Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses …enssibal.enssib.fr/bibliotheque/documents/dcb/M-2003-PRO... · 2004. 2. 6. · enquêtes, en particulier Mlle Diane Ré,

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Diplôme de conservateur de bibliothèque

Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses électroniques

Service Commun de Documentation de l’Université de la Méditerranée (Aix-Marseille 2)

Volume I : Documents des comités de pilotage

Christelle Bourguignat, Benjamin Gilles, Thierry Guslevic, Emmanuel Marine, Brigitte Maury.

Sous la direction de Liliane Miremont Responsable du Service des éditions de l'ENSSIB

Remerciements

Nous avons eu la chance de pouvoir conduire ce projet dans un environnement favorable, qui s'est

révélé riche en enseignements et en échanges professionnels. Nous tenons à en remercier Madame

Liliane Miremont, notre tutrice ENSSIB, pour son aide et son soutien constants, ainsi que Mesdames

Anne Zwick et Martine Sambucco, commanditaires du projet, qui nous ont accueillis au Service Commun

de Documentation de la Méditerranée avec une extrême bienveillance. Nous remercions aussi ceux qui

nous ont consacré de leur temps pour nous apporter leurs conseils, Mme Emilie Romand-Monnier et M.

Jean-Michel Salaün à l’ENSSIB, Mme Odile Artur et M. Jean-François Vincent au SCD de Marne-la Vallée,

Mme Liliane Boulétreau et M. Jean-Paul Ducasse pour le programme Cyberthèses, Mme Dalila Boudia à

l’INSA, et M. le Professeur Yves Baille, du Conservatoire du Patrimoine Médical de Marseille. Nous

sommes très reconnaissants aussi à tout le personnel du SCD qui nous a si bien accueillis et qui n’a pas

compté le temps qu’il nous accordait, tant lors des entretiens que lors des comités de pilotage : Mmes

Liliane Alazraki , Hélène Besnard, Anne Chauveinc, Marie-Christine Lantéri, Chantal Marie, et MM Jacques

Briand, François Lapèlerie, Pierre Ponsot et Thierry Spony, ainsi que Mme Marie-Christine Maurer, du

SCD de l’Université de Toulon-Var. Nous tenons enfin à remercier les personnels de l’Université que nous

avons rencontrés, ainsi que les doctorants et les étudiants qui ont bien voulu prêter leurs concours à nos

enquêtes, en particulier Mlle Diane Ré, présidente de l’association des doctorants “Hippothèses”

Toute reproduction sans accord express de l’auteur à des fins autres que

strictement personnelles est prohibée.

Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003

Droits d’auteur réservés.

2

Sommaire

INTRODUCTION ................................................................................................6

LA LETTRE DE MISSION .................................................................................8

PREMIER COMITÉ DE PILOTAGE : DÉFINITION DE LA PRESTATION 9

1. INTRODUCTION ............................................................................................9

2. HISTORIQUE ET ENVIRONNEMENT DU PROJET ..............................................11

2.1. Historique de la décision ...................................................................11

2.2. La livraison du produit Jouve ............................................................12

2.3. La prestation de rétroconversion .......................................................12

2.4. Les projets du SCD ............................................................................13

3. OBJECTIFS DE LA MISSION ENSSIB ............................................................14

3.1. Compléter la nouvelle chaîne de traitement .......................................14

3.2. Quantifier les besoins de formation du personnel et des doctorants ...15

3.3. Envisager le développement du système à d'autres documents ...........16

3.4. Étudier la faisabilité de fédération de ce projet au niveau inter

universitaire .................................................................................................16

4. CAHIER DES CHARGES ................................................................................17

4.1. Le produit livré par l'équipe ENSSIB .................................................17

4.2. Calendrier prévisionnel de l'intervention...........................................19

4.3. Budget prévisionnel de la prestation..................................................21

DEUXIÈME COMITÉ DE PILOTAGE : PROPOSITIONS POUR LA MISE

EN PLACE D'UNE CHAÎNE DE TRAITEMENT DES THÈSES

ÉLECTRONIQUES ...........................................................................................23

1. LA NUMÉRISATION DES THÈSES AU SERVICE COMMUN DE LA

DOCUMENTATION DE L'UNIVERSITÉ DE LA MÉDITERRANÉE : PROBLÉMATIQUE ET

ENJEUX .............................................................................................................23

2. SCÉNARIO I : VERS UN RÉSEAU NATIONAL DE THÈSES ÉLECTRONIQUES ........26

2.1. Présentation du scénario ...................................................................26

2.2. Réponse au cahier des charges ..........................................................27

2.3. Implications du scénario....................................................................29 Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003


3

2.4. Les objectifs ......................................................................................31

3. SCÉNARIO II : VERS UNE BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE DE RECHERCHE ..........32



3.3. Implications du scénario....................................................................36

3.4. Les objectifs ......................................................................................38

4. SCÉNARIO III : VERS UNE BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE PÉDAGOGIQUE ..........39



4.3. Implications du scénario....................................................................43

4.4. Les objectifs ......................................................................................45

COMPTE-RENDU DÉCISIONNEL DU DEUXIÈME COMITÉ DE

PILOTAGE ........................................................................................................46

TROISIÈME COMITÉ DE PILOTAGE : ÉTUDE DE LA SOLUTION

RETENUE ..........................................................................................................50

1. CONTEXTE.................................................................................................50

1.1. Rappel du scénario entériné : vers un réseau national de thèses

électroniques ................................................................................................50

2. HARMONISATION DU DÉPÔT DE LA THÈSE....................................................54

2.1. Procédure actuelle.............................................................................54

2.2. Préconisations ...................................................................................55

2.3. L'information aux services de l'Université .........................................58

3. PRÉSENTATION DE LA CHAÎNE DE TRAITEMENT ...........................................62

3.1. Description de la chaîne de traitement ..............................................62

3.2. Le personnel chargé de la chaîne ......................................................65

3.3. Dispositif technique pour la conversion en XML................................69

4. FORMATION DU PERSONNEL ET DES DOCTORANTS .......................................71

4.1. Formation du personnel chargé de la numérisation ...........................71

4.2. Formation des doctorants ..................................................................72

4.3. Les formateurs des étudiants .............................................................76

5. EXTENSION DE LA NUMÉRISATION ..............................................................77

5.1. Intéresser les chercheurs à la numérisation : une stratégie

argumentative...............................................................................................77



4

5.2. L'extension de la numérisation aux mémoires ....................................79

6. BUDGET PRÉVISIONNEL ..............................................................................81

COMPTE-RENDU DU TROISIÈME COMITÉ DE PILOTAGE....................83

BUDGET RÉEL DU PROJET ENSSIB ............................................................87

CALENDRIER RÉEL DU PROJET ENSSIB...................................................89

TABLE DES ANNEXES ....................................................................................91



5

Introduction

Introduction

Le développement d'une offre numérique de ressources documentaires est porteur

de nombreux enjeux d'ordre économique, culturel, pédagogique et institutionnel. Il

suscite des initiatives nationales et internationales de la part des universités et

établissements d'enseignement supérieur, souvent encouragées par les pouvoirs

publics ou par des structures internationales, comme le Fonds francophone des

Inforoutes.

Dans cette perspective, la numérisation des thèses trouve sa légitimité au sein des

universités et du monde de la recherche. En effet, elle favorise le rayonnement et

l'attractivité des établissements d'enseignement supérieur, notamment au plan

européen ; dans le même temps, elle participe à la diffusion du savoir scientifique

et au renforcement des liens au sein de la communauté de chercheurs.

En septembre 2000, le Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enseignement

supérieur et de la Recherche a émis une circulaire relative à la diffusion

électronique des thèses, dans le souci de légitimer et de fédérer des initiatives

innovantes en la matière. Trois établissements sont particulièrement avancés dans

la numérisation des thèses : l'INSA de Lyon, Lyon II ( projet Cyberthèses) et

l'Université de Marne-la-Vallée (projet PELLEAS). Ils concourent à l'émergence

d'un réseau national des thèses.

Dans le cadre de leurs missions traditionnelles, les Services Communs de la

Documentation ont pour rôle la conservation et la diffusion des thèses. La

numérisation s'inscrit dans la continuité de leurs compétences ; elle favorise

également une meilleure intégration à l'Université, en positionnant le SCD comme

acteur essentiel de la chaîne de la diffusion de l'information scientifique.

C'est dans ce contexte que s'inscrit le projet de mise en place d'une chaîne de

traitement des thèses électroniques au SCD de l'Université d'Aix-Marseille II.

Composé de cinq bibliothèques universitaires, réparties sur quatre sites, le SCD

recueille chaque année cent cinquante thèses environ. Lors de son installation en

octobre 2002, la nouvelle direction a eu la volonté de démarrer la numérisation des



6

Introduction

thèses. Dans ce cadre-là, une plate-forme a été acquise auprès de la société Jouve

qui a été chargée de la rétroconversion d'une centaine de thèses. La mise en place

de ce projet n'était concevable qu'au prix de l'aménagement d'une architecture

permettant l'accueil et le fonctionnement de la chaîne de traitement des thèses. Dès

lors, le projet confié à l'ENSSIB prenait une autre dimension, obligeant à réfléchir

sur l'organisation du travail et sur l'extension de la numérisation, en dépassant les

seuls aspects techniques de conversion du document en format natif vers le XML.

Le groupe projet s'est ainsi vu confier la mission, entérinée par le premier comité

de pilotage, d'assurer la mise en place d'une nouvelle chaîne de traitement articulée

autour de quatre axes : harmonisation du dépôt de la thèse, implantation et

fonctionnement de la chaîne, formation du personnel et des doctorants, extension

de la numérisation.

Le scénario retenu au terme du second comité de pilotage procède de la volonté de

s'inscrire dans un réseau national de thèses en mutualisant les compétences et en

concourant à l'amélioration des outils existants. Il propose une chaîne de traitement

reposant sur un travail transversal entre les sections, coordonné par un chef de

projet assisté d'un technicien informatique. Au-delà de l'aspect technique, ce

scénario va dans le sens d'une plus grande intégration du SCD au sein de

l'Université en impliquant ses acteurs (services de scolarité, écoles doctorales,

laboratoires de recherche, équipes pédagogiques) au fonctionnement de la chaîne

dans ses différentes étapes. Ce scénario, relativement rapide à mettre en place,

permet d'étendre la numérisation aux productions scientifiques de l'Université

(mémoires et publications de chercheurs) en s'inscrivant dans le protocole

international de l'Open Archive Initiative.

La réalisation de ce projet s'est appuyée, sur le plan de la méthodologie, sur des

outils de gestion de projet. Des lectures professionnelles ont permis de se

documenter sur le sujet. Des entretiens semi-directifs ont été menés avec

l'ensemble des acteurs locaux (SCD et Université), ainsi qu'avec des personnes

ressources d'autres établissements. Deux enquêtes de besoins (étudiants et

doctorants) ont été réalisées et traitées grâce au logiciel Sphinx. Un travail de

présentation orale auprès du commanditaire a été réalisé grâce au logiciel

PowerPoint. Le groupe de travail a fonctionné selon les préconisations de l'Enssib

(attribution de rôles, réunions régulières, plannings et diagrammes de Gantt,

utilisation du logiciel de collaboration SharePoint).



7

La lettre de mission

La lettre de mission

Service commun de documentation

de l’Université de la Méditerranée (Aix-Marseille II)

Projet

Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses électroniques.

Origine du projet

Le SCD a mis en place fin 2002, une opération de numérisation de ses thèses d’université (1997-2002). Ce projet complètement externalisé a été confié à la société Jouve, qui livrera fin janvier un système « clé en main » : une plate-forme d’indexation, de stockage et de diffusion des thèses. D’autre part, le SCD va mettre en œuvre le dépôt électronique des thèses et à d’ores et déjà posé sa candidature pour participer à la chaîne de traitement de Cyberthèses (Lyon II).

Objectif

- Quantifier les besoins de formation et élaborer un plan de formation, d’une part pour les doctorants (feuilles de styles, etc.…), d’autre part pour le personnel chargé de ce nouveau produit : élargissement et intégration de nouvelles compétences.

- Envisager les développements du système à d’autres types de documents (annales, ouvrages anciens).

- Étudier la faisabilité de ce projet au niveau de l’inter universitaire (3 universités d’Aix-Marseille).

Modalités

Le planning sera celui prévu par l’ENSSIB pour le projet de service. Les personnes ressources à la bibliothèque sont : Martine SAMBUCCO, responsable de la numérisation des thèses Anne Zwick, directrice du SCD Une ou deux personnes responsables du service des thèses

A Marseille, le 7 janvier 2003

Anne Zwick, directrice



8

Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de

traitement des thèses électroniques

Premier comité de pilotage :

définition de la prestation

1. Introduction

Depuis le projet de l’Université américaine de Virginia Tech, en 1987, le dossier

de la mise en ligne des thèses universitaires a rallié l’adhésion de nombreux

établissements, fédérés en réseau ou non, à travers le monde entier.

Dans l’espace francophone, les projets en la matière, d’abord circonscrits à

quelques universités ou grandes écoles pionnières, comme l’INSA de Lyon, les

universités de Lyon 2 ou celle de Marne-la-Vallée, semblent vouloir franchir ce

stade expérimental pour gagner en légitimité. Les chaînes de traitement se mettent

en place, aidées en cela par des services de mutualisation comme Cyberthèses, qui

reposent sur le concept d'"intelligence partagée".1

Les pouvoirs publics français ont largement pris la mesure de cette dynamique qui

se déploie aux niveaux local, national et international.

Ainsi, le Ministère de la Culture a-t-il lancé au cours des années 90 d’ambitieux

programmes de numérisation des ressources au sein d’établissements dont il assure

la tutelle (BnF notamment), tout en apportant son soutien aux collectivités locales

désireuses de valoriser leur patrimoine.



9



Le Ministère de l’Éducation Nationale, quant à lui, s’attache à un rôle de

coordination, en assurant la cohésion des réseaux de thèses en ligne, en veillant à

la normalisation des structures de la thèse (métadonnées) ou des dispositifs qui lui

sont liés (signalement et repérage, protocole de dépôt électronique des thèses).2

Cette mise en perspective nous paraît ainsi de nature à éclairer le choix fait, en

2002, par le Service Commun de la Documentation de l’Université de la

Méditerranée (Aix-Marseille 2), d’opter pour la numérisation de documents

produits ou conservés en son sein, à commencer par les thèses universitaires.

La présentation des travaux du groupe de conservateurs stagiaires de l’ENSSIB

suivra trois axes : en premier lieu, l’historique et l’environnement du projet ;

ensuite, la définition des objectifs de la mission ; enfin, la projection du

« livrable » sous forme d'un cahier des charges.

1 Cybertheses.org, financé par le Fonds francophone des Inforoutes 2 Arrêté du 25 septembre 1985 relatif aux modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses et circulaire du 21 septembre 2000 relative à la diffusion électronique des thèses.



10



2. Historique et environnement du projet

2.1. Historique de la décision

2.1.1 Le plan quadriennal 2000-2003

Dans le cadre du dernier plan quadriennal établi par l’Université de la

Méditerranée Aix-Marseille 2, une somme de 800.000 francs (environ 121 960

euros) avait été dégagée pour la mise en place par le Service Commun de la

Documentation d’un projet de numérisation d’ouvrages de 1er et 2ème cycles.

Impliquant un délicat travail de négociation auprès des éditeurs pour les droits de

reproduction, le projet a été amendé par le Conseil de documentation de

l’Université.

2.1.2 La nouvelle orientation

A la fin de l’année 2002, la direction du SCD a souhaité affecter cette ligne

budgétaire à la mise en place d’une opération de numérisation d’une sélection de

150 thèses d’université soutenues entre 1997 et 2002. L’objectif était de mettre en

ligne les thèses jusqu'alors disponibles sous format papier. Le SCD souhaitait que

le projet s’articulât en 2 phases :

- dématérialisation et structuration du document : conversion électronique

des thèses dans un format à la fois évolutif et pérenne, le XML ;

- mise à disposition d’outils "open source" de recherche et de présentation

des documents : recherche "plein texte", présentation des documents avec

des feuilles de style optimisées.

Le projet de mise en place d’une plate-forme d’indexation, de stockage et de

diffusion des thèses, a alors été confié à la société Jouve®.



11



2.2. La livraison du produit Jouve

L’application BUMed développée par la société Jouve® consiste en la mise à

disposition d’un serveur Internet permettant d’intégrer des documents longs de

type thèse dans un format déterminé, de les indexer et d’opérer des recherches en

mode "plein texte" par navigateur Internet.

2.3. La prestation de rétroconversion

Une sélection d’une centaine de thèses a été pré-installée sur la plate-forme livrée

au SCD au début du mois de mars 2003. Les thèses ont été scannées, converties en

format PDF via une chaîne de saisie optique puis enregistrées en format XML,

permettant ainsi une structuration du contenu des thèses.

2.3.1 Le système de diffusion : un moteur de recherche documentaire

L’application BUMed intègre le moteur de recherche Lucene© ("open source")

pour offrir à l’utilisateur la possibilité de mener une recherche en texte intégral sur

l’ensemble des documents de la base et une recherche par mots-clés.

