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PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE --------------------

CONSEIL NATIONAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA ET LES INFECTIONS SEXUELLEMENT TRANSMISSIBLES

Octobre 2012

MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES, FINANCIERES

ET COMPTABLES DU SP/CNLS-IST

REPUBLIQUE TOGOLAISE ----------------

Travail – Liberté – Patrie

KEKAR-AMASE

1680 Boulevard Jean Paul II Tokoin Nukafu

B.P. : 30 845 Lomé - Togo Tél. : 22 26 22 31 / 22 26 69 38

Fax. : 22 26 71 98 E-Mail : [email protected]

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3 / 302

SOMMAIRE

INTRODUCTION ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 10

PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------- 10 PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL -------------------------------------------------------------------------------------------- 11 PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL ------------------------------------------------------------------------------------------ 12 PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL ---------------------------------------------------------------------------------------- 14 PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE INTERNE ---------------------------------------------- 16

PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18 CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST ------------------------------------------------------------------------------------------ 18

PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION -------------------------------------------------------------- 18

PROCEDURES ADMINISTRATIVES ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22 CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 22

TITRE DU POSTE: Coordonnateur National -------------------------------------------------------------------------------------- 22 TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint ---------------------------------------------------------------------------- 25 TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière ----------------------------------------------------------------------------------------- 28 TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier --------------------------------------------------------------- 30 TITRE DU POSTE: Agent Comptable ------------------------------------------------------------------------------------------------ 35 TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38 TITRE DU POSTE: Comptable -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes ------------------------------------------------------------------------------- 40 TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines -------------------------------------------------------------------------- 42 TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif --------------------------------------------------------------------------------------- 43 TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel -------------------------------------------------------- 45 TITRE DU POSTE: Standardiste ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 46 TITRE DU POSTE: Coursier ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 47 TITRE DU POSTE: Chef Parc auto --------------------------------------------------------------------------------------------------- 48 TITRE DU POSTE: Chauffeurs--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49 TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises ----------------------------------------------------- 50 TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses -------------------------------------------- 52 TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé ------------------------------------------------------------------------------- 54 TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques ------------------------------------ 56 TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web ----------------------------------------------------------------------- 58 TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation ----------------------------------------------- 59 TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation-------------------------------------------------------------------------------- 61 TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données ----------------------------------------------------------------------- 63 TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique ------------------------------------------------------------------------------------- 64 TITRE DU POSTE: Auditeur Interne ------------------------------------------------------------------------------------------------- 66

CYCLE : GESTION DU COURRIER ------------------------------------------------------------------------------------------------ 72 PROCEDURE : COURRIER DEPART -------------------------------------------------------------------------------------------------- 72 PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 74

CYCLE : GESTION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------------------- 77 PROCEDURE : PREAMBULE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77 PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------- 83 PROCEDURE : SALAIRES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 85 PROCEDURE : CONGES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 88 PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES ------------------------------------------------------------------------- 92 PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL ---------------------------------------------------------------------------- 95 PROCEDURE : MISSIONS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 97 PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL ---------------------------------------------------------------------------------- 102

CYCLE : GESTION DES ACHATS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 107 PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION ------------------------------------------------------------------------------------------ 107 PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE -- 109 PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS ------------------------------------------- 112

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PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS ---------------- 115 PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES ----------------------------------------------------- 119 PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS --------------------------------------------------------------------------------------------- 121 PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON --------------------------------------------------------------------------------- 123 PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR ------------------------------------------------------------- 125

CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------------------------------------- 128 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 128 PROCEDURE : GESTION DES ENTREES ------------------------------------------------------------------------------------------- 130 PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS --------------------------------------------------------------- 133 PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE ------------------------------------------------------------------------------- 135 PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS ---------------------------------------------------- 140 PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS---------------------------------------------------------------------- 143 PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS ------------------------------------------------------------------------- 145

CYCLE : GESTION DES STOCKS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 149 PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES ------------------------------------------------------- 149 PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT --------------------------------------------------------------------------------------- 153 PROCEDURE : GESTION DES KITS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 155

PROCEDURES FINANCIERES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 159 CYCLE : GESTION BUDGETAIRE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 159

PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 159 PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS --------------- 161 PROCEDURE :CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA --------------------------------------------------------------------- 166 PROCEDURE :Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique sous le logiciel ------------------------ 167

CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES ---------------------------------------------------------------------------------- 172 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX -------------------------------------------------------------------------------------------- 172 PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL -------------------------------------------------------------------------------- 174 PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL ---------------------------------------------------------- 177 PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT ------------------------------------------------------------------------------------------------- 180

CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE ---------------------------------------------------------------------------------------- 182 PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE ----------------------------------------------------- 182 PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES ------------------------------------------------------------------------- 185 PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE ----------------------------------------------------------------- 186 PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES ----------------------------------------------------------- 190 PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES --------------------------------------------- 191 PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE -------------------------------------------------------------------- 195 PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER ------------------------------------------------------------------------------ 197

PROCEDURES COMPTABLES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 202 PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------- 202 PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES ---------------------------------------- 205 PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE ----------------------------------- 207 PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES ------------------------------- 209 PROCEDURE : PLANS COMPTABLES ---------------------------------------------------------------------------------------------- 213 PROCEDURE : Généralités ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 215 PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque ---------------------------------------------------------- 216 PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) ----------------------------------------------------------------- 217 PROCEDURE : Paiement de la DPD ----------------------------------------------------------------------------------------------- 218 PROCEDURE : Achat de fournitures ou services ------------------------------------------------------------------------------ 219 PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse ------------------------------------------------------------------------------- 220 PROCEDURE : Règlement des factures ------------------------------------------------------------------------------------------ 221 PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU association ------------------------------------------- 222 PROCEDURE : Justification AU partenaire en développement des fonds reçus-------------------------------------- 223 PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice ------------------------------------------------------------------- 224 PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) ---------------------- 226 PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF ------------------------------ 229 PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT ------------------ 230 PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD ------------------------------------------------------------------------------------ 231

5 / 302

PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD -------------------------------------------------------------------------------------------- 233 PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE --------------------------------------------------------------- 234 PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT --------------------------------------------------------------------- 235 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE --------------------------------------------------------------- 236 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 237 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE --------------------------------------------------------------- 238 PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES ------------------------------------------------------------------------------ 239 PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION ------------------------------------------------------ 240 PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES -------------------------------------------------------------------------------------- 243 PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock --------------------------------------------------------------------------------------- 244 PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock ---------------------------------------------------------------------------- 245 PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS ------------------------------------------------------------------------ 247 PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS------------------------------------------------------------------------------- 253

PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION ---------------------------------------------------------------------------------- 259 PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT ----------- 259 PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE ------------------------------------------------------------------------------- 261 PROCEDURE : Audit EXTERNE ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 270

ANNEXES ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 272

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SIGLES ET ACRONYMES AC : Agent comptable

AI : Auditeur Interne

ADM : Procédures Administratives

ASE : Assistant de Suivi-Evaluation

ARV : Anti Rétro Viraux

BAC : Baccalauréat

BC : Bon de Commande

BL : Bon de Livraison

BQ : Banque

BTS : Brevet de Technicien Supérieur

CAI : Caisse

CE : Contrepartie de l’Etat

CO : Comptable

CS : Compte Spécial

CNLS : Conseil National de Lutte contre le Sida

CN : Coordonnateur National

CNA : Coordonnateur National Adjoint

CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale

CPA : Chef Parc Auto

CHA : Chauffeur

CI : Chargé de l’Informatique

CPLS : Comité Préfectoral de Lutte contre le Sida

CPT : Procédures Comptables

CRH : Chargé des Ressources Humaines

CRLS : Comité Régional de Lutte contre le Sida

CS : Coursier

CSAF : Chef du Service Administratif et Financier

CSCME : Chef Service Chargé des Ministères et des Entreprises

CSCCR : Chargé de la Société Civile et des Confessions Religieuses

CGSM : Chargé de la Gestion des Stocks et du matériel

CSSS : Chef Service du Secteur Santé

CSCRP : Chef de Service de Communication et des Relations Publiques

CSPSE : Chef de Service de Planification et de Suivi Evaluation

CUMP : Coût Unitaire Moyen Pondéré

DECF : Diplôme d’Etudes Comptables et Financières

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DESCF : Diplôme d’Etudes Supérieures Comptables et Financières

DP : Demande de Proposition

DPD : Demande de Paiement Direct

DRF : Demande de Remboursement de Fonds

FCFA : Franc de la Communauté Francophone Africaine

FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population

IEC : Information, Education et Communication

MSTCF : Maîtrise en Sciences Techniques Comptables et Financières

NIP : Note d’Information des Prestataires

OCB : Organisations Communautaires de Base

OD : Opérations Diverses

OHADA : Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique

ONG : Organisation Non Gouvernementale

PABA : Plan d’Action et Budget Annuels

PASCI : Programme d’Appui à la Société Civile

PJ : Pièce (s) Justificative (s)

PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida

PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement

PTME : Prévention de la Transmission du VIH de la Mère à l’Enfant

PR : Présentation

PV : Procès Verbal

RP : Responsable des Programmes

REDES : Rapport sur l’Estimation des Flux de Ressources et des Dépenses en matière de Sida

RCS : Reporting, Contrôle et Supervision

RIF : Rapport Intérimaire Financier

RTSW : Responsable Technique du Site Web

SA : Secrétaire Administratif

SPa : Secrétaire Particulière

SP : Secrétariat Permanent

SP/CNLS-IST : Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles

STa : Standadiste

TDR : Termes de Référence

VIH/ SIDA : Virus de l’Immuno-déficience Humaine/ Syndrome d’Immuno-Déficience Acquise

0- INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL

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Section 1 : Section 1 : Champ d’application du Manuel PRM 01

Section 2 : Section 2 : Objectifs du Manuel PRM 02

Section 3 : Structure du Manuel PRM 03

Section 4 : Mise à jour du Manuel PRM 04

Section 5 : Limites du manuel en matière de Contrôle interne PRM 05

10 / 302

SP/CNLS-IST

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES

INTRODUCTION PRM 01

CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre 2012

PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL Folio : 1/1

0.1. Champ d’application du manuel Ce manuel formalise :

les principales procédures administratives, financières et comptables du SP/CNLS-IST dans le cadre de la coordination de la réponse nationale de lutte contre le VIH/SIDA et l’exécution des décisions prises par le Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles.

11 / 302

SP/CNLS-IST


INTRODUCTION PRM 02

CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre

2012

PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/1

0.2. Objectifs du manuel Le manuel de procédures formalise les principales règles de gestion administrative, financière et comptable relatives au champ d’application défini ci-dessus. Il a pour objectifs de :

fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ;

décrire l'organisation administrative, financière et comptable ; décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un

contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et définir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;

décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel comptable et

administratif ainsi que les tâches qui lui incombent ;

utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que:

les moyens humains ; les moyens matériels ; les moyens financiers ;

maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens

mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ;

former à l’utilisation du manuel non seulement le personnel directement engagé dans l'exécution mais aussi l'ensemble des bénéficiaires de l'intervention ;

améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du SP/CNLS-IST ;

assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrôle interne.

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SP/CNLS-IST


INTRODUCTION PRM 03


PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 1/2

0.3. Structure du manuel Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de l’adapter à l’évolution tant de l’organisation du SP/CNLS-IST que des procédures formalisées. Il se compose de cinq (5) parties principales, chacune d’elles comportant un certain nombre de sections spécifiques :

PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST La première partie décrit la mission, les attributions et l’organisation du CNLS-IST.

PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES Cette partie aborde les procédures de gestion du courrier, de gestion du personnel, de gestion des achats, de gestion des immobilisations et matériel roulant, de gestion des stocks, de fournitures et des kits.

PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES La troisième partie traite d’abord de la gestion budgétaire notamment la préparation du budget, l’élaboration du budget, le calendrier d’élaboration, le suivi budgétaire ; ensuite de la mobilisation des ressources et enfin de la gestion de la trésorerie.

PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES

La quatrième partie du manuel a pour but de décrire l’organisation comptable à mettre en place, de définir les procédures à appliquer et de proposer des schémas d’écritures spécifiques.

PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION La cinquième et dernière partie est consacrée au contrôle interne et au contrôle externe.

SP/CNLS-IST MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET

13 / 302

COMPTABLES

INTRODUCTION PRM 03


PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 2/2

Les dimensions suivantes sont prises en compte dans la présentation de chaque procédure :

objet de la procédure

application de la procédure

règles de gestion

étapes de la procédure

intervenants

description des opérations séquentielles nécessaires.

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SP/CNLS-IST


INTRODUCTION PRM 04


PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 1/2

0.4. Mise à jour du manuel 0.4.1. Motifs de mise à jour du manuel La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par le SP/CNLS-IST pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera effectuée. Il est souhaitable de revoir systématiquement tous les 2 ans si le manuel reste adapté aux besoins des activités du SP/CNLS-IST. La mise à jour du manuel peut être motivée par :

des changements dans la structure ou les activités du SP/CNLS-IST suivant les décisions des autorités du CNLS-IST ;

des modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ;

des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant

les lois et règles comptables en vigueur ;

des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent ;

de nouvelles responsabilités attribuées au SP/CNLS-IST.

0.4.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures incombe au Coordonnateur National du SP/CNLS-IST. Le Cabinet ne pourra intervenir dans le cas de modification que sur demande du Coordonnateur National du SP/CNLS-IST dans les domaines de conseils, avis ou propositions de modifications.

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SP/CNLS-IST


INTRODUCTION PRM 04


PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 2/2

0.4.3. Méthodologie de mise à jour du manuel

Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le Coordonnateur National ou l’Adjoint convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les responsables et agents susceptibles d’être concernés par ces modifications.

Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter.

A l’issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :

les procédures existantes devant être modifiées ;

les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;

les principes des modifications à apporter ;

la personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de procédures.

Le texte définitif est arrêté par la coordination du SP/CNLS-IST

0.4.4 Distribution des procédures modifiées

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, la Coordination se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés.

Le Secrétariat Permanent du CNLS-IST tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel.

Le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST, chargé de la distribution des nouvelles sections du manuel, note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. Ceux-ci rendent les pages périmées correspondantes au moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant la réception des nouvelles sections et de la remise des anciennes.

Le Secrétaire Administratif classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections Périmées".

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SP/CNLS-IST


INTRODUCTION PRM 05


PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE INTERNE

Folio : 1/1

0.5. Limites du manuel en matière de contrôle interne

Le Secrétariat Permanent en charge de la gestion administrative, financière et comptable est une structure du CNLS-IST constituée principalement :

du Coordonnateur National (CN) ; du Coordonnateur National Adjoint (CNA) du Chef de Service Administratif et Financier (CSAF) du Responsable des programmes (RP) de l’Agent Comptable (AC) du Comptable (CO) du Chargé des Ressources Humaines (CRH) du Secrétaire Administratif (SA) du Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel (CGSM) de la Secrétaire particulière (SPa) de l’Auditeur Interne (AI)

Au plan technique, le personnel est constitué de : du Chef de service chargé des ministères et des entreprises (CSCME) du Chef de service chargé de la société civile et des confessions religieuses (CSCSCR) du Chef de service chargé du secteur santé (CSCSS) du Chef de service de communication et des relations publiques (CSCRP) du Responsable Technique du site web (RTSW) du Chef de service de planification et suivi-évaluation (CSPSE) des Assistants de suivi-évaluation (ASE) du Gestionnaire de la base de données (GBD) du Chargé de l’informatique (CI)

Il faut préciser que la séparation des tâches incompatibles telle qu’exigée dans les moyennes ou grandes structures par le contrôle interne ne serait être strictement respectée.

Trois (3) séries de mesures ont été intégrées au manuel pour pallier cet état de fait :

d’une part, deux au moins des personnes citées en matière de gestion administrative, financière et comptable, sont partie prenante de la quasi-totalité des opérations, c’est à dire qu’une seule personne ne saurait toute seule conduire une opération dans toute son entièreté (du début à la fin, de l’exécution au contrôle final),

d’autre part, des contrôles internes sont opérés par l’un ou l’autre des membres sur le travail fait par les autres,

enfin, des contrôles inopinés seront opérés périodiquement par le CNLS-IST et les partenaires au développement.

PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST

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CNLS-IST


PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01

CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre 2012

PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 1/4

1.1. MISSIONS DU CNLS-IST

Le Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles (CNLS) est créé par décret présidentiel n° 2001/073 du 13 octobre 2001. Le Conseil National a pour missions de :

- Définir les orientations politiques en matière de lutte contre le VIH/SIDA et les infections sexuellement transmissibles ;

- Mobiliser les ressources externes et internes pour la mise en œuvre du plan stratégique national ;

- Evaluer l’efficacité de la lutte contre le VIH, le SIDA et les IST ;

- Approuver les budgets et programmes annuels d’action ;

1.2. COMPOSITION ET ORGANISATION DU CNLS-IST

Le CNLS-IST est composé comme suit :

- Président : le Président de la République

- Premier Vice-président : le Premier Ministre

- Deuxième Vice-président : le Ministre de la Santé

- Rapporteur Général : le Ministre de l’Economie et des Finances

- Rapporteur Général Adjoint : le Ministre chargé des Affaires Sociales

- Membres : les autres membres du Gouvernement deux députés trois représentants de l’Ordre National des Médecins, Pharmaciens et Médecins Dentistes . le Président du Patronat . six représentants des chefs traditionnels (un par région sanitaire) . trois représentants des confessions religieuses . deux représentants des Tradithérapeutes . deux représentants des fédérations d’ONG . deux représentants des associations des personnes vivant avec le VIH/SIDA . deux représentants des organisations syndicales

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CNLS-IST



CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre

2012


Le CNLS-IST dispose de sept (7) organes dont le Secrétariat Permanent. Il s’agit des organes ci-après :

- l’Assemblée plénière ;

- les Groupes de travail ;

- le Secrétariat Permanent ;

- la Commission Scientifique ;

- la Commission d’Ethique ;

- les Comités Régionaux de Lutte contre le SIDA/IST ;

- les comités préfectoraux de Lutte contre le SIDA/IST.

1.3. SECRETARIAT PERMANENT : MISSIONS ET ORGANISATION Le Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles (SP/CNLS-IST) a pour mission de coordonner la mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA et d’exécuter les décisions prises par le Conseil National en la matière. Il assure la coordination, l’appui technique et le suivi de l’ensemble des interventions de lutte contre le VIH/SIDA et les IST. A ce titre il est chargé de :

- Susciter l’implication effective des différents secteurs ;

- Mobiliser et gérer les ressources pour appuyer la réponse Nationale à l’épidémie ;

- Assurer la coordination des ressources financières multilatérales, bilatérales et celles de l’Etat affecté à la lutte contre le VIH/SIDA ;

- Promouvoir l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivants avec le VIH/SIDA y compris l’accessibilité aux antirétroviraux ;

- Promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH/SIDA et assurer la diffusion de l’information ;

- Représenter le Conseil National aux assises internationales relatives au VIH/SIDA/IST ;

- Organiser des réunions périodiques de suivi avec tous les partenaires de développement ;

- Soumettre tous les six (6) mois au Conseil National, avant la tenue de sa session ordinaire, un rapport sur l’évolution de l’épidémie et la réponse multisectorielle.

Le Secrétariat Permanent est organisé autour des services ci-après :

- le Cabinet de la Coordination ;

- le Service Administratif et Financier ;

- le Service chargé de la Planification et du Suivi-évaluation ;

- le Service chargé du Secteur Santé ;

- le Service chargé des Ministères (en dehors du secteur santé), des Entreprises, de la Société Civile et des Confessions Religieuses ;

- le Service chargé de la Communication et des Relations Publiques.

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CNLS-IST





Le Secrétariat Permanent du conseil est composé comme suit :

- Un Coordonnateur National,

- Un Coordonnateur National Adjoint,

- Une Secrétaire Particulière,

- Un Responsable du Service Administratif et Financier,

- Un Agent Comptable,

- Un Responsable des Programmes,

- Le Chargé des Ressources Humaines,

- Le Secrétaire Administratif,

- Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel,

- La Standardiste,

- Le Coursier,

- Les Chauffeurs,

- Le Chef service chargé des Ministères et Entreprises,

- Le Chargé de la Société Civile et des confessions religieuses,

- Le Chef Service du Secteur Santé,

- Le Chef Service de Communication et des Relations Publiques,

- Le Responsable Technique du site web du CNLS-IST,

- Le Chef Service de Planification et Suivi-Evaluation,

- Les Assistants de suivi-évaluation,

- Le Gestionnaire de la base de données,

- Le Chargé de l’Informatique.

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CNLS-IST





Ils sont nommés par décret présidentiel qui désigne en même temps le Coordonnateur National et son Adjoint.

Le Secrétariat Permanent emploie quatre catégories de personnel :

- Les membres nommés par décret présidentiel

- Les fonctionnaires détachés

- Le personnel cadre d’appui recruté avec l’appui des partenaires au développement ;

- Le personnel d’appui recruté par le Secrétariat Permanent. 1.4. FICHES DE FONCTION Cf. pages suivantes.

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SP/CNLS-IST

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01

CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012

TITRE DU POSTE: Coordonnateur National SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la république

COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP et Responsables des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte

contre le VIH/SIDA

Folio : 1/3

I. MISSION

Assurer la gestion technique, administrative et financière du Secrétariat Permanent. Il est l’ordonnateur des dépenses. Il est assisté d’un Coordonnateur National Adjoint.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

Politique, plaidoyer et gestion technique

- assurer la mise en œuvre des décisions du CNLS ; - assurer la coordination, l’appui technique et le suivi de l’ensemble des interventions de

lutte contre le VIH/SIDA et les IST ; - élaborer les plans stratégiques nationaux de lutte contre le SIDA et les IST ; - coordonner la planification stratégique et opérationnelle de la riposte nationale au SIDA ; - mobiliser les ressources nécessaires pour appuyer la réponse nationale à l'épidémie la

réponse nationale ; - susciter l'implication effective des différents secteurs ; - promouvoir l’accessibilité aux services de prévention, de soins et traitement aux personnes

vivant avec le VIH y compris l’accessibilité aux antirétroviraux ; - promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH ; - assurer la diffusion de l'information ; - organiser des réunions périodiques de suivi avec tous les partenaires de développement ; - créer et entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le

VIH ; - superviser et valider l’élaboration des rapports techniques des activités ; - représenter le CNLS aux assises internationales relatives au VIH, au SIDA et aux IST.

Gestion Administrative

- assurer l’organisation générale du Secrétariat Permanent (SP) ; - assurer le bon fonctionnement des différents départements du SP ; - veiller à l’application de la législation du travail ; - faire respecter les clauses des Accords de Don et Conventions de financement et des autres

documents de base et en assurer le suivi ; - organiser des audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre

des recommandations ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Coordonnateur National SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la République


contre le VIH/SIDA

Folio : 2/3

- fournir régulièrement des rapports d’activités (semestriel et annuel) sur la riposte nationale au Président du CNLS-IST, aux autres membres et aux bailleurs ;

- produire les comptes administratifs.

Gestion Financière

- assurer la gestion financière du SP/CNLS-IST ; - assurer la coordination des ressources financières multilatérales, bilatérales et celles de l'Etat

affectées à la lutte contre le VIH/SIDA ; - préparer et présenter au CNLS-IST les projets de budgets annuels pour approbation / adoption ; - assurer la mise en œuvre des budgets après adoption ; - assurer l’ordonnancement des dépenses ; - cosigner les modes de paiements tirés sur les comptes projets ; - veiller à la préparation des états financiers annuels et des rapports d’activités ; - signer les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct

(DPD).

III. RESULTATS ATTENDUS

Résultats au plan technique

- la coordination technique avec les différents acteurs est assurée ; - les plans d’actions annuels de travail sont préparés ; - les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le VIH sont créées; - l’implication effective des différents acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les

IST est assurée ; - l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivant avec le VIH/SIDA y compris

l’accessibilité aux anti-rétroviraux est garantie ; - les rapports d’activités et autres rapports devant être présentés aux responsables nationaux

et aux bailleurs de fonds sont régulièrement préparés.

Résultats au plan administratif

- l’organisation générale du Secrétariat Permanent est assurée ; - la législation du travail est appliquée ; - la gestion quotidienne du SP est assurée ; - les actions pour le respect des clauses des Accords de Don et Conventions et des autres

documents de bases sont développées et suivies ; - les audits techniques et financiers sont organisés et le plan de mise en œuvre des

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TITRE DU POSTE: Coordonnateur National SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la République


contre le VIH/SIDA

Folio : 3/3

recommandations est opérationnel à la satisfaction de la partie togolaise et des partenaires au développement ;

- les rapports d’activités (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) sur la gestion du SP, du CNLS au Ministère de Tutelle et aux bailleurs sont régulièrement fournis ;

Résultats au plan financier

- les projets de budgets annuels sont préparés et présentés au Conseil National pour approbation / adoption ;

- les budgets sont mis en œuvre et exécutés de façon efficace et efficiente; - les dépenses sont correctement ordonnancées ; - les états financiers annuels sont préparés ; - les comptes sont efficacement gérés et suivis ; - les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct (DPD)

sont régulièrement envoyés.

IV. CONNAISSANCES ET APTITUDES

Etre titulaire d’un BAC+5 en sciences de la santé, en sciences sociales, en gestion et management ou tout diplôme équivalent ;

Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans le domaine de la santé ou du management et particulièrement en matière du VIH ;

Bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression ;

Bonne expression écrite et orale ;

Parfaite maitrise des logiciels de traitement de texte (World, Excel, Powerpoint…) ;.

V. LANGUES

Parfaite connaissance de la langue française

Connaissance de l’anglais nécessaire

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TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National

COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP, Personnel des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte contre

le VIH/SIDA

Folio : 1/3

I. MISSION

Assurer l’intérim du Coordonnateur National en cas d’absence ou d’empêchement. Exercer les tâches qui lui seront confiées par délégation de celui-ci.


Gestion Technique

- participer à la préparation des plans d’actions annuels de travail ; - contribuer à créer et à entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la

lutte contre le VIH ; - contribuer à la coordination technique avec les différents acteurs de lutte contre le

VIH/SIDA ; - assister les différents acteurs dans la préparation de leur plan de travail et de leur budget

annuel ; - s’impliquer dans la participation effective des différents acteurs impliqués dans la lutte

contre le VIH/SIDA et les IST ; - s’impliquer dans la promotion de l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes

vivant avec le VIH/SIDA y compris l’accessibilité aux anti-rétroviraux ; - participer à la préparation des rapports d’activités et autres rapports devant être présentés

aux responsables nationaux et aux bailleurs de fonds.


- contribuer à l’organisation générale du Secrétariat Permanent (SP) ; - veiller au bon fonctionnement des différents postes ; - veiller à l’application de la législation du travail ; - veiller à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein du SP et du

CNLS ; - contribuer à la gestion quotidienne du SP

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SP/CNLS-IST






le VIH/SIDA

Folio : 2/3

- contribuer à l’organisation des audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de

mise en œuvre des recommandations ; - participer à la production régulière des rapports d’activités sur la gestion du SP, du CNLS ;

Gestion Financière

- participer à la préparation des projets de budgets annuels à présenter Conseil National pour approbation / adoption ;

- contribuer à l’ordonnancement des dépenses ; - cosigner les modes de paiements tirés sur les comptes désignés sur lesquels il est signataire ;


Résultats au plan technique

- la coordination technique avec les différents acteurs est assurée ; - les plans d’actions annuels de travail sont préparés ; - les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le VIH sont créées; - les actions de coordination sont suscitées, le Coordonnateur National est régulièrement mis

en éveil et le suivi de la mise en œuvre de toutes les tâches et responsabilités de la coordination est assuré ;

- l’implication effective des différents acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST est assurée ;

- les différents acteurs dans la préparation de leur plan de travail et de leur budget annuel sont assistés ;

- l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivant avec le VIH/SIDA y compris l’accessibilité aux antirétroviraux est garantie ;

- les rapports d’activités et autres rapports devant être présentés aux responsables nationaux et aux bailleurs de fonds sont régulièrement préparés.

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SP/CNLS-IST






le VIH/SIDA

Folio : 3/3


- l’organisation générale du Secrétariat Permanent est assurée ; - la législation du travail est appliquée ; - la gestion quotidienne du SP est assurée ; - les audits techniques et financiers sont organisés et le plan de mise en œuvre des

recommandations est opérationnel ; - les rapports d’activités (mensuels, trimestriels, semestriels et annuel) sur la gestion du SP,

sont régulièrement fournis ;


- les projets de budgets annuels sont préparés et présentés au Conseil National pour approbation / adoption ;

- les budgets sont mis en œuvre et exécutés de façon efficace et efficiente; - les dépenses sont correctement ordonnancées ; - les comptes désignés sont efficacement gérés et suivis ; - les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct (DPD)

sont régulièrement envoyés.


Cf. celles du Coordonnateur National

V. LANGUES

Bonne connaissance de la langue française

Connaissance de l’anglais de travail nécessaire

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TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National

COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel Folio : 1/2

I. MISSION

Sous la responsabilité directe du Coordonnateur National, la Secrétaire Particulière assure le secrétariat du SP/CNLS-IST


assurer le traitement des textes initiés par le Coordonnateur National au moyen d’un logiciel approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies, les messages et courriers électroniques, les notes de service, les rapports, les procès-verbaux, les comptes rendus, etc. ;

soumettre les documents au Coordonnateur National pour signature ; réceptionner les courriers pour traitement ; réceptionner et transmettre les correspondances à la signature du Coordonnateur National,

du Président et des Vice-présidents du CNLS-IST ; tenir les registres pour le suivi des courriers « départ » et « arrivée » ; s’assurer de l’enregistrement et de la ventilation des courriers en provenance ou à

destination des autres services ; s’assurer de la distribution régulière des courriers destinés à l’extérieur par le coursier ; utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le

distribuer, le classer et l’archiver ; procéder au classement des documents selon le mode thématique et chronologique afin de

permettre une recherche rapide et facile (communication, formation, textes, …); planifier l’agenda du Coordonnateur National ; réceptionner et gérer le matériel et les fournitures mis à la disposition du Coordonnateur

National du SP/CNLS-IST

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National



le traitement des textes initiés par le Coordonnateur National est assuré; les documents sont soumis à la signature du Coordonnateur National; les registres pour le suivi des courriers « départ » et « arrivée » sont bien tenus ; l’enregistrement et la ventilation des courriers en provenance ou à destination des autres

services sont assurés ; la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en

général, de tout document à diffusion générale est contrôlée et assurée ; le classement des documents selon le mode thématique et chronologique est assuré ; la planification de l’agenda du Coordonnateur National est effective ; la tenue de l’agenda du Coordonnateur National est assurée;


- Etre titulaire d’un BTS (Bac+2) en secrétariat et bureautique ou tout autre diplôme équivalent - Avoir une expérience de deux (02) ans minimum dans le domaine de secrétariat ou de

l’assistance de direction - Avoir une maîtrise des logiciels informatiques de la bureautique : Word, PowerPoint, Excel - Avoir une parfaite maîtrise des applications de messagerie électronique (Internet) ; - Avoir une maîtrise de la langue française et une connaissance de l’anglais ; - Avoir des aptitudes organisationnelles et de gestion des priorités ; - Avoir un esprit d’initiative, d’équipe et de courtoisie ; - Etre apte à travailler à un rythme soutenu et sous pression ; - Etre discret et disponible - Accepter de travailler en dehors des heures de service

V. LANGUE

- Bonne connaissance de la langue française - Connaissance de l’anglais de travail nécessaire

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National

COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des Programmes Folio : 1/5

I. MISSION

Assister la Coordination dans l’exécution des tâches de gestion administrative et financière du SP/CNLS-IST. Il assure la supervision de la gestion du personnel, des achats et stocks, du secrétariat et du parc auto.



- assurer l’organisation générale du service administratif du SP/CNLS-IST et veiller au bon fonctionnement de la structure administrative du SP ;

- superviser la gestion du personnel, les achats et stocks, le secrétariat et le parc auto ; - effectuer les opérations de commande (Bons de commande et lettres de commande) - certifier les factures relatives aux différentes commandes (marchés, lettres de

commande, bons de commande) ; - participer aux réunions de la commission d’attribution des marchés ; - veiller à l’application de la législation du travail ; - s’assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les

manuels du SP/CNLS-IST ; - s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le

Coordonnateur National.

Gestion Financière

- s’assurer que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions des accords et conventions de financement des bailleurs et au manuel des procédures du SP/CNLS-IST ;

- préparer l’avant-projet de budget du SP/CNLS-IST ; - prendre en charge et liquider les dépenses de personnel, de matériel, de transferts

courants, d’équipement et d’investissement ; - contrôler et suivre les entrées et les sorties de fonds des Comptes bancaires et de la

caisse menues dépenses ; - préparer les comptes rendus d’étapes de l’exécution du budget ; - superviser la préparation des demandes de paiements et/ou de remboursement de fonds

(DRF) et Demandes de Paiements Directs (DPD);

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SP/CNLS-IST






- participer à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST - suivre les opérations financières des comptes bancaires (engagement, retrait, règlement,

état de rapprochement bancaire) des différentes subventions des partenaires ; - assister les responsables des sous bénéficiaires secondaires dans le suivi financier et dans

la mise en œuvre effective des fonds mis à leur disposition pour la réalisation des activités pour lesquelles ces fonds sont destinés ;

- veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) dans tous les programmes du SP/CNLS-IST ;

- veiller à la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le Coordonnateur National ;

Gestion comptable

- contrôler les pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne imputation ;

- vérifier et certifier les factures d’eau, d’électricité et de téléphone ; - suivre les comptes gérés ou co-gérés par le SP/CNLS-IST et faire les états de

rapprochements avec la Banque ; - contrôler les procès-verbaux de caisse ; - préparer et assister les missions d’audits financiers et mettre en œuvre les

recommandations pour améliorer la gestion du SP/CNLS-IST ; - superviser la tenue de la comptabilité générale ; - établir les états financiers consolidés du SP/CNLS6IST et sortir les rapports de gestion

financière ; - contrôler la validation des factures et des reçus ; - veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations du SP et

tout document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis ;

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SP/CNLS-IST






III- RESULTATS ATTENDUS


- La supervision de la gestion du personnel, des achats et des stocks, du secrétariat et du parc auto est assurée ;

- les opérations de commande (Bons de commande et lettres de commande) sont effectuées ;

- la certification des factures relatives aux différentes commandes (marchés, lettres de commande, bons de commande) est effective ;

- la participation aux réunions de la commission d’attribution des marchés est effective ; - l’organisation générale du département administratif et financier du SP/CNLS-IST et le bon

fonctionnement de la structure administrative du SP sont assurés ; - l’application de la législation du travail est respectée ; - la production et la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du SP/CNLS-

IST sont respectées ;


- les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions des accords et conventions de financement des bailleurs et au manuel des procédures du SP/CNLS-IST ;

- l’avant-projet de budget du SP/CNLS-IST est préparé ; - la prise en charge et la liquidation des dépenses de personnel, de matériel, de transferts

courants, d’équipement et d’investissement est assurée ; - les comptes rendus d’étapes de l’exécution du budget sont préparés ; - les entrées et les sorties de fonds des Comptes bancaires et de la caisse menues

dépenses sont contrôlées et suivies ; - les demandes de paiements et/ou de remboursement de fonds (DRF) et Demandes de

Paiements Directs (DPD) sont régulièrement préparées ; - les demandes et les rapports financiers qui serviront de base à la mobilisation des

ressources sont régulièrement élaborés ; - les relations financières avec l’Etat et les Bailleurs de fonds sont assurées ; - la situation des contrats en cours et des factures à payer est régulièrement établie ; - les opérations financières des comptes bancaires (engagement, retrait, règlement, état de

rapprochement bancaire) sont suivies ; - le suivi financier des responsables des sous bénéficiaires secondaires dans la mise en œuvre

effective des fonds mis à leur disposition pour la réalisation des activités est assuré ;

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SP/CNLS-

IST

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

FINANCIERES ET COMPTABLES



TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier

SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National

COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des Programmes

Folio : 4/5

- les procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) dans tous les

programmes du SP/CNLS-IST sont respectées ; - la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le Coordonnateur

National est garantie ; - les modes de paiements tirés sur les comptes bancaires du SP sont cosignés avec le

Coordonnateur National.

