Manuel des procédures Administratives, financières et ... · Le Manuel des Procédures de l‘organisation fixe les procédures Administratives, Financières et Comptables de GRUEEDH

Manuel des procédures Administratives, financières et comptables

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Table of Contents

I Avant propos .......................................................................................................................5

II PRESENSATION DE GRUEEDH.......................................................................................7

II.1 Label GRUEEDH .........................................................................................................7

II.2 Devise ...........................................................................................................................7

II.3 Objectif global ..............................................................................................................7

II.4 Moyens & Stratégies Opérationnelles ............................................................................8

II.5 Instances de décision .....................................................................................................8

II.6 Organe d'exécution........................................................................................................8

II.7 Dispositif de vérification ...............................................................................................8

II.8 Organigramme de GRUEEDH ......................................................................................9

III ORGANISATION DE GRUEEDH ................................................................................10

III.1 Rôle des organes .........................................................................................................10

III.1.1 Le rôle de l’Assemblée Générale ..........................................................................10

III.1.2 Rôle du Conseil d’Administration (CA) ...............................................................10

III.1.3 Comité de Contrôle et de Vérification ..................................................................11

III.1.4 L’administration et finance ..................................................................................11

III.1.5 Attributions du conseil de coordination Interdépartemental et territorial ...............11

III.1.6 Les départements techniques : ..............................................................................12

III.2 Activités de l’organisation GRUEEDH .......................................................................13

III.2.1 Les activités subventionnées ................................................................................13

III.2.2 Les activités génératrices de revenus ....................................................................13

III.3 Suivi et Evaluation ......................................................................................................14

III.3.1 Les bases du système de suivi-évaluation .............................................................14

III.3.2 Les champs de suivi-évaluation ............................................................................14

III.3.3 Responsabilité du suivi-évaluation .......................................................................14

III.3.4 Le suivi sur la base d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs ...................................15

III.3.5 Méthodes de suivi ................................................................................................15

III.3.6 Les rapports .........................................................................................................15

III.3.7 Evaluation ............................................................................................................16



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IV Relation avec les partenaires ...........................................................................................16

IV.1 Relation avec les bénéficiaires.....................................................................................16

IV.2 Relations avec les partenaires financiers et techniques ................................................16

IV.3 Relation avec l’administration publique ......................................................................16

V GESTION ADMINISTRATIVE ........................................................................................17

V.1 Gestion du personnel ...................................................................................................17

V.1.1 Cadre institutionnel ..............................................................................................17

V.1.2 Recrutement .........................................................................................................17

V.1.3 Droit et devoirs du personnel ...............................................................................18

V.1.4 Les catégories professionnelles ............................................................................18

V.1.5 Promotion ............................................................................................................19

V.1.6 Absence ...............................................................................................................19

V.1.7 Congé ..................................................................................................................20

V.1.8 Rupture du contrat de travail ................................................................................20

V.1.9 Salaire ..................................................................................................................21

V.1.10 MISSION ............................................................................................................22

V.1.11 Evaluation du personnel .......................................................................................23

V.2 GESTION DES ACHATS ..........................................................................................23

V.2.1 Généralités ..........................................................................................................23

V.2.2 Autres achats : .....................................................................................................24

V.2.3 Traitement des demandes d’Achat ........................................................................24

V.2.4 Suivi des commandes. ..........................................................................................25

V.2.5 Réception d’une commande .................................................................................25

V.2.6 Réception des factures .........................................................................................26

V.2.7 Traitement d’une facture d’entretien ou de réparation..........................................26

V.3 GESTION DU COURRIER ........................................................................................27

V.3.1 Courrier de départ ................................................................................................27

V.3.2 Courrier d’arrivé ..................................................................................................28

V.4 SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET VEHICULES .................................................28



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V.4.1 Principes d’acquisition et de réception des immobilisations..................................28

V.4.2 Gestion du matériel et mobilier de bureau ............................................................29

V.4.3 Prise d’inventaire. ................................................................................................32

VI GESTION FINANCIERE .........................................................................................................33

VI.1 GESTION BUDGETAIRE ................................................................................................33

VI.1.2 Document budgétaire ..........................................................................................36

VI.2 GESTION DE TRESORERIE ............................................................................................36

VI.2.1 Gestion des comptes bancaires ............................................................................36

VI.2.2 Gestion de la caisse ..............................................................................................37

VI.2.3 Règlement des factures........................................................................................38

VI.2.4 Par chèque ...........................................................................................................38

VI.2.5 Avance de fonds...................................................................................................39

VII GESTION COMPTABLE ....................................................................................................40

VII.1 LES PRINCIPES ET MEHODES COMPTABLES .................................................................40

VII.2 METHODES COMPTABLES ...........................................................................................40

VII.2.1 Composantes : .....................................................................................................40

VII.3 ORGANISATION COMPTABLE ......................................................................................41

VII.3.1 OBLIGATIONS COMPTABLES .................................................................................41

VII.3.2 PROCEDURES ET PRINCIPALES ETAPES DES TRAITEMENTS COMPTABLES .............43

VII.3.3 Schéma de comptabilisation ................................................................................45

VII.4 PLAN COMPTABLE GENERAL .......................................................................................49



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I Avant propos

Le Manuel des Procédures de l’organisation fixe les procédures Administratives, Financières et

Comptables de GRUEEDH. Il est un instrument d’organisation de travail qui :

Décrire les tâches et opérations à réaliser au niveau des postes de travail pour que leurs

titulaires exercent correctement les activités et tâches qui leur sont confiées ;

Formaliser les modes opératoires à suivre dans chaque cas de figure, pour permettre aux

personnels d’agir de façon sûre et rapide devant chaque situation ;

Traduire en termes clairs les règles et les instructions relatives à un processus de travail

ou d’activité donné.

Le manuel des procédures joue plusieurs rôles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on

peut citer :

C’est un référentiel de communication : par sa conception, il permet à chaque

intervenant ou opérateur d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des

contraintes et responsabilités des opérateurs précédents et suivants selon des normes et

des procédures comprises et acceptées par tous;

C’est un référentiel de formation : il constitue en effet un outil de formation efficace

pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une

fonction et qui peuvent ainsi, aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités

et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes ;

C’est un référentiel de gestion : il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects

de la gestion de l’organisation et de la totalité des composantes élémentaires de son

système d'information. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de

contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de

l'organigramme de GRUEEDH

C’est un référentiel de contrôle : il aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et de

l’évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion. L'application

des instructions du Secrétariat Gnl (SG) et le respect, pour chaque opérateur, de sa

responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues, seront ainsi plus

aisés aussi bien pour les organismes de contrôle interne qu'externe ;

C’est un référentiel d'information : il permet aux différents responsables de la structure

d'analyser tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre

le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, tout

opérateur sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.



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Les objectifs du manuel sont :

Sensibiliser sur la vision et la mission de l’Organisation ;

Fournir une standardisation des procédures des opérations quotidiennes ;

Aider dans la formalisation de son fonctionnement ;

Clarifier les rôles et responsabilités de son personnel ;

Fournir un guide pour les postes de travail ;

Décrire et fournir des outils de gestion ;

Former les utilisateurs.

Tout le personnel de GRUEEDH selon les attributions de chacun doit être formé sur les contenus

de ce manuel



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II PRESENSATION DE GRUEEDH

L'Organisation Communautaire de Base Groupe Unifié pour l’Epanouissement des Enfants et

pour le Développement d’Haïti (GRUEEDH) est apolitique créée sur L’initiative de quelques

personnes mobilisées et engagées pour que les objectifs du processus du Développement Humain

Durable soient atteints et que les enfants soient protégés.

L’idée de créer GRUEEDH a pris corps après une réflexion approfondie et une concertation

élargie entre ces personnes portant sur deux axes essentiels :

Une situation caractérisée par l’incertitude face à l'avenir des communautés humaines, et

ce au regard et l'analyse des paramètres et considérations socioéconomiques, politiques et

environnementales qui caractérisent le monde contemporain.

Une situation extrême de pauvreté dans laquelle vivent les membres des communautés

défavorisées surtout après le séisme du 12 Janvier 2010 en HAITI, la délinquance

juvénile des zones rurales et urbaines de carrefour, les enfants sans protection.

Après analyse et réflexions approfondies sur les faits qui marquent et façonnement le devenir de

la population Haïtienne tout entière, ils ont pris la résolution de contribuer à la réduction de la

pauvreté et à l'amélioration conséquente des conditions de vie des populations par le biais d'une

approche participative.

II.1 Label GRUEEDH

Œuvrons pour le développement durable pour tous

II.2 Devise

Recherche – Action – Développement

II.3 Objectif global

Promouvoir le bien-être des personnes vulnérables dans les zones d’interventions et celui des

enfants en particulier. En les assistant entre autres dans les domaines de la protection et du

développement de la petite enfance, de la santé-nutrition, de l’éducation et la formation, de

l’entreprenariat solidaire et la micro finance, et l’amélioration du cadre de vie, etc.

GRUEEDH vise à :

Appuyer le développement du monde rural, périurbain et urbain ;

Contribuer à la mise en œuvre des politiques nationales de développement rural et

urbain ;

Elaborer et gérer des projets au profit des couches vulnérables ;

Capitaliser et vulgariser les expériences de développement durable ;

Assurer une vigilance particulière sur les questions de droit et de la protection des enfants

Promouvoir l’égalité et l’équité au sein des communautés



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Appuyer toutes les actions des institutions nationales allant dans le sens de la lutte contre

la pauvreté et la protection des enfants aux fins du développement durable ;

Renforcer les capacités des acteurs, groupements des femmes et autres groupes cibles

pour leur plus grande efficacité dans la mise en œuvre et la gestion des initiatives de

développement à la base.

II.4 Moyens & Stratégies Opérationnelles

La stratégie de GRUEEDH est orientée sur le renforcement des capacités techniques, matérielles,

financières, organisationnelles des couches vulnérables pauvres et la protection des enfants dans

les communautés à la base par :

Appui à la consolidation de la gestion des programmes de développement ;

Participation nationale et internationale aux dialogues sur les politiques et programmes ;

Génération, traitement et partage d’information au bénéfice des couches vulnérables ;

Approche holistique des problèmes du développement ;

La formation des ressources humaines dans tous les compartiments du développement

humain durable ;

L'élaboration des stratégies de valorisation des ressources disponibles à travers des

projets intégrateurs et respectueux de l’environnement ;

Le développement des activités socio-économiques génératrices de revenus ;

La création des projets démonstratifs et des centres de formation ou fermes écoles

La recherche, l’expérimentation et la vulgarisation ;

L'édition et la publication des données sur le cadre de vie et sur les questions touchant au

bien-être des populations tant rurales qu’urbaines etc.

