moutamani chafik

«Ce guide a été élaboré dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL), contrat numéro EPP-I-00-04-00037-00, Ordre de service N° 2, entre l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) et Research Triangle Institute (RTI International). Il a été préparé par Monsieur Mohamed ZANA, en tant que consultant de RTI International».

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Guide de comptabilité simplifiée pourles associations de développement local

Projet de Gouvernance Locale - Maroc

Guide de comptabilitésimplifiée pour

les associations dedéveloppement local

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Préface

Durant ces vingt dernières années, le Maroc a connu un développement conséquent du tissu associatif. Les associations, sont appelées à jouer un rôle de plus en plus important dans le développement durable du pays par leur implication dans la gestion des affaires locales, en particulier dans le cadre de l’Initiative Nationale pour le Développement Humain (INDH).

Le défi est grand pour de nombreuses associations, notamment les plus récentes, souvent équipées uniquement de leur bonne volonté et de leurs liens privilégiés avec la population. Le renforcement de leurs capacités afin qu’elles puissent réaliser leurs ambitions et devenir des partenaires à part entière des Pouvoirs Publics est donc une priorité.

La réalisation de cet objectif reste tributaire d’une bonne maitrise des aspects relatifs à la gestion quotidienne, ce qui impose le renforcement de leurs compétences notamment dans le domaine de la comptabilité.

En effet, l’utilisation des outils et principes de la comptabilité est devenu un facteur clé de succés pour ces associations. la comptabilité leur permet d’assurer la transparence de leur gestion et de créer des relations de confiance avec la population, les partenaires et les bailleurs de fonds.

Dans ce but, le Programme de Gouvernance Locale (PGL) de l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) au Maroc se joint à la Coordination Nationale de l’INDH du Ministère de l’Intérieur, pour publier ce guide pratique à l’usage des associations locales.

Ce guide, qui fait partie d’une série de documents destinés essentiellement aux associations, est élaboré dans un langage simple et compréhensible permettant, à un public non averti, de comprendre et de mettre en oeuvre les principes de base d’une comptabilité simplifiée.

Nous encourageons donc les associations marocaines à en faire plein usage, tout en espérant qu’il réponde à leurs attentes.

...... Bonne lectureChristian ARANDEL, Directeur du projet de Gouvernance Locale

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† Préface† Sommaire† Introduction† Chapitre 1. La comptabilité associative

La comptabilité c’est quoi au juste?Assise juridique de la comptabilité associativeObjectifs de la comptabilité associativeLes spécificités de la comptabilité associativeIncidences des particularités des associations sur la comptabilitéConseils pratiquesSchéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée et spécifique

† Chapitre 2. Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérationsEnregistrer vos opérations bancaires et en espèce dans des cahiers journal de caisse et de banqueEnregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diversesValoriser et enregistrer les opérations bénévolesDes fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables Conseils pratiques

† Chapitre 3. La justification et l’archivage des opérations comptablesUtilité des pièces justificativesExiger une pièce justificative externeEtablir des pièces justificatives interne en fonction des besoinsClasser soigneusement les pièces justificativesConseils pratiques

† Chapitre 4. L’inventaire de fin d’exerciceObjet de l’inventaireInventorier les espèces en caisseRéaliser un rapprochement comptable de votre compte bancaireInventorier le matériel et le mobilier de votre associationPrendre en compte l’usure de vos équipementsAjuster les opérations dans le tempsConseils pratiques

† Chapitre 5. Synthèse et analyse des opérations comptablesEtablir le bilan de votre associationPasser du bilan initial au bilan finalEtablir le compte de résultatPrendre en compte le bénévolatConseils pratiques

† Annexes

Sommaire

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Les associations régulièrement constituées qui fonctionnent selon les principes démocratiques et de transparence et les règles rationnelles de gestion constituent sans nul doute l’une des conditions essentielles de l’émergence et /ou de la consolidation d’une société civile responsable participant pleinement au développement socio-économique et culturel.

Elles forment des espaces de réflexion et de travail collectif ou se déploient des efforts communs pour des causes communes.Elles constituent ainsi des viviers où bouillonnent, germent et s’expriment des aspirations collectives.

Avec l’essor qualitatif qu’a connu ce secteur au Maroc à partir de la dernière décennie du 20ème siècle, notamment le développement d’un type nouveau d’associations qui opèrent dans l’appui au développement durable, il est constaté la nécessité de renforcer l’accompagnement technique des associations oeuvrant dans le domaine du développement social et humain pour la tenue d’une comptabilité régulière et transparente.

La comptabilité n’est pas seulement un instrument d’information mais aussi

un support de la gestion participative et animation de la vie démocratique. Cependant, il est de notre devoir de se demander pourquoi nous sommes arrivés à une telle situation, et pourquoi la comptabilité ne fait pas une bonne presse. Les associations avancent en général qu’elles ne disposent pas de moyens financiers qui leurs permettent de recruter un comptable.

Les membres réalisent des opérations épisodiques au gré de leur disponibilité et suivant les moyens humains et matériels du moment, la tenue d’une comptabilité d’encaissement et décaissement.

D’autres imputent cette situation à la carence de vulgarisation. Les adhérents des associations ne sont pas sensibilisés suffisamment sur les obligations et l’utilité de la comptabilité.La tenue de la comptabilité est reléguée au dernier plan. Ils élisent généralement des trésoriers qui ignorent toute notion de comptabilité et gestion financière.

Certains vont plus loin dans leur analyse et imputent cette situation à l’absence d’une politique appropriée qui milite en faveur de la professionnalisation de l’association par le recrutement du personnel permanent compétent.

Introduction

Les structures étatiques d’appui aux associations, les bailleurs de fonds, les organismes internationaux financent, généralement, les projets de renforcement des capacités managériales des associations par la formation et l’information, mais rarement les frais de fonctionnement interne et les salaires des gestionnaires permanents y compris les comptables.

Au vu d’un tel constat, deux défis sont à relever : l’adaptation et la simplification de la comptabilité.

L’association est une institution qui présente un caractère altruiste et désintéressé. Elle est régie par des principes de solidarité, participation, démocratie et engagement envers la société et la communauté locale.

Au début de ce troisième millénaire, le Maroc s’active pour disposer d’un plan comptable des associations qui prend en compte ces spécificités.

Un autre défi et non pas des moindre c’est celui de la simplification et la formation. La simplification de la comptabilité et la valorisation de l’élément humain par la formation semblent être l’une des solutions appropriées pour la généralisation de la tenue de la comptabilité et le

renforcement de la transparence et la bonne gouvernance au sein des associations.

La comptabilité générale en effet, en tant qu’un instrument de gestion utilise un langage complexe qui n’est accessible qu’aux professionnels ayant une formation spécialisée.

La terminologie de la comptabilité rend difficile le contrôle des comptables professionnels par les adhérents des associations.

L’association est en effet une institution démocratique et participative par excellence dans laquelle la primauté est accordée à l’homme aux dépens du capital. Cette caractéristique devrait se refléter dans l’élément clef de sa vie, c’est-à-dire, dans sa gestion.Il faudra donc trouver des méthodes efficaces pour un enseignement élémentaire afin que les principes démocratiques, acceptables en théorie, puissent être appliqués en pratique.

Autrement dit, il faut faire de sorte que la gestion des associations soit aussi l’affaire de tous les membres.

Les recherches pour la simplification de la comptabilité du point de vue technique, sans toutefois perdre de

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son efficacité du point de vue de l’information s’imposent. C’est dans ce cadre qu’un tel guide a été réalisé. Il se propose de servir d’outil de référence et d’information pour les associations afin de les aider à tenir une comptabilité simplifiée qui répond à leurs besoins.

Ce guide est composé de cinq chapitres. Le premier est consacré aux spécificités de la comptabilité associative.

Les autres chapitres présentent, selon l’ordre chronologique, les différentes opérations comptables qu’une association est tenue de réaliser.

Afin de permettre une meilleure compréhension aux utilisateurs, ce guide fait à chaque fois que cela est possible/nécessaire, appel à des exemples, exercices et conseils pratiques.

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Chapitre ILa comptabilité associative

La comptabilité associative est une technique qui sert à enregistrer, classifier et récapituler les événements qui ont un caractère financier et bénévole de l’association.

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La comptabilité c’est quoi au juste ? La bonne gestion de votre association dépend la plupart du temps de la bonne organisation de votre comptabilité et de vos finances.

La comptabilité est une technique qui sert à :

L’enregistrement chronologique des opérations des associations à caractère financier est effectué selon la date de réalisation mais au fur et mesure de la mise à disposition du comptable ou trésorier des pièces justificatives.

Assise juridique de la comptabilité associativeVous êtes « une association ordinaire » qui reçoit périodiquement des subventions qui dépassent 10 000,00 DH d’une collectivité locale ou d’un établissement public ou d’une société dont l’Etat ou la collectivité locale est actionnaire : vous êtes obligés de tenir une comptabilité régulière. Plusieurs dispositions d’origines et finalités diverses peuvent imposer aux associations la tenue de la comptabilité.† Les statuts de l’association peuvent contenir des règles précises sur l’obligation de tenir une comptabilité ;† La législation fiscale conditionne l’exonération des associations de certains impôts par la tenue d’une comptabilité régulière ;† Les contrats et conventions de partenariat conclus entre l’association et le partenaire peuvent exiger la tenue d’une comptabilité saine et transparente, la production de rapports financiers périodiques,...etc.

Enregistrer

Classifier

Récapituler

Les événements de l’association qui ont un caractère financier et les contributions bénévoles}}}

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Objectifs de la comptabilité associative La comptabilité et la vie financière conditionnent la permanence et la réussite de l’association en lui donnant par la même les moyens d’atteindre les buts qu’elle s’est fixée. L’objectif principal de la comptabilité est donc d’être un moyen d’information :† Elle permet de donner des informations pour déterminer la situation financière de votre association ;† Elle vous donne le coût exact annuel de l’activité du projet que vous pourriez entreprendre ;† Elle est la base des prévisions financières (budgets) ;† Elle peut permettre aux dirigeants d’une association de suivre et contrôler la gestion de leur structure si elle est tenue régulièrement;† Elle est indispensable pour assurer la réussite de l’association et mener une politique de développement.

La comptabilité est également un moyen de gestion participative car :† Elle permet de renforcer la confiance des adhérents ;† De mobiliser leurs compétences et leurs énergies ainsi que leur motivation dans le travail ;† De sensibiliser les adhérents sur la situation financière de leur association et les inciter à participer aux délibérations et à la formulation des propositions susceptibles de renforcer les finances de l’association.

Les spécificités de la comptabilité associative L’association se distingue de la société commerciale sur les plans des : † Objectifs ;† Activités ; † Mode de participation au pouvoir ;† Mode de participation à la propriété ;† Mode de répartition des résultats,...etc.

Elle partage avec les autres composantes de l’économie sociale (coopératives, mutuelles) un certain nombre de principes et valeurs qui les rendent aptes à jouer un rôle de premier ordre dans l’appui au développement durable.

Parmi, les particularités des associations qui ont une incidence sur la tenue de la comptabilité, on peut citer entre autres :† Son objet social désintéressé ;† Sa propriété collective ;† La présence du bénévolat ;† L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital ;† L’importance de ressources financières spécifiques.

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Objet social désintéresséL’association peut réaliser comme n’importe quelle société, un bénéfice dit excédent de gestion. Mais ce qui la distingue de la société, ou coopérative c’est que cet excédent ne doit nullement être réparti entre les membres sous quelque forme que ce soit. L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par les personnes n’ayant par elles mêmes ou par personnes interposées aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats d’exploitation. Son activité doit présenter une utilité sociale.

Propriété collective L’association ne peut avoir de capital social auquel donnerait lieu des apports en numéraires comme, c’est le cas dans une coopérative ou société. Elle peut affecter l’excédent ou une partie, aux réserves, mais ces réserves sont impartageables au cours de son fonctionnement ou en cas de sa liquidation. On dit que l’association possède une propriété collective, contrairement aux sociétés qui se caractérisent par leur propriété privée.

Après dissolution de l’association, le boni de liquidation devra être affecté à une association, une fédération ou une institution qui poursuit un objet similaire.

L’article 6 du Dahir du 15 novembre 1958 énumère les biens que l’association peut posséder et administrer. Il s’agit de :† Locaux et matériel destinés à l’administration de l’association et aux réunions de ses membres ;† Immeubles nécessaires à l’exercice de son activité et à la réalisation de ses objectifs.

La possession de biens meubles par l’association ordinaire n’est pas autorisée dans le cadre de la législation en vigueur. Par meubles on sous entend en droit, les marchandises. La possession de biens immobiliers est limitée. Les associations ne peuvent acquérir d’autres immeubles que ceux qui sont nécessaires à l’accomplissement des objectifs et activités prévus dans les statuts de l’association.

Contrairement à ce qui est répandu, la cotisation annuelle versée par l’adhérent à son association n’est pas un capital, C’est une contribution au fonctionnement de l’association qui ne peut être remboursée à l’adhérent en cas de son retrait.

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La présence indispensable du bénévolat L’activité des associations est basée sur le bénévolat. Ce critère est indispensable. Il ne peut y avoir d’association sans travail bénévole. Etant donné l’importance des apports bénévoles dans les associations, ils doivent être valorisés et donc inscrits en comptabilité.

Arguments en faveur de la valorisation et enregistrement du bénévolat : La valorisation du bénévolat revêt une importance primordiale pour les associations, les pouvoirs publics, et les bailleurs de fonds.

