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MISE EN ŒUVRE D'UN SYSTÈME D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE EXTERNALISÉ ET MUTUALISÉ : RETOUR D'EXPÉRIENCE DU CENTRE DE GESTION DE L'OISE
Angers, le 21 mars 2013
SOMMAIRE
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Pierre SylvestreDirection des services supports
Maud Lasterre
Consultante Archiviste
Séverine Denys
Directeur de projet
INTERVENANTS
SOMMAIRE
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
1. Contexte du projet d’archivage électronique
• Présentation du Centre de Gestion de l’Oise• Présentation des besoins d’archivage électronique
2. La solution mise en œuvre
• Réponses aux exigences du Centre de Gestion de l’Oise• Solution globale
3. État des lieux & perspectives du projet
• Organisation du projet• Point de situation• Formations et accompagnement au changement• Focus relations avec les plateformes tierces• Démonstration• Perspectives
4. Questions Réponses
CONTEXTE DU PROJET D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Un prestataire agréé pour la gestion d’archives publiques
LOCARCHIVES EN QUELQUES MOTS
Création en 1977
40 M€ CA en 2012
400 collaborateurs
Volumes
• 10.000.000 de pages numérisées par an
• + 100 millions de documents électroniques
• Capacité de stockage supérieur à 90 To
2 sites Archivage Electronique en pleine Propriété
120 clients « numérique » (Expérience multi-secteurs)
Conformité Z 42-013Archives papier & électroniques
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Une offre globale de solutions
• Numérisation
• LAD/RAD
• Indexations automatiques
• Papier
• Audio & Vidéo
• Sauvegarde informatique
Hébergement sécurisé •Archivage électronique
« probatoire » •
Audit de l’organisation en place •Politique d’archivage /
outils de gestion •
LOCARCHIVES EN QUELQUES MOTS
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
NAONED SYSTEMES EN QUELQUES MOTS
Éditeur de solutions innovantes spécialisé dans l'information patrimoniale
Mémoire et Patrimoine en numérique : mettre la technologie au service de l’usage
Une culture documentaire et patrimoniale fortement ancrée dans l’entreprise et mise au service de nos clients
CA 2012 : 2 M€
Effectif actuel : 22 personnes
Plus de 60 références
http://www.naoned-systemes.fr
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
CDG 60 : nos missions, nos expertises, nos valeurs
CONTEXTE DU PROJET D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
Centre de Gestion de l’Oise
• Établissement public
• Chargé du suivi des carrières des agents territoriaux de l’Oise
• Partenaire des collectivités et établissements publics depuis 25 ans
• Nous proposons des services fiables, clés en main et compétitifs grâce, notamment à une mutualisation à l’échelle départementale
Nous proposons un panel de services mutualisés :
• Un portail e-services
• La Bourse de l’Emploi
• Une application Missions Temporaires
• Un SI Gestion des carrières
• Le CIL (Correspondant Informatique et Libertés)
• Le Système d’Archivage Électronique
• Et encore bien d’autres projets en cours…
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Besoins du CDG 60 en Archivage Électronique
CONTEXTE DU PROJET D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
• Le développement rapide des réseaux de communication via le web
• L’accélération des pratiques de l’e-administration
• L’objectif poursuivi par le Cdg60 de moderniser ses services dans le domaine du numériquenous a incité à proposer une solution clé en main aux collectivités d’archivage des documents publics dématérialisés.
Développement des outils d’e-administration et dématérialisation des
échanges administratifs
Augmentation de la production de documents nativement numériques
Obligation réglementaire d’archivage
des documents électroniques produits et reçus par la collectivité
Solution adaptée économiquement et
techniquement via la mutualisation.
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Besoins du CDG 60 en Archivage Électronique
CONTEXTE DU PROJET D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
Quels flux concernés ?
Priorité donnée aux flux issus de la dématérialisation (Flux comptables, payes, actes…) pour plusieurs raisons :
• Accélération du processus de dématérialisation des échanges administratifs,
• Possibilité technique de récupérer ces flux au niveau des tiers de télétransmission,
• Traitement archivistique automatisé (versement, description des flux…).
LA SOLUTION MISE EN OEUVRE
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE
Réponses à l'objectif du CdG-60 : moderniser ses services dans le domaine du numérique
Accélérer le processus de dématérialisation des échanges administratifs
• Accompagner les changements dans l'administration
• Entrer en dialogue avec les Tiers de Télétransmission et de dématérialisation
Automatiser les procédures archivistiques...
