREE




SIFAC

Sélectionner le type de mission MISSION FORFAITAIRE.

ENTREE

45



SIFAC

ENTREE

Ecran de saisie d’un ordre de mission.

46

SIFAC

Indiquer :




Dans

47


NE RIEN INDIQUER DANS CET ONGLET TANT QUE LE CALCUL DE L’AVANCE N’EST PAS EFFECTUE

Saisir :•Les dates de départ et d’arrivée de la mission,

•Les heures de départ et d’arrivée de la mission,•Le motif de la mission,•La ville d’arrivée de la mission,•Le pays,•La région.

SIFAC

Dans l’onglet

Dans l’onglet

Dans l’onglet

48

Cette saisie est possible à condition que la fiche agent comporte un véhicule (transaction PRMS).

Si l’agent n’a pas de véhicule rattaché, SIFAC l’indique lors d’une éventuelle saisie.

Les retenues seront à saisir lors de la liquidation de la mission au retour de l’agent.

SIFAC

Dans l’onglet (voir p. 26 et 27)

Dans l’onglet Ne rien indiquer dans cet onglet.

49

Cliquer sur pour calculer automatiquement le montant de l’avance.

Le montant attribué (75 % du montant des repas et des nuitées) au titre de l’avance s’affiche.

Après vérification du montant de l’avance, cliquer sur

Le montant de l’avance s’intègre dans la ligne avance.

SIFAC

Dans l’onglet

NE PAS INDIQUER DE MONTANT

50

Cet onglet est optionnel.

Vous avez la possibilité de saisir des remarques concernant cette mission.

SIFAC

Dans l’onglet

Dans l’onglet

Saisir la ville de départ. Cette information apparaîtra sur l’ordre de mission.

51

Cliquer sur pour afficher la simulation de l’état de frais et vérifier

vos données avant de sauvegarder votre ordre de mission.

Cliquer sur pour éditer cette simulation.

Joindre ce document à votre dossier de demande d’avance.


SIFAC


Cliquer sur pour comptabiliser l’avance.

Les données informatiques liées à la demande d’avance seront transmises (Transfert FI) àl’Agence Comptable.


Sélectionner l’ordre de mission à autoriser et à calculer.

52


SAISIR UN ORDRE DE MISSION EN FRAIS REELS SANS AVANCE

SIFAC

53

ENTREE




SIFAC

Sélectionner le type de mission MISSIONS FRAIS REELS.

ENTREE

54

SIFAC

Saisir :


Indiquer :




Dans

55

SIFAC

Dans l’onglet

On ne retrouve pas les informations « Indemnité nuitée » et « Indemnités repas » comme dans un ordre de mission forfaitaire.

Dans le cas d’un ordre de mission en frais réels, vous devez calculer manuellement le montant des indemnités à rembourser à l’agent.


56

SIFAC

Dans l’onglet

Dans sélectionner les catégories de frais à rembourser à l’agent.

Dans saisir le montant réel à rembourser à l’agent.

1. Cas du calcul des repas.

Sélectionner la catégorie « REPA ».

Indiquer le montant total réel de l’indemnité de repas.

Il faut calculer le montant total à rembourser à l’agent suivant l’indemnité de repas préconisée par le décret (15.25 €/repas le midi et le soir) et le nombre de repas qui sera pris par l’agent durant sa mission.

ENTREE

57

SIFAC

Le système vous demande le nombre de repas que l’agent sera amené àprendre durant sa mission. Cette information permet au système de vérifier la cohérence entre le montant total saisi dans la colonne « Montant » et le nombre de repas saisi sur cette page (par référence au Décret de 2006).

Indiquer le nombre de repas prévu.


58

SIFAC

La catégorie de frais se colore en rouge. Cela signifie qu’une donnée a été saisie pour cette ligne de catégorie (ici le nombre de repas).

2. Cas du calcul des nuitées.

Sélectionner « Nuit »

Indiquer le montant total réel de l’indemnité nuitée.

Il faut calculer le montant total dans la limite de 60 €/nuit préconisé par le décret et le nombre de nuitées.

ENTREE

59

SIFAC

Le système vous demande le nombre de nuitées prévu lors du déplacement de l’agent. Cette information permet au système de vérifier la cohérence entre le montant total saisi dans la colonne « Montant » et le nombre de nuitées saisi sur cette page (par référence au Décret de 2006).

Indiquer le nombre de nuitées prévu.

La catégorie de frais se colore en rouge. Cela signifie qu’une donnée a été saisie pour cette ligne de catégorie (ici le nombre de nuitées).

60

SIFAC

Cliquer sur pour accepter juridiquement votre ordre de mission en frais réels.

Ne pas Si c’est un ordre de mission sans avance, il ne faut pas comptabiliser cette mission.

Le système a enregistré votre ordre de mission en frais réels.

Sélectionner l’ordre de mission à autoriser.


Dans l’onglet

Saisir :•Les dates de départ et d’arrivée de la mission, •Les heures de départ et d’arrivée de la mission,•Le motif de la mission,•La ville d’arrivée de la mission,•Le pays,•La région.

61

SAISIR UN ORDRE DE MISSION EN FRAIS REEL AVEC AVANCE

SIFAC


62

SIFAC

ENTREE




Sélectionner le type de mission MISSIONS FRAIS REELS.

