Organiser une manifestationOrganiser une manifestationdu secteur de la restauration du secteur de la restauration

complémentaire complémentaire

Organiser une manifestationOrganiser une manifestationdu secteur de la restauration du secteur de la restauration

complémentaire complémentaire

Banquets, buffets, cocktails, réunions, séminaires, Banquets, buffets, cocktails, réunions, séminaires, colloques, symposium, etc..colloques, symposium, etc..

Sandrine Beldio

Organisation généraleLa restauration complémentaire doit répondre

à des besoins spécifiques en matière•De locaux

•De matériel•De personnel

*Les propositions faites aux clients varieront en fonction du standing de l’établissement

*Les locaux peuvent être intégrés dans lastructure d’un restaurant ou d’un hôtel/restaurant

*Les locaux peuvent être loués à l’extérieur dupôle de production : traiteur (hors champ de ce travail)

S Beldio

Un espace suffisant de travail pour les réunions ou séminaires aux ratios d’occupation qui diffèrent selon le type de mise en place

Les espaces de travail peuvent être-Des suites ou des chambres de l’hôtel dans le cas d’entretiens d’embauche réalisés par une entreprise extérieure-Des salons aménagés et équipés selon les besoins des clients

• Doivent comporter des espaces adaptés à la réalisation des manifestations :

1. Les locaux

Un espace suffisant de restauration aux ratios d’occupation sera plus ou moins élevé selon le type de prestations

Les espaces de restauration sont aussi ceux destinés aux réunions : il faudra veiller dans le cas de restauration haut de gamme (repas de gala par exemple) à rendre l’espace en cohérence avec la prestation (décoration florale, choix du mobilier : tables rondes)

Hôtel Simbad-Hammamet

www.hotel-talabardon.com

http://www.genettihotel.com

http://www.abcsalles.com S Beldio

Un vestiaire : -Existantou en cas d’absence ou de dimension insuffisante -À réaliser dans un espace clos ( petit salon par exemple) pour garantir la sécurité des biens des clients si le vestiaire est sans surveillance

-Prévoir des tickets de vestiaire facilitant un départ rapide des convives-Prévoir des portants et cintres en nombre suffisant : le besoin peut varier selon la saison – en hiver compter un cintre par convive-Prévoir un personnel en nombre suffisant à l’accueil et au départ pour assurer le vestiaire

Des toilettes affectées aux salons- Hommes - Femmes - Mobilité réduite

-Attention particulière à apporter à la propreté en début et cours de service : -mettre en place une fiche horaires de vérification de la propreté et de l’équipement -Réapprovisionner si nécessaire en papier toilettes, serviettes, vider les corbeilles et poubelles etc.

• Doivent comporter des espaces bien signalés S Beldio

2. Le matériel –équipements Gratuits ou payants

Services gratuits Services Payants

Vidéo-projecteurWifiÉcran de projectionEstradePupitreTableau PapierOccultation jourTéléviseurLecteur DVDRétroprojecteurMagnétoscope VHSProjecteur Diapos

Camera vidéoSecrétariatInterprètetraduction simultanéePhotocopiesTélécopiesTéléphone Micros BaladeursSonorisation

http://www.hotel-lamarina.fr/Plaquette-BW-St-Raphael.pdf

Compris dans le prix séminaire(journée ou résidentiel)

En supplément du prix séminaire

(journée ou résidentiel)

Rétroprojecteurs et écransMatériel vidéo ou informatique supplémentaire

Projecteurs diapos Vidéo projecteur XGA du Relais

Téléviseurs, magnétoscopes, DVD

Caméscope

Matériel de sonorisation Photocopieur

Tableaux blancs et paper-board Téléphone, SDA et fax

  Internet

  Vidéo conférence

- Le choix de facturer ou non le service est lié *À la disponibilité sur place ou non du matériel*À la valeur du matériel *Au standing de l’hôtel et à sa clientèle- La facturation s’effectue par l’hôtel en général ou quelquefois directement par le prestataire

http://www.relais-moulinneuf.fr

Exemples

S Beldio

3.Le mobilier

Des tables

-Tables adaptées pour une prise de notes et pour une disposition variée

-Faciles d’entretien-De stockage aisé: matériel pliant n’excluant pas du matériel de qualité-Résistant

http://mobilier-hotel-restaurant-table-meuble-hotellerie.poitoux.fr

-Tables pour banquets adaptées au repas

Azur equipement

http://www.francebureau.com

-Des chaises-Empilables ou pliantes pour un transport et un stockage facile

S Beldio

4. Le personnel L’hôtelier doit mettre à disposition un personnel en nombre suffisant

Le personnel peut être composé d’ employés permanents et/ou d’ « extras »

Le nombre varie avec la catégorie de l’établissement et la nature de la manifestation.

S Beldio

5. Les différentes prestations • Font toutes l’objet d’une réservation préalable

En raison

-de la négociation des prestations et prix inévitables dans ce type de prestation contrairement à un repas au restaurant

-de l’organisation nécessaire à leur réalisation : commandes de produits, commandes de matériel, embauche de main d’œuvre d’extras, etc.

-des besoins et attentes différentes selon les clients pour une même catégorie de prestation : disposition des tables, avec ou sans repas, animation ou non,besoin de matériel, etc.

S Beldio

5.1 Banquets • Repas qui

réunit un nombre de convives autour d’une occasion communes : mariage, repas d’affaires, fêtes de familles, réunions d’actionnaires etc.