II.5 Instances de décision

L’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration

II.6 Organe d'exécution

Le conseil de coordination

II.7 Dispositif de vérification

Le Comité de Contrôle et de Vérification



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II.8 Organigramme de GRUEEDH

ASSEMBLEE GNL

Conseil de Coordination

interdépartemental et

territorial (CCIT)

Département chargé

de la protection des

enfants et des familles

(DPEF)

Conseil d’Administration

Administration et

Finance

Département

chargé du

livelihoods

(DL)

Département chargé de

recherche, Education et

de la formation (DREF)

Comite de contrôle et

de vérification

Développement

agricole et innovation

technologiques (DAIT)



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III ORGANISATION DE GRUEEDH

III.1 Rôle des organes

Les Organes de l’Organisation sont :

a) L’Assemblée Générale ;

b) Le Conseil d’Administration ;

c) Le comité de contrôle et vérification

d) L’administration et finance ;

e) Le conseil de coordination,

III.1.1 Le rôle de l’Assemblée Générale

Assemblée Générale – Attributions

L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’Organisation. Elle est composée de tous les

membres de GRUEEDH régulièrement inscrits sur le registre.

L’Assemblée Générale est chargée de :

- Prononcer l’admission ou l’exclusion des membres;

- Adopter les Statuts et le Règlement Intérieur de GRUEEDH;

- Elire les membres du Conseil d’Administration et du Comite de contrôle et de

vérification;

- Fixer le taux de cotisation annuelle;

- Déterminer la politique générale et les objectifs prioritaires de GRUEEDH ;

- Adopter les activités de l’Organisation dans l’espace et dans le temps dans le respect de

l’objectif global ;

- Donner quitus au Conseil d’Administration ;

- Délibérer sur toutes autres questions inscrites à l’ordre du jour.

III.1.2 Rôle du Conseil d’Administration (CA)

Le Conseil d’Administration est l’organe de gestion de la politique générale de l’Organisation. Il

est chargé de :

- Veiller à l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale et à la gestion des biens de

l’organisation ;

- Apprécier les rapports annuels d’activités et financiers de l’organisation;

- Nommer le coordonnateur exécutif parmi les membres actifs de l’organisation.



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(Cette personne doit être expérimentée en développement et en gestion de projet. En cas de non

disponibilité au sein de l’organisation des compétences requises, il peut procéder à un

recrutement externe.)

- Proposer à l’AG les grandes orientations ;

- Préparer les réunions de l’AG ;

- Examiner les demandes d’adhésion des nouveaux membres avant de les soumettre à l’AG

- Adopter les projets de budgets avant de les soumettre à l’AG ;

- Défendre et protéger les intérêts de GRUEEDH;

- Représenter GRUEEDH devant les instances politiques et administratives de notre pays

et les organisations internationaux. A cet effet, il peut donner mandat à un ou plusieurs de

ses membres. Il peut en cas de besoin mettre en place des commissions des groupes de

travail spécialisés chargés d’exécuter des tâches spécifiques ou des projets.

III.1.3 Comité de Contrôle et de Vérification

Le Comité de Contrôle et de Vérification organise l’audit de l’Organisation au moins une fois

l’an, il est chargé de vérifier de concert avec le CA le développement des activités, la gestion des

fonds disponibles, le patrimoine de l’organisation.

III.1.4 L’administration et finance

Chargé de : Coordonner la gestion administrative, financière et technique de GRUEEDH.

Lorsque l’administrateur est empêché ou en mission, ce dernier désigne par arrêté son

intérimaire. Ledit arrêté précise le champ d'action de l'intérimaire.

III.1.5 Attributions du conseil de coordination Interdépartemental et territorial

Le Conseil de coordination assure l’exécution des décisions du Conseil d’Administration.

Elle est l’organe exécutif de l’Organisation. De manière plus détaillée :

- Le conseil prépare les rapports d’activités et fait le bilan financier à l’attention du Conseil

d’Administration ;

- Le conseil de coordination fait au Conseil d’ Administration des suggestions relatives à la

vie et aux activités de l’Organisation ;

- Le conseil prend toute décision nécessaire et conforme aux intérêts de l’Organisation

dans l’intervalle des réunions du Conseil d’Administration ;

- Il peut être sollicitée à tout moment par le Président en matière de relations extérieures ;

- Il élabore et propose au Conseil d’Administration les politiques et modalités de

recrutement du personnel du conseil;

- Il coordonne les activités interdépartementales sur le territoire Nationale.



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III.1.6 Les départements techniques :

Pour une plus grande efficacité, il est crée des Départements spécifiques et techniques au sein du

conseil de coordination. Ils sont consultés et donnent leur avis technique sur les différents projets

ou activités de GRUEEDH. Ils proposent des projets d'envergure dans leur domaine de

compétence tout en élaborant des rapports circonstanciés selon une périodicité définie

III.1.6.1 Département de la protection des enfants et des familles.

La mission essentielle de ce département est de favoriser chez les haïtiens l'éco-réflexe et le sens

de la protection des enfants et des familles défavorisés. Il propose des projets pertinents de

protection et ou de renforcement dans des quartiers pauvres et plus généralement au profit des

femmes vulnérables. Il travaille à l'implication effective des communautés dans le domaine de

protection des enfants et familles; à travers des projets de réhabilitation, de développement et de

renforcement des capacités des groupes de femmes organisés, des organisations œuvrant dans la

protection des enfants. En plus le Département assure la promotion des droits de l'homme,

engage des actions visant la protection de la famille et la promotion de l'approche genre. En

somme, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état des familles et

enfants et une synthèse critique réalisée sur les avancées enregistrées dans le domaine de la

protection. Ledit rapport après validation est publié par GRUEEDH ou grâce à un appui des

partenaires de l’organisation.

III.1.6.2 Département chargé : Recherche, Education et la formation (DREF)

Il est chargé d'identifier les axes majeurs de formations dans les divers domaines d’intervention

de GRUEEDH. Il s'occupe du renforcement des capacités des collectivités et des groupes

organisés. Il assure la coordination d'un spécial report global sur les activités de GRUEEDH

portant sur une année d'exercice.

Du reste, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur les activités de

GRUEEDH. Le Département collecte les informations nécessaires sur la vie des enfants non

scolarisés dans les quartiers défavorisés, afin de les scolariser et les encadrer, à travers un centre

de développement et formation pour les enfants et jeunes filles, et l’organisation dispose

également d’une école quasi-gratuite au niveau primaire. Parfois, le staff du département

recherche des bourses et des demi-bourses dans des écoles privées pour les enfants. Enfin

d’année le département rédige un rapport sanctionne le travail accompli. Ledit rapport après

validation est soumis aux Institutions indiquées, et publié par GRUEEDH ou grâce à l'appui

d'une institution partenaire.

III.1.6.3 Département charge : du livelihoods (création d’emploi et PME)

Il a en charge le développement économique de la population cible (les jeunes filles sans

revenues, femmes veuves, âgées, toutes autres personnes ayant un revenu inferieur a 75 gourdes

par jour / 2 USD ayant de responsabilité familiale). Il formule des projets intégrés pertinents,

certes, respectueux de développement économique, visant une amélioration des conditions de



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vies et partant une augmentation du niveau des revenus des personnes cibles ; Il assure la

vulgarisation et

la formation des personnes cibles dans son domaine de compétence. Du reste, le Département,

chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de l’économie des bénéficiaires et sur les

projets de livelihood exécutés par GRUEEDH. Ledit rapport après validation est publié par

GRUEEDH ou grâce à un appui des partenaires de l’Organisation.

III.1.6.4 Département Agricole et Innovation Technologiques. (DAIT)

Il a en charge le développement du monde rural haïtien. Il formule des projets intégrés

pertinents, certes, respectueux de l'environnement, visant une amélioration de la production

nationale et partant une augmentation du niveau des revenus agricoles ; à travers la mise en

œuvre des technologies d'exploitation rationnelle et innovantes, qui doivent être basées autant

que peut se faire sur les techniques endogènes d'utilisation des terres et d'exploitation agricole. Il

assure la vulgarisation et la formation des groupes organisés dans son domaine de compétence.

Du reste, le Département, chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de l'agriculture

au niveau national et sur les projets d'agriculture durable (agro-pastoraux et sylvicoles) exécutés

par GRUEEDH. Ledit rapport après validation est publié par GRUEEDH ou grâce à un appui des

partenaires de l'Organisation.

III.2 Activités de l’organisation GRUEEDH

L'Organisation GRUEEDH mène deux ordres activités :

III.2.1 Les activités subventionnées

L'Organisation GRUEEDH doit en priorité identifier, concevoir et élaborer des projets et/ou

programmes au profit des groupes cibles. Une fois les projets/programmes élaborés, elle doit à

défaut de les exécuter sur fonds propres, rechercher et trouver de financements pour leur

exécution, leur suivi et évaluation en faveur des groupes cibles que constituent les populations à

la base.

III.2.2 Les activités génératrices de revenus

L'Organisation GRUEEDH doit rechercher et mener des activités génératrices de revenus en vue

d'accroître et de diversifier les ressources ; à travers la création de

Micro-entreprises etc. Les revenus générés ne peuvent pas être partagés comme dividendes mais

doivent contribuer à la gestion de l'administration et des activités de l'Organisation

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III.3 Suivi et Evaluation

La mise en place d'un système de suivi et évaluation est essentielle pour maximiser les résultats

des activités initiées par GRUEEDH et réaliser ses objectifs de façon efficace. Le développement

et la maintenance d'un tel système doivent permettre d'évaluer régulièrement les points faibles

des activités de l’Organisation, afin de tirer toutes les leçons des expériences vécues et

d'améliorer les performances futures. Autrement dit, ce système permet à l'organisation de

corriger à tous les niveaux, les écarts observés entre les prévisions et les réalisations dans

l'exécution des activités afin de garantir l'atteinte des objectifs de l'Organisation.

Le suivi-évaluation est donc conçu comme un instrument de gestion de GRUEEDH. Il fournit les

informations nécessaires au pilotage et à l'exécution des programmes sur la base des données de

la planification, en assurant la transparence.

III.3.1 Les bases du système de suivi-évaluation

Le système est basé sur tous les documents et informations relatifs :

- Aux manuels de procédures ;

- Au plan opérationnel ;

- Au plan de travail par Département ;

- Aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc.

III.3.2 Les champs de suivi-évaluation

Le suivi-évaluation s'opère à trois niveaux :

- Performance du management de GRUEEDH, indépendamment de son mandat :

Répartition des responsabilités, organisation du travail, gestion du personnel, gestion

comptable et financière, gestion administrative, compétence et performance du personnel,

relations publiques etc.

- Performance de l'Organisation dans l'exécution des activités inhérentes à son but :

collaboration avec les groupes cibles, identification de micro projets, élaboration des

dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles, suivi des

microprojets, capacités de répondre aux demandes des bénéficiaires, appui technique et

financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.

- Impact des activités réalisées par l'Organisation : utilisation des infrastructures

Réhabilitées ou construites, application de nouvelles compétences acquises, ouverture à

la solidarité communautaire, amélioration des conditions de vie des groupes cibles.