ENTREE

63

SIFAC

Après la saisie des données de déplacements et des données liées à la ventilations des coûts se

positionner sur l’onglet

Dans le cas d’une mission en frais réels, il faut indiquer le montant des nuitées et des repas à rembourser à l’agent dans l’onglet « Justificatifs » avant de procéder au calcul de l’avance. Après le calcul de l’avance, vous pouvez indiquer d’autres catégories de frais dans l’onglet « Justificatifs ».

1 Sélectionner la catégorie de frais « Repas »2 Saisir le montant total des repas qui sera à rembourser à l’agent.

ENTREE

3 Indiquer le nombre de repas.

Valider

2

3

1

64

1 Sélectionner la catégorie de frais « Nuitée »2 Saisir le montant total des nuitées qui sera à rembourser à l’agent.

ENTREE

3 Indiquer le nombre de nuitées.

Valider

NE SAISIR AUCUNE AUTRE CATEGORIE DE FRAIS AVANT LE CALCUL DE L’AVANCE

SIFAC

Dans l’onglet

Saisir :•Les dates de départ et d’arrivée de la mission, •Les heures de départ et d’arrivée de la mission,•Le motif de la mission,•La ville d’arrivée de la mission,•Le pays,•La région.

1 2

3

65

SIFAC

Cliquer sur pour calculer automatiquement le montant de l’avance.

Le montant attribué (75 % du montant des repas et des nuitées) au titre de l’avance s’affiche.

Après vérification du montant de l’avance, cliquer sur

Le montant de l’avance s’intègre dans la ligne avance.

Dans l’onglet

NE PAS INDIQUER DE MONTANT

66

SIFAC

Cliquer sur pour afficher la simulation de l’état de frais et vérifier

vos données avant de sauvegarder votre ordre de mission.

Cliquer sur pour éditer cette simulation.

Joindre ce document à votre dossier de demande d’avance.



Cliquer sur pour comptabiliser l’avance.

Les données informatiques liées à la demande d’avance seront transmises (Transfert FI) àl’Agence Comptable par un programme automatique toutes les 10 mn.


Sélectionner l’ordre de mission à autoriser et à calculer.

Finaliser l’ordre de mission.

67

SAISIR UN ORDRE DE MISSION SANS FRAIS

SIFAC


68

ENTREE




SIFAC

Sélectionner le type de mission MISSION SANS FRAIS.

ENTREE

69



ENTREE

SIFAC


Dans

Si vous ne remplissez pas la ventilation des coûts, vous ne pourrez pas éditer votre ordre de mission.

70

Indiquer la répartition en % des frais à imputer à un ou des centre(s) de coûts.Procéder à la rectification du centre de coûts s’il ne correspond pas au vôtre.Indiquer l’élément d’OTP si nécessaire.Indiquer votre domaine fonctionnel.

SIFAC

ENTREE

MODIFIER LE CENTRE DE COUTS

Dans l’onglet


71

SIFAC

Dans l’onglet

Saisir :

•La date de départ de la mission,•L’heure de départ de la mission,•La date de retour de la mission, •L’heure de retour de la mission,•Le motif de la mission,•La ville d’arrivée de la mission,•Le pays,•La région.

72

Dans l’onglet

SIFAC

Dans l’onglet

Indiquer la ville de départ.

Saisir d’éventuelles remarques sur la mission.

Sauvegarder votre saisie.

73

SIFAC

Ce message d’information s’affiche. Il vous confirme que la saisie de ce déplacement n’impactera pas votre budget.

Le système a enregistré votre ordre de mission sans frais.

Le montant est bien à 0 €.

74

SIFAC

Cliquer sur pour accepter juridiquement votre ordre de mission sans frais.

Ne pas C’est un ordre de mission sans frais donc il n’a pas besoin

d’être comptabilisé.

Sélectionner la ligne de l’ ordre de mission pour l’autoriser.

75


SAISIR UN ORDRE DE MISSION PERMANENT

SIFAC

L’ordre de mission permanent représente un engagement budgétaire et une couverture juridique pour le missionnaire.

Un ordre de mission permanent est une réserve de crédits et ne doit pas être liquidé.

Il est impossible de rembourser un agent par le biais d’un ordre de mission permanent. Il faut obligatoirement rattacher un OMP à un ordre de mission forfaitaire ou en frais réel pour que l’Agence Comptable puisse rembourser l’agent.

76

SIFAC

Cliquer sur (matchcode) pour sélectionner le n° de matricule de l’agent.

Saisir le nom de l’agent.


Le n° de matricule de l’agent s’affiche.

ENTREE

77


SIFAC

Le n° de matricule est rapatrié sur l’écran initial.

ENTREE

Les données liées à cet agent et la liste de ses déplacements s’affichent à l’écran.

Sélectionner OM permanent.

78

SIFAC

Indiquer les dates et heures de couverture de l’ordre de mission permanent. Saisir le motif des déplacements (indiquer OMP au début de votre saisie pour une meilleure lisibilité lors de vos consultations). Indiquer la ville, la région ou le département de couverture de l’ordre de mission permanent.


Dans

Indiquer la répartition du montant pris en charge par le centre financier (100% = totalitédu montant de la mission).Saisir le n° de l’éOTP si la mission doit être imputée sur une convention.

Indiquer le domaine fonctionnel.

