Observatoire de la Responsabilit Socitale des Entreprises25 rue du Charolais - 75012 Paris - Tel. : +33 1 43 46 02 22 - Fax : + 33 1 43 46 86 99Courriel : contact@orse.org - Site : www.orse.org

Questionnaires RSE adressspar les donneurs dordre

leurs fournisseurs

Pratiques des entreprises dans le domaine des achats responsables

Fvrier 2013

Etude ralise en collaboration avec le

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Dans la continuit de ses rflexions sur les achats responsables1, lORSE a travaill sur les questionnaires RSE adresss par les donneurs dordre leurs fournisseurs afin de rpondre aux demandes des entreprises qui ont de plus en plus recours ce dispositif. Daprs notre Benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables ralis en 2010, les deux principaux outils disposition des entreprises pour valuer les performances RSE de leurs fournisseurs sont les questionnaires et les audits. Nous avions montr que 59% des entreprises du CAC 40 dclaraient avoir recours des questionnaires RSE.

Le questionnaire sur la Responsabilit Socitale de lEntreprise (RSE) : un des outils du processus achats responsables

Dans le cadre de sa dmarche Achats responsables, une entreprise peut mettre en place diffrentes initiatives2 : Lors de la phase de rfrencement du fournisseur, elle peut :

- Lui demander de sengager respecter ses principes et ses valeurs en matire de dveloppement durable (le document se prsente souvent sous forme de lettre ou de charte)

- Mettre en place une valuation de la politique et/ou des pratiques RSE laide dun questionnaire ou dun audit

- Introduire des critres Dveloppement Durable au moment de la consultation. Lors de la phase de contractualisation avec le fournisseur, elle peut choisir dinsrer des

clauses RSE au sein du contrat.

Au cours de la relation commerciale, elle peut effectuer des contrles (questionnaires, audits,) pour vrifier lengagement RSE du fournisseur. Elle peut galement laccompagner pour laider samliorer dans ce domaine.

Notre tude se concentre sur un outil spcifique : les questionnaires RSE qui peuvent tre utiliss dans la phase de rfrencement du fournisseur et/ou au cours de la relation commerciale. Le questionnaire RSE permet aux donneurs dordre dinterroger leurs fournisseurs sur les thmatiques RSE (informations environnementales, sociales et socitales).

1 Voir liste des travaux de lORSE en annexe

2 Etude Rpertoire Achats et dveloppement durable ralise par lORSE en 2007

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Constats

La plupart des grandes entreprises, notamment en Europe, ont mis en place un questionnaire pour interroger leurs fournisseurs sur la RSE.

Etude de lORSE, Benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables , 2010

Cette pratique est trs rpandue et continue se dvelopper mais il existe trs peu dinformations sur son fonctionnement : pourquoi les donneurs dordre utilisent-ils les questionnaires RSE ?, comment sont-ils labors ?, quel est leur contenu ?, les rsultats sont-ils exploits et comment ?, etc.

De leur ct, les fournisseurs se trouvent dans lobligation de grer un nombre important de questionnaires RSE envoys par leurs clients (certains fournisseurs reoivent une centaine de questionnaires par an). Face la multiplicit des formats et des types de questions poses, la rdaction des rponses prend beaucoup de temps. Les fournisseurs reprochent dailleurs souvent aux donneurs dordre de les interroger sur des enjeux RSE qui ne sont pas pertinents au regard de leur activit. Par ailleurs, les fournisseurs nont gnralement aucune visibilit sur lutilisation des informations transmises au donneur dordre.

Objectifs de ltude

Cette tude propose un tat des lieux des pratiques des donneurs dordre autour des questions suivantes : - les raisons qui poussent les donneurs dordre mettre en place un questionnaire RSE - les modalits dlaboration dun questionnaire RSE - le type de questions poses - les modes dadministration internes ou externes mis en place - les stratgies dexploitation des rsultats Lapproche fournisseurs est galement aborde de manire voir comment ils sorganisent pour rpondre aux sollicitations et quel rle ils peuvent jouer pour inscrire le questionnaire dans une dmarche de partenariat.

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Compte tenu de la diversit des approches, lORSE na pas cherch laborer un questionnaire type mais a plutt souhait aider les entreprises structurer leur dmarche. Ltude propose une approche mthodologique la fois destine aux donneurs dordre et aux fournisseurs. Les objectifs de ce travail sont les suivants : - pallier le manque de visibilit sur les pratiques des donneurs dordre dans ce domaine - montrer la diversit des approches entre les diffrents donneurs dordre - mettre en dbat public ce sujet sur lequel trs peu danalyses ont t menes - proposer une approche mthodologique de la dmarche - donner des pistes de rflexion pour faire du questionnaire RSE un outil de dialogue et de

progrs dans la relation donneurs dordre-fournisseurs. En revanche, il na pas pour finalit de promouvoir la mise en place de cet outil. Chaque entreprise est libre de dcider si lutilisation du questionnaire RSE est pertinente pour son activit. Si elle fait le choix dy avoir recours, il lui est propos des recommandations pour laider structurer et optimiser sa dmarche. Chaque entreprise est galement libre dlaborer son questionnaire en interne ou davoir recours un organisme externe de notation des fournisseurs. Nous ne privilgions pas une mthode par rapport une autre.

Modalit de ltude

LORSE sest associ au MEDEF pour mener bien ce projet. Nous avons travaill avec des entreprises adhrentes qui reoivent et/ou mettent des questionnaires RSE. Ce document a t ralis avec le concours du Groupe Adecco France qui a men en 2011 une tude approfondie des questionnaires RSE envoys par ses donneurs dordre. Lorsque le questionnaire abordait laspect conomique ou/et la qualit, seule la partie RSE des questionnaires a t tudie.

De mme, la plupart des questionnaires analyss taient rdigs en franais. Les questionnaires RSE envoys au niveau international pourraient faire lobjet dune seconde tude. Nous nous sommes focaliss sur le secteur priv. Nous pourrons envisager dans un deuxime temps danalyser les questionnaires RSE envoys par le secteur public.

Enfin, nous parlons de fournisseurs dans ltude mais les sous-traitants sont galement concerns. Nous prenons comme rfrence la dfinition de fournisseur/sous-traitant de la norme SA 8000 : Entit qui fournit lentreprise des biens et/ou services qui font partie intgrante de la production des biens et/ou services de lentreprise, et sont utiliss dans le cadre de cette production ou pour cette dernire .

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Cls de lecture de ltude Ltude est structure en 3 parties : Analyse du process dlaboration dun questionnaire RSE Vision et rle du fournisseur Retours dexpriences des entreprises

Pour chacune des parties, des pratiques dentreprises sont prsentes. Des recommandations sont galement proposes tout au long de ltude. Les exemples de pratiques sont prsents de faon non exhaustive, il sagit dun premier tat des lieux qui pourra tre complt par la suite. Pour raliser cet tat des lieux, nous avons interrog des entreprises de tous secteurs, avec un nombre de fournisseurs plus ou moins important. La pertinence des pratiques prsentes dpend du secteur dactivit du donneur dordre et du profil de ses fournisseurs.

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Sommaire

1re

partie : Analyse du process dlaboration dun questionnaire RSE ........................................................................... 8

I. Pourquoi mettre en place un questionnaire RSE ? 8

II. Qui labore le questionnaire RSE ? 10 1. Au sein de lentreprise ............................................................................................... 10 2. En dehors de lentreprise .......................................................................................... 11

III. Quel est le contenu du questionnaire RSE ? 20 1. Les thmatiques ........................................................................................................ 20 2. Les questions ............................................................................................................ 22 3. Les pices justificatives ............................................................................................. 29 4. Focus sur les questions qui ouvrent le dialogue avec le fournisseur......................... 30 5. Des questionnaires diffrencis selon les spcificits des fournisseurs ou des produits/services .............................................................................................................. 33 6. Mise jour du contenu du questionnaire .................................................................. 36

IV. Qui est charg dadministrer le questionnaire RSE et comment ? 37 1. La ou les fonction(s) en charge de ladministration et du suivi du questionnaire ....... 37 2. Slection des fournisseurs qui devront rpondre au questionnaire ........................... 38 3. Le ou les destinataires du questionnaire ................................................................... 38 4. Le cadre denvoi du questionnaire ............................................................................ 39 5. Le primtre tudi via le questionnaire ................................................................... 39 6. Le format du questionnaire ....................................................................................... 39 7. Le dlai pour rpondre au questionnaire ................................................................... 40 8. Accompagnement du fournisseur pour laider comprendre et remplir le questionnaire ................................................................................................................... 40

V. Comment exploiter les rsultats des questionnaires RSE ? 49 1. La vrification des informations fournies par le fournisseur ...................................... 49 2. Lvaluation des rsultats .......................................................................................... 50 3. Utilisation des rsultats ............................................................................................. 53 4. Restitution des rsultats auprs des fournisseurs ..................................................... 55 5. Mise en place de plans de progrs RSE ................................................................... 56 6. Mise jour des rsultats des fournisseurs ................................................................ 60 7. Archivage des rsultats ............................................................................................. 60

VI. Comment impliquer les prescripteurs et les acheteurs ? 65

2me

partie : Vision et rle du fournisseur ................................... 66

I. Point de vue des fournisseurs vis--vis de lutilisation des questionnaires RSE 66

II. Anticiper les sollicitations des donneurs dordre 67

III. Etre force de propositions auprs des donneurs dordre 68

3me

partie : Retours dexpriences des entreprises .................. 69

7

Conclusion et pistes de rflexion ................................................ 74

Synthse de ltude ....................................................................... 76

Remerciements .............................................................................. 80

Annexes .......................................................................................... 81 A. Liste des questions traites dans ltude ............................................................... 81 B. Travaux de lORSE sur les achats responsables................................................... 82

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1re

partie : Analyse du process dlaboration dun questionnaire RSE Cette partie a pour objectif dtudier en dtails les questionnaires RSE et de mettre laccent sur les questions se poser et les lments prendre en compte lorsque lon souhaite mettre en place cet outil.

