Procédure PR – Kick Off (27 septembre 2012)

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Procédure PR – Kick Off (27 septembre 2012)

Introduction

• Partager sur les travaux réalisées au cours de ces 12 derniers mois

• Présenter les résultats obtenus

• Présenter le reste des actions à mener

Objectifs de la réunion de lancementObjectifs de la réunion de lancement

Agenda

1. Contexte & Objectifs

2. La nouvelle procédure de demande PR

3. REX du Guichet Accueil Clients

4. Déploiement de la nouvelle procédure PR

5. Sujets restant à instruire

Rappel du contexte

• Les modifications, suppressions de PR impactent parfois gravement les systèmes jusqu'à un non fonctionnement des automatismes et de l’écart horaire dans la fenêtre de suivi.

• Des modifications de PR sont parfois réalisées directement dans les outils, sans vision des éventuels impacts dans le reste du SI et à la demande des émetteurs de besoin variés qui ne respectent pas de circuit de demande.

• Dans le cadre des actions lancées suite à la mise en place du plan directeur

référentiel des données d’infrastructure, le projet de mise en place d’une procédure de gestion de PR a été lancé en juin 2011.

• L’objectif initial étant de traiter les points sensibles pour le Service Annuel

2012 et d’intégrer par la suite les contraintes identifiées dans la conception d'une procédure unifiée ayant pour but d’optimiser les Services Annuels à venir.

Amélioration de la gouvernance Amélioration de la gouvernance

Objectifs de la nouvelle procédure

Mode d’organisationcoordonnée

Gestion transparente de toute procédure de

demande de codification associée(CI-base SACHEM)

Support métier, accompagnent dans le

traitement des demandes

Partage de la vision métier

Gain en visibilité de manière transverse

Maîtrise des acteurs et des rôles

Amélioration du SI

Nouvel orchestrateur de demande

Information au plus tôt les acteurs impactés

Identification des impacts SI en avance de

phase, permettant de s’inscrire dans une

évolutivité proactive du SI

Maitrise des exigences de moyens associées à la prise en compte des

demandes

Vérification du formalisme,

priorisation et suivi du traitement

Agenda






Planning

2011 2012

Juin Juil. Août

Définition d’une nouvelle procédure

Implication de tous les acteurs impactés

Formulation des recommandations, validées par toutes les parties

Test des demandes du SA2013 et +

REX février

REX septembre

Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.

Définition de la nouvelleprocédure de demande PR Test / Prototypage Déploiement de la

procédure

Juin 2011 Fév.2012 Sept.2012

Conduite de changement

auprès des demandeurs

et des intermédiaires

Acteurs impliqués dans le groupe de travail pour définir la nouvelle procédure : Entité Acteur DCF Bruno Pezeril

RFF Patrice Letard

DISCO Stephane Legeay

DPS UP THOR Loic Fichou, Delphine Fischel, Jean-Michel Guibert

Facturation Jean-Christophe Gaullier

IGT SE Stephane Cogliatti

ISI REF Frédérique Chassagne, Christine Climent, Thierry Philippe

ISI CIR Caroline Johson

DCF/DCF-SE Joseph Steinmetz

RFF/DSI Alain Jeanmaire

PRI-Lyon Dominique Veyrenc-Passot

2011 2012

Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.

Définition de la procédure demande PR

Test / prototypage Déploiement de la procédure

La nouvelle procédure de demande PRGroupe de travail

Le PR au sens du couple : code immuable, code chantier ( CI-CH)

La nouvelle procédure de demande PRPérimètre actuel pris en charge

•PR Horairisés•PR Facturation•PR Travaux

Type de PR

•Création •Modification•Suppression

Type de mise à jourType d’objet

• Hors programme

• Toutes les autres demandes

• Contrainte temporelle forte

Quels sont les « types » pris en compte dans cette nouvelle procédure ?Quels sont les « types » pris en compte dans cette nouvelle procédure ?

Quels sont les principaux usages du processus ?Quels sont les principaux usages du processus ?

2011 2012




Quels sont les acteurs concernés ? Quels sont les acteurs concernés ?

• Programme :

• Dans le cadre de projets de développement du réseau impliquant la réalisation en phase projet, des programmes des automatismes et de la signalisation

SNCF/ INFRA RFF DCFGARE ET

CONNEXIONS EF

Comité Métier PR (en cours de finalisation )

Groupe d’Analyse d’Impact

Demandeurs

EIC/BHR DPS (USS DISCO/UP

THOR)

EIC Pôles

développement DCF EER SIM Métier

Fiabilisation Régularité

DIR Commerciale

Facturation

G&C via RFF Contact Client

EF via RFF Contact Client

SNCF DPI P&C SNCF IG PRI PR

Autre bureau d’études externes

Guichet Accueil Clients

SNCF ISI REF

ISI CIR Fiabilisation PRI PR/BE

DPS USS (DISCO/UP

THOR)

Métier Tarification

Métier Planification

Métier Exploitation

Métier Facturation

La nouvelle procédure de demande PRActeurs 2011 2012




RFF/DPC

Modifier (créer, mettre à jour, supprimer) un PR

L’émetteur a un besoin PR

Recueillir les avis des entités

impactées

Déclencher les impacts

sur le SI

Un avis a été rendu et/ou la

modification a été réalisée

Emetteurs de besoins PR : Demandeurs

Guichet AccueilClients

Arbitrer les demandes

Groupe d’Analyse d’impact

Comité Métier



Besoin d’arbitrage

Effectuer l’analyse de complétude

Effectuer l’analyse d’impact

Formuler une expression de besoin

PR

1 2 3 4

5

6

1. Les demandeurs remplissent le formulaire de demande de PR

2. Le Guichet Accueil Clients réalise l’analyse de complétude en vérifiant que l’ensemble des informations nécessaires à l’instruction de la demande sont bien renseignées. Il identifie ensuite les entités impactées par la demande, qui constitueront le Groupe d’Analyse d’Impact.

