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NOUVEAUX OUTILS DEacuteMATEacuteRIALISEacuteS
Sessions des 27 et 28 mai 2019
Preacutesentation aux Opeacuterateurs de formation
So
mm
air
e
Eleacutements de contexte
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Ouiform Process de prescription
Annotea Enquecirctes stagiaires
Sigma
UN NOUVEAU SERVICE POUR ACCOMPAGNER LA FORMATION
ANOTEA
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ANOTEA CrsquoEST QUOI
ANOTEA est un outil drsquoeacutevaluation qualitative en ligne des formations Ce service gratuit permet agrave chaque demandeur drsquoemploi sortant drsquoune formation
professionnelle de donner son avis de faccedilon anonyme sur cette derniegravere rarr Lrsquoavis engage lrsquointernaute
83 des internautes deacuteclarent que les avis permettent de les aider dans leurs choix
2 Franccedilais sur 3 accordent autant drsquoimportance aux avis qursquoagrave la recommandation par un proche
rarr Les avis Anoteacutea reacutepondent agrave une attente des personnes en recherche de formation
les tests utilisateurs confirment ce besoin drsquoecirctre rassureacute et eacuteclaireacute dans leur choix de formation
lrsquoavis de pairs deacutetermine leur choix de formation
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ANOTEA renforce le droit drsquousage porteacute par la loi sur la liberteacute de choisir son avenir professionnel et accompagne la mise en œuvre du CEP En eacuteclairant le choix de tous les DE et salarieacutes qui souhaitent
entrer en formation
En contribuant agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
En instaurant une deacutemarche collaborative
ANOTEA ACCOMPAGNE LES ENJEUX DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
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ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les futurs stagiaires
ANOTEA permet drsquoobtenir des informations sur la qualiteacute des formations gracircce aux anciens stagiaires
Prochainement le service leur permettra drsquoentrer en contact avec les stagiaires ayant deacuteposeacute un avis
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ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
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ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
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ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
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Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
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ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
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UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
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La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
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OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
So
mm
air
e
Eleacutements de contexte
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Ouiform Process de prescription
Annotea Enquecirctes stagiaires
Sigma
UN NOUVEAU SERVICE POUR ACCOMPAGNER LA FORMATION
ANOTEA
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4
ANOTEA CrsquoEST QUOI
ANOTEA est un outil drsquoeacutevaluation qualitative en ligne des formations Ce service gratuit permet agrave chaque demandeur drsquoemploi sortant drsquoune formation
professionnelle de donner son avis de faccedilon anonyme sur cette derniegravere rarr Lrsquoavis engage lrsquointernaute
83 des internautes deacuteclarent que les avis permettent de les aider dans leurs choix
2 Franccedilais sur 3 accordent autant drsquoimportance aux avis qursquoagrave la recommandation par un proche
rarr Les avis Anoteacutea reacutepondent agrave une attente des personnes en recherche de formation
les tests utilisateurs confirment ce besoin drsquoecirctre rassureacute et eacuteclaireacute dans leur choix de formation
lrsquoavis de pairs deacutetermine leur choix de formation
270519
5
ANOTEA renforce le droit drsquousage porteacute par la loi sur la liberteacute de choisir son avenir professionnel et accompagne la mise en œuvre du CEP En eacuteclairant le choix de tous les DE et salarieacutes qui souhaitent
entrer en formation
En contribuant agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
En instaurant une deacutemarche collaborative
ANOTEA ACCOMPAGNE LES ENJEUX DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
270519
6
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les futurs stagiaires
ANOTEA permet drsquoobtenir des informations sur la qualiteacute des formations gracircce aux anciens stagiaires
Prochainement le service leur permettra drsquoentrer en contact avec les stagiaires ayant deacuteposeacute un avis
270519
7
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
270519
8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
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9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
270519
10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
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ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
UN NOUVEAU SERVICE POUR ACCOMPAGNER LA FORMATION
ANOTEA
270519
4
ANOTEA CrsquoEST QUOI
ANOTEA est un outil drsquoeacutevaluation qualitative en ligne des formations Ce service gratuit permet agrave chaque demandeur drsquoemploi sortant drsquoune formation
professionnelle de donner son avis de faccedilon anonyme sur cette derniegravere rarr Lrsquoavis engage lrsquointernaute
83 des internautes deacuteclarent que les avis permettent de les aider dans leurs choix
2 Franccedilais sur 3 accordent autant drsquoimportance aux avis qursquoagrave la recommandation par un proche
rarr Les avis Anoteacutea reacutepondent agrave une attente des personnes en recherche de formation
les tests utilisateurs confirment ce besoin drsquoecirctre rassureacute et eacuteclaireacute dans leur choix de formation
lrsquoavis de pairs deacutetermine leur choix de formation
270519
5
ANOTEA renforce le droit drsquousage porteacute par la loi sur la liberteacute de choisir son avenir professionnel et accompagne la mise en œuvre du CEP En eacuteclairant le choix de tous les DE et salarieacutes qui souhaitent
entrer en formation
En contribuant agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
En instaurant une deacutemarche collaborative
ANOTEA ACCOMPAGNE LES ENJEUX DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
270519
6
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les futurs stagiaires
ANOTEA permet drsquoobtenir des informations sur la qualiteacute des formations gracircce aux anciens stagiaires
Prochainement le service leur permettra drsquoentrer en contact avec les stagiaires ayant deacuteposeacute un avis
270519
7
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
270519
8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
270519
9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
270519
10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
270519
12
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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Liste des
inscrits en
formation
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Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
4
ANOTEA CrsquoEST QUOI
ANOTEA est un outil drsquoeacutevaluation qualitative en ligne des formations Ce service gratuit permet agrave chaque demandeur drsquoemploi sortant drsquoune formation
professionnelle de donner son avis de faccedilon anonyme sur cette derniegravere rarr Lrsquoavis engage lrsquointernaute
83 des internautes deacuteclarent que les avis permettent de les aider dans leurs choix
2 Franccedilais sur 3 accordent autant drsquoimportance aux avis qursquoagrave la recommandation par un proche
