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Université d’Antananarivo
Faculté de Droit- d’Economie- de Gestion- de Sociologie DEPARTEMENT GESTION
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION
OPTION : AUDIT ET CONTROLE
CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DU
SYSTEME COMPTABLE AU SEIN DE LA
MUTUELLE D’ASSURANCE MALAGASY
(MAMA)
Présenté par : RAJAONANDRASANA Narindra Miandrisoa
Sous l’encadrement de :
Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel :
Aimée Lucie RANOROVOLOLONA Brunot RANAIVOARI MANANA
Enseignant chercheur Directeur Financier (MAMA)
Date de soutenance : 21 Décembre 2011
Année universitaire : 2010-2011
Session : Décembre 2011
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REMERCIEMENTS
Nous tenons à adresser avant tout nos sincères remerciements à Dieu, car sans lui
Nous n’aurions eu ni la force ni le courage de pouvoir réaliser cet ouvrage.
Nous adressons également nos vifs remerciements à :
• Monsieur ANDRIATSIMAHAVANDY Abel , Professeur titulaire, Président de
l’Université d’Antananarivo.
• Monsieur RANOVONA Andriamaro , Maître de conférences, Doyen de la Faculté de
Droit d’Economie de Gestion et de Sociologie (DEGS)
• Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène , Maître de conférences, Chef du
Département Gestion
• Madame ANDRIANALY Saholiarimanana , Professeur en Science de Gestion,
Directrice du Centre d’Etude et de Recherche en Gestion (CERG)
• Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie , enseignant chercheur, pour ses
précieuses collaborations en tant qu’encadreur pédagogique.
• Et enfin, à tous le corps enseignant du Département Gestion qui ont su nous former
par excellence durant toutes ces quatre années d’étude universitaire.
Nous tenons à remercier également :
• Madame RANIRIMANGA Sabine , Directeur Général de la Mutuelle d’Assurance
Malagasy (MAMA) qui a accepté de nous accueillir dans son établissement.
• Monsieur RANAIVOARIMANANA Brunot Patrice , Directeur financier,
l’encadreur professionnel qui m’a accordé une partie de son temps malgré les lourdes
tâches qui lui sont attribuées.
• Tous les membres du personnel de la Mutuelle pour toute l’attention qu’ils nous ont
accordé.
Tous les membres de ma famille qui m’ont apporté leur soutien moral et leur
encouragement, m’ayant permis de pouvoir réaliser en toute sérénité cet ouvrage.
Enfin, à tous ceux qui ont contribué de près ou de loin à la réalisation de ce mémoire.
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I
LISTE DES ABREVIATIONS :
AGO : Assemblée Générale Ordinaire
ARO : Assurances Réassurances Omnibranches
ATB : Avenant de Transfert de Bénéfice
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BR : Bon de Réception
CA : Conseil d’Administration
CG : Contrôle de Gestion
CrI : Contrôleur Interne
CIF : Carte d’Identité Fiscale
CIT : Cellule Informatique et Technologie
CNAPS : Centre NAtional de Prévoyance Sociale
CPST : Coût Police Sans TACAVA
CPT : Coût Police avec TACAVA
DAA : Département Administratif et Approvisionnement
DAP : Directeur Administratif et du Personnel
DC : Directeur Commercial
DCF : Département Comptabilité et Finance
DCtx : Département Contentieux
DEST : Droit d’Entrée Sans TACAVA
DET : Droit d’Entrée avec TACAVA
DF : Directeur Financier
DG : Directeur Général
Dir.Gen : Direction Générale
Dir.A.P : Direction Administrative et du Personnel
Dir.Com : Direction Commerciale
Dir.Fin : Direction Financière
Dir.IG : Direction Inspection Générale
Dir.Sin : Direction Sinistre
DPS : Département Production Siège
DPD ; Département Production Délégation
DR : Département Recouvrement PDF Editor
II
DRH : Département des Ressources Humaines
DS : Directeur Sinistre
DSM : Département Sinistre Matériel
G : Gazette
HT : hors taxes
IG : Inspecteur Général
IR : Impôt sur le Revenu
IRSA : Impôt sur le Revenu Salarial et Assimilés
JACH : Journal des Achats
JBNQ : Journal de Banque
JCAI : Journal de Caisse
JEP : Journal d’Encaissement des Primes
JIMMO : Journal des Immobilisations
JIRAMA : JIro sy RAno MAlagasy
JOD : Journal des Opérations Diverses
JSAL : Journal des Salaires
JSTK : Journal des Stocks
OSTIE : Organisme Social Tananarivien Inter Entreprise
P : Pochette
PCAss : Plan Comptable des Assurances
RST : Recettes Sans TACAVA
RT : Recettes avec TACAVA
S.ADM : Service Administratif
S.Appro : Service Approvisionnement
S.Compta : Service Comptabilité
SCV : Service Contrôle et Vérification
SE : Service Enquête
SFB : Service Finance et Budget
SGP : Service Gestion du Patrimoine
S.Pers : Service du Personnel
S.Paie : Service de la paie
SSR : Service Statistiques et Réassurances
TACAVA : Taxe Annexe sur Contrat d’Assurance de Véhicule Automobile
TVA : Taxe sur les Valeurs Ajoutée PDF Editor
III
LISTE DES FIGURES
Figure N°01 : Organigramme de la Mutuelle d’Assurance MAlagasy ................................. 11
Figure N°02 : Organigramme de la Direction Financière ...................................................... 13
Figure N°03 : Circuit des documents comptables ................................................................... 14
Figure N°04 : Processus d’achat des immobilisations............................................................. 18
Figure N°05 : Processus d’encaissement des primes ............................................................... 20
Figure N°06 : Processus de règlement des sinistres matériels ................................................ 21
Figure N°07 : Hiérarchie dans le secteur des Assurances à Madagascar ............................. 36
Figure N°08 : Circuit raccourci des dossiers sinistres matériels ........................................... 70
Figure N°09 : Circuit de transmission des informations depuis les Agences et les
Délégations vers le siège ............................................................................................................. 82
Figure N°10 : Nouvel organigramme de la Direction Financière .......................................... 84
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IV
LISTE DES TABLEAUX
Tableau N°01 : Tableau des tarifs proposés par la MAMA ................................................... 9
Tableau N°02 : Présentation du compte Banque .................................................................... 22
Tableau N°03 : Présentation du compte Salaire ...................................................................... 22
Tableau N°04 : Exemple de dépouillement .............................................................................. 24
Tableau N°05 : Comparaison du Contrôle de Gestion avec les autres notions connexes .... 49
Tableau N°06 : Les retards perçus sur l’envoi des courriers ................................................. 55
Tableau N°07 : Notes reçues par les comptables lors d’un test d’évaluation ....................... 58
Tableau N°08 : Répartition des tâches au sein de la Direction Financière ........................... 62
Tableau N°09 : Les coûts afférents à l’acquisition des nouveaux matériels informatiques 69
Tableau N°10 : Calendrier de travail proposé ........................................................................ 71
Tableau N°11 : Les coûts afférents au programme de recyclage ........................................... 75
Tableau N°12 : Les coûts afférents au programme de recrutement...................................... 76
Tableau N°13: Nouvelle répartition des tâches au sein du Service Comptabilité ................ 77
Tableau N°14 : Amortissement du bien acquis, la part de subvention reportée au compte
de résultat et leur incidence sur le résultat .............................................................................. 90
Tableau N°15 : Présentation du tableau de bord .................................................................... 101
Tableau N°16 : Devis sur l’amélioration du système comptable ........................................... 108
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SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE .............................................................................................. 1
PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES
CHAPITRE I : DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE .......... ................................................ 5
SECTION 1 : Présentation ............................................................................................... 5
SECTION2 : Organisation structurelle .......................................................................... 7
CHAPITRE II : PROCEDURES D’ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE
AU SEIN DE LA MAMA .......................................................................................................... 14
SECTION 1 : Les procédures Administratives ............................................................. 14
SECTION 2 : Les procédures Comptables ..................................................................... 17
PARTIE II : ANALYSE DE L’EXISTANT SUIVANT L’APPROCH E THEORIQUE
CHAPITRE I : APPROCHE THEORIQUE DE L’ANALYSE ...... ...................................... 31
SECTION 1 : Notions d’Assurance ................................................................................. 31
SECTION 2 : Notions de Comptabilité et de système d’organisation comptable –
Notions sur le Contrôle Interne et le Contrôle de gestion ...................................................... 37
CHAPITRE II : ANALYSES ET DIAGNOSTICS PROPREMENT DI TS ......................... 51
SECTION 1 : Une bonne qualité de service .................................................................... 51
SECTION 2 : Mauvaise organisation du travail ............................................................ 54
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS- RESULTATS A TTENDUS-
IMPACTS
CHAPITRE I : MISE EN ŒUVRE DES SUGGESTIONS ................................................... 68
SECTION 1 : Suggestions liées aux problèmes des procédures administratives ........ 68
SECTION 2 : Suggestions liées aux problèmes des procédures comptables ............... 76
CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS ET IMPACTS ....... .......................................... 103
SECTION 1 : Résultats attendus ..................................................................................... 103
SECTION 2 : Impacts ....................................................................................................... 105
CONCLUSION GENERALE ................................................................................................... 110
LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................. V
BIBLIOGRAPHIE ..................................................................................................................... 118
TABLES DES MATIERES ....................................................................................................... 119 PDF Editor
1
INTRODUCTION GENERALE
Actuellement, le nombre de ceux qui utilisent les routes ne cesse de croître partout
dans le monde. Dans de nombreux pays, la plupart des grandes entreprises constructeurs et
distributeurs de voitures telles General Motors, Toyota, Mercedes Benz, BMW... affichent des
chiffres d’affaires importants et ceux-ci malgré la crise financière mondiale qui prévaut et la
hausse toujours croissante du prix des carburants.
En outre, on constate également l’accroissement du nombre des accidents dont la
plupart se passe dans les grands axes ou dans les grandes villes et capitales. Ces accidents
sont le plus souvent dus à l’imprudence ou la maladresse des conducteurs, d’une part, et,
d’autre part, des fautes des piétons. Les accidents sont imprévisibles, c’est à dire que nous ne
pouvons prévoir ni le moment, ni l’endroit où ils peuvent survenir. Ils peuvent avoir des
conséquences néfastes aussi bien sur les victimes que sur les auteurs.
C’est afin de réduire ces effets néfastes que sont érigées les compagnies d’Assurances
telles ARO, NY HAVANA, ALLIANZ (ex AGF), COLINA et MAMA....
Les compagnies d’Assurances, comme toute entreprise, ont pour obligation la tenue
d’une comptabilité régulière basée sur des règles et des principes facilitant la bonne
organisation des activités liés à la fonction comptable. Le système à mettre en place doit être
fiable, permet de donner une image fidèle à l’entreprise, aboutit à la production
d’informations chiffrées, synthétisées dans les états financiers, et enfin permet la prise de
décision au moment opportun.
La MAMA possède son propre système comptable. Lors de notre stage de trois mois
au sein de son siège social, nous avons pu constater des anomalies au niveau des ressources
allouées au service comptabilité et au niveau de la comptabilité elle-même.
La problématique du thème dépend en partie de l’organisation du traitement des
données brutes pour l’obtention d’informations comptables fiables, assurant d’une part une
image fidèle à ladite Mutuelle et lui permettant, d’autre part, de prendre des décisions au
moment opportun.
Comment, donc, rendre fiables les informations issues de la Comptabilité
Générale chez la MAMA?
L’objectif de notre étude consiste donc à procéder à une analyse critique, mais aussi à
apporter des améliorations et des solutions aux anomalies susmentionnées d’où le choix du
thème du présent mémoire « Contribution à l’amélioration du système comptable ».
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2
Pour ce faire, la méthodologie suivante a été adoptée : entrevues auprès des
responsables et quelques membres du personnel afin d’identifier les problèmes éventuels,
analyse et synthèse des informations recueillies, documentation (documents internes à la
MAMA, cours dispensés à l’université, site Internet,...) formulation de propositions
d’amélioration permettant aux dirigeants de disposer d’une base d’informations comptables
saines leur permettant de prendre des décisions au moment opportun, ainsi de garantir
l’efficacité de son système comptable.
Pour mener à bien notre analyse, trois grandes parties doivent être prises en
considération :
La première partie, intitulée « Considérations Générales », met en valeur la
description de la Mutuelle et la présentation de ses procédures administratives et comptables.
La deuxième partie, intitulée « Analyse de l’existant suivant l’approche
théorique », met en exergue, d’une part, des énoncés de théories sur l’Assurance, sur la
Comptabilité Générale et le système d’organisation comptable et enfin sur le Contrôle Interne,
et d’autre part, une analyse montrant les points forts et faibles du système.
La troisième partie, intitulé « Propositions de solutions- résultats attendus et
impacts » montre les différentes propositions ainsi que les résultats attendus et leurs impacts
vis-à-vis de la Mutuelle.
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PARTIE I :
CONSIDERATIONS GENERALES
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4
Réaliser une analyse au sein d’une société nécessite une bonne connaissance de ladite société
d’une part et, d’autre part, des procédures administratives et comptables s’y trouvant afin de
mieux apprécier les sources des anomalies. Ainsi, cette partie sera divisée en deux chapitres à savoir :
La description de l’entreprise englobant dans une première section, la présentation de son
identité, de ses activités et son historique puis dans une deuxième section, sa structure
organisationnelle.
La présentation des procédures existantes au sein de ladite Mutuelle incluant d’une part les
procédures administratives englobant le circuit des documents comptables, le suivi des règles
et des procédures, la qualification du personnel… ; et d’autre part les procédures comptables
incluant les opérations courantes chez la MAMA, le traitement des informations comptables,
et enfin le contrôle des opérations comptables.
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5
Chapitre I : Description de l’entreprise
Le présent chapitre consiste à nous donner une connaissance de l’entreprise d’accueil.
Son identité, ses activités, sa structure... y seront mis en exergue et nous permettront de mieux
appréhender le système existant.
Section 1 : Présentation
La présente section nous permet de voir la MAMA d’abord du point de vue de son
identité et de ses activités, ensuite à travers son histoire.
1-1- Identification et activités de la MAMA :
La Mutuelle d’Assurance Malagasy (MAMA), comme son nom l’indique est une
Mutuelle. Par définition, une Mutuelle est un groupement, une association de personnes qui,
réciproquement, s’assure contre certaines éventualités (les risques) et ceci souvent moyennant
paiement de cotisation. Elle ne possède ni de Capital, ni d’actions. Ce sont les adhérents que
l’on compte afin de déterminer la « Réserve Technique ».
Ayant son Siège social à Ambalavao Isotry- IF 12 Bis, Rue Rainibetsimisaraka
ANTANANARIVO, elle est considérée comme la première Mutuelle dans le secteur de
l’Assurance à Madagascar. Elle est inscrite au registre du commerce sous le numéro 2003 B
146, porte le numéro statistique 66011/11/1968/1001, son NIF est le 105 003 805, quant à son
CIF, 0002 147-DGI- A.
En ce qui concerne ses activités, la MAMA se spécialise dans l’assurance automobile.
Auparavant, elle a assuré uniquement des voitures de transport ; mais pour élargir sa clientèle,
elle assure maintenant toutes les voitures (plaisir, taxi, bus...).
Ci-après ses principaux produits : responsabilité civile, dommages éprouvés par le
véhicule, incendie, vol de véhicule, vol d’accessoires automobiles, bris de glaces,
marchandises transportés par le véhicule assuré.
1-2- Historique :
La MAMA est née de l’ambition de plus d’une centaine de transporteurs, le 10 Mai
1968. Dans le but d’éviter les primes d’Assurance excessive imposées par les compagnies
d’Assurance, elle émet des primes abordables et à la portée de la classe moyenne et pauvre.
Elle avait son siège social, auparavant, à Tsiazotafo 16 Ter Rue Gallieni Basse avant d’être
transféré à Ambalavao Isotry.
C’est une entité purement malagasy : les dirigeants, les membres du personnel et
même la langue parlée au sein de tous les établissements (Agences et délégations). On en
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6
compte jusqu’à maintenant 29 Agences et délégations. On désigne par l’appellation
« Agences » les différents établissements qui se situent dans la capitale (au nombre de 8) et
par l’appellation « Délégations », ceux qui se trouvent dans les régions (au nombre de 21).
Dirigée au départ par une équipe d’Administrateurs, de nombreux transporteurs se sont
succédés à la Direction de la mutuelle selon les statuts en vigueur depuis sa création.
Ambohimanarina fut la 26 e agence inaugurée en 2006.
En Mai 2008, dans le cadre de son 40ème anniversaire la réhabilitation de l’Agence
Anosibe fut terminée et ensuite inaugurée. Les délégations Moramanga, Taolagnaro,
Manakara, Ambositra, Ambanja ont été transférées après que la MAMA a acquis des terrains,
et des bâtiments modernes avec des étages (2007-2010) y sont construits.
En Novembre 2008, c’est au tour de la 27e délégation Maevatanana d’ouvrir
officiellement ses portes.
En février 2009, ce fut le tour de Miarinarivo ; les dirigeants envisagent en ce moment
d’établir des délégations à Ambatolampy et à Ihosy.
Le personnel de MAMA est au nombre de 330 environ dans tout Madagascar.
Malgré sa grandeur, pendant de longues années, MAMA a eu une mauvaise réputation
à l’égard de ses clients. Conséquence de la mauvaise gestion des anciens dirigeants, des
difficultés financières survint et ne lui ont pas permis de régler les paiements des charges sur
sinistres (dédommagement). Ainsi, la plupart de ses membres se sont retirés.
Ce n’est qu’en 2005 que MAMA subit un redressement sur le plan organisationnel en
générale (règlement interne, discipline, statut), elle opéra également un assainissement du
local (siège), on repeint l’intérieur et l’extérieur, on a réaménagé les bureaux par des meubles
neufs.
Des séances de formations ont été fournies aux membres du personnel (départements
et services) de Novembre 2006 à Avril 2009. Des compagnes de communications ont été
lancées pour se rapprocher à nouveau de la clientèle. Depuis sa réserve technique n’a cessé de
croître, ce qui lui permit de rester en compétition avec ses principaux concurrents.
En 2008, on compte 135 000 inscrits chez MAMA, et quelques uns de ceux qui se sont
retirés se sont réinscrits. Ainsi, la confiance est revenue entre MAMA et ses clients... Le
montant des primes d’Assurance a subi également une augmentation de 25%. Le paiement des
dédommagements se fait dans le respect des échéances et des exigences du code des
assurances. En Février 2009, il a été décidé dans une Assemblée Générale Extraordinaire la
révision des statuts qui n’ont jamais été respectés et appliqués depuis sa création jusqu’à
2008. PDF Editor
7
C’est en Septembre 2009, lors d’une Assemblé Générale Ordinaire (AGO) que furent
élus les 6 membres de Conseil d’Administration (CA). Les membres du pers ont élu le 14
Septembre 2009 les 2 représentants qui vont rejoindre les membres du C A.
C’est en septembre 2009 que fut terminé le mandat de l’Administrateur provisoire,
Mme RANIRIMANGA Sabine, et elle-même fut élue Directeur Général de la mutuelle, après
décision du Conseil d’Administration, et c’est elle qui a désigné ses quatre anciens
collaborateurs comme assistants.
Afin de renforcer les mesures de redressement et d’assainissement de la Mutuelle, le
service Inspection Générale a été mis en place.
Bref, cette section nous a permis d’une part de connaître l’identité de la MAMA et
d’autre part ses activités et son histoire. Entrons maintenant dans la deuxième section
consistant à la description de son organisation structurelle.
Section 2 : Organisation structurelle
Cette section nous éclaire sur la structure de la Mutuelle en général et nous donne un
aperçu sur la structure de la Direction Financière et Budget dans laquelle se situe le Service
comptabilité.
2-1- Organigramme et attributions :
La MAMA comprend en tout cinq Directions (à part la Direction Générale) à savoir :
la Direction Administrative et du personnel, la Direction Commerciale, la Direction Sinistre,
La Direction Financière et enfin la Direction Inspection Générale, se trouvant sous la
supervision du CA.
Sous la présidence du PCA, le CA fixe les objectifs à atteindre, discutent sur les
problèmes à régler du point de vue managérial, l’approbation des budgets,…
La Direction Générale est l’organe exécutif qui oriente les décisions prises lors du
Conseil d’Administration. Elle émet les directives nécessaires à l’exécution des ordres émises
aux cinq (5) directions qui se trouvent sous son autorité. Mais les directives émanant de la
Direction Générale ne doivent en aucun cas entraver la prise d’initiative des responsables de
chaque Direction/Département/service. Elle constitue le principal organe qui régit la
communication interne et externe de la Mutuelle.
La Direction Administrative et du Personnel (Dir.A.P) se divise en deux grands
départements : le Département Administratif et Approvisionnement (DAA) et le Département
des Ressources Humaines (DRH).
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8
Le DAA s’occupe de tous les papiers administratifs, du traitement des états de frais
divers, la gestion du parking, l’assainissement du local, la gestion et la maintenance de tous
les biens de la Mutuelle, la détention des matériels de bureau et enfin du stockage et du
despatching des fournitures de bureau utiles à chaque Agence et Délégations.
Le DRH, quant à lui, est chargé du recrutement, de l’embauchage ou débauchage des
membres du personnel. Il s’occupe des contrats de travail (tous les membres du personnel
sont soumis à un contrat à durée indéterminée), traite la liste des membres du personnel
voulant recevoir des médailles du travail. Il traite les dossiers afférents à l’affiliation à la
CNAPS et autres organismes sociaux, traite tous les mouvements du personnel, veille au
respect de la discipline et des horaires, et enfin, il se charge également du traitement de la paie
et s’assure à ce que les salariés reçoivent réellement leur salaire.
En outre, la Dir A.P est assistée par la Cellule Informatique et Technologie (CIT) dans
la gestion et la maintenance des matériels informatiques.
La Direction Commerciale (Dir.Com) comprend deux (2) départements : le
Département Production Siège (DPS) et le Département Production Délégation (DPD).
Le DPS, par l’intermédiaire des Agences a pour charge la réception des clients, la
vente des produits qui va aboutir par la conclusion d’un contrat d’Assurance, le
renouvellement des contrats, la proposition des avenants s’il existe des modifications et enfin
de la perception des cotisations. Il se charge du suivi de l’utilisation des attestations
d’Assurance, l’application des notes de service et du tarif imposé en vigueur avec les clauses
de garanties respectives, la vérification des décomptes et avenants émanant des agences et des
délégations, le suivi de l’organisation ordonné par la Direction ou le Département pour le
classement des souches.
Le DPD, par l’intermédiaire des Délégations régionales assure les mêmes rôles que
ceux du DPS.
Une équipe d’agents de classement est mise à la disposition du chef de Département
Production pour le classement et l’archivage des dossiers polices.
Assisté par le SSR, il s’occupe des statistiques périodiques des encaissements (journalier,
hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, annuel) des polices émises, des ristournes
octroyées, et des opérations réalisées. Il est chargé également des statistiques des déclarations
de sinistres graves et le décompte des primes de réassurance. Une équipe d’informaticiens et
d’opérateurs, sous le commandement du DPS veille au suivi de l’utilisation des outils
informatiques et des logiciels par les différents Agences et Délégations, s’occupe de la saisie
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9
des données nécessaires pour la confection des documents recommandés par le Ministère de
tutelle (livre de police, livre d’adhérents, listing numérologique…)
Tableau 1 : Tableau des tarifs proposés par la MAMA
Tarifs Catégories Types de véhicules
1 1 Tourisme/plaisir
1Bis Taxi/Transport Collectif Urbain
2 2 Commerce/Transport privé de marchandises (société)
3 3 Transport public de marchandises (patenté)
4 4TB Transport public de voyageurs (Taxi-brousse)
4MU Transport public de voyageurs (Minibus)
4Bis Transport public de voyageurs (Autobus)
5 5 Motocyclette/Cyclomoteur (moto, side-car, Quad)
5Bis Mototaxi
6 2 Véhicule divers (arroseuse, balayeuse, camion benne, voiture vidange)
7 1 et 2 Auto-école/Responsabilité Civile
8 1Bis Voiture de location (avec ou sans chauffeur)
9 9 Engins mobiles de chantier (Tracteur, Bulldozer...)
10 10 Garage, véhicule appartenant ou confié au garagiste ou vendeur
automobile
11 11 Garage, moto et cyclomoteur
Source : MAMA, Direction Commerciale
Le tableau ci-dessus nous montre les différentes offres que la MAMA présente à ses
adhérents. Il nous montre que la MAMA assure presque tous les types de véhicules allant des
petites voitures de plaisir (particulier), passant par les véhicules de transport urbain (taxi, bus
et taxi-be), suburbain et rural (taxi-brousse), des voitures de transport de marchandises
(camion, fourgon), et jusqu’aux engins mobiles de chantiers tels les tracteurs, les bulldozers...
La Direction Sinistre (Dir. Sin) se divise en trois (3) grands départements : le
Département Contentieux (DCtx), le Département Recouvrement (DR) et le Département
Sinistre Matériel (DSM).
Le DCtx a pour charge l’analyse et la résolution des dossiers sinistres corporels (cas
d’accident lors duquel une voiture percute un piéton).
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10
Le DR a pour charge le recouvrement des dettes de la mutuelle vis-à-vis de ses
membres ou autres partenaires (suivi des quittances), l’analyse et la résolution des sinistres
MAMA/Etat malagasy et MAMA/ JIRAMA ou TELECOM, ainsi que des indemnisations.
Le DSM, quant à lui, traite les accidents matériels se référant aux cas suivants :
MAMA/NY HAVANA, MAMA/ARO, MAMA/ALLIANZ, MAMA/COLINA et enfin
MAMA/MAMA.
La Direction Financière s’occupe de tous ceux qui concernent la finance et la
comptabilité au sein de la mutuelle. C’est le Directeur Financier (DF) qui est le premier
responsable de cette direction et qui supervise toutes les activités.
Sous le commandement du DF, le Chef du Département Comptabilité et Finance
(CDCF) fixe les méthodes à mettre en œuvre, organise le travail de la Direction et transmet
toutes les directives du DF.
Le Département Comptabilité et Finance en outre est supporté par deux (2) services
qui sont : le service Comptabilité et le service Finance.
Le service Comptabilité se compose de neuf (9) comptables, trois (3) aides
comptables, un (1) caissier central, deux (2) encaisseurs, vingt-neuf (29) caissiers dont huit
(8) dans les agences et vingt et un (21) dans les délégations.
Le service Finance et Budget se compose d’un chef de service et de son adjoint.
L’exercice comptable commence le 01/01/N et se termine le 31/12/N
La comptabilité de la Mutuelle s’effectue uniquement au siège et la transmission des
pièces justificatives se fait par voie de courrier depuis les agences et les délégations muni
d’un PV d’arrêté de caisse (journalier).
Pour un pilotage plus performant de la Mutuelle, la Cellule Contrôle de Gestion
(actuellement vacant), rattachée au DF, s’occupe de l’élaboration, de l’arbitrage ainsi que du
suivi de l’exécution du Budget annuel de la Mutuelle à partir des données recueillies auprès
des différentes directions, départements et service.
