Politique de gestion contractuelle de la ville de Chapais

POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE VILLE DE CHAPAIS

La prsente Politique de gestion contractuelle est adopte en vertu de larticle 573.3.1.2 de la Loi sur les cits et villes.

En vertu de cette disposition, toute Ville doit adopter une politique de gestion contractuelle sappliquant aux contrats municipaux et prvoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractantes ou voulant contracter avec la Ville. Les mesures en question doivent viser sept (7) thmes de proccupation clairement prciss dans cette disposition lgislative. Ces thmes doivent contenir minimalement deux mesures spcifiques.

Il est noter que la prsente politique na pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition lgislative ou rgle jurisprudentielle applicable en matire doctroi ou de gestion de contrats municipaux.

I. Mesures visant assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses reprsentants n'a pas communiqu ou tent de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comit de slection relativement la demande de soumissions pour laquelle il a prsent une soumission

1. Le conseil dlgue au directeur gnral le pouvoir de former tout comit de slection ncessaire pour recevoir, tudier les soumissions reues et tirer les conclusions qui simposent.

2. Le professionnel technique, dont les services ont t retenus pour prparer un appel doffres donn, est doffice secrtaire dun tel comit. Le secrtaire ne vote pas au comit de slection. Son rle est dvaluer la qualit du cahier des charges, vrifier les lments techniques des soumissions et en faire rapport au comit, assurer le lien avec le charg de projet, colliger le rapport du travail du comit et le soumettre au directeur gnral. Le directeur gnral le soumet au conseil.

3. Tout comit de slection doit tre constitu avant le lancement de lappel doffres et tre compos dau moins trois membres, dont le directeur du service concern.

4. Tout membre du conseil, tout employ et tout mandataire de la ville doivent prserver, en tout temps, la confidentialit de lidentit des membres de tout comit de slection.

5. Lors

Projet de politique de gestion contractuelle de la Ville de Chapais, 13-12-2010 Page 2

de tout appel doffres exigeant la cration dun comit de slection, les documents dappel doffres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :

a) - Tout soumissionnaire doit joindre sa soumission une dclaration attestant que ni lui ni aucun de ses reprsentants ne sest livr une communication dinfluence aux fins de lattribution du contrat ou si telle communication a eu lieu, que linscription au registre des lobbyistes a t et que la loi et le code de dontologie des lobbyistes ont t respects. Un modle de telle dclaration est joint aux documents dappel doffres.

b) - Si un soumissionnaire ou un de ses reprsentants communique ou tente de communiquer, dans le but de linfluencer, avec un des membres du comit de slection, sa soumission sera automatiquement rejete.

II. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent lutter contre le truquage des offres

6. Pour chaque appel doffres prvoyant une dpense de 100 000 $ ou plus, ledit appel doffres doit, avant l'ouverture des soumissions, le cas chant, et la conclusion du contrat, avoir fait l'objet d'une estimation tablie par le directeur du service concern, lequel communique cette estimation au directeur gnral et greffier selon le cas pour publication conformment aux lois en vigueur.

7. Le directeur gnral et greffier est responsable de la publication au rpertoire lectronique des appels doffres du gouvernement SAO conformment larticle 477.6 de la Loi sur les cits et villes.

8. Tout soumissionnaire doit joindre sa soumission une dclaration attestant que sa soumission a t prpare et dpose sans quil y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix soumettre ou pour influencer les prix soumis. Un modle de telle dclaration est joint aux documents dappel doffre.

9. Il doit tre insre dans les documents dappel doffres une disposition prvoyant que si un soumissionnaire sest livr une collusion, a communiqu ou a convenu dune entente ou dun arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejete.

10. Le directeur gnral et greffier publie tous les contrats accords qui sont viss par larticle 477.5 de la Loi sur les cits et villes, et ce conformment la loi.