rarr Les avis Anoteacutea reacutepondent agrave une attente des personnes en recherche de formation
les tests utilisateurs confirment ce besoin drsquoecirctre rassureacute et eacuteclaireacute dans leur choix de formation
lrsquoavis de pairs deacutetermine leur choix de formation
270519
5
ANOTEA renforce le droit drsquousage porteacute par la loi sur la liberteacute de choisir son avenir professionnel et accompagne la mise en œuvre du CEP En eacuteclairant le choix de tous les DE et salarieacutes qui souhaitent
entrer en formation
En contribuant agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
En instaurant une deacutemarche collaborative
ANOTEA ACCOMPAGNE LES ENJEUX DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
270519
6
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les futurs stagiaires
ANOTEA permet drsquoobtenir des informations sur la qualiteacute des formations gracircce aux anciens stagiaires
Prochainement le service leur permettra drsquoentrer en contact avec les stagiaires ayant deacuteposeacute un avis
270519
7
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
270519
8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
270519
9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
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10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
5
ANOTEA renforce le droit drsquousage porteacute par la loi sur la liberteacute de choisir son avenir professionnel et accompagne la mise en œuvre du CEP En eacuteclairant le choix de tous les DE et salarieacutes qui souhaitent
entrer en formation
En contribuant agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
En instaurant une deacutemarche collaborative
ANOTEA ACCOMPAGNE LES ENJEUX DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE
270519
6
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les futurs stagiaires
ANOTEA permet drsquoobtenir des informations sur la qualiteacute des formations gracircce aux anciens stagiaires
Prochainement le service leur permettra drsquoentrer en contact avec les stagiaires ayant deacuteposeacute un avis
270519
7
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
270519
8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
270519
9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
270519
10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
270519
12
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
6
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les futurs stagiaires
ANOTEA permet drsquoobtenir des informations sur la qualiteacute des formations gracircce aux anciens stagiaires
Prochainement le service leur permettra drsquoentrer en contact avec les stagiaires ayant deacuteposeacute un avis
270519
7
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
270519
8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
270519
9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
270519
10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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7
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les organismes de formation
ANOTEA permet aux organismes de formation de prendre en compte les retours des stagiaires pour ameacuteliorer leur formation
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8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
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9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
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10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
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11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
8
ANOTEA DES UTILISATIONS ADAPTEacuteES AUX BESOINS
Pour les financeurs de la formation
ANOTEA est un outil permettant de mieux orienter les politiques drsquoachat de formation
270519
9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
270519
10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
270519
12
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
9
ANOTEA COMMENT CcedilA MARCHE
Le stagiaire finit sa formation
Il reccediloit un mail lrsquoinvitant agrave donner son avis
Il remplit le questionnaire et peut laisser un commentaire
Les avis sont publieacutes sur Me former Reacutegion La bonne formation Trouver ma formation
Les futurs stagiaires peuvent contacter lrsquoauteur du commentaire
Les organismes de formation peuvent reacutepondre aux commentaires
Tous les commentaires sont soumis agrave modeacuteration
270519
10
Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
270519
12
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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Anotea est un tiers de confiance (qui le distingue drsquoun TripAdvisor de la Formation)
rarr Les avis correspondent tous agrave des expeacuteriences veacutecues (donneacutees AES)
rarr Tous les stagiaires sont interrogeacutes
rarr Tous les avis sont publieacutes et anonymes (sauf si modeacutereacutes car injurieux discriminanthellip)
rarr Tous les commentaires sont modeacutereacutes avant drsquoecirctre valideacutes
rarr Tous les commentaires des stagiaires sont bruts non modifieacutes mais systeacutematiquement lus avant publication
Une charte eacutethique pour eacuteviter le laquo bashing raquo
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ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
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17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
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18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
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OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
11
ANOTEacuteA MAIL ENVOYE AUX SORTANTS DE FORMATION
En reacutegion OCCITANIE les mails seront envoyeacutes Aux stagiaires de QUALIF
PRO
Aux stagiaires des formations financeacutees par Pocircle emploi
270519
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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12
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE NOTES
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QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
270519
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
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UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
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La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
13
QUESTIONNAIRE STAGIAIRE COMMENTAIRE
270519
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rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
14
rarr Les avis sont collecteacutes sur des sessions eacutechues
rarr Ils seront afficheacutes sur des sessions programmeacutees agrave lrsquoavenir
ANOTEA restitue les avis pour une session donneacutee degraves lors que
rarr Le SIRET de lrsquoOF est commun
rarr Le lieu de reacutealisation est commun
rarr Le CertifInfo ou le Formacode est commun
avec ceux de la session sur laquelle lrsquoavis a eacuteteacute deacuteposeacute
Diffusion des avis
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15
ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
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16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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ILLUSTRATIONS
httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsloire-atlantique-44motscles=aide+soignant httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=gestionnaire+de+paie httpslabonneformationpole-emploifrtoutes-les-formationsparis-75000motscles=chauffeur+vtc
270519
16
rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
17
UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