•repas unique pour tous les convives

•à partir de 15 personnes généralement

•réaliser dans la salle de restaurant ou un salon

•possibilité d’offrir le salon si pas de disponibilité au restaurant (selon le choix de l’hôtelier)

•une partie peut être réalisée sous forme de buffets (entrées, plats chauds, fromages, desserts)

•le service des boissons peut être assuré ou non suivant la qualité de la prestation proposée au client

•le service est effectué à table : à l’assiette ou au plat

S Beldio

A : choix et disposition de la salle ou du salon

-La proposition faite aux clients doit tenir compte d’un certain nombres de points qui vont influer sur le choix de la salle et sur celui de la mise en place

* nombre de personnes

* motif de la manifestation : mariage, repas d’actionnaires, repas d’association, repas d’anniversaire

* De la typologie de la clientèle

* Date pour les disponibilités

S Beldio

1. En I : table rectangulaire

-À proposer dans le cadre d’un nombre limité de personnes ( inférieur à 30 couverts ) en raison :

http://www.parchotel.net

*de l’utilisation de l’espace dans la salle : une seule table n’occupe généralement pas tout l’espace et donne une sensation de « vide »* De son caractère peu convivial : les convives sont tous à la même table mais très éloignés les uns des autres

* Le plan de salle est plus facile à réaliser puisqu’ aucune table n’est à mettre plus en valeur dans l’espace qu’une autre : en effet pas de table d’honneur, pas de risque de table en bout de salle par exemple

* Dans le cas de repas avec enfants : conseiller de réunir les enfants sur le même coté pour éviter les « sièges vides »  en milieu de table pendant le repas

*Dans le cas d’une table unique : aucun convive ne se tourne le dos

*Les convives sont globalement tous visibles par l’invitant

Remarques :

*Au delà de 12 couverts (7 m linéaire ) , conseiller au client de doubler les tables

http://.lepegasien.com

Ratio d’occupation : 1,00 à 1,50 m2/pax

S Beldio

2. En tables rondes

-A proposer en toutes occasions

*les tables rondes facilitent le dialogue

*Dans le cas d’une table d’honneur, retirer un couvert par table pour que chaque convive est vue sur celle ci

* Dans le cas de repas avec enfants : conseiller au client de réunir les enfants sur la même table éloignée des entrées de service

http://www.genettihotel.com

- En table de 6,8,10,12,15 couverts

* La disposition des tables dans la salle en permet une occupation esthétique

*Proposer au client la réalisation des documents nécessaires : nom des tables, marque place , etc. et de les disposer à l’avance

*Proposer au client de faire apparaître le plan général de la salle à l’entrée

*Dans le cas de nombre important : identifier chaque table par une lettre ou proposer au client de nommer en fonction d’un thème fixé par lui

Remarques :

*Garantir au client la présence d’ un personnel en nombre suffisant pour orienter les clients

* l’espace au centre de la table permet une belle décoration

Ratio d’occupation : 1,20 à 1,80 m2/pax suivant la dimension

des tables

S Beldio

3. En râteau ou en peigne

En râteau : 3 branches

*disposition plus rare car un espace nécessaire important : prévoir 1, 50 m entre les tables des branches du râteau ou du peigne

En peigne : plus de 3 branches

*Dans le cas d’enfants, proposer au client de les réunir sur une branche du peigne ou râteau

http://www.normotel-lamarine.fr/ressources/Image/banquet-gd.jpg

•Le dialogue est peu aisé pour les convives installés sur la table principale

Remarques :

*Dans le cas de nombre important : identifier chaque table par une lettre ou proposer au client de nommer en fonction d’un thème fixé par lui

- En général , ne pas disposer de convives à l’intérieur du U sur la table d’honneur

Ratio d’occupation : 1,50 m2/pax

S Beldio

4. En éventail

-A proposer pour un nombre important de convives

*En cas de nombre très important , doubler l’éventail

La table d’honneur doit avoir vue sur toutes les autres tables

*idem que tables rondes

Remarques :

Éventail double

Éventail simple

Dans le cas de l’éventail simple pas de client tournant le dos au reste des convives

Ratio d’occupation : 1,20 m2/pax

S Beldio

3. En U

-A proposer pour 25 à 50 couverts maximum

•La table d’honneur doit contenir peu de convives pour éviter un écartement excessif des 2 tables transversales

- En général , ne pas disposer de convives à l’intérieur du U sur la table d’honneur

Remarques :

http://www.orsayrestaurant.com

http://www.restaurant-les-grepins.com

Ratio d’occupation : 1,80 à 2,00 m2/pax

S Beldio

B. Les tarifs • La plupart des tarifs « banquets » s’affichent en

« menu tout compris » qui comprend -Les mets : à fixer avec le client à partir du choix proposer

-Les boissons :

Le nombre de bouteilles par personne est le plus souvent fixé à l’avance

La qualité doit elle aussi être précisée pour les vins : Appellation, région

Le type de boissons comprises doit être précisé : apéritifs, vins, boissons chaudes, eaux minérales plates ou gazeuses etc.…

• Dans certains cas le menu sera entièrement conçu avec le client : « sur mesure »

-Le service :

• Est inclus dans le prix S Beldio

C. Les metsl’hôtelier dispose de plusieurs menus conçus pour ce type de restauration

Le choix des plats doit s’effectuer à l’avance par le client

Le menu est unique pour tous les convives

1 Entrée, 1 plat, dessert1 Entrée, plat 1 (poisson généralement), plat 2, fromage, 1 dessert

-Ils peuvent être avec ou sans choix ; Simple

Remarques :

- Ne pas justifier au client la nécessité du menu unique pour des raisons d’organisation, de commandes, de personnel : le client ne peut entendre de tels arguments : Mettre en avant que le menu unique permet la satisfaction maximale des convives : dans le cas de mets différents par convive , des clients risquent de regretter leur choix en voyant le met servi aux autres personnes présentes.