La Direction Inspection Générale (IG), quant à elle s’occupe de tous ceux qui
contribuent à la sécurité de la Mutuelle. Elle assure la gestion et la maintenance des matériels
de sécurité (caméras de surveillance, par ex), effectue des enquêtes au cas où il survient des
conflits en essayant de déterminer leurs causes et origines, contribue au contrôle et
vérification sur l’application des règlements internes…
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11
Président du C
onseil d’Adm
inistration
Conseil d’A
dministration
Direction G
énérale
Assistante D
G
Sec de D
irection Générale
Cellule de C
omm
unication
Directeur A
dministratif
et du Personnel
Sec de D
irection
C.I.T
Dept A
dministratif
Dept des R
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Sce Administratif
Sce Approvisionnement
Sce Patrimoine
Sce du Personnel
Sce Paie
Directeur
Financier
Dept F
in et C
omptabilité
Sec de D
irection
Ctrleur de G
estion
Sce Comptabilité
Sce Finance et Budget
Dept P
roduction S
iège D
ept Production
Délégation
Agences
Sce Stat et Réassurance
Ctrl Stat et Suivi Logiciel
Contrôleurs et itinérants
Ctrl utilisation Attestation et F.G
Délégations
Sec de D
irection
Directeur
Com
mercial
Directeur
Sinistre
Dept
Contentieux
Sce Contentieux
Dept
Recours
Sce Recouvrement
Sec de D
irection
Sec S
tat Sinistre
Dept S
inistre M
atériel
Sce Sinistre MAMA/ARO
Sce Sinistre MAMA DELEGATION
Sce Sinistre MAMA/NY HAVANA
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nquête
Inspection G
énérale
Sec de D
irection
Contrôleur Interne
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ALA
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SY
(MA
MA
)
Source : Cellule Communication, MAMA
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2-2- Structure et tâches du service comptabilité :
Le service Comptabilité se compose de neuf (9) comptables, trois (3) aides
comptables, un (1) caissier central, deux (2) encaisseurs, vingt-neuf (29) caissiers dont huit
(8) dans les agences et vingt et un (21) dans les délégations.
Ces différents acteurs ont pour tâches respectives :
Le dépouillement Caisse (aides comptables et comptables) qui consiste à faire un
rapprochement entre les feuilles de caisse et les bordereaux des encaissements. Il consiste
également à distinguer les éléments sans TACAVA avec ceux avec TACAVA (Taxe Annexe
sur les Contrats d’Assurance de Véhicules Automobiles).
La Banque s’occupe du traitement de toutes les opérations bancaires (prise en charge des
entrées et des sorties d’une part, et du rapprochement bancaire d’autre part)
Les entrées comprennent les versements par chèques, les versements en espèces, les
intérêts bancaires, les loyers à encaisser...
Les sorties, en revanche, comprennent le paiement des sinistres, les divers impôts
taxes à payer (TVA, IR, TACAVA, IRSA), les loyers à payer, les Agios et divers frais
bancaires.
Ci-après les banques partenaires de la MAMA : Antananarivo (BFV Ampefiloha,
BOA Soarano, BNI Antsahavola, ACCES BANQUE Antsahavola), et dans les régions
(BFV : Antsiranana, Fianarantsoa, Mahajanga, Manakara, Morondava, Tamatave, Fort
Dauphin, Antsirabe, Toliara, Sambava, Farafangana, Nosy-Be Hell Ville ; BOA : Ambanja,
Ambatondrazaka, Ambositra, Antsohihy, Toamasina ; BNI : Antsirabe, Fianarantsoa, Toliara
et Moramanga).
L’établissement des chèques consiste à établir des chèques pour le règlement des dossiers
sinistres matériels d’une part et d’autre part pour le paiement des factures (achats divers) et
d’autres prestataires ainsi que des acomptes des fournisseurs.
La prise en charge des salaires consiste à la comptabilisation des salaires, la récapitulation des
totaux de salaires, paiement mensuel de l’IRSA, paiement trimestriel CNAPS et OSTIE... Le
responsable de cette tâche est en étroite collaboration avec le Service Paie.
Quant à la prise en charge des divers fournisseurs et prestataires, elle concerne le suivi de tous
les mouvements liés aux fournisseurs (téléphonie fixe et mobile, JIRAMA, imprimeries) et
autres prestataires et du suivi des comptes leur concernant également.
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13
Il est à noter que ces divers agents ne font pas d’imputation comptable mais des prises
en charge (calcul préalable à l’enregistrement, constatation des opérations). C’est le CDCF
qui s’occupe de la journalisation. La prise en charge consiste à faire des dépouillements de
tous les opérations en les classant d’abord par agence/délégation, puis par catégories
d’opérations (caisse, banque, charges de personnel, charges sur sinistres…)
Figure N°02 : Organigramme de la Direction Financière
Source : Direction Financière
En guise de conclusion, cette deuxième section nous a permis de constater d’une part,
comment se présente l’organisation générale de la Mutuelle vu sous l’angle de sa structure et
d’autre part, l’organisation au sein du Service Comptabilité.
Pour conclure, ce chapitre nous a permis, d’une part, de connaître la Mutuelle d’abord
sous l'angle de son identité, de son activité et de son histoire ; et d’autre part il nous donne un
aperçu global de sa structure organisationnelle ainsi que la présentation du Service
Comptabilité. Entrons à présent dans le deuxième chapitre réservé à la présentation des
procédures d’organisation du système comptable au sein de la MAMA.
Directeur Financier
Chef du Département Comptabilité et Finance
Chef comptable/ Chef du Service Finance
Adjoint au Chef du Service Fin.
Caissiers : Agences (8) et Délégations (21)
Caissier central
Encaisseurs (2)
Comptables
(10)
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Chapitre II : Procédures d’organisation du système comptable au sein de la
MAMA
Comme dans toute entreprise, il existe diverses règles et procédures au sein de la
MAMA, et ceux-ci afin de mieux organiser les différentes tâches à faire par chacun des
membres du personnel comptable. Ces diverses règles et procédures retracent les étapes à
suivre dans l’exécution des tâches ainsi que les rôles joués par chacun pour une bonne
synergie.
Ainsi, le présent chapitre va parler de ces diverses règles et procédures vues sous deux
angles bien distincts, à savoir : du point de vue des procédures administratives d’une part, et
d’autre part du point de vue des procédures comptables.
Section 1 : Procédures administratives
Cette section nous montre du point de vue des procédures administratives comment
circulent les documents comptables au sein du système existant. Elle nous apprend également
la méthode et les moyens utilisés par la MAMA dans le suivi des règles et des procédures et
enfin, elle nous retrace la qualification du personnel.
1-1- Circuit des documents comptables :
Dans toute entreprise, plusieurs types de documents circulent en véhiculant différents
types d’informations. Ces documents matérialisent les opérations effectuées et sont considérés
comme des supports juridiques aux écritures comptables.
Toutefois pour des raisons de sécurité et pour qu’on puisse effectuer des contrôles
réguliers, ce circuit doit être présenté conformément à la succession des opérations retracées
dans les procédures. Dans notre cas, ce circuit se présente comme suit :
Figure N°03 : Circuit des documents comptables
Source : recherche personnelle
Agences et délégations
Siège Directeur Financier (DF)
Secrétaire du DF
Service Comptabilité
Chef comptable/Chef du Service Finance
Chef du Département Comptabilité et Finance (CDCF)
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Agences et Délégations : Etablissent toutes les relations avec les adhérents (les clients) et
déclenchent l’offre de service (vente de contrat d’Assurance).S’occupent également du
recouvrement de tous les pièces comptables et de leur envoi sous forme de courriers vers le
Siège.
Siège : Reçoit les courriers venant des Agences et des Délégations par l’intermédiaire
d’Agents de réception des courriers. Après triage, les courriers destinés à la Direction
Financière sont transmis au Directeur Financier.
Directeur Financier (DF) : Reçoit et contrôle tous les courriers destinés à la Direction
Financière, trie les courriers selon leur origine et leur date d’arrivée et transmet à sa secrétaire.
Secrétaire du DF : Note et enregistre les courriers suivant le triage fait par le DF, effectue le
despatch des courriers aux différents Services de la Direction Financière.
Service Comptabilité : A partir des courriers, les aides comptables et les comptables
effectuent le dépouillement des courriers, la prise en charge des courriers (écriture de
constatation sur Excel) et transmet les données au Chef comptable/Chef du service Finance
pour contrôle.
Chef comptable/Chef du Service Finance : contrôle les prises en charge effectuées par les
aides comptables et les comptables, effectue le suivi des entrées et des sorties des fonds et le
rapprochement des données de la Direction Financière à celles du Service Statistique et
réassurance. Transmet également les données comptables contrôlées au CDCF pour
affectation comptable.
CDCF : Reçoit les données du Chef comptable/Chef du service Finance et effectue
l’affectation comptable de toutes les opérations (vérification des pièces comptables, saisie au
journal…) et ordonne après leur traitement le classement des pièces comptables. Il est tenu de
préciser que tous les circuits des documents comptables aboutissent auprès du CDCF. Le
Directeur Financier ne joue qu’un rôle de représentation.
Notons que les documents comptables envoyés depuis les agences ou les délégations
diffèrent les uns des autres, et ceci afin d’assurer la fiabilité voire faciliter la conservation. Les
pièces comptables sont toujours accompagnées d’une feuille de caisse et d’un bordereau des
encaissements récapitulant toutes les opérations effectuées au cours d’une journée.
1-2- Suivi des règles et des procédures :
Les procédures sont mises en place afin de mieux appréhender une bonne répartition et
un bon enchaînement des tâches. Toutefois, comme mesure d’accompagnement, des
dispositifs sont mis en place afin de pouvoir effectuer des suivis sur l’application de ces
procédures. PDF Editor
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Dans notre cas, sous l’égide de la Direction Inspection Générale, le contrôleur interne
assiste les responsables dans le contrôle de l’application des notes de service et du suivi de
leur mise en œuvre au sein de tous les Directions, Départements et services de la MAMA. En
effet, Il suit de près et de façon systématique la circulation des documents depuis leur
établissement jusqu’à leur règlement et leur classement par les comptables.
Afin d’illustrer ce qui a été dit, prenons comme exemple le cas d’un achat de mobilier
de bureau.
La démarche de son approche va permettre tout d’abord de déterminer qui a
déclencher la commande ? Quand a été passée la commande ? Quelle quantité a été
commandée ? A quel fournisseur s’est-on s’adressé ?
Ensuite, il va suivre de près la circulation des documents afférents à l’opération
d’achat : bon de commande, bon de livraison, bon de réception, facture…
Qui a déclenché la commande ?
Il s’agit de déterminer le service initiateur de la commande, C'est-à-dire celui qui a
émis la demande de prestation permettant l’élaboration d’une demande d’achat à adresser aux
responsables leur informant d’un quelconque besoin. Ces derniers vont ensuite ordonner
l’élaboration d’un bon de commande si l’achat est justifié.
Quand a été passé la commande ?
Il s’agit ici de déterminer la date exacte du lancement de la commande.
Quelle quantité a été commandée ?
Il s’agit de déterminer la quantité exacte qui a été commandée.
A quel fournisseur s’est on adressée ?
Il s’agit d’identifier le(s) fournisseur(s) qui a (ont) reçu, exécuté et livré la commande.
Concernant les documents comptables, ces derniers vont subir une série de contrôle
pour un bon suivi de l’opération : le bon de commande, le bon de livraison et le bon de
réception vont être rapproché (pour faire le rapport quantité commandée, livrée et
réceptionnée). Pour le cas de la facture, le Contrôleur interne va suivre la démarche de son
traitement par le comptable concerné : depuis la prise en charge au transfert de la facture
auprès du CDCF pour affectation comptable.
1-3- Qualification du personnel :
L’un des éléments qui constituent et qui assurent la sécurité de l’entreprise est la
qualification de son personnel. Si une entreprise veut rester compétitive avec ses principaux
concurrents, posséder un personnel compétent et habile dans l’exécution des tâches est
primordiale. PDF Editor
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Or, dans notre cas, la question de qualification du personnel est assez délicate. Nous
allons parler ici uniquement du personnel comptable puisque le stage a été effectué au sein du
Service Comptabilité dans la Direction Financière.
D’abord, le personnel comptable se divise en deux catégories : les aides comptables et
les comptables. Cependant, on ne sait pas encore comment distinguer ces deux catégories l’un
de l’autre puisqu’ils exécutent encore actuellement les mêmes tâches (cas des dépouillements
caisse et banque) et il y a aussi confusion des tâches entre agent financier et agent comptable
parce que tout le personnel comptable fait à la fois la tâche d’agent comptable et d’agent
financier.
De plus, la désignation d’un membre du personnel comptable à un poste quelconque
au sein de chaque Direction ne dépend pas de ses compétences mais de son ancienneté même
si celui-ci n’a pas l’expérience et les aptitudes requises pour un tel ou tels poste.
Ainsi, cette section nous a permis de voir dans un premier temps la circulation des
documents comptables, puis le suivi des règles et des procédures et enfin dernièrement la
qualification du personnel. Passons maintenant dans la présentation des procédures
comptables.
Section 2 : Procédures comptables
La présente section nous apprend à connaître comment se présente l’organisation de la
Mutuelle du point de vue des procédures comptables. Ainsi, trois points essentiels vont être
étudiés ici, à savoir : les opérations courantes chez la MAMA, le traitement des informations
comptables ainsi que le contrôle de ces informations.
2-1- Les opérations courantes chez MAMA :
Les opérations traitées au sein du service comptabilité sont nombreux : achats
d’immobilisation, encaissement des primes d’Assurance, règlement des sinistres matériels…
2-1-1- Achat d’immobilisations :
Généralement, au sein de la MAMA, l’achat se déroule de la façon suivante (cas
d’achat de fournitures de bureau) :
Une commande est déclenchée lorsque le service Approvisionnement constate que la
quantité stockée de fournitures de bureau est moindre. Celui-ci va donc recourir à l’émission
d’une demande de prestation (visée et apposée du cachet du responsable compétent) auprès
du service Administratif qui établit à son tour la demande d’achat. Des agents sont ensuite
désignés pour effectuer une étude de marché et C’est en fonction du rapport de cette étude de
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marché que le Directeur Administratif et du Personnel (DAP) va donner ou non son accord
pour le choix du fournisseur et le lancement de la commande.
Lors de la réception, une délégation de réception est créée. Cette délégation a pour rôle
de vérifier la conformité de l’article livré à celui commandé : caractéristiques techniques,
rapport quantité livrée et quantité commandée (Rapprochement entre BC et BL ) et
établissement d’un BR standard et pré-numéroté dont les doubles sont systématiquement
envoyées au magasin et auprès du service Comptabilité.
Au moment de la constatation des dettes, les doubles du BC et du BR font l’objet
d’une transmission systématique auprès du service comptabilité. Le comptable concerné va
ensuite procéder à l’organisation suivante : attribution de numéro interne à la facture,
oblitération des doubles de la facture par « DUPLICATA NE PAS ENREGISTRER »,
classement des factures non vérifiées, rapprochement des pièces comptables (facture, BC,
BR), vérification de la facture, instruction écrite sur la TVA, envoi de la facture auprès du
CDCF pour affectation comptable et classement en attente de l’échéance.
Lors du paiement de la facture, un avis de décision est transmis aux directions
commerciale, administrative et du personnel, financière et à la Direction Générale afin de
demander leur accord pour le paiement. Après vérification, on appose sur l’original de la
facture le cachet « BON A PAYER » et sur les doubles « DUPLICATA » (Service Finance).
Ensuite, ce service va inscrire un numéro de référence sur la facture enregistrée. Après
paiement, l’inscription « PAYE » est apposée sur la facture payée.
Figure N°04 : Processus d’achat des immobilisations
Source : recherche personnelle
Service Appro : Etablissement de la DP
Service Adm : réception de la DP, établissement de la DA
Agents Adm : étude de marché (sélection de FRNS et comparaison des prix)
DAP : accord pour le choix du FRNS et pour le lancement de la commande
Délégation de réception : réception de la livraison (rapport BC et BL)
Comptable : prise en charge de la facture
Service finance : émission d’un avis de décision pour le paiement, paiement et inscription de numéro de référence à la facture payée.
CDCF : comptabilisation du paiement
CDCF : contrôle et affectation comptable
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2-1-2- Encaissement des primes d’Assurance (au niveau des caisses Agences et Délégations) :
L’encaissement des primes se fait au niveau des caisses Agences et Délégations.
La caisse est tenue journalièrement par le caissier et fait l’objet d’arrêté à la fin de la
journée suivi d’un contrôle par billetage effectué par le Directeur d’Agence ou de Délégation.
Les opérations sont inscrites dans les folios de caisses munies de leurs pièces
justificatives respectives.
Les Agences et Délégations ne sont autorisées à engager des dépenses que lorsque
ceux-ci ont fait l’objet d’établissement d’un ordre de dépense (OD). Ainsi, par mesure de
sécurité, toutes les sommes encaissées doivent être versées intégralement en banque.
Généralement, on n’effectue dans les Agences et Délégations que la prise en compte
des opérations, mais la comptabilité s’effectue uniquement au siège après l’envoi de toutes les
pièces justificatives de puis les Agences et délégations.
La MAMA attribue à la caisse le compte 53, leur distinction réside dans la
subdivision. Le compte caisse est débité ou crédité en fonction des opérations effectuées
(encaissement ou décaissement)
Prenons exemple sur le cas d’un encaissement de prime d’une valeur de 10 000 Ar le
12/04/N par le client Randria, auprès de l’Agence Ampasampito (PSP).représenté par le
compte 53204. L’écriture passée par le CDCF se présente comme suit :
Date Libellés Référence Comptes à
débiter
Compte à
créditer
12/04/N Encaissement de prime PC N°xxxx 53204 465RAN
12/04/N Encaissement de prime 10 000 10 000
Lors du versement en banque (BNI Antsahavola), l’écriture se fait en deux étapes :
Dans le compte caisse :
Date Libellés Référence Comptes à
débiter
Comptes à
créditer
12/04/N Virement interne PC N°xxxx 588204 53204
12/04/N Virement interne 10 000 10 000
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Dans le compte banque :
Date Libellés Référence Comptes à
débiter
Compte à
créditer
12/04/N Versement en banque Reçu N°xxxx 52202201 588204
12/04/N Versement en banque 10 000 10 000
La banque est débitée après solde du compte de virement interne 588204.
Figure N°05 : Processus d’encaissement des primes
Source : recherche personnelle
2-1-3- Règlement des sinistres matériels :
Le règlement des sinistres matériels se fait de la manière ci-après :
Après réception d’une quelconque déclaration, le Service Sinistre matériel effectue des
analyses approfondies sur le dossier (composé d’une copie de la déclaration d’accident, un PV
de la Police ou de la Gendarmerie, un rapport d’expertise avec des photos, une analyse de bon
de caisse,…), une fiche d’avis de décision est ensuite transmis aux Directions commerciale,
Administratif et du Personnel, Financière et à la Direction Générale leur demandant
autorisation de paiement. Si le paiement est autorisé, un ordre de paiement émanant de la
Direction Générale est remis au Service Finance qui transmet à son tour cet ordre au
comptable responsable de l’établissement des chèques. Le comptable concerné établit le
Agences et délégations :
Encaissement des primes d’Assurance, inscription des opérations dans les livres de caisse.
Bureau des agences et délégations : transcription dans les bordereaux des encaissements.
Service statistique : Décorticage et comptage des attestations
Agences et délégations : envoi de toutes les pièces au Siège.
Siège : réception des courriers, transmission des courriers à la Direction Financière.
Direction Financière : contrôle et despatch des courriers auprès du Service Comptabilité
Service Comptabilité : Dépouillement, prise en charge des opérations bancaires,…
CDCF : contrôle et affectation comptable
Service Comptabilité : classement des documents comptables.
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chèque et le transmet au Directeur Financier, Directeur Commercial, Directeur Administratif
et du Personnel, et par conséquent le Directeur Général pour visa et signature. Ensuite le
comptable constate l’émission de chèque et le transmet au CDCF pour affectation comptable
(journalisation du paiement) et ce dernier ordonne ensuite au comptable le classement de la
copie du chèque émis.
Figure N°06 : Processus du règlement des sinistres matériels
Source : recherche personnelle
2-1-4- Prise en charge des opérations bancaires :
Cette opération consiste à faire le suivi des opérations bancaires faites dans une
banque de la MAMA et de prendre en charge tous les comptes relatifs à ces opérations.
Les deux comptables concernés par cette tâche effectue le suivi des opérations
d’entrées et de sorties de fonds et effectue également les états de rapprochement bancaire
mensuel.
Généralement, le compte banque se présente comme suit :
Département Sinistre Matériel : Réception de la déclaration, élaboration et analyse de dossier sinistre, envoi d’un avis de décision aux différentes Directions
Direction Générale : après avoir reçu tous les avis, lance un ordre de paiement et transmet au Service Finance.
Service Finance : reçoit l’ordre de paiement et remet au comptable responsable de l’établissement des chèques
Service Comptabilité : établit le chèque, transmet aux Directions Com, Adm et du Pers, Fin pour visa et signature.
Les Directions Com, Adm et du Pers, Fin : vise et signe le chèque, remet le chèque au comptable.
Service Comptabilité : prise en charge du chèque, transmission du chèque au CDCF pour affectation comptable
CDCF : enregistrement au journal du paiement et ordonne le classement de la copie du chèque.
Service comptabilité : classement de la copie du chèque
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Tableau N°02 : Présentation du compte Banque
Débit Crédit
- Versement en espèces à la Banque
- Versement par chèque
- Virement Bancaire
- Extourne
- Commission sur chèques impayés
- Intérêt Créditeur
- AGIO
- TVA sur AGIO
- Commission chèques
- Commission Bancaire
- Paiement des Tiers
- Construction
- Frais d’attestation
- Virement IRSA/ TVA
- Paiement Sinistre corporel et matériel
- Achat
- Frais de facture téléphonique (TELMA, ZAIN)
- Internet
Source : Service Comptabilité, MAMA
2-1-5- Prise en charge des salaires et autres charges du personnel :
Le compte salaires se présente comme suit :
Tableau N°03 : Présentation du compte salaire
Débit Crédit
- Salaire des Directeur
- Salaire du personnel (Tana et Délégations)
- Heures supplémentaires
- Indemnités de caisse
-Indemnités de permanence, de
remplacement, de chauffeur, de gardiennage,
de déplacement, de représentation,
d’astreinte, de responsabilité, de risques...
- Rémunérations dues
- Avances sociales
- Pension alimentaire
- IRSA
- CNAPS
- OSTIE
- Loyer
- Avance actuelle
Source : Service Comptabilité, MAMA
Cette opération consiste à prendre en charge les salaires (rémunérations dues) et autres
charges du personnel (pension alimentaires, CNAPS, OSTIE,...).
Après avoir reçu les états récapitulatifs des salaires venant du Service Paie, le
comptable concerné effectue le dépouillement de ces états, effectue le calcul des salaires et
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l’écriture de constatation. Le comptable concerné effectue également le paiement mensuel de
l’IRSA, le paiement trimestriel des retenues (CNAPS, OSTIE...) ainsi que le recoupement de
données enregistrées sur Excel avec les éléments ci-après : facture d’honoraire des avocats ou
des experts, loyer des délégations, JIRAMA (Agences et Délégations),...
2-2- Le traitement des informations comptables :
Nous allons voir sur ce point comment la Mutuelle traite-t-elle les informations
financières en nous focalisant sur les outils de travail, les comptes utilisés et enfin le mode de
classement des données.
2-2-1- Les outils de travail :
Dans la réalisation de ses travaux, le Service Comptabilité dispose de trois outils :
Microsoft Excel pour la prise en charge des opérations, le PCAss comme référence
comptable, et le Logiciel comptable EBP Comptabilité.
2-2-1-1- Microsoft Excel : est généralement utilisé pour la prise en charge
(dépouillement des courriers, enregistrement et classement de tous les mouvements d’entrée
et de sortie...).
Tous les courriers subissent des dépouillements lors de leur arrivée au sein du Service
Comptabilité. C’est une opération primordiale car les tâches des comptables en dépendent.
Le dépouillement se déroule de la façon suivante : D’abord, le comptable vérifie si le
courrier est complet, puis il fait le rapprochement entre les opérations inscrites sur les feuilles
de caisse et les bordereaux des encaissements, ensuite il distingue les éléments sans
TACAVA des éléments avec TACAVA. Ainsi, on obtient deux types de recettes (recette sans
TACAVA et celle avec TACAVA) et des coûts police sans et avec TACAVA, des droits
d’entrée avec et sans TACAVA, des coûts accessoires avec et sans TACAVA, des pochettes
et des journaux MAMA.
Nous pouvons voir ci-après, un exemple de dépouillement, opération très courante au
sein du service Comptabilité. (Le CPST s’élève à 2508 Ar et CPT à 2748 Ar, DEST et DET à
1000 Ar, les pochettes à 500 Ar et les journaux MAMA à 300 Ar).
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Tableau N°04 : Ex de dépouillement
Date N°
Folio
N° OD Libellés Recettes Dépenses Classement Soldes
01/10/2010 7722-
7730
RST 2747667 RST
01/10/2010 RT 1512997 RT
01/10/2010 CPST 65208
(2508*26)
Accessoires
sans TACAVA
01/10/2010 CPT 90684
(2748*33)
Accessoires
avec TACAVA
01/10/2010 DEST 4000
(1000*4)
RESERVES
01/10/2010 DET 10000
(1000*10)
RESERVES
01/10/2010 CAT 2364 Accessoires
avec TACAVA
01/10/2010 Pochettes 26000 POCHETTES
01/10/2010 CST 2652459 Enc. sans
TACAVA
01/10/2010 CT 1409949 Enc. avec
TACAVA
01/10/2010 Versement
espèces
3430000 Virement
interne
01/10/2010 Versement
chèques
136215 Virement
interne
01/10/2010 Versement
espèces
664642 Virement
interne
01/10/2010 224796 Crédit
(Septembre)
20000 TELEPHONE
01/10/2010 224795 S&R T 9807 S&R
TOTAL 4260664 4260664 0
Source : Service Comptabilité, MAMA
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On effectue aussi sur Excel les opérations telles la prise en charge des opérations
bancaires, la prise en charge des salaires, la prise en charge des fournisseurs et autres
prestataires, le classement des chèques émises et reçues.
2-2-1-2- Le PCAss (Plan Comptable des Assurances)
Le PCAss est adopté par la MAMA comme référence comptable. Cette référence
retrace est dicte les obligations qu’un établissement d’Assurance doit respecter dans
l’exécution de ses fonctions.
Ci-après les sept classes de comptes proposés par le PCAss :
Classe 1 (Capitaux permanents et Emprunts), Classe 2 (Placements), Classe 3 (Provisions
Techniques), Classe 4 (Comptes de tiers et de régularisation), Classe 5 (Autres Actifs), Classe
6 (Charges), Classe 7 (Produits).
Cependant, l’application du PCAss est actuellement impossible du fait qu’il n’existe
pas encore de logiciel comptable contenant un plan comptable relatif aux opérations
d’assurance.
Ainsi, La MAMA a opté pour une personnalisation du plan comptable de la manière
suivante : la classe 1 (comptes de Capitaux), la classe 2 (comptes des placements et
immobilisations), la classe 3 (comptes de provisions techniques), la classe 4 (comptes de tiers
et de régularisation), la classe 5 (Autres Actifs d’exploitation), la classe 6 (comptes des
charges sur sinistre), la classe 7 (comptes des produits) et enfin, la classe 9 est spécialement
conçue afin d’enregistrer les charges par nature.
2-2-1-3- Le logiciel EBP Comptabilité :
C’est le logiciel de comptabilité choisie par la MAMA pour le traitement de ses
informations financières. Toutefois, il est utile de préciser ici que le logiciel n’est pas encore
opérationnel chez MAMA, mais elle est utilisée sur recommandation de l’expert comptable,
afin de rendre plus crédible les informations issues de la Comptabilité Générale, et ceci
uniquement au niveau du CDCF.
Cependant, la version de ce logiciel que la MAMA utilise actuellement ne répond pas
encore à ses besoins, car il n’y a pas de plan de compte adapté aux opérations d’Assurances.
Ainsi, il est impossible pour le moment de faire appliquer littéralement le PCAss. Toutefois,
les responsables ont effectués des paramétrages pour faire apparaître approximativement la
présentation des comptes conformément à celle proposée par le PCAss. Comme tout logiciel
de Comptabilité, il contient plusieurs menus :
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- Le plan : il contient la liste des comptes du plan comptable de la société, la liste des
comptes particuliers propres aux clients et aux principaux fournisseurs et autres
prestataires.
