Palais de justice Formation multimédia

distribuée (FMD)Projet Pilote

Version: juillet 2000

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Bénéficiaires du projet

Le Pouvoir judiciaire :– L ’ensemble des tribunaux genevois, soit 20 juridictions qui s ’occupent de

la justice pénale, civile et administrative,– 71 magistrats de carrière,– 116 magistrats - non de carrière - (juges cour de cassation, suppléants et

assesseurs) et 434 juges Prud’hommes,– 215 collaborateurs des greffes et des services centraux.

Soit une population à former aux outils bureautiques (WinNT, Office, etc..) d’environ 300 utilisateurs.

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Le constat La formation bureautique standard proposée par le centre de

formation de l’Etat ne répond pas aux besoins du Palais en raison notamment :

– du contenu trop généraliste et pas assez ciblé sur les besoins du métier et l’environnement bureautique «Palais»,

– d’une grande difficulté de former des groupes homogènes en fonction des niveaux individuels des connaissances,

– du peu de disponibilité des personnes, rendant très difficile la planification de la formation et augmentant l’absentéisme aux cours,

– du manque de suivi de l’appropriation des connaissances par les formateurs et la hiérarchie.

La formation distribuée permettrait-elle de pallier ces lacunes ?

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Les attentes du Palais

Une formation adaptée et ciblée sur nos besoins métier, soit :

axée sur l’utilisation des outils bureautiques et informatiques dans l’environnement du métier (organisation des modèles de documents et de l’archivage),

modulable en fonction du degré de connaissance et d’aptitude des personnes à former (à la carte, dans le respect du rythme d’appropriation des connaissances de l’apprenant),

privilégiant une formation de type auto-formation avec tutorat à une formation classique, prenant en charge un nombre important de personnes dans un temps relativement court, proposant des cours à des personnes peu disponibles, en tout temps et en tout lieux, offrant un référentiel et «un point d’ancrage» électronique de l’activité de formation, capable de capitaliser notre «savoir et savoir-faire» en disposant d’une base de

connaissance pour la formation sur le métier (aide, FAQ, documentation, directives, etc), basée sur un concept de formation extensible aux processus et pratiques des métiers

judiciaires.

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Les attentes du centre de formation

Explorer une piste d’action pour la réforme de la bureautique qui devrait tenir compte de l’environnement étatique, soit:

individualiser la formation tout en satisfaisant une demande de masse, responsabiliser l’apprenant sans le contraindre, responsabiliser la hiérarchie, offrir un outil fiable (et accepté) de diagnostic des connaissances préalables, offrir un outil fiable de diagnostic des besoins de l’apprenant en relation avec son

activité professionnelle, offrir un outil fiable (et accepté) d’évaluation des acquis, atteindre des objectifs pédagogiques prédéfinis, simplifier la logistique de la gestion de la formation, respecter les contraintes budgétaires, promouvoir la généralisation des NTIC dans la formation (première étape)

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Les attentes d ’une solution FMD

flexibilité et modernité en recourant aux nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC),

pouvant “englober” les supports de formation et didacticiels existants,

adaptable à des populations diverses d’apprenants,

permettant un rafraîchissement des connaissances,

simple d’utilisation et capable d’apporter un soutien supplémentaire aux apprenants,

capable d’aider les formateurs dans le suivi de l’appropriation des connaissances, la planification des formations et l’évolution des cursus.

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Les objectifs du projet « pilote »

Le projet sera basé sur la plate-forme LearningSpace qui illustrera un contenu de formation concernant la bureautique Office 97. Il mettra en évidence :

le(s) mode(s) d’organisation potentiel(s), les fonctionnalités et l’ergonomie à disposition sur le poste de travail de

l’apprenant, les fonctionnalités et l’ergonomie à disposition sur le poste de travail du formateur, un scénario complet d’apprentissage (table des matières, planning de formation,

notations), intégrant une formation face-à-face, une médiathèque composée de documents fournis, les modes d’apprentissages possibles (lecture, exercice, auto-évaluation, forum,

étude de cas,...), la supervision par le formateur des résultats d’exercices, l’accès au contenu de formation à distance par l’apprenant (soit à partir de l'intranet

du Palais de Justice et un navigateur sur le poste de travail d’un collaborateur du Palais de Justice),

l’intégration de supports de formation existants (documents Word, Powerpoint, image, séquence vidéo), et le didacticiel choisi (Solution Formation Afogec ou autre).

