Mise en place d’un système mutualisé inter- API pour ...€¦ · Mise en place d’un système mutualisé inter-API pour la prospection d’IDE en réseau Mission d'assistance

Mise en place d’un système mutualisé inter-API pour la prospection d’IDE en réseau

Mission d'assistance technique–MEDA Amar Kaddouri / Emmanuel Noutary / Bénédict de Saint Laurent

Rapport de mission

Juin 2007 Projet financé par

l’Union Européenne, Programme MEDA

A N I M A Rapport final

Mission d’Assistance Technique

29/06/2007

2

Références Ce document a été réalisé dans le cadre de la mission confiée par la Commission Européenne à l'Agence Française pour les Investissements Internationaux (AFII), assistée de l’ICE (Italie) et DI (Maroc), pour développer un Réseau Euroméditerranéen des Agences de Promotion des Investissements de la Méditerranée (« ANIMA »). Le n° du contrat est : ME8/B7-4100/IB/99/0304.

© AFII-ANIMA 2006. Reproduction interdite sans autorisation de l’AFII. Tous droits réservés

Auteurs Ce document est l’aboutissement d’un travail collectif auquel ont notamment collaboré : Amar Kaddouri, Bénédict de Saint-Laurent et Emmanuel Noutary en coordination avec les représentants des API suivantes : FIPA (Tunisie), GAFI (Egypte) et la DI (Maroc). Il s’inspire largement du modèle de prospection de l’AFII.

Validation finale : Bénédict de Saint-Laurent.

© ANIMA 2007.



29/06/2007

3

Acronymes AFII : Agence Française pour les Investissements Internationaux

ANIMA : Réseau Euro-Mediterranéen d’Agences de Promotion de l’Investissement

AIM : Accélérateur des Investissements en Méditerranée

API : Agences de Promotion de l’Investissement

CE : Commission Européenne

CRI : Centre Régional d’Investissement

DI : Direction des Investissements, Maroc

ICE : Institut National du Commerce Extérieur, Italie

IDE : Investissements Directs Etrangers

MAT : Mission d’Assistance Technique

MEDA : Ensemble de 12 pays partenaires ou membres de l’Union Européenne : Algérie, Egypte, Israël, Jordanie, Liban, Maroc, Autorité Palestinienne, Syrie, Tunisie, Turquie, et Chypre et Malte avant leur entrée dans l‘Union Européenne

MIPO : Observatoire Méditerranéen des Projets d’Investissement (Mediterranean Investment Project Observatory)

SMILE : Shared MEDA Investment Leads (partage des prospects d’DE en MEDA)

UE : Union Européenne



29/06/2007

4

Table des matières 1. Contexte de la mission ..............................................................................................5 2. Les objectifs de la mission.........................................................................................6 3. La proposition d’ANIMA.............................................................................................7 4. Les stratégies de prospection....................................................................................8

4.1. Les techniques et les lieux de prospection .......................................................................8 4.2. Le rôle des API ..............................................................................................................8 4.3. Le rôle de l’équipe de prospection ANIMA........................................................................8 4.4. Communication et collaboration entre ANIMA et les API ...................................................9 4.5. Prospecter intelligemment ..............................................................................................9

5. La charte de prospection MEDA...............................................................................10 5.1. Engagements d’ANIMA................................................................................................. 10 5.2. Le rôle des API (engagements des API)......................................................................... 10

6. Le système SMILE....................................................................................................11 6.1. Description du système SMILE ...................................................................................... 11 6.2. Les sources du système SMILE ..................................................................................... 11 6.3. Les objectifs de la base ................................................................................................ 11 6.4. Le traitement des données et le suivi ............................................................................ 12

7. Proposition pour les API..........................................................................................13 8. Structuration de la prospection en réseau ..............................................................14

8.1. Les objectifs à atteindre ............................................................................................... 14 8.2. Choix des évènements pour la prospection .................................................................... 14 8.3. Comment chercher les évènements et où trouver l’information ....................................... 15 8.4. La préparation de la mission de prospection avec les API................................................ 15 8.5. Déroulement des rendez-vous de prospection ................................................................ 16 8.6. Le retour de mission .................................................................................................... 18

9. La structuration de la prospection en réseau..........................................................19 9.1. La formation de l’équipe ............................................................................................... 19 9.2. L'information à obtenir des entreprises.......................................................................... 19 9.3. Conseils....................................................................................................................... 19 9.4. La fiche-projet ............................................................................................................. 20 9.5. L’offre ......................................................................................................................... 21

10. Annexe. Structure de fiche-projet .......................................................................23



29/06/2007

5

1. Contexte de la mission Plusieurs actions ont été menées par l’équipe ANIMA visant la mise en place d’un système de veille et de prospection mutualisés.

Sur la base de ces actions, et en capitalisant sur une connaissance complète des systèmes, des processus et des métiers propres aux API, un schéma et une charte de prospection MEDA seront proposés.