III. Mesures visant assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'thique en matire de lobbyisme et du Code de dontologie des lobbyistes adopt en vertu de cette loi

11. Tout membre du conseil ou tout employ sassure auprs de toute personne qui communique avec lui


aux fins de lobtention dun contrat que celle-ci sest inscrite au Registre des lobbyistes prvu par la Loi sur la transparence et l'thique en matire de lobbyisme.

12. Si une personne refuse de sinscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code de dontologie des lobbyistes, le membre du conseil ou lemploy sabstient de traiter avec cette personne et, sil y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme ;

13. Tout soumissionnaire doit joindre sa soumission une dclaration attestant que ni lui ni aucun de ses reprsentants ne sest livr une communication dinfluence aux fins de lattribution du contrat ou si telle communication a eu lieu, que linscription au registre des lobbyistes a t et que la loi et le code de dontologie des lobbyistes ont t respects. Un modle de telle dclaration est joint aux documents dappel doffres.

IV. Mesures ayant pour but de prvenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption

14. La Ville doit, dans le cas des appels doffres sur invitation crite, favoriser dans la mesure du possible linvitation dentreprises diffrentes. Le nombre et lidentit des personnes invites ne peuvent tre rendus publics que lors de louverture des soumissions.

15. Tout appel doffres doit indiquer que la Ville se rserve le droit daccepter des quivalences de faon favoriser la concurrence, particulirement quant lacquisition de biens mobiliers ;

16. Le directeur gnral tiendra un calendrier des contrats venant chance et sassurera, au moins deux mois avant chance, daviser chaque chef de service concern afin que ce dernier tablisse et assure le suivi des tapes de renouvlement dont la prparation des devis, rvisions, rdaction de lappel doffres, sa publication, date douverture des soumissions.

17. Lorsque la Ville obligera la visite pralable du chantier, elle sassura doffrir deux plages horaires de visite de faon ce quaucun soumissionnaire ne puisse tre certain de lidentit de tous les soumissionnaires.

18. Tout soumissionnaire doit joindre sa soumission une dclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employs ne sest livr des gestes dintimidation, de trafic dinfluence ou de corruption. Un modle dune telle dclaration est joint aux documents dappel doffres.

19. Tout appel doffres doit indiquer que si une personne sest livre lun ou lautre des actes mentionns au paragraphe qui prcde, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejete. Un modle de telle dclaration est joint aux documents dappel doffres.


20. Tout appel doffres doit indiquer que la Ville se rserve le droit de ne retenir aucune soumission advenant que la soumission la plus basse soit plus leve que les taux du march ou de beaucoup suprieur la prvision de la Ville ;

V. Mesures ayant pour but de prvenir les situations de conflits d'intrts

21. Toute personne participant llaboration, lexcution ou le suivi dun appel doffres ou dun contrat, ainsi que le secrtaire et les membres dun comit de slection le cas chant, doivent dclarer tout conflit dintrts et toute situation de conflit dintrts potentiel.

22. Aucune personne en conflit dintrts ne peut participer llaboration, lexcution ou le suivi dun appel doffres ou dun contrat.

23. Tout soumissionnaire doit joindre sa soumission une dclaration attestant quil nexistait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit dintrts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire. Un modle dune telle dclaration est joint aux documents dappel doffres.

VI. Mesures ayant pour but de prvenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialit et l'objectivit du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en rsulte

24. Aux fins de tout appel doffres, le directeur gnral est responsable de lappel doffres qui est confi le mandat de fournir toute information concernant lappel doffres. Cette information sera donne par crit. Tout document dappel doffres indiquera que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit sadresser ce seul responsable pour obtenir toute prcision relativement lappel doffres.

25. Lors de tout appel doffres, il est interdit tout membre du conseil et tout employ de la Ville de rpondre toute demande de prcision relativement tout appel doffres autrement quen rfrant le demandeur la personne responsable.

VII. Mesures visant encadrer la prise de toute dcision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat.

26. La Ville inclura dans chacun de ses appels doffres, une procdure encadrant toute autorisation de modification du contrat laquelle prvoira que telle modification nest possible que si elle est accessoire au contrat et nen change pas la nature et quelle est confirme au pralable par un crit sign par le greffier et le reprsentant du soumissionnaire.


