NOTRE ChARTE DE LA MUTUALISATION - Saint … · une concentration unique des ... Mettre en évidence avec objectivité, les avantages et inconvénients des ... Elaborer et décider

« Ensemble mobilisés pour une mutualisation partagée et respectueuse de la proximité des citoyens et valorisante pour les agents »

SAINT-BRIEUC AGGLOMERATION ET LES 14 COMMUNES DU TERRITOIRE

NOTRE ChARTE DE LA MUTUALISATION

8/10/2012

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ÉDITORIAL

MEsdaMEs, MEssiEurs

La mutualisation des services s’inscrit dans le cadre d’une réflexion globale du territoire, menée avec tous les élus, inscrite au projet de territoire :

Axe 5 - Objectif 4 rechercher de plus grandes complémentarités entre la communauté d’agglomération et les 14 communes depuis 2010, dans l’esprit de solidarité du territoire et de la réforme des Collectivités Territoriales, nous avons souhaité réfléchir sur le thème de la mutualisa-tion des services et notamment sur la répartition des besoins en fonction des partages de compétences saint Brieuc agglomération et les communes membres. dans les faits, nous pratiquions déjà la mutualisation dans certains services. Nous avons décidé d’aller plus loin en adoptant cette Charte de la Mutualisation, une manière d’inscrire nos pratiques de coopération dans un cadre juridique. La charte vise à définir nos valeurs pour travailler ensemble au service d’un réseau de 15 collectivités attachées à la coopération et au développe-ment mutuel de leur territoire. Elle précise également

les conditions à respecter collectivement pour pour-suivre une mutualisation multiformes et respectueuse du pouvoir de décision de chaque collectivité indispen-sable pour un service de proximité et de qualité pour les citoyens. son élaboration résulte d’une consulta-tion d’élus, de cadres (et de partenaires sociaux) par le biais d’entretiens. son ajustement sera fait sure la base d’une présentation au cours d’un séminaire de cadre et lors des premiers groupes de travail associant quelques cadres et agents des trois secteurs concernés par la mutualisation en cours. Les domaines concernés qui seront travaillés avec toutes les communes sont relatifs à :y L’aménagement et l’urbanisme,y La fonction informatique,y Le parc automobile. La mutualisation nous permet, dans un cadre moins rigide que le transfert de compétences, de renforcer l’efficience de nos administrations locales en décloison-nant les services et d’allouer les ressources humaines là où elles sont le plus nécessaires. La Charte de

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ÉDITORIAL

mutualisation s’inscrit pleinement comme étape de cette méthodologie d’ensemble et vise à définir les conditions d’élaboration de notre démarche. dans la volonté de partenariat et de transparence qui caractérise nos travaux, il a été convenu que ce docu-ment d’orientations opérationnelles soit dans un pre-mier temps approuvé par les conseils municipaux et le conseil communautaire et dans un second temps soit présenté et mis à disposition dans chaque service. C’est parce que nous considérons les mutualisations néces-saires et indispensables que nous souhaitons vous associer pleinement à cette démarche innovante qui s’inscrit dans la prospective du développement de notre territoire. Nous tenons à saluer la qualité du travail de tous les acteurs de cette démarche et vous remercier pour votre implication aux côtés des élus afin de moderniser notre coopération entre les 15 collectivités territoriales.

Président Maires des 14 communes

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La mutualisation souhaitée sur le territoire :CE qU’ELLE EST, CE qU’ELLE N’EST PAS

La MuTuaLisaTioN C’EST un espace de collaboration entre les communes membres et la structure intercommunale, au-delà des compétences transférées

un moyen de mieux s’organiser entre collectivités, en développant les ressources et le professionnalisme, tout en maîtrisant les coûts et la qualité du service public

un mode de partage et de fonctionne-ment respectueux de l’autonomie de chaque collectivité et de la proximité citoyenne