En effet, à travers les nombreuses missions d’assistance technique et les évènements organisés dans le cadre du programme ANIMA, une connaissance approfondie des outils mis en place par les API, des modes de fonctionnement et des systèmes de prospection a été possible. Il s’agit à présent de couvrir l’ensemble de la chaîne et de formaliser un processus opérationnel d’implémentation du système de prospection MEDA (ANIMA+API).

A l’aide des documents apportés par les API partenaires, de ceux produits par ANIMA, et de la collection d’information complémentaire grâce aux entretiens menés avec les participants au séminaire « Lead generation and Bid winning», un système et un processus sur mesure pour la prospection en réseau pour les pays MEDA a été défini. Un suivi périodique devrait être assuré et permettra des réajustements pour le système mis en place.



29/06/2007

6

2. Les objectifs de la mission A travers cette mission d’assistance technique, ANIMA propose aux API partenaires la mise en place d’une unité de prospection MEDA (MEDA-shared unit for business development & promotion). Il s’agit de :

décrire le mode de fonctionnement du système SMILE (Shared MEDA Investment Leads) qui doit servir d’outil de veille et de prospection en réseau ;

définir un cadre organisationnel pour la prospection en réseau entre l’équipe de veille ANIMA et les coordinateurs de chaque API (mécanismes, charte de fonctionnement) ;

conseiller et travailler en étroite collaboration avec les API pendant toutes les étapes du processus d’implémentation de ce système.



29/06/2007

7

3. La proposition d’ANIMA Pour appuyer les efforts et les actions de prospection des pays MEDA, ANIMA propose un schéma de prospection ANIMA/API s’appuyant sur une unité de prospection MEDA (MEDA-shared unit for business development & promotion). Cette unité sera constitué de l’équipe de prospection ANIMA et d’un coordinateur pour chaque API. Le coordinateur sera un professionnel dédié au métier de la prospection ou un agent en charge du secteur concerné par l’action de prospection. Les taches principales qui seront confiées à cette unité sont :

prospecter et représenter la zone MEDA dans son ensemble durant les évènements et les actions de prospection ;

travailler en réseau pour la détection et le suivi des requêtes et des attentes formulées par les investisseurs ;

détecter les grandes tendances du marché MEDA en déterminant les secteurs porteurs et stratégiques pour la prospection ;

promouvoir la région MEDA, en fournissant une information complète sur les opportunités d’investissements dans la zone, sur la base de ces études sectorielles ;

détecter les entreprises étrangères susceptibles d’investir dans les pays MEDA qui feront l’objet d’actions de prospection au moyen d’un traitement structuré des signaux et des indices permettant de détecter et anticiper les implantations d’entreprises étrangères en MEDA ;



29/06/2007

8

4. Les stratégies de prospection L’équipe de prospection MEDA travaillera en réseau pour assurer le bon déroulement de ces actions. Dans les paragraphes suivants, le schéma de prospection qui met en relation l’équipe ANIMA et les API est esquissé.

4.1. Les techniques et les lieux de prospection

Prospecter, c’est entrer en contact avec un investisseur ou un décideur ou encore un représentant des entreprises. Plusieurs types de contact sont possibles :

Contact par téléphone : consiste à téléphoner à un dirigeant d’entreprise, pour la première fois, sans que l’on puisse se prévaloir de quelque entremise.

Contact par mailing : le mailing consiste à envoyer un mail à un dirigeant d’entreprise à qui l’on propose un rendez-vous, ou tout autre « service » (envoi de documentation, etc.).

Les salons : les salons professionnels restent les meilleurs lieux de prospection. En effet un salon est, par définition, centré sur un secteur ou une fonction, ce qui permet de répondre au besoin de ciblage et de rencontrer directement les responsables d’entreprises suivies dans le temps.

Les évènements : la participation à des évènements d’envergure mondiale ou nationale permet d’améliorer la visibilité des messages et des services des pays MEDA auprès des investisseurs.

4.2. Le rôle des API

Il appartient évidemment à chaque API d’organiser son propre schéma de prospection au niveau local en premier lieu. Il est toutefois suggéré aux API de contribuer aux actions de l’unité commune de prospection ANIMA en lui transmettant les informations stratégiques qui peuvent l’aider à détecter les grandes tendances du marché MEDA. En déterminant les secteurs porteurs et stratégiques pour la prospection, voire même les signaux et les indices liés aux implantations d’entreprises étrangères en MEDA, l’équipe ANIMA sera à même de détecter les entreprises étrangères susceptibles d’investir dans les pays MEDA, entreprises qui feront alors l’objet d’actions de prospection. Ces information seront normalement transférées par les analystes (par pays et secteur) de l’API à la cellule de prospection ANIMA. Elles peuvent provenir du travail de qualification de leurs propres fiches de projets ou d’un travail de repérage particulier, par exemple sur la base de :

l’actualité économique générale, en suivant les news sur les entreprises qui se lancent à l’international

le listing et le repérage des entreprises dans les bases de données payantes ou accessibles gratuitement au niveau national et international

le listing et le repérage d’entreprises participant aux évènements

la lecture de la presse nationale, internationale et surtout la presse spécialisée.