"Pour les associations : † Elles y trouvent un moyen d’affirmer leurs légitimités ;† Comptabiliser toutes les charges qui concourent au coût de revient d’un service ou d’un fonctionnement et non seulement celles qui font l’objet d’un paiement ;† Obtenir des coûts vérités de fonctionnement (coûts, complets et réels) qui permettent de pouvoir juger sainement la gestion et d’effectuer des comparaisons valables entre des associations ou activités d’une même association ;† Présenter une situation patrimoniale sincère et transparente.• Ce mécanisme de valorisation permettra de donner une situation claire sur les activités d’une association et son patrimoine ;• Mettre en évidence l’autofinancement d’une partie de ses projets pour rendre visible le poids financier de la ressource bénévole par rapport aux autres apports et services rémunérés.

"Vis-à-vis des bailleurs de fondsLa valorisation de l’apport du bénévolat dans les projets de développement permet d’évaluer l’importance des ressources gratuites, en temps et en compétences, que l’association est capable de mobiliser et d’en constituer une contribution locale.

"Pour les pouvoirs publics Ils voient dans le bénévolat un moyen pour mettre en exergue son poids et tester les capacités des associations à mobiliser la société civile pour lui attribuer des taches précises dans le développement.

En outre la rareté des ressources financières dédiées aux secteurs sociaux trouve un palliatif au niveau des apports bénévoles

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L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capitalLe mode de participation au pouvoir de décision dans une association est calqué sur le mode de fonctionnement de la démocratie parlementaire (Un homme = Une voix). Chaque membre n’a droit qu’à une seule voix quelque soit le montant de la cotisation versée. L’importance dans une association est accordée à l’homme dans les prises des décisions et les élections des membres du Conseil d’administration et du bureau exécutif. Dans les sociétés anonymes, l’importance est donnée aux actions (Une action = Une voix). L’importance dans une société est accordée au capital.

L’importance des ressources financières spécifiques L’association, contrairement aux sociétés, compte essentiellement sur l’apport et le travail bénévole. Elle ne dispose pas de capital social et recoure rarement au crédit bancaire. En revanche, elle compte sur des ressources financières spécifiques autorisées par la législation en vigueur.

En vertu du Dahir du 15 Novembre 1958 tel que modifié, les associations

simplement déclarées peuvent posséderet administrer les ressources suivantes :

• Des Subventions publiques• Droits d’adhésions• Cotisations annuelles• Aides du secteur privé• Aides d’une partie étrangère ou organisme international sous réserves des articles 17 et 32 bis:

"Art. 17 : Les partis politiques et associations à caractère politique doivent : - Etre constituées par des nationaux marocains; - Fonctionner exclusivement avec les fonds d’organismes d’origine marocain.

"Art. 32 bis : Les associations qui reçoivent des aides étrangères sont tenues d’en faire la déclaration au Secrétaire Général du Gouvernement en spécifiant le montant obtenu et son origine et ce dans un délai de 30 jours francs à compter de la date d’obtention de l’aide.

En vertu des principes des obligations et contrats, les dites associations peuvent posséder et

administrer les ressources suivantes :

• Recettes de facturation des services à la population cible dans le cadre de leurs activités et leurs objets ;• Des produits financiers (compte bancaire courant ou bloqué) ;• Des ressources et sponsoring et commodats ; • Des amendes ;• Des ressources diverses : Ressources provenant des ventes occasionnelles ou permanentes de publication, revues, brochures.

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Tableau comparatif sur quelques critères de distinctions ou ressemblances entre association ordinaire, coopérative et société de capitaux.

Critères de distinction

Recherche du profit pour rémunérer le capital

Activités commerciales sans aucune limite

Bénévolat une donnée essentielle

Peut réaliser des excédents

Interdiction de distribuer les excédents

Réserves impartageables

Se constitue avec un capital social

Dirigeants élus rémunérés

Résolutions prises se basent sur la règle suivante : † un homme égal une voix† une action égal une voix

L’adhérent peut vendre ses actions ou parts sociales au public

L’adhérent peut réclamer ses parts sociales réévaluées

Boni de liquidation réparti entre les associés

Possède une propriété collective

Association ordinaire

non

non

oui

oui

oui

oui

non

non

ouinon

non

non

non

oui

Coopérative

non

non

oui

oui

non

oui

oui

non

ouinon

non

non

non

oui

Société

oui

oui

non

oui

non

non

oui

oui

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oui

oui

oui

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La coopérative ne peut acheter et vendre que les produits de ses membres sauf autorisation administrative.1

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Incidences des particularités des associations sur la comptabilité L’association étant une institution particulière. Il est normal qu’elle soit dotée d’un plan comptable spécifique qui s’inspire du plan général de la comptabilité marocaine des entreprises et qui prend en compte ses particularités.

Un plan comptable n’est pas comme son nom pourrait le faire croire, une nomenclature hiérarchisée et ordonnée des comptes, mais un ensemble de définitions assez rigoureuses pour enlever toute ambiguïté au langage technique utilisé ainsi qu’une méthode applicable au classement des faits, à l’enregistrement des mouvements de fonds et à la détermination aussi exacte que possible des valeurs.

Parmi les incidences des particularités des associations sur la comptabilité qui sont pris en compte par le projet du plan comptable marocain des associations en cours de publication :† des comptes transformés du plan comptable général marocain des entreprises ;† des comptes qui ne peuvent pas exister ;† et des comptes nouveaux.

L’association ne poursuivant pas un but lucratif, elle ne réalise pas un bénéfice net d’impôt qui sera distribué aux actionnaires au prorata de leurs actions comme c’est le cas d’une société. Elle réalise plutôt un excédent de fonctionnement impartageable ou une insuffisance de fonctionnement.

L’association n’est pas censée exercer des activités commerciales et vendre des marchandises produites par elle ou achetées pour les revendre aux clients. Elle peut cependant facturer des services, généralement, au prix coûtant aux usagers dans le cadre de ses activités d’intérêt général.

Excédent au lieu du bénéfice et Insuffisance au lieu de perte

Compte usager au lieu du compte client

Exemples de comptes transformés

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Exemple de comptes qui n’existent pas

Le capital social qui est une ressource essentielle dans une société n’existe pas dans une association. Le compte capital n’a donc pas de place dans la comptabilité d’une association.

Etant donné que l’association exerce des activités sociales non rentables du point de vue économique et ne possède pas de capital, rare sont les banques qui peuvent accorder des crédits aux associations à l’exception des associations de micro crédit.

L’achat de marchandise et leurs reventes en l’état ou après transformation d’une façon habituelle et répétitive, est considéré par le code de commerce marocain comme un acte de commerce. Cette activité est du ressort des sociétés commerciales et non des associations.

La législation en vigueur ne permet pas aux associations d’exercer des activités de transformation des matières premières destinées à la production et la vente.

L’association ordinaire ne peut acquérir qu’à titre onéreux et de ce fait ne peut recevoir de dons et legs.

A l’exception des associations d’utilité publique, les associations ne peuvent fructifier leurs fonds en achetant des actions, obligations, ou de fonds communs de placement. Aussi, l’existence de ces comptes dans la comptabilité des associations ordinaires n’est pas justifiée.

Compte capital

Compte crédit bancaire

Compte achat de marchandises revendues en l’état

Compte vente de marchandises

Compte dons et legs (association ordinaire)

Comptes financiers

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Exemple de comptes nouveaux

Ce compte englobe les excédents accumulés, les apports et subventions d’équipement sans droit de reprise auxquel il faut ajouter le résultat de l’exercice.

Les actionnaires d’une société peuvent faire des apports en nature qui sont évalués par des experts et incorporés au capital social de la société. Les apports dans une association ont une signification différente. Ils se font au moment de la création de l’association et n’ont qu’une contrepartie morale sauf si l’apporteur exige la reprise de l’apport dans un contrat. De ce fait, il y’a lieu de distinguer en comptabilité des associations entre les apports avec des droits de reprise et les apports sans droit de reprise.

Les entreprises poursuivant un but lucratif peuvent aussi recevoir des subventions. Ce qui est une spécificité c’est l’importance des subvention dans les ressources des associations.De ce fait, des précisions quant au contenu de ce compte s’imposent. Si l’apporteur de subvention l’a considéré comme unique et donc non renouvelable pour lui. L’association doit prendre ses dispositions pour renouveler le matériel acquis par le biais de la subvention en affectant une partie de son excédent annuellement à l’usure du matériel dit en comptabilité « Amortissement ».

Contrairement aux sociétés, le bénévolat dans une association constitue une ressource essentielle et devra par conséquent être valorisé et pris en compte dans sa comptabilité.

Compte fond associatif

Les apports

Compte subvention affectée à des biens renouvelables

Comptes des opérations bénévoles

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Conseils pratiques A propos de la prise en compte des particularités des associations dans la comptabilité, sachez qu’un projet de plan comptable spécifique aux associations a été approuvé par le Conseil Supérieur National de la Comptabilité. Ce projet sera mis en application dés son approbation par arrêté du Ministère des Finances.

Quelques informations du contenu du dit projet nous semblent utiles : † Le modèle simplifié, est considéré comme suffisant aux besoins d’informations concernant les ssociations ;† Les critères, à retenir pour les associations pouvant recourir aux modèles simplifiés, sont fixés par les pouvoirs publics ;† Par rapport aux prescriptions de la Comptabilité Générale de la normalisation comptable CGNC, les simplifications ont porté sur les méthodes d’évaluation, l’organisation de la comptabilité, le plan de comptes et les états de synthèse.

La spécialisation des exercices figure parmi les principes de la comptabilité. Si l’association a reçu d’un partenaire une subvention de fonctionnement et n’a dépensé que la moitié du montant au cours de l’exercice comptable qui coïncide généralement avec l’année civile, la moitié de la subvention non utilisé devra être affecté à un compte spécifique dénommé « fonds dédié ».

Fonds dédiés

Le cadre juridique adéquat pour réaliser des activités génératrices de revenus est la coopérative et la société. La loi No 24 – 83 formant statut général des coopératives et missions de l’Office de Développent de la Coopération (ODECO) offre un cadre favorable pour permettre aux adhérents d’acheter des matières premières, de produire, de commercialiser leur production dans le marché pour la valoriser et réaliser un excédent de gestion qui sera réparti entre les adhérents en fonction de leurs transactions dans les coopératives, de services et du travail fourni dans les coopératives de travail en commun.

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Au niveau des méthodes d’évaluation† L’association peut procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des biens produits par estimation du coût d’achat ou de production, ou sur la base du prix de vente avec application d’un abattement correspondant à la marge pratiquée ;† L’association peut procéder au calcul des amortissements des immobilisations selon une méthode simplifiée.

Organisation de la comptabilité† Les menus dépenses relatifs aux frais généraux difficilement justifiables par des pièces externes peuvent être appuyés par des documents justificatifs internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association ;† L’association est dispensée de la tenue des livres légaux côtés et paraphés par le tribunal (livre journal et livre d’inventaire), à condition de conserver le livre journal et les états de synthèse pendant au moins 5 ans ;† L’association peut procéder à l’enregistrement des opérations à leur date d’encaissement ou décaissement. Les créances et les dettes peuvent n’être enregistrées qu’à la clôture de l’exercice en vue de l’établissement des états de synthèse ;† La centralisation des écritures peut être effectuée une fois par exercice, par l’établissement d’une balance générale des comptes ;† L’association peut être dispensée de la tenue du grand livre si la balance des comptes peut être établie directement à partir du livre journal avec un niveau de sécurité suffisant.

En attendant l’approbation par le Ministère des Finances du dit projet de Plan Comptable des associations marocaines, les associations sont tenues de prendre en compte dans leur comptabilité les incidences des particularités des associations décrites ci-dessus.

Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiéeet spécifique La comptabilité des associations de développement local peut se résumer dans les opérations suivantes :

"Chaque opération réalisée ou engagée par l’association est enregistrée au fur et à mesure de la réception des pièces justificatives dans les outils simplifiés suivants : † Cahier journal de caisse ; † Cahier journal de banque, † Cahier des opérations diverses ...

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"Les contributions bénévoles sont estimées et enregistrées dans le cahier journal des opérations bénévoles.

"Les opérations enregistrées sont triées et reportées dans le registre d’organisation et suivi des opérations par fiche d’opération. Chaque fiche contient l’histoire de chaque opération.

"En fin d’exercice qui coïncide généralement avec la fin de l’année civile, l’inventaire et contrôle des écritures, est réalisé et inscrit dans un registre spécial d’inventaire.

"Après avoir tenu compte des résultats d’inventaire, le restant (ou solde) des fiches des opérations de fin d’exercice par nature est reporté sur les documents de synthèses et d’analyse (bilan et compte résultats).

D’une manière générale, la comptabilité simplifiée peut être tenue en trois phases qui sont : † L’enregistrement des opérations à caractère comptable ;† Le classement et l’archivage des pièces comptables ;† Le traitement des informations comptables et bénévoles

Chaque étape implique des documents spécifiques, ainsi que des règles particulières de conduite que le trésorier est tenu d’observer. Ces règles visent essentiellement à garantir la fidélité, la sincérité et la transparence des informations comptables vis-à-vis de toutes les personnes qui ont un droit de regard sur l’organisation (les membres, les fournisseurs, les clients, les institutions de financement, les autorités locales, etc.).

