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GESTION PAR PROJET

Page 2 / Gestion de projet / V. Martinot-Buffet / Mai 2005 / D3

SOMMAIRE

I Définitions

II Caractéristiques d’un projet

III Facteur de réussite d’un projet

IV Le lancement d’un projet


I Définitions


D’après norme NF X50-105

- Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir.

- Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données.


II Caractéristiques d’un projet


Un projet c’est :Une activité différente des activités

récurrentes et stables de l’entreprise

Adaptable à différents types de projet (taille, objet à produire).

Il est :Novateur et uniqueLimité dans le tempsTransverse


Perturbateur : impose un changement

Propriété : relation forte entre le projet et le Commanditaire ainsi que le chef de projet.

Idée : Initialement c’est une idée non définie

Notion de risques : à toutes les étapes de la démarche (Risques stratégiques, opérationnels, résiduels)


III Facteurs de réussite d’un projet

Bien poser le problème Définir les missions de chacun Définir et réaliser progressivement l’objet Ménager les points de contrôle Découper en lots simples à gérer Responsabiliser les acteurs Anticiper et maîtriser les risques Piloter, gérer le quotidien Utiliser les méthodes et outils appropriés Reconnaître les contributions individuelles

Gérer le quotidien


Environnement externe/interne


Il est constitué

Des métiers participant à la réalisation du projet

D’autres partenaires internes non directement impliqués.

Des partenaires externes à l’entreprise tels que les fournisseurs, les clients, les administrations etc…


L’objectif est de créer un environnement positifpositif autour de chaque projet et de promouvoir responsabilité et délégation à l’équipe projet. Pour cela, le commanditaire et le chef de projet doit veiller à :

Sensibiliser l’environnement à la culture projet

Intégrer ses contraintes, c’est-à-dire intégrer la réaction des acteurs pour bâtir un scénario et des stratégies adaptées.

Assurer en permanence avec lui un bon niveau de communication.


IV Le lancement du projet

1° Organisation et missions de chacun

2° Mettre en place un système d’information et de communication

3° La Démarche Générale

4° Piloter la réalisation

5° Aspects financiers : le Contrat Projet


1° Organisation et missions de chacun


L’organisation par projet

Commanditaire

Comité de pilotage

Chef

de projet

Achats Service du personnel

Communication

Equipe projet

Métiers

Environnement


Les missions de chacun

Le commanditaire :

Le comité de pilotage :

Le chef de projet:

Le commanditaire

Comité de pilotage

Le chef de projet


L’Equipe projet

Sa mission La constitutionNégocier les contributionsDévelopper l’esprit d’équipeFaire vivre l’équipe

Equipe projet


Les périmètres de chacun

J0 J1 J2 J3 J4

Travail du chef de projet

Travail du commanditaire


La place des hiérarchiques

Ils intègrent le projet dans les objectifs personnels du Chef de projet et des membres de l’Equipe Projet.

Ils réalisent le bilan de performance des membres de l’équipe en intégrant les retours d’informations du Commanditaire et/ou du Chef de Projet.


2/ Mettre en place

Un système d’information et de communication.

système d'information


3° LA DEMARCHE

A/ Les objectifs de performance

B/ Les étapes de la gestion de projet

C/ Le passage des jalons


A/ Objectifs de performance

La pertinence : des projets cohérents avec la stratégie de l’Entreprise, donc utiles à la prise de décisions .

Efficience: maîtrise des délais, optimisation des ressources.

Efficacité :atteintes des objectifs.


B/ LES ETAPES DE LA GESTION DE PROJET:

OUTILS ET METHODES


Opportunité

Faisabilité

Etude d’ensemble

Réalisation

Exploitation

Passage du J1

Passage du J2

Passage du J3

Passage du J4


Les différentes étapesPHASES QUESTIONNEMENT

Opportunité Pourquoi maintenant ? Quels besoins ? Quels

objectifs ? Faisabilité Est-ce faisable ?

Comment peut-on le faire , pour combien ? avec qui ?

Etude d’ensemble Comment ?

Ce qu’il y a à faire précisément ?, qui fait

quoi?, pour quand ?Réalisation A quelle vitesse?, qui fait

quoi à court terme, les objectifs sont-ils tenus ?.