I. Pourquoi mettre en place un questionnaire RSE ?

Deux finalits sont principalement voques par les entreprises : La gestion du risque

- en termes de rputation Le donneur dordre cherchera alors connatre les actions du fournisseur pouvant nuire sa rputation.

- en termes de qualit des prestations dlivres ou de dysfonctionnements dans la chane dapprovisionnement.

La logique messianique 3 : lentreprise donneuse dordre souhaite diffuser les

valeurs et les bonnes pratiques sociales et environnementales auprs de ses fournisseurs. Le donneur dordre dfinira les termes RSE utiliss, transmettra sa propre dmarche RSE ou encore fera rfrence des initiatives externes (Pacte Mondial, ISO 26000,) afin, notamment, de les faire connatre. Il aura une approche pdagogique et souhaitera faire monter en comptences ses fournisseurs sur ces sujets.

Dautres raisons peuvent pousser les entreprises mettre en place un questionnaire RSE :

Etre en conformit vis--vis de certains engagements : dans le cadre de la

signature dune charte ou pour lobtention dun label, il peut tre demand lentreprise de sensibiliser ses fournisseurs aux sujets de RSE. Par exemple la charte diversit demande aux entreprises de Communiquer auprs de l'ensemble de nos collaborateurs notre engagement en faveur de la non-discrimination et de la diversit des diffrents engagements .

La recherche dinnovations et de partenariats long terme

Le donneur dordre interrogera ses fournisseurs sur ses actions/projets lis la RSE afin didentifier des opportunits et dventuelles pistes de collaboration. De cette faon, le donneur dordre pourra par exemple dtecter de futurs partenaires.

Point dattention

Cette dernire approche est utiliser avec prcaution. Le droit de proprit intellectuelle et la confidentialit doivent tre respects.

3 La RSE aux frontires de l'organisation : entre ouverture et protection : exemple du management de la relation

fournisseur dans les grands groupes industriels, 2006, Franoise Quairel

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La recherche dinformation auprs de ses fournisseurs :

- pour rpondre des obligations lgales de reporting Le dcret de larticle L225-102-14 publi en 2012 demande aux entreprises concernes de transmettre des informations sur Sous-traitance et fournisseurs : la prise en compte dans la politique dachat des enjeux sociaux et environnementaux. Les entreprises sont alors amenes rendre compte de leur politique dachats responsables. Le tableau suivant prsente les indicateurs utiliss par les entreprises dans leur rapport Dveloppement Durable dans le domaine des achats responsables :

- pour rpondre aux sollicitations de leurs diffrentes parties prenantes (clients, agences de notation,)

Bien entendu, une mme entreprise peut avoir plusieurs raisons qui lamnent utiliser un questionnaire RSE. Les diffrentes finalits ne sont pas opposables, elles peuvent mme tre complmentaires. En revanche, comme nous avons pu le montrer dans le tableau ci-dessous (page 63), le type de questions et lexploitation des rsultats pourront tre spcifiques en fonction de la finalit recherche. Le donneur dordre peut galement avoir une approche diffrente selon le type de fournisseur valu : par exemple avoir une approche gestion des risques pour ses fournisseurs stratgiques et une approche messianique pour ses autres fournisseurs.

Recommandation Prendre le temps de la rflexion avec les diffrentes fonctions de lentreprise

pour dterminer lobjectif du questionnaire RSE qui sera envoy aux fournisseurs

La rflexion autour de lobjectif vis devrait faire lobjet dun ou plusieurs changes avec les acteurs qui pourraient tre impacts et/ou intresss par les informations pouvant tre collectes grce au questionnaire RSE. Par exemple : - La direction RSE ou/et la direction achats responsables - La direction Achats - La direction RH - La direction gestion des risques - La direction qualit La finalit recherche devrait conditionner le contenu du questionnaire.

4 http://www.reportingrse.org/_france-p-22.html#pave241

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II. Qui labore le questionnaire RSE ?

Lentreprise peut laborer son propre questionnaire RSE ou faire appel un organisme externe. Certaines entreprises combinent plusieurs solutions : par exemple, elles envoient leur propre questionnaire pour une partie de leurs fournisseurs et, pour les autres, elles font appel un organisme externe.

Pratique

Accor : utilisation de questionnaires RSE internes et externes

Accor peut demander des spcifications RSE aux fournisseurs ds lappel doffre (par exemple pour rpondre celui-ci, les fournisseurs doivent prsenter un label particulier,). De mme, il peut tre demand aux fournisseurs de remplir : o un questionnaire RSE spcifique leur catgorie dachat : Accor a construit 20 questionnaires spcifiques (exemples : linge, produits dentretien, produits de la mer, ). Ces questionnaires axent les demandes sur les enjeux RSE spcifiques au secteur ou au produit tudi. o un questionnaire RSE plus large : lorsquAccor souhaite avoir une vision plus globale de la dmarche RSE du fournisseur, lentreprise utilise un organisme dvaluation des fournisseurs. Il est alors possible quun fournisseur soit sollicit deux fois : dans le cadre de lappel doffre pour rpondre au questionnaire RSE spcifique sa catgorie dachat puis, avant ou aprs signature du contrat, via le prestataire externe qui demandera alors des informations sur toute sa dmarche RSE.

1. Au sein de lentreprise

Quelles sont les fonctions en charge de llaboration dun questionnaire RSE ? Quels sont les acteurs impliqus ?

Un questionnaire peut tre labor par : La direction RSE

Questions sous-jacentes : la direction RSE connat-elle les secteurs dactivit des fournisseurs ? Peut-elle savoir si les questions vont tre pertinentes pour le mtier du fournisseur ? Certaines entreprises disposent dune direction Achats Durables qui est en charge de grer la RSE spcifiquement dans le secteur des achats. Quand elle existe, cest gnralement cette direction qui labore le questionnaire RSE.

La direction Achats

Question sous-jacente : a-t-elle lexpertise sur les sujets RSE ?

Un questionnaire peut tre galement labor de faon collective afin que chacun puisse apporter son expertise.

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En plus de la direction Achats et de la direction RSE, dautres fonctions et/ou dautres acteurs pourraient tre impliqus : - la direction juridique, la direction qualit, la direction des risques, la direction

commerciale, la direction RH - les syndicats, certains fournisseurs,

Point dattention Si certains fournisseurs sont impliqus lors de llaboration du questionnaire

RSE, lentreprise doit veiller ne pas crer une concurrence dloyale.

2. En dehors de lentreprise

Quels acteurs externes lentreprise peuvent accompagner les donneurs dordre pour valuer les fournisseurs via un questionnaire RSE ?

Diffrents acteurs peuvent tre sollicits par les donneurs dordre pour les aider valuer leurs fournisseurs via un questionnaire RSE. Ils pourront faire appel des organismes de notation RSE des fournisseurs (Ecovadis, Afnor Solution Achats, Sedex, E-tasc,) qui se chargeront de ladministration du questionnaire RSE. Certains acteurs qui travaillent notamment sur la problmatique des audits RSE (par exemple le GSCP) peuvent galement proposer un modle de questionnaire RSE la disposition des donneurs dordre : le questionnaire est alors une tape amont dans la procdure daudit RSE qui permet davoir une premire ide du niveau du fournisseur. Le donneur dordre peut galement souhaiter sassocier des organismes spcialiss sur des sujets donns (par exemple le Carbon Disclosure Project) afin dutiliser le questionnaire quils proposent ou alors pour construire son propre questionnaire avec leur aide. Les branches professionnelles peuvent tre forces de propositions en mettant disposition de leurs membres un questionnaire adapt aux enjeux du secteur.

Les organismes de notation RSE des fournisseurs

Les organismes de notation RSE des fournisseurs prennent en charge le questionnaire RSE. Ils peuvent proposer un modle de questionnaire, ladministrer aux fournisseurs, exploiter les rsultats et proposer des plans de progrs. Le donneur dordre peut choisir que lorganisme se charge dune partie ou de la totalit du process. Le fournisseur peut lui-mme solliciter ces organismes pour se faire valuer afin danticiper les ventuelles demandes de ses donneurs dordre.

De plus en plus dentreprises choisissent cette solution pour diffrentes raisons : - Gain de temps : elles prfrent se concentrer sur lexploitation des rsultats au

lieu de passer du temps sur la partie administration du questionnaire - Elles prfrent quun tiers indpendant spcialis sur les questions de RSE se

charge de juger des performances de leurs fournisseurs. - Elles souhaitent utiliser un outil standard. Cette pratique permet de partager les valuations des fournisseurs entre les donneurs dordre : le fournisseur rpond une fois au questionnaire RSE de lorganisme de notation et les rsultats seront transmis aux donneurs dordre qui le demanderont.

