memoire a coorigé

CHAP I: LA NOTION D'AUDIT INTERNE.

I. GENERALITES.

La complexité de la notion d'audit interne suggère que l'on s'arrête tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la démarche à adopter pour la réalisation d'une mission d'audit interne.

A. ESSAIS DEFINITIONNELS ET HISTORIQUE DE LA NOTION D'AUDIT INTERNE.

Il sera question dans cette partie d'aborder quelques définitions proposées sur la notion d'audit interne et sur l'évolution qu'a subi la notion d'audit.

1. Definitions:

Audit vient du mot latin « audire » qui signifie « écouter ». Les Romains employaient ce terme pour désigner un contrôle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces.

C'est une démarche permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du domaine considéré. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activités qu'il examine.

C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit la définition internationale de l'audit interne approuvée par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars 2000 comme «....une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. »

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Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations

d'achats : cas deWWF-CCPO

La notion d'audit connue à l'époque des Romains n'est plus la même qui sévit de nos jours. En réalité, elle a subi de nombreuses mutations au cours de son histoire.

2. Historique de la notion d'audit

Il est possible d'évoquer les différentes phases d'évolutions de l'audit dans un tableau synthétique :

i. Tableau historique de l'audit

PériodePrescripteur de l'audit

Auditeurs Objectifs de l'audit

1) 2000 avant J.C à 1700

Rois,

Empereurs,

Egliseset états

Clercs, Ecrivains.

Punir pour les détournements de fonds. Protéger le patrimoine.

2) 1700 à 1850

Etats,

tribunaux commerciaux et actionnaires

Comptables. Réprimer et punir les fraudeurs.

Protéger le patrimoine.

3) 1850 à 1900

Etats

et actionnaires

Professionnels de la comptabilité Juristes.

Eviter les fraudes et attester la

fiabilité du bilan.

4) 1900 à 1940

Etats

et actionnaires

Professionnels d'audit et de

comptabilité.

Eviter les fraudes et les erreurs et attester la sincérité et la régularité des états financiers historiques.

5) 1940 à 1970

Etats,

banques

et actionnaires


comptabilité.

Attester la sincérité et la régularité des états financiers historiques.

6) 1970 à 1990

Etats,

tiers

et actionnaires


comptabilité et du conseil.

Attester la qualité du contrôle interne et le respect des normes comptables et des normes d'audit.

7) À partir de 1990

Etats, Professionnels Attester l'image fidèle des comptes et la qualité du

tiersd'audit et du

conseil.

contrôle interne dans le respect des normes.

Source : LIONNEL COLLINS, GERARD VALIN, « audit et contrôle interne », Dalloz, Paris, 1992, Page 17.

Etant en cours d'évolution permanente, la notion d'audit, en particulier celle de l'audit interne fait face à plusieurs confusions avec certaines notions dont il conviendrait de clarifier les contours.

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de

WWF-CCPO

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative

aux operations d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon

Country Program Office.

INTRODUCTION : CHAP I: LA NOTION D'AUDIT

INTERNE.o I. GENERALITES.


B. CONCEPTS VOISINS ET QUELQUES DOMAINES DE L'AUDIT

INTERNE. o II. Approche normative et

méthodologie d'une mission d'audit interne.

A. Approche normative de l'audit interne.

B. DEMARCHE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE.

3. Phase de finalisation de la mission.

4. Techniques et outils Les auditeurs mettront en oeuvre :

CHAP II : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DEL'INFORMATION COMPTABLE RELATIVE AUX ACHATS DESERVICES.

o I. GENERALITES A. Définitions des termes : B. Critères de qualité et

objectifs de l'information comptable

1. Critères de qualités de l'information.

2. Objectifs de l'information comptable :

o II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION.

A. Environnement comptable et flux informationnels :

B. Principes d'organisation et étapes clés du processus de traitement de l'information comptable :

CHAPIII: PRESENTATION DE WORDL WIDE FUND FORNATURE.

o I. ORGANISATION GENERALE DE WWF-CARPO

A. Présentation de WWF- CARPO

B. Organisation et fonctionnement du WWF.

o II. Organisation du CCPO. (annexe3)

o I. Processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

B. La pratique interne au sein de WWF

o II. Finalisation de la mission d'audit du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats de service.

B. Recommandations : CONCLUSION GENERALE

Table des matières Bibliographie



Country Program Office. sommaire suivant

Audit interne du processus de traitement e l'information compta

WWFCCPO

Rédigé par TCHOL KALDJOB Pierre Valent


LISTE DES ABREVIATIONS

CCPO : Cameroon Country Program Office

WWF: World Wide Fund For Nature

DRH: Directeur des ressources humaines et Opérations IIA : Institute of Internal Auditors

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LISTE DES ANNEXES

N° annexeTitres pages

1 Situation WWF-CARPO enAfrique

21

2 Organigramme WWF-CARPO 24

3 Organigramme WWF-CCPO 25

4 Purchase requisition 29

5 Bon de commande 30

6 Receiving report 31


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LISTE DES TABLEAUX et figures

N°Titres PAGES

I Tableau historique de l'audit 3

ii Tableau comparatif audit : interne, égal et contractuel 5

iii Tableau comparatif audit : conformité, efficacité et régularité 6 Schéma de la démarche 11

iv Carte d'identité de WWF 23 Tableau de traitements primaires 32 Tableau du Processus de traitement proprement dit 33 Tableau de test de conformité aux standards de la fonction d'audit interne 37 Tableau de test de permanence de la conformité à la norme de la pratique

interne dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable lié aux opérations d'achat

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INTRODUCTION :

La création de la valeur est l'objectif principal de nombreuses organisations. Celles-ci mettent en oeuvre de nombreuses stratégies et tactiques afin d'accroître leurs performances et répondre ainsi aux exigences des propriétaires de l'entité. Face à l'augmentation des risques nés des mutations diverses externes à l'organisation (législation, progrès technologiques,

normes professionnelles et éthiques etc.) et des changements internes conséquents, les organisations comprennent mieux la nécessité de disposer d'un outil qui permettrait une meilleure maîtrise des opérations, une gestion optimale du risque et un meilleur reporting au gouvernement d'entreprise. Ceci justifie l'importance sans cesse accrue de l'audit interne.

L'audit interne vise à donner une assurance raisonnable aux utilisateurs de l'information qui leur est destiné est fiable et ne comporte pas d'anomalies significatives.

Aussi, est-il important pour les dirigeants et les bailleurs de fonds du bureau Cameroun du World Wide Fund For Nature d'avoir cette assurance que les reporting financiers qui leurs sont adressés ont été établis dans les règles de l'art. Raison pour laquelle nous avons opté pour l' « audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achat : cas de WWF-CCPO » dans le cadre de notre stage académique qui s'est déroulé du 1 juillet 2008 au 30 Août 2008 au sein de l'unité Comptable et financière de WWF-CCPO.

Ledit travail sera subdivisé en deux grandes parties la première portera sur une revue littéraire de l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable, et la seconde sur la mise en oeuvre de cet audit uniquement sur les opérations d'achats.


WWF-CCPO

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux operations

d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon Country Program Office.


I. GENERALITES.

La complexité de la notion d'audit interne suggère que l'on

s'arrête tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la démarche à adopter pour la réalisation d'une mission d'audit interne.



1. Definitions:


C'est une démarche permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du domaine considéré. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les organismes et secteurs d'activités qu'il examine.


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La notion d'audit connue à l'époque des Romains n'est plus la même qui sévit de nos jours. En réalité, elle a subi de

nombreuses mutations au cours de son histoire.

2. Historique de la notion d'audit

Il est possible d'évoquer les différentes phases d'évolutions de l'audit dans un tableau synthétique :

i. Tableau historique de l'audit

PériodePrescripteur de l'audit

Auditeurs Objectifs de l'audit

1) 2000 avant J.C à 1700

Rois,

Empereurs,

Egliseset états

Clercs, Ecrivains.

Punir pour les détournements de fonds. Protéger le patrimoine.

2) 1700 à 1850

Etats,

tribunaux commerciaux et actionnaires

Comptables.

Réprimer et punir les fraudeurs.

Protéger le patrimoine.

3) 1850 à 1900

Etats

et actionnaires

Professionnels de la comptabilité Juristes.

Eviter les fraudes et attester la

fiabilité du bilan.

4) 1900 à 1940

Etats

et actionnaires


comptabilité.

Eviter les fraudes et les erreurs et attester la sincérité et la régularité des états financiers historiques.

5) 1940 à 1970

Etats,

banques

et actionnaire


comptabilité.

Attester la sincérité et la régularité des états financiers historiques.

6) 1970 à 1990

s

Etats,

tiers

et actionnaires


comptabilité et du conseil.

Attester la qualité du contrôle interne et le respect des normes comptables et des normes d'audit.

7) À partir de 1990

Etats,

tiers

et actionnaires

Professionnels d'audit et du

conseil.

Attester l'image fidèle des comptes et la qualité du contrôle interne dans le respect des normes. Protection contre la fraude internationale.

Source : LIONNEL COLLINS, GERARD VALIN, « audit et contrôle interne », Dalloz, Paris, 1992, Page 17.

Etant en cours d'évolution permanente, la notion d'audit, en particulier celle de l'audit interne fait face à plusieurs confusions avec certaines notions dont il conviendrait de clarifier les contours.


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II. Approche normative et méthodologie d'une mission d'audit interne.

Comme tout audit, l'audit interne doit être fait en référence aux normes internationales en la matière et suivre une méthodologie propre.


1. Généralités sur les normes et les standards.

L'ISO et le CEI définissent la norme comme un « document établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques,

pour des activités ou leurs résultats garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donné. »3

En règle générale, une organisation n'est pas tenue de respecter certaines normes. Toutefois, le respect de celles-ci peut lui être imposé dans le cadre de ses relations d'affaire avec un tiers. Par ailleurs certaines dispositions légales peuvent contraindre un type d'entité donnée de respecter un certain nombre de textes.

2. Normes règlementaires et professionnelles.

L'exercice des activités peut être soumis, selon que l'on appartient à une circonscription territoriale aux normes règlementaires ou, selon que l'on appartient à un corps de métier aux normes professionnelles.

3 t Directives ISO/CEI - partie 2 : Règles de structure et de rédaction des Nomes internationales, cinquième édition, 2004 (§ 3.1.)

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· Normes règlementaires :

Si l'exercice de certaines activités est libre dans certains pays, l'exercice d'autres est par contre soumis au respect de la législation territoriale en vigueur. Par ailleurs, chaque entreprise étant unique, il peut arriver, et il arrive même très souvent que celle- ci définisse ses propres standards en matière d'audit interne. Aussi, l'auditeur interne dans sa mission, devra veiller d'une part à l'application des directives de l'administration, et d'autre part à la mise en oeuvre de la loi du pays.

· Normes internationales professionnelles de l'audit interne :

Ce sont des normes reconnues comme tel sur le plan mondial par des organismes de renom comme l'IIA. Il s'agit :

- des normes de qualification (série 1000) ;

- Des normes de fonctionnement (série 2000) ;

- Des normes de mise en oeuvre.


La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes étapes : la préparation de la mission (A), le déroulement de ladite mission (B) et sa conclusion (C). Au cours de cette mission, l'auditeur utilise plusieurs méthodes et outils (D).

1. Phase de préparation de la mission.

La mission d'audit interne commence par un ordre de mission, lequel ouvre officiellement la phase de préparation de la mission qui est notamment axée sur la détermination du risque d'audit. Le risque d'audit étant défini comme le risque que l'opinion donnée par l'auditeur soit biaisée du fait d'une anomalie significative contenue dans les états financiers.

Par ailleurs lors de cette phase, seront définis aussi les objectifs de la mission. Cette dernière peut avoir des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Ces objectifs sont consignés dans le rapport d'orientation de la mission.


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Les objectifs généraux s'assureront que les principes liés à la sécurité des actifs, à la fiabilité des informations, au respect des règles et directives et voir à l'optimisation des ressources sont respectés.

Quant aux objectifs spécifiques, il faudra préciser de façon concrète la manière dont les auditeurs réaliseront un certain type de diligences.

Il importe de préciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la maîtrise de l'environnement de l'entité à auditer avant de procéder à la mission proprement dite.

2. Phase de déroulement de la mission.

Cette phase débute par une réunion d'ouverture ; cette réunion présente à l'audité les objectifs assignés à la mission

: c'est l'examen du rapport d'orientation.

Ensuite, de commun accord avec l'audité, il sera établi un chronogramme des diligences à effectuer par l'auditeur : c'est le planning de travail. Par la suite, c'est l'entrée dans la phase pratique. Ici les auditeurs mettront en exergue leur expertise, pour entre autre évaluer le contrôle interne et procéder à des travaux de révision.

L'évaluation du contrôle interne :

Elle permet à l'auditeur d'apporter un jugement de qualité sur l'ensemble de sécurités mises en oeuvre pour maîtriser le fonctionnement des activités et par voie de conséquence, d'apporter des améliorations susceptibles de rendre le contrôle interne plus performant. Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie constatée lors de l'analyse du contrôle interne donne lieu à l'établissement d'une feuille de révélation des problèmes apparents (FRAP).

. Cette analyse va se faire à plusieurs niveaux. Nous les résumerons sur le tableau synthétique proposé par Antoine MERCIER et Philippe MERLE dans « Mémento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux comptes ». A la fin de l'évaluation du contrôle interne, où seront évalués les points forts et les points faibles de l'entité auditée, l'auditeur ressortira les points de non compétitivité et proposera des solutions susceptibles de renverser la tendance

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Schema de la démarche de l'évaluation du contrôle interne

Analyse du risque inhérent

Description des procedures

Test de conformité ou decompréhension

Prise de connaissance des procédures

Points forts appliqués etefficaces

Identification des points forts

Tests de permanence

Première evaluation du contrôle interne

Analyse du risque de non permanence

Evaluation finale du contrôle interne

Points forts non appliqués et/ou non efficaces

Faiblesses de contrôle interne

Exploitation de l'évaluation du contrôle interne

La révision des comptes en ce qui la concerne portera sur la conciliation entre les données recueillies des différents centres de l'entité auditée pour vérifier leur similitude. La vérification des pièces probantes n'en sera pas des restes.




A la suite de la mise en oeuvre de toutes les diligences par l'auditeur pour remplir son cahier de charges, il sera établi un rapport de mission. Ce dernier est établi à partir des différentes FRAP. Ledit rapport contiendra les problèmes rencontrés, leurs causes et les recommandations faites par les auditeurs. Il devra respecter un certain nombre de principes :

- Il doit avant sa phase de finalisation être présenté aux responsables audités pour amendement;

- Il doit être établi de manière claire, objective, convaincante et diffusé le plus rapidement possible ;


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- Il doit être conçu pour les besoins de ses utilisateurs et doit donc être compréhensible par eux. Il sera subdivisé en deux parties dont l'une est la synthèse de l'autre : le détail.

Pour clôturer leur mission, les professionnels d'audit tiendront une réunion de clôture ù seront présentés les conclusions de la mission qui leur a été assigné. Ils présenteront lors de cette réunion les techniques et les outils dont ils ont utilisé.


- Les procédures analytiques : L'utilisation des procédures analytiques dans le cadre d'un audit interne consiste : « à faire des comparaisons entre les données résultant des comptes et des données antérieures, postérieures ou prévisionnelles de l'entité ou des données d'entité similaires afin d'établir des relations entre elles ; à analyser les variations significatives et les tendances ; à étudier et à analyser les éléments ressortant de ces comparaisons. »4

- L'observation physique : L'objectif ici est de s'assurer de l'existence réelle des actifs acquis par l'organisation auditée ;

- La confirmation directe : c'est le fait de recueillir les informations concernant les opérations réalisées par l'entreprise auprès des différents partenaires avec qui l'audité les a réalisé, le but étant de détecter les différences entre les informations en provenance de l'audité et de ses partenaires ;

- Les sondages : L'étendue des opérations effectuées par l'organisation rend très fastidieuse une analyse exhaustive de toutes les informations. A cet effet, le sondage permet de déterminer les comptes, opérations ayant un caractère significatif et sur la base desquels les

opérations d'audit interne seront effectuées.

Parmi les outils qu'utiliseront les auditeurs pour arriver à leurs fins, l'on peut citer l'outil informatique, les questionnaires.

4 ANTOINE MERCIER, PHILIPPE MERLE, « Mémento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux comptes », Editions Francis Lefebvre, Paris, 2002, Page 413

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I . GENERALITES

Les mots étant polysémiques, il importe de s'arrêter sur la signification que l'on veut tout d'abord les donner (1), puis nous nous attarderons sur les objectifs et les critères de qualité d'une information.

A. Définitions des termes :

1. Notion de processus.

Etymologiquement « processus » vient du mot latin « pro » qui signifie « pour », « dans le sens de » et du mot « cedere » qui veut dire « aller vers l'avant », « avancer ».

D'après le dictionnaire Larousse le processus est une « Suite continue d'opérations, d'actions constituant la manière de faire, de fabriquer quelque chose ».

Le mot processus peut alors être vu comme un ensemble d'actions conduisant à un but défini ; c'est une suite d'opérations normalisées effectuées par le personnel pour arriver au résultat attendu. D'après la norme ISO 9001 relativement à la gestion de la qualité, le processus est un système organisé d'activités qui utilise des ressources (personnel, équipement, matériels et machines, matière premières et informations) pour transformer des éléments entrants en éléments de sortie dont le résultat est un produit. Ce processus peut être celui de traitement de l'information.

2. Notion de traitement de l'information comptable.

Pour mieux appréhender la notion de « traitement de l'information comptable », il faudrait tout d'abord définir les termes suivants : « traitement » et « information comptable »


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Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' « ensemble des opérations que l'on fait subir à des matières premières, à des substances ou à des matériaux pour les transformer ».

Tandis que l'information est une donnée qui augmente notre connaissance. De manière générale elle est un : «élément de connaissance susceptible d'être représenté à l'aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué »5.

Pour ce qui est de l'information comptable particulièrement, elle est appréhendée comme la transcription comptable des faits économiques ; lesquels sont définis comme «tout phénomène juridique, économique, ou simplement matériel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les éléments du patrimoine de l'entreprise »6.

L'information comptable est en générale mesurable, c'est-à-dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut être perçue de deux manières :

- la donnée : ici il s'agit de la matière première ; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend un qu'après traitement ;

- l'information : elle a un sens et permet de prendre des décisions. Elle renseigne son

destinataire sur une situation donnée.

On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des opérations que l'on fait subir à une donnée (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de servir les utilisateurs.

Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux à qui elle est destinée. D'où l'importance d'apprécier les critères de qualité de l'information.



B. Critères de qualité et objectifs de l'information comptable


Pour qu'une information soit utile, il faut qu'elle remplisse de nombreux critères. Ce sont en l'occurrence les critères de :

5 Arrêté conjoint du ministre de l'Industrie et du ministre de l'Education Nationale français du 22 décembre 1981 sur le vocabulaire informatique. J.O. du 17 janvier 1982. NC, P. 625.

6 Gore, Dupouy, op. cit., p. 291.

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- Pertinence : l'information est pertinente si elle permet à l'utilisateur d'évaluer les événements passés, présents ou futurs ;de confirmer ou de rajuster les évaluations effectuées préalablement ;

- Fiabilité. : l'information est fiable lorsque les utilisateurs ont la certitude qu'elle représente fidèlement la réalité et n'est entachée d'aucune erreur significative. L'information sera d'autant plus fiable qu'elle est objective, vérifiable et sans biais;

- Rapidité de la présentation. : l'information est opportune lorsque les décideurs y ont accès au moment où elle est encore susceptible d'influencer les décisions;

- Compréhensibilité : l''information doit être suffisamment détaillée et comporter assez d'explications techniques pour que les utilisateurs la comprennent bien. Elle doit être énoncée clairement et sans ambiguïté. Il ne faudra pas par souci de simplification en exclure les renseignements essentiels ou susceptibles de réduire la compréhension que peut avoir les utilisateurs;

- Comparabilité : l'information fournie est d'autant plus utile qu'elle permet de comparer les résultats de périodes différentes et d'entités différentes.

- Exhaustivité : l'information fournie doit prendre en compte toutes les opérations réalisées par l'organisation.

Disposer d'une information comptable fiable est primordiale pour une entité à la vue des objectifs que l'on peut assigner à cette information.

2. Objectifs de

l'information comptable :

- Information comme outil de prise de décision : une bonne information doit permettre de fournir aux décideurs des éléments objectifs sur les choix décisionnels qu'ils ont à prendre sans risque de se tromper ;

- Information comptable comme outil de communication des résultats aux actionnaires et des parties prenantes à l'affaire : le rôle premier de l'information comptable étant de présenter les résultats, il est naturel que ces résultats soient présentés aux différentes partenaires en relation d'affaires ;

- Information comptable outil de communication avec l'ÉTAT : l'importance de l'information comptable est due à la communication aux démembrements



étatiques du résultat de l'organisation en vue de la détermination entre autres de l'assiette fiscale et des statistiques nationales (en l'occurrence du PIB).

Au vu de tout ce qui précède, disposer d'une information fiable est indispensable non seulement pour toute organisation, mais également pour tous ses partenaires. Ceci étant, il conviendrait de mettre sur pied des mécanismes permettant de disposer d'informations comptables utiles. Cela passe par la mise en place des procédures adéquats ; lesquels ne le sauraient être si l'organe chargé d'élaborer ladite information n'a une maîtrise suffisante de l'environnement comptable et les flux d'informations échangés.



II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION.

Pour s'assurer du degré de fiabilité des informations fournies par une entité, il est judicieux avant tout de déterminer les échanges qu'elle a avec les composantes de son environnement. Puis par la suite, il faudra déterminer les préalables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement des données.


1. Environnement comptable

L'environnement comptable est constitué de l'ensemble des personnes qui échangent avec le département en charge des questions comptable et financières des documents comptables. Ces personnes peuvent être membres de l'organisation à laquelle est rattachée ledit département ou non. En dépit du caractère interne ou externe de ces personnes à l'organisation, l'on distingue au niveau de la comptabilité des flux entrants et des flux sortants.

2. Flux informationnels comptables.

« Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des différentes directions de l'organisation et qui matérialisent leurs activités. Ces documents sont

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transmis au service comptable pour comptabilisation. »7 Ils constituent la matière première du travail comptable.

On peut distinguer quelques uns comme les documents en provenance de :

- La DRH, comme les bulletins de calcul de la paie, les supports de conventions de prêts et autres documents matérialisant les opérations spécifiques effectuées avec le personnel et ayant des incidences financières ;

- La caisse, comme les arrêtés journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de

contrôle et d'inventaire de caisse ;

- La DAF, comme les ordres de dépenses approuvées et ordre de recettes, les doubles de chèque de règlement émis, les copies des chèques reçus ;

- La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reçus des clients, les bordereaux de livraison signés des clients ;

- La Direction générale, comme les documents émis par la direction et devant être traduits en terme de comptes (projet d'affectation des résultats) ;

- La direction technique, comme les factures d'achat, les rapports d'inventaire ;

- Direction de la production, comme les fiches de suivi de stock de produits finis, les fiches de coût de production des produits manufacturés.

Quant aux flux sortants, il s'agit des documents émis par le département comptable et financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir:

- Des états financiers de synthèse (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé) et des grands livres de comptes

- Des reporting financiers, du DIPE ;

- Des relevés de comptes de tiers extrait du Grand Livre ;




1. Principes d'organisation

Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une structuration particulière du service comptable et financier, il paraît assez évident que par mesure de

7 Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008


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précaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organisé, il est difficile, voire même impossible d'apprécier la réalité de l'information comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain nombre de règles qui, non pas qu'ils garantissent la régularité et la conformité des traitements comptables, mais offre de sécurités permettant d'avoir un commencement de confiance sur les états financiers qui seront édités. On peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procédures, l'auto-contrôle des fonctions, lequel peut être fait aux travers les agents qui interviennent durant les étapes clés du processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

2. Etapes clés du processus de traitement de l'information comptable.

Le service comptable et financier, dans l'exécution de sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il intègre des matières premières dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale de conservation des documents comptables et financier.

Il existe trois grandes étapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable.

Ce processus est propre à chaque organisation dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut néanmoins le structurer de la manière suivante8 :

- Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement des données et documents précédemment collectés par type de journal comptable : il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;


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- Contrôle des pièces comptables : ce tout premier contrôle permet de vérifier : la qualité des pièces justificatives fournies, la conformité de ses pièces par rapport à la procédure mise en place (bons de commande, signatures des personnes dûment autorisées) ; permet d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes décaissées ;

- Codification des pièces comptables : il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce comptable. Par exemple pour une pièce justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la codification peut être : ACH/06/07/000056.

- Imputation manuelle desdites pièces : il s'agit d'identifier les comptes à débiter et à créditer avec leurs montants respectifs ;

Les opérations ci-dessus sont en générale effectuées par le comptable ou l'assistant comptable.

- Contrôle des imputations : ce contrôle permet de valider les imputations précédemment faites. Il est exercé par le chef comptable. Au cas où il y'aurait des ajustements à faire, ceux-ci doivent être fait et les nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette opération sera réitérée aussi longtemps que le chef comptable n'aura pas validé l'imputation manuelle de ses pièces ;

- Saisie informatique des pièces comptables imputées : l'imputation comptable effectuée, le comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procéder à leur saisie dans le logiciel de comptabilité (ERP) mis en place au sein de l'organisation ;

- Edition du brouillard informatique à présenter au chef comptable pour validation : le comptable ou l'assistant comptable procède à l'édition du brouillard de saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation ;

- Contrôle des saisies : le chef comptable, à partir du brouillard informatique, procède à la vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne passera à l'étape suivante qu'après validation de ces corrections ;


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- Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Périodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef comptable édite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de cohérence ;

- Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la cohérence entre tous ces états imprimés ;

- Analyse et justification des soldes des comptes + travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année il est opéré des travaux d'inventaire pour clôturer les comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la comptabilité dont la prudence, la séparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se

rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.

- Saisie des ajustements et des écritures de fin d'exercice ;

- Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à partir de ce moment intervenir.

- Edition balance, grand livre et journaux définitifs ;

- Confection des états financiers ;

- Diffusion des résultats.

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WWF-CCPO




Ce chapitre sera abordé sur deux plans: tout d'abord une présentation de l'organisation générale de WWF-CARPO, puis celle du CCPO.

I. ORGANISATION GENERALE DE WWF-CARPO

Pour mieux comprendre le WWF-CARPO, il importe tout d'abord de s'arrêter sur sa

présentation de façon générale et ensuite d'aborder les aspects liés à son organisation et son fonctionnement (voir annexe 1)

A. Présentation de WWF-CARPO

Cette partie s'articulera autours de deux idées majeures : le WWF en bref et sa carte d'identité.

1. Origine de l'organisation

En 1961, date de la création de WWF, celles-ci (les initiales WWF) renvoyaient à «World Wildlife Fund». En effet, l'objectif principal du WWF se résumait en la recherche de ressources pour la protection des espèces en voie de disparition ou en danger du fait de l'action de l'homme principalement. Cependant, étant donné le caractère interdépendant de la flore, de la faune et de tout les éléments constitutifs de l'environnement, le WWF a revu son objectif et s'est attelé à la protection de la nature dans son ensemble d'où sa nouvelle dénomination « World Wide Fund for Nature » à savoir Fonds mondial pour la nature depuis 2001. Cette structure est de nos jours représentée dans tous les continents.

2. Le réseau mondial de WWF

WWF est implantée dans plus de cent (100) pays et oeuvre en vue de la construction d`un avenir où il existerait davantage d'harmonie entre l'Homme et son environnement.


WWF-CCPO

Dans le cadre de la réalisation de ses missions, le WWF collabore avec de nombreux partenaires. Ses ressources proviennent des particuliers (53%), de gouvernements et d'organismes d'aides (22%), d'entreprises (10%), de trusts et de fondations (6%). Les ressources autres que celles sus citées représentent environ 9 % de celles-ci. Elles permettent de financer de façon continue plus de deux mille (2000) projets pour la réalisation de ses missions.

3. Les missions de l'organisation

Toutes les actions de WWF sont guidées par la volonté de protéger l'environnement. Ainsi ses missions sont relatives entre autres à :

· La sauvegarde de la biodiversité ;

· La promotion d'une attitude responsable dans le cadre de la lutte contre les changements climatiques ;

· L'utilisation rationnelle des énergies et ressources naturelles ;

· La lutte contre la pollution ;

A ces missions originelles, il convient de noter un élargissement actuel du champ d'activité de WWF qui mène actuellement des actions visant :

· L'amélioration des conditions d'existence des populations ;

· La recherche d'un développement durable ;

L'atteinte de ces missions suppose une attitude responsable, une éducation des populations dans le monde entier. A cet effet, WWF a entre autres objectifs la vulgarisation de comportements responsables qui incluent :

· Le respect d'autrui et de ses spécificités d'ordre culturelles. Ceci induit la lutte contre les discriminations et préjugés basés sur la religion, l'ethnie, la culture, ou les convictions politiques ;

· L'ouverture aux divers opérateurs (et principalement aux communautés locales)qui oeuvrent également dans le cadre de la protection des richesses naturelles ;

· L'utilisation prioritaire d'articles non polluants, recyclés et la lutte contre le gaspillage des ressources ;

· La culture de l'honnêteté, la recherche de la transparence, de l'efficience dans toutes les actions entreprises.