270519
18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
270519
19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
270519
OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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rarr Anoteacutea contribue agrave lrsquoameacutelioration continue de la qualiteacute des formations professionnelles
Les Organismes de Formation ont un accegraves speacutecifique aux avis Anoteacutea eacutemis pour les formations qursquoils dispensent
Les OF tiennent compte des avis exprimeacutes par les stagiaires sur les sites qui les affichent pour ameacuteliorer la qualiteacute de leurs formations
Il est possible de les inviter agrave reacutepondre et agrave installer ainsi une relation directe entre les OF et leurs clients potentiels rarr selon Reevo mecircme la preacutesence drsquoun commentaire neacutegatif augmente la conversion de 67 hellip agrave
condition que lrsquoentreprise y ait reacutepondu = la preacutesence de commentaires neacutegatifs est un gage de
transparence et drsquoauthenticiteacute et les reacuteponses de la marque montre sa proximiteacute avec ses
consommateursrdquo
Un + pour les Organismes dans leur deacutemarche qualiteacute
270519
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UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
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La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
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OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
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Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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UN ESPACE DE GESTION DEacuteDIEacute POUR CHAQUE OF
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La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
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OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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18
La majoriteacute des stagiaires qui deacuteposent un commentaire sont satisfaits 80 des commentaires sont positifs ou neutres Les avis neacutegatifs vous permettent de communiquer sur la prise en compte des points drsquoameacutelioration Un support de valorisation Vous avez la possibiliteacute de publier les avis Anoteacutea recueillis pour votre organisme sur votre site
UN VEacuteRITABLE OUTIL DE COMMUNICATION POUR LES OF
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19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
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OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
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84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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19
La mise en service ANOTEA est preacutevue au 11 juin (envoi des mails aux sortants de formation) Au 1er avis deacuteposeacute sur le centre de formation vous recevez le lien de connexion par mail Adresse reacutefeacuterenceacutee dans InterCarif ou RGC Kairos si vous ecirctes
conventionneacute
Des messages de notifications quand il y a plus de 5 avis non lus dans lrsquoEspace Un message est adresseacute tous les 15 jours
COMMENT EcircTES-VOUS INFORMEacuteS
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OUIFORMProcess de prescription
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Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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OUIFORMProcess de prescription
21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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21
Le contexte national - Un outil deacuteveloppeacute par Pocircle Emploi et co-conccedilu avec la Reacutegion Grand Est - La mise en partage de OUIFORM dans le cadre du patrimoine commun
bull Des enjeux majeurs dans le champ de la formation professionnelle
bull Une gouvernance (DGEFP) associant les Reacutegions ainsi que les acteurs du SPE (dont Pocircle Emploi UNML CHEOPS AGEFIPHhellip) deacutefinissant les prioriteacutes drsquoeacutevolution de lrsquooutil
- Un outil eacutevolutif OPENLAB nationaux animation reacutegionale
Le contexte reacutegional
- Le deacuteploiement du PRF 2019-2020 par la Reacutegion Occitanie
- Lrsquoeacutelargissement du reacuteseau de prescripteurs en Reacutegion Occitanie
- La Direccte pilote le projet Pocircle emploi accompagne le deacuteploiement en coopeacuteration avec le Conseil Reacutegional Occitanie
Des enjeux partageacutes autour de la visibiliteacute de lrsquooffre de formation
et la fluiditeacute de la prescription
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
270519
22
OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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OUIFORM UN OUTIL DEacuteMATEacuteRIALISEacute DE POSITIONNEMENT ET DE SUIVI EN PATRIMOINE COMMUN
Les Missions locales Cap emploi APEC CIDFF Conseils deacutepartementaux OPACIF et Pocircle emploi accompagnent les chercheurs et demandeurs drsquoemploi dans leurs projets professionnels et facilitent leur entreacutee en formation (positionnement et suivi de formation) Des contextes de travail et des outils SI facilitant sont essentiels agrave leur efficaciteacute
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
Le deacuteploiement en Occitanie va concerner dans un premier temps le reacuteseau des missions locales et des Cap emploi NB OUIFORM ouvre la prescription sur toutes les formations collectives dont les formations conventionneacutees (AFC FLE et POEC)
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de
ressaisie bull Une absence de vision en
temps reacuteel
En Occitanie les prescripteurs utilisaient une fiche de prescription pour positionner leurs candidats sur les sessions de formation reacutegion et devaient envoyer par mail leur proposition de candidat agrave Pocircle emploi pour les autres dispositifs de formation collectifs Ainsi les Cap emploi et les Missions locales ne pouvaient pas positionner directement tous leurs demandeurs drsquoemploi sur des formations
bull Des deacutelais allongeacutes bull Un processus lourd bull Des pertes de temps de ressaisie bull Une absence de vision en temps reacuteel
Les conseillers peinent agrave capitaliser
lrsquoinformation
Ils perdent du temps agrave ressaisir plusieurs fois les
informations
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CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
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QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
23
CALENDRIER DE DEacutePLOIEMENT
Un plan de deacuteploiement piloteacute et organiseacute dans votre reacutegion par la DIRECCTE avec lrsquoensemble des partenaires du territoire
Juin 2019
Mars 2019
Mai 2019
4 Deacuteploiement
autres prescripteurs
2nd phase
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
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Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
24
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM
OUIFORM est un outil deacutemateacuterialiseacute de positionnement des individus sur une formation collective agrave destination de lrsquoensemble des partenaires du territoire que sont par exemple les Missions locales et les Cap Emploi
Il permet de
rechercher les formations jusqursquoau niveau national
positionner les individus sur des formations
consulter en temps reacuteel les places disponibles ainsi que les financeurs associeacutes
prendre rendez-vous en ligne et de partager directement lrsquoinformation avec les autres opeacuterateurs du CEP et lrsquoorganisme de formation
fournir une information fiable et claire agrave lrsquoindividu
suivre un individu tout au long de son parcours de formation
