Présentation zen 2e ed. - pearsonelt.ch · Chapitre 1 L'art de la présentation dans le monde actuel 5 1 Un jour, après plusieurs présentations réussies à Tokyo, j’ai pris

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© 2012 Pearson France – Présentation Zen, 2e édition – Garr Reynolds

5Chapitre 1 L'art de la présentation dans le monde actuel

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Un jour, après plusieurs présentations réussies à Tokyo, j’ai pris le train Super Express de 17 h 03 pour Osaka, muni d’un ekiben (variété de plateau-repas japonais, ou bentos, vendue dans les gares) et d’une canette de bière Asahi. Pour moi, la quintessence de l’expérience nippone consiste à traverser la campagne du Japon à bord de ses trains ultramodernes tout en savourant ses mets traditionnels avec des baguettes et une bière locale, le tout ponctué d’aperçus de ses temples, ses sanctuaires et même du mont Fuji à travers les baies vitrées du train. C’est une merveilleuse juxtaposition de l’ancien et du moderne, ainsi qu’une façon plaisante de terminer la journée.

Pendant que je dégustais mon bento, j’ai jeté un coup d’œil de l’autre côté de l’allée et vu un cadre japonais, l’air pensif, penché sur une pile de diapos PowerPoint imprimées. Deux diapos par page, toutes remplies de rectangles bourrés de texte en japonais et de toutes les couleurs. Pas le moindre espace laissé vide. Aucune image à part le logo de la société, en haut de chaque diapo. Juste une série continue de texte, titres, puces et logos.

Ces diapos avaient-elles servi de support visuel pour un exposé oral ? Si c’était le cas, je plains le public. Depuis quand est-on capable de lire et d’écouter un discours en même temps (en imaginant que le public parvienne à déchiffrer à l’écran le texte en corps 12 points) ? Ces diapos étaient-elles seulement destinées à être lues sur papier ? Si oui, je plains à la fois l’auteur et le lecteur parce que PowerPoint n’est pas un outil pour la création de documents. Les cadres remplis de listes à puces et de logos ne conviennent pas pour présenter un rapport ou une brochure. Et à en juger par les nombreux allers-retours que cet homme, sans doute frustré par l’ambiguïté du contenu, effectuait entre ses diapos imprimées, j’imagine qu’il est arrivé à la même conclusion.

Quel contraste dans la présentation de contenus, me suis-je alors dit : d’un côté, le bento japonais, merveilleusement efficace et élégant, sans le moindre élément superflu ; de l’autre, cette série de diapos PowerPoint, incompréhensibles et d’aspect confus. Pourquoi le design et la présentation d’un

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contenu commercial ou technique, destiné à un exposé oral, ne pourraient-ils suivre davantage l’esprit des simples bentos vendus dans les gares japonaises ? Le bento, par exemple, renferme un contenu soigneusement sélectionné, réparti dans la boîte de la manière la plus efficace et élégante à la fois. Le bento est présenté de façon simple, jolie et équilibrée. Rien n’y manque et rien n’est superflu. Sans fioritures mais conçus à merveille, les bentos sont aussi agréables à l’œil qu’au palais. Voilà une façon satisfaisante, stimulante et gratifiante de passer vingt minutes. Quelle est la dernière présentation que vous ayez vue et dont vous puissiez dire autant ?

À première vue, il n’y a rien de commun entre un délicieux bento et une présentation avec diaporama. Mais c’est à ce moment précis, lancé à travers la campagne japonaise à 320 km/h, que j’ai eu une révélation : il fallait faire quelque chose pour mettre fin à la calamité des diaporamas PowerPoint hideux et des discours sinistres qui vont avec – et c’était en mon pouvoir. Au Japon, comme partout dans le monde, les cadres subissent quotidiennement des présentations mal conçues, dans lesquelles les diapos font plus de mal que de bien. Ces présentations ne sont ni agréables, ni efficaces. J’ai su alors que si j’étais capable d’initier une nouvelle façon d’appréhender la préparation, le design et la présentation de ces fameux diaporamas PowerPoint, peut-être pourrais-je me rendre utile en aidant les autres à communiquer avec beaucoup plus d’impact. C’est à cet instant, dans le Shinkansen1, quelque part entre Yokohama et Nagoya, que je me suis mis à écrire ce livre. J’ai commencé à partager mes réflexions sur le site web Présentation Zen, un blog sur le design (conception et composition) de présentations qui allait devenir le plus visité au monde.

