LIVRE BLANC

MÉTIER : SECRÉTAIRE GÉNÉRALEPORTRAIT D’UNE PROFESSIONNELLE

COMMENT DEVIENT-ON SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ?

À QUOI RESSEMBLE LA JOURNÉE TYPE D’UN SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ?

QUELLES SONT LES INTERACTIONS DU SECRÉTAIRE

GÉNÉRAL AVEC SES COLLÈGUES ET COLLABORATEURS ?

QUELLES SONT LES QUALITÉS INDISPENSABLESPOUR EXERCER LE MÉTIER DE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL?

QUELLES SONT LES PLUS GRANDES SATISFACTIONS À EXERCER LE MÉTIER

DE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ?

Diplômée de Skema Business School et détentrice d’un Mastère en Sociologie de l’Université Goldsmiths de Londres, Nadia a débuté sa carrière en 1996 en exerçant des missions de communication. Dans le milieu des arts de la scène d’abord, à l’Opéra de Lille, puis à Paris de 1999 à 2001 dans la production de spectacles. En 2001, elle rejoint le secteur du marketing et de la publicité en tant que chargée de la communication du Club des Annonceurs. En 2005, Nadia intègre la Direction de la communication du Groupe Apave spécialisé dans le contrôle technique pour la maîtrise des risques. Elle est alors responsable de la communication interne du groupe et de la communication des filiales. En 2010, OSAC, une filiale dédiée au contrôle technique de l’aéronautique civile est créée et Nadia la rejoint en tant que responsable de la communication interne et externe. En 2019, le nouveau président de la société la nomme secrétaire générale.

Lorsque l’on est déjà en poste depuis quelques années dans une entreprise ou un cabinet d’avocats, dans des fonctions de secrétariat, d’assistanat mais même aussi en ressources humaines, communication interne ou gestion administrative, on peut évoluer vers un poste de Secrétaire général qui permet d’avoir des missions mieux encadrées avec un rôle bien défini auprès de ses collègues et collaborateurs.Pour cela, à l’initiative de l’employeur ou du salarié lui-même, celui-ci peut se former sur une ou plusieurs compétences qui manqueraient à son arc pour pouvoir exercer efficacement et sereinement le métier de Secrétaire Général.

QUESTION À

ANGELA TRIVISONNO Présidente et fondatrice COM’SG

Secrétaire Générale

Latournerie Wolfrom Avocats

COMMENT DEVIENT-ON SECRÉTAIRE GÉNÉRALE??

À tout Office Manager ou Secrétaire général.e récent.e dans son poste

À toute personne souhaitant évoluer vers les fonctions d’Office Manager ou Secrétaire général !En entreprise comme en cabinet d’avocats : Assistant.e de direction, Responsable Administratif, Responsable des Ressources Humaines, Responsable commercial.e/Communication/Marketing, Responsable du Personnel…

!

À QUI S’ADRESSE LE MASTÈRE OFFICE MANAGER / SECRÉTAIRE GÉNÉRAL QUE VOUS AVEZ COCRÉÉ AVEC HEAD ?

PORTRAIT DE NADIA ROBERT, SECRÉTAIRE GÉNÉRALE APPRENANTE AU SEIN DU MASTÈRE OFFICE MANAGER/SECRÉTAIRE GÉNÉRAL

N.R. : « S’il existe autant de postes de Secrétaire Général que d’entreprises, nous partageons un point commun : le rythme intense de nos journées. La part d’échanges et d’interactions est très forte, je suis en communication 80% de mon temps, en réunion sinon en entretien. Une journée type passe très vite, il faut savoir jongler et passer de la mise en place d’un colloque pour les clients, à la gestion des prestataires pour être conforme au RGPD, puis à une réunion avec l’avocat pour préparer un prochain rendez-vous au tribunal, en passant par la relecture de la réponse à un dernier appel d’offres. Quelle variété, tant au niveau des sujets que des interlocuteurs !».

COMMENT DÉCRIRIEZ-VOUS VOTRE QUOTIDIEN ??

QUELLES SONT LES PERSONNES AVEC LESQUELLES VOUS ETES LE + EN INTERACTION ??N.R. : « Mon principal interlocuteur est le Président, bien sûr, auquel je suis rattachée directement, puis toutes les personnes constituant l’équipe de Direction. Le Secrétariat Général représente une équipe de quatre personnes et pour chacune des responsabilités qui me sont confiées, j’interagis chaque jours avec les personnes de l’équipe dans leur spécialité : secrétaire de direction, assistante juridique et assis-tante de communication..»

QUELLES SONT LES QUALITES INDISPENSABLES POUR ACCOMPLIR VOTRE FONCTION ??N.R. : « Ecoute, loyauté et bon sens sont les qualités professionnelles essentielles pour répondre aux exigences de ce métier, j’ajouterais même endurance pour tenir le rythme. Au niveau technique, il faut disposer d’une bonne expression écrite et orale, savoir écrire pour différents supports et s’exprimer au nom de l’entreprise. La représentativité comporte également des exigences en matière de présentation. Echanger à un bon niveau avec les différents spécialistes de l’entreprise, finance, qualité, droit, mar-keting, RGPD, informatique…nécessite des connaissances dans tous ces domaines. Enfin, il faut bien connaître son entreprise, son histoire, ses enjeux, son personnel, ses clients, ses concurrents, il faut se tenir bien informé..»

MERCI NADIA !