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
25
Chaque partenaire peut acceacuteder aux donneacutees de lrsquoindividu sur son peacuterimegravetre de mission (public et geacuteographique) bull Pour les Missions locales individus de -26 ans sur le peacuterimegravetre geacuteographique de la
mission locale (inscrits ou non agrave Pocircle emploi) bull Pour les CAP EMPLOI demandeurs drsquoemploi ayant une obligation drsquoemploi deacuteclareacutee dans le SI Pocircle emploi sur le peacuterimegravetre geacuteographique du CAP EMPLOI
OUIFORM est interconnecteacute avec I-MILO systegraveme drsquoinformation des Missions Locales Le prescripteur accegravedera agrave OUIFORM - Via meformerenregionfr - Pour les Missions Locales accegraves dans I-MILO
QUrsquoEST CE QUE OUIFORM 270519
26
JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
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28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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JJMMAA
Centre de formation
Saisit les sessions du PRF via SIGMA
LBF
Trouver ma
formation hellip
Saisit les informations collectives (dates lieu quota commentaires)
OUIFORM
Cap emploi
MLI
DE srsquoauto positionne sur lrsquoinfo coll
Alimente
Prescription et positionnement sur info col
Prescription et positionnement sur info col
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Pilotage des prescriptions visu places disponibles suivi du parcours du DE
Circuit de prescription deacutemateacuterialiseacutee
Centre de formation
27
COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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COMMENT SE PREacuteSENTE OUIFORM POUR LE PRESCRIPTEUR
La fiche individu est composeacutee de 4 onglets
Informations personnelles sont afficheacutees toutes les informations personnelles et administratives
Droits sont afficheacutees les informations relatives agrave son indemnisation ainsi qursquoagrave ses droits CPF
Projets de formation est afficheacute lrsquoensemble des projets de formations mis en place pour lrsquoindividu quelque soit le prescripteur en charge de la demande
Profil et compeacutetences Sont afficheacutes les meacutetiers qursquoil recherche les diplocircmes et certifications qursquoil a passeacutes les langues et sa mobiliteacute geacuteographique
OUIFORM comprend un moteur de recherche qui permet le positionnement sur une action de formation
270519
28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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28
LA FICHE FORMATION Les informations correspondent aux saisies de lrsquoOF dans SIGMA
Sont afficheacutes lrsquointituleacute de la formation lrsquoOF le lieu de reacutealisation les modaliteacutes drsquoentreacutee le nombre drsquoheures en centre la validation les preacuterequis le deacutetail de la formationhellip
On trouve eacutegalement des informations sur
- Le type de financement collectif
- Le nombre de places disponibles et totales
- La date de la prochaine session
- Le nombre de rendez-vous drsquoinformations collectives disponibles pour lrsquoensemble des sessions
- Les informations relatives agrave lrsquoorganisme de formation (un lien permet drsquoacceacuteder directement vers le site de lrsquoorganisme) ainsi que les modaliteacutes de contact de lrsquoOF
- Le label qualiteacute du centre de formation
Une source de lisibiliteacute de lrsquoaction de formation pour les OF
270519
29
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque composante drsquoun bon de
commande il est possible de saisir une ou plusieurs
sessions
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
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LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
30
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE 270519
Pour chaque session
saisie il est possible de
saisir une ou plusieurs
dates drsquoinformation
collective
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270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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Liste des
inscrits en
formation
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Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
31
270519
SIGMA SAISIE DES PLACES DATES DE SESSION ET DrsquoINFORMATION COLLECTIVE
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
32
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
Le prescripteur a la responsabiliteacute de veacuterifier en amont les conditions neacutecessaires agrave lrsquoentreacutee en formation
Le nombre de places en Info Coll srsquoactualise au fur et agrave mesure des prises de RDV de tous les prescripteurs
Par action le prescripteur retrouve les informations lui permettant de programmer un RDV avec lrsquoOF
- Les dates de session
- Les dates de rdv drsquoinformation collective
- La liste des financements bull Nombre drsquoinscrits pour chaque session et par
financeur
bull Nombre total de places acheteacutees sur la formation (pour toutes les sessions)
bull Nombre de places total par session
- Lrsquoaccegraves agrave la liste des participants
- Lrsquoaccegraves agrave la liste de reacutefeacuterents
1 2 4 3
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
33
LE SUIVI DU PARCOURS DrsquoUN CANDIDAT
JJMMAA
Depuis la fiche individu le prescripteur suit le parcours de son candidat
- Lrsquoinformation sur les projets en cours et historiseacutes est afficheacutee
- Il retrouve le rdv agrave venir (date heure organisme de formation et adresse ) et la fiche de positionnement
- Les statuts du projet eacutevoluent en fonction de lrsquoeacutetat du RDV
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
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SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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34
LES DIFFEacuteRENTS STATUTS DU PROJET DE FORMATION
FORMATION
Entreacutee en Formation
Sortie de Formation
Si lrsquoindividu abandonne sa formation en cours
Lrsquoindividu est retenu
Inscription en formation
Ce statut est visible lorsque le projet a eacuteteacute annuleacute avant lrsquoentreacutee en formation (absence au rdv avec lrsquoorganisme de formation ou changement de projet)
Les informations srsquoaffichent en temps reacuteel suite agrave la saisie de lrsquoOF dans KAIROS
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35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
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36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
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40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
35
LA LISTE DES PARTICIPANTS
La liste des participants srsquoalimente au fur et agrave mesure des saisies OF
Informations de la preacutesence ou de lrsquoabsence au RDV et du motif
Informations sur lrsquoeacutetat retenu ou non retenu
Informations sur lrsquoinscription en formation
Entreacutees en formation
Abandons en cours de formation
Bilans de formation
1 2 4 3
Ces informations doivent ecirctre saisies par les OF dans KAIROS
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
36
Liste des
inscrits en
formation
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
37
Liste des
inscrits en
formation
38
LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
270519
39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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LE POSITIONNEMENT SUR UNE FORMATION
- Une fiche de positionnement est remis au candidat reprenant les eacuteleacutements essentiels de la prise de RDV et lrsquoargumentaire
- Un envoi par mail de la fiche de positionnement est adresseacutee au candidat (sous reacuteserve de son consentement)
- Il est demandeacute aux ML et Cap Emploi de mettre lrsquoOF en copie de ce mail