27. Lorsque telle modification est demande, le charg de projet doit consulter le comit de slection qui a t form pour cet appel doffres et si la Ville accepte telle modification, elle le fera consigner dans un crit conformment au paragraphe prcdent.

28. La Ville doit prvoir, dans les documents dappel doffres, la tenue de runions de chantier rgulirement pendant lexcution de travaux afin dassurer le suivi de lexcution du contrat.

VIII. Autres dispositions

29. La prsente politique sera publie sur le site internet de la Ville ;

Mise la disposition des documents dappel doffres

30. La Ville, ds lentre en vigueur de la prsente politique, procde la vente de ses documents dappel doffres, pour les contrats dune valeur suprieure 100 000$, exclusivement sur le systme lectronique dappel doffres (SAO) approuv par le gouvernement pour lapplication de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1). Ce site internet est www.seao.ca.

31. Pour tout processus doctroi dun contrat dune valeur infrieure 100 000$ mais suprieure 25 000$, les documents dappels doffres sont vendus par la Ville, par lintermdiaire uniquement de son responsable linformation aux soumissionnaires et ce, afin de prserver lidentit des soumissionnaires.

Adopte le

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Steve Gamache, maire Laurent Levasseur, directeur gnral et greffier


Annexe 1 Dclaration inclure dans les conditions gnrales de tout appel doffres

Si un soumissionnaire ou un de ses reprsentants communique ou tente de communiquer, dans le but de linfluencer, avec un des membres du comit de slection, sa soumission sera automatiquement rejete. Si un soumissionnaire se livre une collusion, communique ou convient dune entente ou dun arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejete. La Ville se rserve le droit daccepter des quivalences de faon favoriser la concurrence, particulirement quant lacquisition de biens mobiliers. De mme, la Ville se rserve le droit de ne retenir aucune soumission advenant que la soumission la plus basse soit plus leve que les taux du march ou de beaucoup suprieur la prvision de la Ville.

Si une personne se livre lun ou lautre des gestes dintimidation, de trafic dinfluence ou de corruption, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejete. Tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit sadresser du directeur gnral, tlphone 418-745-2511 extension 225, pour obtenir toute prcision relativement lappel doffres ;


Annexe 2 Dclaration inclure dans tout appel doffres, que le soumissionnaire doit signer

Chaque soumission doit tre accompagne de la dclaration suivante assermente et signe devant un commissaire lassermentation, par le soumissionnaire, sous peine de rejet :

Dclaration

1. Je suis le soumissionnaire ou la personne dment autorise par le soumissionnaire prsenter cette soumission.

2. Ni moi ni aucun des reprsentants du soumissionnaire na communiqu ou tent de communiquer, dans le but dexercer une influence, avec un des membres du comit de slection.

3. La prsente soumission a t prpare et dpose sans quil y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix soumettre ou pour influencer les prix soumis.

4. Ni moi ni aucun des reprsentants ou administrateurs du soumissionnaire ne sest livr une communication dinfluence aux fins de lobtention du contrat, ou, si telle communication dinfluence a eu lieu, cette communication a t faite aprs que toute inscription exige en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait t faite et la loi et le code de dontologie des lobbyistes ont t respects ;

5. Ni moi ni aucun collaborateur ou employ du soumissionnaire ne sest livr des gestes dintimidation, de trafic dinfluence ou de corruption.

6. Il nexiste aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit dintrts en raison de liens entre le soumissionnaire ou ses reprsentants avec un membre du conseil ou un employ de la Ville de Chapais.

7. Je sais que le contrat, sil est octroy, peut tre rsili si les dclarations contenues la prsente dclaration ne sont pas vraies ou compltes tous les gards ;

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(Nom en lettres moules) (Signature de la personne autorise par le soumissionnaire) ____________________________________________

(Titre) (Date)

Asserment(e) devant moi ______________ ce ____ime jour de _____________ 201__ ________________________________________

Commissaire lassermentation pour le district de _______________

Documents

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