Vous pouvez inclure un texte explicatif.

Valider

CENTRE DE COUTS A MODIFIER

79

SIFAC

Dans l’onglet

Indiquer le lieu de départ et d’arrivée de l’agent.

Dans l’onglet

Dans la colonne cliquer sur (matchcode).

Sélectionner la catégorie de frais

80

SIFAC

Indiquer le montant estimé de l’ordre de mission permanent. Ce montant réservera les crédits sur le budget de votre centre financier (dérivé du centre de coûts) pour les missions àvenir de l’agent.

Dans l’onglet

Saisir :

* La date de départ de la mission * L’heure de départ de la mission * La date de retour de la mission * L’heure de retour de la mission * Le motif de la mission* La ville où l’agent a le droit de se déplacer (utiliser le matchcode pour la sélection) * Le pays où l’agent a le droit de se déplacer (utiliser le matchcode pour la sélection) * La région où l’agent a le droit de se déplacer (utiliser le matchcode pour la sélection)

81


Dans l’onglet

SIFAC

Vous pouvez saisir des remarques concernant l’ordre de mission permanent.

La ligne correspondant à votre ordre de mission permanent s’affiche à l’écran avec un n° de déplacement spécifique.

82

SIFAC

Cliquer sur pour engager budgétairement l’ordre de mission permanent.

Ne pas un ordre de mission permanent ne doit pas être comptabilisé.

83

RATTACHER UN ORDRE DE MISSION PERMANENT A UN ORDRE DE MISSION FORFAITAIRE OU EN FRAIS

REELS

SIFAC


Il est nécessaire de rattacher un ordre de mission permanent à un ordre de mission (forfaitaire ou en frais réels) pour procéder au remboursement de l’agent.

On ne peut pas liquider un ordre de mission permanent.

On peut rattacher un OMP à deux types de missions :-« Déplacement sur OMP forfaitaire » (avec ou sans avance)-« Déplacement sur OMP en frais réels » (avec ou sans avance)

84

ENTREE




SIFAC

Sélectionner le type de mission : DEP SUR OM PERM FORFou DEP SUR OM PERM FREEL

ENTREE

85

SIFAC

Saisir les données de votre ordre de mission comme dans le cas d’un ordre de mission forfaitaire ou en frais réels :

-Les données de déplacement,-La ventilation des coûts,-Les données nécessaires dans les différents onglets.

C’est dans l’onglet « Données compléme. » que l’on indiquera le n° de l’ordre de mission permanent auquel rattacher l’ordre de mission.Le système imputera le montant de la mission sur cette réserve de crédits.

Dans l’onglet

Indiquer le n° de l’ordre de mission permanent à rattacher à l’ordre de mission.


Cliquer sur pour engager budgétairement l’ordre de mission sur l’ordre de mission permanent.

Cliquer sur si vous demandez une avance.

86

AUTORISER UNE MISSION

SIFAC


87

SIFAC

Sélectionner la mission à autoriser en cliquant sur

Cliquer sur pour engager budgétairement votre mission.

Le statut de la mission passe de à soit de « demande saisie » à « demande acceptée ».

La ligne apparaît en surbrillance.

88

CALCULER UNE AVANCE

SIFAC


89

SIFAC

La ligne de mission doit être sélectionnée.

Cliquer sur pour créer la demande d’avance.

Le système demande une période de calcul : ne pas modifier cette période.

Valider

Le statut de la mission reste en mais passe de « à décompter » à « calculé ».

A utiliser uniquement dans le cas d’une demande d’avance.

90

Dès que les données comptables concernant l’avance sont transférées à l’Agence comptable, la mission passe de «demande acceptée » « calculé » à « demande acceptée » « Transfert FI ».

Le indique que l’avance est prise en charge par l’Agence Comptable.

La mission n’est plus modifiable.

Le indique que l’avance a été versée à l’agent.

Le indique que l’avance a été rejetée.

SIFAC

91

CODE TRANSACTION : ZSIFACFITR_ORD_MIS

EDITION D’UN ORDRE DE MISSION

SIFAC

L’édition de l’ordre de mission n’est possible que si la mission a été autorisée.

92

SIFAC

Les informations que vous indiquerez sur cette page doivent correspondre à celles qui ont été saisies sur l’ordre de mission. Elles apparaîtront sur l’ordre de mission que vous allez imprimer.

1

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93

SIFAC

Indiquer le n° de matricule.Indiquer le n°d’ordre de mission (= le n° de déplacement)

Indiquer par « oui » ou par « non » si une demande d’avance a été saisie. Indiquer si l’ordre de mission a fait l’objet d’un abattement forfaitaire.

Cocher si oui ou non les billets de transport ont été pris par le biais du marché SAVAC.Indiquer le n° d’immatriculation du véhicule de service, le cas échéant.

Indiquer le nom de l’organisme (UP11, CF…) qui prend en charge la mission. Indiquer si la prise en charge est partiel ou totale.

Saisir le nom du congrès, le cas échéant. Indiquer le n° du bon de commande correspondant à l’inscription à un congrès, colloque…le cas échéant

Indiquer le n° de la commande concernant l’hébergement le cas échéant.Cocher le mode d’hébergement.

Saisir le nom des passagers. Cocher quand l’assurance du véhicule personnel a été vérifiée. Cocher le niveau d’autorisation du véhicule.