III.3.3 Responsabilité du suivi-évaluation

Le premier niveau relève de la responsabilité du Coordonnateur general. Les 2ème et

3ème niveau relèvent de la responsabilité du Chargé de Suivi et du Chargé de

Programme qui seront appuyés par les responsables du conseil de coordination et des

Départements.



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Les séances d'auto-évaluation sont préparées et effectuées sous la Direction du

Coordonnateur général, du Chargé de suivi, du Chargé de Programme, et des

Responsables de département. Les études d’impacts et les évaluations à mi-parcours sont

préparées par les chargés de suivi et de programme.

III.3.4 Le suivi sur la base d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs

La nécessité de coordonner les activités des départements avec le conseil d’Administration et le

souci de transparence imposent que le système de suivi et évaluation soit en même temps un outil

de pilotage et un instrument viable de communication. Des indicateurs quantitatifs préalablement

définis permettent de synthétiser l’information et de mettre en évidence les écarts par rapport aux

précisions initiales. L’exercice doit permettre d’obtenir :

- Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères

financiers (taux d’exécution budgétaire, tranche décaissée et à décaisser) ;

- Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon des critères

techniques (traitement du dossier, phase d’exécution du projet) ;

- Des indicateurs de performance décrivant l’écart entre la réalisation de l’activité et les

objectifs initialement définis.

Les indicateurs quantitatifs doivent être complétés par les indicateurs qualitatifs avec les

partenaires afin de cerner les aspects qui demandent une approche plus sensible et nuancée

(relation avec bénéficiaires, qualité du plan d’opération, degré d’appropriation de la

microréalisation, fonctionnement des comités de gestion et de suivi etc.).

III.3.5 Méthodes de suivi

A GRUEEDH, on distingue les méthodes suivantes :

- La réunion : elle est un cadre de partage d’informations, de mise en commun, de partage

de décision, de compte rendu, de planification d’activités. Elle est hebdomadaire et

mensuelle. Toutefois des réunions extraordinaires peuvent être initiées par le conseil de

coordination.

- L’observation directe : elle est souvent faite sous forme de visite. Elle est utilisée soit

pour observer des réalisations, soit des activités spécifiques.

- L’exploitation des rapports d’activités, des fiches de programmation de suivi et de

mission et le livre journal de l'ONG etc.

III.3.6 Les rapports

Chaque trois mois, des rapports d’activités de chaque programme doivent être élaborés et

adressés au Conseil d’Administration et aux partenaires. Ces rapports sont rédigés par les

animateurs-formateurs, les chargés de programmes et de suivi. Les rapports de mission sont

élaborés dès mission terminée. En effet, dans le cadre des missions, les 25% des frais ne sont

remboursés qu'après dépôt du rapport.



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III.3.7 Evaluation

Chaque semestre, GRUEEDH organise une auto-évaluation administrative et financière. A la fin

de chaque exercice, GRUEEDH commandite un audit externe pour l'appréciation de ses comptes.

Chaque année, une étude d'impact des projets doit être réalisée avec ou sans les partenaires

financiers. Cette évaluation doit permettre de déterminer les changements au niveau :

- De l'utilisation des infrastructures construites ou réhabilitées ;

- Des compétences des communautés à la suite de la réalisation de microprojets (dans la

gestion et l'entretien).

A la fin des réalisations (infrastructures, formations, promotion des activités génératrices de

revenus), une évaluation doit être organisée avec tous les intervenants pour tirer des leçons de

l'expérience.

IV Relation avec les partenaires

IV.1 Relation avec les bénéficiaires

L'Organisation GRUEEDH est un outil de développement et d'autopromotion communautaire. A

cet effet, elle doit toujours veiller à jouer un rôle d'éveilleur, d’inducteur et d'accompagnateur en

vue d'un développement humain durable. En aucun cas, l'Organisation GRUEEDH ne doit

prendre la place, ni jouer le rôle des communautés à la base. Pour ce faire, GRUEEDH doit

toujours utiliser des techniques et méthodes participatives dans une vision d'implication

maximale des véritables concernés pour éviter de pérenniser sa présence dans ses milieux

d'intervention.

IV.2 Relations avec les partenaires financiers et techniques

GRUEEDH doit veiller à développer son identité personnelle. Elle doit identifier, concevoir et

élaborer des programmes propres qui tiennent bon compte de sa vision, sa mission, son but et ses

objectifs et négocier des partenaires en fonction de ses programmes de base.

GRUEEDH doit entretenir des relations assez professionnelles avec ses partenaires selon les

normes administratives requises

IV.3 Relation avec l’administration publique

L’Organisation GRUEEDH doit respecter les politiques générales et sectorielles du

gouvernement. GRUEEDH doit apporter sa contribution à l’élaboration des politiques générales

et sectorielles relatives à ses domaines de compétence. Sur le terrain, GRUEEDH doit entretenir

de bonnes relations de collaboration avec toutes les structures publiques décentralisées.



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V GESTION ADMINISTRATIVE

V.1 Gestion du personnel

V.1.1 Cadre institutionnel

Le cadre juridique pour la gestion du personnel et pour les relations de travail est le droit du

travail sauf s’il y a des dispositions légales statutaires ou des dispositions découlant d’une

convention de travail contraire ;

Le contrat de travail est une condition sine qua non à l’embauche d’un employé. Il doit être aussi

précis que possible. La durée est d’un an ou moins renouvelable ;

L’Admin-comptable, le secrétaire gnl, le responsable des ressources humaines et le

coordonnateur du conseil de coordination, assurent les tâches de gestion du personnel de

GRUEEDH

V.1.2 Recrutement

Le recrutement à GRUEEDH doit se faire par un test conduit par un jury présidé par le

Coordonnateur exécutif pour les postes qui concerne son conseil.

Pour le reste du personnel tel que : poste de secrétaire administratif et admin-comptable,

responsable RH, logistique et autres postes qui concernent l’administration, l’Admin-comptable

et le responsable RH peuvent délibérer tout seul

Conformément à l’article 39 des statuts, l’admin-comptable est nommé ou recruté par le

Conseil d’Administration.

Pour chaque poste à pourvoir, un profil détaillé doit être défini pour orienter les candidats et les

organes chargés de la sélection.

Le processus de recrutement (le test) doit être bien défini dans la convention collective du travail

du personnel de GRUEEDH pour tous les postes à pourvoir y compris ceux dont Le conseil

exécutif à compétence.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.1.3 Droit et devoirs du personnel

V.1.3.1 Rémunération et avantages

La rémunération doit être fixée et comparable aux traitements dans des Institutions similaires ;

La fixation de la rémunération doit rendre possible l'augmentation annuelle liée à la performance.

Les avantages les plus importants à garantir sont :

- La protection sociale ;

- Les moyens adéquats du travail ;

- Un cadre agréable de travail.

V.1.3.2 La formation

La formation du personnel est une exigence à l'Organisation. Elle vise l'amélioration des

compétences des cadres. Elle doit être encouragée et soutenue par l'Organisation.

La formation est essentiellement de courte durée et peut se faire même à l'extérieur du pays.

L'Organisation doit avoir un plan de formation pour son personnel cadre.

Chaque année, l'Organisation doit accorder une attention particulière à l'élaboration d'un budget

de formation.

V.1.3.3 Les obligations

Le personnel doit accomplir les tâches à lui confiées avec efficacité, conscience, responsabilité et

abnégation ;

L'évaluation des employés doit être corrective mais pas répressive.

Cependant, le dispositif des sanctions doit être mis en place et appliqué au besoin. La convention

collective du travail du personnel aménage ce système de sanctions et précise les modalités de

son application.

V.1.3.4 Politique salariale

La présente politique porte sur les catégories professionnelles, la grille des salaires applicables au

personnel ; la nature des primes, les indemnités et avantages à allouer au personnel.

V.1.4 Les catégories professionnelles

Le Staff de GRUEEDH comprend :

- bénévoles ;

- contractuels ;

- Employés



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.1.5 Promotion

La promotion consiste en un passage d’une catégorie ou échelle inférieure à une catégorie ou

échelle supérieure. Elle peut intervenir :

- à l'issue d'une formation professionnelle qui améliore significativement les compétences

et aptitudes du personnel et utiles à l'organisation ;

- à la suite de concours professionnels organisés par GRUEEDH ;

- au choix du Coordonnateur exécutif sur proposition des chefs hiérarchiques en fonction

de l'ancienneté et des notes annuelles du personnel ;

V.1.6 Absence

Pour les autorisations d’absence, il sera fait référence a la convention collective

interprofessionnel, en ce qui concerne le nombre de jours a accordé au travailleur a l’occasion

des événements familiaux tels que :

- Décès du conjoint, père, de la mère ou d’un enfant du travailleur (3 jours)

- Mariage du travailleur (3 jours)

- Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur (2 jours)

- Naissance au foyer (3 jours)

Ces autorisations d’absences ci-dessus sont automatiques et prescrites dans les 30 jours. Elles

sont accordées au travailleur sans retenu sur salaire ou sans déduction du congé annuel dans une

limite de 10 jours.

En dehors des cas ci-dessus énumérés, des autorisations d’absence peuvent être accordées au

travailleur pour convenance personnelle dans la limite de 10 jours et déductibles des congés

annuel de l’agent.

Dans le cas d’une absence sans autorisation préalable, il sera procède à une réduction

proportionnel de son salaire et de son congé annuel.

Toute absence non autorisée entraine systématiquement des sanctions disciplinaires.

Les autorisations d’absence sont accordées par le responsable hiérarchique. Les absences de plus

de trois jours non prévues par la convention collective doivent être approuvées par le président

du conseil d’administration. Toutes les demandes d’absence doivent être visées par le

responsable des ressources humaines qui conserve l’original dans le dossier de l’intéressé pour

d’éventuels traitements.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.1.7 Congé

V.1.7.1 Congés de maternité

En dehors du congé annuel, la femme salariée en état de grossesse bénéficie d’un congé de

maternité d’une durée de 14 semaines dont 6 avant l’accouchement.

V.1.7.2 Congés Maladie

Pour obtenir un congé maladie ou un renouvellement de congé maladie, la personne doit

produire un certificat médical délivré par un médecin agréé.

V.1.7.3 Congé pour convenance personnelle.

Les congés pour convenance personnelle sont accordes a titre exceptionnel en cas de nécessité ou

de force majeur sans solde.

V.1.8 Rupture du contrat de travail

Les ruptures des contrats de travail entre GRUEEDH et Personnel peut intervenir l’une des

causes ci après ;

- l’expiration du contrat

- la résiliation

- la démission ou l’abandon de poste de l’agent

- le licenciement

- le décès de l’argent

V.1.8.1 Expiration du contrat

Les contrats a durée déterminée prennent fin a l’arrive du terme convenu au moment de la

conclusion

Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les

dispositions prévues dans les conventions de financement.