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Enregistrement

C’est la première étape du travail comptable qui consiste à inscrire les informations comptables dans les journaux et fiches spécifiques de suivi des opérations.

Classement/archivage

Les pièces comptables, une fois numérotées et enregistrées doivent être classées suivant un ordre chronologique dans les classeurs. Ces classeurs doivent à leur tour être gardés accessibles à tout moment pendant au moins une dizaine d’années avant d’être détruits. Ce classement est indispensable pour la bonne conservation des documents et des informations comptables.

Traitement des informations comptables

Le traitement des données ou informations comptables enregistrées conduit à l’établissement du compte du résultat et du bilan. C’est un travail qui se fait par périodicité, généralement à la fin d’un exercice comptable.

La tenue d’une comptabilité régulière est transparente nécessite également le partage de l’information comptable avec les adhérents de l’association.

Cette étape est très importante dans la vie associative car elle permet de maintenir une importante dynamique de groupe basée sur les principes des efforts collectifs et de la participation effective de tous les membres dans la vie d’une association.

En effet, les membres d’une association se sont regroupés pour mettre en commun leurs efforts afin de contribuer au développement par la réalisation de projets spécifiques qui visent l’amélioration socio-économique de la population. Pour cela, ils sont intéressés de connaître, au moins une fois par an, le résultat de leur solidarité et de leur participation active à la vie de leur organisation.

Ces résultats sont exprimés en comptabilité dans les documents de synthèse et d’analyse à savoir le bilan et le compte de résultat dit compte de produits et charges.

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Ainsi, les membres d’une association ont besoin de connaître : † Les moyens d’équipement dont dispose l’association pour fonctionner ainsi que ses créances et disponibles en banque et en caisse ;† Le patrimoine de l’association c’est-à-dire ses fonds propres ou fonds associatifs ;† Les charges et produits de fonctionnement et leur répartition, par catégorie de partenaires qui ont contribué au fonctionnement et équipement ;† Les résultats de leurs activités : Si c’est un excédent comment l’affecter et si c’est un déficit quel est sa cause et ses conséquences et comment le couvrir et l’éviter.

Les décisions concernant la vie de l’association ne peuvent être prises démocratiquement par les membres adhérents lors de l’Assemblée Générale que si l’exposé de ces données de gestion est bien compris par ces derniers.

C’est pourquoi, une méthode de communication simple, basée sur la visualisation s’avère nécessaire pour les comptes annuels lors de cette Assemblée Générale.

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Chapitre II Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations

L’enregistrement est la première étape du travail comptable qui consiste à écrire les informations comptables dans les documents appropriés. Il importe de noter que l’enregistrement comptable se fait après une analyse rigoureuse des opérations comptables devant permettre d’identifier les documents dans lesquels les écritures devront être portées.

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”L’association réalise quelques opérations financières par semaine. Elle peut recevoir des cotisations de ses membres ; effectuer des dépenses de préparation du dossier de la déclaration préalable ; recevoir une subvention de la commune, de la région ou d’un bailleur. Toutes ces opérations doivent être enregistrées et justifiées. Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation du mouvement ainsi que les références de la pièce justificative correspondante.Nous pouvons simplifier l’enregistrement comptable dans 4 opérations à savoir :† Enregistrement des opérations comptables courantes ;† Enregistrement des opérations diverses ;† Enregistrement du bénévolat ;† Organisation et suivi des opérations.

Enregistrer vos opérations bancaire et en espèce dans des cahiers journal de caisse et de banque Chaque opération comptable peut être enregistrée soit :† Dans un cahier du journal de caisse : si elle est effectuée en espèce ;† Dans un cahier du journal de banque : si elle est effectuée par chèque ;† Dans un cahier du journal des opérations diverses : si elle ne concerne ni l’un ni l’autre (opérations d’emprunt et de créances) ;

Les écritures se passent chaque jour ou à la limite chaque semaine. Le trésorier ou un adhérent lettré peut facilement tenir ces cahiers.

Cahier du journal de caissePrenez un cahier d’écolier et inscrivez sur la première page de couverture :† Le nom de l’association ;† En grande majuscule «Caisse» ;† L’année.

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Vous tenez votre compte sur le cahier jour par jour selon le modèle suivant :

De cette façon, vous pouvez savoir chaque jour ce qui vous reste en caisse selon votre cahier journal caisse. Il suffira au caissier de faire le rapport entre ce résultat comptable et la réalité de l’argent qu’il a en caisse en utilisant la pièce « inventaire en espèce » pour connaître exactement quel est le montant que vous avez dans votre boite/caisse.

Vous aurez bien sûr acheté cette boite/caisse en prenant la précaution d’en trouver une qui se fermera à clés et vous l’aurez placée en sécurité à l’abri d’un vol éventuel.

N° d’ordre : Correspond au numéro de l’opération. Vous pouvez opter pour une numérotation simple (1,2,3, .....n) ou une numérotation composée en intégrant le mois de la dépense par exemple pour la première dépense du mois de janvier 2008 le numéro attribué sera 001/01. La neuvième dépense du mois de février sera ainsi numérotée 009/02 et ainsi de suite.

Référence de la pièce justificative : Il s’agit de donner le type de la pièce justificative(facture, reçu, bon, ...) et son numéro.

Nature de l’opération : Spécifier la nature de l’opération correspondante à la pièce justificative.Par exemple, des photocopies effectuées chez le buraliste du coin.

Date de l’opération : Noter la date correspondant à la réalisation de la dépense et ou de l’encaissement.

Montant en Dhs : Noter le montant en entrée s’il s’agit d’une recette et en sortie s’il s’agit d’une dépense de l’association. Par exemple, les photocopies effectuées chez le buraliste du coin comme une dépense. C’est à noter en « Sortie ». Quand l’association reçoit des sommes dues en espèces, le montant de celles-ci est reporté en « Entrée ».

Restant : Rapporter la différence entre les « Entrées » / « Sorties » de chaque ligne

N°d’ordre

Référence de la pièce

justificative

Nature de l’opération

Date del’opération

Montant en Dhs Restant

Entrée Sortie

��


Exercice d’application

Le 2 janvier 2002, l’association« Amal » dispose d’une somme d’argent de 1 000 Dhs en caisse.

"Le même jour, l’adhérent «Driss» paie sa cotisation fixée 100 Dhs en espèce.

"Le trésorier paie le 31 janvier 2002, le loyer du local pour une valeur de 500 Dhs. Passez en écriture comptable ces opérations.

Cahier journal de caisse

Le restant en caisse au 31 janvier 2002 est de 600 Dhs.

Cahier du journal de banqueDés que vous avez un peu trop d’argent en caisse, vous le verserez à la banque dans laquelle vous aurez ouvert un compte en prenant la précaution de donner la signature collective à 2 membres du comité exécutif (le président, le trésorier).

Le journal de la banque se tient en fait dans un cahier d’écolier de la même façon que le journal de la caisse. Les rubriques du cahier journal banque sont identiques à celles du cahier journal caisse.


"Une association a démarré son activité annuelle le premier janvier 2002 par un solde bancaire de 50 000 Dhs.

N°d’ordre

01/02

02/02

03/02

Date

2/1/2002

2/1/2002

31/1/2002

Réf. dela pièce

justificative

-

Bon de recette N° 20/2002Reçu du loyer

Nature del’opération

Solde disponible

Cotisation de l’ad--hérent «Driss»Loyer

Montant en Dhs SoldeDhs

1000

1100

600

Entrée

1000

100

-

Sortie

-

-

500

��


"Elle a acquis un ordinateur pour 10 000 Dhs le 10 mars 2002. L’achat a été réglé par chèque. Elle a retiré 1 000 Dhs par chèque pour alimenter sa caisse. Cette opération a été effectuée le 15 avril 2002. Le 20 Mai 2002, elle paie par chèque la facture mensuelle d’électricité d’un montant de 1 000 Dhs.

"Passez l’écriture comptable de ces opérations.

Cahier journal de la banque

L’association peut fusionner le cahier du journal de caisse et cahier du journal de banque en un seul : dit «cahier du journal caisse / banque» suivant le modèle ci-aprés :

Cahier du journal Caisse et Banque

N°d’ordre

01/02

02/02

03/02

04/02

Date

1/1/02

10/3/02

15/4/02

20/5/02

Réf. dela pièce

justificative

Facture N° ...

Chéque N° ...


Restant banque

Acquisition d’un ordinateurAlimentation de la caissePaiement quittance électricité

Montant en Dhs SoldeDhs

50 000

40 000

39 000

38 000

Entrée

50 000

-

-

-

Sortie

-

10 000

1 000

1 000

N°d’ordre

Réf. Nature del’opération

Caisse

Entrée

Date Banque

Sortie Solde Entrée Sortie Solde

��


Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diverses On peut définir les opérations diverses comme étant les opérations comptables effectuées par une association et qui ne concernent ni la caisse ni la banque.

Les opérations diverses sont enregistrées dans un document comptable spécifique appelé « le cahier journal des opérations diverses ».

Si votre association est de petite taille, vous pouvez enregistrer les opérations à leurs dates d’encaissement et décaissement dans le cahier de journal de caisse et de banque. Toutefois, si les opérations d’emprunt et de créances sont importantes, il est souhaitable que votre association enregistre ces opérations dans un cahier simplifié dit cahier de journal des opérations diverses.L’association peut également enregistrer directement ces opérations dans des fiches correspondantes (fiches des créances sur les usagers des services dispensées par l’association)

L’association peut utiliser ce cahier, si elle emprunte ou achète à crédit ou si elle octroie des crédits ou vend ses services à crédit.

On y inscrit les opérations comptables qui n’intéressent ni la caisse ni la banque.

Cahier du journal des opérations diverses

N°d’ordre

Naturede

l’opé-ration

Emprunt dettes

Augmentant

Date

Diminuant

Restant Créances

Augmentant Diminuant

RestantRéf.

��


"Le 20 janvier 2005, l’association Al Amal achète à crédit, du mobilier du bu--reau chez le fournisseur Ali et Frères Bureautique (AFB), pour un montant de 10 000 Dhs.

"Le 15 février 2005, l’association règle 50 % de la facture correspondante à l’achat de fournitures de bureau chez le fournisseur Ali et Frères bureautique (AFB).

"Le 20 février 2005, l’association Al Amal vend ses services à crédit pour un montant de 6 000 Dhs.

"Passez ces écritures comptables dans le cahier des opérations diverses.

N° d’ordre : Notez le numéro de l’opération, selon le même principe du cahier journal.

Date : Rapportez la date de l’opération

Référence : Donner le type de la pièce justificative et son numéro.

Nature de l’opération : Notez explicitement la nature de l’opération

Emprunts et dettes : Rapportez le montant des emprunts et dettes contractées par l’association. S’il s’agit d’un emprunt/dette effectué, notez le montant dans la colonne «Augmentant». Si, par contre il s’agit du remboursement d’un emprunt/dette, en totalité ou en partie, notez le montant correspondant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les dettes/emprunts contractés et les remboursements effectués.

Créances : C’est très rare, mais il arrive que l’association octroie des crédits à son personnel et facture ses services aux usagers à crédit. Dans ce cas, rapportez le montant du crédit octroyé dans la colonne «Augmentant». A chaque remboursement, total ou partiel, noter le montant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les crédites octroyés et les remboursements effectués.


��


N°

001/01

002/02

003/02


Achat à crédit

de fournitures

de bureau

Rembour--

sement au

fournisseur

AFB des achats

de fourniture

de bureau

Vente de servi--

ces à crédit

Emprunt et dettes

Augmentent

10 000

-

-

Date

20/01

15/02

20/02

Diminuent

-

5 000

-

Restant

10 000

5000

Créances

Augmentent

6 000

Diminuent

-

Restant

6 000

Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles Le bénévolat constitue une donnée essentielle pour les associations.C’est pourquoi, il est souhaitable de l’enregistrer et de l’insérer dans le bilan et le compte de résultat. L’enregistrement des opérations bénévoles est effectué dans un document comptable spécifique appelé «le cahier journal des opérations bénévoles».

L’association devra établir pour chaque contribution volontaire une pièce comptable indiquant la date, la nature de l’opération, le nom de la personne concernée, le mode d’évaluation de l’apport.

Il existe plusieurs méthodes pour estimer ces contributions. Parmi elles, celle du « coût de remplacement », c’est-à-dire ce que devrait débourser l’organisation s’il fallait faire réaliser ces services non rémunérés par des salariés (différencier selon la nature des tâches réalisées par chaque bénévole et imputer à chacune des composantes le coût de recours...).

Exemple d’application :Le président de l’association «Al Amal» (Ahmed) a animé le 10/01/2006 une session de formation de trois jours.

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Journal des opérations bénévoles

Solution:

Exercice d’application général pour l’utilisation des journaux simplifiés :Le mois de janvier 2005, l’association a réalisé les opérations suivantes :

"Un adhérent a versé en espèce 1 200 Dhs de cotisations le 20 janvier. Le trésorier a établit un reçu n°075/01.

"Les frais du dossier de constitution de l’association en espèce s’élèvent à 1 000 Dhs le 16 janvier. L’association a reçu la facture n° 127/01 pour l’acquittement de cette dépense.

"Contribution d’un bailleur de fonds est de 50 000 Dhs par chèquele 20 janvier. L’association a reçu ordre de virement n°0157.167.05

"Acquisition d’un ordinateur : 10 000 Dhs par chèque le 20 janvier.Facture n°1322/05

"Achat de fournitures de bureaux par chèque 10 000 Dhs le 22 janvier.Facture n° 147/05.