Résultats au plan comptable

- le contrôle des pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne imputation est effectif ;

- les états de rapprochement de banque et de caisse sont contrôlés ; - la préparation et l’assistance des missions d’audits financiers sont assurées ; - les recommandations des missions d’audits pour améliorer la gestion sont mises en

œuvre ; - la supervision de la tenue de la comptabilité générale est assurée ; - les états financiers consolidés du SP/CNLS-IST et la production des rapports de gestion

financière sont établis ; - la bonne gestion des comptes bancaires et de la caisse de menues dépenses est assurée ; - le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations du SP et tout

document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis sont effectués ;

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SP/CNLS-IST





COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des Programmes. Folio : 5/5

IV- CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplôme universitaire BAC+4 ou 5 en gestion, comptabilité ou finances (MSTCF, DECF, DESCF, Maîtrise en gestion) ou tout autre diplôme équivalent ;

Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ou avoir fait un cabinet d’expertise comptable ;

Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des bailleurs de fonds ;

Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office)

Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la connaissance d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ;

Etre intègre et bon communicateur

Avoir le sens de l’initiative ;

Etre capable de travailler en équipe et sous pression ;

Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V- LANGUES



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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Agent Comptable SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service Administratif et

Financier COLLABORATEURS : Comptable

Folio : 1/3

I- MISSION

Assure sous la responsabilité du Chef Service Administratif et Financier les fonctions comptables du SP/CNLS-IST conformément au décret N°2008-091/PR portant règlement général sur la comptabilité publique Il a sous supervision comptable.

II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

s’impliquer dans la mise en place du syème de suivi financier et comptable informatisé du SP/CNLS-IST ;

assurer la gestion du budget alloué par l’Etat et produire les informations statistiques y afférentes ;

appuyer le Coordonnateur dans l’ordonnancement du budget de l’Etat ; assurer la gestion de la trésorerie et la tenue de la comptabilité et des documents y

afférents ; mettre en place un plan de gestion efficace des financements de l’Etat ; informer les autres services du SP/CNLS-IST sur les procédures d’exécution du budget de

l’Etat ; assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé du

SP/CNLS-IST avec la production des informations nécessaires ; mettre à jour et à bonne date les informations financières dans le logiciel prévu. participer à l’élaboration du PABA ; contrôler et suivre les entrées et les sorties de fonds sur les différents Comptes et de caisses

menues dépenses ; préparer les demandes de réapprovisionnement et de justification des dépenses ; participer à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST ; veiller au respect du calendrier des activités et au maintien permanent du niveau de

liquidité ; assurer la tenue de la comptabilité générale ; contrôler l’imputation des pièces comptables et la saisie dans le logiciel ; contrôler la mise à jour des livres et registres comptables ; préparer les audits financier et comptable de gestion du financement du gouvernement ; veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations et tout

document d’ordre financier et comptable suivant les principes comptables ; s’acquitter de toute mission ou tâche qui peut lui être confiée par le Coordonnateur ou le

Chef de Service.

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SP/CNLS-IST






Folio : 2/3

III- RESULTATS ATTENDUS

la gestion du budget alloué par l’Etat et la production des informations statistiques y

afférentes sont assurées ; l’appui est donné au Coordonnateur dans l’ordonnancement du budget de l’Etat ; la gestion de la trésorerie et la tenue de la comptabilité et des documents y afférents sot

effectives ; un plan de gestion efficace des financements de l’Etat est mis en place ; les autres services du SP/CNLS-IST sont informés sur les procédures d’exécution du budget de

l’Etat ; le fonctionnement du système de suivi financier et comptable informatisé du SP/CNLS-IST

avec la production des informations nécessaires est assuré ; les informations financières dans le logiciel prévu sont mises à jour à bonne date ; la participation à l’élaboration du PABA est effective ; la participation à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST

est effective ; le respect du calendrier des activités et le maintien permanent du niveau de liquidité sont

assurés ; le respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) par les

ONG et associations est assuré ; la tenue de la comptabilité générale est effective ; le contrôle de la validation des factures et des reçus est effectué ; l’imputation des pièces comptables et leur saisie dans le logiciel sont assurées ; les livres et registres comptables sont mis à jour; le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations et tout document d’ordre

financier et comptable suivant les principes comptables sont effectués;

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SP/CNLS-IST






Folio : 3/3


Avoir un diplôme universitaire BAC+2/4 en comptabilité générale, comptabilité publique, ou

finances ; Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue ou avoir fait un

cabinet d’expertise comptable ; Avoir une bonne connaissance de la comptabilité publique ; Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des

bailleurs de fonds ; Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) ; Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la connaissance

d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ; Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V- LANGUE

Bonne connaissance de la langue française Connaissance de l’anglais de travail nécessaire

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Comptable SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent comptable

COLLABORATEURS : Folio : 1/2

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité de l’Agent Comptable les tâches comptables et financières du SP/CNLS-IST.


participer à l’élaboration des budgets et requêtes des activités des services techniques ;

organiser les séminaires / ateliers ;

élaborer les budgets projets / activités ;

suivre les requêtes ;

faire les rapports financiers des activités ;

établir les états de salaires ;

faire les déclarations fiscales et sociales ;

assurer le suivi financier de l’exécution des activités ;

imputer et saisir les pièces comptables

établir les états de rapprochements bancaires ;

s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef

de service et l’agent comptable.


les budgets et requêtes des activités des services techniques sont élaborés ;

les séminaires et ateliers sont bien organisés ;

les rapports financiers des activités sont établis ;

les déclarations fiscales et sociales sont effectuées dans les délais ;

les imputations et saisies des pièces comptables sont effectuées quotidiennement ;

les états de rapprochements bancaires sont établis.

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Comptable SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent comptable



Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en comptabilité générale, comptabilité publique ou

finances ;

Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience à un poste analogue ou avoir fait un

cabinet d’expertise comptable ;


Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la

connaissance d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ;





V. LANGUES

- Bonne connaissance de la langue française

- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire

40 / 302

SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif et

financier COLLABORATEURS : Chargé des ressources humaines, le

secrétaire administratif et tout le reste du personnel

Folio : 1/2

I. MISSION

Assurer sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier le suivi des projets financés par les bailleurs.


suivre tous les financements des projets / programmes gérés par le SP / CNLS-IST ;

élaborer les budgets des projets financés par les partenaires techniques financiers ;

produire les rapports financiers de ces projets / programmes ;

élaborer les budgets et les rapports financiers des activités du SP / CNLS-IST ;

élaborer annuellement le rapport REDES ;

participer à l’élaboration les rapports annuels des activités ;

s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef

de Service ou par le Coordonnateur.


le suivi des financements des projets / programmes gérés par le SP / CNLS-IST est assuré ; les budgets des projets financés par les partenaires techniques financiers sont élaborés ; les rapports financiers de ces projets / programmes sont produits ; le rapport annuel REDES est élaboré ;

la participation à l’élaboration des rapports annuels des activités est effective ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif et

financier COLLABORATEURS : Chargé des ressources humaines, le

secrétaire administratif et tout le reste du personnel

Folio : 2/2


Avoir un diplôme universitaire BAC+2 ou 4 en comptabilité, finance ou en administration ; Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ou

avoir fait un cabinet d’expertise comptable ; Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des

bailleurs de fonds ; Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) Avoir l’expérience de l’utilisation d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la

connaissance d’un logiciel de gestion comptable et financière d’un projet serait un atout ; Etre intègre et bon communicateur Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Programmes


I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du chargé de programmes la gestion du personnel.


élaborer et gérer les actes administratifs (décisions d’affectation et de congés,

autorisation d’absence et de sorties du territoire, certificats de prise et de cessation de

services) ;

constituer et gérer les dossiers individuels des agents ;

suivre la carrière des agents ;

proposer un plan de formation continue du personnel ;

rendre disponible tous les textes administratifs et lois en matière de travail.


les actes administratifs (décisions d’affectation et de congés, autorisation d’absence et de

sorties du territoire, certificats de prise et de cessation de services) sont élaborés et

gérés ;

les dossiers individuels des agents sont constitués et gérés ;

la carrière des agents est suivie et un plan de formation continue élaboré ;

les textes administratifs et lois en matière de travail sont disponibles.


Avoir un diplôme universitaire BAC+3/4 en ressources humaines ; Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue dans un projet; Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) Etre intègre et bon communicateur Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Programmes


I. MISSION

Assurer la gestion du secrétariat général du SP/CNLS-IST et appuyer tous les responsables de services.


réceptionner et enregistrer les dossiers ou correspondances transmis aux chefs de service ;

assurer leurs ventilation conformément aux instructions des chefs de services ;

saisir les notes d’analyses, projets de lettres et rapports établis par les chefs de service ;

tenir à jour le répertoire des partenaires et des acteurs de la lutte contre le sida ;

appuyer l’organisation des réunions intérieures et extérieures auxquelles participent les membres dans le cadre de la mise en œuvre des activités ;

participer aux réunions et rédiger des comptes rendus et/ou des rapports ;

saisir et mettre en forme les documents de politique nationale en matière de lutte contre le sida produits par le SP/CNLS-IST ;

assurer le suivi de la mise en forme et de la qualité de la présentation des documents nationaux produits par le SP/CNLS-IST jusqu'à leur tirage définitif à l’imprimerie ;

assurer la gestion des fichiers des documents produits par le SP/CNLS-IST.

s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par les chefs de service.


les dossiers ou correspondances sont réceptionnés, enregistrés et transmis aux chefs services ;

leur ventilation est assurée ;

les notes d’analyses, projets de lettres et rapports établis par les chefs de service sont saisis ;

le traitement des courriers à l’arrivée est effectif

le répertoire des partenaires est mis à jour

l’organisation des réunions intérieures et extérieures est assurée

les comptes-rendus et les rapports de réunion sont disponibles

les documents de politique nationale en matière de lutte contre le sida produits sont saisis et mis en forme.

la gestion des fichiers des documents produits est assurée

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR01


TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Programmes



Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en secrétariat de Direction ou tout autre diplôme équivalent ;

Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience dans le domaine de secrétariat ;


Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles et de communication orale ;




Etre attentif et patient ;


V. LANGUE



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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable


I. MISSION

Assurer la gestion administrative et appuyer la réalisation des travaux administratifs du SP/CNLS-IST.

VI. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

gérer le magasin de fournitures de bureau et de consommables ;

tenir la comptabilité matière ;

tenir le livre journal d’inventaire ;

centraliser et traiter les besoins en fournitures et matériel des services ;

tenir le fichier du matériel et mobilier de bureau ;

suivre l’entretien et la réparation du matériel et mobilier de bureau ;

vérifier et certifier les factures de réparation du matériel et mobilier de bureau ;

s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef de service.

VII. RESULTATS ATTENDUS

le magasin de fournitures de bureau et de consommables est bien géré ;

la comptabilité matière est tenue ;

le livre journal d’inventaire est tenu ;

les besoins en fournitures et matériel des services sont centralisés et traités ;

le fichier du matériel et mobilier de bureau est tenu ;

l’entretien et la réparation du matériel et mobilier de bureau sont suivis ;

les factures de réparation du matériel et mobilier de bureau sont vérifiées et certifiées ;

VIII. CONNAISSANCES ET APTITUDES

Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en comptabilité ou en logistique ou tout autre diplôme équivalent ;

Justifier d’au moins deux (03) années d’expérience dans le domaine ;





Etre attentif et patient ;

Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles. IX. LANGUE

Bonne connaissance de la langue française.

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Standardiste SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de la gestion des stocks et

du matériel COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

Folio : 1/1

I. MISSION Assurer sous la responsabilité du chargé de la gestion des stocks et du matériel la gestion des appels.


établir les communications du SP/CNLS-IST ; accueillir et identifier les correspondants ; transmettre les communications en recherchant le numéro de poste de la personne

demandée sur un fichier ou un annuaire interne, met en attente son interlocuteur lorsque le poste est occupé ;

faire patienter ou gérer la saturation des postes ; noter le message à transmettre en cas d’absence ou réoriente son interlocuteur sur une

messagerie vocale ou au secrétariat; tenir le registre de correspondance en cas d’absence des personnes recherchées ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef

de service.


le standard est bien tenu ; le registre de correspondance est tenu ;


Avoir un diplôme universitaire BAC+2 en communication ; Justifier d’au moins une (01) année d’expérience à un poste analogue Etre intègre et bon communicateur Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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TITRE DU POSTE: Coursier SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable


I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du Comptable la distribution des courriers et la répartition des correspondances.


assurer la livraison et le retrait des courriers, documents, dossiers ou biens spécifiques

pour le SP / CNLS ; assurer la distribution des courriers internes aux personnels ; appuyer le secrétariat particulier et administratif pour la préparation des

correspondances ; appuyer à l’organisation des ateliers et autres réunions du SP / CNLS-IST ; assurer la gestion de la boîte postale du SP / CNLS-IST ; assurer les tâches de la reprographie ; effectuer les tâches administratives afférentes à la fonction ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef

de Service.


la livraison des courriers et correspondances de la SP / CNLS est assurée ; l’appui au secrétariat particulier et administratif est effectif ; l’appui est donné à l’organisation des ateliers et séminaires ; les tâches de reprographie sont assurées.


Avoir un diplôme universitaire BAC 2; Justifier d’au moins une (01) année d’expérience à un poste analogue Maitriser

parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) Etre intègre et bon communicateur Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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TITRE DU POSTE: Chef Parc auto SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable

COLLABORATEURS : Les chauffeurs Folio : 1/1

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du comptable la gestion du parc auto.

II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS superviser le travail de tous les chauffeurs et rendre compte au Chef de Service ; s’assurer que tous les véhicules sont en règle en matière d’assurance, d’entretien et de

visite technique ; rendre compte au Chef de Service de tout problème pouvant survenir dans la gestion du

parc par tous les chauffeurs ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef

de Service ou le coordonnateur. III. RESULTATS ATTENDUS la gestion du parc automobile et des chauffeurs est bien assurée ; les véhicules sont en règle en matière d’assurance, d’entretien et de visite technique ; le chef de service est informé à temps de tout problème lié à la gestion du parc auto


Avoir BEPC ou CAP automobile ; Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue ; Avoir un permis de conduire ; Avoir une bonne connaissance en mécanique ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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TITRE DU POSTE: Chauffeurs SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef parc auto


I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du chef parc auto le transport du personnel.


assurer le transport du coordonnateur du SP / CNLS-IST ; assurer le transport du personnel technique SP / CNLS-IST dans le cadre de ses activités

sur le terrain ; tenir le cahier de bord des véhicules ; entretenir les véhicules ; vérifier chaque matin la présence physique des véhicules du SP / CNLS-IST ; assurer la sécurité des véhicules ; signaler les pannes et anomalies sur les véhicules ; s’assurer que les réparations sont bien faites par le garagiste ; vérifier les niveaux d’huile, le niveau d’eau, le kilométrage, l’état des freins et de la

batterie; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef

de Service ou le coordonnateur.


l’entretien et le maintien en bon état des véhicules du parc sont assurés ;


Avoir un diplôme BEPC ou CAP mécanique ; Justifier d’au moins deux (02) années d’expérience à un poste analogue ; Avoir un permis de conduire ; Avoir une bonne connaissance en mécanique ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises

SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Ministères, Entreprises, Société civile et confessions religieuses

COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

Folio : 1/2

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du coordonnateur national la gestion des relations avec les ministères et les entreprises.


assister les différents départements ministériels et entreprises dans la mise en œuvre de

leurs plans de travail ; assurer la liaison avec les services et les institutions des différents secteurs d’une part et

des correspondants du secteur santé d’autre part ; appuyer la mise en œuvre des comités ministériels et comités d’Entreprises de lutte

contre le VIH / SIDA ; assister les comités ministériels (et / ou noyaux anti SIDA), les comités d’Entreprises dans

l’élaboration et la mise en œuvre de leurs plans de travail ; développer les mécanismes d’implication des PME / PMI et du secteur informel dans la

lutte contre le VIH / SIDA et les IST ; assurer la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel ; veiller tout particulièrement à la qualité des interventions et au respect des plans

d’actions ; assurer la régularité de la rédaction des rapports émanant de chaque comité sectoriel et

des entreprises donner un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de

recherche sur les IST / VIH / SIDA ; produire annuellement le rapport d’activités de ces secteurs et sous-secteurs; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le

Coordonnateur.


les différents partenaires pour la mise en œuvre de leur plan de travail et respect des plans d’action sont assistés ;

la liaison avec les services et les institutions des différents secteurs et correspondants du secteur de la santé est assurée ;

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TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises



Folio : 2/2

les mécanismes d’implication des PME / PMI et du secteur informel dans la lutte contre le

VIH / SIDA et les IST sont développés ; la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel est assurée ; la qualité des interventions et le respect des plans d’actions sont effectifs ; la régularité de la rédaction des rapports émanant de chaque comité sectoriel et des

entreprises est garantie ; la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel est assurée ; un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche sur

les IST / VIH / SIDA est donné ; le rapport annuel d’activités de ces secteurs et sous-secteurs est produit ;


Avoir un diplôme universitaire BAC+4/5 en administration ou tout autre diplôme similaire; Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) ; Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses



Folio : 1/2

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du coordonnateur national la gestion des relations avec les sociétés civiles et confessions religieuses.


assister la société civile (ONG et Associations) et les confessions religieuses dans

l’élaboration et la mise en œuvre de leurs plans de travail ; assurer la liaison avec ce secteur et les différentes institutions et partenaires (secteur

santé, secteur public non santé, entreprises, partenaires techniques et financiers) ; assister la plate-forme de la société civile dans la mise en œuvre de son plan de

développement et son plan de travail ; rendre compte périodiquement au coordonnateur du SP / CNLS-IST du déroulement des

activités des différents intervenants ; assurer la régularité des rencontres entre la société civile et le SP / CNLS et d’autres

partenaires ; assister les communautés, ONG et les organisations à base communautaire (OBC) dans la

mise en œuvre de leurs plans de travail ; assurer la liaison avec les communautés, les ONG et les OBC travaillant sur les sujets

similaires; veiller sur la qualité des interventions et au respect des plans d’actions ; assurer la régularité de la rédaction des rapports émanant de société civile et des

confessions religieuses; donner un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de

recherche sur les IST / VIH / SIDA ; produire annuellement les rapports d’activités de ce secteur ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef

de Service ou le Coordonnateur.


la société civile (ONG et Associations) et les confessions religieuses dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs plans de travail sont assistées ;

la liaison avec ce secteur et les différentes institutions et partenaires est assurée ;

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TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses



Folio : 2/2

la plate-forme de la société civile dans la mise en œuvre de son plan de développement et

son plan de travail est assistée ; des comptes rendus périodiques sont faits au coordonnateur du SP / CNLS-IST sur

déroulement des activités des différents intervenants ; la régularité des rencontres entre la société civile et le SP / CNLS et d’autres

partenaires est assurée ; les communautés, ONG et les organisations à base communautaire (OBC) sont assistées

dans la mise en œuvre de leurs plans de travail ; la liaison avec les communautés, les ONG et les OBC travaillant sur les sujets similaires est

assurée ; la qualité des interventions et le respect des plans d’actions sont garantis ; la rédaction des rapports émanant de société civile et des confessions religieuses est

régulière ; un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche sur

les IST / VIH / SIDA est donné ; les rapports d’activités annuels de ce secteur sont produits ;


Avoir un diplôme universitaire BAC+4/5 en sociologie ou sciences humaines; Justifier d’au moins trois (05) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Avoir une connaissance de l’outil informatique (Microsoft Office) ; Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National


I. MISSION

Assurer sous la double responsabilité du Coordonnateur National de lutte contre le SIDA et du Directeur Général de la santé la coordination de la mise en œuvre des interventions de la riposte nationale.


coordonner la mise en œuvre des interventions du programme national de lutte contre le

SIDA et les IST (PNLS / IST) ; assurer la liaison avec les services et institutions des autres secteurs et sous secteurs

intervenant dans le domaine de la santé ; rendre compte périodiquement au coordonnateur du SP / CNLS du déroulement des

activités de son secteur ; assurer la régularité de la rédaction des rapports d’activités émanant des districts et

régions sanitaires ; assurer la surveillance épidémiologique des IST et VIH / SIDA et en produire régulièrement

les rapports pour la prise en charge de décision stratégique ; donner un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de

recherche dans le domaine des IST / VIH/ SIDA aux différents acteurs du secteur public et de la société civile intervenant dans le domaine de la santé ;

produire le rapport annuel des activités du secteur santé ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le

Coordonnateur du SP / CNLS-IST.


la coordination de la mise en œuvre des interventions du programme national de lutte contre le SIDA et les IST (PNLS / IST) est assurée ;

la liaison avec les services et institutions des autres secteurs et sous secteurs intervenant dans le domaine de la santé est assurée ;

des comptes rendus périodiques sont faits au coordonnateur du SP / CNLS sur le déroulement des activités du secteur ;

la régularité de la rédaction des rapports d’activités émanant des districts et régions sanitaires est assurée ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National


la surveillance épidémiologique des IST et VIH / SIDA et la production régulière des

rapports pour la prise en charge de décision stratégique sont assurées ; un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche

dans le domaine des IST / VIH/ SIDA aux différents acteurs du secteur public et de la société civile intervenant dans le domaine de la santé est donné ;

produire le rapport annuel des activités du secteur santé ;


Avoir un diplôme universitaire BAC+5 en santé publique ; Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Microsoft Office) ; Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques

SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

Folio : 1/2

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du Coordonnateur National la coordination de l’élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie nationale en matière de communication pour le changement de comportement.


coordonner toutes les questions de presse et de communication qui intéressent le SP /

CNLS-IST de même que les relations avec les institutions et les organes de presse publics et privés ;

coordonner l’élaboration de la stratégie nationale de communication pour le changement de comportement en matière de VIH / SIDA et les IST.

élaborer un plan de communication et assurer sa mise en œuvre ; élaborer un programme de communication pour assurer la visibilité des activités du

CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ; participer à la rédaction et à la diffusion de magasine CNLS-infos portant les activités des

IST / VIH / SIDA ; organiser en collaboration avec les responsables des autres services des journées de

manifestations socioculturelles et politiques en faveur de la lutte contre le VIH / SIDA et les IST (session du CNLS-IST, journée mondiale, etc.) ;

gérer le site web du CNLS-IST avec diffusion et mise en ligne des principaux documents et principales activités du CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ;

organiser les audiences et les relations publiques du Secrétaire permanent en collaboration avec le Secrétariat particulier du SP / CNLS-IST ;

élaborer annuellement le rapport d’activités ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le

Coordonnateur du SP / CNLS-IST.


toutes les questions de presse et de communication qui intéressent le SP / CNLS-IST de même que les relations avec les institutions et les organes de presse publics et privés sont coordonnées ;

la coordination de l’élaboration de la stratégie nationale de communication pour le changement de comportement en matière de VIH / SIDA et les IST est assurée ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques


Folio : 2/2

un plan de communication est élaboré et sa mise en œuvre est assurée ; un programme de communication pour assurer la visibilité des activités du CNLS-IST et du

SP / CNLS-IST est élaboré ; la participation à la rédaction et à la diffusion de magasine CNLS-infos portant les activités

des IST / VIH / SIDA est effective ; des journées de manifestations socioculturelles et politiques en faveur de la lutte contre

le VIH / SIDA et les IST (session du CNLS-IST, journée mondiale, etc.) sont organisées en collaboration avec les responsables des autres services;

la gestion du site web du CNLS-IST avec diffusion et mise en ligne des principaux documents et principales activités du CNLS-IST et du SP / CNLS-IST est assurée ;

les audiences et les relations publiques du Secrétaire permanent sont organisées en collaboration avec le Secrétariat particulier du SP / CNLS-IST ;

le rapport d’activités annuel est élaboré.


Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+4/5 communication et relation publique ou

tout autre diplôme équivalant; Justifier d’au moins trois (05) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) ; Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Communication

et de Relations Publiques COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

Folio : 1/1

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du Chef Service de Communication et de Relations publiques, la gestion et la maintenance du site web.


gérer la maintenance technique du site web ;

alimenter le site web en informations validées par les chefs de service et le

coordonnateur ;

appuyer le service financier dans l’élaboration de contrat de maintenance du site web.


la gestion de la maintenance technique du site web est assurée ;

le site web est alimenté en informations validées par les chefs de service et le

coordonnateur ;

le service financier est appuyé dans l’élaboration de contrat de maintenance du site web.


Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+4 en programmation de site web; Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Maitriser parfaitement les langages : CSS ; PHP ; JAVASCRIPT ; XHTME(XML) Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation


Folio : 1/2

I. MISSION

Sous la responsabilité du Coordonnateur National il a pour mission de planifier, suivre et évaluer les plans stratégique, opérationnel, de recherche et les programmes du SP/ CNLS - IST.


assister le Coordonnateur du SP / CNLS-IST dans la planification, le suivi et l’évaluation de

la mise en œuvre des plans stratégiques ; contribuer à la coordination efficace, avec les autres Chefs de service, de la mise en

œuvre des activités des différents services techniques du SP / CNLS-IST assurer le suivi des différents plans selon les indicateurs du PNSE ; élaborer les plans opérationnels et les plans de travail de CNLS-IST et du SP / CNLS-IST ; élaborer un plan national de recherche et de surveillance épidémiologique ; coordonner les activités de surveillance épidémiologique et de recherche dans le domaine

du VIH / SIDA et des IST ; élaborer trimestriellement le programme d’activités du SP / CNLS-IST ; faire la synthèse périodique des bilans des différents services ; évaluer les interventions du plan stratégique national et du plan opérationnel ; donner un appui technique aux activités de formation relative à la planification, à

l’évaluation et à la recherche ; produire semestriellement l’information stratégique sur les tendances évolutives de

l’épidémie ; coordonner la production des rapports de projets de la riposte nationale (accès universel,

UNGASS etc.) ; élaborer le rapport annuel du CNLS-IST ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le

coordonnateur du SP / CNLS-IST


le Coordonnateur du SP / CNLS-IST est assisté dans la planification, le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre des plans stratégiques ;

la contribution à la coordination efficace, avec les autres Chefs de service, de la mise en œuvre des activités des différents services techniques du SP / CNLS-IST est effective ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation


Folio : 2/2

le suivi des différents plans selon les indicateurs du PNSE est assuré ; les plans opérationnels et les plans de travail de CNLS-IST et du SP / CNLS-IST sont

élaborés ; un plan national de recherche et de surveillance épidémiologique est élaboré ; coordonner les activités de surveillance épidémiologique et de recherche dans le domaine

du VIH / SIDA et des IST son coordonnées ; le programme trimestriel d’activités du SP / CNLS-IST est élaboré ; la synthèse périodique des bilans des différents services est effectuée ; les interventions du plan stratégique national et du plan opérationnel sont évaluées ; un appui technique aux activités de formation relative à la planification, à l’évaluation et à

la recherche est donné ; l’information stratégique sur les tendances évolutives de l’épidémie est produite

semestriellement ; la production des rapports de projets de la riposte nationale (accès universel, UNGASS

etc.) est coordonnée ; le rapport annuel du CNLS-IST est élaboré.


Avoir un diplôme universitaire BAC+ 5 en planification et développement, en suivi-évaluation ou tout autre diplôme équivalant;

Justifier d’au moins trois (05) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Maitriser parfaitement l’outil informatique (Microsoft Office) ; Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et de

Suivi-Evaluation COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

Folio : 1/2

I. MISION

Assister le Chef de Service de Planification et de Suivi-évaluation de Suivi et Evaluation dans la mise en œuvre des activités de planification et de suivi-évaluation.


appuyer le responsable de service dans la mise en œuvre des activités de planification et de suivi-évaluation ;

assurer la collecte, l’analyse des données à tous les niveaux ;

mesurer le niveau de prévalence de l’infection du VIH et en suivre les tendances dans le temps et dans l’espace ;

évaluer le changement de comportements sexuels au sein de la population ;

Juger de l’impact des interventions sur l’évolution de l’épidémie du VIH ;

superviser l’exécution des activités des autres services et autres secteurs et sous-secteurs intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA ;

élaborer des notes périodiques sur la situation épidémiologique et comportementale ;

donner un appui technique aux activités de recherche sur la situation épidémiologique ;

s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le chef de service juge nécessaire de lui confier.


la collecte, l’analyse des données à tous les niveaux sont assurées ;

le niveau de prévalence de l’infection du VIH est mesuré et les tendances dans le temps et dans l’espace sont suivies ;

le changement de comportements sexuels au sein de la population est évalué ;

un jugement est porté sur l’impact des interventions sur l’évolution de l’épidémie du VIH ;

la supervision de l’exécution des activités des autres services et autres secteurs et sous-secteurs intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA est assurée ;

des notes périodiques sur la situation épidémiologique et comportementale sont élaborées ;

un appui technique est donné aux activités de recherche sur la situation épidémiologique ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Assistants suivi-évaluation SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et de


Folio : 2/2

IV. CONNAISANCES ET APTITUDES

Diplôme universitaire BAC+4 en sciences sociales (démographie, statistique, sociologie), en économie et en gestion ;

Avoir de bonnes et solides connaissances en statistiques ;

Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience dans le domaine de la mise en place d’un système de Suivi et évaluation ; de gestion et analyse des données ;

Bonne expérience dans le domaine de la lutte contre le VIH. Une expérience en suivi et évaluation des activités de lutte contre le VIH constituerait un atout

Bonne capacité de rédaction des rapports d’activités techniques ;

Bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression

Capacité de formation

Bonne expression écrite et orale

Parfaite maîtrise des outils de développement et de langage informatique notamment les logiciels de traitement de texte (Word ; Excel ; Powerpoint) ; d’analyse des données (Epidata, Spss, Epiinfo, ect…) ; de projection des données (SPECTRUM, EPP) ; de gestion de base de données (CRIS, RTS/REDES) ainsi que de l’internet.

V. LANGUE - Bonne connaissance de la langue Française - Connaissance de l’Anglais de travail nécessaire

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,


Folio : 1/1

I. MISSION

Sous la responsabilité du Chef de service, il a pour mission de gérer et mettre en place toutes les bases de données du SP / CNLS-IST.


mettre en place les bases de données du SP / CNLS-IST (CRIPS, bases de données du personnel du SP / CNLS-IST, données programmatiques et financières, et toutes bases de données nécessaires au bon fonctionnement du SP / CNLS-IST) ;

appuyer tous les acteurs dans la gestion des bases de données ; assurer l’alimentation en données de ces bases à partir des indicateurs nationaux ; appuyer l’Assistant et le Chef de Service pour toutes les tâches de suivi évaluation et de

planification ; s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le Chef de Service peut lui

confier.


les bases de données du SP / CNLS-IST (CRIPS, bases de données du personnel du SP / CNLS-IST, données programmatiques et financières, et toutes bases de données nécessaires au bon fonctionnement du SP / CNLS-IST) sont mises en place ;

tous les acteurs sont appuyés dans la gestion des bases de données ; l’alimentation en données de ces bases à partir des indicateurs nationaux est assurée ; l’Assistant et le Chef de Service sont appuyés pour toutes les tâches de suivi évaluation et

de planification ;


Avoir un diplôme universitaire minimum BAC+2 en informatique; Justifier d’au moins trois (02) années d’expérience à un poste analogue dans un projet ; Maitriser parfaitement les langages : Etre intègre et bon communicateur ; Avoir le sens de l’initiative ; Etre capable de travailler en équipe et sous pression ; Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles.

V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,


Folio : 1/2

I. MISSION

Assurer sous la responsabilité du Chef de Service de planification et suivi-évaluation la gestion informatique du SP/CNLS-IST.


élaborer un plan informatique qui tient compte des orientations stratégiques du SP / CNLS-IST et les besoins des différents utilisateurs ;

assurer la disponibilité, la sécurité, la fiabilité, la sûreté et l’intégrité du système informatique du SP / CNLS-IST ;

élaborer les plans d’action et les prévisions nécessaires à l’atteinte des objectifs à court et moyens termes du service informatique ;

veiller à la maîtrise des coûts (exploitation, maintenance, investissement et personnel) ; administrer le réseau informatique du SP / CNLS-IST ; administrer les bases de données du SP / CNLS-IST ; former le personnel sur l’utilisation des logiciels Word, Excel, Power point etc… ; faire le suivi des interventions, prestations extérieures ; élaborer les cahiers des charges pour les prestations extérieures liées au domaine ; élaborer en liaison avec les services compétents les appels d’offres relatives au domaine ; proposer les solutions pour l’amélioration des performances et la sécurité du système

informatique ; superviser la qualification technique du matériel et du consommable informatique ; définir, choisir et mettre en œuvre les méthodes, normes, et standards informatique :

bases de données, systèmes et réseau informatique, procédures d’exploitation et d’administration ;

valider le contrat et les prestations de services dans le domaine informatique avant le payement des factures.


un plan informatique qui tient compte des orientations stratégiques du SP / CNLS-IST et les besoins des différents utilisateurs est élaboré ;

la disponibilité, la sécurité, la fiabilité, la sûreté et l’intégrité du système informatique du SP / CNLS-IST sont assurées ;

les plans d’action et les prévisions nécessaires à l’atteinte des objectifs à court et moyens termes du service informatique sont élaborées ;

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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE : Chargé de l’Informatique SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification,


Folio : 2/2

la maîtrise des coûts (exploitation, maintenance, investissement et personnel) est

assurée ; l’administration du réseau informatique et des bases de données du SP / CNLS-IST est

effective ; le personnel est formé sur l’utilisation des logiciels Word, Excel, Power point etc… ; le suivi des interventions ;et des prestations extérieures est effectué; les cahiers des charges pour les prestations extérieures liées au domaine sont élaborés ; les appels d’offres relatives au domaine sont élaborés en liaison avec les services

compétents; les solutions pour l’amélioration des performances et la sécurité du système

informatique sont proposées ; la supervision de la qualification technique du matériel et du consommable

informatique est assurée ; les méthodes, normes, et standards informatique : bases de données, systèmes et réseau

informatique, procédures d’exploitation et d’administration sont définies, choisies et mises en œuvre;

le contrat et les prestations de services dans le domaine informatique avant le payement des factures sont validés.


Avoir un diplôme universitaire BAC+3/4 en maintenance et gestion informatique ;

Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience à un poste analogue





V. LANGUES


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SP/CNLS-IST




TITRE DU POSTE: Auditeur Interne SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou son

Adjoint COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel

Folio : 1/3

I- MISSION

Assurer les missions d’audit interne pour le SP/CNLS-IST et des structures décentralisées qu’il appuie.