A complet

- Le client peut demander de constituer son menu « sur mesure » en choisissant éventuellement des plats dans la carte de restaurant : attention aux plats à la cuisson ou au dressage très complexe « à la minute » qui nécessitent une très bonne organisation pour une satisfaction optimale du client

S Beldio

D. Les boissonsApéritif : Prévoir un avec alcool et un sans alcool : 1 verre par personne

oDe type « boisson unique » : traditionnellement Kir, Kir royal ou Champagne, mais aussi punch, sangria ..

- Attention pas de réalisation de dernière minute : les cocktails au shaker et verre à mélange sont à proscrire car la réalisation et le service s’avèrent souvent trop longs

-Champagne : 1 bouteille pour 6 à 7 flûtes (varie en fonction de la contenance des flûtes), 1 bouteille pour 8 coupes-Kir : 1 bouteille de crème de fruits pour 35 kirs (bouteille de 70 cl), proposer éventuellement un assortiment-punch,sangria : 1litre pour 10 personnes à 12 personnes

Avec alcool

Sans alcool -Prévoir 20 % environ de « sans alcool » , pourcentage à adapter en fonction de la typologie de la clientèle du banquet ( age des convives et sexe etc. )

1 litre de jus de fruits ou cocktail de jus de fruits pour 8 personnes

- Ne pas proposer un assortiment d’alcool ou de cocktails dans le cas d’un service à table pour les mêmes raisons

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Vins

•menu à 2 vins : - 1 bouteille /4 pour le premier vin - 1 bouteille / 3 pour le deuxième

•menu à 3 vins : -1 bouteille /4 pour le premier vin -1 bouteille /4 pour le deuxième vin-1 bouteille /3 pour le troisième vin

•Pour un repas de gala •menu à 4 vins : -1 bouteille /5 pour le premier vin -1 bouteille /5 pour le deuxième vin-1 bouteille /3pour le troisième vin -1 bouteille /3 pour le quatrième vin

Prévoir le nombre de vins en fonction du menu , 3 plats ou plus.

Tenir compte également de la typologie de la clientèle

Eaux minérales

- 1 bouteille pour 6 à panacher entre eau plate et eau gazeuse

-Proposer de l’eau en bouteilles-Quelquefois carafes d’eau

Les vins seront proposés en fonction des mets et dans le respect des accords verticaux et horizontaux

S Beldio

Digestif

En fin de repas Champagne

- 1 bouteille /6 flûtes

- 2cl par personne

Proposer un assortiment en raison de la variété des produits tant par le goût que par le degré alcoolique : une eau de vie brune , une eau de vie blanche et une liqueur ou crème.

Boissons Chaudes

Proposer un café ou une infusion (thé et tisane)

Servir à la cafetière en cas de nombre de convives important

-5 à 7 g de café pour 1 espresso jusqu’à 10 grammes pour cafetière filtre-5 % du nombre de cafés en infusion et 5% en thé-15 grammes de sucre par personne

Remarque sur le « droit de bouchon » : est une somme forfaitaire par « bouchon » réclamée par l’entreprise de restauration aux clients qui

amènent leurs bouteilles de vin en échange du service . Cette pratique n’est pas acceptée par tous les professionnels qui n’ont aucune obligation de la

pratiquerS Beldio

E. Le personnel de service

-1 Maître d’hôtel pour 50 couverts-1 serveur pour 15 à 20 personnes-1 sommelier pour 20 à 25 personnes

Le service des mets peut être assuré à l’assiette ou à l’anglaise

Le service peut être plus ou moins complet suivant la prestation et le standing de l’établissement :-Service des mets, boissons sur table-Service complet des mets et des boissons

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Exemples d’organisations et de prestations Banquet

S Beldio

Plan de salle :l’Orangerie de Mézières

S Beldio

Menu « Matière Grise » (Eau minérale, vin et café compris) Une entrée, un plat et un dessert (au choix). Même menu pour l'ensemble du groupe. L'eau minérale, le vin et le café sont compris. Inclus dans le forfait

Flan de saumon à la julienne de légumes Croustillant au parfum des bois Velouté du pêcheur Timbale de polenta au gorgonzola Saucisson à la Lyonnaise Cassolette Niçoise au thon Tarte fine au boudin noir, pommes en l’air *** Mi-mélo du pêcheur en habit vert Sauté d’agneau au basilic Confit de poule au gratin dauphinois Filet de loup de mer au beurre d’ail Blanquette de porc à l’ancienne Choucroute de la mer Paleron de boeuf en pot au feu *** Plateau de fromages *** Feuilleté aux fruits frais Charlotte aux pommes caramélisées Financier belle Hélène Chaud froid caramélisées Mi-cuit au chocolat Gratin de fruits en sabayon Pêche rôti aux macarons Tarif du menu hors séminaire : 27€ H.T/personne

Menu « GOURMAND » (Eau minérale, vin et café compris) Une entrée, un plat et un dessert (au choix). Même menu pour l'ensemble du groupe. L'eau minérale, le vin et le café sont compris.Supplément 24 € / personne

Fricassée d’escargots aux deux sauces Foie gras frais au porto Noix de St Jacques à la julienne de légumes et au vinaigre de framboises Rissoles de foie gras aux fruits tièdes Marbré de loup au coulis de crustacés *** Croustillant de lotte au beurre des Maraîchers Feuilleté de caille sauce Porto Délice Scandinave Gourmands de poulet fermier au foie gras Train d’entrecôte rôtie sauce à la moelle Escalopes de ris de veau sauce forestière Tournedos Rossini *** Ronde de fromages *** Omelette Norvégienne Symphonie gourmande Tulipe glacée aux fruits frais Aumônière de poires caramélisées Tarif du menu hors séminaire : 51 € H.T/personne