"Acquisition de mobilier et matériel de bureau par chèque 10 000 Dhsle 25 janvier. Facture n° 136/05.

"Retrait de 10 000 Dhs de la banque pour alimenter la caisse. Retrait effectué le 26 janvier. Bordereau de retrait n° 198.02/02.

"Une avance de 1 500 Dhs a un membre par chèque le 30 janvier. Le membre en question a signé le reçu n° 045/02. Il est demandé d’inscrire ces opérations dans les cahiers journaux simplifiés correspondant du mois de janvier2005


Animation d’unesession de formation

Date

1/10/06

Nombred’unité

3 jours

Coût d’uneunité

1 000Dhs/Jour

Valeurtotal

3 000

Nom et qualité de la personne

Ahmedprofessionnel

N°

��


Cahier du journal de caisse

Cahier du journal de banque

Référence de la piècejustificative

Ordre de virement n° 0157.167.05

Facture n° 1322/05

Facture n° 147/05

Facture n° 136/05

Reçu n° 045/02

Date

20/01/05

20/01/05

22/01/05

25/1/05

26/1/05

30/01/05

Restant

50000

40000

30000

20000

10000

8500

Sortie

10000

10000

10000

10000

1500

Entrée

50 000


Contribution bailleurs de fonds

Acquisition d’un ordinateur

Fourniture de bureau

Acquisition de MMB

Retrait pour alimenter la caisse

Avance à un membre


Reçu N° 075/01

Facture N° 127/01

Bordereau de retraitN° 198.02/02

Date

10/01/05

16/01/05

26/01/05

Restant

1 200

200

10 200

Sortie

1 000

Entrée

1 200

10 000


Cotisations

Frais dossier

Alimentation de la caisse (retrait banque)

�0


Cahier du journal des opérations diverses

Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables Après avoir enregistré toutes les opérations dans les cahiers du journal caisse, de banque et éventuellement dans le cahier journal des opérations diverses, le trésorier doit trier les écritures contenues dans ces cahiers en fonction de la nature des opérations et les regrouper dans les fiches d’un registre dit d’organisation et suivi des opérations.

Vous pouvez avoir des fiches de cotisations, de subventions par partenaire, matériel informatique et autres. Cette organisation va permettre de suivre la situation de chaque opération à un moment donné, de prendre les décisions qui s’imposent mais également de préparer le bilan de votre association et le compte de résultat de l’année. Parmi les fiches d’opération de suivi les plus utilisées, on peut citer : † La fiche des cotisations ;† La fiche des salaires et charges sociales ;† La fiche du mobilier et matériel de bureau ;† La fiche du matériel informatique ;† Les fiches des partenaires ;† La fiche ventes de services (facturation de services) ;† La fiche des usagers.


Reçu N° 045/02

Date

30/01/05

Restant

1 500

Doit)-(

Avoir)+(

1 500


Avance à un adhérent

Pour simplifier les opérations d’enregistrement, on peut procéder à la numérotation simple des pièces justificatives en fonction de l’ordre de réception. Par exemple, la première facture reçue au 1er janvier 2005 aura le n° 1. Les factures suivantes seront numérotées en fonction de leur ordre d’arrivée.

STOP

��


La fiche partenaire vous permet d’honorer vos engagements en suivant de prés le solde de la subvention que le partenaire vous a accordé mais surtout de lui transmettre régulièrement le dossier des justificatifs de l’utilisation de la subvention qui est constitué : † D’une lettre des justificatifs et de remerciements ; † D’un rapport d’activité concernant les activités et résultats obtenus après avoir utilisé la subvention ;† Une fiche de synthèse de la subvention financière ;† Un décompte financier détaillé des dépenses concernant la subvention reçue ;† Une photocopie des pièces justificatives.

En cas de remboursement d’une partie de la subvention, ce qui est très rare, le montant est inscrit en sortie. Le restant est égal aux subventions accordées moins les remboursements. Les dépenses d’utilisation de la subvention sont inscrites en sortie. En général, on ajoute une colonne dans laquelle on y inscrit les dépenses prévues par nature dans le cadre du budget prévisionnel du projet financé par la dite subvention.

FICHE PARTENAIRES

Association :

Information sur le partenaireDénomination partenaire :

Adresse :Personnes de contact et coordonnées :

Information sur la convention de partenariatN° de la convention ou contrat :Date / signature : - Référence du contrat ou convention spécifique - Montant de la subvention et ventilation des dépenses en fonction des rubriques du budget.

Date Restant de

l’opérationSortie EntréeN° pièce

justificative

Nature de

l’opération

Restant de la

subvention

Prévoir dans

le budget

��


Exemple : Une association a reçu une subvention le 01/01/06 par chèque de 80 000 Dhs. Elle a effectué les opérations suivantes : † Paiement des charges de location le 20/01/06 pour 10 000 Dhs sur 20 000 Dhs prévus dans le budget du projet financé ;† Acquisition de matériel informatique le 30/01/06 pour 50 000 Dhs sur 60 000 Dhs prévus.

La fiche partenaire sera présentée de la manière suivante :

A la lecture de cette fiche, l’association a reçu 80 000 Dhs de subvention. Elle a dépensé 10 000 Dhs sur les 20 000 prévus pour la location. Il lui reste donc 10 000 Dhs à dépenser sur la même rubrique (location). Elle a également acheté du matériel informatique pour un montant de 50 000 Dhs sur les 60 000 Dhs prévus à cet effet. Il lui reste donc 10 000 dhs à dépenser sur cette rubrique.

D’une manière générale, l’association a dépensé 60 000 Dhs sur les 80 000 Dhs reçus. Les 20 000 Dhs qui restent sont à affecter selon les rubriques correspondantes.

Le suivi de la fiche de cotisation vous permet de connaître le montant des cotisations versées et peut servir de support de rappel aux adhérents de leurs engagements (paiement de leurs cotisations). L’Assemblée Générale de l’association est l’occasion propice pour récolter les cotisations des membres qui ont refusé pour une cause ou une autre de verser leurs cotisations. Les statuts des associations en général stipulent que l’adhérent est tenu de verser sa cotisation chaque année sous peine de perdre la qualité de membre et d’être privé de son droit de participer aux délibérations de l’Assemblée Générale et réunions du conseil d’administration. Le comité exécutif devra lui adresser une lettre de rappel et d’avertissement et le révoquer en attendant que l’Assemblée Générale statue sur son cas.

Date

01/01/0620/01/0630/01/06

Restant

10 00010 000

Sortie

10 00050 000

Entrée

80 000


SubventionLocationMatériel informatique

Opération Prévues

20 00060 000

Restantsubvention

80 00070 00020 000

��


FICHE GLOBALE DES COTISATIONS DESMEMBRES D’UNE ASSOCIATION

Association :Adresse :Tél :Fax :

La tenue régulière des fiches permet de :† Suivre régulièrement toutes les opérations réalisées en particulier celles réalisées avec les tiers ; † Utiliser l’information comptable des fiches comme support de gestion participative ;† Faciliter le contrôle de la comptabilité et gestion par les adhérents ;† Calculer le solde final de chaque opération. Ce solde est reporté directement dans le bilan et le compte résultat avant inventaire de fin d’exercice.

L’un des suivis les plus importants est celui des frais de mission par le biais de la Fiche de notes de frais. Cette fiche nous renseigne sur tous les frais de mission et les pièces justificatives de ces missions y compris celles des membres du conseil d’administration.

N°

1

-

60

61

-

82

83

-

Nom et

Prénom

Farid SAAD

Adresse

12, rue fida Marrakech

Total 2001

Total 2002

Total 2003

Date

d’adhésion

02/02/2000

Cotisation

2001

10000,00

Cotisation

2002

8000,00

Cotisation

2003

8000,00

��


Elle est présentée par les membres du comité exécutif ou toute autre personne à laquelle on a confié une responsabilité qui l’a conduite à la ville voisine pour effectuer au nom de l’association une démarche ou/et des achats.

Au départ de ce messager, on lui aura remis une avance et il aura signé un reçu pour le montant de cette avance. Le trésorier gardera, soigneusement, ce reçu jusqu’au retour du messager qui devra présenter par écrit la liste de toutes les dépenses qu’il aura effectué lors de ce voyage. Il justifiera chacune des dépenses par une facture ou un reçu et inscrira sur une page spéciale toutes les dépenses pour lesquelles il n’a pas pu obtenu de reçu (taxi- téléphone- cadeau,..., etc.)

Il va de soi que la différence entre l’avance reçue et le total des dépenses doit être rendus immédiatement au trésorier.

Parmi les autres fiches, on peut citer la fiche du matériel et équipements dont vous trouverez le modéle ci-après.

MODELE DE FICHE DUMATERIEL ET EQUIPEMENTS

Association :

Adresse :

Tél :

Fax :

(*) : Amortissement

Réf.

Facture

n°

Date

d’aquisition

10/05/2002

Matériel

Ordinateur

Prix

Unitaire

10.000

Qt.

2

Valeurs

total

20.000

Taux

A )*(

10%

A

annuel

2000

A

cumulé

2000

Valeur nette

comptable

18 000

��


Conseils pratiques L’enregistrement de toutes vos opérations engagées et réalisées dans les outils simplifiés (cahier journal de caisse et de banque et cahier journal des opérations diverses) et leur justification par des pièces justificatives internes et externes est un préalable vers la tenue régulière et transparente de votre comptabilité.En effet si toutes les opérations sont enregistrées et justifiées, elles permettront à n’importe quel comptable qualifié, qui peut vous aider à établir en quelques heures la situation comptable annuelle de votre association et d’utiliser les informations comptables pour préparer un rapport financier à l’assemblée générale.

Il ne faut enregistrer les opérations qu’au fur et à mesure de la réception des pièces justificatives numérotées.

Chaque pièce comptable qui sera classée dans le classeur banque sera numérotée et le numéro de pièce correspondra à l’écriture en question dans le cahier journal.

Toutes les recettes importantes doivent être enregistrées en banque. La caisse sert à effectuer les petites dépenses.

Si vous gérez plusieurs projets, il est préférable d’avoir un cahier de journal de caisse et de banque pour chaque projet. Cette organisation va vous faciliter le suivi de la gestion financière de chaque projet.

Il faut prendre la précaution de faire régulièrement un rapprochement entre situation donnée par votre propre banque et le relevé bancaire que vous demandez à votre banque. S’il y a une différence, il faut la rechercher et faire l’état de rapprochement

N’oubliez pas d’enregistrer l’écriture des intérêts et frais pour obtenir l’équilibre. Souvent seul, un relevé bancaire donne le chiffre exact de ces intérêts et frais.

Lorsque l’association réalise beaucoup d’opérations, elle peut recourir à un professionnel pour l’aider à tenir une comptabilité complète à partie double en enregistrant les opérations dans les cahiers journaux en rubriques débit et crédit solde débiteur et solde créditeur et établissant la balance de vérification en réalisant l’inventaire et régularisation avant d’établir le bilan et le compte de résultat.

Ces opérations sont difficilement assimilables par un adhérent non qualifié.

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En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. Sans cette justification, le contrôleur de votre comptabilité ne pourrait pas accepter l’écriture et rejettera la dépense s’il s’agit d’une charge non justifiée.Une pièce justificative est un document qui prouve la dépense et son affectation ou son créditeur (facture du fournisseur, titre de transport, ticket d’autoroute, ...).

Utilité des pièces justificatives

La pièce justificative possède une double utilité :† Elle déclenche l’enregistrement en ce qui concerne les opérations courantes. C’est seulement lorsque le trésorier reçoit la pièce justificative qu’il doit passer l’écriture comptable ;† Elle sert de preuve à toute occasion de contrôle. La pièce justificative est l’un des documents importants qui servent de base au contrôle.

Il existe deux types de pièces justificatives. Les pièces externes et les pièces internes.

Chapitre IIILa justification et l’archivage des opérations comptables

La justification et l’archivage sont indispensables pour conserver et pour garder accessibles à tout moment les informations comptables et les éléments de preuve. Un archivage méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations ultérieures pour fins de contrôles et de vérifications, ou même d’exploitations pour des prises de décisions.

“

”

Au cas où votre association est assujettie au paiement d’impôt sur les sociétés, son excédent serait réévalué d’autant avec compléments d’impôts à acquitter. Le plus embarrassant, c’est que les partenaires et adhérents perdent confiance dans les gestionnaires et peuvent aller jusqu’à réclamer le remboursement des dépenses non justifiées voire même intenter une action en justice. C’est dire l’importance de la pièce justificative.

STOP

��


Exiger une pièce justificative externe

"Les pièces justificatives externes à l’association sont émises par les tiers.

Quelques pièces justificatives externes :a- Devis et bon de commande :Dans certains cas, l’association est obligée d’avoir trois devis contradictoires avant de procéder à l’achat d’un service ou d’une fourniture. Cette procédure est souvent appliquée si la dépense prévue dépasse un certain montant fixé contractuellement entre l’association et son partenaire (souvent le bailleur de fonds).

Un devis répond à une demande de devis émise par l’association. Il comprend un listing des articles, reprenant les mêmes critères mentionnés dans la demande de devis émise par l’association. Le devis doit préciser les prix de chaque article ainsi que le montant total. Dans certains cas, des conditions spécifiques sont notés dans la demande de devis (délais et modalités de livraison, modalités de paiement, ...), le devis doit répondre a ces conditions spécifiques pour être valable.

