Méthodologie du porteur de projet européen

Méthodologie du porteur de projet européen

26 mars 2014Réunion des COCACs DUE

Méthodologie du porteur de projet européen

Ce document aborde uniquement les appels à propositions c’est à dire les demandes de subventions.

Il n’est pas fait mention des appels d'offre (Tenders)ou des financements obtenus de gré à gré.

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Pourquoi lancer un projet européen ?

• Se lancer dans un projet européen ne doit pas être vu seulement comme un moyen d’obtenir de nouveaux fonds;

• C’est avant tout prendre acte de l’importance de la dimension européenne, et devenir acteur de la construction d’un espace européen de la culture;

• Concevoir son projet au niveau européen fait évoluer les enjeux de notre coopération, qu’ils soient financiers, stratégiques ou géographiques;

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Pourquoi lancer un projet européen ?

• Un projet doit être conçu dès le départ dans une optique européenne. La subvention ne doit et ne peut pas pas être un simple financement pour compléter un budget;

•Il est impossible de compenser la baisse des financements nationaux par des financements communautaires;

• Obtenir un financement européen, c’est devenir opérateur des politiques européennes.

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Comment penser un projet européen ?

• Un projet européen doit correspondre aux objectifs du programme de financement visé.

• Ces objectifs dépendent eux-mêmes de grandes stratégies européennes :

– Stratégie de Lisbonne : Lancée en 2000 au Conseil européen de Lisbonne, avec pour objectif de faire de l’Europe « l’économie de la connaissance la plus compétitive et la plus dynamique du monde » d’ici 2010.

– Stratégie EU-2020 ou Europe 2020 : La stratégie EU-2020 prend le pas de la stratégie de Lisbonne. Ses objectifs sont plus modestes et plus réalisables. Elle doit développer une croissance « intelligente, durable et inclusive » s’appuyant sur une plus grande coordination entre les politiques nationales et européennes.

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Comment penser un projet européen ?

• La culture n’est pas citée dans les grandes stratégies européennes, que ce soit pour 2007-2013 ou pour 2014-2020;

• En effet, la culture est considérée comme relevant uniquement de la compétence des Etats (principe de subsidiarité);

• Elle est considérée comme un outil permettant d’atteindre ces objectifs, pas comme une fin en soi.

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Agenda européen de la culture :

• L’agenda européen de la culture a été adopté en 2007 par le Conseil européen.

• Il se fixe trois grands objectifs :– promotion de la diversité culturelle et du dialogue

interculturel;– promotion de la culture en tant que catalyseur de la

créativité; – promotion de la culture en tant qu’élément structurant

des relations extérieures de l’UE.

• Ces objectifs doivent être réalisés grâce à un dialogue structuré avec le secteur de la culture et à la coopération renforcée entre les Etats membres.

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Qu’est-ce qu’une subvention européenne ?

• Les subventions européennes :

– Sont des cofinancements. L'UE ne finance pas de projets à 100%, à l’exception de certaines actions dans le domaine de l'aide extérieure ;

– le taux de cofinancement varie selon les programmes et les organismes demandeurs ;

– ne visent qu'à équilibrer financièrement une opération donnée, sans pouvoir conduire à un profit pour leurs bénéficiaires ;

– ne peuvent pas être accordées rétroactivement pour des actions entamées ou déjà terminées ;

– viennent en remboursement de l’action, parfois 6 à 12 mois après la demande: Il faut donc prévoir et anticiper une gestion fine de la trésorerie du projet, à la fois pour pour le chef de file et pour les partenaires

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Qu’est-ce qu’une subvention européenne ?

• Une seule subvention peut être accordée au profit d'une même action;

• Pour chaque programme de financement, un programme de travail fixe les grandes lignes des subventions qu'il est prévu d'accorder sur l'année. C’est un document officiel de la Commission européenne, généralement disponible sur le site web du programme de financement ou, à défaut, de la Direction générale en charge du programme.

• Les Directions Générales de la Commission ou les agences exécutives responsables des projets lancent ensuite des appels à propositions, également publiés sur leur site.

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Comment définir un projet européen ?

1 -Quel programme européen ? • Un programme européen = un objectif et un type de projet

(local, transnational, réseau).

• 1ère étape: identifier les enjeux et les objectifs de son projet, puis voir quel programme leur correspondrait le mieux. Quelques questions qui peuvent aider à identifier un programme de financement :

• Quels sont les objectifs / les résultats attendus ?• Quels thèmes ? • Quels types d’actions ?• Quelle maîtrise d’ouvrage ?• Quels partenaires ?• Aspects financiers ? (volume de dépenses ? avec quels cofinancements ?)• Quels risques ?• Quel calendrier ?

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2 -Comment constituer le partenariat ?

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2 -Comment constituer le partenariat ?• La plupart des programmes proposent une base de données

de projets grâce à laquelle on peut contacter des partenaires appropriés;

• Les réseaux professionnels peuvent également apporter leur aide à la recherche de partenaires;

• Le réseau des IFs et AFs ainsi que l’IF de Paris peuvent vous aider à identifier des partenaires que vous voulez associer à votre projet;

• Il faut faire attention à ce que chaque partenaire ait un rôle défini et approprié, afin qu’une synergie puisse s’enclencher;

• Le choix du coordinateur est également crucial. Etre chef de file de projet européen implique d’assurer un rôle de gestion financière et logistique, mais aussi de coordination des actions et d’animation du partenariat.

