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Prise de notes et exploitation Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de dans le compte rendu de
réunionréunion
Conseil Général Conseil Général
Les 14 et 15 mai 2007Les 14 et 15 mai 2007
Animateur : Jean-Denis Animateur : Jean-Denis CommeignesCommeignes
Prise de notes et exploitation Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de dans le compte rendu de réunionréunion• La prise de notes : pourquoi n’est-La prise de notes : pourquoi n’est-
elle presque jamais enseignée ?elle presque jamais enseignée ?
• Les différents types de prise de notesLes différents types de prise de notes
- ClassiqueClassique
- SynoptiqueSynoptique
- Systémique Systémique
- ArborescenteArborescente
Processus de prise de Processus de prise de décisiondécision
• Commun à toutes les réunionsCommun à toutes les réunions
• Étapes rarement abordées dans l’ordreÉtapes rarement abordées dans l’ordre
• Nécessité de passage d’une prise de Nécessité de passage d’une prise de notes verticale à une prise de notes notes verticale à une prise de notes horizontalehorizontale
• Cohérence donnée par la prise de Cohérence donnée par la prise de notes à des échanges peu structurés notes à des échanges peu structurés en réunionen réunion
•Existant •Propositions •Décisions •Actions
•Notes sur le contexte, les besoins, les problèmes exposés : heures, dates...
•Notes enregistrant les suggestions émises
•Notes répertoriant les décisions prises
•Notes listant les suites à donner nécessaires pour faire avancer les actions à entreprendre
•Cette rubrique peut être abandonnée lors de prises de notes très synthétiques : les
propositions ne sont notées que lorsqu’elles ont abouti à une décision.
Les comptes Les comptes rendusrendus
Procès verbaux et comptes Procès verbaux et comptes rendus de synthèse rendus de synthèse
Méthodologie du Méthodologie du compte renducompte rendu
Le compte rendu littéral Le compte rendu littéral reformulé : 70 %reformulé : 70 %
Le compte rendu de Le compte rendu de synthèse : 50 %synthèse : 50 %
Le compte rendu en Le compte rendu en tableau : 30 %tableau : 30 %
Le compte rendu très Le compte rendu très synthétique :synthétique :
10 à 20 % 10 à 20 %
Recrutement d’une nouvelle Recrutement d’une nouvelle caissièrecaissière
• Nombre de caisse Nombre de caisse actuellement insuffisantactuellement insuffisant
• Rappel de la décision Rappel de la décision de créer un nouveau de créer un nouveau poste de caissièreposte de caissière
• Profil choisi : étudiante Profil choisi : étudiante de la Communauté de la Communauté Européenne bilingue Européenne bilingue français / anglaisfrançais / anglais
• Prendre contact Prendre contact avec le bureau de avec le bureau de placement de placement de l’université Paris X l’université Paris X pour un pour un recrutement avant recrutement avant le 1er octobrele 1er octobre
(Luc Sotier)(Luc Sotier)
Participation à l’organisation Participation à l’organisation d’une manifestation sportived’une manifestation sportive
• Demande de Demande de participation par les participation par les organisations organisations sportives de Villecourt sportives de Villecourt à hauteur de 3000 €à hauteur de 3000 €
• Choix d’offrir 100 T-Choix d’offrir 100 T-shirtsshirts
au logo de Synergym au logo de Synergym en raison d’autres en raison d’autres priorités financièrespriorités financières
• Prévenir avant fin Prévenir avant fin septembre les septembre les associations de ce associations de ce refus et leur refus et leur proposer les proposer les cadeaux cadeaux publicitairespublicitaires
(Mlle Follet)(Mlle Follet)
Ordre du jour Informations et Problèmes Propositions et Décisions Actions et Responsables
Accès à la salle informatique
Accès restreint : pas de pass/indisponibilité de la clefContraintes d’horaire d’accèsUn seul poste informatique équipé des logiciels dont les étudiants ont besoin
Lister les logiciels nécessaires et faire une demande écrite à la direction de l’IUT
La direction s’engage à fournir les pass avant la fin de l’annéeJoseph s’occupe de faire la liste des logiciels
Cantine Pas de réfectoire à la disposition des élèves Repas froid tous les midisMauvaise qualité de la nourriture du Car’table Poubelles trop petite et mal odorantes pendant les cours
Installer un micro ondes dans une salle. Refus de la direction pour cause de non-conformité à la sécurité de l’IUTDemander au Car’table (CROUS) de fournir des repas chauds après concertation de tous les élèves