Devis N° : DV01285

Objet : Offre de prix

Monsieur,Suite à votre consultation dont nous vous remercions, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-aprés notre devis dûment complété par nos soins ainsi que nos meilleurs prix.

SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca

Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : [email protected]

SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ...........................Adresse de l’Association : ....................................................................................Tél : .......................................................Fax : .......................................................

Réf.

TDF 148

-

-

Désignations

Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800

poste forme

-

-

PT/HT

7 000,00

-

-

Quantités

07

-

-

PU/HT

1 000,00

-

-

TOTAL H.T7 000,00

TAUX T.V.A20%

MONTANT TVA1 400,00

TOTAL TTC8 400,00

Cachet + signature

��


Après avoir réuni trois devis contradictoires et choisi le moins disant : une opération d’achat commence par un ordre d’achat appelé «bon de commande». Donné verbalement ou par téléphone, l’ordre doit être confirmé par écrit : Lettre ordinaire ou imprimé préparé à cet effet.

Le fournisseur donne un accusé de réception appelé «confirmation» dans lequel il rappelle les indications contenues dans le bon de commande.

L’association conserve une copie du bon de commande.

Le bon de commande est une formule imprimée au nom du fournisseur. Il reprend les mêmes éléments mentionnés dans le devis.

Nom de l’Association : ...........................Adresse de l’Association : ....................................................................................Tél : .......................................................Fax : .......................................................

Nom de sociétéAdresse

Fax :

Marrakech, le 10/08/2006

Objet : Bon de commande

Monsieur,Suite à votre devis N°............, nous vous prions de prendre en compte ce bon de commande :

Délai de livraison :

Meilleurs salutations,

Signature du président et du trésorier

Réf.

TDF 148

-

-

-

-

Désignations


poste forme

-

-

-

-

PT/HT

7 000,00

-

-

-

-

Quantités

07

-

-

-

-

PU/HT

1 000,00

-

-

-

-

TOTAL HT

MONTANT TVA )TAUX 20%(

MONTANT A PAYER TTC

7 000,00

1 400,00

8 400,00

��


b- Le bordereau de livraison et bon de réception : A la livraison de la commande, on vous remet un bon de livraison.

Le bon de livraison est une note, une sorte de facture provisoire qui accompagne la livraison, avec la différence toutefois qu’elle ne porte pas de prix et qu’elle est remise avec la marchandise livrée par le fournisseur à l’association.

Ce bon reste entre les mains de l’association et lui permet de vérifier la marchandise reçue et sa conformité avec le bon de commande.

Le bon de livraison est établi en deux copies dont l’une signée par l’association et conservée par le fournisseur. Cette partie tient lieu de bon de réception.

Bordereau de livraison

Signature

Bon livraison N° : .......................

Destinataire : ...............................

Date : ...........................................

Expéditeur : .................................

Réf. / Commande : ...............................................................

Condition de paiement : ......................................................

Reçu: .................................................................................................................

La marchandise ci-dessus : .......................................... A ..............................le

Désignations

TOTAL

Unité demesure

Quantité Observation

�0


c- La facture : La facture est le document établi par le fournisseur pour indiquer au client le détail du prix à payer. Elle est établie en double exemplaire, l’original est envoyé au client, et le fournisseur conserve le double.Pour être valable, une facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes :† Identification du fournisseur (nom et coordonnées) ;† Date de la facture ;† Identification du client ;† Désignation des articles avec la quantité et le prix unitaire en Hors Taxes (HT) ;† Montant total de la facture en Hors Taxes (HT) ;† Montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A) ;† Montant à payer par le client (montant total en Toutes Taxes Comprises – T.T.C.).

Accessoirement, si le paiement de la facture est différé, suite à une entente entre fournisseur et client, la facture comportera la date prévue du règlement.

FACTURE N° 01285

SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca

Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : [email protected]

SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ...........................Adresse de l’Association : ....................................................................................Tél : .......................................................Fax : .......................................................

Réf.

TDF 148

-

-

Désignations


poste forme

-

-

PT/HT

7 000,00

-

-

Quantités

07

-

-

PU/HT

1 000,00

-

-

TOTAL H.T7 000,00

TAUX T.V.A20%

MONTANT T.V.A1 400,00

NET A PAYER8 400,00

Cachet + signature

Date : ......................

Arrêtée la présente facture à la somme de : Huit Mille Quatre Cents Dirhams TTC

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Etablir les pièces justificatives internes en fonction des besoins

"Les pièces justificatives internes sont des pièces émises par l’association pour ses besoins propres tant au niveau des encaissements que des décaissements.Quelques pièces justificatives internes

a- Le reçu :C’est un écrit par lequel une personne (le trésorier de l’association en général) reconnaît avoir reçu un bien ou une somme d’argent.Il doit contenir au minimum les éléments suivants :† Un numéro d’ordre ;† Le nom du receveur (trésorier de l’association) ;† Le montant de la somme reçue ;† Le mode de règlement (espèces ou chèque) ;† L’objet du règlement (à quoi correspond ce règlement) ;† La date et la signature du receveur (trésorier de l’association).

Le reçu est établi en deux exemplaires dont l’un est gardé par l’association et l’autre est donné à celui qui a procédé au règlement.

Quittance / Reçu N° .........

Association : ...............................

Adresse : .....................................

Je soussigné M........................, trésorier de l’association .........................................................

reconnaît avoir reçu de ...................................................................... la somme de ....................

........................... par chéque N° ............................................. objet de versement : ..................

...........................

A.................. le .........................

Pour l’association : Le trésorier

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b- La décharge :

La décharge est un document qui atteste que le destinataire/bénéficiaire a bien reçu la chose ou la somme qui lui a été transmise ou cédé à titre temporaire par l’association.

Une décharge est établie en deux exemplaires dont l’un est gardé par l’association et l’autre est donné à la personne concernée. Pour être valable, elle doit contenir au minimum les informations suivantes :† Identification de l’association (nom et coordonnées) ;† Identification de la personne concernée par la décharge (nom et statut si interne à l’association, nom, qualité et structure de rattachement si externe à l’association) ;† Le numéro de la pièce d’identité de la personne concernée par la décharge ;† L’objet clairement spécifié de la décharge ;† La date et le lieu de l’établissement de la décharge ;† La signature de la personne concernée par la décharge.

Décharge

Association : ...............................

Adresse : .....................................

Tél. : ...........................................

Je soussigné, M. Mohammed RAMI, Chargé de mission bénévole de l’Association, titulaire

de la CIN n° ABCD248, certifie avoir reçu de l’Association la somme de dix mille dirhams

(10 000 Dhs) comme avance pour la réalisation de mission prévue à Oujda du 3 au 5 janvier

2006.

Fait à .................., le 02/01/2006

Signature du bénéficiaire

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c- La note de frais : Une note de frais est établie en deux exemplaires dont l’un est remis à l’intéressé et l’autre conservé par l’association. Pour être valable, la note de frais doit contenir au minimum les informations suivantes :† Identification de l’association (nom et coordonnées) ;† Identification de la personne concernée par les frais (nom, prénom et qualité) ;† Spécification claire du motif des dépenses ;† Date des dépenses effectuées ;† Détail des dépenses effectuées (désignation des dépenses et des montants correspondants) ;† Montant de l’avance, dans le cas ou la personne a reçu une avance sur les frais ;† Total des dépenses effectuées ;† Somme à rendre/recevoir, dans le cas où la personne concernée a reçu une avance ;† La date et le lieu de l’établissement de cette note de frais ;† La signature de la personne concernée ;† La signature du trésorier de l’association.

Note de frais

Association : .......................................Adresse : .............................................Tél. : .................... Fax : .......................

Nom, Prénom : Mohammed RAMIMotif des dépenses : Déplacement à Oujda pour acheter des équipements,

Date : Du 03 au 05/01/06

Fait à Marrakech Le 15/01/06

Signature du messager Signature du trésorier

Désignation de la dépense

Déplacement en taxi

Acquisition des équipements

Démarches officielles

Restauration

Hôtel

Total dépenses

Avance reçue

Somme à rembourser

Montant )Dhs(

1 000

1 800

800

790

1 100

5 490

10 000

4 510

Justificatif )Oui / Non(

Non

Oui

Non

Oui

Oui

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Classer soigneusement les pièces justificativesL’association chargera, soit son trésorier, soit un adhérent qui aura été scolarisé et qui saura bien compter, pour assurer cette tâche.

A l’aide d’un classeur avec un perforateur, la personne en charge de cette tâche classera toutes les pièces justificatives des opérations enregistrées.

Elle numérotera chaque pièce justificative correspondant aux cahiers journal de caisse et de banque ou autres et reportera ce numéro en face de l’opération enregistrée dans le cahier. Le classeur des pièces justificatives et les cahiers de caisse et de banque et éventuellement le cahier des opérations diverses s’il existe, doivent être conservés dans un lieu sûr dans la maison du trésorier ou dans l’armoire du local de l’association si cette dernière a la possibilité d’en avoir un.

En vue de permettre une bonne conservation, des documents comptables, la mise en place d’un équipement minimum au moins s’avère nécessaire.

Les pièces justificatives sont à conserver aussi longtemps que l’exige le délai légal. Le classement est indispensable pour conserver et garder accessibles à tout moment les informations comptables et les éléments de preuve.

Un classement méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations ultérieures, notamment pour les contrôles et vérifications ou même leur exploitation pour des prises des décisions.

Cela explique et justifie la nécessité de procéder à une numérotation systématique et rigoureuse des pièces comptables justificatives dans un ordre chronologique avant l’enregistrement et le classement.

Toutes les pièces justificatives (tickets de transport, bon d’essence, bon de restauration, ...) doivent accompagner la note de frais. L’établissement de la note de frais n’élimine pas la présentation des pièces justificatives. Dans le cas de non disponibilité de pièces justificatives pour certaines dépenses, la personne concernée doit établir une déclaration sur l’honneur concernant ces dépenses.

STOP

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Comme vous devez vous référer à un justificatif, il est important d’opter pour un mode de classement systématique. Cela vous facilitera la recherche de pièces correspondante à telle ou telle écriture.

Pour un meilleur classement, il est plus judicieux d’utiliser plusieurs classeurs selon la nature des d’opérations :

† Classeurs «cotisations » pour suivre la rentrée des cotisations et garder les doubles des reçus ;† Un classeur « factures » des achats acquittées portant indications des dates et modes de règlement ;† Un classeur « notes de frais numérotées » sans oublier leurs justifications ;† Un classeur « pièces bancaires » (relevés de comptes bordereaux des opérations) ;† Les correspondances sont rangées séparément.

Le classement dans un seul classeur par exercice des justificatifs des opérations du journal par numéro d’ordre et date d’opération peut être envisagé. Cela facilitera le contrôle des justificatifs de toutes les opérations.

En ce qui concerne le registre d’organisation et suivi des opérations, ce dernier est extrêmement important pour l’association car c’est à partir de ses fiches qu’elle peut procéder au contrôle de la justification des opérations.

Toutes les opérations doivent être triées et inscrites sur les fiches correspondantes sinon vous risquez de fausser votre bilan et compte résultat. Comme son nom l’indique l’intérêt du registre réside dans la possibilité qu’il offre pour suivre chaque opération.

STOP

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Conseils pratiques† Vous devez établir des carnets de pièces justificatives internes et externes et les utiliser pour justifier les opérations enregistrées dans vos cahiers journal.

† S’il n’y a pas de pièces justificatives, vous pouvez créer une en utilisant une feuille vierge sur laquelle vous inscrirez le maximum de détail concernant la dépense effectuée et la raison pour laquelle on n’a pas obtenu de justificatif. Par exemple, un camionneur qui a transporté vos ordinateurs a refusé de vous donner une facture. Faite le signer une déclaration sur l’honneur et joindre à cette pièce la photocopie de sa carte grise et celle de sa carte nationale.

† Les menues dépenses relatives aux frais généraux difficilement justifiables par des pièces externes peuvent être appuyées par des documents justificatifs internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association.

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Chapitre IV L’inventaire de fin d’exercice

Inventorier c’est établir une liste exhaustive de ce que nous possédons. Un inventaire doit être effectué régulièrement dans toute structure qui possède des biens ou gère des stocks et ce, que ce soit à but lucratif ou non lucratif.

“”

Objet de l’inventaire Avant d’établir les documents de synthèse et d’analyse de fin d’exercice à savoir le bilan et compte de résultat, des opérations extra comptables et comptables sont nécessaires. Ces opérations peuvent être résumées en quatre phases :

"Il faut commencer par faire l’inventaire des matières en stocks, s’ils existent et faire le rapprochement entre la situation donnée par le cahier journal de la caisse (restant) et le disponible qui reste en caisse, et le disponible en banque.

"Il faudra passer en revue les équipements et matériel de travail de l’association.

"Certains équipements et matériels ont pu se déprécier dans l’année. Il faut donc inscrire dans les comptes cette perte normale (amortissement).

"Puis, il faudra se demander si certaines charges ont été payées en avance telle la quittance d’électricité ou les frais du téléphone non payées car les factures ne sont pas parvenues.

L’objet de l’inventaire est donc d’adapter la réalité comptable telle qu’elle résulte des charges courantes à la situation financière de l’association pour obtenir des comptes réguliers et sincères.

Lorsque les travaux des opérations d’inventaires ont été réalisés, l’association peut alors procéder à l’établissement des documents de synthèse suivants :† Le bilan ;† Le compte de résultat.

