AGENCE FRANCAISE INFORMATIQUE MANUEL UTILISATEUR

MODULE ABSENCES

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Référence G_GRHWEB_ABSENCES.doc

Famille Gamme gestion

Titre MODULE ABSENCES

Rédacteur Solange Crestani

Approbation Bruno Pubert

Version du Produit 1.0.18

Date de Création Avril 2009

Date Dernière Mise A Jour

Juillet 2009

Tous droits de traduction, d’adaptation et de reproduction par tous procédés réservés pour tous pays.Ce document ne peut, ni en totalité, ni en partie, être copié, photocopié, reproduit, transcrit, sans le consentement écrit de la société AFI.

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SOMMAIRE

SOMMAIRE .............................................................................................. 3

LE MODULE ............................................................................................ 4 PRÉSENTATION..............................................................................................4

CODIFICATION ......................................................................................... 5 ACCÈS À LA CONFIGURATION DU MODULE......................................................................5JOURS FÉRIÉS...............................................................................................6PLANNING..................................................................................................7TYPES D’ABSENCES – GROUPES D’ABSENCES - MOTIFS............................................................8

ABSENCES ............................................................................................ 12 SAISIE ABSENCES À PARTIR DU CALENDRIER...................................................................12CALENDRIER DES ABSENCES..................................................................................12AFFECTATION INDIVIDUELLE OU MODIFICATION DES DROITS ET SAISIE ABSENCES................................... 13TABLEAU DES ABSENCES ....................................................................................13PROFILS DES DROITS.......................................................................................14SAISIE DU PLANNING D’UN AGENT...........................................................................15PLANNING.................................................................................................15

GESTION .............................................................................................. 16 AFFECTATION GROUPÉE D’UN PLANNING.....................................................................16AFFECTATION DES PLANNINGS................................................................................16AFFECTATION GROUPÉE DE DROITS À CONGÉ..................................................................16AFFECTATION DES DROITS...................................................................................16CONSULTATION DES DROITS.................................................................................17SAISIE DES DROITS.........................................................................................17

IMPRESSIONS ......................................................................................... 18 ETATS...................................................................................................18CALENDRIERS.............................................................................................18

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LE MODULE

PRÉSENTATION

Le module permet :

• L’affectation de plannings type et de droits à congé aux agents.

• la saisie, le suivi, l’édition de leurs absences : historiques maladie, congés annuels, et autres ).

• l’édition des autorisations d'absences et des arrêtés de maladie .

Avant l’utilisation du module, vous devez au préalable

• mettre à jour les jours fériés mobiles.

• créer les plannings types des agents.

• configurer les motifs d’absences : définition des droits à congés annuels, rtt, enfants malade , paternité par exemple.

• affecter un planning, des droits à congé aux agents.

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CODIFICATION

ACCÈS À LA CONFIGURATION DU MODULE

Vous accédez au paramétrage des absences, par un clic sur

puis sur

Dans « Planning », vous définissez tous les plannings type de vos agents.

Dans « Jours fériés », vous mettez à jour les jours fériés mobiles.

Dans « Codes bilan social 1 et 2 » , vous disposez de la liste des codes du bilan social : il s’agit des codes du bilan social correspondant aux codes motifs maladie, formation, et autres types d’absences de l’application.

Les codes bilan social 2 étant des codes complémentaires, spécifiques à la formation.

Dans « Codes types », « Codes groupe d’absences », seule la consultation est possible.

Dans « Codes motifs d’absences », vous devez vérifier leur configuration.

DES SAISIES COMPLÉMENTAIRES DE TYPES, GROUPES ET MOTIFS NE SONT PAS AUTORISÉES

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JOURS FÉRIÉSLe calendrier permet la saisie des jours fériés mobiles de l’année. Les jours mobiles devront être mis à jour tous les ans en début d’année comme par exemple le lundi de Pâques , le jeudi de l’Ascension.

Sélectionnez le mois concerné par un clic,

puis le jour férié mobile par un clic, et répondre oui à la question « Voulez-vous créer un évènement » .

Pour retirer un jour mobile, il suffit de cliquer sur le jour et de confirmer le suppression.