La MuTuaLisaTioN CE N’EST PAS

une concentration unique des pouvoirs à l’agglomération ou ailleurs, au détriment de l’agglomération ou de chacune des 14 communes

un transfert partiel ou total de compétences des communes vers l’agglomération

une centralisation systématique des personnels en un seul lieu géographique

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Les objectifs majeurs de La mutuaLisation

mieux contribuer à la réalisation du projet de territoire incluant le projet de l’agglomération et les projets de l’ensemble des communes

développer le service rendu à l’habitant en respectant la proximité citoyenne

reconnaître, partager et développer les savoir-faire des cadres et agents

dégager des marges de manœuvre financières en partageant les ressources

moderniser les modes fonctionnement à coût constant

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UNE MUTUALISATION fONDÉE SUR UN SOCLE DE vALEURS PARTAGÉES

Développement du service public en veillant à la qualité et la proximité

Autonomie décisionnelle de chacune des 15 collectivités

Transparence et confiance dans les travaux et échanges

Solidarité territoriale et sens de l’intérêt collectif

Partage pour la conception et la recherche d’efficacité des solutions

Reconnaissance et intégration des savoir-faire et compétences existantes

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LES 7 GRANDS PRINCIPES DE LA MÉThODE DE MUTUALISATION

une mutualisation prospective et ouverte sur le projet de territoire (communes et agglomération) une méthode com-

mune de conception et de recherche d’efficacité des solutions

un choix de formes de mutualisationadaptées et respectueuses de la proximitéune concertation

associant l’ensemble des acteurs (élus cadres, agents, partenaires sociaux)

une communication transparente et performante interne et externe

un processus clair d’élaboration de la proposition technique et de prise de décision politique

Un faire ensemble respectueux de nos valeurs partagées au service de tous

un suivi et une amélioration continue des différentes mutualisations

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UNE MUTUALISATION PROSPECTIvE ET OUvERTE SUR LE PROjET DE TERRITOIRE (CoMMuNEs ET aggLoMéraTioN)

NOS ENGAGEMENTS DE MÉThODE à RESPECTER

Des apports prospectifs sur l’évolution du territoire afin d’ouvrir les réflexions et de rechercher de la cohérence

Un regard sur la contribution de la mutualisation à la stratégie globale du territoire et de ses collectivités

Une définition des enjeux internes et externes de chaque mutualisation Des témoignages d’expériences d’autres collectivités sur les mutualisations dans les domaines envisagés

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PRINCIPE 01

Une veille à réaliser par chaque groupe de travail afin de d’anticiper des solutions avancées et modernes

Une prise en compte des partenaires et de leur évolution dans les travaux

Une méthode de travail permettant de proposer aux élus différentes hypothèses de mutualisation

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UNE MÉThODE COMMUNE DE CONCEPTION ET DE REChERChE D’EffICACITÉ DES SOLUTIONS


Un recours au mode projet et à la transversalité des travaux pour chaque mutualisation

Une planification partagée permettant d’adapter le rythme de chaque chantier en vue d’un travail sur le fond

Un cadrage préalable des objectifs de la mutualisation par les élus Un diagnostic de fonctionnement permet-tant d’identifier les besoins, les missions concernées, les formes et le périmètre adéquat de chaque mutualisation

PRINCIPE 02

Un cadre commun de définition de chaque proposition de mutualisation et de ses diverses variantes

Une définition claire des livrables à chaque étape du projet

Une définition préalable du mode de suivi pour l’adaptation et l’amélioration de l’efficacité des solutions

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UN ChOIx DE fORMES DE MUTUALISATION ADAPTÉES ET RESPECTUEUSES DE LA PROxIMITÉ

Respecter la libre administration et l’autonomie des 14 communes et de saint-Brieuc agglomération Prendre en compte les besoins de chacune des 15 collectivités lors des différentes étapes du projet

Envisager dans chaque domaine une combinaison de formes de mutualisation adaptées (création de services communs, mise en œuvre de prestations partagées, création de groupements de commandes, mise en réseau de l’expertise, ainsi que toutes formes de coopération souhaitables)

Définir pour chaque mutualisation les limites en définissant le rôle des communes


PRINCIPE 03

Proposer un usage des ressources proches géographiquement en évitant ainsi une concentration systématique des personnels à l’agglomération, tout en acceptant d’éven-tuels changements de lieux de travail

Prévoir pour chaque mutualisation, les pro-cédures permettant de respecter le pouvoir de décision des élus

Définir les dispositifs permettant à chaque forme de mutualisation proposée de suivre et garantir une qualité du service fourni à l’usager

Prévoir la réciprocité des échanges (sens agglomération vers commune et inverse) et l’adaptabilité des solutions proposées