les logiciels de veille spécialisée

4.3. Le rôle de l’équipe de prospection ANIMA



29/06/2007

9

L’équipe de prospection ANIMA assure le rôle de coordinateur et d’animateur de l’équipe de prospection MEDA en plus de son rôle propre de prospecteur qui se décline en plusieurs taches :

détecter les leads par ses propres moyens (ce sujet sera traité en détail dans les paragraphes suivants) en plus de celles qui pourront être envoyées par les API ;

qualifier les informations et les leads détectées ;

actualiser et enrichir les fiches entreprises/projets ;

évaluer et mesurer s’il y a lieu de déclencher une prospection par rapport à l’information collectée ;

faire des missions de prospection individuelle en contactant l’entreprise et organiser des rendez-vous avec les investisseurs potentiels ;

renseigner le journal de prospection dans le système SMILE en indiquant la date et le type de contact ;

fournir aux API partenaires un reporting mensuel sur les actions entreprises.

4.4. Communication et collaboration entre ANIMA et les API

Les fiches sont transmises aux API à travers l’extranet. Ces fiches sont en effet disponibles sur le système SMILE pour leurs destinataires, selon les pays choisis par l’investisseur. Il revient alors à chaque API d’organiser le traitement et le suivi de projet en diffusant cette fiche vers ses partenaires nationaux.

L’équipe de prospection ANIMA peut également envoyer directement la fiche-projet à un acteur d’investissement autre que l’API pour un pays donné (pays choisi par l’investisseur). Par exemple la fiche-projet peut être envoyée directement à un incubateur, une agence de développement, un pôle de compétitivité…etc. Cette dérogation, décidée par l’équipe ANIMA, répond à un objectif de réactivité et d’efficacité, et ne devra s’appliquer qu’à des cas très particuliers. En effet, il arrive parfois que l’API réponde à l’investisseur qu’elle n’est pas compétente pour traiter son projet et lui recommande de s’adresser à un autre acteur. Dans tout les cas cette décision doit être prise en concertation avec l’API en question.

4.5. Prospecter intelligemment

A travers les actions de veille et de prospection en réseau, l’équipe de prospection MEDA ambitionne de professionnaliser sa stratégie de prospection. Les données concernant la prospection seront échangées à travers l’Extranet ANIMA basé sur le système SMILE. Est également prévu la création d’un centre de ressource ANIMA pour anticiper et répondre aux requêtes des investisseurs. Il est ainsi suggéré aux API de participer à l’alimentation de ce centre à travers l’extranet.

Dans les paragraphes suivants sera décrit en détail le système SMILE utilisé par l’équipe ANIMA pour collaborer et communiquer avec les API.



29/06/2007

10

5. La charte de prospection MEDA

5.1. Engagements d’ANIMA

ANIMA s’engage à :

identifier les leads ;

qualifier les leads et spécifier l’intérêt du projet ;

transférer les projets aux pays MEDA à travers le système SMILE ;

respecter les spécifications de l’investisseur ;

transférer la fiche de projet à tous les API si le pays de destination n’est pas spécifié ;

ne pas suggérer un pays ou un territoire donné ;

assurer la confidentialité des données ;

suivre le projet ;

assister l’API, au besoin en proposant une mission d’assistance technique et une formation à l’API pour la mise en place d’une cellule de veille et de prospection.

5.2. Le rôle des API (engagements des API)

Une API qui ne serait pas intéressée par une lead doit en informer ANIMA.

ANIMA doit recevoir une copie des réponses et des offres, en toute confidentialité.

ANIMA doit recevoir un rapport régulier sur l’état d’avancement des projets transférés.

Le correspondant SMILE s’engage à associer toute l’équipe de l’API concernée.

Respecter les deadlines.

Réduire les délais de réponse (en tenant compte de la complexité variable des offres à faire selon les projets d’investissements).

Améliorer la qualité des offres : travail de préparation en amont, constituer de vrais centres de ressources pour des réponses rapides et de qualité.



29/06/2007

11

6. Le système SMILE

6.1. Description du système SMILE

ANIMA propose la mise en place du système SMILE (Shared MEDA Investment Leads) en ligne, pour qu’il soit accessible par l’Extranet. SMILE est le système de veille et de prospection qui va permettre à l’équipe de prospection MEDA de travailler en réseau.

Il s’agit de la concrétisation d’une idée lancée par l’équipe ANIMA il y a deux ans. En effet, dans le cadre du renforcement de ses missions de promotion des IDE dans la région MEDA, le réseau ANIMA a pris l’initiative de mettre en place, en répondant à certaines attentes des API MEDA partenaires (exprimées lors de la Conférence annuelle tenue alors à Rome), une base commune de données sur les projets d’investissements destinés à la région. Cette base doit permettre la gestion, après traitement et enrichissement de l’information, des intentions d’investissement formulées par des investisseurs privés et leur transfert aux pays concernés. A ce jour, cette base de projets est gérée par le logiciel Access, après une première version sous Excel. ANIMA a pour volonté de développer à court terme un système simple de gestion des intentions d’investissement intégrable à des développements ultérieurs et ouvert à des utilisateurs non spécialistes. Un système accessible à travers un Extranet est en cours de développement dans le cadre du nouveau site web ANIMA.