- La saisie qui permet de comptabiliser les écritures
- La consultation qui contient l’interrogation et le lettrage, la recherche
- L’état qui permet l’édition des états financiers, du journal, du grand livre et de la
balance.
2-2-2- Les comptes :
2-2-2-1- Structure :
Le numéro des comptes de la MAMA se présente comme suit :
- Les trois premiers chiffres correspondent aux initiales du plan comptable, autrement dit le
compte général
- Les trois chiffres suivant ont une signification variable selon le type du compte
- Particulièrement pour les comptes des fournisseurs, ont a inséré leurs initiales pour les
distinguer les uns des autres. Ex : 469TOY001000000 correspond au compte du
fournisseur TOYOTA RASSETA.
- Les trois derniers chiffres indiquent la chronologie.
2-2-2-2- Typologie des comptes :
Il existe deux types de comptes : comptes pivot et comptes auxiliaires.
- Les comptes pivot : sont composées des comptes de virement interne (caisse et
banque) pour le virement des fonds encaissés par les Agences et les Délégations vers
le Siège.
- Les comptes auxiliaires : sont composés des comptes particuliers attribués à chaque
client et fournisseur à crédit de la Mutuelle.
2-2-3- Classement des données comptables :
En Comptabilité, les pièces justificatives constituent des supports aux données
comptables et leur conservation contribue à faciliter ultérieurement toute recherche
d’informations.
Ainsi, le système de classement des pièces justificatives doit répondre au principe de
rapidité de recherche et de sécurité du classement.
Classer les pièces justificatives n’est pas suffisant, il faut également envisager la
sécurité du classement afin de les préserver de tout agression (perte, destruction, fuite
d’informations…).
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Dans notre cas, ce classement se présente comme suit : Après l’imputation des
opérations comptable, le personnel comptable reçoit des instructions émanant du CDCF, leur
ordonnant de classer les pièces comptables. Ces derniers disposent de placards individuels
leur permettant de classer ces pièces.
Les documents anciens sont transférés en archive auprès d’un agent administratif après
obtention d’un accord émanant du DAP.
2-3- Contrôle des informations comptables :
Cette fonction est également très délicate en ce qui concerne le système d’organisation
comptable au sein de la MAMA. Ceci est du au cumul de fonction exercé par le CDCF. Au
fait, il exerce à la fois la fonction d’enregistrement et la fonction de contrôle. Ceci se
manifeste par le fait que C’est le CDCF qui fait l’affectation comptable des opérations sur
EBP et en fait également le contrôle.
En guise de conclusion, cette dernière section nous a permis de voir tout d’abord, les
opérations courantes traitant les informations financières au sein de la MAMA, ensuite elle
nous retrace les outils utilisés pour le traitement des informations et enfin le contrôle des
informations comptables.
Pour conclure, ce chapitre nous a permis de voir les procédures d’organisation du
système comptable au sein de la MAMA, aperçues sous deux angles : d’une part, du point de
vue des procédures administratives (circuit des documents comptables, suivi des règles et des
procédures, qualification du personnel) et d’autre part, du point de vue des procédures
comptables (opérations courantes chez la MAMA, traitement des informations comptables,
contrôle des informations comptables).
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Bref, cette première partie nous a permis d’avoir une vue d’ensemble sur la MAMA,
tout d’abord sur son identité et ses activités, son historique, puis sur sa structure
organisationnelle. Elle évoque ensuite les activités et les prestations qu’elle offre à ses clients.
Enfin, elle montre les différentes procédures administratives et comptables qui existent au
sein de la MAMA.
Abordons à présent la partie suivante consistant à faire des diagnostics nous
permettant de dégager les éventuelles anomalies pouvant gêner le bon fonctionnement du
système.
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PARTIE II :
ANALYSE DE L’EXISTANT
SUIVANT L’APPROCHE
THEORIQUE
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La présente partie opère suivant l’approche théorique une analyse en vue de
déterminer les principales anomalies et dysfonctionnements du système d’organisation
comptable au sein de la MAMA. Elle sera donc également divisée en deux chapitres à savoir : L’approche théorique de l’analyse incluant dans une première section des notions sur
l’Assurance (définitions et principes, types d’Assurance, histoire de l’Assurance), et dans une
deuxième section des notions sur la Comptabilité et le système d’organisation comptable ainsi
que des notions sur le Contrôle Interne et le Contrôle de Gestion. Analyses et diagnostics
proprement dits incluant notamment l’étude des points forts (dont l’utilisation de pièces
prénumérotées, respect des échéances, performance au niveau de la gestion des quittances) et
des points faibles (lenteur administrative, mauvaise répartition des tâches...).
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31
Chapitre I : Approche théorique de l’analyse
Ce chapitre consiste à nous éclairer sur les théories dont l’analyse est basée. Dans une
première section, nous allons voir quelques notions sur l’Assurance (définitions, principes,
histoire...) et dans une deuxième section des notions sur la Comptabilité et le système
comptable ainsi que sur le Contrôle Interne et le Contrôle de gestion.
Section 1 : Notions d’Assurance1
Cette section nous retrace des renseignements concernant le domaine de l’Assurance.
Elle relate dans un premier temps des définitions couramment employées dans le domaine de
l’Assurance et des principes le régissant, ensuite elle nous énonce les types d’Assurance et
enfin nous raconte l’histoire de l’Assurance.
1-1- Définitions et principes de l’Assurance :
Nous allons aborder ici les termes et définitions ainsi que les divers principes usités
dans le domaine de l’Assurance.
1-1-1- Définitions :
Assurance : L’assurance est le fait par un assureur de prendre en charge un ensemble de
risques et de le compenser conformément aux lois de la statistique. (L’assurance expliquée à
ses usagers par Jacques Deschamps)
L’assurance est aussi l’organisation de la solidarité entre les hommes.
C’est également une opération par laquelle l’assureur s’engage à indemniser l’assuré
en cas de réalisation d’un risque déterminé, moyennant le paiement au préalable d’une prime
ou d’une cotisation.
Contrat d’assurance : Convention par laquelle une partie, l’assuré, se fait promettre
moyennant une rémunération (la cotisation ou prime), pour lui ou pour un tiers, en cas de
réalisation d’un risque, une prestation par une autre partie, l’assureur, qui, prenant en charge
un ensemble de risques, les compense conformément aux lois de la statistique.
Police d’assurance: Document qui matérialise le contrat d’assurance. Ceci doit être apposé des
signatures des deux parties (l’assureur et l’assuré)
Cotisation (Prime): Somme versée par l’assuré à l’assureur en contrepartie de la prise en
charge du risque.
Assureur : C’est la partie qui a l’obligation selon le contrat d’assurance d’indemniser le
titulaire de la police si un événement assuré survient.
1 Microsoft Encarta 2008 Code des Assurances Malagasy PDF Editor
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Assuré (le titulaire de la police) : C’est la partie qui a droit a l’indemnisation selon un contrat
d’assurance si un événement assuré survient.
1-1-2- Principes de l’Assurance :
L’assurance s’appuie sur la compensation des risques. Les victimes sont
dédommagées grâce aux contributions versées par la collectivité des cotisants. Grâce au calcul
de probabilités (évaluations) réalisé par un actuaire, l’assureur est en mesure de prévoir les
charges qu’il aura à supporter du fait des risques qu’il couvre en établissant ses polices
d’assurance. La loi des grands nombres permet, en effet, d’établir les lois de survenance et de
fréquence des risques, aboutissant à la détermination du montant des polices d’assurances
auquel s’ajoutent les frais de gestion de l’assureur. En d’autre terme, l’indemnisation est
fonction de la fréquence des sinistres et de la valeur assurée.
1-2- Types d’Assurance :
D’une façon générale, il existe quatre grandes catégories d’Assurances à savoir :
1-2-1- Assurances dommages : Les assurances de dommages, qu’elles soient
maritimes ou non, couvrent une grande variété de risques tels que l’incendie, le vol, le dégât
des eaux, le bris de glaces, ou encore les dégradations consécutives aux intempéries.
L’indemnisation s’opère sur la base d’une déclaration de sinistre, et prend effet à partir d’un
certain montant que l’on appelle la franchise. Dans un très grand nombre de cas, les
assurances de dommages se doublent d’une assurance au tiers, couvrant la responsabilité
civile de l’assuré (par exemple, dans le cas de destructions causées par un incendie).
1-2-2- Assurances de personnes : Les assurances de personnes se présentent comme
des contrats prévoyant le versement d’un capital ou de rentes à un bénéficiaire en cas de
décès, moyennant le paiement de primes par le souscripteur. Contrairement au risque couvert
par les assurances de biens, le risque couvert par les assurances de personnes se produit
inévitablement ; seule la date de réalisation (dans le cas d’un décès, par exemple) reste
inconnue. La possibilité de sa survenance à chaque âge de la vie peut être déterminée grâce
aux lois de la probabilité, ce qui permet ainsi aux actuaires de calculer le montant des primes
devant être demandées chaque année aux souscripteurs.
L’assurance-vie ouvre droit pour les bénéficiaires au versement d’une somme
forfaitaire ou d’un revenu régulier. En général, le souscripteur doit effectuer une visite
médicale préalable. Les primes d’assurance sont versées selon les dispositions du contrat,
mais l’assuré peut obtenir une avance sur sa police et dispose alors de l’argent qu’il a versé à
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l’assureur. Il peut aussi racheter son contrat ou obtenir une réduction du montant des primes à
venir.
Les assurances souscrites par des individus se distinguent des assurances de groupe.
Les assurances individuelles se répartissent en assurance en cas de décès et en assurance en
cas de vie.
1-2-2-1- Assurance en cas de décès : La souscription d’une assurance-vie
entière permet au bénéficiaire de recevoir le paiement de la valeur nominale de la police lors
du décès de l’assuré. Pour s’assurer de pouvoir effectivement bénéficier du montant de la
police, sans risquer de tout perdre en cas de résiliation du contrat, l’assuré doit souscrire une
police à valeur réelle. Il peut, dans ce cas, parvenir à percevoir le montant de la valeur de
rachat de la police souscrite et mettre fin à son contrat, ou obtenir le versement partiel de la
valeur d’une police d’assurance-vie entière, ou encore se voir attribuer, durant une période
déterminée, une assurance temporaire correspondant à la valeur nominale de la police
souscrite. Une clause d’emprunt, stipulée dans ce type de police, permet à l’assuré
d’emprunter à tout moment et dans des conditions déterminées l’équivalent de la valeur de
rachat de son assurance.
L’assurance temporaire décès ne couvre ce risque que dans la mesure où il survient
avant l’arrivée du terme fixé par le contrat d’assurance. Si l’assuré est toujours vivant au
terme du contrat, et à défaut de renouvellement, le contrat devient sans objet. L’assuré peut
renouveler son contrat pendant une période définie, mais le montant des primes à verser
augmentera à chaque reconduction du contrat dans la mesure où il est calculé en fonction de
l’âge de l’assuré au moment dudit renouvellement. Les assurances temporaires comportent
généralement des clauses qui permettent à leur titulaire de les échanger contre des polices
d’assurance-vie entière. L’assurance-vie de crédit consiste en des assurances temporaires qui
couvrent les risques liés à un emprunt, puisqu’elles prévoient le remboursement de l’emprunt
si l’assuré vient à décéder. Le montant couvert par cette assurance diminue à mesure que la
dette est remboursée.
1-2-2-2- Assurance en cas de vie : Lorsqu’une assurance de capital différé est
souscrite, souscripteur et bénéficiaire se confondent en une seule et même personne. Si cette
personne est toujours en vie à une date précisée dans le contrat, l’assureur lui verse un capital
d’un montant déterminé. Le versement de la rente peut être immédiat si le souscripteur verse
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un capital constitutif de rente au moment de la signature du contrat. Ce type d’assurance n’est
pas transmissible aux héritiers en cas de décès.
1-2-3- Assurances mixtes : Les prestations des polices d’assurance mixtes ordinaires
sont payables à la mort de l’assuré ou à une date d’échéance déterminée si ce dernier est
vivant. L’assurance à terme fixe prévoit, quant à elle, la date à partir de laquelle les
prestations de l’assureur commencent. En outre, toutes deux se distinguent par la nature des
risques couverts.
Le versement des primes commence généralement le jour de la signature du contrat et
se termine à son échéance. Le paiement peut, toutefois, porter sur un nombre limité d’années
ou s’effectuer en une seule fois de manière forfaitaire. Le montant des primes correspondant à
ces types de police est nettement supérieur à celui d’autres assurances dans la mesure où la
valeur réelle de cette police croît très rapidement. Ces polices d’assurance conjuguent épargne
et assurance, et peuvent être utilisées à des fins diverses (pour financer ses études, garantir un
emprunt en constituant une hypothèque, ou capitaliser en vue de sa retraite).
1-2-4- Assurance vie de groupe: Qu’elles figurent ou non dans les conventions
collectives, les assurances-vie de groupe constituent un mécanisme d’assurance qui concerne,
à titre principal, les relations de travail. Elles permettent d’assurer un nombre déterminé de
personnes travaillant dans une entreprise. Cette forme d’assurance est très répandue au Japon.
Le contrat conclu par le chef d’entreprise concerne chacun des salariés, qui se voient remettre
un certificat stipulant le montant de l’assurance auquel il peut prétendre. L’employeur
s’acquitte de tout ou partie de la prime. Le montant de l’assurance est généralement fonction
de l’ancienneté de l’assuré et proportionnel à son salaire. Par ailleurs, ces polices sont
généralement échangeables contre des polices individuelles lors du départ du salarié.
La prime liée à ce type d’assurance est généralement moins élevée que pour les polices
individuelles puisque, à prestations égales, une réduction de groupe est appliquée.
1-3- Histoire de l’Assurance
Le système d’assurance tel que nous le connaissons actuellement est récent. Les
mécanismes d’entraide qui existaient dans l’Antiquité entre les individus soumis aux mêmes
risques n’étaient pas des assurances au sens strict : la prévoyance n’y jouait aucun rôle et les
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dédommagements étaient versés après la réalisation du sinistre dans un esprit plus proche de
la charité que d’une logique indemnitaire.
Les tontines, inventées au XVIIe siècle par le banquier Lorenzo Tonti, constituent la
première tentative d’utilisation de lois de probabilité pour constituer des rentes. Ce système
est fondé sur des associations de personnes qui créent un fonds d’investissement par des
apports en capitaux d’un montant identique pour chaque cotisant. À la fin de chaque année,
les intérêts recueillis sont répartis entre les survivants. La dernière personne en vie perçoit les
intérêts cumulés pendant l’année, ainsi que le montant global des fonds investis. Cependant,
ce n’est qu’au milieu du XIXe siècle que la science actuarielle permettra l’extension du
domaine d’application de l’assurance, jusque-là limité à l’assurance maritime, l’assurance
incendie et l’assurance-vie.
Le développement des techniques d’assurance accompagne le phénomène de
l’industrialisation qui accroît le nombre et l’importance des risques liés au travail. Cette
évolution motivera, dès la fin du XIXe siècle, la création d’un système d’assurances sociales,
embryon de celui qui existe actuellement dans la plupart des pays occidentaux. La Prusse sera
le premier pays à instaurer une solidarité interprofessionnelle et à rendre l’assurance sociale
obligatoire. Les autres pays d’Europe se rallieront plus ou moins rapidement à cette
technique. Le but était alors de contraindre les salariés les plus défavorisés à épargner pour
leur retraite ou en prévoyance de la survenance d’un accident lié aux conditions d’exercice de
leur profession.
Ce n’est qu’à la fin de la Seconde Guerre mondiale que sera généralisé ce système de
solidarité et d’assurance avec la création de la Sécurité sociale, qui obéit tant à des
considérations liées à la solidarité entre générations qu’à une logique indemnitaire
d’assurance. Les régimes de Sécurité sociale diffèrent du système d’assurance classique sur
deux points : la cotisation n’est pas proportionnelle au risque couru par chaque individu, et il
n’existe pas toujours de lien entre le volume des prestations et celui des cotisations, ce qui
peut amener l’État à devoir combler la différence entre recettes et dépenses.
Le domaine réservé à l’assurance privée dépend donc, dans chaque pays, de l’étendue
du système de Sécurité sociale, et s’intègre dans le débat autour du choix du financement des
régimes de protection sociale qui oppose partisans de la répartition à ceux qui sont favorables
à la capitalisation. L’assurance privée peut, cependant, conserver une certaine utilité pour les
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36
risques couverts par la Sécurité sociale en jouant un rôle complémentaire, soit par rapport aux
personnes restant en dehors du régime général, soit en accordant des garanties
supplémentaires.
Figure N°07 : HIERARCHIE DANS LE SECTEUR DES ASSURANCES A
MADAGASCAR
Source : Direction Commerciale
Ainsi, cette première section nous a retracé des notions générales sur l’Assurance :
premièrement, elle définit et énonce des principes relatives à l’Assurance ; puis dans un
deuxièmement, elle nous cite les différents types d’Assurance et enfin dans un troisièmement,
elle nous retrace l’histoire de l’Assurance.
Ministère des Finances et du Budget (MFB)
Direction de la Régulation du Secteur Financier et du Portefeuille (DRSFP)
Service des Assurances (S.Ass)
Comité des Entreprises d’Assurance à Madagascar
(CEAM)
ARO NY HAVANA
MAMA ALLIANZ
(Ex AGF)
COLINA
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Entamons à présent la deuxième section réservée à l’énoncé des notions sur la
Comptabilité, le système d’organisation comptable, le Contrôle Interne et le Contrôle de
Gestion.
Section 2 : Notion de Comptabilité et de système d’organisation comptable2- notion sur
le Contrôle Interne et le Contrôle de gestion
Avant d’entamer la première partie de cette section, il importe de définir le terme
« Comptabilité ». En effet, la Comptabilité est un système d’organisation de l’information
financière permettant la saisie, le classement ainsi que l’évaluation, l’enregistrement des
données de base chiffrées correspondant aux opérations de l’entreprise en vue de
l’établissement des états financiers.
A présent, nous allons évoquer des théories qui nous seront utiles pour orienter notre
analyse à savoir : les principes comptables fondamentaux, les conventions comptables de base
dans un premier temps, ensuite, nous allons voir les types de systèmes comptables que nous
pouvons rencontrer dans la réalité et enfin des notions sur le Contrôle Interne et le Contrôle de
gestion.
2-1- Principes comptables fondamentaux et Conventions comptables de base :
Dans cette sous-section, nous allons pouvoir énoncer des principes ainsi que des
conventions qui régissent normalement la Comptabilité et qui constituent des règles que
chaque entreprise se doit de respecter sous peine de sanction.
2-1-1- Principes comptables fondamentaux :
Le PCG 2005 émet huit principes fondamentaux que toute entité est tenue de respecter, à
savoir :
Le Principe d’indépendance des exercices stipule que le résultat de chaque exercice est
indépendant de celui qui le précède et de celui qui le suit. Pour sa détermination, il convient
donc de lui imputer les transactions et les événements qui lui sont propres, et ceux-là
seulement.
2 Plan Comptable Général 2005 www.mesupres.gov.mg: Rajoroarivonysm-ges-m1-08 PDF Editor
38
Dans l’hypothèse où un événement, ayant lieu de causalité direct et prépondérant avec
une situation existant à la date d’arrêté des comptes d’un exercice, est connu entre cette date
et celle de l’établissement des comptes dudit exercice, il convient de rattacher cet événement à
l’exercice clos. Ce rattachement s’effectue sur la base de la situation existante à la date
d’établissement des comptes.
Si un événement se produit après la date de clôture de l’exercice et n’affecte pas la
situation de l’actif ou du passif de la période précédant la clôture, aucun ajustement n’est à
effectuer. Cependant, cet événement doit faire l’objet d’une information dans l’annexe s’il est
d’une importance telle qu’il pourrait affecter les décisions des utilisateurs des états financiers.
Un exercice comptable a normalement une durée de 12 mois. Dans des cas
exceptionnels où l’exercice est inférieur ou supérieur à 12 mois et notamment en cas de
création ou de cessation de l’entité en cours d’année ou de mois ou en cas de modification de
la date de clôture, la durée retenue doit être précisée et justifiée.
Le Principe d’importance relative (seuil de signification) recommande que les états financiers
doivent mettre en évidence toute information significative, c'est-à-dire toute l’information
pouvant avoir une influence sur le jugement que les utilisateurs de l’information peuvent
porter sur l’entité.
Les montants non significatifs sont regroupés avec des montants correspondant à des
éléments de nature ou de fonction similaire.
Les normes comptables ne sont pas censées s’appliquer aux éléments sans importance
significative.
Le Principe de prudence stipule que des appréciations raisonnable des faits doivent être faites
dans des conditions d’incertitude afin d’éviter le risque de transfert, sur l’avenir,
d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine ou le résultat de l’entité.
Les actifs et les produits ne doivent pas être surévalués, et les passifs et les charges ne
doivent pas être sous-évalués.
Toutefois, l’application du principe de prudence ne doit pas conduire à la création de
réserves occultes ou de provisions excessives.
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Le Principe de permanence des méthodes retrace que la cohérence et la comparabilité des
informations comptables au cours des périodes successives impliquent une permanence dans
l’application des règles et procédures relatives à l’évaluation des éléments et à la présentation
des informations.
Toute exception à ce principe ne peut être justifiée que par la recherche d’une
meilleure information ou par un changement de la réglementation.
Le Principe du coût historique précise que sous réserve de dispositions particulières, les
éléments d’actifs, de passifs, de charges et de produits sont enregistrés en comptabilité et
présenté dans les états financiers au coût historique, c'est-à-dire sur la base de leurs valeur à la
date de leur constatation, sans tenir compte des effets de variations de prix ou d’évolution du
pouvoir d’achat de la monnaie.
Le Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture insiste que le bilan d’ouverture d’un exercice
doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.
Le Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence (substance over form) impose que les
opérations doivent être enregistrées en comptabilités et présentées dans les états financiers
conformément à leur nature et à leur réalité financière et économique, sans s’en tenir
uniquement à leur apparence juridique.
Le Principe de non-compensation précise que la compensation, entre éléments d’actif et
éléments de passif au bilan ou entre éléments de charges et éléments de produits dans le
compte de résultat, n’est pas autorisée, sauf dans les cas où elle est imposée ou prévue par la
réglementation comptable.
Des charges et produits liés résultant de transactions et d’événements similaires et ne
présentant pas de caractère significatif peuvent être compensés.
2-1-2- Conventions comptables de base :
A part les principes comptables fondamentaux, il existe également des conventions
que tout comptable doit respecter dans l’exercice de ses fonctions. Ce sont :
La Convention de l’entité retrace que l’entité est considérée comme étant un ensemble
autonome, distinct de ses propriétaires, associés ou actionnaires. La comptabilité d’une entité PDF Editor
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repose sur une nette séparation entre son patrimoine et celui des personnes physiques ou
morales qui la dirigent ou qui ont contribué à sa constitution et à son développement.
Les états financiers de l’entité prennent en compte uniquement l’effet de ses propres
transactions et des seuls événements qui la concernent
La Convention de l’unité monétaire stipule qu’il nécessite une unité de mesure unique pour
enregistrer les transactions d’une entreprise afin de faciliter la circulation des informations
véhiculées par les états financiers.
Seuls les transactions et événements susceptibles d’être quantifiés monétairement sont
comptabilisés. Cependant les informations non quantifiables mais pouvant avoir une
incidence financière doivent également être mentionnées dans les états financiers.
La Comptabilité d’exercice précise que sous réserve de dispositions spécifiques concernant
les micros et petites entités, les effets des transactions et autres événements sont comptabilisés
sur la base des droits constatés, c'est-à-dire à la date de survenance de ces transactions ou
événements, et non quand interviennent les flux monétaires correspondants. Ils sont présentés
dans les états financiers des exercices auxquels ils se rattachent.
La Continuité d’exploitation impose que les états financiers doivent être établis sur une base
de continuité d’exploitation, c'est-à-dire en présumant que l’entité poursuivra ses activités
dans un avenir prévisible, à moins que des événements ou des décisions survenues avant la
date de publication des comptes rendent probable dans un avenir proche la liquidation ou la
cessation totale ou partielle d’activité.
Lorsque les états financiers ne sont pas établis sur cette base, les incertitudes quant à la
continuité d’exploitation doivent être indiquées et justifiées, et la base sur laquelle ils ont été
arrêtés doit être précisée.
N.B : Il est à noter que le respect de ces conventions et principes réclame un engagement de
toute entreprise dans le respect des normes comptables sinon les informations fournies par
l’entreprise s’avère non fiables aux yeux des utilisateurs des états financiers (les dirigeants,
les organes d’administration et de contrôle et les structures internes de l’entreprise, autorités
fiscales, statistiques nationales, les divers partenaires de l’entité...)
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41
2-2- Théories sur le système d’organisation comptable :
A titre de rappel, toute entreprise a pour obligation la tenue d’une comptabilité saine,
composée d’informations fiables et régulière et évoquant assez une image fidèle de
l’entreprise. Sur ce, nous allons parler ici de quelques théories sur le système d’organisation
comptable vu sous l’angle de trois points, à savoir : généralités (définition, utilité du système
d’organisation comptable) ; les principaux systèmes comptables (système classique, système
centralisateur), et enfin le rôle de la Comptabilité.
2-2-1- Généralités :
Nous allons voir dans le point ci-après la définition du système d’organisation
comptable ainsi que son utilité pour l’entreprise.
2-2-1-1- Définition : Par définition, on appelle système comptable un ensemble
de méthodes et de procédés permettant à l’entreprise d’organiser l’enregistrement de toutes
ses opérations comptables. Il retrace donc ainsi le chemin que doit respecter le comptable
dans l’enregistrement d’un fait comptable.
2-2-1-2- Utilité du système d’organisation comptable : Afin de fournir des
informations utiles pour l’exploitation, il faut trouver le moyen de tenir compte des activités
quotidiennes de l’entreprise, et de résumer celles-ci dans des rapports comptables.
Le système comptable a pour fonctions principales : la saisie des données financières,
leur classification et leur codification, leur inscription chronologique dans les livres
comptables, le résumé et la synthèse de ces données dans les états financiers (bilan, compte de
résultat, état de variation des capitaux propres, tableau des flux de trésorerie, l’annexe
précisant les règles et méthodes comptables utilisées et fournissant des compléments
d’information sur le bilan et le compte de résultat).
2-2-2- Les principaux systèmes comptables :
Généralement, il en existe deux (2), ce sont : le système classique, le système
centralisateur.
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2-2-2-1- Le système classique : consiste à enregistrer les opérations dans le
journal au fur et à mesure qu’elles ont eu lieu, puis dans le grand-livre, afin d’établir une
balance de vérification des comptes.
Le travail d’enregistrement des opérations au journal se fait quotidiennement. Il en est
de même pour les reports au grand-livre. Quant à la balance, elle s’établit périodiquement
(mensuellement, trimestriellement,…).
Ce système est couramment utilisé par les MPE...
2-2-2-2- Système centralisateur :
Le système centralisateur est fondé sur une méthode d’établissement de divers
journaux et enregistrant les opérations préalablement à toute inscription dans les comptes.
Comme le système classique, le système centralisateur utilise en effet, un journal et un grand-
livre. L’organisation de ce système comprend deux (2) degrés, à savoir :
- la comptabilité auxiliaire qui consiste à enregistrer les opérations dans les journaux
auxiliaires et à reporter ceux-ci dans les grands-livres auxiliaires ;
- la comptabilité centralisatrice qui comporte l’établissement du journal général à partir
des journaux auxiliaires, les reports dans le grand-livre général à partir du journal
général et l’établissement de la balance.
