MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DE …gestion.agorha.agriculture.gouv.fr/IMG/pdf/Agorha_DocUtil_Conges... · 6.4.2 La prolongation de congé parental ou la modification

Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour lamigration d'EPICEA vers AGORHA

ATEXO – MIN_AGRI – P2011

MINISTERE DE L'AGRICULTURE,DE L'ALIMENTATION, DE LA

PECHE, DE LA RURALITE ET DEL'AMENAGEMENT DU

TERRITOIRE



TERRITOIRE

Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour la migrationd'EPICEA vers AGORHA

Documentation utilisateur : Module Congés hors maladie

Documentation utilisateur AGORHA – Documentation utilisateur : Module Congés- 1





TERRITOIRE

IDENTITE DU DOCUMENT

Client MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'ALIMENTATION, DELA PECHE, DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DUTERRITOIRE

Affaire Assistance à Maîtrise d'Ouvrage pour la migration d'EPICEAvers AGORHA

Titre Documentation utilisateur : Module Congés hors maladie

Référence ATEXO – MIN_AGRI – P2011

État Validé

Version 2.0

Du 21/03/2012

Dernière page 72

EVOLUTION DU DOCUMENT

Date Version Rédacteur Commentaires

21/03/2012 2.0 B.LANG Validation du document

13/03/2012 1.9 B.LANG Reprise des points fonctionnels et formedu document

09/02/2012 1.4 B.LANG Mise en forme du document

25/01/2012 1.3 B.LANG Reprise du document suite aux mailsMAAPRAT

06/12/2011 1.2 M.PARENT Intégration des retours de C.DOUENCE

17/11/2011 1.1 M. Parent Corrections

14/11/2011 1.1 B. Van Coillie Nouvelle répartition des congés

03/10/2011 1.1 M. Parent Corrections

19/09/2011 1.0 S. Blickenstorfer Relecture et corrections

26/08/2011 1.0 B. Lang Relecture et corrections

22/08/2011 0.9 M. Parent Rédaction

02/08/2011 0.1 B. Lang Initialisation du document






TERRITOIRE

Table des matières

1 Objet du présent document ................................................. 5

2 Présentation du module congés ......................................... 6

2.1 Panorama des congés gérés par l'application ........................... 6

2.2 Le périmètre de ce guide ............................................................. 6

2.3 Rappel des principes généraux des congés .............................. 7 2.3.1 Quels congés pour quelles populations d'agen ts ? .............................. 7 2.3.2 Principales caractéristiques des congés ................................................ 8

2.3.2.1 Le congé maternité ............................................................................... 8 2.3.2.2 Le congé paternité ................................................................................ 8 2.3.2.3 Le congé pour adoption ........................................................................ 9 2.3.2.4 Les congés Formation ......................................................................... 10 2.3.2.5 Les congés bonifiés ............................................................................. 11

2.3.3 Améliorer sa connaissance grâce aux modules d'e-formation ........... 12

2.4 Les acteurs ................................................................................. 12

3 Rappel des principes de fonctionnement d'AGORHA .... 13

4 Le circuit de demande dans AGORHA ............................ 15

4.1 Présentation de l'étape de création de la dema nde ................. 15

4.2 Présentation de l'étape de pré-instruction de la demande ..... 15

4.3 Présentation de l'étape d'instruction de la de mande .............. 16

4.4 Présentation de l'étape d'instruction de la de mande –Vérification des données .................................................................. 16

4.5 Présentation de l'étape d'instruction – Éditio n de l'arrêté ...... 16

4.6 Présentation de l'étape de signature de la dem ande .............. 17

4.7 Présentation de l'étape de Validation Paie ............................... 18

4.8 Présentation de l'étape d'instruction – Visa C F ....................... 18

5 L'accès à la partie congés d'AGORHA ............................. 20

5.1 Accès à l'application .................................................................. 20






TERRITOIRE

5.2 Accès au module Gestion Administrative ................................ 20

5.3 Accès aux écrans dédiés aux congés ...................................... 20 5.3.1 Accès aux écrans d'enregistrement de la dema nde ............................ 20 5.3.2 Accès aux demandes en cours .............................................................. 21

6 Description du fonctionnement des écrans ..................... 22

6.1 Le congé maternité .................................................................... 22 6.1.1 Enregistrement de la demande .............................................................. 22 6.1.2 Enregistrement de la naissance ............................................................ 27 6.1.3 Enregistrement du retour ....................................................................... 31 6.1.4 Modification de la date de début ........................................................... 35 6.1.5 Modification de la date de fin ................................................................. 39

6.2 Enregistrement d'un congé prénatal pour grosse ssepathologique ..................................................................................... 41

6.3 Le congé paternité ..................................................................... 44 6.3.1 La demande initiale ................................................................................. 44 6.3.2 La demande de retour ............................................................................. 48

6.4 Le congé de présence parental ................................................. 48 6.4.1 La demande initiale de congé de présence par ental ........................... 48 6.4.2 La prolongation de congé parental ou la modi fication ou l'ajout defractions ............................................................................................................. 50

6.5 Le congé adoption ..................................................................... 51 6.5.1 Création de la demande .......................................................................... 51 6.5.2 Demande de fin ....................................................................................... 55

6.6 Le congé formation .................................................................... 56 6.6.1 Initialisation de la demande ................................................................... 56 6.6.2 Demande de renouvellement ................................................................. 60 6.6.3 Demande de fin ....................................................................................... 64

6.7 Le congé bonifié ......................................................................... 66 6.7.1 Initialisation de la demande ................................................................... 66 6.7.2 Gestion des enfants ................................................................................ 69

6.8 La fiche de suivi ......................................................................... 70 6.8.1 Validation par l'instructeur ..................................................................... 70 6.8.2 Validation paie ......................................................................................... 72






TERRITOIRE

1 Objet du présent document

Le présent document constitue le guide utilisateur pour le module Congés (hors maladie) del'application de Gestion des Ressources Humaines (AGORHA) du Ministère.

Après un rappel du cadre des congés pour un agent, il décrit les différents écransrencontrés au cours de ces procédures.

Ce guide est destiné aux Gestionnaires de Proximité (GP), aux Gestionnaires de Corps (GC)et aux utilisateurs de type "contrôle financier" (CF) qui interviennent dans ces processus dedemandes.






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2 Présentation du module congés

2.1 Panorama des congés gérés par l'applicationLe module congés de l'application AGORHA permet de gérer plusieurs grandes familles decongés :

• Les congés suite à maladie (maladie ordinaires, congés longue maladie, congéslongue durée, congés grave maladie)

• Les congés suite à maladie professionnelle• Les congés relatifs aux événements de type naissance (congé maternité, paternité,

adoption)• Les congés bonifiés• Les congés pour formation

Le présent guide détaille les trois derniers points.

2.2 Le périmètre de ce guideLes congés suivants sont décrits dans ce guide :

Groupe Procédure Code






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Congé maternité

Enregistrement d'un congé maternité MT1

Modification de la date de début MT2

Enregistrement d'une naissance MT3

Modification de la date de fin MT4

Enregistrement du retour de congé maternité MT5

Congé prénatal pour grossesse pathologique MT0

Retour de grossesse pathologique MT6

Congé paternitéEnregistrement d'un congé paternité PAT

Fin d'un congé paternité PTR

Congé parentalCongé parental initial PPXa

Congé parental prolongation PPXb

Congé adoptionCongé adoption initial CAI

Congé adoption fin CAR

Congé formation

Congé formation initial CFI

Congé formation prolongation CFP

Congé formation fin CFR

Congé bonifié Congé bonifié COB

Les autres congés sont présents sur un guide distinct

2.3 Rappel des principes généraux des congés

2.3.1 Quels congés pour quelles populations d'agen ts ?Les titulaires (Titulaires, stagiaires ou contractuels de l’enseignement privé (loi CENSI)) etles non titulaires n'ont pas toujours droit au même types de congés comme présenté cidessous :






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2.3.2 Principales caractéristiques des congés

2.3.2.1 Le congé maternité

2.3.2.1.1 Caractéristiques principales :

Le congé maternité permet aux agents de sexe féminin de prendre un congé lors de lanaissance de leur(s) enfant(s). Cette période est assimilée à une période d'activité.

Les agents de sexe masculin peuvent bénéficier du congé maternité en cas de décès de lamère lors de l'accouchement ou durant le congé maternité. Le congé maternité auquel elleaurait pu prétendre durant la période restant à couvrir après l'accouchement devient un droitpour le père à condition que le décès de la mère présente un lien de causalité avecl'accouchement.

2.3.2.1.2 Populations concernées et leurs droits :

Fonctionnaire titulaire et stagiaire : Pas de condition de service effectif

Agent non titulaire : - Moins de 6 mois de service : Congé sans traitement. L'agent relève uniquement durégime général de sécurité sociale- 6 mois et plus de service : L'agent perçoit la totalité du traitement durant son congématernité, après déduction des indemnités journalières versées par la sécurité sociale

2.3.2.2 Le congé paternité

2.3.2.2.1 Caractéristiques principales

Les agents de sexe masculins assurés sociaux bénéficient d'un congé paternité lors de la






TERRITOIRE

naissance de leur(s) enfant(s) ; cette période est assimilée à une période d'activité.