La requête s’effectue à l’aide d’un formulaire et la réponse s’affiche sous forme

d’une liste de documents mentionnant les méta-données. En cliquant sur un

élément de cette liste, l’utilisateur obtient le document souhaité au format HTML

dans une présentation propre à la feuille de style choisie par le commanditaire.

2.3.2 La feuille de style

L’application BUMed est conçue pour traiter des documents enregistrés en format

XML et permet leur mise en ligne grâce à :

- une pré-indexation et une indexation des données ;

- une génération du format HTML.

Le système développé autorise l’intégration de nouveaux documents pour qu’ils

deviennent accessibles à la recherche et à la documentation : une procédure

d’intégration a été fournie au SCD avec la version d’acceptation de l’application.

Mais cette plate-forme ne comprend pas la phase consistant en la conversion en

XML de la thèse (rédigée au format Word ou Latex) déposée par le doctorant.

Souhaitant confier cette opération à un tiers, le SCD est candidat auprès du

Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la



12



Recherche pour participer à la chaîne de traitement Cyberthèses mise en place par

l’Université Lyon 2 – Louis Lumière

Dans sa proposition technique et financière, la société Jouve® préconisait

l’utilisation de la feuille de style TEI PELLEAS mise en place par l’Université de

Marne-la-Vallée.

2.4. Les projets du SCD

Dans le prochain plan quadriennal (2004-2007), le SCD souhaite installer un

serveur de "pré-print" pour favoriser une diffusion rapide en ligne des travaux des

chercheurs de l’Université de la Méditerranée.

La direction du SCD souhaite également mettre en place une opération de

numérisation des annales de concours, très demandées par les étudiants.

De plus, des crédits sont demandés pour l’achat d’un banc de numérisation. Il est

en effet envisagé de valoriser les collections patrimoniales de l’Université en

procédant notamment à la numérisation d'ouvrages anciens conservés à la section

Médecine.



13



3. Objectifs de la mission ENSSIB

Le 20 janvier 2003, le Service Commun de la Documentation de l'Université de la

Méditerranée proposait à l’ENSSIB de constituer un groupe chargé de réfléchir à la

mise en place d'une chaîne de traitement électronique des thèses. La commande se

déclinait en trois objectifs, formulés ainsi dans la lettre de mission datée du 7

janvier 2003 :

• quantifier les besoins de formation, d'une part pour les doctorants et,

d'autre part, pour le personnel appelé à utiliser le produit Jouve® ;

• envisager les développements du système à d'autres types de documents.

• étudier la faisabilité de fédération de ce projet au niveau inter

universitaire.

Les observations et les rencontres, conduites aussi bien à Lyon pour le travail

préparatoire qu'à Marseille pour l'action sur le terrain, ont fait apparaître une

nouvelle nécessité, celle d’intégrer un objectif liminaire aux trois précédents. En

effet, pour assurer le fonctionnement intégral de la chaîne de traitement installée

par la société Jouve®, il convient, en amont, de mettre en place un dispositif

permettant de traiter et de convertir la thèse sous la forme d’un document

structuré.

Nous proposons donc de reconsidérer chacun de ces quatre points en les

confrontant aux contraintes du projet initial.

3.1. Compléter la nouvelle chaîne de traitement

L'actuelle chaîne de traitement livrée par la société Jouve® assure la conversion

des documents à partir du format XML indispensable à l'archivage et à la diffusion

électronique des travaux universitaires. Toutefois, dans le cadre de la commande

passée auprès de l’ENSSIB, le dispositif Jouve ne suffit pas à traiter intégralement

le circuit de la thèse. En effet, la version native du travail déposé par le doctorant,

document de type Word, doit être convertie en XML via l'utilisation d'une feuille

de style.



14



Dans cette perspective, il appartient au SCD :

1 d’élaborer, dès le stade de la rédaction de la thèse par le doctorant, des

prescriptions relatives à la production du document (feuille de style ou

modèle de saisie).

2 de mettre en place l’utilisation d’une plate-forme capable de traduire ce

document structuré en langage XML ;

3 de vérifier la structuration de la thèse.

→ C'est pourquoi, le groupe projet aura comme double objectif de :

- préconiser des options techniques permettant la conversion de la thèse dans

un format structurant et normalisé.

- quantifier le volume de travail et le personnel nécessaire à la conversion.

3.2. Quantifier les besoins de formation du personnel et des doctorants

3.2.1 Les doctorants

Le bon fonctionnement de la chaîne de traitement nécessite de former les

doctorants, dès le début de l'élaboration de leur thèse, à l'utilisation d'un modèle de

saisie normalisé et commun. Cet outil, qui peut a priori apparaître comme une

contrainte, constitue une aide précieuse à la rédaction et à la mise en forme du

document (par exemple l'actualisation automatique du plan).

→ La mission du groupe consiste à :

- recenser le nombre de doctorants et de thèses soutenues par an.

- définir, à partir des compétences informatiques, les besoins de formation.

- évaluer au sein du SCD les ressources humaines et matérielles nécessaires.

3.2.2 Le personnel

La mise en place de la chaîne de traitement des thèses électroniques requiert

l'acquisition de nouvelles compétences par le personnel, en tant qu'éditeur et

formateur auprès des doctorants. Le recours à ce nouvel outil entraîne deux

interrogations : la première concerne le besoin de formation des personnels ; la

seconde, l'organisation du circuit de la thèse.

→ Dans ce cadre-ci, le groupe ENSSIB devra :

- procéder à une évaluation des besoins en volume de personnel ;



15



- évaluer les besoins de formation des personnels et établir un plan de

formation adapté ;

- proposer une organisation du travail.

3.3. Envisager le développement du système à d'autres documents

Le nouveau serveur offre la perspective d'enrichir et de valoriser les ressources

documentaires du SCD au travers de la numérisation de documents. Il s'agit

conjointement de promouvoir le fonds patrimonial et de proposer aux étudiants de

nouvelles ressources en ligne telles que les annales destinées à faciliter la

préparation des examens et concours.

→ Cette finalité impose donc de procéder, dans chacune des sections, à une

évaluation :

- des besoins documentaires des usagers.

- des fonds pertinents à numériser.

Cette évaluation sera menée en liaison étroite avec les personnels impliqués dans

le projet, porteurs d'une réflexion et d'une expertise à la fois en termes de

connaissance des collections et des besoins des usagers.

3.4. Étudier la faisabilité de fédération de ce projet au niveau inter

universitaire

Le choix du SCD représente un investissement conséquent, riche en potentiel de

développement documentaire. Aussi, dans un contexte de renforcement de la

collaboration inter universitaire et, plus globalement, de travail en réseau, se fait

jour une réelle opportunité pour une mutualisation des ressources et une

valorisation du travail universitaire. Les contours de ce projet ayant évolué depuis

la commande, il convenait de le rediscuter lors du premier comité de pilotage.

Le commanditaire, ayant consulté les partenaires potentiels, a préféré ôter cet

objectif du programme de travail de l’équipe.



16



4. Cahier des charges

4.1. Le produit livré par l'équipe ENSSIB

Le rapport remis par l'équipe le 26 juin 2003 présentera une solution globale à la

mise en place de la chaîne de traitement électronique des thèses et d'autres

documents au SCD de l'Université de la Méditerranée. Cette solution comportera

les points suivants :

4.1.1 La chaîne de numérisation

• Préconiser l'harmonisation du protocole du dépôt de la thèse.

• Évaluer les prestations offertes par les différentes plate-formes

existantes pour générer des documents au format XML.

• Présenter un scénario d’implantation de la chaîne en lien avec une

organisation du travail des personnels du SCD.

4.1.2 La formation

• Un programme de formation des personnels du SCD concernés par la

numérisation des documents selon l'organisation retenue dans le dernier

point.

• Un programme de formation des doctorants en fonction des besoins

identifiés par une enquête et le repérage de cours complémentaires

éventuels (bureautique…).

• Un programme de formation des personnels du SCD amenés à former les

doctorants à l'utilisation des feuilles de style.

4.1.3 L'extension de la numérisation à d'autres documents

• Mener une enquête sur les pratiques et les besoins documentaires des

étudiants.

• En fonction des résultats, faire des préconisations sur les types de

documents à numériser.



17



4.1.4 L’évolution de la politique de numérisation

• Évaluer les possibilités de valorisation du fonds ancien et des richesses

patrimoniales de la section médecine.

• Proposer des évolutions ultérieures qui amèneront le SCD à développer un

véritable rôle éditorial.

L'ensemble de ce programme sera développé par l'équipe en fonction du calendrier

et du budget prévisionnels qui suivent.



18



4.2. Calendrier prévisionnel de l'intervention

Date Activité 1 Activité 2 Événements

Semaine 4

20-24/01 Lettre de mission et historique du projet Visite 1

Semaine 6

3-7/02 Visite INSA

Semaine 7

10-14/02

Documentation

sur la numérisation

Étude des chaînes existant

en France Visite Cyberthèses

Semaine 8

17-21/02

Rédaction de la lettre

d'information

Étude du circuit des thèses

et de l'organigramme U2

Stage 1

Rencontres U2

Sem. 10

3-7/03 Étude du produit Jouve®

Visite 2 : mise en

place du produit

Sem. 12

17-21/03

Rédaction du

questionnaire destiné

aux doctorants Préparation du cahier des

charges

Sem. 13

24-28/03 Présentation du cahier des charges

Comité de

pilotage 1

Sem. 14

31/03-4/04

Sem. 15

7-11/04

Diffusion du

questionnaire

Recherches de solution

(objectif 1 et 2)

Visite : Pelléas

Sem. 16

14-18/04

Étude des besoins et

du catalogue (obj. 3)

Étude de faisabilité

(obj. 3 et 4)

Stage 2

Contacts U2

Sem. 18

28/04-2/05 Dépouillement du questionnaire

Sem. 19

5-9/05

Sem. 20

12-16/05

Élaboration des scénarios

Sem. 21

19-23/05 Proposition de scénarios ; choix

Comité de

pilotage 2

Sem. 22

26-30/05

Sem. 23

2-6/06

Sem. 24

9-13/°6

Approfondissement du scénario retenu



19



Sem. 25

16-20/06 Présentation du produit final

Comité de

pilotage 3

Sem. 26

23-27/06 Rapport final

Remise du

rapport

Sem. 29

15-18/07 Présentation orale du rapport Soutenance

Voir aussi en annexe pour l’organisation des tâches de l’équipe (modèle de Gantt)



20



4.3. Budget prévisionnel de la prestation

4.3.1 Investissement en temps de travail (Titre I)

Décompte des heures par stagiaire :

Formation générale à la conduite de projet 22 heures Travaux dirigés 39 heures Visites et stages sur place 76 heures Comités de pilotage 05 heures Total 142 heures

Calcul du coût :

Stagiaires Heures de travail effectuées Moy. horaire Coût T.I.B. 5 142 heures 13,56 euros 9627,60 euros

T.I.B. stagiaires Indemnité rés.

(1% T.I.B.) Charges patronales

(46,25%) Coût total

9627,60 euros 96,28 euros 4497,29 euros 14221,17 euros

Répartition des frais par établissement :

ENSSIB 8476,07 eurosINET 5745,10euros

SCD U2 Méditerranée 0

4.3.2 Frais de déplacement (Titre II)

Billets de train SNCF :

Prix unitaire Nombre Total Plein tarif Lyon-Marseille (pointe) 45,50 euros 12 546,00 euros Plein tarif Lyon-Marseille (normal) 38,10 euros 20 762,00 euros

Réduc. 50 % Lyon-Marseille (pointe) 22,50 euros 9 202,50 euros Réduc 50 % Lyon-Marseille (normal) 19,00 euros 13 247,00 euros

Plein tarif Lyon-Paris (pointe) 69,50 euros 4 278,00 euros Total 54 2035,50 euros

Cartes et tickets RTM :

Prix unitaire Nombre Total Carte hebdomadaire 10,00 euros 10 100,00 euros Tickets aller/retour 2,70 euros 15 40,50 euros Total 140,50 euros

Indemnités de déplacement:

Motif Unité/jour Durée (jours) stagiaires concernés Nbre d'unités taux (euros) total (euros)Stages 4 10 5 80 8,82 705,60 Visites 1 1 5 5 8,82 44,10

Com.Pilot. 1 3 3 9 8,82 79,38 Total 94 8,82 829,08



21



Coût total des frais de déplacement:

Frais de transport SNCF 2035,50 eurosFrais de transport RTM 140,50 euros

Indemnités de déplacement 829,08 euros Total 3005,08 euros

Répartition des frais par établissement:

ENSSIB 2682,88 eurosSCD U2 Méditerranée 322,20 euros

4.3.3 Reprographie, impressions et communication (Titre III)

Décompte :

Prix unitaire Total Carte 200 copies (ENSSIB) 0,10 euros 20,00 euros Carte 200 copies (SCD U2) 0,15 euros 30,00 euros 330 impressions (ENSSIB) 0,046 euros 15,24 euros 120 min. comm. téléph. tarif local (SCD U2) 0,033 euros 3,96 euros Total 69,20 euros

Répartition par établissement:

ENSSIB 35,24 eurosSCD U2 Méditerranée 33,96 euros

4.3.4 Bilan

Coût global prévisionnel : TITRE I 14221,17 eurosTITRE II 3005,08 euros TITRE III 69,20 euros Coût total du projet 17295,45 euros

Répartition par établissement :

ENSSIB 11194,19 eurosINET 5745,10 euros SCD U2 Méditerranée 346,16 euros

*

Signatures

Le commanditaire Le chef de projet



22



Deuxième comité de pilotage :

propositions pour la mise en

place d'une chaîne de traitement

des thèses électroniques

1. La numérisation des thèses au Service Commun de la Documentation de l'Université de la Méditerranée : problématique et enjeux

Le SCD de l'Université de la Méditerranée dispose actuellement d'un serveur livré

par la société Jouve ® en mars dernier sur lequel ont été archivées 99 thèses

rétroconverties. Ce serveur héberge l'application BUMed destinée à traiter et à

diffuser les thèses futures.

La mise en place d'une nouvelle chaîne de traitement des thèses doit tenir compte

d'un contexte particulier.

Le SCD est composé de cinq bibliothèques (Médecine, Pharmacie, Sciences,

Sciences économiques) réparties sur quatre sites. Du fait de cet éclatement et d'une

organisation du travail propre à chaque section, les équipes ont peu l'habitude de

travailler ensemble, notamment en ce qui concerne le traitement des documents, et

donc des thèses.

Aujourd'hui le SCD est dans une phase de transition du fait du départ du précédent

directeur, qui était aussi l'initiateur du projet de numérisation des thèses. Ce projet

rompt avec un travail amorcé en 1999 par le responsable de la section Sciences,

portant sur la numérisation de manuels pour les premier et second cycles

universitaires.



23



Le projet actuel, engagé rapidement, au risque de souffrir de l'absence d'une

réflexion en amont et d'une ligne directrice forte, demeure ouvert et offre de larges

perspectives de développement.

Le deuxième comité de pilotage a pour objet de proposer au SCD de l'Université

de la Méditerranée des scénarios relatifs à la mise en place d'une chaîne de

traitement électronique des thèses. Ils répondent aux quatre points du cahier des

charges validés lors du premier comite de pilotage :

• L'harmonisation du dépôt de la thèse.

• L'implantation et l'organisation d'une chaîne de traitement des thèses.

• La formation des personnels et des doctorants.

• L'extension de la numérisation à d'autres types de documents.

Les scénarios proposés ci-dessous se fondent sur la même analyse déclinée en trois

points :

• Les besoins documentaires des étudiants.

• Le contexte de l’Université de la Méditerranée.

• Les évolutions en cours au plan national dans le domaine de la

documentation électronique.

L’architecture des scénarios retenus est la suivante :

• Scénario I : vers un réseau national de thèses électroniques.

• Scénario II : vers une bibliothèque numérique de recherche.

• Scénario III : vers une bibliothèque numérique pédagogique.

Pour appréhender le contexte dans lequel s'inscrit ce projet, le groupe ENSSIB a

procédé selon une démarche méthodologique déclinée en différentes étapes :

• Information sur le sujet : le cadre réglementaire, les contraintes

techniques, les expériences pilotes (INSA, Cyberthèses, Marne-la-

Vallée).



24



• Entretiens avec les directeurs de sections du SCD, les responsables du

traitement des thèses, les services de scolarité, les Écoles doctorales,

des doctorants et des chercheurs, le prestataire (Jouve®).

• Interviews de personnes ressources ou d'experts en matière de

numérisation.

• Enquêtes menées, l'une sur les besoins des étudiants en matière de

documentation (273 réponses), l'autre sur les compétences

informatiques des doctorants (30 réponses).

• Observations sur le terrain lors des deux semaines de stage.

Il est important de souligner que ces trois scénarios s'inscrivent chacun dans une

perspective propre, évolutive et complémentaire.

Il conviendra au commanditaire de choisir et d'amender l'une des trois propositions

lors du comité de pilotage du 22 mai 2003.



25



2. Scénario I : Vers un réseau national de thèses électroniques

2.1. Présentation du scénario

L’ambition de ce scénario est de permettre au SCD de s’intégrer dans un réseau

d’universités autour de la diffusion électronique des thèses. La plate-forme servira

donc uniquement à la diffusion des thèses dans un premier temps.