La comptabilité auxiliaire se fait quotidiennement, mais la centralisatrice
périodiquement (mensuellement, trimestriellement,…)
Le système centralisateur utilise en générale quatre types de journal à savoir :
- Journal de trésorerie : On ne peut tenir qu’un journal unique de trésorerie, mais
d’habitude on le subdivise en journal de caisse, journal de banque et de chèques
postaux. Chaque journal enregistre deux mouvements de fonds : une entrée et une
sortie.
- Journal des achats : On enregistre dans ce journal les achats à crédit, les achats au
comptant étant directement comptabilisés dans le journal de trésorerie. Ce journal est
parfois judicieusement appelé « journal des fournisseurs » ou « journaux des crédits
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des fournisseurs ». En générale, on y place non seulement les achats d’immobilisation,
de marchandises, mais également l’ensemble des frais à crédit.
- Journal des ventes : On nomme parfois ce journal « journal des clients » ou « journal
des débits clients du fait qu’on y enregistre uniquement les ventes à crédit. Les ventes
au comptant s’enregistrent directement au journal de trésorerie.
- Journal des opérations diverses : enregistre toutes les opérations qu’on ne peut pas
écrire dans les journaux précédemment cités. En principe, le journal des opérations
diverses est tenu comme un journal ordinaire. Lors de la centralisation, on porte au
débit et/ou au crédit le montant total des opérations s’y rapportant.
Ce système est utilisé par la plupart des grandes entreprises.
Ainsi, à partir de ces deux systèmes, trois phases d’opérations sont considérées :
L’enregistrement chronologique qui consiste à enregistrer chronologiquement et
quotidiennement toutes les opérations qui mettent l’entreprise en relation avec d’autres
entreprises ou agents économiques (achat ou vente de marchandise, prestation de service,
paiement ou encaissement de factures...) ; et à imputer les opérations à la date où elles ont eu
lieu. Chacune de ces opérations donne lieu à une écriture qui sera enregistrée journalièrement
d’où le nom « journal ».
L’enregistrement thématique qui consiste à retranscrire les sommes figurant dans les colonnes
« débit » et « crédit » du journal dans le grand-livre, telles qu’elles ont été transcrites
précédemment. Chaque ensemble d’événements se trouve ainsi regroupés par catégorie. Ex :
La catégorie « fournisseurs » regroupe la liste de tous les fournisseurs en relation avec
l’entreprise.
L’enregistrement synthétique consiste à présenter la synthèse des données comptables sous
formes de deux tableaux : la balance et le bilan
La balance d’une part permet de vérifier le principe de la partie double, généralement
établie à chaque fin de mois.
Le bilan, quant à lui résume la situation de l’entreprise à une date donnée. Il exprime
l’origine et l’emploi des ressources.
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2-2-3- Rôle de la Comptabilité
Le rôle de la comptabilité peut être perçu sous trois angles : vis-à-vis du chef
d’entreprise, de l’Etat et enfin des tiers.
Pour le chef d’entreprise, elle constitue un instrument de mesure indiquant la situation
patrimoniale et ses variations : origine et emploi des capitaux mis à la disposition de
l’entreprise, résultats réalisés au cours d’un exercice (qu’ils soient des résultats de
l’exploitation normale ou des résultats à caractère exceptionnel), résultats réalisés à l’issu de
vente de produits grâce à la CAE.
Pour l’Etat, elle sert d’une part à déterminer la base d’imposition de l’entreprise, C'est-
à-dire l’assiette fiscale ; et d’autre part à dresser les comptes nationaux à partir des totaux
issus des comptabilités de chaque entreprise se référant au « plan comptable ».
Enfin pour les Tiers, elle constitue un moyen de preuve préétablie dans les relations
entre commerçants, pour faits de commerce ; un élément d’information pour les actionnaires
détenteurs du capital social, pour les obligataires prêteurs de capitaux aussi bien que pour les
salariés que pour le public.
2-3- Notions sur le Contrôle Interne et sur le Contrôle de gestion3 :
Nous allons voir dans cette sous-section d’une part, des notions sur le Contrôle Interne
et d’autre part, des notions sur le Contrôle de gestion, outils de pilotage de la performance.
2-3-1- Notions sur le Contrôle Interne :
Trois points essentiels seront pris en considération ici, à savoir : la définition du
Contrôle Interne, ses objectifs et enfin son champ d’application et sa mise en œuvre.
2-3-1-1- Définition :
Le Contrôle Interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de
l’entreprise. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des
activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.
2-3-1-2- Les objectifs du Contrôle Interne :
Assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine. La protection du patrimoine est le fait
de protéger, de défendre contre un agresseur, un danger. La sauvegarde du patrimoine
complète et prolonge la protection dans la mesure où elle vise plus précisément la
conservation et la préservation à plus long terme.
Assurer la qualité de l’information. Le Contrôle Interne permet d’uniformiser la qualité des
informations. Les informations transmises ou reçues sont significatives si elles sont précises,
3 Cours de Contrôle Interne, 4ème Année Cours de Contrôle de gestion, 4ème Année PDF Editor
45
homogènes et suffisantes. L’élaboration des procédures et instructions écrites contribue au
respect de ces critères.
Assurer l’application des instructions transmises. Un ensemble de procédures écrites à
l’intention des différents membres du personnel de l’entreprise constitue une sécurité
permanente car il favorise la transmission des instructions afin que celles-ci soient comprises
et bien appliquées.
Favoriser l’amélioration des performances. Le CI est l’origine d’alèsement des tâches tout en
maintenant un niveau général de sécurité élevé : d’une part, par la mise en évidence des
faiblesses de l’entreprise tout en soulignant les erreurs, les négligences, les fraudes qui se
trouvent en terrain favorable et d’autre part, par l’analyse des procédures et circuits de
documents pour l’obtention d’une rationalisation des tâches et l’élimination des travaux
inutiles.
2-3-1-3- Champs d’application et mise en œuvre du Contrôle Interne :
Concernant son champ d’application, le Contrôle Interne s’applique à l’ensemble de
l’entreprise. Il s’applique à tous les biens de l’entreprise (ces derniers peuvent être soumis à
des risques variés dont les plus fréquents sont les vols et les détournements ; mais ils peuvent
être aussi victimes de dégradation physique, de mauvais entretien, de vieillissement et de
gaspillage…)
Il concerne tous les membres de l’entreprise (le Contrôle Interne n’est pleinement
efficace si tous les membres de l’entreprise y sont soumis et y adhèrent car la sécurité qu’il
assure implique une discipline collective.
Le Contrôle Interne concerne toutes les informations (Il ne s’applique pas uniquement
aux informations comptables mais à toutes les informations et renseignements circulant au
sein de l’entreprise en assurant leur fiabilité).
Le Contrôle Interne s’applique d’une manière permanente (intégré au procédure de
l’entreprise, c’est un dispositif d’alerte permanent déclenchant des réactions spontanées de
gestion de l’entreprise.
Quant à sa mise en œuvre, un bon Contrôle Interne repose notamment sur cinq (5)
impératifs :
Une organisation adaptée se reposant sur deux idées essentielles : le respect du principe de
séparation de fonction et la définition, si possible, formalisée des tâches, pouvoirs et
responsabilités de chacun.
PDF Editor
46
Des méthodes et procédures appropriées permettant d’assurer la mémorisation complète de
la vie de l’entreprise (et de son contrôle), les recoupements ainsi que les contrôle réciproques
des tâches et la détection de situations anormales le plus rapidement possible.
Un personnel de qualité possédant la capacité, l’expérience, la moralité et l’enthousiasme
requis pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Une protection matérielle assumée par toute personne détenant physiquement les biens de
l’entreprise ainsi que les informations y afférentes.
Et enfin une saine maîtrise des risques impliquant la mise en place de façon permanente
toutes les sécurités juridiques et contractuelles disponibles (rédaction d’un contrat, par
exemple).
2-3-2- Notions sur le Contrôle de gestion (CG) :
Nous évoquerons ici trois points essentiels, à savoir : les définitions possibles et les
objectifs du CG, l’approche classique du CG et enfin la comparaison du CG avec les autres
notions connexes.
2-3-2-1- Définitions et Objectifs du Contrôle de gestion :
Il existe de nombreuses définitions du contrôle de gestion. Chacune développe un
aspect particulier de cette discipline en constante évolution. Longtemps considérés comme un
contrôle de l’utilisation des ressources allouées aux différentes divisions d’une organisation,
le Contrôle de gestion est perçu actuellement comme une fonction indispensable au pilotage
de la performance.
Le CG est un système permettant à la direction de s’assurer de la cohérence entre les
plans annuels, les choix stratégiques des centres de responsabilités et celui de l’entreprise. Il
incite chaque responsable à gérer les facteurs clés de succès (variables d’actions essentielles
conditionnant la réalisation des objectifs du centre) dans le sens requis par la stratégie ;
permet de comparer le déroulement de son action aux objectifs du plan annuel et enfin permet
l’identification de la cause des divergences éventuelles afin d’en déduire la nature des
mesures à mettre en œuvre.
Perçu du côté maîtrise de la performance, on peut également définir le CG comme
étant un processus par lequel les dirigeants influencent les membres de l’organisation pour la
mise en œuvre des stratégies de manière efficace et efficiente.
Par ailleurs, le CG a comme objectif la maîtrise de la performance. Or, la maîtrise de
la performance suppose la mise en œuvre d’un ensemble de dispositifs afin que les objectifs
stratégiques soient atteints (efficacité) et que les moyens dégagés maximisent la valeur perçue
et obtenue par les clients et les actionnaires (efficience). PDF Editor
47
La maîtrise de la performance suppose une définition claire des objectifs stratégiques
et des moyens à mettre en œuvre afin de les atteindre. La déclinaison de ces objectifs
stratégiques en terme quantifiable et en période de temps, définit les actions à réaliser à
moyen terme. Le CG consiste dans ce cadre à construire un système d’objectif et à en piloter
la réalisation.
La maîtrise de la performance impose également que les moyens employés pour
atteindre le résultat ne soient pas disproportionnés (concept d’efficience qui peut être
réaffirmé et précisé sous la nouvelle terminologie couple coût/valeur. Cette évolution traduit
la préoccupation des dirigeants d’orienter l’efficience vers l’extérieur de l’organisation.
L’obtention d’un niveau de productivité suffisant et satisfaisant ne suffit plus ; il convient
dorénavant de consacrer des ressources, c'est-à-dire engager des coûts, dans le but prioritaire
de créer de la valeur identifiée par les actionnaires et/ou les clients.
2-3-2-2- Approche classique du CG :
Selon cette approche, le CG est défini comme un « processus » par lequel les
dirigeants de l’entreprise s’assurent que les ressources ou moyens sont obtenus et utilisés
d’une manière efficiente et efficace pour atteindre les objectifs fixés (3 E : Efficacité –
Economie – Efficience).
L’approche classique considère le CG comme faisant partie intégrante d’une démarche
logique appelée : processus de décision – action, démarche qui comporte sept étapes
successives à savoir :
Etape 1 : Reconnaissance du problème
Détection à priori d’un écart entre un résultat observé ou anticipé d’une part et une
norme implicite ou explicite d’autre part.
Etape 2 : Analyse et mobilisation des ressources + diagnostics
Identification et examen des explications possibles.
Etape 3 : Recherche de solution
Envisager toutes les solutions possibles et évaluer leurs conséquences.
Etape 4 : Sélection
Eliminer les solutions considérées comme non réalistes et irréalisables et choisir parmi
les solutions conservées.
Etape 5 : Mise en œuvre de la solution retenue
Etape 6 : Contrôle
S’assurer que l’objectif va être atteint à travers une mesure du résultat partiel (analyse
des résultats intermédiaires) PDF Editor
48
Etape 7 : Mise en œuvre des actions correctives.
Ainsi, le contrôle est alors conçu comme un processus de pilotage et de régulation.
En outre, l’approche classique distingue quatre grandes étapes dans le processus du
CG, à savoir :
Le cycle de planification permet de passer des finalités à des objectifs précis et
opérationnels en élaborant les plans d’action qui contribue à l’atteinte de ces objectifs.
Le cycle de mesure amène à construire des indicateurs afin d’identifier et de mieux
connaître les résultats obtenus. L’ensemble des indicateurs finalement retenus, pour
interpréter la réalité constitue le système de mesure. Sa construction suppose une réflexion sur
les facteurs clés de la gestion exprimés sous forme de variables dont : les variables de
commande sur lesquelles l’entreprise peut agir (prix, délai, niveau d’activité,
investissement… ; les variables d’état qui, généralement non maîtrisables par l’organisation et
qui ont un impact décisif sur ses performances (taux d’inflation, taux de change,…).
Le cycle de contrôle qui a pour objectif la confrontation des résultats mesurés aux
résultats attendus, l’analyse des écarts pour déterminer s’ils traduisent une dérive par rapport
aux plans d’actions ; ce qui implique des décisions correctives ou simplement s’ils
s’inscrivent dans les seuils de tolérance induits par l’imprécision de toute prévision.
Le cycle de modélisation sous entend la conjugaison des trois cycles précédents, dans
la mesure où il détermine la nature des relations de cause à effet utilisées pour élaborer des
plans d’action initiaux et corrigés.
On distingue dans ce cycle deux sous ensembles : une base de données historique
alimentée par les résultats passés et présents tels qu’ils découlent du système de mesure ; un
modèle formel liant variables d’actions et variables d’état qui s’affirment progressivement par
des analyses découlant du cycle de contrôle.
L’approche classique s’efforce non seulement de définir le CG et le présente comme
un processus quasi-cybernétique, mais aussi d’analyser le contexte dans lequel ce processus
s’insère en distinguant trois niveau de décision dont :
Décisions stratégiques portant sur les axes de développement que l’entreprise veut
mettre en œuvre au cours des prochaines années (généralement sur un horizon de cinq ans) en
d’autre terme, sur un horizon du long terme. Elles conditionnent le devenir de l’entreprise et
constituent ainsi le domaine privilégié de la haute direction.
Décisions de gestion qui s’intéressent aux modalités selon lesquelles les moyens
humains, matériels et financiers seront mis en œuvre afin d’atteindre les objectifs issus de la
réflexion stratégique. PDF Editor
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Décisions opérationnelles qui concernent le déroulement des opérations courantes et
qui visent l’accomplissement des tâches quotidiennes de manière efficace. Elles portent
généralement sur l’horizon du très court terme.
2-3-2-3- Le CG comparé aux autres notions connexes :
Il n’est pas toujours facile de clarifier les frontières entre les domaines respectifs du
CG et des différents types de contrôles tels que le Contrôle Interne et l’audit.
Tableau N°05 : Comparaison du CG avec les autres notions connexes
Notions connexes Contrôle de gestion
L’Audit : est communément perçu comme
une forme de contrôle par les procédures. On
peut distinguer deux types d’audit, à savoir :
L’audit externe composé de deux types,
dont : l’audit financier qui a pour objectif la
certification de l’image fidèle des comptes ;
et l’audit opérationnel qui contribue à
l’amélioration des performances de
l’entreprise dans tous les domaines de la
gestion.
L’audit interne qui consiste en
l’appréciation du contrôle des opérations,
réalisé de façon indépendante et pour le
compte de la direction. On peut le considérer
comme un contrôle visant à évaluer
l’efficacité des autres contrôles.
Le travail du CG est plus général et plus
permanent que celui de l’auditeur. D’ailleurs,
aux yeux de l’audit interne, le CG est un
service comme un autre qui a besoin d’être
audité. Les budgets sont en effet des
systèmes d’information dont la sincérité doit
être vérifiée, de même que celles des
tableaux de bords et autres documents de
reporting.
Le Contrôle Interne : est l’ensemble des
sécurités contribuant à la maîtrise de
l’entreprise. Il relève de la fonction du CI la
définition des règles d’accomplissement des
actions choisies, à savoir : les règles de
décision et les règles d’exécution.
Le CG apparaît comme chargé de définir
d’une part les règles relatives aux choix des
actions à entreprendre et des moyens à mettre
en œuvre et d’autre part les procédures
d’évaluation des résultats.
Source : cours de Contrôle de gestion, 2009
Nous avons pu grâce à ce tableau démontrer la différence entre le CG et les autres
notions connexes. Toutefois, malgré ces différences, nous pouvons retenir la complémentarité
des formes de contrôles qui s’exercent : PDF Editor
50
D’abord, par une action préventive et prévisionnelles : prévision des événements
(CG) ; prévision des conduites à tenir par organisation des rôles, fixation des règles et des
procédures (CI).
Ensuite par une évaluation des actions et de leurs résultats : dans une optique de
régularité (Audit interne), dans une optique économique d’efficacité et d’efficience (CG).
Bref, cette deuxième section nous a permis d’énoncer d’une part des notions sur la
Comptabilité et le système d’organisation comptable et d’autre part, des notions sur le CI et le
CG, dispositifs que tout entreprise afin de maîtriser l’entreprise et de gérer la performance.
Les théories ainsi énoncées, en complément des considérations générales, nous
pouvons entrer à présent dans le second chapitre réservé aux analyses proprement dites qui
nous permettra de dégager les points forts et faibles du système existant.
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51
Chapitre II : Analyses et diagnostics proprement dits
La présentation des différentes procédures dans la partie précédente nous a permis
d’une part de nous familiariser avec le système et d’autre part de localiser où se trouvent les
anomalies du système. Il nous est maintenant possible de faire des analyses sur la situation
existante afin de dégager dans ce chapitre les points forts et les points faibles du système.
Section 1 : Une bonne qualité de service
Dans cette section, nous allons essayer de dégager les points forts du système
d’organisation comptable de la MAMA à savoir : l’utilisation de pièces prénumérotées, le
respect des échéances, la performance au niveau de la gestion des quittances.
1-1- Utilisation de pièces pré numérotées évoquant un contrôle strict des opérations de
décaissement par les responsables :
L’utilisation de pièces prénumérotées, permet de rendre plus exhaustives les
informations issues de la Comptabilité. Elle permet de suivre systématiquement le traitement
d’une opération depuis l’engagement de la dépense, jusqu’à son enregistrement par l’agence
ou la délégation.
Le principe réside dans le fait qu’aucune opération de décaissement ne peut en aucun
cas être effectuée ; soit auprès du siège ; soit auprès des agences et des délégations sans
l’élaboration au préalable d’un ordre de dépense pré numéroté, approuvé par les responsables.
Prenons comme exemple le cas d’un achat de crédit de téléphone du 1er Octobre 2010
(agence Besarety) pour 20 000 Ariary. Cette opération a fait l’objet d’une élaboration d’un
ordre de dépense portant le N°224796, signé et approuvé par le Chef d’Agence.
Ce procédé est mis en place afin de limiter les fraudes et toute forme de détournement
(achat fictif), et permet de faciliter le suivi des engagements des dépenses de chaque agence et
délégation par le Contrôleur interne. Pour ce faire, ce dernier reçoit ainsi de la part des
responsables une copie des états de dépenses mentionnant les opérations effectuées au cours
d’une période donnée ainsi que les ordres de dépenses y afférents.
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52
De ce fait, les contrôles ainsi effectués permettent de déterminer l’exactitude et de
refléter la réalité des données.
1-2- Respect des échéances :
L’une des caractéristiques qui caractérise la MAMA et qui constitue également l’un de
ses points forts est sa capacité à respecter ses échéances.
La MAMA est consciente des erreurs commises dans le passé et de l’importance du
respect des adhérents (clients) et de ses principaux partenaires; et veut faire régner un climat
de confiance (au niveau de sa solvabilité) entre elle et ces derniers. Vu l’influence de la
concurrence sur le marché des Assurances, elle a pour stratégie l’amélioration continue et
croissante des services offerts. Or, amélioration des services offerts sous-entend amélioration
de toutes les actions commerciales et surtout le respect des délais fixés (échéances) entre
contractants.
Prenons comme exemple le cas d’un contrat avec un fournisseur d’imprimés. Le mode
de paiement et l’échéance sont fixés par les contractants (le fournisseur et le Service
Approvisionnement). Le paiement s’effectue en trois acomptes dont :
- Premier acompte payable à la commande (35%)
- Deuxième acompte payé lors de la livraison partielle (35%)
- Troisième acompte, payé un mois après paiement du premier acompte (30%).
Cette faculté s’observe également lors de la déclaration de la TVA, le paiement
trimestriel des retenues CNAPS, OSTIE,...
1-3- Performance au niveau de la gestion des quittances :
Les quittances constituent non seulement des moyens de communication avec les
clients mais aussi une première démarche dans le recouvrement des primes auprès de ces
derniers.
L’amélioration de la qualité des services rendus constitue la stratégie de redressement
opérée par la MAMA depuis 2005. Ainsi, la performance s’observe essentiellement au niveau
du traitement des quittances termes et du suivi de leur paiement.
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53
Au niveau du traitement des quittances termes, l’amélioration apportée par le
redressement consiste à limiter et à faire disparaître tout type de retard afin de rendre plus
systématique le traitement des quittances : respect du principe d’envoi des avis d’échéance,
limitation des retards au niveau des annulations des quittances termes.
En principe, l’avis d’échéance est envoyé au moins un mois avant l’échéance afin
d’aviser à temps les adhérents de la fermeture d’une période d’assurance et de l’ouverture
d’une nouvelle. Toutefois, quelques mois avant l’échéance, des contrôles sont effectués sur
des brouillons termes (établis par le Service d’Agence) par des inspecteurs commerciaux afin
de déceler si des rectifications ou des modifications se sont survenues au cours de la période
en cours de clôture.
Prenons comme exemple, le cas d’un changement de catégorie sur une voiture
quelconque. (Voiture de catégorie plaisir en catégorie taxi). En d’autre terme une
modification de la catégorie 1 à la catégorie 1Bis. Cette modification fera l’objet d’un avenant
avisant l’assureur du changement de catégorie subi par le véhicule.
Ces contrôles sont utiles parce que les quittances termes sont souvent renouvelables à
l’échéance de la période garantie et les modifications et/ou les rectifications peuvent gêner le
bon fonctionnement du processus de traitement. Au cas où il existe un tel ou tel besoin de
modification ou de rectification, les brouillons seront envoyés auprès du Bureau d’Agence,
seront rectifiés puis envoyés auprès des opérateurs qui vont s’occuper de la saisie et du tirage
de la quittance. Cette dernière sera établie en quatre exemplaires dont l’avis de débit, l’avis
d’échéance, l’attestation d’assurance et enfin la quittance proprement dite. Ensuite, les
quittances reviennent auprès des inspecteurs commerciaux pour une seconde vérification et
rectification au cas où il y aurait eu un changement entre temps. S’il survient des
rectifications, celles-ci seront annulées et deviennent des quittances au comptant.
Les trois exemplaires, incluant la quittance proprement dite, sont classés
temporairement auprès du Service Recouvrement par le quittancier, en attente du paiement.
Concernant le suivi des paiements des quittances, le redressement apporté permet de
vérifier avec efficacité si toutes les quittances termes payées sont enregistrées, si le traitement
des « polices diverses » est assez systématique (pièces pré numérotées, les polices
d’assurances sont assez détaillées (sur les attestations et/ou les feuilles de caisse), les
PDF Editor
54
quittances annulées sont classées systématiquement par le Service Recouvrement, les
avenants de résiliations de contrat ou les avenants de ristourne sont correctement classés selon
leur catégorie.
Ainsi, cette section nous a permis de voir dans un premier temps les éléments
constituant les points forts du système d’organisation comptable au sein de la MAMA.
Entrons à présent dans le sujet concernant ses points faibles.
Section 2 : Mauvaise organisation du travail
Cette section traite et retrace les points faibles du système sous l’angle de deux points
de vue : nous allons ainsi essayer de détecter leur source et leur cause du point de vue des
procédures administratives d’un côté et du point de vue des procédures comptables de l’autre.
2-1- Problèmes liés aux procédures administratives :
Lors de notre stage, nous constatâmes que diverses anomalies importantes empêchent
la MAMA d’avancer dans l’amélioration de son traitement comptable. Ils sont du notamment
à la lenteur administrative dont les causes seront exposées plus bas, au changement fréquent
des règles et des procédures, et enfin au manque de personnel de qualité.
2-1-1- Lenteur administrative :
Nombreuses sont les causes de ce problème à savoir : retard au niveau de la
transmission des courriers venant des agences et des délégations, insuffisance et obsolescence
des matériels informatiques, va et vient incessante des documents comptables sur les sinistres
matériels au sein du siège social, mauvaise gestion du temps.
Parlons d’abord des retards observés au niveau de la transmission des courriers venant
des agences et des délégations.
En principe, les courriers sont envoyés par voie routière (via Colis Express) ou
aérienne (cas de Nosy Be Hell-ville). En outre, le problème qui se pose est que des
Délégations se trouvent à de distance très éloignée et qui demandent des coûts d’expéditions
élevés ; or, ces derniers n’enregistrent que de maigres opérations ne leur permettant de
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55
subvenir à temps à l’expédition, comme le cas d’Ambanja par exemple qui n’enregistre que
dix à vingt opérations par jour.
Tableau N°06: Les retards perçus sur l’envoi des courriers
Délégations Délai d’expédition (jour) Retard (jour)
AMBANJA 2 5
DIEGO-SUAREZ 2 5
MAHAJANGA 2 3
MANAKARA 2 4
NOSY BE 2 8
Source : recherche personnelle
Le tableau ci-dessus retrace les retards perçus sur l’envoi des courriers depuis les
Délégations. Ici nous avons choisi les Délégations Ambanja, Diégo-Suarez, Mahajanga,
Manakara et Nosy Be parce qu’ils représentent les Délégations qui subissent le plus
fréquemment des retards sur l’envoi des courriers. Nous pouvons observer ici que les nombres
de jour de retard varient selon la distance à laquelle se trouve les Délégations allant de trois à
huit jours. Ceci entraîne des conséquences néfastes sur le bon déroulement du circuit des
documents comptables : des délégations n’arrivent pas à respecter les délais d’expédition
fixés par les responsables (envoi hebdomadaire) provoquant ainsi des retards au niveau des
prises en charge, puis au niveau des affectations comptables et ainsi de suite.
Le deuxième facteur de cette lenteur réside dans l’insuffisance et l’obsolescence des
matériels informatiques.
L’insuffisance se caractérise par le fait qu’un ordinateur est partagé entre deux
comptables à la fois occasionnant ainsi une file d’attente pouvant contraindre au bon
déroulement du traitement des informations.
Prenons comme exemple le cas des comptables s’occupant des opérations sur caisse
des agences et des délégations. Ils sont au nombre de cinq (deux comptables et trois aides
comptables) et se partage deux ordinateurs.
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56
L’obsolescence se manifeste par l’ancienneté et la vétusté des matériels informatiques.
Considérons l’exemple suivant et prenons le cas de l’utilisation d’ordinateur de troisième
main. Les responsables permettent au personnel d’utiliser ces ordinateurs malgré leur
vieillesse du point de vue technologique sans tenir compte des problèmes fréquents qui
pourrait gêner le bon déroulement de leurs tâches (panne, défaillances des accessoires et des
périphériques tels les claviers et les souris).
La cause suivante est l’existence de va et vient incessant des documents comptables
qui s’observe surtout au niveau du règlement des dossiers sinistres au sein du siège.
Le règlement des dossiers sinistres se fait généralement par analyse de bon de caisse.
Lors de cette analyse de bon de caisse, rappelons, une fiche d’avis est élaborée et
jointe au document par la Direction Sinistre pour obtenir les avis des autres Directeurs,
demandant ainsi autorisation de paiement. Il est important de souligner que dans le cas des
règlements des dossiers sinistres, la décision est unanime, C'est-à-dire que si l’un des
Directeurs s’oppose, pour une raison quelconque, au paiement du sinistre, le règlement est nul
et non avenu.
