Module secrétariat et infographie Session 1 - muat.gov.mamuat.gov.ma/Telechargement/RH/fc/f_appui/Secretariat et Bureautique... · Selon un nombre de classement rétablit, les ordres

Module secreacutetariat et infographie

Session 1 laquoClassement raquo

1

CC3E Cabinet Conseil

FORMATION SUR LES TECHNIQUESET LES OUTILS INFORMATIQUES DE GESTION

Ministegravere de lrsquoUrbanisme

et de lrsquoAmeacutenagement du Territoire

Secreacutetariat Geacuteneacuteral

Direction de lrsquoAmeacutenagement du

Territoire

2


Ils sont nombreux et on constate de plus en plus lrsquoeacutevolution Le choix du type de support devra se faire en fonction de

traitement

la forme

la freacutequence

la dureacutee de vie de lrsquoinformation

En fonction de la freacutequence drsquoutilisation


3

Actif consulteacute et mis agrave jour freacutequemment

Semi actif consulteacute de temps en temps

Archives tregraves rarement consulteacute pour ecirctre conserveacutee lrsquoinformation

est enregistreacutee sur des supports Papier


4

bull Les dossiers manuels ou informatiques


5

II -Les qualiteacutes drsquoun bon

classementUn bon classement doit ecirctre complet

Utiliser tout document utile

Simple permettre une recherche rapide

Fiable constater qursquoaucun support me manque ou nrsquoest deacuteclasseacute

Peu encombrant occuper un minimum de place

Extensible pouvoir ajouter de nouveaux dossiers

Rationnel trouver et remplacer facilement un support (dossier)

Discret proteacuteger les documents contre des eacuteleacutements destructeurs

et contre Les indiscreacutetions


6

III -Identification du mot directeurADeacutefinition du mot directeur

Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement ilest deacutetermineacute parmi un ensemble de mots appeleacutes (raison socialedeacutenomination rubrique)

BEtude de la norme

Les regravegles du choix du mot directeur dans une deacutenomination sefixent par la norme Z 44001 deacutefinie par lrsquoAFNOR (associationfranccedilaise de normalisation)


7

CDeacutetermination du mot directeur

1 Nom propre de personne

Exp Entreprise ALI et fils

Entreprise ALI ALAOUI

Entreprise ALAOUI

2 Nom geacuteographique

Le mot directeur est le nom geacuteographique dans une rubrique

Exp Hocirctel CASABLANCA

3 Nom publicitaire

Le mot directeur est le premier nom publicitaire

Exp La maison Philips


8

4) Nom commun et adjectif

Le mot directeur est un nom commun et un adjectif

Le mot directeur est le premier nom commun dans une deacutenominationsauf le mot socieacuteteacute et compagnie

Exp Socieacuteteacute franccedilaise de confection

5) Sigle

Le mot directeur est un sigle

Exp SOMACA COMANAVhellip


9

IV- Comment classer Selon un nombre de classement reacutetablit les ordres de

classement sont 7

Les trois ordres principaux sont

1048633 Le classement numeacuterique

1048633 Le classement alphabeacutetique

1048633 Le classement ideacuteologique


10

Le classement numeacuterique

Le classement numeacuterique consiste agrave attribuer un numeacutero agravechacun des eacuteleacutements agrave classer et agrave ranger ces eacuteleacutements drsquoapregraveslrsquoordre des nombres


11

AVANTAGES

- Le classement numeacuterique permet de classer toutes sortes drsquoeacuteleacutements(dossiers livres cassettes etc)

- Il permet une recherche rapide surtout dans les classementsimportants

- Lrsquoabsence drsquoun eacuteleacutement ou son mauvais classement sont faciles agravedeacuteceler grande seacutecuriteacute

- Les eacuteleacutements peuvent ne porter qursquoun numeacutero discreacutetion

- Les nouveaux eacuteleacutements prennent place agrave la fin du classement grande extensibiliteacute

INCONVENIENTS

-Il est neacutecessaire drsquoeacutetablir un reacutepertoire

les eacuteliminations se produisent surtout parmi les eacuteleacutements anciens cequi peut entraicircner quelques problegravemes mateacuteriels


12

Le alphabeacutetique

Le classement alphabeacutetique est le plus pratiqueacute pour les documents concernant des tiers dossiers du personnel eacutetat informatiques nominatifs

Le classement alphabeacutetique consiste agrave ranger les mots drsquoapregraves des lettres dans lrsquoalphabet

Regravegle geacuteneacuterale

On prend comme mot directeur de classement

bull Le premier nom propre de la deacutenomination

-nom propre de la personne

-nom propre geacuteographique

- nom publicitaire

ou agrave deacutefaut ndash le premier verbe

ou le premier nom commun agrave lrsquoexception des mots

ou adjectif pris substantivement laquocompagnie raquo et laquosocieacuteteacute raquo


13

AVANTAGES

Recherche et reclassement rapides dans un petit classement

INCONVENIENTS

-Neacutecessiteacute de connaicirctre les regravegles du classement problegravemes des homonymes

-Seacutecuriteacute imparfaite une erreur de classement ne peut ecirctre deacuteceleacutee

-Extensibiliteacute imparfaite dans le cas drsquoune extension rapide du classement lrsquoinsertion de nouveaux eacuteleacutements pose des problegravemes mateacuteriels