Carole se renseigne auprès de la filière journalisme pour l’utilisation du micro-ondesTania s’occupe de fournir des devis pour l’achat d’une nouvelle poubelle à la direction
Machine à café Trop d’attente à la pause car nombre insuffisant de machine à café dans le hallQue du sucré proposé par la machine à friandises
Mettre une machine à café à chaque étage après consultation et pétition de tous les élèves de l’IUTInstaller dans le hall un distributeur de sandwiches et de fruits
Mariette prévoit une réunion d’information avec les autres représentants des filières de l’IUT
Problème de communication entre professeurs et élèves
Absence d’un professeur plusieurs fois et les élèves non informés à l’avance déplacement inutile
Profiter de ce créneau libre pour travailler d’autres cours (remarque de la Direction)Responsabiliser le professeur pour informer l’administration de son absence
Cours du samedi matin
Problème d’accès à la salle, même pour le professeur : pas de clefs Pas d’administration le samedi matin
Changer l’heure du cours : soirée en dans la semaineNégocier avec le professeur directement
Ordre du jour
Info/problèmes Propositions/décisions Actions
Voyage de classe neige
Choix d’une dateProblème de conditions d’enneigement et de duré de voyage selon le choix du lieu : Alpes ou PyrénéeProblème d’encadrement des élèves Souci par rapport à la responsabilité civileNécessité du panier repas
Privilégier le choix du lieu avant toute chosePrivilégier le massif Alpin pour des conditions d’enneigement garantiesPrendre en compte le jumelage avec une ville des PyrénéesEnvisager les Pyrénées pour la proximité donc réduction des coûts et de la duré du voyage
Diffuser l’information que le voyage s’effectuera la seconde quinzaine de février dans les PyrénéesObtenir des devis comparatifs des transportsInformer les parents de leur responsabilité au sujet du panier repas
CantinePlaintes des enfants et des parents à différents niveaux :Nombreuses allergies alimentaires non prises en compteContenu peu équilibréTemps de repas courtsAbolition des goûters
Embaucher du personnel supplémentaireAgrandir la cantineSensibiliser les parentsEtablir une liste d’allergiques
Rédiger un courrier à l’attention des parents afin de fournir les goûtersSaisir l’administration par dossier pour l’embauche du personnel
Initiation à l’anglais
Emploi du temps déjà chargé pour des cours d’anglaisJustification du choix de la langue Impossibilité d’employer plus de deux personnes
Envisager une approche ludiqueSouscrire au projet pilote de l’Education NationaleUtiliser les connaissances de nos enseignants Alterner entre les ateliers et les cours d’anglais
Informer, par le cahier de correspondance, enfants et parents de l’implantation de deux cours d’anglais par mois
Ordre du jour
Informations et problèmes Propositions et décisions Actions et responsables
1/ Accès à la salle
informatique
Pas d’accès libre à la salle informatiqueManque de logiciels sur certains postesAucune réponse de la Direction aux mails et courriers envoyésHoraires d’ouverture limités
Faire part de ces problèmes à la directionDemander une clé à disposition des élèvesObtenir un budget plus important pour l’achat de licences
Refaire une demande par écrit auprès de la Direction (Joseph)Ouvrir avec un pass (Mana)
2/ Espace de repas
Absence de cantine et aucun local prévu à cet effet (Mana)Alimentation déséquilibréeManque de repas chaudsMauvaise odeur dans la salle due aux déchets des repas dans la poubelle (Tania)
Installer un four micro-ondes (Joseph)Demander plus de repas chauds au Cartable (Mariette)Equiper les salles de cours d’appareils tels que bouilloire, cafetière, four micro-ondes… (Tania / Nicolas)
Contacter les deux filières déjà équipées pour utiliser leur matériel et connaître leur démarche d’installation (Mariette / Carole)
3/ Machine à café
Nombre insuffisant de distributeurs de boissons chaudes (Mariette)Prix trop élevé (Joseph)
Installer un distributeur à chaque étage (Joseph)Installer un distributeur de fruits (Tania)Organiser une pétition pour l’intérêt de toutes les filières (Mana)
Réunir tous les élèves afin d’en débattre (Mana)
4/ Communication entre élèves et
professeurs
Absence des professeurs non communiquée à l’administration ce qui entraîne une perte de temps pour les élèves
Demander aux professeurs d’avertir en temps et en heure l’administration de leur absence
Envisager la non -reconduite du contrat des professeurs en question
5/ Le cours du samedi matin