6.2. Les sources du système SMILE

Les leads sont détectées à partir de plusieurs sources et en utilisant diverses techniques :

informations transmises à l’Equipe ANIMA par la cellule de veille de l’Agence Française des Investissements Internationaux (AFII) ;

intentions d’investissement formulées directement par des investisseurs sur le site web du Réseau ANIMA (http ://www.ANIMAweb.org) à travers le système business profile.

informations recueillies, par la cellule prospection MEDA, dans les foires, les séminaires, les conférences et les road show et les autres évènements.

informations obtenues à travers le travail de prospection propre à ANIMA (contact direct avec les investisseurs).

6.3. Les objectifs de la base

L’objectif essentiel est de permettre aux API partenaires de suivre elles-mêmes les requêtes et les attentes formulées par les investisseurs et d’utiliser ces résultats dans la définition de leurs actions promotionnelles, en lien avec le réseau ANIMA. L’accès des API à l’Extranet ANIMA sera assuré au moyen d’un login et mot de passe individuel.

Dans un souci d’efficacité et de commodité, il a été recommandé d’avoir un seul interlocuteur par API qui sera chargé de mettre en place une procédure de suivi local. Un système de gestion de groupe permettra cependant d’assurer un accès multiple au bénéfice de plusieurs agents par API.

La mise en place de ce système participera à la consolidation du travail en réseau entre l’équipe ANIMA et ses partenaires MEDA. Il pourra aussi nourrir des études régionales ou sectorielles pour évaluer la spécificité des demandes d’investissement adressées à la Région MEDA et leur tendance. SMILE constituera ainsi un observatoire d’investissement complémentaire à MIPO.



29/06/2007

12

6.4. Le traitement des données et le suivi

Les données reçues à travers ces différentes sources sont brutes. Ainsi, le rôle de l’équipe de prospection ANIMA consiste à qualifier l’information et l’enrichir davantage avant de la transférer aux API concernées. Après qualification de l’information, identification des contacts appropriés et confirmation auprès de l’investisseur (Internet, base de données entreprises, téléphone, mail,..), l’équipe de prospection élabore une fiche de projet ou de pré-projet pour détailler les besoins de l’investisseur et ses requêtes. Une fois que cette fiche est élaborée, une discussion est entamée avec le service sectoriel concerné dans le ou les pays MEDA ciblés afin d’identifier les acteurs pouvant répondre aux besoins de l’investisseur. A titre d’exemple, on citera parmi les interlocuteurs locaux possibles :

Les centres régionaux d’investissement ou agences locales de développement : pour informer les intervenants locaux, proposition du foncier, partenaires locaux,… ;

Les départements centraux : Ministères, Agences de développement, Offices, entreprises publiques … ;

les associations professionnelles : pour la recherche de partenaires.

Actuellement le suivi des projets se fait d’une manière classique (par mail et téléphone). Il est prévu dans le prochain système, en cours de réalisation, la mise en place d’une procédure de suivi en vue de s’enquérir des actions réalisées par les API partenaires. Il est proposé de prévoir des fiches d’évaluation des taux de réponse et de suivi des projets par les APIs ainsi que de suivre le taux des concrétisations des intentions d’investissements (un tableau de bord).



29/06/2007

13

7. Proposition pour les API Certaines API MEDA ont déjà mis en place une cellule de veille. Les autres sont en train d’étudier son organisation au sein de l’API. ANIMA recommande aux API de mettre en place un schéma permettant une forte coordination entre l’unité de prospection et la cellule de veille. Deux cas sont possibles :

si la cellule de veille existe et qu’elle n’est pas dédiée à la prospection, une ou deux personnes de cette cellule peuvent être désignées pour suivre les intentions d’investissement détectées.

si la cellule de veille n’existe pas, une ou deux personnes de l’équipe de prospection qui auront le bon profil, seront désignées pour faire de la veille.

Dans tous les cas, la cellule de prospection doit travailler en coordination avec les autres départements de l’agence et surtout avec la cellule de veille. Cette coordination suppose que les informations stratégiques, liées à la prospection (délocalisation, annonce d’un investissement dans un pays jugé concurrent, intention de développement à l’international), puissent être échangées par tous les agents de l’API à travers l’Extranet, et en premier lieu échangées entre d’une part, les analystes de chaque secteur de la cellule veille, et d’autre part les agents de la cellule de prospection.

Les veilleurs doivent en effet faire le point directement avec les services sectoriels dans leurs API d’une part et la cellule de prospection ANIMA d’autre part. A ce sujet, le rôle des services d’analyse sectorielle est primordial pour fournir toute l’information nécessaire et développer un argumentaire pour les prospecteurs. Ces derniers vont l’utiliser et l’adapter au cas par cas, en vue de convaincre les investisseurs porteurs de projets aux caractéristiques uniques. L’objectif est d’installer un échange avec les investisseurs et les pousser à étudier sérieusement la destination MEDA pour leur développement international.