Ce livre se compose de trois parties : Préparation, Design et Prestation. Tout au long de votre lecture, vous y trouverez une combinaison équilibrée de principes et concepts, d’inspiration et d’exemples pratiques. Je vous montrerai même des photos avant/après du bento réel qui a inspiré ce livre. Avant de voir à quoi ressemblent les présentations à l’heure actuelle et d’expliquer pourquoi elles jouent désormais un rôle si important, voyons d’abord ce que j’entends par « présentation zen ».

1. NdT : train à grande vitesse japonais.




Approche zen des présentationsCeci n’est pas un ouvrage consacré au zen. C’est un livre traitant de communication et d’une manière légèrement différente de voir les présentations, en accord avec l’air du temps. Bien que j’y mentionne le zen et les arts zen à plusieurs reprises, mes références relèvent davantage de l’analogie que du sens littéral. Au sens propre du terme, la tradition et les pratiques zen n’ont rien à voir avec l’art de présenter un exposé dans notre monde moderne. Toutefois, nos activités professionnelles, la communication d’entreprise en particulier, peuvent partager le même ethos que le zen, c’est-à-dire que l’essence ou l’esprit de nombreux principes zen relatifs à l’esthétique – la conscience et l’interdépendance, entre autres – peut aussi s’appliquer à nos activités quotidiennes, y compris les présentations.

À celui qui cherche l’illumination, un maître pourrait donner comme premier conseil de se rendre compte réellement que la vie est quelque peu absurde, décalée ou – formulé autrement – qu’il existe de la souffrance. Et que cette discordance est une conséquence de notre attachement à des choses insignifiantes. De même, la première étape pour créer et concevoir d’excellentes présentations est de prendre conscience de ce que nous considérons aujourd’hui comme des présentations PowerPoint « normales » et du fait que cette norme est en décalage avec la manière dont les gens apprennent et communiquent réellement.

Chaque situation est unique. Mais nous savons tous par expérience personnelle que les présentations infligées en entreprise et à l’école peuvent générer une bonne dose de souffrance, aussi bien pour l’auditoire que pour l’orateur. Pour communiquer avec davantage de clarté, d’intégrité, d’élégance et d’intelligence, il nous faut dépasser ce qui est considéré comme « normal » pour atteindre quelque chose de différent et de bien plus efficace. Les principes sur lesquels je me focalise le plus durant toutes les étapes d’une présentation sont la modération, la simplicité et le naturel : modération dans la préparation, simplicité du visuel et naturel dans l’exposé oral. Tout cela, au final, renforce la clarté du message pour nous et pour notre public.

Par bien des aspects, les principes de base ont peu changé depuis l’époque d’Aristote, il y a quelque 2 300 ans, ou depuis les conseils élémentaires promulgués par Dale Carnegie dans les années trente. Mais ce qui semble relever du bon sens pour les présentations est rarement mis en pratique. L’approche zen des présentations remet en cause les méthodes conventionnelles régissant aujourd’hui les exposés avec diaporamas et vous encourage à adopter une nouvelle attitude pour la création des supports visuels et la présentation en public.