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Exemples dorganismes de notation : EcoVadis EcoVadis fournit une plateforme collaborative permettant aux entreprises de contrler les performances environnementales et sociales de leurs fournisseurs dans le monde entier. EcoVadis combine nouvelles technologies et expertise RSE pour mettre disposition des acheteurs des informations simples et fiables couvrant 150 catgories dachat et 21 indicateurs (des missions de CO2 au travail des enfants ). Au travers dune plateforme propose en mode SaaS (Software as a Service), les utilisateurs dEcoVadis accdent des Fiches dEvaluation synthtiques, qui permettent une comprhension complte des pratiques de chaque fournisseur. Chaque fiche dvaluation contient notamment une notation de la performance RSE du fournisseur (une note globale et une note sur chacun des 4 grands thmes de la RSE), ainsi que des informations qualitatives (points forts et points damlioration potentiels du fournisseur sur chaque thme). La mthodologie danalyse dEcoVadis, valide par un comit scientifique international, est compatible avec les standards internationaux du Dveloppement Durable (GRI, Pacte Mondial, ISO 26000) Les solutions EcoVadis permettent aux entreprises de rduire les risques et d'encourager leco-innovation dans leur chaine d'approvisionnement, et aux fournisseurs de disposer de tous les outils pour amliorer leurs pratiques.

www.ecovadis.com AFNOR Solution Achats Cre en 2005, AFNOR Solution Achats (anciennement Achats Concept Eco) a pour mission daccompagner les organisations la mise en uvre oprationnelle des dmarches dachats Responsables et de Consommation raisonne. En mai 2011, le Groupe AFNOR est entr au capital social du cabinet. AFNOR Solution Achats propose un cursus de formation, des tudes sectorielles daide la dcision, une valuation de la performance sociale et environnementale des produits et services, des prestations de conseil et une plateforme Web de dialogue, dvaluation et daccompagnement des fournisseurs (plateforme ACESIA). La plateforme ACESIA est conforme aux lignes directrices de la norme ISO 26000, elle sinscrit dans lesprit de la norme NF X50-135-1 et dans la continuit des rfrentiels internationaux et elle est en phase avec la Charte des relations interentreprises. Elle propose un indicateur sur le niveau de risque fournisseur par une approche sectorielle et gographique. Elle est fonde sur 25 indicateurs environnementaux et 13 indicateurs sociaux ainsi quune premire vision sur la sant financire du fournisseur (solvabilit, quilibre du bilan) et sur le niveau de dpendance conomique. Loutil propose un tableau de bord sur le niveau dengagement de chacun des fournisseurs, un instrument de dialogue didactique et daccompagnement qui se caractrise par un plan daction oprationnel, gnr automatiquement par loutil et adapt la maturit de chaque fournisseur. Laccs est gratuit pour les fournisseurs.

www.achats-eco.com

Sedex Sedex est une organisation but non lucratif ayant pour vocation dencourager les pratiques dentreprises thiques et responsables dans les chanes dapprovisionnement mondiales. Plateforme collaborative pour lchange des donnes caractre thique sur la chane dapprovisionnement, Sedex est une solution de gestion de la chane dapprovisionnement qui permet de minimiser les risques, de protger la rputation de lentreprise et damliorer les pratiques de la chane dapprovisionnement. Sedex Information Exchange lance une nouvelle socit, Sedex Solutions, qui a pour mission de proposer des services aux entreprises afin de les aider amliorer progressivement leurs programmes dapprovisionnement responsable et apporter plus de transparence leur chane logistique.

www.sedexglobal.com

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E-tasc E-TASC (Electronics - Tool for Accountable Supply Chains) est une solution pour aider les entreprises mettre en place une approche commune dvaluation et de management des risques dans leur chane dapprovisionnement. Elle permet damliorer la performance de la chane dapprovisionnement en matire de sant scurit, dthique, denvironnement et de conditions de travail. Les abonns utilisent E-TASC pour soumettre leurs questionnaires auprs de leur chane dapprovisionnement. Les rponses au questionnaire sont values et les rsultats peuvent donner lieu diffrents rapports pour aider l'abonn valuer les risques de RSE et identifier les amliorations possibles dans sa chane dapprovisionnement. E-TASC n'est pas une solution fixe, il est en constante volution en raction aux besoins des abonns.

http://e-tasc.achilles.com/

Points dattention

Beaucoup de donneurs dordre qui utilisent un organisme externe ont recours une ou plusieurs phases pilotes. De cette faon, ils testent loutil choisi sur un chantillon de fournisseurs afin notamment de : - Sassurer que loutil correspond bien leurs attentes - Tester la raction des fournisseurs (notamment lorsquils doivent payer pour se faire valuer)

- Comprendre comment utiliser les rsultats - Avoir le temps de former leurs acheteurs

Certaines entreprises font appel des organismes de notation mais elles ont leur propre analyse des rponses des fournisseurs. Pour elles, les agences de notation des fournisseurs sont un outil de rcupration de donnes qui leur permettent de consacrer plus de temps la partie analyse des rsultats .

Lors du recours un organisme externe pour noter ses fournisseurs, le risque

est que les acheteurs se contentent dobtenir une note sans essayer de comprendre les enjeux de RSE. Au lieu damliorer limplication des acheteurs, les organismes externes de notation offriraient la possibilit de passer rapidement sur le volet RSE sans avoir se saisir du sujet. Il faut alors veiller former les acheteurs et les impliquer dans le processus.

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Tmoignage dentreprises :

Axa Tech (client) et Econocom (fournisseur) partagent leur point de vue sur les organismes externes dvaluation des fournisseurs Axa Tech a eu recours un organisme externe dvaluation des fournisseurs pour administrer un questionnaire RSE Econocom. Axa Tech et son fournisseur, Econocom, expliquent dans ce tmoignage quels ont t les points positifs et les points pouvant tre amliors lors de ce process. Cela permet davoir un regard crois sur le recours un organisme dvaluation des fournisseurs. Quels avantages propose un organisme externe dvaluation des fournisseurs ?

Axa Tech (client) : - Sans aucun doute, cest une alternative des ressources dont nous ne disposons pas

en interne et qui, par son expertise sur le sujet, est mme de prendre en charge la complexit de la rdaction et le dploiement dun questionnaire grande chelle.

- Cest aussi lopportunit davoir une valuation dun acteur qui nest pas impliqu dans la relation quotidienne et donc une valuation objective et identique pour tous, de par cette indpendance.

- Lexpertise mtier apporte par la socit externe sur les aspects rglementaires des diffrentes catgories et diffrents pays, ainsi que sur leur volution.

Econocom (fournisseur) : - En donnant accs aux rponses fournies lorganisme externe plusieurs de nos

donneurs dordre, nous gagnons en efficacit puisque nous navons plus rpondre aux multiples questionnaires envoys.

- Cela permet davoir une ide des standards attendus et de disposer un tableau de bord externe.

Quels seraient les points amliorer lors du recours un organisme externe dvaluation des fournisseurs ?

Axa Tech (client) : - Il faudrait que le fournisseur puisse mettre jour directement sa fiche dvaluation sur

ses points ngatifs et donc avoir une possibilit de suivi dans le temps - Lorsquun autre donneur dordre demande une valuation, il serait bon que les mises

jour soient visibles pour tous.

Econocom (fournisseur) : - Econocom a plusieurs mtiers (location, distribution, services) et les enjeux en

matire de dveloppement durable ne sont pas identiques dans tous ses mtiers. Ainsi en fonction de notre taille, de la couverture gographique des diffrents mtiers dEconocom et du mtier concern, nous navons pas eu la possibilit dadapter nos rponses, de pouvoir pondrer les notes ou dindiquer quun point ne nous est pas applicable si nous ne sommes pas concerns. Par exemple, Econocom en tant que socit de services na pas dusine, il nous semble donc que le fait de ne pas tre certifi ISO14001 ne devrait pas tre un point ngatif. En revanche, dire que nos partenaires qui nous aident dlivrer ce service le sont est intressant mais nous ne pouvons pas lindiquer ou tout du moins, cela ninflue pas sur la note.

- Il est regrettable que nous ne puissions pas mettre jour nos progrs en temps rel afin damliorer notre note. En effet, il est possible de saisir nos actions correctives mais nous devons payer une nouvelle valuation si nous voulons que notre note puisse tre rvise en consquence. Nous comprenons la dmarche mais pour nous, notre budget dveloppement durable doit tre consacr au maximum laction.

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Outils

Questions pour mieux comprendre les organismes de notation de fournisseurs :

Nous avons list de faon non exhaustive les questions se poser lorsque lon souhaite faire appel un prestataire externe pour administrer un questionnaire RSE ses fournisseurs.

Identit de la structure :

- La structure est-elle indpendante ou fait-elle partie dun groupe ? - Quel est son portefeuille clients ? - Quelle est son anciennet ? - Quelle est la taille de la structure (nombre de salaris)? - En quelle(s) langue(s) loutil est-il disponible ? - La structure est-elle prsente/connue au niveau international ? - En plus de lvaluation RSE des fournisseurs, quels sont les services proposs ? Sont-

ils compris dans le forfait ? (cartographie des risques pour choisir les fournisseurs interroger, des formations pour les acheteurs, la vrification des donnes transmises par les fournisseurs, propositions de plans dactions correctifs, conseil, tudes)

Contenu du questionnaire :

- Le questionnaire RSE est-il adapt aux spcificits des fournisseurs ? (pays, taille,

secteur,) - Peut-on adapter le questionnaire en fonction des attentes du donneur dordre (insrer

son rfrentiel, ajouter des questions) ? - Quels sont les rfrentiels utiliss pour laborer le questionnaire ? - Quels sont les enjeux traits ? - Quelles ont t les parties prenantes impliques pour laborer le questionnaire ? - Comment sont labors les questionnaires sectoriels (les fdrations professionnelles

ont-elles t impliques ?) La praticit de loutil pour le fournisseur :

- Laccs technique la plateforme semble-t-il clair ? (demander tester de faon

pratique) - La classification des fournisseurs dans les secteurs dactivit est-elle valide auprs de

chaque fournisseur ? (afin dviter de le classer dans la mauvaise catgorie) - Existe-t-il un lexique qui explique les termes qui peuvent parfois paratre compliqus ? - Le prestataire propose-t-il un guide pour aider le fournisseur complter le

questionnaire ? propose-t-il un contact en cas de problme pour le fournisseur ? - Quelle est la taille du questionnaire ? (nombre de questions, temps demand pour

rpondre) - Si plusieurs donneurs dordre sollicitent un mme fournisseur, comment le fournisseur

peut-il grer ses rponses : est-il oblig de recommencer lexercice pour chaque donneur dordre ? A-t-il plutt un espace o il peut grer/actualiser les rponses quil souhaite donner en fonction du donneur dordre ?

- Le fournisseur peut-il demander la confidentialit de certains documents/rponses? - Quels sont les recours possibles pour un fournisseur sil conteste sa notation ?

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Outils suite Exploitation des rsultats :

- Quelles sont les sources de donnes utilises lors de la notation (questionnaire auto-

dclaratif, documentation publique, point de vue des parties prenantes,) - Les donnes fournies par les fournisseurs sont-elles vrifies ? Si oui, comment ? - Comment fonctionne la notation des rsultats ? (bien comprendre ce point pour pouvoir

analyser les rsultats) - Peut-on adapter la pondration en fonction des attentes du donneur dordre ? - Lorganisme propose-t-il des plans de progrs selon le niveau des fournisseurs ? Quel

sera le rle du donneur dordre dans la formulation des plans de progrs ? Comment seront-ils communiqus aux fournisseurs ?