En cas de décès de la mère lors de l'accouchement ou durant son congé maternité etprésentant un lien de causalité avec l'accouchement, la période restant à courir dont mamère n'a pas pu bénéficier devient un droit pour le père.

Le congé de paternité ne doit pas être assimilé au congé d'adoption.

2.3.2.2.2 Populations concernées et leurs droits

Fonctionnaire titulaire et stagiaire : Sans condition de service effectif

Agent non titulaire : Moins de 6 mois de services effectifs : Aucun droit à congé rémunéré, l'agent relèveuniquement du régime générale de sécurité socialeAu moins 6 mois de services effectifs : L'agent perçoit la totalité du traitement pendantson congé paternité, après déduction des indemnités journalières versées par la sécuritésociale

2.3.2.2.3 Durée et expiration des droits

Le congé doit débuter dans les 4 mois suivant la naissance de l'enfantLa période indemnisée du congé est de :• 11 jours consécutifs* au plus, en cas de naissance simple• 18 jours consécutifs* au plus, en cas de naissance multiple*Consécutifs : y compris les Samedi, Dimanche et jours fériés (non fractionnable)

2.3.2.3 Le congé pour adoption


Le congé adoption est ouvert au fonctionnaire et à l'agent non titulaire assuré social enactivité après 6 mois de service.L'agent a droit à un congé d'adoption avec traitement d'une durée égale à celle fixée par lalégislation de la sécurité sociale à condition de cesser toute activité salariée.Le bénéfice de ce congé est ouvert à la mère et/ou au père adoptif. Lorsque les deuxparents travaillent, le congé peut être répartie entre eux


Fonctionnaire titulaire et stagiaire : Pas de condition de services effectifs

Agent non titulaire : Après 6 mois de service : congé avec plein traitement, durée égale à celle fixée par lasécurité sociale. Pendant toute la durée de congé, l’intéressé perçoit son plein traitementaprès déduction des indemnités journalières versées par la sécurité sociale.Moins de 6 mois de service : congé sans traitement pour adoption






TERRITOIRE


Le congé débute à compter du moment où l'enfant est effectivement accueilli dans sonnouveau foyer ou 7 jours au plus avant la date prévue de cette arrivée.La durée du congé est fonction du nombre d'enfants à charge et du type d'adoption.En cas de retrait de l'enfant, le congé cesse à compter de cette date

2.3.2.4 Les congés Formation


Les actions de formations proposées aux fonctionnaires et agents de l’Etat répondent à troisobjectifs essentiels :• Permettre aux intéressés d'exercer leurs fonctions dans les meilleures conditionsd'efficacité• Favoriser la mobilité• Permettre l'accès aux grades d'avancement des agents de manière à respecter au mieuxles conditions d'égalité

Le congé formation, qui fait l'objet de ce document, relève de la catégorie des formationspersonnelles (par opposition aux formations professionnelles proposées par l'Administrationet à la préparation aux concours et examens).Il vise à permettre aux contractuels et aux agents titulaire de parfaire leur formationpersonnelle par le biais de stages de formation à caractère professionnel ou personnel quine sont pas proposés par l'Administration, ou pour des actions organisées ou agréées parl'Administration en vue de la préparation aux concours administratifs.


Fonctionnaires titulaires : En activité et justifiant de 3 années de services effectifs

Contractuels d’EtatEn activité et justifiant de 36 mois de services effectifs consécutifs ou non, au titre decontrats de droit public dont 12 mois consécutifs ou non dans l'administration à laquelle estdemandé le congé de formation

Agents d'organismes extérieurs accueillis en détach ement dans un corps duMAAPRATAccueillis en détachement et justifiant de 3 années de services effectifs

Agents contractuels recrutés localement (contrats r elevant des articles 4 et 6 alinéa 1de la loi 84-16 du 11 janvier 1984)En activité et justifiant de 36 mois de services effectifs consécutifs ou non, au titre decontrats de droit public dont 12 mois consécutifs ou non dans l’administration à laquelle estdemandé le congé de formation






TERRITOIRE


La durée du congé ne peut excéder 3 ans pour l'ensemble de la carrière, dont 12 moisrémunérés par l'administration dont relève l'intéressé.

Le congé peut-être pris en une seule fois ou de manière fractionnée

Pour les titulaires et les non titulaires, ce congé peut être réparti au long de la carrière : - Soit en stages à temps plein d'une durée minimale d'un mois ;- Soit en stages fractionnés en semaines, journées ou demi-journées, dont la durée totaleéquivaut à un mois minimum à temps plein. A chaque renouvellement, il est nécessaire d'établir le décompte des congés pris sur toute lacarrière de l'agent

2.3.2.5 Les congés bonifiés


Le congé bonifié offre la possibilité pour les fonctionnaires titulaires ou stagiaires originairesdes DOM ou aux métropolitains travaillant dans les DOM de bénéficier, après une périodeininterrompue de 36 mois au moins, d'une bonification de congés de 30 jours consécutifs

•1/ Pour se rendre dans leur département d'origine . Cette possibilité est ouverte, sousréserve des nécessités de service, aux agents dont l'exercice de leur fonction les tientéloignés de leur résidence habituelle et qui relèvent des régimes de congés annuels de droitcommun (Agents travaillant en métropole et dont la résidence habituelle se trouve dans leDOM ou agent travaillant dans les DOM et dont la résidence habituelle est en métropole)2/ Pour se rendre en métropole. Cette possibilité est ouverte, sous réserve des nécessitésde service, aux agents qui ont leur résidence habituelle située dans le DOM où ils exercentleurs fonctions et qui relèvent des congés annuels de droit commun3/ De choisir entre les 2 options précédentes , pour les agents exerçant leurs fonctionsdans un DOM et dont la résidence habituelle est située dans un autre DOM.

Les frais de voyage sont intégralement pris en charge par l'Administration pour le conjointainsi que pour les enfants à charge participant au voyage.


Ce congé est ouvert aux fonctionnaires titulaires et stagiaires :

- Exerçant leurs fonctions dans un département d'outre-mer et dont le lieu de résidencehabituel est situé sur le territoire européen de la France ou dans un autre départementd'outre-mer.- Travaillant sur le territoire européen de la France si leur lieu de résidence habituel est situédans un département d'outre-mer.

→ Les départements d’Outre Mer concernés sont la Martinique, la Guadeloupe, la Réunion,Documentation utilisateur AGORHA – Documentation utilisateur : Module Congés- 11





TERRITOIRE

la Guyane et la collectivité de Saint Pierre et Miquelon.Mayotte et la Nouvelle Calédonie ne sont pas concernés par le dispositif.

2.3.3 Améliorer sa connaissance grâce aux modules d'e-formation

Un module d'e-formation permet aux agents de mieux comprendre le fonctionnement de laprocédure congé maladie ordinaire et de visualiser un exemple de mise en œuvre dansl'application AGORHA.

Le module d'e formation est disponible à l'adresse suivante :A COMPLETER QUAND MODULE FINI

2.4 Les acteurs

Les acteurs des processus de demande et de validation de congés sont les suivants dansAGORHA :

Gestionnaire de proximité • Initialise les demandes• Traite les demandes sans incidence paie

Gestionnaire de corps • Instruit les demandes• Procède à la validation paie

Contrôleur Financier • Valide les demandes






TERRITOIRE

3 Rappel des principes de fonctionnementd'AGORHA

Le tableau ci-dessous a pour vocation de décrire les principales fonctionnalités transversesrencontrées dans le module congés .Ces fonctions sont décrites ci-dessous dans ce tableau récapitulatif.Elles ne seront pas reprises ensuite dans la description des différents écrans.

Champ Explication Actionattendue

Commentaire

Permet la validationd'une sélection

Clic surbouton

Permet de retournersur l'écran d'accueildu module

Clic surbouton

Permet de quitter laprocédure en cours

Clic surbouton

Les données saisiesprécédemment sontsupprimées.

Permet de lancer larecherche d'unedemande dans labase de données

Clic surbouton

Il faut définir les critères derecherche en amont.Pour obtenir la liste del'ensemble des demandes,l'utilisateur lance unerecherche sans définir decritères.

Enregistre lesdonnées saisies enbase de données.

Clic surbouton

Permet à l'utilisateurde revenir à l'étapeprécédente duprocessus

Clic surbouton

Attention, il faut penser àEnregistrer les données sil'utilisateur souhaiteconserver les donnéessaisies.

Permet à l'utilisateurd'aller à l'étapesuivante

Clic surbouton

Permet d'accéder auguide de saisie duchamp concerné

Clic surbouton

Les guides sont desassistants à la saisie d'unchamp métier. L'ensembledes guides seront décrits àla fin du présent document.






TERRITOIRE

Permet d'accéder àun glossaire explicatifdu champ concerné

Clic surbouton

Les glossaires sont desassistants à la consultation.L'ensemble des glossairesseront décrits à la fin duprésent document.

Permet d'accéder audossier de l'agent telqu'il est accessibledans le moduleconsultation.

Clic surbouton

Valide la sélectionréalisée

Clic surbouton

Annule la saisie etferme la fenêtre detype pop-upconcernée.

Clic surbouton

Lancer la générationde l'éditionconcernée.

Clic surbouton

Fige l'édition après sagénération.

Clic surbouton

Valide l'édition et passe àl'étape suivante duprocessus.

Lancer l'impressionde l'écran concerné.

Clic surbouton

Permet d'accéder auguide d'utilisation dumodule concerné.

