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Contact : [email protected]
Manuel d’utilisation
Organismes de formation
Création / Actualisation
de vos actions de formation
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Présentation
Dans OFELI, les formations doivent être saisies par l’organisme responsable ou mandataire de la
formation (et non l’organisme formateur ou dispensataire).
Vous pouvez diffuser vos actions de formation et leur programmation (c’est-à-dire vos sessions) sans
limitation du nombre d’actions de formation (contenu) et de sessions (mise en œuvre).
Elles peuvent être certifiantes ou non, réalisées en inter ou en intra, de courte ou de longue durée, en
présentiel ou à distance…
Si votre formation est certifiante, nous vous remercions de joindre une copie de l'agrément délivré par
l'organisme valideur (ou par le centre partenaire) pour préparer et/ou valider la certification ou
l'habilitation.
Le traitement des AFC conventionnées (Action de Formation Collective) :
Conseil régional
- Les AFC du Conseil régional Programmation « Innover pour l’emploi », sont à enregistrer sur OFELI.
- Les AFC du Conseil régional Programmation « Former pour l’emploi » ou CARED collectif, sont
enregistrées dans les applicatifs du Conseil régional (EOS). Elles ne font que « transiter » dans
OFELI pour être transmises à Pôle emploi. Aussi, toute modification, actualisation ou création doit
se faire sur les applicatifs du Conseil régional.
Pôle emploi
- Les AFC de Pôle emploi sont à enregistrer dans OFELI.
Opca/Opco
- Les POEC (Préparation Opérationnelle à l’Emploi Collective) sont à enregistrer dans OFELI, avec
l’indication de l’Opca/Opco financeur.
Attention à ne pas créer de doublons !
Avant toute saisie, vérifiez si la formation est déjà présente dans OFELI. Si tel est le cas, ajoutez
simplement la ou les nouvelles sessions de formation en précisant quel est l’organisme formateur.
Désormais, vous pouvez échanger ou poser vos questions
à Via Compétences par le biais de la nouvelle messagerie en cliquant sur
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Différents boutons et curseurs sont disponibles sur les côtés de votre écran mais également dans la page :
Dans le bandeau de gauche
Ce bouton vous permet de passer en « mode nuit » (affichage d'un fond plus sombre).
Le tableau de bord propose une synthèse des informations concernant votre structure : votre fiche organisme, vos actions de formation, vos contacts.
Le bouton vous donne accès à votre fiche organisme (ou toutes les fiches organismes pour les multi sites).
Le bouton vous donne accès à la liste des formations saisies par votre structure.
Le bouton vous donne accès à la liste des contacts enregistrés dans votre structure.
Dans le bandeau de droite
Ce bouton d’action vous permet de visualiser votre action de formation publiée sur le site grand public http://www.orientation.auvergnerhonealpes.fr.
Ce bouton permet de revenir à la page ou à la liste précédente. Attention : si vous n’avez pas enregistré, un message d’alerte apparaîtra vous demandant si vous souhaitez quitter la page sans enregistrer.
La loupe vous permet de faire une recherche (d’une certification, d’un organisme, d’un contact etc.).
Ce bouton vous permet d’ajouter un élément (une session, un contact, un lieu etc.).
Ce bouton vous permet de supprimer un élément (une session, un contact, un lieu etc.).
Ce bouton vous permet de visualiser l’emplacement géographique du lieu sur une carte.
Dans la page
Ce bouton permet de masquer l’onglet.
Ce bouton permet de déployer l’onglet.
Ce bouton d’action vous permet de dupliquer une session (accessible dans une action de formation).
Ce bouton affiche un calendrier vous permettant l’auto-saisie d’une date.
Ce bouton vous permet d’accéder à la messagerie d’échanges avec Via Compétences.
Ces flèches vous permettent de naviguer entre les fiches.
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Pour accéder à vos formations, vous avez deux possibilités :
• Vous pouvez passer par votre tableau de bord en cliquant sur « Formations diffusées », ou « Formations
fonds publics diffusées » ou « Formations non diffusées ».
• Vous pouvez passer par les commandes de gauche en cliquant sur « Formations » et vous aurez accès à l’ensemble de vos formations enregistrées, qu’elles soient publiées ou non.