La volonté du SCD d'Aix-Marseille II de mettre en place une chaîne de traitement

numérique des thèses répond à la circulaire ministérielle du 21 septembre 2000 sur

le dépôt et la diffusion électronique des thèses. La charte de dépôt et de diffusion

des thèses, validée par le service juridique de l’Université de la Méditerranée,

vient à l’appui de cette préoccupation.

D’autres universités telles Lyon II ou Marne-la-Vallée, ont commencé à s'engager

dans la voie de la numérisation. L'acquisition d'un serveur permet de rejoindre et

de participer à ce mouvement national.

Pour créer un véritable réseau dans ce domaine, il est nécessaire que le SCD de la

Méditerranée rattrape son retard par rapport aux universités déjà engagées dans le

processus. Pour ce faire, il peut dans un premier temps profiter des savoir-faire

acquis par ces universités, par le biais d’une collaboration et d’une mutualisation

des ressources.

D’où la nécessité de faire porter les efforts du SCD sur la diffusion des thèses dans

l’immédiat. S’il décidait en effet de privilégier la numérisation d’autres

documents, il risquerait de se placer en marge du réseau en cours de construction.

Cette option a l’avantage de répondre à la demande formulée par les doctorants

lors des contacts que nous avons eus avec eux, de pouvoir accéder rapidement aux

thèses en ligne.

Les deux universités les plus engagées dans la voie de la numérisation en langage

XML à l’heure actuelle sont celles de Lyon II Lumière et Marne-la-Vallée.

La première a déjà élaboré une plate-forme de conversion des documents vers le

langage XML (Cyberthèses version 1.0 puis 2.0). Cette plate-forme est accessible

en ligne et libre de droits. Dans le même souci de permettre la collaboration entre



26



les universités, la cellule Lyon II ERAD, responsable du programme Cyberthèses,

propose des formations pour le personnel chargé de la conversion. Elle met à

disposition un serveur de thèses hébergé à l’Université Lyon III – Jean Moulin.

L’Université de Marne-la-Vallée a, elle aussi, acquis un serveur, PELLEAS,

auprès du prestataire Jouve®, et procède, à partir de la plate-forme de conversion

Cyberthèses, à la numérisation de ses thèses. Cette université a donc opté pour la

même solution technique que le SCD de la Méditerranée, ce qui est un atout pour

la mutualisation. Cette université souhaite vivement s’associer au SCD de la

Méditerranée pour initier rapidement un travail en commun : échange de

compétences et réflexions sur les problèmes rencontrés, notamment en matière de

droit de la propriété intellectuelle.

Dans ces conditions, et vu l’indisponibilité momentanée du personnel de formation

de Lyon II ERAD, l’Université de Marne-la-Vallée représente un partenaire de

choix pour le SCD de la Méditerranée.

L’organisation du service de numérisation s’inspirera donc fortement de celle qui

est en place à Marne-la-Vallée : un service centralisé doté de fortes compétences

techniques.

2.2. Réponse au cahier des charges

2.2.1 Harmonisation du dépôt de la thèse

Le dépôt électronique de la thèse sera effectué, à l'instar du format papier, au sein

de chaque section. Puis, le service de numérisation se chargera de collecter le

document au format électronique et de le convertir en XML.

2.2.2 La chaîne de traitement

• Implantation : une chaîne centralisée

Dans ce scénario, nous préconisons de créer un service centralisé chargé du

traitement de la chaîne, implanté à la Division des Affaires Générales (DAG) du

SCD. La plate-forme de conversion en XML sera téléchargée sur 3 postes.



27



• Organisation

Au regard du travail de reprise probable sur une thèse (entre un jour et une

semaine), et compte tenu de la production annuelle de l'Université (environ 150

thèses), la conversion en XML ne peut être effectuée par une seule personne. Nous

préconisons le recrutement ou le redéploiement de 2 emplois à temps plein pour

assister le chef de ce nouveau service.

Profil de poste requis pour les 2 emplois : être capable de manipuler des logiciels

de type Word, des interfaces web, et d'alimenter des bases de données.

La diffusion des thèses se fera dans un premier temps sur Intranet, comme le

prévoit le paramétrage actuel de la plate-forme. Il est cependant nécessaire

d'envisager par la suite une diffusion sur Internet pour les nouvelles thèses dont les

droits seront acquis ; cette solution implique une modification de la plate-forme

par Jouve ®.

2.2.3 Formation

• Formation du personnel

La formation concernera les 3 agents du service et n'excédera pas 2 jours. Afin de

mettre en place rapidement la chaîne, il sera souhaitable de faire appel au SCD de

Marne-la-Vallée pour initier le personnel à la conversion. Le chef de service

recevra une formation plus approfondie lui permettant d'assurer la veille

technologique du service.

• Formation des doctorants

Les doctorants seront initiés à l'utilisation des feuilles de style dans chaque

section, soit au sein de la bibliothèque, soit dans les salles informatiques de

l'Université. La session n'excédera pas une demi-journée. A terme, il est

envisageable de former les élèves dès le mastère.

Les formateurs seront issus des sections et seront formés par le chef de service.

Compte tenu des postes disponibles et de la durée des sessions envisagées, l’équipe

comprendra 4 personnes. Ce mode de formation permet d'une part d'établir une

collaboration entre les sections et d'autre part, d'envisager une mutualisation des

compétences.



28



2.2.4 Extension de la numérisation : vers un serveur national des thèses

La collaboration amorcée pour la formation avec le SCD de Marne-la-Vallée

pourra être prolongée et élargie à d'autres universités pour créer le réseau des

thèses électroniques que la circulaire ministérielle de septembre 2000 invitait à

initier, et de ce fait, organiser une diffusion nationale des thèses. Des universités

comme Limoges I et Strasbourg I sont en effet candidates à l’intégration dans ce

réseau. Elles ont toutes deux fait les mêmes choix techniques que Marne-la-Vallée

et le SCD de la Méditerranée. Plusieurs autres universités et établissements

d’enseignement supérieur, notamment dans l’est de la France, commencent à

s’engager dans cette voie (achat de serveurs, chartes de dépôt, etc.…).

L’opportunité de constituer un réseau sur des bases solides implique pour le SCD

de la Méditerranée de faire porter l’essentiel de ses efforts (personnel, formation,

moyens financiers et matériels) sur la numérisation des thèses, et donc de remettre

momentanément l’extension de la numérisation à d’autres documents.

2.3. Implications du scénario

2.3.1 Avantages

2.3.1.1 Pour le SCD

• Rapidité de mise en œuvre de cette solution.

• Efficacité du service grâce à la centralisation de la chaîne.

• Mise en œuvre d'une collaboration des personnels du SCD en matière de

formation, dans la lignée du groupe CAFE (Collectif des Acteurs pour la

Formation des Étudiants, groupe de travail interne au SCD sur la formation

des usagers.).

2.3.1.2 Vis-à-vis des partenaires

• Éviter le gaspillage d’énergies et de moyens en bénéficiant du travail et de

l'expérience du SCD de Marne-la-Vallée.



29



• Intégrer l’Université de la Méditerranée dans un réseau d’universités

partenaires.

• Amener de nombreux partenaires potentiels (autres universités locales) à

intégrer un réseau national de documentation numérique.

2.3.1.3 Pour le public

• Répondre à la demande des doctorants qui souhaitent vivement une

consultation des thèses plus large et plus facile.

• Offrir aux chercheurs la consultation à distance des travaux des docteurs de

l'Université.

2.3.2 Inconvénients

2.3.2.1 Pour le SCD

• Peu d'implication du personnel du SCD.

• Utilisation limitée du serveur par rapport à ses potentialités.

• Nécessité de créer une nouvelle équipe et de la doter des compétences

nécessaires.


• Peu de collaboration dans l'immédiat avec l'Université.


• Public visé restreint : chercheurs, doctorants, éventuellement futurs

mastères ; il n’est pas sûr, malgré la diffusion sur Internet des thèses, que

les étudiants de premier et deuxième cycles bénéficient d’un service

approprié à leurs besoins les plus urgents.



30



2.3.3 coûts prévisibles

2.3.3.1 budget d’investissement

- Achat de 3 postes informatiques, mobilier et connexions : 5500 €

- Recrutement de l'équipe affectée à la

conversion en XML : 12500 €

- Prise en charge des déplacements d'une personne de

l'Université de Marne-la-Vallée pour la formation à la

conversion : 750 €

- Modification de la plate-forme pour permettre une

diffusion Internet : 4 jours ingénieurs x 120 €/h : 3840 €

COÛT TOTAL : 22 590 €

2.3.3.2 Budget de fonctionnement prévisionnel première année

Personnel du service pendant une année (hors chef de service) 50000 €

Contrat de maintenance annuelle (Jouve®) à préciser

2.4. Les objectifs

• Mettre en place rapidement la chaîne de traitement numérique des thèses.

• Mutualiser techniques et savoir-faire avec d'autres universités.

• Constituer un pôle régional en matière de numérisation s'intégrant dans le

réseau national.

• Possibilité d'évoluer à moyen ou à long terme vers les scénarios II et III.



31



3. Scénario II : Vers une bibliothèque numérique de recherche


Ce scénario a l’ambition de faire du SCD un interlocuteur privilégié des

laboratoires de recherche de l’Université de la Méditerranée.

La rétroconversion et la numérisation des thèses ouvre des perspectives à la

recherche scientifique et à la curiosité intellectuelle du public. En poursuivant dans

cette voie, le SCD pourra compléter l’offre de documents en ligne pour les

chercheurs, et en retour, diffuser en avant-première leurs productions scientifiques

(préprints).

Dans ce but, la plate-forme servira à la diffusion électronique des thèses, des

productions scientifiques des chercheurs et des documents patrimoniaux de la

section médecine.

En effet, ces derniers documents, qui sont parfois des pièces uniques, sont déjà

exploités par certains laboratoires de recherche (par exemple le laboratoire

d’anthropologie de la Faculté de Médecine). Ils constituent de précieux objets

d’étude dans le cadre des thématiques actuelles de la recherche scientifique

(histoire de la mort, du corps, des maladies en milieu méditerranéen). Ces

documents sont conservés actuellement dans des conditions qui ne permettent pas

une exploitation satisfaisante. La numérisation permettrait d’y remédier.

Par ailleurs, la diffusion avant publication des productions et articles des

chercheurs a déjà fait ses preuves dans d’autres établissements. Elle fait gagner un

temps estimable à la recherche, notamment dans le domaine médical. Le SCD

fournirait ainsi un service précieux aux chercheurs dont il deviendrait un partenaire

à part entière.



32



Comme pour le scénario précédent, la plate-forme dans sa configuration actuelle

répond à la circulaire ministérielle du 21 septembre 2000. Par la mise en valeur

d'un important fonds patrimonial susceptible d'intéresser les chercheurs en histoire

régionale – et au-delà, un public moins spécialisé - ce scénario tend à faire du SCD

un pôle d'excellence.

Cette option suppose la mise en place d'un service autonome et spécialisé au sein

de la DAG.



Les thèses sous forme électronique seront remises directement par les doctorants

au service de numérisation. Cette collecte directe permet un contrôle du dépôt par

le service via le système du quitus déjà en place en section Pharmacie pour les

thèses papier. Ce système est d’ailleurs extensible à tous les scénarios, car il

s’avère un moyen efficace de recueillir tous les documents en question à la

bibliothèque.


• Implantation : une chaîne centralisée

Le service procèdera à la conversion au format XML, à l'indexation et au

catalogage (manuellement). La plate-forme de conversion sera téléchargée sur 3

postes.

• Organisation

Le choix étant fait d'implanter la chaîne au sein d'un service ad hoc, celui-ci doit

recevoir une forte définition, en se voyant affecter un matériel et un personnel

spécialisé.



33



Ce choix implique donc de repenser l'organisation du travail par le biais d'un

redéploiement au sein du SCD. Le personnel comprendra :

- de façon permanente, le chef de service, qui aura une bonne

connaissance du milieu de la recherche scientifique et des pratiques

et compétences documentaires des étudiants et des chercheurs. Il

sera à même d’animer le partenariat avec les laboratoires de

recherche.

- d’autres agents chargés de la conversion en XML des thèses. Ces

agents seront issus des sections et effectueront un temps partiel au

sein du service. L’équipe mobilisée sera redéployée sur la base du

volontariat. Au total, ce volume de travail représentera 2 équivalents

temps-plein. Un de ces agents pourrait être affecté plus

spécifiquement au traitement des préprints et recevra la formation

nécessaire (Définition de Type de Document) au près de Jouve®.

La diffusion des documents numérisés se fera sur Intranet ou Internet (par

l'acquisition d'un module livrable par Jouve®), selon le type de document. La

diffusion sur Internet rendra les préprints accessibles à l’ensemble de la

communauté des chercheurs.

3.2.3 Formation

• Formation du personnel

Dans ce scénario, les agents chargés de la conversion et le chef de service suivront

une formation d'environ 2 jours auprès d'un partenaire (SCD de Marne-la-Vallée)

qui viendra la dispenser sur site. L’agent chargé des préprints bénéficiera d’une

initiation à la DTD auprès de Jouve®.

• Formation des usagers

La formation des doctorants reposera sur une personne extérieure au service déjà

impliquée dans la formation des étudiants (un acteur du groupe CAFE). Elle aura

pour mission de former et d'animer un réseau étendu de formateurs, après avoir été

initiée elle-même pendant une journée par le chef de service.



34



Ce réseau des formateurs, issu soit des sections soit de l'Université (moniteurs,

écoles doctorales), dispensera la formation auprès des doctorants et des chercheurs.

Ces derniers seront en effet invités à utiliser des feuilles de styles spécifiques pour

la diffusion de leurs travaux sous forme de préprints. Ces formations n'excéderont

pas une demi-journée et pourront se dérouler dans les sections, ou, de préférence,

directement dans les laboratoires.

3.2.4 Extension de la numérisation

La collecte des préprints se fera sans intermédiaire pour une plus grande efficacité

du service. Le chef du service sera en contact permanent avec les laboratoires de

recherche pour organiser cette collecte et recueillir les souhaits des chercheurs en

matière de documents à numériser. La diffusion des préprints imposera de recourir

à un module d'extension livrable par Jouve®.

Quant à l'extension au fonds ancien, il convient de s’interroger sur l’opportunité,

pour le SCD, d’acquérir un banc de numérisation. Plusieurs choix se présentent en

effet :

- Soit le SCD acquiert un banc de numérisation et procède lui-même à

la conversion de son fonds ancien. Se pose alors le problème de

l’utilisation future du banc une fois le fonds ancien numérisé.

- Soit le SCD confie à un prestataire extérieur la numérisation de son

fonds ancien, par exemple Jouve®, dont la maîtrise en la matière est

reconnue. Cette solution a un coût qu’il faut rapporter au volume à

numériser.

- Soit le SCD décide de formaliser un partenariat avec le

Conservatoire du Patrimoine Médical3, qui dispose de son propre

système de numérisation.

Un second point, d’ordre technique, concerne le format de diffusion. Il semble en

effet opportun d’offrir ces documents sous deux formats :

- un format en mode texte, destiné aux chercheurs, pour permettre une

consultation des contenus plus aisée ;

3 association locale oeuvrant à la conservation et la valorisation du patrimoine médical marseillais.



35



- un format en mode image, destiné à un public plus large, susceptible

par ailleurs de faciliter l’organisation d’expositions virtuelles. Cette

option impliquant un travail de numérisation très lourd, il paraît

difficile d’envisager que le SCD le prenne en charge.

Si le choix du partenariat avec le Conservatoire du Patrimoine Médical paraît

séduisant, dans la mesure où il enrichirait des relations déjà existantes, il souffre

néanmoins d’un handicap de taille : le scanner du CPM ne permet pas de traiter les

documents sous les deux formats.

En revanche, ce double traitement fait partie des prestations offertes par Jouve®.

La solution de sous-traiter la numérisation à Jouve® ou une société concurrente

semble donc plus pertinente.


3.3.1 Avantages

3.3.1.1 Pour le SCD

• Mise en place d'un service pilote où sont développées de nouvelles

compétences.

• Développement du travail collaboratif entre les sections dans le domaine de

la formation des usagers.


• Fédérer les acteurs locaux impliqués dans la mise en valeur du patrimoine

médical, à l'exemple du Conservatoire du Patrimoine médical basé à

l'Hôpital Salvatore de Marseille.

• Accroître la visibilité du SCD auprès des décideurs ou partenaires

institutionnels.

• Renforcer et formaliser les liens avec les chercheurs de l’Université.



36




• Valorisation et diffusion du travail des doctorants.

• Mise à disposition de la communauté des chercheurs d'une offre

documentaire spécialisée.

• Élargissement des publics au-delà du SCD, grâce à la numérisation du fonds

patrimonial, à l'image d'une bibliothèque "hors les murs" (exposition

virtuelle, par exemple.).

3.3.2 Inconvénients

3.3.2.1 Pour le SCD

• Investissement financier lourd en termes de moyens matériels.

• Extension de la numérisation limitée au fonds spécialisé d'une seule section

(Médecine).


• Pas de collaboration avec les équipes pédagogiques de l'Université.

• Pas d'intégration dans des programmes existants de numérisation de fonds

patrimoniaux.