Clic surbouton






TERRITOIRE

4 Le circuit de demande dans AGORHA

Les demandes d'initialisation de dossier dans AGORHA suivent le processus suivant :

4.1 Présentation de l'étape de création de la dema nde

Création de la demande

ActeurL'étape de création de la demande est gérée soit par leGestionnaire de Proximité de l'agent concerné soit par sonGestionnaire de Corps.

Processus L'étape de création est la première étape du processus detraitement de la demande.

ObjectifsL'étape de création de la demande sert à définir le type dedemande que le gestionnaire souhaite créer et à définirpour quel agent il souhaite créer cette demande.

4.2 Présentation de l'étape de pré-instruction de la demande

Pré-instruction de la demande

Acteur L'étape de Pré-instruction de la demande est gérée par leGestionnaire de Proximité de l'agent concerné.

Processus

L'étape de pré-instruction suit l'étape de création de lademande.

L'étape de pré-instruction se décompose de la façonsuivante :1/ La saisie et la modification éventuelle des données2/ La Validation de la demande

Objectifs L'étape de Pré-instruction sert à constituer le dossier del'agent.

C'est une étape où le Pré-instructeur complète et modifie






TERRITOIRE

les données saisies dans tous les onglets et en particulierdans les blocs de l'onglet « Description »

Remarques Si le Gestionnaire de Corps est amené à créer lui-même lademande, il n'y a pas d'étape de Pré-instruction.

4.3 Présentation de l'étape d'instruction de la de mande

Schéma, Les étapes de l'instruction :

4.4 Présentation de l'étape d'instruction de la dem ande –Vérification des données

Résumé

Acteur L'étape d'instruction d'une demande est gérée par leGestionnaire de Corps de l'agent concerné.

Processus

L'étape d'instruction suit l'étape de pré-instruction. Néanmoinsquand le Gestionnaire de Corps est amené à créer lui-mêmela demande, il n'y a pas d'étape de Pré-instruction.

L'étape d'instruction se compose de plusieurs phasessuccessives : (Cf. Schéma ci-dessous)

• L'instruction proprement dite avec :◦ La saisie et la modification éventuelle des

données◦ La Validation de la demande

• L'édition de l'Arrêté :◦ La saisie des données de l'arrêté◦ La génération de l'arrêté◦ La validation de l'arrêté

Objectifs

L'étape d'instruction sert à créer une demande pour legestionnaire de corps ou permet de valider la pré-instructionde la demande d'un gestionnaire de proximitéC'est une étape où le Gestionnaire de corps complète etmodifie les données saisies dans tous les onglets et enparticulier dans les blocs de l'onglet « Description »

4.5 Présentation de l'étape d'instruction – Éditio n de l'arrêté






TERRITOIRE

Résumé

Acteur L'édition de l'arrêté est effectuée par le Gestionnaire de Corps

Processus L'édition de l'arrêté est une sous étape constitutive del'Instruction.Le processus d'édition de l'arrêté se décompose en 4 sousétapes. Voir le schéma ci dessous.

Objectifs L'édition de l'arrêté a pour objectif de construire le futur arrêtéqui vient sanctionner la mise en application d'une demandeAcceptée.

Remarques L'arrêté peut-être édité à nouveau et il est possible demodifier certains blocs optionnels si besoin, même si l'étaped'instruction est validée ; et ce au niveau du menu « Éditions - réédition d'un arrêté» en saisissant le n° de la demandeconcernée.

L'édition de l'arrêté se décompose en 4 sous étapes (Voir schéma ci-dessus) :

• Le gestionnaire de corps commence par sélectionner les blocs qui composeront lapartie haute du texte « les visas » de l'arrêté. Certains blocs ont des valeurs pré-définies, d'autres doivent être personnalisés. Cette sélection permet de construire lastructure de l'Arrêté.

• Il saisit ensuite si nécessaire le contenu des blocs à personnaliser pour le corps dutexte « les articles ».

• Il peut ensuite Générer l'arrêté au Format .PDF. Le format PDF peut êtresauvegarder si nécessaire par l'utilisateur.

• Si l'arrête convient, le GC l'imprime, ferme l'édition PDF , valide l'Édition et passe àl'étape suivante du processus : Signature

4.6 Présentation de l'étape de signature de la dem ande

Signature

Acteur La Signature est une étape gérée par le Gestionnaire deCorps.NB : l'édition de la notification est accessible au Gestionnairede Proximité pour transmission au demandeur et pourclassement dans son dossier par la consultation ou laGestion.






TERRITOIRE

Processus La signature se situe après la validation de l'instruction.

Objectifs Il s'agit de produire un document appelé notification quiregroupe succinctement tous les éléments administratifs quela procédure modifie ou crée.

Remarques La notification est le seul document qui est envoyé auxdifférents destinataires intéressés par la finalisation de cetteinitialisation de dossier.Ce document est transmis également pour la paie commejustificatif.

La notification peut également être éditée au niveau dumodule consultation d'Agorha ; dans chaque sous menuhistorique pour une situation sélectionnée.

4.7 Présentation de l'étape de Validation Paie

Validation paie

Acteur La Validation Paie est une étape gérée par le Gestionnaire deCorps

Processus La Validation paie se situe après la signature.

Objectifs L'étape de validation paye concrétise l'impact paye d'unedemande. La validation Paie sert à générer les mouvementsnécessaires à la création / modification de la Paie de l'agent.La demande peut être refusée si le Gestionnaire ne souhaitepas la valider.NB : Toutes les procédures ne génèrent passystématiquement des mouvements de paie. L'instructeurpeut aussi décider de valider la demande sans générer lesmouvements de paie.

Remarques Nb : Ces mouvements paie, une fois validés, seront ensuiteaccessibles au niveau du menu principal :

• Vérification mouvement paie/◦ mise à jour / consultation des mouvements paie

▪ avant édition du listing définitif : il sera possibleau GC de modifier les mouvements validés.

▪ Après édition, seul l'Adjoint Paie peut modifierles mouvements validés

• Historique : permet de consulter les mouvementsvalidés lorsque le traitement du mois de paie est clos.

4.8 Présentation de l'étape d'instruction – Visa C F

Résumé

Acteur Le Visa CF (Contrôle Financier) est réalisé par un agent






TERRITOIRE

habilité CF

Processus Le VISA CF est une sous étape constitutive de l'Instruction.

Objectifs La Validation « Contrôle Financier » est une étape qui permetau pôle Financier de contrôler que l'arrivée d'un agent auministère est bien prévue dans les effectifs.Cette étape constitue avant tout une étape de relecture deséléments budgétaires constitutifs du dossier RessourcesHumaines de l'agent.L'agent chargé du Contrôle Financier peut accéder à la fiched'État civil, aux blocs d'informations de description du dossiermais il ne pourra pas modifier les données saisies.






TERRITOIRE

5 L'accès à la partie congés d'AGORHA

5.1 Accès à l'application

Les gestionnaires de proximité et les gestionnaires de corps peuvent accéder aux demandesde congés en utilisant le module GESTION ADMINISTRATIVE de l'application AGORHA.

Pour ce faire, l'utilisateur s'identifie sur la page d'accès à AGORHA(https://identification.agriculture.gouv.fr/login?service=https://AGORHA.acces.agriculture.gouv.fr/AGORHA-application/ )

5.2 Accès au module Gestion Administrative

Il accède ensuite à la page d'accueil d'AGORHA, dans laquelle il peut ouvrir le moduleGESTION ADMINISTRATIVE.

5.3 Accès aux écrans dédiés aux congés

5.3.1 Accès aux écrans d'enregistrement de la dema nde

Pour effectuer une demande il faut suivre le chemin suivant dans le menu à gauche del'écran:






TERRITOIRE

5.3.2 Accès aux demandes en cours

L'accès aux demandes en cours se fait à partir d'une recherche dans la partie « Vie de lademande ».AGORHA effectue une recherche sur les demandes en cours répondant à un certain nombrede critères définis par l'utilisateur (procédure, état de la demande) et renvoie la liste desdemandes correspondantes aux critères.