Cocher le (ou les) mode (s) de transport autorisé(s) par l’ordonnateur. Cocher les autres catégories de frais autorisées par l’ordonnateur.

Indiquer le lieu.

Cliquer sur pour exécuter votre demande.

1

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94

SIFAC

Cliquer sur pour éditer votre ordre de mission.

95

LIQUIDER UNE MISSION


LIQUIDER UNE MISSIONCODE DE TRANSACTION : PR05

AUTORISER LE DEPLACEMENTCODE DE TRANSACTION : PR05

CALCULER LE MONTANT DE LA MISSIONCODE DE TRANSACTION : PR05

Page 96

Page 108

Page 110

SIFAC

EDITER L’ ETAT LIQUIDATIFCODE DE TRANSACTION : PRF0

Page 113

96


SIFAC


LIQUIDER UNE MISSION SANS MODIFICATIONCODE DE TRANSACTION : PR05

LIQUIDER UNE MISSION AVEC MODIFICATIONSCODE DE TRANSACTION : PR05

Page 97

Page 99

Lors de la liquidation d’une mission, vous pouvez apporter des modifications sur une mission forfaitaire ou une mission en frais réels.

97

SIFAC

LIQUIDER UNE MISSION SANS MODIFICATION(les données sont identiques à l’ordre de mission saisie)

Sélectionner l’ordre de mission à liquider.

Cliquer sur

Le système affiche l’ordre de mission.

98

SIFAC

Cliquer sur pour valider le déplacement du missionnaire.

Vous arrivez sur « Données de déplacement ».

Le nouveau statut du déplacement est automatiquement intégré par le système : (aucune autre manipulation à faire)

-« Dépl.effectué/rapport saisi »-« A décompter »

Sauvegarder

99

SIFAC

Sélectionner l’ordre de mission à liquider.

Cliquer sur

Le système affiche l’ordre de mission.

LIQUIDER UNE MISSION AVEC MODIFICATIONS(par rapport à l’ordre de mission)

Cas d’une mission forfaitaire

100

SIFAC

Si vous devez modifier le montant des nuitées, il faut dans un premier temps enlever la sélection forfaitaire de l’indemnité nuitée. Vous pourrez ainsi dans l’onglet « Justificatifs », saisir le montant réel (ou souhaité) des nuitées à rembourser à l’agent.Cette procédure est valable aussi pour la liquidation d’une mission à l’étranger.

Dans l’onglet « Forfait »

Décocher « Indemnité nuitée ».

101

SIFAC

Dans l’onglet « Justificatifs » : -Ajouter les justificatifs non prévus lors de la saisie initiale de votre ordre de mission.-Modifier, si nécessaire, le montant des justificatifs prévus.

Pour intégrer le montant des nuitées, sélectionner la catégorie « Nuitée » dans la colonne

Dans le cas d’une mission à l’étranger, indiquer soit le montant en euro soit le montant en devise étrangère puis sélectionner dans la colonne « Devise » la devise adéquate (le système procèdera àla conversion).

102

SIFAC

Saisir le montant total des nuitées à rembourser à l’agent.

ENTREE

Le système vous demande le nombre de nuitées prévu lors du déplacement de l’agent. Cette information permet au système de vérifier la cohérence entre le montant total saisi dans la colonne «Montant » et le nombre de nuitées saisi sur cette page (par rapport au Décret de 2006).

Pour une mission à l’étranger, le système affiche un message d’avertissement qui indique que vous dépassez le montant forfaitaire autorisé. Or dans le cadre des indemnités journalières le forfait 60€/nuit ne peut être pris en compte. Taper ENTREE jusqu’à la validation de la saisie.

103

SIFAC

Indiquer le nombre de nuitées prévu.

La catégorie de frais se colore en rouge. Cela signifie qu’une donnée a été saisie pour cette ligne de catégorie (ici le nombre de nuitées).

Valider votre saisie.

104

SIFAC

Dans l’onglet « Retenues » vous pouvez appliquer des retenues concernant les repas (par ex. : l’agent prend un repas chez un membre de sa famille, on peut lui déduire ce repas du remboursement de sa mission en lui imposant une retenue).

Par contre on ne peut pas effectuer de retenues pour les nuitées (colonne « Déduction nuitée »grisée). En effet, en décochant « indemnité nuitée » dans l’onglet « Forfaits », on est passé d’un calcul forfaitaire à une saisie en frais réels pour l’indemnité nuitée. Les retenues ne sont donc plus nécessaires.

Lors de la liquidation d’une mission forfaitaire à l’étranger, le système ne donne pas accès à la colonne « Déduction nuitée » (qui intègre les retenues nuitées et repas pour les missions àl’étranger).Il faut dans ce cas décocher « indemnités repas » dans l’onglet « Forfaits » et intégrer dans l’onglet « Justificatifs » le montant à rembourser dans la catégorie de frais « Repas ».

105

SIFAC

Quand vous avez terminé vos modifications, vous devez cliquer sur pour valider le déplacement de l’agent.

Sauvegarder

Vous arrivez sur « Données de déplacement ». Le nouveau statut du déplacement est automatiquement intégré par le système : (aucune autre manipulation à faire)

-« Dépl.effectué/rapport saisi »-« A décompter »

Pour une mission à l’étranger, le système affiche un message d’avertissement par lequel vous dépassez le montant forfaitaire autorisé. Or dans le cadre des indemnités journalières le forfait (15.25 €) ne peut être pris en compte. Taper ENTREE jusqu’à la validation de la saisie.