II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

exécuter les missions d’audit interne en conformité avec les normes internationales régissant la pratique professionnelle de l’Audit interne et les procédures admises ;

s’assurer de l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de la passation des marchés, de la gestion financière mais surtout de toute la procédure débouchant sur le financement des acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;

identifier les dysfonctionnements (niveau SP/CNLS-IST, structures décentralisées, ONG, Communautés, autres partenaires) ainsi que leurs conséquences et proposer des solutions pour y remédier ;

conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures sont respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante;

faire des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués ; contribuer au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses

identifiées ; apprécier ex post les transactions financières liées aux activités du SP/CNLS-IST, en s’assurant

de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles ;

s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des différentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du Gouvernement ;

travailler en collaboration avec les auditeurs externes ; préparer et suivre le plan de mise en œuvre des recommandations des audits ; produire un rapport trimestriel de contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et

des CPLS/IST. Le rapport est adressé au Coordonnateur National du SP/CNLS-IST qui se charge de la diffusion.

produire au plus tard par trimestre, un rapport de synthèse des faiblesses importantes identifiées au niveau de certaines Régions et Préfectures et du SP/CNLS-IST ;

s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le Chef de Service peut lui confier.

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Folio : 2/3

III- RESULTATS ATTENDUS - les missions d’audit interne sont exécutées en conformité avec les normes internationales

régissant la pratique professionnelle de l’Audit interne et les procédures admises ; - l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de la passation

des marchés, de la gestion financière mais surtout de toute la procédure débouchant sur le financement des acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST est assurée ;

- les dysfonctionnements ainsi que leurs conséquences (niveau SP/CNLS-IST, structures décentralisées, ONG, Communautés, autres partenaires) sont identifiées et des solutions sont proposées pour y remédier ;

- les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures sont respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante sont conduites ;

- des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués sont faites ; - la contribution au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses

identifiées est assurée ; - l’appréciation ex post des transactions financières liées aux activités du SP/CNLS-IST, en

s’assurant de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions éventuelles est assurée ;

- le contrôle de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des différentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du Gouvernement est assuré ;

- la collaboration avec les auditeurs financiers et techniques est effective ; - le rapport trimestriel de contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et des

CPLS/IST est produit.

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Folio : 3/3


Avoir un diplôme universitaire BAC+4 en contrôle de gestion, audit, gestion, comptabilité, Finances ou tous autres diplômes équivalents ;

Justifier d’au moins trois (03) années d’expérience dans un cabinet comptable ou à un poste similaire sur un projet ;

Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des projets ;


Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles ;


Etre capable d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;

V- LANGUE



PARTIE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES

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Section 1 : Gestion du courrier

Courrier Départ ADM 01

Courrier Arrivée ADM 02

Section 2 : Gestion du Personnel

Préambule ADM 03

Recrutement ADM 04

Tenue du dossier du personnel ADM 05

Gestion des salaires ADM 06

Congés ADM 07

Absences – Maladies ADM 08

Rupture de contrat de travail ADM 09

Gestion des Missions ADM 10

Evaluation du personnel ADM 11

Section 3 : Gestion des Achats

Principes de gestion ADM 12

Constitution d’une base de données des prestataires pour la sous-traitance

ADM 13

Passation de contrats de consultants, ONG, Associations ADM 14

Achat de petits matériels, fournitures et services ADM 15

Suivi des délais de livraison des commandes ADM 16

Suivi des contrats ADM 17

Réception d’une livraison ADM 18

Traitement d’une facture fournisseur ADM 19

Section 4 : Gestion des immobilisations et du matériel roulant

Principes généraux ADM 20

Gestion des entrées d’immobilisations ADM 21

Gestion des sorties d’immobilisations ADM 22

Prise d’inventaire physique ADM 23

Entretien et réparation des immobilisations ADM 24

Sécurisation des immobilisations ADM 25

Gestion des véhicules et motos ADM 26

Section 5 : Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits

Gestion des fournitures et consommables ADM 27

Gestion du carburant ADM 28

Gestion des Kits ADM 29

Section 1. Gestion du Courrier

Courrier Départ ADM 01

Courrier Arrivée ADM 02

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PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 01

CYCLE : GESTION DU COURRIER Octobre 2012

PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 1/2

2.1. GESTION DU COURIER

2.1.1 COURRIER DEPART

2.1.1.1 OBJET

Décrire la préparation et le traitement du courrier Départ

2.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s’applique à tout courrier (lettre, fax, e-mail) devant quitter le SP/CNLS-IST pour un destinataire extérieur.

2.1.1.3. REGLES DE GESTION

Tout courrier officiel du SP/CNLS-IST après être préparé doit être signé par le Coordonnateur National ou son Adjoint et porter le cachet du SP/CNLS-IST. Un numéro ou une référence est également attribué audit courrier.

Tout courrier électronique officiel doit être envoyé à partir de la boîte électronique du SP/CNLS-IST.

La gestion du courrier Départ est assurée par la Secrétaire Particulière ou le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST.

2.1.1.4. ETAPES DE LA PROCEDURE

La procédure comprend les opérations suivantes :

Préparation Enregistrement Transmission Classement

2.1.1.5. INTERVENANTS

La Secrétaire Particulière Le Secrétaire Administratif Les Chefs de Service Le Coordonnateur National ou son Adjoint.

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PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 2/2

La Secrétaire Particulière/

L e Secrétaire Administratif


Le Secrétaire Administratif

Le coursier



1. Préparation Rédige ou reçoit le projet de lettre du Coordonnateur National, ou de son Adjoint ou de ses collaborateurs ; Fait la saisie, traite et le présente à l’intéressé pour d’éventuelles observations. Ensuite passe à l’enregistrement du courrier. 2. Enregistrement du courrier Enregistre tout courrier à transmettre dans le Registre « Courrier Départ » avant sa transmission. Inscrit :

- le numéro attribué au courrier, - la date de départ, - le destinataire, - l’objet, - les observations éventuelles.

3. Transmission Le courrier est transmis :

par voie postale par cahier de transmission émargé par les destinataires

4. Classement Conserve une copie de chaque courrier et tient des chronos « Courrier Départ », « Fax Départ », « E-mail Départ » spécifique au SP/CNLS-IST.

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CYCLE: GESTION DU COURRIER Octobre 2012

PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 1/2

2.1.2 COURRIER ARRIVEE

2.1.2.1. OBJET

Décrire le traitement du courrier arrivé au SP/CNLS-IST.


La procédure s’applique à tout courrier, e-mail adressé au SP/CNLS-IST.


Tout courrier reçu par le SP doit être enregistré dans le Registre « Courrier Arrivée ». La gestion du Courrier Arrivée est assurée par la Secrétaire Particulière/le Secrétaire

Administratif du SP/CNLS-IST


Enregistrement

Transmission au Coordonnateur National ou son Adjoint

Distribution

Classement


La Secrétaire Particulière / le Secrétaire Administratif

Le Coordonateur National ou son Adjoint

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PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 2/2

La Secrétaire Particulière / Le Secrétaire Administratif




1. Enregistrement

Inscrit dans le Registre : - la date d’arrivée, - la date et le numéro de la correspondance, - l’expéditeur, - l’objet, - les observations éventuelles.

Appose également le cachet « courrier Arrivé » sur la correspondance et y porte les annotations suivantes :

- la date d’arrivée, - le numéro interne attribué au courrier.

S’il s’agit d’un e-mail arrivé, en fait l’impression. 2. Transmission au Coordonnateur National Transmet le courrier au Coordonateur National ou à son Adjoint pour prise de connaissance, annotation et affectation.

3. Distribution Distribue (ou fait distribuer) le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission interne émargés par les différents intéressés. 4. Classement Une copie du courrier est conservée au Secrétariat dans le chrono « Courrier Arrivée », « Fax Arrivé », « E-mail arrivé » spécifique aux activités du SP.

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Section 1. Gestion du Personnel

Préambule ADM 03

Recrutement ADM 04

Tenue du dossier du personnel ADM 05

Gestion des salaires ADM 06

Congés ADM 07

Absences – Maladies ADM 08

Rupture de contrat de travail ADM 09

Gestion des Missions ADM 10

Evaluation du personnel ADM 11

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CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012

PROCEDURE : PREAMBULE Folio : 1/1

2.2 GESTION DU PERSONNEL

2.2.1 PREAMBULE Cette procédure a pour objectif de formaliser et d’uniformiser la gestion des ressources humaines. Elle s’applique au personnel en service au SP/CNLS-IST et en charge des activités du CNLS sauf en ce qui concerne la gestion des carrières des fonctionnaires affectés au SP/CNLS-IST. Il existe quatre catégories de personnel en service au SP/CNLS-IST :

Le personnel fonctionnaire ;

Les membres nommés par décret présidentiel ;

Le personnel d’appui cadre recruté par le Fonds Mondial et mis à la disposition du SP/CNLS-IST ;

Le personnel d’appui non cadre recruté par le SP/CNLS-IST. Au niveau du SP/CNLS, les tâches du Coordonnateur en matière de gestion du personnel seront assurées par le Chargé des Ressources Humaines. A l’exception des membres nommés et des fonctionnaires détachés, le reste du personnel est lié au Secrétariat Permanent du CNLS-IST par un contrat de travail. Il doit être établi dans le respect de la législation du travail en vigueur. Le contrat doit entre autre préciser : a) objet du contrat, b) durée du contrat, c) lieu de travail, d) rémunération, e) obligation de l’employé, f) obligation de l’employeur, g) absences et maladies, h) congés, i) cessation du contrat, j) règlement des conflits.

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PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 1/5

2.2.2 RECRUTEMENT 2.2.2.1. OBJET

Recruter le personnel nécessaire à la gestion des activités et des ressources du SP/CNLS-IST dans le respect des dispositions du décret mettant en place le SP/CNLS-IST et de la législation du travail en vigueur en République du Togo. Cette procédure a pour objectif de décrire le processus de recrutement du personnel du SP/CNLS-IST.

2.2.2.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique pour le recrutement du personnel d’appui dont le SP/CLS-IST a besoin. Pour ce qui est du recrutement du personnel d’appui qu’un partenaire au développement voudrait mettre à la disposition du SP/CNLS, il sera fait conformément aux règlements, règles, politiques et procédure du partenaire.

2.2.2.3 REGLES DE GESTION

Le recrutement du personnel d’appui doit être planifié et budgétisé.

Le dossier de recrutement (TDR, méthodologie, etc.) doit être soumis à l’avis

préalable du Coordonnateur National ou du partenaire en développement au besoin.

Le processus de recrutement comprendra une phase de présélection et une phase de

sélection organisée par une commission mise en place à cet effet et comprenant au

moins le Coordonnateur National ou son Adjoint, le Responsable du Service utilisateur

de l’agent à recruter, un représentant du Ministère Technique de Tutelle, le Chef de

Service Administratif et Financier, le Chargé des Ressources Humaines,. Le

Coordonnateur National ou son Adjoint préside ladite commission.

Les contrats signés avec le personnel sont des contrats de prestation de services et

doivent être rédigés en trois exemplaires au moins.

Toute embauche doit être soumise à une période d’essai dont la durée varie de un (1)

à trois (3) mois.

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PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 2/5

2.2.2.4 ETAPES DE LA PROCEDURE


Expression du besoin et sa justification Préparation du dossier d’appel à candidature Prise de décision Lancement de l’appel à candidature Réception et sélection des candidats Décision d’embauche Etablissement du contrat de travail

2.2.2.5 INTERNENANTS

Le Coordonnateur National ou son Adjoint

Le CSAF

Le Chargé des Ressources Humaines


La commission de sélection et/ou le cabinet

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CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012

PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 3/5

Supérieur hiérarchique du service demandeur

Le Chargé des Ressources Humaines en collaboration avec le Supérieur hiérarchique du service utilisateur

Le Coordonnateur National


1. Expression du besoin et justification Exprime le besoin de recrutement, le justifie et s’assure que ce recrutement est prévu dans le budget

2. Préparation du dossier de candidature

Rédige un dossier d’appel à candidature qui comprend :

- Les TDR relatifs au poste

- Un avis de recrutement

- La méthodologie retenue pour effectuer le recrutement

- Les conditions de travail offertes

- La composition du dossier de candidature Soumet ce dossier à l’approbation du Coordonnateur National ou de son

Adjoint

3. Décision de recrutement

Examine le dossier et donne son avis favorable ou défavorable Le soumet à l’approbation du partenaire au développement si le

recrutement est pris en charge par celui-ci.

4. Lancement de l’appel à candidatures

Corrige le dossier en intégrant éventuellement les amendements demandés

Diffuse l’avis de recrutement dans les lieux publics et/ou dans les journaux/radios

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La commission de sélection ou le Cabinet de recrutement

Le coordonnateur National Le CNLS Le Coordonateur National

5. Réception et sélection des candidats

Reçoit les candidatures Transmet les dossiers à la commission de sélection

Procède aux opérations de présélection sur dossier Convoque les candidats retenus aux tests et entretiens Effectue les tests et entretiens avec les candidats présélectionnés Etablit la liste des candidats retenus Rédige le rapport de sélection contenant les recommandations

d’embauche faites par la Commission de sélection Transmet le rapport signé par tous les membres de la commission au Coordonnateur national pour approbation

6. Examen et validation du rapport de recrutement

Valide le rapport de sélection Transmet le rapport au partenaire au développement le cas échéant pour

approbation.

7. Décision d’embauche

Examine le rapport de sélection En cas d’accord, approuve la sélection En cas de désaccord, fait reprendre le processus de recrutement

Après l’approbation du CNLS, le Coordonateur National

- Procède à l’embauche des candidats retenus

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8. Etablissement du contrat de travail

- Etablit le projet de contrat de travail - Le soumet au Coordonateur National - Intègre les observations éventuelles - Etablit le contrat définitif - Présente le contrat au candidat retenu qui en prend connaissance et le signe en

cas d’accord. - Le fait signer par le Coordonateur National - Le fait signer par le partenaire en développement le cas échéant - Remet un exemplaire du contrat au nouvel agent - Ouvre un dossier individuel pour le nouvel agent - Classe un exemplaire du contrat dans le dossier individuel de l’agent - Collecte au niveau de l’agent les autres documents devant constituer le dossier

individuel

Le Contrat de travail est à durée déterminée et doit comporter, entre autres :

- La désignation du poste de travail ; - La durée des engagements contractuels ; - La durée de la période d’essai ; - La description des tâches ou la définition des fonctions ; - Les éléments de rémunération et les modalités de paiement et; - Les dispositions relatives aux congés annuels ; - Les obligations du travailleur ; - Les modalités de règlement des conflits.

L’embauche de l’Agent entraîne l’ouverture d’un dossier individuel qui reçoit les premiers éléments suivants :

- Une demande manuscrite - Une fiche de renseignement fournie par le SP/CNLS-IST - Un certificat de nationalité togolaise - Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois - Un certificat de visite médicale - Un extrait d’acte de naissance - Copies légalisées des actes de naissance des enfants - Un certificat de vie et de charge - Une copie des diplômes - Un exemplaire du contrat de travail - Les copies de certificats de travail antérieurs - Deux photos d’identité - Un curriculum vitae, éventuellement

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERESET COMPTABLES



PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 1/2

2.2.3 TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL 2.2.3.1. OBJET

Décrire la procédure de mise en place des dossiers individuels du personnel.

2.2.3.2. APPLICATION La procédure s’applique à tout le personnel d’appui cadre et non cadre travaillant au SP/CNLS-IST.


Tout employé doit avoir un dossier individuel

L’ensemble des dossiers individuels constitue le fichier du personnel

La mise en place et la mise à jour du dossier du personnel sont assurées par l’Assistant

Administratif



Création du Dossier initial

Mise à jour

Classement



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PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 2/2




1. Création du Dossier initial

Créé un dossier individuel par employé

Les éléments constitutifs de ce dossier sont listés au niveau de la procédure de recrutement du personnel.

2. Mise à jour

Complète régulièrement le dossier individuel initial du personnel par les différents documents de gestion concernant l’employé (copie des bulletins de salaire, décisions de congé, certificats de reprise de service, certificat de maladie, permissions d’absence, les notes disciplinaires, etc.)

3. Classement

Conserve les dossiers individuels dans un meuble ou tiroir à clé pour en assurer la confidentialité.

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PROCEDURE : SALAIRES Folio : 1/3

2.2.4 SALAIRES

2.2.4.1. OBJET

Décrire le processus de préparation et de règlement du salaire au personnel du SP/CNLS-IST, le paiement des charges sociales et fiscales afférentes aux salaires.


La procédure s’applique mensuellement pour les salaires à payer au personnel dans le cadre de la mise en œuvre des activités du SP/CNLS-IST.


La procédure est mise en œuvre dès le 25ième jour de chaque mois par l’Agent Comptable.

Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un Etat de salaires et un bulletin individuel de paie.

La rémunération est versée par virement ou chèque bancaire, et exceptionnellement en espèce pour le personnel d’appui non cadre.

Aucune avance sur salaire ne peut être accordée.


La procédure comprend les opérations suivantes : Etablissement des états de paie

Paiement des salaires par banque

Paiement des salaires en espèces

Mise à jour du registre de paie, traitement comptable, classement


Le Chef Service Administratif et Financier

L’Agent Comptable

Le Comptable


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Le Comptable

L’Agent Comptable

Le CSAF

L’Agent Comptable Le Coordonnateur National Le CSAF / L’Agent Comptable

1. Etablissement des états de paie

Rassemble les éléments fixes et variables du salaire du mois.

Prépare les bulletins de salaire et les états d’émargement du mois

Vise les états de salaires

Transmet la liasse à l’Agent Comptable

Examine la liasse

Vise les états d’émargement

Transmet la liasse au CSAF

Le CSAF retourne la liasse à l’Agent Comptable pour l’établissement des moyens de paiement

2. Paiement des salaires par Banque

Prépare les chèques, ordres de virement ou billetage et les soumet au contrôle ou visa du CSAF

Transmet la liasse au Coordonnateur National ou à son remplaçant

Examine la liasse, vise les documents et appose la 1ère signature sur les moyens de paiement (si les ressources servant au paiement ne proviennent pas de l’Etat)

Transmet la liasse à l’Agent Comptable

Appose la 2ème signature sur les moyens de paiement Fait une copie des chèques et des ordres de virement Remplit le Registre des chèques émis Fait émarger les bénéficiaires sur le registre et sur les copies des

chèques Fait émarger tous les bénéficiaires sur l’état des salaires et les

bulletins Remet les chèques et les bulletins aux bénéficiaires Joint les copies des chèques et des ordres de virement à l’état

des salaires Classe une copie des bulletins Dépose les ordres de virement en banque

N.B. Les chèques tirés sur le compte de contrepartie de l’Etat seront uniquement signés par l’Agent comptable en respect des textes de la comptabilité publique.

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L’Agent Comptable / Le Comptable L’Agent Comptable/ Le Comptable

3. Paiement des salaires par caisse

Approvisionne la caisse

Paye les salaires

Fait émarger les agents concernés sur les états

Remet les bulletins aux agents.

Dans la mesure du possible, la grande majorité des salaires sera payée par virement de compte à compte.

N.B. Les mêmes étapes doivent être observées pour le paiement des salaires du personnel recruté par un partenaire en développement et mis à la disposition du SP/CNLS-IST dans le respect des procédures du partenaire en la matière.

4. Paiement des charges sociales et fiscales

Prépare suivant le mois d’exigibilité, les chèques pour le règlement des charges sociales du personnel soumis à la CNSS et des charges fiscales.

5. Mise à jour du registre de paie et classement

Met à jour le registre de paie en classant l’état des salaires et une copie du bulletin de paie dans le dossier individuel du personnel.

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PROCEDURE : CONGES Folio : 1/4

2.2.5. CONGES 2.2.5.1 OBJET

Réglementer les congés annuels du personnel (départ et reprise de service).

2.2.5.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique au personnel recruté par le SP/CNLS-IST, au personnel d’appui cadre recruté et mis à la disposition du SP par les partenaires au développement. Les fonctionnaires en position de détachement doivent se conformer aux dispositions de la fonction publique en la matière.


Les congés annuels doivent être planifiés après la planification des activités pour l’année suivante. Le planning annuel des congés doit être validé en réunion d’équipe présidée par le Coordonnateur National ou son Adjoint.

Après une durée effective de travail de onze (11) mois et pour tenir compte de la durée des contrats de travail qui est de 12 mois, un droit aux congés est acquis selon la réglementation en vigueur au Togo.

La durée du congé est de 30 jours. L’employé perçoit le montant de l’allocation de congé le jour de son départ en congé.

Cette allocation correspond au salaire mensuel moyen perçu par l’agent durant les 11 mois de service.

En dehors des cas de rupture ou d’expiration de contrat, aucune indemnité compensatrice en lieu et place du congé ne peut être octroyée à l’employé.

Exceptionnellement, le congé annuel, peut être accordé par tranches de 15 jours lorsque les nécessités de service l’exigent. De même, le travailleur en congé peut être rappelé pour les mêmes motifs.

L’agent en congé doit, avant son départ, procéder à une passation de service avec son intérimaire à qui, il doit remettre une fiche d’intérim.

A la fin des congés, l’employé doit impérativement reprendre le service aux dates indiquées sur sa décision.

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2.2.5.4 ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Etablissement du planning de congé Soumission d’une demande de congé Notification Passation de service avec l’intérimaire Mise à disposition des indemnités de congé Reprise de service

2.2.5.5 INTERVENANTS


L’Agent Comptable

Le Comptable


L’employé

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Le Chargé des Ressources Humaines L’employé Le Supérieur hiérarchique Le Coordonnateur National ou son remplaçant Le Chargé des Ressources Humaines Le Coordonateur national ou son remplaçant

1. Etablissement du planning de congé

En début d’année : Arrête avec chaque employé les dates de départ en congé pour l’année Etablit un projet de planning de congés pour l’année Soumet le projet de planning à l’appréciation des différents chefs de service Remet le projet de planning à l’approbation du Coordonnateur National ou

de son Adjoint

S’assure de la cohérence du planning par rapport à la planification des activités de l’année

Fait corriger, si nécessaire, le projet de planning Convoque la réunion d’équipe pour la validation du planning Appose son visa Transmet le planning à Chargé des Ressources Humaines pour sa diffusion

Procède à la diffusion du planning Affiche et classe une copie

2. Soumission d’une demande de congé

Remplit et signe l’imprimé de demande de congé disponible auprès de du Chargé des Ressources Humaines

Transmet la demande à son supérieur hiérarchique pour avis.

Vérifie la demande par rapport au planning annuel

Porte son avis et vise la demande

Envoie la demande au Chargé des Ressources Humaines qui, le transmet au Coordonnateur National ou à son remplaçant

Prend connaissance et donne son avis

Retourne la demande au Chargé des Ressources Humaines

Prépare une décision de congé à la signature du Coordonateur national, en cas d’avis favorable

Signe la décision de congé Transmet la demande et la décision à l’Assistant Administratif

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Le Chargé des Ressources Humaines L’Agent Intérim Le Chargé des Ressources Humaines Le coordonateur national Le Chargé des Ressources Humaines Le Comptable

3. Notification

Remet l’original de la décision de congé à l’employé pour notification

Classe une copie de la demande et de la décision

Donne une copie à l’Agent Comptable

4. Passation de service avec l’Agent intérim

L’intérim d’un Agent en congé est constaté par une note de service prise à cet effet.

Avant son départ en congé, l’employé procède à une passation de service avec son intérimaire à qui il doit remettre une fiche d’intérim suffisamment exhaustive sur l’ensemble des diligences à observer en faisant le point des principaux dossiers du service.

L’intérimaire doit, à la fin de son intérim, établir un compte-rendu en trois (3) exemplaires dont l’original est adressé au Coordonnateur National, une copie au responsable du service concerné et il conserve une copie.

5. Reprise de service

Etablit un certificat (attestation) de reprise de service au nom de l’employé

Transmet le certificat au Coordonnateur National pour signature

Signe le certificat (attestation)

Le transmet au Chargé des Ressources Humaines

Remet l’original du certificat à l’employé

Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier individuel du personnel

Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier de paie du mois

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PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 1/2

2.2.6 AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES

2.2.6.1 OBJET

Réglementer les autres autorisations d’absences pour maladies ou pour convenances personnelles.

2.2.6.2 APPLICATION

La procédure s’applique aux demandes du personnel devant s’absenter pour diverses causes.


Les autorisations d’absences légales sont basées sur la réglementation en vigueur, notamment en ce qui concerne les jours à accorder à l’occasion d’événements familiaux :

Décès d’un conjoint, du père, de la mère ou d’un enfant du travailleur : huit (8) jours,

Mariage du travailleur : cinq (5) jours,

Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur : trois (3) jours,

Naissance au foyer : trois (3) jours, à prendre dans les quinze jours qui suivent la date de la naissance.

Les autorisations d’absence sont accordées au travailleur sans retenue sur salaire ou sans déduction du congé annuel dans une limite de dix (10) jours.

En dehors des cas ci-dessus énumérés, l’employé peut bénéficier d’autorisations d’absence pour convenances personnelles dans la limite de dix (10) jours.

Toute absence doit être justifiée et autorisée par le supérieur hiérarchique. Toute absence non autorisée entraine systématiquement des sanctions disciplinaires

selon les textes en vigueur.


La procédure comprend les opérations suivantes : Absences maladies Absences légales Absences pour convenance personnelle Sanctions


L’Employé Le Chargé des Ressources Humaines Le Coordonateur National ou son Adjoint

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PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 2/2

L’employé


L’employé



1. Absence pour maladies

Se fait établir un certificat médical par un médecin Le dépose ou le fait déposer au niveau du Chargé des Ressources

Humaines ou de la Secrétaire Particulière au plus tard quarante huit (48) heures suivant la déclaration de la maladie.

Prend connaissance Informe le supérieur hiérarchique de l’employé Fait viser le certificat par le Coordonateur National ou son remplaçant et

le classe dans le dossier individuel du personnel

2. Absences légales

Dépose une demande accompagnée du justificatif nécessaire auprès du Chargé des Ressources Humaines

Prend connaissance et prépare une autorisation d’absence légale Transmet au Supérieur Hiérarchique de l’employé pour visa et au

coordonateur national pour approbation et signature. Remet une copie de l’autorisation signée à l’employé et classe une copie

dans le dossier individuel du personnel.

3. Absences pour convenance personnelles La description est identique à celle des absences légales. 4. Sanctions

Constate les absences sans autorisations préalables Avise le supérieur hiérarchique qui exige de l’employé une demande

d’explication écrite Initie, si nécessaire, une proposition de sanction conformément aux

textes en vigueur.

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PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 2/2

Supérieur hiérarchique

Le Ministère de la fonction publique

Le conseil de discipline

Le fonctionnaire incriminé

OU Adresse une demande d’explication au fonctionnaire Envoie le dossier au Ministre chargé de la fonction publique

Constitue un dossier de l’affaire le cas échéant, et le soumet au conseil de discipline

Convoque par un arrêté le fonctionnaire incriminé devant le conseil de discipline

Délibère en présence ou en l’absence du fonctionnaire incriminé

Transmet son avis à l’autorité ayant pouvoir disciplinaire

Saisie en cas de contestation, le conseil supérieur de la fonction

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PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL Folio : 1/2

2.2.7 RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL

2.2.7.1 OBJET

Réglementer les conditions de rupture de contrat du personnel

2.2.7.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s’applique dans tous les cas de rupture du contrat de travail d’un Agent directement recruté par le SP/CNLS-IST.


La rupture des contrats de travail peut intervenir dans les cas suivants : Résiliation pour non confirmation en période d’essai Expiration du terme du contrat Décès du travailleur Démission ou abandon de poste

Sauf en cas de décès de l’Employé, la partie qui prend l’initiative de la rupture, doit aviser le cocontractant par une lettre précisant les motifs de la rupture, conformément aux clauses de résiliation du contrat.

Au moment de son départ, l’Employé doit remettre au SP/CNLS-IST tous les biens et matériels mis à sa disposition.

En tout état de cause, l’Employé ne sera libre de tout engagement vis-à-vis du SP/CNLS-IST qu’au moment où il lui sera remis son certificat de travail et aura reçu pour solde de tout compte les indemnités auxquelles il aura droit.

Résiliation

Le contrat peut être résilié sur l’initiative de chacune des parties au contrat. Expiration du contrat

Les contrats à durée déterminée prennent fin à l’arrivée du terme convenu au moment de leur signature.

Un mois avant le terme, le Coordonateur National enverra une lettre à l’agent lui rappelant que son contrat arrive à échéance. Il lui précisera également si son contrat sera renouvelé ou pas.

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PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL Folio : 2/2

Le licenciement

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculés conformément aux dispositions du code général du travail au Togo lorsque le licenciement est du fait du SP/CNLS-IST.

Le décès de l’employé

En cas de décès d’un Employé, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures acquises à la date du décès seront liquidés conformément aux textes en vigueur.

La démission ou l’abandon de poste

Toute absence non justifiée d’une durée de 10 jours est assimilée à un abandon de poste.

L’Employé a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation du préavis.

Lorsqu’un Employé démissionne de son emploi sans respect du préavis ou abandonne son

poste de travail, le SP/CNLS-IST se réserve le droit de réclamer à l’intéressé l’indemnité compensatrice de préavis ou de l’assigner en justice pour réparation du préjudice qui résulterait de cette démission ou de cet abandon de poste.

2.2.7.4 ETAPES DE LA PROCEDURE Se conférer aux procédures réglementaires en vigueur (code de travail, statut général de la fonction publique, conventions collectives, etc.).

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : MISSIONS Folio : 1/5

2.2.8 MISSIONS

2.2.8.1 OBJET

Définir les modalités de gestion des missions et de paiement des frais de missions.

2.2.8.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s’applique à toutes les missions exécutées dans le cadre des activités du SP/CNLS-IST.


Toute mission doit faire l’objet de :

TDR précis approuvés par le Coordonnateur National

Ordre de mission signé par le Coordonnateur National

L’ordre de mission du Coordonnateur National est signé par l’Autorité compétente

Les frais de mission comprennent

Les perdiem Le carburant nécessaire à l’exécution de la mission

Les indemnités de mission servies aux fonctionnaires du SP/CNLS-IST sont celles en vigueur prévues par la Note du PNUD N° PRO/300/COORD-COORD-G0024 du 21 décembre 2000.

Une avance égale à 80 % des perdiem est consentie au départ de la mission ainsi que la totalité des frais de carburant. La quantité de carburant est fonction de la distance à parcourir et de la consommation du véhicule.

Aucune autre avance pour une nouvelle mission ne sera accordée si l’avance préalablement perçue n’a pas été justifiée.

L’ordre de mission doit être visé au départ comme à l’arrivée :

Au niveau du SP/CNLS-IST par le Coordonnateur National, Au lieu de la mission par un Responsable de l’entité visitée.

Trois (3) jours au plus tard après le retour de mission, un rapport de mission doit être déposé.

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2.2.8.4. ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Elaboration et soumission des TDR de la mission Préparation de l’ordre de mission Signature de l’ordre de mission Paiement des perdiem et Mise à disposition du carburant Rédaction et remise du rapport de mission Solde des 20% des perdiem


Le chef de mission

Le Coordonateur National

Le Comptable

L’Agent Comptable

Le Chef du Service Administratif et Financier

Le superviseur hiérarchique

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Le chef de mission


Le comptable


1. Elaboration et soumission des TDR de la mission

Prépare les TDR de la mission qui comporte notamment les éléments suivants :

- Cadre et objectifs de la mission

- Chronogramme des activités à réaliser

- Résultats attendus

- Moyens à mettre en œuvre (perdiem, carburant et lubrifiant, véhicule, ressources humaines)

Transmet les TDR au Coordonnateur National pour examen et approbation

Examine les TDR Donne son avis En cas d’accord, transmet la note à l’Assistant Administratif pour les

dispositions à prendre.

2. Préparation de l’ordre de mission

Contrôle le budget de la mission auprès de l’Agent comptable

Fait établir l’ordre de mission qui comporte les éléments suivants :

- N° de l’ordre de mission

- Nom, prénoms et fonction du chef de mission

- Noms des autres participants, s’il y a lieu

- Lieux de destination

- Dates de départ et de retour

- Motif

- N° du Véhicule

- Nom du chauffeur

- Quantité de carburant prévue

Transmet l’ordre de mission au Coordonnateur National pour approbation

3. Signature de l’ordre de mission

Approuve et signe l’ordre de mission

Retourne l’ordre de mission au Secrétaire Administratif

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Le Comptable


Le Comptable

Le chef de mission

Le superviseur hiérarchique

Le supérieur hiérarchique


4. Paiement des perdiem et mise à disposition de carburant Etablit l’état des perdiem et l’état de carburant sur la base de l’ordre de

mission signé par le Coordonnateur National Vise les états et établit le chèque de paiement des perdiem Transmet les états et le chéquier au Coordonnateur National ou à son

Adjoint Signe les états Appose sa signature sur le chèque Transmet la liasse à l’Agent Comptable Fait une copie du chèque/somme Remplit le Registre des chèques émis Fait émarger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chèque Fait émarger tous les autres bénéficiaires, s’il y a lieu, sur l’état des

perdiem Remet le chèque au chef de mission Joint une copie de l’ordre de mission à la copie du chèque et à l’état des

perdiem Remet les bons de carburant au chauffeur Fait émarger le bénéficiaire sur le Registre « Coupons valeur carburant »

et sur l’ordre de mission Remet l’original de l’ordre de mission au chef de mission Garde une copie de l’ordre de mission accompagné de l’état de mise à

disposition du carburant comme pièces justificatives

5. Rédaction et remise du rapport de mission

Rédige son rapport de mission dès son retour Transmet le rapport et l’ordre de mission visé à son superviseur

hiérarchique

Prend connaissance du rapport de mission Transmet le rapport, l’ordre de mission et les pièces justificatives requises

au Coordonnateur National

Prend connaissance du rapport Transmet le dossier à l’agent comptable pour préparer le paiement du

solde des perdiem (20%)

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Le comptable


L’Agent Comptable

6. Paiement du solde des perdiems

examine la validité des pièces justificatives et notamment la disponibilité du

rapport de mission appose sur l’ordre de mission l’annotation « Vu rapport de mission de

Monsieur… daté de ….et reçu le… » prépare l’état complémentaire des perdiem et le vise prépare le chèque de règlement transmet la liasse à l’Agent Comptable (y compris le rapport de mission) qui

l’envoie au Chef du Service Administratif et Financier

examine la liasse signe l’état complémentaire appose sa signature sur le chèque transmet la liasse et l’ensemble du dossier à l’Agent comptable qui envoie

le dossier au Coordonnateur National pour signature du chèque

Fait une copie du chèque Remplit le registre des chèques émis Fait émarger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chèque Fait émarger tous les bénéficiaires, s’il y a lieu, sur l’état des perdiem Remet le chèque au chef de mission Joint une copie de l’ordre de mission à la copie du chèque et à l’état des

perdiems

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PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 1/4

2.2.9 EVALUATION DU PERSONNEL

2.2.9.1 OBJET Définir le processus permettant, d’une manière générale, une évaluation objective du personnel 2.2.9.2 APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique au personnel mis en place. 2.2.9.3 REGLES DE GESTION

Chaque employé doit faire l’objet d’une évaluation annuelle

L’évaluation est faite par le Coordonnateur National

Le Coordonnateur National et son Adjoint sont évalués par le Président du Conseil National

L’évaluation du personnel est basée sur des objectifs préalablement discutés et définis de façon participative.

