Pour Saisir une nouvelle demande de prestation, ou

pour effectuer une recherche, cliquez

ici

Avant de débuter votre saisie, prenez connaissance des

informations contenues dans les

divers chapitres. Elles vous

permettront de mieux préparer

votre envoi.

La rubrique « actualités » vous offre un ensemble d’ informations, mises à jour régulièrement, sur les évolutions réglementaires pouvant concerner vos envois

Avant de débuter votre demande, vous vous engagez à fournir à Ulisse des informations « sincères & véritables »

Cet engagement préalable est un impératif. Il fixe les limites légales de la responsabilité

d’Ulisse dans le traitement de vos demandes, et les conséquences qui découleraient d’une saisie erronée,

{volontairement ou non} ou modifiée en dernière minute

Cliquez ici pour débuter la saisie de votre nouvelle demande

Composée de 7 onglets, elle autorise une saisie à votre rythme, vous permet de revenir sur des informations inconnues au moment de la saisie initiale, de les rectifier, sous réserve d’avoir préalablement & complètement saisi, et validé l’onglet N° 1 !

Le rédacteur de la demande est, comme son nom l’indique, la personne qui saisit les informations. Ces informations seront pré-remplies, dès lors que votre Unité aura contractualisé ses prestations auprès d’Ulisse. Le nom de votre Unité apparaitra alors dans le menu déroulant. En cliquant sur votre Unité, tous les champs se complèteront automatiquement.

La caractérisation de la prestation a pour but de prédéfinir les champs qui apparaîtront {ou non} lors de la saisie. Pour poursuivre la saisie, ce cadre doit être intégralement renseigné.

La validation de cette saisie vous autorise à poursuivre la saisie de l’onglet N°2. Tous les onglets sont bâtis sur le même modèle.

La caractérisation géographique de votre envoi déterminera quels champs seront ultérieurement ouverts ou fermés dans le formulaire. Elle facilitera votre saisie en ne vous présentant pas les options de saisie inutiles ou redondantes.ATTENTION {1} : Europe signifie systématiquement « Union Européenne » composée aujourd’hui de 27 pays.ATTENTION {2}: International signifie : Hors UELA SUISSE NE FAIT PAS PARTIE DE L’UNION EUROPEENNE, NON PLUS QUE LES DEPARTEMENTS & TERRITOIRES D’OUTRE MER, fiscalement considérés comme hors UE

Date {de livraison ou d’expédition} impérative ou indicative : une date indicative nous permettra de choisir le prestataire adapté aux seuls critères techniques de votre prestationUne date impérative nous autorisera a mettre en œuvre toutes les procédures indispensables à l’arrivée du matériel au jour dit, qu’elles qu’en soient les conséquences financières. Nous interviendrons sans votre accord ultérieur pour que soit respectée cette exigence

Identifiez les caractéristiques de votre envoi : Matériel ou document. Un transport international de document ne génèrera aucun processus douanier, ce qui ne sera pas le cas d’un transport de matériel !

Identifiez dès à présent l’ensemble de la prestation que vous demandez à Ulisse.

IMPORTANT : Toutes les informations contenues

dans ces pages nous sont indispensables, à un titre

ou un autre, pour organiser votre prestation.

Le N° d’identification TVA répond au même besoin de

caractérisation d’une opération

intracommunautaire. Pour en savoir plus :

http://ulisse.in2p3.fr/news

Un N° de prestation vous sera alors attribué, qui vous autorisera à ensuite revenir à tout moment, et autant que vous le souhaiterez, sur ce formulaire pour poursuivre, compléter, & valider votre saisie

Toutes ces informations sont pré-remplies, dès lors que votre Unité a contractualisé ses prestations auprès d’Ulisse. Le nom de votre Unité apparaitra alors dans le menu déroulant. En cliquant sur votre Unité, tous les champs se complèteront automatiquement.

Lorsque vous aurez complété & validé cette 1ere étape, la demande se positionnera automatiquement sur le 2eme onglet.