Exemple de menus Centre Port Royal

http://www.centre-port-royal.com

S Beldio

RÉCEPTIONS FESTIVESRéceptions festives mariage, anniversaireA 30 km de Paris, au coeur de la vallée de Chevreuse, l'équipe du Centre Port Royal, met à votre disposition son savoir faire, sa créativité et ses conseils pour organiser votre réception : mariage, anniversaire, baptême... Que la fête commence... !!!! MENU à partir de 79 € Ces prix comprennent : la location de salle le service (de 19 h à 2 h du matin) le menu choisi les vins blancs et rouges, à concurrence d'une 1/2 bouteille par personne l'eau minérale et le café la mise à disposition d'une chambre pour la nursery le vestiaire la bouteille de champagne dans la chambre des mariés Possibilité d'hébergement (51 chambres sur place)

Exemple de propositions « tout compris » – Centre Port Royal http://www.centre-port-royal.com

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5.2 Séminaires • Réunions de

personnes appartenant à un même groupe (professionnel ou non) dont l’objectif est multiple : informer(présentation d’un nouveau produit à des clients) , récompenser (séminaires des ventes), motiver (incentive), etc. . vendues sous forme de forfait

•Location de salon pour réaliser la ou les réunions

•Durée variable : heures,demi journée, journée(s),

•Avec ou sans prestation de repas

•Nombres de personnes : d’un nombre très restreint à un nombre très important

-La date ou la période est l’élément de base à toute négociation

S Beldio

A .Les forfaits séminaires

-Séminaire résidentiel

-Séminaire semi-résidentiel

-½ Journée et journée d’étude

Le forfait comprend -La nuitée-Le petit déjeuner-2 repas-2 pauses-1 salon équipé (sauf matériel en sup.)

Le forfait comprend -1 repas-1 pause (1/2 journée) ou deux pauses (journée) : selon l’établissement la demi-journée peut ne pas comporter de pause-1 salon équipé (sauf matériel en sup.)

Le forfait comprend -La nuitée-Le petit déjeuner-1 repas-1 pause ou 2 pauses selon l’hôtelier-1 salon équipé (sauf matériel en sup.)

La vente se fait sous forme de forfaits. Il en existe 3 principaux.

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B: Dispositions du matériel et mobilier-La proposition faite aux clients doit tenir compte d’un certain nombres de points qui vont influer sur le choix de la disposition

*Besoins spécifiques exprimés par le client : projections, prises pour matériel informatique, démonstration de matériel …

*Nombre de personnes *Prise de note ou non

A partir de ces informations , le responsable pourra faire une ou plusieurs propositions quant au choix de salon pour le déroulement du séminaires

*Déroulement et durée de la réunion : besoin d’un ou de plusieurs salons pour des sous commissions par exemple

*Date pour la disponibilité des salons

Les ratios d’occupation peuvent variés en fonction de l’espace (nombres de portes, baies vitrées, largeur et longueur de la salle , disposition des écrans …). S Beldio

Dispositions séminairesles plus courantes

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En style classe ou école

Dispositions qui permettent la prise de note

Ratio d’occupation : 1,30 à 1,50 m2/pax

Ratio d’occupation : 1,80 à 2,00 m2/pax

En U

www.west-events.com

www.west-events.com

S Beldio

www.abcsalles.com

En style théâtre

Disposition pour colloques, pour réunion avec projections, etc. sans prise de note

Ratio d’occupation : 0,70 à 0,90 m2/pax

www.west-events.com

Définition :

colloques

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B. Les mets et les boissons

L’hôtelier dispose de plusieurs menus conçus pour ce type de restauration :

Le choix des plats doit s’effectuer à l’avance par le client responsable de l’organisation.

Le menu est unique pour tous les convives

généralement : 1 Entrée, 1 plat, dessert

Composition du menu

-Il peut être avec ou sans choix

Selon l’organisation et la capacité de l’établissement, le menu est servi soit dans la salle de restaurant , soit dans un salon (autre que celui de la réunion)

LES METS

Le service du déjeuner doit être rapide (généralement menu entrée/plat/dessert ) dans le cas de réunion reprenant l’après-midi

Le dîner et le déjeuner (dans le forfait ½ journée) peuvent être plus élaborés grâce au temps plus long pouvant être consacré au repas

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Les boissons sont comprises dans le menu

LES BOISSONS

•1 vin en général pour les déjeuners 1 bouteille /4

•Possibilité quelquefois de panacher les couleurs de vins : moitié « vin blanc » , moitié « vin rosé » par exemple

•Eau minérale ou carafe d’eau suivant le standing

1 Boisson chaude

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* Des prestations différentes sont proposées selon les hôteliers

•Café d’accueil simple •Boissons chaudes • eau minérale

•Boissons chaudes•Eau minérale •Jus de fruits•3 mini viennoiseries

-L’objectif est de faire patienter les participants en attendant l’arrivée complète du groupe

Remarques sur le café d’accueil : Prestation supplémentaire servie le matin à l’arrivée des participants-Disposé généralement sur un buffet dans la ½ heure précédent l’heure de début de la réunion

•Café d’accueil complet

-L’objectif est de permettre aux participants de compléter leur petit déjeuner surtout s’ils ont fait un trajet conséquent

-Proposer le café d’accueil en supplément de la pause du matin quand la réunion commence avant 8 h30 : les participants seront plus réceptifs

