Ple 4 Gestion administrative des projets Proposition de
dfinition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui
consiste en un ensemble d'activits coordonnes et matrises
comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but
d'atteindre un objectif conforme des exigences spcifiques telles
que des contraintes de dlais, de cots et de ressources.
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Ple 4 : Gestion administrative des projets Accompagnement
administratif des projets, dans tous types dorganisations Ancrage
dans le rel : situations dorganisations, observes, ralises, ou
simules en PFMP ou en centre de formation permettant de rencontrer
tout ou partie des situations professionnelles du ple 4
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Rfrentiel de certification : Les activits constitutives du
mtier Ple 4 : Gestion administrative des projets Classe 4.1 : Suivi
oprationnel du projet Classe 4.2 : valuation du projet Diffusion
descriptif du projet, bases documentaires + budgets + formalits +
suivi de planning, de runions + suivi logistique, + signalement des
dysfonctionnements Participation llaboration des synthses, des
rapports dvaluation et de la clture administrative du projet.
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Processus de projet
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Comparaison de situations de travail Ple3 - GESTION
ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe
de situations 3.2 gestion des modes de travail 41 Suivi oprationnel
du projet Situation de travail 3.2.1 Organisation et suivi de
runion 4.1.7 Suivi des runions lies au projet Comptences Organiser
la logistique administrative dune runion Positionner une runion
dans le droulement dun projet Critre dvaluation Efficacit dans
lorganisation et le suivi de la runion Adaptation des runions aux
tapes et objectifs du projet Rsultats attendus La runion se droule
dans les conditions attendues avec les supports demands et les
comptes rendus sont adresss Les runions permettent datteindre les
objectifs de travail formaliss dans le projet
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Comparaison de situations de travail Ple3 - GESTION
ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe
de situations 3.3 gestion des espaces de travail et des ressources
41 Suivi oprationnel du projet Situation de travail 3.3.4.
Participation au suivi du budget de fonctionnement du service
4.1.3. Production dtats budgtaires lis au projet Comptences Mettre
jour un tat budgtaire et signaler les carts Chiffrer et prsenter
des donnes budgtaires Critre dvaluation Rigueur du suivi de la
situation budgtaire Fiabilit de ltat budgtaire Rsultats attendus
Les lments budgtaires du service sont actualiss Toutes les
informations budgtaires relatives au projet sont collectes et
reportes, les calculs sont raliss.
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Organisation pdagogique du ple 4 Qui ? Les professeurs de
gestion, administration, lettres sont partie prenante sur le ple 4
Un travail en quipe est indispensable Quand ? Ds la classe de
seconde (sans complexit ni ala). En classes de 1re et Terminale
(projets plus labors) Intgration de la gestion administrative des
projets dans le PPF et en fonction des opportunits
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Mthodologie du suivi administratif (Obligation de moyen et non
de rsultat) 411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
412 Organisation de la base documentaire 413 Production dtats
budgtaires lis au projet 414 Traitement des formalits et des
autorisations 415 Suivi du planning de ralisation du projet 416
Mise en relation des acteurs du projet 417 Suivi des runions lies
au projet 418 Suivi logistique du projet 419 Signalement et suivi
des dysfonctionnements du projet 421 Participation llaboration des
documents de synthse 422 Participation au rapport dvaluation 423
Clture administrative du projet Gestion administrative de projets :
Activit planifie daccompagnement administratif
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EXEMPLES DE PROJET Projet ralis en classe en partenariat avec
le CDI : Participation au salon du livre Projet ralis au sein du
lyce : Organisation de la remise des diplmes Projet ralis en PFMP :
Concours des maisons fleuries
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PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDI ET LASSOCIATION ANIMADOCS
Temps forts du projet : Prparation des invitations, information aux
membres de lquipe pd. Prparation de diffrents plannings Prparation
des lieux Accueil des visiteurs Ralisation et exploitation de
questionnaires de satisfaction Temps forts du projet : Prparation
des invitations, information aux membres de lquipe pd. Prparation
de diffrents plannings Prparation des lieux Accueil des visiteurs
Ralisation et exploitation de questionnaires de satisfaction
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Activits administratives Suivi oprationnel du projetRsultats
attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
Prsentation du programme Conception de laffiche Envoi aux lus et
aux chefs dtablissement de la lettre dinvitation et daccompagnement
du programme Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect
du modle, est diffus aux acteurs concerns. 4.1.2 Organisation de la
base documentaire Centralisation et organisation des fichiers La
base documentaire est structure et mise jour. 4.1.3 Production
dtats budgtaires lis au projet Ralisation dun tableau rcapitulatif
(recettes/dpenses) aprs transmission des pices par la
documentaliste Toutes les informations budgtaires relatives au
projet sont collectes et reportes, les calculs sont raliss.
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Activits administratives Suivi oprationnel du projetRsultats
attendus 4.1.4 Traitement des formalits et des autorisations
Demande dautorisation de sortie des classes Les formalits sont
accomplies et les autorisations ncessaires au projet sont obtenues
dans les dlais. 4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet
Prparation de la liste de contrle (oprations raliser) Lavancement
du projet est contrl. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec
la Communaut de Communes et la Mairie pour la rservation de la
salle et du matriel La logistique matrielle du projet est
assure.