Vous accédez à la liste des formations enregistrées, associées à l’organisme
Pour créer une action de formation, cliquez sur le bouton , en haut à gauche de la page.
Vous accédez à ce premier écran d’accueil qui vous propose deux possibilités :
• Choix 1 : votre formation n’est pas certifiante, dans ce cas cliquez sur suivant.
• Choix 2 : votre formation est certifiante, basculez le curseur sur « oui ». (NB : la procédure à effectuer différe en fonction de votre choix. Elle vous est expliquée juste en dessous.)
Vous accédez ensuite au formulaire de saisie de votre offre de formation. Il est constitué de quatre onglets :
Les informations générales, qui concernent l’action de formation (intitulé, validation, objectifs, contenu),
Les sessions de formation (dates, modalités, financement etc.),
Les informations complémentaires qui regroupent l’adresse URL de description de l’offre de formation sur
votre site, ainsi que le téléchargement des documents concernant vos agréments et habilitations,
Les données de gestion qui vous indiquent le numéro de référence de votre action, la date de création ainsi
que la dernière personne de votre structure ayant mis à jour l’information.
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1. L’onglet "Informations générales"
Choix n°1. Votre formation n’est pas certifiante :
Pour l’OF responsable :
• Si vous êtes un OF unique : à défaut, indiquez votre OF.
• Si vous êtes un OF multisite : vous pouvez choisir parmi la liste des établissements proposés, l’OF responsable de la formation.
Soit vous saisissez directement le nom de la structure.
Soit vous cliquez sur la loupe .
La boîte de dialogue ci-dessous s’ouvre.
• Vous avez à défaut la proposition de l'ensemble des structures ayant le même SIREN.
• Sélectionnez la structure en cliquant sur la case à cocher .
• Validez.
Résultat attendu : indiquez la validation de la formation (attestation de
formation, certificat de l’organisme etc.)
Niveau d’entrée : niveau requis pour accéder à la formation (classification
des niveaux européens)
Intitulé : il doit être lisible et compréhensible, évitez les acronymes
Saisissez les objectifs de la formation (en minuscule accentuée – majuscule
en début de phrase) ; vous pouvez utiliser une mise en page avec du gras
( ) et des puces ( )
Saisissez le contenu (programme) de la formation (en minuscule accentuée
– majuscule en début de phrase) ; vous pouvez utiliser une mise en page
avec du gras ( ) et des puces ( )
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Choix n°2. Votre formation est certifiante :
• Soit vous saisissez un libellé, un code RNCP ou inventaire,
• Soit en cliquant sur la loupe « Rechercher une certification », vous pouvez effectuer une recherche libre
(ex : cuisine, plomberie…) : Une liste de résultats de certification est proposée.
• Une fois la certification trouvée, cliquez sur la case à cocher pour la sélectionner.
Les informations générales de votre action de formation sont alors pré-remplies :
• La première certification sélectionnée est indiquée comme certification « principale ». Vous pouvez ajouter
d’autres certifications si votre formation est « multicertifiante » en cliquant sur la loupe . Une fois toutes
les certifications souhaitées ajoutées, faites le choix de la certification « principale » en cliquant sur le
bouton .
• L’intitulé reprend l’intitulé de la certification principale. Si vous désirez ajouter d’autres éléments, il faut les
saisir dans « Complément d’intitulé » situé juste en dessous de l’intitulé.
• Les objectifs et contenus sont pré-remplis, vous pouvez les modifier ou les compléter.
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Informations communes aux formations certifiantes et non certifiantes :
2. L’onglet "Sessions"
Cet onglet permet d’enregistrer et d’afficher toutes les sessions de formation.
Pour créer une nouvelle session, cliquez sur la croix .
Un nouveau formulaire est disponible. Il est constitué de 5 onglets :
Organisation de la session qui concerne le prestataire de formation, le lieu et le contact de la session,
Dates de la session qui permet d’enregistrer les dates de formation, d’inscription et les informations collectives,
Financement de la formation qui permet d’enregistrer les différents financements de la session et le public ciblé,
Modalités de la session qui permet d’indiquer les pré-requis, les modalités de recrutement, les modalités pédagogiques, les durées de la session,
Les données de gestion regroupant les dates de mise à jour, de création, l’identifiant formation et l’identifiant session.