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iv. Carte d'identité de WWF.

Logo de World Wide Fund for Nature(Fonds mondiaux pour la Nature)

Contexte général

Champs d'action

Écologisme

Zone d'influence

Monde entier Fiche d'identité

Fondateur

Julian Huxley

Forme juridique

ONG

Fondation

1961, Morges, Suisse

Siège central

Gland, Suisse

Personnage(s) clef

Sir Julian Huxley

Méthode

Non-violence, Lobbying, Recherche, Innovation

Financement

120 910 695$ USD (2005)

Volontaires

Approximativement. 4 700 000 dans le monde entier

Site internet

http://www.wwf.org ou http://www.panda.org

Slogan

For a living planet Missions

Stopper la dégradation de l'environnement dans le monde et construire un avenir où les êtres humains pourront vivre en harmonie avec la nature : en préservant la biodiversité du globe, en garantissant une utilisation durable des ressources naturelles renouvelables; en encourageant les mesures destinées à réduire la pollution et la surconsommation.

Afin d'arriver à enrayer et à inverser le processus de dégradation de la planète, son objectif ultime, le Fonds Mondiaux pour la Nature s'est doté d'une structure organisationnelle particulière.


WWF-CCPO

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1. L'organisation globale de WWF.

Le World Wide Fund for Nature est doté d'une structure organisationnelle en réseau. La glande, Suisse, est le siège de la maison de l'International de WWF : elle est son secrétariat. Son rôle est de mener et de coordonner le réseau de WWF (network en anglais), constitué de tous les bureaux WWF du monde. Cesdifférents bureaux relèvent de deux catégories :

· ceux qui peuvent soulever des fonds et mener à bien des travaux de manière autonomes ; ces bureaux forment avec le secrétariat la BASE ; et

· ceux qui doivent fonctionner sous la direction d'un des bureaux indépendants de WWF ; ils ont juste pour rôle d'implémenter les programmes définies par la BASE. En pareille occurrence on peut citer le Central Africain Regional Program Office (CARPO), bureau coordonnateur des programmes pays de la sous région Afrique.

2. Organisation WWF-CARPO

Le WWF a mis en place 4 grands programmes en Afrique correspondant à la subdivision politique de ce continent :

· le programme WAMER (Western Africa) de l'Afrique de l'Ouest ;

· le programme « Mediteranean Coast » de l'Afrique du Nord ;

· le programme EAMER (Eastern Africa Marine Ecoregion) de l'Afrique de l'Est ;

· le Programme de l'Afrique Centrale (CARPO).

S'agissant de ce dernier programme, son siège, depuis le 25 mars 20049 se trouve à Yaoundé, sise au quartier Bastos, au lieu communément appelé « derrière usine BAT », à la rue « les Rochelles ».

Le Central African Regional Program Office s'implémente dans quatre pays au travers de quatre grands programmes. Chacun desdits pays dispose d'un bureau pays, lequel est sous la coordination du bureau régional dont l'organigramme est fourni en annexe 2.

9 D'après l' «ACCORD DE SIEGE ENTRE LA REPUBLIQUE DU CAMEROUN ET LE FONDS MONDIAL POUR LA NATURE (WWF) relatif au siège du Bureau Régional du WWF pour l'Afrique Centrale à Yaoundé Cameroun »

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WWF-CCPO

Chacun de ces bureaux pays (Country Program Office), dans la phase de la mise en oeuvre du programme pour lequel il a été mis sur pied, dispose de nombreux projets.

C'est ainsi que le bureau pays du Cameroun :Cameroon Country Program Office (CCPO) a à son sein plus d'une quarantaine de projets. Ces différents projets s'implémentent sur tout le territoire camerounais au travers de quatre sites (fields office en anglais) dont au Nord, à Limbé, à Campo et à Yokadouma ; et d'un bureau administratif situé à yaoundé. Le CARPO et le CCPO partagent les mêmes locaux.

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable

relative aux operations d'achats: Cas de World Wide Fund For

Nature - Cameroon Country Program Office.

II. Organisation du CCPO.(annexe3)

Comme la plupart des bureaux WWF en Afrique Centrale, le CCPO est en pleine phase de restructuration. Il nous a été donc impossible d'avoir un organigramme présentant de manière claire et formelle la répartition des tâches qui y est faite. Aussi, l'organigramme que nous vous proposons en annexe n'est qu'une ossature de ce que nous avons pu faire le constat durant notre stage académique.

L'organisation de WWF-CCPO fait ressortir quatre grandes composantes à savoir le représentant régional, le département de la conservation, le département administratif et des opérations et celui de la finance.

A. Le représentant régional

Le représentant régional comme son nom l'indique représente l'organisation non seulement au Cameroun mais également en République centrafricaine, au Congo- Kinshasa et au Gabon. Il est responsable de la coordination des diverses actions menées par les diverses représentations de WWF sous sa responsabilité. Il rend compte à WWF international.

B. Le département de la conservation

Le département de la conservation entreprend des actions concrètes sur le terrain afin de

sauvegarder les ressources naturelles détectées dans les diverses écorégions. Toute action est entreprise dans le cadre de la mise en oeuvre d'un projet déterminé; le projet étant un ensemble d'opérations visant la protection d'une ressource déterminée


WWF-CCPO

dans un site donné. La réalisation des diverses opérations est possible grâce à des ressources allouées par des bailleurs de fonds pour un projet particulier.

C. Lé département financier

Le département financier a pour mission essentielle la gestion des ressources financières qui devrait aboutir entre autres à l'établissement d'états financiers représentant l'image fidèle des actions entreprises par WWF-CCPO. Il est sous la charge d'in directeur financier et est organisé autour de deux unités avec à leur tête des chefs d'unités:

1. L'unité comptable et financière :

Elle est responsable de la collecte des documents comptables ( factures, chèques émis et reçus etc.). Grâce à l'analyse de ceux-ci, elle effectue des enregistrements comptables pour l'établissement des divers états financiers de synthèse et des livres comptables. Elle est aussi responsable du suivi des relations bancaires et des fournisseurs. Elle effectuera ainsi le paiement des factures à terme échu.

2. L'unité BIC : budget et contrôle interne ( Budget and Internal control).

L'unité BIC effectue notamment les opérations liées à la gestion de la partie financière du contrat. Elle opèrera à cet effet des activités suivantes :

· L'audit financier trimestriel des divers sites de WWF-CCPO ;

· Le contrôle visant à s'assurer que les procédures internes sont respectées lors de la réalisation des diverses opérations.

· Le suivi budgétaire : il vise à réguler les dépenses en fonction des lignes budgétaires y relatives. Les écarts constatés doivent être analysées et expliqués.

· Le suivi des projets : en effet, chaque dépense et chaque recette doit être affectée au projet correspondant. Un rapport détaillé doit ensuite être effectué au bailleur de fond.

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WWF-CCPO

D. Le département des ressources humaines et opérations

Le plus jeune de tous les départements au WWF-CCPO, il est fondé pour s'intéresser aux aspects liés à la gestion des ressources humaines et du personnel d'appui. Il est composé de plusieurs services dont le service de la logistique.

Ce service a de nombreuses responsabilités qui peuvent se résumer comme suit :

· La gestion de toutes les immobilisations corporelles de WWF-CCPO avec un accent particulier sur la gestion du parc automobile ;

· Le management des chauffeurs ainsi que des déplacements de ces derniers ;

· La gestion des déplacements de l'ensemble du personnel de WWF-CCPO dans le cadre des activités de l'organisation.


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CHAP IV : PHASE D'AUDIT DU PROCESSUS DETRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE.



I. Processus de traitement de l'information

comptable relative aux achats.

Le département comptable et financier est au coeur des activités du Fonds mondiaL pour la nature. Il est un département support à tous les autres et jouent le rôle d'interface entre les acteurs du terrain et les décideurs, entre les bailleurs de fonds et WWF-CCPO pour ce qui est du reporting financier.

Pour mener à bien ses activités, il recense les informations issues de toutes les autres entités de l'organisation, pouvant être traduites dans les comptes de l'organisation.

Tout commence par un proposal. Un proposal est une proposition de work-plan que l'on envoi à un ou plusieurs bailleurs de fonds en vue d'obtenir de celui ou de ceux-ci le financement d'une activité ou d'un projet donné. C'est une invitation à contracter. Ce work-plan contient de nombreux volets dont les volets technique, juridique et financier. Il est établi à la base par les chefs de projets, en collaboration avec l'unité de Budget and Internal Control. Il est à noter que le volet financier du proposal doit être suffisamment exhaustif, car une fois qu'il est accepté par le potentiel financeur, il n'est plus modifiable sans son accord exprès.

Une fois le proposal validé par le potentiel bailleur de fond, naturellement avec quelques amendements, il se transforme en contrat. Ce dernier doit être validé par le Représentant Régional. Cette phase de validation du contrat par le leader de WWF en Afrique Centrale est intitulé « secure funding » pour dire « financement sûr, certain ».

Dès cet instant, l'élaboration d'un plan comptable correspondant au projet est faite. Chaque ligne budgétaire étant rattachée à un compte particulier. Lequel compte peut être lié à l'achat d'un bien ou d'un service. Le processus lié à cet achat, bien que soumis à des normes internes à WWF obéit à une pratique qui peut être quelque fois différente.

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A. La norme applicable au sein de WWF '. Présentation schématique' °

COUT D'ACHAT Inférieur à 500CHF COUT D'ACHAT supérieur A 500CHF

ETAPE1 : DEMANDE D'ACHAT

ETAPE 1 : DEMANDE D'ACHAT

ETAPE 2 : RECEPTION DES FACTURES PRO FORMAT

ETAPE 3: BON DE COMMANDE

ETAPE 4: Reception Des Biens Acquis

ETAPE 5 : Reception De La Facture Définitive

ETAPE 6: REGLEMENT DE LA FACTURE

Source: CARPO FIELD OPERATONS MANUAL, PART II: FINANCIAL POLICIES AND PROCEDURES. (Traduction en français par l'auteur)

2. Présentation descriptive

Le schéma ci-dessus retrace le processus d'achat des biens et des services au sein de WWF qui se formule en six étapes. A chacune de ces étapes, il est mis en place des sécurités visant la responsabilisation de chaque opérateur.

> La demande d'achat (annexe4)

La demande d'achat (connue sous l'appellation de « purchase requisition » : est un document émis par un responsable qui exprime un besoin dans le cadre de la réalisation de ses activités. Celle-ci doit être approuvée par un supérieur hiérarchique déterminé (chef du département concerné, responsable d'un projet etc. ;) qui doit au préalable s'assurer que la dépense a été budgétée eu égard à la réalisation d'un projet précis financé par un bailleur particulier. L'approbation de la dépense par le supérieur

10 Con~~re mémoire in de cycle 9frf,57CT, rédigé par 9frflle 0O.91TOVE7 Z AT AC7(sur l' Audit interne du cycle des immobilisations corporelles

dans une optique d'amélioration de l'e~~icacité


WWF-CCPO

hiérarchique donne l'autorisation au responsable de la logistique de procéder à l'achat effectif de l'équipement requis.

Sécurité(s) requise(s) : La demande d'achat doit être signée par le demandeur et visée par son supérieur hiérarchique.

> La réception et la comparaison des factures pro format

Dans une optique de minimisation des coûts sous contrainte de l'obtention d'un produit de qualité satisfaisante, la commande n'est effectuée qu'après une comparaison des prix relatifs à trois factures pro format émises par des fournisseurs différents. Elle a comme document support « a quotation form » (annexe)

Sécurité(s) requise(s) : Chaque facture pro format doit comporter l'adresse et l'identification du fournisseur. Elle est analysée par au moins 3 responsables dont le responsable ayant autorisé la dépense. Le choix est enfin effectué en fonction des besoins et des ressources dont dispose le projet lié à l'opération d'achat.

> L'établissement du bon de commande (annexe5)

Le bon de commande est le document de base du processus d'achat. Tout bon de commande est établi sous la base d'une facture pro format sélectionnée. Il est établi en cinq (5) exemplaires repartis comme suit :

> l'original est à transmettre au fournisseur ;

~ un exemplaire est sauvegardée dans le fichier des bons de commandes avec la demande d'achat et le mémo justifiant le choix du fournisseur retenu ;

~ un exemplaire est transmis et classé par le Service de la Comptabilité ; ~ un exemplaire est transmis au responsable du ^projet concerné ;

> la souche est conservée dans le registre des bons de commande.

Sécurité(s) requise(s): Le bon de commande doit être signé de tous les responsables ayant autorisé la dépense (chef de projet ou représentant régional). Le service de la logistique le contresigne également. Il est important que soient précisées les droits et les obligations de WWF-CCPO et du fournisseur en cas d'importation.

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> La réception des biens ou des services (annexe6)

La réception des biens est assurée par un responsable du service de la logistique grâce à un document appelé « receiving report » (annexe 4). Il a la charge de s'assurer de la conformité du bien eu égard au besoin exprimé. Tout défaut doit être signalé au transporteur, au fournisseur et éventuellement à l'assureur. Deux cas de figures peuvent se présenter :

· Si le projet d'affectation se trouve à Yaoundé, le bon de livraison devra être transmis au Service de la comptabilité accompagné de la facture et du bon de commande ;

· Si le demandeur n'est pas situé à Yaoundé, alors 3 copies d'un « goods Issue note » (bon de transfert) devront être établies par un responsable du projet ou son mandataire afin de matérialiser l'affectation du bien au projet correspondant. Un exemplaire est transmis au responsable du projet correspondant, le second est adjoint au bon de commande et classé par le Service de la logistique et la souche est conservée dans le registre des « Goods Issued note ».

Sécurité(s) requise(s) : le bon de livraison doit être signé afin de matérialiser la réception effective des biens par le responsable de la logistique ou un responsable de projet ou dans une troisième mesure son mandataire.

> La réception de la facture

La réception du bien se fait grâce au bon de livraison accompagné éventuellement de la facture du fournisseur. Celle-ci devra être réglée suivant les dispositions préalablement définies par WWF-CCPO et le fournisseur. La facture est reçue soit lors de la réception des biens soit à une date ultérieure. Celle-ci est comparée au bon de commande et au bon de livraison afin de s'assurer de l'exactitude des articles, de la quantité de marchandises livrées ainsi que de la qualité de celle-ci. Un accent doit également être mis sur le contrôle de conformité du prix unitaire et du prix global de la marchandise consignée sur la facture définitive.

Sécurité(s) requise(s) : La facture doit contenir des informations relatives à l'identification du fournisseur.


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> Le paiement de la facture

Dès la réception de la facture, tous les documents relatifs au processus d'achat doivent être lis ensemble (facture pro forma, bon de commande, bon de livraison, facture définitive) avant toute demande et approbation éventuelle du paiement de ladite facture. Eu égard aux termes du contrat passé avec le fournisseur, le paiement de la facture est effectué. Une liste des fournisseurs locaux doit être établie et périodiquement mise à jour elle doit indiquer le nom du fournisseur, son adresse, les services fournis. WWF-CCPO devra s'assurer de la régularité de chaque fournisseur vis-à-vis du cadre règlementaire du secteur d'activité donné.

Sécurité(s) requise(s) : un cachet « PAYE » devrait être apposé sur chaque facture payée afin d'éviter des paiements doubles préjudiciables à WWF-CCPO.


1. Les traitements primaires

N° d'ord re de l'opér ation

Opération Opérande

1 Emission du besoin par voie d'intranet (mail) et expédition de celui-ci à la messagerie du DRH & Opérations.

Service demandeur

2 Traitement de la demande par le DRH et expédition (forward du mail) au service concerné : logistique pour toutes acquisitions, achat, gestion des vehicules, et organisation des voyages

DRH &

opérations

3 Quotation (annexe7) de la demande pour toutes les dépenses dépassant 500 CHF, soit 220 000 F.CFA. C'est le fait de recueillir trois factures proformat des fournisseurs qui vendent le même produit en vue de choisir celui qui offre le meilleur ratio qualité-coût-.Une synthèse est faite sur un document intitulé :Quotation Form, signé du responsable de la logistique.

Service de la

Logistique

4 Validation du quotation form et expédition de celui-ci par mail au demandeur après signature.

DRH &

opérations

5 Approbation du choix du fournisseur Demandeur

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WWF-CCPO

6Edition bon de commande (le bon de commande ou BC est exigé pour tous les achats exceptés ceux qui sont payés au comptant. Le BC est signé par le responsable de la logistique et le demandeur.

Service de la

logistique

7 Appel du fournisseur pour livraison Service de la

logistique

8 Réception commande + bordereau de livraison Service de la

logistique+dema ndeur

9 Réception de la facture et enregistrement dans le registre des courriers reçus et expédition au service de la logistique via le Program Assistant

Réception

10 Réception de la facture par le service de la logistique et acheminement vers le Directeur financier

Service de la

logistique

11 Contrôle de la facture et validation par l'inscription « Bon à Payer » Directeur financier

12 Saisi de la facture dans la base de données du logiciel de Gestion des Fournisseurs : GFS et marquage du tampon pour préciser que la facture a été enregistrée.

Service de la

logistique

13 Expédition des pièces constitutives de données au département comptable et financier contre décharge dans un registre tenu à cet effet :

- Quotation form ;

- Bon de commande ;

- Bordereau de livraison ;

- Facture

Service de la

logistique

Source : entretien avec le responsable de la logistique ;

2. Processus de traitement proprement dit :

N

°

Opération Opérande

A Réception des données en provenance du service de la logistique Unité Comptable et

financière

B Vérification conformité des données, contrôle arithmétique des

Factures

Unité Comptable et

financière Etablissement de la facture si l'achat concerne un projet spécifique en

dehors du projet « core »Unité Comptable et

financière

C Classement des factures pour celles devant attendre trente (30) jours Unité Comptable et

financière


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DSélection du fournisseur dont le terme est échu pour paiement. Ledit paiement est fonction de la situation nette de la trésorerie et des situations prioritaires (voyages, transferts de fond pour projets, salaires, impôts)

Unité Comptable et

financière

E Etablissement du chèque + imputation comptable et acheminement pour approbation

Unité Comptable et

financière

F Approbation imputation comptable et vérification de l'égalité

arithmétique entre le montant du chèque émis et celui de la facture à payer

Directeur financier

G Etablissement du Bank Payment Requisition : signé du Directeur financier, du chef de projet et du personnel comptable l'ayant établi ;

Unité Comptable et

financière

H Validation du chèque par les personnes signataires

I Photocopie du chèque pour rangement Unité Comptable et

financière

J Etablissement de la liste des fournisseurs à régler, le mercredi, et expédition de cette liste à la réception pour inviter lesdits fournisseurs à venir encaisser leur paiement

Unité Comptable et

financière

K Remise des chèques le jeudi aux fournisseurs précédemment appelés la veille contre leur signature sur la photocopie du chèque.

Unité Comptable et

financière

L Classement des pièces dans les différents chronos de banques Unité Comptable et

financière

M Codification des pièces et saisie des écritures comptables sur le logiciel comptable ACCPAC

Unité Comptable et

financière

N Impression « check list » pour vérification des saisies Unité Comptable et

financière

O Edition du « badge » :c'est l'opération par laquelle les saisies, sans être validées peuvent être consultées.

Unité Comptable et

financière

P Validation du badge Responsable comptable et financier

Q postage des écritures Responsable comptable et financier

R Corrections des écritures (si besoin y est) Tout le monde

Notons que La nomenclature des comptes à WWF ne suit pas les prescriptions faites par le droit Comptable OHADA, relatif au Droit des sociétés commerciales et du

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WWF-CCPO

GIE et celles relatives au plan comptable, en particulier à la structure des comptes. A

WWF les comptes ont 20 positions : _ _ _ _ / / / .

Les quatre premières correspondent aux subdivisions du grand livre, les huit suivantes au Code Projet (9F075401=projet du core), les quatre autres au Code du donneur, et les quatre dernières au code de l'activité, objet de la dépense ou de la recette

Tous ces traitements n'ont pour seule objectif que la production des états financiers de synthèse.

3. Les outputs:

Suite au traitement comptable ci-dessus opéré, il est établi de manière périodique des documents d'information sur la situation financière de l'organisation en générale et de chacun des projets implémentés pour la protection et la sauvegarde de la biodiversité. Ces documents d'informations peuvent être standardisés ou établis suivant un format spécifique, répondant aux exigences du pourvoyeur en capitaux.

Pour ceux qui sont standards, on distingue :

- Over all results : document généré trimestriellement ; il reprend les montants globaux des différents projets en terme de dépenses, de revenus, de soldes ;

- Contrôle budgétaire : document retraçant la situation de chaque projet ; - La série des rapports financiers produits trimestriellement .


relative aux operations d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature -

Cameroon Country Program Office.

II. Finalisation de la mission d'audit du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats de service.

L'étape actuelle du processus d'audit interne nous permettra de porter une appréciation relative au système de contrôle du processus de traitement des opérations d'achat, notamment ceux des services de WWF-CCPO. L'un des apports les plus importants de cet audit interne sera sans nul doute les recommandations qui en découleront.


WWF-CCPO

A. Evaluation du système de contrôle du processus de traitement des achats.

Le contrôle interne est une fonction récemment introduite au WWF-CCPO. Elle est assumée par l'unité du BIC11. Cette unité effectue des missions d'audit interne suivant les normes mises à cet effet par WWF international dans son document intitulé : AUDIT MANUAL WWF INT FY 07.

La mission de cet audit interne étant de fournir une assurance objective au travers des consultations des différents services de WWF-CCPO afin de les aider à atteindre leurs objectifs respectifs et d'améliorer leur rendement en proposant des solutions susceptibles d'accroître leur efficacité.

1. Analyse de la structure organisationnelle

Comme précédemment précisé, l'audit interne est effectué par le service du BIC. Ce dernier, nous l'avons vu au précédent chapitre est subordonné au département administratif à qui il rend compte. Le premier risque encouru ici est la subordination du contrôle à un département opérationnel ; qui, en principe, devrait aussi être contrôlé eu égard à son activité. Ce positionnement hiérarchique pourrait avoir une mauvaise influence sur l'efficacité de l'action du contrôleur interne. Ainsi, cet acteur, aussi compétent et expérimenté soit-il, ne saurait donner une assurance objective et entièrement indépendante dans la mission qui lui est assignée.

Le second risque que nous pouvons identifier peut être lié à la séparation des fonctions. La séparation des fonctions est un principe de base et fondamental à toute organisation. Ce principe institue la succession de fonctions indépendantes qui interviennent dans le traitement de l'information comptable. Il garantie par ailleurs un minimum de contrôle des opérations réalisées par chacun des agents de l'entité.

L'analyse qui suit a pour objectif de déceler les incompatibilités susceptibles d'exercer une influence négative sur l'efficacité du système organisationnel. Pour déceler ces risques, nous analyserons la pratique interne au vu de la non exhaustivité de la procédure comptable et financière mise en place.

11 Source : entretien avec le responsable du « contrôle interne »

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WWF-CCPO

Le risque lié à la séparation des pouvoirs que nous pouvons identifiés ici est notamment le cas des traitements fait par des agents et dont le contrôle est exercé par eux-mêmes. Nous prendrons le cas par exemple du cas de la saisie, de la validation et du postage des écritures comptables.

Le postage est l'opération par laquelle les imputations comptables, précédemment saisies sont non seulement rendues accessibles dans la base de données comptable, mais aussi prises en comptes dans les soldes des comptes.

Dans l'unité comptable et financière coexiste deux agents dont le chef de cette unité. En principe, comme les imputions, les saisies comptables devraient aussi être validées par les personnes indépendantes ; c'est-à-dire par celles qui n'ont pas participé à leur saisie. Il arrive très souvent que la personne qui devrait en principe être chargée d'effectuer les saisies soit aussi entrain de les valider, voir même de les poster.

2. Test de conformité de la mission d'audit interne par rapport au cadre de référence défini par l'IIA.

Le tableau suivant permet d'évaluer les procédures mises en place par le BIC lors des missions d'audit.

v. TEST DE CONFORMITE AUX STANDARDS DE LA FONCTION D'AUDIT INTERNE

Normes internationales de l'audit interne

Ecarts observés dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable lié aux achats

Remarques

NORMES DE QUALIFICATION

1000- Mission, pouvoirs et responsabilités: La nature des missions d'assurance réalisées doit être définie dans une charte d'audit.

L'audit interne doit être indépendant et les auditeurs internes doivent effectués leur travail avec objectivité.

Le responsable de l'audit interne doit relever d'un niveau hiérarchique

L'indépendance et l'objectivité de l'auditeur interne sont remises en cause à cause du rattachement de la fonction d'audit interne au

Département Administratif etFinancier.

La fonction d'audit

interne est une

fonction récemment

mise en place au WWF-CCPO. Elle est assumée par l'unité BIC

permettant aux auditeurs internes d'exercer leurs responsabilités.

Les auditeurs internes doivent avoir Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de

WWF-CCPO

d'intérêts.

1200- Compétence et conscience professionnelle: Les missions doivent être remplies avec compétence et conscience professionnelle

Aucun écart

1300- Programme d'assurance et d'amélioration

qualité : Le responsable de l'audit interne doit élaborer et tenir à jour un programme d'assurance. Des évaluations internes et externes doivent être effectuées et les rapports y relatifs rédigés.

Un programme d'assurance

qualité n'est pas mis en place

NORMES DE FONCTIONNEMENT

2000- Gestion d'un audit interne : Le responsable doit rédiger cette activité de façon à garantir qu'elle apporte une valeur ajoutée à l'organisation

Pas d'écart significatif

Les audits internes

sont effectués suivantun canevas mis sur

pied par WWF

International et applicable dans toutes les représentations de l'organisme.

2100- Nature du travail- L'audit interne doit évaluer les processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement d'entreprise et contribuer à leur amélioration sur la base d'une approche systématique et méthodique.

Les missions d'audit ne portent sur plusieurs cycles à la fois.

2200- Planification de la mission : Les auditeurs

internes doivent concevoir et formaliser un plan pour chaque mission. Ce plan précise le champ d'intervention, les objectifs, la date et la durée de la mission ainsi que les ressources allouées.


2300- Accomplissement de la mission : Les auditeurs internes doivent identifier les


informations nécessaires, fiables, pertinentes, utiles pour atteindre les objectifs de la mission.

2400- Communication des résultats : Les auditeurs internes doivent communiquer les résultats de la mission.


2500 : Surveillance des actions de progrès : Le

responsable de l'audit interne doit mettre en place et

tenir à jour un système permettant de surveiller la suite

Non évoqué

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WWF-CCPO

des donnée aux résultats communiqués au management.

2600- Acceptation des risques par la direction

générale

Non évoqué

Source : IIA et auteur

La remarque majeure que l'on fait ici est que l'organisation de la structure fait en sorte que les critères liés à la qualification de l'auditeur ne soient pas respectés du fait du rattachement de cet auditeur à un département opérationnel.

vi. Test de permanence de la conformité à la norme interne de la pratique interne dans le

cadre du processus de traitement de l'information comptable liés aux achats.

OpérationRésult

atsObservations

iONR uo n

A S

Les besoins en termes d'achat sont-ils toujours validés par le DRH& opérations ?

v Du fait que le demandeur peut directement s'adresser à la logistique

Existe-t-il toujours des quotations form pour tous les achats dont le montant est supérieur à 500 CHF ?

v Certains types d'achat sont directement faits auprès des fournisseurs agréés.

Validation du quotation form et expédition de celui-ci par mail au demandeur après signature.

v

Approbation du choix du fournisseur v Dès lors qu'il ya quotation form

Edite t-on toujours les bons de commande ? v

Réception commande + bordereau de livraison

v

Tous les bons de commande sont-ils toujours signés par les personnes autorisées ?

v

Toutes les factures reçues proviennent-elles toujours de la réception ?

v Certains courriers sont directement acheminés à la logistique lors de la livraison des biens.

Le directeur financier appose t-il toujours la mention de « bon à payer » sur la facture ?

v

Toutes les factures sont-elles toujours saisies sur GFS par la logistique ?

v

tous les chèques sont-ils signés par des personnes dûment autorisés et soumis à l'approbation préalable du directeur Financier ?

v

L'imputation comptable est-elle toujours validée par le directeur financier

v Nous avions dû faire signé toutes les pièces d'imputations comptables des justifs de FY08


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La dite imputation lorsqu'elle est saisie, est-elle

toujours marquée du cachet « saisi su ACCPAC, Poste... » ?

I Nous avions dû régulariser ces imputations

Etabli t-on toujours un bank Payment en cas de paiement par chèque ?

I

Est-il toujours signé du Directeur financier, du chef de projet et du personnel comptable l'ayant établi ;

I La plupart du temps il manque la signature du chef projet.