-avec ou sans service

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Remarques sur les pausesLes pauses sont à réaliser aux horaires convenant le mieux au client selon la durée des réunions

Composition

•Matin•Boissons chaudes•Jus de fruit •Eaux minérales•Mini viennoiseries

•Boissons chaudes•Eau minérale ou carafe d’eau suivant le standing • gâteaux secs ou mini tartelettes de fruits selon standing

-Couramment sur une durée de 15 à 20 MN : *Pause du matin à 10h30 et *Pause après midi à 16h00 sur une journée de 8h30-12h30 et de 14h00-18h00

•Après midi

-Disposée sur buffet à l’extérieur de la salle de réunion (hall, autre salon selon le nombre de participants)-avec ou sans service

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Exemples d’organisations de séminaires

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Salons et disposition – La Marina –St Raphaël http://www.hotel-lamarina.fr/Plaquette-BW-St-Raphael.pdf

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SéMINAIRE RÉSIDENTIELSéminaire résidentiel du centre Port-RoyalA partir de 132 € HT par jourUn vrai petit déjeuner pour vous accueillirBuffet continental composé de : café, thé, chocolat chaud, jus de fruits, viennoiseries, pain, confitures, céréales, assortiment de fruits, yaourts, fromages blancs, salades de fruits frais. Choisissez votre salle (non incluse dans le tarif de base) Elle sera aménagée, à votre convenance, en style théâtre, U, ou conférence, équipée d’un rétroprojecteur, paper-boards avec feutres, téléphone. Le temps d’une pauseA VOLONTE : Boissons fraîches et chaudes, accompagnées de gourmandises, de 9h00 à 19h00 Déjeuner « Matière grise »Servi dans le restaurant à partir de 12h30, vous composerez votre menu, pour l’ensemble du groupe, parmi nos suggestions. Dîner « Matière grise » Servi dans le restaurant à partir de 19h30, vous pourrez également effectuer votre choix de menus parmi nos propositions. Chambre Avec une vue sur la forêt, cette single avec SDB douche est équipée de TV satellite et téléphone.

JOURNÉE D'ÉTUDEJournée d'étude au centre Port-RoyalA partir de 48 € HT par jourUn vrai petit déjeuner pour vous accueillirBuffet continental composé de : café, thé, chocolat chaud, jus de fruits, viennoiseries, pain, confitures, céréales, assortiment de fruits, yaourts, fromages blancs, salades de fruits frais. Choisissez votre salle (non incluse dans le tarif de base) Elle sera aménagée, à votre convenance, en style théâtre, U, ou conférence, équipée d’un rétroprojecteur, paper-boards avec feutres, téléphone. Le temps d’une pauseA VOLONTE : Boissons fraîches et chaudes, accompagnées de gourmandises, de 9h00 à 19h00 Déjeuner « Matière grise »Servi dans le restaurant à partir de 12h30, vous composerez votre menu, pour l’ensemble du groupe, parmi nos suggestions.

                          

Propositions « séminaires » – Centre Port Royal http://www.centre-port-royal.com

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Forfait  « Demi-journée d'étude » 43,00 € TTC par personne Location de la salle de séminaire « Topaze » (100m2) : Mise à disposition de la salle de séminaire de 8h à 13h équipée d’un rétroprojecteur, d’un écran, d’un paperboard, d’un bloc notes et stylos, de l’eau de source plate et gazeuseCafé d’accueil : Café, Thé, Chocolat, Lait - Jus de fruits et eaux de source plate et gazeuse  Pause séminaire du matin : café, Thé, Chocolat, Lait - Jus de fruits et eaux de source plate et gazeuse  Mini viennoiseries - Salade ou plateau de fruits frais de saison Déjeuner sous forme de menu ou buffet (selon le nombre de participants) : Une entrée, un plat et un dessertForfait boissons accompagnant : de vin par personne, eau de source plate et gazeuse, une boisson chaude (café, décaféiné, thé ou infusion)

Forfait  "Journée d’étude" 50,00 € TTC par personne Location de la salle de séminaire « Topaze » (100m2) : Mise à disposition de la salle de séminaire de 8h à 17h équipée d’un rétroprojecteur, d’un écran, d’un paperboard, d’un bloc notes et stylos, de l’eau de source (plate et gazeuse)Café d’accueil : Café, Thé, Chocolat, Lait - Jus de fruits et eaux de source plate et gazeuse Pause séminaire matin : Café, Thé, Chocolat, Lait - Jus de fruits et eaux de source plate et gazeuse, Mini viennoiseries - Plateau ou salade de fruits frais de saison Déjeuner sous forme de menu (selon le nombre de participants): Une entrée, un plat et un dessert Forfait boissons : ¼ de vin par personne, eau de source plate et gazeuse, une boisson chaude (café, décaféiné, thé ou infusion) Pause séminaire après-midi : Café, Thé, Lait, Chocolat - Jus de fruits et eaux de source plate et gazeuse Pâtisserie maison du jour ou animation - Plateau ou salade de fruits frais de saison

Forfaits « séminaires »Hôtel Bellepierre – Saint Denis de la Réunion http://www.hotel-bellepierre.com

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5.3 Buffets• Un buffet

propose tout ou une partie des mets et éventuellement des boissons d’une manifestation sur des tables sur lesquelles les clients viendront se servir .

