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Norme de certification
RSPO
de la chaîne
d'approvisionnement Pour les organisations cherchant à obtenir ou détenant une certification
Adoption le 21 novembre 2014 par le conseil d'administration de la
RSPO
RSPO SCC Standard 2
Table des matières 1. Introduction ................................................................................................................................... 3
2. Champ d'application ..................................................................................................................... 5
3. Utilisation de ce document ......................................................................................................... 6
4. Définitions ...................................................................................................................................... 8
5. Exigences générales de la chaîne de surveillance pour la chaîne d'approvisionnement . 14
6. Modèles de chaîne d'approvisionnement – exigences modulaires ..................................... 21
Annexe 1 – Réserver et Alléguer (RA) pour les huiles et graisses ................................................ 50
RSPO SCC Standard 3
1. Introduction
1.1 La Table ronde sur l'huile de palme durable (Roundtable on Sustainable Palm Oil,
RSPO) est une initiative mondiale multipartite pour des produits durables issus du
palmier à huile. Les membres de la RSPO et ceux qui participent à ses activités
viennent de milieux très différents, notamment des entreprises de plantation, des
fabricants et des revendeurs de produits issus du palmier à huile, des ONG
environnementales et sociales, ainsi que d'un grand nombre de pays producteurs
ou consommateurs de produits issus du palmier à huile. L'objectif principal de la
RSPO est « de promouvoir la croissance et l'utilisation de l'huile de palme durable
par la coopération au sein de la chaîne d'approvisionnement et un dialogue
ouvert entre ses parties prenantes ».
Les méthodes employées par la RSPO pour atteindre cet objectif sont, entre
autres :
L'élaboration de normes pour la certification d'une production durable de
palmiers à huile et de modèles associés pour la vérification de la
production responsable de palmiers à huile. La norme RSPO pour la
production durable de palmiers à huile a été validée en avril 2013 et se
présente comme une série de principes, de critères, d'indicateurs et
d'orientations et est conçue pour être utilisée par les producteurs du
palmier à huile pour mettre en œuvre des pratiques de production
durable et par les organismes de certification pour la vérification sur le
terrain.
L'élaboration d'une norme RSPO de certification de la chaîne
d'approvisionnement (SCCA), ce document, qui décrit les exigences
relatives au contrôle des produits issus du palmier à huile certifiés RSPO le
long de la chaîne d'approvisionnement, incluant les flux de matière
première et des demandes associées.
Cette norme RSPO de certification de la chaîne d'approvisionnement se présente
comme une série d'exigences pouvant faire l’objet d’un audit et conçues pour
être utilisées par les organisations dans la chaîne de valeur de palme pour
démontrer les systèmes mis en œuvre pour le contrôle des produits issus du
palmier à huile certifiés RSPO.
Les raffineurs ou utilisateurs en aval de produits issus du palmier à huile certifiés
RSPO peuvent demander l'utilisation (ou la prise en charge) de produits issus du
RSPO SCC Standard 4
palmier à huile certifiés RSPO dès lors qu'ils satisfont aux exigences de la norme
RSPO de certification de la chaîne d'approvisionnement et que cela est vérifié par
un organisme indépendant de certification accrédité RSPO (voir le document
Systèmes RSPO de certification de la chaîne d'approvisionnement).
RSPO SCC Standard 5
2. Champ d'application
Les produits issus du palmier à huile peuvent passer par un grand nombre
d'étapes de production et de transport entre le cultivateur et le produit fini. Les
exigences générales de la chaîne de surveillance de la norme RSPO pour la chaîne
d'approvisionnement s'appliquent à toute organisation impliquée dans la chaîne
d'approvisionnement qui détient la propriété juridique des produits issus du
palmier à huile certifiés RSPO et les traitent dans des locaux se trouvant sous sa
responsabilité, y compris ceux des sous-traitants externes.Tout produit issu du
palmier à huile peut être vendu via un des quatre modèles de chaîne
d'approvisionnement approuvés par la RSPO :
Identité préservée
Ségrégation
Balance de masse
Réserver et Alléguer (voir l'Annexe 1 Book and Claim)
Pour les trois premiers modèles, des contrôles de la chaîne d'approvisionnement
depuis les huileries jusqu'au produit fini sont nécessaires. Ce document établit les
exigences minimales pour le contrôle par une organisation des produits issus du
palmier à huile certifiés RSPO appartenant aux modèles de chaîne
d'approvisionnement Identité préservée, Ségrégation et Balance de masse.
Les utilisateurs du système RSPO de Réserver et Alléguer qui ne sont pas des
producteurs doivent prouver :
leur conformité avec les règles d'utilisation du système RSPO de
commande et demande ;
que leurs allégations sont conformes avec les règles sur les
communications et allégations du marché publiées par la RSPO.
RSPO SCC Standard 6
3. Utilisation de ce document
Ce document se présente sous forme de modules. Il est composé des éléments
suivants :
Les exigences de la chaîne de surveillance pour la chaîne
d'approvisionnement s'appliquant à toutes les organisations de la chaîne
d'approvisionnement, à l'exception des huileries d'huile de palme brute
(HPB). Les huileries HPB doivent être conformes au module D et/ou E.
Modèles de chaîne d'approvisionnement – Exigences modulaires pour
chaque modèle de chaîne d'approvisionnement, pour tous les produits
issus du palmier à huile. Ce module établit les différentes exigences qui
s'appliquent à chaque modèle de chaîne d'approvisionnement pour
toutes les organisations de la chaîne d'approvisionnement.
Les huileries indépendantes ont uniquement besoin d'un certificat de chaîne
d'approvisionnement et doivent être conformes aux parties concernées de la
présente norme, y compris aux modules A ou C. Les huileries HPB doivent mettre
en œuvre les modules D et/ou E lors de l'audit sur les principes et les critères
(P&C). Toutes les autres organisations, y compris les usines de broyage de
palmistes, doivent mettre en œuvre le module A, B et/ou C. Il est possible de
mettre en œuvre un ou plusieurs de ces modèles conjointement.
L'audit de certification de la chaîne d'approvisionnement couvre uniquement les
modèles que l'organisation a mis en œuvre. Les modules couverts par l'audit
seront indiqués sur le certificat de la chaîne d'approvisionnement. Les modules
doivent être appliqués en complément des exigences générales de la chaîne de
surveillance pour la chaîne d'approvisionnement. Les modules spécifiques sont les
suivants :
Module A – Identité préservée
Module B – Ségrégation
Module C – Balance de masse
Module D – Huileries HPB : Identité préservée
Module E – Huileries HPB : Balance de masse
Module F – Certification multisite
RSPO SCC Standard 7
Module G – Certification de groupe
Vous trouverez les documents d'orientation pour la certification RSPO-RED sur le
site Web RSPO www.rspo.org
RSPO SCC Standard 8
4. Définitions
Acheteur L'entité commerciale suivante dans la chaîne d'approvisionnement ;
le fournisseur (ou vendeur) est l'entité commerciale précédente
dans la chaîne d'approvisionnement.
Additifs de transformation a) Des substances ajoutées à un aliment pendant sa transformation,
qui sont ensuite retirées d'une façon ou d'une autre avant que
l'aliment n'atteigne sa forme finale et soit emballé.
b) Des substances ajoutées à un aliment pendant sa transformation
qui sont ensuite converties en composants normalement présents
dans cet aliment, sans que les proportions des composants
naturellement présents dans cet aliment augmentent de manière
significative.
c) Des substances ajoutées à un aliment pour créer un effet
technique ou fonctionnel dans la transformation, qui sont présentes
dans l'aliment final à des niveaux insignifiants et n'exercent plus
aucun effet technique ou fonctionnel dans cet aliment.
Allégation Toute communication avec un groupe de parties prenantes sous
quelque forme que ce soit concernant la présence de produits issus
du palmier à huile durables certifiés dans un produit ou un groupe
de produits particulier.
Audit L'évaluation indépendante par un organisme de certification
accrédité par la RSPO dans le cadre du processus de certification de
la conformité avec les exigences de la norme RSPO de certification
de la chaîne d'approvisionnement.
Audit sur site
Une visite en personne sur un site permanent par un (ou une équipe
de) représentant(s) d'un organisme de certification accrédité par la
RSPO.
Balance de masse (BM)
Un modèle de chaîne d'approvisionnement permettant le transfert
d’allégationscertifiées d'un produit issu du palmier à huile à un
autre, soit par un mélange physique, soit par voie administrative
dans des circonstances strictement contrôlées.
RSPO SCC Standard 9
Certification de groupe Une option pour la certification ESPO de la chaîne
d'approvisionnement permettant de partager les coûts directs de la
certification entre les membres d'un groupe.