• Le public touché pourrait se circonscrire, au sein du paysage universitaire, à

la seule communauté des chercheurs et des doctorants : il n'est pas sûr que

les étudiants de 1er cycle y trouvent leur compte, en tout cas dans une

optique proprement scolaire.



37



3.3.3 Coûts prévisibles

3.3.3.1 Budget d'investissement

- Affectation de 3 postes informatiques, mobilier et connexions 5500 €

- Formation du personnel 750 €

- Formation particulière DTD préprints 1000 €

- Modification de la plate-forme en vue d'une intégration

des préprints : mise en œuvre d’une DTD par le prestataire

10 jours ingénieur x 120 €/h 9600 €

- Numérisation du fonds ancien (coût max 0,6 €/page)

dans la limite de l'avoir chez Jouve® : 27000 pages 16400 €

• COÛT TOTAL : 33250 €


- Contrat de maintenance annuelle à préciser

3.4. Les objectifs

• Positionner le SCD comme site pilote en associant des compétences de

numérisation et de conservation du patrimoine.

• Faire évoluer le SCD dans le sens des grandes mutations actuelles

(bibliothèques numériques).

• Donner au SCD les moyens de jouer un rôle de premier plan dans la vie

intellectuelle, culturelle et scientifique locale.

• Créer une dynamique susceptible d'avoir un effet d'entraînement sur

d'autres composantes du réseau universitaire d'Aix-Marseille (vers la

mutualisation).



38



4. Scénario III : Vers une bibliothèque numérique pédagogique


Actuellement, la politique documentaire des SCD est marquée par un déséquilibre

de l’offre documentaire. En effet le développement des périodiques électroniques,

plutôt destinés aux chercheurs, pèse lourdement sur le budget d’acquisition des

bibliothèques au détriment de documents fondamentaux pour les étudiants de

premier et second cycles (type manuels). De plus, une enquête sur les besoins

étudiants en matière de documentation électronique (cf. 2.4), menée au SCD en

mars 2003 par le groupe ENSSIB, met en relief les attentes propres à chaque

discipline : demande de manuels, mémoires, annales ou thèses d’exercice. Elle

souligne aussi que les étudiants sont de grands utilisateurs d’Internet 4 et qu’ils

montrent un faible attachement au papier.

Dans ce cadre, la plate-forme constitue une réelle opportunité pour diversifier et

rééquilibrer l’offre documentaire du SCD en direction d’un large public. Elle

permet de poser les bases d’un projet novateur au niveau national. Ce dernier

s’inscrit dans le prolongement d’un travail sur la diffusion de manuels

électroniques, amorcé dès 1999 par le directeur de la section Sciences, dans la

perspective de créer un consortium universitaire pour les manuels électroniques.

En effet, l’Université d’Aix-Marseille II offre un cadre favorable au

développement de l’édition numérique, actuellement au cœur des innovations

technologiques : production de contenus, compétences en matière documentaire,

publics captifs.

4 ce qui corrobore l'évaluation faite par l'Institut Médiamétrie en 2001, établissant que 68% de étudiants français utilisent "fréquemment ou régulièrement" l'Internet, cf. projet Manum, rapport d'activité 2003.



39



La future plate-forme pédagogique aurait pour vocation de favoriser

l’enseignement à distance et de mettre en ligne des ressources pédagogiques. Elle

permettrait au SCD de s’intégrer à l’Université et d’évoluer vers un service de

presses universitaires en ligne. Parallèlement, ce service conforterait le

bibliothécaire dans son rôle de médiateur entre enseignants-chercheurs, étudiants

et ressources documentaires.

Pour le SCD d’Aix-Marseille II, ce scénario présente de nombreux avantages :

- développer un travail en réseau entre les sections ;

- donner la possibilité à chaque section de répondre aux besoins

documentaires spécifiques des étudiants avec une « numérisation à la

carte » ;

- mettre en place un partenariat étroit avec l’Université : enseignants,

équipes de recherche ;

- faire du bibliothécaire un véritable acteur éditorial de productions

universitaires.

Ce scénario tend ainsi à la création d’une bibliothèque numérique pédagogique :

au-delà des thèses, la plate-forme servira à la diffusion électronique des travaux

universitaires et des supports d’enseignement.



La thèse électronique sera déposée, à l'instar du format papier, au sein de chaque

section pour y être directement convertie en XML.


Ce scénario repose sur une organisation du travail en réseau : les documents sont

sélectionnés au niveau des sections (1 correspondant par section) en partenariat

avec les équipes pédagogiques. Un chef de projet sera chargé d’animer l’équipe de



40



correspondants et de veiller à la cohérence du projet de numérisation. En

collaboration avec eux, il procédera à la mise à jour des documents, à leur

désherbage ou à leur archivage.

• Implantation : une chaîne en réseau

Les documents seront convertis dans les différentes sections puis transmis au

coordinateur chargé d'alimenter le serveur et d'assurer l'indexation et le catalogage.

Chaque section devra posséder le matériel nécessaire (un poste informatique) et la

plate-forme de conversion.

• Organisation

S'agissant des documents autres que les manuels, il sera préférable d’assurer la

conversion dans chaque section, en raison du nombre et de la diversité des

documents produits par l'Université. Aussi, les trois correspondants (un par

campus) seront-ils chargés de ce travail, à temps plein. Le coordinateur, localisé à

la Division des Affaires Générales, se chargera de la diffusion électronique des

manuels et de la négociation avec les éditeurs.

Profil de poste pour les agents : être capable de manipuler des logiciels de type

Word, des interfaces Web et d’alimenter des bases de données.

Selon le type de documents, la diffusion se fera sur Intranet ou sur Internet. Cette

dernière possibilité implique l’acquisition d’un module complémentaire à la plate-

forme.

4.2.3 Formation

• Formation des personnels

Dans ce scénario, seul le coordinateur sera formé auprès d'un partenaire extérieur

(SCD de Marne-la-Vallée). A lui, ensuite, de restituer ces savoir-faire aux

correspondants des campus. Cette formation de 2 jours environ pourra être

dispensée soit sur site, soit directement à Marne-la-Vallée.

• Formation des doctorants

Chaque correspondant se chargera de la formation des doctorants relevant de son

campus (modules d'une demi-journée). Il serait souhaitable dans un second temps

d’associer les moniteurs de l’Université à cette formation.



41



Ces formations auront lieu, soit dans les sections disposant de salles appropriées

(Médecine, Pharmacie, Sciences), soit dans des salles mises à disposition par

l'Université (Sciences économiques).

4.2.4 Extension de la numérisation

Les attentes en matière de documentation numérique ne sont pas identiques suivant

les disciplines. Aussi, au vu des besoins mis en lumière par l’enquête menée5 et de

critères de faisabilité, nous proposons une extension de la numérisation « à la

carte », en fonction des sections. Les résultats de l’enquête, réalisée auprès de 273

étudiants de toutes les sections, sont les suivants :

• Section Médecine

Priorité aux manuels. La faisabilité reprend celle des revues électroniques pour

ce qui est des manuels électroniques que peuvent fournir les éditeurs. La question

est différente pour les manuels que le SCD pourrait numériser lui-même ou dont il

demanderait exceptionnellement la numérisation.

• Section Pharmacie

Demande de manuels (cf. supra).

Demande assez forte de mise en ligne des thèses d’exercice. Le problème

juridique peut être réglé par une charte de diffusion électronique comparable à

celle en vigueur pour les thèses d’Université. La forme du document nécessite une

conversion en XML par la section. Toutefois, il peut être difficile d’obtenir

l’autorisation des directeurs de recherche.

• Section Sciences

Demande très forte de manuels (cf. supra).

Demande de mise en ligne des annales. Leur numérisation et diffusion imposent

de négocier les droits d’auteurs avec les enseignants et les maisons d’éditions pour

les articles dont une partie est reproduite dans le libellé des sujets. La solution peut

donc s’avérer coûteuse. Il convient de les dactylographier avant de les convertir, ce

qui implique de modifier les pratiques de certains enseignants.



42



• Section Sciences économiques

Demande de manuels (cf. supra).

Forte demande concernant les annales (cf. supra).

Très forte demande de mise en ligne des mémoires de second et troisième cycle

(Maîtrise, DEA, parfois dossiers de Licence). Le problème juridique peut être

réglé par une charte de diffusion électronique comparable à celle qui régira la

diffusion des thèses d’Université. La forme du document nécessite une conversion

en XML par la section.

Par ailleurs, pour toutes les sections, la demande des étudiants insiste sur la mise

en ligne autant que possible des cours des professeurs.

Nous proposons d’approfondir ultérieurement la possibilité de rendre accessible en

ligne les mémoires et les annales des sections qui en font la demande. La

numérisation de ces documents constituerait une première étape dans

l’élargissement des documents offerts en ligne par le SCD et représente une charge

de travail déjà conséquente.

Quoi qu’il en soit, le choix et la collecte des titres ou fascicules à numériser

pourront être confiés aux correspondants de section, qui seront à même de mener

cette sélection en collaboration avec les équipes pédagogiques.

Le coordinateur devra piloter ce projet d'extension dans son ensemble et mener les

négociations avec les éditeurs et les professeurs.


4.3.1 Les avantages

4.3.1.1 Pour le SCD

• Initier un projet de numérisation novateur et pilote.

• Susciter une dynamique d’équipe en impliquant le personnel des sections.

• Réussir l’intégration du SCD au sein de l’Université.

5 Voir annexes, volume 2.



43




• Mettre en valeur les ressources produites par l’Université.

• Associer les éditeurs à de nouvelles formes de diffusion du savoir.

• Proposer de nouvelles solutions pédagogiques (e-learning).


• Proposer de nouveaux outils pédagogiques.

• Concerner l'ensemble des publics du SCD.

4.3.2 Les inconvénients

4.3.2.1 Pour le SCD

• Peu d’expériences similaires en la matière.

• Difficultés techniques et juridiques liées à la multiplicité des documents à

numériser.

• Nouvelles compétences à acquérir par le personnel.


• Partenariat avec l'Université à construire.


• Nouvelles compétences à acquérir en matière de recherche documentaire.

• Problèmes d’accès aux postes.



44



4.3.3 Coûts prévisibles

4.3.3.1 Budget d'investissement

Achat de 4 postes informatiques et connexions 6000 €

Prise en charge des déplacements d'une personne de

l'Université de Marne-la-Vallée ou du SCD pour la formation. 750 €

Modification de la plate-forme pour la diffusion sur

Intranet (cf. sc. 1) 3840 €

Acquisition ou affectation de 20 postes de consultation

pour les sections, avec connexions. 30000 €

COÛT TOTAL : 40590 €

NB : ce budget ne prend pas en compte les éventuels contrats passés avec les

éditeurs pour la consultation des manuels électroniques.


Contrat de maintenance annuelle à préciser

Renouvellement éventuel des contrats avec éditeurs à préciser

4.4. Les objectifs

• Équilibrer l'offre documentaire en ligne entre les différents publics du SCD.

• Développer une bibliothèque virtuelle pédagogique dans la perspective de

la création de presses universitaires.

• Intégrer la section Sciences au projet.

• Préfigurer l'organisation d'un consortium pour l'achat de manuels

électroniques.



45

Deuxième comité de pilotage : compte-rendu décisionnel

Compte-rendu décisionnel du

deuxième comité de pilotage

(22 mai 2003 – 14h-17h)

Étaient présents : Mme Anne Zwick, directrice du SCD, maître d'œuvre

Mme Martine Sambucco, maître d'œuvre

Mme Liliane Alazraki, section médecine

M. Jacques Briand, section sciences

Mme Marie-Christine Lantéri, section sciences économiques

M. Pierre Ponsot, section pharmacie

Mme Liliane Miremont, tuteur de l'équipe ENSSIB

M. Benjamin Gilles, équipe ENSSIB, chef de projet

M. Emmanuel Marine, équipe ENSSIB

Mme Brigitte Maury, équipe ENSSIB

La solution retenue par le comité de pilotage correspond au premier scénario

présenté par l'équipe ENSSIB, intitulé "vers un réseau national des thèses". Il a été

amendé comme suit:

L'harmonisation du dépôt de la thèse sous forme électronique suivra les

préconisations de l'équipe : dépôt au service de scolarité, circuit parallèle à la

forme papier jusque dans les sections, généralisation du système du quitus

actuellement en vigueur en section pharmacie. Mme Alazraki attire l'attention sur

le fait que les documents déposés doivent être propres et ne pas contenir de virus,

car la forme CD-R ne permet pas de les éliminer. Une procédure de contrôle lors

du dépôt est peut-être à prévoir.

La chaîne de traitement s'organisera en réseau autour d'un coordinateur central et de

correspondants dans les sections, qui se chargeront de la numérisation. Celle-ci

mobilisera trois équivalents temps plein, en plus du coordinateur, sur l’ensemble du



46


SCD, à raison d’un équivalent temps plein par campus. Un correspondant permanent

par campus organisera le travail dans les sections. Ce service sera assuré par plusieurs

agents effectuant une rotation, de manière à ne pas monopoliser le personnel. La

circulation des fichiers, étant donné qu'il n'existe pas de réseau commun, pourra se faire

par FTP. Le chef de projet se chargera d'alimenter le serveur, de maintenir le matériel en

collaboration avec le service informatique de l'Université, et d'assurer la veille

technologique et la pérennité du service. Un débat a lieu sur la nécessité qu'impose ce

projet, d'une compétence informatique tant au niveau de la gestion des fichiers

(compatibilité, virus...) qu'au niveau maintenance du serveur. Madame Zwick fait part

de sa demande d'affectation d'un technicien informatique au SCD, confortée par ce

projet. Si cette affectation n'est pas possible dans un premier temps, une collaboration

avec le service informatique devra être envisagée.

La formation du personnel sera assurée par un agent du SCD de Marne-la-Vallée,

service avec lequel le SCD de la Méditerranée souhaite développer une collaboration

comme prévu dans le scénario 1. Cette formation concernera en priorité le chef de

projet.

Le commanditaire souhaiterait que la formation des étudiants ne soit prise en

charge par le SCD, mais par l'Université elle-même et inscrite, par conséquent,

dans les programmes de formation des étudiants. Cependant dans un premier

temps, il semble plus approprié de la confier aux référents de numérisation (ce qui

présente certains avantages lors du rodage de la chaîne) ou à un réseau de

formateurs coordonnés par une personne référente du SCD. Le SCD fera appel au

personnel et aux moyens de l'Université pour faire face aux besoins de formation

en cas d'extension de la numérisation. Il est prévu de commencer par les étudiants

en fin de thèse, de manière à recevoir le moins de documents possibles non stylés.

Mme Sambucco et Mme Lantéri préfèreraient que ces formations soient rendues

obligatoires, tout comme le dépôt des documents stylés (et non simplement le

dépôt en format électronique). Peu à peu les formations remonteront jusqu'au

niveau mastère.



47


Il est enfin prévu d'étendre la numérisation aux autres documents produits par

l'Université. : mémoires et production scientifique. Mme Zwick souhaite que l'on

cherche à offrir un service adapté aux étudiants de premier et deuxième cycles, et

non seulement aux étudiants de haut niveau. L'extension associera des éléments

des scénarios 2 et 3. Un certain nombre de documents sont à écarter

provisoirement : les manuels, car on s'attend à ce que les éditeurs prennent

l'initiative de proposer des manuels électroniques d'ici deux ou trois ans, et ce

secteur s'apparentera donc rapidement à une documentation du type des revues

électroniques ou bases de données, avec abonnement annuel, voire consortium. La

numérisation des annales se heurte pour l'instant à une opposition résolue de la

part du conseil scientifique et du conseil de la documentation de l'Université : elle

risquerait de concurrencer le serveur pédagogique actuellement en place et n'est

pas souhaitée par les professeurs ; de plus elle pose des problèmes techniques de

faisabilité. Il en va de même pour les cours proposés en ligne. La numérisation du

fonds patrimonial ne concernant que la section médecine et non toutes les

sections (reproche qui avait été fait au projet 1999-2001 de M. Lapèlerie), est

repoussée pour l'instant et n'entre pas dans les priorités.

La solution retenue concerne donc l'intégration progressive des mémoires de

maîtrise/DEA (futurs mastères) à la chaîne, ainsi que des productions scientifiques

des laboratoires de l'Université. Mme Zwick n'abandonne pas l'idée de proposer

d'autres documents à l'avenir, à condition de disposer face aux conseils, de

l'argument que constituerait un service de traitement des thèses/mémoires déjà

performant. Mme Lantéri demande que soient prévus des critères pour sélectionner

les mémoires à numériser (note, volume, sujet…) ; il faudra également que l'équipe

prenne en compte les procédures de validation en vigueur pour les pré-publications

scientifiques. L'équipe élaborera un programme de promotion de cette chaîne de

numérisation auprès des laboratoires, de manière à inciter les chercheurs à utiliser

ce service.



48


L'équipe proposera en outre un budget prévisionnel et un planning de mise en

œuvre. Il est inutile de compter dans le budget :

- les postes informatiques du personnel de numérisation (déjà équipés)

- la modification de la plate forme par la société Jouve® pour permettre une

diffusion sur Intranet des documents numérisés. Cette diffusion est d'ores et déjà

possible. La seule limite est actuellement le nombre d'accès simultanés, fixé à

cinq. Le commanditaire pense que cela devrait suffire pour l'instant.