Sachant que le rôle d’ANIMA est de prospecter pour toute la zone MEDA et de constituer une équipe qui représente toutes les API, il est possible avec l’accord des API que certaines activités de prospection propre à une API puissent être coordonnées avec l’équipe.ANIMA. Cette activité devra être toutefois organisée de telle sorte que les conflits d’intérêt soient évités. Il sera aussi possible, sous les même conditions, que deux ou plusieurs API se mettent d’accord pour prospecter ensemble avec le soutien d’ANIMA.



29/06/2007

14

8. Structuration de la prospection en réseau

8.1. Les objectifs à atteindre

Participer à des salons, des foires, des colloques, des tables rondes, des missions d’affaires, etc. fait partie de la stratégie de communication, de promotion et de prospection pour les API. Cette démarche doit répondre à des objectifs bien ciblés qui se déclinent en plusieurs sous-objectifs et diverses actions :

faire connaître l’offre MEDA ;

prospecter et attirer de nouveaux investisseurs ;

avoir la possibilité de présenter directement des argumentaires sur l’offre MEDA/APIs ;

développer des contacts individuels avec les clients potentiels ;

promouvoir la visibilité institutionnelle d’ANIMA et des APIs;

positionner les API sur le marché international par rapport à leurs secteurs stratégiques et les confronter à la concurrence ;

réaliser des études de marché (évolution des tendances et des réalités du marché),

réaliser des études concurrentielles en examinant l'évolution des offres territoriales des concurrents à travers la collecte de leur documentation (brochures, argumentaire,...).

visualiser l'offre mondiale d'un secteur en un seul lieu et en un temps très court, permettant d'optimiser les contacts utiles ;

communiquer avec les investisseurs dont les commentaires sont une source d'information très précieuse pour des études de satisfaction sur les services offerts par ANIMA/APIs d’une part, et pour un benchmark de l’offre territoriale des API d’autre part ;

se faire connaître auprès des décideurs locaux, nationaux et internationaux pour influencer ou faire du lobbying ;

programmer des rendez-vous avec des décideurs d’entreprises et mesurer leur degré d'intérêt ;

renouer des partenariats avec les acteurs de l’investissement et ainsi mutualiser les efforts ;

rencontrer la presse, les décideurs locaux et internationaux et mettre en œuvre des opérations de relations publiques.

8.2. Choix des évènements pour la prospection

La participation d’une équipe de prospection MEDA aux évènements est souvent très coûteuse. Dans ce contexte, choisir parmi les nombreux évènements programmés, ceux qui permettront des opérations de prospection efficace, est évidemment nécessaire. Les critères principaux pour le choix d’un événement pourraient être les suivants :

Le type de public ciblé est plus important que le thème du salon : choisir alors des évènements qui attirent essentiellement votre cible.

La qualité des visiteurs est plus importante que leur quantité : choisir donc des événements qui attirent une majorité de visiteurs « sérieux » de type «directeur du développement stratégique» plutôt que de simples « curieux » ou de personnels commerciaux. Donc, il



29/06/2007

15

vaut mieux assister à un salon qui draine 500 manager, responsables de développement dans l’entreprise et investisseurs potentiel que 10.000 curieux.

Le thème de l’évènement importe évidemment : cibler des évènements qui concernent les thèmes et les secteurs stratégiques pour les pays MEDA plutôt que des thèmes trop généraux.

La qualité et la réputation de l’évènement : préférer des évènements qui bénéficient d’une bonne réputation et d’un certain prestige, exemple : Cebit, ANUGA, Sial...etc., c’est un moyen efficace pour véhiculer l’image ANIMA/APIs.

Choisir des évènements qui concernent le territoire MEDA, par exemple des salons sur les opportunités dans les pays MEDA, ou encore des évènements qui rassemblent des investisseurs considérés cibles stratégiques pour les pays MEDA. Par exemple, les pays de Maghreb peuvent intéresser plutôt les investisseurs venant des pays avec qui ils ont des liens historiques, culturels…etc. comme les pays francophone et les pays de Golfe. Cette règle ne doit pas être un obstacle pour prospecter de nouveaux investisseurs venant d’autres territoires.

Enfin, il est suggéré aux API de représenter ANIMA dans les évènements locaux, régionaux et internationaux auxquels ils participent.

8.3. Comment chercher les évènements et où trouver l’information

L’équipe de prospection MEDA doit diversifier ses sources d’information sur les évènements organisés afin de cibler les évènements les plus importants et les plus adapté à des actions de prospection MEDA. Les principales sources sont :

la veille économique : c’est la source première que doit utiliser l’équipe de prospection MEDA ;

la presse spécialisée : les organisateurs privilégient souvent ce média pour promouvoir leurs évènements;

les sites spécialisés : de nombreux sites proposes la liste des évènements locaux, nationaux, régionaux et internationaux. Certains sites proposent des moteurs de recherche par secteur, pays, date, etc ;

les Réseaux et les partenaires d’ANIMA : l’équipe ANIMA reçoit chaque jour de nombreux annonces sur l’organisation d’ évènements de différents type et à différents niveaux. En effet, ANIMA a su faire croître sa visibilité et sa crédibilité en tant que vitrine unique pour la région MEDA, et se trouve, à ce tître,d’ANIMA souvent sollicitée pour intervenir, assister voire même co-organiser des évènements dans son domaine d’activité ;

les sources API : les API sont invitées à partager les annonces d’événements qu’elles reçoivent ou détectent par leurs propres moyen afin de décider si certains méritent une participation ANIMA ;ANIMA

les évènements transmis par nos prospects : il est utile de déterminer les évènements que nos prospects et clients aiment visiter, parfois en échangeant directement avec eux sur ce sujet.