Des fois, l’attente d’une signature d’un Directeur peut prendre des jours voire des
semaines au cas où ce dernier n’est pas disponible. Ainsi, le document restera classé par le
Secrétaire de la Direction concernée en attente de la signature ou sera remis au Service
expéditeur.
Ainsi, la plupart du temps, des dossiers sinistres prennent plusieurs semaines voire des
mois avant qu’ils soient réglés.
La Mauvaise gestion du temps constitue également l’un des causes de la lenteur.
Celle-ci se manifeste de différentes manières :
Des fois, quelques uns des comptables mettent trop de temps à exécuter leurs tâches et
ne respectent pas les consignes des responsables ; puis, il se trouve également que le
personnel comptable ne sait pas gérer leur emploi du temps.
La cause directe de cette anomalie réside dans le fait qu’il n’existe pas de calendrier de
travail approprié qui régit l’enchaînement des tâches. Chacun fait comme bon lui semble, et
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57
chacun ne se soucie même pas si l’objectif fixé au départ est atteint ou non (notion
d’efficacité et d’efficience non assimilée).
2-1-2- Changement fréquent des règles et des procédures :
Les procédures constituent la ligne de conduite pour une bonne organisation.
Généralement, elles retracent les successions et l’enchaînement des tâches, désignent la ou les
personnes intervenant dans l’exécution des tâches.
La première observation qu’on fait quand nous regardons de près la MAMA est qu’il
n’existe pas de procédure bien défini dans l’exécution des tâches. Ce sont des notes de service
émanant des responsables qui régissent toutes les activités exercées au sein du Service
Comptabilité. Ainsi, ces derniers peuvent modifier à leur guise les procédures à mettre en
œuvre leur donnant la possibilité de suivre de près les tâches effectuées par les comptables.
Or, ce procédé peut faire naître chez le personnel comptable un sentiment de
frustration parce que comment pourront-ils exercer en toute sérénité les tâches qui leur sont
confiées si les consignes changent tout le temps ?
L’absence de manuel de procédure au sein d’une organisation enfreint aux
recommandations du principe de permanence des méthodes. Une entreprise n’ayant pas de
procédure bien définie ne pourra pas effectuer des contrôles plus approfondis pour éviter les
fraudes et autres malversations. Elle peut occasionner des difficultés aux agents de contrôle
externe (auditeurs externes, contrôleurs fiscaux…) dans l’exercice de leurs fonctions. Nous
pourrions trouver également des travaux redondants, inutiles et coûteux pour l’entreprise (ex :
une opération peut être enregistrée deux fois).
En principe, une procédure ne doit en aucun cas subir de quelconque modification que
cinq ans après sa formalisation et la validation de son application au sein d’un système.
2-1-3- Manque de personnel de qualité :
Le plus apparent voire le plus délicat des points faibles du système d’organisation
comptable de la MAMA s’observe au niveau de la qualité de son personnel comptable. Ceci
se distingue par le faible niveau d’instruction, la non maîtrise des matériels informatiques, les
comportements et attitudes vis-à-vis des changements,…
PDF Editor
58
La faiblesse du niveau d’instruction se caractérise par le fait que le personnel
comptable, en plus d’être insuffisants possède des niveaux d’instructions assez faibles sur la
Comptabilité. Ils ignorent les principes et les normes qui régissent la Comptabilité, ils ne
savent même pas comment utiliser les principaux comptes du plan comptable.
Tableau N°07 : Notes reçues par les comptables lors d’un test d’évaluation
Comptables 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Notes/10 02 01.5 0.5 04.5 03.5 01 02.5 04 03
Source : Direction Financière
Nous observons dans ce tableau que le résultat du test d’évaluation est assez médiocre.
Les notes obtenues en témoignent largement la faiblesse des connaissances des comptables.
Nous pouvons voir ici que les notes varient de 0.5 à 04.5/10.
De plus, les erreurs dans les écritures proposées par les comptables lors des prises en
charges provoquent des frustrations chez les responsables du fait de l’importance des
corrections à faire, alors que leurs attributions sont déjà assez lourdes.
Pourtant, lors de notre stage, les responsables affirmèrent que des séances de
formation ont été fournies afin de renforcer les connaissances du personnel comptable. Nous
pouvons alors en déduire que l’anomalie vient de l’incapacité de ces derniers à assimiler les
formations.
Prenons exemple sur les cas suivants : achat de petits matériels, salaire…
Concernant l’achat de fournitures de bureau, nous allons présenter ci-après l’écriture
passée par le comptable concerné lors de la prise en charge :
Date N° débit N° crédit Libellés Débit Crédit
02/03/N 9105 Achat de petits matériels 250 000
02/03/N 4456 TVA déductible sur achat 50 000
02/03/N 4693J Imprimerie 3J 300 000
(suivant FAC N°xxxx)
PDF Editor
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Nous pouvons observer dans cette écriture que le comptable a enregistrée par erreur le
compte 4456 (TVA déductible sur achat) au crédit.
Le comptable qui a passé cette écriture ne se soucie même pas de ses conséquences sur
le résultat. Ce dernier n’est pas conscient qu’à chaque fois qu’il fait des erreurs, les temps
consacrés aux corrections retardent considérablement le processus de traitement des
informations, en d’autre terme, l’établissement des balances des comptes contribuant à
faciliter l’établissement des états financiers.
Pour le cas du traitement des salaires, l’erreur qui persiste se situe au niveau du calcul
des retenues (CNAPS, OSIE…). Elles sont souvent victimes de sous-évaluation ou de
surévaluation. En principe, les retenues sont soumises à des barèmes : CNAPS et OSIE (1%
du salaire brut)
A titre d’exemple considérons le cas suivant : Salaire brut de l’employé: 600 000Ar.
L’écriture passée par le comptable se présente comme suit :
Date N°
Débit
N°
Crédit
Libellés Débit Crédit
31/05/N 941 Rémunérations du personnel 600 000
31/05/N 421 Pers. Rémunérations dues 586 135
31/05/N 432 CNAPS 5 990
31/05/N 4372 OSIE 5 875
31/05/N 447 IRSA 2 000
(Suivant bulletin de paie N°xxxx)
Si nous laissons se répéter ces erreurs, nous pouvons en juger que les données sont
corrompues et nous aurons des problèmes s’il survient un contrôle fiscal parce que les organes
de contrôle extérieurs à la Mutuelle seront dans l’obligation de nous pénaliser.
Ces anomalies constituent tant un risque plus qu’une menace pour la MAMA puisque
affecter une personne à un poste dont il n’a pas les compétences nécessaires peut être néfaste
voire fatal pour l’entreprise. Cette méthode enfreint directement au critère d’intégrité et
d’honnêteté professionnelle et les informations produites par la personne seront vues d’un
mauvais œil.
PDF Editor
60
Concernant la non maîtrise des outils informatiques, elle constitue la principale
anomalie qui fait obstacle au développement des ressources humaines au sein de la MAMA.
Dans le cadre de son redressement, la MAMA a opté pour l’informatisation de son
système d’information en générale. Toutefois, lors de notre stage au sein du siège social, nous
avons pu constater que bon nombre de son personnel, qu’il soit responsable ou subordonné, a
du mal à se familiariser avec les outils informatiques ou les utilise avec un minimum de
connaissance. Ceci constitue 2/3 de son effectif.
Cette situation est défavorable pour la Mutuelle, car la capacité à manipuler les outils
informatiques constitue un atout s’il veut rester en compétition avec ses principaux
concurrents sur le marché.
Les causes de cette lacune sont diverses à savoir : la vieillesse de certaines personnes
qui limite leur capacité d’apprendre, le manque de temps consacré à la formation en
informatique... Par conséquent, il est normal que les conditions de traitement des informations
comptables soient mauvaises et nécessite des améliorations urgentes.
Or, nous savons que l’informatique est très en vogue actuellement et constitue une
étape incontournable pour toute organisation à la recherche d’informations fiables et à jour.
De plus, toute entreprise se doit de tenir compte et de s’adapter aux diverses
évolutions subites par son environnement (notion de flexibilité).
A propos des comportements et des attitudes vis-à-vis du changement, il n’est pas rare
de voir que dans toute organisation les individus créent un réseau de relation et de
communication. Ainsi, l’arrivée d’un changement important risque de nuire aux rôles et aux
relations établies entre eux. C’est pourquoi, il arrive des fois que quand les responsables
essayent de changer quelque chose au sein d’une organisation, ils auront toujours à faire face
à diverses formes de résistance.
Dans le cas de la MAMA, ce comportement se présente de diverses manières : la
perception négative du changement ou de la personne apportant le changement, peur de la
destruction des réseaux de relations, et surtout la peur de l’inconnu et de ses conséquences.
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61
Un exemple qui permet d’illustrer ce qui a été dit est le cas du refus de suivre les
consignes des responsables dans la mesure où ces consignes modifient en partie ou en totalité
le mode de traitement des informations.
Compte tenu de ces diverses formes de résistance, Il n’est pas étonnant que les
informations issues du Service Comptabilité soient non fiables au regard des divers
utilisateurs des états financiers.
2-2- Problèmes liés aux procédures comptables :
Comme pour les anomalies constatées du point de vue des procédures administratives,
nous avons également détecté divers dysfonctionnements au niveau des procédures
comptables à savoir : la présence de tâches mal réparties, l’existence de traitement manuel
exagéré, et enfin le classement des données qui est non-systématiques.
2-2-1- Tâches mal réparties et confuses :
Lors de notre stage, nous avons pu constater que les tâches au niveau du Service
Comptabilité sont mal réparties.
A première vue, nous observons qu’il existe une large disproportion entre le volume
de travail à effectuer par les responsables et leurs subordonnés. Si nous regardons de près,
nous pouvons en conclure que les tâches confiées au personnel comptable constituent
uniquement les tâches préliminaires qu’exerce normalement un comptable avant la saisie au
journal.
De plus, nous constatons que les responsables éprouvent des réserves vis-à-vis du
personnel comptable, à cause de leur manque de qualification, en gardant pour eux les tâches
les plus importants et ne laissant que de légères occupations à ces derniers. Il n’est pas
étonnant que le personnel comptable soit frustré car en plus d’être routinier, les tâches à
effectuer sont ennuyeuses.
La confusion se manifeste dans le fait qu’un agent comptable joue en parallèle le rôle
d’agent financier.
Par exemple, à part les opérations de prise en charges, les responsables affectent les
aides comptables à un rôle de remplacement dans les Agences au cas où l’un des caissiers est PDF Editor
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contraint à une absence. Ou encore, il arrive parfois, que le personnel comptable transcrit les
montants figurant dans les attestations d’assurance dans le livre de caisse ; alors que ces
tâches reviennent aux caissiers normalement.
En conséquence, malgré l’existence d’une passation, des corrections sont à pourvoir
concernant les éventuelles erreurs commises par le remplaçant.
Nous constatons également que parallèlement à son rôle de Chef comptable, ce dernier
exerce en même temps le rôle de chef du Service Finance.
Tableau N°08 : Répartition des tâches au sein de la Direction Financière
Aides
comptables/Comptables
Chef Comptable/Chef du
Service Finance
Chef du Département
Comptabilité et Finance
Dépouillement des
courriers.
Remplacement (absence
ou départ en congé)
Calculs préalables
aboutissant aux soldes
des caisses et banques
(Agences et délégations).
Prise en charge (sur
Excel) des opérations sur
caisse, banque, salaire,
achats et émission et
réception des chèques.
Vérification de toutes les
opérations de prise en
charge.
Enregistrement des entrées
et sorties de fonds.
Rapprochement des données
du Service Finance avec
celles du Service Statistique
et Réassurance.
Vérification des pièces
comptables.
Imputation comptable en
tenant compte des
opérations de prise en
charge.
Contrôle des imputations
comptables et
établissement des états
financiers.
Source : Service Comptabilité
En effet, ces deux rôles sont distincts et doivent être séparés pour qu’il puisse exister
une synergie au sein du système. Le rôle de Chef comptable se limite à superviser les tâches
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63
effectuer par les comptables, vérifier et contrôler les opérations traitées par les comptables et
opérer des corrections si nécessaire.
Quant au rôle de Chef du Service Finance, il se limite à la vérification des soldes des
opérations d’entrées et sorties des fonds (en espèces ou par chèques, par virement), la
supervision des tâches effectuées par les caissiers et le suivi des billetages effectués par les
encaisseurs...
Cette mauvaise répartition des tâches est résumée dans le tableau N°08.
2-2-2- Traitement manuel exagéré :
Cela constitue la principale anomalie à réduire de façon adéquate à un certain degré
pour que le système d’organisation comptable de la MAMA soit plus fiable qu’actuellement.
Lors de notre stage, nous avons constaté que beaucoup d’informations au sein du
Service comptabilité sont traités manuellement : pointage dans le cas des dépouillements,
rapprochement bancaire,... Vu les faiblesses du personnel comptable du point de vue
informatique, le système est actuellement à moitié informatisé.
Prenons comme exemple le cas des comptables responsables des opérations bancaires.
Lors des opérations de prise en charge, le dépouillement et le rapprochement bancaire se font
sur Excel, ensuite le comptable enregistre l’opération manuellement dans une sorte de registre
appelé « journal auxiliaire » avant de transmettre les données auprès du CDCF pour
l’affectation comptable sur EBP.
Un autre exemple apparent est la situation perçue au sein du Service
Approvisionnement qui traite en majeur partie les données manuellement : enregistrement des
entrées et sorties sur des registres...
Des formations ont été dispensées par des spécialistes engagés par la Direction
Générale, cependant, à cause de leur manque de volonté (à accepter le changement) et
d’initiative, le personnel comptable est incapable d’assimiler les acquis.
Toutefois, le traitement manuel comporte divers risques : erreur (au niveau des
imputations), omission (il peut exister des opérations non enregistrées), les détournements
d’actifs sont fréquents, il peut arriver même qu’il existe des travaux redondants… PDF Editor
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De plus, le traitement manuel est signe de retard puisque actuellement, la plupart des
entreprises optent pour un système d’organisation comptable informatisé.
2-2-3- Classement des données non systématique :
Divers types de pièces sont utilisés au sein du Service Comptabilité. Avant d’entamer
l’analyse concernant leur classement, rappelons leurs caractéristiques : elles sont datées et
établies sous formes d’imprimés prénumérotées assurant la fiabilité, la facilité
d’enregistrement et le classement.
Une pièce peut représenter soit une opération (par exemple : double des attestations
d’assurance, double du bulletin de paie...), soit plusieurs opérations de même nature (état des
frais généraux, état récapitulatif des salaires...).
Dans notre cas, compte tenu de cette diversité, les mobiliers de classement sont
rapidement remplis, les placards sont vite occupés. Ce qui implique une totale confusion et de
perte de temps au cas où des recherches d’informations s’imposent.
En outre, en Comptabilité, les pièces constituent la base des imputations et leur
rangement doit être méthodique afin d’assurer la rapidité de la recherche et la sécurité de leur
classement.
En effet, le problème réside dans le fait que les comptables entassent les pièces dans
les placards sans en faire le triage, en d’autre terme, ils ne distinguent les pièces les unes des
autres malgré leurs diversités. Nous constatons également, par exemple, que dans les placards
nous arrivons à voir des pièces et des documents comptables relatifs à des exercices vieux de
deux à trois ans alors que les places sont déjà insuffisantes.
En plus de cela, le Service Comptabilité ne dispose pas de lieu d’archivage de dossiers
qui lui est propre, ce rôle revient à un agent administratif subordonné du Directeur
Administratif et du Personnel (DAP). Ainsi, les consultations et les recours aux pièces
nécessitent des autorisations émanant du DAP provoquant donc des difficultés au niveau de la
disponibilité des pièces. Cet état de chose provoque des difficultés de recherche et gêne toute
activité de contrôle.
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Pour conclure, cette dernière section nous a permis de voir les éléments qui
représentent les points faibles de la MAMA, vu sous deux angles différents à savoir : du point
de vue des procédures administratives (lenteur administrative, changement trop fréquent des
règles et procédures, manque de personnel de qualité) ; ainsi que du point de vue des
procédures comptables (tâches mal réparties, traitement manuel excessif, classement des
données non systématique).
En guise de conclusion, le présent chapitre nous a permis de voir dans une première
section les éléments constituants les points forts de la MAMA, ensuite dans une deuxième
section les éléments constituant ses points faibles.
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Cette seconde partie nous a permis d’une part de voir les théories sur lesquelles notre
analyse se fonde à savoir : des notions sur l’Assurance, des notions sur la Comptabilité et le
système d’organisation comptable et d’autre part d’analyser le système et d’en détecter les
principaux anomalies pouvant causer des dysfonctionnements en mettant en valeur les points
forts et les points faibles du système existant.
Abordons à présent la troisième et dernière partie réservée aux différentes propositions
de solutions, les résultats attendus sur ces propositions et leur impact sur la Mutuelle.
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PARTIE III :
PROPOSITION DE SOLUTIONS-
RESULTATS ATTENDUS ET
IMPACTS
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Cette dernière partie met en évidence les différentes propositions de solutions ainsi
que les résultats attendus et leurs impacts sur la situation de l’entreprise (sous l’angle des
deux points de vue : procédures administratives et procédures comptables). Ainsi, elle se
divisera en deux chapitres dont :
Les propositions de solutions contribuant à améliorer la situation actuelle incluant
dans une première section les solutions liées aux problèmes des procédures administratives
(solutions à la lenteur, élaboration d’un manuel de procédure comptable, mise en œuvre d’un
programme de recyclage, de rotation de poste et de recrutement) et dans une deuxième section
les solutions liées aux procédures comptables (répartition correcte des tâches, informatisation
de la tenue de la comptabilité, et enfin le renforcement du contrôle des opérations
comptables).
Les résultats attendus et les impacts des propositions sur la MAMA incluant :
Dans une première section les résultats attendus à savoir : au niveau administratif (rapidité de
l’information, permanence des méthodes, acquisition de nouvelles compétences) et au niveau
comptable (harmonie au sein de l’équipe comptable, système adapté au NTIC, réduction des
fraudes et autres malversations) et ;
Dans une deuxième section les impacts des propositions sur la MAMA à savoir : au niveau
administratif (informations à jour permettant d’améliorer la situation économique de la
MAMA, performance du personnel comptable, accroissement des résultats financiers) ; et au
niveau comptable (Comptabilité régulière, informations fiables).
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Chapitre I : Mise en œuvre des suggestions
Ce chapitre consiste à présenter les différentes propositions de solutions pouvant
contribuer à l’amélioration du système d’organisation comptable au sein de la MAMA.
Ainsi, dans une première section, nous allons parler des solutions liées aux problèmes des
procédures administratives et dans une deuxième section, nous allons fixer les solutions liées
aux problèmes des procédures comptables.
Section 1 : Suggestions liées aux problèmes des procédures administratives
Divers solutions sont envisageables dont : La réduction des retards, l’élaboration d’un
manuel de procédure comptable et enfin la mise en œuvre d’un programme de recyclage, de
rotation de poste et de recrutement.
1-1- Réduction des retards:
Diverses solutions sont possibles pour réduire la lenteur administrative au sein du
Service Comptabilité : acquisition de nouveaux matériels informatiques, réduction des va et
vient des documents comptables, établissement d’un calendrier de travail pour une bonne
gestion du temps.
1-1-1- Acquisition de nouveaux matériels informatiques et informatisation du système
des courriers :
Compte tenu de l’insuffisance et de l’obsolescence des outils informatiques, nous
proposons de définir dans le Budget à venir l’acquisition de matériels plus modernes et plus
perfectionnés (dans un contexte de facilité d’utilisation). Rappelons que notre objectif est de
fournir des données fiables et à jour permettant de donner une image fidèle à la situation de la
MAMA. Ainsi, nous devons disposer des machines compatibles (répondant dans une large
mesure au besoin ressenti) afin de respecter les délais relatifs aux différentes étapes des
travaux comptables et de pouvoir connaître au jour le jour la situation de la Mutuelle, en
d’autre terme, pour faciliter le suivi des opérations effectuées par jour. En plus de cela,
actuellement, l’existence de matériels informatiques à prix réduit permet à toute entreprise de
pouvoir informatiser le système comptable.
De plus, le domaine de la haute technologie évolue à grande vitesse actuellement et la
Mutuelle est en droit de pouvoir suivre cette évolution (notion de flexibilité de l’entreprise).
En effet, l’utilisation de matériels plus performants permettra de réduire voire éliminer
toute perte de temps, d’énergie et d’argent.
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70
Les coûts afférents aux nouveaux matériels informatiques se présentent comme
suit (en Ariary):
Tableau N°09 : Les coûts afférents à l’acquisition des nouveaux matériels informatiques
Désignations Quantité Prix unitaire Montant
Siège 2 750 000 1 500 000
Agences 21 750 000 15 750 000
Délégations 63 750 000 47 250 000
TOTAL 86 64 500 000
Source : personnelle
Concernant l’informatisation du système des courriers.
Afin de remédier aux retards et pour une rapidité de la circulation des informations,
informatiser le système de transmission des données comptables est nécessaire.
Pour ce faire, comme la plupart des ordinateurs de la MAMA sont déjà connectés à
internet et sont branchés en réseau, il est possible d’opter pour un transfert des données par
internet.
Les données vont suivre les étapes suivantes :
D’abord, les opérations de caisse doivent être traitées sur Excel, ceci est aussi valable
pour le cas des bordereaux des encaissements (établis par le bureau d’agence/délégation).
Cela va rendre plus rapide la circulation des données traitées), qui facilitera ensuite les tâches
de l’unité comptable.
Puis, après la réception des pièces comptables, l’unité comptable instaurée au sein de
l’agence ou de la délégation va appliquer sur ces dernières la procédure proposée auparavant
avant de faire la saisie des données dans l’ordinateur sur EBP.
Ensuite, le responsable de cette unité va effectuer des vérifications sur les données
traitées et faire des corrections en cas d’erreur.
Enfin, les données traitées et vérifiées seront transmises au Siège par ce même
responsable par voie de courriers électroniques avec comme pièces jointes les fichiers Excel
(folio de caisse et Bordereau des encaissements).
L’envoi des pièces comptables au Siège (pour contrôle, vérification et archivage)
depuis les Agences et les Délégations se fera hebdomadairement (premier jour ouvrable de la
semaine suivante).
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1-1-2- Réduction adéquate des va et vient des documents comptables (cas du
siège) :
Le va et vient trop fréquent des documents comptables représente tant de risques que
de menace dans l’organisation comptable et engendre des retards. Il se peut qu’à l’issu de ce
flux de va et vient, les documents peuvent être victime de perte ou d’égarement.
En outre, une décision unanime peut être source de conflits internes entre les
responsables.
Ainsi, nous proposons la solution suivante : Délégation de pouvoir qui va entraîner le
raccourcissement du circuit des documents (règlement des sinistres matériels)
La délégation de pouvoir va consister à donner plus de perspective aux deux
Directions (Sinistre et Financière) pour qu’elles puissent prendre des décisions sur le
règlement des sinistres. En effet, ce sont ces deux Directions qui sont les plus concernées par
les flux de données concernant les dossiers sinistres.
La délégation de pouvoir va aboutir sur un circuit raccourci des documents que nous
proposons ci-dessous :
Figure N°08 : Circuit raccourci des dossiers sinistres matériels
Source : personnelle
Ce circuit permet de diminuer le temps perdu lors des va et vient des documents
comptables et de gagner plus de temps dans le traitement des dossiers sinistres.
Direction Sinistre :
Réception de la déclaration, ouverture d’un dossier sinistre, analyse technique des dossiers (Service Sinistre Matérielle), transmission du dossier et des documents y afférents à la Direction Financière.
Direction Financière :
Analyse financière des dossiers, établissement de l’ordre de paiement, transmet cet ordre au Service Finance qui remet l’ordre à son tour au comptable responsable de l’établissement des chèques.
Service Comptabilité :
Etablissement du chèque pour le paiement, comptabilisation du chèque établi, envoi du chèque (original)
Chef comptable ou CDCF :
Vérification de l’écriture de comptabilisation, ordonne la comptabilisation du paiement (si accepté et approuvé), classement du chèque.
Service Comptabilité :
Comptabilisation du paiement et Classement du chèque.
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72
Si dans l’ancien circuit, les adhérents sont obligés d’attendre des semaines voire des
mois avant qu’un dossier sinistre soit réglé, ce nouveau circuit leur satisfait en diminuant leur
temps d’attente à au moins une semaine.
1-1-3- Etablissement d’un calendrier de travail pour une bonne gestion du temps:
Nous avons constaté dans la précédente partie qu’il n’existe pas de calendrier de
travail formel au sein du Service Comptabilité. C’est pourquoi, les retards persistent dans
l’exécution des tâches.
Or, nous savons que sans un bon enchaînement des tâches, une organisation ne
fonctionnera pas correctement.
Nous conseillons alors au responsable qu’il est nécessaire d’établir un calendrier de
travail permettant de poser des délais pour l’exécution des tâches à temps et à bon terme.
Nous proposons alors un type de calendrier pouvant aboutir à un bon enchaînement
des tâches.
Tableau N°10 : Calendrier de travail proposé
1ère semaine 2ème et 3ème semaine 4ème semaine
Collecte des données,
dépouillement et
imputations comptables :
Réunion de tous les
documents de base: les bons
de commandes, toutes les
factures, les pièces
d’encaissement ou de
décaissement autre que les
factures (ordre de dépenses,
reçu de versement en
espèces…), les bons de
livraison ou de réception…
Imputation de toutes les
opérations aux comptes
correspondants.
Saisie des données dans les
journaux respectifs :
Saisie complète, enregistrement
chronologique, et conservation
sous haute surveillance des
données de base imputées (sous
EBP).
Préparation de l’édition de la
Balance (mensuelle) :
Généralement, l’édition de la
balance se fait chaque fin de
mois afin de s’assurer du
respect du principe de la partie
double, en d’autre terme, de
suivre la situation exacte de
chaque compte.
Source : Personnelle
PDF Editor
73
1-2- Elaboration d’un manuel de procédure comptable :
Disposer d’un manuel de procédure comptable constitue l’assurance d’une bonne
organisation au sein du Service Comptabilité. Ceci permet, d’une part d’optimiser la qualité
des informations, et d’autre part, facilite toute opération de contrôle. Cette procédure doit
notamment être mise à jour par les programmes pour faciliter la compréhension du système
comptable qu’on met en place.
Pour sa formalisation, elle doit être écrite, distribuée aux divers agents affectés au sein
du Service Comptabilité et retrace les différentes étapes à suivre dans le traitement des
opérations comptables ainsi que les différents intervenants à chaque étape.
Trois étapes fondamentales doit figurer dans cette procédure : Contrôle et vérification
des pièces justificatives, ventilation des pièces comptables, traitement des pièces comptables.
1-2-1- Contrôle et vérification des pièces justificatives :
Il s’agit avant tout de s’assurer de l’existence de toutes les pièces et de leurs
authenticités (cachets ou signature autorisée) puis de contrôler l’exactitude des calculs, la
concordance entre les factures, les bons de commande et les bons de livraison ou de réception
et enfin de la certification du service fait s’il a eu lieu...
1-2-2- Ventilation des pièces comptables :
Les pièces comptables doivent être traitées en fonction de leur nature en vue de
couvrir les opérations qu’elles pourraient engendrer.
Prenons toujours comme exemple une opération d’achat d’immobilisation.
En principe l’achat peut se faire de deux manières différentes : achat à crédit et achat
au comptant.
Pour un achat à crédit, la ventilation des pièces se fait de la façon suivante :
- Un exemplaire de la facture classé en instance suivant l’ordre alphabétique (nom des
fournisseurs). Un échéancier est à établir avec l’accord des deux parties.
- Un deuxième exemplaire (original) est classé dans le chrono des achats
(comptabilisation des achats)
- Pour chaque règlement, le bon de caisse ou la copie du chèque et l’ordre de dépense
(OD) sont joints au troisième exemplaire de la facture et la liasse est classée par la
suite dans le chrono de trésorerie correspondant.