106

SIFAC

Le système a enregistré vos modifications.

Sélectionner votre ordre de mission.

Cliquer sur pour autoriser la liquidation.

107

SIFAC

Cliquer sur pour calculer le montant à rembourser à l’agent et préparer le transfert des données à l’Agence Comptable.

Le système demande une période de calcul : ne pas modifier la période indiquée par le système.

Valider

108

AUTORISER LE DEPLACEMENT

SIFAC


109

SIFAC

Sélectionner la mission à autoriser mission en cliquant sur

Cliquer sur pour autoriser la liquidation.

Le statut de la mission passe de à soit de « déplacement effectué » à « déplacement accepté ».

La ligne apparaît en surbrillance.

110

CALCULER LE MONTANT DE LA MISSION

SIFAC


111

SIFAC

Sélectionner la ligne de mission à calculer.

Cliquer sur pour calculer le montant total de la mission à rembourser à l’agent.

Le système demande une période de calcul : ne pas modifier cette période.

Valider

Le statut de la mission reste en mais passe de « à décompter » à « calculé ».

112

SIFAC

Dès que les données comptables sont transférées à l’Agence comptable, la mission passe de «déplacement accepté » « calculé » à « déplacement accepté » « Transfert FI ».

Le indique que la mission est prise en charge par l’Agence Comptable.

La mission n’est plus modifiable.

Le indique que l’agent a été remboursé.

Le indique que la liquidation a été rejetée.

113

SIFAC

CODE TRANSACTION : PRF0

L’édition de l’état liquidatif n’est possible que si la liquidation a été autorisée et calculée.

EDITER L’ETAT LIQUIDATIF

114

SIFAC

Saisir : 99

Saisir le n°de matricule. Saisir le n° de déplacement.

Cocher le « Paramètre d’impression ».

Pour imprimer une copie de l’état liquidatif.

Pour imprimer en mode « test » l’état liquidatif avant d’imprimer l’original.

Pour imprimer l’original de l’état liquidatif. Attention ! Le système ne permet qu’une seuleimpression de l’original.

Cliquer sur

115

SIFAC

Cliquer sur pour éditer l’état liquidatif.

L’état liquidatif doit être signé par l’ordonnateur et le missionnaire.

116

SIFAC

CODE TRANSACTION : S_AHR_61016401

EDITER LA LISTE DES MISSIONS

A TRANSMETTRE A L’AGENCE COMPTABLE

EDITER LA LISTE DES MISSIONS

A TRANSMETTRE A L’AGENCE COMPTABLE

Cette liste doit être jointe à votre dossier de remboursement d’une mission.

Elle doit être datée et signée par l’ordonnateur ayant la compétence pour le faire.

117

SIFAC

Dans l’onglet vous devez indiquer le matricule (ou les matricules) qui doit apparaître sur la liste.

Cliquer sur pour sélectionner plusieurs matricules.

Cliquer sur pour valider votre saisie.

Indiquer le ou les n° de matricule(s) supplémentaire(s).

Indiquer le n° de matricule.

118

SIFAC

Indiquer la société.

Dans l’onglet vous devez préciser le déplacement (ou les déplacements) que vous souhaitez voir afficher sur la liste.

Cette sélection évitera d’afficher les déplacements non désirés sur la liste.

119

SIFAC

Indiquer le n° de déplacement.

Cliquer sur pour sélectionner plusieurs déplacements.

Cliquer sur pour valider votre saisie.

Indiquer le n° de déplacement supplémentaire.

120

SIFAC

Cliquez sur pour exécuter votre saisie.

Le tableau ci-dessus doit apparaître sous cette mise en forme.

Si cette mise en forme n’apparaît pas, cliquez sur

Sélectionner la mise en forme « /LISTE ».

Valider

Imprimer la liste.

121

SIFAC

CAS PARTICULIERSCAS PARTICULIERS

SAISIR UNE MISSION A L’ETRANGERCODE DE TRANSACTION : PR05

INTEGRER UN ABATTEMENT FORFAITAIRE LORS DE LA SAISIE D’UN OM


MODIFIER LE MONTANT D’UNE AVANCE REJETEECODE DE TRANSACTION : PR05

Page 122

Page 132

Page 136

CHANGER LE TYPE D’UNE MISSIONCODE DE TRANSACTION : PR05

Page 142

SUPPRIMER UN OMCODE DE TRANSACTION : PR05

Page 146

SELECTIONNER PLUSIEURS N° DE MATRICULE OU N° DE DEPLACEMENT LORS DE L’EDITION DE L’ETAT LIQUIDATIF

CODES DE TRANSACTION : PRF0

Page 148

ENVOYER UNE SIMULATION DE L’ETAT LIQUIDATIF A UN AGENT AVANT CALCUL DEFINITIF DE LA MISSION

CODES DE TRANSACTION : PR05

Page 151

DUPLIQUER UN ORDRE DE MISSION CODES DE TRANSACTION : PR05

Page 155

122

SAISIR UNE MISSION A L’ETRANGER

SIFAC


123

SIFAC

Sélectionner le type de déplacement.

