POLITIQUES ET

PROCÉDURES FINANCIÈRES

ADMINISTRATION PAROISSIALE

AGENDA

RaisonsProcédures impliquées

- conseil des affaires économiques- administration des chèques- administration des quêtes- comptage des quêtes- dépôts bancaires

Résistances aux changementsLutter contre les résistances

RAISONS

Réduire la fréquence des demandes d’indemnités et de leur ampleur

Protection de nos employés et de nos bénévoles

Promouvoir un esprit de confiance, de responsabilité et de transparence face aux fidèles

Promouvoir une bonne intendanceAccroître la confiance parmi les paroissiensL’Église n’est pas à l’abri d’incidents

financiers regrettables

CONSEIL DES AFFAIRES ÉCONOMIQUES – Les membres

Minimum de trois paroissien(ne)s enregistré(e)s

Ne peut être un employé

Président doit être une personne autre que le curé

CONSEIL DES AFFAIRES ÉCONOMIQUES Devoirs et responsabilités

Préparer et approuver le budget annuelAnalyse des résultats à tous les trois moisExaminer le rapport financier annuel soumis au

diocèsePréparer le rapport financier annuel pour présentation

aux paroissiens avant la fin mai chaque annéeEncourager des levées de fonds lorsque requises pour

rencontrer les objectifsMise en pratique de contrôles internes provenant du

diocèseApprobation des dépenses importantesÉvaluation annuelle des bâtiments ainsi que le contenu

ADMINISTRATION DES CHÈQUES

Deux signatures requises depuis avril 2011Signature du curé toujours requiseComptable ne doit pas être un signataireLes signataires doivent être filtrés (rapport policier)Aucun chèque ne doit être signé au préalableL’usage des signatures avec tampon est interditLa réconciliation bancaire doit se faire

mensuellementUn membre du conseil des affaires économiques

devrait revoir les réconciliations bancaires à l’occasion

ADMINISTRATION DES QUÊTES

Le comptage de la quête après chaque messe est l’idéalUne équipe de compteurs doit être établieLes compteurs doivent être filtrés d’après la politique

diocésaine (rapport policier)Si l’équipe de compteurs ne consiste que de deux

personnes, aucun lien de parenté ne doit exister entre elles

Les sacs inviolables doivent être utilisés à chaque messeChaque sac contient un numéro d’identitéL’utilisation d’une feuille de contrôle des sacs est requiseLes sacs doivent être marqués d’une heure de messe et

les numéros notés sur la feuille de contrôle

SACS INVIOLABLES - FEUILLE DE CONTRÔLE

Date

Heure dela messe

Numéro dusac Huissier-signature

Sacs inviolables - Feuille de contrôle (Écrire a l'encre permanente seulement)

Huissier-signature Compteur-signature

SACS INVIOLABLES

Caisse Populaire fournit des sacs sans frais - 9 x 12

Le diocèse maintiendra une provision de sacs disponibles aux paroisses

1) 9 x 12 @ 0,22¢ + taxes

2) 12 x 16 @ 0,39¢ + taxes

ADMINISTRATION DES QUÊTES

Une personne désignée inscrira sur la feuille de contrôle le numéro de série, la date et l’heure de la messe pour chacun des sacs qui seront utilisés en fin de semaine

Le placeur responsable choisit le sac identifié pour la messe et signe la feuille de contrôle

Après la quête, les paniers sont vidés dans le sac inviolable par au moins deux placiers sans liens de parenté devant les autres placiers, s’il y a lieu

Le sac est scellé et un placier signe la feuille de contrôle

Le sac est soit apporté dans le sanctuaire ou placé dans le coffre-fort

PROCÉDURES POUR LE COMPTAGE

Avant d’ouvrir le sac, il faut s’assurer que le numéro de série correspond au numéro sur la feuille de contrôle

N’ouvrir le sac qu’en présence de deux compteurs sans liens de parenté

Un compteur signe la feuille de contrôle après avoir vérifé le numéro

Les sacs sont conservés pendant un an pour fins de vérification

La feuille de comptage doit être utiliséeLes compteurs signent la feuille de comptage ainsi que le ou

les sacs inviolables contenant la quêteLe montant de la quête est inscrit sur le sac inviolableLa feuille de dépôt est signée par deux compteurs sans liens

de parenté

FEUILLE DE COMPTAGE

  FEUILLE DE COMPTAGE DATE: (jj) ________ (mm) _________ 20___   Sac inviolable no : ______________ compté par : ____________________ et ____________________   A. Veuillez trier et compter TOUT l’argent de la quête en suivant la séquence énumérée ci-dessous (commencez à la ligne 1). (L’argent désigné pour une autre paroisse ou en devises étrangères doit être noté en marge, mais ne pas inclure ces montants dans les totaux) Note : Le montant que contient une enveloppe devrait être noté sur l’enveloppe. QUÊTE LIBRE ____ X 1,00 $ = _______,___$ ____ X 2,00 $ = _______,___$ ____ X 5,00 $ = _______,___$ ____ X 10,00 $ = _______,___$ ____ X 20,00 $ = _______,___$ ____ X cents = _______,___$   TOTAL - ligne 1 : _______,___$  

1. Quête libre __________,_____$   2. Enveloppes ordinaires __________,_____$   3. Enveloppes – quêtes spéciales __________,_____$   4. Argent pour fonds de construction __________,_____$   5. Autre_____________ __________,_____$   6. Autre ____________ __________,_____$   7. Autre (spécifer)………………… __________,_____$   8. GRAND TOTAL (additionner lignes 1 à 7) __________,______$ B. Maintenant reprendre l’argent et le séparer par dénomination comme suit: (compter les chèques en dernier).   9. Billets de cinq #_____ (x5=) __________,_____$

DÉPÔTS BANCAIRES

Le dépôt bancaire doit être transporté à la banque le jour même lorsque possible

Les prêtres ne doivent pas transporter les dépôts bancaires

Deux bénévoles doivent transporter le dépôt à la banque et feraient bien d’alterner leur route

Des bénévoles ayant des problèmes de santé connus (e.g. maladie de cœur) ne devraient pas transporter les dépôts à la banque

L’argent comptant et les chèques reçus à la paroisse devraient être déposés aussitôt que convenable

LES GENS RÉSISTENT LES CHANGEMENTS

Ils n’en voient pas les avantagesLes avantages n’en valent pas la peineLes changements vont leur faire malIls ne croient pas que les avantages seront réalisésIls comprennent mal comment les changements

fonctionnerontIls sont craintifsIls ne savent pas ce dont on s’attend d’euxIls font confiance à personneIls ne se sentent pas valorisésIls n’en voient pas la priorité devant être accordée

LUTTER CONTRE LA RÉSISTANCE

Placer l’emphase sur les raisons motivant les changements:

L’Église n’est pas à l’abri d’incidents financiers regrettables

Protection de nos employés et de nos bénévolesRéduire la fréquence des demandes d’indemnités et

de leur ampleurPromouvoir un esprit de confiance, de responsabilité

et de transparence face aux fidèlesPromouvoir une bonne intendanceAccroître la confiance parmi les paroissiens