Le N° Siret identifie l’expéditeur. Cette information est obligatoire, pour insérer votre opération dans la Déclaration d’Echanges de Biens du CNRS (voir rubrique DEB sur notre site), ou pour identifier votre Unité lors de la saisie de la Déclaration Douanière imposée par les réglementations

Vous devez identifier les moyens de

manutention disponibles

chez l’expéditeur, ainsi que les

moyens demandés.

Le N° Siret identifie également le destinataire. Cette information est

obligatoire, lors d’échange à l’intérieur de l’UE, pour permettre l’insertion de votre opération dans la Déclaration d’Echanges de Biens

du CNRS (voir rubrique DEB sur notre site). Dans ce cas précis (opération

d’exportation Hors de l’UE, cette information n’est pas indispensable

Ce carnet d’adresse vous est dédié, dès lors que vous avez forfaitisé vos

prestations auprès d’Ulisse. Il se complète au fur & à mesure des saisies réalisées par les chercheurs & agents de votre Unité. Il vous est strictement réservé et est lié à l’identification de votre Unité comme

expéditeur.

Le N° de TVA n’est pas une information obligatoire

dans le cadre d’une

opération internationale

11/04/23UliSSE.P.BRION 8

L’Unité de manutention est la

résultante de plusieurs colis,

manutentionnés durant le transport

Le colis est l’Unité de

base composant votre envoi

La saisie de cet onglet est particulièrement importante, dans la mesure où toute la fiabilité du processus de transport découlera de la qualité des informations qui y auront été portées. Vous devrez indiquer, Unité de manutention par Unité de manutention, colis par colis, tous les éléments composant votre envoi. Ces informations sont INDISPENSABLES à la réalisation des listes de colisage, factures proforma, réservations de fret, informations à notre assureur…….)VOIR LES DIAPOSITIVES SUIVANTES EXPLIQUANT LE PROCESSUS DE SAISIE.Si vous deviez modifier cet onglet après notre validation, vous perdriez tout le bénéfice de votre demande, et seriez contraint d’attendre une nouvelle validation, sans aucune priorité d’accès.

Dans ce cas, vous estimerez les dimensions du colis.

Vous indiquerez les conditions de manutention

de vos colis durant le transport

Les colis composant votre envoi peuvent être fabriqués sur votre demande. Vous devrez mentionner les caractéristiques techniques de cette demande dans un document que vous téléchargerez. Dans ce cas, vous indiquerez des dimensions estimées dans les cadres prévus

Après avoir enregistré tous vos colis, vous enregistrerez l ’étape

Après avoir enregistré tous vos colis, vous enregistrerez l ’étape

L’Unité de manutention est « l’emballage qui

sera manutentionné

lors des opérations de

transport ». Elle peut être une

palette, contenant plusieurs cartons,

un conteneur, contenant des

caisses en bois, ou tout autre type

d’emballage. Attention : Le vrac est assimilé à un colis, pas à une

Unité de manutention

?Signifie que vous avez demandé un emballage spécifique

Si votre expédition comporte plusieurs Unités de Manutention, cliquez ici

Si vous désirez ajouter un colis, non contenu dans une Unité de manutention,

cliquez ici

Si vous désirez ajouter un colis dans cette Unité de manutention, cliquez ici

11/04/23UliSSE.P.BRION 11

Si vous n’avez pas de dossier particulier à transmettre, complétez

le document spécifique, et téléchargez le dans le formulaire

Si vous demandez à Ulisse un colisage spécifique, téléchargez votre dossier, contenant, plans, photos, ou tout autre élément

d’analyse

Enregistrez votre colis

Sélectionnez votre emballage

Notez les dimensions de ce colis

11/04/23UliSSE.P.BRION 12

Si vous envoyez plusieurs palettes identiques, ou si votre palette

contient plusieurs colis identiques, dupliquez votre saisie.