•Les mets et boissons sont consommés debout ou assis

•réaliser en intérieur ou en extérieur : dans un salon ou dans un espace convivial (autour de la piscine par exemple)

•La variété des mets proposés permet de satisfaire un maximum de clients•Le buffet peut être accès sur un thème proposé par le restaurateur ou quelquefois par le client

•Avec ou sans service

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Les différents buffets

-Buffet de petit déjeuner (breakfast)

-Buffet de hors d’oeuvre

-Buffet de dessert

-Buffet froid

- Assis : le client se sert au buffet et s’installe ensuite à table nécessite

-Assis : seule une partie de la prestation repas est présentée sur le buffet-Permet au moment du dessert de créer une animation lors d’un mariage par ex avec la découpe des gâteaux par les mariés

-Assis ou debout -Debout : Tous les mets et les boissons sont proposés au buffet . Les portions sont préparées de façon à être facilement consommables debout : tartines, brochettes, bouchées,pièces avec pique etc.. -Assis : les mets sont présentés au buffet, le personnel assure le débarrassage et éventuellement le service des boissons à table suivant standing

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-Buffet dînatoire

-Buffet cocktail

-Lunch

-Garden party

-Le plus souvent assis : les mets sont présentés au buffet avec des pièces froides et chaudes maintenues au chaud dans des « schafing dish » ou quelquefois tranchées devant le client

-À l’extérieur, sous une tente ou en plein air -debout-les mets sont proposés à différents buffets dispersés à l’extérieur : mets en petites portions froids et chauds avec des animations : barbecue avec grillades, cuisson à la broche, etc. Les boissons variées sont présentés sur buffet : apéritif

-Assis ou debout Des buffets généralement dissociés présentent canapés, des mets froids salés ,sucrés et des boissons

« schafing dish »

-Brunch -Assis -Il est la contraction du breakfast et du lunch : des plats et boissons caractéristiques du petit déjeuner et du déjeuner sont disposés sur buffets -Servi entre 11 h00 et 15 h00 surtout le week-end

Voir diapositives suivantes S Beldio

A : matériel et mobilier

Largeur : 0,80 à 1,20 m suivant les pièces entièresLongueur des buffets :-30 à 50 pers : 2 à 3 m-50 à 80 pers : 4 à 5 m-100 à 150 pers : 6 à 8 m-150 à 250 pers : 10 à 12 m-500 pers : 24 m

*tables pour les buffets

Ratio d’occupation : 0,7à 0,80 m2 par pers. qui comprend les axes de circulations et le buffet

*pour les tables et chaises

Mise en place variable en fonction

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B. Le personnel de service

Le service nécessite Du personnel derrière le buffetDu personnel pour le débarrassage des tables tout au long du repas Éventuellement du personnel pour les services des boissons en salle

Buffet assis : 1 serveur pour 20 à 30 personnes

Buffet debout : 1 serveur pour 30 à 40 personnes

S Beldio

Cas particulier : Buffet Cocktail • Manifestation

qui réunit des convives pour un moment centré autour de l’apéritif au cours duquel sont servis des boissons avec ou sans alcool et des petites pièces à consommer

•Consommer debout

•réaliser dans un salon ou dans un espace convivial (autour de la piscine par exemple)

•Présentation des amuse-bouches sur buffet et service au plateau entre les convives•Durée variable

•Peut être proposé dans le cadre •De séminaires •De mariages

•Ou toutes autres manifestations comprenant un apéritif

S Beldio

Remarque ; dans le cas d’un apéritif suivi d’un repas ne prévoir que des pièces salées

- Avec apéritifs classiques :1 A.B.A de type anisé ,1 V.D.L ou VDN ,1 Whisky par exemple

o de type « open bar » : facturation au temps de consommation

- Avec champagne : complété ou non d’apéritifs plus classiques

- Avec Champagne

Cocktail apéritif d’une heure : 7 à 8 pièces par personneCocktail d’une heure ½ :10 à 12 piècesPour lunch : 15 à 18 pièces par personne Cocktail dînatoire : 20 à 22 pièces

oBoissons :

oPièces salées et/ou sucrées –froides et/ou chaudes :

Consommations moyennes :Cocktail d’une ½ heure : 1 ½ flûte ou verreCocktail d’une heure : 2 ½ flûtes ou verresCocktail d’une heure ½ : 3 flûtes ou verres

- Avec cocktail : Sangria, punch, etc.: 1 litre pour 10 verres

Prévoir dans tous les cas des jus de fruits pour environ 10 % de la clientèle (sauf clientèle spécifique comme arbre de Noël)

o de type « facturation à la bouteille ou au litre »

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Exemples de buffets et cocktails

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Buffet petit déjeuner http://www.venere.com/fr/hotels/barcelon

e/hotel-vincci-arena/

Tardivon.fr

Buffet assis www.west-events.com

Buffet cocktail

www.west-events.com

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Exemple de propositions de buffetshttp://www.photos-de-provence.com

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Cocktail & Vin d’honneur

Cocktail 1   6 €(4 canapés salés, 2 mignardises sucrées)

Cocktail 2   9 €(3 canapés salés, 3 mignardises sucrées, 2 sandwichs d’un

pain surprise)

Cocktail 3   12 €(3 canapés salés, 3 mignardises sucrées, 2 sandwichs d’un

pain surprise, 2 feuilletés)- - - - - - - - - - - - - - - - - -

2 coupes de champagne   10 €2 coupes de crémant   7 €

2 kir au vin blanc   5 €

Exemple de propositions « cocktails » – Hôtel de la Plage Calais http://www.hotel-plage-calais.com/modulosite2/kyriad-plage-seminaire.htm#35

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Apéritifs :

1er Forfait : 35 euros par personne

2 Heures d’Open Bar avec Champagne

(whisky; Gin; Anis; Porto; Jus d’Orange; Bière pression; Perrier;

Tonic; Coca-cola)Notre Chef Barman sera ravi de

vous proposer un choix de Champagne.

