Outils pour les organisateurs des foires d’information ... · Bienvenue Cest dans lamitié, la solidaité et le patage ue les communautés les plus fotes se bâtissent. Votre contribution

GGUUIIDDEE

POUR LES ORGANISATEURS DE

SSAALLOONNSS

pour personnes aînées francophones de l'Ontario

Document rédigé au 16 mars 2016

Fédération des aînés et des retraités francophones de l’Ontario 1492B, chemin Star Top Ottawa (Ontario) K1B 3W6 Site Web : www.farfo.ca

Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l'Ontario 777, rue Bay, 601C Toronto (Ontario) M7A 2J4 Site Web : www.ontario.ca/personnesagees

http://www.farfo.ca/

http://www.ontario.ca/personnesagees

Bienvenue C’est dans l’amitié, la solidarité et le partage que les communautés les plus fortes se bâtissent. Votre contribution bénévole est très importante pour que des Salons pour personnes aînées francophones se développent en Ontario français. Au nom de tous les membres du Conseil d’administration de la FARFO provinciale et en mon nom personnel, je vous souhaite un succès dans l’organisation de futurs salons. Remerciements au Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario pour son appui dans ce projet de guide d’utilisation.

Michelle Bonneau, Agente de projets

Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page i

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION ............................................................................................................................ 1

La définition d’un salon ............................................................................................................. 1

Les objectifs d’un salon.............................................................................................................. 1

Le caractère du salon ................................................................................................................ 1

Les avantages d’un salon ........................................................................................................... 2

1. LE COMITÉ ORGANISATEUR ...................................................................................................... 3

Responsabilités du Comité organisateur ...................................................................................... 3

2. LE FORMAT D’UN SALON .......................................................................................................... 5

Choisir la date ........................................................................................................................... 5

Choisir l’emplacement ............................................................................................................... 5

Préciser la programmation du salon ............................................................................................ 5

Selon l’importance du salon, choisir un président d’honneur ........................................................ 5

Prévoir un maître de cérémonie ................................................................................................. 6

Durée du salon ......................................................................................................................... 6

Contenu ................................................................................................................................... 6

3. LES BÉNÉVOLES ....................................................................................................................... 7

4. LES VISITEURS ......................................................................................................................... 8

5. LES EXPOSANTS ....................................................................................................................... 9

Gestion des exposants ............................................................................................................... 9

Type de stand pour les exposants ............................................................................................. 10

6. LES COMMANDITAIRES .......................................................................................................... 12

7. SOMMAIRE DES ÉCHÉANCES .................................................................................................. 14

8. PROGRAMME POUR UN SALON .............................................................................................. 18

9. BUDGET ............................................................................................................................... 19

10. GESTION DU RISQUE ............................................................................................................. 20

11. MARKETING/PUBLICITÉ/PROMOTION ..................................................................................... 21

Promotion du salon ................................................................................................................. 21

Le stand ................................................................................................................................. 21

Lettres d’invitation .................................................................................................................. 21

Documents de promotion pour le salon .................................................................................... 22

12. PLAN DE TRAVAIL AVEC ÉCHÉANCES ....................................................................................... 23

13. L’ÉVALUATION ...................................................................................................................... 24

Indicateurs de rendement ........................................................................................................ 24

Mécanismes d’évaluation ........................................................................................................ 24

Retour sur l’investissement ...................................................................................................... 24

14. LE RAPPORT FINAL ET LES DOCUMENTS AFFÉRENTS ................................................................. 25

15. AUTRES ................................................................................................................................ 26

BIBLIOGRAPHIE .......................................................................................................................... 27

ANNEXES ................................................................................................................................... 28

6-1 Plan de commandite ................................................................................................... 29

6-2 Formulaire d’entente .................................................................................................. 32

8-1 Programme d’un salon pour personnes aînées .............................................................. 34

Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page ii

9-1 Grille de budget ......................................................................................................... 35

11-1 Lettres d’invitation aux dignitaires ............................................................................... 36

11-2 Lettre d’invitation pour les organismes locaux............................................................... 37

11-3 Communiqué de presse .............................................................................................. 38

11-4 Affiche pour le salon ................................................................................................... 39

11-5 Liste des médias ......................................................................................................... 40

11-6 Avis aux médias .......................................................................................................... 41

12-1 Plan de travail avec échéances ..................................................................................... 42

14-1 Formulaire de divulgation ........................................................................................... 46

14-2 Formulaire d’évaluation par les participants ................................................................. 47

14-3 Compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants .............................. 49

14-4 Rapport final .............................................................................................................. 51

14-5 Rapport financier ....................................................................................................... 57

15-1 Feuille de route pour le maître de cérémonie ................................................................ 59

15-2 Éventail des tâches pour la journée du salon ................................................................. 62

15-3 Lettre de remerciement pour les bénévoles et les animateurs ........................................ 64

15-4 Modèle d'un certificat de remerciement ....................................................................... 65

Guide pour les organisateurs de salons – mars 2016 Page 1

INTRODUCTION

La définition d’un salon

Un salon, dans le domaine évènementiel, désigne une exposition rassemblant, en guise d'exposants, des spécialistes (généralement des professionnels) d'un même secteur économique en vue de développer une activité. Un salon peut être professionnel (visite accessible aux seuls professionnels du secteur considéré: bâtiment, aéronautique, pharmacie…) ou grand public (ouvert à tous). Il a généralement lieu dans un palais des congrès ou un parc d'expositions.

Les salons grand public sont ouverts à tous les publics. Les exposants sont typiquement des détaillants ou des manufacturiers tentant d’apporter leurs biens et services directement au consommateur final. Un salon grand public est un événement qui concerne un secteur d'industrie ou des intérêts particuliers, tenu sur une durée de 1 à 10 jours. Ils incluent de nombreuses thématiques: salon de la maison, salon de l'automobile, salon du sportif, salon de l'informatique, salon de la femme, salon des aînés et beaucoup d’autres.

Catégories spéciales de salons grand public : Les salons grand public sont combinés avec d’autres événements comme des conférences, séminaires, défilés de mode, événements spéciaux et congrès. Ces combinaisons rehaussent l’intérêt des visiteurs, attirés par la forte demande d’échange d’informations et la disponibilité d’experts. Les exposants profitent de ce type de salon pour rencontrer de nombreux experts d’un segment du marché.

Les objectifs d’un salon

Les salons permettent aux entreprises de prospecter de nouveaux clients car ils rassemblent une grande variété de professionnels et de donner des renseignements sur leurs produits et services. Ces nouveaux clients peuvent acheter les produits présentés (habituels ou nouveaux) par les entreprises pendant le salon. Le salon favorise la fidélisation des clients existants. La présence sur les supports d’un salon crée de la visibilité pour l’entreprise, augmentant son image et sa notoriété.

Le but premier d’un salon grand public est la vente directe. Les acheteurs (consommateurs) sont mis en rapport avec les vendeurs de biens et services. Les consommateurs bénéficient d’un mix de produits divers, de conseils d'experts, de formation et de divertissement. Les vendeurs bénéficient des achats des consommateurs, de la notoriété de leur produit et de leur marque, de relations publiques, de recherche et développement, et de tests de leurs produits.

Le caractère du salon

Un salon est un évènement thématique qui regroupe au sein d’un même lieu des exposants et des visiteurs.

Les salons grand public sont pour les exposants une occasion de se bâtir des fichiers prospects et souvent de vendre sur place.

Les salons peuvent se distinguer par les critères suivants :

la gamme de produits et de services est déterminée par les produits et services offerts dans un segment de marché particulier (dans ce cas les aînés).

https://fr.wikipedia.org/wiki/%C3%89v%C3%A8nementiel

https://fr.wikipedia.org/wiki/Exposition

https://fr.wikipedia.org/wiki/Palais_des_congr%C3%A8s

https://fr.wikipedia.org/w/index.php?title=Parc_d%27expositions&action=edit&redlink=1


Les exposants et les visiteurs d'un salon appartiennent à un certain groupe cible faisant partie du

segment de marché (dans ce cas les aînés). Des associations représentant le segment de marché lancent le salon, ou sont invités à devenir

partenaires de l'organisateur du salon pour l'événement spécial. Des publications professionnelles offrent leurs services en tant que partenaires média. La gestion de projet de l'organisateur requiert des compétences et un savoir-faire propres au

segment de marché.

Les avantages d’un salon

Fonctions économiques : Un salon a une fonction économique importante. L’offre et la demande se voient rassemblés. Le salon offre une plateforme interactive aux acteurs du marché. Ils contribuent à développer et raviver les marchés et leurs segments.

Avantages de la participation à un salon professionnel pour les exposants :

Il y a trois avantages majeurs :

1) introduire de nouveaux produits et services ;

2) lancer les ventes;

3) assurer la gestion des relations avec la clientèle actuelle et future.


1. LE COMITÉ ORGANISATEUR

Responsabilités du Comité organisateur

Les responsabilités du Comité organisateur AVANT le salon sont les suivants :

a) Établir le comité organisateur – s’assurer d’avoir les membres aptes à répondre aux objectifs du salon;

b) Choisir, s’il y a lieu, le thème du salon;

c) Mettre sur pied un programme et un horaire du salon;

d) Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d’un traiteur au besoin, impression des documents pertinents, etc.) en tenant compte du budget alloué pour le salon;

e) Faire, au fur et à mesure, un compte-rendu détaillé des dépenses (les inclure dans les postes budgétaires) et conserver toutes les pièces justificatives;

f) Envoyer les lettres d’invitation aux dignitaires et invités spéciaux;

g) Faire la promotion du salon : contacter les médias, poser des affiches, etc.

Les responsabilités du Comité organisateur local APRÈS le salon sont les suivants :

Dans un délai maximal d’un mois après la tenue du salon, les documents suivants doivent être rédigés et remis aux membres du Comité organisateur :

a) le rapport final;

b) la compilation des formulaires d’évaluation remplis par les visiteurs ou participants au salon;

c) le rapport financier (inclus dans le rapport final).

Le Comité organisateur devra être apte à répondre à ces questions, à mettre en œuvre les diverses tâches.

Qui sera responsable de:

l’animation du Salon? Trouver un maître de cérémonie?

la liaison entre les conférenciers et votre organisme? Entre les exposants et votre organisme? Entre les invités spéciaux et votre organisme?

la préparation du matériel promotionnel (comment le matériel sera-t-il distribué et avant quelle date)?

faire les arrangements pour la nourriture et les breuvages?

répondre ou retourner les appels des gens qui demandent des informations supplémentaires?

distribuer l’information à propos du salon?

rejoindre les conférenciers? Les exposants? Les invités spéciaux?

trouver les informations des conférenciers telles que biographie etc.

trouver et louer l’emplacement?

s’occuper de la logistique sur place le jour du salon (signalisation, chaises, audiovisuel, etc.) ?


faire le suivi des coûts?

autoriser les paiements?

s’occuper des participants le jour du salon?

distribuer ou préparer la trousse/feuille d’information?

faire respecter l’horaire du salon?

ramasser les feuilles de présences et de commentaires des visiteurs?

nettoyer et fermer les lieux à la fin du salon?

rejoindre les médias?