Certification multisite
Une option de certification pour un groupe de sites ayant un lien
contractuel, ainsi qu'un bureau central établi, et comptant au
minimum deux sites. Il peut s'agir de groupes de plantations, de
fermes, d'huileries ou de raffineries, etc. rassemblés sous un bureau
central et gérés par un système de contrôle interne (SCI). Les
bureaux centraux qui sont également impliqués dans la production
sont considérés à la fois comme bureaux centraux et comme sites
participants.
Chaîne
d'approvisionnement
La suite de processus/étapes que parcourent les matières premières
agricoles entre le récoltant et le fabricant du produit fini (c.-à-d. la
culture du palmier à huile, le broyage, le stockage, le transport, le
raffinage, la fabrication, le produit fini, etc.).
Champ d'application Les activités couvertes par la certification de la chaîne
d'approvisionnement d'une organisation.
Code de conduite Le Code de conduite RSPO constitue un ensemble d'exigences que
doivent respecter les membres de la RSPO. Ce code se trouve sur le
site Web de la RSPO (www.rspo.org)
Demandeur (ou Client) Le service cherchant à obtenir ou détenant une certification.
Fabricant de produits finis Le fabricant/raffineur qui utilise des produits issus du palmier à huile
pour fabriquer des produits conçus et destinés à la consommation
ou à un usage final quel qu'il soit, sans aucun autre traitement ou
emballage. Par exemple, les revendeurs produisant en interne sous
une marque propre, les fabricants de bien de consommation, les
producteurs de biocarburants, les fabricants de produits
alimentaires. Les revendeurs et distributeurs de produits finis (c.-à-d.
qui ne subiront plus aucune modification) n'ont pas besoin de la
certification de la chaîne d'approvisionnement.
Fournisseur (ou vendeur)
L'entité commerciale précédente dans la chaîne
d'approvisionnement ; l'acheteur (ou client) est l'entité commerciale
suivante dans la chaîne d'approvisionnement.
RSPO SCC Standard 10
Huile de palme à identité
préservée (IP)
Le modèle de chaîne d'approvisionnement Identité préservée (IP)
garantit qu'un produit issu du palmier à huile certifié RSPO fourni à
l'utilisateur final peut être retracé jusqu'à une huilerie unique
certifiée RSPO et à sa chaîne d'approvisionnement certifiée.
Huile de palme brute (HPB) État initial du produit à base d'huile de palme obtenu à partir de
régimes de fruits frais dans une huilerie.
Huile de palme durable
certifiée RSPO (RSPO CSPO)
Une huile de palme produite par une huilerie et issue d'une source
d'approvisionnement dont la conformité avec les principes et
critères RSPO, tels qu'ils sont établis par le document sur les
systèmes de certification RSPO, a fait l'objet d'un audit de la part un
organisme accrédité par la RSPO.
Huilerie indépendante Une huilerie qui travaille de façon indépendante et sans relation
juridique avec une plantation particulière. Cela vaut également pour
les relations avec les sociétés mères et sœurs.
La Table ronde sur l'huile de
palme durable (RSPO)
L'association à but non lucratif enregistrée en Suisse ayant pour
objectif d'améliorer la durabilité de l'utilisation et de la production
mondiales d'huile de palme.
Négociant Acteur de la chaîne d'approvisionnement des produits issus du
palmier à huile certifiés RSPO qui achète et revend des produits issus
du palmier à huile, des dérivés et/ou des contrats à terme, sans
manipuler ces produits physiquement.
Organisme d'accréditation
(OA)
Organisation responsable des audits de conformité des organismes
de certification RSPO par rapport aux exigences du Guide ISO/IEC
17065:2012. Cet organisme doit être signataire du Forum
d'Accréditation International (IAF) approprié ou de l'accord de
reconnaissance multilatéral (MLA), ou être un membre permanent
de l'Alliance internationale pour l'accréditation et l'étiquetage
sociaux et environnementaux (ISEAL).
Organisme de certification
(OC)
Un organisme indépendant qui est accrédité par la RSPO pour
conduire des audits de certification de conformité par rapport aux
exigences de la norme RSPO de certification de la chaîne
d'approvisionnement.
RSPO SCC Standard 11
Plantations non certifiées Des huileries et leurs bases d'approvisionnement respectives n'ayant
pas obtenu la certification par un organisme de certification
accrédité par la RSPO.
Plate-forme informatique
RSPO
Un système basé sur le Web permettant de tracer l'huile de palme
certifiée RSPO tout au long de la chaîne d'approvisionnement, de
l'huilerie à la raffinerie, sous les modèles de chaînes
d'approvisionnement Balance de masse, Ségrégation et/ou Identité
préservée.
Procédure de traitement des
plaintes
Le système de traitement des plaintes de la RSPO formule des
plaintes à la RSPO et à ses membres sous une forme adaptée à la
nature, à la mission et aux objectifs de la RSPO. Voir le site Web de la
RSPO (www.rspo.org)
Produit fini Produit qui ne fera plus l'objet d'aucun traitement ou emballage
avant sa vente au consommateur final.
Produits issus du palmier à
huile
Produits issus des fruits et amandes du palmier à huile/palmiste.
Selon le contexte, l'expression « produits issus du palmier à huile »
dans ce document peut faire également allusion aux produits tels
que les coques, les amandes de palme, l'huile d'amande de palmiste
(HAP), les tourteaux de pression palmiste ou les produits dérivés,
l'oléine, le distillat d'acides gras de la stéarine de palme (DAGSP) qui
sont tirés du fractionnement de HPB.
Propriétaire Personne ou entité détenant physiquement des
biens/usines/bâtiments, etc.
Propriétaire légal
L'entité qui a un droit incontestable ou un titre de propriété, et est
reconnue comme telle par la loi.
Raffinerie
Un site de production qui raffine des graisses et des huiles afin
d'obtenir des graisses et des huiles d'une valeur supérieure.
Réception Le fait de recevoir un produit certifié RSPO sur un site se trouvant
sous le contrôle de l'organisation (comprend également les sous-
traitants externes).
Redistribution Une transmission de propriété d'une société à une autre.
RSPO SCC Standard 12
Régimes de fruits frais (RFF) Des régimes de fruits de palmiers tels qu'ils sont récoltés dans les
plantations/fermes de palmiers à huile.
Règles de la RSPO sur la
communication et les
allégations
Les règles en matière de communication et d’allégationsrelatives à
l'utilisation ou à la prise en charge de produits issus du palmier à
huile certifiés RSPO.
Réserver et Alléguer (RA) Le système de Réserver et Alléguer permet le transfert des acteurs
de l'industrie des palmiers à huile certifiés RSPO au sein de la chaîne
d'approvisionnement. Voir l'Annexe 1 : Réserver et Alléguer (RA)
pour les huiles et graisses.
Ségrégation (SG)
Le modèle de chaîne d'approvisionnement Ségrégation garantit la
provenance exclusive de sources certifiées par la RSPO des produits
issus du palmier à huile certifiés RSPO délivrés à l'utilisateur final.
Site Une unité opérationnelle d'une société ou une combinaison de telles
unités situées au même endroit étant géographiquement séparé
d'autres unités.
Station d'entreposage Installation de stockage intermédiaire des produits issus du palmier
à huile.
Système de contrôle interne
(SCI)
Une documentation d'ensemble contenant les procédures et
processus définissant le fonctionnement d'un système de
certification de la chaîne d'approvisionnement, garantit que des
enregistrements sont tenus, enregistre les audits internes et
explicite les responsabilités. Il définit quelles normes sont
applicables et garantit que les non-conformités sont traitées en
accord avec un ensemble de procédures et de sanctions.
Systèmes de certification de
la chaîne
d'approvisionnement
Les raffineurs ou utilisateurs en aval de produits issus du palmier à
huile certifiés RSPO peuvent demander l'utilisation (ou la prise en
charge) de produits issus du palmier à huile certifiés RSPO dès lors
qu'ils adhèrent aux systèmes RSPO de certification de la chaîne
d'approvisionnement et que cela est vérifié par un organisme
indépendant de certification accrédité par la RSPO.
Traitement physique Réception, stockage et redistribution ou une combinaison de ces
activités impliquant le risque de mélanger des produits certifiés et
non certifiés.
RSPO SCC Standard 13
Vente à découvert Le fait de signer un contrat en vue de l'approvisionnement en
produits qui n'ont pas encore été reçus.
RSPO SCC Standard 14
5. Exigences générales de la chaîne de surveillance pour
la chaîne d'approvisionnement
5.1 Applicabilité des exigences de la chaîne de surveillance générale pour la
chaîne d'approvisionnement
5.1.1 Les exigences générales de la chaîne de surveillance de la norme RSPO pour la
chaîne d'approvisionnement s'appliquent à toute organisation impliquée dans la
chaîne d'approvisionnement qui détient la propriété juridique des produits issus
du palmier à huile certifiés RSPO et les traitent dans des locaux se trouvant sous
sa responsabilité, y compris ceux des sous-traitants externes. Aucune
certification n'est nécessaire au-delà du fabricant du produit fini.