Le livre d’inventaire est un registre obligatoire qui regroupe des données d’inventaire permettant l’établissement du bilan et du compte de résultat de fin d’exercice.

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Inventorier les espèces en caisseLes premiers contrôles financiers de fin d’exercices sont ceux des espèces en caisse. On fait donc le rapprochement entre la situation donnée par le cahier du journal de caisse (restant au jour indiqué) et le total de l’argent disponible dans la caisse au jour voulu.En cas où le disponible en caisse diffère au jour voulu du solde du jour réel de caisse, le responsable de la caisse devra entreprendre les investigations nécessaires pour chercher les causes, délimiter les fautes qui ont été à l’origine et réajuster les opérations correspondantes dans le cahier journal de caisse et fiches.

Réaliser un rapprochement comptable de votre compte bancairePour la banque, on compare le solde obtenu par la comptabilité de l’association avec le relevé bancaire et on affichera les écritures de rapprochement nécessaires (intérêt, frais ou chéque non encore enregistrés).Le rapprochement bancaire est l’opération qui consiste à comparer les soldes comptables signalés par un même compte par votre comptabilité, d’une part et l’extrait de compte envoyé par votre banque, d’autre part.

Fiche de vérification des espèces en caisse

Association : ...............................Adresse : .....................................Tél. : ...........................................

Date : Samedi 25 décembre 2006

Le solde comptable au 25 décembre 2006 est 11 610 Dhs

Fais à Marrakech Le 25/12/06

Signature du trésorier

Nombre depièces/billets

12 pièces 15 pièces 5 billets14 billets46 billets30 billets

Disponible en caisse

Montant de pièces/ billets de Dhs

5102050100200

Somme totalen Dhs

60150100700

4 6006 000

11 610

Fiche de rapprochement comptabledu compte bancaire


• Différence : 31 400 Dhs de moins en banque• Recherche de la différence : (Ecritures non enregistrées)

- 05/12/06 : Reçu virement Oxfam : (+81 400 Dhs) - 10/12/06 : Chéque N 10.500 à Abdou : (-20 000 Dhs) - 16/12/06 : Chéque N 11.600 à Ali : (-30 000 Dhs)

• Différence : 31 400 Dhs• Compte exact au 16/12/06



Désignation

Situation donnée par la banque

Situation donnée par votre compte

Date

20/12/2006

20/12/2006

Montant (Dhs)

127 210

158 610

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Prendre en compte de l’usure de vos équipementsLes immobilisations sont des biens destinés à servir de façon durable aux activités de l’association. Or, cette utilisation peut entraîner une dépréciation progressive qui se traduit par un amortissement de leur valeur.La plupart des immobilisations se déprécient avec le temps, mais la valeur de cette dépréciation ne sera connue d’une manière certaine qu’au moment de la vente de cette immobilisation. Or, on ne peut attendre cette vente pour traduire en comptabilité la valeur des immobilisations dépréciées. La solution c’est qu’à la fin de chaque exercice, on va procéder à un ajustement forfaitaire appelé amortissement.

Inventorier le matériel et le mobilier de votre association L’inventaire doit porter sur les moyens d’action de l’association. En général, l’association possède quelques mobiliers (tables, bureaux, chaises,..) et matériel (ordinateur, imprimante...).L’inventaire consiste à lister ce matériel et mobilier existant en précisant sa valeur d’achat, son état actuel et les propositions de décisions à prendre quand aux réparations et/ou changements du matériel/mobilier concerné.

Inventaire synthétique du matériel et équipementsau 31/12/2006




A. Machines 3 moulins 3 moteurs B. Outillage Armoire Sarcleuse Bêches Pioche C.Mobilier 5 tables 25 chaises 1 armoire 4 tableaux D.Stock 42 sacs de miel 10 sacs de riz 20 sacs de mais

Valeur d’achat par unité (Dhs)

550 000320 000

etc.

etc.

etc.

Etatactuel

MoyenBon

etc.

etc.

etc.

Proposition dedécision à prendre

Remplacer mouleEntretien régulier

Amortir c’est donc une dépense qui a été répartie sur plusieurs années et dont le coût annuel entrera dans les charges de l’activité concernée.La réserve pour remplacement d’équipement ou d’immobilisations est en fait une provision que vous faites dans votre compte bancaire pour pouvoir disposer, au moment, ou un équipement ou une machine devra être remplacé, des fonds nécessaires pour le faire sans avoir à nouveau besoin de l’aide extérieure.

STOP

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Evaluation des amortissements :La difficulté consiste à chiffrer à la fin de l’exercice la valeur de l’immobilisation considérée. En raison des difficultés pratiques que présente une estimation exacte de la dépréciation subie, le législateur dispose qu’il est d’usage de l’évaluation forfai--taire chaque année.

En principe, une fois connue la valeur d’achat d’un matériel, il suffit de déterminer sa durée d’utilisation et sa valeur résiduelle (valeur de cette immobilisation à la fin de sa durée normale d’utilisation) pour connaître par différence le montant à amortir.

Le calcul des amortissements est en fonction de la durée de vie du bien. Cette durée est établie en fonction des caractéristiques techniques de l’immobilisation et des mo--dalités d’utilisation.

L’association devra choisir entre deux modes de calcul :† L’amortissement linéaire (constant) ;† Et l’amortissement dégressif.

L’Amortissement linéaire )ou constant( est le plus utilisé dans les associations. Il consiste à répartir le montant total à amortir entre les exercices d’utilisation. L’amortissement est alors proportionnel au temps d’utilisation. L’annuité d’amortissement (dotation annuelle aux amortissements) est constante durant toute la durée d’utilisation du bien. L’annuité d’amortissement est égale à la base d’amortissement multipliée par le taux d’amortissement sachant que :† La base d’amortissement correspond à la valeur d’acquisition du bien ;† Le taux d’amortissement est égal à 100 divisé par la durée probable d’utilisation du bien (en nombre d’année).

Cet amortissement se calcule alors en divisant le montant total du matériel par le nombre d’années probables d’utilisation.

Amortissement

de l’année =

Valeur de l’équipement (son prix d’achat)

Nombre d’années de vie que l’équipement

peut faire

---------------------------------------------------

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Exercice d’application :Une association achète un matériel au prix de 13 000 Dhs et le met au service le 1 janvier 2000. La durée probable de ce matériel est de 5 ans et son taux d’amortissement est estimé à 20%.

Il est demandé de calculer l’annuité et de reporter l’usure de ce matériel dans le tableau d’amortissement à la fin 2004.

L’amortissement annuel sera donc égal à : 13 000 X 20% = 2 600 Dhs.

La valeur d’acquisition 13 000 Dhs moins les amortissements cumulés 2 600 Dhs est égale à la valeur résiduelle 10 400 Dhs à la fin de la première année.

En 2004 (5ème année) le matériel en question est totalement amorti

La même association a acheté une motopompe pour l’irrigation des jardins au prix de 2 500 000 Dhs. On estime que cet équipement, bien entretenu, durera au moins 5 ans. Quelle est l’annuité de l’amortissement et comment la présenter sur le tableau d’amortissement de cet équipement ?

Le montant de l’amortissement annuel (annuité) de la motopompe sera de :2 500 000 Dhs / 5 ans = 500 000 Dhs

Année

20002001200220032004

Valeur d’acquisition

13 00013 00013 00013 00013 000

Amortissement de l’année

2 6002 6002 6002 6002 60013000

Amortissementcumulé

2 6005 2007 80010 40013 000

Valeur nette comptable

10 4007 8005 2002 600

0

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Le tableau d’amortissement de la motopompe sera présenté de la manière suivante :

Vous devrez donc enregistrer chaque année une somme de 500 000 Dhs dans vos dépenses et votre compte de résultat de fonctionnement pour amortir la motopompe, c’est-à-dire imputer par année une partie de sa valeur d’achat.

Si vous oubliez de tenir compte de l’amortissement, vos prix de revient et comptes d’exploitation seraient faux et vous risqueriez alors de vendre et/ou de remplacer votre équipement à perte.

Ajuster les opérations dans le temps Le principe de spécialisation des exercices est un principe fondamental de la comptabilité. En raison du découpage de la vie de l’association en exercice comptable (1er Janvier au 31 Décembre), les charges et les produits doivent être en vertu de ce principe rattachés à l’exercice qui les concerne effectivement et à celui-là seulement.

Toute charge ou tout produit comptabilisé au cours de l’exercice et rattaché aux exercices ultérieurs doit être soustrait des éléments constitutifs de résultat de l’exercice en cours et inscrit dans un compte de régularisation.

Année

12345

Prix d’achat

2 500 000

Amortissement de l’année

500 000500 000500 000500 000500 000

Amortissementcumulé

500 0001 000 0001 500 0002 000 0002 500 000

Reste à amortir

2 000 0001 500 0001 000 000500 000

0

En général, rares sont les associations de petites taille qui louent un local, paient les salaires du personnel, les frais d’eau et d’électricité et achètent à crédit. Lorsque les dites associations réalisent de telles activités, il est souhaitable qu’elles contactent un comptable qualifié pour les aider à ajuster dans le temps certaines de ces opérations.

STOP

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Plusieurs cas peuvent se poser :† Ajustement des opérations du Passif )charges à payer( A la fin de l’exercice, il y a des charges qui n’ont pas été comptabilisées et qui intéressent l’exercice en cours telles la quittance d’électricité ou les frais du téléphone non payés car les factures ne sont pas parvenues.

† Ajustement des opérations de l’Actif )charges constatées d’avance( A la fin de l’exercice, des fournitures ou autres produits n’ont pas été utilisés. Ces derniers peuvent être utilisés dans le prochain exercice.

Exemple : A la clôture de l’exercice, on a constaté que la facture d’électricité consommée au cours du mois de décembre 2004 estimée à 100 Dhs ne parvient à l’association qu’au mois de janvier 2005. Il faut donc prendre en considération cette charge.

Les charges de frais d’électricités augmentent (charges). On inscrit cette augmentation dans la fiche frais d’électricité.

Les charges à payer (Passif) augmentent, c’est-à-dire que les dettes de l’association augmentent de ce montant. On inscrit cette augmentation dans la fiche des charges à payer.

Exemple : A la clôture de l’exercice, il reste 800 Dhs de timbres. Cet achat représente une charge qui a été enregistré dans le cahier journal caisse et fiche frais postaux.Ces timbres peuvent être considérés comme une charge payée d’avance puisque, ils seront utilisés lors du prochain exercice. Le bilan et compte de résultat doivent être corrigés et cette charge supprimée.

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Les cas les plus courants susceptibles d’être rencontrés lors des écritures d’inventaire d’une association sont les suivants :

Conseils pratiques La plupart des associations ne réalisent pas d’inventaire ce qui fausse la réalité des données comptables et financières ainsi que les résultats de fonctionnement.

L’association aussi petite soit elle devra non seulement réaliser l’inventaire de fin d’année pour établir son bilan et compte de résultat mais elle devra aussi effectuer des contrôles périodiques de ses opérations inscrites dans les outils simplifiés d’enregistrement et registre d’organisation et suivi pour déceler les erreurs de calcul, les doubles comptabilisations, l’erreur de report mais également les cas éventuels de fraudes.

Il est même conseillé que le conseil d’administration de l’association désigne une personne autre que le chargé de la tenue de la comptabilité pour effectuer de tels contrôles.

Une comptabilité exacte et régulière ne comporte ni erreurs ni fraudes. Elle doit de plus être sincère. Cette dernière notion relève de deux types d’irrégularités : volontaire ou involontaire.

Par exemple, des factures dues en fin d’exercice et non prises en compte dans les charges de l’exercice relève d’une erreur si l’omission est involontaire. Dans le cas contraire, il s’agit d’une fraude.

Charges constatées d’avances

Charges enregistrées en cours de l’exercice mais correspondant à des achats de biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultérieurement.

Produits constatés d’avance

Produits payés ou comptabilisés avant que les prestations et fournitures les justifiant aient été effectuées ou fournies.

Exemple : Abonnements reçus pour les périodiques ou loyers payés pour le trimestre.

Charges à payer «ou dettes provisoires»

Sont des dettes potentielles évaluées à l’arrêt des comptes nettement précisées quant à leur objet mais dans l’échéance ou le montant sont incertains.

Exemple : Intérêt conçus, le découvert bancaire.

Produits àrecevoir

Produits acquis mais dont le montant non définitivement arrêté n’a pas encore été inscrit aux comptes de tiers débiteurs.

Exemple : Intérêt courus sur créances.

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La caisse est le poste le plus délicat à contrôler parce qu’il ne reste pas de trace de concordance avec une source extérieure ou un inventaire physique possible.

A moins d’intervenir exactement le jour de l’arrêt des comptes pour contrôler la réalité de l’encaisse, toutes les vérifications à posteriori relèvent seulement de la cohérence ou de la reconstitution théorique.

Les erreurs de bonne foi sont généralement peu importantes et le caissier s’arrange pour faire cadrer ses comptes.

Le caissier enregistre normalement toutes les opérations et emprunte une partie du solde avec la bonne intention de rembourser plus tard.

Ce caissier omet certains encaissements et majore certains paiements soit parce qu’il ne peut pas rembourser ses emprunts soit parce qu’il pratique délibérément des détournements de fonds, puni par la loi.