- Le prescripteur recommande au candidat de se rendre agrave lrsquoIC muni de la fiche de positionnement et drsquoun CV
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TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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39
TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Profil prescripteur Lrsquooffre de formation de
mon deacutepartement
Lrsquoactiviteacute de mon portefeuille
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
accegraves aux reacuteunions drsquoinformation en manque de
candidats pour les sessions de mon
deacutepartement
les sessions pour lesquelles lorganisme de formation
vient de renseigner une ou plusieurs date(s)
dinformations collectives Il sagit des sessions de mon
deacutepartement avec un financement collectif
Mes
positionnements
Nouveaux
eacuteveacutenements
270519
40
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
270519
41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
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SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur session
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2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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CARTOGRAPHIE DES OUTILS
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Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
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Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
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SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
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84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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41
2 TYPES DrsquoALERTES INFORMATIQUES POUR LES PRESCRIPTEURS
Info Coll en
manque de
candidats
Nouvelles Info
Coll
Places disponibles
sur RDV
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42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
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LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
42
CARTOGRAPHIE DES OUTILS
270519
Flux existants
Flux agrave creacuteer
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
43
LA DEacuteMATEacuteRIALISATION DE LA PRESCRIPTION
OUIFORM
Demandeur drsquoemploi
Seacutelection des stagiaires
Traitement de lrsquoinfo coll Absent ndash Preacutesent
Retenu ndash Non retenu
Creacuteation de lrsquoAIS automatique pour les
retenus
Saisie des AES
stagiaire
Prescription deacutemateacuterialiseacutee et positionnement du candidat sur
une info coll
Les saisies dans Kairos apparaissent en temps reacuteel sur les applicatifs Pocircle emploi (Aude
Formation et Aude) et dans Ouiform et inversement
OF
OF
Visibiliteacute des positionnements sur les info coll dans Kairos dans AUDEF et Ouiform et ainsi suivi des
places disponibles pour les prescripteurs et lrsquoOF
44
RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
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RAPPEL SIGMA - SAISIE DES ENTREacuteES EN FORMATION
JJMMAA
Saisie unitaire ou saisie en
masse des stagiaires
45
Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
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SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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Degraves reacuteception de la fiche navette lrsquoOF 2 positionne le stagiaire sur la
session en preacutecisant le nom du prescripteur initial
AUTRES MODALITEacuteS DE PRESCRIPTIONS VERS OF KAIROS
Autres prescripteurs APEC CIDFF Conseil deacutepartemental OPACIF
Centre de formation
LrsquoOF saisit degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinfo coll en
preacutecisant le nom du prescripteur
Demande de deacuterogation sur fiche de prescription
Reacutegion
Deacutes reacuteponse positive de la reacutegion Prescription
deacutemateacuterialiseacutee et positionnement sur lrsquoinfo
coll
Centre de formation
Prescription sous format libre (mail)
Ou demande de deacuterogation
OF 1
Fiche navette poursuite de parcours (mail) avec copie
au prescripteur
OF 2
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OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
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POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
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SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
46
OUIFORM
PRESCRIPTION VERS OF NON KAIROS
Autre prescripteur non Ouiform
Info Coll AIS AES
Prescription deacutemateacuterialiseacutee via OUIFORMAUDEF
avec positionnement sur lrsquoinfo coll
Envoi drsquoun mail quand identification que lrsquoOF
nrsquoest pas Kairos
Centre de formation
Centre de formation
Centre de formation
Lrsquoorganisme nrsquoa aucune visibiliteacute des candidats inscrits en info coll
stagiaire
Demandeur drsquoemploi
Transmission par mail agrave chaque prescripteur du motif pour les candidatures non retenues
Prescription sous format libre (mail)
270519
47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
270519
48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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47
POINTS DE VIGILANCE
- Pour une visibiliteacute des actions de formation saisir deacutes que possible et reacuteguliegraverement des dates de session et des dates drsquoinformation collective dans SIGMA
- Au moins une session doit ecirctre saisie pour que lrsquoaction de formation soit diffuseacutee dans lrsquoInterCarif
- Positionner a minima une information collective (pour une meilleure visibiliteacute et suivi des candidats)
- Pour les actions en entreacutees et sorties permanentes positionner des informations collectives reacuteguliegraveres
- Les informations saisies lors du deacutepocirct de lrsquoappel drsquooffre srsquoaffichent dans la fiche formation de
OUIFORM ndash srsquoassurer de la qualiteacute des informations disponibles dans SIGMA En cas de modifications agrave apporter (modification de diplocircme ou de reacutefeacuterentiel) se rapprocher de la Reacutegion
- Dans le cadre de lrsquoactualisation des places pour les financements en heures il est neacutecessaire de
traduire en nombre de places pour chaque session et de reacuteajuster reacuteguliegraverement ce nombre de places dans SIGMA en fonction des flux et de lrsquoattribution des heures
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48
POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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POINTS DE VIGILANCE 270519
- Il existe des doubles saisies entre KAIROS et SIGMA car les deux SI reacutepondent agrave des objectifs distincts
- SIGMA outil financier de suivi des marcheacutes PRF de la Reacutegion DEFI outil de gestion de la reacutemuneacuteration (ASP)
- KAIROS suivi des parcours de lrsquoindividu (deacuteclenchement de lrsquoAIS et AES )
- Pour une fiche de prescription issue drsquoun positionnement non deacutemateacuterialiseacutee (prescripteurs non OUIFORM fiche navette) positionner degraves reacuteception de la fiche le candidat sur lrsquoinformation collective via KAIROS
- Saisir les reacutesultats de lrsquoinformation collective pour tous les candidats sous 3 jours (cf deacutecret)
- Dans Kairos veacuterifier reacuteguliegraverement les tableaux de bord sur la saturation des informations collectives
NB pour toute saisie dans SIGMA il faut 24h pour que lrsquoinformation soit disponible aupregraves du CARIF et 48h pour qursquoelle soit disponible dans les SI Prescripteurs (y compris OUIFORM)
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SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
49
SESSIONS DE RENFORCEMENT KAIROS JJMMAA