8.4. La préparation de la mission de prospection avec les API

Il est important en premier lieu de décider s’il est plus profitable de participer à un évènement comme coorganisateur, intervenant, ou comme simple visiteur.



29/06/2007

16

En vue de participer à un salon, un minimum de taches et d’actions préparatoires sont nécessaires :

la définition des objectifs par rapport à l’évènement ;

l’annonce de la participation de l’équipe de prospection MEDA par un communiqué de presse, le site web et le mailing, etc ;

la constitution d’une équipe MEDA, composée de l’équipe de prospection ANIMA et des coordinateurs API ;

la communication avec l’équipe des prospecteurs et la collecte des documentations pour préparer l’argumentaire et le message MEDA ;

la préparation du matériel pour l’équipe de prospection ;

la définition de la liste des entreprises à prospecter, ou des dirigeants et investisseurs à contacter si l’évènement est de type conférence ;

le contact des entreprises ou investisseurs avant la date de l’évènement ;

la préparation des « meetings » ;

la préparation d’un message clair décrivant l’offre MEDA en rapport avec l’évènement ;

l’édition d’un guide pour participants, avec pour objectif d’aider l’équipe de prospecteurs à se repérer et avoir tous les contacts et les informations utiles pendant toutes la période de prospection (logistique, hôtels, plans...) ;

le guide de prospection : il décrit en détails, la constitution de groupes (selon le sous secteurs, la zone géographique, les langues parlés…), les questions à poser, la démarche de prospection et les techniques de prospection et de négociation adaptées aux pays MEDA ;

la préparation d’une fiche de prospection, à remplir après chaque entretien et qui va servir pour le suivi ;

le jour j-1, l’accueil sur place de l’équipe de prospection venant des pays MEDA suivi d’une réunion pour la coordination et le partage du travail par rapport au plan du salon

le jour j et j+n, l’organisation de réunions de mise au point à midi pour faire une évaluation sur les premières prospections.

8.5. Déroulement des rendez-vous de prospection

Dans le processus de prospection, après la phase de repérage et de ciblage, une des phases décisives pour l’implantation des entreprises est la phase des rendez-vous individuels de prospection. Pour réussir ces missions, il faut1 :

confirmer l’horaire du Rendez-vous, directement auprès de l’interlocuteur ou son secrétariat;

rassembler le plus de données possibles sur l’interlocuteur et faire une lecture attentive de l’organigramme de l’entreprise;

se renseigner très précisément sur la stratégie d’expansion géographique de l’entreprise; pour une entreprise disposant déjà d’implantations à l’étranger, se renseigner sur le

1 Ce paragraphe est l’adaptation pour les pays MEDA des propositions faites par l’AFII dans son guide de prospecteur



29/06/2007

17

contexte de ces implantations (en utilisant Google recherche avancée par exemple, calé sur les noms de domaine des pays d’implantation);

préjuger des questions et des thèmes qui pourraient être abordés (logistique, R&D, production, bureau commercial, restructuration…) et préparer les éléments documentaires y afférents;

dresser la liste des principaux concurrents de l’entreprise, et se renseigner sur leurs stratégies de développement;

préparer les éléments de langage nécessaires sur les questions usuellement posées par les entreprises (horaires de travail, fiscalité, droit des sociétés, flexibilité du temps de travail, débouclage des contrats de travail, aides publiques);

préparer quelques success stories concernant des investisseurs (du pays de résidence et de pays tiers) présents en MEDA et appartenant à des secteurs proches.

Au cours du rendez-vous, l’équipe de prospection ANIMA abordera normalement cinq grands sujets :

la présentation de l’équipe de prospection ANIMA et de ses services (en début d’entretien);

la présentation de l’entreprise par l’interlocuteur-cible : c’est une opportunité exceptionnelle pour comprendre la stratégie de la société, ses difficultés et ses atouts. Le chargé d’affaires doit éviter d’interrompre son interlocuteur, et au contraire l’encourager à être le plus bavard possible ;

la stratégie générale de développement de l’entreprise à l’international (et donc un éventuel projet d’IDE) ;

la discussion doit ensuite aborder plus précisément la stratégie de l’entreprise pour sa croissance en MEDA. A ce stade, s’il y a projet, il est important de définir un cahier des charges le plus précis possible, en ayant en tête le devoir de remplir une fiche SMILE; il est bon d’avoir avec soi une fiche vierge afin le cas échéant, d’en faire un guide d’entretien pour la partie projet ;

les avantages comparatifs et les success stories, l’accent doit systématiquement être mis sur deux points : l’avantage comparatif en termes de coûts à partir de cas concrets, et les success stories (des concurrents de l’entreprise sont établis en MEDA et y réussissent : citer des exemples) ;

le calendrier prévisionnel des actions à venir, cela concerne les informations complémentaires ou les réponses à un cahier des charges du projet. Il est extrêmement important de garder en mémoire les délais de traitement minimum ;

la logique de localisation du projet en MEDA (et donc la liste des destinataires de la fiche).