Le chèque est-il toujours photocopié pour rangement ?

I

Les pièces sont-elles toujours classées dans les

différents chronos de banques ?

I

Codification des pièces et saisie des I

écritures

comptables sur le logiciel comptable ACCPAC

Impression « check list » pour vérification des saisies

I L'impression du check list n'est pas

systématique, il est presque toujours omis, ou bien s'il est fait, dans certains cas il n'a pas été fait une vérification des saisies.

Edite t-on toujours le « badge » ? I Cas où c'est le responsable comptable

&financier saisi lui-même les opérations.

Les écritures comptables sont elles toujours postées ?

I

Les imputations comptables faites dans les sites sont- elles toujours soumises au contrôle pour être « postées»?

I Ces sites ne bénéficient pas de privilèges leur permettant de « poster directement les écritures »

Le contrôle de ces imputations présente-t-il des

défaillances ?

I Ces contrôles présentent quelques

défaillances. Par exemple, ce sont les

auditeurs externes qui décèlent certaines

mauvaises imputations ou ventilation descharges.

Le contrôle interne étend t-il ses actions au niveau du bureau central

I C'est une défaillance du sytème.

Le Bon de Commande est-il

Source : auteur

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B. Recommandations :

Les recommandations que nous pouvons faire peuvent être soit liées aux traitements des opérations

- En vue de garantir l'indépendance de l'unité de contrôle interne, celle-ci devrait-être détachée du département opérationnel à qui elle est rattachée ; Ceci d'autant plus que cette unité doit aussi avoir un regard sur les opérations réalisées non seulement par l'unité comptable, mais aussi par le directeur financier lui-même.

- Les missions d'audit fait au niveau des extensions de WWF qui sont sur le terrrain ne devraient plus se limiter uniquement au contrôle des pièces (de leur conformité et de leur régularité), au contrôle du respect des procédures mises en place, ainsi qu'à l'imputation comptable faite au niveau des sites qui ont un service comptable, mais devait aussi s'élargir pour faire la conciliation entre les factures adressées par un fournisseur présentées par le site, et l'historique des transactions pris chez ce fournisseur ;

- Les « badges » fait par les sites doivent être scrupuleusement examinés avant le

postage pour éviter que certaines erreurs d'imputations ne se produisent ;

- Les imputations et les saisies, ainsi que le postage ne doivent pas être fait par la même personne pour réduire le risque d'erreur et d'éviter par la même occasion de faire l'opération diverse de l'opération diverse de l'opération diverse de l'opération diverse d'une transaction qui avait été mal imputée. Par ailleurs, toutes les imputations au vue de la pratique doivent être impérativement validées par le responsable financier. L'on ne devrait par conséquent plus attendre qu'une mission d'audit se présente pour le faire ;

- Pour faire participer le service de contrôle interne dans le processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats, on peut modifier légèrement la procédure applicable pour dire que périodiquement, ceux-ci devraient par exemple auditer toutes les pièces comptables imputées par la comptabilité et faire un état de concordance entre les régistres de réception de


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facture tenue par la réception, la base de données des factures enregistrées par le service de la logistique sur le logiciel GFS, les factures payées et celles comptabilisées.

- Il est à noter que pour parfaire le système de gestion des projets mis en place, il faudrait que les informations relatives à un achat donné soient conciliées dans une seule base donnée qui déterminera lequel des projets l'a supporté et s'il a été payé ou existe encore dans la liste des factures à régulariser. Ceci permettra au responsable du contrôle interne d'avoir un état détaillé des opérations d'achat par projet et de mieux faire le contrôle des imputations comptables effectuées .

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CONCLUSION GENERALE

Notre objectif dans cette étude a été notamment de faire ressortir l'évolution de la fonction d'audit, et notamment d'audit interne. Il en découle que la fonction d'audit interne n'est pas à confondre avec certaines fonctions et que dépendamment des objectifs qui lui seront assignés par la direction, cette fonction pourra s'étendre sur plusieurs domaines d'applications en vue d'améliorer l'efficacité dans la gestion des ressources dont dispose cette organisation. Il est à noter que l'audit interne ne peut être exercé convenablement et atteindre ses objectifs que si au préalable une démarche appropriée d'audit est mise en oeuvre pour améliorer l'efficacité de l'organisation et surtout de sont processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

Ce processus de traitement de l'information comptable revêt une importance capitale, eu égard entre autres aux objectifs que l'on assigne à l'information comptable et aux critères de qualité de cette information. Notons-le, l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable vise la maîtrise des différentes étapes de transformation des données en information fiable, permettant de fournir une assurance auprès de ceux qui l'utilisent, que ladite information a été produite sans anomalies significatives. Aussi, conviendra t-on qu'il faille avoir une claire maîtrise de l'environnement de l'organisation et des différentes échanges qui sont susceptibles d'intervenir et être traduites en écritures comptables.

La quête de cette maîtrise est la démarche permanente du personnel financier de World Wide Fund For nature, au niveau de sa représentation camerounaise (CCPO), organisation mondiale de protection de la biodiversité, où nous avons eu l'opportunité d'effectuer notre stage académique. Plus qu'enrichissant, ce stage nous a permis entre autres d'appréhender la manière dont est structurée une ONG, de côtoyer le milieu professionnel dans tous ses aspects : humain et social, sympathique et conflictuel, de nous rendre compte de la teneur de notre formation académique qui vise à nous donner des bases nécessaires pour comprendre toute forme d'organisation, et faire quelques tests.

Parlant de tests, par références aux standards internationaux et à la norme interne, nous avons effectué quelques tests qui nous ont permis de détecter quelques zones à risque qui, avec la dynamique de perfection entreprise dans l'organisation de WWF, vont sans doute être réduites.


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AVANT PROPOS

Nous voici arrivé à la fin de notre premier cycle d'études supérieures et universitaire à l'institut supérieur de commerce. Comme il est parfois difficile d'exprimer sa joie de vive voix lorsqu'on franchie une importante course de la vie, il serait ingrat de passer sous silence les noms des personnes ayant contribué d'une manière ou d'une autre à la réalisation de ce travail de fin de cycle.

Nous présentons nos remerciements aux directeur et co-directeur qui en dépit de leurs multiples efforts, ont bien voulu assumer avec tout dévouement et rigueur scientifique la direction de ce travail, qu'ils veuillent bien trouver ici l'expression de notre profonde gratitude.

Un vibrant hommage au professeur docteur BOLINDA WA BOLINDA, aux chefs de travaux et assistants de l'institut supérieur de commerce de Kisangani qui nous ont élevé dans un berceau scientifique au sortir duquel nous nous retrouvons avec un bagage intellectuel rempli.

A tous les hommes de bonne volonté et de bonne foi, nous disons, Merci.

INTRODUCTION

Le monde des organisations publiques et privées à l'heure actuelle est en perpétuelle turbulence ou l'évaluation des risques constitue un défi majeur du management.

Autrefois le manager se limitait à l'intégration de l'homme pour le bon fonctionnement de l'entreprise mais de nos jours, vue la modification de l'environnement socio-économique, les entreprises ont connu une fragilisation au point ou elles ne sont plus à même de faire face aux réalités économiques.

Cette situation a suscité l'attention du manager, au delà de l'intégration de l'homme dans la

poursuite du maintien et de l'épanouissement de l'entreprise, ce dernier fut appel aux notions de l'audit interne.

L'audit interne qui est une fonction à la disposition de l'organisation dans une entreprise ayant comme but d'examiner, d'apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l'efficacité du contrôle interne, palliera ainsi à l'incertitude du manager.

I. PROBLEMATIQUE

Au terme de notre cycle de graduat en sciences commerciales et financières à l'institut supérieur de commerce de Kisangani, chaque étudiant finaliste présente un travail de fin de cycle sur la gestion d'un problème quelconque relatif à la société. C'est ainsi qu'à la lumière du climat socio-économique actuel, caractérisé par la croissance démographique, technologique et autre ayant toujours une double incidence sur la vie de l'entreprise soit à son avantage ou à son désavantage.

Ces dernières ont suscité l'attention des décideurs de toujours intégrer au premier plan le mécanisme d'une bonne gestion permettant d'avoir des résultats adéquats. En pratique, nous devons reconnaître que souvent les causes de la non fiabilité des informations financières ou comptables, de la stagnation et de la faillite survenant dans les entreprises sont fonctions de l'inexistence ou d'inefficacité des dispositifs permettant d'évaluer les processus du management des risques, de contrôle et de gouvernement de l'entreprise pouvant proposer l'amélioration et contribuant ainsi à créer la valeur ajoutée au sein de l'entreprise.

Ne voulant pas nous baser sur des spéculations sans fondement scientifique, nous allons passer en revue certaines questions auxquelles nous essayerons de répondre :

Hormis ces préoccupations, qui constituent la base de notre étude, d'autres aspects de problème méritent d'être examines mais nous nous efforcerons de répondre aux préoccupations énoncées ci-dessus.

II. HYPOTHESE

Le professeur MULUMBATI, dans son manuel de sociologie générale, définit l'hypothèse de recherche comme une proposition de réponse aux questions que l'on se pose à propos de l'objet de la recherche, tels que l'observation et l'analyse puisse fournir une réponse. (1)

Au regard des questions soulevées dans notre problématique, nous pouvons provisoirement avancer qu'il existe un service d'audit interne au sein de la SNCC et que la couverture de son action s'étendrait à tous les services organiques en contribuant efficacement à l'amélioration de la gestion globale de cette importante institution.

II. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Ayant opté pour la formation en sciences commerciales et financières, option comptabilité, il nous a semblé intéressant de sanctionner la fin de notre cycle de graduat, en élaborant un travail lié à ce domaine en vue d'approfondir et d'affirmer nos connaissances acquises tout au

long de notre course universitaire.sur ce, nous étions donc animé de faire une étude sur la problématique de l'audit interne au sein de la société nationale des chemins de fer du Congo afin d'évaluer la cohérence et l'efficacité du contrôle interne à son sein.

(1) MULUMBATI NGASHA : Manuel de sociologie générale, collection et

Connaître Ed.africa...Lubumbashi 1980, page 19.

L'intérêt du sujet prend sa source à la valeur que reconnaissent les différentes entreprises du monde à l'égard de l'apport de l'audit interne dans la réalisation de ses fonctions malgré l'influence accrue du risque dans l'environnement tant socio-économique que politique devenu de plus en plus difficile à maitriser.

.

V.1. METHODES

Eu égard aux objectifs poursuivis et aux hypothèses que ce travail se propose de vérifier, il a été nécessaire de faire usage des méthodes suivantes :

v Méthode historique

Elle est basée sur les faits historiques, elle recherche la genèse des faits ou des situations étudiées ; leurs antécédents et leur succession ou leur évolution dans le temps pour mieux comprendre et expliquer les faits et les situations actuelles. (1)

Cette méthode se justifie par le fait que pour comprendre la structure actuelle de l'audit interne, ses qualités et ses défauts, il est utile de jeter un regard dans le passé, comprendre les difficultés dans les effets de la gestion ou les gestionnaires, les efforts déployés pour surmonter les difficultés afin d'expliquer l'efficacité de l'audit interne au sein de la société nationale des chemins de fer du Congo.

v Méthode déductive

La méthode déductive est la méthode scientifique qui consiste à formuler une hypothèse afin d'en déduire des conséquences observables futures mais également passé permettant d'en déterminer la validité. (2)

(1) JAVEAU CLAUDE, cité par KABENGELE DIBWE, cours de méthodes de

recherche en sciences économiques, G1 UNILU 1991-1992.

(2) PINTO, R ET GRAWITZ, M. méthodes des sciences sociales, Paris, ed.DALLOZ

1971. P. 337-33

V.2. TECHNIQUES

Sont des procédés opératoires, rigoureux, bien définis, susceptibles d'être appliquer à

nouveau dans les mêmes conditions adaptées aux genres de problème ou de phénomène en cause.

En ce qui concerne ce travail, nous avons utilisé les techniques documentaires, l'observation directe, l'interview libre et l'internet.

v Technique documentaire

Cette dernière nous a renvoyé à la lecture des ouvrages, des articles, des textes officiels, des notes de cours et autres documents se rapportant à notre sujet. ;

Par le biais de l'internet, nous avons pu télécharger quelques documents utiles à notre étude.

v Technique d'observation

Elle nous a permis d'observer directement les faits que nous étudions pendant que nous enquêtions.

Technique d'interview

L'utilisation de l'interview libre dans le cadre de cette étude se justifie par le fait que des entretiens exploratoires que nous avons eus avec certains agents et cadres de la société nationale des chemins de fer du Congo et de collecter les renseignements auprès d'eux,

En effet l'interview a écarté les zones d'ombres sur nos propres observations.

VI. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion et pour des raisons d'efficacité dans la recherche nous avons subdivisé notre travail en trois chapitres :

le premier chapitre traite la considération générale et définitions des concepts clés pour fixer nos lecteurs et de l'approche théorique de l'audit interne ainsi que la gestion des entreprises.

Le second chapitre présente le cadre de notre investigation qui est la société nationale des chemins de fer du Congo. (SNCC en sigle) ;

Le troisième et dernier chapitre est axé sur la présentation des données, analyse et interprétation des résultats au sein de la dite société.

CHAPITRE PREMIER : CONSIDERATION GENERALE

SECTION I. DEFINITION DE CONCEPT DE BASE

Selon MERTON, un chercheur conscient de ses besoins ne peut passer outre la nécessité de clarifier, car une exigence essentielle de la recherche est que le concept soit défini avec une clarté suffisante pour lui permettre de progresser. (1)

Dans l'optique de permettre une lecture aisée de notre `travail et éviter des interprétations contradictoires, nous avons jugé important de procéder à la définition des concepts clés autour desquels gravitera notre réflexion scientifique.

I.1. DEFINITION DE L'ENTREPRISE

Le mot entreprise a été défini par plusieurs auteurs et présente plusieurs significations.

Néanmoins, nous pouvons retenir de façon générale qu'une entreprise est une entité ou organisme financièrement indépendant produisant pour le marché des biens et services en vue de la satisfaction des besoins de consommateurs et dans un but lucratif, nous pouvons cependant souligner trois aspects essentiels dans cette définition.

(1) MERTON, R.K. cite par KAPEND : cours de gestion du personnel, 2003-2004, P

I.2. DEFINITION DE LA GESTION

La gestion peut être définie comme : un système, un processus, un acte ou un art ; quelque soit le nom c'est une nécessité quand on demande aux gens de donner une définition du mot gestion et de ses composantes et d'expliquer leur importance, on obtient toutes sortes de descriptions, d'explications et des définitions différentes mais pratiquement tout le monde convient que la gestion est une nécessité.

La gestion est définie comme une action d'administrer, d'assurer la rentabilité d'une entreprise, aussi la gestion est

Une description qui étudie l'Organisation et le fonctionnement des unités économiques. (1)

(1) Dictionnaire universel, édition HACHETTE, PARIS 1996-1997.P.526

I.3.DEFINITION DE L'AUDIT INTERNE

L'audit interne est une activité indépendante et obligatoire qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maitrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. (1)

Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques de contrôle et de gouvernement d'entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.

Selon GERMOND et BERANAULT, l'audit interne est un examen technique rigoureux et constructif auquel procède un professionnel compétant et indépendant en vue d'exprimer une opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de l'information financière présentée par une entreprise au regard de l'obligation qui lui est faite, de donner en toute circonstance, dans le respect des règles de droit et principes comptables en vigueur, une image fidele de son patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats.

(1).Dictionnaire universel, édition HACHETTE, PARIS 1996-1997.P.52

SECTION II. APPROCHE HISTORIQUE SUR L'AUDIT INTERNE ET LA GESTION DES ENTREPRISES.

I. AUDIT INTERNE

I.1.ASPECT HISTORIQUE

Au début du moyen âge, les sumériens ont ressenti une nécessité de contrôle de la comptabilité des agents. Ce système de contrôle par recoupement consiste à comparer une information qui est parvenue de deux sources d'enregistrement indépendantes.

Etymologiquement le terme audit d'origine latine « auditus » signifie audition des questeurs qui étaient des fonctionnaires du trésor chargés de cette mission, ils étaient tenus de rendre compte oralement devant une assemblée composée d'auditeurs qui approuvaient par la suite le compte ; ce n'est qu'au XIX Siècle que les législateurs ont institué le contrôle des sociétés par des agents externes en raison du développement de l'industrie, le commerce, les banques, les assurances.

La charge qui pèse sur l'auditeur reconnu en tant que garant des détenteurs des capitaux à l'égard des abus des gestionnaires, dès le début du XX siècle et avec la crise de 1929 due à une mauvaise divulgation de l'information fiable, un accroissement des besoins du monde des affaires en audit s'est accrue.

La République démocratique du Congo fait partie de l'union française de l'audit interne ( UFAI ),en qualité de membre titulaire au même titre que la Belgique, le Burkina Faso, le Cameroun, le Canada, le Congo, la côte d'ivoire, la France, le Haïti, le Liban, le Luxembourg, le Madagascar, le mali, le Maroc, le Sénégal, la suisse, la Tunisie, depuis sa fondation en 1988,ayant pour vocation de promouvoir et développer la pratique professionnelle de l'audit interne dans ce pays totalement ou partiellement francophone.

De nos jours, l'audit est une discipline transversale au centre de préoccupations des managers, en ce sens et face à cette situation ou variété des besoins, l'audit s'élargissait en d'autres domaines qui se sont révélés nécessaires avec l'évolution et la généralisation de nouveaux moyens de traitement de l'information.

I.2. PROGRES DE LA NOTION D'AUDIT

L'audit s'est limité autour de l'audit comptable du commissaire au compte avec pour objectif la certification des états financiers ; mais il s'est apparu rapidement que les missions d'audit peuvent être utiles à plusieurs utilisateurs des états financiers d'où le besoin à un recours à l'audit contractuel et à l'audit interne se fut sentir.

Le caractère contractuel confère ainsi à la mission d'audit en étendant considérablement le domaine initial et modifie les cadres de relations entre auditeur et prescripteur ou auditeur et audité.

L'audit interne est la révision périodique des instruments dont dispose une entreprise pour contrôler et gérer une entreprise. Avec le développement de l'audit interne, les entreprises perçurent l'intérêt que présenterait pour elle une expression d'une opinion sur des informations autres que l'information comptable et financière.

Chaque fonction de l'entreprise, chaque type d'opération et à la limite chaque information devient ainsi un objet potentiel d'audit ; par exemple : l'audit des achats, de la production, social, audit informatique, etc.

En d'autres termes, le concept d'audit connaît aujourd'hui une grande fortune même si globalement la réflexion sur les extensions possibles de l'audit avance plus rapidement que les travaux en vue de la mise en œuvre de ces missions.

En matière de l'audit comptable, les critères utilisés sont bien connus. L'opinion de l'auditeur doit exprimer en termes de régularité et de sincérité des états financiers. Dans une perspective d'utilisation de l'audit à des fins de gestion, le critère d'efficacité fut récemment mis en évidence.

TABLEAU DE SYNTHESE DU PROGRES DE L'AUDIT

PERIODESPRESCRIPTEUR DE

L'AUDITAUDITEURS OBJECTIF DE L'AUDIT

200 av.J.C Rois, Empereurs, Eglise, Etat

Clercs ou Ecrivains

Punir les voleurs pour détournement des fonds

1700 à 1850 Etat, Tribunaux commerciaux et Actionnaires

Comptables Réprimer les fraudes et punir les fraudeurs, protéger les patrimoines

1900 à 1940 Etats et Actionnaires Professionnel d'audit et de comptabilité

Eviter les fraudes et les erreurs, attester la fiabilité des états financiers historiques

1940 à 1970 Etat, Banque et Actionnaires

Professionnel d'audit et de comptabilité

Attester la qualité de contrôle, la sincérité et le respect des normes comptables et d'audit

1970 à ces jours

Etat, Tiers et Actionnaires

Professionnel d'audit et du

Attester l'image fidele de compte et la qualité du

I.3. AUDIT ET NOTIONS VOISINES

I.3.1. AUDIT ET CONTROLE

Le terme contrôle est fréquemment associé à celui d'audit ; la différence entre les deux notions peut s'expliquer par référence à la théorie des ensembles puisque la mise en œuvre de l'audit implique de procéder à différents contrôles.

L'audit englobe ainsi l'ensemble des procédures et techniques de contrôle constituant l'examen approfondi par un professionnel et reposant sur une méthodologie. Le contrôle se présente donc comme un outil d'audit, néanmoins ce dernier comprend une opinion qui est le résultat des contrôles.

I.3.2. AUDIT ET CONSEIL

La distinction entre audit et conseil ne peut s'opérer que par une analyse préalable ayant le caractère de la mission qui est dévolue à l'auditeur et du lien entre auditeur et audité.

v si en revanche le lien entre auditeur et audité est contractuel, l'audit peut déboucher sur le conseil.

v Si par contre la mission est légale, l'audit ne peut pas en principe déboucher sur le conseil.

Toute fois, l'audit ne peut pas être assimilé au conseil du fait que ce dernier n'est qu'un complément facultatif d'un travail préalable d'audit et dont l'aboutissement réside dans l'expression d'une opinion.

I.3.3. AUDIT ET REVISION

La divergence entre audit et révision impose au domaine d'application le plus répandu de l'audit et de la comptabilité pour s'en rendre compte que la révision comptable est l'appellation ancienne de l'audit comptable.

Certes que même si l'audit est largement synonyme de révision comptable, il se détache commodément du contexte auquel la révision reste davantage liée.

I .4. OBJECTIFS, CHAMPS D'ACTION ET TYPOLOGIE DE L'AUDIT

INTERNE

I.4.1. OBJECTIFS

De nombreux auteurs proposent de classer les objectifs de l'audit interne en trois niveaux selon qu'ils intéressent la régularité, l'efficacité et la conformité aux règles et procédures ou la pertinence de la politique générale de l'entreprise.

1. LA REGULARITE

A ce niveau, l'auditeur interne s'attache à vérifier que :

les instructions de la direction générale et les dispositions légales et réglementaires sont appliquées correctement.

les opérations de l'entreprise sont régulières

les procédures et les structures de l'entreprise fonctionnent de façon normale et qu'elles produisent des informations fiables.

le système de contrôle interne remplit sa mission sans défaillance.

Cet audit de régularité peut aussi s'appeler audit de conformité

2. L'EFFICACITE

A ce niveau, l'auditeur interne ne se contente pas uniquement de vérifier la régularité, la conformité de l'entreprise aux référentielles interne et externe mais il se prononce sur la qualité de ses réalisations en terme d'efficience et d'efficacité.

L'auditeur cherche ici un écart entre résultat et objectif, c'est-à-dire un écart entre le but choisi et l'effet produit mais aussi le « pourquoi » de cet écart et le « comment » réduire.

3. LA PERTINENCE

La pertinence est une affaire de la direction générale puisqu'elle est tenue à vérifier la mesure dans laquelle les choix aboutiront effectivement aux effets recherchés.il faut noter qu'a chaque niveau d'objectif poursuivi correspond un type d'audit interne à savoir :

l'audit comptable et financier

l'audit opérationnel

l'audit de management ou direction.

I.4.2. CHAMP D'APPLICATION D'AUDIT INTERNE.

Le champ d'application d'une mission d'audit peut varier de façon significative en fonction de deux éléments : l'objet et la fonction.

I.4.2.1. L'OBJET

Celui - ci va permettre de distinguer les missions générales.

Les premières portent sur un point précis en un lieu déterminé.

Les secondes par contre dites générales ne connaissent aucune limite géographique (frontière).

I.4.2.2. LA FONCTION

Autre critère qui bien évidement se marie avec le précédent, on parle alors des missions unifonctionnelles et des missions plurifonctionnelles.

1. LA MISSION UNIFONCTIONNELLE

Cette dernière ne concerne qu'une seule fonction, qu'elle soit spécifique ou générale.

2. LA MISSION PLURIFONCTIONNELLE

Celle où l'auditeur est concerné par plusieurs fonctions au cours d'une même mission.

La mission de l'audit interne couvre tous les domaines de gestion, l'audit interne doit avoir accès sans limitation aux documents et données relatifs à la gestion.

I.5. TYPOLOGIE

I.5.1. L'AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER

Dans le cadre de l'audit comptable et financier, la réalité étant les informations produites par l'entreprise, la norme étant les règles, les lois, les méthodes d'enregistrement et les instructions de la direction générale.

En effet, l'audit comptable et financier s'intéresse aux actions ayant une incidence sur la préservation du patrimoine, les saisies, les traitements comptables et l'information financière publiée par l'entreprise.

I.5.2. L'AUDIT OPERATIONNEL

L'audit opérationnel est une évaluation périodique, continue et indépendante de toutes les opérations de l'organisation en vue d'aider les gestionnaires à améliorer le rendement de leurs unités administratives et ce, par l'appréciation objective des opérations et la formulation des recommandations appropriées.

Dans l'audit opérationnel, il s'agit d'auditer la réalité (les opérations) au lieu de l'image que la comptabilité en donne. L'idée est donc d'auditer la réalité plutôt que la description comptable afin de permettre à l'entreprise de pouvoir affronter la compétition avec les meilleurs atouts.

I.5.3. L'AUDIT DE DIRECTION OU MANAGEMENT

La notation de l'audit de management reste confuse.

Pour les uns, il ne conçoit que sous forme de synthèse de divers audits opérationnels ;

Pour les autres, audit de direction est ce que fait un président s'il avait le temps et les techniques pour faire sur tous les aspects de la gestion d'une entreprise.

L'audit du management nécessite donc un grand professionnalisme, une bonne connaissance de l'entreprise et une autorité suffisante pour être écoutée des responsables quant aux recommandations susceptibles d'être formulées dans ce domaine.

I.6. LES MOYENS DE PREUVES EN MATIERES D'AUDIT INTERNE

Les moyens de preuve les plus importants qui doivent retenir l'attention de l'auditeur peuvent être présentés comme suit :

le contrôle interne

les preuves physiques

les journaux et comptes

les comparaisons et les ratios.

Dans les lignes qui suivent, nous allons essayer d'expliquer certains de ces faits en vue d'éclairer nos différents interlocuteurs.

I.6.1.LE CONTROLE INTERNE

Un système de contrôle interne instauré au sein d'une société est un signe d'une bonne gestion comptable.il laisse supposer que les données comptables, contenues dans les états financiers sont fiables.une erreur est vite découverte grâce à l'efficacité du système de contrôle interne qui consiste en une série de vérifications permanentes et en cascade de données comptables d'un agent à un autre.

Le système de contrôle interne tel qu'il est organisé dans l'entreprise constitue pour l'auditeur un moyen de preuve de fiabilité des données figurant sur les états financiers ; en effet, l'étude et l'appréciation de ce contrôle interne ainsi que l'application qui est le fait des procédures et instructions internes permettent à l'auditeur de l'auditeur de se faire une idée exacte sur les informations comptables publiées par les dirigeants de l'entreprise.

I .7. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION

I .7.1. AUDIT INTERNE ET INSPECTION

Dans certaines entreprises, le service de l'audit interne est appelé à tort inspection générale, service de contrôle bien que les deux (auditeur interne et inspecteur) soient deux travailleurs dans l'entreprise sur le plan théorique et même pratique, il y a une nette différence entre eux :

l'inspecteur est chargé de contrôler la bonne application des règles et directions appliquées par les exécutants ;

l'inspecteur a le pouvoir de faire sanctionner tandis que l'auditeur interne ne s'occupe pas de cela.

l'inspecteur n'a pas la qualité d'apprécier les règles et principes directifs de l'entreprise tandis que l'auditeur interne les examine, critique les règles et directives et propose leur amélioration.

l'inspecteur fait le contrôle exhaustif, l'auditeur interne ne regarde pas les choses exhaustivement, il passe les méthodes aléatoires.

l'inspecteur peut faire sa mission, soit de lui-même soit a la demande de la hiérarchie, tandis que l'auditeur interne doit recevoir le mandat de la direction.

I .7.2. AUDIT INTERNE ET CONTROLE DE GESTION

Il y a encore peu de temps, nombreux étaient ceux qui discernaient mal la frontière entre les deux fonctions, une des causes tient sans doute au fait qu'elles ont suivi des évolutions comparables.

De même que l'audit interne est passé du simple contrôle comptable à l'assistance au management dans la maitrise des opérations, de même le contrôle de gestion est passé de la simple analyse des couts au contrôle budgétaire puis peu à un véritable pilotage de l'entreprise.

Progressivement l'audit interne et le contrôle de gestion dépassent l'état de simple direction fonctionnelle au profit d'une aide à l'optimisation de l'entreprise.

I .7.3. CONDUITE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE

Une mission d'audit interne peut être cernée au niveau de trois phases :

Phase de préparation

Phase de réalisation

Phase de conclusion.

1. PHASE DE PREPARATION

Toute une mission d'audit s'ouvre par un ordre de mission, cet ordre formalise le mandat donné par la direction générale à l'audit interne. Cette phase exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d'attention et d'apprentissage en dehors

de toute routine. Elle sollicite à apprendre et comprendre, elle exige également une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir ou trouver la bonne information et savoir à qui la demander.