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Une approche, pas une méthode

Le zen dans les présentations, c’est une approche et non une méthode. Une méthode implique un procédé systématique, étape par étape, planifié et linéaire. Une méthode suggère une procédure explicite, ayant fait ses preuves, que vous pouvez adopter telle quelle et suivre de A à Z dans un ordre logique. En tant qu’approche, le zen dans les présentations sous-entend une route, une direction, un état d’esprit – peut-être même une philosophie – mais ce n’est pas une formule toute prête de règles à appliquer. Les méthodes sont importantes et nécessaires. Mais il n’existe pas de panacée, et je ne propose pas de recette miracle pour réussir. Le succès de votre prestation dépend de vous et de votre situation particulière. Je vous propose, en revanche, des indications et éléments de réflexion qui peuvent aller à l’encontre des pratiques habituelles en matière de présentation orale avec support multimédia.

De même, le zen est une approche de la vie et une manière d’être plutôt qu’un ensemble de règles ou un dogme que tous les adeptes suivraient uniformément. En effet, nombreuses sont les voies vers l’illumination. La clé du zen réside dans la conscience de soi et dans l’aptitude à voir et à découvrir. Le zen est pragmatique. Il s’intéresse à l’ici et maintenant. Or le pragmatisme et l’ici et maintenant nous intéressent aussi dans le contexte des présentations. L’objectif de ce livre est de vous aider à vous libérer des souffrances endurées à préparer et présenter vos exposés en vous aidant à voir les présentations sous un angle différent, ouvrant la voie à des exposés plus sobres, plus visuels, plus naturels et qui, au final, ont davantage de sens.




Chaque cas est unique

Le support multimédia ne convient pas à toutes les présentations. Par exemple, s’il s’agit de traiter, face à un public restreint, un sujet impliquant beaucoup de données, il est souvent préférable de distribuer un document détaillé et de lancer un débat ouvert. Dans bien des situations, un tableau blanc, un paper-board ou un rapport détaillant les données constituent un meilleur support. Chaque cas est unique. Dans ce livre, nous parlerons surtout des présentations pour lesquelles le support multimédia est un bon choix compte tenu de votre situation particulière.

Ce livre ne traite pas directement de l’emploi de logiciels. Néanmoins, en gardant à l’esprit des principes tels que la modération et la simplicité, vous pourrez exploiter mes conseils pour réaliser de meilleurs visuels adaptés à une situation donnée. Quant aux fonctions des logiciels, à mon sens, la difficulté n’est pas d’en apprendre plus mais, au contraire, d’en ignorer plus afin de vous concentrer sur les principes et sur quelques techniques essentielles. Les techniques d’emploi de logiciels ne sont tout simplement pas notre préoccupation principale.

Décrivant l’opinion du maître de sabre Odagiri Ichiun à propos de la technique, le lettré zen Daisetz Suzuki dit que « le principe premier de l’art du sabre est de ne pas compter sur la technique. La plupart des pratiquants donnent trop d’importance à la technique, au point parfois d’en faire leur préoccupation principale. » La plupart des orateurs attachent quant à eux trop d’importance au logiciel dans la préparation puis la présentation d’un exposé. Cela aboutit souvent à des visuels confus et des discours qui ne sont ni captivants, ni mémorables.

Il importe pourtant de connaître les bases du logiciel. Il est aussi utile de comprendre les techniques de présentation en public, les choses à faire et les erreurs à éviter. Mais ce n’est pas seulement une affaire de technique. L’art de la présentation transcende la technique et vous permet d’abattre les cloisons afin d’établir un lien avec votre auditoire – pour l’informer ou le convaincre durant ce moment unique et porteur de sens.



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Les présentations aujourd’huiOn a l’impression que les diaporamas générés sur ordinateur sont là depuis toujours, mais cela ne fait en réalité que vingt à vingt-cinq ans qu’ils sont devenus d’usage courant. PowerPoint 1.0 a été créé dans la Silicon Valley en 1987 par Robert Gaskins et Dennis Austin pour afficher des présentations sur Mac. C’était cool. Et cela marchait. La même année, ils ont vendu l’application à Microsoft. Une version pour Windows a été mise sur le marché quelques années plus tard et depuis (misère !) le monde n’est plus le même. Comme le dit Seth Godin – auteur à succès ayant subi bien plus de présentations minables qu’il n’est humainement acceptable – dans son e-book Really Bad PowerPoint publié en 2001 (la meilleure vente parmi les e-books cette année-là) : « Powerpoint pourrait être l’outil le plus puissant de votre ordinateur, mais ce n’est pas le cas. En réalité, c’est un ratage lamentable. La quasi-totalité des présentations PowerPoint craignent à mort. »