5.1.2 Les négociants et les distributeurs ont besoin d'une licence de vente de produits
certifiés RSPO qui leur est attribuée par la RSPO, mais ne doivent pas eux-mêmes
être certifiés. Lors de la vente de produits certifiés RSPO, un négociant et/ou un
distributeur détenteur d'une licence doit indiquer le numéro de certification du
fabricant du produit, ainsi que son modèle de chaîne d'approvisionnement.
5.1.3 L'opérateur sur le site, ou sa société mère qui souhaite obtenir la certification,
doit être membre de la RSPO et s'inscrire sur la plate-forme informatique RSPO.
5.1.4 Il n'est pas nécessaire d'inclure les additifs de transformation dans la certification
visée par la société.
5.2 Modèle de chaîne d'approvisionnement
5.2.1 Le site peut utiliser uniquement le même modèle de chaîne d'approvisionnement
que son fournisseur, ou passer à un modèle moins strict. La déclassification/le
déclassement peut uniquement avoir lieu dans l'ordre suivant : Identité
préservée -> Ségrégation -> Balance de masse.
RSPO SCC Standard 15
5.3 Procédures documentées
5.3.1 Le site doit justifier de procédures et/ou d'instructions de travail écrites afin de
garantir que toutes les exigences du modèle de chaîne d'approvisionnement
appliqué et spécifié sont mises en œuvre. Ces dernières doivent contenir au
minimum :
Des procédures complètes et à jour pour la mise en œuvre de la totalité
des exigences du modèle de chaîne d'approvisionnement.
Des enregistrementscomplets et à jour, ainsi que des rapports qui
démontre la conformité aux exigences du modèle de chaîne
d'approvisionnement (y compris les enregistrementsde formation).
Identification du rôle de la personne responsable de l'ensemble de la
mise en œuvre de ces exigences et de la conformité à toutes les
exigences applicables. Cette personne doit être en mesure de démontrer
sa connaissance des procédures de l'organisation pour la mise en œuvre
de la présente norme.
5.4 Achat et entrée des marchandises
5.4.1 Le site de réception doit garantir que l'huile de palme et les produits issus du
palmier à huile achetés sont en conformité avec les éléments suivants :
RSPO SCC Standard 16
Le site doit justifier d'une documentation qui démontre que les achats
sont faits dans les catégories de matières définies avec le fournisseur (IP,
SG, BM) (p. ex. spécifiées dans les bons de commande, contrats,
spécifications des matières).
Le site qui reçoit des produits issus du palmier à huile certifiés RSPO doit
garantir que la certification RSPO de ces produits a été vérifiée. Pour les
sites qui sont tenus d'annoncer et de confirmer les transactions conclus
sur la plate-forme informatique RSPO, cela implique également une
obligation d'annonce et de confirmation de chaque expédition sur cette
plate-forme. Pour en savoir plus, consultez la section 5.7.1 de ce
document.
La validité de la certification de la chaîne d'approvisionnement doit être
vérifiée pour tous les sites dont la chaîne d'approvisionnement est
certifiée. Ceci doit être vérifié au moins une fois par an à l'aide de la liste
de sites dont la chaîne d'approvisionnement est certifiée RSPO sur le site
Web de la RSPO (www.rspo.org).
5.4.2 Le site doit disposer d'un dispositif pour le traitement de matières et/ou de
documents non conformes.
5.5 Activités d'externalisation
5.5.1 Lorsqu'un service souhaitant obtenir ou détenant une certification externalise
certaines activités à des tiers indépendants (p. ex. à des sous-traitants pour le
stockage, le transport ou d'autres activités externalisées), le service souhaitant
obtenir ou détenant une certification doit garantir que le tiers indépendant se
conforme aux exigences de la norme RSPO de certification de la chaîne
d'approvisionnement.
Cette exigence ne s'applique pas aux installations de stockage externes dans
lesquelles la gestion des produits issus du palmier à huile et les instructions pour
le déplacement de réservoirs demeurent sous le contrôle de l'organisation (et
non celui du responsable du parc de réservoirs).
5.5.2 Les sites qui externalisent des activités comprises dans le champ d'application de
leur certificat RSPO de chaîne d'approvisionnement doivent garantir les éléments
suivants :
RSPO SCC Standard 17
a) Le site détient la propriété juridique de toutes les matières utilisées dans
les processus externalisés.
b) Le site dispose d'un accord ou d'un contrat couvrant les processus
externalisés avec chaque sous-traitant (accord signé et exécutoire avec le
sous-traitant). Il revient au site de garantir l'accès au sous-traitant ou au
service externe pour les organismes de certification (OC) si un audit est
estimé nécessaire.
c) Le site dispose d'un système de contrôle documenté avec des procédures
explicites pour le processus externalisé qui est communiqué au sous-
traitant concerné.
d) En outre, le site cherchant à obtenir ou détenant une certification doit
garantir (p. ex. via des dispositions contractuelles) que les tiers
indépendants mandatés fournissent les accès pertinents aux OC
légitimement accrédités pour leurs opérations, leurs systèmes et tout
type d'information, lorsque cela est annoncé à l'avance.
5.5.3 Le site doit conserver les noms et coordonnées de tous les sous-traitants engagés
dans la transformation ou la production de matières certifiées RSPO.
5.5.4 Lors de son prochain audit, le site doit indiquer à son OC les noms et
coordonnées de tout nouveau sous-traitant engagé dans la transformation ou la
production de matières certifiées RSPO.
5.6 Vente et sortie des marchandises
5.6.1 L'organisation doit au moins mettre à disposition sous forme de document les
informations suivantes concernant les produits certifiés RSPO. Les informations
doivent être complètes et peuvent être présentées dans un document unique ou
sous forme d'une série de documents établis pour les produits issus du palmier à
huile certifiés RSPO (par exemple des bons de livraison, des documents
d'expédition et la documentation de spécification) :
le nom et l'adresse de l'acheteur ;
le nom et l'adresse du vendeur ;
la date de chargement ou de livraison ;
la date à laquelle les documents ont été établis ;
RSPO SCC Standard 18
une description du produit indiquant également le modèle de chaîne
d'approvisionnement applicable (Identité préservée, Ségrégation ou
Balance de masse, ou leurs abréviations approuvées) ;
la quantité de produits livrés ;
toute documentation de transport pertinente ;
le numéro du certificat de chaîne d'approvisionnement ;
un numéro unique d'identification.
5.7 Enregistrement des transactions
5.7.1 Les acteurs de la chaîne d'approvisionnement qui :
sont actifs dans la chaîne d'approvisionnement entre l'huilerie et la
raffinerie finale ;
détiennent la propriété juridique des produits issus du palmier à huile
certifiés RSPO et les manipulent physiquement ; et
sont membres de la chaîne d'approvisionnement de produits issus du
palmier à huile certifiés durables
doivent enregistrer leur transaction sur la plate-forme informatique RSPO au
moment de l'expédition, comme l'exigent les règles définies par la RSPO.
5.8 Formation
5.8.1 L'organisation doit définir un plan de formation soumis à une mise à jour
continue et accompagné desenregistrements de formation dispensée au
personnel.
5.8.2 L'organisation doit dispenser des formations appropriées au personnel effectuant
les tâches essentielles à la mise en œuvre du système de certification de la chaîne
d'approvisionnement. Ces formations doivent être spécifiques et pertinentes
pour les tâches exécutées.
RSPO SCC Standard 19
5.9 Tenue desenregistrements
5.9.1 Le site doit tenir des enregistrements et établir des rapports précis, complets, à
jour et accessibles couvrant tous les aspects des présentes exigences pour la
certification RSPO de la chaîne d'approvisionnement.
5.9.2 Les délais de conservation de tous les registres et rapports sont au minimum de
deux (2) ans, doivent être conformes aux exigences légales et réglementaires et
permettre de confirmer la certification des matières premières ou des produits
stockés.
5.9.3 L'organisation doit tenir à jour un registre des volumes de produits issus du
palmier à huile certifiés RSPO achetés et allégués pendant une période spécifiée.
5.10 Facteurs de conversion
5.10.1 Dans les cas où cela est possible, un taux de conversion doit être utilisé afin
d'obtenir une estimation fiable de la quantité de marchandises certifiées sortante
disponible par rapport à la quantité de marchandises certifiées entrante. Les
organisations peuvent déterminer et définir leurs propres taux de conversion à
condition que ceux-ci soient fondés sur l'expérience passée, documentés et
appliqués rigoureusement. Le site Web de la RSPO met à disposition des
orientations sur les taux de conversion (www.rspo.org). Ceci est particulièrement
important pour les dérivés de l'huile de palme et de palmiste utilisés dans les
industries oléochimique et des cosmétiques. Le document d'orientation pour les
produits oléochimiques est disponible sur le site Web de la RSPO (www.rspo.org).