Au cours du rendez-vous, l’équipe de prospection ANIMA devra également avoir l’opportunité de suggérer à l’interlocuteur de recevoir les newsletters et les études. Il sera également demandé à l’interlocuteur s’il lui est possible d’indiquer quels dirigeants d’autres entreprises porraient être potentiellement intéressés par l’entremise d’ANIMA (ce peut être particulièrement le cas de fournisseurs ou de clients de l’entreprise rencontrée).

8.6. Le retour de mission

De retour d’une mission de prospection, l’équipe de prospection doit remercier personnellement les personnes qu’il a rencontrées. Cela peut se faire par mail, ou par lettre. C’est un bon moyen de garder le contact avec la personne, la relancer, et s’assurer qu’elle dispose des coordonnées de son



29/06/2007

18

contact pour une éventuelle demande de documents. Ce mot de remerciement est aussi l’occasion d’envoyer des éléments complémentaires d’information et d’accroître l’intérêt de la cible pour l’offre MEDA.

Les résultats des entretiens individuels doivent figurer enfin dans le système SMILE, en particulier dans le journal de suivi, et doivent permettre la mise à jour des informations sur l’entreprise.



29/06/2007

19

9. La structuration de la prospection en réseau Pour une bonne structuration de la prospection en réseau, sont proposés dans les paragraphes suivants quelques moyens déjà expérimentés avec des coordinateurs API dans les précédentes actions de prospection commune menées par ANIMA durant des salons professionnels.

9.1. La formation de l’équipe

constituer des groupes de 2 personnes ;

les groupes doivent être constitués selon une approche systématique afin de cibler les principaux sous-secteurs de l’évènement ;

de préférence, le groupe doit être constitué d’une personne parlant français et d’une autre parlant anglais ;

il est important de constituer un groupe de spécialistes des entreprises opérant dans le secteur visé par l’évènement.

9.2. L'information à obtenir des entreprises

si elles ont des affaires dans la Méditerranée ;

si oui dans quel pays et quel type d'affaires ;

si non quels sont leurs plans à court et à moyen terme, si aucun pourquoi ;

qui est responsable de la stratégie et du développement des affaires de la zone de MEDA/MENA.

9.3. Conseils

Pour être efficace lors de la prospection, dans un salon par exemple, il faut :

se présenter très rapidement. Ne pas perdre de temps dans la description de votre organisation. Ne pas perdre de vue que l’objectif est avant tout d'obtenir précisément certaines informations ;

de préférence, ne pas prendre des notes au cours de la réunion. Si vous êtes assis, seulement un des deux membres de l’équipe de prospecteurs devrait prendre des notes (à tour de rôle) ;

se mettre d’accord à l'avance sur qui devrait prendre des notes : par exemple partager la tache selon la connaissance des langues (anglais et français) ;

écrire vos notes sur la fiche de prospection juste après la réunion (vous risquez de ne pas vous souvenir de tout ce qui a été dit après quelques réunions) ;

attacher les cartes de visite de vos contacts sur la fiche ;

être organisé et se fixer des limites : les salons sont souvent organisés sur de grandes surfaces, vous vous fatiguerez vite après quelques interviews ;

se présenter comme un « commercial ». Votre produit est votre pays, au sein de la région MEDA. Votre interlocuteur devra connaître votre pays d'origine et ce que vous pouvez lui apporter ;.



29/06/2007

20

faire rapidement la preuve de votre utilité et de la valeur ajoutée de vos services. Vous recherchez le contact d’ un responsable ou un Directeur du développement et de la stratégie. Son temps est limité ;

Ne pas se laisser distraire par le « baratin » des commerciaux. Leur raison d’être dans ces salons est en effet de vendre. Essayer d’obtenir d'eux l'information utile à votre prospection, et surtout le nom des personnes qu'ils vous recommandent afin d’obtenir dans un deuxième temps les informations que votre premier interlocuteur n’aurait pas ;

s’efforcer de conserver en toutes circonstances une attitude constructive : les gens pourraient vous provoquer et essayer de débattre avec vous : ne pas se laisser entraîner dans un débat peu constructif, garder une attitude positive. Invitez vos interlocuteurs,, le cas échéant à préciser ce qui pourrait être amélioré concernant vos services ;

tourner les clichés à votre avantage : les gens vont vous parler par clichés en pensant que vous venez d’un beau pays (touristique) ou d’un pays "hors radar ». Laisser passer le premier cliché et essayer de rebondir concrètement sur le second (donner deux ou trois faits et chiffres positifs au sujet de votre pays) ;

exploiter chaque contact, même si vos interlocuteurs ne se disent intéressés que par l’exportation. L’exportation est une première étape avant l’investissement. Ne l'écartez pas d’entrée de jeu!