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3- Structuration du projet

• Structuration du projet: – Vérifier s’il est pertinent, réalisable et viable;– Définir les objectifs globaux et spécifiques, – Définir les résultats attendus et les moyens pour y

parvenir, – Définir le public cible, les activités proposées et les

indicateurs d’évaluation pour vérifier si l’action a permis d’atteindre les objets du projet.

Pour clarifier ces points un outil méthodologique important:

Le cadre logique

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Modèle de cadre logique

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Logique d’intervention Indicateurs objectivement vérifiables

Sources et moyens de vérification

Hypothèses

Objectifs généraux

Quels sont les objectifs généraux d'ensemble auxquels l’action va contribuer ?

Quels sont les indicateurs clefs liés à ces objectifs généraux ?

Quelles sont les sources d’information pour ces indicateurs ?

Objectif spécifique

Quel objectif spécifique l'action doit-elle atteindre comme contribution aux objectifs globaux ?

Quels indicateurs montrent, en détail, que l'objectif de l'action est atteint ?

Quelles sources d'information existent et peuvent être rassemblées ? Quelles sont les méthodes pour obtenir ces informations ?

Quels facteurs et conditions hors de la responsabilité du Bénéficiaire sont-elles nécessaires pour atteindre cet objectif ? (Conditions externes) Quels sont les risques à prendre en considération ?

Résultats attendus

Les résultats sont les réalisations qui vont permettre l'obtention de l'objectif spécifique. Quels sont les résultats attendus ?

Quels indicateurs permettent de vérifier et de mesurer que l'action atteint les résultats attendus ?

Quelles sont les sources d'information pour ces indicateurs ?

Quelles conditions externes doivent être réalisées pour obtenir les résultats attendus dans le temps escompté ?

Activités à développer

Quelles sont les activités-clefs à mettre en œuvre, et dans quel ordre, afin de produire les résultats attendus ?

(Groupez les activités par résultats)

Moyens : Quels moyens sont requis pour mettre en œuvre ces activités, par exemple personnel, matériel, formation, études, fournitures, installations opérationnelles, etc. ?

Quelles sont les sources d'information sur le déroulement de l'action ?

Coûts : Quels sont les coûts de l'action ? leur nature ? (Détail dans le budget de l'action)

Quelles pré-conditions sont requises avant que l'action commence ? Quelles conditions hors du contrôle direct du Bénéficiaire doivent être réalisées pour la mise en œuvre des activités prévues ?


3- Structuration du projetEn même temps que l’établissement du cadre logique:• Construction du programme d’activités ou « work packages » et du budget

- Qui fait quoi? Quand? Comment?- Pour quel coût? - Quel est l’apport de chacun en valorisation salariale

et en numéraire ?• Moment de dialogue intense avec les partenaires qui va permettre de s’assurer que tous ont compris le projet et qu’ils sont prêts à s’y investir.•Pour plus de lisibilité établir d’abord le budget en fonction du programme d’activités avant de le transcrire selon le format européen.

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4 – Rédaction du dossier de candidature • C’est seulement quand les priorités, le programme

d’activités et le budget ont été approuvés par l’ensemble des partenaires que commence la rédaction finale;• Selon les appels, la réponse peut se faire:- par étapes: présentation d’une note de concept puis rédaction du projet pour sélection finale- en un seul tour avec présentation directe du projet. C’est le cas des appels Europe Créative. Pour les projets de coopération il est demandé une description du projet de 40 000 caractères soit 18 pages;

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4 – Rédaction du dossier de candidature

•Pour la forme: Il faut structurer la réponse en fonction des priorités définies et en suivant le programme d’activités;

• Pour le fonds: bien prendre considération les mots et les critères dans les termes de référence de l’appel et veiller à apporter une réponse à ceux-ci sans exception;

•Selon les programmes, la langue d’écriture du dossier est imposée ou pas, néanmoins, il est souvent recommandé d’écrire le projet en anglais car c’est la langue la mieux comprise par les évaluateurs des projets. De plus, les projets sont généralement conduits par des consortiums internationaux et l’anglais est la « lingua franca » .

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Termes clés• Bonnes pratiques et benchmarking : c’est-à-dire des points de référence ou niveaux

de compétences à atteindre;

• Transférabilité des enseignements et capitalisation = partager les expériences, solutions et outils pour créer de nouvelles méthodes de travail ;

• Innovation = concevoir et tester des solutions nouvelles et innovantes, ne pas refaire un projet préexistant ;

• Additionnalité des actions et du financement = faire plus et mieux grâce au projet européen et à la subvention, qui vient en dernier lieu boucler le plan de financement ;

• Complémentarité du financement = le financement européen vient en complément des autres financements, et en particulier en complément des subventions nationales ;

• Effet levier = utiliser l’aide européenne pour mobiliser d’autres ressources ou d’autres acteurs, afin de lancer des initiatives à long terme;

• Plus-value locale et européenne ou valeur ajoutée européenne = faire ensemble plus et mieux que la somme du ‘‘chacun chez soi’ ;

• Communication et dissémination = définir un plan de communication dès le début du projet, qui doit comprendre la promotion du projet et de l’UE (apposition de logos, citation de la subvention).

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En conclusion

• Les trois éléments d’un bon projet européen sont : – Des objectifs clairs en phase avec le

programme de travail et répondant aux stratégies de l’UE ;

– Un partenariat solide, complémentaire et diversifié ;

– Une véritable valeur ajoutée européenne.

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