Dans le cas d’un achat au comptant, elle se présente comme suit :
- Un exemplaire de la facture (original) est classé dans le chrono des achats muni de la
mention « payé ».
- Un autre exemplaire est classé dans le chrono de trésorerie correspondant. PDF Editor
74
A noter que l’original de la facture doit être apposé de la mention « bon à payer » et
les copies apposées de la mention « duplicata ne pas enregistrer » (en vue d’éviter une
double comptabilisation ou un double paiement).
1-2-3- Traitement des pièces comptables :
Le traitement des pièces comptables se déroule en quatre étapes : l’imputation des
pièces comptables par des cachets d’imputation, la saisie des pièces comptables, le contrôle
des saisies et enfin le classement des pièces.
1-2-3-1- L’imputation des pièces par des cachets d’imputations :
Après leur vérification et leur ventilation, les pièces comptables vont être imputées
aux opérations qu’elles couvrent. Cela va se faire par l’intermédiaire de cachets d’imputation,
qui notamment, contiennent les informations suivantes :
- Numéro et intitulé du journal devant contenir l’opération ;
- Date comptable correspondant à la date de saisie
- Numéro ou référence de la pièce comptable
- Numéro de compte dans lequel l’opération doit être imputée
- Montant Débit ou Crédit
Cette opération doit être faite obligatoirement par l’agent comptable avant la saisie.
1-2-3-2- Saisie des pièces comptables :
Après leur imputation, les pièces vont être transmises au Chef comptable ou au CDCF
pour contrôle des imputations. En cas d’erreur d’imputation, des corrections s’imposent et ce
n’est qu’après approbation des imputations que la saisie peut se faire.
La saisie consiste à faire entrer dans l’ordinateur les données comptables et ceci
suivant les règles et principes de comptabilisation recommandées par le PCAss.
Il est important de souligner que toutes les pièces saisies doivent porter une mention
attestant de ce fait. Ex : « Facture saisie le… sous le numéro… »
1-2-3-3- Contrôle des saisies :
Le Chef comptable ou le CDCF procède au contrôle des saisies par confrontation des
brouillards de saisie des opérations concernées avec les pièces comptables appropriées tout en
s’assurant du respect des règles et principes comptables admises et en vigueur.
En cas d’erreur, des corrections doivent se faire avant l’édition des journaux définitifs.
1-2-3-4- Classement des pièces comptables :
Après la saisie ainsi que leur contrôle, les pièces comptables vont être classées comme
suit :
- Numérotation séquentielle des pièces comptables en fonction de leur date d’arrivée. PDF Editor
75
- Attribution d’un numéro d’ordre à chaque pièce.
- Classement de toutes les pièces numérotées par ordre chronologique dans les chronos
respectifs selon le journal auxiliaire de saisie comptable.
- Mettre sur le dos du chrono l’année, le mois, la nature de l’opération concernée.
1-3- Mise en œuvre d’un programme de recyclage, de rotation de poste et de recrutement :
La compétence et l’intégrité des membres du personnel constituent les garants d’une
information fiable au sein d’une organisation. Dans notre cas, il est nécessaire d’opérer des
programmes de recyclage, de recrutement et de rotation de poste.
1-3-1- Programme de recyclage :
Tout en sachant les faiblesses constatées au sein de l’équipe comptable, la mise en
ouvre de la procédure proposée sera accompagnée de différentes séances de recyclage des
comptables.
Toutefois, ce programme doit suivre un plan bien défini :
- Classer les besoins en recyclage selon le degré d’influence du changement subit par
chaque poste.
- Fixer et identifier les objectifs du recyclage : décrire explicitement les procédures à
appliquer (les étapes à suivre dans le traitement, les différents intervenants et leurs
rôles…)
- Voir quelles sont les ressources en main : salle de conférence, directives et consignes
professionnelles…
- Bien définir les détails des séances : son contenu, les participants, la stratégie de
remplacement des employés en formation, la date et l’heure, le lieu, les instructeurs,
les supports et outils de formations…
- Envisager ensuite de demander aux participants de partager les acquis avec leurs
collègues de travail après les séances.
- S’assurer que les participants comprennent les nouvelles procédures par des
évaluations (incitation à faire des commentaires et des remarques et mesurer l’impact
des séances).
Encore mieux, il est conseillé, afin de développer les connaissances des employés, de
solliciter la collaboration de spécialistes et d’experts en plus des responsables concernés de la
société.
Les coûts afférents au programme de recyclage se présentent comme suit :
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Tableau N°11 : Les coûts afférents au programme de recyclage
Désignations Montant (en Ariary)
Honoraire du formateur 1 300 000
Indemnités du formateur interne 700 000
Loyer de la salle (si à l’extérieur) 500 000
TOTAL 2 500 000
Source : personnelle
1-3-2- Programme de rotation de poste :
Ce programme constitue une autre solution pour améliorer les niveaux intellectuels
des agents comptables. Après avoir pratiqué pour un moment assez long les acquis des
séances de recyclages, il est conseillé de faire des permutations sur les agents comptables
pour se faire transmettre les acquis.
1-3-3- Programme de recrutement :
Les tâches au sein du Service Comptabilité sont nombreuses. De plus, des contraintes
majeures (niveau d’instructions bas, et la non-maîtrise des outils informatiques) freinent le
développement des compétences et le nombre des agents comptables est insuffisant. Dans le
but d’apporter notre contribution, nous conseillons donc, compte tenu des améliorations que
nous envisageons d’apporter, de procéder à des recrutements.
Puisque nous voulons mettre en place des unités comptables (composées de 2
comptables et d’un Chef d’unité) au sein des Agences et Délégations, au total nous avons
besoins de 84 personnes.
Le recrutement doit, en outre, répondre au besoin ressenti par les responsables et les
candidats choisis doivent posséder le profil suivant :
Titulaire d’un Bacc+4 en gestion, option finance et comptabilité ou Audit et Contrôle
Au moins trois ans d’expérience dans le domaine financier et comptable
Connaissant assez les règles et les principes régissant la Comptabilité
Familier avec les outils de bureautique (WORD, EXCEL,...) et les logiciels comptables
(SAGE SAARI, CIEL COMPTA, EBP...)
Agé de plus de vingt cinq ans
Intègre, honnête et ayant beaucoup de maturité organisationnelle
Apte à travailler en équipe...
Les coûts afférents au programme de recrutement se présentent comme suit :
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Tableau N°12 : Les coûts afférents au programme de recrutement
Désignations Quantité Prix unitaire Montant (en Ariary)
Parution de l’avis au
journal (21 jours)
3 40 000 2 520 000
Copies d’examen 200 300 60 000
Loyer de la salle (si à
l’extérieur)
600 000
TOTAL 3 180 000
Source : personnelle
Nous tenons à remarquer qu’il arrive parfois que même si les séances ont eu lieu et
que les objectifs sont atteints, des membres du personnel se résignent à refuser le changement.
C’est un comportement tout à fait légitime de leur part.
Quatre stratégies courantes sont susceptibles de lutter contre ce comportement chez le
personnel : l’information, la participation, le soutien et le support, la manipulation et enfin la
coercition.4
L’information consiste à combattre l’ignorance en indiquant et en expliquant aux employés ce
qu’ils auront à faire et pourquoi ils devront le faire. Les informations ne doivent en aucun cas
être opposées aux valeurs et croyances.
La participation doit être di-directionnelle, susciter des rencontres ou des discussions et créer
un climat de confiance et un esprit d’ouverture
Le soutien et le support consistent à encourager, soutenir et supporter les employés éprouvant
de l’insécurité face aux changements. L’instigateur du changement doit être patient et attentif
face aux différentes réactions des employés.
La manipulation, C’est relier les besoins des employés avec les objectifs visés
Quant à la coercition, il s’agit de mettre en place un système de promotion et de récompenses.
Section 2: Suggestions liées aux problèmes des procédures comptables
Compte tenu des anomalies que nous avons perçues, nous proposons les solutions ci-
après : la répartition correcte des tâches, l’informatisation de la tenue de la comptabilité, et
enfin le renforcement du contrôle des informations issues de la Comptabilité générale.
4 Cours de Management des Organisations, 4ème année PDF Editor
78
2-1- Répartition correcte des tâches :
Nous avons constaté auparavant que la répartition des tâches au sein du Service
Comptabilité présente des proportions inégales. Ceci marque l’absence d’une bonne
organisation et limite le développement des connaissances du personnel.
Nous avons remarqué également l’existence de confusion des tâches.
Ainsi, compte tenu de la procédure proposée auparavant, nous proposons la répartition
qui suit :
Tableau N°13 : Nouvelle répartition des tâches au sein du Service Comptabilité
Aides comptables Comptables Chef Comptable
(Siège)/Responsable de
l’unité comptable
(Agences ou
Délégations)
CDCF
Dépouillement des
courriers ;
Vérification des
pièces justificatives ;
Imputation des
pièces comptables
par les cachets
d’imputation.
Ventilation des
pièces
comptables
Saisie des pièces
comptables
Classement des
pièces
comptables
Contrôle des imputations
Contrôle des saisies
Correction d’erreur
Contre-contrôle des
saisies.
Approbation des
écritures.
Etablissement et
édition des états
financiers.
Source : personnelle
Nous conseillons d’affecter la fonction de Chef du Service Finance à une personne
totalement indépendante du Service Comptabilité ; ceci est également valable pour les tâches
en relation directe avec le rôle d’agent financier, à savoir : enregistrement des entrées et
sorties de fonds (Caissier central et Caissiers Agences et Délégations), vérification des soldes
(Adjoint au Chef du Service Finance), rapprochement des données du Service Finance et du
Service Statistique et Réassurance (Chef du Service Finance)…
2-2- Informatisation de la tenue de la Comptabilité :
Le but de tout système comptable est de produire des informations fiables et
disponibles au moment voulu afin de pouvoir prendre des décisions. De plus, à la vue de
l’évolution croissante et rapide de la technologie, il est préférable d’informatiser le système
comptable.
PDF Editor
79
La plupart des organisations évoluent d’un système manuel, en passant par un système
mixte d’outils sur papier et de tableur informatique (comme ce qui est du cas de la MAMA),
et enfin vers un seul système informatisé, qui est souvent constitué d’un ensemble de
plusieurs systèmes ou programmes plaçant les données dans des tableurs ou des bases de
données. En effet, actuellement, la disponibilité de technologies à coûts relativement faibles
permet facilement de passer d’un système manuel ou d’un système mixte au système
informatisé.
Prendre la décision d’informatiser le système comptable requiert des études et des
analyses suivant un plan bien élaboré à savoir : l’étude des besoins et des objectifs, l’étude de
l’état de préparation de l’organisation, préparation des documents et dossiers nécessaires,
l’installation du logiciel comptable et enfin, l’entrée des renseignements généraux sur la
MAMA pour initialisation du nouveau système informatisé.
2-2-1- Etude des besoins et des objectifs :
Dans notre cas, les responsables ressentent des besoins et des objectifs divers à savoir :
des informations opportunes et exactes pour prendre des décisions ; identifier et résoudre les
problèmes ; examiner les données sous divers angles pour prendre de bonnes décisions de
gestion ; préparer et émettre plusieurs rapports différents tout en présentant les informations
financières sous différents formats exigés par les organes directeurs, produire avec efficacité
et efficience.
2-2-2- Etude de l’état de préparation de l’organisation :
Cette phase est de la charge du CDCF assisté de plusieurs techniciens de la CIT qui
vont mettre en place toutes les formalités de la mise en place de l’informatisation.
Elle consiste à voir si l’organisation est prête à informatiser. En d’autre terme, vérifier
si tout le personnel clé participe au processus ; voir si nous disposons d’un personnel qualifié
pour faire fonctionner le système ; percevoir s’ils sont prêts à accepter le nouveau système ou
s’ils sont prêts à intégrer dans leurs emplois du temps des séances de formation ; voir si un
système manuel acceptable et fonctionnel est déjà en place ; déterminer l’existence d’un
budget pour la formation, l’entretien, le soutien et le perfectionnement du matériel
informatique et des logiciels ; …….la fiabilité du Service Electrique ; voir la disponibilité des
fonds nécessaires aux améliorations...
2-2-3- La mise en œuvre de l’informatisation :
Après avoir étudié toutes les possibilités d’appliquer l’informatisation, C'est-à-dire
l’étude des besoins et des objectifs… et terminé toutes les préparations, il s’en suit la mise en
œuvre de l’informatisation. PDF Editor
80
Il consiste en la préparation des documents et des dossiers primaires renfermant les
renseignements généraux sur la MAMA, l’installation du logiciel comptable (EBP dans le cas
de la MAMA) au sein du Service Comptabilité (siège, Agences/Délégations) et enfin l’entrée
des données et renseignements primaires sur la MAMA pour initialisation du logiciel.
Cependant, vu les faiblesses du personnel comptable au niveau informatique et le
manque d’effectif en personnel comptable, sa mise en service reste limitée aux responsables
(au sein du siège uniquement) qui s’occupent à la fois de l’affectation comptable ainsi que du
contrôle des informations.
La formation que les responsables, avec assistance d’un ou de plusieurs spécialistes,
doit permettre de mettre à jour et de renforcer les connaissances du personnel en Comptabilité
(règles et principes comptables, environnement interne et externe du Service Comptabilité, les
résultats que les responsables attendent d’eux...) ; apprendre aux comptables comment
manipuler le logiciel EBP...
Ainsi, afin de rendre plus fiables les données, nous proposons les solutions suivantes :
mise en service générale du logiciel comptable EBP dans le traitement comptable;
informatisation du système des courriers; mise en œuvre d’une bonne méthode
d’enregistrement des opérations; un mode de classement des documents comptables assez
systématique.
2-2-3-1- Mise en service général du logiciel comptable EBP dans le traitement
comptable et mise en place d’unités comptables dans les Agences et Délégations :
Pour améliorer la qualité des informations fournies par le traitement comptable, il est
nécessaire de mettre en service d’une manière générale le logiciel EBP d’abord au sein du
Service Comptabilité siège et mettre en place des unités comptables dans les Agences et les
Délégations, ce qui implique que la comptabilité doit concerner tous les points de vente de la
MAMA.
Parlons d’abord d’EBP et ensuite organisons la mise en place des unités comptables
dans les Agences et les Délégations.
EBP est un logiciel multifonction (C'est-à-dire incluent le traitement de la gestion
comptable, la gestion des immobilisations, la gestion des stocks, la gestion de la paie, la
gestion du personnel et la gestion commerciale). A noter que ces fonctions sont indépendantes
les unes des autres, certaines d’entre elles peuvent avoir des relations.
Il facilite l’obtention de certains états financiers tel le compte de résultat ou le bilan à
partir de l’établissement préalable du journal, le grand-livre et la balance en faisant une saisie
unique à la manière d’un journal. PDF Editor
81
Son adoption permettra au Service Comptabilité de faire le cadrage, le lettrage,
l’analyse, la correction et la codification des opérations.
Le cadrage permet au dirigeant à satisfaire son besoin d’avoir un aperçu global de la situation
pour prendre des dispositions utiles à la Mutuelle et par la suite prendre une décision dans un
prompt délai. Dans ce cas, le responsable du Service comptabilité est obligé de trouver des
moyens lui permettant de faciliter les tâches.
Avec EBP, il suffit de faire entrer toutes les données nécessaires et il se charge de leur
stockage et de leur comparaison. Ainsi, on peut voir, par exemple, les états des arriérés
(primes impayées)...
Ainsi, EBP aide et facilite le cadrage.
Le lettrage permet de distinguer les comptes soldés des comptes non soldés, donc, il peut faire
l’annulation automatique de ces derniers. Par exemple, il permet de distinguer les primes
payées des primes impayées.
Prenons comme exemple le cas du client RAKOTO qui se charge du paiement d’une
prime qui s’élève à 20000 le 01/01/N payable deux mois (fin février).
L’écriture se présente comme suit :
Date N° pièce N° de
compte
débit
N° de
compte
crédit
Libellé Echéance Débit Crédit
01/01/N xxxxx 467RAK Client
Rakoto
28/02/N 20000
01/01/N xxxxx 70201 Primes 28/02/N 20000
(Suivant émission de primes N°xxxxx)
A la fin du mois de février, l’échéance arrive et le client règle le montant de prime en
espèces. L’écriture se présente comme suit dans le journal caisse :
Date N° pièce N° de
compte
débit
N° de
compte
crédit
Libellé Echéance Débit Crédit
28/02/N xxxx 53 Caisse 28/02/N 20000
28/02/N xxxx 467RAK Client
Rakoto
28/02/N 20000
(Suivant pièces de caisse N°xxxxx)
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L’écriture de lettrage se présente comme suit :
Code Date N°
pièce
N° de
compte
débit
N° de
compte
crédit
Libellé Lettrage Débit Crédit
OD 28/02/N
xxxx 467 RAK Client
Rakoto
FJK 20000
CAI 28/02/N xxxx 467RAK Client
Rakoto
FJK 20000
Suite à cette opération, nous pouvons dire que le client est totalement soldé.
Cependant, au cas où le client n’arrive pas à payer, il reste débiteur dans la situation
des tiers. L’envoi d’une lettre de rappel est à pourvoir.
Dans ce cas, l’écriture se présente comme suit :
Code Date N°
pièce
N° de
compte
débit
N° de
compte
crédit
Libellé Echéance Débit Crédit
OD
28/02/N xxxx 467RAK Client 28/02/N 20000
Concernant l’analyse, EBP permet d’analyser une situation quelconque, par exemple,
la situation de trésorerie d’une Délégation, situation des tiers... Il suffit de consulter tous les
renseignements de ces situations en regardant dans la rubrique Grand-livre en précisant les
numéros de compte concernés par la demande.
Ex : pour consulter la situation de trésorerie, il faut entrer tous les numéros de compte allant
de 52- Banque à 53- Caisse...
Concernant la correction, avec EBP, nous pouvons, en cas d’erreur, avoir la possibilité
de remplacer les données erronées immédiatement.
Quant à la codification, elle est obtenue par la création et la personnalisation du plan
comptable contenu dans EBP. Ce procédé facilite la recherche d’information et entraîne
l’absence de confusion entre les données.
Prenons, à titre d’exemple, le cas d’un fournisseur nommé RANDRIA.
PDF Editor
83
Dans le domaine de l’Assurance, et selon le plan recommandé par le PCAss le compte
général fournisseurs et comptes rattachés porte le numéro 469. Afin de distinguer le
fournisseur RANDRIA des autres fournisseurs partenaires de la MAMA, nous pouvons lui
attribuer un compte individuel portant le numéro 469RAN000000...
Entrons à présent dans la mise en place d’unités comptables dans les Agences et
Délégations car l’informatisation du système des courriers en dépend largement.
Rappelons que la méthode actuelle, nous avons dit, engendre des retards et beaucoup
de perte de temps. Il nous est venu à l’esprit, pourquoi ne pas mettre en place des unités
comptables dans les Agences et les Délégations ? En effet, cela permet de gagner du temps
dans le traitement des informations et raccourcit par la suite le circuit comptable.
En conséquence, nous pouvons avoir des informations à jour puisque les données
seront traitées sur place par ces unités, puis l’envoi des données traitées se fera
immédiatement sur internet par voie de messages électroniques.
Nous conseillons donc à mettre en place un système comptable centralisateur au
niveau du Siège.
C’est alors que les informations suivront le circuit ci-après :
Figure 09 : Circuit de transmission des informations depuis les Agences/Délégations vers
le Siège
Source : personnelle
Nous observons ici que la transmission des informations suit plusieurs étapes à savoir :
Enregistrement des opérations d’encaissement de primes (1)
Dépouillement des opérations (2)
Caisse (3) (rapprochement)
Banque (3) (Rapprochement)
Journal auxiliaire Caisse (4)
Journal auxiliaire Banque (4)
Journal centralisateur (5)
Grand-livre
SIEGE SOCIAL
Balance (6)
Etats Financiers (7)
PDF Editor
84
1ère étape : Enregistrement des opérations d’encaissement des primes
La caisse tient un rôle important dans la collecte des informations comptables en
effectuant d’une part, les paiements sur ordre de dépense (pré-numérotés), des différents
services en définissant clairement les paramètres comptables qui faciliteront une exploitation
informatique : code général comptable, code auxiliaire comptable, le cas échéant, code
catégorie du produit ou de la police d’Assurance, code service émetteur du document... (Voir
en Annexe), et d’autre part, des encaissements des primes en affectant directement ces fonds
au compte concerné, influencer un compte d’attente et demander l’affectation par un compte
de liaison. L’application se fera au moyen d’un document ressemblant à celui destiné aux
dépenses. Ceci nécessite également des indications paramétrables en vue d’une exploitation
informatique.
2ème étape : Dépouillement des opérations
Le dépouillement des opérations consiste à éclater les données suivant leur mode de
paiement (espèces ou chèques), distinguer les polices d’assurances selon leurs catégories et
type...
3ème étape : Vérification de concordance entre caisse et banque
Il s’agit de faire des rapprochements entre les soldes caisses et banques en vue de
s’assurer de la réalité de la situation.
4ème étape : Saisie des données comptables dans les journaux auxiliaires caisse et banque
Il s’agit de saisir dans les journaux auxiliaires caisse et banque toutes les opérations y
afférentes.
5ème étape : Centralisation au journal général au sein du Siège social, puis report dans le
grand-livre général.
Il s’agit de transférer par internet les données comptables traitées au sein des Agences
ou des Délégations vers le Siège social, pour être centralisées dans le journal général de la
Mutuelle. Pour ce faire, le siège doit établir des comptes de liaison pour donner une identité
unique aux agences et délégations.
La comptabilité siège peut utiliser le compte N° 471- compte d’attente à régulariser
pour identifier les agences et les délégations. Inversement, les agences et délégations pourront
utiliser le compte 18- compte de liaison des succursales pour communiquer avec le siège.
Considérons l’exemple suivant : le siège peut attribuer le N° 47101000 pour identifier
l’agence Besarety. Inversement, l’agence Besarety pourra utiliser le compte 18010000 comme
compte de liaison pour communiquer avec le siège.
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85
Cette transmission sera suivie de l’envoi des pièces comptables après une semaine au plus
tard.
6ème étape : Etablissement des balances
7ème étape : Etablissement des états financiers
Ceci aura pour conséquence l’allègement du circuit comptable et entraîne une
modification sur l’organigramme de la Direction Financière.
Toutefois, le transfert des données par internet comporte des risques, à savoir :
l’existence des virus qui peuvent endommager les données, les logiciels espions qui peuvent
nuire à la confidentialité, les erreurs de frappe fait par l’opérateur, pouvant entraîner la perte
des données.(adresse e-mail erronée).
L’allègement du circuit comptable parce qu’actuellement, l’attente de l’envoi des
courriers depuis les agences et les délégations entraîne beaucoup trop d’attente pour les
responsables et provoquent des frustrations chez les comptables travaillant au Siège.
Figure N°10 : Nouvel organigramme de la Direction Financière
Source : personnelle
Directeur Financier
Chef du Département Comptabilité et Finance
Chef du Service Comptabilité
Chef du Service Finance
Comptables Sièges
Comptables Agences et Délégations
Encaisseurs
Caissier central
Caissiers Agences et Délégations
Contrôleur de gestion
Sec. DF
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L’organigramme que nous proposons ici nous montre des modifications sur la
structure de la Dir. Fin.
Nous observons ici que les deux services Comptabilité et Finance sont bien séparés
l’un de l’autre. Leurs tâches étant distinguées, de nouveaux postes sont à pourvoir (Chef du
Service Comptabilité, les postes de comptable qui vont travailler dans les Agences et les
Délégations).
Nous voulons mettre en place un système comptable pouvant nous procurer des
informations rapides, à jour et fiables. Et nous pensons que l’organigramme proposé est
adapté à ce système. Ceci constitue un plus puisque le système actuel ne nous permet pas de
se procurer d’informations rapides et à jour alors que celui proposé permettra de réduire voire
effacer complètement les retards.
2-2-3-2- Mise en œuvre d’une bonne méthode d’enregistrement des
opérations :
Nous proposerons ici quelques méthodes courantes qui pourront aider à faciliter
l’enregistrement des opérations comptables au sein de la MAMA.
Rappelons que nous optons pour un système comptable informatisé centralisateur au
niveau du siège. Nous devrons ainsi tenir au moins huit (8) journaux auxiliaires dont : un
journal des achats (JACH), un journal des encaissements de primes (JEP), un journal de caisse
(JCAI), un journal de Banque (JBNQ), un journal des opérations diverses (JOD), un journal
des stocks (JSTK), un journal des immobilisations (JIMMO), un journal des salaires (JSAL).
- Le journal des Achats : enregistre toutes les opérations relatives aux achats effectuées par la
Mutuelle.
En général, l’achat peut se faire de deux manières : achat à crédit et achat au comptant.
Achat à crédit : Considérons l’exemple suivant concernant les opérations suivantes :
Achat de petits matériels pour un montant de 350 000 Ar HT le 02/02/N (la somme est
payable à la fin du mois) ; achat de fourniture d’entretien : 125 000 Ar HT le
05/02/N (somme payable le 15 du mois); achat de fournitures informatiques pour un montant
de 80 000 Ar HT le 12/02/N (somme payable à la fin du mois)
(1) Constatation de la charge :
Débit : Compte de charge du montant hors taxe de la facture de biens et services
Compte de TVA déductible sur achat.
Crédit : Compte de fournisseur de biens et services du montant TTC de la facture.
PDF Editor
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Journal auxiliaire Achat
Date Libellés N° Facture Comptes à débiter Comptes à
créditer
02/02/N Achat de petits matériels Fac N°xxxx 9105 4456 469MRB
02/02/N Achat de petits matériels 350 000 70 000 420 000
05/02/N Achat de fournitures
d’entretien
Fac N°xxxx 9104 4456 469BAL
05/02/N Achat de fourniture
d’entretien
125 000 25 000 150 000
12/02/N Achat de fournitures
informatiques
Fac N°xxxx 9102 4456 469HAY
12/02/N Achat de fournitures
informatiques
Fac N°xxxx 80 000 16 000 96 000
TOTAL 666 000 666 000
(2) au moment du règlement de l’achat :
Journal auxiliaire Caisse
Date Libellés Références Comptes à
débiter
Comptes à
créditer
15/02/N Règlement de l’achat de
fournitures d’entretien
PC N°xxxx 469BAL 53
15/02/N Règlement de l’achat de
fournitures d’entretien
150 000 150 000
28/02/N Règlement de l’achat de
petits matériels
PC N°xxxx 469MRB 53
28/02/N Règlement de l’achat de
petits matériels
420 000 420 000
28/02/N Règlement de l’achat de
fournitures informatiques
PC N°xxxx 469HAY 53
28/02/N Règlement de l’achat de
fournitures informatiques
96 000 96 000
TOTAL 666 000 666 000
PDF Editor
88
(3) Cas de retour de marchandise : Supposons que le Magasinier a constaté des articles non-
conformes à la commande lors de la livraison le 15/02/N, un rabais de 5% est accordé par le
fournisseur.
Débit : Compte du fournisseur de biens et service
Crédit : Compte de charge
Journal auxiliaire Achat
Date Libellés N° Facture Comptes à
débiter
Comptes à
créditer
15/02/N Retour de marchandises Fac. Av
N°xxxx
469MRB 4456 9105
15/02/N Retour de marchandises 399 000 66 500 332 500
TOTAL 399 000 399 000
Achat au comptant :
Débit : Compte de charge du montant hors taxe de la facture
Compte de TVA déductible sur achat
Crédit : Compte de trésorerie du montant TTC de la facture
Reconsidérons l’exemple précédent et optons pour le cas d’un achat au comptant
Journal auxiliaire Caisse
Date Libellés Référence Comptes à débiter Comptes à
créditer
02/02N Achat de petits matériels PC N°xxxx 9105 4456 53
02/02/N Achat de petits matériels 350 000 70 000 420 000
05/02/N Achat de fournitures
d’entretien
PC N°xxxx 9104 4456 53
05/02/N Achat de fournitures
d’entretien
125 000 25 000 150 000
12/02/N Achat de fournitures
informatiques
PC N°xxxx 9102 4456 53
12/02/N Achat de fournitures
informatiques
80 000 16 000 96 000
TOTAL 666 000 666 000
PDF Editor
89
- Le journal des immobilisations : enregistre toutes les opérations relatives aux
immobilisations. Afin d’illustrer, deux cas vont être étudiés, à savoir : l’acquisition d’une
voiture de service et le cas des immeubles.