V.1.8.2 La résiliation

La résiliation d’un contrat peut intervenir pour des raisons diverses par exemple au cours de la

période d’essai ou en cas de faute lourde, en cas de compétence avérée ou en cas de décès de

l’employé.

Sauf en cas de décès de l’employé, la partie qui prendre l’initiative de la rupture, doit aviser le

cocontractant par une lettre précisant les motifs de la rupture et conformément aux clauses de la

résiliation du contrat.

En tout état de cause, l’agent ne sera libre de tout engagement vis-à-vis de GRUEEDH qu’au

moment ou il lui sera remis son certificat de travail et un reçu pour solde de tout compte.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.1.8.3 La démission ou l’abandon de poste

Toute absence non justifiée d’une durée supérieure à 10 jours est assimilée à un abandon de

poste, la personne à la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l’obligation

du préavis

Lorsqu’une personne démission de son emploi sans respect du préavis, ou abandonne son poste

de travail. GRUEEDH se réclamer à l’intéressé l’indemnité compensatrice de préavis, ou de

l’assigner en justice pour réparation du préjudice qui résulterait de cette démission ou de cet

abandon de poste.

V.1.8.4 Le licenciement

Les droits de licenciement pour les contractuels seront calcules conformément aux dispositions

de la convention collective interprofessionnelle, lorsque le licenciement est du fait de

GRUEEDH.

V.1.8.5 Le décès de l’employé

En cas de décès d’un employé, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures acquises

à la date du décès reviennent de plein droit à ses héritiers.

V.1.9 Salaire

- La procédure est mise en œuvre des le 20 du mois par le responsable des ressources

humaines

- Le personnel de GRUEEDH sont classés suivant leur emploie et qualification. Le salaire

de chaque personne est déterminé en fonction de l’emploi qui lui est attribué au sein de

GRUEEDH.

- Les salaires sont payés a la fin du mois. Le paiement est constaté par un bulletin

individuel de paye, qui est rédigé de manière à faire apparaitre clairement les différents

éléments de la rémunération, la catégorie professionnelle, la nature exacte de l’emploi

occupe.

- La rémunération est versée soit en espèce, soit par chèque, soit par virement bancaire

- Lorsqu’une personne en exprime le besoin, un acompte de quinzaine représentant le tiers

de la rémunération du mois précédent peut lui être accordé. Le paiement du salaire tient

compte de l’avance perçue.

- Les heures supplémentaires sont celles accomplies au delà de la durée légale de travail

ou de durée considérée comme équivalente. Elles donnent lieu à une majoration de salaire

uniquement pour le personnel d’appui et de soutien (secrétaires, chauffeurs). Le

personnel de l’administration de GRUEEDH ne saurait prétendre à la rémunération des

heures supplémentaires



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


Liste des opérations

- Préparation de la paye

- Calcul et édition des bulletins

- Contrôle des états de paye

- Comptabilisation de la paye

- Etablissement des chèques ou ordre de virement

- Remise des chèques ou dépôt des ordres de virement

- Paiement des salaires en espèce

V.1.10 MISSION

V.1.10.1 Mission (Départ)

Les ordres de mission du personnel de GRUEEDH sont signes par le coordonnateur et ceux du

coordonnateur par le président du conseil d’administration.

Les missions doivent être initiées au moins deux semaines avant la date de départ fixée.

Les frais de mission comprennent

- Les per diem

- Le carburant nécessaire pour effectuer la mission

Les frais de mission sont précises par le barème en vigueur conformément à la catégorie des

agents et au rapport d’évaluation du projet / programme.

Pour les missions les per diem sont évalués et payées 100% au départ.

La quantité carburant est fonction de la distance à parcourir et la consommation du véhicule. La

totalité du carburant est fournit a la personne responsable en espèce à justifier par des reçus des

stations de vente de produits pétroliers.


- Préparation de l’ordre de mission

- Signature du coordonnateur / président

- Vérification de l’administrateur comptable

- Fourniture de carburant

- Etablissement de la fiche de per diem

- Paiement des frais de mission



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.1.10.2 Mission (retour)

Au plus tard 72 heures après le retour d’une mission, le chef de mission rédigé un rapport de

mission qu’il signe et dépose avec l’ordre de mission au bureau du coordonnateur / président.

Une copie du rapport est conservée au bureau du coordonnateur et auprès du supérieur

hiérarchique de la personne qui a effectue la mission. L’original est transmis au responsable du

suivi-évaluation.


1- Rédaction du rapport de mission

2- Enregistrement du rapport de mission

3- Appréciation du rapport

V.1.11 Evaluation du personnel

- Une fiche de notation du personnel est disponible

- Les critères de notations sont :

1- La capacité d’initiative

2- Les résultats obtenus par rapport aux objectifs

3- L’assiduité

4- La qualité de travail

5- Le respect de la hiérarchie

- Chaque critère est note sur quatre (4) points la note globale est donc sur 20 points

- Les évaluations sont faites par trimestre. Chaque personne est évaluée par son supérieure

hiérarchique sur la base des critères ci-dessus.

- En fin d’année, une évaluation globale sur la base des évaluations trimestrielles.

- Le coordonnateur du projet / programme prend en compte les notes de l’agent au moment

de la reconduction du contrat.

V.2 GESTION DES ACHATS

V.2.1 Généralités

1. la fonction ACHAT exige en général qu’un service spécialisé en assure la gestion par le

contact avec les fournisseurs dans le but de pouvoir aux besoins des services par des

articles acquis aux meilleures conditions de qualités, délai de livraison, prix et paiement.

Dans le cas des projets/programmes de GRUEEDH cette fonction au responsable logistique

sous la supervision de l’administrateur-comptable qui a la responsabilité des achats et la

gestion des stocks au niveau des projets / programmes.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


Pour ce faire il doit :

- Connaitre les besoins des différents secteurs, en temps utile.

- Trouver des fournisseurs

- Passer des commandes et suivre leur exécution

Les achats par appel d’offres se feront conformément aux directives du financeur / partenaire de

financement.

V.2.2 Autres achats :

Les besoins sont exprimes sur les demandes (D/A) émis par le personnel de GRUEEDH

Une fois le besoin exprime et reçu. Le responsable logistique se réfère à un double fichier ;

- Par articles indiquant les fournisseurs susceptibles de répondre aux spécifications

demandées

- Par fournisseur, avec tenue a jour des prix pratiques et des relations antérieurs

.

- Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres, éventuellement

débattues en commission prévue à cet effet selon la valeur des biens acquérir

- Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant supérieur ou égale à 500

USD doit fait l’objet d’une consultation d’au moins trois fournisseurs (dans le cas ou il

existe plusieurs fournisseurs)

- Le responsable logistique dispose d’un carnet de bons de commande (B/C) renumérotés

en triple exemplaire :

Original (à retourner par le fournisseur après la facture)

Un duplicata (à conserver par le fournisseur)

Souche

- Le responsable logistique suit la commande jusqu'à la livraison par le fournisseur

- Pour le suivi du délai de livraison, le responsable logistique effectue les relances écrites

signes par le coordonnateur du projet / programme. An cas de retard, il prend avec le

service utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnées) propres a

amortir les inconvénients de l’aléa.

V.2.3 Traitement des demandes d’Achat

La procédure s’applique chaque fois qu’un secteur de GRUEEDH / PROJET / PROGRAMME

initie une fiche d’expression des besoins. Elle est initiée par le responsable de service.

Lorsqu’un fournisseur ne respect pas ses engagements, il doit être inscrit sur une liste noire après

deux avertissements écrits. Tout fournisseur inscrit sur cette liste ne peut plus être consulte pour les

achats de GRUEEDH.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


Toute expression de besoin doit être satisfaite dans les délais les plus courts possibles.


Expressions des besoins

Traitement de la D/A

Etablissement du B/C

Signature du B/C par l’administrateur comptable

Signature du bon de commande par le coordonnateur

Ventilations des documents

V.2.4 Suivi des commandes.

Le suivi des commandes relève de la responsabilité de la logistique

- Enfin de mois, le responsable de la logistique utilise son registre des commandes afin de

répertorier les commandes dont la livraison est en retard. A cet effet il ;

Il recense les livraisons en retard

Relance les fournisseurs concernes

Le projet de lettre de relance est prépare par le RL et transmis au Admin-comptable

L’admin-comptable vise la lettre de relance qui ensuite envoyée a la signature du coordonnateur

projet /programme

En cas de nécessité, la commande est annule au profit d’un autre fournisseur.

V.2.5 Réception d’une commande

- Toute livraison se fait sur la base d’un bordeaux de livraison (B/L) préparé par le

fournisseur

- Les livraisons sont réceptionnées par le RL (qui signe le B/L) en présence éventuellement

du bénéficiaire pour les achats courant.

- Dans le cas des marches de matériels ou fourniture spécifiques, les livraisons sont

réceptionnées par une commission de réception interne ou externe.

- La réception de la livraison par une commission donne lieu a la rédaction d’un procès

verbal de réception signé par les membres de la commission

- Les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement à la commande

pour qu’elles soient acceptées.

- Si la quantité livre n’est pas égale à la quantité commandée, le RL le notifie au

fournisseur. Il peut accepter ou non la réception de la livraison partielle avec avis du

bénéficiaire et de l’Admin-comptable.

- Les B/L sont contresignés par le RL après contrôle des articles réceptionnés par le RL.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962



1. Contrôle et approbation de la livraison

2. Livraison au bénéficiaire

3. Vérification de l’admin-comptable

4. Classement des documents

V.2.6 Réception des factures

- Toutes les factures sont reçues a l’administration de GRUEEDH qui les enregistre

chronologiquement et appose le cachet ‘courrier arrivé’’ du projet / programme etc.

- L’administrateur ou son assistant tient un registre des factures (facturier) dans lequel il /

elle registre toutes les factures reçues.

- La facture est transmise par le fournisseur en trois exemplaires (dont un orignal et deux

copies) accompagnée de l’originale du B/C + une copie du bon de livraison ou du procès

verbal de la réception.

- Toute copie de facture doit porter le cachet COPIE appose par l’administration de

GRUEEDH

- Toutes les factures sont certifiées, liquidées et saisie par l’admin-comptable


1. Réception et enregistrement de la facture

2. Certification, liquidation, et comptabilisation de la facture

V.2.7 Traitement d’une facture d’entretien ou de réparation

Cette procédure est appliquée pour les services relatifs à l’entretien ou à la réparation des

équipements et du matériel roulant de GRUEEDH ou du projet / programme

- Un contrat de maintenance pourrait être signé avec un prestataire de la place pour la

maintenance et de la réparation des équipements de bureau (ordinateurs, photocopieuses,

climatiseurs etc.)

- L’administrateur-comptable fait jouer la concurrence pour obtenir les meilleures

prestations au moindre cout.

