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Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 1
La solution technologique de BAnQen matière de gestion intégrée des documents (GID)Présentation d’un projet novateurChristian BolducArchiviste, Section des archives gouvernementalesCentre d’archives de Québec
Québec
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 2
Plan de la présentation
Introduction• Présentation de Bibliothèque et Archives nationales
du Québec (BAnQ)Première partie• Présentation de la situation et du programme
de gestion intégrée des documents (GID) de BAnQDeuxième partie• Représentation d’un outil de GID• Présentation de l’outil de GID conçu par BAnQ
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 3
Quelques mots à propos de BAnQ
1920 : Création des Archives de la province de Québec 1967 : Fondation de la Bibliothèque nationale du Québec1998 : Adoption de la Loi sur la Grande bibliothèque du Québec
(GBQ)2002 : Fusion de la Grande bibliothèque du Québec
et de la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ)2005 : Sous la responsabilité de la BNQ, ouverture
de la Grande Bibliothèque2006 : Création de Bibliothèque et Archives nationales du Québec
(BAnQ) par la fusion des Archives nationales du Québecet de la Bibliothèque nationale du Québec
▪ 3Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 4
BAnQ
▪ 4Bibliothèque et Archives nationales du QuébecBibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 4
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BAnQ partout au Québec
Première partie
La gestion intégrée des documentsà BAnQ
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Qu’est-ce que la GID?
La gestion intégrée des documents (GID)• La GID, c’est la gestion intégrée des documents
et des dossiers, peu importe leur supportet leur format, durant tout leur cycle de vie.
• La GID repose sur les mêmes outils queceux utilisés en gestion documentaire traditionnelleainsi que de nouveaux.
• La GID englobe donc tant les documents papierque les documents numériques.Les deux types de documents sont gérés ensemble,avec les mêmes outils.
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Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 8
Qu’est-ce que la GID?
GED : gestion électronique des documents
GDE : gestion des documents électroniques
GID : gestion intégrée des documents
GED et GID = même chose, mais trois éléments qui étaient implicites dans la GED sont explicites dans la GID.
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Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 9
Pourquoi une gestion intégréedes documents?
Coexistence des documents papieret des documents numériques
• Inefficacité organisationnelle en matière de gestion de l’information• Outils actuels parfois inadaptés à cette situation• Risque de perdre des documents administratifs,
juridiques et financiers• Perte possible de la mémoire institutionnelle
Changement du cadre législatif
Importance grandissante des questionsde sécurité et d’accès
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Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 10
La situation à la suite de la fusion
Nouvelles réalités +
Nouveaux besoins=
Nécessité d’un nouveau programme de GID• Réalisation d’une analyse des besoins
et des possibilités• Enquête auprès des utilisateurs• Validation du plan auprès du comité de direction
du projet
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 11
Constats
Besoin de personnel : embauche d’un archivisteinstitutionnel et d’une deuxième technicienneen documentationNécessité de revoir les outils de GIDpour créer un programme cohérentL’outil technologique du programmme de gestiondocumentaire ne doit pas être de type « expert »mais orienté vers les utilisateurs• Il ne doit pas alourdir indûment les tâches des utilisateurs.• Il doit permettre une certaine personnalisation.Le succès de l’opération repose sur une décentralisation de la gestion documentaire à BAnQ
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 12
Mise en œuvre du programme de GID
Révision des outils archivistiques• Plan de classification : limite de quatre niveaux
plutôt que les sept niveaux des anciens plans• Calendrier de conservation : une seule règle par niveau
du plan de classification, sauf quelques exceptions
Élaboration d’une politique de GID• Responsabilisation des gestionnaires
Conception d’une application répondantaux besoins spécifiques de BAnQ : l’iGID
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 13
Les défis de la GID à BAnQ
Comment réussir le changement de paradigme?Simplement en :• favorisant l’appropriation d’un nouvel environnement de travail ;• favorisant l’utilisation du plan de classification des documents ;• favorisant la constitution de dossiers institutionnels
« partagés », sous la responsabilité d’un « porteur » du dossier, plutôt que la constitution d’un dossier individuel ;
• facilitant l’accès et la consultation des dossiers institutionnels;• assurant une gestion des accès simple et directement en
relation avec les tâches des utilisateurs.
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 14
Les gages de succès pour BAnQ
Les gages de succès de la GID• Appui de la haute direction▪ Concrétise l’engagement institutionnel en matière de gestion
intégrée des documents• Compréhension des gains potentiels
par les gestionnaires• Responsabilité des gestionnaires▪ L’iGID permet l’audit de l’utilisation
• Approche « client »▪ Simplification des composants du « programme »
• Appropriation de l’interface par les utilisateurs• Soutien continu aux utilisateurs
Deuxième partie
Le logiciel de GID
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 16
Les quatre principes essentiels
Principes de base d’un bon logiciel de GID
– Fiabilité
– Intégrité
– Conformité
– Systématisation
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Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 17
La gestion de projet
Un projet de développement d’une application a avantage à se dérouler selon le modèle PDCA
(Plan-do-check-act)ou
Planifier-Développer-Contrôler-Ajuster
On peut représenter le tout selon la roue de Deming.
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 18
Le Modèle PDCA
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 19
PDCA et la norme ISO 15489
L’utilisation de ce modèle de gestion n’est pas nouvelle en archivistique.
Étape B :Analyser lesactivités
Étape A :Conduire l'enquêtepréliminaire
Étape C :Identifier lesexigencesarchivistiques
Étape E :Identifier lesstratégies pourremplir ces exigences
Étape F :Concevoir lesystèmed'archivage
Étape DÉvaluer lessystèmes existants
Étape HConduire le contröled'après mise enoeuvre
Étape GMettre en oeuvre lesystèmed'archivage
Politique
Norme Mise enoeuvre
Conven-tion
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Le modèle logiciel (1 de 3)
2020Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 20
Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 21
Le modèle logiciel (2 de 3)
2121Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 21
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Le modèle logiciel (3 de 3)
2222Bibliothèque et Archives nationales du Québec ▪ 22
La démonstration
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Titre
Région de Québec : 418 844-4800Sans frais, d’ailleurs au Québec : 1 800 363-9028
GRANDE BIBLIOTHÈQUE475, boulevard De Maisonneuve EstMontréal (Québec) H2L 5C4
CENTRE DE CONSERVATION2275, rue HoltMontréal (Québec) H2G 3H1
CENTRES D’ARCHIVES
Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec27, rue du Terminus OuestRouyn-Noranda (Québec) J9X 2P3
Bas-Saint-Laurent et Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine337, rue MoreaultRimouski (Québec) G5L 1P4
Point de service de Gaspé80, boulevard de GaspéGaspé (Québec) G4X 1A9
Côte-Nord700, boulevard Laure, bureau 190Sept-Îles (Québec) G4R 1Y1
Estrie225, rue Frontenac, bureau 401Sherbrooke (Québec) J1H 1K1
Mauricie et Centre-du-Québec225, rue des Forges, bureau 208Trois-Rivières (Québec) G9A 2G7
Montréal535, avenue Viger EstMontréal (Québec) H2L 2P3
Outaouais855, boulevard de la GappeGatineau (Québec) J8T 8H9
QuébecPavillon Louis-Jacques-CasaultCampus de l’Université Laval1055, avenue du SéminaireQuébec (Québec) G1V 4N1
Saguenay–Lac-Saint-Jean930, rue Jacques-Cartier Est, bureau C-103Saguenay (Québec) G7H 7K9