Cliquer sur pour créer l’ordre de mission.

Indiquer le n° de matricule de l’agent.

ENTREE

ENTREE

124

SIFAC

Indiquer la date et l’heure de départ de la mission ainsi que la date et l’heure de retour de mission.La date et l’heure sont celles de départ et d’arrivée à la résidence administrative ou professionnelle.

Taper le nom de la ville étrangère (saisie libre).

Saisir le motif du déplacement.

125

SIFAC


Saisir votre répartition.

Indiquer le centre de coûts et le domaine fonctionnel.

Valider

Dans l’onglet « Forfaits », cocher seulement la résidence de départ et d’arrivée.

126

SIFAC

Dans l’onglet indiquer vos catégories de frais.

Le système indique automatiquement la devise en euro.

Il existe deux possibilités pour traiter des justificatifs en devise étrangère :

1- vous saisissez le montant des justificatifs en € et dans ce cas vous procédez vous-même àla conversion du montant de vos justificatifs. 2- vous saisissez le montant des justificatifs en devise étrangère et le système, lié à l’interface MINEFI, procédera automatiquement à la conversion du montant de vos justificatifs. Cette saisie est à privilégier.

CAS 1 : Justificatif en €

Le montant doit être indiqué en € dans tous les cas.

CAS 2 : Justificatif en devise étrangère

Le montant doit être indiqué en devise étrangère.

Cliquer sur le matchcode pour choisir la devise adéquate.

127

SIFAC

Sur la simulation de l’état liquidatif, on peut voir que la conversion a bien été effectuée.

Sélectionner la devise et valider votre sélection.

Le système, qui est lié à MINEFI, indique le taux de conversion actuel.

128

Dans l’onglet « Séjour » :

Saisir la date et l’heure du départ de la mission.Saisir la date et l’heure du retour de la mission.Saisir le motif de la mission.Taper le nom de la ville.

SIFAC

Dans la colonne « Pays », cliquer sur le matchcode.

129

SIFAC

Si vous avez une liste restreinte de pays, cliquer sur .

Le système vous propose 234 pays.

Sélectionner le pays correspondant.

ENTREE

130

SIFAC

Ne rien indiquer dans la colonne « Région ».

Quand vous avez terminé la saisie de votre ordre de mission, cliquer sur

Le système calcule les indemnités journalières au niveau du cadre « hébergement/indemnités journalières ». Il est normal que le cadre repas soit à 0 €.

De retour sur la page de saisie de votre ordre de mission, cliquer sur pour sauvegarder votre ordre de mission.

131

SIFAC

Sélectionner la ligne de votre ordre de mission afin de l’autoriser.

Cliquer sur

Votre mission passe de « demande saisie » à » demande acceptée ».

Ne pas appuyer sur le bouton « Calculer » si vous ne demandez pas d’avance.

Vous pouvez éditer votre ordre de mission.

132

INTEGRER UN ABATTEMENT FORFAITAIRE LORS DE LA SAISIE D’UN OM

SIFAC


On parlera dans le cadre de Sifac d’un abattement forfaitaire global. Vous indiquerez lors de la saisie d’un ordre de mission dans l’onglet « Justificatifs », le montant à déduire du montant total de la mission à rembourser au missionnaire.

133

SIFAC

Après avoir saisi vos données dans : * « Données déplac. », * « Ventilation Coûts »,* l’onglet « Séjour ».

Se positionner sur l’onglet « Justificatifs » puis dans la colonne cliquer sur le matchcode. .

Indiquer le montant des justificatifs remboursables à l’agent.

Puis sélectionner

ENTREE

134

SIFAC

Pour connaître le montant total prévisionnel de la mission avant abattement,

cliquer sur et noter le montant prévisionnel à rembourser au missionnaire.

Ensuite, se positionner dans la colonne montant et saisir en négatif le montant que vous voulez déduire du montant total de la mission.

Dans l’exemple, avant abattement, le montant de la mission est de 337 €. Il est décidé de ne prendre en charge que 237 €. Je dois donc saisir un abattement de – 100 €.

Terminer la saisie de l’ordre de mission.

Cliquer sur pour vérifier que le montant de l’abattement a bien été pris en compte.

135

SIFAC

Sur la simulation de l’état liquidatif, le montant de l’abattement s’affiche dans la logique dans le cadre « JUSTIFICATIF INDIVIDUEL ».

Le montant des justificatifs àrembourser peut-être en négatif. C’est normal. Le système calcule à ce niveau l’abattement mais il est effectif pour le montant total de la mission comme on peut le voir dans la ligne « Mntremboursement en EUR ».

136

MODIFIER LE MONTANT D’UNE AVANCE REJETEE

SIFAC


137

SIFAC

ENTREE

L’ordre de mission (ou les ordres de mission) associé à l’agent s’affiche à l’écran.

Si une avance est rejetée, l’icône apparaît.

Sélectionner l’ordre de mission concerné.

Cliquer sur pour modifier l’ordre de mission.

Indiquer le n° de matricule de l’agent.

138

SIFAC

Se positionner sur l’onglet « Justificatifs » et supprimer les catégories de frais qui ont été saisies avant de procéder à un nouveau calcul de l’avance.

Rappel ! Le calcul de l’avance se fait uniquement sur le montant des repas et des nuitées ou des indemnités journalières pour l’étranger.