- Le RL détient un carnet de bons de réparation en trois exemplaires

Original + duplicata Prestataire

3e exemplaire Souche

- Dans le cas ou il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur autre

que le prestataire, la procédure d’achat par bon de commande est utilisée.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962



1. Préparation de la D/A

2. Etablissement du devis des travaux

3. Accord de l’admin

4. Etablissement du B/R

5. Ventilation des documents

V.3 GESTION DU COURRIER

V.3.1 Courrier de départ

La procédure s’applique à tout courrier (lettre, fax, email) devant quitter GRUEEDH pour un

destinataire extérieur

Règles de Gestion

- Tout courrier officiel de GRUEEDH doit être signé par le président / coordonnateur

projet ou programme et porter le cachet de GRUEEDH. Un numéro ou une référence est

également attribué au courrier.

- Tout courrier à transmettre doit être enregistré dans le registre courrier « départ départ »

ou « Fax départ » s’il s’agit d’un fax avant sa transmission par la secrétaire.

Elle inscrit :

Le numéro attribué au courrier

La date de départ

Le destinataire

L’objet

Les observations éventuelles

Une copie de chaque courrier doit être conservée au secrétaire qui tiendra un chrono « courrier

départ », et un chrono « fax départ » à cet effet.

- Le courrier fax sera archivé avec le rapport de transmission délivré par le télécopieur



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.3.2 Courrier d’arrivé

- Tout courrier reçu doit être enregistré par la secrétaire dans le registre « courrier arrivé »

ou dans le registre « fax arrivé » s’il s’agit d’un fax.

Elle inscrit :

La date d’arrivée

La date et le numéro de correspondance

L’expéditeur

L’objet

Le destinataire

- La secrétaire appose le cachet « courrier arrivé » sur le courrier et inscrit :

- La date d’arrivé

- Le numéro interne attribué au courrier

- Tout courrier reçu doit être attribué au président / coordonnateur projet ou programme

qui l’affecte aux destinataires après en avoir pris connaissance.

- La secrétaire distribue le courrier aux destinataires avec un cahier de transmission dans

lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception affective du courrier.

- Une copie du courrier est conservée au secrétaire dans le chrono « courrier arrivé » « fax

arrivé » s’il s’agit d’un fax.

V.4 SUIVI DES IMMOBILISATIONS ET VEHICULES

V.4.1 Principes d’acquisition et de réception des immobilisations

Les procédures relatives à l'acquisition des immobilisations sont les mêmes que celles décrites à

la section « achat / fournisseur ».

Dans cette partie, nous mettrons l'accent sur le suivi extra comptable du matériel, le classement

des documents comptables et leur comptabilisation, tel qu'il suit :

- Tenue du fichier des immobilisations et identification du matériel,

- L’inventaire physique et mouvements (entrée de nouvelles immobilisations, sortie

d’immobilisations),

- Des comptes d'immobilisations seront ouverts par nature conformément aux prescriptions

du Plan Comptable PCGR en vigueur.

- En plus du classement normal des factures d’achats, une copie de la liasse de pièces

justificatives doit être classée dans un classeur des immobilisations.

- La liasse est composée de la facture, du bon de commande, du bon d’achat interne, et du

procès-verbal de réception.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.4.2 Gestion du matériel et mobilier de bureau

- Le RL tient un fichier des immobilisations, établit une fiche d’immobilisations par salle

d'occupation sur la base d’un inventaire exhaustif.

V.4.2.1 Identification

Le mobilier et matériel de bureau est référencé : un numéro unique d'identification doit être

attribué à chaque immobilisation ; Sur chaque mobilier et matériel, est collée une étiquette

mettant en évidence ce numéro.

Ce numéro est reporté sur le fichier des immobilisations.

Le fichier des immobilisations doit comporter les informations suivantes :

- numéro d'identification,

- description,

- date d'acquisition,

- valeur d'acquisition,

- date de cession, s'il y a lieu, ou de transfert,

- valeur de cession, s'il y a lieu,

- observations, s'il y a lieu.

Les nouvelles acquisitions sont référencées selon le même processus avant leur mise en service ;

et le fichier des immobilisations mis à jour automatiquement.

V.4.2.2 Transfert de mobilier

Tout transfert d'un mobilier d'un bureau à un autre doit faire l'objet d'une fiche de transfert signée

par le Responsable logistique, le titulaire d'origine, le nouveau titulaire et le Président.

V.4.2.3 Réforme et sortie d'immobilisation

Le RL est tenu d'établir une proposition de Sortie d'Immobilisation (P.S.I) comportant les

renseignements suivants :

- l'intitulé et le numéro d'immatriculation du bien,

- la date de mise en service,

- la valeur d'origine,

- le cumul des amortissements pratiqués (au cas échéant),

- la valeur comptable nette,

- le motif de la sortie,

- le mode de sortie (cession, mise au rebut, destruction etc.),

- la valeur de renouvellement.

- Cette PSI est envoyé à l’Admin/comptable qui la soumet au président pour accord.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.4.2.4 Gestion du parc automobile

V.4.2.4.1 Objectifs

Les objectifs que le contrôle doit atteindre sont :

- mise en place des mesures permettant une utilisation rationnelle des véhicules et du

carburant ;

- mise en place des mesures visant à assurer une maintenance appropriée des véhicules ;

- des registres permettant le suivi des coûts et la gestion du parc doivent être mis en place.

V.4.2.4.2 Les contrôles clés

- le comite de contrôle et de vérification lors de ses revues trimestrielles que les carnets de

bord des véhicules sont correctement renseignés.

- Il devra s'assurer que les véhicules font régulièrement l'objet d'un entretien qui tient

compte du niveau d'utilisation de chaque véhicule.

- Il devra enfin contrôler les fiches de maintenance des véhicules pour s'assurer de

l'adéquation des enregistrements.

V.4.2.4.3 Procédures

- Tenue des carnets de bord

- Pour les véhicules qui font les courses, les conducteurs doivent tenir des carnets de bords

qui renseignent sur :

- l'identification du véhicule,

- le point de départ,

- la destination,

- le kilométrage au départ,

- le kilométrage à l'arrivée,

- la référence de l'ordre de mission,

- le nom du conducteur du véhicule,

- la signature du responsable.

Pour les autres véhicules, les carnets de bord doivent être renseignés au début de chaque

semaine.

Courses privées

Les courses privées doivent être autorisées par l’admin/comptable.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.4.2.4.4 Fiche d'entretien

Pour chaque véhicule, le service administratif doit tenir la fiche d'entretien qui renseigne sur :

- le type de véhicule (immatriculation, éléments de la carte grise), son affectation,

- la date et la nature de la panne éventuelle ou de l'entretien courant,

- les pièces renouvelées,

- le montant de la réparation ou de l'entretien,

- le prestataire sollicité.

V.4.2.5 Assurance des immobilisations

L’administrateur /comptable doit souscrire à une police d’assurance qui couvre les risques

principaux que sont l’incendie, le vol, la responsabilité civile. Il convient donc que

l’admin/comptable procède à la correcte réévaluation des capitaux couverts par les assurances.

Il doit également prendre les mesures nécessaires pour que les biens concernés par les polices

soient la propriété de GRUEEDH et qu’ils existent effectivement.

L’admin/comptable doit veiller à ce que toute nouvelle acquisition d’immobilisation soit

couverte par une police d’assurance.

- Il doit aussi entreprendre une révision des contrats chaque fois que le risque couvert varie

sensiblement.

V.4.2.6 Sortie d’immobilisation

La procédure s’applique aux immobilisations sorties du patrimoine des projets / programmes

Règles de gestion

- Les immobilisations peuvent sortir du patrimoine du fait d’un vol, d’une destruction,

d’une cession ou autres.

- En cas de vol ou de destruction, un procès verbal doit être établi par la police, Juge de

paix, ou l’utilisateur.

- En cas de cession, la décision doit être prise par le président / coordonnateur projets /

programmes.

- Le fichier des immobilisations doit être mis à jour par le RL pour prendre en compte les

mouvements intervenus.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


V.4.3 Prise d’inventaire.

La procédure s’applique en fin d’exercice et concerne les immobilisations et les stocks de

GRUEEDH en général

L’inventaire est effectue dans la dernière quinzaine de l’exercice (à partir de 15 décembre)

L’inventaire porte sur tous les biens meubles, immeubles et les stocks appartenant a un projet /

programme / GRUEEDH.

- Matériel

- Mobilier

- Bâtiments

- Fourniture de bureau

- Etc.

Les méthodes à appliquer comprennent le mesurage, le comptage, le pesage physique ou autre

méthode approprie.

L’inventaire physique a lieu dans les bureaux de GRUEEDH ou tout autre lieu où serait disposé

un bien appartenant à GRUEEDH

Tous les mouvements d’immobilisations sont arrêtés ou enregistre dans un registre spécial le cas

échéant et communique à l’équipe d’inventaire.

Les rapports de prise d’inventaire sont transmis au coordonnateur projet / programme au plus

tard le 30 juin qui, a son tour, le transmet a l’admin comptable avec ses observations pour

exploitation.


1. Constitution des équipes

2. Préparation de l’inventaire

3. Prise d’inventaire \



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


VI GESTION FINANCIERE

VI.1 GESTION BUDGETAIRE

VI.1.1.1 Cadre réglementaire de l’élaboration du budget

VI.1.1.2 Introduction

Le Budget est l'acte de gestion par lequel sont répertoriées les recettes et les dépenses d’une

période donnée qui sont soumises, pour approbation, au CA. Il est établi d’après les résultats

connus et doit être disponible avant le début de l'exercice. Afin d'aboutir à un système budgétaire

cohérent, il est impératif que :

- Le système budgétaire doit couvrir la totalité des activités de GRUEEDH;

- Le budget doit permettre une comparaison dans le temps et un rapprochement entre les

révisions et réalisations ;

- Le budget doit être élaboré sur la base des réalisations du passé et l'évolution des secteurs

d’activités

- La budgétisation par secteur servira principalement à assurer la cohésion de l’ensemble

budgétaire.

- Les budgets prévisionnels qui seront mis en place seront issus du résultat du processus de

planification concerté entre les différents départements de GRUEEDH, selon un

calendrier budgétaire validé par le CA

-

VI.1.1.3 Principes de base du Budget

Les budgets sont réalisés sur la base des orientations du Coordonnateur exécutif. Il existe quatre

grands principes budgétaires :

- le principe de l'annualité : Un budget est voté pour un an et s'exécute au cours de l'année

pour laquelle il a été voté ;

- le principe de l'unité: Ce principe veut que toutes les recettes et toutes les dépenses d'un

budget figurent sur un même document ;

- le principe de l'universalité: Ce principe interdit l'affectation de recettes identifiées à des

dépenses déterminées. Ce sont les recettes prises globalement qui doivent servir à couvrir

les charges dans leur globalité.

- le principe de l'équilibre budgétaire : C'est l'interdiction de présentation d'un budget

déséquilibré. Les charges ne doivent jamais être supérieures aux produits attendus.