Au fil des années, une des raisons principales de l’échec de tant de présentations à base de diaporamas ou de multimédia s’est révélée être que les supports visuels servaient exclusivement à contenir des flots de texte. Selon John Sweller, qui a développé dans les années quatre-vingts la théorie de la charge cognitive, il est plus difficile de traiter des informations si elles nous sont transmises à la fois verbalement et par écrit. Du fait que les gens ne peuvent pas correctement lire et écouter simultanément, il faut éviter les supports surchargés de texte. En revanche, les informations visuelles (y compris la représentation graphique d’informations quantitatives) présentées dans un outil multimédia peuvent être traitées tout en écoutant un orateur qui analyse ces données.

La plupart d’entre nous savent intuitivement que si l’on a vingt minutes pour faire une présentation, utiliser des écrans remplis de texte ne fonctionne pas. Les études tendent à prouver qu’il est effectivement plus difficile pour un public de traiter des informations lorsqu’elles sont présentées simultanément sous forme orale et écrite. Il serait donc peut-être préférable de garder le silence et de laisser le public lire les diapositives. Mais cela soulève une question : pourquoi donc êtes-vous là ? Une bonne présentation orale est différente d’un document bien rédigé, et toute tentative de fusionner les deux conduit à de mauvaises présentations et de mauvais documents, comme je l’explique plus loin dans ce livre.




Le chemin est encore long

Les outils technologiques de présentation ont évolué au fil des ans, mais cela ne signifie pas pour autant que les présentations elles-mêmes aient connu de grandes avancées. Aujourd’hui, des millions d’exposés sont présentés quotidiennement avec l’aide d’applications bureautiques telles que PowerPoint et Keynote, ou d’applications Cloud comme Google Docs et Prezi. Pourtant, la majorité des présentations relève encore de la médiocrité abrutissante, du calvaire à endurer aussi bien par l’orateur que par le public, ou du festival de décorations et d’animations dont les mouvements excessifs détournent l’attention même des contenus les plus documentés. Les présentations demeurent largement inefficaces, non pas parce que les orateurs manquent d’intelligence ou de créativité, mais parce qu’ils ont pris de mauvaises habitudes et qu’ils n’ont ni conscience, ni connaissance de ce qui fait une bonne présentation.

Même si les techniques de présentation ont changé à mesure que les technologies numériques ont évolué, les fondamentaux de ce qui constitue aujourd’hui une présentation efficace sont essentiellement les mêmes que par le passé. Les principes de modération, de simplicité et de naturel demeurent des éléments clés, indépendamment du logiciel que vous utilisez – et ce même si vous n’employez aucun outil numérique. Quel que soit notre degré d’utilisation du logiciel au cours d’une présentation en public, les outils et la technique ne doivent, autant que possible, être utilisés que pour clarifier, simplifier et soutenir la relation personnelle qui se développe entre un orateur et son public. La technologie et les outils les plus récents peuvent être d’excellents facilitateurs et amplificateurs de notre message, mais ils doivent être utilisés avec sagesse et modération, d’une manière qui semble naturelle et authentique, sous peine de devenir des obstacles à la communication.

Même si la technologie devient particulièrement impressionnante, même si de nombreux effets et fonctionnalités sont ajoutés, la technologie de l’âme, elle, n’a pas changé. Les logiciels tels que PowerPoint et Keynote – et les nouveaux outils comme Prezi – ne sont utiles que dans la mesure où ils clarifient les choses, les rendent plus mémorables, et renforcent le lien humain qui est à la base de la communication. Bien utilisé, le multimédia a le pouvoir de concrétiser cela.