Sélectionner la ligne de la catégorie de frais à supprimer et cliquer sur

Se positionner ensuite sur l’onglet « Avance ».

139

SIFAC

La ligne de la 1ère avance est grisée. On ne peut donc pas modifier le montant.

Pour annuler la 1ère avance, se positionner sur ligne suivante et saisir en négatif le montant de l’avance rejetée.

Cliquer sur pour calculer la nouvelle avance.

140

SIFAC

Le système détermine le montant de l’avance dûe pour cette mission.

Cliquer sur pour valider ce montant.

Une nouvelle ligne correspondant au montant de l’avance modifiée s’affiche.

141

SIFAC

Revenir à l’onglet « Justificatifs » et saisir les justificatifs supprimés avant la modification de l’avance.

Sauvegarder

Sélectionner l’OM à et à

L’ordre de mission est de nouveau en « Demande acceptée » « Calculé ».

142

CHANGER LE TYPE DE DEPLACEMENT

SIFAC


Par exemple :

Je veux passer d’un ordre de mission sans frais à un ordre de mission forfaitaire.

143

SIFAC

Indiquer le n° matricule du missionnaire.

ENTREE

L’ordre de mission (ou les ordres de mission) associé à l’agent s’affiche à l’écran.

Sélectionner l’ordre de mission concerné.

Cliquer sur pour modifier l’ordre de mission.

144

SIFAC

Dans la barre de menu, cliquer sur

puis sélectionner

Sélectionner le type de déplacement souhaité.

ENTREE

145

SIFAC

Dans le cas d’un changement de type de déplacement « sans frais » à « forfaitaire », nous ne perdons pas de données de calcul ou d’imputation.

Cliquer sur « OUI » pour procéder au changement.

Le changement est effectué. Vous pouvez maintenant terminer votre saisie avant de sauvegarder.

146

SUPPRIMER UN OM

SIFAC


La suppression d’un ordre de mission est impossible quand il est en statut « TRANSFERT FI ».

Un rejet de l’Agence Comptable est nécessaire pour modifier l’ordre de mission.

147

SIFAC

Sélectionner l’ordre de mission à supprimer.

Cliquer sur pour supprimer l’ordre de mission.

Cliquer sur « OUI » pour confirmer la suppression.

Cliquer sur « OK » pour valider la demande.

148

SELECTIONNER PLUSIEURS N° DE MATRICULE OU N° DE DEPLACEMENT LORS DE L’ EDITION DE L’ ETAT LIQUIDATIF

SIFAC

CODE TRANSACTION : PRF0

149

SIFAC

Vous pouvez sélectionner des n° de matricule individuellement ou un intervalle de matricules.

Cliquer sur pour effectuer une sélection.

Indiquer les n° de matricule que vous souhaitez consulter.

Indiquer un intervalle de matricules à consulter (par ex. : du matricule 144 au matricule 146).

L’icône de sélection se colore en vert. Une sélection a bien étéeffectuée.

150

SIFAC

Vous pouvez sélectionner des n° de déplacement individuellement ou un intervalle de déplacements.

Cliquer sur pour effectuer une sélection.

Indiquer les n° de déplacement que vous souhaitez consulter.

Indiquer un intervalle de déplacements à consulter (par ex. : du déplacement 12 au déplacement 40).

L’icône de sélection se colore en vert. Une sélection a bien étéeffectuée.

151

ENVOYER UNE SIMULATION DE L’ETAT LIQUIDATIF A UN AGENT AVANT CALCUL DEFINITIF DE LA MISSION

SIFAC


Dès que vous cliquez sur « Calculer » le système procède à un « Transfert FI » automatique de vos données toutes les 10 mn. Or le statut « Transfert FI » ne permet plus aucune modification ou suppression d’un ordre de mission, seul le déblocage (ex-rejet) au niveau de l’Agence Comptable permettra de faire une rectification sur un OM. Si vous souhaitez présenter à l’agent une simulation de ce qui lui sera remboursé avant d’autoriser et calculer la mission, suivre la procédure ci-après.

152

Cette phase intervient lors du retour de l’agent de sa mission. Vous allez procéder à la liquidation de la mission.

Après avoir indiqué le n° de matricule, sélectionner le n° de déplacement adéquat.

Cliquer sur

Procéder aux modifications si besoin.

Cliquer sur

SIFAC

153

Le système coche automatiquement « Dépl . effectué/rapport saisi ».

Cliquer sur pour afficher la simulation de l’état liquidatif.

Dans la barre de menu, cliquer sur « Liste » et sélectionner « Sauvegarder »puis sélectionner « Fichier… ».

Cocher « Format HTML » (aucune modification possible sous ce format).

Valider

SIFAC

154

Enregistrer (par exemple sur le Bureau) et nommer votre fichier (par exemple OM Mr X).

Récupérer la simulation de l’état liquidatif (pour l’exemple sur le Bureau). Par le biais du mail, vous pouvez ainsi envoyer cette simulation de l’état liquidatif au missionnaire pour approbation.

Si le missionnaire est d’accord avec les données saisies, vous pourrez dès lors « Autoriser »et « Calculer » la mission pour que l’agent puisse être remboursé.

L’original de l’état liquidatif pourra être alors signé par l’agent.