Administration et CDI fermés d’où aucun moyen de contacter l’IUT en cas de problème et de faire des recherches
Déplacer les cours dans la semaine, en fin de journée (Tania)
Consulter le professeur en vue de déplacer son cours (Tania / Mana)
Ordre du jour Informations et problématique
Proposition et décision Actions + responsable
1- Voyage scolaire : classe de neige
-Proposition de divers choix de la destination- préparation des paniers repas
-Sélectionner parmi :Pyrénées : - cher, proche, peu de neigeAlpes : préparer une organisation des plus simplesJumeler notre ville à une ville des Pyrénées
-Contacter le centre social - Etablir des devis de transport- Effectuer les paniers repas par les parents
2- Cantine -Il y a de nombreuses plaintes de la part du conseil des parents et professeurs : allergies alimentaires dues à une mauvaise hygiène alimentaire- Manque de personnel à la cantine-Temps du repas trop court- Problème du contenu des repas
- Lister les aliments du repas-Informer les parents de cette liste-Rallonger le temps de pause déjeuner -Embaucher du personnel
-Rallonger le temps de pause déjeuner - Embaucher du personnel
3- Initiation à l’ anglais en primaire
-Il y a un surplus de travail-Il n’y a pas d’enseignant d’anglais-On prône une discipline de jeu
-répartir les cours en 1 semaine : ateliers et 1 semaine : cours d’anglais-Choisir un professeur externe ou interne-Composer en différentes pédagogies
4- Panier de basket - Il y a de nombreuses plaintes sur les comportements des élèves
- envisager d’autres activités sportives- Marquer le sol en peignant un terrain de basket
- Décider à la prochaine réunion
Ordre du jour Informations et problèmes Propositions et décisions Actions et responsables
Voyage de fin d’année
-découvrir l’Aquitaine (7)-partir en Espagne, éventuellement à Barcelone (2)-découvrir les instances européennes (4)-visiter le nord de la France ou la Belgique (8)-sonder les étudiants pour choisir une destination (6)
-se renseigner sur les transports (6) > responsable : Laurène-s’informer sur les possibilités d’hébergement (3) > responsable : Julie B.-réaliser le questionnaire et l’administrer (2 et 4) > responsables : Morgane et Julie M.
Soirée étudiante -faible participation des AS dans les soirées (2)-bon partenariat avec les bars de la Victoire (3)-incompétence des DJ locaux (7)
-organiser la soirée dans un bar à la Victoire (3)-changer de lieu en allant dans un bar à Bacalan (4)-rester dans le centre ville : Gambetta (6)-organiser une journée au lieu d’une soirée (7)-organiser une soirée interfilière (1)-sensibiliser les autres associations de l’IUT (5)
-relancer les AS-contacter les associations des différentes filières de l’IUT
Election du nouveau bureau
du BDE
-informer sur les fonctions du BDE (3)-organiser une intervention dans la classe des 1ère année pour les sensibiliser (1)-distribuer un support écrit et visuel (5)
-créer un visuel (5)-rencontrer les étudiants de la filière com
Cafétéria de l’IUT
-réclamation des étudiants pour une cafétéria (5)-micro-ondes chez les journalistes-grève des étudiants envisagée
-trouver un local (1)-installer un micro-ondes dans une salle (2)-écrire au Conseil Régional (4)-faire circuler une pétition (5)-mettre en place un programme de grève (7)-prévenir les professeurs par écrit (5)-s’associer avec le Conservatoire qui a le même problème (5)-organiser un espace détente pour les étudiants (6)-écrire une lettre à un responsable avant de faire la grève-fixer la date de la grève
-rédiger la lettre-créer des affiches-se renseigner des possibilités juridiques
Matériel -vétusté de l’ordinateur-utilisation abusive du papier > manque de papier-difficulté pour récolter les cotisations
-limiter la consommation de papier (4)-changer l’ordinateur (5)-acheter un fax et un scanner (5)-remplacer les composants de l’ordinateur (2)-trouver un partenaire bureautique
-rechercher les partenaires : responsable : Julie B.-relancer les étudiants pour les cotisations
Club des jeunesClub des jeunes
• Plaintes et pétitions des riverains adressées à Plaintes et pétitions des riverains adressées à la mairie et au commissariat (nuisances la mairie et au commissariat (nuisances sonores du club, va et vient tardif et sonores du club, va et vient tardif et musique)musique)
• Historique du club : accord unanime sur le Historique du club : accord unanime sur le principe de sa création mais réticences de principe de sa création mais réticences de certains riverains.certains riverains.