TERRITOIRE

6 Description du fonctionnement des écrans 6.1 Le congé maternité

Cet écran est utilisé dans plusieurs situations. Pour obtenir l'aide relative à votre écran,sélectionnez le parmi la liste ci dessous :

CAS RENCONTRE ACCES A L'ECRAN

Enregistrement du congé maternité Accès à la description de l'écran

Enregistrement de la naissance Accès à la description de l'écran

Enregistrement du retour Accès à la description de l'écran

Modification date de début Accès à la description de l'écran

Modification date de fin Accès à la description de l'écran

6.1.1 Enregistrement de la demande

Nom de l'écran Code Écran

Enregistrement d'une demande de congé maternité sp_cma01

Objectifs de l'écran

Saisie des informations relatives à l'enregistrement d'un congé maternité

Notes complémentaires :

La saisie d'un congé maternité créé une nouvelle po sition d'activité pour l'agent

Attention : à la date d'effet du congé maternité, l 'agent n'aura plus le droit àl'indemnité de transport






TERRITOIRE

Champ Explication Actionattendue Commentaire

Agent Agent pour lequel lademande est effectuée Consultation

Non modifiableL'agent est défini par unmatricule, un nom, un prénom

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation La date est celle saisie lors

de la 1e étape

Date de lademande

Date à laquelle lademande est réceptionnée

Saisie auformat

JJ/MM/AAAAInitialisé à la date du jour

Position Position concernée par laprocédure Consultation Le champ est initialise sur

« Congé maternité »

Enregistrement congé maternité






TERRITOIRE

Nombre dejours pris paranticipation

Nombre de jours pris paranticipation

Saisiefacultative

A partir du troisième enfant, 2semaines de congé postnatalpeuvent être reportées sur lecongé prénatal

Date prévuenaissance

Date prévue pour lanaissance Consultation

Congéd'office

Case à cocher permettantd'indiquer si l'agent estd'ores et déjà en congé

d'office

Case àcocher sil'agent est

dans ce cas

Dans le cas où l’agent n’auraitfait aucune demande decongé. La durée du congé estalors fixée de manièreautomatique. (date d’effet : 2semaines avant la dateprévue de naissance). Dansce cas il faut actionner lebouton « Congé d’office »

Nb enfantsconnus àcharge

Nombre d'enfants à lacharge de l'agent Consultation Provient du dossier agent

Nombreenfants

attendus

Nombre d'enfantsattendus

SaisieModifiable

Le nombre est fixé par défautà 1.Si plus d'un enfant est prévu,indiquer le nombre dans lacase

Date Effet CMDate de début de laposition de congé

maternitéConsultation

Fin prévue duCM

Date de fin prévue ducongé maternité Consultation

Calculé automatiquement àpartir de la date d'effet et de ladurée légaleDans le cas d'un CDD et sila date de fin de contrat sesite avant la date de finprévue, AGORHArepositionneraautomatiquement la date defin du congé maternité à ladate de fin de contrat.






TERRITOIRE

Durée prévuedu CM

Durée prévue du CongéMaternité Consultation

La durée s'initialise à partir dela date d'effet du congé et dela date de fin prévue

Les actions possibles :

Les boutons d'action en bas de l'écran vous permettent d'effectuer différentes actions :

Calcul Permet de calculer automatiquement la date de fin réelle et faitapparaître le bouton fiche récapitulative en cliquant

Aide au calcul

Si vous appuyez sur ce bouton vous ouvrez une nouvellefenêtre qui permet de calculer à partir de la dateprévisionnelle de naissance, du nombre d'enfants prévuslors de l'accouchement et du nombre d'enfants à charge :

• La date d'effet du congé maternité• La date de fin du congé maternité• Le nombre de semaine du congé maternité

Enfant connus Ouvre un nouvel écran dans lequel sont présentés les enfantsdéjà à la charge de l'agent concerné

Informations associées Permet d'accéder à la situation de l'agent à la date d'effet de lademande en cours

Quitter Annule la demande et revient à l'écran d'accueil

Étape précédente Revient à l'écran de sélection de l'agent

EnregistrerEnregistre la saisie et clôture la demande (accessibleuniquement lors de la saisie de l'arrêt et pas lors de laconsultation)

Lorsque le gestionnaire de proximité enregistre la demande, il revient à l'écran d'accueil.

Le circuit de validation de la demande

Le circuit de validation de la demande est le suivant :






TERRITOIRE

Les documents qui sont produitsLes documents produits lors de la procédure sont les suivants :

Documents Titulaires Contractuels

Notification X X

Imprimé Sécurité Sociale / Indemnités Journalièresen validation paie X

Arrêté X (si temps partiel)

Les contrôles automatiques réalisés par AGORHAAGORHA vérifie un certain nombre d'éléments avant l'enregistrement de la saisie :

• Contrôle du sexe de l’agent lors de l’enregistremen t du congé maternité◦ Ce contrôle n’est pas bloquant car un congé de maternité peut être cédé

(partiellement) au conjoint d’une femme décédée lorsque le congé maternité n’estpas terminé.

• Contrôle de l’ancienneté de l’agent contractuel◦ Si l’ancienneté est inférieure à 6 mois, l’agent doit être placé en congé sans

traitement pour maternité• Contrôle de la non-existence d’une demande d’enregi strement de CM en cours

pour l’agent• Contrôle sur la vraisemblance de la date présumée d e la naissance pour

l’enregistrement du CM◦ La date présumée de la naissance doit être postérieure de 9 mois au minimum

par rapport à la date de la précédente naissance enregistrée pour l’agent.◦ La date présumée de la naissance enregistrée doit être postérieure de 10

semaines au maximum par rapport à la date d’effet du CM• Contrôle et calcul de la date d’effet du CM pour l’ enregistrement du CM

◦ Le calcul est en fait la détermination du congé prénatal, à partir de la date prévuede la naissance et en fonction du nombre d’enfants connus ou à charge et del’option choisie

• Contrôle du nombre d’enfants attendus◦ Le nombre d’enfants attendus doit être supérieur à zéro

• Contrôle de la date de fin prévue pour l’agent cont ractuel◦ Si l’agent est contractuel, la date de fin prévue du CM ne doit pas être supérieure

à la date de fin prévue du contrat de l’agent• Contrôle de la vraisemblance de la date réelle de naissance

◦ La date de naissance ne doit pas être antérieure au 5ème mois de grossesse oupostérieure de plus d’un mois à la date prévue de naissance






TERRITOIRE

Les points d'attention :

6.1.2 Enregistrement de la naissance


Enregistrement de la naissance sp_cma01


Saisie des informations relative à la naissance


Les éléments de la demande initiale sont rappelés sur l'écran qui permet de renseigner lasituation suite à l'accouchement (date de l'accouchement, renseignement sur le ou lesenfant(s) ainsi que sur le conjoint si celui ci est un agent du ministère)L'enregistrement des enfants nés pendant l'activité de l'agent doit se faire à traverscet écran et PAS celui de mise à jour du dossier ag ent.






TERRITOIRE



Non modifiableL'agent est défini par unmatricule, un nom, unprénom

Date d'effet Date d'effet de la demande Consultation La date est celle saisielors de la 1e étape

Date de lademande

Date à laquelle la demandeest réceptionnée

Saisie auformat

JJ/MM/AAAA

Position Position concernée par laprocédure Consultation Le champ est initialise sur







TERRITOIRE


Nombre dejours pris paranticipation

Nombre de jours pris paranticipation Consultation


Date prévue pour lanaissance Consultation

Congéd'office

Case à cocher permettantd'indiquer si l'agent estd'ores et déjà en congéd'office

Case à cochersi l'agent estdans ce cas

Nb enfantsconnus àcharge

Nombre d'enfants à lacharge de l'agent Consultation Provient du dossier agent

Nombreenfants

attendusNombre d'enfants attendus Consultation

Initialisé à 1 A pu être modifié lors del'enregistrement initial ducongé maternité

Date Effet CM Date de début de la positionde congé maternité Consultation

Fin prévue duCM

Date de fin prévue du congématernité Consultation

Calculé automatiquementà partir de la date d'effetet de la durée légale

Durée prévuedu CM

Durée prévue du CongéMaternité Consultation

La durée s'initialise àpartir de la date d'effet ducongé et de la date de finprévue

Enregistrement naissance

Date réelle Date de naissance del'enfant

Saisie auformat

JJ/MM/AAAA

Autre parentagent

Permet d'indiquer l'identitéde l'autre parent agent Saisie






TERRITOIRE

Nb réel Nombre d'enfants lors del'accouchement

Saisiefacultative

Vous pouvez utiliser le« Guide » pour trouver leconjoint parmi la baseAGORHA

Les circuits de validation de la demande

On distingue deux cas de figure :1. Les dates de congé maternité ne sont pas modifiées suite à la naissance. Dans ce

cas, l'enregistrement de la naissance est validé dè s la PRE INSTRUCTION2. Les dates de congé maternité sont modifiées suite à la naissance (par exemple cas

des naissances après la date initialement prévue ou si plusieurs enfants lors del'accouchement). Dans ce cas la demande suit le circuit de validation suivant :



Ajouter un enfant

Le gestionnaire doit indiquer le ou les enfants issus del'accouchement.Quand le gestionnaire appuie sur le bouton « Ajouter unenfant » il créé une ligne dans le tableau dans lequel il peutrenseigner les informations nécessaires :

• Nom• Prénom• Sexe• Lieu de naissances• Numéro (notamment dans le cas de jumeaux pour

indiquer le quel des enfants est né le premier)

Enfants connus Ouvre un nouvel écran présentant une synthèse des enfantsconnus de l'agent




Lorsque le gestionnaire de proximité enregistre la demande, il revient à l'écran d'accueil.Documentation utilisateur AGORHA – Documentation utilisateur : Module Congés- 30





TERRITOIRE


Il est essentiel de penser à enregistrer la saisie, sans quoi lesmodifications effectuées ne seront pas gardées en mémoire lors de lafermeture de la page

S’il s’agit d’une naissance prématurée, c’est à dire si la naissance a lieuavant la date d’effet du congé maternité, la date du congé de maternitésera la même que celle de la naissance.

Si la naissance intervient après la date prévue, la date de fin prévue ducongé de maternité est modifiée

Pour lancer une procédure "enregistrement naissance" qui n'avance pas ledébut du congé maternité et qui ne l'annule pas, il faut que les demandesinitiales associées soient validées. L'utilisateur est avertit de cettecontrainte par le message suivant : "l'enregistrement du congé maternitéou la modification de sa date d'effet n'ont pas été validés. Vous ne pouvezpas enregistrer l'enfant."