5.10.2 Les taux de conversion doivent faire l'objet de tests périodiques afin de garantir
leur précision par rapport aux performances effectives ou une moyenne
industrielle si cela s'avère pertinent.
5.11 Allégations
5.11.1 Les demandes du site concernant l'utilisation ou la prise en charge de produits
issus du palmier à huile certifiés RSPO doivent être conformes aux règles de la
RSPO sur la communication et les allégations.
5.12 Plaintes
5.12.1 L'organisation doit disposer de procédures documentées et tenues à jour pour la
réception et la résolution de plaintes de la part des parties prenantes.
RSPO SCC Standard 20
5.13 Revue de direction
5.13.1 L'organisation est tenue d'effectuer des revues de directions planifiées à des
intervalles appropriés à l'envergure et à la nature de ses activités.
5.13.2 Ces revues de directions doivent être effectuées notamment à partir des
informations suivantes :
les résultats des audits ;
les retours des clients ;
les performances des processus et la conformité des produits ;
l'état des actions préventives et correctives ;
les activités de suivi découlant des examens de la gestion ;
les changements susceptibles d'affecter le système de gestion ;
les recommandations pour une amélioration.
5.13.3 Les résultats de la revue de direction doivent inclure toutes les décisions et
actions concernant :
l'amélioration de l'efficacité du système de gestion et de ses processus ;
les besoins de ressources.
RSPO SCC Standard 21
6. Modèles de chaîne d'approvisionnement – exigences
modulaires
La section suivante de la norme définit les modèles de chaîne
d'approvisionnement proposés par la RSPO, présentés séparément comme les
modules A à G. Outre les exigences de la chaîne de surveillance générale pour la
chaîne d'approvisionnement définies dans la section 5 ci-dessus, une
organisation doit mettre en œuvre au moins un de ces modules.
Il est possible de mettre en œuvre plusieurs modules simultanément. Toutes les
organisations doivent mettre en œuvre au moins un des trois modules A, B ou C.
Les modules F et G ne peuvent pas être mis en œuvre seuls.
Les modules actuellement disponibles sont les suivants :
Module A – Identité préservée
Module B – Ségrégation
Module C – Balance de masse
Module D – Huileries HPB : Identité préservée
Module E – Huileries HPB : Balance de masse
Module F – Certification multisite
Module G – Certification de groupe
RSPO SCC Standard 22
Module A – Identité préservée (IP)
A.1 Définition
A.1.1 Le modèle de chaîne d'approvisionnement Identité préservée (IP) garantit qu'un
produit issu du palmier à huile certifié RSPO fourni à l'utilisateur final peut être
retracé jusqu'à une huilerie unique certifiée RSPO et à sa chaîne
d'approvisionnement certifiée. Tous les acteurs de la chaîne
d'approvisionnement doivent garantir que le produit issu du palmier à huile
certifié RSPO est tenu à l'écart de toute autre source de palmier à huile (y
compris d'autres sources RSPO CSPO).
A.2 Exigences pour la chaîne d'approvisionnement
A.2.1 Le site doit garantir que le produit du palmier à huile certifié RSPO IP est tenu à
l'écart de toute autre source de palmier à huile et qu'il peut être retracé jusqu'à
une huilerie unique certifiée RSPO et à sa base d'approvisionnement certifiée.
A.3 Transformation
A.3.1 Le site doit garantir et vérifier via des procédures documentées et la tenue
d’enregistrements que le produit issu du palmier à huile certifié RSPO est tenu à
l'écart des matières non certifiées ou provenant d'autres huileries, y compris
pendant le transport et le stockage.
RSPO SCC Standard 23
A.3.2 L'objectif est d'obtenir une matière entièrement de type Identité préservée (IP).
Module B – Ségrégation (SG)
B.1 Définition
B.1.1 Le modèle de chaîne d'approvisionnement Ségrégation garantit la provenance
exclusive de sources certifiées par la RSPO des produits issus du palmier à huile
certifiés RSPO délivrés à l'utilisateur final. Il permet de mélanger l'huile de palme
certifiée provenant de diverses sources.
B.2 Exigences pour la chaîne d'approvisionnement
B.2.1 L'approche Ségrégation exige qu'à chaque étape de production, de
transformation, de raffinage et de fabrication tout au long de la chaîne
d'approvisionnement, les produits issus du palmier à huile certifiés RSPO
provenant de domaines/plantations certifiés soient séparés des matières en
provenance de domaines/plantations non certifiés RSPO. Ce modèle autorise le
mélange d'huiles de palme certifiées RSPO et de ses dérivés provenant de
diverses sources. L'huile proposée à l'utilisateur final ne pourra donc pas être
retracée entièrement jusqu'à son huilerie de départ, ni sa base
d'approvisionnement.
B.3 Transformation
RSPO SCC Standard 24
B.3.1 Le site doit garantir et vérifier via des procédures précises et la tenue
d’enregistrements que le produit issu du palmier à huile certifié RSPO est tenu à
l'écart des matières non certifiées, y compris pendant le transport et le stockage.
B.3.2 L'objectif est d'obtenir une matière entièrement de type Ségrégation.
RSPO SCC Standard 25
Module C – Balance de masse (BM)
C.1 Définition
C.1.1 En tant que moteur du commerce traditionnel d'huile de palme durable, le
modèle de chaîne d'approvisionnement à Balance de masse (BM) contrôle le
commerce de produits issus du palmier à huile certifiés RSPO à travers
l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement par voie administrative. BM est
possible uniquement au niveau du site (les crédits Balance de masse ne peuvent
pas être transférés d'un site à un autre).
Le modèle de chaîne d'approvisionnement Balance de masse permet à chaque
acteur de la chaîne d'approvisionnement d'afficher son engagement dans la
production d'huile de palme durable et de promouvoir activement le commerce
d'huile de palme certifiée RSPO.
Le système Balance de masse autorise le mélange d'huiles de palme avec et sans
certification RSPO à n'importe quelle étape de la chaîne d'approvisionnement, à
condition que l'ensemble des quantités soient contrôlées au niveau du site.
RSPO SCC Standard 26
C.2 Exigences pour la chaîne d'approvisionnement
La base des exigences de la chaîne d'approvisionnement pour Balance de masse
consiste en la concordance entre la quantité de matière RSPO achetée et la
quantité de matière RSPO vendue. Ceci inclut le contrôle des achats et des ventes
d'huile de palme certifiée RSPO et de ses dérivés qui seront vérifiés de manière
indépendante. Il n'y a aucune exigence pour le stockage séparé, ni de contrôles
du processus de production.
C.3 Transformation
C.3.1 Le site doit garantir que les entrées et sorties de matière Balance de masse RSPO
sur le site (quantités en volume ou au poids) sont contrôlées.
C.3.2 Le site doit garantir que les sorties de matière Balance de masse RSPO fournies à
des clients depuis le système physique ne dépassent pas les entrées de matière
certifiée RSPO reçues sur ce même site, soit via un système de comptabilité
continue, soit via une période fixe d'inventaire.
C.4 Système de comptabilité continue
C.4.1 En cas d'utilisation d'un système de comptabilité continue, l'organisation doit
garantir que la quantité des entrées et des sorties de matière Balance de masse
RSPO sur le site physique est contrôlée en temps réel.
C.4.2 En cas d'utilisation d'un système de comptabilité continue, organisation doit
garantir que le système de comptabilité de matière n'est jamais à découvert.
Seules les données de la RSPO recueillies dans le système de comptabilité de
matière peuvent être attribuées aux sorties fournies par l'organisation.
C.5 Périodes fixes d'inventaire
C.5.1 En cas d'utilisation d'une période fixe d'inventaire, l'organisation doit garantir que
les entrées et sorties de matière Balance de masse RSPO (quantités en volume ou
au poids) seront équilibrées dans les limites d'une période fixe d'inventaire
n'excédant pas 3 (trois) mois.
RSPO SCC Standard 27
C.5.2 En cas d'utilisation d'une période fixe d'inventaire, l'organisation peut vendre à
découvert lorsqu'elle est en mesure de fournir les preuves que les achats Balance
de masse RSPO destinés à la livraison pendant la période d'inventaire couvrent les
sorties fournies.
C.5.3 En cas d'utilisation d'une période fixe d'inventaire, des crédits non utilisés peuvent
être transférés et enregistrés dans le système de comptabilité de matière pour la
période d'inventaire suivante.