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PLANNINGPour que le logiciel puisse calculer automatiquement le nombre de jours lors de la saisie d’une période d’absence, vous devez renseigner les plannings types des agentsPlusieurs planning types peuvent être créés : de « type hebdomadaire », « non périodique » avec précision de l’unité de temps : « horaire », « journalier ».Parmi les types de plannings créés, un seul sera coché « par Défaut ».

Pour créer les plages horaires, cliquez dans les plages et faire des glissés avec la souris. Pour retirer une plage horaire, cliquez dans la plage.

Il n’est pas conseillé de créer les plannings non périodiques ici.

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Les plannings de type non périodique, (plannings roulants) spécifiques, pourront être définis de manière individuelle en passant par le menu « Absences » « Planning » « Choix du planning » en cochant « Planning type « pour sélectionner un planning type existant ou « Nouveau planning individuel» .Le but étant d’appliquer un planning type d’une ou de plusieurs semaines à partir d'une date d'application de la première semaine.

Dans l’exemple, à partir du lundi 29 décemble 2008 jusqu’au 27 mars 2009 , l’agent travaille les lundi, mercredi, vendredi.Pour se positionner dans le calendrier, sélectionner à droite du tableau, l’année, le mois et pour se déplacer, utilisez les flèches directionnelles.

Précisez le nbre de semaines à dupliquer.

Utilisez le bouton pour sélectionner les dates.

Validez le paramétrage de la semaine type puis cliquez sur le bouton « répliquer » puis validez à nouveau.

Recommencez l’opération si par exemple, l’agent travaille à partir du 31 mars 2009 jusqu’au 26 juin 2009 uniquement les mardi et jeudi.

TYPES D’ABSENCES – GROUPES D’ABSENCES - MOTIFSL’arborescence de la codification est la suivante :

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Les motifs d’absence appartiennent à des groupes de motifs qui eux-mêmes sont associés à des types d’absences.Le déploiement et la contraction des types, groupes et motifs s’effectuent en cliquant

sur les boutons et .

Dans l'exemple, les absences pour maladie ordinaire, demi-traitement, plein traitement, … sont associées au groupe de motif « Maladie ordinaire », lequel groupe est lié au type d'absences « Maladie ».

Un clic sur le code motif , exemple sur permet de voir les caractéristiques de ce motif.

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Les données sont affichées sous forme de formulaires : leur déploiement se fait en

cliquant sur les bannières bleues ou sur .

IL EST IMPORTANT DE VÉRIFIER LE PARAMÉTRAGE DES MOTIFS D’ABSENCES AVANT LEUR UTILISATION

• Motif Absence Affichage du « type « et « groupe d’appartenance » du motif et indication du « nom de document de fusion » , du « groupe » et « sous groupe » auxquels ce document appartient.

• Configuration

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Affichage de la « couleur » il est possible de choisir pour ce motif une couleur,( pour l’affichage du motif en couleur sur le calendrier des absences).Transfert des jours « calendaires » , « ouvrés » : Précision de l’unité de temps (gérée en heures ou en jours).

Pour les congés annuels ou autres que la maladie :« Affectation des droits » : cochez la case si des droits existent.« Report » : la case doit être cochée si le solde pour ce motif doit être reporté en fin d’année sur l’année suivante.« Solde négatif » : la saisie est-elle autorisée si le solde des congés est négatif ?« Prorata » : la case doit être cochée si l’absence est propotionnelle au taux d’emploi de l’agent.« Intranet » : Si saisie des congés en intranet« Chevauchement interdit par » : Permet le contrôle de chevauchement des lignes absences saisies pour les agents d’un même service ou pour l’ensemble des agents.

• Profils Il est possible d’affecter aux motifs d’absences, des droits à congés par défaut. Ce paramétrage, par la suite, permettra l'attribution automatique des droits aux agents.Les heures supplémentaires doivent être déclarées obligatoirement avec une attribution de 0.Si le motif heures de récupération a été déclaré comme 'à reporter', le module reportera le solde des heures de l'agent sur l'année suivante.

• Ancienneté Si pour le motif, l’ancienneté de l’agent donne droit à des jours supplémentaires, vous devez renseigner dans cette table, les valeurs adaptées à vos spécificités.