Lors d’une mission de prospection commune, qui représentez-vous ?

Gardez en tête qu’il s’agit à l’origine d’un projet de l’UE qui a pour objectif d’accroître les flux d'investissement direct étranger à destination des pays du Sud et de l’Est de la Méditerranée : Turquie, Syrie, Liban, Israël, Palestine, Jordanie, Egypte, Tunisie, Maroc, Algérie (la région MEDA). Travaillant aujourd’hui comme un réseau des agences de promotion de l'investissement étranger, ANIMA agit au travers des activités suivantes :

la création d’un centre de ressources sur la Méditerranée (études, site web, observatoire des investissements) ;

la formation des API (Agences de Promotion des Investissements) et l’assistance technique ;

la prospection des investisseurs.

Votre structure :

Le concept de promotion d'investissement n’est pas très bien identifié dans le monde des affaires en général, et surtout chez les anglo-saxon. Présentez vous comme agent public qui agit en tant que facilitateur des investissements. Vous travaillez comme un conseiller ; votre équivalent privé est «un consultant en investissement» ou « un consultant en implantation ». Vous aidez les entreprises à développer leur investissement. Vos services sont gratuits et confidentiels. Gratuit ne signifie pas à moindre valeur : vos services sont gratuits parce que c’est le gouvernement qui investit dans le développement économique, la création d'emplois et de valeur.

9.4. La fiche-projet

La rédaction d’une fiche-projet doit répondre à deux objectifs principaux :

décrire le projet de l’investisseur d’une façon claire et dresser la stratégie de l’entreprise pour son développement en MEDA;

permettre aux API de fournir les informations et documents demandés dans le cahier de charge et surtout de faire leurs propositions d’accueil.



29/06/2007

21

Le but est donc de :

faire réagir rapidement les API puisque toutes les informations utiles sur le projet seront renseignées, d’une façon structurée grâce à SMILE (la fiche-projet est produite automatiquement à partir des informations saisie dans le système) ;

permettre une normalisation des données transmises aux API (c’est la même fiche qui apparaît pour toutes les API concernées par le projet) ;

faciliter la communication entre l’équipe de prospection ANIMA et les coordinateurs API en parlant le même langage moyennant la fiche de projet.

Un modèle de fiche-projet est proposé par l’équipe ANIMA (ANIMAvoir en annexe).

9.5. L’offre

Une fois les fiches-projet transmises aux API, celles-ci travaillent sur la rédaction des offres correspondantes, en fonction des cahiers des charges pour chacun des projets. Les API choisies par l’investisseur envoient directement à ANIMA les informations ou propositions d’accueil nécessaires. Les offres doivent respecter un certains nombre de conditions générales, sur le fond comme sur la forme2, en plus des conditions spécifiées par l’investisseur quant au délai de réponse, etc :

être rédigées en anglais ou dans la langue du pays d’origine du projet, et répondre à un niveau de qualité linguistique adéquat;

elles ne doivent pas comporter d’éléments réducteurs ou fallacieux, voire désobligeants vis-à-vis des autres API potentiellement concurrentes ;

elles doivent comporter des éléments factuels et vérifiables, en phase avec la réalité locale ;

être réalistes quant à l’accès à des aides publiques disponibles ;

toutes les offres remises aux entreprises comporteront une première partie intitulée offre «pays concerné », présentant le «pays concerné » en quelques pages; cette partie pourra être quelque peu adaptée en fonction des réalités de chaque pays.

2 Ce paragraphe est l’adaptation pour les pays MEDA des propositions faites par l’AFII dans son guide de prospecteur



29/06/2007

22



29/06/2007

23

10. Annexe. Structure de fiche-projet Résumé : Objet du projet : Type de projet : Nombre d’emplois : Montant de l’investissement : Activité :

Chargé de Mission/pilotage :

Diffusion interne : Diffusion externe finale : Confidentialité :

SI CONFIDENTIEL - NE PAS DIFFUSER LES INFOS SUIVANTES

Entreprise : Adresse : Tel : Fax : Internet : Contact(s) projet : nom : titre : Email : Tel :

1. L’ENTREPRISE Chiffre d’affaires : ___________________



29/06/2007

24

Effectifs : ___________________

Domaines d'activité :

Structure de l'entreprise :

Marchés : ______________________________________________________

2. LE PRE-PROJET Stratégie de développement en Méditerranée

Objectifs :

Structure Envisagée :

Echéances :

Description du projet :

Critères de localisation :

Besoins Immobiliers : ___________________________________________________________

Commentaires :



29/06/2007

25

3. CAHIER DES CHARGES DE LA REPONSE A L’INVESTISSEUR

Eléments à fournir/services demandés

Format (électronique etc.) _________________________________________

Informations subjectives sur le projet, l’investisseur (contraintes, préférences etc.)

Date limite : ____________________________________________________

Documents

Mise en place d’un système mutualisé inter- API pour ...€¦ · Mise en place d’un système mutualisé inter-API pour la prospection d’IDE en réseau Mission d'assistance