L'équipe présentera en détail la solution retenue le 19 juin 2003.



49

Troisième comité de pilotage : la solution retenue

Troisième comité de pilotage :

étude de la solution retenue

1. Contexte

1.1. Rappel du scénario entériné : vers un réseau national de thèses

électroniques

1.1.1 La commande

Au mois de janvier 2003, l’Université de la Méditerranée a demandé à l’ENSSIB

un projet d’étude sur la mise en place d’une chaîne de traitement électronique des

thèses. A l’issue du premier comité de pilotage, quatre axes ont été retenus :

1) Harmonisation du dépôt de la thèse

2) Formation du personnel

3) Formation des doctorants

4) Extension de la numérisation

1.1.2 Le scénario

Le second comité de pilotage a retenu parmi les trois scénarios proposés celui du

réseau national des thèses électroniques en lui apportant plusieurs amendements.

• Pour ce qui est de l’harmonisation du dépôt de la thèse, le processus est

conforme au dépôt du format papier.

• La formation du personnel (agents chargés de la conversion et formateurs

auprès des doctorants) sera dispensée par le SCD de Marne-la-Vallée.

• La formation des doctorants sera prise en charge par le SCD (groupe de

travail interne "CAFE", Collectif des Acteurs de la Formation des

Étudiants) puis, à terme, par l’Université.

• L’extension de la numérisation s’appliquera aux « parents proches » de la

thèse, c’est à dire les mémoires. Il est également prévu d’y inclure la

production scientifique des laboratoires.



50


Le troisième comité de pilotage propose le cahier des charges final pour la mise en

place de la nouvelle chaîne de traitement des thèses au SCD. En voici les

principales caractéristiques.

La chaîne de traitement repose sur un travail en réseau. La vérification des

documents et la conversion en XML sont effectuées par le personnel des sections.

Un référent par section assure le lien avec la Division des Affaires Générales. Au

sein de celle-ci, un chef de projet est chargé de définir et de conduire la politique

de numérisation et de procéder à la diffusion des documents.

La plate-forme de diffusion est destinée à traiter des documents en format XML, ce

qui suppose, au préalable, la conversion du format natif en XML. Cette opération

est effectuée par la seule plate-forme de conversion existante, Cyberthèses. Il

existe deux versions de la plate-forme :

• La Version 1 (V1), développée à partir de logiciels payants, commence à

être frappée d'obsolescence.

• La Version 2 (V2), développée à partir de logiciels en open source, est

disponible mais n'est pas totalement opérationnelle. Elle est amenée à

évoluer au gré des utilisations qui en seront faites.

1.1.3 Contraintes nouvelles liées à la plate-forme Cyberthèses V2 et à Marne-la-

Vallée

Depuis le dernier comité de pilotage, de nouvelles contraintes techniques sont

apparues, concernant notamment la plate-forme de conversion Cyberthèses.

La conversion sera effectuée à partir de la V2, ce qui ne va pas sans poser de

nombreuses difficultés :

• Son implantation est techniquement ardue : 2 heures de travail sont

nécessaires pour l'installer sur un poste ; il faut également régler des

problèmes de bugs et trouver l'intégralité des sources.

• En terme de formation du personnel, Marne-la-Vallée prévoit un décalage

du planning (début de la formation au mois de janvier 2004, dans le

meilleur des cas).

• Le calendrier de formation des doctorants se trouve donc également

modifié.



51


• L'opération de stylage, dans un premier temps où les documents n'arriveront

pas stylés, sera longue (compter 10 heures de travail pour le personnel). Au

final, le temps de conversion d'une thèse en XML ne peut pas, à l'heure

actuelle, être évalué. Il est impossible d'obtenir des données fiables sur le

volume horaire (20 à 40 heures de travail selon les personnes consultées)

car le procédé est encore à l'état expérimental.

1.1.4 Les préconisations du groupe projet de l’ENSSIB

Compte tenu de ces contraintes, l'équipe ENSSIB propose des alternatives en terme

de calendrier :

1) pour une mise en place immédiate de la chaîne

• Le recrutement d'un technicien informatique à mi-temps, compétent en

documentation électronique (installation de la V2 et participation à son

amélioration).

• Le balisage opéré directement sur la thèse par le technicien. Cette solution

ne permet pas un gain de temps sur le travail de conversion par rapport à

l'utilisation de la V2, mais présente l'avantage de pouvoir être

opérationnelle rapidement. Cela passe par la création de macros

(programmes) permettant le balisage, et par l'utilisation d'un parser

(vérificateur), type “XML spy”, opérant la vérification de la DTD. Dès lors,

la formation des personnels et des doctorants pourrait commencer sitôt

l'ingénieur recruté.

2) pour une mise en place au plus tôt en février 2004 :

• Collaboration avec le service informatique de l'Université pour l'installation

de la V2 de Cyberthèses.

• Formation des personnels par Marne-la-Vallée.

• Le traitement des thèses soutenues pendant la période où la conversion ne

pourra pas être assurée par le SCD devra être effectué par le biais d'une

externalisation complète (300 pages/thèse x 1.36 euro page x 140 thèses de

l'année en cours = 57 120 euros).



52


D'où la solution préconisée :

• Par externalisation auprès du prestataire Jouve® en utilisant les 26 000

euros d'avoir, correspondant au traitement de 60 thèses, à quoi s'ajoute un

montant supplémentaire de 31 120 euros pour les 80 thèses restantes.

Nous n'avons pas retenu la solution de recourir à des personnels vacataires pour

assurer le traitement de tout ou partie des thèses, le coût estimé pour un traitement

partiel s'élevant à 44 768 euros (40 heures/thèse x 13,99 euro brut avec charges

patronales x 80 thèses) et 78 344 euros pour un traitement total.

• La réduction du volume de documents à traiter par une sélection des

mémoires sur la base de l'intérêt scientifique (avis du jury et note). Cela

impose de mettre en place une autorisation de diffusion et un avis de

soutenance.

Il est à noter que le choix de l'une ou l'autre des solutions n'a pas d'incidence sur la

mise en place de la chaîne et sa pérennisation.



53


2. Harmonisation du dépôt de la thèse

A l’occasion de la mise en place d’une chaîne de traitement des thèses

électroniques au SCD, il est nécessaire au préalable d'harmoniser le dépôt de la

thèse à Aix-Marseille 2.

2.1. Procédure actuelle

Actuellement, les thèses papier suivent le même circuit quelle que soit la discipline

(cf. voir plus loin le schéma p. 13) :

- Dépôt de la thèse au service de la scolarité concerné ;

- Transmission, lors de chaque session de soutenance, de plusieurs

exemplaires papier (3 à 4) dans la section du SCD correspondante ;

- Inventaire et catalogage dans chaque section.

Se distingue cependant la procédure suivie en Pharmacie où a été mis en place un

quitus délivré au doctorant : ce quitus n’est donné que si le doctorant a bien déposé

à la section les 3 exemplaires papier de la thèse. Il ne peut pas soutenir sa thèse si

ce quitus n’a pas été délivré. La section Pharmacie est ainsi assurée de recueillir

les 3 exemplaires de toutes les thèses de pharmacie soutenues à Aix-Marseille 2.

Il s’agira de généraliser à l’ensemble des sections du SCD cette étape dans la

procédure de dépôt des thèses ou des mémoires électroniques et de compléter le

formulaire d'enregistrement de la thèse.



54


2.2. Préconisations

2.2.1 Avant la soutenance

Les différents documents que doit rendre le doctorant seront remis au Service de la

Scolarité qui transmettra ensuite au SCD les exemplaires de la thèse et les

autorisations de diffusion. Les étapes à suivre seraient les suivantes:

• Remise des différents exemplaires au Service de la Scolarité :

- version papier (nombre à préciser)

- version électronique : disquette, CD-ROM, Zip, fichiers transmis par

messagerie.

• Signature par le doctorant d’un contrat de diffusion de la thèse, mis au

point par le service juridique de l'Université.

Selon la législation en vigueur sur la propriété intellectuelle, le pouvoir est laissé à

l’auteur d’accepter ou non la diffusion de ses travaux sur internet. La signature

d’un contrat relatif à la diffusion électronique de la thèse ou d’un autre travail

universitaire s’avère donc indispensable pour autoriser la mise en ligne par le SCD

du travail en question.

• Signature par le directeur de thèse d’un avis sur le délai de diffusion6

L’auteur de la thèse peut s’interroger sur la nécessité d’une clause de

confidentialité. Son interlocuteur privilégié reste alors le directeur de la thèse ou

du mémoire qui émettra un avis sur l’opportunité de différer une diffusion sur

internet. Cet avis sera consigné dans ce document complémentaire du contrat de

diffusion.

Cette disposition concerne les thèses en relation avec des brevets industriels qui ne

sont pas encore déposés, les thèses rédigées par des doctorants travaillant pour des

laboratoires privés.

• Les sections du SCD délivrent un quitus, indispensable au doctorant

pour soutenir. Ce quitus se décline en 2 documents :

- le formulaire d'enregistrement de la thèse au SCD ;

- l’accusé de réception de l'avis du directeur de thèse et du contrat

d'autorisation de diffusion.



55


2.2.2 L'information aux doctorants

Les informations relatives au dépôt de la thèse seront diffusées dans les dossiers

d'inscription et de soutenance remis aux doctorants.

2.2.2.1 Dans le dossier d'inscription

• Circulaire du 28/09/00 du Ministère de l’Éducation nationale et de

l’Enseignement supérieur relative à la diffusion électronique des

thèses.

• 1 document de type La thèse en version électronique : instructions aux

auteurs et modalités de dépôt, rappelant la procédure de dépôt à

l’Université de la Méditerranée (Charte de dépôt des thèses).

• 1 document de type Définition des styles

Ce document fournira des détails techniques pour utiliser une feuille de style et

indiquera notamment les éléments de la thèse que le doctorant doit obligatoirement

« styler ». En effet, la version électronique de la thèse devra être structurée

conformément aux instructions validées par Aix-Marseille II sous la forme de la

feuille de style mise en place par l’Université de Marne-la-Vallée. Les

responsables du SCD de Marne-la-Vallée ont donné leur accord de principe pour

l’utilisation de cette feuille de style.

Il faut distinguer ici l’apparence typographique, de la structure même du

document. Cette apparence pourra être laissée à l’appréciation des auteurs.

Cependant un modèle typographique pourra leur être suggéré pour faciliter leur

travail. A l’instar de l’Université de Marne-la-Vallée7 et d’autres universités,

écoles ou instituts comme l’INSA de Lyon8, Aix-Marseille 2 pourrait ainsi

proposer sur son site Internet des modèles de document téléchargeables par les

étudiants.

• 1 note incitant les doctorants à consulter le Guide pour la rédaction et

la présentation des thèses à l’usage des doctorants (consultable sur le

site du Ministère de l’Éducation nationale9) qui donne notamment le

6 Voir proposition de modèle en Annexe 3 7 www.univ-mlv.fr/bibliotheque/page_theses.htm 8 http://csidoc.insa-lyon.fr/these/ 9 www.educ-gouv.fr



56

http://www.univ-mlv.fr/

http://csidoc.insa-lyon.fr/these/

http://www.educ-gouv.fr/


modèle à suivre obligatoirement pour composer la page de titre et les

références bibliographiques d’une thèse.

2.2.2.2 Dans le dossier de soutenance

• Circulaire du 28/09/00 du Ministère de l’Éducation Nationale et de

l’Enseignement supérieur relative à la diffusion électronique des

thèses.

• Contrat de diffusion d’un travail universitaire (à signer par le

doctorant).

• Avis du directeur de thèse sur le délai de diffusion du document, à

signer par le directeur de thèse et par le doctorant.

• Attestation de conformité de la version électronique avec la version

imprimée.

• Rappel des modalités de dépôt : Charte de dépôt des thèses d'Aix-

Marseille 2 (rappel de l'adresse URL).

Ces informations devront être également diffusées sur Internet ; en effet, la

création d'une page Web par le SCD, hébergée sur le site de l'université,

reprenant l'ensemble de ces documents, permettrait aux étudiants d'avoir une

information régulièrement mise à jour et accessible en permanence.

2.2.3 Après la soutenance

• Le jury transmet au service de scolarité son avis sur le délai de

diffusion de la thèse :

o délai de diffusion pour les thèses soumises à confidentialité ;

o demande de corrections à faire dans un délai donné.

• Le service de scolarité complète le formulaire d'enregistrement de la

thèse soutenue, sur lequel devra figurer une nouvelle mention relative

à l'avis du jury sur la diffusion électronique de la thèse.

• Les exemplaires sont ensuite transmis au SCD.

S’il n’y a pas de corrections à apporter au document, les sections délivrent une

attestation de dépôt de la thèse, indispensable au doctorant pour obtenir auprès du



57


Service de la Scolarité l’attestation et le rapport de soutenance.

Dans le cas contraire, le doctorant dispose d’un délai de 3 mois pour corriger son

travail et le remettre au service de la Scolarité.

2.3. L'information aux services de l'Université

La mise en place de cette nouvelle procédure de dépôt de la thèse concerne de

nombreux acteurs au sein de l'université : services de scolarité, écoles doctorales,

équipes pédagogiques et doctorants. C'est pourquoi le SCD devra organiser auprès

de ces partenaires des réunions de travail et d'information (démonstration des

fonctionnalités du serveur, consignes pour harmoniser les procédures …) afin

d'expliciter les opportunités que représente la mise en ligne des travaux

universitaires et les implications de la nouvelle chaîne de traitement sur le rôle

respectif de chacun.

L'information sera également diffusée de façon plus ciblée :

• Note aux directeurs de thèses et de mémoires :

o Rappel des opportunités que représente la mise en ligne des travaux

universitaires ;

o Annonce de la mise en place du dépôt systématique d’une version

électronique de toutes les thèses soutenues et de leur diffusion sur

Internet, en accord avec les autorisations du jury ;

o Rappel du respect des clauses de confidentialité (sur tout ou partie

du travail remis) : le directeur de thèse ou de mémoire a la liberté de

différer la diffusion sur les réseaux du travail en question, la

confidentialité sera respectée selon ses vœux et ceux des éventuels

commanditaires des travaux (durée à préciser).



58


• Note aux écoles doctorales

o Rappel des opportunités que représente la mise en ligne des travaux

universitaires ;



Internet, en accord avec les autorisations du jury.

• Note aux services de la scolarité



l’internet.



59


Procédures de dépôt d’une thèse à l’Université de la Méditerranée

Cas n°1 Cas n°2 (avec corrections)

Avant

soutenance

Dépôt de la thèse aux services de la scolarité :

- version papier ;

- version électronique.

(avec attestation de conformité)

Transmission aux sections du SCD : délivrance d’un

quitus au doctorant

Soutenance

Procès-verbal et

rapport de soutenance

signés par les membres

Procès-verbal et rapport

de soutenance signés par

les membres : le jury

suggère des corrections

Correction du document

par l’auteur

Délai de

3 mois

max.

Après

soutenance

Sont remis au service

de la scolarité :

- le procès-verbal et

le rapport ;

- l’avis du jury sur le

délai de diffusion

transmis ensuite au

SCD.

Remise de la nouvelle

version au service de la

scolarité en 3

exemplaires papier et 1

exemplaire sur support

électronique,

définitivement corrigés et

revêtus de la signature

du directeur de thèse

attestant des

modifications apportées.



60


Avis du jury rempli et

signé par le président du

jury, transmis aux

sections du SCD par le

service de la scolarité

avec la nouvelle version

du document (attestation

de conformité).

Le SCD délivre au doctorant un document attestant du

dépôt de la thèse.



61


3. Présentation de la chaîne de traitement

La nouvelle chaîne de traitement se décline en 4 grandes étapes :

• Réception des documents.

• Vérification.

• Stylage et Conversion.

• Stockage, archivage et diffusion.

La mise en place et le fonctionnement de cette chaîne repose sur une nouvelle

organisation du travail en réseau impliquant la constitution d'une équipe chargée

de la numérisation au sein du SCD. Elle se compose d'un chef de projet, d'un

technicien informatique, de trois référents par section (1 pour Luminy, 1 pour Aix,

1 pour La Timone regroupant les sections Médecine et Pharmacie) et d'agents de

numérisation issus des sections.

3.1. Description de la chaîne de traitement

3.1.1 1ère étape : réception des documents

Objet : collecte des documents électroniques auprès des services de scolarité.

Lieu : dans chaque section.

Personnel : les référents numérisation seront chargés de la récupération des

exemplaires numériques.

3.1.2 2ème étape : vérification

Objet : s'assurer de la lisibilité des supports, vérifier le niveau de sécurité du

document et son opérabilité.

Lieu : dans chaque section.

Personnel : les référents numérisation procéderont à des tests de fonctionnement.



62


3.1.3 3ème étape : stylage et conversion

Objet : Vérification du stylage, conversion du document en XML et transmission

au coordinateur (via protocole FTP, par cd-rom, disquette ou lecteur ZIP).

Lieu : dans les sections, à l'exception des thèses du pôle santé : sections médecine

et pharmacie, qui pour des raisons de proximité géographique, pourront réaliser la

conversion dans un lieu unique.

Personnel : les agents de numérisation. Il serait souhaitable que la vérification du

stylage et la conversion du document soient opérées par le même agent, les deux

étapes faisant partie du même processus de transformation du document.