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UNE CONCERTATION ASSOCIANT L’ENSEMBLE DES ACTEURS(ÉLUS, CADRES, AGENTS, PARTENAIRES SOCIAUx)

faire que les relations entre cadres soient exclusivement techniques et répondent à la commande politique Définir les missions confiées à chaque groupe de travail thématique et les contraintes à respecter Prévoir une diffusion des travaux aux élus des communes afin qu’ils échangent avec leur majorité communale Intégrer les travaux déjà réalisés afin de réduire la lourdeur de la démarche et de progresser plus rapidement Garantir une restitution fidèle des travaux de chaque groupe, en partageant les synthèses Prévoir de remettre les documents suffi-samment en amont de la tenue des CTP

PRINCIPE 04

Assurer entre les groupes de travail un temps d’échange avec les agents concer-nés au sein de l’agglomération et des com-munes (par le biais de groupes de travail communaux ou de réunions organisées par chaque collectivité) Accorder la même importance à chaque collectivité et éviter une polarisation Ville-Centre / agglomération Prévoir de faire jouer l’expérimentation en prenant en compte l’avis des élus, des cadres et des agents concernés Définir avec les partenaires sociaux le mode de fonctionnement collectif, favorisant le dialogue social sur les projets de service commun et les formes associées Informer les syndicats aux grandes étapes du projet


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UNE COMMUNICATION TRANSPARENTE ET PERfORMANTE INTERNE ET ExTERNE

NOS ENGAGEMENTS à RESPECTER

Proposer aux collectivités les supports de communication adaptés afin qu’elles puissent jouer leur rôle de relais (ascendant, descendant, ou transversal) et développer leur propre concertation

Développer une communication trans-parente et compréhensible par tous les agents, à toutes les étapes du projet

Mettre en évidence avec objectivité, les avantages et inconvénients des solutions pour les personnels et pour les citoyens

PRINCIPE 05

Prévoir un groupe d’étonnement compo-sés de cadres et agents, ainsi que d’experts externes au territoire, afin qu’il fasse part de sa compréhension et de ses avis sur les travaux

favoriser par des échanges de pratiques entre personnels des 15 collectivités, l’acquisition progressive d’une culture commune

Tester la lisibilité et la compréhension des messages avant leur diffusion quels que soient les supports

Se préoccuper d’une communication à temps vers les partenaires des collectivités impactés par la mutualisation

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UN PROCESSUS CLAIR D’ÉLABORATION DE LA PROPOSITION TEChNIqUE ET DE PRISE DE DÉCISION POLITIqUE

valider le cadrage préalable pour chaque thème de mutualisation

Assurer une coordination globale du projet, tant politique que technique

Proposer des solutions sous forme de scénarios ou de variantes, à l’unanimité des participants de chaque groupe

Elaborer et décider de la stratégie de mutualisation à l’unanimité des élus

Prévoir avant chaque comité de pilotage une diffusion des travaux et un échange avec les élus des communes


PRINCIPE 06

Procéder à l’élaboration de scénarios ou de solutions à variantes avec explicitation des avantages et des inconvénients afin de favo-riser le débat politique et de faciliter la prise de décision

Définir dans le cadre de la démarche projet les temps forts de remise des travaux au comité de pilotage

faire part d’objectivité et de transparence dans l’estimation des charges de fonction-nement

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UN SUIvI ET UNE ÉvALUATION CONTINUE DES DIffÉRENTES MUTUALISATIONS

Définir les effets de la mutualisation en termes de valeur ajoutée attendue pour le territoire (cohérence, transversalité du développement, équité, etc), les col-lectivités (gains en développement d’une culture commune, en fonctionnement , en professionnalisme des personnels, etc) et le service au public Proposer des indicateurs d’évaluation dès la conception des projets de mutualisation

Mettre en place un suivi régulier des travaux, tant pour la conception, le dé-ploiement et la montée en fonctionne-ment des mutualisations (services communs et autres formes associées)

PRINCIPE 07

Expérimenter ce qui est possible en avançant afin de privilégier l’adaptabilité des solutions et de gagner en efficience

Prendre en compte les opinions et constats provenant des agents de base, des cadres, des élus et des publics des-tinataires directement ou indirectement des services mutualisés

Entreprendre une évaluation plus appro-fondie des contributions de la mutua-lisation à l’amélioration des politiques publiques

Partager un bilan annuel de fonction-nement et d’impacts des mutualisations (idées d’un séminaire annuel)


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GROUPES DE TRAvAIL

COMMUNAUx

LES STRUCTURES PROjET ET LEUR RôLE

Coordination technique et soutien

2 Chargées de coordination

acces Conseil

services fonctionnels

Groupe d’étonnementCadres et agents des

collectivités (agglomération

et communes) et 3 experts

externes

Partenaires sociaux

(ensemble des syndicats)