• Fractionnement Pour appliquer les règles du fractionnement des congés,indication « des dates prises en compte pour le fractionnement », dates qui peuvent varier selon les collectivités , du « nbre de jours posés » – « nbre d’heures posées » selon le cas, pour avoir droit à « 1 ou 2 jours » ou « nbre d’heures supplémentaires » : Ils sont codifiés pour le motif d'absences congé annuel et seront affectés en temps réel aux agents en fonction du paramétrage effectué.

• Transfert en Paye/Dadsu/bilan social Indication du numéro de rubrique de transfert en paye.

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ABSENCES

SAISIE ABSENCES À PARTIR DU CALENDRIER

CALENDRIER DES ABSENCESCe menu permet la saisie des absences à partir du calendrier. Sélection du mois avec possibilité d’afficher tous les moisLa saisie se fait, pour une journée, en cliquant sur le jour, sur plusieurs jours, par des glissés avec la souris. Sélectionnez le motif d’absences puis cliquer sur le bouton « Ajout ».

Les absences sont consultables une fois saisies.

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AFFECTATION INDIVIDUELLE OU MODIFICATION DES DROITS ET SAISIE ABSENCES

TABLEAU DES ABSENCES Ce menu permet de rajouter individuellement ou modifier des droits à congé à un agent préalablement sélectionné.

Après un clic sur le bouton « Ajouter », renseignez le type, groupe et motif.

Cliquez sur « suivant »

Il est possible de modifier les droits, de saisir éventuellement un report.

Des commentaires peuvent être saisis.

Puis cliquez sur « Ajout » pour valider.

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Ce menu permet également de saisir les absences dans « Détails des congés » en cliquant sur « Ajouter ».

Sélectionnez le type, groupe, motif et cliquez sur « Ajout »

PROFILS DES DROITS

Ce menu permet l’affichage des profils définis par défaut et de rajouter des profils spécifiques.

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SAISIE DU PLANNING D’UN AGENT

PLANNINGCe menu permet d’affecter un planning à un agent (Planning type) ou d’en créer un spécifiquement pour lui (Nouveau planning individuel).

Il est également possible d’affecter un planning type aux agents en passant par le menu « Absences » « Gestion » « Affectation planning ».

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GESTION

AFFECTATION GROUPÉE D’UN PLANNING

AFFECTATION DES PLANNINGSLors du démarrage de l’application, pour vous éviter de saisir le planning de chaque agent, vous pouvez utiliser ce traitement.Vous devez d’abord sélectionner les agents concernés par un type de planning : cliquer sur « Planning type » pour ouvrir la liste des plannings puis sur le bouton « Affectation ».

AFFECTATION GROUPÉE DE DROITS À CONGÉ

AFFECTATION DES DROITSLors du démarrage de l’application, et à chaque début d'année vous pouvez utiliser cette procédure pour affecter automatiquement à vos agents leurs droits aux congés : annuels, RTT, exceptionnels, ...(sauf pour la maladie), selon la sélection choisie.

Indiquez le type, groupe et motif , cocher « reportés » ou « perdus » ou « aucune » selon le cas et cliquez sur le bouton « calculer » « enregister » en fin de d’affectation et « charger » pour visualiser les droits.

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Un clic sur le nom de l’agent permet de modifier les droits calculés pour cet agent.

CONSULTATION DES DROITSPour consulter les droits des agents et les modifier éventuellement en cliquant sur le nom de l’agent après sélection du motif d’absences et clic sur le bouton « Charger ».

SAISIE DES DROITSPour affecter manuellement des droits à un agent ou à une sélection d’agents sans droits initiaux ou de rajouter ou diminuer les droits initialement calculés. vous devez cocher la case « Créer » avant de cliquer sur le bouton « Création ».

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IMPRESSIONS

ETATSCe menu permet l’édition des historiques des congés ou soldes pour un agent donné ou une sélection d’agents par service ou et selon une période choisie.Il est possible de préciser le type d’absence à éditer. Si aucune absence n’est précisée, toutes les absences sont éditées.

CALENDRIERS

Permet la visualisation ou l'édition des absences de l'agent sélectionné ou des agents de la liste courante triés par service, agents d’un service, à partir d’un mois donné …

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