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Le périmètre du projet

Former 30 personnes sur 300 potentielles à un contenu de formation : Word 97+sensibilisation WindowsWord 97+sensibilisation Windows

Les contraintes : culture terminal et non PCFaible disponibilité des participants

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Objectifs du projetsi déploiement

Généralisation de la formation Word 97 à l’ensemble de la population du Palais

Mise au point de contenus métier

Généralisation de l’expérience Palais de Justice à d’autres institutions de l’état

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Les instances du projet

Le comite de pilotage M. Mahler (Administrateur du Palais de justice) Mme Vimic (Greffière-juriste de l ’assistance juridique et du Tribunal de police) M. Quennoz(Chef de projet MOA) M. Pravato (Centre de formation) Mme Le Bourdoulous et M Della Peruta (Innovatica)

Le groupe de projet M. Quennoz Mmes Freitag, Cambi / MM. Tschalèr et Benoît (Formateurs) Mme Le Bourdoulous (Innovatica) Un stagiaire de l ’équipe Tecfa du Prof. Mendelsohn de la Fapse

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Les grandes phases du projet Phase préparatoire et découverte de LearningSpace par le groupe projet

– Juillet/ Août 2000

Mise au point d ’un contenu de formation LearningSpace avec infrastructure :

– Septembre 2000

Formation de la population pilote :

– Octobre / Novembre 2000

Evaluation du projet pilote de formation distribuée :– Novembre / Décembre 2000

Succès du projet => Généralisation

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Phase préparatoireMise au point

du contenuDistribution

des formations

SeptembreJuin Juillet AoutJuin Juillet Aout Octobre/Novembre

Evaluation

La communication

Mise en place infrastructure

Comité de pilotageGroupe de projet

Formation des formateurs

Personnalisationsolution formation

Novembre/Décembre

Information

Plans deformation

Formation/Tutorat

Support

Les étapes Les étapes

Enquête

Comparatif

Les livrables du projet

Création d’un contenu :sensibilisation PC

Accompagnement

Dépouillement

Suite à donner

Plan d’actions

Bilan

La planification

La cible/Les besoins

Les attentes

Les modes de distribution

Les modalités d’évaluation

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La population cible

30 personnes Plusieurs niveaux de personnes :

Vrais débutants : Sensibilisation PC + Word 97 Faux débutant : Word 97 Utilisateurs avancés (Super-U) : Word 97

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Modalités d ’évaluation

Il s’agit dévaluer :– La réponse d ’une formation multimédia distribué par rapport aux attentes

du Palais et du Centre de formation de l ’Etat– L ’outil LearningSpace en fonction des objectifs pédagogiques– les conditions de mise en oeuvre au Palais de justice en vue d ’un

élargissement à d ’autres services de l ’Etat– les ressources pédagogiques nécessaires– les connaissances acquises par l ’apprenant

Piège à éviter :– distinguer l ’évaluation d ’un processus d ’apprentissage recourant à une

Formation de type Multimédia Distribué du produit « leaningSpace » comme outil de formation possible

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Le mode d’évaluation

Enquêtes orientés Formateurs : Conformité par rapport aux attentes / Potentialités produit orientés Utilisateurs : Perception d ’une formation FMD

Evaluation des connaissances : – A travers l’outil de formation– Auto-évaluation– Test standard d ’aptitude à la bureautique

Par comparaison avec un formation classique en Institut

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Problèmatique à résoudre

Comment établir un diagnostic des connaissances préalables acquises par l ’apprenant ?

Définition des objectifs pédagogiques à atteindre par la formation sur la base des besoins du métier (objectifs du management).

Le mode de distribution de la formation (scénario, organisation, etc..)

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Les livrables du Projet

Un contenu de formation personnalisé en fonction des besoins du Palais en matière de bureautique

Une méthode d’évaluation des connaissances acquises en matière de bureautique

Un processus et une organisation de la formation multimédia distribuée

Un rapport finale sur le projet Pilote et des recommandations pour une généralisation de ce type de formation

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La planification du projet piloteNº Nom de la tâche Durée

1 Phase préparatoire 31 jours

2 Constitution des instances du projet 1 jour

3 Les attentes 10 jours

4 La cible/Les besoins 5 jours

5 Les modes de distribution 20 jours

6 La communication 10 jours

7 Les modalités d'évaluation 20 jours

8 Mise en place infrastructure 5 jours

9 Mise au point du contenu 25 jours

10 Formation des formateurs 5 jours

11 Presonnalisation solution formation 10 jours

12 Réalisation contenu spécifique 10 jours

13 Accompagnement 19 jours

14 Distribution des formations 69 jours

15 Information 20 jours

16 Plans de formation 10 jours

17 Formation/Tutorat 30 jours

18 Support 35 jours

19 Evaluation du projet 17 jours

20 Enquêtes 5 jours

21 Comparatif 5 jours

22 Dépouillement 5 jours

23 Conclusion -Suite à donner 20 jours

24 Bilan 15 jours

25 Plan d'actions 5 jours

Jui Jul Aoû Sep Oct Nov Déc JanJuin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier

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Les modes de distribution

PrésentielPrésentiel Auto-formationAuto-formation

Help-deskHelp-desk

Temps

Points de rencontre

Outil fédérateur :Outil fédérateur :La solution formationLa solution formation

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