Un formulaire d’évaluation est utilisé et contient, entre autres critères, les éléments suivants :

Résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés pour la période Qualité du travail Capacité d’initiative Assiduité Capacité d’application Ponctualité Présentation

Les niveaux d’appréciation sont les suivants :

L’évaluation est jugée très satisfaisante si l’indicateur est rempli à 100% L’évaluation est jugée satisfaisante si l’indicateur est rempli entre 80% et 100% L’évaluation est jugée modérément satisfaisante si l’indicateur est rempli entre

60% et 80% L’évaluation est jugée non satisfaisante si l’indicateur est rempli à moins de 60%.

Tout formulaire d’évaluation rempli doit être signé par l’évaluateur et l’évalué

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2.2.9.4 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE


Transmission des formulaires d’évaluation au Personnel

Préparation de l’entretien Réalisation de l’entretien Validation de l’évaluation globale

Exploitation des résultats de l’évaluation 2.2.9.5 INTERVENANTS

Le Président du Conseil National Le Coordonateur National ou son Adjoint Le Chargé des ressources humaines Les Chefs de service Les agents à évaluer

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Le coordonateur national

Le Chef de service

L’agent à évaluer

Le Chef de service

1. Transmission des formulaires d’évaluation au Personnel En fin d’année (Octobre, Décembre), il soumet au Chargé des ressources humaines les éléments pour que celui-ci :

Prépare les formulaires d’entretien annuel d’évaluation par catégorie de personnel (personnel cadre, personnel non cadre)

Les transmet aux différents Responsables hiérarchiques

2. Préparation de l’entretien

Remplit les formulaires de chacun de ses collaborateurs Evalue les objectifs fixés en début d’année à chaque collaborateur Détermine les nouveaux objectifs Détermine et communique à chaque collaborateur le jour et l’heure de

l’entretien Remet le formulaire d’évaluation renseigné à chaque collaborateur au

moins deux jours avant l’entretien pour lui permettre de se préparer

Prend connaissance de l’évaluation des objectifs de l’année « n » et des objectifs de l’année « n+1 »

3. Réalisation de l’entretien

Réalise l’entretien sur la base du formulaire renseigné par le responsable et revu par l’agent :

- Bilan des activités de l’année écoulée

- Détermination de nouveaux objectifs

- Détermination des moyens associés

- Détermination des formations éventuelles

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Le Chef de service


Le Chargé des ressources humaines


4. Validation de l’évaluation globale

A l’issue de l’entretien :

Porte son appréciation globale sur l’évalué Fait ses remarques et observations éventuelles Valide ses remarques et observations avec l’agent pour assurer le

consensus sur la performance globale Signe le formulaire et le fait signer par l’agent évalué Transmet le formulaire au Coordonnateur National par voie hiérarchique

Apprécie l’évaluation effectuée S’entretient avec le Chef de service et l’agent évalué, si nécessaire et

surtout en cas de désaccord Porte son avis global et ordonne l’évaluation définitive Transmet le formulaire visé au Chargé des ressources humaines

Remet une copie du formulaire final à l’agent évalué Classe une copie du formulaire dans le dossier de l’agent

5. Exploitation des résultats de l’évaluation

Déclenche la mise en œuvre des mesures et actions découlant de

l’évaluation (primes, formation, sanctions diverses, etc.) Transmet à l’Assistant Administratif les actions de formations retenues

pour l’évalué afin de les prendre en compte dans l’élaboration du plan de formation.

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Section 3. Gestion des achats

Principes de gestion ADM 12

Constitution d’une base de données des prestataires pour la sous-traitance

ADM 13

Passation de contrats de consultants, ONG, Associations ADM 14

Achat de petits matériels, fournitures et services ADM 15

Suivi des délais de livraison des commandes ADM 16

Suivi des contrats ADM 17

Réception d’une livraison ADM 18

Traitement d’une facture fournisseur ADM 19

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CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre 2012

PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 1/2

2.3.1 PRINCIPES DE GESTION

Les procédures décrites dans le présent manuel ne concernent pas les éléments d’approvisionnement pour lesquels les partenaires en développement (PNUD, FNUAP, Fonds Mondial etc…) sont responsables.

Le Chef Service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du matériel, l’Agent Comptable ont la responsabilité des achats et de la gestion des stocks au niveau du SP/CNLS-IST. Pour ce faire, ils doivent :

recenser les besoins des différents utilisateurs, trouver les fournisseurs, passer les commandes et suivre leur exécution en s’assurant les meilleures

conditions de qualité, délai de livraison, prix et paiement.

Les achats à effectuer par le SP/CNLS-IST sont limités aux dépenses relatives aux activités prévues dans son plan d’actions. Ces achats portent principalement sur :

des prestations de services auprès de consultants, ONG, Associations, Organisations Communautaires de Base, Districts, etc.

des achats de petits matériels, fournitures et services

Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel est saisi des demandes d’achat (DA) émises par les différents utilisateurs.

Chaque utilisateur potentiel dispose d’une liasse de DA en triple exemplaires :

exemplaire blanc (Le responsable des achats et stocks) exemplaire jaune (joint à la facture) exemplaire bleu (utilisateur)

Toutes les DA sont centralisées au niveau du Chargé de la gestion des stocks et du Matériel. Une fois le besoin exprimé et reçu, Chargé de la gestion des stocks et du Matériel se réfèrera au fichier des fournisseurs à double entrée :

par article indiquant les fournisseurs susceptibles de répondre aux spécifications demandées

par fournisseur, avec tenue à jour des prix pratiqués et des relations antérieures (sans omettre le rappel d’inscription sur la liste noire des fournisseurs défaillants)

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PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 2/2

Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres, éventuellement débattues en comité de sélection selon la valeur des biens à acquérir.

Pour tout achat de montant inférieur à 50.000 F CFA, la décision d’attribution est du ressort du Chargé de la gestion des stocks et du matériel. L’établissement d’un bon de commande (BC) n’est pas requis.

Pour tout achat de montant supérieur ou égal à 50.000 F CFA mais inférieur à 100.000 F CFA, la décision d’attribution est du ressort du Coordonnateur National et du Chef Service Administratif et Financier. L’établissement d’un bon de commande est requis.

Pour tout achat supérieur ou égal à 100.000 F CFA, la décision d’attribution est du choix du comité de sélection présidé par le Coordonnateur National et qui comprend le Chef du service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du Matériel, de l’Agent comptable. L’établissement d’un bon de commande est requis.

Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant supérieur ou égal à 100.000 F CFA doit faire l’objet d’une consultation d’au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs).

Le bon de commande est établi par le Chef du service Administratif et Financier sur la base d’une facture pro forma

La responsabilité du SP/CNLS-IST est engagée par la signature du bon de commande par le Coordonnateur National

L’établissement du bon de commande doit être soigné et contrôlé car les conséquences d’une erreur peuvent être graves. En cas de litige, ce bon est la pièce essentielle pour appuyer une réclamation

Les bons de commande sont pré - numérotés en trois (3) exemplaires :

original + 1 exemplaire pour le fournisseur le dernier exemplaire reste à la souche du carnet (au niveau du responsable des

achats et stocks Chef du service Administratif et Financier suit la commande jusqu’à la livraison Pour le suivi du délai de livraison, le Chef du service Administratif et Financier effectue les

relances écrites et signées par le Coordonnateur National. En cas de retard, il prend avec l’utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnées) propres à amortir les inconvénients du retard.

Toute livraison / réception de la commande d’un bien ayant fait l’objet d’un achat sera effectuée par le Chef Service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du matériel, l’Agent comptable en présence du demandeur.

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PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE

Folio : 1/3

2.3.2 CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS- TRAITANCE

2.3.2.1 OBJET

Constituer un fichier de Prestataires (ONG, Associations, OCB, etc.) à consulter pour les prestations de service de sous-traitance


La procédure s’applique pour la première fois dès le démarrage de la mise en œuvre des activités du Partenaire en Développement qui finance l’activité à mener par le SP/CNLS-IST avec des mises à jour annuelles au mois de décembre de chaque année.

2.3.2.3. REGLES DE GESTION ET OPERATIONS CORRESPONDANTES

Généralités

Les prestataires de services susceptibles d’être éligibles à la sous-traitance sont :

les structures d’encadrement publiques et privées ; les ONG ; les organisations à caractère communautaire et/ou associatif.

A travers un avis d’appel à manifestation d’intérêt lancé dans la presse, le SP/CNLS-IST invite toutes les structures actives en matière de développement participatif ou d’encadrement rural à se manifester. Cet avis comporte les informations que ces structures doivent fournir, notamment:

le statut légal ; les domaines de compétence ; les références techniques (rapport annuel le plus récent, etc.) ; le personnel de terrain ; les moyens logistiques ; l’aire d’intervention ; l’existence d’un compte bancaire et d’une comptabilité transparente ; l’adresse exacte de la structure.

Sur la base des informations fournies, le SP/CNLS-IST présélectionne des structures éligibles et constituent le répertoire des structures potentielles de sous-traitance dans chaque Région.

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SP/CNLS-IST





Folio : 2/3

Les structures retenues dans le répertoire sont conviées à un atelier régional d’orientation et de programmation au cours duquel les mécanismes de la réponse locale et le cahier de charges de sous-traitance sont présentés.

Les séquences de ces ateliers s’articulent comme suit : présentation de la structure organique et le fonctionnement du CNLS et du mécanisme

multisectoriel de lutte contre le VIH/SIDA et les Maladies Sexuellement Transmissibles discussion de la méthodologie sur la participation communautaire (rurales, urbaines et

groupes spécifiques) à la réponse locale dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST ; exercice sur le terrain axé sur l’utilisation des outils participatifs ; consolidation de la méthodologie ; présentation des aires d’intervention du Projet; élaboration d’un plan de travail type; présentation et discussion d’un plan d’action - convention type.

Chaque année les nouvelles structures pré - sélectionnées sont invitées à des séances de concertation.

Procédure de mise à jour de l'agrément

L'inscription au registre ou fichier des prestataires se fait de façon continue au niveau du SP/CNLS-IST qui procède à la présélection sur la base des critères retenus.

Une mise à jour systématique de la base de données se fait aussi par le biais du système d'évaluation du prestataire par le SP/CNLS-IST et/ou les groupes communautaires (bénéficiaires finaux) qui donnent leurs appréciations après chaque prestation.

Procédure de retrait de l'agrément Les prestataires ayant eu des problèmes avec les groupes communautaires et/ou avec le SP/CNLS-IST sont inscrits sur la liste noire et font l’objet d’une notification de retrait de l’agrément lorsqu’ils sont tenus responsables.

Les prestataires n’ayant pas respecté leurs engagements (ex. : prestation non réalisée, non remise de rapport de la prestation, etc.) font également l’objet d’une notification de retrait d’agrément.

Les prestataires n'ayant pas donné satisfaction sur un domaine défini suite à une évaluation de sa prestation ne seront plus choisis pour des interventions relatives à ce domaine mais restent agréés pour les autres domaines mentionnés sur leurs renseignements.

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Folio : 3/3

Mission des structures de sous - traitance

Les structures de sous-traitance retenues seront particulièrement chargées de:

assurer l’animation des approches participatives au niveau des communautés de base (villages, associations, etc.)

fournir des biens et services dans le cadre des activités du SP/CNLS-IST produire éventuellement, conformément aux clauses contractuelles, un rapport

mensuel sur l’utilisation des ressources et sur l’exécution des travaux prévus dans le plan d’action – convention.

Les dispositions qui détermineront les obligations de chaque partie sont indiquées dans le plan d’action - convention dont les clauses comporteront les points suivants :

le nom de l’agence d’exécution (Numéro d’identification légale) ; le représentant désigné par la structure pour la conduite de la mission les TDR détaillés de la soumission avec un cahier des charges et des indicateurs de

performance; l’aire d’intervention géographique retenue par le prestataire de services; la durée du travail ; les moyens mis en œuvre ; le mécanisme de suivi/évaluation adopté (nombre de rapports et supervisions

périodiques) y compris les indicateurs ; la clause financière et le plan de financement ; la clause de renouvellement ; la clause de résiliation ; la clause d’acceptation et de prise d’effet de la convention. l’évaluation finale des tâches contractuelles

Procédures de sélection et d’approbation pour les consultations Seuls les prestataires agréés et figurant à ce titre dans le fichier des prestataires du

SP/CNLS-IST pourront participer aux consultations du SP/CNLS-IST.

Les lignes directrices générales pour la sélection des prestataires de services s’appliqueront à deux types d’activités :

celles concernant la sensibilisation et le plaidoyer ; celles concernant la formation.

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PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS

Folio : 1/3

2.3.3 PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS

2.3.3.1. OBJET

Passer les contrats et marchés, en vue d’obtenir des services de consultants.


La procédure s’applique pour l’acquisition des services de consultants, sur financement des partenaires en développement.


Le SP/CNLS-IST, souhaitant engager des consultants, établit une liste restreinte d'au moins trois (3) et d'au plus six (6) intervenants possibles à partir de la base de données de sous-traitance

Toute sélection est effectuée par un comité mis en place au niveau du SP/CNLS-IST

Toute prestation doit rester dans la limite du budget prévisionnel établi dans le plan d’actions annuel approuvé par le CNLS.


La procédure de sélection comprend les opérations suivantes :

Rédaction du mandat Etablissement de la liste restreinte de prestataires Préparation et publication de la demande de propositions (DP) Réception des propositions Evaluation des propositions techniques Evaluation des propositions financières Evaluation finale de la qualité et du coût Soumission de la proposition d’attribution au partenaire en développement qui finance la

consultation Négociation et attribution du contrat au prestataire Signature du contrat

2.3.3.5. LES INTERVENANTS DE LA PROCEDURE

Le Coordonateur National ou son Adjoint, Le Chef du Service Administratif et Financier, Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel, Le comité de sélection

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PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS

Folio : 2/3

Le Chef du service Administratif et Financier


1. Rédaction du mandat

Le mandat (termes de références) de la mission faisant connaître aux soumissionnaires

la nature des tâches à exécuter sera élaboré par le Chef du service Administratif et Financier et examiné par le Coordonnateur National ou son Adjoint. Ces termes de référence seront les plus détaillés possibles et feront partie intégrante du contrat qui régit les prestations à fournir.

2. Etablissement de la liste restreinte des prestataires

La liste restreinte des prestataires sollicités est établie à partir de la base de données du SP/CNLS-IST.

3. Préparation et publication de la demande de propositions (DP)

La DP doit inclure : a) une lettre d'invitation, b) une Note d'information des prestataires (NIP), c) les TDR, d) le contrat envisagé ;

Lettre d'invitation : Cette lettre d'invitation indique l'intention du SP/CNLS-IST de conclure un contrat en vue d'obtenir des services de prestataires, l'origine des fonds. Elle précise qui est le client, ainsi que les dates, l'heure et l'adresse auxquelles sont soumises les propositions.

Note d'information des prestataires (NIP) : Cette note comporte les

renseignements susceptibles d'aider les prestataires à établir des propositions conformes et rendre la procédure de sélection aussi transparente que possible, en donnant des informations sur le processus d'évaluation et en indiquant les critères et facteurs d'évaluation et leurs poids respectifs, ainsi que le score de qualité minimum requis. Elle spécifie la durée de validité des propositions (30 à 60 jours).

Contrat propos

4. Réception des propositions

Le temps pour l'établissement des propositions ne doit pas être inférieur à deux semaines ou supérieur à un mois. Les propositions techniques et financières sont soumises en même temps dans des enveloppes cachetées séparées. Les enveloppes techniques sont ouvertes par le comité de sélection à la date et heures indiquées. Les propositions sont déposées auprès du Coordonnateur National.

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PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS

Folio : 3/3

Le comité de sélection

Le comité d’évaluation

Comité d’évaluation



5. Evaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité.

L'évaluation des offres techniques sera faite par le comité de sélection conformément aux critères précédemment définis dans la note d’information. Elle fait l’objet d’un Procès Verbal qui indiquera, entre autres, la note obtenue par chaque prestataire.

6. Evaluation de la proposition financière

Seules les offres techniques des prestataires ayant obtenu la note de qualité technique minimum requises seront ouvertes. La méthode décrite dans la DP est employée pour attribuer un score financier à chaque prestataire.

7. Evaluation finale de la qualité et du coût

Les scores des prestataires sont obtenus par la combinaison des scores de qualité et de coût, conformément à la méthode prescrite par la DP. Cette évaluation finale fait l’objet d’un Procès Verbal qui précise, entre autres :

le prestataire retenu le montant retenu pour la prestation

8. Soumission de la proposition d’attribution au partenaire en développement

Si le montant de la prestation de services est supérieur ou égal à 10.000.000 F CFA, un exemplaire de tout le Dossier (DP, PV, etc.) est envoyé au partenaire en développement qui finance l’activité. Le partenaire présente ses commentaires et observations au comité de sélection avant que le Coordonnateur National n’invite le prestataire retenu à négocier le contrat. Passé un délai de 10 jours date de réception du dossier par le partenaire, l’absence de réaction de la part du partenaire vaut avis positif : le SP /CNLS-IST peut poursuivre la procédure.

9. Négociation et attribution du contrat au prestataire retenu

Une notification est faite au prestataire retenu l’invitant à la négociation. Les négociations portent sur le coût, le Mandat, la méthode d'exécution, le personnel, les moyens mis à disposition par le SP/CNLS-IST et les conditions particulières du contrat. En tout état de cause, le montant négocié ne sera pas supérieur au budget prévisionnel du plan d’actions annuel approuvé par le partenaire en développement.

10. Signature du contrat

Après négociation, le contrat est visé par le Chef du Service Administratif et Financier et signé par le Coordonnateur National et le prestataire.

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PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS

Folio : 1/4

2.3.4 ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS 2.3.4.1. OBJET Satisfaire l’approvisionnement régulier du SP/CNLS-IST en petits matériels, fournitures et services.

2.3.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique à l’achat de biens et services ne faisant pas l’objet d’un appel d’offre. Il s’agit des achats payés par la caisse dont le prix unitaire est inférieur à 50 000 FCFA et dont le montant par facture n’atteint pas 100 000 FCFA.

La procédure s’applique chaque fois qu’un besoin est exprimé.


Les achats portent notamment sur :

les produits courants trouvés dans le commerce les fournitures de bureau et consommables les pièces détachées les entretiens de bâtiment, d’équipement et de matériel de transport les brochures et autres matériels didactiques

L’expression des besoins est faite à travers l’établissement d’une Demande d’Achat (DA)

Un minimum de trois fournisseurs sera consulté par écrit afin de recevoir au moins trois devis compétitifs

Pour les achats inférieurs à 50.000 F CFA, l’établissement d’un bon de commande n’est pas requis

Un Bon de commande (BC) de montant inférieur à 100.000 F CFA est signé par le Chef du Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National ou son Adjoint

Un BC de montant supérieur ou égal à 100.000 F CFA requiert la double signature du Coordonnateur National et du Chef du Service Administratif et Financier

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Folio : 2/4


Expression des besoins Examen de la Demande d’Achat (D.A) Consultation des fournisseurs Etablissement du bon de commande (B/C) Enregistrement et classement du bon de commande


L’utilisateur L’Agent Comptable Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

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CYCLE: GESTION DES ACHATS Octobre 2012


Folio : 3/4

L’utilisateur



1. Expression des besoins

Exprime ses besoins en remplissant une demande d’achat en 2 exemplaires :

le 1er exemplaire est transmis au Responsable Administratif et Financier le 2ème exemplaire est conservé à la souche.

La demande d’achat comprend :

le nom de l’utilisateur; le numéro de la demande d’achat ; la date ; la désignation des articles ; les quantités demandées ; la signature du demandeur.

2. Examen de la Demande d’Achat (D.A)

contrôle la DA et s’assure au préalable de la régularité de la demande ; vérifie si les articles demandés se trouvent en stocks si oui, satisfait la demande d’achat si non, valorise la DA (sur la base du fichier des fournisseurs agréés

contenant les fiches de prix des articles ou par tout autre moyen) consulte le budget y afférent, afin de s’assurer que le budget est disponible.

3. Consultation des fournisseurs

Achats inférieurs à 50.000 FCFA

consulte un fournisseur à partir des informations du fichier demande une proforma

Achats supérieurs ou égaux à 50.000 mais inférieurs à 100.000 F CFA

consulte trois (3) fournisseurs à partir des informations du fichier demande une proforma

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : ACHATS DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS

Folio : 4/4

Le comité de sélection


Le Responsable Administratif et Financier

L’Agent Comptable

Achats supérieurs ou égaux à 100.000 F CFA consulte le fichier fournisseurs et établit une liste d’au moins trois

fournisseurs avise les fournisseurs listés reçoit les propositions de ces fournisseurs élabore un tableau comparatif des offres reçues comprenant les prix

proposés par chaque fournisseur, les délais de livraison et les modalités de paiement

procède à la sélection d’un fournisseur

4. Etablissement du bon de commande (BC)

Achats supérieurs ou égaux à 50.000 F CFA mais inférieurs à 100.000 F CFA

établit un BC en trois exemplaires et le soumet à la signature du Coordonnateur National accompagné de la DA valorisée et de la proforma

Le Bon de commande indique :

la date ; le nom du fournisseur ; la désignation des articles commandés ; le prix unitaire des articles ; le montant total de la commande ; le lieu et le délai de livraison.

Le 1er et le 2ème exemplaires sont transmis au fournisseur, le 3ème exemplaire est conservé à la souche.

Le fournisseur devra joindre le 1er exemplaire du BC à sa facture.

Achats égaux à 100.000 F CFA

établit un BC en trois exemplaires accompagné de la DA valorisée, du PV de sélection et de la proforma du fournisseur retenu

et le soumet à la signature du Coordonnateur National ou de son Adjoint

6. Enregistrement et classement du bon de commande

enregistre l’engagement dans le système informatique ; classe une copie en attente de la livraison.

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PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES

Folio : 1/2

2.3.5 SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES 2.3.5.1. OBJET Permettre le suivi des commandes passées aux fournisseurs, les relancer si nécessaire afin de disposer des livraisons dans les meilleurs délais. 2.3.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s’applique à tous les achats ayant fait l’objet de commandes transmises aux fournisseurs. 2.3.5.3 REGLES DE GESTION le suivi des commandes relève de la responsabilité du Responsable Administratif et Financier le suivi est fait mensuellement

2.3.5.4. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Recensement des livraisons en retard Préparation et envoi de la lettre de relance Annulation de la commande


Le Chef du Service Administratif et Financier L’Agent Comptable Le Coordonnateur National

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PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES Folio : 2/2



Le Coordonateur national ou son Adjoint


1. Recensement des livraisons en retard En fin de mois, il utilise son registre des commandes afin de répertorier les commandes dont la livraison est en retard. A cet effet, il :

recense les livraisons en retard identifie les fournisseurs concernés élabore la liste des fournisseurs concernés avec les retards

correspondants

2. Préparation et envoi de la lettre de relance

élabore des lettres de relance des fournisseurs transmet les lettres et le la liste des fournisseurs concernés au

coordonnateur national

signe les lettres de relance fait transmettre les lettres aux fournisseurs

3. Annulation de la commande

En cas de nécessité, la commande est annulée au profit d’un autre fournisseur. La lettre d’annulation est préparée par le Responsable Administratif et Financier et signée par le Coordonnateur National ou son Adjoint.

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PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 1/2

2.3.6 SUIVI DES CONTRATS

2.3.6.1. OBJET

Permettre le suivi des contrats passés par le SP/CNLS-IST avec les tiers


La procédure s’applique à tous les contrats du SP/CNLS-IST financés dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités.


Le suivi des commandes relève de la responsabilité du Responsable Administratif et Financier

Le suivi des contrats est réalisé par l’agent comptable grâce au logiciel de gestion

financière et de comptabilité approprié

Dès la signature d’un contrat, le Responsable Administratif et Financier conserve un exemplaire du contrat

Le logiciel de comptabilité approprié gère un registre des contrats qui est

automatiquement mis à jour à chaque nouveau contrat saisi



Saisie du contrat dans le logiciel Saisie des factures dans le logiciel Prise en compte des paiements


Le Comptable L’Agent comptable


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PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 2/2

Le Comptable

Le Comptable

L’Agent comptable

1. Saisie du contrat dans le logiciel

Il numérote tous les contrats et les saisis dans le logiciel de comptabilité approprié (Module Engagements)

2. Saisie des factures dans le logiciel Il enregistre toute facture relative à un contrat dans la fonctionnalité « Saisie facture » du Module « Comptabilité » en précisant le numéro du contrat.

3. Prise en compte des paiements

Pour tout paiement à effectuer sur un contrat, l’Agent comptable édite la fiche de suivi du contrat qui donne toutes les factures et tous les paiements déjà effectués. Cette fiche est éditée automatiquement par le logiciel de comptabilité approprié. Tout paiement effectué est fait dans la saisie spécialisée de trésorerie pour permettre sa prise en compte automatique par le logiciel dans la fiche de suivi du contrat.

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PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON Folio : 1/2

2.3.7 RECEPTION D’UNE LIVRAISON 2.3.7.1. OBJET Réglementer la réception des biens commandés par le SP/CNLS-IST 2.3.7.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique à tous les biens commandés par le SP/CNLS-IST lors de leur livraison par le fournisseur.


Toute livraison se fait sur la base d’un Bon de livraison préparé par le fournisseur Les achats de montants inférieurs à 50.000 F CFA sont réceptionnés par le Chargé de la

Gestion des et Stocks et du Matériel

Les achats de montants supérieurs ou égaux à 50.000 F CFA mais inférieurs à 100.000 F CFA sont réceptionnés par le Chef de Service Administratif et Financier, l’Agent comptable et le Chargé de la Gestion des et Stocks et du Matériel

Les achats de montants supérieurs ou égaux à 100.000 F CFA sont réceptionnés par le

comité de sélection qui se transforme en comité de réception. 2.3.7.4. ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Contrôle et approbation de la livraison Entrée en stocks


Le Chef du service Administratif et Financier

Le Chargé de la Gestion des et Stocks et du Matériel L’Agent comptable La commission de réception

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PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON Folio : 2/2

Le Chef du Service Administratif et Financier /Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel

La commission de réception

Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel

1. Contrôle et approbation de la livraison

Dès livraison de la commande, le Chef du service Administratif et Financier, le chargé de la gestion des stocks et du matériel ou la commission de réception :

vérifie que les articles livrés sont ceux mentionnés sur le BL du fournisseur effectue un contrôle physique des articles livrés par comptage des quantités

livrées et les rapproche des quantités portées sur le BL vérifie que les articles livrés sont ceux qui ont été commandés

(quantitativement et qualitativement) et qui figurent sur le BC signe le BL du fournisseur et en garde un exemplaire met à jour le registre des commandes en enregistrant la livraison

la date de livraison

le N° du BL 2. Entrée en stocks

range les articles en magasin

établit un bon d’entrée et met à jour la fiche de stock

agrafe l’exemplaire du BL au BC/DA correspondant et remet la liasse dans le dossier « Factures à recevoir ».

agrafe l’exemplaire du BL, le BC/DA à la facture accompagnant éventuellement la livraison et remet le liasse dans le « Dossier factures à payer »

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PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 1/2

2.3.8 TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR 2.3.8.1. OBJET

Décrire le traitement des factures fournisseurs transmises au SP/CNLS-IST en contrepartie des prestations ou des travaux effectués ou des fournitures livrées.

2.3.8.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique à toute facture reçue 2.3.8.3. REGLES DE GESTION

Toutes les factures sont reçues par le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST

Le Secrétaire Administratif tient un registre des factures

La facture est transmise par le fournisseur, en triple exemplaire, accompagnée de l’original du Bon de commande (BC), d’une copie du Bon de livraison (BL) ou du PV de réception le cas échéant

Toute copie de facture doit porter le cachet « COPIE » apposé par le Secrétaire Administratif

Toutes les factures sont certifiées, liquidées par le Chef du Service Administratif et Financier

Elles sont saisies par le Comptable.


Réception et enregistrement de la facture

Certification et comptabilisation de la facture





Le comptable

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PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 2/2



Le Comptable

1. Réception et enregistrement de la facture Dès la réception de la facture, le Secrétaire Administratif du SP/CNLS-IST :

enregistre la facture dans le registre des factures (facturier) appose le cachet « Courrier Arrivée » sur la facture avec :

la date d’arrivée le numéro interne

appose le cachet « COPIE » sur les exemplaires autres que l’original transmet la facture au Coordonnateur National ou à son Adjoint qui

l’affecte au Chef du Service Administratif et Financier

2. Certification et liquidation de la facture

vérifie l’authenticité du BC joint à la facture vérifie les quantités réellement livrées avec celles figurant sur la facture

ainsi que les prix facturés (comparaison DA, BC, BL, facture) effectue un contrôle arithmétique des montants sur la facture

3. Imputation et comptabilisation de la facture

impute la facture comptabilise la facture (cf. Procédures comptables) saisit la facture dans le logiciel comptable appose le cachet « SAISIE » sur la facture classe la facture + BL + BC + DA dans le dossier « Factures à payer »

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Section 4. Gestion des immobilisations et du matériel roulant

Principes généraux ADM 20

Gestion des entrées d’immobilisations ADM 21

Gestion des sorties d’immobilisations ADM 22

Prise d’inventaire physique ADM 23

Entretien et réparation des immobilisations ADM 24

Sécurisation des immobilisations ADM 25

Gestion des véhicules et motos ADM 26

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CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre 2012

PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2

2.4.1 PRINCIPES GENERAUX

2.4.1.1. Généralités

Assurer une gestion et un suivi séparés des immobilisations acquises par le SP/CNLS-IST et celles acquises par les partenaires au développement pour son compte, garantir la sauvegarde des matériels et équipements acquis, assurer la sécurité des immobilisations acquises et utilisées, assurer le suivi de chaque bien en sachant à tout moment l’endroit où il se trouve.

Les immobilisations du SP/CNLS-IST comprennent : le matériel informatique ; le matériel de bureau ; le mobilier de bureau ; le matériel de transport ; les équipements divers.

La gestion de ces immobilisations est assurée par le Chargé de la gestion des stocks et du matériel sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier

Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel tient un dossier, une fiche et un fichier des immobilisations.

Toutes les immobilisations concernées sont inventoriées et enregistrées dans le module immobilisation du logiciel comptable par le Comptable.

La prise en compte d’une immobilisation dans ce fichier se fait sur la base de la fiche d’immobilisation qui comporte les éléments suivants :

la nature de l'immobilisation ; la désignation ; la famille ; l'affectation ; la date de réception ; la valeur d'acquisition ; la source de financement ; les réparations ou modifications importantes subies par l’immobilisation.

Toute immobilisation fait l’objet d’une codification lui conférant un numéro d'immatriculation unique qui est inscrit sur l’immobilisation ainsi que le logo du partenaire au développement qui a financé l’acquisition.

Toutes les immobilisations sont enregistrées à leur coût complet Les immobilisations font l’objet d’amortissement linéaire constant. Le tableau des taux

d’amortissement est joint en Annexe.

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2.4.1.2. Logiciel de gestion des immobilisations

Le Module « Immobilisations » du logiciel de comptabilité approprié est une composante du système d’information du SP/CNLS-IST. Il permet de suivre les immobilisations par :

Localisation géographique Nature et famille Affectation Source de financement

La facilité d’accès aux informations du fichier informatique par une combinaison

quelconque des critères de sélection permet une recherche aisée des informations sur les immobilisations.

Le logiciel est également un outil précieux pour la prise d’inventaire physique avec la

possibilité d’éditer un listing de toutes les immobilisations par localité et classées par nature et famille.

Le logiciel permet enfin de générer les amortissements et de produire le tableau des

immobilisations avec les valeurs brutes, les dotations de l’exercice, les amortissements cumulées et les valeurs nettes.

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PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 1/3

3.4 .2 GESTION DES ENTREES

2.4.2.1. OBJET

Décrire le processus d’entrée des immobilisations dans le patrimoine du SP/CNLS-IST.


La procédure s’applique à toutes les immobilisations acquises par le SP/CNLS-IST ou mises à sa disposition.


Les immobilisations sont acquises directement par le SP/CNLS-IST ou par les partenaires au développement et mises à sa disposition.

Toutes les formalités administratives de mise en service des immobilisations sont

effectuées par le SP/CNLS-IST.

Le comité chargé de réception des biens au niveau du SP/CNLS-IST est constitué du Coordonnateur National ou son Adjoint, du Chef de service Administratif et Financier, de l’Agent Comptable et du Chargé de la gestion des stocks et du matériel.


La procédure comprend les opérations suivantes : Réception des immobilisations Codification et marquage Enregistrement des acquisitions


Le Chef de service Administratif et Financier

L’Agent comptable

Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel

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Le comité de réception

Le Chargé de la gestion des Stocks et du matériel

1. Réception des immobilisations

Réceptionne l’immobilisation Vérifie que l’immobilisation livrée est conforme à celle décrite dans le PV de

réception ou PV de mise à disposition rédigé par le partenaire en développement si l’acquisition de l’immobilisation a été faite par le partenaire

Signe le PV de réception ou de mise à disposition Transmet une copie du PV au Chef du Service Administratif et Financier pour

prise en charge et classement.

2. Codification et marquage

Effectue la codification et le marquage de l’immobilisation sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier

Ouvre un dossier individuel pour l’immobilisation (avec une copie du PV de réception ou de mise à disposition, copie des différents documents administratifs)

La codification des immobilisations est effectuée suivant le schéma ci-après:

- 1ère position : code rubrique (matériel informatique, matériel de bureau, mobilier de bureau) ;

- 2ème position : code nature (bureau, table…) ;

- 3ème position : numéro d'ordre ;

- 4ème position : année d'acquisition.

- 5ème position : code SP/CNLS-IST

- 6ème position : code localisation

- 7ème position : code financement Etiquetage et marquage : Toute immobilisation doit être étiquetée. Le code attribué à l'immobilisation est inscrit sur une étiquette et collée sur l'immobilisation ou directement inscrite sur celle-ci à l'encre indélébile.

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SP/CNLS-IST





Le comptable

3. Enregistrement des acquisitions

Etablit une fiche pour l’immobilisation Inscrit l’immobilisation dans le Registre des immobilisations : type, date

d’acquisition, date de mise en service, date de sortie, etc. Saisit l’immobilisation au niveau du logiciel comptable dans le module

Immobilisations.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS Folio : 1/2

2.4.3 GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS 2.4.3.1. OBJET Réglementer la sortie de toute immobilisation 2.4.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE Cette procédure s’applique à toutes les immobilisations acquises directement par le SP/CNLS-IST ou mises à sa disposition par un partenaire en développement.


La mise au rebut et la vente d’immobilisations par le SP/CNLS-IST ainsi que le transfert d’immobilisation à une tierce personne doivent se faire avec l’autorisation du partenaire en développement ayant financé son acquisition

Toutes les immobilisations hors d’usage ou dont l’utilisation n’est plus requise doivent

être retournées au partenaire en développement

Tout vol d’immobilisation doit être déclaré à la police ou à la gendarmerie et porté par écrit à la connaissance du partenaire en développement dans les 72 heures.