être le porte-parole auprès des médias?

etc.

Le Comité organisateur mettra sur pied les Comités nécessaire au bon fonctionnement du Salon, par exemple :

- Accueil des bénévoles et visiteurs

- Accueil et services aux exposants et commandiaires

- Coordination des cérémonies officielles

- Gestion de la billeterie

- Gestion du kiosque de renseignements

- Coordination des scènes d’animation, de conférences ou événements spéciaux

- Coordination des communications

- Coordination des finances

- Etc.


2. LE FORMAT D’UN SALON

Choisir la date

• Gardez en tête l’horaire et les échéances de temps pouvant affecter vos plans. • Prenez conscience des autres événements pouvant se dérouler dans votre région immédiate. • Évitez les dates et heures pouvant ne pas convenir à votre public (vacances d’été/ fêtes

religieuses/ durant et après les heures de travail). • N’oubliez pas les accessoires saisonniers (ex. vestiaire à manteaux en hiver).

Choisir l’emplacement

Réservez votre salle longtemps à l’avance. Les bons emplacements sont les plus occupés et si vous attendez trop longtemps, vous pourriez vous retrouver mal pris. Quelles sont les qualités d’un bon emplacement? Voici quelques idées à garder en tête :

Choisissez un emplacement pratique pour votre auditoire.

Choisissez un espace qui est accessible à tous les membres du grand public.

Un emplacement bien connu facilement accessible à partir d’un chemin ou d’un arrêt d’autobus important.

Faites une visite et inspectez bien les lieux avant de réserver.

Renseignez-vous sur la disponibilité de climatisation, éclairage, toilettes, prises de courant, équipements audio-visuels, ascenseurs, gérant des lieux, etc.

Les boissons et la nourriture sont-ils permises dans la salle?

Etc.

Préciser la programmation du salon

La programmation du salon peut varier selon les ressources disponibles.

Pensez au niveau d’interactivité que vous voulez dans votre salon et comment faire participer vos visiteurs. Demandez :

• Y-aura-t-il des conférences? • Combien de temps les conférenciers auront-ils pour leur présentation? • Y-aura-t-il une période de questions? • Combien d’exposants peut-on accueillir? • Y-aura-t-il d’autres activités, par exemple, des tirages, des concours, etc.? • Combien de visiteurs peut-on accueillir tout en maintenant la sécurité? • Y-aura-t-il des marchands ambulants (vente de nourriture, boissons, etc.)?

Choisir une présidence d’honneur

Idéalement, cette personne doit présenter un certain charisme et témoigner d’un intérêt manifeste pour les préoccupations des participants à l’événement.

Généralement, on évite que cette personne soit impliquée dans l’organisation ou le financement de l’événement. Habituellement les frais de repas, de séjour et de déplacement du président d’honneur sont assumés par l’organisation de l’événement, mais sa participation demeure bénévole.


Prévoir un maître de cérémonie

Donner des indications sur l’horaire du salon. Faire une présentation du thème du salon. Établir des liens entre les ateliers ou les conférences. Faire les remerciements.

Durée du salon

De 10 h à 19h ou 20 h (à titre indicatif seulement) : les heures d’ouverture et de fermeture de la journée sont laissées à la discrétion du Comité organisateur local du salon.

Exemple d’un horaire d’une journée de salon :

Présentation, mot de bienvenue : 10 h 00 à 10 h 15

1er atelier : 10 h 15 à 11 h 00

2ème atelier : 11 h 15 à 12 h 00



Activités variées Tout au long de la journée.

Clôture et évaluation : 19 h ou 20 h, selon les préférences

La durée des ateliers peut varier en fonction des conférenciers invités.

Contenu

A) Ateliers et conférences

La présentation d’ateliers ou de conférences est souhaité pour attirer le plus de public possible et pour créer une dynamique sur place.

Il faut prévoir un minimum de trois ateliers par jour d’une durée maximale de 45 minutes chacun : 30 minutes pour chaque présentation et 15 minutes pour une période de questions et de discussions.

B) Exposants

La présence d’exposants est essentielle. Il est souhaitable qu’une personne soit responsable pour chaque stand.

Les exposants doivent assurer une présence toute la journée, incluant pendant les pauses et sur l’heure du dîner. La disposition des kiosques dans la salle doit être pensée de façon à ne pas nuire au déroulement des ateliers.


3. LES BÉNÉVOLES

Prévoir des bénévoles pour :

accueillir et orienter les personnes-ressources et les conférenciers; présenter les personnes-ressources et les conférenciers; diriger les gens aux aires de stationnement; prendre des photographies : déterminer un plan de base (photographies protocolaires et

photographies souvenirs).

Établir la liste des bénévoles possibles pour chaque secteur d’activité : organisation matérielle, installation des exposants, stationnement, accueil et information repas, pauses et cocktail.

Identifier les bénévoles (gaminets, brassards, cartons, etc.) :

Prévoir une rencontre avec eux pour leur présenter la thématique du salon; Discuter avec eux de la façon de créer une ambiance accueillante, harmonieuse et chaleureuse; Leur préciser certains aspects de l’organisation; Déterminer qui fait quoi; Préciser le type de texte ou de présentation que les bénévoles devront préparer concernant les

personnes-ressources; Identifier à qui ils doivent se référer pour des demandes particulières; Convenir d’une procédure en cas d’urgence.

Assurer le suivi et l’accompagnement de ces personnes tout au long du salon.


4. LES VISITEURS

Les visiteurs utilisent les salons comme une importante source d’informations. Ils sont généralement hautement communicatifs et utilisent souvent les salons pour le réseautage. Il est bon de former un comité d’accueil qui a pour mandat de :

• accueillir les exposants, les animateurs d’ateliers, les conférenciers et les visiteurs à leur arrivée;

• diriger les participants et les conférenciers au vestiaire, au besoin; • répondre aux besoins exprimés par les gens; • accompagner les personnes-ressources et les conférenciers.

Il faut s’assurer d’un accueil chaleureux et invitant. Les personnes à l’accueil doivent posséder toute l’information pour bien répondre aux questions des gens.

Table d’accueil

*Une personne présente en tout temps, donc prévoir un horaire des personnes affectées à l’accueil

Prévoir l’équipement, fournitures, etc. suivants :

Nappe

Chaises

Cartes alphabétiques pour faciliter le travail de remise des documents

(ex. : A à L, M à Z)

Pochettes supplémentaires pour les inscriptions sur place

Téléphone

Trousse de premiers soins (coordonnées des services d’urgence : police, ambulance,

hôpital, CLSC, pharmacie, pompiers, etc.)

Cette liste pourrait être glissée dans la pochette, particulièrement si les participants sont de l’extérieur de la ville ou de la région

Petite caisse

Reçus

Papeterie (crayons, trombones, etc.)

Programme de la journée ou du salon

Avoir bien en vue le logo du salon : association, école, commission scolaire, etc.

Bannière avec le thème du salon

Pancarte ou tableau avec l’horaire de la journée


5. LES EXPOSANTS

Les participants aux salons apprécient avoir accès à des kiosques d'information par des représentants de services communautaires et du secteur privé. Il est nécessaire d'inclure une bonne variété d'exposants locaux ainsi que des agences gouvernementales fédérales, provinciales et locales. Il faut prévoir beaucoup de temps pour que les participants puissent visiter les kiosques, poser des questions à leurs responsables et échanger sur les sujets qui les intéressent. Les kiosques peuvent être à vocation informative seulement ou il peut y avoir vente d’articles ou de services. Objectifs de l’exposant par rapport à sa participation à un salon :

Il est focalisé sur les buts qu’il s’est fixés.

Il préfère les salons professionnels spécialisés avec un groupe d’exposants homogène, où la vente directe est chose commune.

Il s'impose des objectifs de chiffre d'affaires, ainsi que de maintenir un budget en équilibre, particulièrement en comparaison avec d’autres événements.

Plus grand est le salon, plus grande est la tendance à surveiller les concurrents.

Pourquoi être exposant à un salon des aînés ?

Pour conclure des contrats;

Pour être plus visible;

Pour lancer de nouveaux produits;

Pour améliorer l’image de la société;

Pour échanger des informations;

Pour rencontrer de nouveaux consommateurs;

Pour développer ses contacts personnels.

Gestion des exposants

Établir la liste des exposants possibles et leur faire parvenir l’invitation.

Déterminer le coût demandé aux exposants.

Rédiger une entente écrite ou un contrat.

Prévoir l’organisation matérielle des lieux (endroits pour exposer, tables, branchements électriques, éclairage, etc.)

Assurer l’accueil des exposants sur les lieux.

Les inviter à remplir un formulaire d’évaluation.


Type de stand pour les exposants

Les différents types de stands pour un salon sont influencés par l'attribution de l’espace et l’accès aux couloirs. Il y a 4 types de stands de base1:

1) Stand de rangée (R) : Le stand en rangée standard est créé pour être dos à dos avec la rangée opposée ou un mur et a des stands adjacents des deux côtés.

2) Stand de coin (C) : Un stand en coin se situe à la fin d’une rangée. Il permet un accès par deux côtés, du couloir le long de la rangée et de celui perpendiculaire à celle-ci. Un stand en coin a plus de cotés accessibles au public, mais une aire similaire, et est donc plus efficace. Comme un stand en coin peut être vu de deux couloirs, un nombre accru de visiteurs peut être attendu.

3) Stand de tête (E) : Ce stand est entouré de couloirs sur trois côtés. Il est qualitativement supérieur aux types susmentionnés, puisqu’il apparaît comme plus attrayant et plus représentatif s'il est exploité correctement.

4) Stand en îlot (B) : Le stand en îlot est entouré de couloirs. Puisqu’il est accessible aux visiteurs de tous les côtés, il attire une grande partie de l’attention, en raison de sa totale indépendance des autres stands. Ce type de stand est le plus cher. Il requiert un design plus élaboré, qui se reflète dans des coûts plus élevés pour l’assemblage et l'aménagement du stand.

Exemples d’exposants potentiels pour le secteur des personnes aînées :

Centres de santé communautaire;

Services de soins de longue durée;

Organismes communautaires servant les personnes aînées : Société Alzheimer, etc.;

Unités sanitaires;

Polices locale, régionale et/ou provinciale;

PhoneBusters;

Échec au crime;

Clubs d'âge d'or;

Centres d'abus contre les femmes;

Services d'appui pour les personnes aînées : santé, bien-être, services à domicile, popotte roulante, etc.;

Réseau ontarien de prévention des mauvais traitements à l'égard des personnes âgées;

1 Tiré de Le Rôle des Foires et Salons dans le Marketing Mix, Auteurs: Prof. Dr. J. Beier & S. Damböck

Traduction: Nicolas Collignon, sd


Croix-Rouge canadienne;

Municipalité;

Ministères et secrétariat provinciaux : SAPAO, ministère de la Promotion de la santé, ministère des Services sociaux et communautaires, ministère des Affaires civiques, de l’Immigration et de Commerce international;

Départements et ministères fédéraux : Santé Canada, Justice Canada, Régime de pensions du Canada, Société du logement, etc.;

Résidences pour personnes aînées;

Entreprises de vente de produits auditifs;

Entreprises de vente de produits d’accessibilité;

Spas;

Santé homéopathique;

Etc.


