PHS - PHR HORUS PartenaireVers : 2.0 Page : 9/13 SafeWare: 23 rue du Turbigo F - 75002 PARIS Tel : 33 (0)1 55 34 95 55 - Fax : 33 (0)1 55 34 95 60 Email : [email protected] – Après

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Notice Utilisation PHS - PHR HORUS Partenaire

Document: TEL01103_12 Version: 2.0 Type:

SafeWare

NOTICE UTILISATION PHS - PHR

SafeWare HORUS PARTENAIRE

Vers. : 2.0 Page : 1/1

LISTE DES DOCUMENTS INTEGRES AU DOSSIER OU PROCESSUS

(*) : Mettre C, S, M ou -- pour les documents respectivement en Création, Supprimés, Modifiés, sans modification.

(*) Référence Vers Type: Intitulé C TEL01103_12 01.0 MEX : HORUS - TELEMAQUE Partenaire M 1.2 Mise à Jour M 2.0 Mise à Jour

Revu par le Resp. SAV Prénom, nom : Mathias TISSEUIL Date et signature :

Approuvé par le Resp. Technique Produit Prénom, nom : Jean Marie TAFFIN Date et signature :

Applicable à partir du : 01/2007

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NOTICE UTILISATION PHS – PHR

SafeWare HORUS PARTENAIRE Réf : TEL01103_00 Vers : 2.0 Page : 2/11

Table des matières

1. GENERALITES ___________________________________________________ 3 1.1. CONNEXION A L’APPLICATION ___________________________________ 3

2. LA PERSONNE HABILITEE A SAISIR _________________________________ 4 2.1. LA SAISIE D’UNE VISITE (DEMANDE D’ACCES) ______________________ 4

2.1.1. SELECTION DU VISITE ________________________________________ 6 2.1.2. SELECTION DU VISITEUR ______________________________________ 6 2.1.3. CREER UN VISITEUR__________________________________________ 8

2.2. SELECTIONNER UN PHR _______________________________________ 10 2.3. PROFIL UTILISATEUR __________________________________________ 10 2.4. LISTE DES VISITES PASSEES ___________________________________ 12 2.5. LISTE DES VISITES PREVUES ___________________________________ 13

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SafeWare Notice d'utilisation PHS - PHR

PHS pour Les Demandes d’Accès

Réf : TEL01103_12 Vers : 2.0

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SafeWare : 23 rue du Turbigo F - 75002 PARIS Tel : 33 (0)1 55 34 95 55 - Fax : 33 (0)1 55 34 95 60 Email : [email protected] – www.safeware.fr

1.1.1.1. GENERALITESGENERALITESGENERALITESGENERALITES

Le logiciel de Gestion des visiteurs, comporte un module intranet, pour le « pré-enregistrement » des demandes d’accès, complémentaire au logiciel disponible aux postes d’accueil, dont les fonctionnalités permettent : • Pour les utilisateurs de pré enregistrer les visites (c’est-à-dire les rendez-vous ayant lieu sur le site), en

utilisant leur navigateur Internet Explorer ou Netscape en se connectant. Le logiciel applicatif proprement dit est disponible après s’être identifié sur la page d’accueil.

• L’administration des visites par les différents services de sécurité en utilisant leur navigateur Internet Explorer ou Netscape en se connectant à l’Url Validation dont les fonctions sont accessibles si l’utilisateur possède le niveau de droit suffisant.

1.1. CONNEXION A L’APPLICATION Accès à l’application par un lien de l’espace Sigma. La connexion se fait à partir des identifiants validés existant dans la Base CEA Sigma.

Pour être utilisateur de l’application Horus, il est nécessaire d’être déclaré dans la base de données des visités et d’avoir les conditions suivantes :

Habilité à saisir Actif Disposer d’un Login et d’un mot de passe

Terminologie utilisée PHR : Personne habilitée à recevoir des visites PHS : Personne habilitée à saisir des demandes de visites

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2.2.2.2. LA PERSLA PERSLA PERSLA PERSONNE HABILITEONNE HABILITEONNE HABILITEONNE HABILITEEEEE A SAISIR A SAISIR A SAISIR A SAISIR

Nous étudierons les différentes étapes de la saisie d’une demande d’accès pour une visite. Que la personne soit habilitée à saisir ou et à recevoir ne change rien au mode opératoire. Si la PHS ne peut recevoir, elle saisira alors pour le compte d’une personne habilitée à recevoir (PHR) qui lui a donné délégation. Si elle est PHS et PHR elle peut saisir pour son compte et/ou pour le compte d’un autre PHR.

2.1. LA SAISIE D’UNE VISITE (DEMANDE D’ACCES)

Vous devez pour accéder à l’écran de saisie cliquer sur la fonction « saisir une visite » dans le menu. Si vous avez déjà fait une saisie vous cliquez sur effacer pour réinitialiser les zones.

Vous avez à documenter les différentes informations de votre avis de visite.