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


Lors de l’élaboration et de l’exécution du budget de GRUEEDH, les quatre (04) autres principes

suivants doivent être observés :

- la période budgétaire de GRUEEDH correspond à l’année civile: du 1er janvier au

31décembre ;

- l’efficacité du processus d’élaboration budgétaire dépendra de la qualité de la

planification de ses activités dans le temps ;

- le budget doit intégrer tous les financements indépendamment de leurs origines ;

- les personnes chargées de l’élaboration du budget doivent prendre en compte les règles

d’exécution budgétaire selon lesquelles :

- une dépense ne peut être engagée que si elle a été prévue au budget,

- un dépassement budgétaire n’est autorisé que dans les limites prévues par la procédure

de révision du budget.

- Les activités prévues au cours d’un exercice budgétaire et non réalisées à la fin de celui-

ci peuvent être reconduites au budget de l’exercice suivant.

Les propositions budgétaires doivent être accompagnées du maximum de justifications. Ces

Justifications concernent une description détaillée de l’action, les objectifs spécifiques, les

résultats attendus, le budget, les délais d’exécution et la personne responsable.

VI.1.1.4 Préparation du budget

Il existe deux types de budget, le budget de fonctionnement et celui des investissements. Ces

deux budgets sont confectionnés selon une nomenclature propre à GRUEEDH. Ils sont établis

chaque année en fonction des objectifs du Coordonnateur Exécutif et dans le respect des

principes budgétaires.

VI.1.1.4.1 Détermination des objectifs à atteindre

Les objectifs à atteindre sont fixés par le conseil exécutif. Le budget est basé sur les réalités des

Exercices précédents tout en s'orientant vers les objectifs que le CA se propose d’atteindre et

qu’il assigne à ses divers centres de coûts et profits.

Les objectifs de l'exercice sont fixés en fonction des résultats de l’année en cours, de l’évolution

du marché, et des financements déjà disponibles. Afin d'aboutir à des comparaisons dans l'espace

et dans le temps, il est généralement recommandé de ne pas changer la présentation du budget

d'un exercice à l'autre. La procédure d'élaboration du budget doit également suivre le processus

OPM ci-après :

Objectifs : à partir de l'objectif général défini par le CA, chaque fonction doit assigner à

ses différents centres de responsabilité, des objectifs spécifiques qualifiables,

quantifiables et mesurables dans le temps permettant de réaliser l'objectif général ;



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


Programmes d'actions: il s'agit ici de répertorier au niveau de chaque secteur de

responsabilité les tâches à réaliser pour atteindre les objectifs définis. Ces tâches doivent

être programmées selon le calendrier de leur réalisation ;

Moyens d'actions : cette étape constitue la phase de prévision budgétaire où les moyens

sont mis en œuvre pour l'exécution des programmes. Ces moyens d'actions découlent

évidemment des tâches répertoriées et doivent être classés suivant leur nature (comptes

de comptabilité générale).

VI.1.1.4.2 Étude préparatoire – Projets de budget

Le budget est établi sur demande de l’administrateur comptable sur la base des prévisions des

différents secteurs selon

Le calendrier suivant :

- mi-octobre (ou le premier jour ouvrable suivant s’il s’agit d’un jour férié) : Transmission

du canevas de préparation budgétaire (fonctionnement et investissements) et du

calendrier par l’administrateur comptable aux différents secteurs et cellules ;

- fin-Octobre : Réception des réponses des projets de budget par secteur et cellule ;

- mi-novembre: Réunion de validation par le CA ;

- fin Novembre : Synthèse des documents corrigés par l’administrateur comptable,

répartition par source de financement et établissement de la note explicative.

VI.1.1.4.3 Budget définitif

L’approbation du budget par le CA doit être faite selon le calendrier indicatif suivant :

- 1e décembre : Réception du projet de budget envoyé par le CE ;

- 15 décembre : Réunion du Conseil pour adoption du budget. Approbation du budget et

signature du procès-verbal par le Président du CA.

VI.1.1.4.4 Outils de base pour la préparation budgétaire

Le budget est présenté par compte comptable (charge par nature), par centre de coûts et ensuite

consolidé par centre de responsabilités. Il est obligatoirement soumis à la règle de l'équilibre

budgétaire.



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VI.1.2 Document budgétaire

Le document budgétaire est un recueil de programmation des activités à conduire au cours d’une

Période annuelle. Il contient au moins les données suivantes :

- la justification de chaque activité ;

- les objectifs poursuivis par l’activité ;

- les résultats attendus de l’exécution de l’activité ;

- la description de l’activité ;

- le calendrier d’exécution de l’activité ;

- Le budget de l’activité.

VI.2 GESTION DE TRESORERIE

VI.2.1 Gestion des comptes bancaires

Règles de gestion :

- Les fonds versés au compte spécial ne doivent pas être utilisés à d’autre fins et ne doivent

pas non plus servir de garantie sans l’accord préalable du financeur / bailleur de fonds.

- l’Admin-comptable, le coordonnateur projet/programme / Président sont les seuls

signataires autorisés (signatures conjointes) à engager des dépenses.

- Le président du CA, l’Admin-comptable, le coordonnateur projet/programme sont les

seuls signataires autorisés à mouvementer les comptes bancaires de GRUEEDH / projet /

programme.

- Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d’un journal de banque

par compte.

- L’admin-comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les

journaux de banque correspondants.

- Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par l’admin-comptable et contrôle

par le président

- Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par l’AC et

contrôlé par le président

- L’AC prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter au président et au

coordonnateur projet /programme



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VI.2.2 Gestion de la caisse

Règles de gestion

- Le trésorier général tient la caisse de GRUEEDH pour financer les menues dépenses

éligibles au titre des activités à financer au moyen des ressources du projet /programme.

- Le niveau d’approvisionnement de la caisse de GRUEEDH est fixe a 25000 HTG / 500

USD. Toutefois, la caisse peut être approvisionnée au delà du plafond indiqué pour faire

face a un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie ex :( paiement de salaire en fin de

mois)

- La caisse permet de payer des dépenses de montant inferieur a cinq mille cent (5000

HTG ) ou cinquante dollars (150 USD) les dépenses supérieures ou égale a cinq mille

gourdes (5000 HTG) / 150 USD sont règles par chèque.

- La caisse est arrêtée en fin journée par le trésorier et contrôle par l’AC, il a latitude de

contrôler la caisse de façon inopinée. Toutefois, il lui est recommandé de faire un

contrôle systématique chaque fin de mois.

Approvisionnement de la caisse de GRUEEDH

Règles de gestion

- La procédure est applicable des que le niveau de fonds en caisse atteint deux milles cinq

cent gourdes. (2500 HTG)/ 50 USD

- Un arrêté de la caisse est effectue par le trésorier avant tout réapprovisionnement

- La caisse est réapprovisionnée à concurrence du montant des dépenses justifiées et des

prévisions de dépense dans la limite du plafond autorisé ou moins.

- La procédure est déclenchée par le trésorier à partir de la situation journalière de caisse.

- La caisse est approvisionnée dans la limite de vingt cinq mille gourdes (25000) / (500

USD) (sauf cas exceptionnel)


1. Arrêté de la caisse

2. Contrôle des pièces par AC

3. Etablissement de l’ordre de paiement

4. Signature du cheque

5. Remise du cheque à l’AC

6. Encaissement du cheque et enregistrement

7.



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VI.2.3 Règlement des factures

VI.2.3.1 Par Banque

Règle de gestion

- La procédure s’applique aux règlements de facture par cheque ou par virement bancaire

- Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire

- Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un B/C et d’un B/L,

d’une copie du contrat de service ou de fournitures et doivent porter le cachet « BON A

PAYER » avec visa du RL et l’AC

- Les factures relatives aux travaux doivent être certifie par le service technique

- Des factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats

correspondants.

- Les factures d’un montant inferieur à cinq mille gourdes (5000 HTG) sont règles par la

caisse.

- Le comptable prépare les bordeaux de remise de cheque en trois exemplaires :

L’original signé par le bénéficiaire est joint a la facture

Le duplicata accompagne le cheque

Le triplicata reste en souche

- Toute facture réglée porté le cachet « PAYE »


1. Point des factures en instance

2. Choix des factures à payer

3. Etablissement des ordres de paiement

4. Signature des ordres de paiement

5. Signature des chèques

6. Paiement des fournisseurs

VI.2.4 Par chèque

Règle de gestion

- La procédure s’applique pour le règlement en espèce des fournisseurs en contrepartie des

prestations ou travaux effectués ou des fournitures livrés.

- Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire

- Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’un B/C et d’un B/L,

d’une copie du contrat de service ou de fournitures et doivent porter le cachet « BON A

PAYER » avec visa du RL et l’AC

- seules les facture d’un montant inferieur a cinq mille gourdes (5000 HTG) sont réglés par

la caisse.



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- Toutes factures réglées porte le cachet « PAYE »


1. Regroupement des factures à régler

2. Contrôle des factures

3. Paiement des fournisseurs

VI.2.5 Avance de fonds

La procédure s’applique pour les achats à effectuer au comptant et aux dépenses à régler par les

cadres du projet / programme dans l’exécution de leurs activités

Règle de gestion

- Les fonds avancés sont justifiables dans les 24 heures pour les achats au comptant et dès

la fin des activités pour les dépenses réglées par les cadres du projet / programme.

- Toutes les avances de fonds sont comptabilisées en débitant le bénéficiaire. Son compte

sera soldé après justifications des fonds reçus.


1. Elaboration du programme d’activités et budget

2. Approbation du programme d’activités

3. Etude du budget

4. Mise a disposition des fonds

5. Justification des fonds reçus

6. Enregistrement de l’opération.



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VII GESTION COMPTABLE

Principes et méthodes comptables (version provisoire)

VII.1 LES PRINCIPES ET MEHODES COMPTABLES

VII.1.1.1 Principes comptables

Les rapports financiers sont établis selon les principes ci après :

VII.1.1.1.1 Le principe d’indépendance des exercices

Il doit tenir compte les produits et les charges afférents a l’exercice auquel ils se

rapportent, sans considération de la date de paiement ou d’encaissement de ces charges

ou produits.

VII.1.1.1.2 Le principe de cout historique

Les biens acquis sont enregistres a leur cout d’acquisition et maintenus a ce cout

VII.1.1.1.3 Le principe de permanence des méthodes

Les méthodes d’évaluation et de présentation de rapport financiers ne doivent pas être modifiées

d’un trimestre à un autre ou d’un exercice a l’autre, sinon ces modifications doivent être décrites

et justifiées dans les annexes de rapport financier

VII.1.1.1.4 Le principe de non compensation

Aucune compensation ne doit être opérée entre les emplois et les ressources, ni entre les charges

et les recettes.