6. LES COMMANDITAIRES

Faire la liste des commanditaires possibles.

Vérifier avec les autres membres si les commanditaires ne sont pas sollicités pour d’autres activités de l’organisation. De plus, afin de ne pas créer d’ambiguïté, il est préférable que les personnes choisies ne sollicitent pas de commanditaires pour d’autres organisations.

Les commandites se négocient souvent par contact personnel. Il est préférable que peu de personnes s’en occupent (deux ou trois au maximum).

Faire un plan de visibilité pour les commanditaires. Quels sont les moyens retenus par le comité pour assurer la visibilité de ses partenaires (page publicitaire, panneau à l’accueil ou dans la salle de conférence, etc.)

Si vous prévoyez des valeurs différentes de contribution d’un commanditaire à l’autre, prévoir des visibilités plus importantes que d’autres.

Écrire une lettre de présentation personnalisée à chaque commanditaire éventuel. Préciser dans cette lettre d’approche qu’une communication sera établie sous peu avec eux (visite, téléphone)

Une demande de sollicitation devrait toujours être composée de 4 éléments :

1) LETTRE DE PRÉSENTATION

Émise par le responsable du Comité organisateur du salon et signée par lui, cette lettre atteste que vous avez obtenu l’autorisation pour effectuer de la sollicitation en vue d’une activité reliée au Comité.

2) LETTRE DE SOLLICITATION

C’est une lettre expliquant la raison de la demande de don/commandite/ subvention qui doit être présentée lors de toute sollicitation.

On devrait y trouver les éléments suivants :

- Présentation du Comité organisateur du salon - Présentation/description de l'évènement - Présentation/description du projet - Retombées envisagées

3) PLAN DE COMMANDITE

La lettre de sollicitation devrait être accompagnée d’un plan de visibilité. Ce dernier présente ce que nous offrons en échange d’une commandite ou d’un don. Le principe de base d’un programme de commandite est d’offrir davantage de visibilité au commanditaire/partenaire qui donne le plus.

Pour certaines catégories, vous pouvez offrir l’exclusivité en nombre. Par exemple, il pourrait n’y avoir qu'un seul présentateur officiel, un seul partenaire principal et quelques partenaires majeurs.


Vous pouvez aussi donner l’exclusivité de secteur d’entreprise. Par exemple, si le présentateur officiel est une compagnie d’assurances, vous ne sollicitez pas d’autres entreprises de ce secteur.

Il n’est pas recommandé que votre événement porte le nom du plus grand commanditaire. En effet, si le donateur se désiste l’année suivante, vous devrez changer le nom de l’évènement, ce qui nuit à sa notoriété. Plusieurs formulations peuvent être utilisées. Exemple : le salon organisé avec la collaboration de... Si toute fois vous donnez le nom de votre donateur principal à votre évènement, nous vous suggérons de le faire pour une année seulement afin de pouvoir laisser vos portes ouvertes à d’autres pour l’année suivante.

4) FORMULAIRE D’ENTENTE

Avec la lettre de présentation et le plan de commandite, vous devriez remplir et présenter un formulaire d’entente.

*Voir Annexes suivantes pour un exemple :

6-1 Plan de commandite (page 35) 6-2 Formulaire d’entente (page 32)


7. SOMMAIRE DES ÉCHÉANCES

Dans chacune des communautés où aura lieu un salon, on doit établir un comité organisateur local pour l’activité.

Ces étapes sont présentées à titre indicatif seulement.

18 mois avant le salon

Mettre sur pied et tenir des rencontres régulières avec le Comité organisateur responsable du salon

Mesurer les progrès

Élaborer des objectifs mesurables

Préciser le thème général du salon

Choisir une date

Repérer toutes les sources de revenus (commanditaires, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).

Développer un tableau d’échéanciers

Mettre sur pied le programme intérimaire

Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d’un traiteur au besoin, impression des documents pertinents, etc.) en tenant compte du budget alloué pour le salon

Segmenter l’auditoire visé

Commencer à identifier les invités spéciaux

Commencer à créer des partenariats

Élaborer un plan marketing, un plan de publicité

Développer un plan de commandites

Choisir des outils promotionnels

Développer un budget

Créer un site Internet, une page Facebook, etc.

17 mois Construire une base de données

Préparer et mettre en œuvre une réunion initiale avec les fournisseurs

Préparer une ébauche de plan de salle

Identifier des commanditaires potentiels

15 mois Identifier les exposants potentiels

Commencer à préparer les contrats des fournisseurs

Identifier la logistique nécessaire pour le sur place

Identifier des opportunités de commandites : pauses café, dîners, sac à distribuer aux visiteurs, événements divers, etc.

Finaliser le plan de commandite et le distribuer à la liste de commanditaires potentiels

14 mois Préparer les infos sur les exposants confirmés

Développer un plan de promotion pour attirer les visiteurs

Signer les contrats avec les exposants


Mettre en œuvre le plan de publicité

Mettre à jour le site Internet avec les nouveaux renseignements.

Facebook – lancer une nouvelle régulièrement, par exemple, un nouveau exposant confirmé ou un conférencier confirmé

Finaliser le plan de salle

Continuer à enrichir la programmation

12 mois Finaliser le choix des fournisseurs et les réserver : photographe, graphiste, location d’équipement, etc.)

Finaliser le choix de l’animateur, des artistes, etc.; préparer, négocier et signer les contrats

Déterminer les équipements nécessaires (tables, chaises, nappes, séparateurs, système de son, etc.)

Choisir le matériel de promotion : carte postale, invitation, format du programme préliminaire, etc.

Envoyer des cartes postales : Réserver la date!

Déterminer les besoins de sécurité

Déterminer les besoins pour l’accès à la salle : carte laminée, billets, etc.

11 mois Revoir la liste des médias

Vérifier les dates limites pour publiciser l’info

Envoyer des communiqués de presse régulièrement pour annoncer les exposants et les conférenciers

Identifier l’hébergement et le transport nécessaires pour les invités spéciaux

9 mois Contacter les médiaux locaux

Mettre à jour le budget; revoir les prévisions budgétaires

Revoir l’échéancier des tâches

8 mois Confirmer les commanditaires et les partenaires du salon

Obtenir les logos nécessaires

7 mois Prépare les annonces publicitaires (radios, TV et journaux)

Préparer l’ébauche de la programmation initiale

Commencer à préparer les ébauches pour l’animateur

Finaliser tous les besoins en équipement

6 mois Faire du télémarketing au besoin

Préparer et envoyer la publicité préliminaire

Finaliser le plan de salle

Réviser les besoins en personnel

Obtenir tous les permis nécessaires

Déterminer les besoins en signalisation

Confirmer avec les assurances

Obtenir tout certificat nécessaire des exposants

Étudier les problèmes de sécurité qui pourraient se poser

Finaliser la location des équipements


5 mois Mettre à jour le site Internet

4 mois Reconfirmer avec les animateurs d’ateliers

Finaliser les menus au besoin ou les besoins en nourriture

Finaliser les décorations

Poster les invitations ou envoyer par courriel

Tous les contrats des fournisseurs devraient être signés

Réajuster le budget et les prévisions budgétaires

Finaliser l’échéancier et l’envoyer aux exposants

Préparer un plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants

Finaliser le plan de la salle en incluant les tables attitrées aux exposants

3 mois Envoyer les lettres d’invitation aux dignitaires;

Envoyer les invitations aux clubs locaux, etc.

2 mois Revoir tous les détails de dernière minute avec les exposants

Revoir la programmation avec l’animateur et finaliser la deuxième ébauche de ses notes

Obtenir tous les prix de tirage, de présence, etc.

Finaliser et imprimer le programme du salon

Vérifier pour tout certificat d’assurance pour les exposants

Faire un suivi auprès des invités spéciaux ou dignitaires qui n’ont pas répondu à l’invitation

1 mois Faire la publicité

Contacter les médias

Finalise tout changement aux menus (si nécessaire)

Sécuriser toutes les dispositions techniques de base

Identifier les problèmes de sécurité initiaux

Examiner les problèmes de dernière minute avec les fournisseurs

Devraient recevoir tous les cadeaux, prix, etc.

Finaliser et imprimer le programme du salon

Finaliser le plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants et leur faire parvenir

Distribuer les horaires et la logistique aux exposants, aux fournisseurs, à l'équipage et au personnel qui seront sur le site

Organiser une visite sur le site avec le photographe, le vidéographe, les membres du personnel, certains bénévoles, etc.

2 semaines avant

Donner le compte final au traiteur (si nécessaire)

Revoir l’organisation planifiée sur place

1 semaine avant

Faire le suivi de toutes les livraisons manquantes (fleurs, cadeaux, décoration, etc. )

Assembler une trousse incluant horaire des arrivées et départ des exposant, le programme du salon, le plan de salle, la liste de contacts, et toute autre élément de la logistique

Confirmer l’heure d’arrivée des exposants

Faire tout changement au plan de salle


Sur place Tout le personnel et les bénévoles doivent être sur le site; organiser une session de

briefing avec eux, revoir le programme de la journée

Assurer la liaison avec les responsables de la salle ou des lieux

Tout doit être prêt 30 minutes avant l’ouverture des portes

Assurer l’accueil

Assurer la liaison avec les exposants

Assurer la liaison avec l’animateur, les conférenciers, les invités spéciaux

Voir au bon déroulement du salon

1 mois après le salon

Envoyer des lettres de remerciement aux commanditaires, bailleurs de fonds, invités spéciaux, conférenciers, animateurs, exposants, bénévoles

Faire le point sur le salon; préparer le rapport final

Préparer le rapport financier : concilier le budget avec les reçus, expliquer les variantes.

Compiler les évaluations

Recueillir l'opinion des visiteurs par courriel ou par le biais d'un bulletin.


8. PROGRAMME POUR UN SALON

Le contenu du programme pour la journée demeure à la discrétion des organisateurs du salon. Si des dignitaires (député fédéral ou provincial, maire ou conseiller municipal) acceptent de participer au salon, il est recommandé de leur donner l'opportunité de s’adresser aux participants.

Le comité organisateur est encouragé à varier les sujets des présentations qui peuvent traiter de thématiques diverses et de l’heure.

Il est fortement recommandé que le comité organisateur local travaille étroitement avec les organismes qui desservent les personnes aînées dans leur communauté (centres de santé, groupes ethnoculturels, etc.). Il est aussi recommandé que le comité organisateur partage les informations au sujet du salon avec la Direction générale de la FARFO provinciale à Ottawa.

À noter que le programme devrait faire partie des trousses de bienvenue remises aux participants.

*Voir Annexe suivante pour un exemple :

8-1 Programme d’un salon pour personnes aînées (page 40)


9. BUDGET

Le budget est une des composantes les plus importantes dans l’organisation d’un salon. Commencez en identifiant :

• Combien votre organisme peut dépenser?

• Les partenaires avec qui vous pouvez partager les coûts.

• La disponibilité de subventions, dons ou autres sources de financement.

• Les coûts tels que conférenciers, publicité, salle, équipements (microphone etc.), nourriture etc. Séparez vos coûts par catégorie.