Au niveau de cette phase, l'auditeur doit passer par les étapes suivantes :

1.1. PRISE DE CONNAISSANCE DU DOMAINE

L'auditeur doit apprendre son sujet, connaître de près le domaine à auditer, le découper en simple activité auditable afin que le travail soit facile, simple et précis. Cette phase est aussi appelée plan d'approche.

L'auditeur planifie la phase de prise de connaissance et prévoit les moyens les plus adéquats pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission (interview et document).

Le travail se résume en trois thèmes :

Ø l'organisation à auditer : il s'agit de l'organisation des hommes d'où l'utilité de l'organigramme, formation des hommes et répartition des tâches ;

Ø les objectifs et l'environnement : ces deux éléments constituent un aspect essentiel à assimiler par l'auditeur avant le début de sa mission ;

Ø les techniques de travail : l'auditeur doit avoir une bonne connaissance des techniques de travail utilisées depuis le tableau de bord et ses composantes utilisées par le responsable, jusqu'aux méthodes et techniques de gestion qui permettent à l'unité de fonctionner.

La connaissance de techniques implique la connaissance des contrôles existants, laquelle va permettre de développer ultérieurement le questionnaire du contrôle interne.

1.2. IDENTIFICATION DES RISQUES

Il s'agit essentiellement de savoir où se situent les risques et non de les analyser dans les détails de leurs causes et conséquences. C'est à ce niveau qu'on procède au découpage du sujet audité en unité de base élémentaire qui correspond à des opérations concrètes et précises.

On identifie les points de contrôles internes sans se livrer à aucun test ni à aucune validation, on regarde simplement s'ils sont convenablement documentés, c'est à ce niveau donc qu'on déteste le point de contrôle dont le risque est potentiel.

1.3. DEFINITION DE LA MISSION

Partant de l'analyse de risques déjà détecté qu'on va définir les objectifs de la mission.

Ø Objectifs généraux : il s'agit d'assurer des éléments suivants dans le domaine audité ; sécurité des actifs, fiabilité des informations, respect des règles et directives,

optimisation des ressources.

Ø Objectifs spécifiques : il s'agit de préciser de façon concrète les différents points de contrôle qui vont être testés par l'auditeur, qui tous contribuent à la réalisation des objectifs généraux et qui tous se rapportent aux zones à risques ultérieurement identifiés.

Pendant cette phase, les moyens utilisés par l'auditeur interne sont en général le questionnaire de prise de connaissance, les documents à jour, les procédures de travail, les rapports et comptes rendus du service.

2. PHASE DE REALISATION

On l'appelle aussi programme de vérification ou encore planning de réalisation.il s'agit du document interne au service dans lequel on va procéder à la détermination et à la répartition des tâches. Ce programme d'audit est établi par l'équipe en charge de la mission et en général au cours d'un bref retour dans les bureaux du service.

C'est un programme où sont définis le planning de travail, les points de départ des questionnaires du contrôle interne, le suivi du travail et la documentation.

Pendant la phase, les auditeurs annoncent au préalable et sans ambigüité ce qu'ils ont l'intention de faire.au cours de cette lecture commune, les auditeurs vont solliciter les avis des audités, ces derniers ne manquent pas de faire des observations mais la décision finale de prendre ou non en compte les avis des audités reviennent aux auditeurs.

3. PHASE DE CONCLUSION

3.1. PROJET DE RAPPORT D'AUDIT

Il présente la totalité des constats, assortis des causes, conséquences et recommandations. En effet par la feuille de révélation des problèmes apparents, l'auditeur s'est accordé à chaque instant sur l'interprétation des faits observés et les recommandations. Maintenant il faut prendre du recule, décider ce qu'il va écrire et l'organiser.

3.2. LE RAPPORT D'AUDIT.

C'est un rapport qui est adressé aux principaux responsables concernés et à la direction, les conclusions de l'audit concernant la capacité de l'organisation auditée à accomplir sa mission en mettant l'accent sur le dysfonctionnement afin de développer les actions de progrès.

C'est le document le plus important émis par l'audit et qui engage le responsable de l'audit. C'est un rapport complet, conclusif, écrit.

Il constitue le point culminant de la mission et sert à déclencher les réflexions de la direction générale et les actions du progrès de responsable. Ce rapport respecte un certain nombre de principes :

v il doit être présenté aux responsables audités à l'état de projet, puis discuter avec eux et si possible accepter avant diffusion définitive ;

v il doit être structuré et formulé pour ses lecteurs et donc comporter une partie détaillée et une synthèse ;

v il doit être objectif, clair, concis, utile et le plus convaincant possible ;

v il doit être revue par un comité de lecture interne au service d'audit ;

v la diffusion du rapport doit être effectuée le plus rapidement possible.

;

INTRODUCTION

SECTION III. ACCEPTATION DU RAPPORT D'AUDIT

Au clair, le rapport d'audit interne au sein de la SNCC avant d'être publié respecte un certain nombre de principes entre autres :

v le dit rapport doit être présenté aux responsables audités à l'état des projets, puis discuter avec eux si possible avant de le diffuser définitivement



v il doit également être revu par un comité de lecture interne au service audité ;

v enfin, la diffusion du rapport doit être effectuée le plus rapidement possible.

Vue le respect des règles auxquelles le service d'audit interne se réfère, les rapports qu'il publie sont acceptés facilement par le service concerné.

SECTION IV. APPLICATION DES RECOMMANDATIONS

Sur base de constat que relève le service d'audit interne tout au long de sa mission, il lui permet d'émettre un rapport définitif comprenant l'ensemble des recommandations qu'il

adresse aux services audités.

Au sein de la SNCC en principe, lorsque le service d'audit émet son rapport definitif,les services audités disposent d'une durée d'un mois à compter de la date de la diffusion du rapport pour adresser à la direction d'audit un plan d'action détaillé sur la mise en application des recommandations.par contre certaines recommandations persistent d'une année à une autre. C'est ce qui pourrait être considéré comme une faiblesse du système de contrôle existant, cela est dû au manque d'appui de la haute direction de la dite firme.

SECTION V.CRITIQUES ET SUGGESTIONS

1. CRITIQUES

Après un long développement et une longue analyse de différents points dans la pratique de l'audit interne au sein de la SNCC, relevons ce qui suit :

v Une carence de moyens d'action de la part des auditeurs, vu l'étendue de la couverture d'action menée par les auditeurs internes, il s'avère un manque de moyen de locomotion à leur disposition, cela s'ensuit d'irrégularité de motivation même dans la rétribution de leur du après exécution d'une mission. tout cela a comme conséquence l'enfreint à la réalisation des objectifs du service d'audit.

v Un manque d'appui de la part de la haute direction. Rappelons que la force d'un service d'audit interne au sein de l'entreprise dépend de l'intégration ou l'implication de ses dirigeants, cependant le rendement que peut apporter ce service contribuera à l'amélioration et à l'épanouissement de toute une entité dont l'intérêt demande à être accordé.

v Un manque d'exploitation minutieuse de rapport d'audit de la part de la direction générale et du service audité, c'est ce qui s'explique par une éternisation des recommandations formulées par le service d'audit.

2. SUGGESTIONS

Comme nous l'avons souligné dans l'introduction, le monde des organisations actuelles est caractérisé par une monté croissante des entreprises qui deviennent de plus en plus compétitives sur le marché, d'ou la nécessité première pour toutes ces entreprises de s'épanouir et de se maintenir, elles devront intégrer en leur sein les dispositifs internes de sécurité ou encore faire appel aux notions de bonne gouvernance.

Après une analyse et une étude de la situation à laquelle la SNCC est confrontée, les insuffisances que relèvent les services d'audit interne dans la poursuite des objectifs qui lui sont conférées, peuvent être décantées si et seulement si les dirigeants de la dite entreprise pouvaient doter à cette direction les moyens nécessaires lui permettant de bien remplir son rôle.

Il s'avère aussi important de souligner que l'obtention du résultat attendu de service d'audit interne puisse bénéficier d'un appui particulier de la haute direction afin qu'il soit à même d'opérer convenablement pour l'intérêt de tous.

Et enfin, il est aussi impérieux que les responsables de l'audit interne instaurent des processus de suivis leur permettant de surveiller et de garantir que des mesures ont été effectivement mises en oeuvre par le management ou que la direction générale a accepté de prendre le risque de ne rien faire.

Au delà de ce qui précède, malgré certaines imperfections et insuffisances évoquées ci-haut, nous reconnaissons la valeur du service d'audit interne au sein de la SNCC car tant soit peu il a pu jouer son rôle de sauvegarder le patrimoine de celle-ci.

CONCLUSION GENERALE

Nous voici arrivé au terme de notre travail de fin de cycle en sciences commerciales et financières qui a porté sur la problématique de l'audit interne dans la gestion des entreprises publiques en république démocratique du Congo : cas de la société nationale des chemins de fer du Congo, direction provinciale de Kisangani (SNCC).

A titre de rappel, tellement que le monde des organisations publiques et privées a l'actuel est en perpétuel turbulence ou l'évaluation des risques constitue un défis majeur du management, cette situation a suscite l'attention du manager au delà de l'intégration de l'homme dans la poursuite du maintien et de l'épanouissement de l'entreprise, ce dernier fut appel aux notions de l'audit interne, qui est une fonction à la disposition de l'organisation dans une entreprise ayant comme but d'examiner, d'apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l'efficacité du contrôle interne, palliera ainsi a l'incertitude du manager.

Ne voulant pas nous baser sur des spéculations sans fondement scientifique, notre préoccupation s'est articulée autour des questions suivantes:

v existe-t-il un service d'audit interne au sein de la SNCC ?

v quelle est l'étendue de sa couverture ?

v contribue -t-elle a l'amélioration de sa gestion ?

Au regard des ces questions soulevées dans la problématique nous avons présumé qu'il existerait un service d'audit interne au sein de la SNCC et que la couverture de son action s'étendrait a tous les services organiques en contribuant efficacement a l'amélioration de la gestion de cette institution.

Eu égard à ce qui précède, malgré certaines imperfections et insuffisances évoquées ci haut, nous reconnaissons la valeur du service de l'audit interne au sein de la SNCC car tant soit peu il a pu jouer son rôle de sauvegarder le patrimoine de celle-ci ;

v le premier chapitre a porté sur les considérations générales où nous avons parlés des considérations conceptuelles, de l'approche théorique sur l'audit interne et la gestion des

entreprises ;

v Le deuxième a été consacré à la présentation de la SNCC, ici nous avons essayé de décrire en long et en large la dite société en partant de son historique, jusqu'à son organisation fonctionnelle ;

v Et pour tout dire, le dernier chapitre s'est contenté sur la présentation des données, analyse et interprétations des résultats ;compte tenu des questions posées au début de ce travail, celles de pouvoir appréhender l'existence du service de l'audit interne au sein de la SNCC, l'étendue de sa couverture afin de déterminer sa contribution dans l'amélioration de sa gestion.

Les résultats obtenus après analyses montrent que, étant considéré comme l'outil de gestion par excellence, la fonction d'audit interne existe déjà au sein de la SNCC il y a de cela trente quatre ans passés, précisément en 1975, cela fut instauré par le pouvoir dans le but de fournir à la direction générale un nouvel outil de gestion moderne répondant aux normes de sécurité de gestion d'entreprise.

La fonction d'audit interne est structurée de telle sorte qu'elle puisse couvrir l'ensemble d'activité de la SNCC, qui sont éparpillées puisque partout en république démocratique du congo.mais néamoins,la dite structure se fragilise peu à peu suite à l'évolution de la technologie que connaît le monde des organisations actuelles et cela se manifeste au sein de la SNCC, par la lenteur dans l' exécution des actions menees par les différents réseaux de l'entreprise et par conséquent, la contribution de la fonction d'audit interne dans l'amélioration de la gestion de la dite entité demeure malgré les efforts fournis moins opérants.

Cela étant, nous réitérons aux autorités de la SNCC de prendre en compte les différentes suggestions formulées ci haut, dont notamment :

v la dotation des moyens matériels et financiers au service d'audit interne pour lui permettre de bien exécuter son rôle primordial ;

v la direction générale doit accorder plus d'attention et d'appuis aux services d'audit interne afin de pouvoir améliorer le niveau de sécurité de l'entreprise ;

v la direction générale doit prendre le temps nécessaire pour exploiter les rapports qui lui sont présentés en vue de prévenir les aléas de la gestion future pouvant surgir.

En définitive, nous nous limitons sur ces quelques aspects traités dans ce sujet non limitatif et laissons l'ouverture aux autres chercheurs de continuer son exploitation.

TABLE DES MATIERES

BIBLIOGRAPHIE................................................................................................54


I. GENERALITES.

La complexité de la notion d'audit interne suggère que l'on s'arrête tout d'abord sur le sens que l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et enfin sur la démarche à adopter pour la réalisation d'une mission d'audit interne.



1. Definitions:


C'est une démarche permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du domaine considéré. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les

organismes et secteurs d'activités qu'il examine.


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WWF-CCPO

La notion d'audit connue à l'époque des Romains n'est plus la même qui sévit de nos jours. En réalité, elle a subi de nombreuses mutations au cours de son histoire.

2



Country Program Office.

INTRODUCTION : CHAP I: LA NOTION D'AUDIT

INTERNE.o I. GENERALITES.


B. CONCEPTS VOISINS ET QUELQUES DOMAINES DE L'AUDIT

INTERNE. o II. Approche normative et

méthodologie d'une mission d'audit

interne. A. Approche normative de

l'audit interne. B. DEMARCHE D'UNE

MISSION D'AUDIT INTERNE.




o I. GENERALITES A. Définitions des termes : B. Critères de qualité et

objectifs de l'information comptable


2. Objectifs de l'information comptable :

o II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION.




o I. ORGANISATION GENERALE DE WWF-CARPO

A. Présentation de WWF- CARPO


o II. Organisation du CCPO. (annexe3)

o I. Processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.


o II. Finalisation de la mission d'audit du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats de service.

B. Recommandations : CONCLUSION GENERALE Table des matières Bibliographie



Country Program Office. sommaire suivant

Audit interne du processus de traitement e l'information compta

WWFCCPO

Rédigé par TCHOL KALDJOB Pierre Valent


LISTE DES ABREVIATIONS

CCPO : Cameroon Country Program Office

WWF: World Wide Fund For Nature

DRH: Directeur des ressources humaines et Opérations IIA : Institute of Internal Auditors

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LISTE DES ANNEXES

N° annexeTitres pages

1 Situation WWF-CARPO enAfrique

21

2 Organigramme WWF-CARPO 24

3 Organigramme WWF-CCPO 25

4 Purchase requisition 29

5 Bon de commande 30

6 Receiving report 31


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LISTE DES TABLEAUX et figures

N°Titres PAGES

I Tableau historique de l'audit 3

ii Tableau comparatif audit : interne, égal et contractuel 5

iii Tableau comparatif audit : conformité, efficacité et régularité 6 Schéma de la démarche 11

iv Carte d'identité de WWF 23 Tableau de traitements primaires 32 Tableau du Processus de traitement proprement dit 33 Tableau de test de conformité aux standards de la fonction d'audit interne 37 Tableau de test de permanence de la conformité à la norme de la pratique

interne dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable lié aux opérations d'achat

39

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WWF-CCPO

INTRODUCTION :

La création de la valeur est l'objectif principal de nombreuses organisations. Celles-ci mettent en oeuvre de nombreuses stratégies et tactiques afin d'accroître leurs performances et répondre ainsi aux exigences des propriétaires de l'entité. Face à l'augmentation des risques nés des mutations diverses externes à l'organisation (législation, progrès technologiques, normes professionnelles et éthiques etc.) et des changements internes conséquents, les organisations comprennent mieux la nécessité de disposer d'un outil qui permettrait une meilleure maîtrise des opérations, une gestion optimale du risque et un meilleur reporting au gouvernement d'entreprise. Ceci justifie l'importance sans cesse accrue de l'audit interne.

L'audit interne vise à donner une assurance raisonnable aux utilisateurs de l'information qui leur est destiné est fiable et ne comporte pas d'anomalies significatives.

Aussi, est-il important pour les dirigeants et les bailleurs de fonds du bureau Cameroun du World Wide Fund For Nature d'avoir cette assurance que les reporting financiers qui leurs sont adressés ont été établis dans les règles de l'art. Raison pour laquelle nous avons opté pour l' « audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achat : cas de WWF-CCPO » dans le cadre de notre stage académique qui s'est déroulé du 1 juillet 2008 au 30 Août 2008 au sein de l'unité Comptable et financière de WWF-CCPO.

Ledit travail sera subdivisé en deux grandes parties la première portera sur une revue littéraire de l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable, et la seconde sur la mise en oeuvre de cet audit uniquement sur les opérations d'achats.


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II. Approche normative et méthodologie d'une mission d'audit interne.

Comme tout audit, l'audit interne doit être fait en référence aux normes internationales en la matière et suivre une méthodologie propre.


1. Généralités sur les normes et les standards.

L'ISO et le CEI définissent la norme comme un « document établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats garantissant un niveau d'ordre optimal dans un contexte donné. »3

En règle générale, une organisation n'est pas tenue de respecter certaines normes. Toutefois, le respect de celles-ci peut lui être imposé dans le cadre de ses relations d'affaire avec un tiers. Par ailleurs certaines dispositions légales peuvent contraindre un type d'entité donnée de respecter un

certain nombre de textes.

2. Normes règlementaires et professionnelles.

L'exercice des activités peut être soumis, selon que l'on appartient à une circonscription territoriale aux normes règlementaires ou, selon que l'on appartient à un corps de métier aux normes professionnelles.

3 t Directives ISO/CEI - partie 2 : Règles de structure et de rédaction des Nomes internationales, cinquième édition, 2004 (§ 3.1.)

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· Normes règlementaires :

Si l'exercice de certaines activités est libre dans certains pays, l'exercice d'autres est par contre soumis au respect de la législation territoriale en vigueur. Par ailleurs, chaque entreprise étant unique, il peut arriver, et il arrive même très souvent que celle- ci définisse ses propres standards en matière d'audit interne. Aussi, l'auditeur interne dans sa mission, devra veiller d'une part à l'application des directives de l'administration, et d'autre part à la mise en oeuvre de la loi du pays.

· Normes internationales professionnelles de l'audit interne :

Ce sont des normes reconnues comme tel sur le plan mondial par des organismes de renom comme l'IIA. Il s'agit :

- des normes de qualification (série 1000) ;

- Des normes de fonctionnement (série 2000) ;

- Des normes de mise en oeuvre.


La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes étapes : la préparation de la mission (A), le

déroulement de ladite mission (B) et sa conclusion (C). Au cours de cette mission, l'auditeur utilise plusieurs méthodes et outils (D).

1. Phase de préparation de la mission.

La mission d'audit interne commence par un ordre de mission, lequel ouvre officiellement la phase de préparation de la mission qui est notamment axée sur la détermination du risque d'audit. Le risque d'audit étant défini comme le risque que l'opinion donnée par l'auditeur soit biaisée du fait d'une anomalie significative contenue dans les états financiers.

Par ailleurs lors de cette phase, seront définis aussi les objectifs de la mission. Cette dernière peut avoir des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Ces objectifs sont consignés dans le rapport d'orientation de la mission.


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Les objectifs généraux s'assureront que les principes liés à la sécurité des actifs, à la fiabilité des informations, au respect des règles et directives et voir à l'optimisation des ressources sont respectés.

Quant aux objectifs spécifiques, il faudra préciser de façon concrète la manière dont les auditeurs réaliseront un certain type de diligences.

Il importe de préciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la maîtrise de l'environnement de l'entité à auditer avant de procéder à la mission proprement dite.

2. Phase de déroulement de la mission.

Cette phase débute par une réunion d'ouverture ; cette réunion présente à l'audité les objectifs assignés à la mission : c'est l'examen du rapport d'orientation.

Ensuite, de commun accord avec l'audité, il sera établi un chronogramme des diligences à effectuer par l'auditeur : c'est le planning de travail. Par la suite, c'est l'entrée dans la phase pratique. Ici les auditeurs mettront en exergue leur expertise, pour entre autre évaluer le contrôle interne et

procéder à des travaux de révision.

L'évaluation du contrôle interne :

Elle permet à l'auditeur d'apporter un jugement de qualité sur l'ensemble de sécurités mises en oeuvre pour maîtriser le fonctionnement des activités et par voie de conséquence, d'apporter des améliorations susceptibles de rendre le contrôle interne plus performant. Chaque dysfonctionnement, chaque anomalie constatée lors de l'analyse du contrôle interne donne lieu à l'établissement d'une feuille de révélation des problèmes apparents (FRAP).

. Cette analyse va se faire à plusieurs niveaux. Nous les résumerons sur le tableau synthétique proposé par Antoine MERCIER et Philippe MERLE dans « Mémento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux comptes ». A la fin de l'évaluation du contrôle interne, où seront évalués les points forts et les points faibles de l'entité auditée, l'auditeur ressortira les points de non compétitivité et proposera des solutions susceptibles de renverser la tendance

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Schema de la démarche de l'évaluation du contrôle interne

Analyse du risque inhérent

Description des procedures

Test de conformité ou decompréhension

Prise de connaissance des procédures

Points forts appliqués etefficaces

Identification des points forts

Tests de permanence

Première evaluation du contrôle interne

Analyse du risque de non permanence

Evaluation finale du contrôle interne

Points forts non appliqués et/ou non efficaces

Faiblesses de contrôle interne

Exploitation de l'évaluation du contrôle interne

La révision des comptes en ce qui la concerne portera sur la conciliation entre les données recueillies des différents centres de l'entité auditée pour vérifier leur similitude. La vérification des pièces probantes n'en sera pas des restes.




A la suite de la mise en oeuvre de toutes les diligences par l'auditeur pour remplir son cahier de charges, il sera établi un rapport de mission. Ce dernier est établi à partir des différentes FRAP. Ledit rapport contiendra les problèmes rencontrés, leurs causes et les recommandations faites par les auditeurs. Il devra respecter un certain nombre de principes :

- Il doit avant sa phase de finalisation être présenté aux responsables audités pour amendement;

- Il doit être établi de manière claire, objective, convaincante et diffusé le plus rapidement possible ;


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- Il doit être conçu pour les besoins de ses utilisateurs et doit donc être compréhensible par eux. Il sera subdivisé en deux parties dont l'une est la synthèse de l'autre : le détail.

Pour clôturer leur mission, les professionnels d'audit tiendront une réunion de clôture ù seront présentés les conclusions de la mission qui leur a été assigné. Ils présenteront lors de cette réunion les techniques et les outils dont ils ont utilisé.


- Les procédures analytiques : L'utilisation des procédures analytiques dans le cadre d'un audit interne consiste : « à faire des comparaisons entre les données résultant des comptes et des données antérieures, postérieures ou prévisionnelles de l'entité ou des données d'entité similaires afin d'établir des relations entre elles ; à analyser les variations significatives et les tendances ; à étudier et à analyser les éléments ressortant de ces comparaisons. »4

- L'observation physique : L'objectif ici est de s'assurer de l'existence réelle des actifs acquis par l'organisation auditée ;

- La confirmation directe : c'est le fait de recueillir les informations concernant les opérations réalisées par l'entreprise auprès des différents partenaires avec qui l'audité les a réalisé, le but étant de détecter les différences entre les informations en provenance de l'audité et de ses partenaires ;

- Les sondages : L'étendue des opérations effectuées par l'organisation rend très fastidieuse une analyse exhaustive de toutes les informations. A cet effet, le sondage permet de déterminer les comptes, opérations ayant un caractère significatif et sur la base desquels les

opérations d'audit interne seront effectuées.

Parmi les outils qu'utiliseront les auditeurs pour arriver à leurs fins, l'on peut citer l'outil informatique, les questionnaires.

4 ANTOINE MERCIER, PHILIPPE MERLE, « Mémento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux comptes », Editions Francis Lefebvre, Paris, 2002, Page 413

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I. GENERALITES

Les mots étant polysémiques, il importe de s'arrêter sur la signification que l'on veut tout d'abord les donner (1), puis nous nous attarderons sur les objectifs et les critères de qualité d'une information.

A. Définitions des termes :

1. Notion de processus.

Etymologiquement « processus » vient du mot latin « pro » qui signifie « pour », « dans le sens de » et du mot « cedere » qui veut dire « aller vers l'avant », « avancer ».

D'après le dictionnaire Larousse le processus est une « Suite continue d'opérations, d'actions constituant la manière de faire, de fabriquer quelque chose ».

Le mot processus peut alors être vu comme un ensemble d'actions conduisant à un but défini ; c'est une suite d'opérations normalisées effectuées par le personnel pour arriver au résultat attendu. D'après la norme ISO 9001 relativement à la gestion de la qualité, le processus est un système organisé d'activités qui utilise des ressources (personnel, équipement, matériels et machines, matière premières et informations) pour transformer des éléments entrants en éléments de sortie dont le résultat est un produit. Ce processus peut être celui de traitement de l'information.

2. Notion de traitement de l'information comptable.

Pour mieux appréhender la notion de « traitement de l'information comptable », il faudrait tout d'abord définir les termes suivants : « traitement » et « information comptable »


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Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' « ensemble des opérations que l'on fait subir à des matières premières, à des substances ou à des matériaux pour les transformer ».

Tandis que l'information est une donnée qui augmente notre connaissance. De manière générale elle est un : «élément de connaissance susceptible d'être représenté à l'aide de conventions pour être conservé, traité ou communiqué »5.

Pour ce qui est de l'information comptable particulièrement, elle est appréhendée comme la transcription comptable des faits économiques ; lesquels sont définis comme «tout phénomène juridique, économique, ou simplement matériel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les éléments du patrimoine de l'entreprise »6.

L'information comptable est en générale mesurable, c'est-à-dire qu'elle prend la forme de chiffre. Elle peut être perçue de deux manières :

- la donnée : ici il s'agit de la matière première ; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend un qu'après traitement ;

- l'information : elle a un sens et permet de prendre des décisions. Elle renseigne son

destinataire sur une situation donnée.

On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des opérations que l'on fait subir à une donnée (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de servir les utilisateurs.

Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux à qui elle est destinée. D'où l'importance d'apprécier les critères de qualité de l'information.



B. Critères de qualité et objectifs de l'information comptable


Pour qu'une information soit utile, il faut qu'elle remplisse de nombreux critères. Ce sont en l'occurrence les critères de :

5 Arrêté conjoint du ministre de l'Industrie et du ministre de l'Education Nationale français du 22 décembre 1981 sur le vocabulaire informatique. J.O. du 17 janvier 1982. NC, P. 625.

6 Gore, Dupouy, op. cit., p. 291.

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- Pertinence : l'information est pertinente si elle permet à l'utilisateur d'évaluer les événements passés, présents ou futurs ;de confirmer ou de rajuster les évaluations effectuées préalablement ;

- Fiabilité. : l'information est fiable lorsque les utilisateurs ont la certitude qu'elle représente fidèlement la réalité et n'est entachée d'aucune erreur significative. L'information sera d'autant plus fiable qu'elle est objective, vérifiable et sans biais;

- Rapidité de la présentation. : l'information est opportune lorsque les décideurs y ont accès au moment où elle est encore susceptible d'influencer les décisions;

- Compréhensibilité : l''information doit être suffisamment détaillée et comporter assez d'explications techniques pour que les utilisateurs la comprennent bien. Elle doit être énoncée clairement et sans ambiguïté. Il ne faudra pas par souci de simplification en exclure les renseignements essentiels ou susceptibles de réduire la compréhension que peut avoir les utilisateurs;

- Comparabilité : l'information fournie est d'autant plus utile qu'elle permet de comparer les résultats de périodes différentes et d'entités différentes.

- Exhaustivité : l'information fournie doit prendre en compte toutes les opérations réalisées par l'organisation.

Disposer d'une information comptable fiable est primordiale pour une entité à la vue des objectifs que l'on peut assigner à cette information.

2. Objectifs de

l'information comptable :

- Information comme outil de prise de décision : une bonne information doit permettre de fournir aux décideurs des éléments objectifs sur les choix décisionnels qu'ils ont à prendre sans risque de se tromper ;

- Information comptable comme outil de communication des résultats aux actionnaires et des parties prenantes à l'affaire : le rôle premier de l'information comptable étant de présenter les résultats, il est naturel que ces résultats soient présentés aux différentes partenaires en relation d'affaires ;

- Information comptable outil de communication avec l'ÉTAT : l'importance de l'information comptable est due à la communication aux démembrements



étatiques du résultat de l'organisation en vue de la détermination entre autres de l'assiette fiscale et des statistiques nationales (en l'occurrence du PIB).

Au vu de tout ce qui précède, disposer d'une information fiable est indispensable non seulement pour toute organisation, mais également pour tous ses partenaires. Ceci étant, il conviendrait de mettre sur pied des mécanismes permettant de disposer d'informations comptables utiles. Cela passe par la mise en place des procédures adéquats ; lesquels ne le sauraient être si l'organe chargé d'élaborer ladite information n'a une maîtrise suffisante de l'environnement comptable et les flux d'informations échangés.