C.5.4 En cas d'utilisation d'une période fixe d'inventaire, l'organisation doit garantir que
le système de comptabilité de matière n'est pas à découvert au moment de
l'inventaire. Seules les données de la RSPO recueillies dans le système de
comptabilité de matière pendant la période d'inventaire (y compris les données
transférées depuis la période précédente, comme décrit au point C.5.3) peuvent
être attribuées aux sorties fournies pendant la période d'inventaire.
RSPO SCC Standard 28
C.6 Taux de conversion
C.6.1 Tous les volumes de fractions et de dérivés d'huile de palme fournis sont déduits
du système de comptabilité de matière à l'aide de taux de conversion définis par la
RSPO (voir la section 5.10), à l'exception de l'option décrite au point C.6.3.
C.6.2 Pour des raisons de simplification, les pertes liées au raffinage sont omises dans le
système Balance de masse.
C.6.3 Les sites peuvent acheter un certain volume ou poids de produits issus du palmier
et du palmiste durables soumis aux modèles Identité préservée ou Ségrégation et
l'utiliser pour le faire correspondre aux ventes de volumes égaux de dérivés de
produits du palmier. Ces derniers sont alors demandés en Balance de masse sans
qu'aucun lien physique ou chimique ne soit requis entre le produit Ségrégation
acquis et le dérivé vendu sous le modèle Balance de masse.
RSPO SCC Standard 29
C.6.4 Programme de rendement pour le modèle de chaîne d'approvisionnement
Ségrégation vers Balance de masse
Remarque : Il n'est pas possible de compenser des allégations de produits issus du
palmiste BM avec des produits à base d'huile de palme Ségrégation ou vice-versa.
Remarque : cette pratique de répartition n'est pas autorisée dans le cadre de la
directive européenne relative aux Énergies Renouvelables (RED). Pour les
biocarburants dans l'UE, consultez la norme RSPO-RED.
C.7 Programmes de rendement
C.7.1 Programme de rendement pour le modèle de chaîne d'approvisionnement Balance
de masse
Les valeurs affichées dans le modèle de chaîne d'approvisionnement Balance de
masse ci-dessous sont fixes et ne peuvent être modifiées. Les organisations
peuvent utiliser leurs propres rendements réels s'ils peuvent être justifiés lors de
l'audit. Autrement, les taux présentés ci-dessous sont utilisés tels quels.
RSPO SCC Standard 30
RSPO SCC Standard 31
C.7.2 Programme de rendement pour les palmistes Balance de masse
Afin de calculer la quantité de produits durables Balance de masse qu'elles peuvent
vendre ou alléguer, les organisations qui acquièrent des produits de palmiste
durables Balance de masse peuvent utiliser leurs propres rendements réels à
condition que ceux-ci puissent être justifiés lors de l'audit. Autrement, les taux
présentés ci-dessous sont utilisés tels quels.
Les sociétés qui achètent des produits issus du palmiste durables Ségrégation
peuvent choisir l'une des deux options pour calculer la quantité de produits dérivés
du palmiste durables qu'ils peuvent vendre ou alléguer:
1. appliquer l’allégation Ségrégation à tous les dérivés ;
2. utiliser l'achat de produits issus du palmiste Ségrégation pour compenser
les ventes de volumes égaux de dérivés issus du palmiste Balance de masse
spécifiques (pas forcément dérivés du produit Ségrégation acquis.)
RSPO SCC Standard 32
Module D – Huileries HPB : Identité préservée
D.1 Définition
D.1.1 Les huileries utilisant des régimes de fruits frais (RFF) issus de leur propre base
d'approvisionnement certifiée au titre des Principes et Critères RSPO (P&C RSPO)
sont tenues d'appliquer le modèle Identité préservée (IP). La certification des
huileries HPB est nécessaire à la vérification des volumes et des sources des RFF
entrant dans l'huilerie, de la mise en œuvre de contrôles de la transformation
(par exemple en cas d'utilisation d'une séparation physique), ainsi que des ventes
de volumes de produits certifiés RSPO. Une huilerie peut recevoir des RFF de
cultivateurs non certifiés en plus de ceux issus de ses propres terres certifiées.
Lorsqu'une huilerie travaille avec des RFF certifiés et non certifiés sans séparer la
matière physiquement, seul le module E est applicable.
D.2 Explication
D.2.1 Le tonnage estimé de produits à base de HPB ou de palmiste qu'une huilerie
pourrait théoriquement produire doit être enregistré par l'organisme de
certification (OC) dans le résumé publié du rapport de certification P&C. Ce
chiffre représente le volume total de produits issus du palmier à huile certifiés
(HPB et palmiste) que l'huilerie est autorisée à fournir en une année. Le tonnage
effectivement produit sera ensuite enregistré dans chaque rapport de
surveillance annuel subséquent.
D.2.2 En outre, l'huilerie doit répondre à toutes les exigences en termes
d'enregistrement et de rapports pour la chaîne d'approvisionnement pertinente
via l'organisation de gestion de la chaîne d'approvisionnement de la RSPO (plate-
forme informatique RSPO ou Réserver et Alléguer).
D.3 Procédures documentées
D.3.1 Le site doit justifier de procédures et/ou d'instructions de travail sous forme
écrite afin de garantir que tous les éléments spécifiés dans ces exigences sont mis
en œuvre. Ces dernières doivent contenir au minimum :
a) Des procédures complètes et à jour pour la mise en œuvre de la totalité
des éléments de ces exigences.
b) Le rôle de la personne responsable de l'ensemble de la mise en œuvre de
ces exigences et de la conformité à toutes les exigences applicables. Cette
personne doit être en mesure de démontrer sa connaissance des
procédures du site pour la mise en œuvre de la présente norme.
RSPO SCC Standard 33
D.3.2 Le site doit disposer de procédures documentées pour la réception et la
transformation de RFF certifiés et non certifiés.
D.4 Achat et entrée des marchandises
D.4.1 Le site doit vérifier et documenter le tonnage et les sources des RFF certifiés,
ainsi que le tonnagedes RFF non certifiés, qu'il a reçus.
D.4.2 En cas de surproduction prévue de tonnage certifié, le site doit immédiatement
en informer l'OC.
D.5 Tenue d’enregistrements
D.5.1 Le site doit enregistrer et équilibrer toutes ses réceptions de RFF certifiés RSPO et
toutes ses sorties de HPB et de palmiste certifiés RSPO tous les trois mois.
D.6 Transformation
D.6.1 Le site doit garantir et vérifier via des procédures documentées et la tenue
d’enregistrements que le produit issu du palmier à huile certifié RSPO est tenu à
l'écart des matières non certifiées, y compris pendant le transport et le stockage.
D.6.2 L'objectif est d'obtenir une matière entièrement de type Ségrégation.
RSPO SCC Standard 34
Module E – Huileries HPB : Balance de masse
E.1 Définition
E.1.1 La certification des huileries HPB est nécessaire à la vérification des volumes de
RFF certifiés et non certifiés entrant dans l'huilerie et les ventes en volume de
produits certifiés RSPO. Une huilerie peut recevoir des RFF de cultivateurs non
certifiés en plus de ceux issus de ses propres terres certifiées. Dans ce cas,
l'huilerie peut déclarer uniquement le volume de produits issus du palmier à huile
obtenus de RFF certifiés transformés via le modèle BM.
E.2 Explication
E.2.1 Le tonnage estimé de produits à base de HPB ou de palmiste qu'une huilerie
pourrait théoriquement produire doit être enregistré par l'OC dans le résumé
publié du rapport de certification P&C. Ce chiffre représente le volume total de
produits issus du palmier à huile certifiés (HPB et palmiste) que l'huilerie est
autorisée à fournir en une année. Le tonnage effectivement produit devrait
ensuite être enregistré dans chaque rapport de surveillance annuel subséquent.
E.2.2 En outre, l'huilerie doit répondre à toutes les exigences en termes
d'enregistrement et de rapports pour la chaîne d'approvisionnement pertinente
via l'organisation de gestion de la chaîne d'approvisionnement de la RSPO (plate-
forme informatique RSPO ou Réserver et Alléguer).
E.3 Procédures documentées
E.3.1 Le site doit justifier de procédures et/ou d'instructions de travail sous forme
écrite afin de garantir que tous les éléments spécifiés dans ces exigences sont mis
en œuvre. Ces dernières doivent contenir au minimum :
a) Des procédures complètes et à jour pour la mise en œuvre de la totalité
des éléments de ces exigences.
b) Le nom de la personne responsable de l'ensemble de la mise en œuvre de
ces exigences et de la conformité à toutes les exigences applicables. Cette
personne doit être en mesure de démontrer sa connaissance des
procédures du site pour la mise en œuvre de la présente norme.
E.3.2 Le site doit disposer de procédures documentées pour la réception et la
transformation de RFF certifiés et non certifiés.
E.4 Achat et entrée des marchandises
RSPO SCC Standard 35
E.4.1 Le site doit vérifier et documenter le volume de RFF certifiés et non certifiés qu'il a
reçus.