Votre colisage prend forme ! Vous avez désormais enregistré 1

palette UA, contenant un seul colis, référencé UA 1/1

Si vous expédiez, en sus de votre palette UA, un colis séparé,

« Ajoutez un colis »

Si votre palette contient plusieurs colis, insérez un

autre colis

11/04/23UliSSE.P.BRION 13

Votre colisage est désormais constitué. Vous expédiez donc une palette contenant 2 colis :1 colis en carboglace & 1 valise aluminium+Un colis {caisse plastique}.

Vous devez maintenant indiquer le contenu de chaque colis.

Saisissez le contenu de chaque colis (voir diapositive suivante)

11/04/23UliSSE.P.BRION 14

Les références des colis vous permettront, lorsque votre

demande sera validée, d’imprimer les étiquettes que

vous apposerez sur chaque colis

Saisie type d’un article standard

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ATTENTION : Lorsque vous aurez saisi les informations concernant votre colis, vous devrez identifier le contenu de chacun d’entre eux. Pour nous permettre de réaliser une facture proforma, pour nous permettre de rédiger une liste de colisage, pour nous permettre de présenter votre matériel en douane, pour gérer un litige de transport auprès de notre assureur, vous devrez identifier le matériel par :1.Sa désignation commerciale ou technique & ses références2.Son N° de série ( autant de N°’s que d’articles!) Si vous expédiez des cables, ou des articles non identifiables, car trop petits pour porter un N° , indiquez « Sans N° » et référencez l’article par « 1 lot »). 3.Si vous expédiez un prototype, vous devrez « inventer » un N°, coller sa référence sur le matériel (étiquette) et reporter cette mention sur le formulaire de saisie.4.ATTENTION : La saisie d’un N° de série est la REGLE, son absence L’EXCEPTION!5.Si vous « trichez » en inventant « un lot » pour des articles parfaitement définis, votre demande ne sera pas validée, et donc, non traitée!6.L’origine d’un matériel est le pays de fabrication de ce matériel

Le N° UN est impératif

1. Si votre matériel ou produit est dangereux, merci de fournir TOUTES les informations demandées. :

2. Le N° UN est la 1ere de ces informations.

3. La Fiche de Données de Sécurité (que vous devrez télécharger) est indispensable à la préparation d’un emballage conforme au type d’expédition souhaitée.

S’il s’agit d’un produit ou matériel radioactif, merci de

suivre précisément la demande d’information

Le N° UN est Impératif

Cadre à remplir pour un produit

dangereux, non radioactif

Téléchargez la Fiche de Données de Sécurite de

votre produit

Cadre à remplir pour un produit

dangereux, radioactif

Si vous ne disposez pas de Fiche de Données de

Sécurité, remplissez & téléchargez ce document

N’oubliez pas d’enregistrer la saisie de votre matériel {enregistrement successif de tous les

matériels} avant de valider l’étape

Lorsque votre saisie de l’onglet « matériel » est terminée, et l’onglet validé, elle doit ressembler à ceci .Dans ce cas précis, vous expédiez une palette contenant 3 colis.Votre palette UA a fait l’objet d’une demande d’emballage spécifique.Le colis UA 1/1 Contient un produit radioactif & dangereux.Les références : UA, UA 1/3, UA 1/2 & UA 1/3 seront reprises sur les étiquettes que vous pourrez imprimer, après validation de votre demande. Il est important de coller les « bonnes étiquettes » sur les « bons colis ». La cohérence entre saisie et étiquetage est particulièrement importante lorsque se produit un évènement du type perte, ou casse. L’identification immédiate de l’élément manquant ou cassé facilite le lancement des recherches ou l’ouverture du dossier litige et, par conséquent, augmente les chances de retrouver cet élément manquant, ou d’en obtenir la meilleure indemnisation. Cette identification précise est également un élément indispensable à la bonne réalisation d’une Déclaration Douanière. Lors d’un transport routier, elle aide le transporteur à faire les meilleurs choix (volume disponible, précautions particulières, etc…)