MONTAGE FINANCIER D’UN DISPOSITIF FOAD

L’effet mode des NTIC et les actions politiques incitatives dans ce domaine ont engendré et engendrent encore aujourd’hui

la mise en place de dispositifs de FOAD consistant bien souvent en une concentration de services utilisant les NTIC mais

n’intégrant pas toutes les conditions nécessaires à la pérennité du service. Volonté politique des entreprises ou des

organismes de mettre en place une expérimentation et de justifier leurs investissements ? Sans doute… Toujours est-il que

ces dispositifs restent, pour la plupart, au stade expérimental et ne seront pas pérennes. Quels sont les grands principes

permettant de donner des bases solides à un projet de FOAD ? Quels sont les éléments à prendre en compte pour obtenir le

meilleur effet de formation ?

I. Définir l’offre tout en évaluant les moyens

Le concepteur d’un dispositif FOAD doit tout d’abord avoir une idée de l’offre de formation qu’il envisage de réaliser, repérer

l’organisation, les moyens nécessaires à la mise en place du dispositif et identifier leurs conditions de réalisation. Il ne s’agit pas

ici d’élaborer un inventaire des éléments qui composeront le dispositif mais il est important qu’il sache vers quoi il se dirige.

Ainsi, il devra se poser les questions suivantes : quels sont les besoins de formation ? Quels services offrir ? Quel(s) média(s)

envisager ? Quelle pourrait être l’équipe de conception, de réalisation et d’animation ? Quelles seront mes ressources

financières et les dépenses à prévoir ?

Cette dernière question est essentielle : la réalisation d’un budget prévisionnel complet, indiquant une estimation des

recettes et des dépenses, est un critère de réussite d’un dispositif FOAD.

Il devra parvenir, à travers la réalisation de son budget prévisionnel, au meilleur rapport entre l’offre de formation idéale et les

coûts supportables. Alors comment procéder à l’élaboration de son budget ?

II. Déterminer les recettes

Le concepteur doit tout d’abord estimer les recettes. Cela permet de cadrer le dispositif et donne au concepteur la mesure approchée de ses marges de manœuvre, lui permet de se déterminer sur la combinaison des moyens de formation qu’il pourra effectivement utiliser ou non.

Méthode d’estimation des recettes :

Dispositif conçu à des fins de commercialisation Etude de marché : - Tarif de la formation (fixé dans un cadre imposé ou librement, tout en restant dans le cadre de la concurrence) ; - Organisation générale de la formation ; - Prévision d’inscriptions

Dispositif non conçu à des fins de commercialisation

Les subventions / dotations en moyens humains ou matériels peuvent être considérées comme des recettes compensatoires pour partie ou totalité des dépenses à prévoir.

III. Définir l’ensemble des coûts

Dans le cadre de la mise en place d’un dispositif de FOAD, la combinaison des outils de formation à distance et des

services d’accompagnement à distance et en présence, nécessite généralement des moyens humains et techniques

importants. Ceci rend nécessaire la réalisation d’un inventaire complet de l’ensemble des coûts, apparents ou

cachés. En effet, certains coûts spécifiques, concernant par exemple les temps / travail des concepteurs, des tuteurs

ou encore les temps/travail alloués à la coordination du dispositif, sont difficiles à évaluer mais doivent être pris en

compte dans le budget prévisionnel d’une formation de FOAD.

De plus, l’ensemble des coûts sont à déterminer aussi bien au niveau de la conception que de l’exploitation du

dispositif. Ainsi, il faudra s’attacher à définir puis évaluer les coûts d’investissement mais aussi les coûts de

fonctionnement.

IV. Evaluer les coûts d’investissement (charges fixes)

Ces coûts correspondent aux frais de conception et de communication. Ils sont en général plus importants que dans le

cadre d’une formation en présence. Cet investissement initial peut nécessiter un engagement de l’organisme sur des

budgets importants et une immobilisation de fonds sur une certaine durée avant le démarrage de la formation et donc

avant la rentrée des fonds provenant des inscriptions. Le montant total des investissements doit être comparé avec le

nombre potentiel d’inscrits.

Principaux coûts Précisions Conception des supports Les temps de conception et de coordination sont accrus par rapport à la conception d’une formation en

présentiel. Il est nécessaire de prendre en compte la participation de différents acteurs (techniciens, réalisateurs…). Prendre en compte les frais engendrés pour l’obtention des droits d’exploitation des documents utilisés.

Production des supports La mise en page des supports « papier » nécessite de faire appel à des professionnels (maquettistes…). Pour un support multimédia, prévoir l’investissement temps / travail et les dépenses de sous-traitance. Prendre en compte les délais de réalisation.

Coordination Prévoir temps / travail et temps de réunions (en journées hommes).

Frais de déplacement Prévoir les frais de missions de l’équipe de conception.

Moyens matériels et techniques Prévoir l’achat de matériel / amortissement de matériels existants.

Communication Prévoir des actions de communication en externe (si commercialisation de la formation) ou en interne (informer les salariés sur le nouveau dispositif).

Service d’accompagnement en présence

Organisation générale du service et recherche de la structure d’accompagnement.

V. Evaluer les coûts de fonctionnement (charges variables)

Ils sont liés à l’exploitation du dispositif. Ils dépendent du nombre de stagiaires qui suivent la formation et des différentes

prestations prévues au niveau des services d’accompagnement à distance et en présentiel. Ils sont évalués par rapport au

tarif de commercialisation de la formation et permettent de mesurer les conditions de faisabilité du dispositif.

Principaux coûts Précisions Duplication des supports Charges variables selon le nombre d’inscrits (peut aussi faire partie des coûts d’investissement : stock

d’outils).

Conditionnement et expédition des outils

Prévoir les coûts d’expédition (frais expédition et temps/travail) des outils s’il y a lieu.

Maintenance informatique Prise en compte essentielle.

Suivi de la formation Correction : organisation du service, rémunération du correcteur, traitement administratif, expédition (dépenses proportionnelles au nombre de devoirs intégrés dans les supports et liées à l’assiduité des apprenants). Services d’accompagnement en présence : rémunération des intervenants, immobilisation de salles et d’équipements, frais de communication de la structure d’accueil (ces dépenses peuvent être très importantes donc à prévoir en fonction d’un seuil de fréquentation par les apprenants qui en conditionnera l’ouverture). Services d’accompagnement à distance : services de tutorat (rémunération en fonction du nombre de sollicitations, sauf service d’accompagnement synchrone). Visioconférences : Prendre en compte les coûts de communication, les frais de connexion entre les sites, frais de gestion (appel à une société de télé-services). Exploitation et maintenance du site : évaluer le temps/travail d’animation et de maintenance.

Coordination Budgéter une enveloppe globale à la coordination (calculée à partir d’un pourcentage de recettes) Prendre en compte les frais de fonctionnement et de gestion.

Spécificités FOAD

VI. Equilibrer son budget prévisionnel Un budget prévisionnel n’est pas figé. Il se met en place progressivement et l’identification des moyens nécessaires peut amener le concepteur à revoir la tarification de la formation, l’organisation de la formation et ses prévisions de recettes. Ce budget sera à confronter à différents moments de la vie du dispositif avec les dépenses réelles, de façon à obtenir un budget équilibré et donc offrir le meilleur effet de formation.

Résumons…

Idée de formation

FOAD

Estimer les

recettes

Définir l'ensemble des coûts

Evaluer les coûts d'investissement

Evaluer les coûts de

fonctionnement

Réajuster le budget

Dispositif FOAD viable