Actualisation des donnes :

- Comment se passe lactualisation des donnes ?

. Si le fournisseur veut modifier certaines donnes : peut-il le faire ? Comment ? Cela modifiera-t-il sa note finale ? Son ou ses donneurs dordre sera(ont)-il(s) tenu(s) au courant ?

. Si le donneur dordre souhaite que ses fournisseurs actualisent leurs donnes : les fournisseurs devront-ils rpondre intgralement au questionnaire ou auront-ils la possibilit dactualiser les rponses dj transmises ? Le donneur dordre peut-il demander une actualisation exclusivement sur un ou plusieurs points prcis du questionnaire ?

- A quelle frquence est prvue lactualisation ?

Cot :

- Quel est le cot pour le donneur dordre ? Quels sont les services qui ncessitent un

supplment financier ? - Quel est le cot pour le fournisseur ?

Rsultats fournis :

- Quelle sera la forme des rsultats ? - Est-il possible davoir un classement des rsultats des fournisseurs interrogs (par

secteur, par taille,) ? - Le fournisseur aura-t-il accs aux rsultats de son valuation ? Sous quelle forme ? - A qui appartient la notation ? Peut-on rendre publique une notation ?

Autres :

- Comment est assure la dontologie de la structure ? - Existe-t-il un suivi des avis clients pour amliorer continuellement loutil ?

Interrogent-ils des fournisseurs pour avoir leur retour sur loutil ? - Comment est assure la confidentialit des rponses ?

Certaines structures qui travaillent notamment sur la problmatique des audits RSE peuvent galement proposer un modle de questionnaire RSE la disposition des donneurs dordre. Ce questionnaire est alors une premire tape dautovaluation dans la procdure daudit RSE.

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Des rseaux qui travaillent notamment sur le sujet des audits RSE

Lors de la mise en place daudits RSE, une premire tape peut constituer demander aux fournisseurs de sauto-valuer sur leur engagement RSE. Les organismes qui travaillent avec les entreprises sur les audits RSE peuvent alors proposer un modle de questionnaire RSE. Par exemple :

Le Global Social Compliance Programme (GSCP) Cr l'initiative des acteurs majeurs de la production et de la grande distribution en 2006, le Global Social Compliance Programme (GSCP) est un programme men par et pour les socits multinationales visant amliorer les conditions de travail et la protection de l'environnement travers lensemble de leurs chanes d'approvisionnement. Le GSCP constitue une plateforme d'change des meilleures pratiques intersectorielles, permettant aux entreprises de partager et comparer leurs expriences et de crer des outils communs pour garantir le respect de normes sociales et environnementales dans la ligne des fondations poses par lOIT et lONU. Lobjectif de cette approche collaborative est daider les fournisseurs partout dans le monde en : - harmonisant le contenu des multiples codes de conduite et autres chartes thiques pour

simplifier le message et lintgration des exigences sociales et environnementales auxquelles les fournisseurs doivent rpondre, permettant de mettre laccent sur le renforcement des capacits. Ainsi, le Programme contribue la rduction de la redondance des audits.

- dveloppant des outils visant les accompagner dans la mise en uvre dactions permettant damliorer concrtement les conditions de travail et la protection de lenvironnement.

Dans le cadre du toolkit GSCP disponible pour tlchargement gratuit sur son site web les Outils de Rfrence sur le Procd et la Mthodologie dAudit (social et environnemental) fournissent une interprtation commune des procdures de vrification. Parmi les modles pour leur mise en place, un questionnaire dauto-valuation bas sur le Code de Rfrence du GSCP est propos. Ce questionnaire peut tre demand aux fournisseurs afin davoir une premire ide de leur engagement et de leurs pratiques sociales et environnementales, avant le lancement de laudit. Limplmentation des Outils de Rfrence utiliss ou adopts reste la responsabilit du donneur dordres. Liens directs vers les outils : http://gscpnet.com/working-plan/step-2-audit-process-and-methodology.html http://gscpnet.com/working-plan/environmental-module.html www.gscpnet.com

Le donneur dordre peut faire le choix davoir recours des organismes spcialiss sur un sujet donn afin dutiliser le questionnaire quils ont labor ou alors pour construire son propre questionnaire avec leur aide. En effet, le donneur dordre peut souhaiter bnficier de lexpertise dacteurs externes.

Des organismes spcialiss sur un sujet donn

Certains organismes ont cr un questionnaire sur leur sujet dexpertise afin daider les donneurs dordre. Par exemple sur le sujet de la matrise et de la rduction des missions de gaz effet de serre : Le Carbon Disclosure Project Le Carbon Disclosure Project (CDP) est un consortium de 315 investisseurs institutionnels qui interrogent les industriels dans le monde sur leurs missions de gaz effet de serre. Le CDP a lanc linitiative appele CDP Supply Chain Leadership Collaboration ou SCLC . Elle porte sur la matrise et la rduction des missions de gaz effet de serre dans la chane d'approvisionnement.

18

Les socits membres adressent leurs fournisseurs un questionnaire spcifique pour recueillir des informations sur leurs missions de gaz effet de serre et les actions menes pour mieux prendre en compte le changement climatique. Le questionnaire est labor par le Carbon Disclosure Project (CDP). Pour les socits membres, l'objectif est de parvenir rduire les missions de gaz effet de serre dans la chane d'approvisionnement et d'inciter leurs fournisseurs adopter des pratiques plus responsables.

www.cdproject.net

Les entreprises peuvent galement faire appel des structures externes (ONG, tablissement public,..) en pointe sur certaines thmatiques de dveloppement durable afin de les accompagner dans la construction de leur questionnaire RSE.

Pratique

Carrefour

Carrefour a conu son autodiagnostic dveloppement durable destination des entreprises qui fabriquent les produits Carrefour avec le WWF et lAdeme (lAgence franaise de lEnvironnement et de la Matrise de lnergie).

Des secteurs dactivit

Une branche professionnelle peut identifier les enjeux RSE spcifiques son secteur afin de sensibiliser les donneurs dordre. En effet, elle pourra ainsi leur prsenter les sujets pertinents sur lesquels ils pourraient demander des informations notamment dans le cadre de leur questionnaire RSE. Certains secteurs, soit dans un cadre national ou international, ont construit un outil dvaluation commun pour leurs membres. Un donneur dordre ne sera pas toujours intress par lutilisation dun outil dvaluation construit par une branche professionnelle car il peut souhaiter insrer ses propres enjeux en complment de ceux spcifiques au secteur. Par exemple :

LEICC (Electronic Industry Citizenship Coalition) LEICC est une alliance dindustriels leaders du secteur de llectronique qui encourage un code de dontologie dfinissant les normes permettant damliorer les conditions de travail et le respect de lenvironnement au sein de la chaine dapprovisionnement. LEICC propose un questionnaire RSE dautodiagnostic commun aux entreprises du secteur. Il permet de dterminer les potentiels risques RSE dune entreprise. Les membres de lEICC peuvent sadministrer ce questionnaire et/ou lenvoyer leurs fournisseurs. LEICC propose un questionnaire pour lentreprise (le sige social) et un autre pour les sites qui lui appartiennent. Les questionnaires sont labors partir du code de conduite de lEICC

5et sont en ligne sur le

site de la structure.

http://www.eicc.info/Self%20Assessment%20Questionnaire.shtml

5 http://www.eicc.info/documents/EICCCodeofConductFrench.pdf

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Recommandation Les organismes de notations doivent veiller ne pas tre juge et partie

Par exemple, viter de poser une question sur le nombre de fournisseurs que lentreprise value par leur propre service (question qui rentre dans lvaluation).

Former les acheteurs sur les outils externes Au mme titre que des outils construits en interne, les acheteurs devront tre capables de les comprendre et dexploiter les rsultats quils prsentent

Permettre le dialogue entre les acheteurs et les fournisseurs sur les sujets RSE mme si une structure externe se charge de lvaluation.

Le donneur dordre ne doit pas se dcharger de toute responsabilit lorsquil fait appel un organisme externe de notation des fournisseurs : le donneur dordre doit tre impliqu tout au long la procdure dvaluation et doit rester lcoute de ses fournisseurs mme si le questionnaire est administr par un acteur externe.

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III. Quel est le contenu du questionnaire RSE ?

Cette partie intressera plus particulirement les donneurs dordre qui laborent en interne leur questionnaire RSE. Nous navons pas pour objectif de promouvoir llaboration interne des questionnaires RSE par rapport au recours un organisme externe de notation des fournisseurs. Chaque entreprise est libre de choisir la solution qui lui convient le mieux. Nous avons tudi une cinquantaine de questionnaires RSE envoys par les donneurs dordre aux fournisseurs dans le secteur priv. Nous avons examin diffrents points : les thmatiques traites, la formulation des questions et les documents demands. Il est noter que les questionnaires des donneurs dordre sont trs rarement rendus publics.

1. Les thmatiques

Quelles thmatiques aborder au sein dun questionnaire RSE ? Nous avons identifi 5 grands thmes dans les questionnaires RSE : social, socital, environnemental, connaissances DD (ensemble des questions relatives la mise en place des politiques de lentreprise en matire de RSE) et la relation avec les fournisseurs (comment les fournisseurs vrifient lengagement RSE de leurs propres fournisseurs). Les questionnaires abordent trs rarement laspect conomique (alors quil sagit dun des piliers du dveloppement durable). En effet, les questions sur la situation financire de lentreprise ne sont pas frquentes (en tout cas dans la partie intitule RSE). Le donneur dordre est libre daborder les thmes RSE quil souhaite au sein de son questionnaire RSE. Il peut par exemple choisir de :

Sappuyer sur un ou plusieurs rfrentiels RSE tels que :

- les sept questions centrales dISO 26000,

- les principes directeurs de lOCDE, - les dix principes du pacte mondial.

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Exemple

Construire son questionnaire en cohrence avec sa propre charte RSE

Exemple

Le donneur dordre peut galement choisir de se focaliser sur un sujet unique afin de recueillir des informations sur cette thmatique.