➢ Organisation de la session :
A défaut sont indiquées les informations de l’organisme responsable comme « OF Formateur ».
Vous pouvez modifier l’OF Formateur. Pour cela cliquez sur la loupe .
La boîte de dialogue ci-dessous s’ouvre.
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Vous avez à défaut l'ensemble des structures ayant le même SIREN.
Pour rechercher un autre organisme disponible dans la base de données, il vous suffit de supprimer
le SIREN et, dans le champ « rechercher », de saisir le nom de l’OF souhaité.
Sélectionnez la structure en cliquant sur la case à cocher .
Validez.
• Vous pouvez garder l’OF prestataire préalablement proposé :
Sélectionnez l’adresse du lieu de formation : soit il vous est proposé dans la liste et vous pouvez le
sélectionner, soit vous pouvez le créer en cliquant sur la croix « ajouter un lieu ». Une boîte de
dialogue s’affiche. Saisissez le nom du lieu, l’adresse, le code postal, et cliquez sur la petite
mappemonde pour la géolocalisation. Cliquez sur « Valider ».
Sélectionnez un contact : soit il vous est proposé dans la liste et vous pouvez le sélectionner, soit
vous pouvez le créer en cliquant sur la croix « ajouter un contact ».
La boîte de dialogue ci-dessous s’affiche.
Vous pouvez également modifier les coordonnées du contact pour CETTE session, en cliquant sur le stylo
« Modifier le contact » :
✓ Une boîte de dialogue avec les informations s'affiche, modifiez ce que vous souhaitez puis .
Précisez la civilité, le nom et le prénom du contact puis ajouter un téléphone (cliquez sur la
croix pour afficher la boîte de dialogue
dédiée). Indiquez ensuite la ville du contact
puis
Saisissez le type de téléphone (principal étant le numéro général de l’organisme), le numéro,
vous pouvez ajouter un commentaire (notamment si c’est un numéro spécial), vous
pouvez choisir de le diffuser ou non,
cliquez sur
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➢ Dates de la session :
Les dates de session sont obligatoires. En effet, les données étant exportées dans d’autres applicatifs (Pôle emploi, CDC), celles-ci sont soit un critère d’affichage, soit subissent un traitement incohérent (dates fictives).
Les dates d’inscription sont facultatives et à renseigner si vous souhaitez les communiquer.
➢ Financement de la formation :
Vous pouvez ajouter les financements liés à la session de formation ainsi qu’un commentaire à destination du public, ce qui permet de préciser le public attendu dans cette formation (attention, ce ne sont pas les pré-requis).
Formation à la demande : vous n’avez aucune session programmée, vous ouvrirez la formation en fonction d’un certain nombre de stagiaires inscrits…,
basculez le bouton sur oui.
Informations collectives : si vous proposez des journées de présentation et/ou de recrutement sur
la formation, cliquez sur la croix , une boîte de
dialogue dédiée s’affiche.
Dates de début et de fin : au format jj/mm/aaaa, elles peuvent être saisies ou sélectionnées via le
calendrier.
Indiquez la date, l’heure de début et de fin de la l’information collective, saisissez le nombre de places ; par défaut, les coordonnées du lieu de la session de formation ont été reprises, mais vous
pouvez les modifier, .
(Vous pouvez ajouter autant d’informations collectives que nécessaire.)
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Pour ajouter un financement, cliquez sur la croix « Ajouter un financement ». La boîte de dialogue ci-dessous s’affiche.
Sélectionnez le financeur et le dispositif associé => le public est complété automatiquement.