Chaque section pourra, en fonction de ses disponibilités, charger 1 à 3 agents à

temps partiel de la conversion sur la base d'un temps plein (possibilité de

spécialiser un agent ou d'affecter plusieurs agents à cette mission.)

3.1.4 Stockage, archivage et diffusion

Objet : Vérification de la conversion des documents, installation sur la plate-

forme, et diffusion sur internet.

Lieu : la Division des Affaires Générales

Personnel : le chef de projet et le technicien informatique



63


3.1.5 Circuit d'une thèse

Service de Scolarité

Récupération par le référent

Section Durée : 20 minutes

Section Durée de 20 à 40 h.

Transmission (FTP, cd-rom, ZIP)

Division des Affaires Durée : 20 minutes

Vérification

Personnel : le référent de

numérisation

Stylage et conversion

Personnel : les agents de

numérisation

Archivage et diffusion

Personnel : le chef de projet

Dépôt électronique de la thèse

Générales



64


3.2. Le personnel chargé de la chaîne

L'équipe chargée de la numérisation au sein du SCD se compose ainsi :

• 1 chef de projet numérisation à temps plein

• 1 technicien informatique à mi-temps

• 3 référents numérisation à temps partiel

• des agents de conversion à temps partiel (de 1 à 3 par section)

Pour chacune de ces fonctions, nous proposons un profil de poste (missions et

compétences particulières).



65


Chef de projet numérisation

Cadre A (conservateur ou bibliothécaire)

Chef de projet numérisation

Cadre A (conservateur ou bibliothécaire à temps plein)

Missions principales :

• Gestion de la chaîne de traitement

- alimentation, stockage et archivage des données

- mise en ligne d'outils d'aide à la rédaction et au dépôt

des thèses (feuilles de style, documents d'aide,

procédures)

- assistance en ligne aux utilisateurs des feuilles de

style (chercheurs et étudiants)

- interface auprès de la Société Jouve : suivi technique

et améliorations de la plate-forme, numérisation des

thèses non converties, relations avec le fournisseur.

• Définition et coordination de la politique de numérisation

- Suivi et animation de l'équipe chargée de la

numérisation

- Personne ressource sur le SCD.

- Définition du plan de formation.

• Développement des partenariats et de la coopération inter-universitaire

- avec Marne-la-Vallée : améliorations de la plate-

forme, échange et mutualisation des savoir-faire

(document juridique, feuilles de style et DTD).

- avec Cyberthèses : utilisation et évolutions de la

plate-forme de conversion en XML.

- Avec Aix-Marseille 2 : valorisation de l'intérêt et des

enjeux de la numérisation pour les productions

scientifiques auprès des directeurs de laboratoire.

Compétences techniques particulières :

- Maîtrise des potentialités des serveurs : savoir gérer

une interface Web, indexation des données.

- Maîtrise des DTD et du XML.



66


Technicien informatique

Agent de catégorie B à mi-temps

Sous la responsabilité du chef de projet, il aura pour principales missions :

• Mise en place et développement de la plate-forme de conversion :

- Installation sur les postes dédiés à la conversion à

partir de la collecte des sources

- Développement de la Version 2 (Cyberthèses) par

l'amélioration de modules de conversion.

• Maintenance de la chaîne :

- maintenance logicielle : sécurité, évolutions du

serveur installé par Jouve.

- suivi du matériel informatique sur l'ensemble du SCD

(serveur, postes clients)

• Assistance technique auprès du personnel chargé de la conversion

• Relations avec le service informatique de l'université

Il s'agit d'une création de poste. Deux possibilités :

- soit le recrutement d'un technicien directement placé

sous la responsabilité du SCD.

- soit le détachement d'un technicien du service

informatique de l'université auprès du SCD, sur la

base d'un mi-temps.



67


Référent numérisation

Agent de catégorie B à temps partiel

Missions :

Au niveau du site, l’agent sera chargé de :

• Suivre le dépôt des thèses et des mémoires (quitus et collecte)

• Organiser la conversion des documents : nombre de documents

à traiter, priorités et plannings de travail

• Assurer des plages horaires de conversion

• Former les agents de numérisation à la conversion

• Aide et assistance technique à l’équipe d'agents de conversion.

Au niveau du SCD, l’agent, en tant que personne référente de la numérisation sur

son campus sera l’interlocuteur privilégié du chef de projet. Il participera à la

réflexion globale sur la numérisation et à l’amélioration d’un point de vue

technique.

Compétences requises :

• Maîtrise technique de la plate-forme Cyberthèses (V1 ou V2)

• Maîtrise des outils bureautiques utilisés par les étudiants

• Maîtrise d’1 PC (ouverture fichiers, stockage, gravure)

Agent de numérisation

Agent de catégorie B ou C à temps partiel

Missions :

• Assurer des plages horaires de stylage et de conversion de

documents stylés en langage XML.

Compétences requises :

Maîtrise technique de la plate-forme Cyberthèses (V2)

Maîtrise des outils bureautiques utilisés par les étudiants (Word,

PowerPoint, Excel)

Maîtrise d’1 PC (ouverture fichiers, stockage, gravure)



68


3.3. Dispositif technique pour la conversion en XML

3.3.1 Ambition de la plate-forme Cyberthèses V2

Le fonctionnement de la plate-forme de conversion de documents en XML

Cyberthèses 2 repose sur des logiciels et des programmes développés en "open

source". La Version 2 est donc amenée à évoluer. Pour permettre au SCD d'Aix-

Marseille II de rejoindre les chefs de file du mouvement national de numérisation,

il faut lui donner les moyens d'exploiter les potentialités de sa plate-forme et de

participer aux améliorations des traitements. Le recrutement d'un informaticien, à

temps partiel, est donc nécessaire.

3.3.2 Descriptif technique de la plate-forme Cyberthèses

La plate-forme est constituée de trois modules : des outils de conversions; une

application Web dynamique pour la publication des documents ; une interface Web

de gestion des conversions et de la publication. Ces modules sont indépendants.

Les outils de conversion produisent 4 types de documents :

- une version XML / TEI Lite du document.

- deux versions HTML statiques de la thèse : une pour la

consultation statique hors de tout contexte, et une autre pour

la fonction d'impression dans l'application Web dynamique.

- une version PDF du document.

- trois versions XML intermédiaires du document, produites

lors de l'exécution des outils de conversion.

Il est à noter que la feuille de style TEI PELLEAS, utilisée par le SCD, est

compatible avec la plate-forme Cyberthèses.

3.3.3 Procédure de téléchargement et de suivi

Le téléchargement des sources de la plate-forme peut être effectué à partir de

l'adresse suivante : http://www.ajlsm.com/projets/cybertheses/sources/.



69

http://wmail.enssib.fr/mmprool.cgi?NOFRAMES=TRUE&BACKGROUND=http%3a%2f%2fwww%2eajlsm%2ecom%2fprojets%2fcybertheses%2fsources%2f


Pour contribuer au développement de la plate-forme, il est nécessaire d'entrer en

contact auprès de la communauté des développeurs en s'abonnant à la liste de

discussions Cyberthèses (http://listes.cru.fr/wws/info/cybertheses-dev).

Le suivi technique est également assuré par Cyberthèses, à partir de l'inscription

sur la liste de diffusion précédemment mentionnée. Il est à noter qu'un espace

particulièrement susceptible d'intéresser le SCD d'Aix-Marseille II abrite les

questions et les solutions techniques liées à l'utilisation de fichiers en format

LATEX.

3.3.4 Matériel

La plate-forme peut s'installer sur tous les systèmes d'exploitation pour lequel un

environnement Java adéquat existe. Elle peut être installée sur une très large

gamme de matériel informatique.

L'espace disque requis sera d'environ 200 Mo pour une installation complète,

incluant Open Office, SDX et Java. Les outils Cyberthèses eux-mêmes prennent

relativement peu de place, environ 20 Mo.

L'espace disque pour stocker les documents convertis doit être au moins 10 fois

supérieur au document électronique natif. Ce chiffre tend à augmenter si le

document est composé d'images.

Nous préconisons que le poste informatique, placé en serveur, contienne un disque

dur de 60 Go minimum, possède un écran de 19 pouces pour le confort visuel et les

périphériques entrée/sortie suivants : 2 lecteurs de disquette (3 pouces et demi et

ZIP), 1 graveur de cd-rom, 1 carte réseau.

3.3.5 Lieu de l'installation et de la conversion

L'installation de la plate-forme et la conversion seront assurées dans chaque

section (à l'exception des sections Médecine et Pharmacie qui pourront convertir

dans un même lieu). La plate-forme sera donc chargée sur 3 postes et sur celui du

chef de projet.



70

http://listes.cru.fr/wws/info/cybertheses-dev


4. Formation du personnel et des doctorants

4.1. Formation du personnel chargé de la numérisation

Compte tenu des contraintes de Marne-la-Vallée, entre autres liées à l'installation

de la V2 de Cyberthèses, la formation ne pourra se dérouler qu'à partir de janvier

2004, au plut tôt.

Ce stage de formation sera organisé en collaboration avec le SCD de Marne-la-

Vallée. Il durera une semaine et se déroulera à Marseille, dans les locaux de la

bibliothèque, le formateur de Marne-la-Vallée ayant accepté de se déplacer. Les

modalités de transport et d'hébergement du formateur invité devront être prises en

charge par le SCD.

La rédaction du support de cours et l'organisation de la semaine seront définies en

commun entre le coordinateur du futur service de numérisation et le formateur

extérieur. Les points suivants seront abordés :

- Configuration Word et répertoires de fichiers 0,5 journée

- Utilisation des feuilles de styles 0,5 journée

- Introduction au SGML/XML 1 journée

- Exposé sur la chaîne de traitement Cyberthèses (principes de

fonctionnement) 0,5 journée

- Traitement du document (stylage, préparation, conversion, travaux

pratiques) 2 journées

- Signalement, archivage et diffusion des documents en ligne 0,5 journée

Soit un total de 5 jours de formation pour 5 agents du SCD.

Nous proposons que cinq agents participent à ce stage initial : le chef de projet, le

technicien informatique et les trois référents de numérisation. Le chef de projet

relayera cette formation auprès des agents affectés à la numérisation.



71


4.2. Formation des doctorants

4.2.1 Objectif de la formation

La formation assurée par le SCD a pour but d'aider les doctorants à produire un

document structuré logiquement, destiné à une lecture et une exploitation en ligne.

Au-delà de cette finalité proprement technique et scolaire, une telle formation est

susceptible de donner au doctorant intégré dans un environnement professionnel

(entreprise ou laboratoire), des outils qui lui donneront une plus grande aisance

dans la rédaction de documents scientifiques ou administratifs.

Moyens en personnels et moyens matériels

Nombre de postes Personnel formateur

Nombre de doctorants

Nombre de sessions

Nombre d'heures

Santé 12 1 50/60 5 15 Sciences /

STAPS 10 1 70/80 7 21

Sciences éco.

Salle informatique Fac. d'Aix : 10

1 25/30 3 9

1 chef de projet TOTAL 32. 4 145/170 15 45

Soit un total de 45 heures de formation qui sera assuré par les trois référents de

numérisation.

4.2.2 Public concerné

L'ensemble des doctorants : au niveau de l'organisation matérielle, les premiers à

bénéficier de la formation devront être les étudiants entrés dans la phase de

rédaction (3° année). Cela représente entre 145 et 170 étudiants.

A terme, le plan de formation devra être étendu aux étudiants de mastère et donc

pris en charge par l'Université.



72


4.2.3 Contenu de la formation

La formation des étudiants durera 3 heures. Au cours de celle-ci, seront abordés les

points suivants :

- Les enjeux de la diffusion électronique des thèses dans une perspective

de mise en valeur des opportunités scientifiques et de la numérisation.

Cet objectif répond à un souci de promotion de l'outil auprès des futurs

chercheurs.

- Le cadre réglementaire dans lequel s'inscrit la numérisation.

- L'utilisation des fonctionnalités expertes d'un traitement de texte, pour

faciliter la rédaction du document.

- La modélisation de la structure du travail de l'auteur par le traitement de

texte (styles hiérarchiques, mode plan…).

- La connaissance des notions de base de mise en page et de typographie.

L'accent sera mis sur la présentation du corpus bibliographique.

- L'appropriation des feuilles de style professionnelles, conçues pour les

mémoires et les thèses.

Au cours de la session de formation, un temps sera réservé aux questions et aux

problèmes techniques rencontrés par les étudiants (compatibilité des logiciels…).

4.2.4 Déroulement de la formation

La formation se fera en deux phases :

- Des sessions, par groupes de 10 personnes, d'une durée chacune de 3

heures : exposé du projet, démonstration par vidéo-projection, travaux

pratiques, distribution d'un guide, questionnements et réponses.

- Mise en place d'une assistance personnalisée en ligne ("hot-line"),

pouvant évoluer vers un forum hébergé sur le site du SCD (service

réponse à distance, de type "formation des doctorants") de façon à ce

que les questions récurrentes trouvent une réponse adressée à tous.



73


En outre, tout au long de la phase de rédaction, les personnes-ressources

(formateurs et chef de projet) se tiendront à la disposition des doctorants dans les

locaux du SCD pour des conseils personnalisés en cas de problèmes qui n'auraient

pas reçu de solution en ligne.

4.2.5 Calendrier

Les sessions seront organisées une fois que les formateurs auront eux-mêmes reçu

leur formation, probablement à partir de mars 2004. Dans cette perspective, les

étudiants soutenant en juin 2004 ne pourront pas être formés à temps.

Nous proposons de répartir les formations par semestre, sur 3 ou 4 mois. Chaque

session de formation visera un public d’étudiants censés soutenir et déposer leur

thèse un an ou un an et demi plus tard.

Une formation parallèle des étudiants en Maîtrise/D.E.A./Mastère, que le SCD

souhaite confier au personnel de l’Université (moniteurs), permettra, d’ici 4 à 5

ans, d’amener en thèse des étudiants déjà formés à l’utilisation des feuilles de

styles. Le SCD pourra alors alléger les formations dispensées aux doctorants et les

transformer en session à la carte sur la base du volontariat, et non plus

obligatoires.

Les calendriers parallèles des formations, des travaux universitaires et des sessions

de conversion peuvent être résumés comme dans le planning suivant :



74


THESES

MEMOIRES

Calendrier Formation

CalendrierUniversité

Calendrier Conversion

Calendrier Conversion

Calendrier Université

Calendrier Formation

2003

/200

4

F 1 / F 2 mars-mai

2004

F 3 Oct.-déc.

2004

S 0

Thès

es n

on s

tylé

es

FM 1 Oct.-nov.

2004

2004

/200

5

F 4 Fév.-mai

2005

S 1 Janv.-juin

2005

C 0

R

étro

conv

ersi

on o

u st

ylag

e/co

nver

sion

SM 1 Juin-sept.

2005

F 5 Oct.-déc.

2005

S 2 Sept.-déc.

2005

C 1 Août-déc.

2005

FM 2 Oct.-nov.

2005

2005

/200

6

F 6 Fév.-mai

2006

S 3 Janv.-juin

2006

C 2 Janv.-juin

2006

CM 1

Oct.-juin 2005

/ 2006

SM 2 Juin-sept.

2006

F 7 Oct.-déc.

2006

S 4 Sept.-déc.

2006

C 3 Août-déc.

2006

FM 3 Oct.-nov.

2006

2006

/200

7

F 8 Fév.-mai

2007

S 5 Janv.-juin

2007

C 4 Janv.-juin

2007

CM 2

Oct.-juin 2006

/ 2007

SM 3 Juin-sept.

2007

S 6 Sept.-déc.

2007

C 5 Août-déc.

2007

FM 4 Oct.-nov.

2007

2007

/200

8

S 7 Janv.-juin

2008

C 6 Janv.-juin

2008

CM 3

Oct.-juin 2007

/ 2008

SM 4 Juin-sept.

2008 S 8

Sept.-déc. 2008

C 7 Août-déc.

2008

2008

/200

9

C 8 Janv.-juin

2009

CM 4

Oct.-juin 2008

/ 2009

Légende :

F : formation des doctorants FM : formation des étudiants de 2e cycle

S : soutenance et dépôt des thèses SM : soutenance et dépôt des mémoires

C : conversion XML des thèses CM : conversion XML des mémoires.



75


4.2.6 Inscription aux sessions

Deux solutions s'offrent:

- si la formation est rendue obligatoire, l'inscription devra se faire par le

biais des services de la scolarité au moment du dépôt du sujet de la

thèse, qui se chargeront de diffuser auprès du référent de campus la liste

des doctorants

- si elle est facultative, le SCD se chargera de signaler sur son site

l'existence de la formation

4.3. Les formateurs des étudiants

4.3.1 Personnel impliqué

Afin d'impliquer l'ensemble du personnel du SCD, la formation pourra être

dispensée par les agents participant au groupe CAFE, en concertation avec les

référents de numérisation.

4.3.2 Contenu de la formation

La formation sera dispensée par le chef de projet. Le contenu portera sur :

- La valorisation de la numérisation, de son intérêt scientifique et des

expériences pilotes en la matière.

- Les aspects juridiques liés à la numérisation (droits d'auteur : droits

patrimoniaux et moraux ; droits de l'édition : contrats).