2.4.3.4 ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Envoi d’une lettre de restitution d’immobilisation au partenaire en développement Réalisation du retour de l’immobilisation Mise à jour du fichier et des dossiers d’immobilisation


Le Chef du Service Administratif et Financier L’Agent Comptable Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel Le Coordonnateur National ou son Adjoint

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PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS Folio : 2/2



/

L’Agent comptable/ Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel

1. Envoi d’une lettre de restitution d’immobilisation au partenaire

Initie une lettre de restitution sous la signature du Coordonnateur

National. Envoie la lettre au partenaire

La lettre de restitution d’immobilisation doit comporter au moins :

La désignation exacte de l’immobilisation à restituer Les références de l’immobilisation telles qu’elles apparaissent dans le PV

de mise à disposition Le motif à la base de la restitution

Le partenaire à la réception de la lettre :

Examine la lettre Envoie une lettre d’accord au SP/CNLS-IST avec indication de la date de

restitution

2. Réalisation du retour d’immobilisation Sur la base de la lettre du partenaire annotée par le Coordonnateur National, il :

déclenche le processus de restitution

établit un PV de restitution, comportant les principaux détails du PV de mise

à disposition

procède à la restitution de l’immobilisation

signe et fait signer le PV par le Coordonnateur National et le partenaire eu

développement

remet l’original du PV au partenaire

classe la copie du PV

remet une copie du dossier et de la fiche de l’immobilisation au partenaire

met à jour son fichier des immobilisations

classe la fiche, le dossier de l’immobilisation restituée et le carnet de bord le

cas échéant dans un classeur intitulé « Immobilisations restituées »

comptabilise la sortie

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PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 1/5

2.4.5 PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE

2.4.5.1. OBJET

Décrire les processus d’inventaire physique périodique des immobilisations et stocks.


La procédure s’applique à toutes les immobilisations et les stocks gérés par le SP/CNLS-IST


L’inventaire physique est réalisé au moins une fois dans l’année et nécessairement en fin d’exercice

L’inventaire de fin d’exercice est effectué au plus tard le 31 décembre et réputé clos le 31 décembre.

L’inventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks détenus par le SP/CNLS-IST :

Matériel, Mobilier Fournitures de bureau Autres fournitures consommables Etc.

Les méthodes à appliquer comprennent le mesurage, le comptage et le pesage physique des biens.

L’inventaire physique a lieu aussi bien au niveau du SP/CNLS-IST que dans tout autre endroit où les biens sont entreposés.

Durant la période d’inventaire, tous les mouvements de stocks ou d’immobilisations sont arrêtés ou enregistrés dans un registre spécial le cas échéant et communiqués à l’équipe d’inventaire.

Les rapports de prise d’inventaire sont transmis au Coordonnateur National et aux partenaires en développement ayant mis des immobilisations à disposition du SP/CNLS-IST.

Un rapprochement doit être effectué entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable et les écarts expliqués.

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2.4.5.3. ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comporte les opérations suivantes :

Constitution de l’équipe d’inventaire Préparation des inventaires Déroulement des inventaires Rédaction du PV d’inventaire Elaboration du Tableau récapitulatif des immobilisations Rapprochement Physique/Comptable


L’équipe d’inventaire L’Agent comptable Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel

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SP/CNLS-IST





L’Equipe d’inventaire


Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel

1. Constitution de l’équipe d’inventaire

Elle comprend :

le Chargé du Service Administratif et Financier l’Agent comptable le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel toute autre personne ressource requise par le SP /CNLS-IST

Trois semaines au moins avant la fin de l’exercice,

soumet à la signature du Coordonnateur National ou son Adjoint, une note portant sur les instructions de prise d’inventaire

transmet cette note à tous les membres de l’Equipe d’inventaire.

La note de prise d’inventaire doit être aussi exhaustive que possible et précisera entre autres :

la composition exacte de l’équipe d’inventaire avec les noms et attributions

de chacun

la période de l’inventaire

les biens à inventorier

les lieux d’inventaire

les travaux préparatoires au niveau des lieux d’entreposage

les méthodes de comptage, de contrôle et de synthèse

l’exploitation des résultats et le feed-back

2. Préparation des inventaires

nettoie les lieux de stockage et leurs alentours centralise tous les stocks non consommés au cours de l’exercice tient à jour ses fiches de stocks procède à un rangement correct de tous les biens à inventorier afin de

faciliter le comptage par l’équipe d’inventaire s’assure pour les immobilisations de l’inscription des numéros de codification

(immatriculation) rend disponibles tous les documents et pièces comptables justifiant les

mouvements de stocks ou d’immobilisations au cours de l’exercice

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SP/CNLS-IST





L’Agent comptable

L’équipe d’inventaire

L’Agent comptable

(Superviseur)

L’Agent comptable

prépare les listings des immobilisations pour chaque localisation fournit les fiches d’immobilisation fournit les documents et pièces comptables des mouvements de l’exercice.

3. Déroulement des inventaires

l’inventaire est opéré conformément aux procédures décrites dans la note de prise d’inventaire

l’équipe d’inventaire arrête toutes les fiches de stocks au 31 décembre après comptage et contrôle physique

les fiches d’inventaire sont remplies en trois (3) exemplaires ventilés comme suit :

un exemplaire pour la localité un exemplaire pour l’Agent comptable un exemplaire pour le partenaire

finalise la prise d’inventaire, effectue les contrôles nécessaires afin de

s’assurer de la fiabilité des travaux d’inventaire.

4. Elaboration du Tableau récapitulatif des immobilisations

Toutes les immobilisations acquises au cours de l'exercice et des exercices antérieurs doivent être prises en charge dans le tableau d’immobilisations.

Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau d’immobilisations doivent être justifiées par des documents fiables (PV réception ou de mise à disposition, copies des factures d'acquisition) conservés par lui.

Ensuite sur la base des résultats de l’inventaire physique de fin d’exercice, il procède :

au rapprochement physique/comptable met en évidence les écarts de rapprochement explique les écarts en relation avec le Coordonnateur National et les

responsables des stocks et des immobilisations décentralisés

établit le tableau récapitulatif des immobilisations du SP/CNLS-IST ou des partenaires

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SP/CNLS-IST





Superviseur de l’équipe (Chef du service Administratif et Financier)

5. Rédaction du PV d’inventaire

Les opérations d’inventaire font l'objet d'un procès-verbal dûment signé par tous les membres de l'équipe chargée de la réalisation des inventaires.

Les procès-verbaux d'inventaire sont transmis au Coordonnateur National pour commentaire et envoyés aux partenaires au plus tard 15 jours après la clôture de l’exercice.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS

Folio : 1/3

2.4.6 ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS

2.4.6.1. OBJET

Décrire les processus permettant d’assurer une maintenance physique régulière des immobilisations.


La procédure s’applique à l’entretien/réparation de montant estimatif supérieur ou égal à 500.000 F CFA de toutes les immobilisations gérées par le SP/CNLS-IST.


Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel ’Agent comptable tient et met à jour des fiches d’entretien et de réparation d’immobilisation qui retrace tous les événements relatifs à la maintenance de l’immobilisation

L’entretien périodique et les réparations des immobilisations doivent faire l’objet d’un contrat d’entretien avec un prestataire de service, autant que possible

Tout entretien et/ou réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de réparation établi sur la base d’un devis

Dans le cas où il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur autre que le prestataire, la procédure de bon de commande doit être utilisée.



Expression du besoin Emission du bon de réparation ou d’entretien Etablissement du devis Réalisation de la prestation Contrôle de la prestation et facturation Réception et traitement de la facture


L’utilisateur Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel L’Agent comptable Le prestataire

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SP/CNLS-IST





Folio : 2/3

L’utilisateur


Le Prestataire


Le Prestataire


1. Expression du besoin Signale les périodes d’entretien ou les pannes au Chargé de la Gestion des

Stocks et du Matériel 2. Emission du bon de réparation ou d’entretien

Etablit une demande d’entretien et/ou de réparation Vise la demande Fait signer le bon par le Chef du Service Administratif et Financier Remet la demande à l’utilisateur pour le prestataire agréé

3. Etablissement du devis

A la réception de la demande,

Etablit un diagnostic et un devis Renvoie la demande, le diagnostic et le devis à l’Agent comptable

A la réception du devis,

l’examine, le vise et/ou le modifie établit un bon d’entretien et/ou de réparation vise le bon le fait signer par le Chef du Service Administratif et Financier et le

Coordonnateur National ou son remplaçant le remet au prestataire agréé

4. Réalisation de l’entretien ou de la réparation

procède à l’entretien et/ou réparation conformément au devis approuvé procède au retour de l’immobilisation

5. Contrôle de la prestation et facturation

Si la réparation est satisfaisante, signe le Bon de Livraison du prestataire, sinon fait reprendre la réparation par le prestataire

Remplit son carnet de bord pour le cas d’un véhicule Retourne le bon de livraison au Prestataire

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SP/CNLS-IST





Folio : 3/3

Le Prestataire

L’Agent comptable / Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel

établit la facture conformément au devis approuvé joint le bon de livraison signé de l’utilisateur et de l’Agent Comptable transmet la liasse à la Secrétaire du SP/CNLS-IST

6. Réception et traitement de la facture

procède au contrôle et au traitement de la facture remplit la fiche de suivi d’entretien de l’immobilisation classe l’original de la liasse dans le dossier « factures à payer » Classe une copie de la liasse dans le dossier individuel « entretien

immobilisation »

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 1/2

2.4.7 SECURISATION DES IMMOBILISATIONS 2.4.7.1. OBJET Sécuriser les immobilisations 2.4.7.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique à toutes les immobilisations gérées par le SP/CNLS-IST.


Toute immobilisation doit être bien gardée, conservée et protégée

Toute immobilisation doit être assurée contre certains risques, notamment incendie des

locaux dans lesquels elle se trouve, le vol, les dégâts des eaux

Une assurance groupée est faite par le SP/CNLS-IST ou par le partenaire au développement selon ses propres procédures



L’assurance des immobilisations La garde, la conservation et la protection des immobilisations


Le partenaire au développement Le Coordonnateur National ou son Adjoint L’Agent Comptable Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel

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PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 2/2

Le partenaire au développement

Le

Coordonnateur National ou son Adjoint/ L’agent comptable

1. L’assurance des immobilisations

Comme précisé ci-dessus, il prend, selon ses propres procédures, les dispositions pour assurer convenablement les immobilisations mises à dispositions du SP/CNLS-IST contre les risques prévisibles.

2. La garde, la conservation et la protection des immobilisations S’assure que :

les immobilisations sont bien gardées dans des endroits sécurisés, les clés des véhicules/motos et leur double sont conservés en des lieux

sûrs,

l’utilisation des immobilisations est bien réglementée.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 1/3

2.4.8 GESTION DES VEHICULES ET MOTOS 2.4.8.1. OBJET Contrôler et suivre l’utilisation des véhicules/motos et leur consommation de carburant ainsi que leur entretien 2.4.8.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE Cette procédure s’applique à tous les véhicules et motos acquis par le SP/CNLS-IST ou mis à sa disposition. 2.4.8.3. REGLES DE GESTION

Conformément aux documents de base, les véhicules restent la propriété du partenaire au développement.

Tous les véhicules et motos doivent être assurés au moins contre tiers et personnes transportées.

Ils doivent être utilisés exclusivement dans le cadre strict des activités de lutte du SP/CNLS-IST.

Chaque véhicule est muni d’un carnet de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant.

Le chauffeur est responsable de la conduite, de la propreté et du bon fonctionnement de son véhicule.

Les vols et accidents ainsi que les circonstances de leur avènement doivent être portés dans les 72 heures à la connaissance du partenaire en développement.

Mise à disposition du matériel roulant La mise des véhicules à la disposition du SP/CNLS-IST par les partenaires se fait à travers un

procès verbal de mise à disposition. Ce PV comporte toutes les informations relatives au matériel livré : désignation, N° de modèle, N° d’immatriculation, date d’acquisition, date de mise à disposition, réceptionniste, coût d’acquisition, source de financement, etc. Il précise également que le véhicule reste la propriété du partenaire.

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SP/CNLS-IST





Cette mise à disposition se fait en présence des personnes suivantes :

Le Coordinateur du partenaire ou son représentant, Le Spécialiste en approvisionnement du partenaire, Le Coordonnateur National et son Responsable Administratif et Financier

Le PV de mise à disposition doit être signé par les personnes ci-dessus indiquées. Suivi administratif

Les véhicules doivent porter le logo du SP/CNLS-IST et le sigle du partenaire.

Le Responsable Administratif et Financier veille au respect des dates de renouvellement des polices d’assurance et visites techniques. A cet effet, il tient un tableau de suivi de ces dates.

Une copie des pièces (assurance, carte grise, etc.) des véhicules est conservée par Le Chef du Service Administratif et Financier dans un dossier tenu pour chaque véhicule.

Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel tient aussi pour chaque véhicule un dossier des copies des pièces de dépenses d’entretien et de réparation.

Suivi des consommations de carburant

Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur inscrit sur le livret de bord du véhicule :

La date, L’objet du déplacement, La quantité de carburant prise, Le kilométrage au départ.

Au retour du déplacement, le chauffeur :

Inscrit le kilométrage à l’arrivée, Signe le livret de bord et le remet dans le véhicule.

Tous les mois, l’Agent comptable relève pour chaque véhicule, le kilométrage ainsi que les consommations de carburant à partir des livrets de bord des véhicules et du registre des stocks de carburant. Il devra signaler toutes les anomalies.

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SP/CNLS-IST





Entretien et réparation des véhicules

Les entretiens / réparations sont effectuées selon la procédure d’achat de petits matériels, fournitures et services

Le Chef Parc Auto veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules. Toute panne ou

tout dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à sa connaissance par l’utilisateur.

Les entretiens / réparations des véhicules sont effectués :

aux stations services pour les vidanges et le graissage ; chez les concessionnaires pour les opérations particulières nécessitant

l’intervention de spécialistes ou auprès d’un garage agréé.

A chaque entretien / réparation d’un véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées, pneumatique), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d’entretien du livre de bord du véhicule en inscrivant :

La date ; La nature des travaux réalisés ; Son nom et sa signature.

Le Chef Parc Auto demande le carnet de bord du véhicule avant de préparer le paiement

de la facture du prestataire.

Section 5. Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits

Gestion des fournitures et consommables ADM 27

Gestion du carburant ADM 28

Gestion des Kits ADM 29

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CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre 2012

PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 1/4

2.5.1 GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES

2.5.1.1. OBJET

Assurer une gestion adéquate des fournitures et des consommables qui ne sont pas immédiatement utilisés et qui doivent faire préalablement l’objet d’un stockage.


La procédure s’applique à tous les stocks de toutes natures acquis par le SP/CNLS-IST ou sur financement d’un partenaire en développement.


Les stocks de matières, de fournitures et de petit matériel sont gérés par le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel.

Certaines fournitures seront acquises par le SP/CNLS-IST ou mis à sa disposition par un partenaire au développement.

Tous les mouvements de stock sont opérés à partir des bons d’entrée et des bons de sortie et enregistrés dans des fiches de stock qui comportent les éléments suivants :

Un entête mentionnant :

La désignation

La référence éventuelle

L’unité de comptage

Le stock minimal

Un tableau à 7 colonnes :

Date Libellés Nature des pièces justificatives Numéro Quantité entrée Quantité sortie Stock disponible

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Les biens stockés entrent dans l’une des catégories suivantes :

Fournitures de bureau et imprimés Produits et matériel d’entretien Petits matériels Carburant : cette catégorie fait l’objet d’une procédure spécifique Autres consommables


Les entrées en stock Les sorties de stock L’édition des états de consommation La prise d’inventaire physique


Le demandeur

L’Agent comptable


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SP/CNLS-IST





Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel/ L’Agent comptable

Le demandeur

1. Les entrées en stock

A l’arrivée des biens acquis par le SP/CNLS-IST :

rapproche le bon de commande du bordereau de livraison effectue les comptages nécessaires pour s’assurer de la conformité de la

livraison au double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-conformité, mention en est faite sur le bordereau de livraison

signe le bordereau établit le bon d’entrée en stock range les fournitures reçues remplit les fiches de stock saisit l’entrée sur le logiciel de gestion des stocks classe la liasse bon d’entrée + bordereau de livraison

Et en ce qui concerne les stocks acquis par un partenaire en développement et mis ensuite à la disposition du SP/CNLS-IST

réceptionne les articles livrés, en compagnie des autres membres du comité de réception (une copie de la facture doit être jointe au PV ou tout au moins, le PV devra comprendre les éléments chiffrés relatifs au coût des articles)

rapproche le PV de livraison du partenaire des articles physiquement reçus (comptages nécessaires pour s’assurer de la conformité de la livraison au double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-conformité, mention en est faite sur le PV)

vise le PV établit le bon d’entrée en stock range les fournitures reçues remplit les fiches de stock saisit l’entrée sur le logiciel de gestion des stocks classe la liasse bon d’entrée + bordereau de livraison

2. Les sorties de stock

remplit une fiche d’expression de besoin de fournitures transmet la fiche à Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel via son

supérieur hiérarchique qui vise

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SP/CNLS-IST







examine la demande remplit et signe le bon de sortie sert le demandeur fait signer le bon de sortie remet une copie du bon de sortie met à jour les fiches de stock saisit la sortie sur le logiciel de gestion de stock classe la liasse fiche d’expression + bon de sortie

3. L’édition des états de consommation

Chaque fin de mois

procède à la valorisation des sorties selon la méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP)

édite un état de consommation des fournitures en quantité et en valeur procède à la comptabilisation des sorties

4. La prise d’inventaire physique

Cf. Procédure d’inventaire des immobilisations et des stocks ADM 23

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PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT Folio : 1/2

2.5.2 GESTION DU CARBURANT 2.5.2.1. OBJET Contrôler et suivre les consommations des coupons de carburant 2.5.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE Cette procédure s’applique à tous les coupons de carburant utilisés par le SP/CNLS-IST dans le cadre de ses activités. 2.5.2.3. REGLES DE GESTION

Le carburant est acheté sous forme de coupons par le SP/CNLS-IST Les entrées et sorties de coupons sont obligatoirement transcrites dans un Registre de

coupons de carburant tenu par l’Agent comptable. 2.5.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Réception des coupons Sorties des coupons Contrôles périodiques




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PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT Folio : 2/2

Le Chef du Service Administratif et Financier/ l’Agent comptable

Chef du Service Administratif et Financier/

L’Agent comptable

L’Agent comptable


1. Réception des coupons

reçoit les coupons et le bordereau de livraison du fournisseur en faisant une

comparaison avec la commande passée contrôle fait la rentrée en stock des coupons sur le Registre dépose les coupons et le Registre dans le coffre fort saisit l’entrée sur le logiciel de gestion de stocks

2. Sorties des coupons

reçoit l’ordre de mission signé ou l’état mensuel de dotation en carburant

approuvé et signé par le Coordonnateur National. contrôle sert le demandeur fait signer le Registre de coupons et l’état de dotation mensuel garde une copie de l’ordre de mission ou de l’état de dotation mensuelle met à jour le Registre saisit la sortie sur le logiciel de gestion des stocks classe la copie de la pièce justificative de la sortie

3. Contrôles périodiques

prépare chaque mois la consommation de carburant par véhicule

signale toute consommation anormale

procède à la comptabilisation de la consommation totale du mois

veille à la maîtrise des dépenses de carburant effectue des contrôles inopinés contrôle de façon spécifique l’inventaire mensuel des coupons établi par

l’agent comptable avec apposition de visa et signature et des mentions si nécessaire.

Un inventaire physique de fin d’exercice est également effectué le 31 décembre.

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PROCEDURE : GESTION DES KITS Folio : 1/2

2.5.6 GESTION DES KITS

2.5.6.1. OBJET

Assurer une gestion appropriée des stocks de Kits constitués des matériels et articles d’Information, d’Education et de Changement de Comportement pour la sensibilisation.


La procédure s’applique aux stocks de matériels et d’articles de sensibilisation mis à la disposition des ONG et communautés de base par le SP/CNLS-IST.


Le suivi des stocks de Kits mis à la disposition des ONG et communautés de base est sous la responsabilité de l’Agent comptable, du Responsable des Achats et Stocks et du Responsable du département concerné par l’activité de sensibilisation.

Le contrôle du Responsable des Achats et Stocks est établi sur la base des documents de mouvements de stocks de Kits.

Un contrôle contradictoire doit être effectué à chaque fin de mois par l’Agent comptable. Ce contrôle doit faire l’objet d’un rapport qui sera envoyé au partenaire en développement avec copie à la structure décentralisée du SP/CNLS-IST.


La procédure comprend les opérations suivantes : L’acquisition des Kits L’entrée en stocks Réception des demandes exprimées par les ONG et les communautés de base Les sorties de stocks Contrôle de tous les mouvements de la période Etablissement d’un rapport de contrôle


Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel Les Chefs de Service

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PROCEDURE : GESTION DES KITS Folio : 2/2


ONG/ Communauté à la base


L’Agent comptable/

L’Agent comptable

1. Acquisition des Kits

Cf procédure des achats de biens et services

2. Entrée en stocks

Cf procédure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables

3. Réception des demandes de Kits par les ONG et Communautés de base

L’ONG ou Communauté de base préalablement inscrite sur la liste des partenaires du SP/CNLS-IST en matière de lutte contre le VIH/SIDA adresse une requête de Kits pour ses activités de sensibilisation et d’IEC au SP/CNLS-IST.

- A la réception de la demande, le Secrétaire Administratif l’enregistre comme un courrier arrivé et la transmet au Coordonnateur National ou à son Adjoint qui l’affecte au Chef du Service concerné par l’activité

- Le Chef du Service s’assure que l’ONG/ la communauté de base figure sur la liste des partenaires du SP/CNLS-IST et que l’activité à mener fait partie du programme d’action du SP/CNLS-IST.

4. Sorties des stocks de Kits Cf procédure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables 5. Contrôle de tous les mouvements de la période

fait éditer la situation des entrées et sorties de la période s’assure que tous ces mouvements sont justifiés par des pièces

probantes s’assure de la concordance stocks physiques / stocks théoriques investigue les écarts

6. Etablissement d’un rapport de contrôle

Fait sous la signature Chef du Service Administratif et Financier et du Coordonnateur National, un rapport mensuel de la situation des différents stocks de Kits.

PARTIE 3 : PROCEDURES FINANCIERES

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Section 1 : Gestion Budgétaire

Principes généraux FIN 01

Elaboration et approbation des Plans d’Actions et

Budgets Annuels du SP/CNLS-IST

FIN 02

Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique

sous le logiciel de comptabilité approprié

FIN 03

Section 2 : Mobilisation des Ressources


Approvisionnement initial FIN 05

Réapprovisionnement du compte spécial FIN 06

Paiement direct FIN 07

Procédure de justification des fonds reçus au Partenaire

au Développement

FIN 08

Section 3 : Gestion de la Trésorerie

Gestion des comptes bancaires FIN 09

Règlement des factures par Banque FIN 10

Gestion de la caisse de menues dépenses FIN 11

Approvisionnement de la caisse de menues dépenses FIN 12

Règlement des factures par caisse FIN 13

Règlement des achats au comptant / Avances de fonds à justifier FIN 14

Section 1. Gestion Budgétaire


Elaboration et approbation des Plans d’Actions et

Budgets Annuels du SP/CNLS-IST

FIN 02

Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique

sous le logiciel de comptabilité approprié

FIN 03

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES FINANCIERES FIN 01

CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre 2012



3.1.1.1. PRESENTATION DU BUDGET

Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré. C’est un instrument d’harmonisation des stratégies et de planification. Il sert également d’outil de gestion. Ainsi, il est élaboré non seulement dans le but de traduire le programme d’activités du SP/CNLS-IST au niveau national. Le budget serait aussi à travers les procédures de suivi budgétaire, un instrument pour contrôler et surveiller le degré de réalisation des objectifs assignés au SP/CNLS-IST à divers niveaux.

L’objectif du manuel à ce niveau est de permettre :

d’identifier les informations clés à traiter dans le cadre de l’élaboration du budget ;

de compiler et présenter l’information sous un format approprié et en temps réel ;

d’utiliser l’information comme outil d’amélioration de l’efficacité de la gestion.

Dans cette optique, le système budgétaire du logiciel comptable doit être articulé à la comptabilité générale afin de permettre en temps réel, au terme des périodes fixées par le calendrier, les contrôles de résultats, l’analyse et l’explication des écarts identifiés entre les prévisions et les réalisations et de proposer des actions correctives en cas de dérive ou de procéder aux modifications indispensables en cas d’apparition de phénomènes non pris en compte lors de la budgétisation.

Le budget devrait également servir à mesurer les performances de chaque centre de responsabilité et aider au pilotage, à la gestion et à l’amélioration du management de l’ensemble de l’organisation.


Le budget doit être élaboré à partir des plans d’action des différentes structures impliquées dans la mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA et qui travaillent en étroite collaboration avec le SP/CNLS-IST. Le Plan d’Actions Annuel valorisé est élaboré par chaque structure (Comités régionaux et préfectoraux de lutte contre le VIH/SIDA-IST) et le SP/CNLS-IST et approuvé par le Comité d’examen et de suivi des plans d’actions et les principaux partenaires au développement qui accompagnent la lutte contre la pandémie (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc..). Le Plan d’actions précise les coûts détaillés par :

axes ou domaines d’intervention actions catégories de dépense

Pour chaque ligne budgétaire, il est mentionné la part du financement de chaque bailleur de fonds (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc…) et de l’Etat.

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SP/CNLS-IST





3.1.1.2.-IMPORTANCE DU CONTROLE BUDGETAIRE

Le contrôle budgétaire exige trois (3) séries d’interventions :

pour la prévision, l’établissement d’un plan d’actions précis en vue d’atteindre dans un délai donné un résultat déterminé ;

au cours de l’exécution, l’étude systématique et permanente des perturbations

susceptibles de modifier les prévisions du plan d’actions;

périodiquement, opérer des ajustements nécessaires pour atteindre l’objectif défini, en dépit des variations intervenues dans les facteurs de décision.

3.1.1.3. CONTROLE DE L’EXECUTION DU BUDGET L’objectif du contrôle consiste en la recherche d’écarts éventuels entre les prévisions et les réalisations. Les résultats du contrôle de l’exécution du budget dépendent de son efficacité, sa fréquence et sa rapidité. Aussi est-il nécessaire de procéder au contrôle budgétaire de manière quotidienne sur les demandes d’engagement émises au niveau du SP/CNLS-IST.

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES FINANCIERE FIN 02


PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS

Folio : 1/5

3.1.2 ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS

3.1.2.1. OBJET

Décrire le cadre et les mécanismes d’élaboration des plans d’actions et budgets annuels (PABA) du SP/CNLS-IST.


La procédure s’applique en cours d’année pour l’élaboration des PABA de l’année suivante financés par l’Etat et les Partenaires (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).


Le PABA est élaboré à partir des programmes d’activités et budgets des partenaires (ONG, associations etc …) au titre de l’exercice concerné en conformité avec le plan d’actions et et les orientations du CNLS.

La préparation du PABA commence dès le mois de septembre. Les travaux s’étalent sur quatre (4) mois : du 1er septembre au 31 décembre.

Tous les partenaires du SP/CNLS-IST sont associés à la préparation du PABA.

La version projet du PABA est soumise à l’approbation du Comité d’examen et de suivi des partenaires au plus tard le 1er décembre.


La Procédure comprend les opérations suivantes : Planification du processus d’élaboration du PABA Elaboration des programmes d’activités et des budgets associés Débats budgétaires Amendement des programmes d’activités et des budgets Consolidation des programmes d’activités et des budgets / Elaboration du PABA Examen et adoption des PABA par le Comité d’examen et de suivi Examen et adoption des PABA par les partenaires au développement (Fonds Mondial,

PNUD, UNFPA etc…), Elaboration de la version finale des PABA Diffusion du PABA adopté Signature de conventions de financement annuelles entre le SP/CNLS-IST et les

partenaires de développement

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES FINANCIERE FIN 02


PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS

Folio : 2/5

Mise en œuvre des activités


Le Coordonnateur National et son adjoint Les structures collaboratrices du SP/CNLS-IST Les partenaires au développement Le Chef du Service Administratif et Financier L’Agent comptable Les Chefs de service Le comité d’approbation

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETSANNUELS

Folio : 3/5



Responsables au niveau des régions, préfectures et cadres du SP/CNLS-IST

Le Chef du Service Administratif et Financier /Le Coordonnateur National

1. Planification du processus

Suivant les orientations et instructions reçues du CNLS, le Coordonnateur National dans une lettre circulaire adressée aux cadres du SP/CNLS-IST et aux responsables des Comités régionaux et préfectoraux de lutte contre le SIDA, définit la stratégie et les objectifs à atteindre pour l’année à venir, donne le cadrage budgétaire pour la préparation et l’élaboration du nouveau budget

Prépare et distribue les copies des rapports d’activités, des états financiers et des budgets précédents

Elabore le calendrier des réunions des commissions et des comités d’approbation au niveau national, régional et préfectoral

Prépare le détail des thèmes à discuter dans le cadre de ces réunions Convoque tous les partenaires à une réunion préparatoire du PABA. Cette

réunion a pour objectifs de :

- fixer les objectifs à atteindre pour l’année à venir

- fixer les axes prioritaires dans le cadre de l’exécution des activités en tenant compte des recommandations du CNLS, du Projet Fonds Mondial, des résultats déjà acquis et des préoccupations des populations bénéficiaires

- faire le point du budget en cours pour décider des mesures correctives à prendre pour l’exercice à venir

- adopter le canevas et les nouvelles normes pour la préparation du budget

- fixer le calendrier de préparation du PABA

2. Elaboration des programmes d’activités et des budgets associés

élaborent leurs programmes d’activités en tenant compte des conclusions de la réunion préparatoire

élaborent le budget associé en utilisant les canevas appropriés Ensuite chacun des partenaires :

transmet une copie de son programme d’activités au SP/CNLS-IST

3. Débats budgétaires

Après examen des programmes et budgets proposés : Convoque tous les partenaires (membres du SP/CNLS-IST, les représentants

des partenaires, les représentants des comités régionaux et préfectoraux) à une séance d’analyse des propositions faites

Conduit la réunion de débats budgétaires au cours de laquelle chaque partenaire justifie et défend son programme d’activités et son budget par rapport aux objectifs et au plan d’opérations des partenaires au développement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).

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Folio : 4/5

Le Chef du Service Administratif et Financier/ Responsable des programmes

Le Chef du Service Administratif et Financier/ Responsable des programmes

Le comité d’examen et de suivi

Le Ministère de Tutelle



4. Amendement des programmes d’activités et des budgets

Sur la base des observations et des amendements faits lors des débats budgétaires, révisent et ajustent tous les programmes d’activités et budgets.

5. Consolidation des programmes d’activités et des budgets / Elaboration

du PABA Centralisent les différents programmes d’activités et budgets révisés et élaborent le PABA qu’ils soumettent à la validation du Coordonnateur National. Le PABA est transmis au Comité d’examen et de suivi pour examen et adoption.

6. Examen et adoption des PABA par le Comité d’examen et de suivi

Le comité se réunit sur convocation de son Président, examine et adopte le PABA, sous réserve des observations éventuelles et transmet les PABA au Ministère de Tutelle.

7. Examen et adoption du PABA par le Ministère de Tutelle

examine et valide le PABA, sous réserve des observations éventuelles

8. Elaboration de la version finale des PABA

élabore la version finale des PABA transmet la version finale du PABA aux partenaires en développement

(Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc ) pour adoption. N.B. En cas de rejet du budget à l’une des quelconques étapes, le processus recommence à partir de l’étape 4.

9. Diffusion du PABA adopté

Après l’avis favorable des partenaires en développement, assure la diffusion du budget adopté.

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SP/CNLS-IST





Folio : 5/5


Le Coordonnateur National/

Responsable du comité régional/

Responsable du comité préfectoral

10. Signature d’un contrat entre le SP/CNLS-IST et les partenaires en

développement Sur la base du PABA approuvé par les partenaires en développement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA) signe pour le compte du SP/CNLS-IST les contrats annuels pour l’exécution des activités retenues. 11. Mise en œuvre des activités Sur la base du PABA approuvé, met en œuvre les activités programmées conformément aux dispositions du Manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA Folio : 1/1 PERIODE ACTIVITES RESPONSABLES

1er septembre Début de la planification du processus Elaboration de la note de cadrage budgétaire

Coordonnateur National

10 sept.-20 sept.

Diffusion du cadrage budgétaire au cours des réunions préparatoires internes et collecte des données auprès des services

Coordonnateur National/ Responsables des comités régionaux et préfectoraux

20 sept.-30 sept.

Elaboration des programmes d’activités et budgets associés

Chefs de service, Agent comptable, Responsable des programmes

1er oct. -5 oct. Transmission des programmes et budgets associés au SP/CNLS-IST

Responsables des comités régionaux et préfectoraux

5 oct.-15 oct. Débats budgétaires Arbitrage du Coordonnateur National

Coordonnateur National/ Responsables des comités régionaux et préfectoraux/Chefs de service, Agent comptable, Responsable des programmes

15 oct.-20 oct. Amendement des programmes d’activités et des budgets

Chef du service Administratif et Financier, Agent comptable, Responsable de programmes

20 oct.-31 oct. Consolidation des programmes d’activités et budgets Chef du service Administratif et Financier, Responsable des programmes

1er nov. -15 nov. Examen et adoption des PABA par le comité d’examen et de suivi

Comité d’examen

15 nov. -30 nov. Examen et adoption du PABA par le Ministère de Tutelle

Ministère de Tutelle

1er déc. -15 déc. Diffusion du PABA adopté Coordonnateur National

15 déc. -31déc Signature de contrats de convention entre le SP/CNLS-IST et les partenaires en développement

Coordonnateur National/ Représentants des partenaires en développement

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique sous le logiciel

Folio : 1/4

3.1.3 CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL

3.1.3.1. OBJET

Assurer le suivi des engagements de dépenses et la production des rapports d’exécution financière.


La procédure s’applique quotidiennement avant l’engagement de toute dépense, mensuellement et trimestriellement pour la production des rapports d’exécution financière.


Le contrôle quotidien des engagements et le suivi budgétaire/analytique sont de la responsabilité du Chef du Service Administratif et Financier et de l’Agent comptable

La fiabilité des informations fournies dans les tableaux de bord requiert la tenue à jour de la comptabilité

Toutes les dépenses doivent être ventilées selon les axes ci-dessous :

sur quel financement sur quelle catégorie de dépenses pour quel axe d’intervention pour quelle activité ou action pour quelle zone

Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de comptabilité approprié selon les axes définis ci-dessus.

Chaque structure de mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA doit élaborer des rapports mensuels, bimensuels, trimestriels et annuels (technique et financier).

Les sous - contractants avec le SP/CNLS-IST, notamment les Associations et ONG, doivent fournir des rapports techniques et financiers de l’état d’exécution des activités qu’ils ont en charge.

Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le Chef de service de planification et suivi-évaluation, le coordonnateur national, le Responsable des programmes, le Chef du Service Administratif et Financier, l’Agent comptable doivent effectuer périodiquement des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle continu de la mise en œuvre des activités sur le terrain.

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PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE LOGICIEL

Folio : 2/4


le suivi quotidien le suivi mensuel le suivi trimestriel


Le Chef de Service Administratif et Financier

L’Agent comptable

Le Responsable des programmes


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SP/CNLS-IST





Folio : 3/4

Le Chef de service Administratif et Financier/ L’Agent comptable

Le Chef de service Administratif et Financier / L’Agent comptable/ Le Responsable des programmes

Le Chef de service Administratif et Financier / L’Agent comptable

1. Suivi quotidien

Dans la phase d’exécution du budget :

effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement des dépenses :

le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget

la ligne budgétaire est suffisante

rejette la demande, si la ligne budgétaire est inexistante ou insuffisante

poursuit la procédure d’achat ou de règlement si la ligne budgétaire est

suffisante

2. Suivi mensuel

produit les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de

façon fiable l’exécution des budgets par source de financement, par

catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité, par zone

fournit chaque mois au Coordonnateur National l’état d’exécution du

budget pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le

début de l’année.