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Activits administratives valuation du projet Rsultats attendus
4.2.1 Participation llaboration des documents de synthse Conception
et prsentation de questionnaires de satisfaction (intervenants,
accompagnateurs) Dpouillement et synthse des rponses collectes Les
documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et
lvaluation du projet
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Activits administrativesSuivi oprationnel du projetRsultats
attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
Prsentation et description du projet ladministration et la classe
d'ARCU Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du
modle, est diffus aux acteurs concerns. 4.1.2 Organisation de la
base documentaire Rcupration de la base de donnes lves pour la
gestion du publipostage La base documentaire est structure et mise
jour. 4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Dtermination
du budget ncessaire pour la rception Toutes les informations
budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les
calculs sont raliss. 4.1.4 Traitement des formalits et des
autorisations Demande dautorisation administrative d'utiliser la
salle polyvalente pour accueillir les lves Autorisation de
diffusion des photos sur le site du lyce professionnel Les
formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet
sont obtenues dans les dlais Prparation de la remise des diplmes
Suivi de la participation Accueil des participants PROJET PROPOS AU
LYCE REMISE DES DIPLOMES en collaboration avec la seconde ARCU
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4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Programmation
et planification des diffrentes actions tablir une liste des tches.
L'avancement du projet est contrl. 4.1.6 Mise en relation des
acteurs du projet Transmission des informations aux acteurs (classe
de seconde ARCU) Communication des informations au proviseur
adjoint (courriels) Les changes entre les acteurs du projet sont
oprationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des runions lies au projet
Positionnement des dates en fonction des contraintes des acteurs
Les runions permettent d'atteindre les objectifs de travail,
formaliss dans le projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact
avec ladministration pour la rservation des locaux, tables, chaises
Commande de boissons et sucreries auprs des fournisseurs habituels
La logistique matrielle du projet est assure. 4.1.9 Signalement et
suivi des dysfonctionnements du projet Analyse des
dysfonctionnements dans l'organisation de la manifestation Mise en
forme d'un compte-rendu Les dysfonctionnements sont identifis et
transmis aux acteurs concerns.
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Activits administratives valuation du projetComptences 4.2.1
Participation llaboration des documents de synthse tablissement de
tableaux graphiques pour statistique sur la participation Les
documents de synthse, mis en forme, permettent lanalyse et
lvaluation du projet. 4.2.2 Participation au rapport dvaluation
tude des dysfonctionnements Ractualisation de la liste de tches
Lvaluation du projet intgre des mesures correctives quant au suivi
administratif du projet. 4.2.3 Clture administrative du projet
Prparation du bilan et intrt de la manifestation Toutes les tapes
administratives du projet sont vrifies, acheves et le dossier est
archiv.
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PROJET RALIS EN PFMP Temps forts du projet : Prparation du
concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de
sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des rsultats Temps
forts du projet : Prparation du concours (campagne de
communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des
inscriptions Promulgation des rsultats
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Activits administratives Suivi oprationnel du projetRsultats
attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet
Prparation du cahier des charges et de la description du projet
pour prsentation la runion du conseil municipal Le descriptif du
projet, mis en forme dans le respect du modle, est diffus aux
acteurs concerns. 4.1.2 Organisation de la base documentaire
Classement et organisation des fichiers dans larborescence Gestion
lectronique des documents La base documentaire est structure et
mise jour. 4.1.3 Production dtats budgtaires lis au projet Suivi du
budget accord par le conseil municipal : Ralisation de tableaux
graphiques (recettes et des dpenses Toutes les informations
budgtaires relatives au projet sont collectes et reportes, les
calculs sont raliss. 4.1.4 Traitement des formalits et des
autorisations Formalits lies aux photos et films raliss dans le
cadre du concours : Ralisation dun imprim : Autorisation de
diffusion des photos et films sur le site de la mairie Les
formalits sont accomplies et les autorisations ncessaires au projet
sont obtenues dans les dlais.
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4.1.5 Suivi du planning de ralisation du projet Planification
des temps forts du projet : tablissement dune check-list des
activits raliser Lavancement du projet est contrl. 4.1.6 Mise en
relation des acteurs du projet Affichage des informations lies au
concours en mairie, Diffusion du programme du concours dans les
boites aux lettres des habitants de la commune Diffusion des
rsultats remise des prix Les changes entre les acteurs du projet
sont oprationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des runions lies au
projet Positionnement des dates pour le vote du jury en fonction
des contraintes des conseillers, membres du jury Les runions
permettent datteindre les objectifs de travail, formaliss dans le
projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Prparation de la salle du
conseil Rcupration des lots Prparation de la salle pour la remise
des lots La logistique matrielle du projet est assure. 4.1.9
Signalement et suivi des dysfonctionne- ments du projet tude des
dysfonctionnements noncs dans le compte rendu de la runion du
conseil municipal de lanne prcdente Les dysfonctionnements sont
identifis et transmis aux acteurs concerns.
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4.2.1 Participation llaboration des documents de synthse
Synthse sur les participants les lots obtenus les rsultats la
promulgation des rsultats Prparation des listes Les documents de
synthse, mis en forme, permettent lanalyse et lvaluation du projet
4.2.2 Participation au rapport dvaluation tude des
dysfonctionnements laboration dun diagnostic ractualisation des
check-lists Lvaluation du projet intgre des mesures correctives
quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clture administrative
du projet Prparation du bilan pour la prochaine runion du conseil
municipal Tableau graphique taux de participation Intrt pour la
manifestation Toutes les tapes administratives du projet sont
vrifies, acheves et le dossier est archiv Activits administratives
valuation du projet Rsultats attendus