• Les frais qui doivent être payés d’avance ou différés à plus tard.

• L’emplacement. Considérez réduire vos coûts en tenant votre salon dans un espace communautaire ou en invitant des conférenciers qui présenteront bénévolement.


9-1 Grille de budget (page 41)


10. GESTION DU RISQUE

Les salons combinent des opportunités et des risques. Les opportunités sont de rencontrer de nouveaux clients ou des clients potentiels et développer une meilleure image de l’organisme. Cependant, il existe des risques économiques normaux tels que moins de visiteurs ; un faible chiffre d'affaires. Ces risques peuvent être réduits en réalisant une préparation et une planification correcte de la gestion de l’événement.

Il est sage de préparer des scénarios de riposte à l’avance. Naturellement, il est impossible de tout prévoir, mais vous pouvez atténuer les risques en essayant d’identifier ceux auxquels vous aurez probablement à faire face, tout en leur formulant des réponses. Par exemple, qu’arrivera-t-il si un de vos conférenciers est coincé dans un embouteillage? Et si un projecteur lâchait en plein milieu d’une présentation? Vous vous faciliterez la tâche le jour de l’événement en vous posant ce type de question à l’avance. Il est aussi pratique courante de vérifier et revérifier tout avant le début de votre événement, tout particulièrement les appareils audio-visuels. En identifiant vos risques à l’avance vous pourrez réagir sans trop d’impact au déroulement du salon.


11. MARKETING/PUBLICITÉ/PROMOTION

Divers moyens existent pour faire le marketing du salon. Les responsables du salon doit choisir quels

instruments de communication (p.ex. conférence de presse, brochure, mailing direct, événements

spéciaux, bandeaux, publicité) utiliser.

Outre la promotion des ventes (échantillons, bons de réduction), des spectacles spéciaux de

l’organisateur, des soirées spéciales sur le lieu du salon, et le mailing direct sont des techniques de

marketing fortes, qui aident à mettre en avant le produit.

Promotion du salon

Commencez à publier votre événement assez tôt pour laisser le temps aux gens de vous rejoindre avec leurs questions et de faire de la place à leur horaire pour participer.

Adaptez bien votre campagne publicitaire à votre clientèle cible.

Faites la promotion de votre événement par un média proche de votre public cible (télé, journal, radio, dépliant etc.).

Utilisez des mots simples et faciles à comprendre dans la conception de votre matériel promotionnel.

Inclure les numéros de contact pour le suivi et les questions.

En répondant aux demandes d’information, spécifiez toujours pourquoi votre clientèle cible devrait assister au salon.

Le stand

Le stand des exposants doit être attrayant et informatif. Un concept de stand est un moyen en trois dimensions de promouvoir l’organisme qui souhaitent exposer ses produits et services. Les couleurs, les lumières, le design et les techniques audio-visuelles sont utilisées pour présenter les produits et services.

Lettres d’invitation

Il est suggéré d’inviter des dignitaires fédéraux, provinciaux et locaux au salon et de leur offrir l’occasion de s’adresser brièvement aux participants et aux personnes-ressources responsables des ateliers et des kiosques. On recommande de personnaliser la lettre afin que les dignitaires comprennent l’importance de cet événement pour la collectivité.

Les invitations aux dignitaires devraient inclure les personnes suivantes :

Le ministre délégué aux personnes âgées (provincial);

La ministre déléguée aux Affaires francophones (provincial);

Le/la député(e) provincial(e) local(e);

Le/la député(e) fédéral(e) local(e);

Le/la maire de la municipalité ou un(e) délégué(e).


Documents de promotion pour le salon

Le Comité organisateur doit faire des envois (lettre et affiche) à des organismes communautaires les invitant à promouvoir et à participer au salon. On suggère de ne pas se limiter aux organismes qui desservent les personnes aînées, mais d’inclure des organismes communautaires de plusieurs secteurs, par exemple : les centres de santé communautaires, les regroupements de minorités ethnoculturelles, les associations et les fondations de bénévoles qui fournissent des services aux citoyens atteints d’une maladie spécifique, etc.

Les organisateurs sont encouragés à acheminer des communiqués de presse aux différents médias dans leur communauté (journaux locaux, postes de radio et de télévision) non seulement pour leur demander de faire la promotion de l'événement, mais aussi pour les inviter à participer et à faire un reportage sur la journée.

Il est conseillé d’envoyer les communiqués de presse au moins trois semaines avant le salon et de faire parvenir un avis aux médias la semaine précédant le salon (invitation à faire un reportage). Par ailleurs, il est recommandé, dans l’éventualité que les médias ne couvrent pas cette journée, qu’un membre du Comité organisateur écrive un court article, accompagné de photographies, qui résume le salon et l’envoie aux journaux locaux. Cette stratégie assure presqu’à tout coup une publicité a posteriori au salon et lui donne de la visibilité auprès de la population en général.

En plus de la promotion locale, il est recommandé d’acheminer les communiqués de presse ainsi qu’une copie du programme final à la Direction générale de la FARFO à Ottawa ([email protected]). Celle-ci verra à mettre l’info dans le bulletin Vivre+ à plusieurs reprises avant la tenue du salon.

*Voir Annexes suivantes pour un exemple :

11-1 Lettre d’invitation aux dignitaires (page 36) 11-2 Lettre d'invitation pour les organismes locaux (page 37) 11-2 Communiqué de presse (page 38) 11-3 Affiche pour le salon (page 39) 11-4 Liste des médias (page 40) 11-5 Avis aux médias (page 41)


12. PLAN DE TRAVAIL AVEC ÉCHÉANCES

Il est suggéré que les organisateurs élaborent un plan de travail qui comprend les tâches à accomplir, une description de la tâche, la personne responsable et l'échéance pour accomplir la tâche.


12-1 Plan de travail avec échéances (page 42)


13. L’ÉVALUATION

L'évaluation des activités de l’organisme fait partie intégrante d'un processus de gestion efficace. Finalement, c'est après la clôture du salon qu'on pourra statuer si la participation aura été un succès ou non. Cependant, pour assurer le succès, le personnel doit également travailler activement après le salon.

Indicateurs de rendement

- Nombre de visiteurs : le comptage des visiteurs au salon analyse la fréquence des visiteurs et identifie l’intérêt potentiel pour le thème du salon et pour les produits offerts chez les exposants.

- Nombre d’exposants - Nombre de commandes (chez les exposants) - Nombre de nouveaux consommateurs contactés (pour les exposants) - Les ventes comparées aux précédents salons (s’il y a lieu) - Nombre et qualité des publications lancées dans la presse et les médias sociaux - Nombre de brochures et d’échantillons distribués par les exposants et par l’organisme hôte : le

comptage du matériel distribué analyse le comportement par rapport à l’information et à l’intérêt des visiteurs pour les produits (calculer de l’inventaire au début et à la fin du salon).

Mécanismes d’évaluation

- Nombre de visiteurs - Liste du matériel distribué - Interviews auprès des visiteurs, soit verbales, écrites ou assistées par ordinateur (5 à 20

minutes selon le nombre de questions). On peut évaluer la segmentation des visiteurs et recevoir des avis sur l’offre d’information, le choix des exposants, l’attrait des stands, etc.

- Interviews de visiteurs après le salon (approx. 4 à 6 semaines après le salon), soit verbales ou écrites (durées de 20 minutes approx.)

- Interviews avec les exposants afin d’obtenir de la rétroaction pour améliorer un futur salon. - Analyse de l’impact et de l’efficacité de la publicité

Retour sur l’investissement

• L'évaluation de la participation à un salon est étroitement liée au "Retour sur Investissement (ROI)" du salon. L’organisme devrait pouvoir s'assurer que la participation à une manifestation a été un succès ou non. Pour cela, il y a lieu de calculer combien de ressources (p. ex. le financement, les personnes-heures, ou d'autres investissements) ont été mises en œuvre pour la participation et combien de profit a pu être retiré du salon.

• Actuellement, plusieurs modèles, fort différents, coexistent. Des modèles d'évaluation transforment des retours quantitatifs et qualitatifs en des échelles uniformes.

• Le budget prévisionnel doit être vérifié. Les écarts doivent être identifiés et analysés. • Il est aussi important de pouvoir comparer la participation à plusieurs salons ou afin d'évaluer la

participation annuelle à un salon.


14. LE RAPPORT FINAL ET LES DOCUMENTS AFFÉRENTS

Le formulaire d’évaluation du salon par les visiteurs :

La préparation d’un formulaire d’évaluation du salon est une composante essentielle de l'organisation de la journée et de la planification des salons à venir. Il est nécessaire de demander aux visiteurs de compléter une évaluation de la journée et de superviser, si possible, cette dernière étape du salon.

Note : Histoire de s’assurer que le document soit complété, prévoir du temps après chaque atelier pour l’évaluation. De cette façon, les chances sont meilleures d’obtenir un formulaire complet.

La compilation sommaire des évaluations des visiteurs :

L’information contenue dans les formulaires d’évaluation complétés par les visiteurs doit être synthétisée dans une compilation sommaire, laquelle servira aux organisateurs à préparer le rapport final destiné à l’organisme gestionnaire du projet et au bailleur de fonds si tel est le cas.

Le rapport final :

Après chaque salon, le Comité organisateur local doit compléter un rapport final. Ce document doit faire état des commentaires des organisateurs sur le déroulement du salon et de leurs recommandations pour les prochains salons. Les succès et les défis présentés par l’organisation et la tenue de cette activité doivent y être soulignés de même que les améliorations à y apporter.

Le rapport final doit être accompagné des documents suivants :

La compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants;

Le rapport financier. *Voir Annexes suivantes pour un exemple :

14-1 Formulaire de divulgation (page 46) 14-2 Modèle d’un formulaire d'évaluation par les participants (page 47) 14-3 Compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants (page 49) 14-4 Rapport final (page 51) 14-5 Rapport financier (page 57)


15. AUTRES

Trousse pour les visiteurs

Il est suggéré d'offrir, si possible, une trousse à chaque visiteur. Les visiteurs apprécient recevoir un sac ou un cartable avec de l'information sur les produits, les programmes et les services disponibles pour les personnes aînées. Il est possible que la municipalité ou autre organisme puisse fournir des sacs. Sur demande, certains ministères peuvent faire parvenir au regroupement hôte des copies de divers guides, dépliant ou pamphlets pour mettre dans les trousses. D'autres organismes peuvent aussi distribuer divers types de documentation (les exposants, par exemple, sont généralement intéressés à donner des dépliants informatifs et du matériel promotionnel).

Exemple de lettre d’accueil : Le ministre délégué aux Affaires des personnes âgées

Si le ministre ne peut participer au Salon, on peut demander une lettre d'accueil du ministre. Cette lettre sera lue par l'animateur au début du programme, pendant la mise en contexte de la journée.

On doit demander la lettre, par écrit, au moins 4 semaines avant le Salon.

Remerciements pour les bénévoles et les animateurs

Après le Salon, on doit envoyer une lettre ou un certificat de remerciement aux personnes-ressources et aux bénévoles qui ont appuyé la planification et l'exécution du Salon (voir Annexe 15 pour les modèles).

Services de secouristes

Si les services de secouristes ne sont pas disponibles sur les lieux, on doit s'assurer que les numéros d'urgence sont affichés et accessibles. Il se peut que les services de secouristes occasionnent des frais. Ceux-ci doivent être inclus dans le budget.

Facilités d’accès pour personnes ayant des handicaps

On doit, dans l’outil promotionnel, décrire les facilités d’accès pour assurer le confort des personnes à mobilité réduite : rampes, ascenseurs, salles de toilette accessibles ainsi que les services offerts, s'il y a lieu: LSQ, etc. *Voir Annexes suivantes pour un exemple :

15-1 Lettre de remerciement pour les bénévoles et les animateurs (page 64) 15-2 Certificat de remerciement (page 65)


BIBLIOGRAPHIE

Le Rôle des Foires et Salons dans le Marketing Mix : Ce document a servi de cours et a été réalisé par le prof.dr. J. Beier de la University of Cooperative Education à Ravensburg en Allemagne sur demande de l’UFI,The Global Association of the Exhibition Industry; la traduction française a été réalisée à l’initiative de Febelux et Expobel. La version française est sponsorisée par: Artexis,AS Technology, Easy Fairs, Enjeu, Expo Sure, Ifas & Publiganda. Guide pour faciliter l’organisation d’un colloque, d’un congrès ou d’un perfectionnement, réalisé par Anne Julien, chargée de projets au Service de la recherche et du développement, Marie Labbé, coordonnatrice de l’enseignement secondaire du Service de l’animation pédagogique, Commission scolaire de la Beauce-Etchemin, Novembre 2004


ANNEXES


6-1 Plan de commandite - modèle

PLAN DE COMMANDITES – SALON 20… La Fédération des aînés et retraités francophones de l’Ontario (FAFO) est présentement responsable, de la gestion du projet des Salons pour les personnes aînées Les salons sont principalement axées sur la présentation d’ateliers et de conférences explorant divers thèmes d’intérêt pour le public des personnes aînées francophones – abus, fraude, nutrition, questions financières et juridiques, santé physique et mentale, sécurité, services aux personnes aînées, etc. - et elles incluent des kiosques à vocation informative et commerciale. Les salons constituent des instruments de sensibilisation et d’éducation privilégiés à des sujets qui touchent de près la qualité de vie de cette clientèle spécifique. De plus, leur organisation et leur planification s’avèrent une excellente occasion de renouveler ou de créer des partenariats avec des organismes voués à la défense et à la promotion des intérêts des personnes aînées francophones de l’Ontario.

La Fédération des aînés et retraités francophones de l’Ontario (FARFO) est un organisme à but non lucratif ayant comme mission la promotion de la qualité de vie des 50 ans et plus et la protection de leurs droits et de leurs intérêts. De plus, elle vise à promouvoir l’image positive du vieillissement et l'engagement communautaire des francophones de 50 ans et plus, domiciliés en Ontario.

Nous croyons que votre organisme serait l’organisme idéal pour appuyer le Salon qui se tiendra à …..(date et endroit). Nous avons préparé un plan de commandite et nous savons que l’une ou l’autre des options pourront vous intéresser. PARTENAIRE OR (10 000 $ - limité à un commanditaire principal) Cette commandite vise à appuyer le financement de l’ensemble du Salon. Visibilité offerte :

Logo de votre organisme sur le site Internet de la FARFO avec un hyperlien vers votre

site et dans les médias sociaux.

Logo sur tout le matériel imprimé, par exemple, affiche ou programme du salon s’il y a

lieu.

Logo de votre organisme à la page des remerciements dans le programme ou autre

format.

Mention spéciale et remerciements par l’hôte lors du Salon (par les animateurs).

Kiosque au Salon (géré par votre organisme).

Bannière (en format paraposte ou autre) de votre organisme sur les lieux du Salon.

Bannière/paraposte sur place (de votre organisme).

Logo dans les publicités du Salon.

Mention dans les communiqués de presse en lien avec le Salon.


PARTENAIRE ARGENT (5 000 $ - limité à 2 commanditaires) Cette commandite vise à appuyer le financement de la promotion du Salon.



Logo sur tout le matériel imprimé, par exemple, affiche ou programme du Saon.


format.


Kiosque au Salon (géré par votre organisme).

Bannière/paraposte sur place (géré par votre organisme).

Logo dans les publicités du Salon.

PARTENAIRE BRONZE (2500 $ - illimité)



Logo sur tout le matériel imprimé, par exemple, affiche ou programme du Salon s’il y a

lieu.


format.


SOMMAIRE DE LA VISIBILITÉ OFFERTE PAR CATÉGORIE

VISIBILITÉ OR (10 000 $)

ARGENT (5 000 $)

BRONZE (2 500 $)

Logo site Internet de la FARFO X X X

Logo sur tout le matériel imprimé X X X

Logo dans le programme X X X

Logo à la page des remerciements dans le programme X X X

Remerciements lors du Salon X X X

Kiosque X X

Bannière/paraposte sur place X X

Logo dans les publicités du Salon X X

Logo dans les publicités du Salon X

Mention dans les communiqués de presse X


FORMULAIRE À L’INTENTION DES COMMANDITAIRES

NOM DE L’ORGANISME

NOM DU SIGNATAIRE

Téléphone du signataire

Courriel du signataire

PERSONNE-RESSOURCE (si différent du signataire)

Téléphone de la personne ressource

Cellulaire de la personne ressource

Courriel de la personne ressource

CHOIX DES COMMANDITES

Cocher svp :

Or (10 000 $)

ARGENT (5 000 $)

BRONZE (2 500 $)

Veuillez expédier le formulaire dûment rempli par courriel à Denise Lemire, d.g., dans les plus brefs délais à [email protected] et transmettre le chèque de paiement à l’ordre de FARFO à l’adresse suivante : 1492B, chemin Star Top, Ottawa (Ontario) K1B 3W6. Un reçu ainsi que les consignes et une entente vous seront remis suite à la réception du paiement. Pour tout renseignement, veuillez contacter : Denise Lemire, d.g. - 1.800.819.3236 poste 2022 ou par courriel à [email protected]. Merci de votre intérêt et appui à la FARFO!

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


6-2 Formulaire d’entente - modèle

PROTOCOLE D’ENTENTE

G.13 - Numéro d’entente

ENTRE La FARFO OTTAWA ON Téléphone : 800 819-3236 poste 20122, représentée par madame Denise Lemire, directrice générale. Ci-après désigné « le commandité ». ET Nom de l’organisation : Adresse : Numéro de téléphone : Représenté par : Titre : Ci-après désigné « le commanditaire ». LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

1. OBJET DE L’ENTENTE : Le commandité accorde au commanditaire le statut de partenaire selon le choix ci-dessous pour son investissement dans la réalisation du SALON…...

2. MONTANT DE LA PRÉSENTE ENTENTE

CHOIX DE LA COMMANDITE CONFIRMÉE

Cocher svp :

Or (10 000 $)

ARGENT (5 000 $)

BRONZE (2 500 $)


3. OBLIGATIONS DU COMMANDITÉ :

Le commandité s’engage à respecter le plan de visibilité pour le partenariat coché. …..intégrer la liste

4. OBLIGATIONS DU COMMANDITAIRE Le commanditaire s’engage à verser au commandité la somme déterminée selon le présent contrat dès réception de la facture. Le commanditaire s’engage à fournir son logo pour le niveau de partenariat confirmé et à autoriser le commandité pour son utilisation dans les documents promotionnels du Salon.

5. DROIT DE PREMIER REFUS La FARFO accorde au commanditaire un droit de premier refus pour la commandite du prochain SALON 2019 selon le choix fait au point 2. La FARFO avise le commanditaire par écrit de son intention de renouveler l’entente de partenariat; le commanditaire doit, dans les 30 jours de la réception d’un tel avis, informer la FARFO de son intention de commanditer ses activités à titre de partenaire ou de refuser la poursuite du partenariat, le tout selon les termes et conditions convenus par les parties.

6. SIGNATURE DE L’ENTENTE : Les parties aux présentes reconnaissent avoir pris connaissance de chacune des clauses du présent contrat et s’en déclarent entièrement satisfaites. FÉDÉRATION DES AÎNÉS ET RETRAITÉS FRANCOPHONE DE L’ONTARIO Signature : ______________________________ Date : ____________ Denise Lemire, directrice générale Dûment autorisée à cet effet. Nom de l’entreprise : Nom du représentant : Signature : __________________________ Date : ____________ Représentant du commanditaire Dûment autorisé à cet effet.


8-1 Programme d’un salon pour personnes aînées - modèle

09 h 00 Le Salon des exposants est ouvert jusqu’à 17 h Salle (nom) (endroit)

09 h 30 Mot de bienvenue (animateur attitré) Salle (nom) (endroit)

09 h 45 ATELIER # 1 : (Titre de l’atelier) (Nom de l’animateur/trice et son titre)

Salle (nom)

10 h 30 Pause santé, visite aux exposants Salle (nom)


Salle (nom)

11 h 30 Dîner Salle (nom)

11 h 50 (Liste des activités sur l’heure du dîner, s’il y a lieu)

12 h 15 Visite aux exposants Salle (nom)


Salle (nom)

13 h 30 Pause santé Salle (nom)


Salle (nom)

14 h 30 Évaluation et cérémonie de clôture Salle (nom)

Partenaires : faire la liste des organismes partenaires afin de les remercier.

Nos plus sincères remerciements!


9-1 Grille de budget - modèle

GRILLE DE BUDGET À REMPLIR

Poste budgétaire Montant demandé 1. SALAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX

2. LOCATION DE LA SALLE/LIEUX

3. REPAS (incluant collations et breuvages pour vos bénévoles et membres du personnel)

4. PERSONNES-RESSOURCES - Frais de déplacement et honoraires (s’il y a lieu) *Détailler

5. DÉPLACEMENTS - Frais de transport (frais de location d’un autobus pour les

participants s’il y a lieu, pour les bénévoles et les membres du personnel, invités spéciaux, etc.)

- Frais de transport des membres du Comité organisateur *Détailler

6. ADMINISTRATION : - Coûts d’impression pour les trousses d’information, frais postaux,

d’appels interurbains, de conférences téléphoniques, etc. *Détailler

7. PROMOTION : - Affiches, billets confirmant l’inscription, publicité payante dans les

journaux locaux, récompenses aux présentateurs, etc. *Détailler

8. Varia (détailler) - Audiovisuel, système de son, etc.

TOTAL


11-1 Lettre d’invitation aux dignitaires - modèle

LOGO DU SALON Date Monsieur Gerry Phillips Ministre délégué aux personnes âgées Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario 777, rue Bay, 601C Toronto ON M7A 2J4 Monsieur le Ministre, Il me fait plaisir de vous inviter à prendre la parole à notre Salon pour aînés qui aura lieu le date, à endroit situé au adresse. Cet événement rassemblera nombre personnes de la communauté francophone du région (détailler). Le but de ce salon est de renseigner les personnes de 50 ans et plus sur différents sujets qui rejoignent leurs préoccupations et sur des programmes, services et produits auxquels elles ont des besoins spécifiques pouraméliorer leur qualité de vie. Nous voulons les encourager à créer des liens entre elles ou avec toute personne désireuse de mieux comprendre un proche aîné et de l’aider à profiter au maximum de la vie. Le salon se déroulera sous le thème « nom du thème pour la journée » et comprendra des ateliers, des kiosques d’information de diverses organisations et commerce. Il permettra des échanges détendus et conviviaux entre les visiteurs. Le programme de la journée vous sera envoyé sous peu. Nous serons heureux de vous accueillir pour la cérémonie d’ouverture et soyez assuré que nous adapterons notre programme pour faciliter votre présence à cette rencontre afin que vous puissiez vous adresser aux participants. Au nom des membres du Comité organisateur, je vous remercie à l’avance de votre collaboration. Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, mes sentiments distingués. Nom Organisation Adresse


11-2 Lettre d’invitation pour les organismes locaux - modèle

LOGO DU SALON Date Madame, Monsieur, Le ….nom de l’organisme, et le nom du regroupement organisent un salon pour aînés francophones qui aura lieu le date au endroit situé au adresse à ville. Cette initiative rassemblera nombre personnes de la communauté francophone du région. Le but de ce salon est de renseigner les francophones de 50 ans et plus sur des sujets qui rejoignent leurs préoccupations et sur des programmes, services et produits auxquels ils ont besoin pour améliorer leur qualité de vie. Nous voulons les encourager à créer des liens entre eux ou avec toute personne désireuse de mieux comprendre un proche aîné et de l’aider à profiter au maximum de la vie. Salon pour les personnes aînées

Date Heure Endroit Adresse Cette journée offrira l’occasion aux participants d’obtenir des renseignements sur les produits, programmes et les services offerts en français aux personnes aînées, en Ontario et dans notre région. Vous trouverez, ci-jointe, l’information sur le salon. Nous vous demandons de bien vouloir l’afficher ou de distribuer ces renseignements aux personnes aînées de votre organisme, et ainsi de les encourager à participer. Salon pour les personnes aînées - Date

Nom– Téléphone Nom– Téléphone Cordialement, Nom Organisation Pièce jointe communiqué de presse


11-3 Communiqué de presse - modèle

LOGO DU SALON

SALON FRANCOPHONE POUR AÎNÉS

« La vie active… c'est pour la vie »

Date et Heure Location, Adresse

Vous êtes cordialement invité à participer au salon organisée pour les personnes de 50 ans et plus de la région du nom de la région. Cet événement aura lieu au endroit situé au adresse à ville. Ce salon Est un projet de ….nom de votre organisme et est financée par …inscrire le bailleur de fonds ou le commanditaire principal. Notre organisme et son comité organisateur désirent vous sensibiliser aux produits, programmes et services qui permettra d’améliorer votre qualité de vie et de vieillir en santé. Le salon offrira des activités telles que des séminaires touchant des sujets d’intérêt pour les personnes de 50 ans et plus ainsi que des informations sur les produits et services disponibles dans la région. Les participants auront l‘occasion de créer des liens avec des personnes de leur milieu qui désirent mieux comprendre un proche aîné et l’aider à profiter au maximum de la vie. La journée permettra d’apprécier les différents produits et services offerts dans la région. Visitez le site Internet du Salon pour les détails.

- 30 - Contact : Nom : Numéro de téléphone : Courriel :


11-4 Affiche pour le salon - modèle

Visitez les sites Internet pour des examples d’affiches.


11-5 Liste des médias

Liste de médias locaux

Médias Responsables des contacts

1) Journaux : - quotidien - hebdomadaire

2) Radio-Canada - radio et télévision

3) Câble - La boîte

4) Radio francophone

5) Bulletins paroissiaux

6) Listes par courriel ('list serve')

7) Sites Internet communautaires

8) Poste de télévision local

9) Autres


11-6 Avis aux médias - modèle

LOGO DU SALON

Avis aux médias – Salon à ville le date du salon Ville, date d'aujourd'hui – Un Salon destinée principalement aux personnes francophones de 50 ans et plus de région présentera nombre conférences portant sur les sujets suivants (inscrire selon le contenu) : les services gouvernementaux pour les personnes aînées, le choix d’un logement, l’usage des médicaments, la prévention et la sécurité et les services communautaires. Une quarantaine de kiosques (ajuster selon le cas) de renseignements seront à la disposition des visiteurs. Ce salon d’information est un projet de …indiquer le nom de votre organisme et est financé par ….indiquer le bailleur de fonds ou le commanditaire principal. Veuillez vous joindre (selon le cas) à nom, député de circonscription, nom, député de circonscription, nom, maire de ville, nom, président de … et aux représentants de nombreux organismes communautaires. Date Durée : de heure à heure Lieu : endroit du salon Renseignements : Nom du regroupement hôte, région, numéro de téléphone


12-1 Plan de travail avec échéances - modèle

Ceci n’est qu’un modèle de plan de travail et peut varier selon les tâches, l’envergure du salon, la disponibilité des ressources humaines et financières de l’organisme. Les responsables présentés dans le tableau ci-dessous peuvent aussi être des bénévoles et pas nécessairement rémunérés, selon les ressources financières qui seront à la disponibilité du Salon.

ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI 18 mois avant le salon

Mettre sur pied et tenir des rencontres régulières avec le Comité organisateur

Présidence du Comité organisateur

Choisir un responsable du salon Comité organisateur

Mesurer les progrès Coordonnateur, présentés au Comité organisateur

Élaborer des objectifs mesurables Coordonnateur, présentés au Comité organisateur

Préciser le thème général du salon Comité organisateur

Choisir une date Comité organisateur

Repérer toutes les sources de revenus (commanditaires, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).

Coordonnateur

Développer un tableau d’échéanciers Coordonnateur

Mettre sur pied le programme intérimaire Coordonnateur, entériné par Comité organisateur

Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d’un traiteur au besoin, impression des documents pertinents, etc.) en tenant compte du budget alloué pour le salon

Coordonnateur

Segmenter l’auditoire visé Coordonnateur

Commencer à identifier les invités spéciaux Coordonnateur, entérinés par le Comité organisateur

Commencer à créer des partenariats Coordonnateur, avec collaboration des membres du Comité organisateur

Élaborer un plan marketing, un plan de publicité Agent de marketing/publicité, approuvé par le coordonnateur

Développer un plan de commandites Coordonnateur

Choisir des outils promotionnels Agent de communications

Développer un budget Coordonnateur, entériné par le Comité organisateur

Créer un site Internet, une page Facebook, etc. Agent de communications

17 mois Construire une base de données pour la liste de distribution des infos

Agent de communications

Préparer et mettre en œuvre une réunion initiale avec les fournisseurs

Coordonnateur

Préparer une ébauche de plan de salle Coordonnateur

Identifier des commanditaires potentiels Coordonnateur

15 mois Identifier les exposants potentiels Coordonnateur, en collaboration avec les membres du Comité organisateur

Commencer à préparer les contrats des fournisseurs Coordonnateur

Identifier la logistique nécessaire pour le sur place Coordonnateur

Identifier des opportunités de commandites : pauses café, dîners, sac à distribuer aux visiteurs, événements divers, etc.

Coordonnateur avec agent de marketing/publicité


ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI Finaliser le plan de commandite et le distribuer à la liste

de commanditaires potentiels Coordonnateur

14 mois Préparer les infos sur les exposants confirmés Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

Développer un plan de promotion pour attirer les visiteurs

Agent de marketing/publicité

Signer les contrats avec les exposants Coordonnateur

Mettre en œuvre le plan de publicité Agent de marketing/publicité

Mettre à jour le site Internet avec les nouveaux renseignements

Agent des communications

Facebook – lancer une nouvelle régulièrement, par exemple, un nouveau exposant confirmé ou un conférencier confirmé


Finaliser le plan de salle Coordonnateur

Continuer à enrichir la programmation Agent de la programmation

12 mois Finaliser le choix des fournisseurs et les réserver : photographe, graphiste, location d’équipement, etc.)

Coordonnateur

Finaliser le choix de l’animateur, des artistes, etc.; préparer, négocier et signer les contrats

Coordonnateur et agent de programmation

Déterminer les équipements nécessaires (tables, chaises, nappes, séparateurs, système de son, etc.)

Coordonnateur

Choisir le matériel de promotion : carte postale, invitation, format du programme préliminaire, etc.

Agent de communication

Envoyer des cartes postales : Réserver la date! Agent de communication, avec adjoint administratif ou bénévoles

Déterminer les besoins de sécurité Coordonnateur

Déterminer les besoins pour l’accès à la salle : carte laminée, billets, etc.

Coordonnateur

11 mois Revoir la liste des médias Agent des communications

Vérifier les dates limites pour publiciser l’info Agent des communications

Envoyer des communiqués de presse régulièrement pour annoncer les exposants et les conférenciers


Identifier l’hébergement et le transport nécessaires pour les invités spéciaux

Agent de programmation

9 mois Contacter les médiaux locaux Agent des communications

Mettre à jour le budget Coordonnateur avec agent des finances

Revoir les prévisions budgétaires Coordonnateur et entériné par le Comité organisateur

Revoir l’échéancier des tâches Coordonnateur et l’équipe

Confirmer les commanditaires et les partenaires du salon

Coordonnateur

8 mois Obtenir les logos nécessaires Agent des communications

7 mois Prépare les annonces publicitaires (radios, TV et journaux)

Agent des communications avec graphiste

Préparer l’ébauche de la programmation initiale Agent des communications avec agent de la programmation

Commencer à préparer les ébauches pour l’animateur Agent de la programmation

Finaliser tous les besoins en équipement Coordonnateur


ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI 6 mois Faire du télémarketing au besoin Agent de marketing/publicité avec

bénévoles

Préparer et envoyer la publicité préliminaire Agent de marketing/publicité avec agent de communications

Finaliser le plan de salle Coordonnateur

Réviser les besoins en personnel Coordonnateur

Obtenir tous les permis nécessaires Coordonnateur avec adjoint administratif

Déterminer les besoins en signalisation Agent de communications

Confirmer avec les assurances Coordonnateur ou adjoint administratif

Obtenir tout certificat nécessaire des exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

Étudier les problèmes de sécurité qui pourraient se poser

Coordonnateur

Finaliser la location des équipements Coordonnateur

5 mois Mettre à jour le site Internet Agent de communications

4 mois Reconfirmer avec les animateurs d’ateliers, les conférenciers, etc.