3. Suivi trimestriel

a- Mécanisme de suivi La comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgétaire par source de financement, par catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité, par zone.

Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation

des rapports financiers trimestriels.

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SP/CNLS-IST





Folio : 4/4

Le Chef de service Administratif et Financier / L’Agent comptable

b- Rédaction des rapports

Sur la base des tableaux de bord édités, rédige un rapport financier comprenant notamment :

une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs de la période ;

une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par source de financement, par catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par activité, par zone;

une analyse des déboursements par source de financement et par catégorie de dépenses ;

une analyse de la situation de trésorerie ; la situation des dépenses réglées non encore envoyées en justification ; la situation des engagements en cours A ces différents éléments s’ajoutent tous les extrants vérifiables mensuels de la comptabilité. c- Rapports contractuels SP/CNLS-IST et Partenaires en développement Les différents rapports seront transmis aux partenaires en développement suivant les clauses définies dans les contrats.

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Section 2. Mobilisation des Ressources


Approvisionnement initial FIN 05

Réapprovisionnement du compte spécial FIN 06

Paiement direct FIN 07

Procédure de justification des fonds reçus au Partenaire

au Développement

FIN 08

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SP/CNLS-IST



CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre 2012



Les fonds sont mobilisés pour financer les dépenses éligibles conformément aux dispositions de la comptabilité publique, des accords et conventions de financement avec les partenaires en développement (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc)

Le processus décrit ici concerne surtout la mobilisation des ressources auprès des partenaires en développement.

Trois (3) types de mobilisation des fonds seront utilisés :

approvisionnement initial des comptes bancaires ;

réapprovisionnement des comptes bancaires ;

paiement direct.

Afin de favoriser une gestion transparente et efficace des ressources, des comptes bancaires en Francs CFA seront ouvert par le SP/CNLS-IST pour recevoir les ressources provenant des partenaires et de l’Etat. Ces comptes appelés« comptes spéciaux »doivent être mis en place conformément aux dispositions contractuelles avec les partenaires.

L’ouverture de ces comptes doit respecter les principes suivants :

les comptes destinés à recevoir les ressources dédiées à financer exclusivement des activités de lutte contre le SIDA/VIH doivent être distincts du compte réservé aux dépenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST ;

pour limiter le nombre des comptes spéciaux à ouvrir, il faut tenir compte : - de la durée de l’accord de financement ; - du montant du financement ; - de la nature des activités à financer.

si les financements inclus à la fois des ressources destinées aux activités et aux dépenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST, il faut veiller à une bonne affectation des dépenses pour faciliter la justification des dépenses et la réconciliation des comptes.

Ces comptes doivent obligatoirement être mouvementés sous la signature conjointe de deux personnes : le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et Financier ou le Coordonnateur National et l’Agent Comptable.

L’identité et les spécimens de signatures des personnes autorisées doivent être communiqués préalablement aux partenaires en développement.

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SP/CNLS-IST





Les personnes précitées signent également les demandes d’approvisionnement (requêtes) des comptes spéciaux.

Les demandes d’approvisionnement des comptes spéciaux doivent être élaborées suivant les formats utilisés par chaque partenaire.

Les requêtes sont élaborées trimestriellement sur la base du plan d’actions approuvé pour l’année et de la situation de la trésorerie.

Les demandes de décaissement sont numérotées chronologiquement en commençant par le numéro 1, quelque soit le type de mobilisation de fonds utilisé.

L’approvisionnement des comptes spéciaux se font par virement.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL Folio : 1/3

3.2.2 APPROVISIONNEMENT INITIAL

3.2.2.1. OBJET

Assurer la mise à disposition des fonds relatifs au démarrage des activités.


La procédure s’applique suivant chaque convention de financement en vue de l’approvisionnement initial du compte spécial approprié du SP/CNLS-IST.


La requête doit parvenir au partenaire en développement aussitôt après la signature de la convention de financement afin que la mise à disposition des fonds soit effective dès le démarrage des activités.

La requête porte sur les dépenses prévues au démarrage des activités

Les montants susceptibles d’être payés directement par le partenaire en développement ne sont pas pris en compte lors de l’élaboration des requêtes de demande de fonds.



Elaboration des dépenses prévisionnelles Elaboration du dossier d’approvisionnement Transmission du dossier d’approvisionnement au partenaire en développement concerné Réception des fonds


Le Chef du Service Administratif et Financier L’Agent comptable Le Responsable des programmes Le Coordonnateur National

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SP/CNLS-IST



CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre

2012


Le Chef du Service Administratif et Financier/ L’Agent comptable


Le Chef du Service Administratif et Financier / L’Agent comptable

Le

coordonnateur national

Le Chef du Service Administratif et Financier / L’Agent comptable

1. Elaboration des dépenses prévisionnelles

Sur la base du plan d’actions annuel approuvé :

élabore l’état des dépenses prévisionnelles soumet cet état à l’approbation du coordonnateur national.

examine l’état des dépenses prévisionnelles approuve l’état en le signant

2. Elaboration du dossier d’approvisionnement

reçoit l’état des dépenses prévisionnelles élabore les requêtes par action sur la base des dépenses

prévisibles rédige une lettre de demande d’approvisionnement envoie la liasse au Responsable Administratif et Financier pour

contrôle des montants

s’assure de l’exactitude des montants transmet le dossier d’approvisionnement au coordonnateur

national pour signature

reçoit et examine le dossier signe les requêtes signe la lettre retourne le dossier au Chef du Service Administratif et Financier

3. Transmission du dossier d’approvisionnement au partenaire

fait une copie du dossier classe la copie dans le chrono « dossier d’approvisionnement du

compte spécial en cours » fait transmettre l’original du dossier d’approvisionnement au

partenaire

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SP/CNLS-IST



CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre

2012




Le Responsable Administratif et Financier/ L’Agent comptable

4- Réception des fonds

A la réception de la copie de l’avis de virement du partenaire

transmet la copie au Coordonnateur National pour information qui l’envoie ensuite au Chef du Service Administratif et Financier

classe la copie dans le dossier d’approvisionnement idoine

réclame l’avis de crédit de la banque ensuite à la réception de l’avis de crédit de la banque,

compare avis de crédit et avis de virement avise le partenaire au cas échéant, fait une copie de l’avis de crédit pour classement dans le dossier

d’approvisionnement idoine enregistre l’opération dans le brouillard de banque classe l’original de l’avis de crédit, une copie de la lettre de demande

d’approvisionnement ainsi qu’une copie de l’avis de virement dans le chrono banque

177 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL Folio : 1/3

3.2.3 REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL

3.2.3.1. OBJET

Assurer le ré - approvisionnement régulier et sécurisé des comptes d’avances sur justification de l’utilisation des fonds antérieurs.


La procédure s’applique pour permettre l’élaboration des demandes de remboursement de fonds en vue de remettre le compte spécial à son niveau initial. Elle est mise en œuvre au moins une fois par mois ou suivant la périodicité fixée par le partenaire en développement.


Les comptes sont réapprovisionnés sur présentation d’une demande de réapprovisionnement accompagné d’un rapport d’activités, d’un rapport financier, de l’état de rapprochement bancaire et du relevé du compte.

Le réapprovisionnement est conditionné à la justification des fonds reçus antérieurement, les demandes doivent être donc accompagnées des pièces justificatives des dépenses non encore justifiées

Les demandes de réapprovisionnement doivent être établies en deux exemplaires

Les demandes de réapprovisionnement doivent être transmises au partenaire en développement dans les meilleurs délais pour éviter les ruptures de fonds

Les montants susceptibles d’être payés directement par les partenaires ne sont pas pris en compte lors de l’élaboration des requêtes de demande de fonds.


Elaboration de l’état des dépenses réalisées Détermination du reliquat des fonds reçus antérieurement Elaboration du dossier de réapprovisionnement Transmission du dossier de réapprovisionnement au partenaire en développement

concerné Réception des fonds

3.2.3.5. INTERVENANTS Le Chef du Service Administratif et Financier L’Agent comptable Le Responsable des programmes Le Coordonnateur National

178 / 302

SP/CNLS-IST





L’agent comptable

le Chef du Service Administratif et Financier

Le coordonnateur national

L’agent comptable

1. Elaboration de l’état des dépenses réalisées

Sur la base des pièces justificatives des dépenses :

élabore l’état des dépenses réalisées soumet cet état au contrôle et visa du Chef du Service

Administratif et Financier

examine l’état des dépenses réalisées et le transmet au Coordonnateur

examine et approuve l’état en le signant et le retourne au Chef du Service Administratif et Financier

2. Détermination du reliquat des fonds reçus antérieurement

Avant de déterminer ce reliquat, il doit procéder à l’élaboration d’un dossier de

justification pour les dépenses réglées et non encore justifiées. Ce dossier devra

accompagner la demande de réapprovisionnement

Ensuite pour la détermination du reliquat non encore utilisé:

détermine en tenant compte de toutes les factures le reliquat disponible sur les fonds précédents :

disponibilités en banque et en caisse : rapprochement

bancaire, relevés bancaires et état de contrôle de caisse chèques ou virements en instance dépenses restant à effectuer ou à régler dépenses récusées (rejetées) ou insuffisamment

justifiées

envoie toute la liasse au Chef du Service Administratif et Financier.

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SP/CNLS-IST





L’agent comptable





L’Agent Comptable

3. Elaboration du dossier de réapprovisionnement

élabore les requêtes par action sur la base des dépenses effectuées élabore la requête récapitulative qui tient compte du reliquat de fonds rédige une lettre de demande de réapprovisionnement envoie la liasse au Chef du Service Administratif et Financier pour

contrôle des montants s’assure de l’exactitude des montants transmet le dossier de réapprovisionnement au coordonateur national

pour signature

examine le dossier signe les requêtes signe la lettre retourne le dossier au Chef du Service Administratif et Financier

4. Transmission du dossier de réapprovisionnement au partenaire

classe la copie dans le chrono « dossier d’approvisionnement du compte spécial en cours »

fait transmettre un exemplaire du dossier de réapprovisionnement au partenaire en développement (comprenant les copies des relevés bancaires)

5. Réception des fonds

A la réception de la copie de l’ordre de virement: classe une copie de l’ordre de virement dans le dossier

d’approvisionnement idoine réclame l’avis de crédit auprès de la banque

ensuite à la réception de l’avis de crédit de la banque, il :

avise le partenaire en développement classe une copie de l’avis de crédit dans le dossier d’approvisionnement

idoine enregistre l’opération dans le journal de banque approprié classe l’original de l’avis de crédit, une copie de la lettre de demande de

réapprovisionnement et une copie de l’ordre de virement dans le chrono banque

180 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 1/2

5.2.3 PAIEMENT DIRECT

3.2.4.1. OBJET

Faire payer les factures des fournisseurs, entrepreneurs et consultants directement par le partenaire en développement en contrepartie des fournitures livrées, travaux ou prestations effectués.


La procédure s’applique pour le paiement de certaines factures dont le paiement direct par le partenaire en développement a préalablement été convenu entre le SP/CNLS-IST et celui-ci.


Les dépenses concernées doivent être de montants supérieurs ou égaux à 10.000.000 F CFA et sont transmises au partenaire en développement par le SP/CNLS-IST.

A chaque dépense réalisée sont joints : L’original de la facture La DA Le BC ou la copie du contrat Le BL du fournisseur ou le PV de réception

Toutes les factures doivent porter les cachets : du SP/CNLS-IST avec un numéro Bon à payer attestant l’éligibilité de la facture au paiement

Les prévisions de dépenses devront faire apparaître celles qui seront réglées par paiement direct et celles qui seront payées sur le compte spécial

Les montants susceptibles d’être payés directement par le partenaire en développement ne sont pas pris en compte lors de l’élaboration des requêtes de demande de fonds.


La procédure comprend les opérations suivantes : Préparation de la Demande de Paiement Direct (DPD) Contrôle et certification de la DPD Transmission de la DPD au partenaire en développement Feed back du partenaire en développement Enregistrement du paiement


L’Agent comptable Le Chef du Service Administratif et Financier Le Responsable des programmes Le coordonnateur national

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 2/2

Le Chef du Service Administratif et Financier/L’Agent comptable


L’Agent Comptable

Le partenaire en développement

L’Agent comptable

1. Préparation de la DPD

A la réception de la facture:

effectue les contrôles usuels (conformité, éligibilité, contrôle arithmétique, liasse complète, etc.)

appose son visa sur les pièces si le montant minimum de tirage direct est dépassé, prépare un projet

de lettre de paiement direct. Sinon fait effectuer le paiement sur le compte spécial

transmet la liasse au coordonnateur national.

2. Contrôle et certification de la DPD

Examine le dossier S’assure que les dépenses à régler sont éligibles à la procédure de

paiement direct et ont été visées par le Chef du Service Administratif et Financier

Vérifie la conformité et la cohérence du dossier de DPD Signe la DPD et la transmet au Chef du Service Administratif et

Financier pour envoi au partenaire en développement

3. Transmission de la DPD au partenaire en développement

Classe chronologiquement une copie du dossier de DPD dans un chrono DPD

Fait enregistrer la DPD par la secrétaire administrative dans le Registre « Courrier Départ »

Fait transmettre la DPD au partenaire en développement par tout moyen approprié dans les meilleurs délais

Comptabilise l’envoi de la DPD

4. Feed back du partenaire en développement

Dès règlement du fournisseur, il envoie une copie du moyen de paiement au SP/CNLS-IST.

5. Enregistrement du paiement

A la réception de l’avis de paiement du fournisseur: procède à la comptabilisation du règlement joint une copie du règlement dans le dossier de DPD idoine

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SP/CNLS-IST



CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre 2012

PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE

Folio : 1/2

3.2.5 JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE 3.2.5.1. OBJET Assurer une justification régulière et adéquate des fonds reçus par le SP/CNLS-IST 3.2.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique à chaque réapprovisionnement 3.2.5.3. REGLES DE GESTION

L’élaboration de l’Etat de justification des fonds est de la responsabilité de l’agent comptable; le contrôle de validité est assuré par le Responsable Administratif et Financier et l’approbation par le coordonnateur national.

A chaque fin de mois, le Chef du Service Administratif et Financier doit effectuer à son

niveau une reconstitution des fonds reçus dans le cadre d’une dynamique d’auto – contrôle.



Elaboration du dossier justificatif de l’utilisation des fonds reçus Transmission au partenaire en développement du dossier justificatif de l’utilisation des

fonds reçus Classement d’une copie du dossier justificatif Feed-back du partenaire en développement


L’Agent comptable Le Chef du Service Administratif et Financier Le Responsable des programmes Le Coordonnateur National Le partenaire en développement

183 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE

Folio : 2/2

Le Chef du Service Administratif et Financier/

L’agent comptable

Le coordonnateur

National



Le partenaire en développement


1. Elaboration du dossier justificatif de l’utilisation des fonds reçus

établit la situation des dépenses réglées et des montants restant à justifier

établit la situation des dépenses réglées et des dépenses non réglées par activité et par catégorie conformément aux plans d’actions approuvés

sort des chronos banque et caisse toutes les pièces justificatives des dépenses réglées

élabore à la signature du Coordonnateur National une lettre de justification de l’utilisation des fonds reçus

envoie l’ensemble du dossier au Coordonnateur National.

examine les pièces justificatives pour s’assurer de l’éligibilité, de la justification probante et de l’opportunité des dépenses

amende et signe la lettre de justification retourne l’ensemble du dossier à Chef du Service Administratif et

Financier

appose le cachet « JUSTIFIE par dossier N° XXX » sur chaque pièce justificative

fait 2 copies de l’ensemble du dossier

2. Transmission au partenaire en développement du dossier justificatif de l’utilisation des fonds reçus

Transmet une copie du dossier au partenaire en développement

3. Classement d’une copie du dossier justificatif

classe une copie dans un chrono « dossier de justification de l’utilisation des fonds reçus N° XX »

remet les pièces originales dans les chronos banque et caisse

4. Feed-back du partenaire en développement

Après examen, notifie l’acceptation de la justification par un écrit. Tout point de désaccord doit être argumenté.

Procède à la régularisation ou argumente les amendements portés par le partenaire en développement

classe une copie de la lettre d’acceptation du partenaire en développement dans le dossier idoine.

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Section 3. Gestion de la Trésorerie

Gestion des comptes bancaires FIN 09

Règlement des factures par Banque FIN 10

Gestion de la caisse de menues dépenses FIN 11

Approvisionnement de la caisse de menues dépenses FIN 12

Règlement des factures par caisse FIN 13

Règlement des achats au comptant / Avances de fonds à justifier FIN 14

185 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES Folio : 1/1

3.3.1 GESTION DES COMPTES BANCAIRES

3.3.1.1. OBJET

Permettre une gestion normée des ressources mises à disposition par le partenaire en développement.


Les procédures s’appliquent à tous les comptes spéciaux du SP/CNLS-IST.


Les fonds versés au compte spécial du SP/CNLS-IST ne doivent être utilisés que pour payer des dépenses éligibles aux activités du Projet telles que définies dans les plans d’actions.

Les comptes bancaires sont gérés par un système de double signature (les comptes

bancaires recevant les ressources de l’Etat seront gérés conformément aux dispositions de la comptabilité publique) avec obligatoirement la signature du Coordonnateur National et le visa obligatoire préalable du Chef du Service Administratif et Financier. La deuxième signature, différente de celle du Chef du Service Administratif et Financier est laissée à l’appréciation du Coordonnateur National mais sera communiquée au partenaire en développement dans un délai d’une semaine après le choix de la personne.

L’Agent Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèques dans un Registre des chèques émis qu’il fait émarger par les bénéficiaires et dans un brouillard de banque

Le brouillard de banque est arrêté mensuellement par l’agent comptable et contrôlé par le Chef du Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National.

Il est effectué mensuellement un rapprochement bancaire à partir des relevés de banque. L’état de rapprochement est préparé par l’Agent Comptable, contrôlé par le Chef du Service Administratif et Financier et approuvé par le Coordonnateur National

Les chéquiers sont conservés par l’agent comptable qui établit les chèques à la demande du Chef Service Administratif et Financier sur instruction du Coordonnateur National.

Lors de l’établissement des chèques, l’Agent Comptable remplit également la souche du chèque et la vise afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs

Les chèques annulés sont agrafés dans les chéquiers Les signataires des chèques visent également les souches des chèques utilisés au moment

de la signature. Le Chef du Service Administratif et Financier prépare la situation hebdomadaire de

trésorerie à présenter au Coordonnateur National.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 1/4

3.3.2 REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE

3.3.2.1. OBJET

Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées à la demande du SP/CNLS-IST


La procédure s’applique aux règlements par chèque ou par virement


Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’une DA, d’un BC et d’un

BL et doivent porter le cachet « Bon à Payer » de Chef du Service Administratif et Financier. Les factures relatives à des travaux spécifiques doivent être certifiées par des personnes compétentes dans le domaine concerné.

Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants.

Les factures de montant inférieur à 50.000 F CFA sont réglées par caisse L’Agent Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en deux exemplaires :

original à joindre à la facture copie à remettre au bénéficiaire

L’Agent comptable prépare les ordres de virement bancaire en deux exemplaires :

original à déposer en banque copie à joindre à la facture

Tous les exemplaires d’une facture réglée doivent porter le cachet de paiement qui comporte les références dudit paiement : PAYE PAR CHEQUE N° …../OV N°…/BANQUE/DATE avec visa du Chef du Service Administratif et Financier / Coordonateur national

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SP/CNLS-IST






Point des factures en instance Choix des factures à payer Etablissement des chèques de règlement Signature des chèques par le coordonateur national Paiement des fournisseurs


L’Agent Comptable Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

188 / 302

SP/CNLS-IST





L’Agent Comptable

L’Agent comptable



1. Point des factures en instance

fait, à partir du dossier « factures à payer par banque », le point des

factures en instance de règlement s’assure que ces factures sont certifiées et liquidées

2. Choix des factures à payer

établit la situation de trésorerie propose les factures à mettre en paiement compte tenu de la situation de

trésorerie et de la date de réception des factures au niveau du SP/CNLS-IST transmet le dossier de règlement au Chef du Service Administratif et

Financier (Etat des règlements à effectuer, situation de trésorerie, factures à payer)

examine le dossier de règlement vise le dossier en s’assurant que :

les factures à régler sont éligibles au SP/CNLS-IST tous les autres éléments de support de la facture sont joints elles sont dûment certifiées la date de règlement est arrivée la situation de trésorerie permet le règlement envoie le dossier au Coordonnateur National

retourne, après vérification, le dossier au Chef du Service Administratif pour

l’établissement des moyens de paiement

189 / 302

SP/CNLS-IST





L’agent comptable



L’Agent Comptable/ Le Comptable

3. Etablissement des chèques de règlement regroupe les factures par fournisseur appose le cachet « Bon à Payer » et les envoie au Chef du Service Administratif

et Financier pour certification et liquidation des factures éligibles au paiement établit un chèque ou un ordre de virement au nom de chaque fournisseur et

vise établit un bordereau de remise de chèque en deux exemplaires pour chaque

fournisseur transmet la liasse (facture + Chéquier/ordre de virement + bordereau de

remise de chèque + Etat des règlements à effectuer) au Chef du Service Administratif et Financier qui les envoie au Coordonateur national.

4. Signature des chèques par le coordonateur national contrôle la cohérence entre les chèques émis et les factures sélectionnées contrôle la cohérence entre les montants des factures et ceux portés sur les

moyens de paiement contrôle les moyens de paiement :

montant en chiffres montant en lettres nom du bénéficiaire

vise les factures signe les moyens de paiement (sauf les moyens émis sur les comptes bancaires

recevant les ressources de l’Etat) retourne la liasse Chef du Service Administratif et Financier qui les envoie à

l’Agent Comptable

5. Paiement des fournisseurs enregistre les chèques dans le Registre des chèques émis fait une copie des chèques remet les chèques aux fournisseurs contre :

décharge des bordereaux de remise de chèque émargement du Registre des chèques émis acquittement des factures et de la copie du chèque

appose le cachet de règlement sur les factures avec mention de la date de paiement la référence du moyen de paiement

joint l’original du bordereau de remise de chèque ou une copie de l’ordre de virement à la facture

enregistre les chèques et ordres de virement dans le journal de banque classe les factures réglées avec toutes les pièces (DA, BC, BL, Bordereau de remise de chèque, Ordre de virement, copie chèque, etc.) dans le chrono banque correspondant.

190 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES Folio : 1/1

3.3.3 GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES 3.3.3.1. OBJET Assurer le fonctionnement de la caisse de menues dépenses tout en garantissant une gestion

saine et rigoureuse.


La procédure s’applique à la caisse menue dépenses alimentée à partir du compte spécial.


L’agent comptable tient la caisse espèces qui sert à régler les menues dépenses éligibles au titre des activités budgétisées

Le niveau d’approvisionnement (plafond) de la caisse est fixé à Trois Cents Mille (300.000)

F CFA. Toutefois la caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au- delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (exemples : paiement de salaires, paiement de frais de mission, paiement de perdiem de formation)

La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cinquante Mille (50.000) F

CFA. Les dépenses supérieures ou égales à 50.000 F CFA sont réglées par chèque.

La caisse est ré - approvisionnée dès que son montant descend à 50.000 F CFA (seuil de ré - approvisionnement).

L’Agent comptable enregistre tous les mouvements de caisse dans un brouillard de caisse

L’Agent comptable arrête la caisse en fin de chaque mois. L’arrêté de caisse est contrôlé et

validé par le Chef du Service Administratif et Financier.

Des contrôles inopinés mentionnés dans le brouillard de caisse et mensuels, objet de PV, sont effectués par le Chef du Service Administratif et Financier.

Un inventaire de caisse est effectué en fin d’exercice et sous-tendu par un PV.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES

Folio : 1/4

3.3.4 APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES

3.3.4.1. OBJET

Approvisionner la caisse de menues dépenses dans des conditions optimales


La procédure est applicable dès que le niveau des fonds de caisse atteint 50.000 F CFA.


Un arrêté de caisse est effectué avant tout ré - approvisionnement par l’agent comptable. Cet arrêté de caisse se fait après contrôle contradictoire du solde de caisse théorique et du solde physique. Cet arrêté est validé et approuvé par le Responsable Administratif et Financier.

La caisse est ré – approvisionné à concurrence du montant des dépenses justifiées dans la limite du plafond autorisé (300.000 F CFA).

La procédure est déclenchée par l’agent comptable à partir de la situation du solde de caisse.

La demande d’approvisionnement est adressée au coordonateur national.


Arrêté de caisse Contrôle des pièces par le Chef du Service Administratif et Financier Etablissement du chèque de ré – approvisionnement Signature du chèque par le Coordonateur National Encaissement


L’Agent Comptable Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

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SP/CNLS-IST





Folio : 2/4

L’Agent comptable/Le Comptable

1. Arrêté de caisse

arrête la caisse inscrit dans le brouillard de caisse :

la date d’arrêté le libellé « Arrêté de caisse » le solde des espèces en caisse dans la colonne « Recettes »

remplit la fiche d’arrêté de caisse

date d’arrêté solde initial de la caisse montant de l’approvisionnement reçu montant des autres recettes effectuées sur la caisse total recettes montant des dépenses justifiées solde théorique solde physique en caisse

calcule la différence entre le solde théorique et le solde physique en caisse

et l’inscrit sur la fiche La différence entre le solde théorique et le solde en caisse doit être nulle pour que la caisse soit exacte. En cas de différence de soldes, les causes doivent être recherchées et des mesures proposées par le Responsable Administratif et Financier.

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SP/CNLS-IST





Folio : 3/4


2. Contrôle des pièces par le Chef du Service Administratif et Financier

procède au contrôle de la caisse sur la base :

de la fiche d’arrêté préparée par l’agent comptable du journal de caisse des pièces justificatives de caisse des espèces en caisse

contrôle l’exactitude de chaque montant inscrit sur la fiche d’arrêté :

Solde initial : doit correspondre au solde en caisse au dernier arrêté Approvisionnement : doit correspondre au montant des dépenses

justifiées au dernier arrêté et au montant reçu

Autres recettes : doit correspondre au total des reçus émis pour les autres recettes

Sous-total : doit être égal au total des montants précédents

Dépenses justifiées : doit être égal à la somme des dépenses supportées

par des pièces probantes (à être rapprochées avec le total porté sur le relevé des pièces)

Solde théorique : différence entre total recettes et dépenses justifiées

Solde physique en caisse : total des espèces en caisse

valide l’arrêté en signant la fiche d’arrêté

date nom signature

fait préparer le chèque de ré – approvisionnement par l’agent comptable

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SP/CNLS-IST





Folio : 4/4

L’Agent Comptable


L’Agent Comptable

3. Etablissement du chèque de ré – approvisionnement

établit le chèque de réapprovisionnement à son nom envoie le chèque au Chef du Service Administratif et Financier

accompagné de la fiche d’arrêté de caisse qui le transmet au Coordonateur National pour signature,

4. Signature du chèque par le Coordonateur National

examine et approuve la fiche d’arrêté de caisse vérifie et signe le chèque de réapprovisionnement retourne le chèque et la fiche à l’agent comptable

5. Encaissement

fait une copie du chèque enregistre l’opération dans le journal de banque encaisse le chèque établit un bon d’entrée en caisse qu’il signe et fait signer par le Chef du

Service Administratif et Financier enregistre l’opération dans le brouillard de caisse classe une copie du chèque et de la fiche dans le chrono banque et dans le

chrono caisse.

195 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 1/2

3.3.5 REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE 3.3.5.1. OBJET

Prendre en charge de manière correcte et prompte les dépenses à régler en espèces

3.3.5.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique pour le règlement en espèces des factures fournisseurs en contrepartie des travaux ou prestations effectuées pour le compte du SP/CNLS-IST et dont le montant n’excède pas 50.000 F CFA. 3.3.5.3. REGLES DE GESTION

Seules les factures certifiées, liquidées et payables en espèces sont réglées par cette procédure (montant inférieur à 50.000 F CFA)


Regroupement des factures Contrôle des factures par le Responsable Administratif et Financier Paiement des fournisseurs


L’Agent comptable Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

196 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 2/2

L’Agent Comptable


L’Agent Comptable/ Le comptable

1. Regroupement des factures regroupe les factures à régler par caisse s’assure que les factures sont certifiées et liquidées appose le cachet « Bon à Payer » sur les factures transmet les factures au Chef du Service Administratif et Financier. 2. Contrôle des factures par le Chef du Service Administratif et Financier

s’assure que les factures sont certifiées et liquidées vise les factures retourne les factures à l’Agent Comptable

3. Paiement des fournisseurs

paie les fournisseurs qui acquittent le règlement sur les factures appose le cachet PAYE sur chaque facture réglée enregistre le paiement dans le brouillard de caisse classe les factures acquittées dans le chrono des pièces de caisse

197 / 302

SP/CNLS-IST




PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 1/2

3.3.6 AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER

3.3.6.1. OBJET Avancer des fonds au personnel pour des achats au comptant de biens et fournitures

3.3.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique pour les achats à effectuer au comptant sur la base de Demandes d’Achat

(DA)


Les achats concernent les petits achats de fournitures, de petits travaux de plomberie, d’électricité et d’entretien, etc… dont le montant unitaire n’excède pas 50.000 F CFA. Il s’agit de besoins urgents et de faible montant.

Les fonds avancés par la caisse doivent être justifiés au plus tard 24 heures après la remise

des fonds 3.3.6.4. ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend les opérations suivantes :

Demande d’avance de fonds Approbation du décaissement Mise à disposition des fonds Justification des fonds


L’Agent comptable Le Chef du Service Administratif et Financier Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel Le Coordonnateur National Le demandeur (DAF)

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 2/2

Le demandeur (DAF)

L’Agent comptable


L’Agent comptable/ Le Comptable

Le demandeur

(DAF)

L’Agent comptable

1. Demande d’avance de fonds (DAF)

remplit une Demande d’Achat (DA) et une demande d’avance de fonds (DAF)

transmet la DA et la DAF à l’agent comptable

examine et approuve la DA transmet la DA et la DAF au Chef du Service Administratif et Financier

2. Approbation du décaissement

examine, approuve et signe la DA et la DAF retourne la liasse à l’agent comptable

3. Mise à disposition des fonds

prépare un bon de caisse qu’il vise et qu’il soumet à la signature du Chef du Service Administratif et Financier

remet sur la base du bon signé les fonds au demandeur qui acquitte le bon de caisse

enregistre l’opération dans le brouillard de caisse classe la DA + la DAF + le bon de caisse dans le chrono des pièces de

caisses

4. Justification des fonds

Après avoir effectué les dépenses : Justifie les fonds reçus en présentant à l’agent comptable les pièces

justificatives des dépenses effectuées reverse éventuellement le reliquat des fonds contre un reçu délivré par

l’Agent comptable

examine et approuve les pièces justificatives fait un reporting au Chef du Service Administratif et Financier qui vise les

pièces appose le cachet PAYE sur les pièces justificatives enregistre ces pièces dans le brouillard de caisse classe les pièces et le formulaire dans le chrono des pièces de caisse

PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES

Section 1 : Organisation et système comptables

Principes comptables CPT 01

Comptabilité informatisée / comptabilités intégrée CPT 02

Description du fonctionnement du système comptable CPT 03

Journaux comptables et système de classement des pièces CPT 04

Plans comptables CPT 05

Section 2 : Guide d’imputation comptable : Schéma des principales écritures comptables

Généralités CPT 06

Approvisionnement du compte spécial CPT 07

Envoi DPD CPT 08

Paiement DPD CPT 09

Achats de fournitures ou services CPT 10

Approvisionnement de la caisse CPT 11

Règlement des factures CPT 12

Avance de fonds à un fournisseur ou partenaire CPT 13

Justification au partenaire en développement des fonds reçus CPT 14

Immobilisation des charges de l’exercice CPT 15

Nouvelles propositions de schémas d’écritures

Etablissement de la DRF CPT 16

Envoi de la DRF CPT 17

Réception de la DRF CPT 18

DPD/Engagement CPT 19

Etablissement de la DPD CPT 20

Envoi de la DPD CPT 21

Paiement de la DPD CPT 22

Envoi de la demande de contrepartie CPT 23

Réception de la contrepartie CPT 24

Achat d’immobilisation sans avance CPT 25

Achat d’immobilisation avec avance CPT 26

Achat d’immobilisation avec avance/ Facture définitive CPT 27

Immobilisations financières CPT 28

Avance de fonds à une ONG et justification CPT 29

Centralisation des salaires CPT 30

Règlement des salaires et des charges sociales CPT 31

Stocks/Entrées en stocks CPT 32

Stocks/Consommation de stocks CPT 33

Section 3 : Planification des travaux comptables

Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 34

Section 4 : Analyse et auto - contrôle des comptes

Quelques contrôles usuels CPT 35

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Section 1. Organisation et système comptables

Principes comptables CPT 01

Comptabilité informatisée / comptabilités intégrée CPT 02

Description du fonctionnement du système comptable CPT 03

Journaux comptables et système de classement des pièces CPT 04

Plans comptables CPT 05

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES COMPTABLES CPT 01

Cycle : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre 2012

PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES Folio : 1/3

4.1.1 PRINCIPES COMPTABLES

4.1.1.1. GENERALITES Le SP/CNLS-IST est soumis à la fois aux dispositions générales du décret N°2008-091/PR portant règlement général sur la comptabilité publique et du système comptable OHADA et est tenu de mettre en place une comptabilité destinée à l’information externe comme à son propre usage. Il doit à cet effet :

Classer, saisir et enregistrer dans sa comptabilité toutes les opérations traitées avec les tiers ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne ;

Produire les documents comptables obligatoires et les informations nécessaires aux besoins de ses tiers.

L’organisation et les procédures comptables doivent permettre de :

s’assurer de la fiabilité des informations enregistrées ou produites par le système comptable,

S’assurer de la tenue d’une comptabilité complète et régulière. 4.1.1.2 PRINCIPES DE BASE DE L’ORGANISATION COMPTABLE La présentation des résultats issus de la comptabilité, technique d’information, se fonde sur des conventions dénommées "principes comptables", dont le respect est un des éléments de l’image fidèle fournie par les comptes. Il s’agit notamment des principes de prudence, régularité ou transparence, sincérité, permanence des méthodes, continuité de l’exploitation, évaluation au coût historique, indépendance des exercices, intangibilité du bilan d’ouverture, importance significative et la prééminence de la réalité sur l’apparence. 4.1.1.3 PRINCIPES COMPTABLES GENERAUX

1. Normes comptables

La comptabilité sera tenue conformément aux normes et principes comptables de la comptabilité publique, du SYSCOHADA et suivant les exigences des partenaires en développement, réserve faite de certaines modifications ci-dessous définies (amortissements et provisions, immobilisation des charges de l’exercice, etc.).

2. Hypothèses et base de comptabilisation Les opérations du SP/CNLS-IST sont enregistrées suivant le principe de la partie double. Les Etats financiers seront préparés sur la base d’une comptabilité d’engagement (« Accrual ») pour prendre en compte les effets des transactions dès qu’elles se produisent (et non pas lorsqu’intervient la liquidation : « Cash Basis »).

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SP/CNLS-IST



CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre 2012


De plus, ces transactions sont enregistrées dans les livres comptables et dans les Etats financiers de l’exercice auquel elles se rapportent (principe de l’indépendance des exercices). Les Etats financiers sont présentés sur une base comparative et sous forme de Tableau Emplois/Ressources.