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Chapitre VSynthèse et analyse des opérations comptables

L’élaboration des documents de synthèse (le bilan et le compte résultat) pour une période d’activité (une année en général), est une étape importante pour entamer l’analyse financière des opérations comptables enregistrées.

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Etablir le bilan de votre association Les documents d’enregistrement des données (cahiers du journal caisse, du journal banque, journal des opérations diverses, fiches des opérations par nature) ne permettent pas d’expliquer la situation du patrimoine et les résultats de fonctionnement de l’association. Ils doivent être complétés par des documents de synthèse et d’analyses des données : le bilan et compte de résultat.Le bilan est un document comptable qui fournit une représentation complète du patrimoine d’une association. Il récapitule, à un instant donné, les actifs (emplois) et les passifs (ressources) de l’association.

"Les actifs )emplois( définissent la fortune à la disposition de l’association pour ses activités. Ils sont classés selon leur degré de liquidité ou de disponibilité et sont subdivisés en actifs circulants et en actifs immobilisés.

"Les passifs )ressources( reflètent les droits des bailleurs de fonds sur la fortune de l’association. Ils se composent de fonds étrangers et de fonds propres et sont classés en fonction du degré d’exigibilité des engagements.

Deux approches pour définir le bilan :† Approche économique : consiste à dire que le passif de l’association représente les ressources et que l’actif représente les emplois faits de ces ressources.† L’approche juridique du bilan : C’est une approche en termes du patrimoine où le passif représente ce que doit l’association (dettes au sens large) et l’actif représente ce que possède l’association (biens et droits). Les dettes au sens large concernent toutes les obligations envers les tiers (fournisseurs, adhérents).

Actif

Ensemble des biens et droits que possède l’association

Passif

Origine des biens que possède l’association

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Structure du bilanLe bilan est composé de deux colonnes :† Dans la colonne gauche (emplois), nous allons inscrire tout ce que possède l’association et combien cela vaut ;† Dans la colonne droite (ressources), nous allons inscrire ; à qui appartient tout ce que nous possédons. Les ressources de l’association se composent des apports des adhérents en nature, des subventions et parfois des crédits des adhérents, des fournisseurs, des excédents accumulés en réserves ou reportés.

Actif

)Emplois(

Immobilisation

corporelle :

- Mobilier de bureau

- Marériel informatique

Stock marchandises

Créances sur les

usagers

Banque

Caisse

Total

Valeur

brute

120 000

130 000

0

50 000

500 000

50 000

850 000

Amortis--

sement

20 000

30 000

50 000

Montant

200 000

100 000

100 000

150 000

50 000

600 000

200 000

800 000

Passif

)Ressources(

Fonds associatif et réserves

Subvention d’équipement

publique

Aides du secteur privé

Aide des organismes

internationaux

Fournisseurs

Total

Excédent

Total

Valeur nette

comptable

100 000

100 000

50 000

500 000

50 000

800 000

Modèle du bilan au 31 / 12 / 2006

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Tout ce que nous détenons a un propriétaire : ou bien cela nous appartient, ou bien c’est la propriété d’autrui.

Nous appelons passif tout ce qui appartient à autrui, tout ce que nous devons, toutes nos dettes ou encore tout ce qui nous appartient pas.

Nous appelons patrimoine ou fonds propres, tout ce qui nous appartient, ce qui est à nous, c’est-à-dire, tout ce que nous possédons moins les dettes.

Comme toute chose doit appartenir à quelqu’un, le total de la colonne des actifs doit être égal à la somme de passif et du patrimoine. Le bilan doit toujours être en équilibre.

Le bilan est une « photo » du patrimoine de l’association à un moment donné.Il varie en fonction de ses activités. Autrement dit, la situation de l’association n’est pas figée, mais elle change d’un moment à un autre.En effet, l’association effectue tous les jours des opérations d’achat, de paiement de frais, de dettes,....etc. Ces opérations ont un impact sur la situation patrimoniale et font donc varier le bilan.

Passer du bilan initial au bilan final Le bilan d’une association varie en fonction des activités de cette dernière. Chaque nouvelle dépense /produit fait varier la composition du bilan. Cependant, il n’est pas d’usage d’établir des bilans après chaque dépense/entrée. En règle générale, une association élabore un bilan initial en début de l’année (appelé également bilan d’ouverture) et un bilan final en fin d’année (appelé également bilan de clôture).

Actif = Passif + patrimoine )ce qui nous appartient(

Il est possible dans certains cas, pour répondre à des besoins spécifiques (Assemblée Générale extraordinaire, demande d’un bailleur de fonds, ...) que l’association élabore son bilan comptable au cours de l’exercice.

STOP

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Pour comprendre comment passer d’une situation initiale au bilan final, on vous propose de suivre l’exemple d’application suivant :

"Un groupe de personnes ont constitué, le 1er janvier 2005 une association locale de développement. Cette association a reçu d’un bailleur de fonds une subvention d’équipement de 350 000 Dhs.

Comment décrire la situation financière de l’association au 1er janvier 2005 ?

Emplois

Caisse

Total

Montant en Dhs

350 000

350 000

Ressources

Contribution d’équipement

Total

Montant en Dhs

350 000

350 000

Emplois

Banque

Caisse

Total

Montant en Dhs

315 000

35 000

350 000

Ressources


Total

Montant en Dhs

350 000

350 000

Bilan de l’association au 1er janvier 2005

Bilan de l’association au 10 janvier 2005

"Le 10 janvier 2005, elle ouvre son compte bancaire avec un montant de315 000 Dhs.

Quelle est la situation financière de l’association apres cette opération ?

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"Le 20 janvier 2005, les membres accordent un prêt de 175 000 Dhs à leur association. Cette somme est versée à la caisse.

Emplois

Banque

Caisse

Total

Montant en Dhs

315 000

210 000

525 000

Ressources

Contribution équipements

Compte prêt des adhérents

Total

Montant en Dhs

350 000

175 000

525 000

Emplois

Loyer payé d’avance

Banque

Caisse

Total

Montant en Dhs

105.000

210.000

210.000

525.000

Ressources

Contribution équipements

Compte prêt des adhérents

Total

Montant en Dhs

350.000

175.000

525.000

Un élément comme celui qui vient d’être inscrit dans la colonne des emplois, de même que tout autre service que l’association paye à l’avance mais qui est consommé plus tard représente une chose pour laquelle elle a utilisé son argent. Celui-ci confère un droit, celui, le moment venu, de consommer le bien ou le service pour lequel elle a payé.

STOP

Bilan de l’association au 20 janvier 2005

"Le 5 mars 2005, l’association paye d’avance la location annuelle de son local pour la somme de 105 000 Dhs réglée par chèque bancaire.

Bilan de l’association au 5 mars 2005

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"Le 20 mars 2005, l’association achète des fournitures de bureau pour un montant de 140 000 Dhs payés en espèce.

Emplois

Fournitures de bureauen stock

Loyers Payés d’avance

Banque

Caisse

Total

Montant en Dhs

140 000

105 000

210 000

70 000

525 000

Ressources

Contribution enéquipements

Compte de prêt desmembres

Total

Montant en Dhs

350 000

175 000

525 000

Emplois

Fournitures de bureauen stock

Loyers Payés d’avance

Banque

Caisse

Total

Montant en Dhs

105 000

105 000

210 000

110 000

530 000

Ressources



Excédent

Total

Montant en Dhs

350 000

175 000

5 000

530 000


"Le 25 mars 2005, l’association vend le quart des fournitures de bureau achetées à 35 000 Dhs parce qu’elle a jugé non nécessaires pour une somme de 40 000 Dhs payés en espèce.


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La somme des emplois ou de l’Actif )530 000 Dhs( moins la somme des ressources ou du passif )525 000 Dhs( égal à un Excédent )5000 Dhs(. L’excédent constitue une « Ressources » de fonds au même titre que les prêts consentis à l’association ou encore la contribution en équipement reçue.La différence entre les ressources réside dans le fait que pour l’excédent, il s’agit de fonds produit par l’association pour elle-même grâce à ses activités.

"Le 27 mars 2005, l’association vend un autre quart de fournitures de bureau d’une valeur de 35 000 Dhs pour la somme de 45 500 Dhs payable un mois plus tard.


Emplois

Fournitures de bureau en stock

Usagers

Loyers payés d’avance

Banque

Caisse

Total

Montant en Dhs

70 000

45 500

105 000

210 000

110 000

540 500

Ressources



Excédent

Total

Montant en Dhs

350 000

175 000

15 500

540 500

L’association a réalisé un excédent de 15 500 Dhs. Le bilan ne nous montre pas comment elle a réalisé cet excédent. C’est pourquoi, il est nécessaire d’établir un compte qui peut expliquer l’origine de ce résultat.Ce compte s’appelle le compte de produits et charges ou compte de résultat.

STOP

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Etablir le compte de résultat

Le bilan reflète l’état des emplois et des ressources à un moment donné, Cependant, c’est un moyen d’information « statique » qui ne permet pas de comprendre comment on en est arrivé là. Or, on cherche souvent à savoir comment une situation patrimoniale a évolué par rapport au bilan précédent. Les questions qui se posent alors sont :

- Quel est le résultat (excédent ou déficit) sur une période et comment a-t-il été obtenu ?- Comment ce résultat se décompose-t-il ? - Quels sont les principaux types de produits et de charges qui ont été réalisés ?

Le compte de résultat est utilisé pour répondre à ces questions. Il donne la différence entre les produits et les charges sur une période de 3,6 ou 12 mois par exemple. Les résultats sont rapportés selon le schéma suivant :

Ventes et prestations de services cotisations, et subventions de fonctionnement.

† Achats de fournitures† Achats de services† Rémunérations† Amortissements

La différence entre les produits de fonctionnement et le coût des ventes et des prestations (j - k)

Intérêts reçus

Intérêts payés

j Produits de fonctionnement

k Coût des ventes et des prestations

l Excédent ou insuffisance de fonctionnement (I-2)

m Produits financiers

n Charges financières

Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice.On commence un exercice (une année) avec un budget, c’est-à-dire une prévision des charges et des produits.À la fin de l’année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble de ces opérations par chapitre.La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat.Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire.

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Les produits découlent des prestations qui sont fournies par une association ou qui sont déjà acceptées par les intéressés sans encore avoir été fournies. Par exemple : Une association qui met ses locaux à la disposition des organisateurs d’une exposition contre un loyer convenu au préalable et à payer dans les 60 jours par le locataire. Le produit de la location est réalisé, même si le loyer n’est pas encore perçu.Les produits selon la norme, sont définis comme étant les sommes ou valeurs reçues ou à recevoir : † Soit en contrepartie de fournitures, travaux ou prestations exécutés ou fournis aux tiers par l’association ;† Soit exceptionnellement sans contrepartie.

Les produits se répartissent de la manière suivante :

Produits d’exploitation

Liés au fonctionnement de l’association. On peut citer comme exemples : les cotisations annuelles, les subventions annuelles, les produits que procure la vente de services, les récoltes de fonds ....

Produits financiers

Lorsqu’une association dispose (temporairement) de ressources excéden--taires et qu’elle place cet argent dans un compte courant, elle en retire un revenu sous forme d’intérêts.

Produits exceptionnels

Il s’agit de produits non récurrents et/ou non habituels, comme une plus-value sur la vente d’un immeuble ou un don exceptionnel qui ne peut pas être considéré comme une source récurrente de revenu.

La Somme des produits financiers moins les charges financières

Produits n’ayant aucun rapport avec les activités habituelles de l’association

Charges n’ayant aucun rapport avec les activités habituelles de l’association (vente d’un ordinateur non utilisé).

Différence entre produit exceptionnel et charge exceptionnel

La Somme des Excédents et des insuffisances (résultats)

o Excédent / Insuffisance financière

p Produits exceptionnels

q Charges exceptionnelles

r Excédent / Insuffisance exceptionnel

s Excédent ou insuffisance de l’exercice

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Les charges sont tous les coûts que l’association doit supporter pour pouvoir fonctionner, même si elle n’a rien dépensé pour cela ou si elle doit encore effectuer la dépense en question.

Ce sont, au sens de la norme, des sommes versées ou à verser à des tiers : † Soit en contrepartie de marchandises, matières, travaux ou services reçus par l’association au cours de son activité ;† Soit en vertu d’obligations légales (impôt) ;† Soit éventuellement sans contrepartie immédiate (subventions dons) ;† Elles comprennent également des dotations aux amortissements et les provisions.

Prendre en compte le bénévolat Les contributions bénévoles sont enregistrées dans le cahier du journal des opérations bénévoles durant l’exercice.Le montant des contributions bénévoles est reporté en fin d’année dans une colonne à part au bilan et au compte de résultat. On considère le bénévolat comme « valeur hors comptable ».

"Un partenaire a accordé une subvention de 60 000 Dhs à une association pour l’achat d’un matériel informatique. Celle-ci l’a acheté à 50 000 Dhs par chèque. Il lui a accordé un mobilier de bureau bénévolement sans aucun droit de reprise d’une valeur estimée à 30 000 Dhs.

Charges d’exploitation

Liées au fonctionnement de l’association : frais de personnel, de loyer, d’électricité, d’eau, d’assurance, d’imprimerie, de matériaux nécessaires au fonctionnement. L’amortissement des actifs immobilisés (par exemple : ordinateur, matériel roulant) entre aussi dans cette catégorie.

Charges financières

Si une association doit conclure un prêt, celui-ci donne lieu au paiement d’intérêt.