Finaliser les menus au besoin ou les besoins en nourriture

Coordonnateur

Finaliser les décorations Agent de marketing/publicité avec l’agent de communications

Poster les invitations ou envoyer par courriel Adjoint administratif

Tous les contrats des fournisseurs devraient être signés Coordonnateur

Réajuster le budget et les prévisions budgétaires Coordonnateur, entérinés par le Comité organisateur

Finaliser l’échéancier et l’envoyer aux exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

Préparer un plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants

Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

Finaliser le plan de la salle en incluant les tables attitrées aux exposants

Coordonnateur avec le Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

3 mois Envoyer les lettres d’invitation aux dignitaires Agent des communications

Envoyer les invitations aux clubs locaux, etc. Agent des communications

2 mois Revoir tous les détails de dernière minute avec les exposants


Revoir la programmation avec l’animateur et finaliser la deuxième ébauche de ses notes

Agent de communications avec coordonnateur

Obtenir tous les prix de tirage, de présence, etc. Adjoint administratif

Finaliser et imprimer le programme du salon Agent de communications avec approbation du coordonnateur

Vérifier pour tout certificat d’assurance pour les exposants


Faire un suivi auprès des invités spéciaux ou dignitaires qui n’ont pas répondu à l’invitation


1 mois Faire la publicité Agent de marketing/publicité avec agent de communications

Contacter les médias Agent de communications

Finalise tout changement aux menus (si nécessaire) Coordonnateur

Sécuriser toutes les dispositions techniques de base Coordonnateur


ÉCHÉANCE TACHES À FAIRE RESPONSABLE SUIVI Identifier les problèmes de sécurité initiaux Coordonnateur

Examiner les problèmes de dernière minute avec les fournisseurs

Coordonnateur

Devraient recevoir tous les cadeaux, prix, etc. Adjoint administratif

Finaliser et imprimer le programme du salon Agent de communications avec approbation du coordonnateur

Finaliser le plan pour l’arrivée des exposants et la sortie des exposants et leur faire parvenir


Distribuer les horaires et la logistique aux exposants, aux fournisseurs, à l'équipage et au personnel qui seront sur le site


Organiser une visite sur le site avec le photographe, le vidéographe, les membres du personnel, certains bénévoles, etc.

Coordonnateur

2 semaines avant

Donner le compte final au traiteur (si nécessaire) Adjoint administratif

Revoir l’organisation planifiée sur place Coordonnateur et équipe

1 semaine avant

Faire le suivi de toutes les livraisons manquantes (fleurs, cadeaux, décoration, etc. )

Adjoint administratif

Assembler une trousse incluant horaire des arrivées et départ des exposants, le programme du salon, le plan de salle, la liste de contacts, et toute autre élément de la logistique


Confirmer l’heure d’arrivée des exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

Faire tout changement au plan de salle Coordonnateur

Sur place Tout le personnel et les bénévoles doivent être sur le site; organiser une session de briefing avec eux, revoir le programme de la journée

Coordonnateur

Assurer la liaison avec les responsables de la salle ou des lieux

Coordonnateur

Tout doit être prêt 30 minutes avant l’ouverture des portes

Coordonnateur

Assurer l’accueil Préposé à l’accueil des bénévoles et visiteurs

Assurer la liaison avec les exposants Préposé à l’accueil et aux services des exposants et commanditaires

Assurer la liaison avec l’animateur, les conférenciers, les invités spéciaux


Voir au bon déroulement du salon Coordonnateur

1 mois après le salon

Envoyer des lettres de remerciement aux commanditaires, bailleurs de fonds, invités spéciaux, conférenciers, animateurs, exposants, bénévoles


Faire le point sur le salon; préparer le rapport final Coordonnateur

Préparer le rapport financier : concilier le budget avec les reçus, expliquer les variantes.

Coordonnateur

Compiler les évaluations Adjoint administratif

Recueillir l'opinion des visiteurs par courriel ou par le biais d'un bulletin



14-1 Formulaire de divulgation - modèle

*Se servir du formulaire si nécessaire

Divulgation par des personnes âgées d’au moins 18 ans Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, je consens par la présente à ce que le ministère du Tourisme utilise et divulgue, dans ses documents publicitaires ou par le biais de la diffusion aux médias, mon nom ou ma photographie prise à ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ (veuillez barrer toute utilisation à laquelle vous ne consentez pas ou le nom ou la photographie que vous ne voulez pas voir divulgué(e)). Je comprends que je pourrai annuler ou modifier ce consentement à tout moment, sur préavis par écrit envoyé au secrétariat de l’organisme organisateur. ___________________________________________ ___________________________________ Signature du particulier Date ___________________________________________ ___________________________________ Nom du particulier (en lettres moulées) Numéro de téléphone du particulier (uniquement à des fins administratives ministérielles) ______________________________________________________________________________________ Adresse du particulier (en lettres moulées - uniquement à des fins administratives ministérielles) Réservé au ministère Consentement signé obtenu par: _________________________________________________________ Nom de la personne, division, direction

Accès à l’information et protection de la vie privée

La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par le gouvernement de l’Ontario sont régies par la Loi de 1990 sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, chapitre F.31, telle que modifiée. Si vous y consentez, votre nom et votre photographie (ou si vous avez donné votre autorisation en tant que parent ayant la garde d’un enfant âgé de moins de 18 ans ou comme tutrice ou tuteur de cet enfant, le nom ou la photographie de cet enfant) pourront être

utilisés et publiés par le ministère du Tourisme, de la culture et des loisirs dans tout média publicitaire ou par le biais de la diffusion aux

médias, et pour aucune autre fin. Pour de plus amples renseignements, s’adresser à : Ministère du Tourisme et de la Culture 900, rue Bay, 9

e étage,Toronto (Ontario)

M7A 2E1 Téléphone : 416-326-9326


14-2 Formulaire d’évaluation par les participants - modèle

*Photocopier et inclure dans la trousse des visiteurs (recto-verso)

NOM DU SALON :

Date : Participant :

Homme Femme Membre d’une minorité ethnoculturelle Francophone

Âge : Moins de 50 ans Entre 50 et 60 Entre 60 et 70 Entre 70 et 80 80 ans et plus

Activités Appréciation des visiteurs

Commentaires

Très bien

Bien Moins bien

Accueil

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Animation générale de la journée

Emplacement et salle(s)

Exposants (kiosques)

Nourriture

Suggestions pour des thèmes d’ateliers futurs :

(Ajouter des lignes au besoin)

Autres commentaires (préciser) :



1. Je reviendrais si un autre salon était organisé :

Oui ___ Non ___

2. Je suis davantage renseigné(e) au sujet des produits, services et programmes présentés aujourd’hui :

Oui ___ Non ___

3. Je désire être abonné(e) gratuitement au bulletin de ….nom de l’organisme.

Oui ___ Non ___ Si oui, veuillez indiquer votre courriel : ____________________________________

COMMENTAIRES ADDITIONNELS :


14-3 Compilation sommaire des formulaires d’évaluation des participants - modèle

Date du salon :

Endroit :

Nombre de visiteurs : Hommes : ________ Femmes : ________ Membres de minorités ethnoculturelles francophones : ________

Âge des participants : Moins de 50 ans : ________ Entre 50 et 60 ans : ________ Entre 60 et 70 ans : ________ Entre 70 et 80 ans : ________ 80 ans et plus : ________

Nombre de formulaires d’évaluation complétés :

Nombre de visiteurs ayant complété le document :

Comment remplir le formulaire :

Inscrivez dans la colonne Appréciation de la clientèle le nombre de coches qui apparaissent dans les formulaires d’évaluation des visiteurs pour chacune des activités selon les évaluations Très bien, Bien et Moins bien.

Exemple : 100 personnes vous ont remis des formulaires complétés. Pour l’activité Accueil, en additionnant tous les formulaires, vous constatez qu’il y en a 40 qui affichent Très bien, 40 affichent bien et 20 affichent Moins bien. Inscrivez ces chiffres dans la colonne correspondant à l’activité.

Comment calculer les pourcentages de satisfaction : Inscrivez le nombre total de réponses obtenues dans une colonne (Très bien, Bien, Moins bien) et divisez-le par le nombre total des réponses obtenues dans les 3 colonnes.

Exemple : La somme de tous les chiffres de la colonne Très bien totalise = 598. La somme de toutes les colonnes (très bien, Bien et Moins bien) totalise 1000. Le pourcentage est 598/1000 soit 60%. Inscrivez ce chiffre dans la colonne %.


ACTIVITÉS APPRÉCIATION DE LA CLIENTÈLE

Très bien Bien Moins bien

Accueil

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Atelier (Titre)

Animation générale de la Journée

Emplacement et salle(s)

Exposants (kiosques)

Nourriture

TOTAL DES RÉPONSES

Pourcentages (%) % % %

Quelques suggestions fournies par des participants pour des thèmes d’ateliers futurs



14-4 Rapport final - modèle

Logo de l’organisme

Autres logos si tel est le cas

Projet : Salons pour les personnes aînées francophones de l’Ontario

Rapport final

Compléter et joindre au présent rapport les DOCUMENTS SUIVANTS.

les formulaires de divulgation (page 46)

la compilation sommaire des évaluations des participants (page 49)

Vous devrez également joindre :

une copie du programme de la journée;

les copies des articles de journaux au sujet du salon (avant et après le salon, s’il y a lieu);

quelques photos prises lors du salon (en forme électronique, si possible);

les pièces justificatives au rapport financier (photocopies acceptées).


A COMPLÉTER

1. Le regroupement hôte – Identification

Nom du regroupement : Adresse : Numéro de téléphone : Adresse courriel :

2. Le Salon – Renseignements

Date :

Durée : de h à h

Lieu :

3. Les personnes-ressources et les ateliers du Salon

Titre de l’atelier (ou conférence)

Personne-ressource ayant livré l’atelier ou conférencier Nom Agence/Organisme Numéro(s) de

téléphone de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource

Adresse(s) de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource

1.

Agence/Organisme :

Personne-ressource :

Agence/Organisme : Postale : Courriel :

Personne-ressource : Postale : Courriel :

2.

Agence/Organisme :




3.

Agence/Organisme :





Titre de l’atelier (ou conférence)

Personne-ressource ayant livré l’atelier ou conférencier Nom Agence/Organisme Numéro(s) de

téléphone de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource

Adresse(s) de l’agence ou organisme et/ou de la personne-ressource

4.

Agence/Organisme : Personne-ressource :

Agence/Organisme : Postale : Courriel : Personne-ressource : Postale : Courriel :

5.



6.




4. Les exposants du Salon (*ajouter des lignes au besoin)

Nombre de kiosques présents :

Description du kiosque (ex. : La santé

des aînés)

Responsable(s) du kiosque

Nom(s) Agence/Organisme Numéro(s) de téléphone de

l’agence ou de l’organisme et/ou

du responsable

Adresse(s) (agence ou organisme et/ou

responsable)

1.

Agence/Organisme : Responsable :

Agence/Organisme : Postale : Courriel : Responsable : Postale : Courriel :

2.



3.



4.




Nombre de kiosques présents :

Description du kiosque (ex. : La santé

des aînés)

Responsable(s) du kiosque

Nom(s) Agence/Organisme Numéro(s) de téléphone de

l’agence ou de l’organisme et/ou

du responsable

Adresse(s) (agence ou organisme et/ou

responsable

5.



6. Agence/Organisme : Responsable :


7. Agence/Organisme : Responsable :



5. Les visiteurs au Salon

Identification des PARTICIPANTS Nombre

Femmes (1)

Hommes (2)

Membres des minorités ethnoculturelles francophones

Bénévoles

TOTAL A (1 + 2) :

Noms des DIGNITAIRES et des INVITÉS SPÉCIAUX (représentants gouvernementaux, maire, président du club, commanditaires,

bailleurs de fonds, etc.)

