Pôle 4 Gestion administrative des projets Proposition de définition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités

Ple 4 Gestion administrative des projets Proposition de dfinition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activits coordonnes et matrises comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme des exigences spcifiques telles que des contraintes de dlais, de cots et de ressources.

Ple 4 : Gestion administrative des projets Accompagnement administratif des projets, dans tous types dorganisations Ancrage dans le rel : situations dorganisations, observes, ralises, ou simules en PFMP ou en centre de formation permettant de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du ple 4

Rfrentiel de certification : Les activits constitutives du mtier Ple 4 : Gestion administrative des projets Classe 4.1 : Suivi oprationnel du projet Classe 4.2 : valuation du projet Diffusion descriptif du projet, bases documentaires + budgets + formalits + suivi de planning, de runions + suivi logistique, + signalement des dysfonctionnements Participation llaboration des synthses, des rapports dvaluation et de la clture administrative du projet.

Processus de projet

Comparaison de situations de travail Ple3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.2 gestion des modes de travail 41 Suivi oprationnel du projet Situation de travail 3.2.1 Organisation et suivi de runion 4.1.7 Suivi des runions lies au projet Comptences Organiser la logistique administrative dune runion Positionner une runion dans le droulement dun projet Critre dvaluation Efficacit dans lorganisation et le suivi de la runion Adaptation des runions aux tapes et objectifs du projet Rsultats attendus La runion se droule dans les conditions attendues avec les supports demands et les comptes rendus sont adresss Les runions permettent datteindre les objectifs de travail formaliss dans le projet

Comparaison de situations de travail Ple3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.3 gestion des espaces de travail et des ressources 41 Suivi oprationnel du projet Situation de travail 3.3.4. Participation au suivi du budget de fonctionnement du service 4.1.3. Production dtats budgtaires lis au projet Comptences Mettre jour un tat budgtaire et signaler les carts Chiffrer et prsenter des donnes budgtaires Critre dvaluation Rigueur du suivi de la situation budgtaire Fiabilit de ltat budgtaire Rsultats attendus Les lments budgtaires du service sont actualiss Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.

Organisation pdagogique du ple 4 Qui ? Les professeurs de gestion, administration, lettres sont partie prenante sur le ple 4 Un travail en quipe est indispensable Quand ? Ds la classe de seconde (sans complexit ni ala). En classes de 1re et Terminale (projets plus labors) Intgration de la gestion administrative des projets dans le PPF et en fonction des opportunits

Mthodologie du suivi administratif (Obligation de moyen et non de rsultat) 411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet 412 Organisation de la base documentaire 413 Production dtats budgtaires lis au projet 414 Traitement des formalits et des autorisations 415 Suivi du planning de ralisation du projet 416 Mise en relation des acteurs du projet 417 Suivi des runions lies au projet 418 Suivi logistique du projet 419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet 421 Participation llaboration des documents de synthse 422 Participation au rapport dvaluation 423 Clture administrative du projet Gestion administrative de projets : Activit planifie daccompagnement administratif

EXEMPLES DE PROJET Projet ralis en classe en partenariat avec le CDI : Participation au salon du livre Projet ralis au sein du lyce : Organisation de la remise des diplmes Projet ralis en PFMP : Concours des maisons fleuries

PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDI ET LASSOCIATION ANIMADOCS Temps forts du projet : Prparation des invitations, information aux membres de lquipe pd. Prparation de diffrents plannings Prparation des lieux Accueil des visiteurs Ralisation et exploitation de questionnaires de satisfaction Temps forts du projet : Prparation des invitations, information aux membres de lquipe pd. Prparation de diffrents plannings Prparation des lieux Accueil des visiteurs Ralisation et exploitation de questionnaires de satisfaction

Activits administratives Suivi oprationnel du projetRsultats attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Prsentation du programme Conception de laffiche Envoi aux lus et aux chefs dtablissement de la lettre dinvitation et daccompagnement du programme Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux acteurs concerns. 4.1.2 Organisation de la base documentaire Centralisation et organisation des fichiers La base documentaire est structure et mise jour. 4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Ralisation dun tableau rcapitulatif (recettes/dpenses) aprs transmission des pices par la documentaliste Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.

Activits administratives Suivi oprationnel du projetRsultats attendus 4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations Demande dautorisation de sortie des classes Les formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues dans les dlais. 4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Prparation de la liste de contrle (oprations raliser) Lavancement du projet est contrl. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec la Communaut de Communes et la Mairie pour la rservation de la salle et du matriel La logistique matrielle du projet est assure.