Prenons exemple sur le cas d’acquisition d’une voiture de service le 15/03/N pour un
montant de 25.000.000 Ar, et dont la durée d’utilité est estimée à dix (10) ans.
Entrée du bien à l’Actif :
(1) Achat auprès d’un fournisseur d’immobilisation :
Débit : Compte de charge du montant HT du coût d’acquisition.
Compte de TVA déductible sur achat.
Crédit : Compte de fournisseurs d’immobilisation du montant TTC du coût d’acquisition.
Journal auxiliaire Achat
Date Libellés N° Facture Compte à débiter Comptes à
créditer
15/03/N Achat d’une voiture Fac N°xxxx 91051 4456 469CON
15/03/N Achat d’une voiture 25 000 000 5 000 000 30 000 000
(2) Dans le cas où il y a subvention reçue :
Débit : Compte d’immobilisation de la valeur approchée ou réelle du bien acquis.
Crédit : Compte de subvention d’équipement.
Supposons que nous avons reçu de l’Etat une subvention d’équipement d’un montant
de 15 000 000 Ar.
Journal auxiliaire Immobilisation
Date Libellés Comptes à débiter Comptes à créditer
15/03/N Réception de la
subvention
225112 131
15/03/N Réception de la
subvention
15 000 000 15 000 000
(3) Dans le cas où il y a paiement direct par les bailleurs de fonds (financement extérieur) :
Débit : Compte d’immobilisation de la valeur approchée ou réelle du bien acquis.
Crédit : Compte de subvention d’équipement.
PDF Editor
90
Journal auxiliaire Immobilisation
Date Libellés Compte à débiter Compte à créditer
15/03/N Réception de la
subvention
225112 131
15/03/N Réception de la
subvention
15 000 000 15 000 000
Opération de fin d’année :
(1) Constatation de l’amortissement :
Débit : Compte de dotation (charge) du montant de l’annuité
Crédit : Compte d’amortissement du montant de l’annuité
Journal auxiliaire Immobilisation
Date Libellés Comptes à débiter Comptes à créditer
31/12/N Constatation de
l’amortissement
6811 28225112
31/12/N Constatation de
l’amortissement
625 000 625 000
Notons que pour les biens reçus par subvention, il y a lieu de reprendre chaque année
la subvention du montant de la dotation annuelle, soit :
(2) Virement de la subvention au compte de résultat :
Débit : Compte de subvention du montant de la dotation annuelle
Crédit : Compte de produits du montant de la dotation annuelle
Journal auxiliaire des opérations diverses
Date N° débit N° crédit Libellés Débit Crédit
31/12/N 131 Subvention
d’équipement
375 000
31/12/N 754 Q.p de subvention viré
au compte de résultat
375 000
(suivant reprise de la dotation sur la subvention reçue)
Le tableau ci-dessous nous montre d’une part le suivi des dotations aux
amortissements, et d’autre part, le suivi des subventions reportées au compte de résultat ainsi
que leur incidence sur le résultat.
PDF Editor
91
Sachant que l’amortissement suit un plan d’amortissement linéaire, la valeur de la
dotation est égale à 2 500 000 et celle de la subvention reportée annuellement au compte de
résultat s’élève à 1 500 000. Concernant l’année N et N+10, comme le bien est acquis au mois
de mars de l’année N, la valeur sera calculée au prorata de la période encourue, en d’autre
terme des valeurs respectives de 625 000 (année N) et de 1 875 000 (N+10) pour la dotation
aux amortissements et des valeurs de 375 000 (année N) et de 1 125 000 (N+10) pour la
subvention.
Tableau N°14 : Amortissement du bien acquis, la part de subvention reportée au compte
de résultat et leur incidence sur le résultat
Années Dotations aux amortissements Subventions reportées au compte
de résultat
Incidence
sur le
résultat
N 25 000 000*10%*3/12= 625 000 15 000 000*10%*3/12= 375 000 (250 000)
N+1 25 000 000* 10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+2 25 000 000* 10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+3 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+4 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+5 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+6 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+7 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+8 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+9 25 000 000*10%= 2 500 000 15 000 000*10%= 1 500 000 (1 000 000)
N+10 25 000 000*10%*9/12= 1 875
000
15 000 000*10%*9/12= 1 125
000
(750 000)
Source : personnelle
Sortie d’immobilisation :
Supposons que suite à une décision de la Direction, ainsi amortie pour 15 625 000, la
voiture a été cédée le 01/01/N+6 pour un montant de 18 000 000 Ariary.
(1) Dotation complémentaire :
Débit : Compte de dotation du complément d’amortissement sur l’année avant la cession.
Crédit : Compte d’amortissement du complément d’amortissement sur l’année avant la
cession
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92
Journal auxiliaire Immobilisation
Date Libellés Comptes à débiter Comptes à créditer
01/01/N+6 Dotation complémentaire 6811 28225112
01/01/N+6 Dotation complémentaire 2 500 000 2 500 000
(2) Constatation de la sortie d’actif :
Débit : Compte d’amortissement d’immobilisation
Compte de plus ou moins values sur cession d’immobilisation
Crédit : Compte d’immobilisation de la valeur brute figurant au bilan
Journal auxiliaire Immobilisation
Date Libellés Comptes à débiter Comptes à créditer
01/01/N+6 Sortie d’actif et
annulation
d’amortissement
28225112 652 225112
01/01/N+6 Sortie d’actif et
annulation
d’amortissement
15 625 000 9 375 000 18 000 000
(3) Constatation de la vente :
Débit : Compte de créances sur cession d’immobilisation
Crédit : Compte de plus values sur cession d’immobilisation
Journal auxiliaire des opérations diverses
Date N° débit N° crédit Libellés Débit Crédit
01/01/N+6 462 Créances sur cession
d’immobilisation
18 000 000
01/01/N+6 752 Plus values sur cession
d’immobilisation
18 000 000
(Suivant constatation de la vente)
(4) Constatation de la plus ou moins value :
Il s’agit de solder le compte 652 pour ne faire apparaître que la plus value nette de
cession.
Débit : Compte de plus value sur cession d’immobilisation
Crédit : Compte de moins value sur cession d’immobilisation
PDF Editor
93
Journal auxiliaire des opérations diverses
Date N° débit N° crédit Libellés Débit Crédit
01/01/N+6 752 Plus-value sur
cession d’immo.
9 375 000
01/01/N+6 652 Moins value sur
cession d’immo.
9 375 000
(Suivant constatation de la plus ou moins value)
La plus value nette de cession correspond alors au solde final du compte 752 qui est
égale à : PVN= 18 000 000 – 9 375 000= 8 625 000
(5) Régularisation des subventions d’investissement :
Débit : Compte de subvention d’investissement du montant de la dotation aux amortissements
de l’exercice
Crédit : Compte de reprises sur amortissement du montant de la dotation de l’exercice.
Journal auxiliaire des opérations diverses
Date N° débit N° crédit Libellés Débit Crédit
01/01/N+6 132 Subventions
d’investissement
2 500 000
01/01/N+6 781 Reprise sur
amortissements
2 500 000
(Suivant régularisation des subventions d’investissement)
Concernant les immeubles de la MAMA, ces derniers se divisent en deux groupes : les
immeubles destinés à être utilisés à des fins administratives et les immeubles de placements.
Ils sont tous les deux soumis aux mêmes règles d’évaluation et de comptabilisation
régissant les immobilisations corporelles.
Prenons le cas du bâtiment B au sein du Siège dont une partie sert de bureau au
Service Enquête, une partie est louée par une imprimerie, et une dernière partie sert de point
de vente à l’Homéopharma
Pour faciliter leur comptabilisation, un barème exprimé en pourcentage permettra d’en
faire le suivi : 60% pour l’imprimerie, 30% pour le Service Enquête, et 10% pour
Homéopharma. Supposons que ce bâtiment s’élève à 125 000 000 Ariary, nous pouvons
répartir donc les valeurs de la façon suivante :
60% (imprimerie) : 75 000 000 Ariary
PDF Editor
94
30% (Service Enquête) : 37 500 000 Ariary
10% (Homéopharma) : 12 500 000 Ariary
La distinction étant faite, Il faudra ensuite appliquer sur chacun les règles d’évaluation
et de comptabilisation propre à chaque catégorie.
- Le journal des opérations diverses : enregistre les opérations sur les salaires et autres
opérations non prises en compte par les journaux précédents.
Supposons que le salaire brut d’un employé s’élève à 500000 Ariary.
Rémunération à verser au personnel :
(1) Constatation des rémunérations :
Débit : Compte des charges du personnel du montant total des rémunérations brutes
Crédit : Compte de personnel, rémunérations dues
Comptes relatifs aux avances et acomptes (s’il existe)
Comptes des retenues sur salaires et autres retenues
Journal auxiliaire des opérations diverses
Date Libellés Comptes à
débiter
Comptes à créditer
30/06/N Constatation des
salaires
941 421 432 4372 446
30/06/N Constatation des
salaires
500 000 488 000 5 000 5 000 2 000
TOTAL 500 000 500 000
(2) Règlements des sommes dues :
Débit : Compte de personnel, rémunérations dues (nets à payer)
Crédit : compte de trésorerie
Journal auxiliaire Caisse
Date Libellés Référence Comptes à
débiter
Comptes à
créditer
30/06/N Règlement des sommes
dues
PC N°xxxx 421 53
30/06/N Règlement des sommes
dues
488 000 488 000
TOTAL 488 000 488 000
PDF Editor
95
- Le journal des stocks : enregistre les opérations relatives au stock et ses mouvements.
Traitement des stocks en fin d’exercice :
Débit : Compte de variation des stocks du montant des stocks en début d’exercice
Crédit : compte de stock
Débit : Compte de stocks du montant des stocks finaux inventoriés
Crédit : Compte de variation des stocks
- Le journal de trésorerie : enregistre toutes les opérations d’entrées ou de sorties de fonds.
Opération de virement :
Débit : Compte de virement interne lors des versements d’espèces.
Crédit : Compte de caisse du montant versé/
Débit : Compte de la banque concernée à la réception de l’avis du relevé ou de l’avis de crédit
Crédit : Compte de virement interne du montant versé figurant sur le relevé.
N.B : On procède à l’opération inverse lorsqu’il s’agit d’un prélèvement auprès de la banque
pour approvisionnement de la caisse ou d’un autre compte bancaire.
Puisque nous avons opté pour un système informatisé centralisateur au siège, la
centralisation des comptes doit se faire normalement à chaque fin de mois. Afin d’illustrer ce
qui a été dit, prenons comme exemple le cas des opérations d’achat de caisse et des opérations
diverses. La centralisation de ces comptes se présente comme suit :
Pour l’Achat :
Journal centralisé des opérations d’achat (au niveau du siège)
N° de compte
Débit
N° de compte
Crédit
Intitulés Mouvements
Débit
Mouvements
Crédit
4456
469
9102
9104
9105
4456
469
TVA déductibles sur achat
TVA déductible sur achat
Fournisseurs
Fournisseurs
Achat de fournitures info.
Achat de fournitures d’ent.
Achat de petits matériels
111 000
399 000
80 000
125 000
350 000
66 500
666 000
332 500
Total des comptes du Bilan 510 000 712 500
Total des comptes de gestion 555 000 332 500
Total du journal centralisé 1 065 000 1 065 000
PDF Editor
96
Pour les opérations de caisse :
Journal centralisé des opérations sur Caisse (au niveau du siège)
N° de compte
Débit
N° de compte
Crédit
Intitulés Mouvements
Débit
Mouvements
Crédits
421
469
53
Personnels, rémunérations
dues
Fournisseurs
Caisse
488 000
646 000
1 134 000
Total des comptes du Bilan 1 134 000
Total des comptes de gestion 1 134 000
Total du journal centralisé 1.134 000 1 134 000
Pour les opérations diverses :
Journal centralisé des opérations diverses (au niveau du siège)
N° de compte
Débit
N° de compte
Crédit
Intitulés Mouvements
Débit
Mouvements
Crédit
131
132
462
752
941
421
432
4372
446
652
752
754
781
375 000
2 500 000
18 000 000
9 375 000
500 000
488 000
5 000
5 000
2 000
9 375 000
18 000 000
375 000
2 500 000
Total des comptes du Bilan 9 875 000 500 000
Total des comptes de gestion 20 875 000 30 250 000
Total du journal centralisé 30 750 000 30 750 000
PDF Editor
97
A titre de remarque :
(1) Il importe de préciser ici que les écritures ci-dessus sont des simulations permettant
d’aider les responsables à la formation des comptables.
Vu les faiblesses mentionnées auparavant, les écritures reçues par les responsables via
les opérations de prises en charge comportent souvent trop d’erreurs et provoquent des pertes
de temps aux responsables à cause des corrections à faire.
(2) Nous pouvons remarquer en exemple l’existence de comptes de classe 9. La classe 9 a été
créée par la MAMA afin de classer les charges par nature (la classe 6 enregistre uniquement
les charges sur sinistre)
2-2-3-3- Mise en œuvre d’un mode de classement assez systématique :
Afin de mieux arranger le classement des documents comptables et pour une rapidité
de recherche de l’information, nous proposons le système de classement ci-après : reclasser
les documents comptables ; trouver un meilleur lieu d’archivage à proximité des bureaux du
Service comptabilité et enfin mettre en place un système de codification.
Le reclassement consiste à transférer les documents anciens (vieux de plus de deux ans)
depuis les placards en archives.
Pour ce faire, le responsable regroupe les documents qu’il juge inutiles suivants leur
type et surtout suivant leur numéro d’ordre de passation.
Après, il les envois en archive pour leur classement définitif. Ce classement, doit en
outre, être systématique, à chaque fois que les placards commencent à se remplir.
En conséquence, il y aura assez d’espace pour recevoir d’autres documents et rend la
recherche plus facile.
Toutefois, il importe de classer les documents suivant les ventilations effectuées par
les comptables. Nous conseillons de mettre les pièces dans des classeurs à leviers portant le
nom des journaux auxiliaires respectifs où les opérations sont enregistrées (achat de biens et
services, encaissement de prime, opérations diverses...)
Les documents seront classés dans ces classeurs suivant le mois où les opérations se
déroulent (de Janvier à Décembre). Le principe à mettre en œuvre est que les pièces les plus
anciennes se placent en bas et les pièces plus récentes en haut.
Concernant la nécessité d’un meilleur lieu de rangement, ceci peut rendre plus rapide
les recherches d’informations.
En plus, la personne responsable de l’archivage doit être une personne dépendant de la
Direction Financière afin d’éviter de long processus frustrant, générant toujours des attentes.
PDF Editor
98
Les pièces comptables et tous les autres documents doivent être classés de manière à
ce qu’ils puissent être retrouvés à l’endroit et au moment opportun que les responsables jugent
nécessaire de les consulter.
Mise en place d’un système de codification permettant d’améliorer le classement et de
faciliter la recherche des informations au cas où les responsables ou par conséquent les
dirigeants en demandent.
Or, améliorer le classement n’est pas suffisant pour rendre plus rapide la recherche
d’informations. Notre système étant informatisé, nous devons trouver le moyen de pouvoir
faire une exploration informatique de ces informations. C’est ainsi qu’il est important de
mettre en place un système de codification.
Lors de la réception d’une pièce quelconque, l’agent responsable de la réception
attribuera un numéro d’ordre qui va faciliter sa lecture lors de la recherche.
Cette codification se présentera comme ce qui suit :
Les trois premières lettres représentent le sigle de l’Agence ou Délégation d’origine de la
facture.
Les deux premiers chiffres représentent le code activité5.
Les deux chiffres suivants représentent le mois qui concerne l’opération.
Les deux chiffres suivants représentent l’année de l’opération.
Et enfin les trois derniers chiffres représentent la chronologie.
Prenons à titre d’exemple la recherche d’une facture d’achat de fournitures de bureau.
FAC N°AIS011108012. Il s’agit de la facture d’achat de fournitures de bureau du 11
Novembre 2008 numéro12.
A titre de remarque, notons que pour que les nouveaux matériels soient toujours
performants, la Mutuelle doit disposer d’agent spécialisé en maintenance informatique et des
dépanneurs disponibles à tout moment. Ils auront pour responsabilité de faire des inventaires
périodiques sur l’état des machines (performance), l’état des connections pour éviter les
retards.
2-3- Renforcement du contrôle des informations issues de la Comptabilité générale :
Afin de rendre encore plus fiables les informations issues de la Comptabilité générale,
nous proposons de renforcer le contrôle des opérations comptables à tous les niveaux.
Pour ce faire, il est indispensable de mettre à jour régulièrement les procédures et les
diffuser à toutes les personnes concernées ; disposer d’un plan comptable interne, soumis
5 Cf. voir en Annexe 4 PDF Editor
99
généralement à un contrôle approprié par le conseil d’administration, par exemple ; mettre en
œuvre une procédure de mise à jour des livres légaux.
Nous sommes alors amenés à préciser l’importance du contrôle dans un système de
gestion (en générale) et en particulier au niveau de la comptabilité. Ainsi, deux points seront
mis en exergue ici, à savoir : La mise en place d’un outil de contrôle de gestion qui est le
tableau de bord de gestion, d’une part, et la mise en œuvre d’un contrôle adéquat des
informations financières, d’autre part.
2-3-1- Mise en place d’un outil de contrôle de Gestion :
Pour un bon pilotage du système et afin de mettre à jour régulièrement les
informations essentielles à la prise de décision, nous allons mettre en place un outil de
contrôle de gestion à savoir, le tableau de bord de gestion6.
Le tableau de bord accompagne et assiste le budget dans la gestion à court et moyen
terme de l’utilisation des ressources et leur diffusion dans les différents centres de
responsabilité.
La fonction du tableau de bord ressemble de près à la fonction de reporting puisque les
deux consistent en la remontée régulière d’une information formalisée vers la hiérarchie.
Toutefois, la différence réside dans le fait que le tableau de bord représente un
instrument de synthèse permettant de connaître en permanence et avec une mise à jour la plus
rapide possible les données nécessaires à l’action de court terme et au contrôle des
responsabilités déléguées.
C’est également un ensemble d’informations présentées de façon synthétique destinées
au pilotage de l’entreprise et de ses centres de responsabilités.
Les tableaux de bords sont : d’une part centrés sur les facteurs clés du succès de
l’entreprise et d’autre part adaptés à un responsable. En général, ils ne comportent qu’un petit
nombre d’indicateurs qui sont non seulement financiers mais aussi physiques, voire
qualitatifs.
La construction d’un tableau de bord requiert toutefois la définition des objectifs de
l’entreprise, la détermination des facteurs clés de succès permettant d’atteindre ces objectifs et
enfin la sélection des indicateurs représentatifs de ces facteurs clés de succès.
La définition des objectifs repose sur une réflexion concernant les missions du centre
de responsabilité et les principaux objectifs (quantitatif ou qualitatif) qui lui sont assignés.
6 Cours de Contrôle de Gestion, 4ème Année, 2009 PDF Editor
100
Prenons comme exemple les cas suivant :
Objectif quantitatif : conquérir une part de marché plus élevé (10% ou 20% de plus), accroître
le Chiffre d’affaires, diminuer un coût, améliorer la rentabilité des Actifs…
Objectif qualitatif : améliorer la qualité des services rendus, respecter les échéances de
règlement…
La détermination des facteurs clés de succès consiste à déceler les faits générateurs du
succès, à savoir : des compétences distinctives, des performances minimum à réaliser dont
l’insuffisance compromettrait la position de l’entreprise face à ses concurrents et qui pourrait
même entraîner son élimination.
En outre, elle passe par deux étapes, dont :
Etape 1 : Etablissement de la liste complète des facteurs conditionnant le succès d’un centre
de responsabilité.
Etape 2 : Elimination des facteurs moins importants et regroupement des facteurs restants. A
l’issu de cette étape, il ne doit rester que trois à huit facteurs éventuellement décomposés en
sous facteurs.
La sélection des indicateurs, quant à elle, consiste à la mise en place d’un système de
mesure (données chiffrées) permettant d’exprimer l’évolution des facteurs clés de succès.
Par exemple, si nous voulons produire à moindre coût, l’indicateur représentatif
pourrait être le suivant : [(Coût réel – Coût préétabli)/Coût préétabli]
Toutefois, nous pouvons rencontrer couramment des indicateurs adaptés aux
différentes fonctions se trouvant au sein de l’entreprise. Nous pouvons les utiliser à titre
indicatif et nous saurons être exhaustives. En cas de mise en place d’un tableau de bord pour
des responsables, nous pouvons partir de la liste proposée ci-après et analyser leur utilité au
travers des critères suivant :
Les indicateurs sont ils existants ? Indispensables ? Utiles ? Intéressants ?
Ci-après quelques indicateurs que nous pouvons rencontrer fréquemment en entreprise
et qui peut nous aider dans la construction des tableaux de bord qui nous sont nécessaires dans
le pilotage de l’organisation :
- La fonction Commerciale :
Indicateurs économiques : part de marché total, chiffres d’affaires total, marge totale,
résultat…
Indicateurs physiques : activités (nombre de nouveaux clients), qualité (indice de
satisfaction des clients, taux de fidélisation, nombre de réclamations ou de litiges traités…),
délais (gestion des retards, respect des échéances) PDF Editor
101
Autres indicateurs : indicateurs d’éclairage (croissance du marché, suivi des part de
marché et des prix des concurrents,…), indicateurs humains (effectif, embauche démission
licenciement…)
- La fonction Achat :
Indicateurs économiques : Montant annuel des achats, condition de paiement négociée,
dépenses de fonctionnement, coût moyen de recherche de fournisseurs…
Indicateurs physiques : Nombre de demande d’achat, nombre d’appel d’offre, nombre
de compte fournisseur…
Indicateurs d’activités : nombre de commande passé en urgence, taux de couverture
des besoins…
Indicateurs de productivité : Délai moyen de traitement de commande, coût moyen de
recherche d’informations.
Autres indicateurs : Indicateurs d’éclairage (suivi des projets, carnet de commande, fiabilité et
solvabilité des fournisseurs…), indicateurs humains (effectif, embauche…)
- La fonction Ressources Humaines :
Indicateurs économiques : budget de formation, coût moyen des recrutements, budget
de fonctionnement de la fonction Ressources Humaines…)
Indicateurs physiques : Activités (nombre de personnel recruté, nombre de stagiaire,
nombre de candidature spontanée… Qualité (nombre de départ en période d’essai, nombre de
promotion,…).
Indicateurs de productivité : délai moyen de recrutement, effectif de la
fonction/effectif total,...
Autres indicateurs : Indicateurs d’éclairage (prévision de départ à la retraite, prévision
de nouveaux postes…), …
- La fonction administrative et comptable :
Indicateurs économiques : Délai de règlement des fournisseurs, frais financiers,
rentabilité de projet d’investissement…
Indicateurs physiques : Activités (nombre de mouvements enregistrés, nombre de
salariés gérés…), qualité (nombre de corrections ultérieures, présentation éclatée des
documents, nombre d’anomalies, écarts significatifs…
Indicateurs de productivité : Nombre de pièces comptables/agent, délais d’émission
des informations, délai de traitement des factures…
PDF Editor
102
Autres indicateurs : Indicateurs d’éclairage (suivi de projet d’informatisation ou de
décentralisation), indicateur humain (qualification du personnel, plan de formation,
absentéisme).
Nous proposons ainsi une présentation du tableau de bord de la manière suivante:
Tableau N°15 : Présentation du tableau de bord
Centre ou Activité Indicateurs
Réalisations N Réalisations
N-1
Objectifs
Mois Cumul Mois Cumul Mois Cumul
TOTAL
Source : personnelle
Il est important de souligner ici que la périodicité d’un tableau de bord peut être
journalier, hebdomadaire ou mensuel… Mais une périodicité mensuelle est favorable est
satisfaisante pour la Mutuelle puisqu’elle établie un budget dont le découpage est
généralement mensuel. Ceci en effet facilite l’établissement du tableau de bord en fin de mois.
En plus du tableau de bord, il est conseillé de posséder des données à jour concernant
tous les mouvements d’entrées ou de sorties de ressources afin de pouvoir faire des
comparaisons entre les enregistrements.
2-3-2- Mise en œuvre de contrôle adéquat des informations financières :
Le pilotage du système n’est pas du tout suffisant. Ainsi, il est plus sage de mettre en
œuvre des contrôles de façon à ce que les informations soient réelles, exhaustives et
pertinente… C'est-à-dire représentatives des opérations enregistrées.
PDF Editor
103
Divers contrôles peuvent être mis en œuvre, à savoir : le contrôle de vraisemblance, le
contrôle de cohérence, le contrôle physiques…
Le contrôle de vraisemblance consiste à vérifier si les informations se recoupent entre
elles.
Considérons l’exemple suivant.
Créances en ouverture : 1 200 000 Ar Créances à la clôture : 30 000 000 Ar
Ventes TTC : 100 000 000 Ar Recettes sur créances : 80 000 000 Ar
TVA : 20 000 000 Ar
Suite au test de vraisemblance, nous observons les résultats ci-après :
Au départ : 1 200 000
Ventes TTC : 100 000 000
TVA : 20 000 000
121 200 000
Créances à la clôture 30 000 000
Encaissements 91 000 000 qui est totalement différent de 80 000 000
Le contrôle de cohérence consiste à vérifier de façon sommaire si les données
comptables se recoupent avec les données techniques et de gestion (confrontation des données
de la Comptabilité générale et de la Comptabilité analytique). En d’autre terme, il s’agit de
déterminer s’il existe des disparités entre les données.
Le contrôle physique consiste à effectuer l’inventaire des données de base qui a permis
la constitution des données finales. Il s’agit de vérifier si la situation qu’on a vue de nos
propres yeux correspond correctement aux données figurant dans la note d’inventaire.
Le contrôle d’exhaustivité consiste à voir s’il existe des relations réelles entre les
opérations enregistrées et les pièces comptables qui justifient leur existence.
Le contrôle de conformité aux procédures et aux règles comptables et administratives
consiste à la vérification de l’existence de signature ou d’approbation des divers responsables
intervenant dans le processus de traitement des opérations.
Tous ces types de contrôle convergent tous dans un seul et unique objectif : rendre
fiables les informations comptables, en d’autre terme, fournir des informations exempte
d’erreurs ou d’omissions, des informations qui ne suscitent pas des soupçons concernant les
fraudes et autres malversations.
PDF Editor
104
Chapitre II : Résultats attendus et impacts
Le présent chapitre retrace les résultats attendus et les impacts des solutions proposées
ci-dessus. Ainsi, ce chapitre va parler dans une première section les résultats attendus pour la
réalisation des propositions et dans une seconde section ses impacts vis-à-vis de la MAMA.
Section 1 : Résultats attendus
Cette section montre dans un premier temps les résultats à quoi nous devons nous
attendre suite à l’application des propositions sus mentionnées, et ceux vus sous deux angles
également, à savoir du point de vue des procédures administratives et du point de vue des
procédures comptables.
1-1- Du point de vue des procédures administratives :
Du point de vue des procédures administratives, nous observons les résultats ci-après :
la rapidité de l’information, la permanence des méthodes, l’acquisition de nouvelles
compétences.