14

Le classement ideacuteologique

Le classement theacutematique consiste agrave ranger les eacuteleacutements parthegravemes Le plan de classement comporte la division de la matiegravereen sujets des sujets en sous sujets etc

Pour faciliter les recherches les subdivisions sont en geacuteneacuteralclasseacutees dans lrsquoordre alphabeacutetique


15

AVANTAGES

Le classement peut se subdiviser autant que neacutecessaire

INCONVENIENTS

Le plan de classement est deacutelicat agrave eacutetablir

La recherche peut ecirctre assez longue si les subdivisions sontnombreuses

Lrsquoextension du classement peut poser des problegravemes mateacuteriels

La seacutecuriteacute nrsquoest pas parfaite (risques drsquoerreur lors du classement)


16

Les quatre ordres deacuteriveacutes sont

1048633 Le classement geacuteographique

1048633 Le classement chronologique

1048633 Le classement alphanumeacuterique

1048633 Le classement deacutecimal

Avant chaque classement il faut

- deacuteterminer le mot directeur du classement

- Indexer la deacutenomination

REMARQUE lrsquoindexage est une technique de preacutesentation de la rubrique elle a pour but de faciliter le classement des supports divers de lrsquoinformation


17

Le classement geacuteographique

Le classement geacuteographique est fondeacute sur les divisionsterritoriales continents pays provinces villes preacutefecturescommunes quartiers etc

Les divisions geacuteographiques sont souvent classeacuteesalphabeacutetiquement (facultatif)

Avantages

-Simple dans son principe

-Extensible puisqursquoil se subdivise

Inconveacutenients

Exige de seacuterieuses connaissances geacuteographiques

Neacutecessite lrsquoemploi drsquoun dictionnaire ou drsquoune carte geacuteographique

Il est difficile de repeacuterer lrsquoabsence drsquoun dossier


18

Le classement chronologiquePrincipes

Il consiste agrave classer les dossiers dans lrsquoordre des dates des plus anciennes aux plus reacutecentes

Avantages

- Simple

- Extensible agrave lrsquoinfini

- Le document le plus reacutecent est immeacutediatement visible

Inconveacutenients

- Impossible de constater lrsquoabsence drsquoun document

- Difficile des retrouver un document dont on ne connaicirct pas la date preacutecise

Le classement chronologique est utiliseacute particuliegraverement pour le classement de la

correspondance des revues et des journauxhellip


19

Le classement alphanumeacuteriquePrincipe

Classement deacuteriveacute agrave la fois du classement numeacuterique etalphanumeacuterique

On reacutepartie les dossiers agrave classer dans les classes alphabeacutetiques ABCDhellip

A lrsquointeacuterieur de chacune de ces classes on attribue agrave chaque dossier unnumeacutero selon sa date de creacuteation

Les dossiers sont regroupeacutes par lettre et agrave lrsquointeacuterieur de chaque lettreils sont classeacutes numeacuteriquement


20

Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients

- Neacutecessiteacute de tenir un reacutepertoire pour chaque classement alphabeacutetique

- Assez long la consultation du guide est longue


21

Le classement deacutecimal

Principes

Le classement deacutecimal repose sur le principe suivant entredeux nombres deacutecimaux conseacutecutif de mecircme ordre il est toujourspossible drsquointercaler 9 nombres deacutecimaux

Lorsqursquoon forme des nombre deacutecimaux chaque nouveauxchiffre est ajouteacute agrave droite du preacuteceacutedent les documents agrave classer endix groupes qui peuvent agrave nouveaux ecirctre subdiviseacutes en dix groupesqui peuvent agrave nouveaux ecirctre subdiviseacutes etc

Dans la pratique pour simplifier lrsquoeacutecriture en supprimant le 0

Exemple 021 21


22

Avantages

- Parfaitement adapteacute agrave un classement de la documentation


Inconveacutenients

- Organisation longue

- Emploi deacutelicat


23

Merci


24

2



traitement

la forme

la freacutequence




3






4



5












6



BEtude de la norme



7





Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




8





5) Sigle




9


classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




21


Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




23

Merci


24


traitement

la forme

la freacutequence




3






4



5












6



BEtude de la norme



7





Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




8





5) Sigle




9


classement sont 7






10




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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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4



5












6



BEtude de la norme



7





Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




8





5) Sigle




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classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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5












6



BEtude de la norme



7





Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




8





5) Sigle




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classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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6



BEtude de la norme



7





Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




8





5) Sigle




9


classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




21


Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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BEtude de la norme



7





Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




8





5) Sigle




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classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Entreprise ALAOUI




3 Nom publicitaire




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5) Sigle




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classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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5) Sigle




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classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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classement sont 7






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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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AVANTAGES






INCONVENIENTS




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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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- nom publicitaire





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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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AVANTAGES


INCONVENIENTS





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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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AVANTAGES


INCONVENIENTS






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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




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Avantages



Inconveacutenients




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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




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Avantages



Inconveacutenients




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Avantages



Inconveacutenients





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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Avantages

- Simple



Inconveacutenients






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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Avantages

- Extensible

- Discret

- Sucircr

Inconveacutenients




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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Principes




Exemple 021 21


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Avantages



Inconveacutenients




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Merci


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Merci


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Documents

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