II. ENVIRONNEMENT COMPTABLE, FLUX INFORMATIONNELS ET PRINCIPES D'ORGANISATION.

Pour s'assurer du degré de fiabilité des informations fournies par une entité, il est judicieux avant tout de déterminer les échanges qu'elle a avec les composantes de son environnement. Puis par la suite, il faudra déterminer les préalables en termes d'organisation pour assurer le meilleur traitement des données.


1. Environnement comptable

L'environnement comptable est constitué de l'ensemble des personnes qui échangent avec le département en charge des questions comptable et financières des documents comptables. Ces personnes peuvent être membres de l'organisation à laquelle est rattachée ledit département ou non. En dépit du caractère interne ou externe de ces personnes à l'organisation, l'on distingue au niveau de la comptabilité des flux entrants et des flux sortants.

2. Flux informationnels comptables.

« Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des différentes directions de l'organisation et qui matérialisent leurs activités. Ces documents sont

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transmis au service comptable pour comptabilisation. »7 Ils constituent la matière première du travail comptable.

On peut distinguer quelques uns comme les documents en provenance de :

- La DRH, comme les bulletins de calcul de la paie, les supports de conventions de prêts et autres documents matérialisant les opérations spécifiques effectuées avec le personnel et ayant des incidences financières ;

- La caisse, comme les arrêtés journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de

contrôle et d'inventaire de caisse ;

- La DAF, comme les ordres de dépenses approuvées et ordre de recettes, les doubles de chèque de règlement émis, les copies des chèques reçus ;

- La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reçus des clients, les bordereaux de livraison signés des clients ;

- La Direction générale, comme les documents émis par la direction et devant être traduits en terme de comptes (projet d'affectation des résultats) ;

- La direction technique, comme les factures d'achat, les rapports d'inventaire ;

- Direction de la production, comme les fiches de suivi de stock de produits finis, les fiches de coût de production des produits manufacturés.

Quant aux flux sortants, il s'agit des documents émis par le département comptable et financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir:

- Des états financiers de synthèse (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé) et des grands livres de comptes

- Des reporting financiers, du DIPE ;

- Des relevés de comptes de tiers extrait du Grand Livre ;




1. Principes d'organisation

Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une structuration particulière du service comptable et financier, il paraît assez évident que par mesure de



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précaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organisé, il est difficile, voire même impossible d'apprécier la réalité de l'information comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain nombre de règles qui, non pas qu'ils garantissent la régularité et la conformité des traitements comptables, mais offre de sécurités permettant d'avoir un commencement de confiance sur les états financiers qui seront édités. On peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procédures, l'auto-contrôle des fonctions, lequel peut être fait aux travers les agents qui interviennent durant les étapes clés du processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

2. Etapes clés du processus de traitement de l'information comptable.

Le service comptable et financier, dans l'exécution de sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il intègre des matières premières dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale de conservation des documents comptables et financier.

Il existe trois grandes étapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable.

Ce processus est propre à chaque organisation dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut néanmoins le structurer de la manière suivante8 :

- Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement des données et documents précédemment collectés par type de journal comptable : il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;


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- Contrôle des pièces comptables : ce tout premier contrôle permet de vérifier : la qualité des pièces justificatives fournies, la conformité de ses pièces par rapport à la procédure mise en place (bons de commande, signatures des personnes dûment autorisées) ; permet d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes décaissées ;

- Codification des pièces comptables : il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce comptable. Par exemple pour une pièce justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la codification peut être : ACH/06/07/000056.

- Imputation manuelle desdites pièces : il s'agit d'identifier les comptes à débiter et à créditer avec leurs montants respectifs ;

Les opérations ci-dessus sont en générale effectuées par le comptable ou l'assistant comptable.

- Contrôle des imputations : ce contrôle permet de valider les imputations précédemment faites. Il est exercé par le chef comptable. Au cas où il y'aurait des ajustements à faire, ceux-ci doivent être fait et les nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette opération sera réitérée aussi longtemps que le chef comptable n'aura pas validé l'imputation manuelle de ses pièces ;

- Saisie informatique des pièces comptables imputées : l'imputation comptable effectuée, le comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procéder à leur saisie dans le logiciel de comptabilité (ERP) mis en place au sein de l'organisation ;

- Edition du brouillard informatique à présenter au chef comptable pour validation : le comptable ou l'assistant comptable procède à l'édition du brouillard de saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation ;

- Contrôle des saisies : le chef comptable, à partir du brouillard informatique, procède à la vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne passera à l'étape suivante qu'après validation de ces corrections ;


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- Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Périodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef comptable édite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de cohérence ;

- Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la cohérence entre tous ces états imprimés ;

- Analyse et justification des soldes des comptes + travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année il est opéré des travaux d'inventaire pour clôturer les comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la comptabilité dont la prudence, la séparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se

rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.

- Saisie des ajustements et des écritures de fin d'exercice ;

- Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à partir de ce moment intervenir.

- Edition balance, grand livre et journaux définitifs ;

- Confection des états financiers ;

- Diffusion des résultats.

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CONCLUSION GENERALE

Notre objectif dans cette étude a été notamment de faire ressortir l'évolution de la fonction d'audit, et notamment d'audit interne. Il en découle que la fonction d'audit interne n'est pas à confondre avec certaines fonctions et que dépendamment des objectifs qui lui seront assignés par la direction, cette fonction pourra s'étendre sur plusieurs domaines d'applications en vue d'améliorer l'efficacité dans la gestion des ressources dont dispose cette organisation. Il est à noter que l'audit interne ne peut être exercé convenablement et atteindre ses objectifs que si au préalable une démarche appropriée d'audit est mise en oeuvre pour améliorer l'efficacité de l'organisation et surtout de sont processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

Ce processus de traitement de l'information comptable revêt une importance capitale, eu égard entre autres aux objectifs que l'on assigne à l'information comptable et aux critères de qualité de cette information. Notons-le, l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable vise la maîtrise des différentes étapes de transformation des données en information fiable, permettant de fournir une assurance auprès de ceux qui l'utilisent, que ladite information a été produite sans anomalies significatives. Aussi, conviendra t-on qu'il faille avoir une claire maîtrise de l'environnement de l'organisation et des différentes échanges qui sont susceptibles d'intervenir et être traduites en écritures comptables.

La quête de cette maîtrise est la démarche permanente du personnel financier de World Wide Fund For nature, au niveau de sa représentation camerounaise (CCPO), organisation mondiale de protection de la biodiversité, où nous avons eu l'opportunité d'effectuer notre stage académique. Plus qu'enrichissant, ce stage nous a permis entre autres d'appréhender la manière dont est structurée une ONG, de côtoyer le milieu professionnel dans tous ses aspects : humain et social, sympathique et conflictuel, de nous rendre compte de la teneur de notre formation académique qui vise à nous donner des bases nécessaires pour comprendre toute forme d'organisation, et faire quelques tests.

Parlant de tests, par références aux standards internationaux et à la norme interne, nous avons effectué quelques tests qui nous ont permis de détecter quelques zones à risque qui, avec la dynamique de perfection entreprise dans l'organisation de WWF, vont sans doute être

réduites.


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Disponible en mode multipage

AVANT PROPOS

Nous voici arrivé à la fin de notre premier cycle d'études supérieures et universitaire à l'institut supérieur de commerce. Comme il est parfois difficile d'exprimer sa joie de vive voix lorsqu'on franchie une importante course de la vie, il serait ingrat de passer sous silence les noms des personnes ayant contribué d'une manière ou d'une autre à la réalisation de ce travail de fin de cycle.

Nous présentons nos remerciements aux directeur et co-directeur qui en dépit de leurs multiples efforts, ont bien voulu assumer avec tout dévouement et rigueur scientifique la direction de ce travail, qu'ils veuillent bien trouver ici l'expression de notre profonde gratitude.

Un vibrant hommage au professeur docteur BOLINDA WA BOLINDA, aux chefs de travaux et assistants de l'institut supérieur de commerce de Kisangani qui nous ont élevé dans un berceau scientifique au sortir duquel nous nous retrouvons avec un bagage intellectuel rempli.

A tous les hommes de bonne volonté et de bonne foi, nous disons, Merci.

INTRODUCTION

Le monde des organisations publiques et privées à l'heure actuelle est en perpétuelle turbulence ou l'évaluation des risques constitue un défi majeur du management.

Autrefois le manager se limitait à l'intégration de l'homme pour le bon fonctionnement de l'entreprise mais de nos jours, vue la modification de l'environnement socio-économique, les entreprises ont connu une fragilisation au point ou elles ne sont plus à même de faire face aux réalités économiques.

Cette situation a suscité l'attention du manager, au delà de l'intégration de l'homme dans la poursuite du maintien et de l'épanouissement de l'entreprise, ce dernier fut appel aux notions de l'audit interne.

L'audit interne qui est une fonction à la disposition de l'organisation dans une entreprise ayant comme but d'examiner, d'apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l'efficacité du contrôle interne, palliera ainsi à l'incertitude du manager.

I. PROBLEMATIQUE

Au terme de notre cycle de graduat en sciences commerciales et financières à l'institut supérieur de commerce de Kisangani, chaque étudiant finaliste présente un travail de fin de cycle sur la gestion d'un problème quelconque relatif à la société. C'est ainsi qu'à la lumière du climat socio-économique actuel, caractérisé par la croissance démographique, technologique et autre ayant toujours une double incidence sur la vie de l'entreprise soit à son avantage ou à son désavantage.

Ces dernières ont suscité l'attention des décideurs de toujours intégrer au premier plan le mécanisme d'une bonne gestion permettant d'avoir des résultats adéquats. En pratique, nous devons reconnaître que souvent les causes de la non fiabilité des informations financières ou comptables, de la stagnation et de la faillite survenant dans les entreprises sont fonctions de l'inexistence ou d'inefficacité des dispositifs permettant d'évaluer les processus du management des risques, de contrôle et de gouvernement de l'entreprise pouvant proposer l'amélioration et contribuant ainsi à créer la valeur ajoutée au sein de l'entreprise.

Ne voulant pas nous baser sur des spéculations sans fondement scientifique, nous allons passer en revue certaines questions auxquelles nous essayerons de répondre :

v existe-t-il un service d'audit interne au sein de la société nationale de chemins de fer du Congo ?


v contribue t-elle à l'amélioration de sa gestion ?

Hormis ces préoccupations, qui constituent la base de notre étude, d'autres aspects de problème méritent d'être examines mais nous nous efforcerons de répondre aux préoccupations énoncées ci-dessus.

II. HYPOTHESE

Le professeur MULUMBATI, dans son manuel de sociologie générale, définit l'hypothèse de recherche comme une proposition de réponse aux questions que l'on se pose à propos de l'objet de la recherche, tels que l'observation et l'analyse puisse fournir une réponse. (1)

Au regard des questions soulevées dans notre problématique, nous pouvons provisoirement avancer qu'il existe un service d'audit interne au sein de la SNCC et que la couverture de son action s'étendrait à tous les services organiques en contribuant efficacement à l'amélioration de la gestion globale de cette importante institution.

II. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Ayant opté pour la formation en sciences commerciales et financières, option comptabilité, il nous a semblé intéressant de sanctionner la fin de notre cycle de graduat, en élaborant un travail lié à ce domaine en vue d'approfondir et d'affirmer nos connaissances acquises tout au long de notre course universitaire.sur ce, nous étions donc animé de faire une étude sur la problématique de l'audit interne au sein de la société nationale des chemins de fer du Congo afin d'évaluer la cohérence et l'efficacité du contrôle interne à son sein.

(1) MULUMBATI NGASHA : Manuel de sociologie générale, collection et

Connaître Ed.africa...Lubumbashi 1980, page 19.

L'intérêt du sujet prend sa source à la valeur que reconnaissent les différentes entreprises du monde à l'égard de l'apport de l'audit interne dans la réalisation de ses fonctions malgré l'influence accrue du risque dans l'environnement tant socio-économique que politique devenu de plus en plus difficile à maitriser.

.

V.1. METHODES

Eu égard aux objectifs poursuivis et aux hypothèses que ce travail se propose de vérifier, il a été nécessaire de faire usage des méthodes suivantes :

v Méthode historique

Elle est basée sur les faits historiques, elle recherche la genèse des faits ou des situations étudiées ; leurs antécédents et leur succession ou leur évolution dans le temps pour mieux comprendre et expliquer les faits et les situations actuelles. (1)

Cette méthode se justifie par le fait que pour comprendre la structure actuelle de l'audit interne, ses qualités et ses défauts, il est utile de jeter un regard dans le passé, comprendre les difficultés dans les effets de la gestion ou les gestionnaires, les efforts déployés pour surmonter les difficultés afin d'expliquer l'efficacité de l'audit interne au sein de la société nationale des chemins de fer du Congo.

v Méthode déductive

La méthode déductive est la méthode scientifique qui consiste à formuler une hypothèse afin d'en déduire des conséquences observables futures mais également passé permettant d'en déterminer la validité. (2)

(1) JAVEAU CLAUDE, cité par KABENGELE DIBWE, cours de méthodes de

recherche en sciences économiques, G1 UNILU 1991-1992.

(2) PINTO, R ET GRAWITZ, M. méthodes des sciences sociales, Paris, ed.DALLOZ

1971. P. 337-33

V.2. TECHNIQUES

Sont des procédés opératoires, rigoureux, bien définis, susceptibles d'être appliquer à nouveau dans les mêmes conditions adaptées aux genres de problème ou de phénomène en cause.

En ce qui concerne ce travail, nous avons utilisé les techniques documentaires, l'observation directe, l'interview libre et l'internet.

v Technique documentaire

Cette dernière nous a renvoyé à la lecture des ouvrages, des articles, des textes officiels, des notes de cours et autres documents se rapportant à notre sujet. ;

Par le biais de l'internet, nous avons pu télécharger quelques documents utiles à notre étude.

v Technique d'observation

Elle nous a permis d'observer directement les faits que nous étudions pendant que nous enquêtions.

v Technique d'interview

L'utilisation de l'interview libre dans le cadre de cette étude se justifie par le fait que des entretiens exploratoires que nous avons eus avec certains agents et cadres de la société nationale des chemins de fer du Congo et de collecter les renseignements auprès d'eux,

En effet l'interview a écarté les zones d'ombres sur nos propres observations.

VI. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion et pour des raisons d'efficacité dans la recherche nous avons subdivisé notre travail en trois chapitres :

v le premier chapitre traite la considération générale et définitions des concepts clés pour fixer nos lecteurs et de l'approche théorique de l'audit interne ainsi que la gestion des entreprises.

v Le second chapitre présente le cadre de notre investigation qui est la société nationale des chemins de fer du Congo. (SNCC en sigle) ;

v Le troisième et dernier chapitre est axé sur la présentation des données, analyse et interprétation des résultats au sein de la dite société.

CHAPITRE PREMIER : CONSIDERATION GENERALE

SECTION I. DEFINITION DE CONCEPT DE BASE

Selon MERTON, un chercheur conscient de ses besoins ne peut passer outre la nécessité de clarifier, car une exigence essentielle de la recherche est que le concept soit défini avec une clarté suffisante pour lui permettre de progresser. (1)

Dans l'optique de permettre une lecture aisée de notre `travail et éviter des interprétations contradictoires, nous avons jugé important de procéder à la définition des concepts clés autour desquels gravitera notre réflexion scientifique.

I.1. DEFINITION DE L'ENTREPRISE

Le mot entreprise a été défini par plusieurs auteurs et présente plusieurs significations.

Néamoins,nous pouvons retenir de façon générale qu'une entreprise est une entité ou organisme financièrement indépendant produisant pour le marché des biens et services en vue de la satisfaction des besoins de consommateurs et dans un but lucratif, nous pouvons cependant souligner trois aspects essentiels dans cette définition.

(1) MERTON, R.K. cite par KAPEND : cours de gestion du personnel, 2003-2004, P

I.2. DEFINITION DE LA GESTION

La gestion peut être définie comme : un système, un processus, un acte ou un art ; quelque soit le nom c'est une nécessité quand on demande aux gens de donner une définition du mot gestion et de ses composantes et d'expliquer leur importance, on obtient toutes sortes de descriptions, d'explications et des définitions différentes mais pratiquement tout le monde convient que la gestion est une nécessité.

La gestion est définie comme une action d'administrer, d'assurer la rentabilité d'une entreprise, aussi la gestion est

Une description qui étudie l'Organisation et le fonctionnement des unités économiques. (1)

(1) Dictionnaire universel, édition HACHETTE, PARIS 1996-1997.P.526

I.3.DEFINITION DE L'AUDIT INTERNE

L'audit interne est une activité indépendante et obligatoire qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maitrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. (1)

Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques de contrôle et de gouvernement d'entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.

Selon GERMOND et BERANAULT, l'audit interne est un examen technique rigoureux et constructif auquel procède un professionnel compétant et indépendant en vue d'exprimer une opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de l'information financière présentée par une entreprise au regard de l'obligation qui lui est faite, de donner en toute circonstance, dans le respect des règles de droit et principes comptables en vigueur, une image fidele de son patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats.

(1).Dictionnaire universel, édition HACHETTE, PARIS 1996-1997.P.52

SECTION II. APPROCHE HISTORIQUE SUR L'AUDIT INTERNE ET LA GESTION DES ENTREPRISES.

I. AUDIT INTERNE

I.1.ASPECT HISTORIQUE

Au début du moyen âge, les sumériens ont ressenti une nécessité de contrôle de la comptabilité des agents. Ce système de contrôle par recoupement consiste à comparer une information qui est parvenue de deux sources d'enregistrement indépendantes.

Etymologiquement le terme audit d'origine latine « auditus » signifie audition des questeurs qui étaient des fonctionnaires du trésor chargés de cette mission, ils étaient tenus de rendre compte oralement devant une assemblée composée d'auditeurs qui approuvaient par la suite le compte ; ce n'est qu'au XIX Siècle que les législateurs ont institué le contrôle des sociétés par des agents externes en raison du développement de l'industrie, le commerce, les banques, les assurances.

La charge qui pèse sur l'auditeur reconnu en tant que garant des détenteurs des capitaux à l'égard des abus des gestionnaires, dès le début du XX siècle et avec la crise de 1929 due à une mauvaise divulgation de l'information fiable, un accroissement des besoins du monde des affaires en audit s'est accrue.

La République démocratique du Congo fait partie de l'union française de l'audit interne ( UFAI ),en qualité de membre titulaire au même titre que la Belgique, le bourkinafaso,le cameroun,le canada, le congo,la côte d'ivoire, la France, le haiti,le liban,le Luxembourg, le madagascar, le mali, le maroc, le sénégal, la suisse, la tunisie, depuis sa fondation en 1988,ayant pour vocation de promouvoir et développer la pratique professionnelle de l'audit interne dans ce pays totalement ou partiellement

francophone.

De nos jours, l'audit est une discipline transversale au centre de préoccupations des managers, en ce sens et face à cette situation ou variété des besoins, l'audit s'élargissait en d'autres domaines qui se sont révélés nécessaires avec l'évolution et la généralisation de nouveaux moyens de traitement de l'information.

I.2. PROGRES DE LA NOTION D'AUDIT

L'audit s'est limité autour de l'audit comptable du commissaire au compte avec pour objectif la certification des états financiers ; mais il s'est apparu rapidement que les missions d'audit peuvent être utiles à plusieurs utilisateurs des états financiers d'où le besoin à un recours à l'audit contractuel et à l'audit interne se fut sentir.

Le caractère contractuel confère ainsi à la mission d'audit en étendant considérablement le domaine initial et modifie les cadres de relations entre auditeur et prescripteur ou auditeur et audité.

L'audit interne est la révision périodique des instruments dont dispose une entreprise pour contrôler et gérer une entreprise. Avec le développement de l'audit interne, les entreprises perçurent l'intérêt que présenterait pour elle une expression d'une opinion sur des informations autres que l'information comptable et financière.

Chaque fonction de l'entreprise, chaque type d'opération et à la limite chaque information devient ainsi un objet potentiel d'audit ; par exemple : l'audit des achats, de la production, social, audit informatique, etc.

En d'autres termes, le concept d'audit connaît aujourd'hui une grande fortune même si globalement la réflexion sur les extensions possibles de l'audit avance plus rapidement que les travaux en vue de la mise en oeuvre de ces missions.

En matière de l'audit comptable, les critères utilisés sont bien connus. L'opinion de l'auditeur doit exprimer en termes de régularité et de sincérité des états financiers. Dans une perspective d'utilisation de l'audit à des fins de gestion, le critère d'efficacité fut récemment mis en évidence.

TABLEAU DE SYNTHESE DU PROGRES DE L'AUDIT

PERIODESPRESCRIPTEUR DE

L'AUDITAUDITEURS OBJECTIF DE L'AUDIT

200 av.J.C Rois, Empereurs, Eglise, Etat

Clercs ou Ecrivains

Punir les voleurs pour détournement des fonds

1700 à 1850 Etat, Tribunaux commerciaux et Actionnaires

Comptables Réprimer les fraudes et punir les fraudeurs, protéger les patrimoines

1900 à 1940 Etats et Actionnaires Professionnel d'audit et de comptabilité

Eviter les fraudes et les erreurs, attester la fiabilité des états financiers

historiques

1940 à 1970 Etat, Banque et Actionnaires

Professionnel d'audit et de comptabilité

Attester la qualité de contrôle, la sincérité et le respect des normes comptables et d'audit

1970 à ces jours

Etat, Tiers et Actionnaires

Professionnel d'audit et du

Attester l'image fidele de compte et la qualité du

I.3. AUDIT ET NOTIONS VOISINES

I.3.1. AUDIT ET CONTROLE

Le terme contrôle est fréquemment associé à celui d'audit ; la différence entre les deux notions peut s'expliquer par référence à la théorie des ensembles puisque la mise en oeuvre de l'audit implique de procéder à différents contrôles.

L'audit englobe ainsi l'ensemble des procédures et techniques de contrôle constituant l'examen approfondi par un professionnel et reposant sur une méthodologie. Le contrôle se présente donc comme un outil d'audit, néanmoins ce dernier comprend une opinion qui est le résultat des contrôles.

I.3.2. AUDIT ET CONSEIL

La distinction entre audit et conseil ne peut s'opérer que par une analyse préalable ayant le caractère de la mission qui est dévolue à l'auditeur et du lien entre auditeur et audité.

v si en revanche le lien entre auditeur et audité est contractuel, l'audit peut déboucher sur le conseil.

v Si par contre la mission est légale, l'audit ne peut pas en principe déboucher sur le conseil.

Toute fois, l'audit ne peut pas être assimilé au conseil du fait que ce dernier n'est qu'un complément facultatif d'un travail préalable d'audit et dont l'aboutissement réside dans l'expression d'une opinion.

I.3.3. AUDIT ET REVISION

La divergence entre audit et révision impose au domaine d'application le plus répandu de l'audit et de la comptabilité pour s'en rendre compte que la révision comptable est l'appellation ancienne de l'audit comptable.

Certes que même si l'audit est largement synonyme de révision comptable, il se détache commodément du contexte auquel la révision reste davantage liée.

I .4. OBJECTIFS, CHAMPS D'ACTION ET TYPOLOGIE DE L'AUDIT

INTERNE

I.4.1. OBJECTIFS

De nombreux auteurs proposent de classer les objectifs de l'audit interne en trois niveaux selon qu'ils intéressent la régularité, l'efficacité et la conformité aux règles et procédures ou la pertinence de la politique générale de l'entreprise.

1. LA REGULARITE

A ce niveau, l'auditeur interne s'attache à vérifier que :

v les instructions de la direction générale et les dispositions légales et réglementaires sont appliquées correctement.

v les opérations de l'entreprise sont régulières

v les procédures et les structures de l'entreprise fonctionnent de façon normale et qu'elles produisent des informations fiables.

v le système de contrôle interne remplit sa mission sans défaillance.

Cet audit de régularité peut aussi s'appeler audit de conformité

2. L'EFFICACITE

A ce niveau, l'auditeur interne ne se contente pas uniquement de vérifier la régularité, la conformité de l'entreprise aux référentielles interne et externe mais il se prononce sur la qualité de ses réalisations en terme d'efficience et d'efficacité.

L'auditeur cherche ici un écart entre résultat et objectif, c'est-à-dire un écart entre le but choisi et l'effet produit mais aussi le « pourquoi » de cet écart et le « comment » réduire.

3. LA PERTINENCE

La pertinence est une affaire de la direction générale puisqu'elle est tenue à vérifier la mesure dans laquelle les choix aboutiront effectivement aux effets recherchés.il faut noter qu'a chaque niveau d'objectif poursuivi correspond un type d'audit interne à savoir :

v l'audit comptable et financier

v l'audit opérationnel

v l'audit de management ou direction.

I.4.2. CHAMP D'APPLICATION D'AUDIT INTERNE.

Le champ d'application d'une mission d'audit peut varier de façon significative en fonction de deux éléments : l'objet et la fonction.

I.4.2.1. L'OBJET

Celui - ci va permettre de distinguer les missions générales.

Les premières portent sur un point précis en un lieu déterminé.

Les secondes par contre dites générales ne connaissent aucune limite géographique (frontière).

I.4.2.2. LA FONCTION

Autre critère qui bien évidement se marie avec le précédent, on parle alors des missions unifonctionnelles et des missions plurifonctionnelles.

1. LA MISSION UNIFONCTIONNELLE

Cette dernière ne concerne qu'une seule fonction, qu'elle soit spécifique ou générale.

2. LA MISSION PLURIFONCTIONNELLE

Celle où l'auditeur est concerné par plusieurs fonctions au cours d'une même mission.

La mission de l'audit interne couvre tous les domaines de gestion, l'audit interne doit avoir accès sans limitation aux documents et données relatifs à la gestion.

I.5. TYPOLOGIE

I.5.1. L'AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER

Dans le cadre de l'audit comptable et financier, la réalité étant les informations produites par l'entreprise, la norme étant les règles, les lois, les méthodes d'enregistrement et les instructions de la direction générale.

En effet, l'audit comptable et financier s'intéresse aux actions ayant une incidence sur la préservation du patrimoine, les saisies, les traitements comptables et l'information financière publiée par l'entreprise.

I.5.2. L'AUDIT OPERATIONNEL

L'audit opérationnel est une évaluation périodique, continue et indépendante de toutes

les opérations de l'organisation en vue d'aider les gestionnaires à améliorer le rendement de leurs unités administratives et ce, par l'appréciation objective des opérations et la formulation des recommandations appropriées.

Dans l'audit opérationnel, il s'agit d'auditer la réalité (les opérations) au lieu de l'image que la comptabilité en donne. L'idée est donc d'auditer la réalité plutôt que la description comptable afin de permettre à l'entreprise de pouvoir affronter la compétition avec les meilleurs atouts.

I.5.3. L'AUDIT DE DIRECTION OU MANAGEMENT

La notation de l'audit de management reste confuse.

Pour les uns, il ne conçoit que sous forme de synthèse de divers audits opérationnels ;

Pour les autres, audit de direction est ce que fait un président s'il avait le temps et les techniques pour faire sur tous les aspects de la gestion d'une entreprise.

L'audit du management nécessite donc un grand professionnalisme, une bonne connaissance de l'entreprise et une autorité suffisante pour être écoutée des responsables quant aux recommandations susceptibles d'être formulées dans ce domaine.

I.6. LES MOYENS DE PREUVES EN MATIERES D'AUDIT INTERNE

Les moyens de preuve les plus importants qui doivent retenir l'attention de l'auditeur peuvent être présentés comme suit :

v le contrôle interne

v les preuves physiques

v les journaux et comptes

v les comparaisons et les ratios.

Dans les lignes qui suivent, nous allons essayer d'expliquer certains de ces faits en vue d'éclairer nos différents interlocuteurs.

I.6.1.LE CONTROLE INTERNE

Un système de contrôle interne instauré au sein d'une société est un signe d'une bonne gestion comptable.il laisse supposer que les données comptables, contenues dans les états financiers sont fiables.une erreur est vite découverte grâce à l'efficacité du système de contrôle interne qui consiste en une série de vérifications permanentes et en cascade de données comptables d'un agent à un autre.

Le système de contrôle interne tel qu'il est organisé dans l'entreprise constitue pour l'auditeur

un moyen de preuve de fiabilité des données figurant sur les états financiers ; en effet, l'étude et l'appréciation de ce contrôle interne ainsi que l'application qui est le fait des procédures et instructions internes permettent à l'auditeur de l'auditeur de se faire une idée exacte sur les informations comptables publiées par les dirigeants de l'entreprise.