Comité de pilotage stratégique

Bureau communautaire

élargi (Présidence,

VP mutualisation,

VP et Maires)

Comité des DGS(15 collectivités)

réunions

mensuelles

3 Groupes de travail

Co-animation par

un dga agglo et un dgs

issu d’une commune

Cadres et agents

Comité technique

dgs agglomération,

Co-animateurs

de chaque groupe

de travail

transversal

Coordination politique et veille de l’information des collectivitésPrésident en lien avec

le dgs de l’agglomération

décider, valider

Production des 3 projets de services

Mise en cohérence,Préparation en vue de la décision

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ANNExE 1

Différentes formes

de la mutualisation (schéma)

ANNExE 2

Définir un projet de mutualisation

ANNExE 3

Petit lexique de la mutualisation

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ANNExES

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Partage de savoir faire et de compétences


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UNE DÉMARChE MULTIfORME EN ÉvOLUTION, AUx CONSÉqUENCES MANAGÉRIALES DIffÉRENTES SELON LE DEGRÉ DE MUTUALISATION

DIffÉRENTES fORMES DE MUTUALISATION

Création de services communs

Prestations de services

Partage de moyens matériels

Coopération transversale inter-collectivités sur projetsPartage

de savoir-faire et de compétences

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DÉfINIR UN PROjET DE MUTUALISATION COMPRENANT UN SERvICE COMMUN ET D’AUTRES fORMES DE COLLABORATION ASSOCIÉES

1 désignation du projet, des fonctions concernées (champ) et services situés dans le périmètre de la mutualisation

2 Eléments clés du diagnostic interne (points forts et points faibles) et externe actuel

3 Besoins d’amélioration exprimés par les collectivités à l’issue de ce diagnostic et conditions permettant la mobilisation des plus petites communes

4 objectifs de la mutualisation en termes d’effets attendus (le pourquoi, la valeur ajoutée) et de contribution au projet de territoire (projets concernés)

5 Valeurs partagées des collectivités relatives au management et au fonctionnement du service

6 Liste des missions du service commun, des autres formes de collaboration et détail des prestations proposées

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DÉfINIR UN PROjET DE MUTUALISATION COMPRENANT UN SERvICE COMMUN ET D’AUTRES fORMES DE COLLABORATION ASSOCIÉES (SUITE)

7 organisation (s) proposée (s) pour le service commun et les formes associées : organigramme, effectifs, compétences et qualifications requises, statut (intérêt de proposer une solution avec variantes ou des scénarios)

8 Modalités de pilotage, de régulation, d’évaluation et de fonctionnement du nouveau service mutualisé

9 Coûts du service et modes de finance-ment des prestations, en vue du conven-tionnement

10 Etapes proposées de la phase de transition ou de déploiement, planning

11 Facteurs clés de succès de la mutua-lisation, dont la formation commune des membres, la communication et le dialogue avec les agents, les partenaires, les populations concernées 12 Modalités de suivi et d’évaluation selon un terme à fixer

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PETIT LExIqUE DE LA MUTUALISATION

Mutualisation : Mise en place, temporaire ou pérenne, d’une logistique commune à deux ou plusieurs personnes morales. La « mutualisation » est une facilité de langage plus qu’une réalité juridique. il s’agit d’un mode de gestion des compétences, des services, des agents et des ressources. MuTuaLisEr, c’est partager pour: - un meilleur service public - exercer ensemble de nouvelles missions - faire des économies d’échellesCoMMENT ?La loi du 16 décembre 2010 décline des solutions plus ou moins intégrées : on peut résumer 3 situations :Le transfert partiel de compétences : mise à disposition de services. Les services fonctionnels : les services communs.La mise à disposition de moyens humains (Mad individuelle) et de matériels.quelles solutions posées par la loi du 16 décembre 2010 ?vu du côté de l’organisation des services publics

La mise à disposition ascendante: (communes vers EPCI) : désormais uniquement dans le cadre de compétences trans-férées partiellement : les agents sont mis à disposition de l’EPCi pour le temps et la partie de service transféré à l’agglomération.