Titre

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. 8.1

8.2

8.3

TOTAL B (1 à 8) :

6. Les principaux succès et défis du Salon

Veuillez nous décrire, en quelques lignes, les principaux SUCCÈS obtenus et DÉFIS surmontés lors de l’organisation et la tenue du Salon. Inscrivez également les recommandations qui, à votre avis, devraient être prises en compte pour accroître la portée des salons ainsi que les apprentissages que vous avez retenus dans ce processus d’organisation du salon.

LES SUCCÈS LES DÉFIS

LES RECOMMANDATIONS

LES APPRENTISSAGES (Qu’avez-vous retenu dans le processus d’organisation du Salon qui vous sera utile la prochaine fois que vous en organiserez un?)


14-5 Rapport financier- modèle

*Inclus dans le rapport final

TOUTE DIFFÉRENCE DE 100 $ ET PLUS ENTRE LE BUDGET APPROUVÉ INITIALEMENT ET LE BUDGET RÉEL DOIT ÊTRE EXPLIQUÉE.

POSTE BUDGÉTAIRE

BUDGET APPROUVÉ

(écrire les montants

approuvés)

DÉPENSES RÉELLES

DIFFÉRENCE (Budget approuvé –

dépenses réelles) Note : si la différence est de plus de 100 $, celle-ci doit être expliquée dans

cette colonne

1. LOCATION DE LA SALLE $ $ $

2. Nourriture, collations et breuvages) $ $ $

3. PERSONNES-RESSOURCES - Frais de déplacement - Honoraires (s’il y a lieu) *Détailler

$ $ $

4. DÉPLACEMENTS - Frais de transport (frais de location d’un

autobus pour les participants, etc.) - Frais de transport du Comité organisateur *Détailler

$ $ $

5. COORDINATION : - Coûts d’impression pour les trousses

d’information, frais postaux, d’appels interurbains et de conférences téléphoniques, etc.

*Détailler

$ $ $

6. PROMOTION : - Affiches, billets confirmant l’inscription,

publicité payante dans les journaux locaux, récompenses aux présentateurs, etc.

*Détailler

$ $ $

7. $ $ $

8. Varia (détailler) - Audiovisuel, etc.

$ $ $

TOTAL (MAXIMUM 5 000 $) $ $ $

Signature______________________________________________ Date ________________________


Nom en lettres moulées : _____________________________________________

J’affirme que tous les renseignements écrits dans ce formulaire sont exacts.

______________________________________________________ Nom en lettres moulées du responsable du comité organisateur

Signature______________________________________________ Date ________________________

Rapport reçu et accepté - Direction générale de la FARFO :

Signature______________________________________________ Date ________________________

Guide pour les organisateurs de salons - mars 2016 Page 59

15-1 Feuille de route pour le maître de cérémonie - modèle

(DOCUMENT DE L’ANIMATEUR - SALON)

Horaire Activités Responsables Commentaires Informations

8 h 30 Installation Comité et équipe de bénévoles Être sur les lieux pour les exposants

9h30 Accueil Équipe de bénévoles Distribue les documents

10 h 00 Bienvenue

Présidence du Comité organisateur Souhaite la bienvenue aux participants

Explication du but de la journée

Présidence de la FARFO (ou la présidence régionale ou son représentant)

Explique le but de la journée et le fait que la FAFO soit gestionnaire de l’initiative.

Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)

1) Présente les membres du comité organisateur 2) Lit les lettres d'accueil des ministres 3) Invite les bailleurs de fonds ou commanditaires à dire un mot. 4) Invite le député de la circonscription à s’adresser aux visiteurs (si présent).

2) Lettres des ministres 3) Mot de….

Député S’adresse aux visiteurs Mot du député


Remercie le député et invite tout autre dignitaire à s’adresser aux visiteurs

Dignitaire S’adresse aux visiteurs Mot du dignitaire


Remercie le dignitaire et invite la présidence du club d’aînés (si c’est le regroupement) à souhaiter la bienvenue aux visiteurs

Présidence du club d’aînés (ou regroupement)

Souhaite la bienvenue Mot de la présidence du club d’aînés


Remercie la présidence. Fait la revue du programme de la journée incluant la trousse, les pauses, le dîner, les salles de toilette et les endroits prévus pour fumer. Présente la feuille d’évaluation.

1) Revue du programme de la journée 2) Revue de la trousse, pauses, dîner, salles de bain, fumage. 3) À la fin de chaque atelier, on demande aux participants de compléter une partie du formulaire d'évaluation. 4) Des bénévoles passeront ramasser les pochettes avec les noms et on fera des tirages (dans le cas de tirages seulement)

10 h 15 1er

atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée)

Présente la personne-ressource du 1er

atelier et donne un bref aperçu de l’atelier.



Personne-ressource 1er

atelier - Présentation avec utilisation de matériel (spécifier si nécessaire)

Livraison de l’atelier


Remercie la personne-ressource et annonce la pause santé et ses modalités (s’il y a lieu). Il encourage la visite des kiosques présents. Avant la pause, la présidence invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation.

Évaluation du 1

er atelier

11 h 00 Pause santé Si une activité précise est organisée, l’inscrire ici

11 h 15 2e atelier Présidence du Comité organisateur (ou

animateur de la journée) Présente la personne-ressource du 2e atelier et donne un bref aperçu de l’atelier.

Personne-ressource 2e atelier - Présentation avec utilisation de matériel (spécifier si nécessaire)



Remercie la personne-ressource et annonce le repas et ses modalités (s’il y a lieu). Il encourage la visite des kiosques présents. Avant le dîner, la présidence invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation.

Évaluation du 2e

atelier

12 h 00 Bon appétit et bénédicité

Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) invite le Père ____ à bénir le repas (si souhaité)

Explication du déroulement du dîner et souligne qu’une activité spéciale aura lieu à 12 h 20. Il invite les gens à rester sur place. La visite des exposants pourra se poursuivre jusqu’à 13 h 15

Le dîner sera servi en buffet. Rappel de l'heure du retour. Visite des exposants.

13 h 15 3è

atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée

Remercie les cuisiniers du repas et invite les participants à compléter cette section de l’évaluation.

Évaluation du repas

Présidence du Comité organisateur (ou Présente la personne-ressource du 3e atelier et



animateur de la journée) donne un bref aperçu de l’atelier.




Remercie la personne-ressource et annonce la pause santé et ses modalités (s’il y a lieu). Il encourage la visite des kiosques présents.

Avant la pause, la présidence invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation.

Évaluation du 3e

atelier

14 h 00 Pause santé Si une activité précise est organisée, l’inscrire ici

14 h 15 4e atelier Présidence du Comité organisateur (ou

animateur de la journée) Présente la personne-ressource du 4e atelier et donne un bref aperçu de l’atelier.




Remercie la personne-ressource et annonce la fin de la journée. Invite les participants à compléter la section appropriée du formulaire d’évaluation et celles qui n’ont pas été encore complétées.

Évaluation du 4e

atelier et des autres

composantes

15 h 00 Clôture de la journée, fin de l’évaluation et tirages (s’il y a lieu)

Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) Bénévoles

Remercie le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l’Ontario, les membres du comité organisateur, tous les bénévoles, le Club etc. Tous ceux qui ont œuvré au succès de ce salon.

Demande aux participants de remettre les pochettes avec leur nom aux bénévoles et leur évaluation.

- Les bénévoles distribuent les formulaires d'évaluation et recueillent les pochettes avec les noms.

Tirages effectués par ?

Remerciements à (inscrire les noms ici)

Recueil des pochettes et des évaluations

Tirages


15-2 Éventail des tâches pour la journée du salon - modèle

*Exemple de la répartition des tâches pour la journée du salon et des matériaux requis

Horaire Activités Responsables Commentaires Matériaux requis

8 h 30 Installation Comité et équipe de bénévoles Être sur les lieux pour les exposants - leur permettre de s'installer avant l'arrivée des participants Vérifier l’équipement à utiliser pour les présentations (incluant celles des dignitaires).

Tables dans la salle d'exposition

9 h 30 Accueil Équipe de bénévoles : horaire pour la table d’inscription Vérification de l’équipement dans la salle communautaire

Recevoir les participants pour le café et petit-déjeuner et remettre les trousses. Inviter les participants à visiter la salle d'exposition. Déterminer qui accueillera les dignitaires et les accueillir.

- Liste des participants et trousses - Café, muffins, fruits et jus dans la salle pour 9 h 15

10 h 00 Bienvenue et explication du but de la journée

Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) Mots de la FARFO, bailleur de fonds, Présidence du Club d’aînés et dignitaires si présents

Suivre le déroulement du Maître de cérémonie (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)

Trousses des participants incluant le programme pour la journée et le formulaire d'évaluation

10 h 15 1er

atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 1

er atelier

Présentation avec utilisation de matériel si nécessaire * Le reste, selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)

Matériel nécessaire : inscrire ici

11 h 00 Pause santé Si une activité est précisée, l’inscrire ici

Matériel nécessaire : inscrire ici (café, muffins, etc.)

11 h 15 2e atelier Présidence du Comité

organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 2

e atelier



12 h 00 Bon appétit et bénédicité


Selon le déroulement (voir précédemment feuille de route pour le maître de cérémonie)


Horaire Activités Responsables Commentaires Matériaux requis

13 h 15 3e

atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 3

e atelier



14 h 00 Pause santé Si une activité est précisée, l’inscrire ici

Matériel nécessaire : inscrire ici (café, muffins, etc.)

14 h 15 4e atelier Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) et personne-ressource du 4

e atelier



15 h 00 Clôture de la journée, évaluation et tirage (s’il y a lieu)

Présidence du Comité organisateur (ou animateur de la journée) Bénévoles

Les bénévoles distribuent les formulaires d'évaluation et recueillent les pochettes avec les noms.

Enveloppes pour mettre les évaluations et remettre au président du Comité organisateur


15-3 Lettre de remerciement pour les bénévoles et les animateurs – modèle

LOGO DU SALON Date Cher ami, chère amie, Au nom du Comité organisateur du salon nom qui a eu lieu le date à endroit, je désire vous remercier pour votre appui et votre enthousiasme. Cette célébration a regroupé près de nombre participants et nous a permis de partager de l’information propre à améliorer la qualité de vie des personnes aînées francophones. Les kiosques étaient tous pourvus d’une documentation très intéressante et de matériaux promotionnels toujours appréciés de nos personnes aînées. Les animateurs ont aussi su captiver l'attention des participants et leur transmettre avec compétence et doigté des renseignements très utiles à leur bien-être. Nous sommes enchantés des résultats de la journée et nous vous remercions chaleureusement d'y avoir contribué. Ce fut un plaisir pour nous tous de vous connaître et de pouvoir travailler avec vous, dans un esprit alliant le professionnalisme et la cordialité. Pour le Comité organisateur, Nom Titre

15-4 Modèle d'un certificat de remerciement

*Peut être utilisé pour les bénévoles et/ou les exposants

Ce certificat est présenté à :

NOM Pour votre contribution exceptionnelle au

SALON ….

ce Jour mois année

à Endroit, Ville

Pour le comité organisateur:

Nom du regroupement hôte

Nom du 2e regroupement hôte (s’il y a lieu)