3. Valorisation des transactions Les Etats financiers sont établis sur la base des coûts totaux d’acquisition et/ou de construction des réalisations corporelles ou incorporelles. 4.1.1.4. PRINCIPES COMPTABLES SPECIFIQUES

1. Constatation des ressources Les ressources provenant des partenaires en développement sont comptabilisées en Subvention. Chaque partenaire dispose d’un compte retraçant l’ensemble des ressources mises à la disposition du SP/CNLS-IST par ledit partenaire depuis le démarrage. Des comptes spécifiques permettent de suivre également les demandes de fonds à établir ou à recevoir. Les ressources de l’Etat seront comptabilisées selon les principes de la comptabilité publique.

2. Constatation des dépenses Les dépenses sont prises en compte selon les quotes–parts de chaque partenaire en développement dès que les factures éligibles (conformes aux accords, aux contrats spécifiques) de travaux effectués ou services livrés par le SP/CNLS-IST sont acceptées par celui – ci. Les factures non parvenues à la fin de l’exercice seront provisionnées. Les dépenses relatives à la contrepartie de l’état seront engagées et liquidées selon les règles de la comptabilité publique.

3. Comptabilisation des immobilisations

Les immobilisations sont enregistrées pour leur coût complet comprenant :

le prix d’achat définitif,

les charges accessoires rattachables directement à l’opération d’achat,

les charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation.

Seules les immobilisations utilisées et dont le SP/CNLS-IST a le contrôle seront retracées comme telles au niveau comptable. Les immobilisations mises à la disposition par des partenaires et dont le SP/CNLS-IST n’a ni l’utilisation ni le contrôle directs seront comptabilisées comme subventions accordées à ceux-ci.

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SP/CNLS-IST





4. Valorisation des stocks

Elle s’effectuera selon la méthode du coût moyen pondéré sur le mois.

5. Amortissements et provisions Exceptionnellement et pour tenir compte de la spécificité du SP/CNLS-IST, les amortissements et provisions seront tenus de manière extra comptable. Aucune écriture comptable ne sera donc passée en matière d’amortissement des immobilisations et de provisions pour stocks ou créances douteuses. 6. Immobilisations des charges N’ayant pas une vocation commerciale, le SP/CNLS-IST ne vise pas à produire des résultats financiers. Le SP/CNLS-IST est doté de ressources qu’il utilise soit en investissement soit en frais de fonctionnement. Les ressources étant comptabilisées en fonds de dotation reçus, les comptes de gestion doivent être constitués principalement par les comptes de charges. Pour obtenir un résultat comptable nul en fin d’exercice, le montant total des charges de l’exercice sera immobilisé en compte « 20XXXX Immobilisation des charges de l’exercice » par l’utilisation du compte « 78XXXX Transfert de charges ».

7. Exercice comptable L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

8. Base monétaire Les comptes sont exprimés en Franc de la Communauté Africaine (FCFA).

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES

Folio : 1/2

4.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES 4.1.2.1 Objectifs Les procédures comptables appliquées doivent permettre de s'assurer que :

toutes les opérations enregistrées concernent bien le SP/CNLS-IST, sont conformes et éligibles ;

toutes les opérations sont correctement comptabilisées ; tous les documents, livres et états comptables fournissent des informations suffisantes

pour la gestion du SP/CNLS-IST, les partenaires en développement et les tiers. 4.1.2.2. Comptabilité informatisée et intégrée La comptabilité du SP/CNLS-IST est tenue à la fois suivant les normes et principes comptables OHADA et de la comptabilité publique, sous réserve des adaptations nécessaires. Le système comptable mis en place est un ensemble de comptabilités informatisées et intégrées comprenant :

la comptabilité générale, la comptabilité analytique et budgétaire, la gestion des immobilisations.

La comptabilité est traitée par un logiciel approprié dont le mode d'utilisation sera décrit dans le manuel de l’utilisateur. Le logiciel utilisé par le SP/CNLS-IST offre la possibilité de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation. Il répond aux conditions suivantes :

tout enregistrement comptable comporte l’indication de l’origine du journal, du contenu et de l’imputation de l’opération ;

l’irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultérieures ;

la chronologie des opérations écarte toute possibilité d’insertion intercalaire ou d’addition ultérieure ;

les enregistrements sont classés dans l’ordre chronologique selon la date de valeur comptable des opérations ;

les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ; l’organisation comptable informatisée garantit les contrôles à posteriori ; les éditions du système sont datées et numérotées.

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PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES

Folio : 2/2

4.1.2.3. Procédure d’enregistrement des pièces comptables La procédure d'enregistrement des pièces comptables se déroule en cinq (05) étapes :

réception et enregistrement des factures et pièces justificatives; vérification et approbation ; imputation et saisies comptables ; classement ; édition des documents comptables.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE

Folio : 1/2

4.1.3. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE Le système repose sur les principes suivants :

toute information d’ordre comptable ou physique n’est saisie qu’une seule fois ; les imputations sont faites selon un système multicritère (budgétaire, analytique,

comptes généraux et auxiliaires) ; toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies.

4.1.3.1. Réception des pièces justificatives Lors de la réception de la liasse des courriers, les pièces justificatives de nature comptable doivent recevoir les références de réception (date, n° d’ordre) avant d’être enregistrées dans un registre particulier puis transmises à la comptabilité. Les pièces internes sont transmises par le service émetteur directement à la comptabilité pour traitement. 4.1.3.2. Imputation des pièces Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d’imputation permettant d’apposer les mentions des codifications antérieurement préparées. Les pièces sont traitées par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et classées. Chaque pièce est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires éventuellement, les codes budgétaires, les codes analytiques. Les imputations comptables sont approuvées par l’Agent Comptable sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier. L’approbation est matérialisée par un visa apposé au niveau de la fiche d’imputation. 4.1.3.2. Saisie des pièces justificatives Les pièces imputées sont saisies au jour le jour dans le module approprié du logiciel. L’opération de saisie est matérialisée sur la fiche d’imputation afin d’éviter le risque de double saisie. Les saisies donnent lieu à l’édition de brouillards d’écriture qui sont approuvés par l’Agent Comptable et le Chef du Service Administratif et Financier avant validation. L’approbation de l’écriture est matérialisée sur le brouillard d’écriture par l’apposition d’un visa ou d’un cachet de contrôle.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE

Folio : 2/2

4.1.3.4 Correction des erreurs

Le SYSCOHADA impose la correction en négatif pour rectifier les erreurs commises dans le journal. Pour rectifier une erreur, il s’agit :

d’enregistrer à nouveau l’article erroné en remplaçant les sommes par les montants négatifs correspondants

Ensuite repasser la bonne écriture.

4.1.3.5. Liaison entre pièces justificatives et livres comptables

Les écritures doivent être appuyées par des pièces justificatives qui doivent être conservées. En conséquence, il doit être possible de :

contrôler la validité d’un enregistrement porté sur un compte à l’aide de la pièce justificative et vérifier la validité des pièces justificatives de base

s’assurer de la concordance entre les opérations saisies dans les journaux et les comptes (égalité des mouvements des journaux avec ceux du Grand livre)

4.1.3.6. Création, modification ou suppression de comptes

La création, la modification ou la suppression de tout compte relève de l’autorité du Chef du Service Administratif et Financier. Le comptable prépare la fiche d’imputation servant de support aux opérations et la soumet à l’Agent Comptable.

4.1.3.7. Délais et formes de conservation des pièces justificatives

Les pièces justificatives doivent être classées selon les méthodes courantes de classement utilisées : chronologiquement, par nature et doivent être conservées pendant au moins dix (10) ans.

4.1.3.8. Traitement des écritures

Le logiciel traite instantanément les écritures saisies selon le processus propre à chaque module.

4.1.3.9. Edition des états

A l’issue des traitements informatiques, tous les états sont imprimables (balances, grands livres, journaux, états financiers). Ces éditions sont soumises au visa du Chef du Service Administratif et Financier pour certifier la conformité aux écritures. Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le Comptable.

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SP/CNLS-IST



CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre 2012

PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES

Folio : 1/4

4.1.4. JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES 4.1.4.1. Journaux comptables Les opérations réalisées par le SP/CNLS-IST sont enregistrées chronologiquement dans les journaux en fonction de leur nature. Le système comptable comprend les journaux suivants : JOURNAL DES ACHATS (ACH) Ce journal enregistre les opérations avec les fournisseurs ou prestataires à travers l’enregistrement des factures et des avoirs s’il y a lieu. JOURNAUX BANQUE COMPTES SPECIAUX (CS) Ces journaux enregistrent les mouvements sur les Comptes Spéciaux ouverts pour recevoir les fonds alloués au SP/CNLS-IST par les partenaires en développement. JOURNAL DE BANQUE CONTREPARTIE DE L’ETAT (CE) Ce journal enregistre les mouvements sur le compte de contrepartie. JOURNAL DE BANQUE COMPTE ORDINAIRE (BQ…) L’ouverture d’un compte dans une banque commerciale nécessite la création d’un journal qui enregistrera uniquement les opérations entre cette banque et le SP/CNLS-IST. JOURNAUX DE CAISSE (CAI) Ces journaux enregistrent les opérations (entrées et sorties) par caisse. Il faut créer autant de journal caisse pour chaque partenaire en développement. JOURNAL DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) Ce journal enregistre les opérations relatives aux demandes de remboursement pour l’approvisionnement du compte spécial. JOURNAL DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) Ce journal enregistre les opérations relatives aux Demandes de Paiements Directs (DPD).

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SP/CNLS-IST



CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLE Octobre 2012


Folio : 2/4

JOURNAUX DES ONG (ONG)

Un journal est ouvert pour chaque ONG. Ce journal enregistre les versements d’avance à l’ONG et toutes les justifications effectuées par l’ONG.

JOURNAL D’OPERATIONS DIVERSES (OD) Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les journaux précédents, en particulier :

Les opérations de prise en charge des immobilisations les opérations éventuelles de centralisation de la paie du personnel les opérations de prise en charge des consommations de stocks les opérations de justifications des fonds reçus, les opérations de régularisation pour la clôture et la réouverture de l’exercice.

4.1.4.2 Système de classement des pièces

1. Objectif principal et critères Il s’agit de mettre en place un système qui devra faciliter la recherche des pièces. Le système repose sur les critères suivants :

toute pièce comptable possède un code de classement,

dans un exercice comptable donné, deux pièces comptables ne peuvent avoir le même code de classement,

dans la recherche d’une pièce dans un exercice donné, le système doit permettre d’aller directement au mois concerné dans le chrono du journal concerné.

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SP/CNLS-IST





Folio : 3/4

1. Architecture du système

Le système est centré sur le référencement des pièces comptables à partir des journaux et leur classement dans les chronos.

Les journaux comptables

- Au niveau du SP/CNLS-IST, la comptabilité est basée sur les journaux pré-cités,

- Chaque journal comptable est doté d’un code d’identification. A titre d’exemple, une liste de journaux et de codes d’identification sont donnés ci-après :

Nom du journal Code du journal

Journal des Achats ACH

Journal Banque comptes spéciaux CS

Journal Banque comptes contrepartie de l’Etat CE

Journal Banque comptes ordinaire BQ

Journal des Demandes de Remboursement de Fonds DRF

Journal des Demandes de Paiement Direct DPD

Journal de caisse CAI

Journal des ONG ONG

Journal des Opérations diverses OD

NB : Ces codifications sont à titre indicatif. Elles dépendront du logiciel comptable qui sera utilisé.

Les pièces comptables

chaque pièce comptable comprend la fiche d’imputation comptable et la liasse des pièces justificatives ;

chaque fiche d’imputation porte un numéro (alphanumérique) de classement et d’identification qui est lié au journal et au mois concernés ;

le numéro est du type CAI 1/001 :

- le 1er élément correspond au code du journal concerné ;

- le 2ème élément est un chiffre compris entre 1 et 12 : il correspond au mois concerné ;

- il y a ensuite une barre de séparation : /

- le dernier élément est le numéro ou le rang de la pièce dans le mois concerné du chrono

Ainsi la pièce CAI 1/001 se trouve dans le chrono de Caisse de janvier à la première place du chrono.

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SP/CNLS-IST





Folio : 4/4

Les Chronos

chaque journal est représenté par des chronos, le nombre de chronos dépend du nombre de pièces;

au dos du chrono est porté le nom du journal, l’exercice, les mois concernés, le numéro du chrono et le nombre total de chronos concernant ce journal dans l’exercice ;

dans chaque chrono, les différentes pièces comptables y relatives sont classées mois par mois ; les mois sont séparés par des intercalaires durs au nombre de 12 ; sur chaque intercalaire est noté le mois concerné : le mois est également porté sur le bord de l’intercalaire de manière à pouvoir lire la période même lorsque le chrono est fermé ;

les pièces relatives à un mois tiennent toujours dans un même chrono ; il n’est donc pas possible de trouver des pièces d’un mois réparties entre plusieurs chronos.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : PLANS COMPTABLES Folio : 1/1

4.1.5. PLANS COMPTABLES 4.1.5.1 Plan comptable général détaillé Il sera précisé à partir du plan comptable SYSCOHADA disponible dans le logiciel approprié. Les éléments définitifs élaborés lors du paramétrage du logiciel seront ensuite reversés dans le manuel. 4.1.5.1. Plans comptables analytiques et budgétaires détaillés La codification budgétaire et analytique sera définie au moment du paramétrage du logiciel en tenant compte des fonctionnalités disponibles, de l’articulation des PABA et des rapports financiers exigés. Il en est de même du plan de cofinancement. Signalons que le logiciel à partir d’une imputation unique mouvemente toutes les comptabilités (générale, analytique, budgétaire).

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Section 2. Organisation et système comptables

Généralités CPT 06

Approvisionnement du compte spécial CPT 07

Envoi DPD CPT 08

Paiement DPD CPT 09

Achats de fournitures ou services CPT 10

Approvisionnement de la caisse CPT 11

Règlement des factures CPT 12

Avance de fonds à un fournisseur ou partenaire CPT 13

Justification au partenaire en développement des fonds reçus CPT 14

Immobilisation des charges de l’exercice CPT 15




















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SP/CNLS-IST



Cycle : GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMAS DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES

Octobre 2012

PROCEDURE : Généralités Folio : 1/1

4.2.1 GENERALITES Ce guide contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations courantes du SP/CNLS-IST. Il ne contient donc pas nécessairement toutes les opérations. Il est cependant représentatif de l’essentiel des opérations réalisées. Le guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est décrit :

- la pièce de base, - le journal dans lequel l’opération doit être comptabilisée, - le schéma d’écritures comptables, - le compte à débiter, - le compte à créditer, - le libellé, - le montant à comptabiliser,

un commentaire explicatif en tant de besoin. Les opérations traitées sont :

Mobilisation des ressources - Envoi DRF - Réception DRF - Envoi DPD - Réception DPD - Envoi Demande Contrepartie Etat - Réception Contrepartie Etat

Achats - Achat d’immobilisation - Achat de fournitures ou services

Trésorerie - Approvisionnement de la caisse - Règlement des factures - Avance de fonds à un fournisseur - Avance de fonds aux ONG, associations - Justification des fonds

Salaires - Centralisation des salaires - Règlement des salaires

Stocks - Entrées en stocks - Consommation des stocks

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SP/CNLS-IST



CYCLE : GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES

Octobre 2012

PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque Folio : 1/1

4.2.2. APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL BANQUE

JOURNAL PIECES JUSTIFICATIVES

Compte spécial Banque Avis de crédit bancaire attestant la mise à disposition des fonds

DEBIT CREDIT LIBELLE MONTANT

52110 Compte banque Montant 10210/10220 Fonds de dotation Montant 58801 Fonds à justifier Actif Montant 58800 Fonds à justifier Passif Montant

COMMENTAIRES

Le 1er virement fait par le partenaire en développement en faveur du SP/CNLS-IST sera comptabilisé en 10210, les virements ultérieurs le seront en 10220. L’utilisation des comptes 588 va permettre un bon suivi des montants restant à justifier aux partenaires en développement

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SP/CNLS-IST



CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES

Octobre 2012

PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) Folio : 1/1

4.2.3. ENVOI DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD)


DPD Lettre de DPD Liasse Complète Facture Fournisseur


4714X Compte DPD à recevoir Montant 1028XX DPD à payer Montant

COMMENTAIRES

L’envoi de la DPD aux partenaires en développement pour paiement au fournisseur est constaté en comptabilité.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : Paiement de la DPD Folio : 1/1

4.2.4. PAIEMENT DE LA DPD


DPD Avis de paiement de la DPD


40XXXX Fournisseurs Montant 1O23X Autres dotations reçues Montant …………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1028XX DPD à payer Montant 4714X Compte DPD à recevoir Montant

COMMENTAIRES

Sur la base de la copie de l’avis de règlement que le partenaire en développement transmet au SP/CNLS-IST, l’apurement de la dette fournisseur, la ressource correspondante et l’annulation de la DPD concernée sont constatés en comptabilité.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : Achat de fournitures ou services Folio : 1/1

4.2.5. ACHAT DE FOURNITURES OU SERVICES


Achats (à crédit) Factures fournisseurs Trésorerie (comptant) BC BL Pièces de règlement


6XXXXX X charges à préciser Montant Fact 40XXXX Fournisseurs Montant Fact 40XXXX Fournisseurs Montant Fact 52110 Banque Montant Fact ou 57100 Caisse

COMMENTAIRES

Il s’agit ici des achats et services consommés XXXX est déterminé par le Plan comptable

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse Folio : 1/1

4.2.6. APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE


Banque Chèque d’approvisionnement Caisse Bon d’entrée en caisse


58500 virement de fonds Montant 52110 Banque ………………………………………………………………………………………………… 571000 Caisse Montant 58500 Virement de fonds

COMMENTAIRES

L’écriture en gras est passée dès que les fonds sont disponibles au niveau de la caisse.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : Règlement des factures Folio : 1/1

4.2.6. REGLEMENT DES FACTURES


Banque Factures (BC + BL) Caisse Pièces de règlement


40XXXX Fournisseur Montant Fact 52110 Banque Montant Fact ou 57100 Caisse

COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU association

Folio : 1/1

4.2.8. AVANCE DES FONDS A UN FOURNISSEUR OU ONG OU ASSOCIATION


ONG Facture / Demande d’avance de fonds Banque


409XXX Fournisseurs, avance Montant 401XXX Fournisseurs Montant ………………………………………………………………………………………………… Pièce de paiement 401XXX Fournisseurs Montant 52110 Banque Montant

COMMENTAIRES

La 1ère écriture est passée à la réception de la demande d’avance, la 2ème lors du paiement.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : Justification AU partenaire en développement des fonds reçus

Folio : 1/1

4.2.9. JUSTIFICATION AU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT DES FONDS REÇUS


OD Etat de justification des fonds reçus


58800 Fonds à justifier Passif Montant 58801 Fonds à justifier Actif Montant

COMMENTAIRES

Le montant à enregistrer correspond au montant des pièces justificatives envoyées en justification au partenaire en développement. Le solde des comptes 58800 et 58801 donne à tout moment le montant total non encore justifié.

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SP/CNLS-IST



Cycle : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES

Octobre 2012

PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice Folio : 1/1

4.2.10 IMMOBILISATION DES CHARGES DE L’EXERCICE


OD Récapitulatif des comptes de charges


20XXXX Immobilisation charges Charges EXO 781XXX Transfert Charges exploitation

COMMENTAIRES

Cette écriture permet d’aboutir à un résultat nul et facilite l’élaboration du Tableau Ressources Emplois adapté aux besoins du Projet

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

Folio : 1/1

ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) JOURNAL Demande Remboursement de fonds PIECES JUSTIFICATIVES Factures et autres pièces justificatives

N° Compte Débit

N° Compte Crédit

Libellés des comptes Libellés de l’écriture

Montant Débit

Montant Crédit

458XXX

1417XX 718XX

DRF à établir Organis. intern. Subventions d’équipement à établir Subvention d’exploitation à établir

Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

Il s’agit des dépenses non encore demandées en remboursement à chaque arrêté des comptes et déjà enregistrées en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera établie et engagée, on contrepassera l’écriture et on comptabilisera l’écriture de l’envoi de la demande

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

Folio : 1/2

ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) JOURNAL Demande Remboursement de fonds PIECES JUSTIFICATIVES Factures et autres pièces justificatives Annulation de l’écriture d’établissement de la DRF

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

1417XX 718XX

458XXX

Organis. intern. Subventions d’équipement à établir Subvention d’exploitation à établir DRF à établir

Montant Montant

Montant

COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)

Folio : 2/2

ENVOI DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF) JOURNAL Demande Remboursement de fonds PIECES JUSTIFICATIVES Copie Etats Récapitulatifs DRF Copie lettre d’envoi

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

458XXX

1417XX 718XX

Organis. intern. DRF à recevoir Organis. intern. Subventions d’équipement Subvention d’exploitation

Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

Cette écriture est passée lorsque la demande est engagée

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF

Folio : 1/1

RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF JOURNAL Compte spécial Banque PIECES JUSTIFICATIVES Avis de crédit bancaire attestant la Réception des fonds

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

52XXXX 1417XX 718XX

458XXX 458XXX

Lorsque la subvention est effectivement encaissée Compte banque Organis. intern. DRF à recevoir En cas de remboursement partiel (montant du rejet) Organis. intern. Subventions d’équipement Subvention d’exploitation Organis. intern. DRF à recevoir

Montant Montant Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

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Octobre 2012

PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT

Folio : 1/1

LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT JOURNAL Achats PIECES JUSTIFICATIVES Factures fournisseurs et autres pièces justificatives

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

2XX/6XX

481XX/4011XX

Immobilisations ou Charges Fournisseurs

Montant TTC

Montant HT

COMMENTAIRES

Acquisition des immobilisations ou engagement des dépenses qui seront payés directement par le bailleur, le plus souvent par virement bancaire sur la base de la demande de paiement direct.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD Folio : 1/1

ETABLISSEMENT DE LA DPD JOURNAL DPD PIECES JUSTIFICATIVES liasse facture fournisseurs

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

458XX

14XX 71XX

Organis. intern. DPD à établir Organis. intern. Subvention d’équipement à établir Organis. intern. Subvention d’exploitation à établir

Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

Il s’agit des dépenses non encore demandées en remboursement à chaque arrêté des comptes et déjà enregistrées en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera établie et engagée, on contrepassera l’écriture et on comptabilisera l’écriture de l’envoi de la demande.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ENVOI DE LA DPD Folio : 2/2

JOURNAL DPD PIECES JUSTIFICATIVES Copie liasse facture fournisseur Formulaire DPD

Annulation de l’écriture d’établissement de la DPD

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

14XX 71XX

458XX

Organis. intern. Subvention d’équipement à établir Organis. intern. Subvention d’exploitation à établir Organis. intern. DPD à établir

Montant Montant

Montant

Envoi de la DPD

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

458XX

14XX 71XX

Organis. intern. DPD à recevoir Organis. intern. Subvention d’équipement Organis. intern. Subvention d’exploitation

Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

Il s’agit de transférer les acquisitions et les dépenses en subvention d’exploitation ou d’investissement

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD Folio : 1/1

PAIEMENT DE LA DPD JOURNAL Paiement Direct PIECES JUSTIFICATIVES Avis de paiement de la DPD

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

40XXXX

458XX

Fournisseurs Organis. intern. DPD à recevoir

Montant

Montant

COMMENTAIRES

Sur la base de la copie de l’avis de règlement que le partenaire en développement transmet au SP/CNLS-IST, le compte fournisseur doit être soldé.

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE Folio : 1/1

ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE JOURNAL OD PIECES JUSTIFICATIVES Copie Dossier de demande

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

449XXXX

1411XXX

Etat, subventions à recevoir Etat, subventions à recevoir

Montant

Montant

COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT Folio : 1/1

RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT JOURNAL Compte Banque Etat PIECES JUSTIFICATIVES Avis de crédit bancaire attestant la réception des fonds

COMMENTAIRES

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

52XXXX

449XXX

Compte banque Etat, subventions à recevoir

Montant

Montant

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE Folio : 1/1

ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE JOURNAL Achat (à crédit) Trésorerie (comptant) PIECES JUSTIFICATIVES Factures fournisseurs BC BL

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

213XXX X 23/24XXXX 481XXX

481XXX 52XXXX ou 57XXXX

Logiciels préciser l’immobilisation Fournisseur d’équipement Fournisseur d’équipement Banque Caisse



COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE

Folio : 1/1

REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE JOURNAL banque/caisse PIECES JUSTIFICATIVES Factures (BC + BL) Pièces de règlement

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

2510XX 2520XX

521YYX ou 57YYYX

Avances et acomptes versés sur immobilisations incorporelles Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles Banque Caisse

Montant

Montant

(Avance ou acompte sur commande n° ……………….)

COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES COMPTABLES CPT27


Octobre 2012

PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE

Comptabilisation de la facture définitive : Solde des comptes d’avance/ d’acompte

Folio : 1/1

COMPTABILISATION DE LA FACTURE DEFINITIVE : Solde des comptes d’avance/d’acompte JOURNAL Achats PIECES JUSTIFICATIVES Factures (BC + BL) Pièces de règlement

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

21YYXX 24YYXX

2510XX 2520XX 521YYX ou 57YYYX

Immobilisations incorporelles Matériel Avances /acomptes versés / immo incorporelles Avances /acomptes versés / immo corporelles Banque Caisse

Montant Montant

Montant Montant Montant Montant

COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES Folio : 1/1

IMMOBILISATIONS FINANCIERES

JOURNAL banque/caisse PIECES JUSTIFICATIVES Factures (BC + BL) Pièces de règlement

N° Compte Débit

N° Compte Crédit Libellés des comptes Libellés de l’écriture

Montant Débit

Montant Crédit

2751XX 2752XX 2753XX 2755XX 2756XX 2757XX 2758XX 47XXX

47XXX 52YYX/ 57YYX

dépôts pour loyers dépôts pour l’électricité dépôts pour l’eau dépôts pour le téléphone, le télex et télécopie dépôts sur marchés publics dépôts sur autres opérations autres dépôts et cautionnements Débiteurs divers Débiteurs divers Banque / Caisse

Montant Montant Montant Montant Montant Montant Montant

Montant

COMMENTAIRES

Dépôts et cautionnements versés

Lorsque la caution et l’avance sur consommation sont remboursables à la résiliation du contrat, la partie remboursable du décompte des frais payables à la signature de la police d’abonnement est indiquée. Les frais d’installation et le timbre fiscal sont enregistrés dans

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les comptes de charges appropriées.

SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION

Folio : 1/1

AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION JOURNAL Banque/ ONG PIECES JUSTIFICATIVES Demande d’avance de fonds Pièces de règlement Pièces justificatives (PJ) de dépenses

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

47XXXX 218XXXX/6XXX

521XXX 47XXXX

Partenaire Banque Appuis à préciser Partenaire

Montant Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

La 1ère écriture est passée lors de l’octroi de l’avance, les 2 dernières après contrôle et acceptation des pièces justificatives envoyées par le Partenaire.

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Octobre 2012

PROCEDURE : CENTRALISATION ET PAIEMENT DES SALAIRES

Folio : 1/2

CENTRALISATION ET PAIEMENT DES SALAIRES

Constatation de la charge de personnel : journal des OD Comptes à débiter : 661 Rémunérations directes versées au personnel national . 6611XX Appointements, Salaires et Commissions . 6612 XX Primes et gratifications . 6613 XX Congés payés . 6614 XX Indemnités de préavis, de licenciement . 6615 XX Indemnités de maladie versées aux travailleurs . 6616 XX Supplément familial . 6617 XX Avantages en nature . 6618 XX Autres rémunérations directes

Comptes à débiter 662 Rémunérations directes versées au personnel non national

6621XX Appointements, Salaires et Commissions . 6622 XX Primes et gratifications . 6623 XX Congés payés . 6624 XX Indemnités de préavis, de licenciement . 6625 XX Indemnités de maladie versées aux travailleurs . 6626 XX Supplément familial . 6627 XX Avantages en nature . 6628 XX Autres rémunérations directes Comptes à débiter 663 indemnités forfaitaires versées au personnel . 6631XX indemnités de logement . 6632 XX indemnités de représentation . 6633 XX indemnités d’expatriation . 6638 XX autres indemnités et avantages divers Compte à créditer : 4281XX Dettes provisionnées pour charges à payer Compte à créditer : 4220XX Rémunération due au personnel

COMMENTAIRES

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N’utiliser que les comptes de charges appropriés

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Octobre 2012

PROCEDURE : CENTRALISATION DES SALAIRES Folio : 2/2

JOURNAL OD PIECE JUSTIFICATIVE Etats de salaire Bulletins de paie

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

66XXXXX 422XXX 66XXXXX

42XXXX 43XXXX 43XXXX

Rémunération due au personnel Personnel, rem dues Personnel, rem dues Cotisations Organismes sociaux Frais de Personnel Organismes sociaux



COMMENTAIRES

Les deux dernières écritures portent sur les montants des cotisations sociales respectivement à la charge des salariés et à la charge de l’employeur

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Octobre 2012

PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES Folio : 1/1

REGLEMENT DES SALAIRES JOURNAL Banque PIECES JUSTIFICATIVES Etat des salaires Etat des cotisations Pièces de règlement

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

422XXX 43XXXX

521XXXX 521XXXX

Personnel, rem dues Salaires Banque nets Organismes sociaux Cotisations Banque

Montant Montant

Montant Montant

COMMENTAIRES

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock Folio : 1/1

STOCKS/ Entrées en stock JOURNAL OD PIECES JUSTIFICATIVES Factures fournisseurs BL Bon d’entrée en stocks

COMMENTAIRES

La comptabilisation des entrées est faite sur la base des BL et des bons d’entrée en magasin.

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

33XXXX

603300

Stocks Variation de stocks

Montant

Montant

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SP/CNLS-IST




Octobre 2012

PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock Folio : 1/1

STOCKS/Consommation de stock JOURNAL OD PIECES JUSTIFICATIVES Bons de sortie valorisés des stocks Etat d’émargement pour les coupons carburant

COMMENTAIRES

La comptabilisation des entrées est faite sur la base des BL et des bons d’entrée en magasin.

N° Compte Débit

N° Compte Crédit


Montant Débit

Montant Crédit

603300

33XXXX

Variation de stocks Stocks

Montant

Montant

Section 3. Planification des travaux comptables

Travaux quotidiens/Travaux mensuels/Travaux annuels CPT 34

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SP/CNLS-IST



Cycle : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012

PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 1/5

4.3.1 TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS 4.3.1.1. TRAVAUX QUOTIDIENS

1. Trésorerie : Caisse

tenue du brouillard de Caisse ; contrôle des pièces de caisse et du brouillard de caisse ; imputation des pièces de caisse ; saisie des pièces de caisse.

2. Trésorerie : Compte spécial Banque

Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virements, bordereaux de

versements, avis de débit et crédit et remises de chèques) ; Contrôle des imputations ; Saisie des transactions bancaires.

3. Achats

Imputation des factures ; Contrôle des imputations ; Saisie des factures.

4. Stocks

Comptabilisation des entrées en stocks Mise à jour des fiches de stocks.

4.3.1.2. TRAVAUX MENSUELS

1. Trésorerie : Caisse

inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable ; édition du journal de caisse et rapprochement avec la comptabilité générale ; contrôle de la saisie ; classement des pièces de caisse ; vérification du classement des pièces justificatives.

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CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre 2012


2. Trésorerie : Compte Spécial Banque

Collecte des relevés bancaires ; Comptabilisation des frais bancaires ; Saisie des frais bancaires ; Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale ; Contrôle des saisies du mois ; Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ; Vérification de la cohérence du solde du compte Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ; Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la

comptabilité générale ; Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires,

avis de crédit et de débit, ordres de virement) ; Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en

attente, chèques ou documents réceptionnés mais non transmis …).

3. Achats

Edition du journal d’achats ; Contrôle de la saisie ; Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ; Justification des soldes fournisseurs et analyse ; Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation Classement des pièces justificatives ; Vérification du classement des pièces justificatives ; Rapprochement des documents informatiques pour cohérence.

4. Financement des partenaires en développement

Etablissement de l’état des fonds mis à disposition Edition des comptes Fonds de dotation et rapprochement avec l’état des fonds

mis à disposition; Etablissement de la situation des fonds non encore justifiés Edition des comptes des fonds à justifier (588XXX) et rapprochement avec la

situation des fonds non encore justifiés; Etablissement de la situation des dépenses non réglées et rapprochement avec les

comptes de dettes Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.

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5. Paie

Préparation des éléments de paie ; Préparation des chèques et virements ; Préparation de l’Etat mensuel de la paie ; Centralisation de la paie ; Saisie des écritures comptables de centralisation de la paie ;

6. Immobilisations

Mise à jour des acquisitions d’immobilisations ; Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du

mois et rapprochement avec les pièces justificatives.

7. Stocks

Comptabilisation des entrées de stocks Comptabilisation des sorties en stocks Mise à jour des fiches de stocks.

8. Edition des Etats mensuels de synthèse comptable

Edition du grand-livre général et de la balance générale ; Edition des états de suivi analytique ; Edition des états de suivi budgétaire ; Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des

écarts. Elaboration Tableau Ressources Emplois

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4.3.1.3. TRAVAUX ANNUELS 1. Trésorerie

Inventaire physique de la caisse;

Contrôle de la séparation des périodes comptables pour l’enregistrement des

dépenses de l’exercice

2. Paie

Etablissement du récapitulatif annuel des salaires par employé. 3. Immobilisations

Inventaire physique des immobilisations;

Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives

et la comptabilité générale ;

4. Stocks

Inventaire physique des stocks; Mis à jour des fiches de stocks Ecritures de régularisation 5. Travaux de synthèse annuelle

Edition du grand-livre général et de la balance générale ;

Edition des états de suivi analytique ;

Edition des états de suivi budgétaire ;

Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.

Etat synthétique des charges de la période

Etablissement du Tableau Emplois / Ressources

La préparation des états de synthèse de fin d’exercice et la réalisation des travaux annuels précités passent par les phases suivantes :

Etablissement de la Balance avant inventaire Conduite de l’inventaire extracomptable Réalisation de l’inventaire comptable Etablissement de la Balance après inventaire Préparation des Etats de synthèse, notamment le Tableau Ressources Emplois

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6. Préparation de l’audit des comptes

Rédiger les TDR de l’audit des comptes et lancer le processus de sélection d’un cabinet. Les Termes de Référence (TDR) des missions d’audit externe sont élaborés sur la base des modèles des partenaires en développement.

Assurer la consistance, la disponibilité et le bon ordre (classement) de la documentation nécessaire pour la justification correcte des écritures comptables conformément au manuel de procédures.

7. Mise en place d’un plan d’actions de suivi des recommandations des audits

Après chaque audit, élaborer un plan d’actions pour le suivi des recommandations structuré comme suit :

énoncé du constat établi par l’auditeur et du risque de gestion y relatif

formulation de la recommandation détaillée

identification des actions séquentielles nécessaires à mettre en œuvre pour

corriger la situation de distorsion ou de dysfonctionnement

fixation de la date butoir de réalisation de l’action

désignation du /des responsable (s) chargé (s) de la mise en œuvre des actions

désignation du responsable chargé de la supervision et du contrôle de la

réalisation

indication de l’extrant vérifiable et/ou de la source de vérification de l’exécution

de l’action

indication des reporting nécessaires pour le suivi du plan d’actions

Entre deux audits, vérifier que toutes les distorsions relevées lors du dernier audit

sont régularisées et documentées en se référant au plan d’actions de suivi des

recommandations.