Pour un agent en CDD :Si la fin légale du congé maternité est postérieure à la date de fin decontrat, le congé maternité sera recalculé et sera raccourci à la date de findu contrat. Un message vous avertit de cette situation. Vous avez lapossibilité alors de prolonger le contrat avant de valider le congé maternité.

Les contrôles automatiques réalisés par AGORHA

AGORHA vérifie un certain nombre d'éléments avant l'enregistrement de la saisie :• Gestion du nombre réel de naissances pour l’enregis trement de naissance

◦ Le nombre de naissances est saisissable et obligatoire en création. Il estinaccessible en suivi : le nombre d’enfants saisi ne doit pas varier. En casd’erreur, l’utilisateur doit supprimer la demande en cours et saisir une nouvelledemande d’enregistrement de naissance.

• Contrôle de viabilité de l’enfant par rapport au 18 1ème jour de grossesse pourl’enregistrement de la naissance◦ Si l’enfant est né non viable avant 181 jours de grossesse, le CM doit être annulé.

Les demandes de congé maternité et éventuellement de modification de date dedébut de congé maternité en cours doivent être annulées. Une demande decongé maladie doit être effectuée par l’utilisateur

◦ Si l’enfant est né non viable à partir du 181ème jour de grossesse et avant la dateprésumée de naissance, il y a addition du congé prénatal au congé postnatal quiest ramené à 10 semaines quel que soit le nombre d’enfants connus.

.

6.1.3 Enregistrement du retour







TERRITOIRE

Enregistrement de retour de congé maternité sp_cma01


Saisie des informations concernant la demande de retour suite à un congé maternité


Cet écran est à renseigner lors du retour de la mère après congé maternité. Lesinformations précédemment renseignées sont rappelées à l'écran.

Cette procédure réintègre l’agent en position d’act ivité. • Si l’agent est stagiaire, la date de fin de stage est calculée à nouveau pour

tenir compte de la période de congé de maternité. • Si l’agent était à temps partiel avant son congé de maternité, la date de fin

prévue du temps partiel est reculée de la durée du congé maternité, s’iln’appartient pas au secteur de l’enseignement.

De plus lorsque le retour est validé, l'agent peut à nouveau percevoir l'indemnitétransport.

Attention : si l'agent avant son congé maternité est en position de temps partielsur autorisation, il sera réintégré à l'issue de son congé maternité dans cetteposition. Il faut donc mettre fin au temps partiel sur autorisation à la date de repriseet initier à la même date un temps partiel de droit. L'agent pourra ainsi bénéficierde tous les droits du temps partiel de droit notamment sur des droits très favorablesur la retraite.






TERRITOIRE

Champ Explication Action attendue Commentaire

AgentAgent pour lequel lademande esteffectuée

ConsultationNon modifiable.L'agent est défini par unmatricule, un nom, un prénom.

Date de lademande

Date à laquelle lademande écrite del'agent a été créée

Date au formatJJ/MM/AAAA

Par défaut la date du jour,mais elle peut être modifiée

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation

Dans le cadre d'une reprised'activité anticipée, la dated'effet correspond au jour deretour de l'agent

Position Position traitée parla procédure Modifiable Le champ est initialisé sur








TERRITOIRE

Date effetCM Consultation Initialisé avec la date d'effet de

la position courante de l'agent

Fin prévuedu CM

Date de fin prévuedu congé Consultation

Initialisé avec la date de finprévue de la position courantede l'agent

Duréeprévue du

CM

Durée prévue ducongé maternité Consultation

Le champ est initialisé à partirde la date d'effet du congé etla date de fin prévue du congé

Enregistrement Naissance(s)

Autre parentagent

Identité de l'autreparent agent Consultation

Date réelle Consultation

Nb réelNombre d'enfants del'agent à la dated'effet du congé

Consultation

Liste desenfants

Informationsrelatives aux enfantsde l'agent

Consultation

Fin de stage Date de fin de stage Consultation Ce champ n’apparaît que pourles agents stagiaires

Tempspartiel : fin Consultation

Ce champ n’apparaît que pourles agents travaillant à tempspartiel

Duréerestante Consultation

Ce champ n’apparaît que pourles agents travaillant à tempspartiel





Enregistrer Enregistre la saisie et clôture la demande (accessible






TERRITOIRE

uniquement lors de la saisie de l'arrêt et pas lors de laconsultation)



6.1.4 Modification de la date de début


Demande de modification de la date de début de congé maternité sp_cma02


Saisie des informations visant à modifier la date de début d'un congé maternité


Cette procédure permet d'avancer la date d'effet du congé maternité (grossessepathologique) ou de reculer la date d'effet d'un congé maternité en cours d'enregistrement(report de semaines de congé prénatal sur le congé postnatal)La procédure de "modification de la date de début" du congé maternité peut également êtreutilisée pour enregistrer des congés pathologique accolés au congé maternité initial dès lorsque le congé maternité principal est resté à l’état d'instruction






TERRITOIRE



Non modifiable.L'agent est défini par unmatricule, un nom, unprénom.

Date de lademande


Date auformat

JJ/MM/AAAA

Par défaut la date du jour,mais elle peut êtremodifiée

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation La date est celle saisie lors

de la 1e étape

Position Position correspondanteà la procédure traitée Consultation Le champ est initialisé sur

Congé Maternité






TERRITOIRE


Date prévue de lanaissance Consultation

Date effetprévue CM

Date d'effet prévue pourle congé maternité Consultation La date est celle saisie lors

de la 1e étape

Nombred'enfantsattendus

Nombre d'enfantsattendus par l'agent

Consultation

Date de finprévue du CM Date de fin théorique Consultation Le champ est calculé

automatiquement

Nombre dejours restants

pour grossessepathologique

Nombre de jours pourgrossesse pathologique Consultation

Choix« Grossesse

pathologique »ou « Reportjournées »

Sélectionne le motifpour la modification de

la date du début decongé maternité

Sélection dumotif parmi

les deuxdisponibles

Suivant le choix il faudrarenseigner le nombre dejours total supplémentairesou le nombre de joursreportés

Nombre total dejours supplé-

mentaires

Nombre de jourssupplémentaires dans lecas ou modification estliée à une grossesse

pathologique

Consultation

Le champ devientsaisissable si le bouton« Grossesse pathologique »est sélectionné

Nombre joursreportés

Nombre de jours faisantobjet d'un report Consultation

Le champ devientsaisissable lorsque lebouton « Report journées »est sélectionné

Nouvelle dateeffet CM

Nouvelle date de débutdu congé maternité Consultation

Calculé automatiquementpar AGORHA à partir dunombre de jourssupplémentaires ou dunombre de jours de reportenregistrés

Nouvelle datefin CM

Nouvelle date de fin ducongé maternité Consultation

Calculé automatiquementpar AGORHA à partir dunombre de jourssupplémentaires ou dunombre de jours de reportenregistrés






TERRITOIRE



Calcul Permet de calculer xxx







AGORHA effectue quelques vérifications de manière automatique avant l'enregistrement dela saisie :

• Contrôle de l’ancienneté de l’agent contractuel pou r modification date de débutdu congé

• Contrôle de l’existence d’une demande d’enregistrem ent de CM en cours pourmodification date de début du congé

• Contrôle du nombre de jours supplémentaires pour gr ossesse pathologique◦ Le nombre de jours supplémentaires ne doit pas excéder 14 jours

• Contrôle des nouvelles date de Congé maternité◦ La date d’effet de la demande doit être identique à la nouvelle date d’effet






TERRITOIRE

calculée• Contrôle du nombre de jours supplémentaires pour co uches pathologiques

◦ Le nombre de jours supplémentaires pour couches pathologiques ne doit pasexcéder 28 jours

6.1.5 Modification de la date de fin


Modification de la date de fin de congé maternité sp_cma02


Saisie des informations concernant la modification de la date de fin d'un congé maternité





TERRITOIRE


AgentAgent pour lequella demande est

effectuéeConsultation


Date de lademande



Par défaut la date du jour,mais elle peut être modifiée

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation La date d'effet correspond à

celle de la fin du congé

Position Position traitéepar la procédure Consultation Par défaut, la position est

initialisée à Congé maternité

Date effetprévue CM

Date du début ducongé maternité Consultation

Reprend la date d'effet decongé maternité connue parAGORHA au moment ou legestionnaire initie lademande.

Date Finprévue du CM

Date de fin prévuedu Congématernité

Consultation

Reprend la date de fin decongé maternité connue parAGORHA au moment ou legestionnaire initie lademande.