I .7. POSITIONNEMENT DE LA FONCTION

I .7.1. AUDIT INTERNE ET INSPECTION

Dans certaines entreprises, le service de l'audit interne est appelé à tort inspection générale, service de contrôle bien que les deux (auditeur interne et inspecteur) soient deux travailleurs dans l'entreprise sur le plan théorique et même pratique, il y a une nette différence entre eux :

v l'inspecteur est chargé de contrôler la bonne application des règles et directions appliquées par les exécutants ;

v l'inspecteur a le pouvoir de faire sanctionner tandis que l'auditeur interne ne s'occupe pas de cela.

v l'inspecteur n'a pas la qualité d'apprécier les règles et principes directifs de l'entreprise tandis que l'auditeur interne les examine, critique les règles et directives et propose leur amélioration.

v l'inspecteur fait le contrôle exhaustif, l'auditeur interne ne regarde pas les choses exhaustivement, il passe les méthodes aléatoires.

v l'inspecteur peut faire sa mission, soit de lui-même soit a la demande de la hiérarchie, tandis que l'auditeur interne doit recevoir le mandat de la direction.

I .7.2. AUDIT INTERNE ET CONTROLE DE GESTION

Il y a encore peu de temps, nombreux étaient ceux qui discernaient mal la frontière entre les deux fonctions, une des causes tient sans doute au fait qu'elles ont suivi des évolutions comparables.

De même que l'audit interne est passé du simple contrôle comptable à l'assistance au management dans la maitrise des opérations, de même le contrôle de gestion est passé de la simple analyse des couts au contrôle budgétaire puis peu à un véritable pilotage de l'entreprise.

Progressivement l'audit interne et le contrôle de gestion dépassent l'état de simple direction fonctionnelle au profit d'une aide à l'optimisation de l'entreprise.

I .7.3. CONDUITE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE

Une mission d'audit interne peut être cernée au niveau de trois phases :

v Phase de préparation

v Phase de réalisation

v Phase de conclusion.

1. PHASE DE PREPARATION

Toute une mission d'audit s'ouvre par un ordre de mission, cet ordre formalise le mandat donné par la direction générale à l'audit interne. Cette phase exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d'attention et d'apprentissage en dehors de toute routine. Elle sollicite à apprendre et comprendre, elle exige également une bonne connaissance de l'entreprise car il faut savoir ou trouver la bonne information et savoir à qui la demander.

Au niveau de cette phase, l'auditeur doit passer par les étapes suivantes :

1.1. PRISE DE CONNAISSANCE DU DOMAINE

L'auditeur doit apprendre son sujet, connaître de près le domaine à auditer, le découper en simple activité auditable afin que le travail soit facile, simple et précis. Cette phase est aussi appelée plan d'approche.

L'auditeur planifie la phase de prise de connaissance et prévoit les moyens les plus adéquats pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission (interview et document).

Le travail se résume en trois thèmes :

Ø l'organisation à auditer : il s'agit de l'organisation des hommes d'où l'utilité de l'organigramme, formation des hommes et répartition des tâches ;

Ø les objectifs et l'environnement : ces deux éléments constituent un aspect essentiel à assimiler par l'auditeur avant le début de sa mission ;

Ø les techniques de travail : l'auditeur doit avoir une bonne connaissance des techniques de travail utilisées depuis le tableau de bord et ses composantes utilisées par le responsable, jusqu'aux méthodes et techniques de gestion qui permettent à l'unité de fonctionner.

La connaissance de techniques implique la connaissance des contrôles existants, laquelle va permettre de développer ultérieurement le questionnaire du contrôle interne.

1.2. IDENTIFICATION DES RISQUES

Il s'agit essentiellement de savoir où se situent les risques et non de les analyser dans les détails de leurs causes et conséquences. C'est à ce niveau qu'on procède au découpage du sujet audité en unité de base élémentaire qui correspond à des opérations concrètes et précises.

On identifie les points de contrôles internes sans se livrer à aucun test ni à aucune

validation, on regarde simplement s'ils sont convenablement documentés, c'est à ce niveau donc qu'on déteste le point de contrôle dont le risque est potentiel.

1.3. DEFINITION DE LA MISSION

Partant de l'analyse de risques déjà détecté qu'on va définir les objectifs de la mission.

Ø Objectifs généraux : il s'agit d'assurer des éléments suivants dans le domaine audité ; sécurité des actifs, fiabilité des informations, respect des règles et directives, optimisation des ressources.

Ø Objectifs spécifiques : il s'agit de préciser de façon concrète les différents points de contrôle qui vont être testés par l'auditeur, qui tous contribuent à la réalisation des objectifs généraux et qui tous se rapportent aux zones à risques ultérieurement identifiés.

Pendant cette phase, les moyens utilisés par l'auditeur interne sont en général le questionnaire de prise de connaissance, les documents à jour, les procédures de travail, les rapports et comptes rendus du service.

2. PHASE DE REALISATION

On l'appelle aussi programme de vérification ou encore planning de réalisation.il s'agit du document interne au service dans lequel on va procéder à la détermination et à la répartition des tâches. Ce programme d'audit est établi par l'équipe en charge de la mission et en général au cours d'un bref retour dans les bureaux du service.

C'est un programme où sont définis le planning de travail, les points de départ des questionnaires du contrôle interne, le suivi du travail et la documentation.

Pendant la phase, les auditeurs annoncent au préalable et sans ambigüité ce qu'ils ont l'intention de faire.au cours de cette lecture commune, les auditeurs vont solliciter les avis des audités, ces derniers ne manquent pas de faire des observations mais la décision finale de prendre ou non en compte les avis des audités reviennent aux auditeurs.

3. PHASE DE CONCLUSION

3.1. PROJET DE RAPPORT D'AUDIT

Il présente la totalité des constats, assortis des causes, conséquences et recommandations. En effet par la feuille de révélation des problèmes apparents, l'auditeur s'est accordé à chaque instant sur l'interprétation des faits observés et les recommandations. Maintenant il faut prendre du recule, décider ce qu'il va écrire et l'organiser.

3.2. LE RAPPORT D'AUDIT.

C'est un rapport qui est adressé aux principaux responsables concernés et à la direction, les conclusions de l'audit concernant la capacité de l'organisation auditée à

accomplir sa mission en mettant l'accent sur le dysfonctionnement afin de développer les actions de progrès.

C'est le document le plus important émis par l'audit et qui engage le responsable de l'audit. C'est un rapport complet, conclusif, écrit.

Il constitue le point culminant de la mission et sert à déclencher les réflexions de la direction générale et les actions du progrès de responsable. Ce rapport respecte un certain nombre de principes :

v il doit être présenté aux responsables audités à l'état de projet, puis discuter avec eux et si possible accepter avant diffusion définitive ;



v il doit être revue par un comité de lecture interne au service d'audit ;

v la diffusion du rapport doit être effectuée le plus rapidement possible.

4. GESTION DES ENTREPRISES

CHAPITRE DEUXIEME :

PRESENTATION DE LA SOCIETE NATIONALE DE CHEMINS DE FER DU CONGO (S.N.C.C)

INTRODUCTION

Dans ce chapitre, il serait question de faire la description de l'entreprise faisant l'objet de notre investigation à savoir la société nationale de chemins de fer du Congo.

;

INTRODUCTION

SECTION III. ACCEPTATION DU RAPPORT D'AUDIT

Au clair, le rapport d'audit interne au sein de la SNCC avant d'être publié respecte un certain nombre de principes entre autres :

v le dit rapport doit être présenté aux responsables audités à l'état des projets, puis discuter avec eux si possible avant de le diffuser définitivement



v il doit également être revu par un comité de lecture interne au service audité ;

v enfin, la diffusion du rapport doit être effectuée le plus rapidement possible.

Vue le respect des règles auxquelles le service d'audit interne se réfère, les rapports qu'il publie sont acceptés facilement par le service concerné.

SECTION IV. APPLICATION DES RECOMMANDATIONS

Sur base de constat que relève le service d'audit interne tout au long de sa mission, il lui permet d'émettre un rapport définitif comprenant l'ensemble des recommandations qu'il adresse aux services audités.

Au sein de la SNCC en principe, lorsque le service d'audit émet son rapport definitif,les services audités disposent d'une durée d'un mois à compter de la date de la diffusion du rapport pour adresser à la direction d'audit un plan d'action détaillé sur la mise en application des recommandations.par contre certaines recommandations persistent d'une année à une autre. C'est ce qui pourrait être considéré comme une faiblesse du système de contrôle existant, cela est dû au manque d'appui de la haute direction de la dite firme.

SECTION V.CRITIQUES ET SUGGESTIONS

1. CRITIQUES

Après un long développement et une longue analyse de différents points dans la pratique de l'audit interne au sein de la SNCC, relevons ce qui suit :

v Une carence de moyens d'action de la part des auditeurs, vu l'étendue de la couverture d'action menée par les auditeurs internes, il s'avère un manque de moyen de locomotion à leur disposition, cela s'ensuit d'irrégularité de motivation même dans la rétribution de leur du après exécution d'une mission. tout cela a comme conséquence l'enfreint à la réalisation des objectifs du service d'audit.

v Un manque d'appui de la part de la haute direction. Rappelons que la force d'un service d'audit interne au sein de l'entreprise dépend de l'intégration ou l'implication de ses dirigeants, cependant le rendement que peut apporter ce service contribuera à l'amélioration

et à l'épanouissement de toute une entité dont l'intérêt demande à être accordé.

v Un manque d'exploitation minutieuse de rapport d'audit de la part de la direction générale et du service audité, c'est ce qui s'explique par une éternisation des recommandations formulées par le service d'audit.

2. SUGGESTIONS

Comme nous l'avons souligné dans l'introduction, le monde des organisations actuelles est caractérisé par une monté croissante des entreprises qui deviennent de plus en plus compétitives sur le marché, d'ou la nécessité première pour toutes ces entreprises de s'épanouir et de se maintenir, elles devront intégrer en leur sein les dispositifs internes de sécurité ou encore faire appel aux notions de bonne gouvernance.

Après une analyse et une étude de la situation à laquelle la SNCC est confrontée, les insuffisances que relèvent les services d'audit interne dans la poursuite des objectifs qui lui sont conférées, peuvent être décantées si et seulement si les dirigeants de la dite entreprise pouvaient doter à cette direction les moyens nécessaires lui permettant de bien remplir son rôle.

Il s'avère aussi important de souligner que l'obtention du résultat attendu de service d'audit interne puisse bénéficier d'un appui particulier de la haute direction afin qu'il soit à même d'opérer convenablement pour l'intérêt de tous.

Et enfin, il est aussi impérieux que les responsables de l'audit interne instaurent des processus de suivis leur permettant de surveiller et de garantir que des mesures ont été effectivement mises en oeuvre par le management ou que la direction générale a accepté de prendre le risque de ne rien faire.

Au delà de ce qui précède, malgré certaines imperfections et insuffisances évoquées ci-haut, nous reconnaissons la valeur du service d'audit interne au sein de la SNCC car tant soit peu il a pu jouer son rôle de sauvegarder le patrimoine de celle-ci.

CONCLUSION GENERALE

Nous voici arrivé au terme de notre travail de fin de cycle en sciences commerciales et financières qui a porté sur la problématique de l'audit interne dans la gestion des entreprises publiques en république démocratique du Congo : cas de la société nationale des chemins de fer du Congo, direction provinciale de Kisangani (SNCC).

A titre de rappel, tellement que le monde des organisations publiques et privées a l'actuel est en perpétuel turbulence ou l'évaluation des risques constitue un défis majeur du management, cette situation a suscite l'attention du manager au delà de l'intégration de l'homme dans la poursuite du maintien et de l'épanouissement de l'entreprise, ce dernier fut appel aux notions de l'audit interne, qui est une fonction à la disposition de l'organisation dans une entreprise

ayant comme but d'examiner, d'apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l'efficacité du contrôle interne, palliera ainsi a l'incertitude du manager.

Ne voulant pas nous baser sur des spéculations sans fondement scientifique, notre préoccupation s'est articulée autour des questions suivantes:

v existe-t-il un service d'audit interne au sein de la SNCC ?


v contribue -t-elle a l'amélioration de sa gestion ?

Au regard des ces questions soulevées dans la problématique nous avons présumé qu'il existerait un service d'audit interne au sein de la SNCC et que la couverture de son action s'étendrait a tous les services organiques en contribuant efficacement a l'amélioration de la gestion de cette institution.

Eu égard à ce qui précède, malgré certaines imperfections et insuffisances évoquées ci haut, nous reconnaissons la valeur du service de l'audit interne au sein de la SNCC car tant soit peu il a pu jouer son rôle de sauvegarder le patrimoine de celle-ci ;

v le premier chapitre a porté sur les considérations générales où nous avons parlés des considérations conceptuelles, de l'approche théorique sur l'audit interne et la gestion des entreprises ;

v Le deuxième a été consacré à la présentation de la SNCC, ici nous avons essayé de décrire en long et en large la dite société en partant de son historique, jusqu'à son organisation fonctionnelle ;

v Et pour tout dire, le dernier chapitre s'est contenté sur la présentation des données, analyse et interprétations des résultats ;compte tenu des questions posées au début de ce travail, celles de pouvoir appréhender l'existence du service de l'audit interne au sein de la SNCC, l'étendue de sa couverture afin de déterminer sa contribution dans l'amélioration de sa gestion.

Les résultats obtenus après analyses montrent que, étant considéré comme l'outil de gestion par excellence, la fonction d'audit interne existe déjà au sein de la SNCC il y a de cela trente quatre ans passés, précisément en 1975, cela fut instauré par le pouvoir dans le but de fournir à la direction générale un nouvel outil de gestion moderne répondant aux normes de sécurité de gestion d'entreprise.

La fonction d'audit interne est structurée de telle sorte qu'elle puisse couvrir l'ensemble d'activité de la SNCC, qui sont éparpillées puisque partout en république démocratique du congo.mais néamoins,la dite structure se fragilise peu à peu suite à l'évolution de la technologie que connaît le monde des organisations actuelles et cela se manifeste au sein de la SNCC, par la lenteur dans l' exécution des actions menees par les différents réseaux de l'entreprise et par conséquent, la contribution de la fonction d'audit interne dans l'amélioration de la gestion de la dite entité demeure malgré les efforts fournis moins opérants.

Cela étant, nous réitérons aux autorités de la SNCC de prendre en compte les différentes suggestions formulées ci haut, dont notamment :

v la dotation des moyens matériels et financiers au service d'audit interne pour lui permettre de bien exécuter son rôle primordial ;

v la direction générale doit accorder plus d'attention et d'appuis aux services d'audit interne afin de pouvoir améliorer le niveau de sécurité de l'entreprise ;

v la direction générale doit prendre le temps nécessaire pour exploiter les rapports qui lui sont présentés en vue de prévenir les aléas de la gestion future pouvant surgir.

En définitive, nous nous limitons sur ces quelques aspects traités dans ce sujet non limitatif et laissons l'ouverture aux autres chercheurs de continuer son exploitation.

TABLE DES MATIERES

BIBLIOGRAPHIE................................................................................................54

L'audit de la fonction approvisionnement

par Hayat AHIKKI IGA - Audit et contrôle de gestionfr

Projet de fin d'études

Option : Système d'Information Audit et Contrôle de Gestion

L'Audit De La Fonction Approvisionnement

Réalisé par : Encadré par :

Hayat AHIKKI M.BENOUAD

Année Universitaire : 2007 / 2008

Dédicace

A mes parents

Qui n'ont jamais cessé de nous soutenir et encourager dans les études.

Que le Seigneur vous bénisse et vous accorde une longue vie !

A ma familles.

Remerciements

Tout d'abord, je tien à présenter mes remerciements avec une profonde reconnaissance et gratitude à tous les membres de notre direction.

A mes professeurs, spécialement M.AMEDJAR pour tous leurs précieux conseils donnés au cours de l'année, me permettant de réaliser au mieux ce mémoire et qui m' ont fait bénéficier de leurs expériences.

Un spécial remerciement à M. BENOUAD, pour avoir accepté de diriger notre travail malgré ses nombreuses occupations. Ses conseils et ses remarques si pertinents nous ont guidé dans l'élaboration de ce travail.

Mes vifs remerciements s'adressent également au Directeur Général de GAF Distribution ainsi qu'à tout le personnel pour leurs précieuses informations et aides.

Sommaire

Dédicaces ......................................................................................3

Remerciements .....................................................................2

Introduction générale ....................................................7

1ère Partie

Chapitre I : Les procédures d'achat et de stockage ...................8

Section 1 : Les procédures des achats ............................ ......8

I- Définition de l'achat ...................................................8

II- La procédure d'achat .................................................8

1) L'émission du besoin ...........................................8

2) Sélection du fournisseur .......................................10

3) La négociation ...................................................15

4) La passation de commande .......................................15

5) Le suivi de commande ..........................................16

6) La réception ........................................................17

7) Contrôle de la facture ................................................18

Section 2: Le stockage .....................................................19

I- Définition de stock ...................................................19

II- La procédure de stockage ............................................20

1) La réception des articles .........................................20

2) Le stockage ........................................................20

III- La tenue, gestion et pilotage des stocks ..........................21

1) Tenue des stocks ...............................................................21

2) Gestion des stocks .............................................................21

3) Pilotage des stocks ............................................................21

IV- La comptabilisation des stocks ...............................................22

1) Ecriture comptable ............................................................22

2) La fiche de valorisation des stocks ...................................22

Chapitre II : Les outils de l'audit interne ................................23

Section 1 : Les outils d'interrogation ........................................24

I) Les sondages statistiques ...................................................24

1) Définition ..............................................................24

2) L'information statistique ....................................................24

3) Contexte d'application ........................................................25

4) Avantages et inconvénients ................................................27

a) Avantages..................................................................27

b) Inconvénients............................................................27

II) Les interviews .............................................................28

1) Définition ......................................................................28

2) Contexte d'application........................................................28

3) Avantages et inconvénients .............................................31

a) Avantages ................................................................31

b) Inconvénients ..........................................................31

III) Les questionnaires ...........................................................32

1) Définition ..............................................................32

2) Contexte d'application .............................................32

3) Avantages et inconvénients ........................................33

a) Avantages ................................................................33

b) Inconvénients ..........................................................33

Section 2 : Les outils de description .........................................34

I) La narration ......................................................................34

1) Définition ................................................................34

2) Avantages ...................................................................34

3) Inconvénients ...........................................................35

II) L'organigramme fonctionnel ..............................................35

1) Définition .............................................................35

2) Avantages ..........................................................................36

3) Inconvénients ...................................................................36

III) La grille d'analyse des tâches ............................................37

1) Définition .......................................................................37

2) Avantages ...................................................................38

3) Inconvénients ........................................................38

IV) Le diagramme de circulation .......................................39

1) Définition .............................................................39

2) Avantages .............................................................40

3) Inconvénients ..........................................................41

2ème Partie : Cas Pratique

Chapitre 1: Présentation de l'entreprise ..............................................43

Section I: Présentation de GAF Distribution .... ............................43

I) Identification ....................................................................43

II) Introduction dans le marché ...............................................44

III) Gamme de rechange .................................................................44

Section II: Secteur d'activité et organigramme de l'E/se .... ............44

I) Leur métier ..............................................................................44

II) Organigramme de l'entreprise ............................................45

Chapitre 2 : Audit de la fonction approvisionnement : Cas de GAF

Distribution ..........................................................45

Section I: Description des procédures d'achat et de stockage ............45

I) Expression du besoin .............................................................46

II) Choix de fournisseurs ............................................................46

III) Commande ......................................................................46

IV) Réception de la marchandise ...................................................46

V) Entrée en stock .....................................................................47

VI) Enregistrement des factures fournisseurs ...............................47

Section II: Audit de la Fonction approvisionnement .......................47

I) Défaillances ..................................................................47

II) Recommandations ............................................................48

Conclusion général ..............................................................................50

Annexes .............................................................................................51

Bibliographie .......................................................................................58

Audit De Le Fonction Approvisionnement

Introduction généraleLes entreprises, les organisations sont en permanence confrontées à l'amélioration de leurs performances dans un environnement qu'elles souhaitent sécuriser. Cette amélioration est de plus en plus recherchée au travers d'une décentralisation de la prise de décisions pour en assurer la pertinence et la mise en œuvre rapide. Dans ces conditions, le chef d'entreprise, le dirigeant est naturellement amené à s'interroger sur la maîtrise du fonctionnement de l'organisation, par lui-même et ses collaborateurs.

La fonction d'audit interne donne à cet égard l'assurance raisonnable que les opérations menées, les décisions prises sont `'sous contrôle`' et qu'elles contribuent donc aux objectifs de l'entreprise en prenant appui sur les procédures, les lois, et les règles de la profession. Et si tel n'était pas le cas, elle apporterait des recommandations pour y remédier. Pour ce faire l'audit interne évalue le niveau du contrôle interne, c'est-à-dire la capacité des organisations à atteindre efficacement les objectifs qui leur sont assignés et à maîtriser les risques inhérents à leur activité. C'est donc une fonction éminemment utile aux dirigeants, quel que soit leur niveau de responsabilité, ce qui explique son développement au cours des deux dernières décennies avec une extension de son champ d'action sur l'efficacité et la performance au-delà de la simple conformité.

Par ailleurs, il faut savoir que pour réaliser une mission d'audit il faut bien connaître les finalités de l'audit, savoir ses différentes phases, maîtriser les différents outils et parvenir à s'organiser correctement pour sa réussite.

L'intérêt de ce travail, est d'énumérer les différents outils, tout en les expliquant, vu leur importance pour l'auditeur du fait qu'ils sont des moyens de connaissance de l'activité de l'entité audité, des techniques d'évaluation du niveau du contrôle interne, de détection des anomalies et donc l'élaboration des feuilles de révélation et d'analyse des problèmes.

Ainsi ce travail se présente comme suit : En première partie nous présentons deux chapitres,

le premier traitant les procédures d'achat et de stockage et le deuxième portant sur les différents outils. Et comme deuxième partie c'est une étude de cas de la société GAF Distribution.

Alors, quels sont les procédures de l'approvisionnement et quel sont les outils à utiliser pour auditer ce dernier ?


1ère Partie : L'audit de l'approvisionnement

Chapitre I : Les procédures d'achat et de stockage

Section 1 : Les procédures des achats

Avant de procéder à l'audit d'approvisionnement il faut tout d'abord définir les procédures d'achats et de stockage sur lesquelles l'auditeur va se baser pour établir son plan ainsi que les outils qu’il va utiliser.

I Définition

C'est l'acquisition des biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

II) La procédure d'achat

1-Emission du besoin

Il est évident, et nous l'avons vu en examinant les processus de décision d'achat, que tout achat, que tout achat trouve son origine dans l'émission d'un besoin provenant d'une certaine source dans l'organisation.

Dans le cas le plus général, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné.

En effet, dans certaine cas, le besoin peut concerne des composant ou matières entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins sont très irrégulièrement répartis dans le temps, ou qui sont spécifique à un nombre très limité de produits finis.

Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou produits, très consommé, à usage polyvalent ou à caractère standard, dont la consommation est régulièrement répartie, et qui de ce fait seront géré ou non sur stock.

Enfin, le besoin peut concerner un article ou service à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans les produits finis, et gérer ou non sur stock.

* DEMANDE D'ACHAT

On a alors coutume d'utiliser la procédure classique de demande d'achat, transmise par tous les services demandeurs, et dont un modèle est fourni sur(voir annexe1)


Cette demande d'achat comporte en général les informations suivantes :

- description détaillée du besoin ;

- numéro de code (s'il existe) ;

- quantité souhaitée ;

- délai sous lequel l'utilisateur souhaite la mise à disposition.

Les demandes d'achat (D.A) proviennent de tous les services de l'entreprise dans lesquels des matières, fournitures, équipement ou services sont consommés. Il est nécessaire qu'elles soient approuvées (signées) par un responsable, ou tout autre personne habilitée à le faire. Dans ces conditions, le service achats dispose de la liste des « signatures » autorisées, ainsi éventuellement du montant maximum des dépenses autorisées par signataire.

En général, la D.A. est émise en deux exemplaires :

- le premier, est destiné aux achat pour enregistrement de la demande, et déclenchement effectif de la commande ;

- la seconde est renvoyée au demandeur comme accusé de réception.

* Vérification du besoin

Lorsque le service achat reçoit une D.A., il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été parfaitement défini, et qu'il correspond pour l'entreprise à une décision économique.

A l'occasion, il est possible et souhaitable de se poser certaines questions, comme celles qui suivant à titres d'exemple :

- cette D.A. concerne un produit qui doit être approvisionné sur un marché achat actuellement en pénurie : n'existe-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait lui être substituable sous quelques modification mineures ?

- cette D.A. concerne-t-elle une fourniture normalement tenue en stock ?

- cette D.A. concerne un équipement ou un outillage particulier que souhait une unité de fabrication. Comporte-t-elle en conséquence l'ensemble des renseignements ou spécification qui permettront au (x) fournisseurs (s) potentiel (s) de répondre à toute consultation ?

- cette D.A. porte une petite quantité pour une certaine fourniture.

Cette décision est-elle bien économique pour l'entreprise, et ne vaut-il pas mieux s'assurer auprès des utilisateurs de l'intérêt éventuel de passer une commande de taille plus importante ?

- etc.

2- Audit De Le Fonction Approvisionnement

Sélection des fournisseurs

Tâche fondamentale des acheteurs dans les processus de décisions d'achat, et étape importante du traitement des commandes, l'évaluation des fournisseurs doit s'appuyer sur la collecte d'un grand nombre d'information, obtenues par des sources internes et externes à l'entreprise. Elle permettra par la suite d'effectuer une sélection entre les fournisseurs possibles pour un certain achat.

Mais toute évaluation suppose d'abord de réfléchir à l'ensemble des critères sur lesquels on compte évaluer les divers fournisseurs, et parallèlement à définir ce que l'on appelle un « bon fournisseur » pour un achat, représentant le compromis idéal dans une certaine situation.

* Critères classiques

Au nombre de ces critères, on retrouve principalement :

_ la qualité des fournitures, généralement observée en suivant la performance obtenue par le fournisseur à l'occasion de contrôles de qualité ; la comparaison du taux de rebuts entre fournisseurs concurrents, ou par rapport à un taux estimé comme acceptable, permet cette évaluation ;

_ Le respect des dates de livraison ;

_ Le coût d'achat incluant le prix d'achat, les conditions de paiement et tous les coûts induits associés (frais d'approche, transport, coût financier du stock, etc.).

* Autre critères

Au nombre de ces critères, on trouve :

_ la capacité technique du fournisseur. Il dispose de son propre service d'étude et développement, est connu pour sa capacité d'innovation, et se met à la disposition de son client pour essayer de développer avec lui des application nouvelles ou améliorer des solutions actuelles ;

_ le service technique d'après-vente ou de maintenance dans le cas de gros équipement ;

_ la capacité d'adaptation, relative au degré de souplesse fourni par le fournisseur, et à sa

vitesse de réaction face à des problème qui lui sont posés ;

_ sa capacité de production, caractérisée par la qualité de ses équipements, la compétence de ses personnels, l'organisation de sa production et l'efficacité de ses système de contrôle opérationnels ; cette capacité sera un critère d'autant plus important que l'entreprise acheteurs représente chez lui une part importante du potentiel de production ;


_ Et, dans la mesure ou la relation avec sa fournisseur doit être suivie, sa capacité financière, sa pérennité et la capacité managériale de l'équipe dirigeante.

A l'évidence, la capacité financière d'une entreprise effectue à terme la satisfaction qu'elle donne à ses clients. Personne ne souhaite contracter avec une entreprise au bord de la faillite ! L'étude précédente place, on l'a vu, ce facteur au rang 8 dans la classe des critères importants.

Par ailleurs, la capacité managériale regroupe un certain nombre de sous critères variés, et fait globalement référence aux compétences du personnel de l'entreprise fournisseur. Cette capacité est aussi caractérisée par la façon dont l'équipe des interlocuteurs manifeste de l'intérêt à travailler avec notre organisation. Ce point concerne aussi bien la compétence technique que la qualité des entretiens avec les vendeurs, la célérité à répondre aux demandes, leur faculté de s'adapter aux procédures d'achat et leurs clients, et même la sympathie qu'ils manifestent. Dans le cas de PME reposant essentiellement sur un homme, ou une toute petite équipe, l'age et l'état de santé peuvent entrer en ligne de compte.

Retenons l'importance de lister de façon formelle les critères d'évaluation, propres à chaque type d'achat, en vue d'une technique que nous verrons plus loin.

Ces critères pourront ensuite permettre une procédure d'évaluation et de sélection qui soit formelle aussi, et s'inspire d'une technique que nous verrons plus loin.

* Source d'information

Définir des critères est un objectif ; encore faut-il disposer des sources d'information permettent de mieux connaître les fournisseurs, autrement qu'en se fondant sur sa mémoire et son intuition.

Les principaux supports d'information couramment utilisés sont les suivants :

Sources d'informations internes

Par enregistrement manuel ou comme sortie d'une application informatisée, les délais de livraison et le taux de qualité peuvent être suivi en temps réel à partir des contrôles de réception.