� Date Début Date du rendez-vous ou période de la visite pour les visites longues

� Date Fin Initialisée à la date début si pas de saisie

� Lieux visités Par défaut Bâtiment Bureau, mais vous pouvez saisir un lieu de visite

� Zones Vous indiquez si la zone est exposée. Cette information apparaîtra en observation

� Heure début Heure du rendez-vous

� Heure fin Heure de fin du rendez-vous

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� Personne visitée

Par défaut, si vous êtes à la fois PHS et PHR, vous êtes la personne visitée, mais vous pouvez toutefois modifier les personnes en cliquant sur la « + » de recherche. La liste des personnes visitées apparaîtra. Si vous n’êtes que PHS vous ne pourrez saisir que pour le compte d’une autre personne, ayant des droits de PHR (y compris les PHS).

� Code activité Il s’agit de l’activité du PHR. Vous sélectionnez dans la table nationale du CEA. Sa mise à jour se fait par l’administrateur du système.

� Objet de la visite Texte Libre A saisir, informations permettant de communiquer au personnel d’accueil des informations particulières. Ex matériel transporté comme dans l’exemple.

� Statut de la visite Vous indiquez s’il s’agit d’un visiteur ou d'un travailleur.

� N° de contrat Cette zone est obligatoire pour les LPE.

� Véhicule Si vous cochez véhicule, vous affichez les champs immatriculation, marque, modèle couleur. Ces champs s’afficheront à l’accueil.

� Visiteur Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs visiteurs. Jusqu'à 10 visiteurs par annonce de visite. La date du rendez vous et l’heure de début sont obligatoires ; Les autres informations sont nécessaires mais n’entraînent pas un rejet de la visite.

� Commentaire Si vous cochez cette case, une ligne de commentaires ou d’observations peut-être saisie et sera ajoutée dans les observations pour le poste d’hôtesses. La zone à remplir est affichée au bas de la fenêtre à saisir.

Vous permet de valider sa visite.

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2.1.1. SELECTION DU VISITE

Si vous saisissez pour le compte d’un PHR, il faut cliquer sur le signe + en couleur verte. Vous devez vous supprimez en cliquant sur la croix rouge à gauche si vous n’êtes pas le PHR. Vous avez un accès direct à la grille de sélection en cherchant un PHR qui vous a donné délégation:

2.1.2. SELECTION DU VISITEUR

Entrer le nom du visiteur ou les autres critères.

S’il existe il apparaît dans la liste. Moins vous saisissez de lettres, plus nombreux sont les visiteurs.

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Sélectionner dans la liste des visiteurs, le visiteur identifié ou créer un nouveau .

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2.1.3. CREER UN VISITEUR

Si le visiteur n’existe pas, vous devez cliquer sur nouveau

Les informations marquées d’un astérisque * sont à saisir de façon obligatoire, un message vous le rappellera lors de la validation à la fin de la saisie.

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Après sélection ou création d’un visiteur, vous devez valider les informations de la visite. Et cet écran apparaît qui résume votre saisie de visite. L’application peut modifier les dates et vous devez vérifier les dates rectifiées. Par défaut, l’application propose les dates du lendemain en début et fin de visite.

Vous pouvez confirmer cette visite ou la modifier par appui sur retour. Lors de la validation, des messages peuvent apparaître, lorsque les délais avant la visite ne sont pas respectés ou si la durée de visite demandée dépasse la valeur réglementaire.

CONTROLE Les demandes d’accès non réglementaires font l’objet d’une validation de la part du CACS du centre.

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2.2. SELECTIONNER UN PHR

Si vous avez une délégation de plusieurs PHR, vous pouvez sélectionner, dans la liste, la personne pour laquelle vous allez prendre le rendez-vous ou visualiser la liste des PHR qui vous ont donné délégation.

2.3. PROFIL UTILISATEUR Cette page permet de visualiser les informations sur votre profil utilisateur (Nom, Prénom, Centre, …).

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Vous pouvez gérer les informations vous concernant : -Direction -Département -Service -Bâtiment -Pièce -Code d’activité -Téléphone -Fax Si vous êtes PHR : -Et vos PHS (gestion de la liste des personnes qui ont la possibilité de prendre des visites pour vous) Vous pouvez modifier que votre mot passe en respectant les règles citées.

Si votre mot de passe arrive a expiration un message vous l’annoncera, et vous seriez inviter à le changer dans les plus bref délais. Sinon au bout de 15 jours une alerte vous obligera à le modifier sous peine a de ne plus utiliser l’application.

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2.4. LISTE DES VISITES PASSEES

Cette page récapitule tous les rendez-vous passés et vous permet de retrouver un visiteur ou de vérifier une visite.

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2.5. LISTE DES VISITES PREVUES

Cette page récapitule tous les rendez-vous prévus pour les jours à venir. En cliquant sur la date vous pouvez visualiser le détail de la visite. Vous pouvez supprimer une visite prévue en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Vous pouvez modifier la visite ou le visiteur. La suppression ou les modifications se font jusqu'à J-1 de la date de début de la visite.

Documents

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