Agir au quotidien avec discernement 1

Plan de la séquenceGrain de compétence Méthodes et outils

1. Le syndrome de Chronos La feuille d’analyse d’activité journalière

2. Le raisonnement par priorités Décision = ActionMatrice d’Einsenhower - Lois des 20/80Check Liste ABC

3. La technique du Plan de journée Technique du Plan de journée

4. L’enregistrement des données Temps Système ACTE

Fiches numériques ou papiers

Agenda papier ou électronique

5. Les voleurs de Temps Tiercé des voleurs de tempsMatrice d’Einsenhower - Lois des 20/80Savoir dire NonSystème de communicationTests des croyances personnelles

6. La gestion du déluge informationnel Matrice d’Einsenhower - Lois des 20/80

7. Construisez vous un agent numérique intelligent Netvibes

8. Exercices philosophiques au quotidien Contentement – Courtoisie et Discernement

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4.1 L’enregistrement des données Temps

Conseils:

Ayez 3 bannières de réception dans lesquelles vous déposer les documents dès leur arrivée ? Vous pourrez les Classer, ensuite calmement, pendant votreRV avec vous-même.

Le système ACTE

• A comme ACTION

• C comme Classement

• T comme Transmettre

• E comme éliminer

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4.2 L’enregistrement des données Temps

La méthode TEMPLUS dissociel’enregistrement de l’Information et son Traitement.

Il propose de 2 systèmes d’enregistrement :

• 1 système d’enregistrement chronologique pour l’Action

• 1 système d’enregistrement thématique pour le Classement

- Le système de classement chronologique permet de classer les informations à date pour action

- Le système de classement thématique permet surtout de conserver l’information. (On peut utiliser des codes de couleurs ou alpha numérique en se faisant un plan de classement pour retrouver rapidement les dossiers – Les assureurs sont souvent des champions du classement)

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4.3 L’enregistrement des données Temps

• On distingue deux types d’événement en partant du principe qu’ils ne sont pas gérés sur le même mode cognitif:

• Les micro – activités qui durent moins de 15 minutes peuvent être gérées avec une concentration superficielle et poly-chronique. On peut les gérer dans le désordre et en restant disponibles aux interruptions.

• Les activités qui durent plus de 15 minutes demandent une concentration plus profonde dite mono-chronique. Elles demandent des temps protégés.

Agir au quotidien avec discernement 5

4.4 L’enregistrement des données Temps

• Les micro – activités (-de 15 minutes) sont gérées par des post – it, des fiches ou inscrites sur des grandes feuilles

• Les activités qui durent plus de 15 minutes sont inscrites sur l’Agenda

• Attention on considère que ce qui est inscrit sur l’Agenda n’est pas définitif (70% des cadres interrogés nous ont confirmés que leur emploi du temps variaient tous les jours. Il existe un constat décalage entre ce qu’on prévoit et ce qu’on décide.

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4.4 L’enregistrement des données Temps

• 12 Clés pour tirer le maximum de votre agenda

1. Ayez un agenda et un seul.2. Pensez à l’agenda amovible ( Si vous optez pour un

Organisateur TS)3. Ayez plusieurs horizons temporels.4. Gardez-le sur vous en permanence.5. Soyez le seul à tenir votre agenda (sauf cas de

délégation ponctuelle, précise et contrôlée).6. Tenez votre agenda au crayon ou porte-mine.7. N'y notez que les durées réservées, y compris avec

vous-même.8. Une durée, c'est un horaire de début et de fin.9. Orientez les prises de rendez-vous en déterminant à

l'avance vos préférences.10. Réservez pour les rendez-vous importants (y compris

avec vous-même) vos moments de vigilance accrue.11. Ne noter que les informations périssables (pas de tél,

d’adresses…).12. Prévoyez les temps « tampons » ; temps de

préparation et de synthèse ; temps de trajet ; temps de décontraction-recentrage.

Agir au quotidien avec discernement 7

4.5 L’enregistrement des données Temps

Micro-activités

au quotidien

Micro

activités

liées

aux projets

RV avec soi même

ou avec les autres

Agir au quotidien avec discernement 8

4.6 L’enregistrement des données Temps

Qu’est ce qu’un Organisateur ?

Un organisateur n’est pas un agenda. Il comprend

3 parties:

Une 1° partie qui permet de modéliser les objectifs et les projets du moyen – long terme

Une 2° partie comprenant l’agenda et les plans de journée

Une 3° partie permettant le classement thématique d’une dizaine de thèmes clés liés aux objectifs, projets et métier du propriétaire

Une 4° partie qui peut servir de base de données personnes ou ressources

En savoir plus

Agir au quotidien avec discernement 9

4.7 L’enregistrement des données TempsPDA ou Agenda organisateur Papier ?

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1 Vous avez besoin d’enregistrer rapidement l’information et vous estimez que l ’écriture manuscrite est plus rapide que l’écriture numérique.

2 Vous aimez visualiser l’ensemble des activités et RV. L’agenda organisateur offre une meilleure visualisation que les PDA.

3 Il est plus facile de modifier l’information enregistrée sur un agenda papier, surtout si on prend soin d’écrire avec un crayon gomme.

4 Un agenda organisateur coûte moins cher qu’un PDA

5 Un agenda organisateur permet aussi d’enregistrer l’information par dossier thématique. C’est très pratique.

6 J’ai l’habitude d’un agenda papier; je ne pourrai pas m’en passer

7 Un agenda papier est obsolète. C’est une formule qui n’a pas changer depuis son invention par un médecin, il y a un siècle

8 Un PDA facilite l’échange d’informations avec les collègues et partenaires. C’est un outil plus interactif que l’agenda papier.

9 Un PDA a beaucoup de fonctions. Il permet en plus de lire et d’écrire des fichiers Word, Excel et PPWT. On peut même naviguer sur Internet.

10 Un PDA est un petit ordinateur transportable partout

11 Le système d’écriture est aujourdhui plus rapide qu’avant.

12 J’ai pris l’habitude d’un PDA; je ne pourrai plus m’en passer

Total des questions 1,2,3,4,5,6 et total des questions 7,8,9,10,11,12

Tout savoir sur les PDA et les Ultra Portables http://www.pdafrance.com/

Agir au quotidien avec discernement 10

4.8 L’enregistrement des données Temps

Noter de 1 à 3 Chaque critère

C1Rapidité

C2Encombrement

C3Poids

C4Connectivité

C5 Score (Multipliez

vos scores)

PDA

Organisateur - AgendaPapier

Exercice d’application sur le choix d’un type d’agenda avec

la méthode multicritère de prise de décision