- Mardi 18 juin de 14 agrave 16h30 agrave Balma - Direction reacutegionale Pocircle emploi - Jeudi 20 juin de 14 agrave 16h30 agrave Montpellier ndash Direction reacutegionale Pocircle emploi
Les demandes de participation sont agrave adresser par mail agrave lrsquoadresse formationde31096pole-emploifr (1 participant par OF) bull objet laquo reacuteunion KAIROS Montpellier ou Balma raquo bull Les coordonneacutees du participant devront ecirctre preacuteciseacutees dans le mail Les inscriptions seront prises dans lrsquoordre drsquoarriveacutee jusqursquoau 7 juin maximum et en fonction de la capaciteacute drsquoaccueil
EXECUTION DES MARCHES
270519
SIGMA
51
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Enquecirctes Bilan
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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EXECUTION DES MARCHES
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SIGMA
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
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84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
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Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
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Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
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Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
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Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
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Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Deacuteclarer une sortie
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
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Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
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Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
52
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
1 Rappel dispositions cahier des charges Fleacutechage des actions PIC Regravegle remboursement de lrsquoavance
2 Saisie des stagiaires Rappel saisie fiche stagiaire Saisie drsquoun parcours Saisie de la protection sociale Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
3 Saisie des reacutealisationsfacturation Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees
(Dispositif Avenir) Regravegles nommage des piegraveces deacuteposeacutees Deacutevalidation des peacuteriodes Fermeture drsquoune action
4 Sous-traitance Saisie des reacutealisations par le sous-traitant Validation des factures par le titulaire Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le
sous-traitant
5 Enquecirctesbilans Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx) Enquecirctes sortie3 mois6 mois Deacutepocirct bilan peacutedagogique
6 Liens vers autres systegravemes drsquoinformationInterfaces Offre CARIF DEFI
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
53
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
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Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
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Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
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Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
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Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
54
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Fleacutechage des actions PIC
Traccedilabiliteacute des actions financeacutees par les creacutedits du PIC (Extrait du Pacte) Les actions de formation ou drsquoaccompagnement concourant agrave la fluiditeacute des parcours les outils financeacutes par les creacutedits du PIC seront clairement identifieacutes en comportant la mention distincte et le logo sur tous les supports (locaux supports peacutedagogiques portails internethellip) Ces mentions et logos figureront systeacutematiquement au mecircme format et avec la mecircme visibiliteacute que les logos des autres financeurs
=gt Lrsquoajout du logo sur les documents geacuteneacutereacutes dans lrsquooutil SIGMA (bon de commande factureshellip) sera effectueacute par la Reacutegion
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
55
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle de remboursement de lrsquoavance Une seule regravegle de calcul est applicable quelle que soit la dureacutee du BDC
270519
Le remboursement de lrsquoavance srsquoeffectue en 3 seuils de 10 chacun soit 30 - Entre 10 et 20 de reacutealisation du BDC - Entre 40 et 50 de reacutealisation du BDC - Entre 60 et 70 de reacutealisation du BDC
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
56
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Rappel le montant de lrsquoavance est effectueacute automatiquement sur la facture drsquoavance
Montant total de la part du prestataire sur le BDC pourcentage de lrsquoavance 12nombre de mois de la
dureacutee du BDC
270519
Exemple 748 00000 30 1218 = 149 60000
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
57
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF non assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 1396 =gt le taux se situe dans la 1egravere tranche de remboursement (10 agrave 20 ) Le agrave reacutesorber est 39619318 (deacutepassement du seuil minimum de la 1egravere tranche) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant du BDC 1218 agrave reacutesorber 748 000 1218 39619318 = 19 75683
270519
Le taux 1396 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute montant commandeacute100 104 43525748 000100 = 139619318
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
58
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Rappel dispositions cahiers des charges
Regravegle remboursement de lrsquoavance Facture drsquoacompte 1 (OF assujetti)
Lrsquoacompte 1 affiche un taux de reacutealisation de 5083 =gt le taux est supeacuterieur au seuil maximal de la 2egraveme tranche de remboursement (40 agrave 50 ) Le agrave reacutesorber est 20 (2 tranches de 10) Donc le calcul appliqueacute pour la 1egravere reacutesorption est le suivant Montant HT du BDC 1218 agrave reacutesorber 92400 1218 20 = 12 32000
270519
Le taux 5083 peut ecirctre reconstitueacute de la maniegravere suivante montant factureacute TTC montant commandeacute100 56 364110 880100 = 508333333
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
59
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
60
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie des stagiaires
Rappel saisie fiche stagiaire
Saisie drsquoun parcours Saisie drsquoune sortie anticipeacutee Annulation drsquoune date de sortie
270519
Cliquer sur Geacuterer lrsquoaction
- Saisiemodificationsuppression de la fiche stagiaire
- Inscription sur un parcours (dates et heures preacutevisionnelles)
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
61
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie protection sociale
Saisie de la protection sociale
270519
Fiche stagiaire gt Rubrique Reacutemuneacuteration - Saisie agrave oui puis choisir Protection sociale dans Type de reacutemuneacuteration
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
62
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
270519
Les dates doivent ecirctre comprises dans lrsquointervalle des dates du BDC et de la composante
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
63
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoun parcours preacutevisionnel
Saisie drsquoun parcours
NB dans le cas ougrave aucune reacutealisation nrsquoa eacuteteacute saisie il faut effectuer une demande speacutecifique de fongibiliteacute [Demandes de modification de donneacutees] pour que les composantes soient fongibles
270519
