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Optimiser la gestion de son capital humain

“Avec Talend, nous avons une vue unique et instantanée de nos collaborateurs, ce qui nous permet une meilleure gestion des compétences et des talents et de l’en-semble de nos programmes RH.

CA S E S T U DY

INDUSTRIE

• Construction

INFORMATION• Siège social : France

• 10 001+ employés

CAS D’USAGE• Gestion des Ressources Humaines

PROBLÉMATIQUE• Des systèmes RH complexes et hétérogènes

PRODUIT TALEND UTILISÉ• Talend MDM

PARTENAIRE• Jems Group

BÉNÉFICES• Une vision unique et instantanéede 157 000 collaborateurs

• De 30 % à 0 % de taux d’échec lors des envois d’e-mails aux collaborateurs

• Miseàjourdesinformations à J+1

”Jean Huot, Directeur Infrastructure et Services, VINCI

Optimiser la gestion de son capital humain Créé à la fin du 19ème siècle, VINCI est un acteur mondial des métiers des concessions et de la construction. Sa mission est de concevoir, financer, construire et gérer des infrastructures et des équipements qui contribuent à améliorer la vie quotidienne et la mobilité de chacun. Le groupe a réalisé un chiffre d’affaires 2015 de 38,5 milliards d’euros, dont 42 % à l’international. Le Groupe compte aujourd’hui plus de 185 000 collaborateurs et est présent dans une centaine de pays.

Des systèmes RH complexes et hétérogènesAu sein de tout groupe international, la communication vers les collaborateurs, la collaboration, la localisation et le partage d’expertises sont essentiels. Mais la gestion des collaborateurs reposait chez VINCI sur la consolidation d’informations contenues dans des systèmes informatiques lourdement complexes et hétérogènes, avec des instances SAP HR différentes dans chaque pays et 73 systèmes de paie différents sur le pôle Construction.

Si certains pôles ont structuré leurs activités autour d’un ERP, chaque société les composant peut maintenir une version ou des paramétrages différents. Car la philosophie du groupe est de privilégier l’autonomie de ses filiales – c’est un marqueur fort de l’identité VINCI. De plus, son développement international (une priorité stratégique) passe par une politique très dynamique de croissance externe avec des acquisitions dans différents pays, ce qui accroît l’hétérogénéité du système d’information.

Avec un taux d’échec des envois d’e-mails en interne qui a pu atteindre 30 %, VINCI a pris conscience de la nécessité de mieux gérer et d’actualiser continuellement les données de ses collaborateurs, et notamment les arrivées, départs et mutations. Le fait de conserver

d’anciens salariés dans l’annuaire fragilisait la confidentialité des données, voire la sécurité des activités.

Pourquoi Talend ?VINCI utilisait depuis 2007 la technologie d’intégration de données de Talend. « Disposant de compétences Talend en interne, nous avons tout naturellement testé son offre de Master Data Management (MDM) pour créer la vision unique du collaborateur, partagée par toutes les applications. Nous avons fait appel à Jems Group, un partenaire de Talend pour nous accompagner dans ce projet », témoigne Jean Huot, Directeur Infrastructure et Services chez VINCI.

La première étape de ce projet a porté sur la gouvernance des données autrement dit il s’agissait de définir qui était responsable de la donnée. Dans les nouvelles directives RH figure l’obligation des employés de maintenir leurs données. L’enjeu était de taille. Laisser de l’autonomie tout en contrôlant les données.

Dans un deuxième temps, VINCI a déterminé les informations nécessaires et leurs formats : nom, prénom, photo ; statut et position hiérarchique ; contact (mail, téléphone) ; localisation, et a bâti avec Talend MDM un langage commun à l’ensemble des pôles qui ont eux-mêmes déterminé leurs propres systèmes de collecte des données collaborateurs. L’informatique a utilisé Talend Data Quality pour corriger ces données et les retourner aux pôles et aux collaborateurs. Toutes ces données ont ensuite été fédérées au sein d’un annuaire groupe consolidant tous les collaborateurs, les organisations et les sociétés du groupe. Cet annuaire est alimenté par les différents systèmes RH du groupe (consolidés au niveau des têtes de pôles). Il recense aujourd’hui 155 000 collaborateurs, 15 447 organisations et 4 515 sociétés, et toutes les informations sont mises à jour à J+1.

Avec Talend MDM (géré par une dizaine de personnes), VINCI a créé un identifiant unique et partagé pour chaque salarié du groupe. Même s’il change d’affectation au sein du groupe, celui-ci conserve cet identifiant, qui lui donne accès à toutes les applications. Une fonction de SSO a été mise en place en moins d’un mois pour sécuriser ces accès et les informations des personnes sont désormais tracées dans le temps.

« Chaque pôle étant indépendant, il était important de le rendre responsable de la gouvernance de ses données. Un très gros travail de correction a été initié, basé sur des échanges avec chaque pôle. Le département informatique a utilisé Talend Data Quality à ce stade pour garantir la pertinence des données : dé-doublonnage, détection d’anomalies, format des données, etc. » explique Erwan Jegaden, Responsable de la plate-forme d’intégration. « Le fait d’avoir structuré ces échanges avec Talend MDM nous offre aujourd’hui une traçabilité qui nous permet, en cas d’erreur, de savoir immédiatement d’où elle vient, et donc comment la rectifier. »

Les données de l’annuaire groupe sont directement accessibles avec Talend ESB via des Web Services : recherche, création de personnes... La consultation s’effectue en temps réel avec des interrogations au travers d’applications ou directement dans les systèmes RH des différents pôles.

Dans un troisième temps, une équipe support a été mise en place pour suivre la qualité des données et l’identification des erreurs via un tableau de bord mensuel. Les DRH groupe interviennent également régulièrement pour sensibiliser les collaborateurs : la chasse aux erreurs est permanente et il est essentiel que les métiers prennent conscience de leur impact sur leurs activités. Aujourd’hui, le taux d’erreur n’est plus que de 0,05 %, contre près de 8 % par le passé.

Une meilleure gestion des compétences et des talentsLa mise en œuvre d’un référentiel de personnes reposant sur un identifiant unique attribué à chaque collaborateur permet à VINCI de mieux contrôler la qualité de ses données. Si, précédemment, la mise à jour des informations prenait parfois 6 mois, elle est désormais assurée à J+1.

« Au-delà de ce gain important en termes de qualité des données, l’un des principaux bénéfices du projet réside dans la mise en place d’un système d’authentification unique et très sécurisé, permettant aux collaborateurs d’accéder facilement à leurs applications, via l’utilisation d’un identifiant et d’un mot de passe. Pour certaines applications, cette authentification est même automatique », se réjouit Jean Huot. « Nous avons gagné en agilité : auparavant, lorsque les utilisateurs avaient besoin d’une application, il fallait créer les comptes en local, ce qui prenait énormément de temps. Aujourd’hui, avec le SSO, l’activation des droits est instantanée. »

La nouvelle plateforme supporte l’accès à diverses applications de VINCI : programme de participation à l’intéressement, gestion des talents, développement des compétences et formations, déplacements, et collaboration sur les réseaux sociaux.

« L’identifiant unique donne accès à un réseau social qui symbolise le surcroît d’agilité dont nous bénéficions : il s’agit d’un espace de partage d’expertises qui améliore grandement notre capacité à collaborer. Il suffit de déclarer ses compétences, voire ses centres d’intérêt et les données sont ajoutées à l’annuaire du groupe », poursuit Jean Huot. « La localisation des expertises est devenu un jeu d’enfant. Sans notre référentiel Talend, nous n’aurions jamais pu mettre en place ce type de processus, ni notre stratégie de gestion des talents. Non seulement nous avons imaginé une solution à une problématique de gestion des contacts qui à terme pouvait fragiliser la sécurité des activités, mais de plus notre nouvelle plateforme nous permet de créer de nouveaux services à valeur ajoutée comme ce réseau social. »

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