Financeur Dispositif Règles
PE - Pôle Emploi PE_AFC Action de Formation Conventionnée par Pôle Emploi
CR - Collectivité territoriale - Conseil Régional
CR_SASO – Bourse régionale pour les formations sanitaires et sociales
Dispositif de financement par la Région CR_AUTRCONV – Région Auvergne-Rhône-Alpes : Autre convention
AGEFIPH HANDI_AFC – Action Formation Collective
OPCA - OPCO
CAPP - Contrat d’apprentissage
CPRO – Contrat de professionnalisation
PROA – Reconversion ou promotion par alternance Pro-A
POEC – Préparation opérationnelle à l’emploi collective
ENTR - Entreprise FPC_ENTR - Entreprise Dispositif de financement entreprise
IND - Bénéficiaire de l’action
FPC_IND – Fonds privés particuliers Dispositif pour toute personne dans le cadre de la FPC, l’AIF etc…
➢ Modalités de la session :
L’état de recrutement est à défaut ouvert, saisissez le nombre de places, le numéro de marché (pour les marchés collectifs Pôle emploi ou Conseil Régional),
ainsi que le prix total de la formation puis
(Vous pouvez ajouter autant de financements que nécessaire)
Champs textes à remplir par vos soins
Un choix unique entre collectif / individualisé / mixte / modulaire
Sélection à choix multiples
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Pour les durées :
• Durée en centre : indiquez le nombre d’heures en face à face pédagogique (que ce soit en inter ou en intra).
• Durée en entreprise : indiquez le nombre d’heures en situation de travail (stage, immersion…).
Pour les modalités pédagogiques :
Propositions Détails
14 - A domicile Formation proposée à domicile
15 - En entreprise Formation en intra – entreprise
16 - En établissement de formation Formation en inter – entreprise
3 - En alternance Contrat d'apprentissage ; contrat de professionnalisation
6 - Formation en situation de travail Stage en entreprise
9 - Séjours à l’étranger Stage à l’étranger
Pour les modalités d’enseignement :
• Sélectionnez une modalité : en présentiel, entièrement à distance ou mixte.
✓ Une fois toutes les informations renseignées, n’oubliez pas de cliquer en haut à gauche sur .
Vous avez créé une première session.
Si vous souhaitez enregistrer toutes les sessions de cette formation, vous avez la possibilité de dupliquer cette session (ce qui vous évite de resaisir toutes les informations que vous venez de renseigner). Pour cela :
• Utilisez la duplication de session en cliquant sur l'icône en bout de ligne de la session.
• Le message suivant s'affiche :
• Cliquez sur ok.
Vous accédez ainsi à une copie de la session, il vous suffit ensuite de modifier les données, notamment les dates de cette nouvelle session.
Vous pouvez ainsi saisir toute votre programmation.
➢ Les données de gestion :
Cet onglet vous permet de retrouver la référence formation dans la base de Via Compétences mais également l’ID
Formation et l’ID Session (numéro CARIF qui pourra vous être demandé). Vous trouverez également la date de
création, de mise à jour et de validation par le service offre de formation de Via Compétences.
✓ Une fois toutes les informations renseignées, n’oubliez pas de cliquer en haut à gauche sur , vous reviendrez ainsi dans votre fiche action de formation.
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3. L’onglet "Informations complémentaires"
Vous retrouvez sur cet onglet :
• Un champ pour saisir l’adresse URL du descriptif de la formation sur votre site web,
• Un commentaire à adresser au service offre de formation de Via Compétences,
• Un champ permettant de télécharger des documents liés à cette formation (agrément / habilitation délivrée par l'organisme valideur (ou par le centre partenaire) pour préparer et/ou valider la certification ou l'habilitation…).
Pour joindre un fichier, cliquez sur la croix à droite.
La boîte de dialogue ci-dessous s’ouvre.
Vous le retrouvez ainsi dans la liste des documents joints :
Vous pouvez supprimer un document en cliquant sur la poubelle .
Vous pouvez rajouter un autre document en cliquant de nouveau sur la croix .
Indiquez un libellé, spécifiant le document, un commentaire si nécessaire, cliquez sur « déposer
le fichier ici », sélectionnez votre document puis cliquez sur
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4. L’onglet "données de gestion"
Dans cet onglet vous retrouvez diverses informations :
• La référence de votre action de formation (numéro automatiquement attribué),
• La date de création de la fiche,
• La date de dernière mise à jour avec le nom de la personne de votre structure qui a fait cette
modification,
• La date de mise à jour par notre service.
Vous avez fini votre saisie pour cette action de formation, n’oubliez pas de sauvegarder en cliquant
sur en haut à gauche de votre écran.
En complément de ce guide, consultez également le guide de création/actualisation de votre fiche organisme, le guide du tableau de bord ainsi que de nombreuses autres informations sur notre portail Via Compétences, rubrique Formation « Référencer ses formations » ou en cliquant ici.