VII.1.1.1.5 Le principe d’intangibilité des soldes de trésorerie a la reprise

La reprise des soldes de trésorerie d’un trimestre ou d’un exercice correspond rigoureusement

aux soldes de clôture du trimestre ou de l’exercice précédent

VII.2 METHODES COMPTABLES

VII.2.1 Composantes :

Les méthodes comptables comprennent :

- Les méthodes d’évaluation et d’enregistrement des opérations

- Les règlements et procédures comptables adoptées pour la préparation et la présentation

des rapports financiers



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l’image fidèle

- le respect sincère des principes et méthodes comptables tels que définis ci-dessus

constituent les conditions nécessaires à l’obtention d’une image fidèle du patrimoine

et de la situation financière

- il s’agit d’une présentation des comptes établis conformément aux principes et

méthodes comptables en vigueur, en utilisant des chiffres exacts dans la mesure du

possible ou des estimations raisonnables et justifiées.

- ces principes et méthodes doivent être mis en œuvre de manière à présenter une

situation aussi objective que possible des programmes et projets et ne comportant pas

de déformations intentionnelles, de manipulations ou d’omission de faits justificatifs.

VII.3 ORGANISATION COMPTABLE

La comptabilité doit être organisée de telle sorte qu’elle permette :

- La saisie complète, l’enregistrement chronologique et la conservation des données de

base

- La disponibilité des informations élémentaires et établissements, en temps opportun,

d’états dont la production est prescrite (information externe) ou utile aux besoins de

gestion (information interne)

- Le contrôle de l’exactitude des données et des procédures de traitement.

A cet effet, il conviendrait d’examiner les règlements du PCGR sur les obligations comptables et

les différents traitements comptables.

VII.3.1 OBLIGATIONS COMPTABLES

VII.3.1.1 Disposer d’un manuel de procédures comptables

Les procédures et l’organisation comptables doivent être décrites et mises à jour régulièrement

par les programmes afin de faciliter la compréhension du système comptable et la réalisation des

contrôles

VII.3.1.2 Enregistrement des opérations.

Le système d’information doit permettre l’identification et l’enregistrement exhaustif des

opérations des programmes. En principe, les opérations doivent être enregistrées en comptabilité

dans le mois où elles sont ordonnancées. Dans tous les cas, les arrêtés trimestriels ou annuels des

comptes devraient permettre de rattraper toute information admise ou incorrectement

enregistrée.



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VII.3.1.3 Plan des comptes

VII.3.1.3.1 Plan compte Budgétaire

Le budget matérialise et planifie en terme financiers les actions à mener dans le cadre du projet /

programme. Chaque composante ou sous programme, responsable de son programme valorise

ses objectifs annuels en fonction des plans d’actions qui ont été définis dans le descriptif du

projet / programme.

Le budget est élément essentiel de gestion dans la mesure où toute dépense doit être prise en

tenant compte :

- De la proposition budgétaire lors de l’autorisation de la dépense

- Du rattachement de la dépense à une ligne budgétaire prévu a cet effet

Dans ce cadre l’établissement d’un plan budgétaire pour chaque programme / projet est fonction

des actions à mener et la codification de chaque dépense est contenue dans les différents

descriptifs du programme.

VII.3.1.3.2 Plan compte analytique

L’organisation analytique des programmes et projets suivra les différents tableaux synthétiques

d’affectation des ressources budgétaires aux activités. Ainsi, la chronologie des objectifs,

produits et activités assignes à chacun d’eux feront l’objet de notre codification.

VII.3.1.4 Confection des documents de synthèse

Le système d’information des programmes doit permettre l’établissement de document de

synthèse selon une concordance et une périodicité conforme aux principes du présent manuel et

aux recommandations des différents DAP.

Ces documents peuvent être produits sous des formes pouvant nous permettre l’analyse de nos

données suivant des objectifs différents :

- Généraux

- Analytiques

- Budgétaires

Chaque montant figurant sur les documents de synthèse provenant de soldes de comptes

généraux, analytiques ou budgétaires doit être contrôlable par des procédures permettant :

- De reconstituer dans un ordre chronologique les opérations ;

- De justifier toute information par une pièce à partir de laquelle on pourra remonter au

document de synthèse ;

- D’expliquer l’évolution des soldes généraux d’un arrêté à l’autre par conservation des

mouvements ayant affecté ces comptes.



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VII.3.1.5 Les livres et documents obligatoires

- Un livre journal tenu sans blanc ni altérations d’aucune sorte, sur lequel sont récapitulés

sur une base mensuelle les totaux des opérations avec obligation de conserver tous les

documents permettant de vérifier ces opérations au jour le jour.

- Un grand livre qui retrace compte par compte tous les mouvements de la période ;

- Une balance mensuelle récapitulant dans l’ordre défini dans le plan comptable les soldes

et les mouvements des comptes

Ces documents peuvent être obtenus au moyen du traitement automatique, mais doivent

respecter les mêmes règles de lisibilité et cohérence des informations comptables.

Tableau de synthèse

Les travaux trimestriels et annuels auront pour finalité:

- De participer à la justification des comptes

- De préparer les écritures d’inventaires

- L’édition des grands livres généraux, analytiques ou budgétaire

- De procéder à l’élaboration des états de synthèse :

- Rapport financiers

- Tableau financier des ressources et emplois ;

VII.3.2 PROCEDURES ET PRINCIPALES ETAPES DES TRAITEMENTS COMPTABLES

VII.3.2.1 Contrôle des pièces justificatives

L’administrateur comptable doit procéder à la vérification de toutes les pièces justificatives

reçues

Cette vérification porte sur :

- L’existence de toutes les pièces

- L’existence des cachets et signatures autorisés

- L’exactitude des calculs ;

- La concordance entre les factures, les bons de commande et bons de livraison

- Certification du service s’il y a lieu.

VII.3.2.2 Ventilation des pièces comptables par opération

Toutes pièces comptables doivent être traitées en fonction de leur nature en vue de couvrir les

opérations qu’elles pourraient engendrer.



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Opération d’achat

Ces opérations peuvent être effectuées à crédit ou au comptant :

Achat à crédit

- Un exemplaire de la facture obéit à un classement en instance suivant un

ordre alphabétique (noms fournisseurs) ; un échéancier est établi avec

l’accord des deux parties ;

- Un exemplaire, destiné à la comptabilisation des achats, est classé dans le

chrono des achats ;

- Pour chaque règlement, le bon de caisse ou la copie du chèque et l’ordre

de paiement sont joints à la facture et la liasse est classée par la suite dans

le chrono de trésorerie correspondant.

Achat au comptant

- Un exemplaire de la facture est classé dans le chrono de la trésorerie

concerné ;

- Un exemplaire est classé dans le chrono achat avec la mention « PAYE »

VII.3.2.3 Traitement des pièces comptables

Le traitement des pièces comptables se résume à leur imputation, leur saisie et leur classement

Imputation des pièces comptables sur des fiches d’imputations

Ces fiches d’imputations doivent comporter les informations suivantes :

- Numéro et intutile du journal devant contenir l’opération ;

- Date comptable qui correspond à la date de saisie

- Numéro de la pièce comptable

- Numéro du compte général

- Numéro du compte analytique

- Numéro du compte budgétaire

- Montant débit ou crédit

Cette opération doit se faire obligatoirement par l’administrateur comptable avant la saisie

Saisie des pièces comptables

- La fiche d’imputation jointe aux autres pièces comptables sont transmises

au gestionnaire pour validation après contrôle, avant la saisie par

l’administrateur comptable



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- Toutes les pièces saisies doivent porter une marque attestant de ce fait

« facture saisie le ……………………sous le no……………………. »

Contrôle des saisies

Le comite de contrôle et de vérification procède au contrôle des saisies en confrontant dans les

brouillards des opérations concernées avec les pièces comptables appropriées et s’assure du

respect des règles et principes comptables généralement admis.

En cas d’erreurs la correction s’impose avant l’édition des journaux définitifs

Classement des pièces comptables

Les documents comptables doivent être non seulement classés et enregistrés dans un ordre

chronologique

C’est ainsi qu’il faut :

- Procéder à numérotation séquentielle des pièces comptables en fonction

de leur date d’arrivée

- Attribuer un numéro d’ordre a chaque pièce ;

- Classer toutes les pièces numérotées dans l’ordre chronologique dans les

chronos respectifs selon le journal auxiliaire se saisie comptable

- Mettre sur le dos du chrono l’année, le mois, la nature de l’opération

concernée par le chrono et le numéro de la pièce et celui de la dernière

pour référence.

VII.3.3 Schéma de comptabilisation

VII.3.3.1 Procédures des achats

Achat à crédit

- Constatation de la charge

Débit (……….) compte de charge du montant hors taxes de la facture de biens et

services

Crédit (………) : compte fournisseurs ordinaires du montant hors taxes de la

facture de biens et services (programme étant exonéré)

- Règlement de l’achat

Débit (……..) : compte fournisseurs ordinaires du montant hors taxes de la

facture de biens et services (programme étant exonéré)

Crédit (……..) compte de trésorerie du même montant

NB : les retours sur achat sont constatés directement en diminution par le crédit du

compte de charges et pour contrepartie de débit du compte fournisseur correspondant.



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Les achats au comptant

Débit (……….) : compte de charge du montant hors taxes de la facture de biens et

services

Crédit (……….) : compte de trésorerie du même montant

VII.3.3.2 Procédures des immobilisations

Entrée en immobilisation

Achat auprès d’un fournisseur

Débit (………...) : compte d’immobilisation du montant du cout d’acquisition HT

Crédit (……….) : compte fournisseur d’immobilisation du même montant

Dotation en équipement (subvention reçue)

Débit (………..) : compte d’immobilisation de la valeur approchée ou réelle du

bien acquis

Crédit (………) : compte de subvention d’équipement

Paiement direct par le bailleur de fonds

Débit (………) compte d’immobilisation de la valeur approchée ou réelle du bien

acquis

Crédit (……..) : compte de subvention d’équipement

Opération de fin d’année

Constations de l’amortissement

Débit (………) : compte de dotation (charges) du montant de l’annuité.

Crédit (……….) : compte d’amortissement du montant de l’annuité

NB : Pour les biens par subvention, il y a lieu de reprendre chaque année la subvention du

montant de la dotation annuelle soit :

Débit (……….) : compte de subvention du montant de la dotation annuelle

Crédit (………) : compte de produits du montant de dotation annuelle

Sortie d’immobilisation

- En fin d’année

Dotation complémentaire

Débit (…….) : compte de dotation du complément d’amortissement sur l’année

avant la cession

Crédit (…….) : compte d’amortissement du complément d’amortissement sur

l’année avant la cession



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Constations de la sortie d’actif

Débit (…….) : compte de valeurs comptables des cessions d’immobilisation.

Crédit (……) : compte d’immobilisation de la valeur brute figurant au bilan.