- Le fonctionnement et l'utilisation des logiciels de traitement de texte.

- L'utilisation des feuilles de style.

4.3.3 Durée

Les personnels impliqués seront formés pendant une journée.



76


5. Extension de la numérisation

5.1. Intéresser les chercheurs à la numérisation : une stratégie

argumentative

L’enjeu qui s’offre au SCD est d’importance : il s’agit de s’appuyer sur son savoir-

faire en matière d’archivage pour impulser une pratique d’archives ouvertes.

Cette pratique, encore peu répandue dans le monde des bibliothèques, constitue, de

façon générale, une alternative à la dépendance, pour ne pas dire la subordination,

des bibliothécaires aux éditeurs numériques. Il s’agira donc de substituer une

logique d’archivage pérenne à une logique d’accès éphémère à la documentation.

Le problème qui se pose au SCD est le suivant : comment identifier les besoins de

l’Université, et les interlocuteurs les plus favorables ?

La situation de la publication scientifique des universités est un problème

complexe. On sait que les chercheurs possèdent leurs propres canaux de diffusion :

du directeur de laboratoire jusqu’aux sociétés éditrices de revues, le cheminement

menant à la notoriété scientifique est fortement balisé.

Pour ce qui concerne les écoles doctorales, nul n’ignore la difficulté d'associer les

chercheurs à des modes nouveaux de fonctionnement, face à des pratiques

éprouvées et des habitudes fortement ancrées.

5.1.1 S'adresser aux laboratoires

Il semblerait que le biais le plus favorable soit celui des laboratoires eux-mêmes.

Deux atouts pourraient aller dans ce sens : d’une part, les infrastructures

matérielles permettant de gérer les archives leur font cruellement défaut. D’autre

part, les directeurs de laboratoire semblent fortement demandeurs de logistique en

matière d’archives ouvertes ou fermées.

Le SCD devra adopter une stratégie partenariale : la meilleure solution ne serait

pas de proposer ses services en tant que tel, ce qui le confinerait dans un rôle de

technicien et alourdirait inutilement la nouvelle structure de numérisation. Il paraît



77


beaucoup plus pertinent, là aussi, de recourir à une logique d’externalisation. Le

SCD est à même de prendre appui sur des partenaires capables de lui apporter des

outils nouveaux, par exemple la création d’une DTD spécifique aux publications

scientifiques de l’Université de la Méditerranée par la Société Jouve. On pourrait

aussi imaginer que le serveur du SCD aura la possibilité d’accueillir un moteur de

recherche capable d’intégrer les bases de l’OAI (Open Archive Initiative),

permettant une plus grande interopérabilité des archives scientifiques en ligne.

Dans ce domaine, on pourrait parfaitement utiliser une structure existante, comme

celle du CCSD ( Centre pour la Communication Scientifique Directe), service du

CNRS qui développe des archives ouvertes en physique et dans les autres sciences

de la nature, sans s’interdire par ailleurs d’apporter une aide à des projets dans

d’autres champs disciplinaires. Notons que le développement du projet

Cyberthèses s’inscrit également dans le mouvement actuel de création d’archives

ouvertes.

On voit donc que l'environnement n’est pas défavorable à la mise en œuvre d’un

tel projet.

5.1.2 Adopter une voie institutionnelle

On peut également envisager, pour étendre la numérisation, des modalités plus

institutionnelles. Il existe un constat sur lequel tout le monde s’accorde : on ne

mesure qu’assez faiblement la portée des publications de l’Université, ce qui

risque de s’avérer un réel handicap dans un contexte scientifique et universitaire

concurrentiel. La mesure du « rendement » est une nécessité, si l’on veut pouvoir

argumenter une position scientifique et obtenir des lignes budgétaires. Le Conseil

scientifique de l’Université pourrait donc choisir d’imposer une procédure de

dépôt des articles sur le serveur, puis de les rendre publics ou non. On aurait donc

un outil capable de mesurer la production de l’Université. En outre, l’obligation du

dépôt électronique présenterait l’avantage de pouvoir contrôler les archives, et de

mieux gérer les coûts de la documentation électronique. Cette obligation de dépôt

des publications est déjà en place dans certains établissements de recherche,

comme l’INSERM.



78


L’idée de la plate-forme comme outil permettant une valorisation de la recherche

et la défense d’un budget auprès du Conseil scientifique nous paraît donc

susceptible de constituer un argument fort dans le cadre d’une collaboration entre

le SCD et l’Université.

5.1.3 Procéder à des démonstrations

Sur le plan technique, le SCD devra se charger d’assurer des démonstrations du

potentiel de la plate-forme auprès des directeurs de laboratoire, à l’exemple de ce

qui se fait dans les établissements ayant opté pour ce mode de conservation

d’archives. Cela implique également, pour le SCD, de renforcer la veille

technologique en matière d’innovations et de secteurs en développement.

L’implémentation des outils, quant à elle, ne pose pas de problème : elle passe par

la création de DTD spécifiques, ce que maîtrise parfaitement la Société Jouve, par

exemple.

5.1.4 Associer les doctorants

Toutefois, cette stratégie argumentative ne serait pas complète si l’on oubliait d’y

associer les doctorants. Au moment de leur formation, en plus des avantages de la

feuille de style en terme de gain de temps, et d’ergonomie notamment, on leur

présenterait les potentialités du serveur et son évolutivité, ainsi que les projets

menés dans des universités ou centres de recherches similaires. S’adresser aux

doctorants peut s’avérer un bon moyen de renforcer les liens existant entre le SCD

et l’Université.

5.2. L'extension de la numérisation aux mémoires

5.2.1 Une durée de stylage et de conversion aléatoire

Les différentes informations prises auprès d’établissements réalisant la conversion

de documents (Marne-la-Vallée, Lyon II), concernant la durée de traitement d’une



79


thèse, nous poussent à formuler quelques réserves quant à la pertinence de

numérisation des mémoires. En effet, il est très difficile, pour ne pas dire

impossible, d’évaluer la durée de conversion d’une thèse ; les estimations allant de

20 heures à 40 heures par document ; cette fourchette paraît véritablement trop

large pour estimer de manière fiable le travail à réaliser (stylage et conversion). Il

convient d’ajouter que, dans un premier temps, les thèses arriveront peu stylées,

voire pas du tout, et qu’il faudra procéder au stylage d’un document de 300 ou 400

pages.

Nous pouvons donc noter que le temps de reprise et de conversion constitue une

forte contrainte technique dans l’immédiat. Devant l’inconnue de durée, nous

remettons en question, provisoirement, la numérisation des mémoires. En effet,

sachant que le volume des mémoires est beaucoup plus important à traiter que les

thèses (290 documents pour les seules sections Médecine et Sciences

économiques), les opérations à effectuer seraient trop lourdes pour le SCD.

Nous n’en conservons pas moins l’hypothèse de convertir ces mémoires

ultérieurement, lorsque la chaîne de traitement sera complètement au point. Pour

cela, nous proposons un calendrier ainsi qu’une procédure de sélection des

documents à numériser, la sélection ne concernant que les mémoires puisque le

SCD n’a pas le droit de sélectionner les thèses à diffuser.

5.2.2 Sélection des mémoires

La masse des mémoires de Maîtrise et de DEA est considérable, et il importe

d’autant plus de mettre en place une sélection sur des critères relativement élevés

que ce sont souvent des travaux d’apprentissage de la recherche. Le nombre de

mémoires diffusés sera proportionnel au temps laissé libre par la numérisation des

thèses.

L’avis du jury pourra être demandé mais il ne pourra suffire comme critère de

sélection. Il convient donc que la note obtenue par le mémoire soit transmise au

SCD qui pourra ainsi fixer une barre au-dessous de laquelle les mémoires ne seront

pas numérisés. Pour les DEA, le SCD pourra demander aux Ecoles Doctorales le

classement des étudiants qu’elles sont tenues de publier depuis 2000/2001.



80


6. Budget prévisionnel

Budget d’investissement

Poste budgétaire Description Note Coût unit.

H.T. (euros)

Nombre Total H.T. (euros)

PC avec graveur CD et carte réseau

Capacité 120 Go 752,50 4 3010,00

Moniteur 19’ 344,45 4 1377,80 Matériel Lecteur disquettes 3’½

et lecteur ZIP 125,41 4 501,64

Total budget d’investissement (H.T.) 4889,44 Total budget d'investissement (T.T.C.) 5847,77

Budget de fonctionnement annuel (première année)

Poste budgétaire Description Note Coût unit. H.T. (euros) Nombre Total H.T.

(euros)

Personnel Recrutement d’un

technicien informatique

Indice de base 306 (TAB 16063 €)

23500,00 1 23500,00

Matériel Consommable informatique

CD-R capacité 650

Mo 1,32 300 396,00

Rétroconversion Rétroconversion des thèses papier 2002 à

2004

140 Thèses de 300 pages

min. 1,1371 42000 47759,20

Transports A/R. 2e cl. 140,30 1 140,30

Logement 4 nuits 54,75 4 219,00

Frais de la formation initiale

(agent MLV) Repas 9 repas 12,54 9 112,86

Prestations diverses Création des DTD

mémoires et articles scientifiques

Ingénieur Jouve : 120

€/h) 120,00 50 6000,00

Total budget de fonctionnement annuel (H.T.) 78127,36Total budget de fonctionnement annuel (T.T.C.) avant avoir 88834,32

Déduction avoir Jouve -26000,00

Total budget de fonctionnement annuel (T.T.C.) 62834,32



81


Budget global Budget investissement H.T. 4889,44 Budget fonctionnement H.T. (avant avoir) 78127,36

Budget global H.T. (avant avoir) 83016,80 Budget investissement T.T.C. 5847,77 Budget fonctionnement T.T.C. (avant avoir) 88834,32

Budget global T.T.C. (avant avoir) 94682,09

Budget global T.T.C. (après avoir) 68682,09



82

Troisième comité de pilotage : compte-rendu

Compte-rendu du troisième

comité de pilotage

20 juin 2003 – 13h30 à 16h.

(La date du comité a été déplacée en raison des grèves des transports)

Étaient présents :

Mme Anne Zwick, directrice du SCD, directrice de la section médecine, maître d’ouvrage

Mme Martine Sambucco, responsable de la numérisation, maître d’ouvrage

Mme Marie-Christine Lantéri, responsable des thèses (section Sciences Économiques)

Mme Anne Chauveinc, correspondant de la formation des usagers

Mme Liliane Alazraki, responsable des thèses (section Médecine)

Mme Liliane Miremont, tuteur ENSSIB

M. Benjamin Gilles, équipe ENSSIB, chef de projet

M. Thierry Guslevic, équipe ENSSIB

M. Emmanuel Marine, équipe ENSSIB

Mme Zwick, après la présentation de la solution retenue, remercie l’équipe de lui

avoir fourni les arguments qui permettront de mener à terme le projet. Elle

remarque en particulier l’utilité d’avoir joint les profils de postes au document, et

le planning de mise en œuvre.

Dans l’ensemble, elle note l'existence de trois freins à l’accomplissement des

tâches :

Un poste d’informaticien, même à temps partiel, n’a jamais été accordé au

SCD. Cependant le projet et l’argumentation de l’équipe aideront

certainement à convaincre la tutelle d’affecter du personnel informatique. Il

ressort du document que la création de ce poste est bien la condition sine

qua non de la mise en place de la chaîne.



83


Le coût de la rétroconversion est lourd. Mais dans le cadre du prochain

contrat quadriennal, une ligne budgétaire peut être spécifiquement discutée.

Une bonne partie de cette rétroconversion peut être financée de cette

manière. Par ailleurs, le SCD préfère employer l’à valoir auprès de la

société Jouve® à l’amélioration de l’interface de recherche, très pauvre

dans la configuration actuelle de la plate-forme. Le prestataire a fait

parvenir un devis de 11000 euros pour ce faire. L’à valoir est donc diminué

d’autant.

La qualification actuelle des agents du SCD correspond rarement aux

besoins du projet. Il va donc falloir préalablement mener une opération de

formation et de requalification des agents, notamment en vue d’une

maîtrise minimale des outils bureautiques avant la formation dispensée par

l’agent de Marne-la-Vallée.

Mme Zwick précise que les services juridiques de l’Université ont demandé que le

document précisant l’avis du doctorant sur la diffusion de sa thèse soit nommé

« autorisation de diffusion » et non « contrat de diffusion », comme il était prévu.

Mme Chauveinc et Mme Lantéri demandent si l’organisation du personnel prévue

par le projet est bien possible, et si elle ne risque pas d’amener une surcharge de

travail, tant pour les agents chargés de la conversion que pour ceux chargés de la

formation. Mme Chauveinc craint que, si le SCD se charge de la formation des

doctorants, il ne se condamne à un travail très lourd pour lequel l’Université

apportera peu d’aide.

Mme Zwick reconnaît qu’une réflexion en commun est nécessaire sur ce point, au

sein même du SCD, mais elle précise que de nouveaux agents vont venir renforcer

l’équipe de la bibliothèque : deux personnels de catégorie A seront chargés, l’un à

mi-temps, l’autre à temps partiel, de la formation des usagers (on peut envisager de

leur confier une partie de la formation des doctorants) ; quatre assistants de

bibliothèque, qui pourront décharger le reste des agents d’une partie de leur charge

de travail pour qu’ils puissent se consacrer à la conversion XML. La formation des



84


doctorants, qui sera de 45 heures par an, ne représente qu’une infime partie du

programme de formation prévu par le groupe de réflexion sur la formation des

usagers (CAFE). Par ailleurs il lui semble possible de dégager un temps complet

sur le volume global des emplois du temps, du moins en section médecine.

L’équipe précise que la formation des mastères, qui ne saurait être assurée par le

SCD, constituera un passage de relais naturel entre le SCD et l’Université. En

effet, les étudiants formés par l’Université dès le second cycle n’auront plus à

l'être en doctorat d’ici trois à quatre ans. Par ailleurs les trois temps pleins de

numérisation représentent un chiffre global pour le SCD : la section Sciences

économiques et Gestion, plus petite que les autres, n’aura certainement pas à

dégager l’équivalent d’un temps plein à elle seule sur l’emploi du temps de ses

agents. Il est par ailleurs possible d’argumenter auprès de l’Université pour obtenir

qu’un certain nombre d’heures de vacations soient allouées aux bibliothèques des

sections pour assurer la conversion en XML des thèses.

Mme Zwick pense que l'on peut même envisager une création de poste spécifique

si l’on avance l’argument d’une chaîne déjà en place et d’un service déjà

performant. Il faut au départ compter sur les seules capacités du SCD. La

coopération viendra d’elle-même lorsque le service sera fonctionnel.

Mme Chauveinc considère que le problème est assez épineux en section Sciences

économiques mais que l’enjeu est intéressant.

L’équipe suggère que le SCD garde au début le contrôle sur les formations, de

manière à pouvoir l’adapter aux besoins et aux difficultés qui se dévoileront au fur

et à mesure que la plate-forme de conversion sera testée. L’idéal serait en effet que

le SCD conserve la maîtrise des formations tout en disposant d’un personnel

vacataire – des doctorants par exemple – pour assurer les formations.



85


Suite à une question de Mme Alazraki concernant l’archivage des thèses par

Cyberthèses, Mme Sambucco répond que l’archivage est double : les thèses

numérisées sont déjà archivées au CINES et au SCD. L’opportunité d’un troisième

archivage n’apparaît pas dans l’immédiat. Par ailleurs, Cyberthèses projette la

création d’un portail fédérant les universités déjà engagées dans la diffusion

électronique des thèses, qui renverrait, par des liens, aux divers sites des SCD

partenaires. Il n’est donc pas utile de déposer les thèses de l’Université de la

Méditerranée sur le serveur de diffusion mis à disposition par Cyberthèses et situé

à Lyon III.

Mme Zwick et Mme Sambucco lèvent la séance en remerciant encore l’équipe

d’avoir adapté le projet au contexte de l’Université de la Méditerranée en général,

et du SCD en particulier.



86

Budget réel du projet Enssib

Budget réel du projet ENSSIB

Affectation budgétaire Type de

dépense Description

Coût

unit. Nbr Total

ENSSIB INET AM2 Équipe

Temps

de travail

144 heures de travail

par stagiaire 20,03 720 14420,88 8652,53 5768,35

PT P 45,50 18 819,00 819,00

PT N 38,10 6 228,60 228,60

PT P' 47,30 1 47,30 47,30

PT N' 39,20 1 39,20

25 % P 34,10 1 34,10 34,10

25 % N 28,50 4 114,00 85,50 28,50

22,50 8 180,00 180,00

50 % N 19,00 4 76,00 76,00

50 % P' 23,40 2 46,80 46,80

50 % N' 19,50 2 39,00 39,00 25 %

Corail 17,00 3 51,00 51,00

Billets 2

classe Lyon-

Marseille

e

50 %

Corail 25,50 1 25,50 25,50

PT P 67,00 2 134,00 134,0 A/R Lyon-

Marne-la-

Vallée 25 % P 50,30 2 100,60 100,60

Cartes 10,00 100,00 100,00 Transports en

commun RTM A/R 2,70 15 40,50 40,50

Déplace

ment

39,20

50 % P

10

Indemnités 8,82 94 829,08 829,08

Impressions (330) 15,24 4 60,96 30,48 30,48

(cartes

300) 20,00 3 60,00 20,00 40,00 Repro

graphie Photocopies

à

l'unité0,08 200 16,00 16,00

Commu

nication Téléphone (min) 0,39 80 3,12 3,12

TOTAL 17465,64 11269,99 5768,35 206,32 220,98



87

Budget réel du projet Enssib

Notes : Pour le décompte du temps de travail le temps consacré au projet par le

tuteur n'est pas pris en compte. Il en va de même pour ses déplacements lors de

comités de pilotage.