1-1-1- Rapidité de l’information :
L’application des solutions proposées pour contrer les retards évitera tout type de perte
de temps et augmentera la vitesse de la circulation des informations.
Malgré les dépenses générées par l’acquisition des nouveaux matériels, nous pensons
que l’utilisation de nouveaux matériels informatiques pourra aider le personnel à avancer plus
vite dans l’exécution des travaux comptables (absence de panne fréquent pouvant retarder les
tâches).
L’informatisation du système des courriers permettra également de réduira toute
attente et permettra d’avoir des informations régulièrement à jour.
La réduction adéquate des va et vient des documents comptables, dans le cas de
règlement des sinistres, le raccourcissement du circuit assurera une bonne image à la MAMA
et permettra de régler dans un bref délai les dossiers sinistres.
Quant à l’établissement d’un calendrier de travail, ceci va entraîner un bon
enchaînement dans l’exécution des tâches. De plus, fixer des délais pour l’exécution des
tâches facilitera encore plus le respect des échéances et constitue la marque d’une bonne
qualité de service.
1-1-2- Permanence des méthodes :
La permanence des méthodes est liée directement avec l’existence d’une procédure
bien définie au sein d’une entreprise. La mise en œuvre de la procédure proposée auparavant
PDF Editor
105
permettra donc à la MAMA d’avoir plus de maturité organisationnelle et d’améliorer les
conditions de traitement de ses informations comptables.
De plus, l’application d’une procédure bien définie facilite l’évaluation des éléments
d’informations utiles aux travaux comptables et permet de voir s’il existe entre les données
fournies un état de cohérence et de comparabilité d’un exercice comptable à un autre.
1-1-3- Acquisition de nouvelles compétences :
La qualité des informations dépend étroitement de la qualité de la personne qui les
traite. Malgré l’importance des dépenses engagées par les différentes séances de formations
dispensées par les spécialistes, la Mutuelle pourra en tirer des avantages. Premièrement, les
procédures à appliquer seront clairement assimilées par les comptables réduisant ainsi le
risque d’erreurs, en d’autre terme, les séances de formations vont apporter beaucoup de
professionnalisme et enrichira les connaissances en matière de comptabilité. Tout ceci
entraînera une augmentation de la productivité humaine.
Concernant la rotation de poste, cela permettra d’avoir des agents polyvalents
augmentant ainsi la fierté de la Mutuelle. Elle permettra de combler les postes vacants au cas
où l’un des comptables part en congé ou empêché par des circonstances variées.
Quant au recrutement, il permettra à la Mutuelle de combler les postes dans les unités
comptables. De plus, parfois, les nouveaux recrus possèdent de nouvelles conceptions du
point de vue organisationnel et technique, ce qui permettra d’élargir le champ de vision de la
Mutuelle en ce qui concerne le traitement des données.
1-2- Du point de vue des procédures comptables :
Du point de vue des procédures comptables, quant à elles, nous observons les résultats
suivants : L’harmonie au sein du Service Comptabilité, l’obtention d’un système adapté au
NTIC, et enfin, la réduction des fraudes et autres malversations.
1-2-1- Harmonie au sein du Service Comptabilité :
Une bonne répartition des tâches fait naître un climat de confiance au sein de l’équipe
comptable.
Un climat de confiance parce que la bonne répartition des tâches limite la tâche qu’un
agent puisse faire, ainsi, il n’aura pas à réfléchir sur les problèmes afférents aux autres tâches
dont il n’est pas responsable.
Aussi, la bonne répartition des tâches est signe d’une bonne organisation.
1-2-2- Système adapté au NTIC :
L’adoption d’un système informatisé montre que notre entreprise est flexible. La
flexibilité stipule que notre entreprise évolue en parallèle avec l’environnement. PDF Editor
106
En informatisant notre système, nous adaptons notre entreprise dans le monde de la
NTIC. De plus, nous avons l’avantage d’avoir des informations rapides, à jour, précises et
exactes.
Malgré les risques engendrés par la connaissance des limites et des dangers de
l’informatisation, ce procédé, nous le savons, marque l’évolution et est signe de modernité.
En effet, l’informatisation du système comptable est en vogue actuellement, presque la
plupart des entreprises convergent vers un système informatisé dans le traitement de leurs
opérations comptables et ne pas suivre le rythme nous met en position de faiblesse et de retard
par rapport à la concurrence.
1-2-3- Réduction des fraudes et autres malversations :
Il est très courant de rencontrer dans les entreprises des cas concrets de forme de
fraudes. Nous pensons que la mise en place de système de contrôle adéquat permet de réduire
à une large mesure toute tentative de fraude et autres malversations.
Il est très important de traiter correctement les informations, mais ce n’est pas suffisant
car il importe de songer à leur protection car nous savons qu’il n’est pas rare de trouver,
malgré les efforts déployés par les responsables à lutter contre les fraudes, des gens qui
trouvent le moyen de détourner des fonds...
Section 2 : Impacts
La présente section nous montre les impacts des propositions vis-à-vis de la Mutuelle,
vus cette fois-ci, sous trois angles : du point de vue des procédures administratives, du point
de vue des procédures comptables et enfin du point de vue du Budget.
2-1- Du point de vue des procédures administratives :
Du point de vue des procédures administratives, nous constatons les impacts ci-après :
L’obtention d’informations à jour permettant l’amélioration de la situation économique de la
MAMA, la performance du personnel comptable, l’accroissement du résultat financier.
2-1-1 Informations à jour permettant d’améliorer la situation économique de la
MAMA :
Les améliorations apportées permettent une bonne circulation des informations et
conduisent à la production d’informations à jour permettant aux dirigeants de prendre des
décisions au moment opportun.
Les décisions prises s’orientent autour de deux modules (commercial et comptable)
qui amélioreront la rentabilité de la Mutuelle. En effet, en améliorant le système comptable,
l’efficacité commerciale se développera et la rentabilité économique de la Mutuelle PDF Editor
107
s’accroîtra lui permettant de rester en compétition dans le marché et participer avec efficacité
et efficience à la vie économique de notre pays.
2-1-2- Performance du personnel comptable :
Les séances de recyclage et de recrutement engendrent d’une part des dépenses
importantes (en temps, en argent et en énergie) et d’autre part, elles assurent la performance
du personnel comptable en apportant de nouvelles connaissances et beaucoup de
compétences.
De plus elles permettent de rendre le personnel plus confiant dans l’exécution des
tâches. En effet, même si des efforts sont déployés pour améliorer la situation de la Mutuelle,
sans un personnel compétent et intègre, ces efforts seront réduits à néant.
2-1-3- Accroissement du résultat financier :
Malgré l’apparition de nouveaux coûts à savoir : les coûts de formation, de
recrutement, les coûts d’installation des nouveaux matériels etc.… l’amélioration du système
comptable permettra à la Mutuelle d’améliorer son résultat financier. Ce résultat est obtenu à
partir de la maîtrise des différentes techniques administratives, le contrôle adéquat de la
circulation monétaire, la mise à jour régulière des dossiers, le règlement des contrats dans le
respect des échéances.
La MAMA a intérêt à toujours surveiller sa capacité financière car elle favorise toute
forme d’investissement, lui permettant de rester en compétition avec ses principaux
concurrents.
2-2- Du point de vue des procédures comptables :
Du point de vue des procédures comptables, nous observons les impacts ci-après : Une
Comptabilité régulière, des informations fiables, prise en considération des dangers et limites
de l’informatisation.
2-2-1- Comptabilité régulière :
L’amélioration du système comptable permet de suivre de plus près le circuit des
informations et permet d’éviter tout retard de traitement.
Il n’aura plus des enregistrements antidatés et d’accumulation des travaux comptables.
Les délais fixés par le calendrier de travail susciteront chez les comptables le désir
d’accomplir à temps leurs tâches respectives.
Les informations issues de la Comptabilité générale répondront aux critères de réalité
et d’exactitude, permettant d’effectuer des comparaisons d’une situation à une autre.
2-2-2- Informations fiables :
L’amélioration du système comptable entraîne l’obtention d’informations fiables. PDF Editor
108
La fiabilité de ses informations, en effet, va contribuer à donner à la Mutuelle une
image fidèle vis-à-vis de ses principaux collaborateurs.
Cette fiabilité est le résultat du respect des conditions imposées par les normes et
principes comptables, l’exhaustivité des données...
2-2-3- Dangers et les limites de l’informatisation :
En opposition avec ses avantages, l’informatisation comporte des dangers et des
limites qu’il ne faut pas négliger, à savoir :
Elle requiert des données exactes et à jour, les ordinateurs ne peuvent pas résoudre
tout seul les problèmes du système comptable (nécessité d’un opérateur).
L’informatisation demande l’acquisition de nouvelles compétences ; l’informatisation
comporte des risques (virus et autres dangers pesant sur l’intégrité des données : erreur au
niveau des saisies pouvant conduire à des calculs inexacts et à une représentation erronée des
états financiers…) ;
L’informatisation comporte parfois des coûts cachés concernant les équipements
périphériques (imprimantes) et les fournitures nécessaires (cartouches d’encres, papiers) ;
En plus, il n’est pas sage d’informatiser le système tout entier...
2-3- Du point de vue du Budget :
Enoncer les différentes solutions n’est pas suffisant. Il importe également de voir leur
impact au niveau du budget (du point de vue des coûts).
Le budget des dépenses de la MAMA s’élève à 290 000 000 Ar qui se répartissent de
la façon suivante :
60% constitue les règlements des dossiers sinistres soient 174 000 000 Ar et ;
40% pour les matériels informatiques, la connexion internet, la formation, les recrutements et
autres soient 116 000 000 Ar.
Or, le devis concernant l’amélioration que nous proposons se présente de la façon
suivante :
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109
Tableau N°16 : Devis sur l’amélioration du système comptable
Désignations Montants
(Ariary)
Observations
Matériels informatiques 64 500 000 86 ordinateurs à 750 000 l’unité
Connexion à internet 2 880 000 Connexion mensuelle de 1 200 000
Formation 2 500 000 Dont honoraire du formateur : 1 300 000 ; indemnité du formateur interne : 700 000 ; loyer de la salle de formation : 500 000
Recrutement 3 180 000 Dont parution de l’annonce dans trois journaux : 2 520 000 (40 000/parution) environ 3 semaines ; 200 copies d’examen : 60 000 (300 la pièce) ; loyer de la salle d’examen (si à l’extérieur de l’établissement : 600 000
TOTAL 73 060 000
Ce tableau nous montre un devis sur l’amélioration du système comptable. Nous
pouvons observer que le total des dépenses que nous pourrons engager s’élève à 73 060 000
Ar soit 25.19% du budget des dépenses.
Ce taux est assez conséquent, si nous voulons combler ce taux, il faudra envisager une
augmentation d’au moins 30% sur les chiffres d’affaires. Ce qui nécessite une approche
marketing plus poussée afin d’attirer la clientèle (par exemple, il fallait organiser une porte
ouverte pour entrer en contact direct avec la clientèle). En effet, la qualité de service actuelle
de la MAMA lui permet de se rapprocher considérablement de sa clientèle.
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110
Cette dernière partie nous a permis d’une part de proposer des solutions aux anomalies
constatées au niveau des procédures administratives et des procédures comptables.
D’autre part, elle nous a permis d’apprécier les résultats attendus pouvant servir à
valoriser encore plus l’analyse que nous avons fait et contribuer à renforcer les procédures
administratives et comptables de la MAMA.
Elle nous a permis également de constater les impacts possibles résultant des
améliorations proposées.
Ainsi s’achève notre analyse, terminons maintenant par la conclusion générale.
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111
CONCLUSION GENERALE
Notre stage au sein de la MAMA (Siège) nous a permis de faire une analyse, qui à
première vue, paraît difficile. Pourtant, au fur et à mesure que nous nous sommes familiarisés
avec le système, nous avons pu soutirer différents types d’informations (son identité et ses
activités, sa structure organisationnelle, ses problèmes du point de vue des procédures
administratives et comptables...).
C’est grâce à ses informations que nous avons pu faire des analyses contribuant à la
réalisation de ce mémoire intitulé « Contribution à l’amélioration du système comptable au
sein de la Mutuelle d’Assurance Malagasy (MAMA) ».
Lors de notre analyse, nous avons pu distinguer les problèmes des procédures
administratives (lenteur administrative, changement fréquent des règles et procédures,
manque de personnel) et ceux au niveau des procédures comptables (mauvaise répartition et
confusion des tâches, l’exagération du traitement manuel, classement des données non
systématique)
Ces différentes analyses nous ont permis d’apporter des propositions de solutions
susceptibles d’aider la MAMA à améliorer ses conditions de travail au niveau administratif
(réduction des retards : acquisition de nouveaux matériels informatiques, réduction adéquate
des va et vient des documents comptables, établissement d’un calendrier de travail pour une
bonne gestion du temps ; élaboration d’un manuel de procédure comptable ; mise en œuvre
des programmes de recyclage, de rotation de poste et de recrutement) et comptable
(répartition correcte des tâches, informatisation de la tenue de la comptabilité, renforcement
du système de contrôle des opérations comptables).
Pour terminer cette analyse, nous avons évoqué les résultats attendus par l’application
des solutions proposées au niveau administratif (rapidité de l’information, permanence des
méthodes, acquisition de nouvelles compétences) et comptable (harmonie au sein de l’équipe
comptable, système adapté aux NTIC, réduction des fraudes et autres malversations) ainsi que
leurs impacts possibles sur la MAMA, au niveau administratif (informations à jour permettant
d’améliorer la situation économique de la MAMA, performance du personnel comptable,
accroissement des résultats financiers) et au niveau comptable (comptabilité régulière,
informations fiables).
Les solutions ainsi proposées permettront à la MAMA d’une part de moderniser son
système, donner un coup de pouce au traitement des informations financières et comptables,
d’avoir des données fiables et répondant assez aux attentes des dirigeants leur facilitant la
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112
prise de décision au moment voulu ; et d’autre part elles permettront à la MAMA de redorer
son image vis-à-vis de ses principaux collaborateurs (partenaires, ses fournisseurs, ses
bailleurs de fonds, clients…) et de ses principaux concurrents.
En d’autres termes, les suggestions susmentionnées permettront à la Mutuelle de
respecter ses obligations et de fournir des informations assez convaincantes et répondant assez
aux critères de fiabilité, de sincérité, et de régularité.
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120
ANNEXES
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V
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : Ordre de virement simple ....................................................................................... VI
Annexe 2 : Ordre de virement ponctuel ................................................................................... VII
Annexe 3 : Etat de frais (+OS) .................................................................................................. VIII
Annexe 4 : Liste des Agences et Délégations ............................................................................ IX
Annexe 5 : Codes Activités-Numéros des comptes utilisés en exemple ................................. X
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VI
Annexe 1 : Ordre de virement simple
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VII
Annexe 2 : Ordre de virement ponctuel
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VIII
Annexe 3 : Etat de frais (+OS)
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IX
Annexe 4 : Liste des Agences et Délégations
Délégations Sigle Délégations Sigle
AMBANJA ABJ SAMBAVA SAV
AMBATONDRAZAKA LAC TOAMASINA TOA
AMBILOBE BLB TOLIARA TOL
AMBOSITRA AMB TOLAGNARO FDU
ANTSIRANANA DSU TSIROANOMANDIDY TSD
ANTSOHIHY THH
FARAFANGANA FRF
FIANARANTSOA FIA
MAEVATANANA MVT
MAHAJANGA MAG
MANAKARA MKR
MORAMANGA MOR
MORONDAVA MDA
NOSY BE HELL
VILLE
NSB
Agences Sigle
AMBALAVAO-
ISOTRY
AIS
AMBODIVONA BDV
AMBOHIMANARINA MNR
AMPASAMPITO PSP
ANDRANOMENA PCM
ANOSIBE SBT
ANTSIRABE SIR
MAHAVOKY-
BESARETY
BSR
MIARINARIVO MRV
67HA TDK
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X
ANNEXE 5 : CODES ACTIVITES-NUMERO DE COMPTE UTILISES EN
EXEMPLE
Codes Activités
01 Achats (biens et services)
02 Loyer
03 Locations diverses
04 Transport
05 Magasinage
06 Autres
Comptes Intitulés des comptes
131 Subvention d’équipement
132 Subvention d’investissement
225112 Matériels de transport
28225112 Amortissements sur matériels de transport
421 Rémunérations dues
432 CNAPS
4372 OSIE
4456 Etat, TVA déductible sur achat
446 IRSA à payer
462 Créances sur cession d’immobilisations
469MRB Mr BRICOLAGE
469CON CONTINENTAL AUTO
53 Caisse
652 Moins-values sur cession d’immobilisations
6811 Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et
corporelles
752 Plus-values sur cession d’immobilisations
754 Quote-part de la subvention virée au compte de résultat
781 Reprise sur amortissements
9105 Achat de petits matériels
91051 Achat de matériels de transport
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BIBLIOGRAPHIE
Références des ouvrages :
FOURASTIER Jean, « La Comptabilité », Presses Universitaires de France (1961), Paris,
128p
LEJEUNE Charles, « Le Commerce et la Comptabilité », 9ème édition, Librairie Garnier,
435p
VALIN George, « Gestion des entreprises d’assurances », DUNOD, Paris, 1983, 216p
Documents :
« Code des assurances Malagasy », Présidence de la République de Madagascar,
Imprimerie nationale, 97p
« Guide annoté du PCG 2005 », Présidence de la République de Madagascar, JURID’IKA,
163p
« Plan Comptable des Assurances » (PCAss), Présidence de la République de Madagascar,
JURID’IKA, 158p
Références de cours :
« Comptabilité Générale » Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie, notions sur la
comptabilité et l’organisation comptable, 2006
« Contrôle Interne » Mr RABENORO. Barry, contrôle comptable, 2009
« Contrôle de Gestion » Mr RANDRIAMIANDRISOA Jean Patrick, Contrôle de gestion,
2009
« Management des Organisations » Madame ANDRIANALY Saholiarimanana, résistance
aux changements et ses résolutions, 2009
Webographie :
http://www.mesupres.gov.mg
http://www.procomptable.com
http://www.erc.msh.org
http://www.colloc.bercy.gov.fr
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TABLE DES MATIERES
REMERCIEMENTS
LISTE DES ABREVIATIONS ................................................................................................. I
LISTE DES FIGURES............................................................................................................... III
LISTE DES TABLEAUX .......................................................................................................... IV
SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE .............................................................................................. 1
PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES
CHAPITRE I : DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE .......... ................................................ 5
SECTION 1 : Présentation ............................................................................................... 5
1-1- Identification et Activités de la MAMA .......................................................... 5
1-2- Historique .......................................................................................................... 5
SECTION2 : Organisation structurelle .......................................................................... 7
2-1- Organigramme et attribution .......................................................................... 7
22- Structure et tâches du Service Comptabilité ................................................... 12
CHAPITRE II : PROCEDURES D’ORGANISATION DU SYSTEME COMPTALE AU
SEIN DE LA MAMA ................................................................................................................. 14
SECTION 1 : Procédures Administratives ..................................................................... 14
1-1- Circuit des documents comptables .................................................................. 14
1-2- Suivi des règles et des procédures ................................................................... 15
13- Qualification du personnel ................................................................................ 16
SECTION 2 : Procédures Comptables ............................................................................ 17
2-1- Les opérations courantes chez la MAMA ....................................................... 17
2-1-1- Achat d’immobilisations ...................................................................... 17
2-1-2- Encaissement des primes d’assurance ................................................ 19
2-1-3- Règlement des sinistres matériels ....................................................... 20
2-1-4- Prise en charge des opérations bancaires ........................................... 21
2-1-5- Prise en charge des salaires et des autres charges du personnel ...... 22
2-2- Le traitement des informations comptables ................................................... 23
2-2-1- Les outils de travail .............................................................................. 23 PDF Editor
2-2-1-1- Microsoft Excel ......................................................................... 23
2-2-1-2- Le PCAss ................................................................................... 25
2-2-1-3- Le logiciel EBP Comptabilité .................................................. 25
2-2-2- Les comptes ........................................................................................... 26
2-2-2-1- Structure ................................................................................... 26
2-2-2-2- Typologie des comptes ............................................................. 26
2-2-3- Classement des données comptables ................................................... 26
2-3- Contrôle des informations comptables ........................................................... 27
PARTIE II : ANALYSE DE L’EXISTANT SUIVANT L’APPROCH E THEORIQUE
CHAPITRE I : APPROCHE THEORIQUE DE L’ANALYSE ...... ...................................... 31
SECTION 1 : Notions d’Assurance ................................................................................. 31
1-1- Définition et principes de l’Assurance ............................................................ 31
1-1-1- Définitions ............................................................................................. 31
1-1-2- Principes de l’Assurance ...................................................................... 32
1-2- Types d’Assurance ............................................................................................ 32
1-2-1- Assurances dommages ......................................................................... 32
1-2-2- Assurances de personne ....................................................................... 32
1-2-2-1- Assurance en cas de décès ....................................................... 33
1-2-2-2- Assurance en cas de vie ............................................................ 33
1-2-3- Assurances mixtes ................................................................................ 34
1-2-4- Assurances vie de groupe ..................................................................... 34
1-3- Histoire de l’Assurance .................................................................................... 34
SECTION 2 : Notions de Comptabilité et de système d’organisation comptable-
Notions sur le Contrôle Interne et le Contrôle de gestion ...................................................... 37
2-1- Principes comptables fondamentaux et Conventions comptables de base .. 37
2-1-1- Principes comptables fondamentaux .................................................. 37
2-1-2- Conventions comptables de base ......................................................... 39
2-2- Théories sur le système d’organisation comptable ........................................ 41
2-2-1- Généralités ............................................................................................ 41
2-2-1-1- Définition .................................................................................. 41
2-2-1-2- Utilité du système d’organisation comptable ........................ 41
2-2-2- Les principaux systèmes comptables .................................................. 41
2-2-2-1- Le système classique ................................................................ 42 PDF Editor
2-2-2-2- Le système centralisateur ........................................................ 42
2-2-3- Rôle de la Comptabilité......................................................................... 44
2-3- Notions sur le Contrôle Interne et le Contrôle de gestion ............................. 44
2-3-1- Notions sur le Contrôle Interne ............................................................ 44
2-3-1-1- Définition .................................................................................. 44
2-3-1-2- Les objectifs du Contrôle Interne ........................................... 44
2-3-1-3- Champs d’application et mise en œuvre du contrôle
Interne ......................................................................................................................................... 45
2-3-2- Notions sur le Contrôle de gestion ....................................................... 46
2-3-2-1- Définition et objectif du Contrôle de gestion ......................... 46
2-3-2-2- Approche classique du Contrôle de gestion ........................... 47
2-3-2-3- Le Contrôle de gestion comparé aux autres notions
connexes ....................................................................................................................................... 49
CHAPITRE II : ANALYSES ET DIAGNOSTICS PROPREMENT DI TES ...................... 51
SECTION 1 : Une bonne qualité de service .................................................................... 51
1-1- Utilisation de pièces pré numérotées évoquant un contrôle strict des
opérations de décaissement par les responsables .................................................................... 51
1-2- Respect des Echéances ..................................................................................... 52
1-3- Performance au niveau de la gestion des quittances ..................................... 52
SECTION 2 : Mauvaise organisation du travail ............................................................ 54
2-1- Problèmes liés aux procédures administratives ............................................. 54
2-1-1- Lenteur administrative ........................................................................ 54
2-1-2- Changement fréquent des règles et des procédures .......................... 57
2-1-3- Manque de personnel de qualité ......................................................... 57
2-2- Problèmes liés aux procédures comptables .................................................... 61
2-2-1- Tâches mal réparties et confuses ......................................................... 61
2-2-2- Traitement manuel exagéré ................................................................. 63
2-2-3- Classement des données non systématique ........................................ 64
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS- RESULTATS A TTENDUS-
IMPACTS
CHAPITRE I : MISE EN ŒUVRE DES SUGGESTIONS ................................................... 68
SECTION 1 : Suggestions liées aux problèmes des procédures administratives ....... 68
1-1- Réduction des retards ....................................................................................... 68 PDF Editor
1-1-1- Acquisitions de nouveaux matériels informatiques et
informatisation du système des courriers ................................................................................ 68
1-1-2- Réduction adéquate des va et vient des documents comptables ...... 70
1-1-3- Etablissement d’un calendrier de travail pour une bonne gestion
du temps ...................................................................................................................................... 71
1-2- Elaboration d’un manuel de procédure comptable ....................................... 72
1-2-1- Contrôle et vérification des pièces justificatives ................................ 72
1-2-2- Ventilation des pièces justificatives .................................................... 72
1-2-3- Traitement des pièces comptables ...................................................... 73
1-2-3-1- L’imputation des pièces par des cachets d’imputation ........ 73
1-2-3-2- Saisie des pièces comptables .................................................... 73
1-2-3-3- Contrôle des saisies .................................................................. 73
1-2-3-4- Classement des pièces comptables .......................................... 73
1-3- Mise en œuvre d’un programme de recyclage- de rotation de poste- de
recrutement ................................................................................................................................. 74
1-3-1- Programme de recyclage ..................................................................... 74
1-3-2- Programme de rotation de poste ......................................................... 75
1-3-3- Programme de recrutement ................................................................ 75
SECTION 2 : Suggestions liées aux problèmes des procédures comptables ............... 76
2-1- Répartition correcte des tâches ....................................................................... 77
2-2- Informatisation de la tenue de la Comptabilité ............................................. 77
2-2-1- Etude des besoins et des objectifs........................................................ 78
2-2-2- Etude de l’état de préparation de l’organisation ............................... 78
2-2-3- La mise en œuvre de l’informatisation ............................................... 78
2-2-3-1- Mise en service général du logiciel EBP Comptabilité dans
le traitement comptables et mise en place d’unités comptables dans les Agences et les
Délégations .................................................................................................................................. 79
2-2-3-2- Mise en œuvre d’une bonne méthode d’enregistrement des
opérations .................................................................................................................................... 85
2-2-3-3- Mise en œuvre d’un système de classement assez
systématique ................................................................................................................................ 96
2-3- Renforcement du contrôle des informations issues de la Comptabilité
générale ....................................................................................................................................... 97
2-3-1- Mise en place d’un outil de contrôle de gestion .......................................... 98 PDF Editor
2-3-2- Mise en œuvre de contrôle adéquat des informations financières ............ 101
CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS ET IMPACTS ....... .......................................... 103
SECTION 1 : Résultats attendus ..................................................................................... 103
1-1- Du point de vue des procédures administratives ........................................... 103
1-1-1- Rapidité de l’information .................................................................... 103
1-1-2- Permanence des méthodes ................................................................... 103
1-1-3- Acquisition de nouvelles compétences ................................................ 104
1-2- Du point de vue des procédures comptables .................................................. 104
1-2-1- Harmonie au sein du Service Comptabilité ....................................... 104
1-2-2- Système adapté au NTIC ..................................................................... 104
1-2-3- Réduction des fraudes et autres malversations ................................. 105
SECTION 2 : Impacts ....................................................................................................... 105
2-1- Du point de vue des procédures administratives ........................................... 105
2-1-1- Informations à jour permettant d’améliorer la situation
économique de la MAMA .......................................................................................................... 105
2-1-2- Performance du personnel comptable ................................................ 106
2-1-3- Accroissement du résultat financier ................................................... 106
2-2- Au niveau comptable ........................................................................................ 106
2-2-1- Comptabilité régulière ......................................................................... 106
2-2-2- Informations fiables ............................................................................. 106
2-2-3- Dangers et limites de l’informatisation .............................................. 107
2-3- Au niveau du Budget ........................................................................................ 107
CONCLUSION GENERALE ................................................................................................... 110
LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................. V
BIBLIOGRAPHIE ..................................................................................................................... 118
TABLES DES MATIERES ....................................................................................................... 119
PDF Editor