Solde de tout compte

Débit (………) : compte d’amortissement du montant cumulé des amortissements

jusqu'à la date de cession

Crédit (……..) : compte de valeurs comptables des cessions d’immobilisation du

montant cumulé des amortissements jusqu'à la date de cession

Régularisation de la subvention d’investissement

Débit (……) : compte de subvention d’investissement du montant de la dotation

aux amortissements de l’exercice

Crédit (…….) : compte de reprise sur amortissement du montant de la dotation

de l’exercice.

VII.3.3.3 Procédures Personnel - Paie

VII.3.3.3.1 Rémunérations brutes à verser au personnel

Enregistrement des rémunérations brutes

Débit (……) : compte de charges de personnel du montant total des

rémunérations brutes

Crédit (……..) : compte de personnel, rémunération dues.

Constations des retenues sur salaire

Débit (………) : compte de personnel, rémunération dues, du montant des

retenues sur salaire

Crédit (……..) comptes (état impôt sur les revenus, Assurance, avances,

oppositions, cotisation, autres retenues)

Règlements des sommes dues

Débit (……) : comptes personnel rémunérations dues (net a payer) et Etat impôts

sur les revenus

Crédit (……) : compte de trésorerie



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VII.3.3.3.2 Charges sociales et fiscales supportées par l’employeur

Débit (…….) : compte de charges impôts et taxes directs du montant de la TPA

Crédit (…….) : compte Etat, autres et taxes

Débit (…….) compte de charges de personnel du montant des cotisations

annuelles

Crédit (…….) : compte assurance (prestations familiales, accidents du travail)

Débit (…….) : compte Etat, autres impôts et taxes + compte assurance

Crédit (………) comptes charges impôts et taxes+charges de personnel

VII.3.3.3.3 Procédures des Stocks

Traitements des stocks en fin d’exercice (inventaire intermittent) :

Débit (…….) : compte de variation des stocks du montant des stocks de début

d’exercice

Crédit (…….) : compte de stocks

Débit (………) : Compte de stocks du montant des stocks finaux inventoriés

Crédit (……..) : compte de variation des stocks

VII.3.3.3.4 Procédures de trésorerie

Encaissement du budget de fonctionnement :

Débit (……..) : compte de trésorerie (fonctionnement) du montant accordé par le

bailleur

Crédit (……..) : subvention d’exploitation versée par le bailleur

Opération de virement

Débit (………) : compte de virement interne lors des versements d’espèces

Crédit (………) : compte de caisse du montant versé



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


Débit (……….) : compte de la banque concernée à la réception du relevé ou de

l’avis de crédit

Crédit (………) : compte de virement interne du montant versé figurant sur le

relevé

NB : On procède à l’opération inverse lorsqu’il s’agit d’un prélèvement auprès de la banque

pour approvisionnement de la caisse ou pour approvisionner un autre compte bancaire.

Les autres opérations de trésorerie sont décrites dans les autres procédures.

VII.4 PLAN COMPTABLE GENERAL

Liste des comptes

13. SUBVENTIONS D’EQUIPEMENT

1311 Subventions d’équipement reçue

14. AUTRES SUBVENTIONS

141. SUBVENTIONS RECUES

141.1.0 Etat 141.2.0 ICCO 148. AUTRES RESSOURCES

1481. Ressources Propres 1482. Autres Ressources Propres

20. FRAIS IMMOBILISES

201160. Achats immobilisés 201161. Transports immobilisés 201162. Services Extérieurs A immobilisés 201163. Services Extérieurs B immobilisés 201164. Autres charges immobilisées 201165. Charges de personnel immobilisées

1. COMPTES DES RESSOURCES

DURABLES

2. DEPENSE DE FONCTIONNEMENT

IMMOBIISEES



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


21. IMMOBILISATIONS CORPORELLES

213. Logiciels

23. BATIMENTS, INSTALLATIONS TECHNIQUES ET AGENCEMENTS

231.1.0 Bâtiments Administratifs

24. MATERIEL

244 Matériel et mobilier

244.1.0 Matériel de bureau 244.2.0 Matériel informatique 244.3.0 Matériel Bureautique 244.4.0 Mobilier de bureau 245 Matériel de transport

245.1.0 Matériel roulant 245.2.0 Autres, Motocyclette 247 Agencement et aménagements du matériel

247.1.0 Agencement et aménagements du matériel

25. AVANCES et ACOMPTES VERSES SUR IMMOBILISATIONS

251 Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles

251.1.0 Avances et Acomptes versés sur travaux et réparations 251.2.0 Avances et Acomptes versés sur constructions 27. AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIERES

275. Dépôts et cautionnement versés

275.1.0 Dépôts pour loyers d’avance 275.2.0 Dépôts pour électricité 275.3.0 Dépôts pour l’Eau 275.4.0 Dépôts pour le gaz 275.4.0 Dépôts pour le téléphone, télécopie.

28. AMORTISSEMENT



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


283 Amortissement Bâtiments, Installations techniques et Agencements

283.1.0 Bâtiments administratifs

284 Amortissements du matériel

284.1.0 Matériel de Bureau 284.2.0 Matériel informatique 284.3.0 Matériel Bureautique 284.4.0 Matériel de Bureau 284.5.0 Matériel automobile 284.6.0 Autres vélo, Moto 284.8.0 Agencements et Aménagements du matériel

32. STOCKS

321. Stocks fournitures

321.1.0 Stocks fournitures 321.2.0 Stocks carburant

40 FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

401 Fournisseurs, Dettes en compte

401.1.0 Fournisseurs d’exploitation 401.2.0 Fournisseurs d’investissements 401.3.0 Fournisseurs sous-traitants 408 Fournisseurs, Factures non parvenues

408.1.0 Fournisseurs d’exploitation 408.2.0 Fournisseurs d’investissements 408.3.0 Fournisseurs sous traitants

4. COMPTES DE

TIERS



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


409. Fournisseurs, Débiteurs

409.1.0 Fournisseurs, avances et acomptes versés 409.2.0 Fournisseurs sous-traitants, avances et acomptes versés 42. PERSONNEL

421. Personnel, Avance et acomptes

421.1.0 Personnel, Avances 421.2.0 Personnel, Acomptes 421.3.0 Frais avancés et fournitures au personnel 422. Personnel, Rémunérations dues

422.1.0 Personnel local, Rémunération dues

427 Personnel, charges à payer et produits à recevoir

427.1.0 Dettes provisionnées pour congés à payer 427.2.0 Autres charges à payer 427.3.0 Produits à recevoir 43. ORGANISMES SOCIAUX

431. Sécurité sociale

431.3.0 Assurance

438 Organismes sociaux, charges à payer et produits à recevoir

438.1.0 Assurance, Charges à payer

44. ETAT ET COLLECTIVITES PUBLIQUES

447 Etat, impôts retenus à la source

447.1.0 Impôts Uniques sur les traitements et salaires



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


447.2.0 Autres impôts et contributions

448 Etat, charges à payer et produits à recevoir

448.1.0 Charges à payer 448.2.0 Produits à recevoir 45. ORGANISMES INTERNATIONAUX

458 Organismes internationaux, subvention à recevoir

458.1.0 Organismes internationaux, fonds de dotation à recevoir 458.2.0 Organisme internationaux, subventions à recevoir

52. BANQUES

521. Banques et établissements financiers

521.1.0 Sogebank – HTG 521.2.0 Sogebank – USD 57. CAISSES

571. Petite Caisse

571.1.0 Carburant 571.2.0 Fournitures 571.3.0 Eau 58. COMPTES DE VIREMENTS INTERNES

585. Virements de fonds

603. Variation de matières et fournitures consommables

603.1.1 Variation des stocks de fournitures de bureau

5. COMPTES DE TRESORERIE

60. ACHATS ET VARIATION DES STOCKS



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


603.1.2 Variation des stocks de carburant 604. Achats de matières et fournitures consommables

604.1.0 Achat de fournitures de bureau 604.2.0 Achats carburant 604.3.0 Achats services 604.4.0 Achats de produits d’entretien 604.5.0 Eau 604.6.0 Electricité 604.7.0 Achats de petits matériels et outillage.

614. Transport du personnel

614.1.0 Transport Mission personnel Intérieur

616. Transport de plis

616.1.0 Transport courrier 616.2.0 Déménagement

621 Sous-traitance générale

622 Locations et charges locatives

622.1.0 Location de matériels 622.2.0 Location de bâtiment 622.3.0 Locations diverses 624. Entretien, Réparation et maintenance

624.1.0 Entretien et réparation du matériel de transport

61. TRANSPORT

62. SERVICES EXTERIEURS A



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


624.2.0 Entretien et réparation du matériel informatique 624.3.0 Entretien et réparation du matériel et mobilier de bureau 625. Prime d’assurance

625.1.0 Assurance matériel de transport 625.2.0 Assurance matériel et mobilier de bureau 625.3.0 Autres primes d’assurance 626. Publicité, Publication, Relations publiques.

626.1.0 Annonces, insertions 626.2.0 Catalogues et imprimés publicitaires 626.3.0 Foires et expositions 627. Frais de télécommunications

627.1.0 Frais téléphone 627.2.0 Frais fax 627.3.0 Frais internet 627.4.0 Frais postaux

631. Frais Bancaires

631.1.0 Frais bancaires 631.2.0 Frais sur virement 631.3.0 Autres frais. 632. Rémunération d’intermédiaires et de conseils.

632.1.0 Honoraires Audits et conseils 632.2.0 Honoraires assistance comptables 632.3.0 Divers frais 632.4.0 Autres Honoraires 633. Frais de formation du personnel

63. SERVICES EXTERIEURS B



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


633.1.0 Formation Informatique 633.2.0 Formation diverse

661. Rémunération du personnel

661.1.0 Appointements, Salaires et commissions 661.2.0 Congés payés 661.3.0 Autres appointements 664. Charges sociales

664.1.0 Assurance du personnel

681. Dotations aux amortissements

681.1.0 Dotations aux amortissements matériels de bureau 681.2.0 Dotations aux amortissements Matériel informatique 681.3.0 Dotation aux amortissements Matériel Bureautique 681.4.0 Dotations aux amortissements Mobilier de bureau 681.5.0 Dotation aux amortissements matériels automobiles 681.6.0 Dotation aux amortissements Vélo, Moto.

701. Reprise sur amortissement

701.1.0 Reprise sur amortissements matériel de bureau 701.2.0 Reprise sur amortissements Matériel informatique 701.3.0 Reprise sur amortissements Matériel Bureautique 701.4.0 Reprise sur amortissements Mobilier de bureau

66. CHARGES DU PERSONNEL

68. DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS

70. REPRISE SUR AMORTISSEMENT ET PROVISION



Tel : 509-3863-4694 / 3107-5301 / 3828-1962


701.5.0 Reprise sur amortissements matériel automobile 701.6.0 Reprise sur amortissements Vélo, Moto

Documents

Manuel des procédures Administratives, financières et ... · Le Manuel des Procédures de l‘organisation fixe les procédures Administratives, Financières et Comptables de GRUEEDH