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Pratique

Groupe TF1 : Le groupe TF1 a obtenu le Label Diversit en 2010. Lors de son obtention et de son renouvellement, le groupe TF1 a d attester de son exemplarit en matire de diversit. Il sest notamment engag promouvoir la diversit auprs de ses fournisseurs. Dans un premier temps, la Direction des Achats du groupe TF1 a envoy un questionnaire ax sur le sujet de la diversit 150 fournisseurs environ (tous domaines dactivit confondus, prestataires de service, cabinets dintrim et cabinets de recrutement).

Recommandation Il est important dexpliquer au fournisseur comment les thmatiques ont t choisies

et de lui prsenter le sens de la dmarche.

2. Les questions

Sur un mme thme, les questions peuvent tre trs diffrentes dun questionnaire un autre. Les rponses peuvent alors tre trs diverses. A titre dexemple, nous avons effectu deux focus afin de montrer la varit des approches pouvant exister sur un mme sujet.

Un mme thme, une diversit de question

ATTENTION

Les questions mises en exemple ne sont pas considrer comme les bonnes questions poser , il sagit dillustrations.

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Exemples de questions poses par les donneurs d'ordre sur les accidents de travail : - Les accidents du travail de l'ensemble des sites et activits sont-ils rpertoris au niveau du sige

social ?

- Combien d'accidents de travail avec arrt ont t dclars en moyenne ces deux dernires annes par million d'heures travailles ?

- Quelle a t l'volution des statistiques d'accidents du travail durant les 2 dernires annes (tous sites confondus) ?

- Y a-til eu des dommages mortels, principaux ou significatifs dans lesquels un/ou plusieurs de vos employs taient impliqus, au cours des 5 dernires annes ?

- Pouvez-vous confirmer que votre systme de gestion est support par un systme de vrification adquate ? (Exemples : travaux en hauteur, travaux dans des espaces confins, travaux dans des points chauds en gnral tout travail dangereux)

- Indicateur de rsultat scurit : TFAA (Taux de Frquence des Accidents avec Arrts sur les 12 derniers mois) et TG (Taux de Gravit sur les 12 derniers mois) ?

- Les consquences des accidents en termes de risques dhygine et de scurit sont-elles values pour le personnel ?

- Les consquences des accidents en termes de risques dhygine et de scurit sont-elles values pour les populations concernes ?

- Les consquences des accidents en termes de risques dhygine et de scurit sont-elles values pour l'environnement ?

- Taux de frquence des accidents: (nombre total) X 1.000.000/nombre total d'heures travailles) (Anne n-1)

- Taux de gravit des accidents : (nombre total de jours perdus cause des accidents/nombre total d'heures travailles) x 1.000 (Anne n-1)

- Assurez-vous aux travailleurs des conditions de travail saines et sres afin, notamment, dviter tout risque et accident pouvant nuire leur sant ?

- L'entreprise a-t-elle rduit l'occurrence des accidents du travail ? - Quel est le pourcentage daccidents du travail sur lensemble de vos sites de production/stockage

sur l'anne passe ?

- Pourriez-vous (par exemple lors dune runion chez vous) dmontrer que vous avez mis en place un suivi des accidents de travail Historique du nombre et de la gravit des accidents? (joindre justificatif)

Focus sur les questions relatives aux accidents de travail Focus sur la thmatique lutte contre les discriminations

Comment la thmatique lutte contre les discriminations est-elle aborde dans les questionnaires ? Rappel des 19 types de discrimination: La loi franaise liste une srie de 19 critres ne devant pas influencer le recrutement ni les dcisions relatives l'volution de carrire (etc.), la sanction, le dpart d'un collaborateur. Ces 19 critres sont : Lorigine, le sexe, les murs, l'orientation sexuelle, l'ge, la situation de famille, les caractristiques gntiques, l'appartenance une ethnie, l'appartenance une nation, l'appartenance une race, les opinions politiques, les activits syndicales ou mutualistes, les convictions religieuses, l'apparence physique, le patronyme, l'tat de sant, le handicap, l'tat de grossesse, lidentit sexuelle.

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Focus suite Les termes diffrents utiliss :

La majorit des questionnaires parlent de non-discrimination . Nanmoins, dautres termes peuvent tre utiliss : galit des chances, diversit,

Les types de discrimination mentionns :

11 types de discrimination sont principalement mentionns : sexe, handicap, ge, convictions religieuses, origines, appartenance une ethnie, activit syndicale, appartenance une race, murs, orientation sexuelle, opinions politiques Dautres types de discrimination sont plus rarement utiliss dans les questionnaires : . La situation de famille . Les caractristiques gntiques . Lappartenance une nation . Lapparence physique . Le patronyme . Ltat de sant . Ltat de grossesse Certaines entreprises vont au-del des 18 types de discrimination et en proposent dautres tels que : situation sociale, couleur, position sociale, langue, caste, discrimination culturelle

Les questions poses

Diffrents types de questions ont t identifis sur cette thmatique. Les questions peuvent concerner : - la politique gnrale de lutte contre les discriminations mise en place par le

fournisseur, - la formation mise en place en interne pour lutter contre les discriminations, - les mesures mises en place par le fournisseur - la lutte contre les discriminations du point de vue du fournisseur vis--vis de ses

propres parties prenantes - des indicateurs en matire de lutte contre les discriminations

Sur quoi faire porter les questions ?

Les questions peuvent porter sur : La politique ou lengagement de lentreprise

Le donneur dordre va chercher savoir si le fournisseur a dfini des engagements ou une politique sur la RSE en gnral ou sur une thmatique RSE prcise. Exemple sur le thme de la diversit : Avez-vous mis en place une politique diversit ?

Les moyens mis en place

Le donneur dordre peut demander au fournisseur quels sont les moyens mis en uvre pour respecter son engagement ou sa politique. Exemple sur le thme de la diversit : Avez-vous mis en place un dispositif d'alerte professionnelle ddi aux plaintes et rclamations en matire de discriminations ?

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Les rsultats

Les questions du donneur dordre peuvent porter sur les rsultats en prcisant les indicateurs renseigner ou en laissant la possibilit au fournisseur de renseigner laide de ses propres indicateurs. Exemple sur le thme de lgalit professionnelle : Pourcentage de femmes dans le comit de direction

Pratique

Carrefour : pas de questions sur les moyens mais uniquement sur les rsultats Carrefour met gratuitement disposition des fournisseurs qui fabriquent les produits Carrefour un rfrentiel dauto-valuation dtaill : lautodiagnostic dveloppement durable. Il est accessible aux fournisseurs via Internet et comprend 49 critres leur permettant dvaluer leurs pratiques autour de quatre piliers essentiels : management et politique de dveloppement durable, responsabilit environnementale, responsabilit sociale, performance conomique. Carrefour a fait le choix davoir des questions trs pratiques auprs de ses fournisseurs. Lobjectif est dobtenir des informations sur les rsultats et non sur les moyens. Par exemple, au lieu de demander avez-vous une politique sant scurit ? , Carrefour demandera est-ce que vos quipes portent des chaussures de scurit ? . Carrefour ne veut pas se mler de la gestion interne de ses fournisseurs. Lobjectif est

de sensibiliser les fournisseurs, de les encourager et de les accompagner dans la mise

en place de plan d'amlioration sur les aspects lis au dveloppement durable.

Quelle est la forme des questions ? Les questionnaires peuvent prsenter : Des questions fermes (rponse oui/non)

Exemple

Avez-vous mis en place un systme de Management de :

- La qualit ? Oui Non - Lenvironnement ? Oui Non - La responsabilit sociale ? Oui Non

Des questions fermes (rponse oui/non) avec demande de justificatifs

Exemple

Avez-vous un manuel Qualit et/ou Environnement ? Oui Non (Si oui, merci den joindre une copie)

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Des questions fermes (rponse oui/non) avec demande de prcisions

Exemple

Des questions fermes (rponse oui/non) avec possibilit de mettre des commentaires

Exemple

Votre entreprise est-elle engage dans une politique de dveloppement durable ? Si oui, pouvez-vous prciser sa nature ?

Oui Non Pas encore

Commentaires (facultatifs)

Si vous ne disposez pas encore dune telle politique, envisagez-vous son implmentation dans un futur proche ? Si oui, pouvez-vous nous dtailler les moyens

Oui Non Pas encore

Commentaires (facultatifs)

Exemple

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Des questions ouvertes laissant la place la rdaction

Exemple Quelles sont les ONG ou associations avec lesquelles votre socit a dvelopp des partenariats ?

Des questions choix multiples

Exemple

Votre entreprise dispose-t-elle de certifications ou a-t-elle sign une charte pour formaliser son engagement en faveur de lgalit des chances ? Pacte mondial des Nations Unies Label Diversit Label Egalit Charte de la Diversit Charte de la Parentalit en entreprise Autre : Non

Exemple

La possibilit de hirarchiser les rponses laide dune chelle pondre

Exemple

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Des questions donnant lieu une transmission dlments chiffrs

Exemple

Taux de CDD/CDI (%) Taux de rotation (%) Formation (% de leffectif) Insertion (% de leffectif)

Des questions qui proposent diffrents scnarios

Exemple 3 - Social Gestion des

emplois et des comptences

Lentreprise na pas formalis de politique de gestion des ressources humaines. Elle na pas tabli de projet dentreprise sur ce sujet.

Dans le cadre de sa politique de gestion des ressources humaines, lentreprise a ralis un diagnostic pour identifier limpact de ses orientations sur la situation des emplois, des effectifs et des comptences.

Lentreprise a rdig un plan daction dans le domaine de lemploi et de la gestion des comptences qui organise et coordonne le besoin collectif et les attentes individuelles des salaris. Le plan daction est compris et port par tous les membres de lentreprise Lentreprise a mis en place un comit de pilotage et/ou un groupe de projet pour valuer la dmarche, mettre en place les rajustements ncessaires et rpondre aux besoins de transparence exigs par les circonstances.

Des questions qui proposent des exemples de rponse

Exemple

Questions en escalier

Outils - exemples titre indicatif

ENGAGEMENT CORPORATE 1.1 Disposez-vous dun rapport daudit ou dune certification externe sur lensemble de votre dmarche dveloppement durable ?

Les outils de certification ou daudit externe sont :

- le rating par les agences de notation (FTSE & Good, Ethibel, ASPI, CORERATINGS, SIRI, VIGEO, etc.)

- la conformit de la dmarche avec le GRI http://www.globalreporting.org

- lindexation (DJSI, SP SUSTAINABILITY,etc.) - laudit externe (PWC, VERITAS, etc.)

1.2 Avez-vous formalis des actions dveloppement durable dans des processus spcifiques ?

Processus spcifiques : - Economie dnergie - Filires de rcupration et recyclage : papier, matriel

lectrique et lectronique, etc. - Gestion des rejets polluants mission des gaz effet de

serre

1.3 Vous tes-vous engag dans une politique de dveloppement durable ?

- Adhsion au Global Compact, OIT, etc. - Rapport DD - Actions de formations spcifiques - Actions de lutte contre la corruption - Engagement DD public et communiqu aux stakeholders

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Recommandation Sassurer de la pertinence des questions

Par exemple, cette question Faites-vous travailler des enfants? , aucun fournisseur qui souhaite continuer travailler avec le donneur dordre ne rpondra positivement. Lintrt de la poser avec ce type de formulation est alors limit. Le donneur dordre pourrait sauto-administrer le questionnaire RSE (afin de savoir combien de temps est ncessaire pour le remplir, dvaluer la complexit et la pertinence des questions, )

Prciser le primtre valu : la question concerne le groupe ou lentit ?

3. Les pices justificatives

Quels documents demander ?

Des documents peuvent tre demands aux fournisseurs pour justifier les informations dcrites ou pour complter la rponse donne.

Les documents demands peuvent varier selon la rponse apporte.

Exemple

Il peut arriver que le donneur dordre ne demande pas de pices justificatives

mais spcifie que, si le fournisseur rpond oui des questions, il devra tre en mesure de produire des documents qui peuvent confirmer sa rponse.

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Exemple de documents demands : - Le rapport RSE - La ou les charte(s) et code(s) de conduite - La politique dveloppement durable (ou plus prcisment politique sant et

scurit , environnementale, qualit,) - Les certifications - Les labels - La synthse daudits ou des rsultats des questionnaires de satisfaction - Des documents attestant de la mise en place dobjectifs ou dindicateurs RSE, - La liste des produits et le pourcentage pouvant tre recycl - Les lments relatifs aux obligations de rfrencement et/ou de conformit

rglementaire (cela peut varier selon les spcificits du secteur dactivit, la taille et la localisation gographique du fournisseur).

Une question peut se poser dans un contexte international, en quelle langue demander les documents ?

Recommandation Proposer au fournisseur que certaines informations ou certains documents soient

gards confidentiels.

4. Focus sur les questions qui ouvrent le dialogue avec le fournisseur

Comment faire du questionnaire RSE un outil de dialogue ? Le questionnaire RSE est un outil dvaluation mais il doit galement tre, dans la mesure du possible, un outil de dialogue entre le donneur dordre et le fournisseur. Nous avons repr les questions qui sinscrivent dans cette finalit : Les questions qui demandent lavis du fournisseur sur le questionnaire RSE

Cela se traduit gnralement par un espace commentaire o le fournisseur peut donner son avis. Ces informations peuvent tre trs utiles pour le donneur dordre lorsquil met jour le contenu de son questionnaire RSE.

Exemple

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Les questions qui demandent lavis du fournisseur sur la dmarche RSE du donneur dordre

Certains donneurs dordre demandent lavis de leurs fournisseurs sur leur propre dmarche ou dventuelles suggestions sur les actions quils devraient mener.

Exemple de questions Quattendez-vous de lentreprise en termes de promotion de la diversit (axes de collaboration) ? Quelles suggestions et propositions pouvez-vous nous faire pour mieux intgrer le Dveloppement Durable ou amliorer la protection de l'environnement dans nos relations client-fournisseur ?

Les questions qui ouvrent la possibilit de collaborer sur des sujets de RSE

Exemple de questions Quelles seraient les actions communes que vous proposeriez de mettre en place avec lentreprise. dans le cadre de nos changes sur les produits et ou services que nous vous achetons ou dans un cadre plus gnral ?

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Il est parfois spcifi que ces questions ne rentrent pas dans lvaluation :

Autre pratique : se faire valuer par ses fournisseurs ou par un tiers Dans le cadre de sa dmarche achats responsables , le donneur dordre interroge le fournisseur sur la RSE. Si le donneur dordre souhaite aller jusquau bout dune telle dmarche, il doit lui-mme sassurer quil a un comportement responsable. Pour cela, il peut : - demander le point de vue de ses fournisseurs sur son attitude (par lintermdiaire

dun organisme externe). Ainsi, le donneur dordre pourrait alors avoir leur avis sur ses dlais de paiement, son respect de la proprit intellectuelle....

- se faire valuer par un tiers indpendant : par exemple, la mdiation inter-

entreprises a mis en place un label relations fournisseurs responsables qui vise distinguer les entreprises franaises ayant fait la preuve de relations durables et quilibres avec leurs fournisseurs. Pour obtenir le label, lentreprise candidate doit au pralable se soumettre une valuation conduite par le cabinet expert. Au vu du rapport dvaluation, lentreprise doit dans un second temps rdiger un plan de convergence pour tenir compte des recommandations de lvaluateur. Enfin, un comit dattribution paritaire se runit afin de dcider de lattribution du label Relations inter-entreprises responsables.

Pratique SNCF Mi 2012 la SNCF a travaill avec le Pacte PME6 sur une valuation 360. Le Pacte PME a t charg de demander un panel de fournisseurs de la SNCF (fournisseurs de 5-6 grandes familles dachat) ce quils pensaient du comportement du donneur dordre.

6 www.pactepme.org

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Recommandation Demander lavis des fournisseurs montre que le donneur dordre sinscrit dans une

dmarche damlioration continue. De cette faon, lvaluation nest plus unilatrale.

5. Des questionnaires diffrencis selon les spcificits des fournisseurs ou

des produits/services

Un mme questionnaire pour tous les fournisseurs ou des questionnaires diffrencis selon leurs spcificits ?

Certains donneurs dordre adaptent leur questionnaire RSE en fonction de diffrents critres de leurs fournisseurs : le secteur dactivit, la taille, les risques quils reprsentent,

Un questionnaire adapt selon le secteur dactivit des fournisseurs ou au segment dachat

Lentreprise peut solliciter ses fournisseurs pour remplir un questionnaire RSE sur les enjeux spcifiques leur secteur dactivit.

Exemple

Par exemple, lentreprise peut faire le choix denvoyer un questionnaire sur les pratiques de recrutement responsable et promotion de la diversit un panel dagences demploi. Ainsi, le donneur dordre identifie les enjeux RSE spcifiques au secteur et axe ses questions sur ces enjeux.

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Recommandation Permettre au fournisseur de valider le secteur dactivit dans lequel il est class Avant dlaborer soi-mme des questionnaires par secteur, vrifier si la branche

professionnelle du fournisseur a men une rflexion sur la RSE (notamment pour dterminer les enjeux RSE du secteur).

Un questionnaire adapt selon la taille du fournisseur : Certaines entreprises ont mis en place une version simplifie du questionnaire pour les petites entreprises.

Exemple Version intgrale de la question 1 :

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Exemple Version simplifie de la question 1 destination des PME :

Un questionnaire adapt selon les risques que reprsentent le fournisseur et/ou les produits services achets :

Lvaluation des risques prend gnralement en compte le pays dorigine du fournisseur, le secteur et le type de produits services quil offre.

Lvaluation RSE pourra tre plus ou moins pousse selon les risques que reprsente un fournisseur. Par exemple, le donneur dordre pourra demander des lments justificatifs plus prcis lorsque le fournisseur est considr comme tant risques . Plus les risques du fournisseur sont importants, plus la vrification sera pousse. Si le donneur dordre ralise en amont une cartographie des risques, il pourra reprer les principaux risques des fournisseurs et poser des questions cibles sur les points qui seraient susceptibles de poser problme.

Un questionnaire ax sur un thme prcis : Lentreprise peut souhaiter interroger ses fournisseurs sur un thme prcis notamment lorsquelle est elle-mme interpelle pour fournir des informations sur le sujet. Par exemple : Le Carbon Disclosure Project (CDP) a cr un outil pour permettre aux entreprises engages dans la dmarche de recueillir des informations sur les missions de gaz effet de serre dans leur chane d'approvisionnement. Les socits membres du CDP adressent alors leurs fournisseurs un questionnaire spcifique pour recueillir des informations sur leurs missions de gaz effet de serre et les actions menes pour mieux prendre en compte le changement climatique. Le questionnaire est labor par le Carbon Disclosure Project (CDP), il est en ligne sur le site Internet www.cdproject.net. Le CDP propose galement un questionnaire destination des PME et met disposition diffrents documents pour accompagner les fournisseurs et les aider rpondre aux questions. Lobtention de labels par le donneur dordre peut galement le conduire sensibiliser le fournisseur sur lobjet du label et obtenir des informations prcises sur le sujet concern. Par exemple, le label diversit demande aux entreprises de sengager promouvoir la diversit auprs de leurs fournisseurs. Le donneur dordre peut alors choisir denvoyer un questionnaire ax sur cette thmatique pour sensibiliser ses fournisseurs.

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Un questionnaire diffrent selon le primtre tudi : Le donneur dordre peut faire le choix davoir un questionnaire RSE pour le sige social de lentreprise et un autre questionnaire lorsquil interroge le fournisseur au niveau dun site.

Pratique

EICC (Electronic Industry Citizenship Coalition) : LEICC (Electronic Industry Citizenship Coalition) propose un questionnaire RSE dautodiagnostic commun aux entreprises du secteur. Il permet de dterminer les potentiels risques RSE dune entreprise. Les membres de lEICC peuvent sadministrer ce questionnaire et/ou lenvoyer leurs fournisseurs. LEICC propose un questionnaire pour lentreprise (le sige social) et un autre pour les sites qui lui appartiennent.