• Choix du lieu déterminé par la facilité d’accèsChoix du lieu déterminé par la facilité d’accès
• Absence sur la commune de structures Absence sur la commune de structures alternatives pouvant accueillir les jeunesalternatives pouvant accueillir les jeunes
• Fermer le club afin de donner Fermer le club afin de donner satisfaction aux riverainssatisfaction aux riverains
• Insonoriser le local Insonoriser le local éventuellement aux frais de la éventuellement aux frais de la communecommune
• Fixer une heure de fermeture Fixer une heure de fermeture raisonnable et acceptableraisonnable et acceptable
• Rédiger et Rédiger et transmettre le transmettre le présent compte présent compte rendu à la rendu à la commission jeunessecommission jeunesse
(Mme Neil)(Mme Neil)
• Les inviter à venir en Les inviter à venir en débattre avec débattre avec l’équipe municipalel’équipe municipale
(Mme Neil)(Mme Neil)
Bois des BordesBois des Bordes
• Lieu charmant devenu un véritable Lieu charmant devenu un véritable dépotoir depuis la construction de dépotoir depuis la construction de nouveaux lotissements alentour nouveaux lotissements alentour
• Endroit malsain en raison de la Endroit malsain en raison de la présence d’eaux stagnantes et de présence d’eaux stagnantes et de moustiquesmoustiques
• Nécessité de protéger l’environnement Nécessité de protéger l’environnement tant la flore que la faunetant la flore que la faune
• Créer un parc fleuri avec promenade Créer un parc fleuri avec promenade circulaire, bancs, jeux d’enfants en ce lieu circulaire, bancs, jeux d’enfants en ce lieu idéalement placé au dessus de la valléeidéalement placé au dessus de la vallée
• Raser et bétonner le bois en sauvant certains Raser et bétonner le bois en sauvant certains arbres et en créant un lieu d’implantation de arbres et en créant un lieu d’implantation de commerces, sorte de second centre ville pour commerces, sorte de second centre ville pour les habitants des nouveaux lotissementsles habitants des nouveaux lotissements
• Retracer les conduits anciens et niveler afin Retracer les conduits anciens et niveler afin de supprimer les eaux stagnantes et de supprimer les eaux stagnantes et conserver un espace naturel conserver un espace naturel
• Rédiger un rapport Rédiger un rapport d’étape sur la d’étape sur la question en question en consultant consultant largement la largement la population population
(M. Henri)(M. Henri)
Choix d'un plan Choix d'un plan selon le type d’écritselon le type d’écrit
Thématique
1
23
4
Linéairespatial ou
chronologique
Diagnostic
Dialectique
Opposition
LETTRES-MELS
COMPTES RENDUS
RAPPORTS
Roue du raisonnement
Le rapportLe rapport
Méthodologie Méthodologie APPROACHAPPROACH
Démarche de tous les Démarche de tous les rapportsrapports Phase Phase
objectiveobjective
A A - - AnnonceAnnonce
PP - - PrésentationPrésentation
PP - Problématique- Problématique
RR - Réactions - Réactions
Phase Phase engagéeengagée
OO – – OpinionOpinion
A A – – ActionsActions
C C – Conclusion– Conclusion
HH - Horizon - Horizon
Questions/RéponsesQuestions/Réponses