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Section 4. Analyse et auto - contrôle des comptes

Quelques contrôles usuels CPT 35

Principes de base

Contrôle des pièces justificatives

Travaux de justification des soldes des comptes

Quelques contrôles usuels

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Cycle : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012

PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 1/3

4.4. 1 QUELQUES CONTROLES USUELS 4.4.1.1. Principes de base L’organisation administrative, financière et comptable et le système d’information de gestion sur lequel elle s’appuie doivent assurer de façon permanente :

l’enregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des imputations comptables générales, analytiques et budgétaires

le traitement à temps des données la justification régulière des soldes des comptes la mise à disposition des acteurs concernés des informations de gestion requises dans les

délais impartis tout en garantissant les exigences de régularité et de sincérité devant marquer l’authenticité des écritures comptables pour que la comptabilité puisse servir :

d’outil de mesure d’instrument de preuve probante de sources d’informations fiables et consistantes

4.4.1.2. Contrôle des pièces justificatives

Les écritures doivent être justifiées par des pièces datées, conservées et classées.

4.4.1.3 Achat de matières et fournitures L’agent comptable doit, avant toute imputation, vérifier la cohérence des factures reçues des fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (Bon de commande) et de la livraison (bon de livraison et/ou réception). Il doit en particulier s’assurer :

de l’exactitude du montant de la facture (contrôle arithmétique) de la concordance entre le montant de la facture et celui du bon de commande de la concordance entre la quantité livrée et la quantité facturée.

4.4.1.4. Achat de services ou travaux

L’agent comptable doit s’assurer, avant toute imputation, que :

la facture correspond aux services ou travaux demandés le montant de la facture correspond aux éléments figurant sur le bon de commande la mention « service fait ou travaux exécutés » est portée sur la facture.

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SP/CNLS-IST



CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012


4.4.1.4. Pièces de décaissement

L’agent comptable procède aux contrôles ci-après :

vérification des numéros séquentiels des supports utilisés (n° de chèque, pièce de caisse ou de banque)

vérification des visas autorisés vérification de l’existence des pièces justifiant la dépense (contrats, factures, état de

paiement, etc.) vérification de la concordance entre le montant à payer et le montant indiqué sur

l’instrument de paiement (chèques, bordereaux de remise chèques, pièce de caisse, etc.)

4.4.1.5. Pièces d’encaissement

L’agent comptable procède aux contrôles ci-après : vérification des numéros séquentiels des supports de caisse (n° pièce de caisse) vérification de l’existence des pièces justifiant la recette (état d’encaissement, reçu de

versement à la caisse, ou toute autre pièce justifiant la recette) vérification de la concordance entre le montant encaissé et le montant inscrit sur la pièce

de base (état d’encaissement, reçu d’entrée de caisse, etc.)

4.4.1.6. Travaux de justification des soldes des comptes

Les travaux d’analyse et de justification des comptes sont essentiels. Ils sont effectués mensuellement et permettent :

d’assurer la maîtrise des comptes du SP/CNLS-IST et la production d’états fiables la détection rapide des erreurs ou fraudes commises d’établir dans des délais raisonnables les états financiers de fin d’année

Les différentes étapes de la justification des soldes des comptes par l’agent comptable peuvent être résumées comme suit :

Etape 1 : Analyse et justification des soldes des comptes à une date donnée Il s’agit de s’assurer que :

les mouvements qui ont affecté un compte sont justifiés par des pièces comptables fiables

le solde du compte n’est pas anormal. Exemple : règlement d’un fournisseur dont la facture n’a pas été enregistrée auparavant, le solde débiteur qui en résulte est anormal

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SP/CNLS-IST



CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre 2012


Etape 2 : Rapprochement du solde justifié avec des données extra-comptables Etape 3 : Demande de confirmation de soldes auprès de tiers (fournisseurs, banque,

personnel). Cette étape est indispensable en cas de discordances importantes. 4.4.1.7 Quelques contrôles usuels

Contrôle de concordance entre les comptes fonds de dotation et la situation des fonds reçus

Contrôle de cohérence entre les comptes d’immobilisations et le fichier des

immobilisations : contrôle de concordance et justification des écarts éventuels

Lettrage des tiers et fournisseurs : vérifier que toutes les opérations (factures et règlements) enregistrées sur les tiers pendant le mois ont été bien lettrées

S’assurer que toutes les factures reçues et traitées ont été bien enregistrées en

comptabilité : ce contrôle peut être effectué en rapprochant le journal des achats du cahier ou registre des factures arrivées

Le compte « 422 Personnel, rémunérations dues » doit avoir théoriquement un solde nul :

contrôle et justification des écarts éventuels

Compte banque : contrôle des mouvements et des transactions bancaires et établissement des états mensuels de rapprochement bancaire ; exactitude arithmétique, contrôle, justification et documentation des éléments en rapprochement : délai extrême d’établissement : le 5 du mois suivant le mois concerné

Le solde du compte de virement interne de fonds entre la banque et la caisse doit être

nul.

Les deux comptes 585XXX Fonds à justifier doivent avoir le même solde mais de sens contraire (opposé).

Pour les comptes de charges périodiques, vérifier que tous les mois ou périodes sont pris

en compte : salaires, eau, électricité, téléphone, frais de tenue de compte bancaire, etc.

S’assurer que les frais d’assurance comptabilisés en charge concernent uniquement l’année en cours et que toute l’année a été considéré.

PARTIE 5 : PROCEDURES DE CONTROLE ET DE SUPERVISION

Section 1 : Procédures de contrôle interne

Auto – contrôle SP/CNLS-IST et contrôle des partenaires en développement

RCS 01

Section 2 : Procédure de contrôle externe

Audit et Supervision RCS 02

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Section 1. Procédures de contrôle interne

Auto – contrôle SP/CNLS-IST et contrôle des partenaires en développement

RCS 01

Auto - contrôle du SP/CNLS-IST

Contrôle par les partenaires en développement

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SP/CNLS-IST


PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01

Cycle : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012

PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT

Folio : 1/2

5.1.1. AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST & CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT 5.1.1.1. OBJET Assurer d’une part la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information et d’autre part l’amélioration des performances. 5.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique de façon continue à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre des ressources du SP/CNLS-IST. 5.1.1.3. REGLES DE GESTION

Le contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST est de trois types :

Le contrôle effectué quotidiennement par le personnel du SP/CNLS-IST dans l’exécution de leurs tâches

Le contrôle effectué par l’Auditeur Interne Le contrôle effectué périodiquement par la Cellule Suivi - Evaluation de chaque

programme 5.1.1.4. INTERVENANTS

Le personnel du SP/CNLS-IST


L’Auditeur Interne

Le Responsable Administratif et Financier

L’agent comptable

Partenaires en développement

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SP/CNLS-IST



CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre 2012

PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT

Folio : 2/2

Le personnel du SP/CNLS-IST Le coordonnateur national/ Le Chef du Service Administratif et Financier

Contrôle au niveau du SP/CNLS-IST

Le personnel du SP/CNLS-IST effectue les opérations conformément aux procédures définies dans ce Manuel.

Le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et Financier

sont chargés de la vérification de l’application du manuel de procédures administratives, financières et comptables.

Le Coordonnateur National et le Responsable Administratif et Financier

feront également des visites de terrain pour constater les réalisations faites par les fournisseurs ou autres prestataires partenaires financés par le SP/CNLS-IST. Ces visites feront également l’objet de rapport.

Contrôle par les partenaires en développement et la Cellule Suivi – Evaluation

Les partenaires en développement et la CSE examinent les rapports périodiques d’activités transmis par le SP/CNLS-IST et font les observations éventuelles. C’est un premier niveau de contrôle.

Les partenaires en développement et la CSE ne se contenteront cependant

pas seulement des rapports. Ils devront établir un Planning de visites de terrain pour examiner sur place les activités réalisées et les conditions de leur réalisation. Le SP/CNLS-IST sera visité au moins une fois par an par l’un et l’autre. Chaque visite de terrain sera sanctionnée par un rapport.

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SP/CNLS-IST




PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 1/8

5.1.2. CONTROLE FINANCIER INTERNE 5.1.2.1. OBJET Les procédures de contrôles internes visent à s’assurer :

que l’exécution des opérations (activités) sont ordonnées, éthiques, économiques, efficientes et efficaces dans le cadre de la coordination du SP/CNLS-IST au niveau régional et au niveau préfectoral ;

du respect de l’obligation de rendre compte à tous les niveaux et de façon fiable. Le

respect de ce principe à tous les niveaux passe par le développement, le maintien et la mise à disposition d’informations financières et non financières, fiables et pertinentes et aux moyens d’une publication correcte de ces informations dans les rapports établis en temps opportun à l’intention de l’ensemble des parties prenantes, tant en interne qu’en externe ;

la conformité aux dispositions contenues dans les documents de base du SP/CNLS-IST

de toutes les opérations (activités) initiées et conduites par les ONG, Associations, le SP/CNLS ;

la protection des ressources à tous les niveaux contre les pertes, les mauvais usages

et les dommages dus au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude et aux irrégularités ;

la mise en place d’un système efficace de détection des risques et de proposition des

mesures correctives. 5.1.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE La procédure s’applique de façon continue à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre des ressources du SP/CNLS-IST. L’auditeur interne examine et contribue à l’efficacité continue du système de contrôle interne à travers leurs évaluations et recommandations. De ce fait l’auditeur interne joue un rôle central dans la fiabilité du système de contrôle interne prévu dans les différents manuels.

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SP/CNLS-IST





5.1.2.3. REGLES DE GESTION Le dispositif de contrôle interne englobe toutes les procédures visant à détecter et à prévenir les risques pouvant découler de la mise en œuvre des activités du SP/CNLS-IST. Les procédures ci-après prévues font parties intégrantes du dispositif de contrôle interne :

les procédures d’autorisation et d’approbation ; la séparation des fonctions ; les contrôles portant sur l’accès aux ressources et aux documents ; les vérifications préalables et à postériori ; les analyses de performance opérationnelle ; les analyses de processus d’exécution et la supervision.

Cette partie du manuel vient donc compléter le dispositif de contrôle interne existant dans les autres parties du présent manuel. Elle n’aborde que les procédures mise en œuvre par l’auditeur interne. 5.1.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE La procédure comprend :

la préparation des missions d’audits internes ;

l’exécution des missions d’audits internes ;

la préparation du rapport, sa diffusion et son suivi.




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SP/CNLS-IST






1. Préparation du contrôle interne

1.1 Planification d’une mission d’audit interne

Prépare un programme annuel qui servira de base à la préparation de la planification trimestrielle des missions. Le programme annuel sera adopté dans le cadre de la planification consolidée des activités du SP/CNLS-IST.

La planification d’une mission trimestrielle d’audit interne implique l’établissement d’un plan de mission décrivant la stratégie générale d’audit adaptée pour la mission et de développement d’un programme de travail dans le but de réduire le risque d’audit à un niveau acceptable. Dans le cadre de la planification de sa mission, l’auditeur interne, prendra en compte le calendrier de certaines phases et les procédures d’audit qui nécessitent d’être réalisées et complétées avant la mise en œuvre d’autres procédures d’audit. L’auditeur interne doit planifier : (i) les procédures analytiques à mettre en œuvre en tant que procédures d’évaluation des risques ; (ii) la prise de connaissance générale du cadre légal d’exécution des activités du SP/CNLS-IST ou des modifications intervenues dans le cadre légal auquel est soumis les structures à auditer et la façon dont cette dernière s’y conforme ; (iii) la détermination du caractère significatif ; (iv) les procédures d’évaluation des risques avant d’identifier et évaluer le risque d’anomalies significatives ; (v) etc… L’objectif visé dans la phase de planification est de permettre à l’auditeur interne de s’assurer qu’il a pris en considération tous les événements ou circonstances qui peuvent affecter négativement la possibilité de planifier et de réaliser la mission trimestrielle en ayant réduit le risque d’audit à un niveau faible acceptable. Le processus de planification est sanctionné par un plan de mission et le programme de travail. Les deux documents doivent être mis à jours et modifiés autant de fois qu’il est nécessaire durant le déroulement de l’audit.

1.2 Définition des échantillons

La présente partie a pour objet de définir les procédures et de préciser leurs modalités d’application concernant les sujets à prendre en compte lors de la définition des échantillons ou autres méthodes de sélections d’éléments à des fins de tests en vue de recueillir des éléments probants pouvant lui permettre de fonder son opinion de façon fiable.

264 / 302

SP/CNLS-IST






Dans le cadre de la préparation de la mission d’audit, l’auditeur interne doit identifier les méthodes appropriées pour la sélection des éléments à des fins de tests pour recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour répondre aux objectifs des procédures d’audit interne. Les méthodes retenues et les justificatifs des choix opérés seraient consignés dans le dossier de travail de l’auditeur interne.

Les trois méthodes disponibles et qui seront appliquées de façon judicieuse et optimum sont les suivantes :

la sélection de tous les éléments (examen exhaustif) ; la sélection des éléments spécifiques ; la sélection par sondage.

Le choix de la méthode dépend des circonstances et l’utilisation de l’une ou l’association de plusieurs méthodes peuvent être appropriées. Le choix d’une ou de plusieurs méthodes repose sur le risque d’anomalies significatives au niveau de l’assertion faisant l’objet du contrôle ainsi que de l’objectif d’efficience de l’audit.

1.3 Le dossier de travail

L’objet de la présente partie est de définir des procédures et des principes fondamentaux et de préciser leurs modalités d’application relative à la documentation (dossier de travail) des travaux d’audit interne.

La préparation et la tenue à jour des dossiers de travail est une obligation de l’auditeur interne. Les dossiers de travail visent à :

faciliter la planification et la réalisation de la mission d’audit interne ;

permettre la supervision de la qualité de l’audit interne par l’auditeur externe

et toute autre mission de contrôle externe ;

consigner les éléments probants résultant des travaux effectués pour fonder

les constats et les recommandations de l’auditeur interne.

Le dossier de travail de l’auditeur interne doit comporter : les informations recueillies lors de la prise de connaissance

Les extraits des documents juridiques importants (accord de don, accord de projet, convention de rétrocession, arrêtés et décret, statut et règlement intérieur des ONGs, Associations etc.. ;

Les différents manuels et notes de services ; etc

265 / 302

SP/CNLS-IST






les informations sur le processus de planification, y compris les

programmes de travail et les modifications dont ils ont fait l’objet ; les informations faisant apparaitre que l’auditeur interne a pris en

compte les travaux de l’audit externe ; les analyses des différentes transactions financières sur les comptes bancaires du SP/CNLS-IST ;

les informations sur l’évaluation du risque d’anomalies significatives dans les informations financières produites périodiquement à tous les niveaux ;

les feuilles de travail consignant la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit effectuées en réponse aux risques identifiés au niveau des assertions et leurs résultats ;

les plans de mise en œuvre des recommandations à tous les niveaux ; les preuves de la mise en œuvre des recommandations des contrôles

antérieurs ; les correspondances et lettres de missions ; Etc…

L’auditeur interne classera le dossier de travail en deux parties : (i) les dossiers permanents qui doivent être mis à jour par les nouvelles informations importantes présentant un intérêt permanant ; (ii) les dossiers de travail courants qui doivent contenir les informations concernant chaque mission trimestrielle. L’auditeur interne doit adopter des procédures appropriées garantissant la confidentialité et la sécurité des dossiers de travail.

1.4. La lettre de mission Avant toute mission, l’auditeur interne doit élaborer, une lettre de mission au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date effective de démarrage de la mission. La lettre de mission approuvée doit être envoyée aux personnes à auditer au moins 72h avant la date de démarrage de la mission. A la réception de la lettre de mission, les personnes à auditer doivent accuser réception de la lettre de mission. L’auditeur interne ne doit accepter les modifications des termes d’une mission en l’absence de justification valable. Son avis sur la demande de modification devra figurer clairement dans son rapport.

266 / 302

SP/CNLS-IST






2. Exécution des missions de contrôle interne

Chaque trimestre, l’auditeur interne exécutera une mission d’audit au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS, des CPLS et d’un échantillon représentatif et varié de d’ONG et Associations. Sans être limitatif, son audit trimestriel portera entre autres sur les aspects ci-après : 2.1 L’évaluation de la mise en œuvre des recommandations L’auditeur interne devra à ce niveau, sur la base du plan de mise en œuvre des recommandations convenues lors des missions précédentes, faire une revue du niveau d’application des recommandations. Cette évaluation peut donner lieu à : (a) la reconduite du constat initial ; (b) la modification du constat initial ; (c) l’annulation du constat initial. 2.2 L’évaluation et l’application effective des manuels L’auditeur interne devra à ce niveau et par sondage, faire avec les audités une revue des procédures clés appliquées dans la mise en œuvre des activités. Une comparaison sera faite entre les procédures appliquées et les procédures prévues dans les manuels en vue de dégager les divergences et de faire les recommandations appropriées. 2.3 L’évaluation des risques L’évaluation des risques est le processus qui consiste à identifier et à analyser les risques pertinents susceptibles d’affecter la réalisation à tous les niveaux des objectifs du SP/CNLS-IST, et à déterminer les réponses à y apporter. L’évaluation des risques par l’auditeur interne impliquera, sans être limitatif, les éléments suivants : Identification des risques :

liés aux objectifs du SP/CNLS-IST (surtout les objectifs quantitatifs contenus dans la planification annuelle) ;

dus aux facteurs externes et internes ; analyse des risques

par l’évaluation de l’impact possible du risque ; par l’évaluation de la probabilité de survenance du risque ;

la mise au point des réponses à y apporter (recommandations).

267 / 302

SP/CNLS-IST






2.4 Le contrôle des comptes bancaires Devra à ce niveau, sur base d’échantillon vérifier la qualité des contrôles effectués par les financiers sur les comptes bancaires dans le cadre de la mise en œuvre des procédures d’encaissements et des procédures de décaissements. Mettra un accent particulier sur l’appréciation des délais ci-après : le délai d’approvisionnement des Comptes, le délai de préparation des demandes de réapprovisionnement à soumettre

aux partenaires en développement, le délai de paiement des factures et surtout des demandes de fonds des ONG

et Associations. 2.5 Le contrôle de caisse Devra par échantillon contrôler à postériori le fonctionnement de la caisse et la qualité des contrôles de caisse exécutés. 2.6 Le contrôle a priori des informations financières Ce contrôle portera sur les différents rapports produits. vérifier la production à bonne date des rapports ; la fiabilité des informations contenues dans les rapports.

2.7 Le contrôle de la passation des marchés Sur base d’échantillon fera le contrôle à postériori de passation des marchés à tous les niveaux. Initiera, tous les contrôles qu’il juge nécessaires pour une bonne exécution de la lutte contre le Sida. Proposera les mesures correctives et s’assurera de la mise en application des recommandations. De façon spécifique, devra : (a) veiller au bon respect des passations des marchés ; (b) s’assurer de la bonne composition des commissions prévues ; (c) s’assurer de la fiabilité des différents répertoires des entreprises ; s’assurer du respect des procédures des partenaires en développement en matière de publication.

268 / 302

SP/CNLS-IST






3 La production, la diffusion et le suivi des rapports d’audit interne Devra présenter à l’issu de sa mission trimestrielle et au plus tard 45 jours après la fin du trimestre son rapport définitif. Le rapport définitif sera la version prenant en compte (si l’auditeur l’approuve) ou restituant (si l’observation de l’audité ne permet pas de lever le constat) les commentaires des audités sur le rapport provisoire. Le rapport provisoire est envoyé à toutes les structures auditées pour avis. Les observations écrites accompagnées des éléments de preuves doivent être produites par les structures auditées dans un délai maximum de cinq (5) jours ouvrables à compter de la réception du rapport provisoire. Les observations éventuelles seront accompagnées du projet de plan de mise en œuvre des recommandations. Ce projet de plan doit comporter : (a) les activités pertinentes pour la mise en œuvre des recommandations ; (b) les indicateurs d’évaluation des activités ; (c) le chronogramme détaillé de mise en œuvre ; (d) le responsable de l’activité. Avant la production du rapport provisoire, l’auditeur a l’obligation de faire la restitution des résultats de l’audit au niveau de chaque structure auditée et de recueillir les observations qu’il analysera. Le rapport définitif comportera deux parties : (a) le rapport d’audit interne du SP/CNLS-IST et son plan de mise en œuvre des recommandations ; (b) le rapport d’audit interne des ONG, Associations avec son plan de mise en œuvre des recommandations. Chaque partie sera structurée de la façon suivante : (a) l’appréciation globale de l’auditeur sur la gestion faite par la structure auditée ; (b) la présentation générale du cadre d’exécution de la mission (contexte d’exécution de la mission, les objectifs de la mission, l’étendue des travaux, l’échantillon couvert, les faits importants ayant influencé l’exécution de la mission etc…) ; (c) les résultats de mission ; (d) le plan de mise en œuvre des recommandations. La partie concernant les résultats présentera : (a) les constats ; (b) les recommandations ; (c) les observations éventuelles des audités si les dites observations ne permettent pas d’annuler valablement les constats. Sur la base du rapport définitif, un extrait des faiblesses importantes identifiées au niveau de chaque structure auditée sera présenté. La diffusion de la version définitive du rapport d’audit interne est de la responsabilité du Coordonnateur National ou de son Adjoint. Le rapport définitif est envoyé : (a) à tout le personnel du SP/CNLS-IST ; (b) aux Responsables Régionaux pour diffusion au sein du personnel.

269 / 302

Section 1. Procédure de contrôle externe

Audit et Supervision RCS 02

Planification des missions d’audit

Planification des missions de supervision et de contrôle externe

270 / 302

SP/CNLS-IST


PROCEDURES DE CONTROLE ET SPERVISION RCS 03

Cycle : CONTROLE EXTERNE Octobre 2012

PROCEDURE : AUDIT EXTERNE Folio : 1/2

5.2.1 AUDIT EXTERNE 5.2.1.1. OBJET Assurer que l’atteinte des objectifs du SP/CNLS-IST est en bonne voie grâce à l’exécution des activités conformément aux documents de financement. 5.2.1.2. APPLICATION La procédure s’applique de façon périodique à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre des ressources du SP/CNLS-IST. 5.2.1.3. REGLES DE GESTION

Le SP/CNLS-IST est soumis aux contrôles et à la supervision du gouvernement et des partenaires en développement. Il est également soumis à des audits annuels.

5.2.1.4. ETAPES

Planification des missions d’audit externe Planification des missions de supervision


Le Coordonnateur National L’Auditeur Interne Le Chef du Service Administratif et Financier L’Agent comptable Les partenaires en développement

271 / 302

SP/CNLS-IST


PROCEDURES DE CONTROLE ET SPERVISION RCS 03

CYCLE : CONTROLE EXTERNE Octobre 2012

PROCEDURE : DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Folio : 2/2

1. Planification des missions d’audit externe

Pour procéder aux audits du SP/CNLS-IST, ce dernier recrute un mois avant

la fin de l’exercice à auditer un cabinet d’audit indépendant acceptable par le partenaire en développement, suivant un mode de sélection conforme à ses propres procédures de consultation.

Le SP/CNLS-IST effectue une bonne préparation des missions de supervision et d’audit dès qu’il en est informé. Toute la documentation requise doit être préparée et disponible pour permettre une correcte conduite desdites missions.

Le rapport d’audit devra parvenir aux partenaires en développement au plus

tard trois (3) mois après la fin de l’exercice.

2. Planification des missions de supervision et de contrôle externe

Le SP/CNLS-IST pourra recevoir de manière périodique des missions d’assistance et de supervision du Gouvernement et des partenaires en développement. Les objectifs des missions de supervision seront :

de s’assurer du bon ancrage et de la stratégie d’implantation et

d’intervention,

d’évaluer les résultats obtenus par activité et les comparer aux

prévisions,

d’évaluer le niveau d’exécution du plan d’actions et du budget

d’examiner la régularité et la conformité des pièces et documents

comptables ainsi que leur cohérence avec les rapports d’activités

272 / 302

Annexe 1 : Organigrammes Annexe 2 : Supports de gestion

ANNEXES

i

AANNNNEEXXEE 11 :: OORRGGAANNIIGGRRAAMMMMEESS

ii

ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT PERMANENT DU CNLS-IST

CNLS-IST

COORDONNATEUR NATIONAL ADJOINT

Secrétaire Particulière

COORDONNATEUR NATIONAL

SERVICE

Santé

Chef Service

SERVICE

Planification Suivi-Evaluation

Chef Service

SERVICE

Ministères, Entreprises, Société

civile et Confessions religieuses

Chef Service

SERVICE

Communication et

Relations Publiques

Chef Service

SERVICE

Administratif et Financier

Chef Service

Chef Parc

Auto

Chargé de

Programme

Comptable Chargé des

Ressources

Humaines

Secrétaire

Administratif

Agent Comptable

Chargé de la gestion

des stocks et du

matériel

Coursier

Chauffeurs Standardiste

Assistant

Suivi-Evaluation

Gestionnaire de

Base de

données

Chargé des Ministères et des

Entreprises

Chargé Société

Civile et Confessions

Religieuses

Informaticien Chargé du

site Web

iii

Liens dynamiques entre le SP/CNLS-IST et les autres parties prenantes à la réponse nationale

LEGENDE :

Relations hiérarchiques

Relations fonctionnelles et de collaboration

CNLS-IST

SP/CNLS-IST

ST/REGIONAL

ST/PREFECTORAL

Département Communication

Département Planification stratégique et S&E

Département mobilisation de la réponse nationale

Département Administration et Finances

Commissions & Groupes de travail

CRLS/IST

CPLS/IST

NIVEAU

CENTRAL

NIVEAU REGIONAL

NIVEAU

PREFECTOAL

Comité Sectoriel Santé-VIH

CCM

Plateforme de la Société

civile

Organe Tripartite

Comités Ministériels de

Lutte contre le Sida

Equipe pays des Nations

Unies

Equipe conjointe des Nations Unies

iv

AANNNNEEXXEE 22 :: SSUUPPPPOORRTTSS DDEE GGEESSTTIIOONN

v

SUPPORTS DE GESTION

LIVRE DE CAISSE

LIVRE DE BANQUE

PIECE DE CAISSE – RECETTE

PIECE DE CAISSE – DEPENSES

ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE

MODELE D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

ORDRE DE PAIEMENT

FICHE D’IMMOBILISATION

REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

FICHE DE BORD DE VEHICULE

ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES

REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES

FICHE DE STOCK

DEMANDE D’ACHAT

BON DE TRAVAIL

BON DE COMMANDE

BORDERAU DE RECEPTION

BON D’ENTREE EN STOCK

BON DE SORTIE DE STOCK

AUTORISATION D’APPROVISSIONNEMENT EN CARBURANT

REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT

ETAT DE SUIVI ET D’EXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT

FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE

vi

SP/CNLS-IST

LIVRE DE CAISSE

Mois / Exercice : Page n° : ………

Date N° PC Libellé Recette Dépense Solde

Solde Précédent

Totaux des

Mouvements

Nouveau Solde

vii

SP/CNLS-IST

LIVRE DE BANQUE

Mois /Exercice : Page n° : ………

Date N° PC Nature de

l’opération

Débit Crédit Solde

Solde Précédent

Totaux des

Mouvements

Nouveau Solde

viii

SP/CNLS-IST

PIECE DE CAISSE – RECETTE N° ……………

Date : ...................................................................................................................................

Montant (en chiffres) : .........................................................................................................

Montant (en lettres) : ...........................................................................................................

Objet : ..................................................................................................................................

Remettant (cas échéant) : ....................................................................................................

Le Comptable L’Agent Comptable Le CSAF Le Remettant

ix

SP/CNLS-IST

PIECE DE CAISSE – DEPENSES N° ………..

Date : ...................................................................................................................................

Montant (en chiffres) : .........................................................................................................

Montant (en lettres) : ...........................................................................................................

Objet : ..................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Bénéficiaire : .......................................................................................................................

Imputation Budgétaire : .......................................................................................................

Le Bénéficiaire Le Comptable L’Agent Comptable Le CSAF

x

SP/CNLS-IST

ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE

BANQUE : .........................................................................................................................

NUMERO DE COMPTE : .................................................................................................

NATURE DU COMPTE : ..................................................................................................

Date Numéro de

Chèque

Bénéficiaire Objet du

paiement

Montant

xi

SP/CNLS-IST

MODELE D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Date Débit Crédit Obs.

Solde sur relevé au …………….

ECRITURES NON PASSEES

PAR LE PROJET

-

-

-

-

-

-

-

-

-

ECRITURES NON PASSEES

PAR LA BANQUE

-

-

-

-

-

-

-

-

-

S/TOTAUX

Solde dans nos livres au …….

CO AC CSAF Coordonnateur National

xii

SP/CNLS-IST

MODELE BIS D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

RAPPROCHEMENT BANCAIRE AU ………

BANQUE :…………

DATE :

Compte du SP/CNLS-

IST Compte de la banque

Libellés Débit Crédit Débit Crédit

Date Solde au……

Totaux Solde au

CO AC CSAF Le Coordonnateur National

xiii

SP/CNLS-IST

ORDRE DE PAIEMENT N° ………….

Date : ............................................

Rubrique : ............................................

Catégorie de dépenses : .............................................

Ligne Budgétaire : ............................................

Crédit alloué : ...........................................

Imputation Comptable : ............................................

Source de financement : ……………………………………..

Nature de la

dépense

Bénéficiaire Montant

facture à

payer

% Bailleur % Etat Taxes Modes de

règlement

CO AC CSAF Coordonnateur National

Pièces jointes :

xiv

SP/CNLS-IST

FICHE D’IMMOBILISATION

Désignation de l’immobilisation : ......................................................

Nature de l’immobilisation : ......................................................

Famille : ......................................................

Code d’identification : ......................................................

Affectation : ......................................................

Date d’entrée : ......................................................

Valeur d’acquisition : ......................................................

Source de financement : ......................................................

Date de sortie : ......................................................

Un modèle devra être généré par le système de gestion informatique du Projet.

xv

SP/CNLS-IST

REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

N°

IMMATRICULATION

DESIGNATION

IMMOBILISATION

DATE

D’ACHAT/

RECEPTION

VALEUR OBSERVATIONS

(ACTIVITE OU

FONCTIONNEMENT)

xvi

SP/CNLS-IST

FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

N°

d’Ordre Référence

/Code

Désignation de

l’immobilisation

Date

d’acquisition

Lieu

d’affectation

Etat

d'utilisation

Observations

xvii

SP/CNLS-IST

FICHE DE BORD DE VEHICULE

Date Objet du

Déplacement

Km au

départ

Quantité de

carburant prise

Km à

l’arrivée

Observations

xviii

SP/CNLS-IST

ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES

Mois : ………………..

Article

Responsable

d’activités

Consommations Cumul

Quantité Valeur Quantité Valeur

Le CGSM L’Agent Comptable Le CSAF


xix

SP/CNLS-IST

REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES

Article : ………………………….

Date Service Demandeur Quantité sortie Emargement du

Bénéficiaire

xx

SP/CNLS-IST

FICHE DE STOCK

Article : ………………………………..

Date Référence Entrées Sorties Stocks

Qté P.U. Valeur Qté P.U. Valeur Qté P.U. Valeur

Le CGSM L’Agent Comptable Le CSAF


xxi

SP/CNLS-IST

DEMANDE D’ACHAT N° …………………

Date : …………………………………………

Références Désignation des Articles Quantité Prix

Unitaire

TOTAL

Montant demande d’Achat

Allocation Budgétaire

Crédits déjà consommés

Disponible après Demande

EMETTEUR AC CSAF CN

xxii

SP/CNLS-IST

BON DE REPARATION/ TRAVAIL No ____________

A JOINDRE OBLIGATOIREMENT A LA FACTURE

NOM DU PRESTATAIRE ………………………………………………………

ADRESSE …………………………………………………………………………..

MARQUE ET TYPE DE MATERIEL/ VEH ………………………………………..

IMMATRICULATION ……………………………………………………………

TRAVAUX SIGNALES MONTANT

TOTAL

Arrêté la présente commande à la somme de ……………………………………………

………………………………………………………………………..

CGSTM CO AC CN

23

SP/CNLS-IST

BON DE COMMANDE N° ……………………

Date :………………………

Fournisseur: ………………………

Demande d’achat n° ………………. du …………….

Date de livraison ……………………………………..

Références Désignations Quantité Prix

Unitaire

TOTAL

Important

Le double de ce Bon de Commande doit être

retourné avec votre facture sous peine de rejet.

Montant du Bon de

Commande

Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

xxiv

SP/CNLS-IST

BORDEREAU DE RECEPTION No _________

SUIVANT BON DE COMMANDE No _________

MAGASIN DESTINATAIRE

REF. DESIGNATION

DES ARTICLES

QUANTITE

COMMANDEE

QUANTITE

RECUE ECART OBSERVATIONS

Date et signature Magasinier + Cachet

Date et signature du Fournisseur ou Livreur+ Cachet

xxv

SP/CNLS-IST

AUTORISATION D’APPROVISIONNEMENT

EN COUPON CARBURANT

Structure ou personne bénéficiaire : ………………………….

Nature :

o Gasoil

o Essence

N° de bons Nombre de

bons

Valeur de

bons

Quantité

correspondante

Nom

Bénéficiaire

Emargement/

Observations

AC CSAF CN

xxvi

SP/CNLS-IST

REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT

ENTREES SORTIES SOLDE

Date Nombre

total de

bons

Valeur

du

bon

Valeur

totale

Date Véhicule

bénéficiaire

Objet Nombre

de bons

Valeur

Totale

Nombre

de bons

Valeur

totale

Important

Le double de ce Bon de Commande doit être

retourné avec votre facture sous peine de rejet.

Montant du Bon de

Commande

Le Chef du Service Administratif et Financier Le Coordonnateur National

xxvii

SP/CNLS-IST

BON D’ENTREE EN STOCK No ___________

DATE: …………………………………………………

REF. PIECES JUSTIFICATIVES : ……………………

DESIGNATION

DES

ARTICLES

UNITE DE

COMPTAGE

QUANTITE

PRIX

UNITAIRE

MONTANT

OBSERVATIONS

CGSM COMPTABLE

xxviii

SP/CNLS-IST

BON DE SORTIE (Livraison interne)

Date de remise du bon : ……………………

Nature article : ……………………………………..

Quantité : ………………………………………

Objet/motif : ……………………………………….

Prix unitaire : ……………………………………….

Coût Total : …………………………………………..

Imputation : …………………………………………

Nom bénéficiaire : …………………………………

No Véhicule : …………………………………………

Date livraison : ……………………………………….

CGSM Bénéficiaire / Demandeur

xxix

SP/CNLS-IST

FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE

Rubrique : ......................................................

Catégorie de Dépenses : .......................................................

Ligne Budgétaire : ......................................................

Crédit alloué : .......................................................

Date Opération Montant Dépenses cumulées

à ce jour

Crédit disponible

AC CSAF CN

xxx

SP/CNLS-IST

ETAT DE SUIVI ET D’EXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT

Financement : …………………….

Catégories

Budget

Annuel

Réalisations

cumulées du

mois

m - 1

Réalisations

du mois

m

Réalisations

cumulées au

mois

m

% Solde

disponible

1.

2.

3.

4.

5.

TOTAL

AGENT COMPTABLE CHEF SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

COORDONNATEUR NATIONAL

Documents

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE REPUBLIQUE ... …cnlstogo.org/download/documentation_cnls/Manuel de procédures du... · ET COMPTABLES DU SP/CNLS-IST ... ADM : Procédures Administratives