La Formule de 9 Pièces de Canapés

Chauds et froids selon le marché du chef

2ème Forfait : 28 euros par personne

2 Heures d’Open Bar (Vin rouge, blanc, rosé, whisky; Gin;

Anis; Porto; Bière pression; Jus d’Orange; Perrier; Tonic; Coca-cola)

La Formule de 9 Pièces de Canapés

Exemple de propositions « open bar » – Château de Brindos-Anglethttp://www.chateaudebrindos.com

L’Après-dîner (prix par personne)

30 € par personne pour 2 heures (Champagne; Whisky ; Gin ; Cognac ; Armagnac ; Patxaran; Manzana; Bière

et Softs)38 € par personne pour 3 heures

(Champagne; Whisky ; Gin ; Cognac ; Armagnac ; Patxaran; Manzana; Bière

et Softs)40 € par personne pour 4 heures

(Champagne; Whisky ; Gin ; Cognac ; Armagnac ; Patxaran; Manzana; Bière

et Softs)A la Bouteille:

Alcools forts (Sodas compris) - 80€Alcools (Manzana/Patxaran) - 50€

A la Consommation :Boissons non alcoolisées et Bières - 5

€Autres Boissons alcoolisées - 10 €S Beldio

Cocktail dînatoire à 35€/pers A déterminer une semaine à l’avance. 30% d’arrhes à la

commande

Petits fours salés : 12 pièces par personne∞

Pains surprises avec 4 variétés : 1 pièce pour 8∞

Petits fours sucrés : 5 pièces par personne∞

Pièce montée : 3 choux par personne∞

Boissons : cidre, champagne, Bière, Jus de fruits

3 verres par personne

Cette prestation comprend la location de la salle de réception au delà de 40 personnes, la

mise à disposition du matériel, ainsi que le service des différentes boissons et amuse-

bouche.

Buffet à 35€/pers A déterminer une semaine à l’avance. 30% d’arrhes à la commande

Assortiment de salades(Piémontaise, aux crevettes, exotique)

∞Charcuterie

(Saucissons, Rillettes, Terrine, jambon blanc et fumés)∞

Viandes(Roti de bœuf et de porc, poulet rôti)

∞Saumon en gelée

∞Plateau de fromage

∞Gâteaux et fruits

(Tarte aux fruits, feuilletés aux pommes…)

En option : Fraisier supplément 2 €/pers ;Pièce Montée supplément 2.5 €

Cette prestation comprend la location de la salle de réception au delà de 40 personnes, la mise à disposition du matériel, ainsi que le service des différentes boissons

et amuse-bouche.A disposition :

(1bouteille pour 3)Pression « LEFFE » et vin rouge, rosé, Coca-cola ou jus

de fruits, café

Exemple de propositions «cocktail dînatoire» et

« buffet » -Auberge « le passe temps » Harcourt

http://www.auberge-lepassetemps.com

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Besoins spécifiques pour manifestations spéciales

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Organisation de soirées à thèmePour répondre à la demande du client qui a

fixé un thème à sa soirée il faut que :

•L’apéritif, le menu et les boissons •Les décorations sur buffets ou dans la salle

(couleurs, tissus, accessoires)

•La tenue du personnelSoit au maximum en cohérence avec le

thème

•L’ambiance , les animations (musique, danse, jeux …) personnel

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Goûters d’anniversaireClientèle Enfants et parents accompagnants

déroulement Dans l’après midi , mercredi ou samedi après midi Ou pendant les vacances scolaires

Décoration et animation possibles (non exhaustif)

-Ballons, Personnel en tenue de fête, Maquillage, Chasse au trésor, mise en avant de la couleur préférée de l’enfant qui fête son anniversaire, musique adaptée etc.

Mets possibles(non exhaustif)

-Gaufres, crêpes, machine à Barba papa,machine à Pop-corn, Charrette à glaces, Bonbons etc.- Gâteau d’anniversaire et bougies

Boissons possibles(non exhaustif)

-Sans alcool pour les enfants :Sodas, Chocolat chaud, Smoothies, Diabolos au choix,cocktail de jus de fruit, pétillant aux fruits sans alcool -Pour les parents :Boissons chaudes (cafés, thé) et éventuellement cocktail

Autres -Matériel jetable ou incassableS Beldio

Mariage Clientèle Adultes et enfants généralement

Déroulement d’une journée type

-Mairie (et éventuellement service religieux)-Photographies : à proposer éventuellement dans le parc de l’hôtel -Vin d’honneur : apéritif avec amuses bouche (cf. : cocktail) servit aux invités qui peuvent être conviés ou non au repas -Repas

Mets -Dans la plupart des cas, proposition de mets « de fête »-Gâteau des mariés (assortiments de différents gâteaux ou le même dressé sur socle à plusieurs niveaux) ou pièce montée (choux aux différents parfums : compter 2 à 3 par personne)

Boissons -Sans alcool pour les enfants - Vins en accord avec le menu et champagne avec le dessert

Animations -Sono, piste de danse (parquet), micro (en cas de nombre important pour discours des mariés)

Autres -Propositions d’une baby Sitter , d’un espace sommeil pour les plus petits (chambre d’hôtel)-Décoration florale à prévoir sur les tables et décoration de table à voir avec les futurs mariés (thème)

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Assemblée générale-Conseil d’administration Définition -Assemblée générale : Réunion de l’ensemble des adhérents

d’une association pour assister au bilan de gestion de l’année écoulée et valider les orientations de l’année future présenté par -Conseil d’administration : réunion d’un groupe de personnes chargé de diriger une institution ( entreprise, association, établissement public)