Le taux horaire moyen est calculé en fonction des indices des 5 stagiaires.

Le décompte pour chaque stagiaire est le suivant : 23 séances de 3 heures (TD), 70

heures de stages et 5 heures de comité de pilotage.

Pour les transports SNCF, il a fallu tenir compte de la hausse des tarifs de 3% le 15

juin 2003 (notés P' et N'). PT = Plein tarif de période de pointe ; N = Plein tarif de

période normale.



88

Calendrier réel du projet Enssib

Calendrier réel du projet ENSSIB

mois Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet

semaines 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Présentation des sujets 20 mme

es

d'h

ge

BN

de

pri

Répartition des sujets 22

1ère visite sur site 23

Travaux dirigés 6 13 6 20 26 3 10 30 7 15 21 27 5 12 18 25 3 12 16

Recherche documentaire

Visite INSA 11

Viste Cyberthèses 13

Stage projet (1)

Organigramme SCD 17

Circuit des thèses 21

Rédaction lettre d'introduction Projet 19

Entretiens

Rédaction questionnaire doctorants

Livraison du produit Jouve ® 7

Étude du produit Jouve ®

Préparation du cahier des charges

Rédaction DCP 1

Comité de pilotage 1 27

Correction du DCP 1

Élaboration du questionnaire pour les étudiants

Diffusion du questionnaire pour les étudiants

Stage projet (2)

Diffusion des questionnaires aux doctorants

Étude du fonds ancien de Médecine 14

Recherche de solutions

Étude de Pelléas (Marne-la-Vallée) 14

Dépouillement des questionnaires



89

Calendrier réel du projet Enssib

Élaboration des scénarii

mois Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet

semaines 4 5 6 7 8 9 10 # 12 13 14 15 16 # 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29


Travail sur le scénario retenu

Rédaction du document CP 3


Rédaction du rapport final

Remise du rapport 27

Rédaction de la Gazette

Préparation de la soutenance

Soutenance 16



90

Table des annexes

ANNEXES AU DOCUMENT DU PREMIER COMITÉ DE PILOTAGE ......... I

MEMBRES DU PREMIER COMITÉ DE PILOTAGE ....................................................... I

DIAGRAMME D’ORGANISATION DES TÂCHES DE L’ÉQUIPE. ................................... II

PREMIÈRE ÉVALUATION DES CONTRAINTES ........................................................III

ANNEXES AU DOCUMENT DU DEUXIÈME COMITÉ DE PILOTAGE ... IV

SCHÉMAS RÉCAPITULATIFS DES SCÉNARIOS ........................................................IV

TABLEAU COMPARATIF DES SCÉNARIOS........................................................... VIII

ANNEXES AU DOCUMENT DU TROISIÈME COMITÉ DE PILOTAGE ....X

MODÈLE POUR L’AVIS DU DIRECTEUR DE THÈSE SUR LE DÉLAI DE DIFFUSION DE LA

THÈSE ................................................................................................................X

PLANNING DE MISE EN ŒUVRE (MODÈLE DE GANTT) ........................................ XII



91

Annexes

Annexes au document du premier comité de pilotage

Membres du premier comité de pilotage

Représentants ENSSIB

Christelle Bourguignat, élève conservateur

Thierry Guslevic, élève conservateur

Emmanuel Marine, élève conservateur

Liliane Miremont, tuteur ENSSIB

Représentants du SCD

Mme L. Alazraki, section médecine

Mr J. Briand, section sciences

Mme A. Chauveinc, section sciences économiques et gestion

Responsable du pôle formation à l’Université.

Mme M.C. Lantéri, section sciences économiques et gestion

Mme M.C. Maurer, responsable de la documentation électronique au SCD de

l’Université de Toulon et du-Var

Mr Ponsot, section pharmacie

Mme Sambucco, service de la documentation électronique

Mme Zwick, directrice du SCD



I

Annexes

Diagramme d’organisation des tâches de l’équipe.

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29Présentation des sujets 20

Répartition des sujets 21

1ère visite sur site 23

Travaux dirigés 6 13 6 20 3 10 2 9 15 30 5 12

Recherche documentaireVisite INSA 11

Viste Cyberthèses 13

Stage projet (1)Organigramme SCDCircuit des thèsesRédaction lettre d'introduction ProjetEntretiensRédaction questionnaire doctorantsLivraison du produit Jouve ® 7

Etude du produit Jouve ®Préparation du cahier des chargesRédaction DCP 1Comité de pilotage 1 27

Diffusion des questionnaires aux doctorantsRecherche de solutionsEtude de Pelléas (Marne-la-Vallée)Stage projet (2)Etude des besoins (autres produits à numériser)Etude de faisabilitéDépouillement des questionnairesElaboration des scénariiComité de pilotage 2 22

Travail sur le scénario retenuRédaction du document finalComité de pilotage 3 19

Remise du rapport 26

Soutenance 16

Mai JuinJanvier Février Mars juillet

Stage d'i

mmersion

Stage BNF

Vacances d'hiver

Vacances de printemps

Avril



II

Annexes

Première évaluation des contraintes

Nombre d’étudiants inscrits en doctorat à l’université de la Méditerranée

Sciences400

Pharmacie35

Médecine 200

Sciences-économiques et gestion

150

Nombre de thèses soutenues par an à l'Université de la Méditerranée

Sciences80

Médecine50

Sciences économiques et gestion

30

Pharmacie10



III

Annexes

Annexes au document du deuxième comité de pilotage

Schémas récapitulatifs des scénarios



IV

Annexes : Schéma Scénario I

MEDECINE PHARMACIE SCIENCES SCIENCES ECO

Étapes DOCTORANTS DOCTORANTS DOCTORANTS DOCTORANTS

1) Dépôt sous 2 formes

SCOLARITE SCOLARITE SCOLARITE SCOLARITE

2) Transmission du CD-R

+ quitus

Formations

3) Conversion XML SERVICE DES THESES LYON 2 ERAD

FORMATEURS ELECTRONIQUES

1 chef de service collaboration : plate-forme, formation

Formation 2 agents

MARNE-LA- VALLEE

4) Diffusion DIFFUSION SUR INTERNET

AUTRES UNIVERSITES

DOCTORANTS ECHANGE DE SERVICES

5) Publics CHERCHEURS

RESEAU NATIONAL DES

6) Évolution ultérieure THESES ELECTRONIQUES



V

Annexes : Schéma Scénario II

COMMUNAUTE DES CHERCHEURS DE L'UNIVERSITE

THESES PRODUCTION

SCIENTIFIQUE FONDS ANCIEN

(PREPRINTS) (MEDECINE)

1) dépôt direct

EQUIPE DE Numérisation par

FORMATEURS un prestataire

RESPONSABLE DE

FORMATION

2) Conversion XML CHEF DE SERVICE EQUIPE CHARGEE DE LA gère serveur et diffusion CONVERSION en XML collaboration

MARNE-LA-VALLEE formation initiale CONSERVATOIRE

et JOUVE® DU PATRIMOINE MEDICAL DIFFUSION SUR INTERNET

4) Diffusion 5) Publics COMMUNAUTE DES CHERCHEURS, "GRAND PUBLIC" REGIONAL



VI

Annexes : schéma scénario III

SCIENCES MEDECINE PHARMACIE SCIENCES ECO

Besoins

THESES ANNALES MANUELS MANUELS THESES THESES TH. D'EX. ANNALES MEMOIRES THES 1) SCOL. SCOL. SCOL. SCOL. 2)

form. EQUIPES form. PEDAGOGIQUES CORRESPONDANT CORRESPONDANT CORRESPONDANT 3) DE NUMERISATION DE NUMERISATION DE NUMERISATION SCIENCES TIMONE SCIENCES ECO formation formation formation EDITEURS

MARNE-LA-VALLEE COORDINATEUR DE NUMERISATION interface formation initiale 4) diffusion DIFFUSION ALTERNATIVE 5) publics (selon postes informatiques disponibles) ETUDIANTS TOUS CYCLES, CHERCHEURS



VII


Tableau comparatif des scénarios

Scénarios Avantages Inconvénients

Pour le SCD :

• Rapidité de mise en œuvre

• Efficacité due à la centralisation de la chaîne

• Collaboration du personnel en matière de formation

Pour le SCD :

• Peu d'implication des personnels

• Utilisation limitée du serveur

• Création d'une nouvelle équipe

Vis-à-vis des partenaires :

• Bénéficier de l'expérience de Marne-la-Vallée

• Initier un réseau national de documentation numérique


• Peu de collaboration avec l'Université

Scénario 1 Vers un réseau national

de thèses électroniques

Pour le public :

• Répondre à la demande des doctorants de thèses en ligne

• Consultation à distance des thèses pour les chercheurs

Pour le public :

• Public probablement limité aux chercheurs et aux doctorants



VIII


Pour le SCD :

• Efficacité due à la centralisation de la chaîne

• Service pilote

• Collaboration du personnel en matière de formation

Pour le SCD :

• Investissement financier lourd

• Numérisation restreinte à un fonds spécialisé (médecine)


• Fédérer des acteurs locaux autour de la valorisation du

patrimoine médical

• Visibilité du SCD à l’extérieur


• Peu de collaboration avec les équipes pédagogiques

• Pas d'intégration du projet dans les programmes existants de

numérisation de fonds patrimoniaux

Scénario 2

Vers une bibliothèque

numérique de recherche

Pour le public :

• Valorisation de la recherche pour les doctorants

• Outil moderne et performant pour les chercheurs

• Élargissement du public grâce à la bibliothèque virtuelle

Pour le public :

• Restriction des publics à la communauté des chercheurs

• Touche peu les étudiants des 1ers cycles

Pour le SCD :

• Implication du personnel et dynamique d’équipe

• Projet pilote

• Intégration au sein de l’Université

Pour le SCD :

• Peu d’expériences similaires

• Difficultés techniques et juridiques

• Investissement lourd (formation et matériel)


• Mise en valeur des productions universitaires

• E-Learning

• Collaboration avec les éditeurs


• Partenariat avec l’Université à construire

Scénario 3

Vers une bibliothèque

numérique pédagogique

Pour le public :

• Élargissement des publics du SCD

Pour le public :

• Problème d’accès aux postes informatiques

• Nouvelles compétences en recherche documentaire



IX

Annexes

Annexes au document du troisième comité de pilotage

Modèle pour l’Avis du directeur de thèse sur le délai de diffusion de la thèse



X

Annexes

Diffusion électronique des thèses

Avis du (des) directeur(s) de thèse sur le délai de diffusion de la thèse

Docteur :

Titre de la thèse :

N° ISAL :

- Diffusion électronique immédiate

- Diffusion électronique pendant 3 mois

- Diffusion électronique pendant X mois

- Diffusion électronique pendant Y mois

Date :

Cachet et signature du (des) directeur(s) de thèse

M., Mme, Melle (Docteur) :

déclare avoir pris connaissance de l’avis de mon directeur de thèse.

Signature du docteur :



XI

Annexes

Planning de mise en œuvre (Modèle de Gantt)

1. Listes des tâches

A – Constitution des équipes

A 1 – recrutement d’un technicien informatique à ½ temps

A 2 – distribution des rôles au sein du personnel permanent

A 3 – aménagement des emplois du temps

B – Installation de la chaîne

B 1 – mise en place du matériel informatique (1 h / poste) informaticien

B 2 – téléchargement de Cyberthèses 2.0 (2 h / poste) informaticien

B 3 – réorganisation du site web

B 4 – mise à disposition des feuilles de style

B 5 – test technique de la chaîne

B 6 – test de circulation des fichiers

B 7 – exercices pratiques pour rodage de la chaîne

C – Information et promotion

C 1 – information auprès des laboratoires

C 2 – information auprès des Écoles et des Formations Doctorales

D - Formation

D 1 – formation du personnel permanent (1 semaine)/formateur extérieur

D 2 – formation des formateurs (2 jours)/ chef de projet

D 3 – rédaction du support de cours pour les formations d’étudiant

D 4 – formation des étudiants en doctorat (3 h)

D 5 – formation des formateurs supplémentaires (1 jour)

D 6 – formation des étudiants en mastère (3 h)

D 7 – formation du personnel supplémentaire chargé de la conversion (3 jours)

D 8 – rédaction du guide d’utilisation des feuilles de style

D 9 – formations ouvertes aux chercheurs

E – Dépôt des documents

E 1 – réception des thèses

E 2 – réception des mémoires

E 3 – réception des articles scientifiques

E 4 – vérification des documents électroniques



XII

Annexes

E 5 – vérification de conformité avec la feuille de style

E 6 – remise du quitus à l’étudiant

F – Conversion des documents

F 1 – conversion du document par Cyberthèses 2.0

F 2 – vérification du document XML et reprises

F 3 – transmission des fichiers

G – Gestion du serveur

G 1 – indexation

G 2 – vérification des conditions de la mise en ligne (confidentialité, accord,

Intranet/Internet)

G 3 – signalement dans le catalogue

G 4 – signalement dans le SUDOC

G 5 – mise en ligne

G 6 – archivage

2. Durée et succession des tâches A – Constitution des équipes

Description des opérations Durée Personnel Étapes antérieures

A 1 – recrutement d’un technicien informatique Directeur SCD A 2 – distribution des rôles au sein du personnel permanent

3 h Réunion équipe et direction

A 1

A 3 – aménagement des emplois du temps 2 jours Réunion équipe et direction

A 2

B – Installation de la chaîne Description des opérations Durée Personnel Étapes

antérieures B 1 – mise en place du matériel informatique 1 h / poste informaticien A 1 B 2 – téléchargement de Cyberthèses 2.0 2 h / poste informaticien A 1 B 3 – réorganisation du site web 2 semaines informaticien A 1 B 4 – mise à disposition des feuilles de style sur le site

1 jour informaticien A 1 ; B 3

B 5 – test technique de la chaîne 3 jours informaticien A 1 B 6 – test de circulation des fichiers 1 jour informaticien A 1 B 7 – exercices pratiques pour rodage de la chaîne

4 semaines équipe de numérisation

A 2 ; C 1

C – Information et promotion Description des opérations durée Personnel Étapes

antérieures C 1 – information auprès des laboratoires (réunions) chef de projet C 2 – information auprès des Écoles et des Formations Doctorales

(réunions) chef de projet

D – Formation Description des opérations Durée Personnel Étapes

antérieures D 1 – formation du personnel permanent 1 semaine formateur extérieur A 2 D 2 – formation des formateurs 2 jours chef de projet C 1 ; A 2 D 3 – rédaction du support de cours 1 semaine chef de projet D 4 – formation des doctorants 3 h / groupe formateurs C 3



XIII

Annexes

D 5 – formation des formateurs supplémentaires

2 jours chef de projet C 10

D 6 – formation des étudiants en mastère 3 h / groupe Formateurs supplémentaires

C 5

D 7 – formation du personnel supplémentaire 3 jours chef de projet D 8 – rédaction du guide d’utilisation des feuilles de style

1 mois chef de projet, informaticien

D 9 – Formations libres 3 heures formateurs C 10 E – Dépôt des documents

Description des opérations durée Personnel Étapes antérieures

E 1 – réception des thèses Agent de num. E 2 – réception des mémoires Agent de num. E 3 – réception des articles scientifiques Agent de num. E 4 – vérification de propreté du document électronique

30 min/ doc. Agent de num.

E 5 – vérification de conformité avec la feuille de style

30 min / doc. Agent de num.

E 6 – remise du quitus à l’étudiant Agent de num. F – Conversion des documents


F 1 – conversion du document par Cyberthèses 2.0

20 à 30 h / doc. Agent de num. E 1

F 2 – vérification du document XML et reprises

1 à 3 h. / doc. Agent de num.

F 3 – transmission des fichiers Agent de num. G – Gestion du serveur


G 1 – indexation Agent de num. G 2 – vérification des conditions de mise en ligne

chef de projet

G 3 – signalement dans le catalogue 30 min. / doc. Agent de num. F 2 G 4 – signalement dans le SUDOC 30 min. / doc. Agent de num. F 2 G 5 – mise en ligne 15 min. / doc. chef de projet G 6 – archivage 30 min. / doc. chef de projet



XIV

Annexes

Diagramme de Gantt (pour la première série de documents)

2003 2004 2005

9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A1

A2

A3

B1

B2

B3

B4

B5

B6

B7

C1 2

C2 2 3

D1

D2

D3

D4 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 4

D5

D6 1 1 1 2 2 2

D7

D8

D9 1 2

E1 1

E2

E3

E4

E5

E6

F1 1 1 1 1

F2 1 1 1

F3

G1

G2

G3

G4

G5 1

G6

Les zones hachurées et portant un numéro sont la répétition des opérations notées

dans la zone en noir portant le numéro 1.



XV