Catalogues

Dans la mesure ou ils sont bien conçus et ne se limitent pas à quelque description succinctes agrémentées ou non de photos, les catalogues fournissent des descriptifs détaillés des produits, les codes fournisseurs, les spécifications et tolérances des dits produits, ainsi que des renseignements relatifs aux pièces de rechange. En ce qui concerne les fournitures standard, ils comportent des prix, précisent les conditions de paiement et ristournes proposées. Ils fournissent souvent enfin les coordonnées des interlocuteurs à contacter.

Publicité

A interpréter avec soin, elle permet néanmoins lorsqu'elle set descriptive d'informer les acheteurs sur des nouveautés.

Annuaires professionnels

Ils enregistrent de façon exhaustive et mise à jour l'ensemble des entreprises appartenant à un secteur économique, et fournissent ainsi un certain nombre de renseignements généraux.

Représentants et techniciens

Il s'agit là d'un moyen privilégie de contact avec un fournisseur potentiel. Selon les cas et les entreprises, les contacts peuvent se limiter à des vendeurs technico-commerciaux, ou nécessiteront plusieurs interlocuteurs dans l'entreprise fournisseur.

Visites d'entreprises et audits qualité

Assez fréquemment, une visite au(x) fournisseur(s) se justifie.

C'est d'ailleurs (si un technicien concerné peut accompagner l'acheteur) l'occasion de mieux apprécier la capacité de production de l'entreprise, la qualité de ses processus de production et de ses modes de programmation, ainsi que la compétence de ses équipe technique.

Plus généralement, dans les entreprises structurées ayant défini des procédures d'audit qualité des fournisseurs en vue d'homologation produit et de qualification fournisseurs, les audits permettent la constitution d'un fichier de fournisseurs agréés.


Echantillons et séries d'essai

Assimilés à une source d'information, des échantillons ou une série d'essai peuvent être fournis par les fournis par les fournisseurs afin d'être testés et de permettre une appréciation de la qualité, en vue d'un agrément.

Avis de confrères

Lorsque certains renseignements ne peuvent être obtenus par des sources classiques, et dans la situation ou l'on n'a jamais travaillé avec un fournisseur, il peut être opportun d'en parler à

des confrères, dans la mesure ou il n'y pas de situation concurrentielle directe avec eux.

Fichier fournisseurs

Le fichier fournisseurs est d'une richesse essentielle, mais il ne concerne que les fournisseurs qui ont déjà travaillé avec l'entreprise ( !).

Si ce fichier est bien conçu, il fournit un état mis à jour de la performance de chacun. En particulier son aptitude à livrer dans le délai (retard), son niveau de qualité (résultats du contrôle), l'historique de ses prix, son dynamisme (réponse aux appels d'offres), devront y figurer sous une forme pratique et facilement exploitable.

* METHODE D'EVALUATION ET DE SELECTION

Dans un système de sélection de fournisseurs, il s'agit de faire entre les fournisseurs potentiels une première élimination, d'évaluer les fournisseurs restant en lice, et enfin de sélectionner le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s) selon l'objectif visé.

Cette phase suppose que soit menée une recherche d'informations préalable ou simultanée, s'appuyant sur les sources déjà vues, ou sur les résultats d'une étude de marché achat, de demandes de prix ou d'appels d'offres. L'ensemble de la démarche est illustré par la figure 1.1


Segments d'achat différenciation

Politique d'achat (priorités)

Avis de confrères

Audits externes

Suivi fournisseurs interne

Sélection définitive contrat

Critères éliminatoires homologation

Cotation présélection

Appel d'offres

Choix des critères

Figure :1.1 Processus d'évaluation et de sélection des fournisseurs.


3- Négociation

Le choix de fournisseur il sera procédé alors d'une négociation dans le but de préciser les proposition et de définir pour l'acheteur le meilleur compromis possible (respect des spécifications, prix, délai, conditions de paiement, etc.). Cette négociation permet aussi presque toujours d'affiner encore la comparaison entre les Fournisseurs, et d'aboutir enfin è une sélection, selon une procédure plus ou moins formelle.

4-Passation de la commande

Au terme de ces étapes, l'acheteur est conduit naturellement à la passation de commande. Cette commande a juridiquement valeur d'un contrat liant les deux parties : il est donc important d'insister sur toute l'attention qu'il convient de porter à cette étape.

Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties, et qu'elle soit bien sur valable devant la loi (voir annexe2).

Pour cette raison, elle comporte en général les renseignements suivants :

_ Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;

_ Numéro de commande et sa date ;

_ Nom et adresse du fournisseur ;

_ Description et quantité des articles ou fournitures commandés ;

_ Prix des articles ;

_ instruction générale (marques des colis, nombre d'exemplaires de la facture, etc.) ;

_ Instruction d'expédition (destinataire, mode de transport, itinéraire) ;

_ date de livraison ;

_ Condition de paiement ;

_ escompte ;

_ Signature de l'acheteur.

Ces renseignements propres à l'achat concerné sont complétés par les conditions générales d'achat (généralement inscrites au dos du B.C.). Ces C.G.A. sont une partie essentielle de la commande puisqu'elles définssent les termes généraux du contrat liant les deux parties.

Dans le cas le plus simple, B.C. est réalisé en 5 exemplaires :

_ Un (l'original) pour le fournisseur ;


_ Un second au fournisseur de façon à ce qu'il le renvoie comme accusé de réception (ce qui signifie qu'il fait le nécessaire, là que le contrat est véritablement signé) ;

_ Un troisième est retourné au service demandeur ;

_ Une copie est transmise au service de réception en vue de lui permettre de planifier sa charge de travail future, et par ailleurs de mieux identifier la livraison ;

_ Une dernière copie reste aux achats afin de compléter le dossier d'achat.

Assez souvent, ces exemplaires sont complétés de la façon suivante :

_ Un sixième pour la comptabilité, l'informant de l'engagement financier, et permettant ensuite d'effectuer la vérification de facture ;

_ un septième au contrôle de qualité ;

_ Un huitième au service des prix de revient ;

_ Enfin plusieurs autres afin d'archivage ou de façon à servir ultérieurement comme accusés de réception.

Ces derniers cas sont, bien sur, le fait d'entreprises fortement organisées et représentent l'organisation dans un système manuel non informatisé.

Dans certain cas, on voit des acheteurs passer commande par téléphone. Il faut insister sur l'importance d'une confirmation écrite, car elle seule a une valeur juridique de contrat protégeant l'acheteur contre tout de non-conformité et offrant la possibilité de bénéficier de garanties.

5-Suivi la commande

Trop souvent, on voit des acheteurs attendre la livraison sans rien faire, en se remettant au bon vouloir des fournisseurs : c'est une pratique dangereuse.

Bien sur, la règle 20/80 doit encore s'appliquer ici : il n'est rentable d'effectuer un suivi que pour les commandes importantes en quantité et/ou en valeur. Mais l'acheteur doit prendre conscience que, s'étant engagé sur le prix, il reste responsable vis-à-vis de l'utilisateur du respect des délais, des quantités livrées, ainsi que de la mise à disposition en lieu et place appropriés.

La première étape consiste donc à bien s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de

réception. Ensuite, il faut organiser une relance préventive. Aucune méthode « classique »

Et générale n'existe quand à la date de relance appropriée pour une commande : c'est affaire de jugement et d'appréciation sur la nature de l commande.

En général, on utilise des fichiers ou les commandes sont classées par numéros d'émission. L'inconvénient est alors de ne pas repérer les commandes par des signes visuels correspondant aux dates de relance. L'autre méthode consiste sous forme de tickets numérotés.


L'intérêt est ici de bien visualiser les délais engagés. L'informatisation permet la relance automatique.

Pour le reste, la relance s'accommode fort bien d'une certaine automaticité, et du téléphone. Dans les cas les plus importants, outre la visite directe au fournisseur, on détaille parfois les renseignements demandés à l'occasion sous forme d'imprimés donnant une série de question auxquelles le fournisseur est invité à répondre.

La relance tiendra compte enfin à l'évidence de la diligence manifestée par les fournisseurs lors d'achats précédents. Dans tous les cas, une trace écrite doit être conservée de tous les contacts pris à ce titre et entrer ensuite dans le système d'évaluation utilisé.

6-RECEPTION DE LA LIVRAISON

Cette étape généralement assumée par un service réception est tellement vitale et étroitement liée à l'achat qu'en général ce service est hiérarchiquement dépendant des achats (70%des cas).

Il a pour taches :

_ De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs eux-mêmes ;

_ De signer les décharges présentées par ceux-ci ;

_ D'identifier et d'enregistrer toutes les marchandises qui entrent ;

_ D'en informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas), les services utilisateurs et le contrôle;

_et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition.

CONTRÔLE QUANTITATIF

Ces réceptions sont formellement enregistrées sur les bons de réception (voir annexe3). Ce document précise :

_ L'identité du fournisseur

_ Le n° de commande,

_ La quantité reçue,

_ La quantité rejetée éventuellement (abîmée dans le transport).


Ces B.R. sont envoyé au service achat ou au magasin. Ceux-ci feront ensuite un contrôle quantitatif de réception. Une fois le comptage effectué, la quantité reçue est portée sur le double de la commande. (Parfois, c'est une simple comparaison avec le bon de livraison du fournisseur qui est à la base du contrôle.) si celle-ci est soldée, la réception est attestée dans le dossier achat ; sinon, il y a livraison partielle, et l'on attendra les livraison ultérieures.


CONTRÔLE DE QUALITE

Ensuite on effectue en général un contrôle de qualité. Dans certains cas, un marché a prévu de façon détaillée les procédures de contrôle devant être effectuées par le fournisseur. Il peut être alors décidé dans ce cas de ne pas se livrer à un contrôle systématique, mais de se contenter d'un test périodique sur un échantillon. Dans d'autres cas, les marchandises sont banalisées ou standard, et un simple contrôle visuel suffit.

Mais lorsqu'un contrôle systématique est nécessaire, il faut l'effectuer dès la réception, avant la mise à disposition des marchandises.

Ce contrôle sera effectué par rapport à certaines spécifications définies au cahier des charges, et donnera lieu à un rapport de contrôle.

Si les résultats sont positifs, les achats en seront informés, ainsi que la comptabilité, et la commande pourra être soldée.

Dans le cas contraire, la commande n'est pas soldée et deux éventualités se présentent :

_ Les achats retournent au fournisseur les marchandises défectueuses.

_ Ou bien ils disposent de ces marchandises en faisant jouer par ailleurs une clause de

Pénalité vis-à-vis du fournisseur.

7-Vérification de la facture

La facture (voir annexe 4) parvient de son côté à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. Dès les deux contrôles réception effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues.

Notons qu'un paiement comptant dans le cas d'un escompte proposé peut être intéressant et nécessite dans ce cas un traitement administratif rapide.

Il se pose ici un problème classique sue lequel beaucoup d'acheteurs se questionnent : qui doit effectués, le contrôle de facturation, service achats ou comptabilité ? Il semble qu'il s'agisse d'un faux problème, puisque l'important reste que les factures des fournisseurs soient contrôlées !


Dans certains cas, tout ce qui concerne les prix et conditions est vérifié par la comptabilité. Alors une copie de la facture doit de la facture doit lui être transmise, ainsi que le bon de réception et le bordereau du contrôle de qualité. Ceci entraîne en général un coût de commande légèrement plus élevé, mais présente l'avantage de séparer la négociation et la fixation du prix, de l'acte de contrôle. « On ne peut être juge et partie ! »

Dans l'autre hypothèse, on cherche à simplifier la procédure, et permettre une réaction plus rapide à l'enregistrement d'erreurs.

Un autre problème se pose assez fréquemment : la facture parvient à l'entreprise avant les marchandises et le fournisseur souhaite être payé.

Retenir le paiement jusqu'à ce que la commande ait été soldée :

_ Respect d'abord un principe élémentaire qui n'a rien à voir avec un manque de confiance vis-à-vis du fournisseur.

_ évite ensuite de procéder à une demande d'avoir chez le fournisseur, puisque les remboursements sont assez peu pratiqués.

Payer avant qu'une commande ne soit soldée totalement, ou même reçue :

_ permet parfois de bénéficier de l'escompte proposé si le délai contractuel court à réception de la facture,

_ Ou bien évite de répercuter sur le fournisseur des délai administratifs et de contrôle dont il n'est pas responsable.

Section II: Le stockage

I-Définition de stock

C'est l'ensemble des marchandises, des matières ou fournitures, des déchets, des produits semi-oeuvrés, des produits finis, des produits ou travaux en cours et des emballages commerciaux qui sont la propriété de l'entreprise. On peut identifier cinq grandes catégories de stocks :

a) Les approvisionnements : constitués par les matières premières ou les produits semi-finis(composants, pièces) en provenance des fournisseurs. Ces stocks se situent en amont de

la production. Le rôle essentiel de ces est de désynchroniser la production dans l'entreprise et la production chez le fournisseur ;

b) Les en-cours(ou stocks tampons) : formés des produits semi-finis en cours de transformation. Ces stocks intermédiaires se situent entre les machines ou les ateliers. Ils sont dus principalement aux lancements des fabrications par lots, aux différences de débit entre machines consécutives ou aux stocks de sécurité ;

c) Audit De Le Fonction Approvisionnement

Les stocks de produits finis(du point de vue de l'entreprise) en attente de livraison ;

d) Les stocks d'outils et d'outillage utilisés pour assurer la production ;

e) Les stocks de pièces détachées et de rechange pour maintenance des équipements.

II- La procédure de stockage

1) La réception des articles

La réception de la marchandise comprend le déchargement et une première vérification de la conformité à la commande : marques , nombre et état des colis.

Ensuite un second contrôle qui consiste à vérifier que la marchandise correspond bien aux conditions de qualité requises. Cette opération est faite sur des échantillons et exige parfois des moyens très complexes : tests de teneur en alliages, des normes en mécanique de précision, de fiabilité (résistance, etc.). les coûts peuvent être élevés. La dimension de l'échantillon dépend du degré de signification que l'on souhaite accorder aux résultas.

2) Le stockage:

Réceptionnée, la marchandise est entreposée, en attendant un emploi ultérieur. L'essentiel des stocks observables dans une entreprise se trouve donc en entrepôt. Les conditions de leur stockage dépendent du choix de l'entrepôt (surface, hauteur, moyens de manutention, personnel) et de leur nature (problème de poids ou de conservation).

Magasin 3

Magasin 2

Magasin 1

Finition

Montage

Produit fini

Production

Articles en approvisionnement

Réception

Semi oeuvrés


Les deux problèmes majeurs qui se posent à tout entrepôt sont :

La gestion physique : lieux, organisation, méthode de stockage, manutention (emplacements banalisés, transstockeurs.....) ;

La tenue des stockes : il faut connaître en permanence le nombre d'articles en stock, saisir out mouvement d'entrée et de sortie.

III) La tenue, gestion et pilotage des stocks

1) Tenue des stocks :

Elle consiste à connaître en permanence, ou périodiquement, la quantité exacte de marchandises physiquement détenues (en casier), potentielles(y compris les commandes attendues), affectées(réservations aux clients) et disponibles.

Chaque mouvement physique (entrée et sortie), et comptable (commandes, réservations, régularisations, etc.) doit donc pouvoir être enregistré.

Une tenue des stocks peut être simplement quantitative ou valorisée. Mais quel que soit son degré de sophistication, elle n'est qu'une simple mesure du flux des produits.

2) Gestion des stocks

Elle consiste à mettre en oeuvre des procédures pour répondre aux deux questions fondamentales:

QUAND et COMBIEN approvisionner?

La réponse à ces questions peut résulter d'une simple règle à appliquer, c'est à dire de consignes données au gestionnaire, ou de calculs plus ou moins élaborés( estimations, prévisions, optimisation). Dans ce dernier cas on parlera alors de gestion scientifique.

3) Pilotage des stocks

Il ne s'agit plus de répondre pour chaque article, quand et combien commander, mais de définir une réelle politique, d'en connaître les répercussions financières sur la trésorerie et le

besoin en fonds de roulement, et d'en déduire les stratégies de réapprovisionnements.


Enfin, le pilotage implique un contrôle de gestion, avec émission d'alertes pour analyser tout écart et savoir réagir dans le cadre d'un véritable système asservi.

IV- La comptabilisation des stocks

1)Écriture comptable:

A la fin de l'exercice comptable, l'entreprise doit enregistrer dans sa comptabilité la valeur des stocks à la clôture des comptes, sur la base de l'inventaire physique réalisé.

? En inventaire permanent, elle n'aura qu'à ajuster éventuellement la valeur du stock calculé avec le stock réel constaté

? En inventaire intermittent, les stocks ne sont mouvementés comptablement que lors des écritures comptables d'inventaire, par une double imputation, l'annulation du stock initial et la constatation du stock final

-L'annulation du stock initial :

C'est le stock correspondant au bilan à la fin de l'exercice(N-1), qui a était repris à la réouverture des comptes au début de l'exercice(N) et qui n'a pas été mouvementé durant tout l'exercice comptable en inventaire permanent. Ce stock initial doit être annulé.

-La constatation du stock final :

C'est le stock correspondant à l'inventaire à la fin de l'exercice(N), et qui sera donc porté au bilan correspondant. Ce stock final doit être constaté.

2) La fiche de stock :

La fiche de stock (annexe 5) enregistre les mouvements entrées et sorties de matières entrant dans la production ou de fournitures consommées dans le cadre de l'activité courante des différents services de l'entreprise. Elle permet de connaître à tout moment l'état exact du stock en quantité et en valeur.


Chapitre I : les outils de l'audit interne

L'outil est un moyen permettant d'exécuter un travail.

En audit, les outils utilisés par l'auditeur se défalquent en deux catégories :

· Les outils d'interrogation

Les outils d'interrogation se définissent comme étant les moyens qui aident l'auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu'il se pose.

Dans cette catégorie on cite :

§ Les sondages statistiques,

§ Les interviews,

§ Les questionnaires.

· Les outils de description

Les outils de description aident l'auditeur non pas à formuler des questions car ils ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées.


§ L'observation physique,

§ La narration,

§ L'organigramme fonctionnel,

§ La grille d'analyse des taches,

§ Le diagramme de circulation.

Ces outils présentent également trois caractéristiques différentes :

ü La non spécificité des outils à l'audit interne, ces outils peuvent être mis en oeuvre par d'autres professionnels tels que des auditeurs externes, des informaticiens, des consultants etc., et ceci afin d'atteindre leurs objectifs.

ü La possibilité d'utilisation de deux outils différents pour une même fin dans un but de validation ; les résultats de l'un valident les résultats de l'autre.


ü L'auditeur doit choisir l'outil adéquat à son but, c'est pourquoi, le choix de l'outil doit être fait avec un maximum d'attention.

Section 1 : les outils d'interrogation

Les outils d'interrogation se définissent comme étant les moyens qui aident l'auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu'il se pose.


§ Les sondages statistiques,

§ Les interviews,

§ Les vérifications, analyses et rapprochements divers.

I-les sondages statistiques

1-Définition :

La statistique est l'ensemble des instruments et de recherches mathématiques permettant de déterminer les caractéristiques d'un ensemble de données.

Le sondage statistique on l'appelle également échantillonnage qui n'est d'autre que la sélection d'une partie dans un tout. Il s'agit de rassembler les données, de les traiter, et finalement de les exploiter.

L'auditeur attend de se sondage une information simple qui se rapporte à l'erreur ou le dysfonctionnement et d'en connaître rapidement l'ampleur.

2-L'information statistique :

Les employés jouent un rôle essentiel dans l'amélioration et le maintien de la performance organisationnelle. En les consultant par l'entremise d'un sondage, vous obtiendrez des données mesurables sur plusieurs aspects.

Toutefois, avant d'entreprendre un sondage, assurez-vous d'en retirer tous les bénéfices possibles.

Il existe trois niveaux d'information statistique utilisables par l'auditeur interne pour mener son investigation.

· 1er niveau : les données élémentaires


L'objectif de l'auditeur est de trier les données et de sélectionner le nécessaire pour pouvoir en tirer soit des conclusions, soit des pistes d'observation qui vont l'aider dans son investigation.

Ces tris se font de deux façons différentes :

*Les tris à plat ou enquêtes sont utilisés afin de savoir le pourcentage de personnes

répondant oui ou non .Ce sont des études de questions grâce à des témoignages.

En audit interne, il faut être prudent et prendre en considération que ce n'est pas une enquête d'opinion.

*Les tris croisés sont répandus puisqu'ils mettent en oeuvre deux variables de nature différentes.

Exemple : l'analyse des ventes par gammes et par villes.

· 2nd niveau : les statistiques internes

Elles sont élaborées par le service de contrôle de gestion qui est considéré comme un fournisseur vital et essentiel de l'information.

· 3ème niveau : l'échantillonnage statistique

C'est le niveau le plus intéressant, car il met en oeuvre la technique du sondage qui est considéré comme étant une méthode statistique visant à évaluer les proportions de différentes caractéristiques d'une population à partir de l'étude d'une partie seulement de cette population, appelée échantillon. Ce niveau nécessite rigueur et bienveillance, tout en respectant un certain nombre de règles élémentaires.

3-Contexte d'application :

En audit interne, le but de l'auditeur lors de ses investigations n'est pas seulement d'obtenir des informations, mais surtout rechercher les causes du dysfonctionnement du phénomène après avoir mesuré son importance.

Ces investigations peuvent être de deux natures différentes :

· Des sondages de dépistage :

Ils sont considérés comme des tests permettant de discerner les erreurs ou les dysfonctionnements. L'auditeur les effectue lorsqu'il recherche une inexactitude des données, une erreur sur facture ou des omissions dans des mesures de qualité de fabrication.

· Des sondages pour estimation des attributs :


Ils sont de nature purement et strictement informative. L'auditeur les effectue lorsqu'il veut récolter un grand nombre d'informations.

Exemple :

La recherche du pourcentage d'employés ayant plus de 10 ans d'ancienneté.

La recherche du pourcentage de matériels dont la vie de stock est supérieure à quatre mois.

Mais quel que soit le cas le sondage statistique doit toujours être réalisé avec rigueur et respecter certains principes.

On ne saurait mieux faire que rappeler les dix commandements du sondage statistique selon L.SAWYER(1) :

1. N'utilisez le sondage que s'il est adapté aux objectifs de l'audit.

Donc, ne pas faire de sondages statistiques gratuitement et pour le plaisir, pour « voir si... », « Pour le cas ... ».

2. Connaître la population : l'auditeur interne ne doit pas s'aventurer dans des sondages statistiques sur des populations mal définies, incomplètes, aux frontières indécises.

3. Le choix doit être aléatoire : l'utilisation sans concessions d'une méthode aléatoire est une exigence absolue.

4. Pas de biais personnel : il faut chasser de son esprit toute idée d'un résultat que l'on s'efforcerait d'atteindre ou de justifier.

5. L'échantillon reste aléatoire en dépit des configurations particulières de la population. Se trouver en présence d'un échantillon sans « gros clients »alors que ceux-ci représentent 10% de la population « clients »ne doit pas être un élément de trouble ou de doute.

6. Ne pas extrapoler de façon déraisonnable : il faut s'en tenir à la simplicité du résultat et fuir toute déduction, par définition hasardeuse.

7. Ne pas perdre de vue la réalité : à trop jongler avec les chiffres on finit par oublier le contexte.

8. Stratifier chaque fois que cela réduit la dispersion de l'échantillon : on ne doit pas hésiter à faire plusieurs sondages statistiques au lieu d'un seul.

1. L.B.SAWYER, L'audit Interne, Publi-Union.

9. Audit De Le Fonction Approvisionnement

Ne pas fixer sans nécessité des niveaux de confiance élevés (ainsi que dit précédemment).

10. Ne pas s'arrêter aux résultats statistiques : rechercher les causes.

4-Les avantages et inconvénients :

a. Avantages

La méthode des sondages statistiques présente les avantages suivants :

1. Coût plus réduit : une enquête par sondage est moins coûteuse puisque les données sont recueillies auprès d'une partie seulement d'un groupe de la population.

2. Plus grande vitesse d'exécution (notamment pour les sondages d'opinions) : on obtient des résultats bien plus rapidement que dans un recensement. On communique avec moins d'unités, et il y a moins de données à traiter dans une enquête par sondage que dans un recensement.

3. Plus grande fiabilité des résultats : le personnel étant plus réduit, il peut être plus qualifié.

4. Moins de risque d'erreur : le volume des données à traiter est plus faible.

5. Plus grand champ d'application, notamment dans le cas de destruction des unités testées.

b. Inconvénients

Parmi les inconvénients présentés par les sondages statistiques, on cite :

- Il peut y avoir perte d' exactitude lorsque les données sont recueillies auprès d'une partie seulement d'un groupe plutôt qu'auprès de la population toute entière.

- Il peut être impossible d'obtenir des renseignements sur une petite sous population ou une petite région géographique.

- Les données se limitent à la population figurant dans les dossiers administratifs.

- L'accent mis sur la qualité des données peut varier d'un organisme à l'autre. Cela peut être évident lorsqu'une personne se fie aux données recueillies auprès d'un autre organisme.


II -L'interview :

1-Définition :

Une interview est une conversation entre deux ou plusieurs personnes où des questions sont posées pour obtenir des informations de la part de l'interviewé, généralement selon le mode QQOQCCP.

QQOQCCP est l'abréviation d'une méthode qui a pour but d'obtenir un ensemble d'informations pour comprendre quels sont les causes et aspects à traiter, puis de ne rien oublier dans l'exécution. Elle utilisée principalement dans la préparation de rapports et la gestion du projet.

Pour un projet, par exemple, elle consiste à s'interroger sur ses différents aspects :

Qui ? (Catégories de gens concernés)

Quoi ? (Actions à effectuer)

Où ? (Domaines, lieux)

Quand ? (Le temps)

Comment ? (Moyens et méthodes)

Combien ? (Quantités et budget)

Pourquoi ? (Motifs et objectifs)

En audit interne, l'interview est un outil qui s'utilise fréquemment, il est organisé et focalisé sur le fait d'obtenir un maximum d'informations pour que l'auditeur mène ses recherches.

Notons que l'auditeur est celui qui est demandeur de l'entretien et non l'audité.

L'interview d'audit interne doit être coopératif et dénudé de tout caractère d'interrogatoire, c'est pourquoi, il est déconseillé d'user d'un magnétophone.

2-Contexte d'application :

Pour une bonne et pertinente interview reflétant l'esprit de collaboration entre l'auditeur et l'audité (intervieweur et interviewé) il est fondamentale de respecter les règles suivantes :

§ 1ère règle : le respect de la voie hiérarchique

L'auditeur n'a pas le droit de procéder à une interview sans informer le supérieur hiérarchique de l'interviewé.

Dans le cas d'une interview non programmée cette règle devient fondamentale sinon, cette information est préalablement faite lors d'une réunion d'ouverture de la mission.

§ 2ème règle : le rappel du principe et des objectifs de la mission


Le principe de la transparence règne sur toute mission d'audit. C'est pourquoi, il ne faut pas cacher les objectifs de la mission à l'audité pour éviter que ce dernier ne s'imagine qu'on lui tendra des questions pièges et que l'interview n'est en réalité qu'un interrogatoire déguisé.

§ 3ème règle : évocation des points faibles et difficultés

Les anomalies rencontrées lors d'une interview doivent être évoquées en premier lieu avant toute autre chose.

Il faut toujours situer l'audité au niveau en lequel est situé l'auditeur dans le déroulement de sa mission, en rappelant les résultats de ses récentes recherches.

§ 4ème règle : faire un résumé

L'auditeur doit impliquer de proche et de loin l'audité. C'est-à-dire l'introduire dans le résumé des conclusions de l'interview pour lui permettre de donner son aval concernant les conclusions à trier avant de le communiquer à la hiérarchie.

§ 5ème règle : le coaching

L'auditeur ne doit pas hésiter à ramener l'interviewé au bon sens, si jamais ce dernier dérive dans ses réponses aux questions. Il doit maintenir l'entrevue sur les rails.

L'interviewé comme l'intervieweur doivent être objectifs.

§ 6ème règle : l'écoute

L'écoute est un art. Il faut que les deux parties de l'interview s'écoutent l'une l'autre.

L'auditeur doit être un écouteur plus qu'un parleur, c'est pourquoi une formation sur « l'écoute active » est conseillée.

§ 7ème règle : considérer l'interviewé comme un égal

L'auditeur doit trouver le juste équilibre entre le respect exagéré et la familiarité excessive. Il doit considérer son interlocuteur comme un égal dans la conduite du dialogue, malgré le décalage hiérarchique entre eux.

L'interview d'audit se déroule principalement en quatre étapes :

1. Préparation de l'interview

Une interview n'est pas improvisable, elle nécessite une préparation. Donc voici les démarches à suivre :

· Audit De Le Fonction Approvisionnement

Définir le sujet de l'interview, en précisant l'objectif c'est-à-dire les informations que l'auditeur souhaite obtenir.

· Connaître l'interviewé en s'informant sur ses activités, ses responsabilités et sa place dans la hiérarchie.

· Elaborer les questions, de très bonnes questions pour obtenir des réponses pertinentes. Ces questions doivent toujours être non fermées mais ouvertes. Attention, il ne s'agit pas de rédiger un questionnaire de contrôle interne.