6. Mise jour du contenu du questionnaire

Comment organiser la mise jour du contenu du questionnaire RSE ? Le contenu du questionnaire peut par exemple faire lobjet dune runion avec les diffrentes fonctions de lentreprise (RSE, RH, Achats,) afin de voir si des lments sont faire voluer. Pour prparer cette mise jour, une question peut tre pose au sein du questionnaire afin de demander lavis des fournisseurs sur loutil. Le questionnaire peut galement tre amen voluer en fonction des nouvelles lgislations, de lvolution des rfrentiels RSE, de la rvision des objectifs recherchs ou des engagements RSE du donneur dordre,

Pratique

Carrefour : mise jour annuelle Carrefour optimise rgulirement loutil dautodiagnostic afin de mieux rpondre aux besoins de ses fournisseurs. En 2010, le Groupe y a introduit un module dinitiation au bilan carbone et a intgr des critres de tris plus fins permettant une comparaison des performances dans son secteur dactivit. En 2011, il a enrichi loutil de deux innovations simplifiant son utilisation et offrant de nouvelles possibilits : reprise automatique des rsultats de lanne prcdente afin dallger la saisie, insertion dune fiche pour dclarer une bonne pratique. Le Groupe a galement travaill lharmonisation de lautodiagnostic dveloppement durable avec la norme ISO 26000 sur la responsabilit socitale des entreprises.

Recommandation

Prvoir un processus de mise jour du questionnaire afin de sassurer que les questions poses soient toujours dactualit

Demander lavis des fournisseurs sur le questionnaire afin de lamliorer continuellement

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IV. Qui est charg dadministrer le questionnaire RSE et comment ?

Les modalits dadministration du questionnaire RSE jouent un rle important pour donner un sens la dmarche. Laccompagnement du questionnaire RSE est notamment un lment central.

1. La ou les fonction(s) en charge de ladministration et du suivi du

questionnaire

Aprs son laboration, quelle fonction sera en charge de ladministration et du suivi du questionnaire RSE ? Une ou plusieurs fonctions de lentreprise peuvent tre en charge de grer lenvoi et le retour des questionnaires RSE. Une fonction peut tre galement identifie comme le point de contact si le fournisseur a des questions. Exemples de fonctions : - La fonction RSE - La fonction Achats responsables - La fonction Achats - La fonction Qualit - La fonction Gestion des risques Plusieurs questions peuvent alors tre poses : - La fonction en charge a-t-elle t forme aux achats, la RSE et aux achats

responsables ? - La procdure envisage (nombre de fournisseurs interroger, suivi propos,)

est-elle en adquation avec le nombre de personnes qui seront en charge de la mettre en uvre ?

Tmoignage de LOral : la fonction Achats simplique pour encourager les fournisseurs sengager dans lEnvironnement Membre du Carbon Disclosure Project (CDP) depuis 2003, LOral a rejoint le Supply Chain Program du CDP en 2007, afin dencourager ses fournisseurs mesurer et rduire leurs missions Carbone. Ainsi, les socits membres du Supply Chain Program du CDP invitent leurs fournisseurs rpondre sur la plateforme du CDP un questionnaire spcifique pour recueillir des informations sur leurs missions de gaz effet de serre et les actions menes pour agir dans la lutte contre le changement climatique. 48 fournisseurs ont rpondu favorablement linvitation de LOral participer au CDP en 2011. En 2012, limplication des Achats en tant quambassadeurs du CDP Supply Chain et la proche collaboration avec les quipes Environnement, ont permis de convaincre 133 fournisseurs (sur 156 invits). Une Supplier Scorecard , dsormais prsente aux fournisseurs par la mme fonction qui attribue les marchs, a t cre conjointement avec le CDP. Elle synthtise les rponses de chaque fournisseur et permet dvaluer et de discuter leurs engagements environnementaux.

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2. Slection des fournisseurs qui devront rpondre au questionnaire

A quels fournisseurs envoyer le questionnaire RSE? Le questionnaire RSE peut tre envoy : - A tous les fournisseurs - Aux fournisseurs stratgiques (critres lis la taille, secteur dactivit,) - Aux fournisseurs identifis comme tant risques (en raison de leur localisation, de leur secteur dactivit, du risque financier). Ils pourront tre identifis grce une cartographie des risques ralise en amont

- Aux fournisseurs reprsentant un gros volume dachat - Aux fournisseurs prfrs : fournisseurs avec lesquels le donneur dordre lhabitude de travailler

- Aux nouveaux contrats - Aux fournisseurs prsentant une forte dpendance vis--vis du donneur dordre.

Plusieurs choix peuvent se retrouver dans une mme entreprise. Lentreprise peut faire le choix de procder par tape : dabord une certaine catgorie de fournisseurs puis une autre. Le donneur dordre peut galement envoyer des questionnaires RSE diffrents selon les spcificits des fournisseurs (voir partie 3).

Point dattention

Selon la localisation des fournisseurs qui devront rpondre au questionnaire RSE, la question de la traduction des questions sera traiter (texte traduit uniquement en anglais ou dans toutes les langues ?).

3. Le ou les destinataires du questionnaire

A qui adresser le questionnaire RSE ?

Le questionnaire RSE peut tre envoy : - A la direction commerciale - A la direction RSE - A la direction des ressources humaines (par exemple lors de lenvoi dun

questionnaire sur la diversit). - A la direction gnrale (notamment au sein des PME) Pour ce point, le primtre valu sera dterminant : par exemple, si les informations demandes concernent le groupe, la filiale a-t-elle les informations demandes ? La filiale pourra alors transmettre le questionnaire (ou certaines questions) la direction RSE au niveau corporate (ce qui est prendre en compte dans le dlai laiss au fournisseur pour rpondre au questionnaire).

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4. Le cadre denvoi du questionnaire

A quel moment envoyer le questionnaire RSE? Il peut tre envoy : - pour constituer un panel de fournisseurs rfrencs - lors dun appel doffre - au cours dune relation commerciale. Certaines occasions spcifiques peuvent amener lenvoi dun questionnaire RSE, par exemple la signature ou lactualisation dune charte/ dun code de conduite RSE.

5. Le primtre tudi via le questionnaire Sur quel primtre porter la question ? Une question peut porter sur un pays, sur une filiale ou alors sur lensemble de lentreprise. Par exemple, si un donneur dordre souhaite travailler avec une filiale dun grand groupe, il pourra chercher avoir des informations locales, propres la filiale. Cette prcision peut tre donne ds le dbut du questionnaire (dans le prambule) ou alors le donneur dordre peut le prciser au sein du questionnaire en fonction des questions poses.

Recommandation Prciser et justifier le primtre des questions.

6. Le format du questionnaire Sous quel format envoyer le questionnaire RSE ? Il peut sagir dun questionnaire global avec des questions sur la RSE ou dun questionnaire ddi au sujet de la RSE. Le questionnaire peut tre sous format : - Word - Excel - Electronique : courriel dans lequel les questions sont rdiges directement dans le

corps du message ou questionnaire en ligne.

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7. Le dlai pour rpondre au questionnaire

De combien de temps disposent les fournisseurs pour rpondre au questionnaire RSE ?

Le dlai doit tre apprci au regard des lments suivants : - Le cadre de lenvoi : le dlai est souvent plus restreint lors dun appel doffre par rapport une demande dans le cadre dune relation donneur dordre/fournisseur dj institue

- Le nombre de questions auxquelles rpondre - La complexit des questions (prendre notamment en compte le fait que le fournisseur devra solliciter diffrentes fonctions linterne pour obtenir des rponses, ce qui peut prendre un certain temps)

- Le primtre : par exemple si la filiale doit obtenir des informations du corporate, cela peut prendre plus de temps

- Le niveau de maturit du fournisseur (a-t-il dj publi un rapport RSE ?,)

Recommandation Lors de la dtermination du dlai, prendre en considration les contraintes que

prsente le questionnaire pour le fournisseur.

8. Accompagnement du fournisseur pour laider comprendre et remplir le questionnaire

Laccompagnement du fournisseur lors de ladministration du questionnaire RSE est trs important. Cest une indication sur limplication du donneur dordre dans cette dmarche. Si le questionnaire RSE est envoy sans lment de contexte, sans indications sur les motivations du donneur dordre, sans explication sur lexploitation prvue des rsultats ou encore sans point de contact : le fournisseur pourrait considrer que le donneur dordre ne prend pas au srieux cette dmarche. Comment accompagner le fournisseur lors de ladministration dun questionnaire RSE ? Laccompagnement du fournisseur lors de ladministration dun questionnaire RSE peut se faire sous diffrentes formes : joindre une lettre avec des lments dinformation qui expliquent la dmarche du donneur dordre, transmettre des documents pour prsenter lengagement RSE du donneur dordre, proposer des informations complmentaires pour aider le fournisseur mieux comprendre le questionnaire RSE et/ou la finalit recherche, organiser des moments dchange pour expliquer au fournisseur comment remplir le questionnaire et quel est son objectif. Joindre une lettre signe du donneur dordre au questionnaire RSE

Exemple dlments dinformation pouvant figurer dans la lettre : - Les motivations du donneur dordre pour envoyer ce questionnaire RSE - Les raisons du choix du fournisseur pour rpondre au questionnaire RSE

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- Les attentes du donneur dordre envers ses fournisseurs - La politique Achat responsable du donneur dordre (les outils utiliss, ) - Les dlais pour rpondre au questionnaire - Le nom et ladresse courriel de la personne qui renvoyer le questionnaire - Lutilisation des rsultats - Les tapes aprs lenvoi des rponses - La confidentialit des informations - La personne contacter en cas de question - Les coordonnes du mdiateur interne

Prsentation de la Charte des relations inter-entreprises7 Elabore conjointement par la mdiation du crdit et la Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France (CDAF) afin dengager les grands donneurs dordre signataires mettre en place une dmarche de progrs vis--vis de leurs fournisseurs et notamment les petites et moyennes entreprises (TPE-PME), la Charte des relations inter-entreprises compte aujourdhui 247 grandes entreprises et organismes socioprofessionnels signataires. Lintrt dun tel dispositif est double : . permettre aux donneurs dordre signataires de faire savoir et dofficialiser leur volont de

sinscrire dans une relation partenariale gagnant-gagnant avec leurs fournisseurs ; . dsigner un Correspondant PME au sein de lentreprise signataire, qui interviendra en

tant que mdiateur interne pour faciliter le rglement des ventuels litiges fournisseurs.