Charges exceptionnelles

Il s’agit de frais qui ne sont pas récurrents et/ou qui sont de nature exceptionnelle, comme une moins-value sur la vente d’un actif immobilisé non encore entièrement amorti ou des dégâts des eaux dans un bureau...

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Le bilan de l’association se présente de la manière suivante :

Lors de la présentation du bilan aux adhérents. Le bilan reflète une image réelle de son patrimoine. La valeur de ce qu’elle possède est de 90 000 Dhs dont 30 000 Dhs accordés en nature. Le passif nous renseigne sur l’origine de ces moyens.

Le bénévolat devra être pris en compte de la même manière dans le compte résultat. Les comptes concernés sont :

Actifs ou Emplois

Matériel informatique

Mobilier

Banque

Total

Valeur hors comptable

30 000

30 000

Total

50 000

30 000

10 000

90 000

Valeur comptable

50 000

10 000

60 000

Passif ou Ressources


Apport sans droit de reprise

Total

Valeur hors comptable

30 000

30 000

Total

60 000

30 000

90 000

Valeur comptable

60 000

60 000

Sont insérés dans ce compte les apports en travail bénévoles des adhérents, et gérants de l’association.

Ce compte englobe la contribution des adhérents et gérants de l’association au fonctionnement. Par exemple, un adhérent supporte des frais de photocopies par ses propres moyens pour alléger les charges de fonctionnement de l’association.

On y insère le travail bénévole effectué gratuitement par des personnes extérieures à l’association.

Ce compte englobe les services bénévoles effectués par des personnes extérieurs à l’association.

Contributions internes en travail

Contributions internes en services

Contributions externes en travail

Contributions externes en services

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Une association s’est constituée le 1er janvier 2005 et réalise les opérations suivantes au cours de l’année :† Cotisations annuelles en espèces : 1 000 Dhs ;† Subvention publique par chèque 300 000 Dhs ;† Achat de mobilier et matériel du bureau par chèque : 100 000 Dhs ; † Matériel informatique par chèque : 50 000 Dhs ; † Facturation des services reçus par chèque 50 000 Dhs.† Créances sur usagers : 10 000 Dhs en contre partie des services facturés.

L’association a effectué les dépenses suivantes par chèque :† Location : 10 000 Dhs ;† Salaire : 12 000 Dhs ;† Fourniture de bureau : 5 000 Dhs ;

Etablir le bilan et compte de Résultat ?Lire ces documents et faire le commentaire ?

Réf Date Nature de l’opération

Cotisations des membres

Entrée

1 000

Sortie Restant (Solde)

1 000


Subvention publique

Matériel et mobilier de bureau


Vente de services

Frais de location

Salaire

Fourniture de bureau

Entrée

300.000

-

-

50.000

Sortie

-

100.000

50.000

-

10.000

12.000

5.000

Restant (Solde)

300.000

200.000

150.000

200.000

190.000

178.000

173.000

Cahier journal de Caisse

Cahier journal de Banque

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Journal des opérations diverses


Facturation des services à crédit

Augmenter

10 000

Diminuer

-

Restant

10 000

Créances des usagers

Actif / emploi

Mobilier et matériel de bureau


Créances et usagers

Banque

Caisse

Total actif

Passif / ressources

Subvention publique

Excédent

Total passif

Montant brute

100.000

50.000

10.000

173.000

1000

334.000

Montant

300.000

34.000

334.000

Charge

Location

Salaires

Fournitures de bureau

Excédent

Total charges

Produits

Cotisation

Ventes de services

Total produits

Montant

10. 000

12.000

5.000

34.000

61.000

Montant

1 000

60.000

61.000

Bilan au 31/12/2005

Compte de Produits et Charge du 1/1/05 au 31/12/05

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Commentaires Il semble que cette association s’oriente vers le renforcement institutionnel et une professionnalisation. En témoigne quelques indicateurs tels que : † La location du siège ;† Le recrutement du personnel salarié.

Cette orientation a un coût. C’est celui de l’augmentation de ses charges. C’est la raison pour laquelle, elle semble être orientée vers la facturation des services à ses groupes cible et la réalisation des excédents à même de renforcer le fond associatif. Ainsi, le fond associatif de fonctionnement a atteint de 184 000 Dhs dont 173 000 en banque et 1 000 en caisse et 10 000 sous forme de créances sur usagers.

En réalité l’association ne dispose que de 34 000 Dhs de fonds de fonctionnement. En effet, les 150 000 Dhs des subventions n’ont pas été dépensés durant l’année pour l’équipement de l’association.

Pour donner une image fidèle du patrimoine de l’association, il est nécessaire de régulariser la situation par deux comptes spécifiques à savoir : le compte fonds dédié et compte charges engagés.

Il est nécessaire également de tenir compte de l’amortissement de matériel.

Notons à ce propos que le fond de fonctionnement est un indicateur révélateur de la bonne ou mauvaise santé financière de l’association. Il renseigne, par exemple, sur le taux de couverture des charges fixes (salaires et frais de location). Dans le cas présenté, il est de 8 ans (183 000 Dhs à diviser par le total des composantes des charges fixes). Ce qui veut dire que l’association est en mesure de couvrir les charges fixes par son fond associatif net, réalisable et disponible pendant 8 ans.

Conseils pratiques La majorité des associations tiennent une comptabilité de dépenses et recettes, dite d’encaissement et décaissement.

C’est un état des recettes et des dépenses qui indique ce qu’une association a reçu en espèce et sur le compte à vue en banque pendant une période donnée, par exemple «une année» et ce qu’elle a dépensé en espèces ou par les comptes à vue en banque.

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Cet état donne, également, un aperçu sur les mouvements de liquidités aussi bien en paiement en espèces que sur les comptes à vue d’une année à l’autre. Cette comptabilité est certes simple. Elle présente cependant plusieurs limites en particulier si vos opérations augmentent et si vous commencez à faire des ventes de services ou si vous achetez des équipements pour travailler.

Vous pouvez vous rendre compte en analysant le cas ci-après de données comptables présentées à l’assemblée générale.

Dépenses

Déplacement et alimentation 20 000

Acquisition Ordinateur 10 000

Acquisition tables 20 000

Fourniture de bureau 5 000

Achat de chèvres 50 000

Recettes

Cotisations 1 000

Subvention région 20 000

Subvention commune 10 000

Subvention d’une ONG 80 000

Ventes de services 10 000

Total recettes : 121 000 DhsTotal des dépenses : 105 000 DhsExcédent : 16 000 Dhs

On ne peut pas tirer beaucoup de renseignements de ce document.† Cette comptabilité d’encaissement et décaissement en effet ne nous donne pas une situation fidèle et sincère de la situation financière de l’association.

† Il ne permet pas de connaître si l’association a réalisé un excédent ou une insuffisance de gestion. L’excédent dégagé qui est de 16 000 Dhs ne peut être considéré comme un excédent de gestion mais plutôt comme une variation d’encaisse de trésorerie qui est calculée en retranchant aux recettes les dépenses de trésoreries. En d’autres termes, il est égal à la somme du solde restant à la caisse et solde restant à la banque au 31 janvier 2005.

† Il ne permet pas d’établir la situation patrimoniale de l’association en ne distinguant pas ce qui est une charge de fonctionnement, d’une acquisition de biens durables. L’ordinateur est un bien durable qui doit être séparé des dépenses de fonctionnement ce qui n’est pas le cas dans cette comptabilité.

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C’est pourquoi, il est nécessaire pour les associations de passer de la comptabilité d’encaissement et décaissement à une comptabilité simplifiée d’engagement par l’établissement du bilan et compte de résultat de fin d’exercice comptable.

STOP

Il doit figurer dans la comptabilité simplifiée ou complète dans un document d’analyse de fin d’exercice dit « Bilan ».

† Ce document ne sépare pas entre ressources affectées à l’équipement et ressources affectées au fonctionnement (subventions reçues de la région et celles de la commune).

† Il ne donne aucun moyen de contrôler les écritures pour déceler les erreurs et omissions.

† Il ne prend pas en compte le bénévolat malgré son importance.

† Les engagements de dépenses, les créances à recouvrir, les fournitures en stocks ne sont pas pris en compte.

† Les ventes des services non encaissées dans le cadre de la réalisation des activités de l’association, les cotisations de certains adhérents qui n’ont pas versé leur cotisation ne sont pas prises en compte. Le montant de ces services et cotisations doivent figurer dans la comptabilité simplifiée ou complète dans un document de fin d’exercice dit « compte de charges et de produits » ou compte de résultat.

En conséquence : Cet exercice fournit une vue incomplète et fausse de la situation et ne permet pas de :

† Connaître la situation financière de l’association ;† Déterminer si le résultat est réellement excédentaire ou déficitaire ;† Séparer entre situation du patrimoine et charges de fonctionnement.

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Annexes

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Annexe 1 : Manuel de procédures comptables et financières

1- Pourquoi un manuel de procédure comptable et financier pour les associations ?L’observation des associations révèle des défauts de pratiques procédurales appropriées de sa gestion et de ce fait, le fonctionnement démocratique s’en trouve hypothéqué. Le recours aux normes juridiques et l’application des procédures se justifient trop souvent dans l’esprit de ses auteurs par les seules contraintes extérieurs. Rares sont les associations qui voient dans les procédures des moyens incontournables de régulations de leurs relations internes, des passages obligés vers la consolidation de leurs structures de constitution au jour le jour de leur mémoire corporative. A défaut d’avoir accordé de l’importance qu’il fallait au respect de ces procédures, d’avoir veillé à leur adoption et à leur mise en œuvre systématique, biens des associations connaissent aujourd’hui des dysfonctionnements et font face à des problèmes de gestion.

Vu son utilité, il est de l’intérêt des associations quelque soit leur taille, d’élaborer des manuels de procédure qui répond au mieux à leurs besoins y compris le manuel des procédures comptables et financières.

Le manuel de procédures comptables et financières est un document qui décrit de manière la plus précise possible les procédures de la tenue et du contrôle de la comptabilité et des finances de l’association.

Il constitue un excellent instrument de travail dont la gestion doit se servir pour asseoir une organisation et une gestion saine et transparente dans le but d’assurer la pérennité d’une gestion rationnelle de l’association.

2- Démarche d’élaboration du manuel de procéduresIl n’existe pas un modèle uniforme à suivre. Chaque association élabore le manuel de procédure qui répond à ses besoins, à la nature de ses activités et à sa taille. Néanmoins un certain nombre d’étapes doivent être respectées.La première étape est celle de l’analyse de l’état des lieux de la comptabilité et gestion financière. Cette étape consiste à charger un membre qualifié pour réaliser un travail d’analyse des procédures comptables et financières. L’objet d’un tel diagnostic est de déterminer les anomalies procédurales et de formuler des proposions pour y remédier.

Le projet de manuel des procédures est discuté et adopté par le conseil d’administration de l’association.

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Le manuel de procédure décrit et précise les procédures et démarches comptables et financières.Il peut comporter les volets suivants : † Organes de gestion d’une association ;† Attributions et tâches de chaque membre du conseil d’administration ;† Niveau de leurs responsabilités ; † Taches et responsabilité du personnel permanent responsable ;† Processus comptable ; † Enregistrement comptable ;† Organisation comptable ;† Classement et archivage des pièces justificatives et supports comptables ; † Les procédures d’achats ; † Facturation des services ;† Gestion de la trésorerie ;† Procédure de déplacements ;† Inventaires ; † Gestion des fonds des partenaires ;† Démarches de préparation du rapport financier et son approbation ;† Processus budgétaire.

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Annexe 2 : Principes généraux de la comptabilité

Les principes fondamentaux de la comptabilité sont en nombre de sept et forment l’assise conventionnelle et doctrinale sur lesquelles reposent les choix techniques et principes directeurs de la comptabilité normalisée.

1/ Principe de continuité d’exploitation : Selon ce principe, l’association est présumée établir ses états de synthèses dans la perspective d’une poursuite de ses activités. Dans le cas où les conditions d’une cessation d’activité totale ou partielle sont réunies, l’hypothèse de continuité de fonctionnement doit être abandonnée au profit de l’hypothèse de liquidation. Ceci dit, l’image donnée du patrimoine de la situation financière et du résultat doivent être fidèle, et comparable d’une période à l’autre basé sur la continuité d’activité.

2/ Principe de permanence des méthodes : L’association est censée établir ses états de synthèse en appliquant les mêmes méthodes d’évaluation et les même règles de présentation d’un exercice à un autre. Toute dérogation à ce principe doit être mentionnée dans l’Etat des Informations Complémentaires (ETIC).

3/ Principe du coût historique : La valeur d’entrée d’un élément inscrit en comptabilité reste intangible quelque soit l’évolution ultérieure de la valeur actuelle de cet élément, sous réserve de l’application du principe de prudence.

4/ Principe de spécialisation des exercices : Les charges et les produits doivent être rattachés à l’exercice qui les concerne sans qu’il soit tenu compte de leur date de paiement ou d’encaissement.

5/ Principe de prudence : Les produits ne sont pris en compte que s’ils sont définitivement acquis, alors que les charges sont comptabilisées dés lors qu’elles sont probables.

6/ Principe de clarté : Toute opération ou information doit être inscrite dans les comptes sous la bonne rubrique avec la bonne dénomination et sans compensation entre elles.

7/ Principe d’importance significative : Est réputée être significative, toute information susceptible d’influencer l’opinion que les lecteurs des états de synthèse peuvent avoir sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l’entreprise.

Documents

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