QUELLES SONT VOS + GRANDES SATISFACTIONS DANS L’EXERCICE DE VOTRE FONCTION ??N.R. : «Les mêmes aujourd’hui que celles avec lesquelles je suis entrée sur le marché du travail : le bien-être social que peut produire la société pour laquelle je travaille, tant pour le personnel que pour ses clients, est ma plus grande satisfaction. Si travailler est nécessaire, avoir envie de travailler est profi-table. Je me compte parmi les personnes qui ont envie de donner le meilleur d’eux-mêmes, parce qu’ils travaillent dans un environnement serein, avec des règles établies et des objectifs clairs. Idem pour nos clients.Mes indicateurs de satisfaction sont la qualité d’évolution au sein de la société, le turnover des personnels, la courbe des réclamations et satisfactions.Au poste de secrétaire générale, je peux agir un peu plus encore à leur amélioration : en ajoutant aux missions de communicant et de garant de la diffusion fluide de l’information, des missions de prise de participation aux décisions qui les influencent : organisation de la société, choix de développement… Evoluer dans une PME a cet avantage de pondérer directement la finalité de chaque choix et d’en connaïtre les retombées. On peut dire ce qu’on va faire et faire ce que l’on a dit, la culture vraie !»

ZOOM SUR LE MASTÈRE OFFICE MANAGER / SECRÉTAIRE GÉNÉRAL

Outils comptables et

financiers

Finance : Rentabilité de l’entreprise / Budget / Tableaux de bordComptabilité : Bilan de l’entreprise / Compte de résultatExcel : De l’initiation au perfectionnament / Tableaux croisés dynamiques et formules

Gestion des talents

Communication/Marketing

Relation prestataires et gestion de

projet

La validation des compétences se fait module par module au moyen d’un contrôle continu et/ou d’un examen final.

Des compétences clés pour être force de proposition en entreprise

Répondre aux besoins, adapter l’offre et gagner de nouveaux clients Communication : Maîtriser les différents canaux et outils du Web / Respect des objectifs de ROIMarketing : Mener une étude de marché / Bâtir un plan marketing / Dynamiser les ventesPrise de parole en public

Allier compétences et performances dans une entreprise responsable Efficacité professionnelle : Mieux managerDroit Social & RH : Connaître le droit social / Promouvoir une activité RH plus sereineDroit Appliqué des Sociétés

Gestion des données & des systèmes d’information

La gouvernance des données comme outil de pilotage d’une activité Transformation digitale : Identifier les tâches à automatiser / Choisir les moyens numériques adaptésManagement des S.I. : Gestion du système d’information / Performance des équipesDonnées personnelles : Mise en conformité / Gouvernance des données personnelles

Optimiser les relations, un gain de temps et un avantage concurrentiel Négociation et relations prestataires : Comprendre les contrats Convaincre, négocier et entretenir de bonnes relations avec les fournisseursGestion de projet : Organisation, cadrage et management de l’équipe projetStructuration en termes de coût, risques et performances.

ALLIER DES EXPERTISES POUR RÉPONDRE À LA PROFESSIONNALISATION DE LA FONCTION

Formulaire de candidature sur www.formationomsg.ecolehead.fr

Directrice du programmeAubépine MEUNIÉ

+33 (1) 75 43 43 10aubepine.meunie@ecolehead.fr

École HEAD120 rue La Fayette

75010 Paris

L’école HEAD est un établissement privé technique d’enseignement supérieur

COM’SGAGRÉGER LES COMPÉTENCES

Le Cercle des Office Managers et des Secrétaires généraux des cabinets d’avocats a vocation à être un espace d’échanges et de partage d’expérience. Pour faire face à la professionnalisation des fonctions de management, d’administration, de développement et d’organisation, COM’sg accompagne les professionnels dans l’évolution de leur métier.

L’ÉCOLE HEADCRÉÉE PAR DES PROFESSIONNELS POUR FORMER

LES PROFESSIONNELS

En plus du droit, HEAD dispense des enseignements dans les matières qui y sont associées – l’économie, la finance, le marketing… En formation continue, l’école s’est spécialisée dans la mise en œuvre de programmes sur mesure, conçus pour les entreprises quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.

MASTERE OFFICE MANAGER/SECRETAIRE GENERAL EN FORMATION PROFESSIONNELLEACCÈS : être titulaire d’une L3 ou solliciter une procédure de validation des acquis professionnels auprèsde l’école

ADMISSION : sur dossier + oral de motivation

RYTHME : de 1 à 2 jours toutes les 2 semaines à HEAD

DURÉE : 42 jours répartis sur 16 à 18 mois

TARIF : Mastère diplômant 12400€ HT ; module à l’unité à partir de 675€ HT/jour

INFOS PRAT IQUES & CONTACT

Ce programme innovant répond aux enjeux transversaux

d’une profession en plein essor. Il s’adresse aux office managers

d’aujourd’hui désireux de renforcer leurs compétences et

de valoriser leurs responsabilités. Il a également vocation à

permettre d’accéder à la profession. .

ANDRÉE FIGUEIRA FRANCAMembre COM’SG

Director of Administration

au sein de K&L Gates

AUBÉPINE MEUNIÉDirectrice des Programmes

École HEAD

Le Mastère Office Manager/Secrétaire Général de HEAD est une formation en management qui vise à renforcer vos compétences dans tous les domaines administratifs, de gestion, de développement et d’organisation au sein d’une entreprise ou d’un cabinet d’avocats. En fonction de ses besoins, l’apprenant peut choisir de suivre un ou plusieurs modules.