· Prendre rendez-vous avec l'audité, car l'interview se déroule dans le bureau de l'audité dans un climat de confiance. Il serait maladroit de le convoquer.

2. Début de l'interview

· L'auditeur commence par une présentation de sa personne, de l'objet et des objectifs de sa mission.

· Trouver le juste ton et s'adapter au caractère de son interlocuteur : ne pas plaisanter avec celui qui ne plaisante pas et plaisanter avec celui qui le fait, détendre l'atmosphère avec celui qui communique facilement...

· Observer les attitudes de l'interlocuteur et décoder les gestes de ce dernier, permet à l'auditeur de positionner ses questions pour obtenir l'information.

3. Les questions

Des questions bien élaborées facilitent l'obtention de l'information, à condition de prendre en compte ces deux précautions :

· Vérifier toujours que l'audité a bien compris la question et que l'on a bien compris la réponse.

· Donner à l'audité l'occasion de s'exprimer. Laisser suffisamment parler l'audité permet de recueillir des informations complémentaires, en cas de besoin arrêter le sans bloquer le discours.

· Il faut que l'auditeur ne transforme pas ses questions en discours, ni se transformer en confesseur.

· La prise de note est essentielle en même temps que la notation des réponses. Les moments de silence ne sont pas à négliger.

4. Audit De Le Fonction Approvisionnement

La conclusion de l'interview

· Résumer les principaux points notés

· Demander à l'interviewé si selon lui, il n'y a pas d'autres points à aborder

· Remercier l'audité pour le temps qu'il a bien voulu consacrer à l'entrevue

Parfois, on envoie la liste des questions écrites à l'audité sans la faire suivre d'une interview. Mais, cette méthode est déconseillée. Seule l'interview est véritablement en mesure d'apporter les réponses aux questions de l'auditeur.

3- Avantages et inconvénients :

a. Avantages

L'un des principaux avantages de l'interview est qu'elle offre plus de possibilités d'évaluer la

compréhension du répondant et son interprétation des questions, de même que de clarifier toute ambiguïté au sujet du sens d'une question ou d'une réponse. Au cours d'une entrevue, il est également possible de montrer aux répondants des documents ou des objets et de solliciter leur réaction. L'interview peut également être utile lorsqu'on pose des questions délicates. L'intervieweur peut être en mesure d'établir une relation de confiance avec le répondant et de mieux obtenir des réponses à des questions auxquelles le répondant pourrait par ailleurs hésiter à répondre ou à répondre franchement.

Lorsqu'on en sait moins sur ce que pensent les répondants d'une question ou sur l'éventail des réponses possibles à une question, l'interview structurée donne la possibilité à l'intervieweur de poser des questions supplémentaires, au besoin, pour obtenir des réponses satisfaisantes.

b. Inconvénients

L'interview crée toutefois la possibilité pour l'intervieweur d'influer intentionnellement ou non sur les résultats et de ne pas respecter l'uniformité de la mesure. Le répondant à une enquête réagit aux indices donnés par le comportement verbal et non verbal de l'intervieweur. Aussi, l'intervieweur doit poser des questions supplémentaires ou demander des éclaircissements, ce qui peut avoir un effet indu sur les réponses.

Même si elle peut être plus rapide des outils de l'audit à mener, l'interview directe est coûteuse en raison des heures nécessaires pour faire les interviews.


III- Les questionnaires

1-Définition :

C'est la liste de questions qui précède l'interview, on l'appelle également questionnaire de contrôle interne. Ces questions sont groupées en catégories. C'est une façon de préparer l'interview et de réduire le temps passé avec l'interviewé.

Cette méthode permet également à celui qui va être interrogé de disposer d'un temps de réflexion dont on peut penser qu'il va contribuer à améliorer la qualité des réponses.

En outre, pour l'élaboration d'un questionnaire de qualité, il faut avoir une connaissance du domaine en question et savoir quelle est la capacité des répondants de fournir les renseignements requis. Il faut également que le vérificateur ait une connaissance suffisante des répondants pour formuler les questions de telle sorte qu'elles soient comprises.

La quantité de connaissances préalables est plus élevée dans la mesure où l'on a recours à des questions fermées (oui-non, cocher un choix ou indiquer un degré sur une échelle) comparativement à des questions ouvertes (remplir l'espace, rédiger une réponse brève ou répondre en un paragraphe).

Notons que seule l'interview est véritablement en mesure d'apporter les réponses aux questions que se pose l'auditeur.

On rencontre parfois la pratique qui consiste à envoyer des listes des questions écrites sans les faire suivre d'une interview. Cette pratique est déconseillée en audit interne et ce pour cinq raison :

· Elle incite celui qui est interrogé à répondre dans un sens qui lui est favorable.

· Elle donne à l'auditeur une idée, non objective, de la situation ; et dont il aura du mal à se défaire.

· Elle fournit des réponses qui sont sans valeur tant qu'elles n'ont pu être validées.

· Elle n'est pas utilisable dès que l'on aborde des questions un tant soit peu complexes.

2- Contexte d'application :

Comme il est difficile d'obtenir ou de donner des éclaircissements et des renseignements supplémentaires, il est essentiel de procéder avec soin à l'élaboration du questionnaire de sorte que les questions produisent tous les renseignements nécessaires et qu'elles soient claires et non équivoques. Il est essentiel, en particulier, que le vérificateur examine attentivement les objectifs de la vérification pour savoir exactement quels renseignements sont nécessaires et peuvent être raisonnablement obtenus par la voie d'un questionnaire.


Pour bien utiliser les questions fermées, il faut aussi que la fourchette des réponses possibles soit prévue correctement. Si les répondants n'ont pas la connaissance nécessaire et si la terminologie n'est pas clairement comprise ou définie, il y a un risque plus élevé de réponses inexactes.

En revanche, il est plus facile de mesurer et d'analyser des questions fermées que des questions ouvertes. Il est techniquement très difficile et fastidieux de démêler un grand nombre de réponses à des questions ouvertes dans lesquelles les répondants auront utilisé une terminologie très différente, sans compter l'illisibilité de certaines réponses. Dans de nombreux questionnaires, on cherche à trouver un équilibre entre les deux types de questions.

3- Avantages et inconvénients :

a. Avantages :

Le grand avantage du questionnaire par rapport à l'interview, c'est qu'il permet la collecte de données auprès d'un grand nombre d'individus, à un coût relativement peu élevé. Il faut moins de personnel et, parfois, moins de déplacements. Les économies sont plus élevées lorsqu'il faut un grand échantillon.

Un autre avantage du questionnaire par rapport à l'interview : il contribue à la fiabilité en favorisant une meilleure uniformité. Il n'y a pas de variantes dans l'interrogation, ce qui peut se produire lorsqu'on a recours à divers intervieweurs. Le questionnaire atténue également le biais puisqu'il n'y a pas de possibilité pour l'intervieweur d'influer sur les réponses de façon

intentionnelle ou non.

b. Inconvénients

Contrairement à l'interview, le questionnaire ne permet pas au vérificateur de clarifier certaines questions, de s'assurer qu'il comprend bien les réponses, de demander des éclaircissements ou des explications sur des réponses, ou encore de s'assurer que le répondant répond à toutes les questions du formulaire. Il peut être impossible de communiquer de nouveau avec le répondant si tous les renseignements nécessaires pour étayer une conclusion n'ont pas été demandés ou fournis, ou s'il devient manifeste que les questions n'étaient pas claires. Il n'est pas possible non plus, dans la plupart des cas, de demander une corroboration des réponses. Il n'est pas possible, en général, d'obtenir des renseignements aussi en profondeur à partir d'un questionnaire qu'à partir d'une interview. En outre, les personnes qui répondent aux questionnaires doivent avoir les compétences nécessaires en lecture et en écriture.


Section 2 : Les outils de description

Les outils de description ou de `'révélation`', qui ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées.

I) La narration

1) Définition

Il existe deux sortes de narration, toutes les deux utilisées en Audit Interne :

* La narration par l'audité : Orale, elle est l'outil le plus élémentaire à ne pas négliger pour autant. Passif dans son utilisation, l'auditeur se contente d'écouter et de noter le récit de son interlocuteur. Par opposition à l'interview qui est préparée et réalisée pour un but précis, la narration n'a d'autre objet que de faire décrire un cadre général.

Il est conseillé à l'auditeur interne d'utiliser des entrées de jeu qui donnent la parole à l'interlocuteur.

*La narration pas l'auditeur : Ecrite, c'est la transcription narrative d'une narration orale. Les observations physiques, les constats, les conclusions de tests (...), sont des sources de reproduction narratives d'auditeur.

Structurée et logique, la narration va être de lecture facile pour un tiers ; d'où la communicabilité de l'information est un des avantages de ce mode qui n'est rien qu'une mise en ordre de renseignements obtenus par ailleurs.

2) Avantages

Le premier des avantages est que la narration va créer d'entrée de jeu un bon climat entre auditeur et audité : laisser parler les gens est encore le meilleur moyen d'obtenir leur

adhésion.

Le second avantage, également important, est dans la richesse des informations obtenues. On trouve toujours dans une narration plus que ce qui était attendu et bien des renseignements sont à mettre de côté pour une utilisation ultérieure.


La narration n'exige aucune formation spéciale ni pour la solliciter, ni pour la transcrire.

3) Inconvénients

C'est d'abord la difficulté à trouver les informations cherchées dans le discours de l'interlocuteur. Car, c'est bien connu, lorsque la parole est laissée à quelqu'un, il en abuse en général largement et les parenthèses et les détours noient souvent l'essentiel du propos. Et ce d'autant plus qu'en l'absence de préparation les propos ne suivent pas nécessairement un ordre logique.

Ce peut être aussi la difficulté de compréhension si le narrateur use et abuse des sigles, termes techniques et d'autres locutions abrégées.

Le temps passé peut être également une difficulté, d'autant que l'usage du magnétophone est toujours déconseillé, comme il l'est dans l'interview. Tout repose sur l'habilité à prendre des notes et l'aptitude à les transcrire et à les interpréter.

II) L'organigramme fonctionnel

1) Définition

L'organigramme fonctionnel est un outil utilisé dans l'analyse détaillée des procédures. Il permet l'analyse et la représentation des fonctions prises indépendamment les une des autres.

Dispositif de contrôle interne, l'organigramme hiérarchique doit être construit et mis en place par le responsable et qu'il est très important que l'auditeur doit se le faire communiquer. Dessiné à partir d'informations recueillies par observations, interviews, narrations... l'organigramme fonctionnel, par contre, lui va être construit par l'auditeur, si celui-ci le juge nécessaire, pour y voir plus claire.

Cet organigramme a comme caractéristique que les mots figurant dans les cases ne sont pas des noms de personnes (organigramme hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions.


2) Avantages

L'organigramme fonctionnel permet une analyse méthodique et exhaustive des différentes fonctions comme il permet de préparer la réalisation d'un procédogramme (enchaînement

logique d'un ensemble de procédures).

Son exhaustivité permet de ne rien omettre dans la description d'un existant. Il est aussi un outil communicant, permettant l'identification et la mise en relief des dysfonctionnements.

3) Inconvénients

La mise en oeuvre de cet outil peut s'avérer assez longue sur des domaines d'études larges. Comme il nécessite en amont une mise en oeuvre d'une modélisation des processus

Illustration :

Organigramme hiérarchique (simplifié) du département achats d'une entreprise. Le responsable du département (M. Alaoui) a sous ses ordres trois collaborateurs :

* M.Bekkali : responsable de l'administratif achat

*M. Idrissi : responsable du service technique

*M. Berrada : responsable des négociations

D'où l'organigramme hiérarchique :

Département achats

M. Alaoui

Administratif

Service Technique

Négociation

M. Bekkali

M. Idrissi

M. Berrada

L'examen fonctionnel du département relève que les employés :

ï Recherchent de nouveaux FRS ;

ï Négocient des contrats ;

ï Établissent des commandes d'achat ;

ï Audit De Le Fonction Approvisionnement

Suivent la réalisation des produits commandés et l'échelonnement des livraisons ;

ï Contrôlent les factures d'achat ;

ï Gèrent des flux physiques entre les fournisseurs, l'unité de traitement et les clients .

D'où l'organigramme fonctionnel (simplifié) :

Acheter

Suivre

les

produits

Contrôler

les

factures

S'assurer que les FRS disposent de toutes les infos relatives à la commande

Etablir

des

commandes

Négocier

des

contrats

Rechercher

de nouveaux

FRS

III) La grille d'analyse des tâches

1) Définition

La grille d'analyse de tâches est un outil permettant à l'auditeur de déceler sans erreur possible les manquements à la séparation des tâches et donc d'y porter remède.

Elle est la photographie à un instant T de la répartition du travail, elle permet également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun.


Pour chaque grande fonction ou chaque processus élémentaire, on peut concevoir une grille qui va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné.

Dans une grille d'analyse, on aura autant de lignes que de tâches, en deuxième colonne la nature de la tâche et pour les colonnes suivantes les personnes concernées.

2) Avantages

Il est extrêmement simple de décrypter une grille d'analyse de tâches, même si elle reste infiniment plus complexe pour les grandes fonctions.

3) Inconvénients

L'inconvénient majeur de cet outil, c'est que les conclusions ne peuvent être tirées qu si les têtes de colonne indiquent clairement des noms de personnes et nom des intitulés de service.

Illustration

Dans une PME le processus de paiement des factures fournisseurs comporte 10 opérations :

1) Réception au service courrier ;

2) Transcription des factures reçues ;

3) Rapprochement facture/bons de commande ;

4) Rapprochement factures/bons de réception ;

5) Vérification de la facture ;

6) Comptabilisation ;

7) Ordonnancement ;

8) Etablissement du chèque ;

9) Signature du chèque ;

10) Envoi du chèque.

Les informations recueillies par l'auditeur permettent de remplir la grille ci après :


Tâches

Res Courrier x

Res Achats y

Comptable

A

Gestionnaire

B

Fondé de

Pouvoir

C

Non Réaliser

1-Réception Ex *

2-Transcription Ex *

3- Rappro Fac/BC C *

4- Rappro Fac/BR C *

5- Vérification fac C *

6- Comptabilisation

EN *

7-0rdonnancement A *

8- Etablissement chèque

FN *

9-Signature du chèque

A *

10-Envoi du chèque

Ex *

IV) Le diagramme de circulation

1) Définition

Si la grille d'analyse des taches est statique, le diagramme de circulation est dynamique l'un est la photographie, L'autre le cinéma. Le diagramme de circulation, où flow chart, permet de représenter la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité, d'indiquer leur origine et leur destination et donc de donner line vision complète du cheminement des informations el de 1eurs supports. Cette méthode de schématisation remplace une longue description et ses avantages l'emportent largement sur ses inconvénients.


2) Avantages

C'est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération est matérialisée par un symbole différent: création de document, duplication, comparaison, archivage... : la circulation des documents est indiquée par des flèches qui traversent les

entités concernées.

En Audit Interne point n'est besoin d'utiliser de nombreux symboles il faut et il suffit que soit bien connue leur signification. Un diagramme de circulation bien établi permet ainsi de prendre connaissance rapidement d'une procédure ou d'un processus.

C'est un document logique qui amène à se poser des questions types à propos de chaque document :

- combien d'exemplaires '?

- qui les envoie ?

- où arrivent-ils ?

- qu'en fait-on?

Les opérations sont montrées dans leur ordre séquentiel, d' où :

* Mise, en évidence des points forts et des points faibles: les points de contrôle sont clairement identifiés et les interfaces entre services mises en lumière. La schématisation va rendre visibles les anomalies document inutilisé, absence de contrôle, ou contrôle insuffisant, traitement redondant, etc.

* Les risques d'omission sont minimises: un document, un exemplaire ne peuvent 'être oublies car le diagramme permet de les suivre « à la trace ».

* Le diagramme de circulation est également un outil d'auto-contrôle en ce sens qu'il permet de s'assurer que l'on a bien compris les explications fournies. C'est également un moyen de validation d'informations obtenues par d'autres sources.


* Enfin, et ceci n'est pas un des moindres avantages, le diagramme de circulation est une prime à l'imagination en ce sens qu'il permet à l'auditeur averti d'imaginer des solutions meilleures, des circuits plus efficaces, des contrôles plus simples ou plus complets. Le diagramme de circulation est donc un outil d'assistance utile pour la formulation des recommandations d'amélioration.

En dépit de tous ces avantages, cet outil n'est pas utilise autant qu'il serait souhaitable par les auditeurs internes. C'est qu'il comporte quelques inconvénients non négligeables.

3) Inconvénients

L'inconvénient majeur est qu'il s'agit d'une technique difficile et qu'il faut pratiquer souvent pour bien la maÎtriser. L'utilisation du diagramme de circulation exige formation et pratique: les auditeurs qui pratiquent peu parce que c'est difficile se condamnent à ne jamais maîtriser leur technique et donc à la pratiquer de moins en moins.

Ces difficultés sont amoindries avec l'arrivée sur le marché de logiciels de dessin de cash flow qui permettent l'obtention de documents au dessin parfait et ce avec toutes les combinaisons possibles d'agrandissement ou de réduction. Mais il ne faut pas pour autant s'imaginer que la mise en œuvre devient facile : pour être utilisé rapidement et efficacement le logiciel exige d" être utilisé souvent. Là encore, il faut accepter de peiner longtemps et de faire ses gammes avant de maîtriser son sujet.

On cite également parmi les inconvénients du diagramme de circulation, le fait que ne pouvant tout traduire en symbole, le document nécessite souvent la rédaction de notes complémentaires qui l'alourdissent et vont à l'encontre du principe figuratif. Un bon dessinateur de cash flow saura néanmoins réduire ces notes au minimum.


Symboles Usuels

Symbole de circulation

Document en deux exemplaires

Opération manuelle

Traitement informatique

Archivage définitif

Comparaison entre deux documents

Archivage provisoire

Oui

Procédure alternative

Point terminal d'un diagramme

Non


2ème Partie : Cas Pratique

Chapitre 1: Présentation de l'entreprise

Section I: Présentation de GAF Distribution

I) Identification

Fiche Technique

Dénomination : GAF Distribution Capitale social : 2.500.000,00 dh

Type de société :s.a.r.l.Date de création : 1992

N ° de rc : 64565Patente : 36357690

Identifiant fiscal : 02520173Adresse de siège : avenue 2 mars, 32, rue zaki eddine attaousi - Casablanca -Téléphone : (212)022.86.35.42/43-022.86.04.23/03.88 066.54.06.62/63/64

Adresse magasin : 58,bd anoual-casa-maroc.Fax : (212)022.86.35.44

e-mail : [email protected] webe : www.gafdistribution.com

Effectif : 28 dont 5 cardes.

Superficie exploitée : 978m² pour bureaux et magasins .

GAF DISTRIBUTION est une société d'importation et distribution de pièces de rechange. Créée en 1992, depuis sa création s'est engagée à respecter une ligne de conduite la qualité de ces produits, la rapidité de ses services, ainsi que sa communication auprès des ses clients /fournisseurs.

Le secret de la réussite réside dans les moyens que l'on se donne : aussi, le choix des collaborateurs est-il primordial. A chaque échelon de la hiérarchie, dont hommes et femmes s'investissent complètement pour apporter le meilleur d'eux-mêmes.

Etre sans cesse à l'écoute de ses partenaires de leurs préoccupations nous a permis de consolider notre expérience dans le domaine de la pièce détachée et de personnaliser nos relations car chaque entreprise possède un mode propre de fonctionnement.


Sélectionner rigoureusement ses fournisseurs à fin de s'engager à proposer uniquement des produits de qualités testés et garantis pour une fiabilité maximale .Et en fin profiter tous nos partenaires de notre expérience et de notre savoir faire, fruit nombreuses années de collaboration et de confrontations aux préoccupations de tous les secteurs d'activité du royaume.

II) Introduction dans le marché

Le porte feuille clients de l'entreprise comporte comme clients des entreprises et des groupes opérant dans les domaines suivants :

CONCESSION ET SERVICES PUBLICS.

EBERGIE ET MINES.

HYDROCARBURES.

TRANSPORT ARIEN ET AEROPORT.

CONSTRUCTION DES AUTOROUTES.

SUCRERIES.

TRANSPORT DE VOYAGEURES.

TRANSPORT DU PERSONNEL.

TRANSPORT DU MARCHANDISES.

TRANSFORMATION DE BOIS.

EQUIPMENT ET TP.

III) Gamme de rechange

GAF Distribution présente une gamme très large de piièces de rechange voir :

Voitures particulières :Allemandes Audi * bmw *mercedes * opel * vwFrancaises Citroen * peugeot * renaultJaponaises Nisssan * honda * daewood * toyota ItaliennesFiat Utilitaires - poides lourds - transport - tp

Section II: Secteur d'activité et organigramme de l'E/se

I) Leur métier

La forniture de piece de rechange pour tous types et marque de voitures automobiles, camions,cars,bus remorques,tracteurs et materiel de tp.Nous somme importeur et distributeur de

Piece moteurEmbrayageFreinage


Pieces electriques Accessoires Groupes electogenes et moto -pompes.

Comme ils sont un agent agrée pour les marque suivante :

Volvo - daf - man - rvi - mercedes camion - kia - mitsubishi - iveco - isuzu - nissan.

II) Organigramme de l'entreprise

Directeur Général

Attaché de DirectionService Comptabilité

Service marketing

Service Commercial

Service des achatsRecouvre-ment

Commerciaux

Vendeurs sur place Service

Facturation

CoursiersGestion de

Stock

Chapitre 2 : Audit de la fonction approvisionnement : Cas de GAF Distribution

Section I: Description des procédures d'achat et de stockage

D'après l'observation ainsi que les informations recueillies auprès du responsable des achats M. AZNAG, on a pu relever les démarches si dessous.


I) Expression du besoin :

Le besoin est exprimé oralement par l'ensemble des magasiniers, s'il s'agit des achats de `'dépannage`', au responsable d'achats. Sinon, le besoin est exprimé par le responsable d'achats lui même (des achats pour le stock) .

II) Choix de fournisseurs :

L'entreprise consulte au minimum trois fournisseurs, et sélectionne parmi eux celui qui présente le meilleur rapport qualité prix, modalité de paiement, condition de livraison ...

III) Commande :

Les commandes doivent obligatoirement passer par le service achat qui établie les bons de commandes pré numérotés en quatre exemplaires :

1er exemplaire pour le fournisseur ;

2ème exemplaire pour le service achat ;

3éme exemplaire pour le chef magasinier ;

Et le 4ème pour la comptabilité fournisseur.

Pour les bons de commandes dépassant 15 000 dirhams doivent être signé par le directeur général.

IV) Réception de la marchandise :

Le service réception se situ à l'entrée de l'entrepôt. Lorsque les camions livrent la marchandise le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur en deux exemplaires :

* Le 1er reste à la réception pour archivage

* Le 2ème remis au livreur.

Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, qui est établi en quatre exemplaires :

_Le premier est envoyé au service achat

_le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin

_le troisième est conservé par le service de stock

_le quatrième est adressé au service comptable.


V) Entrée en stock :

Les pièces reçues sont directement entrées en stock,, celles concernant les achats de dépannage sont rangées dans des casiers propres à chaque magasiniers . Les pièces destinées au stockage sont directement rangées dans des casiers correspondant à la nature de la pièce.

Le magasinier qui s'occupe des entres physique en stock met a jour l'inventaire permanent à la fin de chaque journée

VI) Enregistrement des factures fournisseurs

Les factures provenant des fournisseurs sont transmises au service comptable.

Celui-ci classe les factures par ordre d'arrivée et par fournisseurs puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.

Il effectue alors la vérification de la facture (quantité, prix unitaire, conditions, règlement...)

En appose un cachet avec l'imputation comptable, la date de vérification, et sa signature sur ligne « bon à payer ».

Section II: Audit de la Fonction approvisionnement

I) Défaillances

L'observation physique ( faite le Lundi 16 Mai 2008 lors de la réception d'une marchandise) ainsi que la grille d'analyse des tâches (annexe 6) nous a permis de relever les anomalies suivantes :

*Absence d'un contrôle physique de la marchandise reçue ;

* Non vérification des stocks avant passation de commandes.

Les défaillances relevées des interviews avec les responsables d'achats et de stockage sont les suivantes :

*Non contrôle des commandes dont le montant est inférieur à 15 000 dirhams ;

*La société ne dispose pas d'un fichier fournisseur regroupant l'ensemble des informations les concernant (produits offerts, capacité de production du fournisseur, prix, délai de livraison, renseignements divers, fichier croisé produit/fournisseurs `'permettant de connaître pour un même fournisseur tous ses produits, et pour un même produit tous ses fournisseurs `').


Le remplissage du questionnaire de contrôle interne (annexe 7) a permis de relever les faiblesses suivantes :

*Inexistence d'un manuel de procédure ;

*Absence de charte déontologique d'achat ;

*Manque des tableaux de bord ;

*Absence de cartographie des risques.

D'après le flow charte (annexe 8) et le QCI, on a pu soulever la défaillance suivante :

*L'expression du besoin n'est pas formalisée par l'établissement d'une demande d'achat.

L'inventaire extra comptable effectué du vendredi 13/06/08 au Dimanche 15/06/08 ainsi que le QCI ont permis de constater l'existence des écarts entre le stock réel et le stock comptable.

II) Recommandations :

Pour remédier à ces différentes anomalies citées si dessus, on suggère alors de :

* Procéder à la rédaction d'un manuel de procédure des achats, veiller à son application et aussi le mettre à jour régulièrement ;

*Rédiger et diffuser un code de déontologie à l'ensemble des personnes intervenant dans le processus achat ;

*Etablir des tableaux de bord pour pouvoir calculer les écarts entre les réalisations et les prévisions et compléter ceci par une cartographie de risque pour visualiser les zones à risque élevé de celles à risque moyen et faible ;

*Formaliser l'expression du besoin d'achat par une demande d'achat, qui devra être obligatoirement visé par le responsable des achats ;

* Vérifier obligatoirement l'existence des articles en stock avant de procéder au remplissage d'un bon de commende, une fois que la demande d'achat est visée par le responsable ;


* Effectuer une revue des commandes inférieures au seuil de 15 000 dirhams serait opportun par le directeur technique, soit par sondage (tirage au hasard) ou encore de manière périodique ;

* Contrôler physiquement la quantité ainsi que la qualité de la marchandise reçue, pour s'assurer de la conformité réelle de la livraison avec ce qui est commandé ;

* Créer des fichiers fournisseurs pour faire visualiser quelques critères qui faciliteront la présélection.

* Il faut procéder à la mise à jour des bases comptables du système pour éviter des

problèmes futures avec les clients.


Conclusion généraleCes outils utilisés pour auditer la fonction d'approvisionnement ont comme objectif spécifique d'optimiser cette fonction, et comme objectif général d'améliorer la performance de l'entreprise.

L'auditeur les utilise pour détecter les anomalies qui peuvent bloquer soit la procédure d'achats ou de stockage et ensuite pour suggérer des solutions ou faire des recommandations qui permettent d'y remédier et de les éviter d'une manière définitive. Mais et ce que ces outils sont valables pour les autres fonctions ou bien il y a d'autre moyens que l'auditeur peut utiliser pour effectuer ses missions ?

Annexes

Annexe1 :

Annexe 2 Bon de commande

BON DE COMMANDE N°

REF ARTICLE P.U. H.T. Qté Montant H.T.

Client n° Montant H.T

Date TVA 20%

Montant TTC

Annexe 3 : Bon de réception

Bon de réception n°

Client n°

Votre commande :

Transporteur :

Nombre de colis :

Poids total brut kg :

Pris livraison le

Nom et signature du destinataire :

Code produit Désignation Unité de conditionnement Nombre de colis Quantité livrée

TOTAL

RESERVES EVENTUELLES :

Annexe 4 : Facture

FACTUREFacture N° du

Référence

Désignation

Code

coloris

Quantité

Prix unitai

re

Montant net

H.T.

Montant brut H.T

T.V.A. 20 %

Net à payer

Annexe 5 :

Fiche de valorisation des stocks

Désignation produit:

Réf. Produit:

Date Bon N°Entrée Sortie Stock

Q P.U. Montant Q P.U. Montant Q P.U. Montant

Annexe 6 :

Annexe 7 :

Annexe 8:

Bibliographie :Jacques Renard, « Théorie et pratique de l'audit interne » , EYROLLES ,2006

Elisabeth Bertin, « Audit interne, enjeux et pratiques à l'international », EYROLLES,2007

Politique d'achat et gestion des approvisionnements -Olivier BRUEL- (édition DUNOD)

L'audit interne -KHELASSI Reda- (édition HOUMA)

Gestion des approvisionnements et des stocks dans la chaîne logistique -Gilles LASNIER- (édition HERMES)

Audit et gestion des stocks -JP. BEAULIEU ; A. PEGUY- (édition VUIBERT)

Systèmes d'approvisionnement et gestion des stocks -Jacques BENICHOU)

Documents

memoire a coorigé