SIFAC

155

DUPLIQUER UN ORDRE DE MISSION

SIFAC


156

SIFAC

Sélectionner le matricule sur lequel doit se copier une mission existante.

Cliquer sur pour effectuer la copie.

Cette fenêtre s’ouvre.

157

SIFAC

Indiquer le matricule de l’agent dont on doit copier le déplacement.

Indiquer le déplacement à copier.

Cliquer sur

Le déplacement a été copié. Effectuer des modifications si nécessaire.

158

SIFAC

Sauvegarder l’ordre de mission.

ATTENTION ! Les avances ne sont pas recopiées.

Sélectionner le déplacement afin de l’autoriser et le calculer si avance.

159

CONSULTATIONSCONSULTATIONS

JUSTIFICATIFS DE DEPLACEMENTCODE DE TRANSACTION : S_AHR_61016402

JUSTIFICATIFS DE DEPLACEMENT SANS DONNEESCODE DE TRANSACTION : S_AHR_61016403

AFFECTATION DES COUTS DE DEPLACEMENTCODE DE TRANSACTION : S_AHR_61016404

Page 160

Page 163

Page 166

SIFAC

DONNEES D’UNE MISSIONCODE DE TRANSACTION : S_AHR_61016405

DETERMINATION DE LA DATE DE PAIEMENTCODE DE TRANSACTION : PTRV_PAYMENT_HISTORY

DEPLACEMENTS DE L’AGENTCODE DE TRANSACTION : S_AHR_61016406

Page 169

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JUSIFICATIFS DE DEPLACEMENT

SIFAC


Vous pourrez consulter, par cette transaction, le montant et le type de justificatifs saisis dans un ordre de mission. Classement par n° de déplacement.

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SIFAC

Saisir :

•N° de matricule•La société•Le centre de coûts

Dans l’onglet saisir le ou les n° de déplacements souhaités.

Cliquer su r pour exécuter la demande.

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SIFAC

Sur cette ligne, vous avez les données concernant la mission.

Vous avez pour chaque catégorie de frais saisie dans l’ordre de mission, le montant des justificatifs.

Cette coche marque les justificatifs que le service a déjà payés.

Penser à mettre en forme votre tableau :

Faire une mise en forme

Faire un total et un sous-total

Importer vos données

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JUSTIFICATIFS DE DEPLACEMENT SANS DONNEES

SIFAC


Vous pouvez aussi consulter, par cette transaction, le montant et le type de justificatif saisis dans un ordre de mission. Classement par n° de déplacement. Différents tris possibles.

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Saisir :



Cliquer sur pour exécuter la demande.

SIFAC

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SIFAC





Dans cette consultation, le système ne propose que la catégorie de frais et le montant saisis dans l’ordre de mission.

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AFFECTATION DES COUTS DE DEPLACEMENT

SIFAC


Vous pourrez consulter, par cette transaction, l’affectation des coûts de déplacement.Classement par n° de déplacement.

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SIFAC

Saisir :




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SIFAC





En 1ère ligne vous avez les données concernant la mission.En 2ème ligne, vous avez le montant de la mission, la devise, le centre de coûts et le périmètre financier.

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DONNEES D’UNE MISSION

SIFAC


Cette consultation regroupe les consultations des transactions :S_AHR_61016401 S_AHR_61016402 S_AHR_61016403 S_AHR_61016404

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SIFAC

Saisir :




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SIFAC

Ce sont les données concernant la mission de l’agent.

Montant total de la mission.

Montants :•Forfait repas•Forfait nuitées•Forfait kilométrique

Montant des justificatifs payés par le service ( hors module missions).

Montant de l’avance.

Montant à rembourser à l’agent.









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DETERMINATION DE LA DATE PAIEMENT

SIFAC

CODE TRANSACTION : PTRV_PAYMENT_HISTORY

Cette transaction permet d’afficher les pièces comptables associées aux missions, de déterminer la date de paiement FI.

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SIFAC

Tous les déplacements sélectionnés s’afficheront àl’écran.

Seuls les déplacements comptabilisés (en « Transfert FI ») mais non encore payés apparaîtront.

Seuls les déplacements (en « Transfert FI ») payés partiellement apparaîtront.

Seuls les déplacements (en « Transfert FI ») payés apparaîtront.

Indiquer le n° de matricule

Indiquer la société.

Indiquer le centre de coûts.

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SIFAC

Montant à rembourser après liquidation de la mission.

Statut du déplacement.

Cliquer sur pour consulter les paiements éventuels.

Le indique que la mission a été prise en charge par l’Agence Comptable.

Montant à rembourser. N° de la pièce comptable.

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DEPLACEMENTS DE L’AGENT

SIFAC


Vous pourrez consulter, par cette transaction, l’ensemble des déplacements du missionnaire.

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SIFAC

Cliquer sur pour exécuter votre demande.

Indiquer le (ou les) n°de matricule souhaité.

Si nécessaire, indiquer la société et le centre de coûts.

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SIFAC

Sur cette page de consultation, on retrouve les informations concernant les destinations d’un ou plusieurs agents.

1 Le lieu de déplacement2 Le pays3 La région4 Le motif de déplacement5 Les dates de départ et de retour de la mission6 N° de matricule7 N° de déplacement

1 2 3 4 5 6 7

Documents

MANUEL D'UTILISATION MODULE MISSION