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« Génération présentation »La capacité à faire une présentation percutante, qui atteint l’esprit tout entier de chacun des membres du public, n’a jamais été plus importante qu’aujourd’hui. Certains désignent notre ère moderne par l’expression « génération présentation ». L’aptitude à parler passionnément, clairement et visuellement est plus vitale que jamais, en partie à cause de la portée fantastique que nos exposés peuvent avoir, dans une large mesure grâce à la puissance de la vidéo en ligne. À l’heure actuelle, ce que vous dites et ce que vous présentez visuellement peut être capturé facilement et à faible coût en vidéo HD, puis diffusé sur l’ensemble de la planète. Le potentiel de votre discours ou de votre présentation à changer les choses – et même peut-être à changer le monde – va bien au-delà des simples mots prononcés. Les mots sont importants mais, s’il n’y avait que cela, vous pourriez créer un document détaillé, le diffuser, et cela suffirait. Une présentation efficace vous permettra d’amplifier le sens de vos mots.

Dans sa présentation sur la puissance de la vidéo en ligne pour diffuser des idées innovantes, réalisée dans le cadre de la conférence TED Global 2010 à Oxford en Angleterre, l’administrateur TED Chris Anderson a également abordé le grand pouvoir que possèdent la communication et des présentations en face à face pour susciter le changement. Anderson a souligné le fait que l’on peut généralement absorber des informations plus rapidement en les lisant, mais qu’alors la profondeur et la richesse nécessaires font souvent défaut. L’efficacité d’une présentation provient en partie de son impact visuel ainsi que de son côté « vécu ». Les visuels de la présentation, sa structure et l’histoire sous-jacente en sont des aspects persuasifs, même pour une présentation enregistrée et publiée en ligne. Toutefois, comme le dit Anderson, cela va bien au-delà :

On transmet bien plus que de simples mots. C’est dans cette partie non verbale que se cache une magie indéniable. Quelque part dans la gestuelle, la cadence vocale, les expressions faciales, le contact visuel, la passion… Il existe des centaines d’indices subconscients qui déterminent à quel point vous comprenez et si vous êtes inspiré.

– Chris Anderson

Selon Anderson, nous sommes câblés pour la communication en personne. « La communication en face à face a été perfectionnée par des millions d’années d’évolution. C’est ce qui en a fait cette chose mystérieuse et puissante. Quelqu’un parle et il y a une résonance dans tous ces cerveaux qui absorbent. [Alors] le groupe tout entier agit de concert. C’est le tissu conjonctif du super-organisme humain en action. C’est le moteur de notre culture depuis des millénaires. »




élever le niveau et faire une différence

Des organisations telles que TED ont montré la valeur et l’influence que peuvent avoir des présentations bien pensées et engageantes pour enseigner, persuader et inspirer. Sur le front des présentations, il y a du progrès. Néanmoins, dans l’ensemble, les présentations aussi bien professionnelles qu’académiques restent excessivement ternes et échouent à créer le moindre lien avec le public, même si leur contenu est important.

Le niveau reste relativement bas en termes de qualité des présentations, particulièrement celles exposées avec l’aide d’outils multimédias. Mais ce n’est pas nécessairement une mauvaise nouvelle – de fait, c’est une opportunité. Une opportunité pour vous d’être différent. Vous avez des idées importantes qui méritent d’être partagées, ce n’est donc pas le moment d’hésiter. Si vous observez les sociétés et organisations les plus prospères et innovantes dans le monde à l’heure actuelle, ce sont souvent les mêmes qui célèbrent les contributions individuelles et créatives. Dans un état d’esprit comparable, la présentation de votre travail et de vos grandes idées ne doit pas être timide. La vie est trop courte. Si vous voulez changer les choses, y compris la trajectoire de votre carrière, la manière dont vous présentez vos idées et vous-même importe réellement. Pourquoi ne pas être différent ?

Les événements TED et TEDx démontrent la puissance des présentations claires, visuelles et riches de sens.(Photo : TEDxTokyo/Andy McGovern)



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