E.4.2 En cas de surproduction prévue de tonnage certifié, le site doit immédiatement
en informer l'OC.
E.5Tenue d’enregistrements
E.5.1 a) Le site doit enregistrer et équilibrer toutes ses réceptions de RFF certifiés
RSPO et toutes ses sorties de HPB et de palmiste certifiés RSPO tous les
trois mois.
b) Tous les volumes d'huile de palme et de palmiste fournis sont déduits du
système de comptabilité de matière à l'aide de taux de conversion établis
par la RSPO
c) Dans le cadre du modèle Balance de masse, le site peut vendre
uniquement à partir d'un stock positif. Les produits commandés pour
livraison sous trois mois peuvent être comptés dans le stock positif.
Toutefois, un site peut vendre à découvert.(c.-à-d. un produit peut être
vendu avant qu'il soit en stock).
Pour des informations plus détaillées, voir le module C.
E.5.2 Lorsqu'une huilerie sous-traite des activités à une installation de broyage
indépendante (qui n'est pas la propriété de la même organisation), cette dernière
se trouve également sous la responsabilité de l'huilerie et ne nécessite pas de
certification supplémentaire. L'huilerie est dans l'obligation de garantir que
l'installation de broyage est couverte par un accord signé et exécutoire.
RSPO SCC Standard 36
Module F – Certification multisite
F.1 Définition
F.1.1 Multisite est une option de certification pour un groupe de sites ayant un lien
contractuel, ainsi qu'un bureau central établi, et comptant au minimum deux
sites. Il peut s'agir de groupes de plantations, de fermes, d'huileries ou de
raffineries, etc. rassemblés sous un bureau central et gérés par un système de
contrôle interne (SCI).
Les bureaux centraux qui sont également impliqués dans la production sont
considérés à la fois comme bureaux centraux et comme sites de transformation.
F.2 Explication
F.2.1 Il revient à l'organisation de définir l'implantation géographique, le nombre et
l'identité des sites, ainsi que le modèle de chaîne d'approvisionnement et les
types d'opérations couverts par le champ d'application de leur système de
surveillance multisite. (Remarque : la comptabilité Balance de masse peut
uniquement être utilisée au niveau du site.)
F.3 Responsabilités
F.3.1 Les unités opérationnelles doivent prouver qu'elles sont liées les unes aux autres
par un lien contractuel.
F.3.2 Le bureau central doit justifier le regroupement d'unités opérationnelles en
fonction des activités fournies.
F.3.3 Le bureau central doit disposer d'un système de contrôle interne (SCI) administré
et documenté de manière centralisée pour la gestion et la mise en œuvre des
exigences de la chaîne de surveillance RSPO.
F.3.4 Le bureau central s'engage à désigner un représentant de la direction qui sera
entièrement responsable d'assurer que toutes les unités opérationnelles sont
conformes aux exigences RSPO de la chaîne de surveillance.
F.3.5 Le bureau central disposera d'une procédure pour signaler des non-conformités
lorsqu'une unité opérationnelle ne répond pas aux exigences de la certification
RSPO de la chaîne d'approvisionnement.
RSPO SCC Standard 37
F.3.6 Le bureau central doit avoir le pouvoir d'exclure des sites du champ d'application
du système multisite lorsque ceux-ci ne répondent pas aux exigences de
participation ou lorsque des non-conformités signalées par l'organisme de
certification ou la société elle-même ne sont pas résolues par les sites participant.
F.4 Formation
F.4.1 Dans le cadre du SCI, le bureau central est tenu de définir et de mettre en œuvre
des formations pour les sites participants, afin de couvrir toutes les exigences
RSPO de la chaîne de surveillance pour le système multisite.
F.5 Tenue d’enregistrements
F.5.1 Le bureau central doit tenir des enregistrements centralisés, précis, complets, à
jour et accessibles à tous les sites participants, et sera responsable de
l'établissement de rapports réguliers couvrant tous les aspects des présentes
exigences RSPO du système multisite.
F.5.2 Le SCI déterminera et préparera les documents de gestion commune applicables
à toutes les unités opérationnelles.
F.5.3 Le SCI déterminera quels documents spécifiques au site sont requis pour chaque
unité opérationnelle.
F.5.4 Le SCI est tenu de conserver tous les documents et enregistrements pendant au
minimum 2 (deux) ans.En outre, il doit se conformer aux exigences légales et
réglementaires et être en mesure de confirmer la certification des matières
premières ou des produits stockés.
F.6 Audits internes
F.6.1 Le bureau central doit mener des audits internes sur chaque site participant au
moins une fois par an afin de garantir sa conformité aux exigences de la
certification de la chaîne d'approvisionnement.
F.6.2 Les non-conformités découvertes lors de l'audit interne devront donner lieu à
une demande d'actions correctives.
F.6.3 Les résultats des audits internes et toutes les actions mises en place pour corriger
les non-conformités seront mis à disposition de l'organisme de certification (OC)
à la demande de ce dernier.
F.6.4 La direction est tenue de vérifier au moins une fois par an les conclusions du
programme d'audit interne.
RSPO SCC Standard 38
F.6.5 Au moins une fois par an, l'organisation est tenue de mener un audit interne afin
de déterminer si le système de certification de la chaîne d'approvisionnement :
i) est conforme aux dispositions planifiées, aux exigences de la norme
SCCA et aux règles de la RSPO sur la communication et les allégations,
ainsi qu'à toute autre exigence définie par l'organisation ;
ii) est bien mis en œuvre, efficace et entretenu.
F.6.6 Un programme d'audit doit être planifié et prendre en compte le statut et
l'importance des processus et des zones qui font l'objet des audits, ainsi que les
résultats des audits précédents. Les critères pour les audits, leur champ
d'application, leur fréquence et leurs méthodes doivent être définis. L'objectivité
et l'impartialité des audits doivent être garanties par la sélection des auditeurs
vérificateurs et par la manière de mener ces audits. Les auditeurs ne doivent pas
être impliqués dans l'audit de leur propre travail.
F.6.7 Une procédure documentée doit être établie pour définir les responsabilités et
les exigences relatives à la planification et à la réalisation des audits, et pour la
tenue des enregistrements et la création de rapports avec les résultats.
F.6.8 Des archives des audits et de leurs résultats doivent être conservées.
F.6.9 La direction responsable de la zone soumise à un audit doit garantir que toutes
les corrections et actions correctives sont mises en œuvre dans les délais afin
d'éliminer les non-conformités détectées et leurs causes.
F.7 Allégations
F.7.1 Via son point de contrôle central, le SCI doit garantir que toutes les utilisations de
la marque déposée RSPO et de son logo, ainsi que toutes les allégationsau sujet
du produit fini sont en accord avec les exigences RSPO.
RSPO SCC Standard 39
Module G – Programme de certification de groupe pour la chaîne
d'approvisionnement
G.1 Définition
G.1.1 La certification de groupe pour la chaîne d'approvisionnement constitue une
option pour la certification ESPO de la chaîne d'approvisionnement permettant
de partager les coûts directs de la certification entre les membres d'un groupe.
G.2 Explication
G.2.1 Les programmes de certification de groupe sont des regroupements
d'organisations indépendantes agissant en tant qu'entités juridiques distinctes
dans la chaîne d'approvisionnement du palmier et qui adhèrent aux règles
établies d'une structure de groupe sous la direction d'une entité de gestion de
groupe et de son responsable, en accord avec un système de contrôle interne
(SCI).
G.3 Exigences d'adhésion au groupe
G.3.1 L'adhésion à un groupe est limitée aux sociétés qui :
Sont des entités juridiques distinctes.
Utilisent jusqu'à 500 millions de tonnes de produits issus du palmier à
huile par an (voir le point G.3.4 ci-dessous pour les exigences pour les
huileries).
Emploient au maximum 100 personnes en équivalent temps plein (ETP).
G.3.2 La certification de groupe n'est pas réservée qu'à un seul pays et peut être
pratiquée au-delà des frontières.
G.3.3 Les membres du groupe doivent avoir accepté formellement de rejoindre ce
groupe, ainsi qu'avoir prouvé leur conformité aux exigences du programme de
certification de ce groupe et aux règles établies. L'adhésion à un groupe est
volontaire.
G.3.4 Les huileries d'huile de palme ne peuvent pas adhérer à un groupe, à l'exception
des huileries indépendantes dépourvues de base d'approvisionnement propre et
produisant jusqu'à 5 000 millions de tonnes d'huile de palme par an. (Les modules
D et E ne sont donc pas applicables.)
RSPO SCC Standard 40
G.3.5 Les membres du groupe signeront une déclaration d'intention par laquelle :
Ils reconnaissent et acceptent les exigences et les responsabilités liées à
l'adhésion au groupe.