• Collecter automatiquement les archives et leurs métadonnées de description
• Générer facilement les instruments de recherche
• Mettre en ligne immédiatement les archives après leur entrée dans le SAE
… tout en veillant à la place du contrôle scientifique et technique
• Des règles d'archivage fiables pour les contrôles automatiques
• Des procédures de validation, prenant en compte la réglementation
• Un accès aux archives défini par les archivistes
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Solution existante et adaptation : réponses aux exigences du CDG 60
LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE
« Scalabilité »
27 intercommunalités 693 Communes 1 000 utilisateurs finaux
Technique
Accès Full Web Conservation DCIP Normes PREMIS et METS Contrôle d’intégrité Conversion dans des formats pérennes
Fonctionnel
Collecte Contrôle Conservation Communication
Conformité
Agrément SIAF Conformité NF Z42-013 / ISO 14641-1 ISAAR CPF (EAC) ISAD (G) ‘EAD) SEDA RGI RGS
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Périmètre de la solution
LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE
Phase RUN
• Potentiel de
• 27 Intercommunalités
• 693 Communes
• 1 000 utilisateurs finaux
Phase PILOTE
• 3 communes avec 2 modèles de facturation
• EPCI < 5 000 habitants : Communauté de Commune des Trois Forêts
• Commune < 2 000 habitants
• Plailly
• Chambly
• 4 types de documents
• 3 flux SEDA automatiques
• ACTES : Délibérations
• PES-dépenses et PES-recettes
• Appels d’Offres (AO)
• 1 flux manuel : PES PAYE
• 3 acteurs externes
• Adullact (Plateforme s2Low et TdT)
• Interbat (Plateforme Aws)
• Berger-Levrault (Solution E-Magnus)
• Déroulement du pilote de janvier à juin 2013
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SAE Externalisé & Mutualisé
LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE
Association des expertises Naoned et Locarchives
• Mnesys Archives
>> Un outil éprouvé répondant à toutes les exigences archivistiques• Conseils généraux• Villes• Ministères• Etablissements publics
>> Aucun développement spécifique pour répondre aux besoins fonctionnels
• SAE Locarchives
>> Infrastructure de conservation conforme aux exigences de l’état de l’art• Redondance complète sur deux sites• Contrôles d’intégrité• Pérennité des supports de conservation• Traçabilité
>> Solution robuste et scalable
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Solution fonctionnelle
LA SOLUTION MISE EN ŒUVRE
• Modèle OAIS
• Télétransmissions sécurisées (VPN)
• Respect format SEDA
• Messages d’acquittement
• Journalisationcomplète
• Dépôt
• Consultation
• Cycle de vie des archives
Collecte – Classement - Consultation
Conservation
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Organisation du projet
RÉALISATION DU PROJET
Direction de projet
SAE Externalisé & Mutualisé
MOA
Experts Métiers CDG60
Expert Front
MOE
Ingénieur Etudes
Ingénieur Systèmes et Réseaux
Projet Global
Relation Client
Formations
Qualité
Juridique
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Planning général
RÉALISATION DU PROJET
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
ETAT DES LIEUX ET PERSPECTIVES DU PROJET
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Etat des lieux, bénéfices & perspectives du projet
RÉALISATION DU PROJET
Perspectives et besoins futurs• Développement de l’archivage électronique sur l’ensemble des documents dématérialisés.• Renforcer la prise en compte par les éditeurs (GED et logiciels métiers) de l’archivage des documents électroniques.
Situation actuelle Difficultés rencontrées
→ Phase de test en cours → Hétérogénéité des collectivités en matière d’e-administration
Janvier 2013Début phase de test
Juin 2013 Déploiement aux collectivités
Supports d’accompagnement• Sessions de formations pour les collectivités• Documents contractuels• Assistance technique• Assistance à l’utilisation du SAE
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Point de situation
Qualité
• Atelier qualité projet (analyse des risques et prévoir éléments de rédaction)
Formations
• Formations fonctionnelles sur Mnesys Archives (4j)
Juridique
• Atelier Juridique : Définition des aspects contractuels dans le cadre du projet CDG60
Conservation
• Atelier Paramétrage de l'environnement de conservation
Front Paramétrages
• Ateliers "Administration fonctionnelle" (x2) -CDG60
Connecteurs EXT / SEDA
• Atelier "FLUX"
• Contact TDT et Partenaire plateforme Métier
RÉALISATION DU PROJET
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Focus formations et accompagnement au changement
RÉALISATION DU PROJET
Les ateliers fonctionnels
• Préciser les besoins des utilisateurs finaux
• Adapter les outils mis en place pour les archivistes
• Partager les connaissances sur l'archivage électronique
Les formations
• Apprendre à utiliser la solution Mnesys Archives & Locarchives
• Apporter des conseils aux archivistes pour former les utilisateurs finaux
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Focus relations avec les plateformes tierces
RÉALISATION DU PROJET
Définition des métadonnées
• Récupérer les métadonnées nécessaires aux contrôles automatiques
• Récupérer les métadonnées nécessaires aux recherches
Mise en place des échanges SEDA
• Conseiller sur la création des bordereaux de versement SEDA
• Mettre en place techniquement les échanges
• Plateforme de télétransmission
• Livraison package flux
• Modèles XML
• Documentation technique
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Démonstration
RÉALISATION DU PROJET
Mnesys Archives : une solution adaptée à l'archivage électronique
• Mettre en place les règles d'archivage
• Faciliter les versements et les entrées
• Gérer les instruments de recherche et la communication
• Lancer les procédures de conservation pérenne
• Gérer les éliminations et les sorties définitives
Locarchives : la conservation pérenne des archives numériques
• Conserver dans le coffre-fort de Locarchives
• Garantir la traçabilité
• Garantir un accès protégé aux archives
Conférence Forum AAF | Le jeudi 21 mars 2013
Perspectives : pour aller plus loin
RÉALISATION DU PROJET
Scalabilité
Gestion des archives électroniques ET physiques
• Une gestion commune des organisations
• Des fonctionnalités de collecte adaptées aux deux supports
• Une description des archives basée sur ISAD(G)
• Des procédures de traitement similaires aux deux formats
Valorisation patrimoniale : Mnesys Portail
• Accessibilité des archives pour tous et sur tous les supports
• Utilisation des normes pour une diffusion facilitée
• Prise en main simple et complète par les archivistes
QUESTIONS / REPONSES
MERCI POUR VOTRE ATTENTION