La mise à disposition descendante (EPCI vers communes) : uniquement dans le cadre de transfert partiel de com-pétences (impossible pour les services supports) condition : ne concerne que les communes membres de l’EP-Ci. (Pas d’autres structures extérieures)L’agglomération peut mettre à disposition tout ou partie de ses services uniquement lorsque cette mise à disposition présente un intérêt dans le cadre d’une bonne organisation des services. La mise à disposition individuelle reste possible pour répondre à des besoins ponctuels (suppose l’accord de l’agent).

Les services communs :

Champ d’application :« en dehors des compétences transférées, un EPCi à fisca-lité propre et une ou plusieurs de ses communes membres peuvent se doter de services communs » cela concerne : les services supports (finances, rh, informatique, affaires juridiques…) et les services sans lien avec les compétences transférées (ex: une communauté pour l’entretien de sa voi-rie sur les zones d’activités pourra créer un service commun avec la ou les communes concernées)

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Administration : les services communs sont gérés obligatoi-rement par l’EPCi.un service commun comprend les agents communautaires et des agents communaux mis à disposition de plein droit pour le temps de travail consacré au service commun.

Rôle :En fonction de la mission réalisée, le personnel des services communs intervient, soit pour le compte de l’EPCi, soit pour le compte de sa commune d’origineMise en place de services communs pour répondre à des besoins nouveaux de services supports: supposera le recru-tement de personnel, les communes payant l’utilisation du service commun.

Difficulté organisationnelle pour la structure communautaireil conviendra de bien réfléchir, en amont, sur les besoins quantifiés et sur la durée de l’engagement des communes (conventions pluriannuelles) de plus, difficulté pour le cali-brer: les communes y adhérant « à la carte » (donc pas forcé-ment au même moment).risque pour l’EPCi de se trouver avec des services surdimen-sionnés si un jour, les communes se désengagent contrac-tuellement.

Le partage de moyens matériels :afin de permettre une mise en commun de moyens, un EPCi à fiscalité propre (pas un syndicat) peut se doter de biens qu’il partage avec ses communes membres selon des modalités prévues par un règlement de mise à disposition, y compris pour l’exercice par les communes de compétences qui n’ont pas été transférées antérieurement à l’établissement public de coopération intercommunale ».aucune référence n’étant faite au Code des marchés publics dans ce texte. Le règlement de mise à disposition échappe aux règles de la commande publique et n’est pas considéré comme un marché public de services.

Prestations de services entre une communauté et ses Communes membres (L. 5214-16-1 du CGCT)une communauté et ses Communes membres peuvent conclure des conventions ayant pour objet la création ou la gestion de certains équipements ou services.deux cas :- la prestation relève du champ économique : il y a obligation de publicité et de mise en concurrence- la prestation concerne une action d’intérêt général : pas d’obligation de publicité ni de mise en concurrence.Modalités budgétaires (L 5211-56 CgCT) : les dépenses et recettes afférentes sont retracées dans un budget annexe. Les recettes comprennent le produit des taxes ou redevances correspondant au service et les contributions liées à la pres-tation.Le cadre juridique, vu du côté des agents (Rh ADCf Inet dec2011)

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Le transfert de compétencesTransfert total de la compétence entraîne le transfert total du service donc des agents.Transfert facultatif si l’agent exerce pour partie seulement ses fonctions dans un service ou une partie de service trans-féré.

Trois cas de mises à disposition sont identifiésLa mise à disposition de plein droit auprès du président de la communauté et, sans limitation de durée, à titre individuel et pour la partie de ses fonctions relevant du service ou de la partie de service transféré, lorsque l’agent, exerçant pour partie seulement dans un service ou une partie de service transféré, a lui-même refusé le transfert.

La mise à disposition de plein droit et sans limitation de du-rée, à titre individuel auprès, selon le cas, du président de la communauté ou du maire, lorsque l’agent est affecté au sein d’un service ou d’une partie de service mis à disposition de l’autre entité.La mise à disposition de plein droit auprès du président de la communauté, pour le temps de travail consacré au ser-vice commun, lorsque l’agent remplit en totalité ou en partie ses fonctions dans un service ou une partie de service mis en commun.

Quel que soit le cas, l’agent mis à disposition est toujours placé, pour l’exercice de ses fonctions ou de la partie cor-respondante de ses fonctions, sous l’autorité fonctionnelle du président ou du maire. s’agissant des agents mis à dis-position dans le cadre d’un service commun, la communauté exerce en outre, « à leur égard, les prérogatives reconnues à l’autorité investie du pouvoir de nomination », notamment le pouvoir de notation.

Documents

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