Ils reconnaissent leur subordination aux exigences de la certification RSPO
de la chaîne d'approvisionnement.
Ils autorisent le responsable du groupe à demander la certification en leur
nom.
Les membres du groupe signeront une déclaration d'intention par laquelle :
Ils reconnaissent et acceptent les exigences et les responsabilités liées à
l'adhésion au groupe.
Ils reconnaissent leur subordination aux exigences de la certification RSPO
de la chaîne d'approvisionnement.
Ils autorisent le responsable du groupe à demander la certification en leur
nom.
Ils acceptent de permettre à tout moment au responsable du groupe, à
l'organisme de certification (OC) et aux représentants de la RSPO
d'accéder à leurs locaux et à leurs enregistrements concernant les
produits RSPO.
Ils acceptent de fournir leurs coordonnées à jour au responsable du
groupe et à leur personnel.
G.3.6 Les membres du groupe doivent prouver qu'ils sont en mesure de mettre en
œuvre les modèles de chaîne d'approvisionnement choisis avant comme après la
validation de leur adhésion.
G.3.7 Chaque membre du groupe doit indiquer le numéro de certification de groupe et
son sous-code dans tous les documents, comme exigé pour les achats et ventes
de produits RSPO par la norme RSPO SCCS, avec mention du modèle de chaîne
d'approvisionnement (p. ex. : IP/SG/BM).
RSPO SCC Standard 41
G.3.8 Lorsqu'un membre du groupe projette une utilisation de plus de 500 millions de
tonnes de produits issus du palmier à huile par an après son adhésion, ce dernier
devra informer le responsable du groupe qu'il quittera le groupe avant le
prochain anniversaire de son adhésion. Ce membre devrait alors engager les
démarches nécessaires à l'obtention d'une certification individuelle avant la
prochaine date anniversaire de son adhésion, auprès d'un organisme de
certification accrédité par la RSPO pour la chaîne d'approvisionnement (RSPO
SCC).
G.3.9 Une part définie publiquement par la RSPO de la responsabilité pour les
adhésions à la chaîne d'approvisionnement RSPO associée sera assumée par
l'entité de groupe. L'entité de groupe peut demander une adhésion ordinaire à la
RSPO si elle souhaite bénéficier de droits supplémentaires tels que le droit de
vote à l'assemblée générale (AG).
RSPO SCC Standard 42
G.4 Responsabilités de l'entité de groupe
G.4.1 L'entité de groupe doit être :
une entité juridique déclarée en vertu des lois de son pays d'origine ;
un membre de la RSPO.
L'entité de groupe doit :
signer un contrat avec l'organisme de certification (OC) accrédité ;
nommer un individu comme responsable du groupe qui sera chargé de la
préparation et la mise en œuvre du système de contrôle interne (SCI).
G.4.2 Les membres du groupe doivent prouver qu'ils participent au programme du
groupe. Tous les membres du groupe sont tenus d'avoir une relation juridique
et/ou contractuelle avec l'entité du groupe.
G.4.3 Le groupe doit disposer d'un système de contrôle interne (SCI) administré et
documenté de manière centralisée pour la gestion et la mise en œuvre des
exigences de la chaîne de surveillance RSPO.
G.4.4 Un groupe doit nommer un responsable de groupe qui tient le rôle de
représentant des membres du groupe, ainsi que de la certification de groupe.
G.4.5 Chaque membre du groupe doit mettre en œuvre les exigences de la norme RSPO
de certification de la chaîne d'approvisionnement. Le responsable du programme
de groupe assume la responsabilité générale de la conformité de tous les
membres du groupe aux exigences de la chaîne de surveillance RSPO.
G.4.6 Le programme de groupe disposera d'une procédure pour la mise en œuvre
d'actions correctives en cas de non-conformité d'un membre du groupe avec la
norme RSPO SCCA.
G.4.7 Le responsable du groupe doit avoir le pouvoir d'exclure des membres participant
au programme de groupe lorsque ceux-ci ne répondent pas aux exigences de
participation ou ne réagissent pas aux non-conformités signalées par l'OC ou le
responsable lui-même.
RSPO SCC Standard 43
G.5 Responsabilités du responsable du groupe
G.5.1 Le responsable du groupe doit :
s'assurer de la conformité de l'entité du groupe avec les normes en
vigueur et gérer les procédures et documentations du groupe connues
collectivement sous nom de système de contrôle interne (SCI) ;
bénéficier d'une autorité totale pour gérer le groupe ;
définir la zone géographique concernée par le programme de groupe, le
nombre et de l'identité des sites, le modèle de chaîne
d'approvisionnement et les types d'opérations couvertes par le champ
d'application du programme de groupe ;
prendre en charge la collecte et le versement des frais d'adhésion dus à la
RSPO ;
s'assurer de la mise en place effective de toutes les conditions nécessaires
à la certification, y compris toutes les actions correctives exigées par l'OC.
G.5.2 Le responsable du groupe doit :
disposer d'un système documenté définissant sa mission et ses objectifs,
ainsi que les politiques et procédures s'appliquant à la gestion des
opérations et à la prise de décisions, afin de prouver son aptitude à gérer
un groupe de façon systématique et efficace ;
préparer et faire appliquer les règles du groupe ;
préparer et conserver une structure de gestion de groupe identifiant les
responsabilités de chacun des individus employés par le gestionnaire de
groupe pour le bon fonctionnement du groupe ;
avoir le pouvoir d'exclure des membres du champ d'application du
certificat de groupe lorsque ceux-ci ne respectent pas les exigences
d'adhésion ou les actions correctives exigées par l'OC ou par le
gestionnaire de groupe lui-même ;
prouver qu'il dispose des ressources suffisantes, du point de vue humain,
physique ou autre, pour gérer les aspects techniques et administratifs du
groupe de manière efficace et impartial.
RSPO SCC Standard 44
G.5.3 Le responsable du groupe et son personnel doivent :
être en mesure de prouver leurs connaissances appropriées relatives aux
exigences de la production de palmiers à huile, aux systèmes RSPO de
certification de la chaîne d'approvisionnement et à la norme associée,
ainsi qu'aux procédures et politiques internes au groupe ;
être exempts de tout conflit d'intérêts susceptible d'affecter leur travail.
G.5.4 Le responsable du groupe et/ou son personnel doivent pouvoir communiquer
dans leur langue locale et/ou en anglais.
G.6 Mise place du programme de groupe
G.6.1 Le responsable du groupe fait une demande de certification auprès d'un OC
accrédité par la RSPO pour la chaîne d'approvisionnement (SCCA RSPO) au nom
de tous les membres et cet OC mène alors un audit du système de contrôle
interne afin de vérifier sa conformité avec les exigences de la certification RSPO
de la chaîne d'approvisionnement. La taille maximale du groupe est déterminée
par l'OC en accord avec le document Systèmes RSPO de certification de la chaîne
d'approvisionnement. Tous les membres du groupe partagent le même certificat
et numéro de certificat et chaque membre reçoit un code d'identification unique
suivi du numéro du certificat de groupe.
G.6.2 La certification RSPO de la chaîne d'approvisionnement s'applique au niveau du
groupe et tous ses membres qui ont l'intention de faire du commerce de produits
semi-finis ou finis contenant des matières certifiées RSPO, ou de les revendre
après transformation, doivent prouver leur entière conformité aux modules
pertinents de la norme RSPO de la chaîne d'approvisionnement applicables à leur
activité.
G.6.3 Seule l'entité de groupe doit s'inscrire sur la plate-forme informatique RSPO et
recevra un identifiant de membre. Tous les enregistrements et toutes les
transactions sur la plate-forme informatique RSPO seront effectués par le
responsable du groupe.
G.6.4 Les membres du groupe peuvent uniquement utiliser les modèles Identité
préservée (IP), Ségrégation (SG) ou Balance de masse (BM) au niveau du site (pas
au niveau du groupe).
RSPO SCC Standard 45
G.7 Procédures de gestion du groupe
G.7.1 Les responsabilités du responsable du groupe en termes de gestion du groupe
doivent être clairement définies et documentées, y compris les procédures pour
l'adhésion de nouveaux membres après l'obtention d'un certificat.
G.7.2 Une procédure documentée doit être mise en place pour les actions suivantes :
Fournir des informations et/ou proposer des formations aux membres
existants et potentiels.
Mener un audit initial de membres potentiels du groupe pour garantir,
avant leur adhésion, que ceux-ci satisfont aux exigences de certification
des modèles de chaîne d'approvisionnement et des règles du groupe
applicables.
Mener des audits auprès des membres du groupe.
Informer l'OC de tout changement des membres du groupe dans un délai
d'un mois.
Mener au moins un audit annuel de tous les membres du groupe afin de
garantir que ceux-ci continuent de satisfaire aux exigences de certification
des modèles de chaîne d'approvisionnement applicables.