Bilan Atteinte des objectifs ?

Qu’est-ce que j’ai appris ?


Etude d’opportunité

Cahier des charges

Jalon « X0 »

Opportunité

Cahier des charges

Jalon x0


Etude de faisabilité Constituer l’équipe projet et lancer le projet Définir les différentes solutions envisageables,

évaluer les coûts et les délais. Bâtir des scénarios pour le projet Identifier les grandes étapes Evaluer les risques Repérer le positionnement des personnes Les outils sont : le scénario de projet et

l’analyse de risque.

Gestion du risque


Passage jalon 1

Passage jalon1


Etude d’ensemble

Il s’agit au cours de l’étude d’ensemble d’organiser le projet, c’est-à-dire de :

Décomposer le projet (produits, tâches) en éléments simples.

Affecter produits et tâches aux responsables

Planifier le développement Mettre en place les dispositifs

permettant le pilotage.


Choix de sous-traiter

On ne sait pas faire Sous-traitance de compétence

Manque de ressources

Sous-traitance capacitaire

Manque de productivité

Sous-traitance économique

Choix stratégique Sous-traitance

« stratégique »


Etude d’ensemble: Outils

Réseau PERT

Diagramme de GANTT


Réalisation, méthodes et outils

PERT/GANTTTableau de bordComptes rendus système

d’information et de communication.


Exploitation

L’équipe projet est dissoute. Les équipes opérationnelles ont repris le relais.


Bouclage des enjeux

Le commanditaire qui est l’initiateur de projet et celui qui l’a accompagné tout au long de son déroulement, doit boucler avec les valideurs du projet sur la pertinence même du projet.

Cette échéance du bouclage est fixé au jalon J3, et peut-être en fonction des projets assez lointaine.


C/ Le passage des jalons


Le jalon est la décision qui valide les conclusions d’une phase et autorise le passage dans la phase suivante.

Objectif du jalonnementObjectif du jalonnement : est un déroulement maîtrisé du projet


« Jalon 0 » accord sur :

Les enjeux, intérêts et opportunités du projet

Les objectifs et les limites du projet (cahier des charges initial)

Les ressources que l’on est prêt à consacrer (contrat projet préliminaire)

La prise de risque associée à ce choix



Le cahier des charges négociéLe choix des solutions à étudierL’octroi des ressources nécessairesLa prise de risques associée à ce

choix

La rédaction progressive du « contrat projet » accompagne le passage des jalons.


« Jalon 2 » accord sur :Un cahier des charges figéUne solution définitive, robuste,

capable d’y répondreLa prise de risque associéeL’octroi des ressources nécessaires

(contrat projet définitif)

Le jalon 2 précède impérativement tout engagement qui signifierait le point de non-retour du projet



Le résultat du projet (réception)Le bilan du projet (capitalisation

sur le projet)Le plan de reprise par les

opérationnels

L’équipe projet est ensuite dispersée



L’atteinte des enjeux, le bénéfice réalisé

La contribution réelle à l’atteinte des enjeux.

La pertinence stratégique du projet (capitalisation)


4° Piloter la réalisation

Faire le point à intervalles réguliers et en cas d’incident :

Tendances, dérives, aléas, conséquences (faire le point)

Décider des mesures correctives (redresser la barre)

Modifier le déroulement si nécessaire (changer de route)

Informer tous les partenaires concernésPiloter la mise en œuvre des actions correctives

Alerter le commanditaire des dérives non maîtrisables par l’équipe Projet


5° Les aspects financiers. Le contrat projet

C’est un contrat entre le Commanditaire et l’Entreprise

Sa rédaction progressive accompagne le passage des jalons

Il devient contractuel en J2Il s’agit d’apporter une vision

globale des ressources engagées.


Etude Opportunité

Etude Faisabilité

Etude D’ensemble

Réalisation

Contrat Projet Préliminaire

Contrat Projet

Préliminaire

Complément 1

Contrat Projet

Préliminaire

Complément 2

Contrat Projet Contrat Projet modifié

Analyse de rentabilité

Combien est-on prêt à payer ?

Premières dépenses

Grosses Dépenses


Avez-vous des questions ?


Merci de votreattention

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