Nombre joursrestants pour

couchespathologique

Nombre de joursrestants Consultation

Nombre totalde jours

supplémentaires

Total du nombrede jours

supplémentaires

SaisieObligatoire

Permet d'indiquer le nombrede jours supplémentaires ducongé maternité (un contrôleexiste sur le respect desdurées légales)

Nouvelle dateeffet CM

Nouvelle date dedébut du congé


AGORHA calculeautomatiquement la nouvelledate d'effet du congématernité

Nouvelle datefin CM

Nouvelle date defin du congé

maternité

Consultation

AGORHA calculeautomatiquement la nouvelledate de fin du congé






TERRITOIRE

maternité



Calcul Permet de calculer automatiquement la date de fin réelle et faitapparaître le bouton fiche récapitulative en cliquant

Informations associées Permet d'accéder à la situation de l'agent à la date d'effet dela demande en cours






6.2 Enregistrement d'un congé prénatal pour grosse ssepathologique






TERRITOIRE


Demande de congé grossesse pathologique sp_cma03


Saisie des informations concernant la demande de congé grossesse pathologique


• Le premier congé de grossesse pathologique peut être préinstruit dès les 4premiers mois, avant même que le congé maternité associé ne soitenregistré; mais il restera bloqué en instruction (sauf présence d'une fin decontrat CDD rapprochée) tant que le congé maternité lui-même ne sera pasvalidé en préinstruction (la date prévue de la naissance détermine la plage dedates de la grossesse)

• On ne peut traiter qu'une demande de congé prénatal pour grossessepathologique à la fois (il faut valider ou supprimer la demande en cours avantd'en saisir une autre).

• On ne peut pas créer de demande nouvelle tant qu'une demande demodification de la date de début du congé maternité pour raison pathologiqueest en cours (c.a.d. dans un autre état que refusée, validée ou annulée) (sinécessaire, il faut supprimer la demande de modification de la date de débutdu congé maternité puis la recréer après création et validation de la demandede congé prénatal pour grossesse pathologique)







TERRITOIRE

Agent Agent pour lequel lademande est effectuée. Consultation


Date de lademande

Date à laquelle la demandeécrite de l'agent a été

créée


Par défaut la date du jour,mais elle peut êtremodifiée

Date d’effet Date d’effet du congé Date au formatJJ/MM/AA

La date d’effet dépend dela date de naissanceprévue, du nombred’enfants de l’agent…

Position Affichage de la positionactuelle de l'agent Consultation

Le champ « position » estprotégé et initialisé à«congé maternité »

Date débutposition

Date à laquelle l'agent esten position de congé


C'est la date qui a étérenseignée lors del'enregistrement du congématernité

Nombre dejours restants

pourgrossesse

pathologique

Nombre de jours restantspour grossessepathologique

ConsultationAffiché

uniquementlorsqu'une

demande initialea déjà eu lieu

Le champ se calculeselon la formule suivante :(Nombre de jours déjàpris) – (Nombre de joursdemandés)

Durée prévuepériode

Nombre de jours pris autitre du congé pour

grossesse pathologique

Saisie du nombrede jours sur 2

chiffres

Ne peut pas excéder 28jours

Date finposition Date de fin du congé

Saisie de la dateau format

JJ/MM/AAAA

Le champ est vide. Soitl'utilisateur saisit le champà la main soit le champest calculéautomatiquement à l'aidedu bouton calcul

Nombre joursrestant pourgrossesse

pathologique

Indique le nombre de joursrestant sur les 28 jours de

droitConsultation



Informations associées Permet d'accéder à la situation de l'agent à la date d'effet dela demande en cours







TERRITOIRE





6.3 Le congé paternité

6.3.1 La demande initiale


Création d'une demande de congé paternité sp_pat01


Saisie des informations concernant la création d'une demande de congé paternité


• La mise à jour de l’enfant concerné par ce congé doit être faite avant l’initialisationdu congé paternité

• La procédure PAT crée une nouvelle position






TERRITOIRE



Non modifiable.L'agent est défini parun matricule, un nom,un prénom.

Date de lademande



JJ/MM/AAAA

Par défaut la date dujour, mais elle peutêtre modifiée

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation

La date est cellesaisie lors de la 1eétape

Position Initialisation du libellé dela position créée Consultation

Le champ « position »est protégé et initialiséà «congé paternité »

Nombred'enfants ouvrant

droit

Nombre d'enfants del'agent à la date d'effet

de la demandeConsultation

Ce chiffre est rapatriéde la mise à jour del'enfant effectuéeprécédemment dansles écrans relatifs audossier de l'agent!

Hospitalisation Hospitalisation dunouveau né Case à cocher

A cocher si le congéest pris au delà de 4mois

Date denaissance

Date de naissance del'enfant Consultation Rapatrié du dossier de

l'agent






TERRITOIRE

Début position Date de début du congé Consultation Initialisé à la date de lanaissance

Durée période

Durée du congépaternité :

11 jours pour unenaissance simple, 18

jours pour unenaissance multiple,

(dimanche et jours nontravaillés compris)

Saisie

Initialisé à la duréemaximale autorisée enfonction du nombre denaissances

Date fin position Date de fin de du congé Saisie

Initialisé à la date deretour maximaleautorisée en fonctiondu nombre denaissances

Temps partiel Consultation

Le champ apparaît sil'agent est dans uneposition de tempspartiel ou mi-temps dedroit à la date d'effet.Dans ce cas, le tempspartiel est suspendu,retour au pleintraitement

Durée restante Consultation

Le champ apparaît sil'agent est dans uneposition de tempspartiel ou mi-temps dedroit à la date d'effet.La date de fin prévuedu temps partiel estreculée de la durée ducongé paternité s’iln’est pas enseignant(les fonctions devantêtre renseignées)

Les actions possibles : Les boutons d'action en bas de l'écran vous permettent d'effectuer différentes actions :

Calcul Calcul de la durée, de la date fin position, de la fin du tempspartiel et de la durée restante

Enfants connus Appel du CU « Consulter Enfants »



Enregistrer Enregistre la saisie et clôture la demande (accessible






TERRITOIRE

uniquement lors de la saisie de l'arrêt et pas lors de laconsultation)


Le circuit de la demande de congé paternité

• Cas des agents à temps partiel (dont CPA, mi-temps de droit)






TERRITOIRE

ATTENTION : Les demandes de congé paternité suivantes sont à viser

• Titulaire, élève fonctionnaire • Fonctionnaire stagiaire (actuellement arrêté manuel),• Contractuel, vacataire• Contractuel enseignement privé,

Lorsque ceux ci se trouvent dans les positions suivantes, ou devant être réintégré dans unede ces positions :

• Temps partiel, mi-temps de droit• Cessation progressive d’activité

Les demandes de mise en congé paternité suivantes ne sont pas à viser• Vacataire rémunéré permanent (NB qui n’ont pas droit au temps partiel)• Titulaire, élève fonctionnaire, fonctionnaire stagiaire, vacataire, contractuel en activité

plein temps et notamment le contractuel de l’enseignement privé en activité pleintemps quel que soit le nombre d’heures hebdomadaires de son contrat

6.3.2 La demande de retourLa demande de retour est traitée dans le cadre du guide relatif au dossier agent

6.4 Le congé de présence parental


Enregistrement de la demande initiale Accès à la description de l'écran

Enregistrement d'une prolongation Accès à la description de l'écran

6.4.1 La demande initiale de congé de présence par ental






TERRITOIRE




Date de lademande



JJ/MM/AAAA

Par défaut la date dujour, mais elle peut êtremodifiée

Date d'effet ConsultationLa date est celle saisielors de l'étape derecherche de l'agent

Date de débutPosition Consultation

La date de début deposition est initialiséedans l'écran précédent

Date de fin depériode

Il s'agit de la bornesupérieure pour prendre

le congé parental

Modification ounon du champ

date

Le champ est initialisé àla date de début deposition + 3 ans

Enfant concerné

Enfant

Ce bouton permetd'accéder aux enfants

enregistrés dansAGORHA

Clic pour accès àl'écran

L'écran liste les enfants.La sélection de la lignecorrespondant à l'enfantpuis la validation rapatrieles informations relativesà l'enfant

Numéro Numéro de l'enfant Rapatrié depuisle guide

Nom Nom de l'enfant Rapatrié depuisle guide

Prénom Prénom de l'enfant Rapatrié depuisle guide

Date denaissance

Date de naissance del'enfant

Rapatrié depuisle guide

Date adoption Date d'adoption del'enfant

Rapatrié depuisle guide

Tableau des fractionnements

Numéro de Numéro de la demande A saisir






TERRITOIRE

demande de fractionnement

Date d'effet Date d'effet du congé A saisir

Pour la premièrefraction, la date d’effetdoit être égale à la datede début du congé

Date de finprévue

Date de fin du congéprévisionnelle A saisir

Les fractions saisiesdoivent être compriseentre les dates de débutet de fin du congé deprésence parentale

Duréefractionnement

Durée du fractionnementsouhaitée

Calculéautomatiquement

Les durées sontcalculées en jourscalendaires (et non enjours ouvrés), le contrôlede la durée totale ducongé (inférieur à 310jours ouvrés) n’est doncpas bloquant.

Durée position Durée de la position decongé

Calculéautomatiquement

Les durées sontcalculées en jourscalendaires (et non enjours ouvrés), le contrôlede la durée totale ducongé (inférieur à 310jours ouvrés) n’est doncpas bloquant.

6.4.2 La prolongation de congé parental ou la modi fication oul'ajout de fractions

La variante Compléments et suppression fractions permet : • de saisir de nouvelles fractions pour un congé de présence parentale existant • de modifier et supprimer des fractions déjà saisies • de supprimer un congé de présence parentale

Les écrans sont identiques à ceux de la demande initiale. Les périodes initiales sont visibleset il est possible d'en ajouter une nouvelle ou de modifier ou supprimer une périodeexistante.

La création de nouvelles fractions s’effectue de la même façon que dans la variante a : • Clic sur le bouton ajout d'une nouvelle fraction• Saisie des dates d’effet et de fin de la fraction






TERRITOIRE

• Clic sur le bouton ajouter pour valider la saisie et mettre à jour le tableau.