Point dattention

Il est important de signer la lettre envoye au fournisseur afin de : - montrer lengagement du donneur dordre dans cette dmarche (faire signer la

lettre par une personne avec un niveau hirarchique important marque dautant plus limplication du donneur dordre)

- permettre au fournisseur didentifier la personne en charge de cette valuation.

7 http://www.mediateur.industrie.gouv.fr/pratique/charte-grands-donneurs.pdf

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Exemple

Lettre dans le cadre du Supply Chain Program du CDP

Exemple Lettre dans le cadre dune valuation par une agence de notation des fournisseurs

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Transmettre des documents qui expliquent la dmarche du donneur dordre

- La politique achats responsables du donneur dordre et/ sa politique RSE

- La charte ou le code de conduite du donneur dordre.

Le donneur dordre peut choisir de structure son questionnaire RSE en fonction de sa charte, son code de conduite ou de sa politique dachats responsables.

Exemple

- Le rfrentiel dans lequel le donneur dordre sest engag

Exemple

Lettre dans le cadre dune notation par une agence de notation des fournisseurs

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Proposer des informations complmentaires pour aider le fournisseur comprendre le questionnaire RSE et/ou la finalit recherche

- Des recommandations pour remplir le questionnaire

Exemple

Quelques recommandations pour remplir le questionnaire : - Rpondez toutes les questions. Si pour certaines questions, vous navez de

rponses, prcisez pour quelles raisons. - Si vous avez des documents prcisant les rponses, veuillez les joindre ou nous

prciser dans quelles conditions nous pouvons y avoir accs. - Si certaines questions ne sont pas claires pour vous, rfrez-vous au glossaire (voir en

dernire page) ou nhsitez pas nous contacter. - Si vous souhaitez effectuer des suggestions quant lamlioration de cette dmarche,

elles seront les bienvenues. - Les informations que vous nous transmettez ne seront pas divulgues. Elles nous

servent dune part, identifier les enjeux environnementaux, sociaux et conomiques lies la production dun produit et/ou service et, dautre part, mesurer les efforts et les rsultats obtenus par nos fournisseurs pour rpondre ces enjeux

- Un document ou une partie annexe au questionnaire qui apporte des prcisions

sur les informations demandes

Exemple GLOSSAIRE I. Aspects environnementaux Question 1 :

Impacts et enjeux lis au cycle de vie dun produit : le cycle de vie dun service couvre lextraction et lutilisation des matires premires, la production, le transport, les emballages, son utilisation/ rutilisation/ rparation et son traitement en fin de vie. (du berceau la tombe ). Cette question est destine valuer votre perception des risques et enjeux environnementaux toute au long de la filire du produit ou service concern.

Question 2 : Exemple dinformations quantitatives : consommation deau, dlectricit ? Quel pourcentage de dchets tris et revaloriss ?

Question 3 : Documents attestant du respect de la lgislation : - Arrts prfectoraux (pour les installations soumises autorisation ou dclaration)

- Courrier de la DRIRE - Contrats denlvement des dchets, bordereau de suivi A dfaut de documents attestant du respect de la rglementation, vous pouvez citer les points de la rglementation qui sappliquent votre activit.

- La dfinition des termes utiliss dans les questions

La RSE nest pas connue de toutes les entreprises. De plus, chaque entreprise a tendance utiliser ses propres dfinitions. Rappeler les dfinitions vite des confusions. De mme, il est prfrable de se rfrer une dfinition de la RSE reconnue telle que celle la Commission Europenne ou de la norme ISO 26000.

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Exemple 1.2. Gnral (Politique/Charte)

1.2.1. Votre socit a-t-elle mis en place une politique RSE (**) globale, dfinissant les axes d'action prioritaires en la matire, se traduisant par exemple dans une charte Dveloppement Durable ?

Rponse 1.2.3(**) : Responsabilit Sociale et Environnementale (RSE) : concept dans lequel les entreprises intgrent les proccupations sociales, environnementales et conomiques dans leurs activits et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes sur une base volontaire (dfinition de la Commission Europenne) Il s'agit de la dclinaison des proccupations lies au Dveloppement Durable au niveau de l'entreprise

- Les coordonnes dune personne contacter

Les fournisseurs doivent pouvoir trouver facilement les coordonnes de la personne contacter sils ont des questions sur le questionnaire RSE.

Exemple

- La mthode de notation des rponses

Le donneur dordre peut choisir dexpliquer comment il va noter le questionnaire.

Exemple

Dans ce questionnaire, la note est calcule en fonction du nombre de rponses positives du fournisseur.

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- Des informations sur les tapes venir aprs avoir rpondu ce questionnaire

Le donneur dordre peut choisir dinformer le fournisseur des tapes venir aprs lenvoi de ses rponses. Les actions peuvent tre trs diverses : rendez-vous pour changer autour des rsultats, envoi des rsultats par courrier, ventuelle demande de mise en place de plans de progrs

Exemple

- Un guide dutilisation

Le guide peut prsenter tous les lments prcdemment voqus (les motivations du donneur dordre, la mthode dexploitation des rsultats, les tapes venir aprs lenvoi des rponses,) et/ou il peut expliquer comment rpondre au questionnaire (notamment lorsquil sagit dun questionnaire remplir en ligne).

- Des exemples qui illustrent comment remplir le questionnaire

Le donneur dordre peut remplir son propre questionnaire RSE et le transmettre au fournisseur comme exemple.

Organiser des moments dchange pour expliquer au fournisseur comment

remplir le questionnaire et quelle est la finalit recherche

Le donneur dordre peut galement organiser des runions individuelles ou collectives avec ses fournisseurs pour leur expliquer le questionnaire RSE quils devront remplir. Cela permet aux fournisseurs de poser directement leurs questions et de partager leur opinion sur cette dmarche. Ces runions peuvent tre organises notamment dans le cas o le questionnaire demande des informations assez complexes.

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Certaines entreprises vont privilgier le dialogue et lapproche collaborative la diffusion large de questionnaires RSE.

Pratique Ferrero France : avec sa dmarche Ensemble Partenaires Responsables , Ferrero France privilgie le dialogue avec ses fournisseurs stratgiques Ferrero France a institu un rendez-vous annuel ddi la RSE avec chacun de ses 60 fournisseurs stratgiques. Lors de cette rencontre, Ferrero France prsente sa stratgie RSE et invite son partenaire partager la sienne.

Si la dmarche globale Ensemble Partenaires Responsables est pilote par la responsable des achats, ce sont les rfrents achats des directions de Ferrero France qui sont en charge danimer ces rencontres. Le responsable RSE accompagne les acheteurs pour les rendez-vous avec les 10 plus importants fournisseurs. Concernant les 3 fournisseurs majeurs, le directeur gnral de Ferrero France est prsent.

Au-del de renforcer un lien de confiance mutuelle entre partenaires conomiques, lobjectif de ces rencontres est didentifier des synergies pour la mise en uvre dinitiatives RSE communes. Ainsi, Ferrero France privilgie le dialogue la diffusion large de questionnaires RSE.

En complment, tous les 3 ans, Ferrero France mesure avec un institut externe la qualit de sa relation avec ses fournisseurs, et surtout leur taux de satisfaction et leurs

engagements RSE.

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Outils

Simplifications techniques pour aider les fournisseurs remplir plus rapidement et plus facilement le questionnaire RSE - Donner des indications sur le temps ncessaire pour remplir le questionnaire afin de

permettre au fournisseur de sorganiser - Traduire le questionnaire en diffrentes langues - Si le fournisseur a dj t interrog, lui permettre davoir accs aux informations quil

avait dj renseignes afin quil puisse les actualiser - Avoir un format exportable afin que la personne en charge de rpondre puisse

dispatcher les questions au sein de lentreprise (mme lorsquil sagit dun questionnaire o les questions sont conditionnes aux rponses donnes)

- Prremplir les rponses avec les informations communiques publiquement par le fournisseur : cela prend plus de temps mais ce travail pralable montre que le donneur dordre sintresse attentivement aux engagements RSE de ses fournisseurs.

Spcifiquement pour les questionnaires RSE remplir en ligne : - Permettre au fournisseur de remplir en plusieurs fois le questionnaire et de pouvoir

commencer par la question quil souhaite - Donner la possibilit de passer des questions - Permettre au fournisseur dexporter ses rponses, par exemple, en ayant une version

pdf de ses rponses - Indiquer au fournisseur le nombre de questions quil reste renseigner grce une

barre de progression :

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V. Comment exploiter les rsultats des questionnaires RSE ?

Il existe peu dinformation sur ce point dans les supports de communication des entreprises (rapport RSE, document de rfrence, site Internet, ). Les fournisseurs eux-mmes ne sont pas souvent tenus informs des modalits dexploitation des rponses quils envoient. Dans cette partie, nous prsentons un point sur le process dexploitation des rsultats.

1. La vrification des informations fournies par le fournisseur

Comment vrifier les informations ?

Le questionnaire RSE est un outil dauto-dclaration, le donneur dordre doit donc organiser la vrification des informations. Nous avons pu identifier 3 niveaux de vrification : Niveau 1 : Vrification des pices jointes. Le donneur dordre peut dcider deffectuer la vrification sur tous les fournisseurs ou se concentrer uniquement sur une partie dentre eux. Il peut galement organiser des vrifications par chantillon (par exemple il peut slectionner au hasard quelques fournisseurs pour vrifier la validit des pices justificatives fournies). Niveau 2 : Confrontation des rponses avec les dclarations de diffrents acteurs - Les ONG, les syndicats du fournisseur - Les utilisateurs : demander aux acteurs directement sur le terrain avec le

fournisse