Activits administratives valuation du projet Rsultats attendus 4.2.1 Participation llaboration des documents de synthse Conception et prsentation de questionnaires de satisfaction (intervenants, accompagnateurs) Dpouillement et synthse des rponses collectes Les documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projet

Activits administrativesSuivi oprationnel du projetRsultats attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Prsentation et description du projet ladministration et la classe d'ARCU Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux acteurs concerns. 4.1.2 Organisation de la base documentaire Rcupration de la base de donnes lves pour la gestion du publipostage La base documentaire est structure et mise jour. 4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Dtermination du budget ncessaire pour la rception Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss. 4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations Demande dautorisation administrative d'utiliser la salle polyvalente pour accueillir les lves Autorisation de diffusion des photos sur le site du lyce professionnel Les formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues dans les dlais Prparation de la remise des diplmes Suivi de la participation Accueil des participants PROJET PROPOS AU LYCE REMISE DES DIPLOMES en collaboration avec la seconde ARCU

4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Programmation et planification des diffrentes actions tablir une liste des tches. L'avancement du projet est contrl. 4.1.6 Mise en relation des acteurs du projet Transmission des informations aux acteurs (classe de seconde ARCU) Communication des informations au proviseur adjoint (courriels) Les changes entre les acteurs du projet sont oprationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des runions lies au projet Positionnement des dates en fonction des contraintes des acteurs Les runions permettent d'atteindre les objectifs de travail, formaliss dans le projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec ladministration pour la rservation des locaux, tables, chaises Commande de boissons et sucreries auprs des fournisseurs habituels La logistique matrielle du projet est assure. 4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet Analyse des dysfonctionnements dans l'organisation de la manifestation Mise en forme d'un compte-rendu Les dysfonctionnements sont identifis et transmis aux acteurs concerns.

Activits administratives valuation du projetComptences 4.2.1 Participation llaboration des documents de synthse tablissement de tableaux graphiques pour statistique sur la participation Les documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projet. 4.2.2 Participation au rapport dvaluation tude des dysfonctionnements Ractualisation de la liste de tches Lvaluation du projet intgre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clture administrative du projet Prparation du bilan et intrt de la manifestation Toutes les tapes administratives du projet sont vrifies, acheves et le dossier est archiv.

PROJET RALIS EN PFMP Temps forts du projet : Prparation du concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des rsultats Temps forts du projet : Prparation du concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des rsultats

Activits administratives Suivi oprationnel du projetRsultats attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Prparation du cahier des charges et de la description du projet pour prsentation la runion du conseil municipal Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux acteurs concerns. 4.1.2 Organisation de la base documentaire Classement et organisation des fichiers dans larborescence Gestion lectronique des documents La base documentaire est structure et mise jour. 4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Suivi du budget accord par le conseil municipal : Ralisation de tableaux graphiques (recettes et des dpenses Toutes les informations budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss. 4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations Formalits lies aux photos et films raliss dans le cadre du concours : Ralisation dun imprim : Autorisation de diffusion des photos et films sur le site de la mairie Les formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues dans les dlais.

4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Planification des temps forts du projet : tablissement dune check-list des activits raliser Lavancement du projet est contrl. 4.1.6 Mise en relation des acteurs du projet Affichage des informations lies au concours en mairie, Diffusion du programme du concours dans les boites aux lettres des habitants de la commune Diffusion des rsultats remise des prix Les changes entre les acteurs du projet sont oprationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des runions lies au projet Positionnement des dates pour le vote du jury en fonction des contraintes des conseillers, membres du jury Les runions permettent datteindre les objectifs de travail, formaliss dans le projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Prparation de la salle du conseil Rcupration des lots Prparation de la salle pour la remise des lots La logistique matrielle du projet est assure. 4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet tude des dysfonctionnements noncs dans le compte rendu de la runion du conseil municipal de lanne prcdente Les dysfonctionnements sont identifis et transmis aux acteurs concerns.

4.2.1 Participation llaboration des documents de synthse Synthse sur les participants les lots obtenus les rsultats la promulgation des rsultats Prparation des listes Les documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projet 4.2.2 Participation au rapport dvaluation tude des dysfonctionnements laboration dun diagnostic ractualisation des check-lists Lvaluation du projet intgre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clture administrative du projet Prparation du bilan pour la prochaine runion du conseil municipal Tableau graphique taux de participation Intrt pour la manifestation Toutes les tapes administratives du projet sont vrifies, acheves et le dossier est archiv Activits administratives valuation du projet Rsultats attendus

Documents

Pôle 4 Gestion administrative des projets Proposition de définition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités