Organisation de la comptabilité

Procédures de classement

Traitement des pièces comptables

Caractéristiques de l'entreprise fictive

Raison sociale : ALEXIS DUBOIS

Adresse fictive : Ch. des Cèdres 33, 1004 Lausanne

Activités : Menuiserie et agencement

Propriété : Immeuble occupé par la menuiserie

+ locaux commerciaux loués à M. Assin

Etat des titres : 5 obligations Canton de VD 3 1/4% 2003

25 actions Publicitas SA, (cours env. 530.-)

No utilisés : CCP 10-15001-0

BCV 303.975.10 Compte courant

BPS 525-10-215.520.0 Crédit

525-10-215.520.1 Hypothèque

TVA 123 321

6 x Factures émises par Alexis Dubois

9 x Factures de fournisseurs divers

7 x Décomptes divers de frais généraux

1 x Tableau de salaires

3 x Bordereaux (Achat et vente de titres, coupons)

22 x Documents postaux et bancaires

5 x Bulletins de versement

3 x Quittances de caisse + Billet à ordre

1 x Décompte TVA

3 x Documents comptables pour la clôture

Fac-similés

Le classement dans l’entreprise

Correspondance

Classement minimum Contrats

Pièces comptables

Correspondance reçue + double de l’envoyée. Classement alphabétique

Dans des chemises pour éviter les perforations !

Chaque pièce est numérotée.

Classement par objet, voir plus loin…

Les pièces comptables

La comptabilisation des flux n’est qu’une des opérations dans l’organisation comptable de l’entreprise.

En fait, l’organisation commence par le traitement des documents justificatifs des flux.

Comptabilité

Réception

Facturation

Classement

Saisie

AnalyseExamen

Opération no 1

Séparer les documents reçus des documents émis par l’entreprise.

Opération no 2

Numérotation des pièces et pré-classement chronologique des documents

Opération no 3 Organisation du classement

Autres facturesÀ payer – Classement par l’échéance

Payés – Classement alphabétique

Divers Documents comptablesClôture

Trésorerie

CaissePosteBanqueTitres

Classement antichronologique

FournisseursÀ payer – Classement par l’échéance

Payés – Classement alphabétiqueou par genre de dépenses (marchandises – frais de personnel)

Débiteurs

Factures non échues – Classement mensuel

Encaissés – Classement alphabétique

Factures échues – Classement par rappels

Conservation

Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans.

Le stockage numérique ou sur microfilms est admis à condition que l’information puisse être lue en tout temps.

Précédures de traitement

- Opération no 4 Nos factures

- Opération no 5a Factures comptabilisées

- Opération no 5b Factures non-comptabilisées

Opération no 4 Protocole pour le parcours des factures émises par l’entreprise :

Factures à nos clients :

Enregistré le …, no … Classement provisoire

Encaissé* le … Classement alphabétique Facture

Classement chronologique Versement

Comptabilité

TrésorerieFacturation

* Encaissé au sens large ! = payé par le débiteur

Opération no 5a Protocole pour le parcours des factures fournisseurs et achats à crédit :

Comptabilité

TrésorerieRéception

Factures des fournisseurs et achats à crédit :

Reçu le …

Enregistré le …, no … Classement provisoire

Payé le … Classement alphabétique Facture

Classement chronologique Paiement

Opération no 5b Protocole pour le parcours des autres factures à 30 jours.

Comptabilité

TrésorerieRéception

Documents à traiter … (ordre chronologique)

Factures payées :

Reçu le …

Payé le … Classement alphabétique Facture

Classement chronologique Paiement

Opération no 6Rechercher les informations sur les factures :

1

23

45

6

79

10

11

1213

1. Nom et adresse de l’émetteur

2. Nom et adresse du destinataire

3. No d’assujettissement TVA

4. Date d’émission

5. No unique permettant d’identifier la facture

6. Description et quantités des biens ou services livrés

7. Montant brut

8. Montant net

9. Taux TVA

10.Escompte, rabais, remise…

11.Conditions de paiement

12.No compte postal ou bancaire

13.No de référence pour BVR

8