Fongibiliteacute des composantes drsquoun BDC regroupeacute la fongibiliteacute srsquoapplique si les composantes ont le mecircme GFE [Composante gt Rubrique
Informations compleacutementaires]
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
64
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
La saisie unitaire est la seule meacutethode pour saisir
une sortie anticipeacutee
La saisie en masse drsquoabsence ne permet pas de
seacutelectionner un motif de sortie anticipeacutee
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
65
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Deacuteclarer une sortie
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
66
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie drsquoune sortie anticipeacutee
Saisie drsquoune sortie anticipeacutee (par saisie unitaire)
270519
Srsquoil srsquoagit drsquoune sortie
anticipeacutee cocher oui
et saisir le motif de
sortie puis Valider
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
67
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Lrsquoannulation drsquoune date de sortie srsquoeffectue obligatoirement par saisie unitaire
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
68
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Annulation drsquoune date de sortie
270519
Un message de confirmation srsquoaffiche
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
69
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
En cas de sortie anticipeacutee drsquoun stagiaire il convient de reacuteajuster les heures attribueacutees non utiliseacutees
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
70
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Annulation drsquoune date de sortie
Reacutecupeacuteration des heures attribueacutees non utiliseacutees
270519
Le volume drsquoheures pour le BDC reacuteajusteacute est visible dans le suivi des reacutealisations
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
71
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
270519
94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
72
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Saisie heures non reacutealiseacutees
Saisie heures non reacutealiseacutees comptabiliseacutees = gt Cette disposition ne concerne que le dispositif
Avenir pour lequel il est possible de deacuteclarer des heures non reacutealiseacutees pour les motifs laquo Gregraveve raquo et laquo mouvement du personnel raquo
1 Se positionner sur la peacuteriode concerneacutee et cliquer sur le parcours du stagiaire 2 Dans lrsquoonglet Absences cliquer sur le bouton laquo Deacuteclarer une absence raquo pour acceacuteder au formulaire
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
270519
74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
270519
89
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
270519
Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
270519
91
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
270519
93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
270519
73
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces Factures
AVANCE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Avance
ACOMPTES
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE amp Ndeg DE PAIEMENT_PERIODE DE FACTURATION
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Acompte 1_JANVIER-MARS 2019
SOLDE
Ndeg du BDC_NOM OF_TYPE DE PAIEMENT
Ex 19A00150021_1_OF SUD_Solde
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74
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Regravegles de nommage des piegraveces
Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
270519
75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
270519
84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
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Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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91
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
92
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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93
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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94
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Merci de votre attention
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74
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Rappel regravegle nommage des piegraveces
Feuilles drsquoeacutemargement
Ndeg BDC_E_Mois_annee Ex 19P00021254_1_E_JANVIER_2019
Justificatifs
Ndeg BDC_J_Mois_annee Ex 19P00021254_1_J_JANVIER_2019
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
76
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
270519
En cliquant sur deacutevalider la peacuteriode est deacutevalideacutee mais les donneacutees saisies ne sont pas supprimeacutees La peacuteriode est modifiable et peut ensuite ecirctre revalideacutee
77
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
270519
Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
270519
Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
270519
Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
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84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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calendrier
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Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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Enquecirctes Bilan
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Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
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Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
Merci de votre attention
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75
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gtDeacutevalidation des peacuteriodes
Deacutevalidation des peacuteriodes
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Peacuteriode
du titulaire
Peacuteriode
dudes
sous-
traitant(s)
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Deacutevalidation des peacuteriodes
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Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
81
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
270519
Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
83
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Validation des peacuteriodes par le titulaire
270519
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
85
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Validation des factures par le titulaire
270519
Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
270519
87
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
88
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Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
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mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
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Deacutevalidation des peacuteriodes
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Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
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Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
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Sortie des stagiaires
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stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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Validation des factures par le titulaire
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sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
86
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Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
90
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Enquecircte satisfaction
Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux offre
Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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Merci de votre attention
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Fermeture drsquoune action Pour fermer une action et ainsi pouvoir geacuteneacuterer la facture finale il faut
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Attribuer une date de sortie
pour tous les stagiaires de
lrsquoaction
Saisir toutes les enquecirctes agrave la
sortie de chaque stagiaire
Saisir la date de fermeture
reacuteelle de lrsquoaction
78
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour attribuer une date de sortie agrave lrsquoensemble des
stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
79
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Sortie des stagiaires
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Pour saisir les enquecirctes agrave la sortie de chaque
stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
80
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Fermeture drsquoune action
Date reacuteelle de fermeture
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Pour saisir la date reacuteelle de fermeture du BDC
cliquer dans le menu Fermeture de lrsquoaction
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
82
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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83
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84
SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Sous-traitance
Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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87
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Enquecirctes Bilan
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Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
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Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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Sortie des stagiaires
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stagiaires il est possible drsquoutiliser la fonctionnaliteacute de
saisie en masse dans le menu Suivi des reacutealisations
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stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
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factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
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stagiaire cliquer dans le menu Deacuteclaration des bilans
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traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
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factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
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Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
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Date reacuteelle de fermeture
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factures
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la peacuteriode du sous-
traitant
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Interface SIGMA gt DEFI
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valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
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Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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Merci de votre attention
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Saisie des reacutealisations par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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Validation des peacuteriodes par le titulaire
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Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de prendre la main pour
valider les peacuteriodes Les deacuteclarations drsquoun sous-
traitant doivent ecirctre doublement valideacutes par le sous-
traitant lui-mecircme puis le titulaire
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Validation des factures par le titulaire
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Indique que le
sous-traitant a
valideacute sa peacuteriode
drsquoavril
Permet agrave lrsquoorganisme titulaire de valider les
factures
Indique que le
titulaire nrsquoa pas valideacute
la peacuteriode du sous-
traitant
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Deacutepocirct des factures deacutemateacuterialiseacutees par le sous-traitant (proceacutedure identique au titulaire)
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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Enquecircte satisfaction (Outil Sphinx)
laquo Selon le paragraphe 41 du CCTP les organismes de formation doivent fournir un ordinateur pour permettre aux stagiaires de remplir une enquecircte de satisfaction sur leurs formations raquo 2 enquecirctes sont preacutevues bull 1 pour tous les stagiaires du PRF bull 1 pour les stagiaires du reacuteseau Occitanie E-Formation (FAD) Les enquecirctes seront anonymes et seront effectueacutees dans les 2 semaines avant chaque sortie de formation Les enquecirctes sont en cours de parameacutetrage et devraient ecirctre mise en ligne en deacutebut juin Les organismes recevront un message drsquoinformation degraves que les enquecirctes seront accessibles
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Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
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Interface SIGMA gt CARIF
Peacuterimegravetre Transmission des sessions et dates drsquoinformation collective au CARIF sur lrsquoensemble des BDC avec un objectif de double affichage de lrsquooffre Portail meformer et systegravemes drsquoinformation des prescripteurs (Pocircle Emploi MLI) Modaliteacutes LrsquoOF saisit ses sessions et dates drsquoinformation collectives dans SIGMA il faut 24 h pour que lrsquoinfo soit disponible sur le portail meformer et 48h pour qursquoelle soit disponible dans le SI des prescripteurs
Indicateurs des sessions diffuseacutees par le CARIF au 2305
Declic 20 Lectio 48 Projet pro 324 Qualif pro 2 558 ER2C 9
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SIGMA ndash Exeacutecution des marcheacutes gt Flux reacutemuneacuteration
Interface SIGMA gt DEFI
Peacuterimegravetre Transmission des donneacutees des stagiaires reacutemuneacutereacutes par la Reacutegion (identiteacute coordonneacutees parcours anteacuterieurs parcours preacutevisionnelhellip) vers DEFI (ASP) afin de preacute-saisir le dossier de reacutemuneacuteration dans DEFI Modaliteacutes LrsquoOF saisit et valide la fiche stagiaire dans SIGMA et 24H plus tard lrsquoinformation est disponible LrsquoOF complegravete les donneacutees manquantes dans DEFI et transmet le RSI + piegraveces justificatives agrave lrsquoASP afin que le dossier puisse ecirctre traiteacute par lrsquoASP
Indicateurs des stagiaires importeacutes dans DEFI au 2305 4 561 dossiers transmis agrave DEFI bull dont 3 070 pris en charge et 1 491 en cours de traitement (attente piegraveces
compleacutements drsquoinfohellip)
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Merci de votre attention
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Enquecirctes sortie3 mois6 mois
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Les liens pour les enquecirctes agrave 3 et
6 mois srsquoafficheront au fur et agrave
mesure de lrsquoavancement du
calendrier
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Deacutepocirct bilan peacutedagogique
Le bilan peacutedagogique (format libre) est deacuteposeacute dans lrsquoonglet laquo Documents et justificatifs raquo
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Saisie des reacutealisations Facturation
Enquecirctes Bilan
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