Pour supprimer une fraction déjà existante : • Sélection de la fraction à supprimer dans le tableau • Clic sur le bouton Supprimer

En cas de suppression à tort d’une fraction, le bouton Rétablir permet d’annuler lasuppression de la fraction.

Pour modifier une fraction déjà existante : supprimer la fraction puis la saisir avec lesdonnées corrigées. Pour supprimer complétement un congé de présence parentale il suffit de supprimer lapremière fraction de ce dernier

6.5 Le congé adoption


Enregistrement de la demande Accès à la description de l'écran

Demande de fin Accès à la description de l'écran

6.5.1 Création de la demande


Demande de congé adoption Sp-cad01


Cet écran permet d'effectuer les demandes relatives au congé d'adoption


• La demande de mise en congé d'adoption créé une nouvelle position d'activité• Si l'agent est en temps partiel avant le congé une incidence paie est à prévoir!






TERRITOIRE




Date de lademande



JJ/MM/AAAA


Date d'effet Date d'effet du congé ConsultationLa date est celle saisielors de l'étape derecherche de l'agent


Le champ « position »est protégé et initialisé à« Congé adoption »

Enregistrement congé adoption






TERRITOIRE

Nb d'enfantsadoptés

Nombre d'enfantsadoptés pour la

demande présenteSaisie

Nb enfantsconnus ou à

charge

Nombre d'enfants à lacharge de l'agent Consultation

Autre parentagent

« Qualité » de l'autreagent Saisie

Le guide peut être utiliséafin de retrouver leconjoint si celui ci estagent du MAAPRAT

Date d'effet Date de fin prévue ducongé Consultation La date est celle saisie

lors de la 1e étape

Date de finprévue

Date de fin prévue ducongé demandé Saisie

Durée prévue Durée prévue du congédemandé Consultation

Le système calcule ladurée en fonction dunombre d'adoption, de ladate d'effet et de la datede fin prévue vousappuyez sur le boutondu calcul durée prévue!

Liste des enfants adoptés pour cette demande (mise à jour)

Nom Nom des enfants Consultation

Prénom Prénom des enfants Consultation

Sexe Sexe des enfants Consultation

Lieu denaissance

Lieu de naissance desenfants Consultation

Date Date de naissance del'enfant Consultation

Enfant à chargeIndique le nombre de

part de charge del'enfant

Consultation

Le bouton « Ajouter un enfant » permet d'ouvrir la zone de renseignement des informationsrelatives à un enfant adopté

Détail d'un enfant

Nom Nom des enfants Saisie Le nom est initialiséavec le nom de l'agent

Prénom Prénom des enfants Saisie






TERRITOIRE

Sexe Sexe des enfants Saisie

Lieu Lieu de naissance desenfants Saisie

Date Date de naissance del'enfant Saisie

A chargeIndique le nombre de

part de charge del'enfant

Saisie


Les boutons d'action disponibles pour le renseignement du tableau sont les suivants :

Modifier un enfant Initialise la partie détail avec les informations de l'enfant àconsulter

Supprimer Les informations de la ligne sont supprimées

Confirmer la saisie Les informations saisies sont mises à jour mais pasenregistrées (il faut appuyer sur enregistrer)

Annuler la saisie Les informations saisies sont effacées

Ajouter un enfant Permet d'ajouter un autre enfant pour cette adoption

Des boutons d'action sont disponibles en bas de l'écran :

Calcul durée prévue Permet de calculer la durée prévue du congé en fonction dunombre d'enfants adoptés

Enfants connus Permet de visualiser permet de visualiser la liste des enfantsdéjà à charge de l’agent.










TERRITOIRE


Les contrôles automatiques sont les suivants :• Contrôle du statut de l’agent pour l’enregistrement du congé d’adoption• Contrôle de l’ancienneté de l’agent contractuel

◦ Si l’ancienneté est inférieure à 6 mois, l’agent doit être placé en congé sanstraitement pour adoption

• Contrôle de la non existence d’une demande d’enregi strement de congéd’adoption en cours pour l’agent

• Contrôle de la non existence d’une demande de procé dure relative au congématernité en cours pour l’agent

• Contrôle de la date de fin prévue pour l’agent cont ractuel◦ Si l’agent est contractuel, la date de fin prévue du congé d’adoption ne doit pas

être supérieure à la date de fin prévue du contrat de l’agent.

6.5.2 Demande de fin


Demande de fin de congé d'adoption


Saisie des informations concernant la fin d'un congé adoption

Cette procédure permet d’enregistrer le retour du c ongé d’adoption .Si l'agent était à temps partiel avant son congé d’adoption, la date de fin prévue de sontemps partiel est reculée de la durée du congé d’adoption, s’il n’appartient pas au secteurde l’enseignement.Pour un stagiaire, la date de fin est recalculée au retour du congé d’adoption.

Affichage• date de la demande initialisée à la date du jour, modifiable

Saisie• aucune

6.6 Le congé formation






TERRITOIRE

CAS POSSIBLE ACCES A L'ECRAN

Demande initiale de congé formation Accès à la description de l'écran

Demande de renouvellement de congéformation

Accès à la description de l'écran

Demande de fin de congé formation Accès à la description de l'écran

6.6.1 Initialisation de la demande


Demande de congé formation Sp_cfx01


Cet écran vise à renseigner les informations nécessaires à une demande de congéformation


• La procédure permet de placer un agent en position de congé formation, que celui-ci soit pris de manière continue ou fractionnée

• Le congé de formation est classé dans les positions de type 1 (incidence sur larémunération de l'agent, changement d'imputation budgétaire, incidence sureffectifs budgétaires du corps)

• Dans le cas d'un congé fractionné l’agent est absent de son service un nombredéterminé de jours par semaine. Avant de commencer la saisie, il faut faire uncalcul

Ne pas oublier les conditions suivantes :• La demande doit être déposée 120 jours avant la date de début du congé. • Durée d'un congé continu : au moins un mois.• Durée d'un congé fractionné : 22 jours.• Congé fractionné : on ne peut le prolonger. Il faudra mettre fin au congé initial, et

générer un nouveau congé initial.• Le fonctionnaire qui bénéficie d’un congé formation s‘engage à rester au service de

l’Etat pendant une période dont la durée est égale au triple de celle pendantlaquelle il a perçu les indemnités.






TERRITOIRE




Date de lademande




PositionLibelle de la position

impliqué par laprocédure

ConsultationLe champ « position »est protégé et initialisé à« congé formation »

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation La date est celle saisie







TERRITOIRE

Type de congéPermet de renseigner sile congé est fractionné

(F) ou continu (C)

Sélection du typede congé parmi

la liste déroulante

Si congé continu alorsla date de début decongé est affichée : elleest égale à la date d'effetdu congéSi le congé estfractionné la date dedébut du congé doit êtresaisie : elle correspond àla date à partir delaquelle le congé deformation est accordé(date de calcul del'indemnité)

Date début Date de début de laposition créée

Consultation

Si le congé est continu(«Type congé »= « C ») :Le champ est initialiséautomatiquement à ladate d'effet de lademande

Saisie de la dateau formatJJ/MM/AA

Si le congé est fractionné(« Type congé » = « F ») Elle doit être antérieure àla date d’effet du congé

Nb(jours/mois)

Calcul du nombre dejours par mois pour un

congé fractionnéConsultation

Durée périodeDurée du congé

formation en année,mois et jours

Saisie du nombred'années, de

mois et de jours(sur 2 chiffres)

La durée de périodepermet de calculer ladate de fin prévue

Date de finprévue

Date de fin prévue ducongé


JJ/MM/AAAA

Natureformation

Nature de formationpour laquelle le congé

est demandéSaisie facultative Saisie libre de la nature

de la formation

Indemnitémensuelle Indemnité à percevoir Consultation

Ce champ n'est pasaffiché à l'initialisation. Ilapparaît après le clic surle lien « Calcul »

Fin périodeindemnisation

Date de fin de la périodeoù l'agent reçoit une

indemnisationConsultation






TERRITOIRE

Cumul duréesprises

Cumul des durées deformation déjà pris Consultation

Serviceseffectifs

Durée des serviceseffectifs de l'agent Consultation

Avis supérieur Avis rendu sur lademande de formation Saisie facultative

L'avis peut-être« Favorable » ou« Défavorable » à l'octroidu congé. En l'absencede décision, laisser lacase « Sans avis »cochée.