Pour les membres du groupe afin d'informer le responsable du groupe en
cas d'utilisation projetée de plus de 500 millions de tonnes de produits
issus du palmier à huile pendant une période de 12 mois à compter de la
date d'adhésion au groupe.
L'exclusion de membres du groupe du champ d'application du certificat
lorsque ceux-ci ne satisfont pas aux exigences d'adhésion ou aux actions
correctionnelles exigées par le responsable du groupe ou l'OC.
Garantir que toute utilisation du logo ou de la marque déposée RSPO est
en accord avec les règles applicables.
La mise à jour d'une base de données centrale des mouvements d'entrée
et de sortie en quantités brutes de produits RSPO pour chaque membre
du groupe.
RSPO SCC Standard 46
G.7.3 Les documents et explications suivants devront être fournis aux membres du
groupe :
une copie de la norme RSPO de la chaîne d'approvisionnement à laquelle
le groupe est soumis ;
une copie des règles RSPO sur les communications et les allégations;
une explication du processus de certification ;
une explication des besoins du responsable du groupe et des droits
d'accès de l'OC à la documentation et aux installations des membres du
groupe pour des raisons d'évaluation et de contrôle ;
une explication des exigences de l'OC et de la RSPO concernant
l'information publique ;
une explication de toutes les obligations liées à l'adhésion au groupe,
telles que :
la conservation d'informations pour les contrôles ;
l'utilisation de systèmes de suivi et de traçabilité des produits RSPO, tels que, le cas échéant, la plate-forme informatique RSPO ;
l'obligation de se conformer aux conditions et actions correctives exigées par l'OC ;
toute exigence spéciale liée au marketing ou à la vente de produits couverts par la certification ;
l'utilisation de la marque déposée RSPO et des déclarations de produits ;
l'utilisation appropriée du numéro de certificat RSPO SCC et de son sous-code ;
d'autres obligations des membres d'un groupe ; et
une explication de tous les coûts engendrés par l'adhésion au groupe.
G.8 Formation
G.8.1 Dans le cadre du système de contrôle interne (SCI), le responsable du groupe est
tenu de définir et de mettre en œuvre des formations pour les membres du
programme, afin de couvrir toutes les exigences RSPO de la chaîne de
surveillance.
G.9 Tenue d’enregistrements
G.9.1 Le responsable du groupe doit tenir des enregistrements centralisés, précis,
complets, à jour et accessibles à tous les sites participants, et sera responsable de
l'établissement de rapports réguliers couvrant tous les aspects des présentes
exigences RSPO du système multisite.
RSPO SCC Standard 47
G.9.2 La documentation de gestion du groupe doit comprendre :
les documentations et contrôles de tous les membres du groupe liés à
leur statut de membre, à leurs processus de production, ainsi qu'à
d'autres aspects pertinents garantissant leur conformité à la norme RSPO
pour la production durable de palmiers à huile applicable et aux exigences
RSPO de certification de groupe ;
le nombre maximal de membres que le système de gestion en place est
capable de prendre en charge, ainsi que les capacités en termes de
ressources humaines et de technique à la disposition du responsable du
groupe ;
une disposition définissant clairement les lignes directrices et les
procédures de communication entre les membres du groupe et le
responsable.
RSPO SCC Standard 48
G.9.3 Les enregistrements et rapports centraux suivants doivent être conservés et
constamment mis à jour pour chaque membre du groupe :
la liste des noms et des adresses ;
les coordonnées complètes ;
la date d'entrée dans le groupe ;
le sous-code attribué pour suivre le numéro de certificat du groupe ;
la date de signature de la déclaration d'intention par le membre telle que
définie dans les exigences d'adhésion au groupe ;
le cas échéant, la date de sortie du groupe et ses motivations ;
un résumé de tous les produits issus du palmier à huile RSPO achetés et
vendus ;
les modèles de chaîne d'approvisionnement applicables ;
les prévisions annuelles d'utilisation de produits issus du palmier à huile
en tonnes métriques ;
la quantité brute de produits certifiés RSPO traitée ou fabriquée par an ;
les utilisations du logo et/ou de la marque déposée RSPO ;
les audits menés avant l'acceptation de l'adhésion au groupe ;
les enregistrements des contrôles annuels ;
toute non-conformité signalée et toute action entreprise pour satisfaire
aux exigences de conformité ;
le manuel de procédures RSPO pour les membres.
G.9.4 Le responsable du groupe déterminera et préparera les documents de gestion
commune applicables à tous les membres du groupe.
G.9.5 Le responsable du groupe déterminera quels documents spécifiques au site sont
requis pour chaque membre du groupe.
G.9.6 Le responsable du groupe est tenu de conserver tous les documents et
enregistrements pendant au minimum 2 (deux) ans. En outre, il doit se conformer
aux exigences légales et réglementaires et être en mesure de confirmer la
certification des matières premières ou des produits stockés.
RSPO SCC Standard 49
G.9.7 Les membres du groupe tiendront à jour un manuel de procédures RSPO donnant
les détails de leurs opérations liées aux exigences de la norme RSPO SCC.
G.9.8 Les membres du groupe tiendront des enregistrements à jour et précis de toutes
les entrées et sorties de produits RSPO, et doivent être capables à tout moment
d'équilibrer les quantités comme l'exige le responsable du groupe. Cet
équilibrage prendra en compte tout gaspillage ou toute contamination inévitable,
les processus de production et de fabrication, ainsi que toutes les recettes
utilisées.
G.9.9 Dans la mesure du possible, le responsable du groupe tiendra un registre complet
et accessible des déplacements de produits RSPO demandés via la plate-forme
informatique RSPO.
G.9.10 Les membres du groupe tiendront des enregistrements photographiques et écrits
de toute utilisation du logo RSPO et/ou de la marque déposée RSPO.
G.10 Audits internes
G.10.1 Le responsable du groupe doit mener des audits internes sur chaque site
participant au moins une fois par an afin de garantir sa conformité aux exigences
de la chaîne de surveillance du programme de groupe.
G.10.2 Les non-conformités découvertes lors de l'audit interne devront donner lieu à une
demande d'actions correctives.
G.10.3 Les résultats des audits internes et toutes les actions mises en place pour corriger
les non-conformités seront mis à disposition de l'OC à la demande de ce dernier.
G.11 Allégations
G.11.1 Via son SCI, le responsable du groupe doit garantir que toutes les utilisations du
logo RSPO, ainsi que toutes les allégations RSPO au sujet du produit fini sont en
accord avec les exigences RSPO.
RSPO SCC Standard 50
Annexe 1 – Réserver et Alléguer (RA) pour les huiles et
graisses
7.1 Définition
Le modèle de chaîne d'approvisionnement de Réserver et Alléguer fournit aux
acteurs de la chaîne d'approvisionnement d'huile de palme des certificats
commercialisables pour le palmier à huile certifié RSPO. La base
d'approvisionnement peut ensuite proposer, via un système de transaction basé
sur le Web, ces certificats à des utilisateurs finaux qui choisissent de prendre en
charge des volumes spécifiques de produits issus du palmier à huile certifiés RSPO.
7.2 Explication
Indépendamment de la chaîne d'approvisionnement physique, le système de
Réserver et Alléguer permet le transfert de crédits volumétriques de produits issus
du palmier à huile certifiés RSPO, de l'huilerie et de sa base d'approvisionnement
vers l'utilisateur final. L'utilisateur final achète un nombre de crédits volumétriques
équivalent à la quantité d'huile achetée à sa chaîne d'approvisionnement réelle.
L'huilerie certifiée RSPO vend un volume d'huile de palme brute (HPB) ou d'huile
de palmiste brute (HPEB) équivalent aux crédits volumétriques reçus, à la chaîne
d'approvisionnement réelle en tant que HPB ou HPEB non certifiée.
RSPO SCC Standard 51
7.3 Exigences pour la chaîne d'approvisionnement
Les crédits volumétriques peuvent uniquement être introduits dans le système
par des huileries certifiées RSPO dans la limite des prévisions de sorties établies
par l'unité de certification. Les crédits volumétriques sont vendus aux utilisateurs
finaux directement par voie électronique, ainsi le fabricant du produit fini doit
uniquement satisfaire aux exigences de traçabilité. Ces exigences sont conçues
pour garantir que tous les produits et dérivés de produits à base d'huile de palme
demandés au titre du modèle de Réserver et Alléguer sont effectivement
couverts par des certificats de Réserver et Alléguer.
7.4 Allégations de marché
Les allégations de marché doivent être conformes aux règles RSPO sur la
communication et les allégations.
Pour plus d'informations, voir les coordonnées des fournisseurs de Réserver et
Alléguer sur le site Web de la RSPO (www.rspo.org)