Déroulement Réunion dans un salon - Assemblée générale : en théâtre, avec matériel vidéo (vidéo projecteur, ordinateur, écran pour la projection du bilan ) , micro (en cas de nombre important pour la participation des membres) -Conseil d’administration : en table ovale ou en rectangle

Repas -Assemblée générale : suivi généralement d’un banquet « annuel » -Conseil d’administration : suivi d’un repas généralementLe nombre de convives varie considérablement en fonction de la taille de l’institution Le niveau des prestations varie considérablement en fonction du budget de l’institution

Autres - à savoir : constitution type de base d’un conseil d’administration : 1 président -1 secrétaire -1 trésorier - Penser à la préséance dans le plan de tables

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Accueil de sportifs en compétitionClientèle Deux types de clients :

-Les sportifs-Le « staff » : les accompagnants

Déroulement

Exemple :Football ou sport collectif -Réunion d’avant match -Collation d’avant match- Repas au retour de match Exemple Cyclisme :-Soirée d’ étape  ou -Jour de récupération : lever tardif, entraînement vers 10 h00, repas vers 13 h00, après midi repos et massage, repas du soir vers 19 H00

Mets et boissons (non exhaustif)

-Dans le cas d’avant match : 2 heures ½ environ avant le match une collation composée de féculents lents (pâtes) de jambon blancs ou de blancs de volaille, de fruits riches en magnésium (bananes par exemple) et eau minérale plate -Veille de compétition : repas énergétique (favoriser les féculents), boissons sans alcool énergétique -Jour de compétition : petit déjeuner énergétique

salon - Sport collectif pour briefing d’avant match : salon équipé d’une télévision et d’un tableau « paperboard » ou blanc pour expliquer la stratégie de jeu

autres - éventuellement un espace de massage (chambre d’hôtel ou autres) pour les sportifs

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Lancements de produits-Cas n°1.Une entreprise invite ses clients qui commercialiseront le nouveaux produits (revendeurs, concessionnaires) -Cas n°2.Une entreprise réunit ses vendeurs pour présenter un nouveau produit

Déroulement

-Réunion dans un salon et présentation du nouveau produit -Cas n°1 : la présentation peut être effectuée sur la journée au fur et à mesure des visites des clients , boissons et éventuellement petits fours mis à disposition sur toute la durée *Suivi d’un cocktail apéritif servi en début de soirée vers 18h30•Éventuellement un repas suivant l’enjeu pour l’entreprise-Cas n°2 :présentation plus formelle dans un salon sur une demi journée à une journée (démonstration de fonctionnement)•Éventuellement suivi d’un apéritif selon budget de l’entreprise•Éventuellement suivi d’un repas (séminaire semi résidentiel) lorsque les vendeurs viennent de différentes régions (présentation régionale ou nationale)

Mets et boissons

-Apéritif ou cocktail varie en fonction du budget

Matériel -Éventuellement matériel : vidéo projecteur, télévision, connexion Internet, tableau paper board

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Défilé de modeDéroulement -Arrivée des équipes techniques généralement le matin ou

en début d’après midi pour installer les projecteurs, marquer les places, installer les coulisses, vérifier les vêtements (etc.) les vêtements -Vers 18 h00 arrivée des mannequins -20 H00 environ début du défilé -Suivi d’un cocktail

Mets et boissons

-Boissons de type champagne en général -Petites pièces salées

Locaux et matériel

-Un salon avec podium (éventuellement) -Un salon pour que les mannequins se changer pendant le défilé , (coulisses) d’accès facile à l’espace de défilé (éventuellement par cloison mobile) et d’accès discret-Des projecteurs éventuellement-Un salon pour les journalistes et les VIP pour rencontrer le créateur après le service (haute couture)

chaises

chaises

Chaises Podium ou espace de défilé

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RecrutementRemarques -Cas du « Recrutement programmé » : une entreprise réalise une session

de recrutement après avoir sélectionné les candidats sur CV. Elle convoque les candidats en dehors de l’entreprise pour des raisons d’organisation (endroit plus central, accessible par transport en commun, espace plus adapté que dans l’entreprise, etc.)-Cas du « Job dating » :l ’entreprise ne sélectionne pas les candidats par avance : n’importe quel postulant peut se présenter : il bénéficie de 5 à 10 mN pour un entretien de recrutement. L’information des candidats de l’ouverture de sessions de job dating se fait par l’intermédiaire de la presse (locale du lieu du poste généralement) ou d’Internet.

Déroulement Recrutement programmé : Durée en fonction du nombre de candidats -Arrivée des candidats en fonction de l’heure de rendez vous fixé préalablement par les recruteurs : environ 1 candidat par demi-heure-Dans une suite ou une chambre d’hôtel dans le cas d’un seul jury de recrutementJob dating : Durée en fonction du nombre de candidats : pas de possibilité de fixer la durée à l’avance-Journée de recrutement « massive » donc plusieurs jurys de recrutements avec nécessité de plusieurs espaces (salon avec espaces aménagés par des claustras, ou chambres de l’hôtel)

Mets et boissons

- Un repas peut être consommé par les recruteurs lors d’un recrutement sur une journée : il sera en général très rapide.

Autres Il convient de prévoir un espace (hall avec chaises voire même salon) pour l’accueil et les faire patienter

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Vendre des prestations nécessite des connaissances techniques et commerciales.Il faut également posséder

une très bonne connaissance de l’entreprise

pour pouvoir répondre au plus près aux besoins des

clients. S Beldio