Date avis Date à laquelle l'avissupérieur a été rendu Saisie facultative La date est initialisée à la

date du jour par défaut



Informations associées Permet d'accéder au dossier de l'agent

Indemnité congéformation

Ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle est présentée lecalcul de l'indemnité congé de formation et les dépenses àprévoir par l'agent










TERRITOIRE

6.6.2 Demande de renouvellement


Demande de renouvellement sp_cfx01


Saisie des informations concernant le renouvellement d'un congé formation







TERRITOIRE

Les informations relatives au congé initial sont rappeléesSeuls sont saisissables les champs relatifs aux dat es de la demande,de l’avis du supérieur hiérarchique, de la période en cours




Date de lademande




PositionLibelle de la position

impliqué par laprocédure

ConsultationLe champ « position »est protégé et initialisé à« congé formation »

Date d'effet Date d'effet de lademande Consultation La date est celle saisie







TERRITOIRE

Type de congéPermet de renseigner sile congé est fractionné

(F) ou continu (C)Consultation

Si congé continu alorsla date de début decongé est affichée : elleest égale à la date d'effetdu congéSi le congé estfractionné la date dedébut du congé doit êtresaisie : elle correspond àla date à partir delaquelle le congé deformation est accordé(date de calcul del'indemnité)

Date début Date de début de laposition créée

Consultation

Si le congé est continu(«Type congé »= « C ») :Le champ est initialiséautomatiquement à ladate d'effet de lademande

Consultation

Si le congé est fractionné(« Type congé » = « F ») Elle doit être antérieure àla date d’effet du congé

Nb(jours/mois)

Calcul du nombre dejours par mois pour un

congé fractionnéConsultation

Durée périodeDurée du congé

formation en année,mois et jours

Saisie du nombred'années, de

mois et de jours(sur 2 chiffres)

La durée de périodepermet de calculer ladate de fin prévue

Date de finprévue

Date de fin prévue ducongé


JJ/MM/AAAA

Natureformation

Nature de formationpour laquelle le congé

est demandéConsultation Données saisies lors de

la demande initiale

Indemnitémensuelle Indemnité à percevoir Consultation

Ce champ n'est pasaffiché à l'initialisation. Ilapparaît après le clic surle lien « Calcul »

Fin périodeindemnisation

Date de fin de la périodeoù l'agent reçoit une

indemnisationConsultation






TERRITOIRE

Cumul duréesprises

Cumul des durées deformation déjà pris Consultation

Serviceseffectifs

Durée des serviceseffectifs de l'agent Consultation

Avis supérieur Avis rendu sur lademande de formation Saisie facultative

L'avis peut-être« Favorable » ou« Défavorable » à l'octroidu congé. En l'absencede décision, laisser lacase « Sans avis »cochée.

Date avis Date à laquelle l'avissupérieur a été rendu Saisie facultative La date est initialisée à la

date du jour par défaut


Les boutons d'action en bas de l'écran vous permettent d'effectuer différentes actions :Informations associées Permet d'accéder au dossier de l'agent





6.6.3 Demande de fin


Demande de fin de congé maladie sp_cfr01


Saisie des informations concernant une fin de congé formation






TERRITOIRE


AgentAgent pour lequel la

demande esteffectuée

ConsultationNon modifiable.L'agent est défini par unmatricule, un nom, un prénom.

Date de lademande



Par défaut la date du jour, maiselle peut être modifiée

PositionPosition induite par

la procédure encours

Consultation La position est celle induite parla demande initiale

Numéro de lademande

Numéro de lademande Consultation

Date effet Date d'effet de lademande Consultation La date est celle saisie lors de

la 1e étape











TERRITOIRE


6.7 Le congé bonifié

6.7.1 Initialisation de la demande

Nom de l’écran Code écran

Demande de congé bonifié sp_cob01


Cet écran vise à saisir les informations nécessaires lors d’une demande de congé pour congé bonifié

Notes complémentaires

Le congé bonifié est un congé supplémentaire accordé à des agents pour desraisons particulières (éloignement), et qui a une incidence financière. Il crééune nouvelle position pour l'agent .

Avant la saisie d’une demande de congé bonifié, l’utilisateur doit vérifier quel’adresse d’origine de l’agent est bien renseignée.

• Pour les agents en service dans les DOM et étant originaires d’unDOM, l’adresse d’origine est celle de la résidence du DOM d’origine.






TERRITOIRE

• Pour les agents en service dans les DOM et étant originaires deMétropole, l’adresse d’origine doit être située en Métropole.

• Enfin, pour les agents originaires d’un DOM, et ayant leur résidenceadministrative en Métropole, l’adresse d’origine doit être située dans leDOM d’origine.

Les DOM concernés sont la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunionet Saint-Pierre et Miquelon.




Date de lademande



JJ/MM/AAAA



Le champ « position »est protégé et initialisé à« Congé bonifié »

Date fin prévue Date de fin prévue ducongé Saisie

Durée prévue Durée prévue du congé Saisie

Périoderéférence Période de référence Consultation Le champ est vide






TERRITOIRE

Nouveauxdroits à congéà partir du...

Nouveaux droits àcongé Consultation

Situationfamiliale Situation familiale Consultation

Conjoint Situation du conjoint Consultation

Avis supérieur Avis supérieur Saisie

Date avis Date de l'avis Saisie

Les contrôles automatique d'AGORHALes contrôles suivants sont effectués automatiquement par l'application à l'enregistrement :

• Contrôle sur le statut de l’agent◦ L’agent doit être titulaire ou stagiaire

• Contrôle sur la limite d’âge• Contrôle sur le secteur d’activité « enseignement »

◦ Si l’agent est enseignant, le congé bonifié doit être pris pendant les vacancesscolaires

• Contrôle du droit à congé et du nombre d’années pou r l’acquisition de cesdroits◦ Il s’agit de la période de service ininterrompu au terme de laquelle l’agent peut

acquérir le droit au congé bonifié (droits acquis à partir de 4 ans 9 mois et 25jours pour les agents en service dans les DOM où ils ont leur résidencehabituelle, à partir de 2 ans 9 mois et 25 jours dans les autres cas)

• Contrôle sur la durée du congé bonifié◦ La durée du congé bonifié ne doit pas dépasser 65 jours

• Contrôle que la date d’effet de la demande est à pl us d’un an du retour dudernier congé bonifié◦ L’agent commence à acquérir de nouveau droit à congé bonifié à partir du

premier jour soit de la 4ème année soit de la 6ème année. S'il recule sa date dedépart pour une période donnée à la limite de la date à laquelle il perd ses droits,il acquiert de nouveaux droits pour une nouvelle période. Il peut donc repartir encongé bonifié un an et un jour après la fin de son congé bonifié


Les boutons d'action en bas de l'écran vous permettent d'effectuer différentes actions :« Liste Agents

bénéficiant congésbonifiés » :

Permet d'accéder à un écran de recherche des agentspouvant bénéficier d'un congé bonifié

Informations associées Accès au dossier de l'agent



Enregistrer Enregistre la saisie et clôture la demande (accessibleuniquement lors de la saisie de l'arrêt et pas lors de la






TERRITOIRE

consultation)

6.7.2 Gestion des enfants

Nom de l’écran Code écran

Gestion des enfants sp_cob02


Cet écran vise à saisir les informations nécessaires pour la gestion des enfants en cas decongé bonifié


L’accès à la liste des enfants connus ou à charge de l’agent par l'onglet « Enfants »permet d’indiquer la prise en charge des frais de transport pour chaque enfant ayantdroit.Si le conjoint, ou toute autre personne à la charge de l’agent peut bénéficier de la priseen charge des frais de voyage, la saisie manuelle des nom et prénoms des personnesconcernées se fera lors de la composition de l’arrêté en validation de la phaseinstruction






TERRITOIRE



Non Modifiable. L'agent est défini par unmatricule, un nom, unprénom.

Nom Prénom Nom et prénom du/desenfant(s) Consultation

Date de naissance Date de naissancedu/des enfant(s) Consultation

Prise en chargefrais

Permet d'indiquer si uneprise en charge doit êtreeffectuée pour l'enfant

Case à cocher



Retour Retour au dossier agent sans enregistrement de la saisie






TERRITOIRE

Enregistrer Enregistrement des informations

Annuler Annuler la saisie et revenir au dossier agent

Informations associées Accès au dossier de l'agent dans une nouvelle fenêtre


6.8 La fiche de suivi

La page de suivi est identique à celle des autres modules, seule la liste des documentschange.L'écran a déjà fait l'objet d'une description dans d'autres modules et une intégration dansXWIKI a déjà été effectuée.Les écrans de validationLa validation contient plusieurs étapes• Validation par l'instructeur• Validation paie

6.8.1 Validation par l'instructeur

Il s'agit du même écran de validation pour la validation de toutes les demandes relatives auxcongés.






TERRITOIRE


Numérodemande

Numéro de la demande pourlaquelle la validation esteffectuée

Consultation

Ce numérocorrespond au numérode la demandesoumise à validation

Date d’effetDate d’effet de la demandepour laquelle la validation esteffectuée

Consultation

Agent Agent pour lequel la demandeest effectuée Consultation

Non modifiableL'agent est défini parun numéro, un nom,un prénom

État demande Acceptation de la demande Saisie Permet de valider lademande de congé

Observations Saisie des observations Saisie Champ libre







TERRITOIRE

« État demande » Permet de cocher la case permet de valider l’acceptation de lademande de congé

« Observations » Permet de saisir les informations jugées pertinentes au sein d’unchamp libre


Edition d’une notification de situationadministrative :

Un Gestionnaire de Corps peut choisir d’éditer une notification de situation administrativedirectement à partir d’Agorha. Une fois la validation effectuée, un nouvel écran apparaît, confirmant que l’enregistrements’est bien passé.



« Générer édition » : Permet d’éditer une notification de situation administrativeLe document apparaît dans un nouvel onglet sous format PDF

6.8.2 Validation paie

La validation paie génère des mouvements paie si l'agent voit son traitement modifié par lademande validée ; passage à plein traitement, à demi traitement, sans traitement.Les mouvements qui peuvent être générés sont les suivants :• Mouvement 02• Mouvement 20