3. Le Groupe d’Analyse d’Impact réalise l’analyse d’impact à la suite d’une demande PR et formalise un avis de faisabilité

4. Le guichet Accueil Clients recueille et consolide les différents avis des entités du Groupe d’Analyse d’Impact

5. Si nécessaire, le Comité Métier arbitre et valide les demandes

6. Le Guichet Accueil Clients déclenche les impacts sur le SI

La nouvelle procédure de demande PRCarte globale de la procédure 2011 2012




Quels sont les documents actuels associés à la procédure ?

Documents nécessaires pour la formalisation d’une demande

Documents de support Documents de suivi

1/ Fiche de circulation demande PR 1/ Notice Fiche de circulation demande PR

1/ PR Chrono

2/ Fiche technique de demande PR 2/Mementos

La nouvelle procédure de demande PRDocuments associés 2011 2012




Estimation des délais pour une demande de création/mise à jour

Attente retours « Groupe d’analyse d’impact »

Traitement des retours « Guichet Accueil Clients »

Arbitrage de la demande « Comité Métier PR »

La nouvelle procédure de demande PRIllustration de bout en bout 2011 2012




15J

1-3J

1-3J

5J

Demande « Pur Horairiste »

Etape Optionnelle

Demande « Programme des automatisme »

Temps min. Demande « Pur Horairiste » : 6J ouvrés Temps min. Demande dans le cadre d’un «Programme d’automatisme » : 16J ouvrés

Temps max. Demande « Pur Horairiste » : 11J ouvrés Temps max. Demande dans le cadre d’un «Programme d’automatisme » : 21J ouvrés

Agenda






Les types de demandes traitées par le Guichet Accueil Clients durant la phase de test :

Rex du Guichet Accueil Clients 2011 2012




2 demandes abandonnées après analyse2 demandes abandonnées après analyse

34 demandes acceptées et traitées34 demandes acceptées et traitées

4 demandes acceptées (à traiter)4 demandes acceptées (à traiter)78

Dem

and

es

reçu

es

par

le

Gu

ich

et A

ccu

eil

Cli

ents

78

Dem

and

es

reçu

es

par

le

Gu

ich

et A

ccu

eil

Cli

ents

38 demandes en cours d’analyse38 demandes en cours d’analyse

1 demande pour rectif 20121 demande pour rectif 2012

24 demandes pour SA 201324 demandes pour SA 2013



1 demande pour SA 20161 demande pour SA 2016


2 demandes ont nécessité le Comité d’arbitrage Métier2 demandes ont nécessité le Comité d’arbitrage Métier

Quels sont les marges de progrès identifiés par le Guichet Accueil Clients ?

2011 2012




Les délais de réponse ne sont pas respectés par certains acteurs du Groupe d’Analyse d’Impact

Les délais de réponse ne sont pas respectés par certains acteurs du Groupe d’Analyse d’Impact

Le séquencement des étapes n’est pas toujours respectéLe séquencement des étapes n’est pas toujours respecté

Des difficultés sont générées lorsque le programme des automatismes subit une modification alors que la demande a été émise et est en cours d’instruction

Des difficultés sont générées lorsque le programme des automatismes subit une modification alors que la demande a été émise et est en cours d’instruction

Plusieurs fiches de circulation sont reçues pour une même demandePlusieurs fiches de circulation sont reçues pour une même demande

Parfois les documents de la procédure ne sont pas complètement renseignés Parfois les documents de la procédure ne sont pas complètement renseignés

La majorité des demandes s’adressent nominativement à Dominique Berge au lieu du Guichet Accueil Clients ([email protected])

La majorité des demandes s’adressent nominativement à Dominique Berge au lieu du Guichet Accueil Clients ([email protected])

Rex du Guichet Accueil Clients

Agenda






DQRM

Groupe d’analyse d’impact

ComitéMétierPR

…

Guichet Accueil Clients

ETAPE 2 : Déploiement au sein des demandeurs

Relais

ETAPE 1 : Déploiement au sein des acteurs impliqués dans l’instruction de la demande

Déploiement de la nouvelle procédure PRConduite du changement 2011 2012




Relais

Quels les actions à mener pour le déploiement

N° Action Responsable Echéance 1 Réunion de lancement Patrice Letard 27/09/2012

2 Assurer la communication auprès de acteurs impliqués dans l’instruction des demandes

Patrice Letard 30/09/2012

3 Identifier la liste de TOUS les demandeurs potentiels pour chaque entité

Tous les relais 31/10/2012

4 Assurer la communication et le support auprès des demandeurs

Tous les relais 31/12/2012

Déploiement de la nouvelle procédure PRPlan d’actions 2011 2012




Agenda






Sujets restant à instruire

Extension du périmètre aux PR Etude THORExtension du périmètre aux PR Etude THOR

Extension du périmètre aux PR hors RFNExtension du périmètre aux PR hors RFN

Ajout des métiers régularité et fiabilisation des circulations dans le « Groupe d’analyse d’impact » ?

Ajout d’un nouveau cas d’arbitrage : Le groupe d’analyse d’impact émet un avis divergeant sur les délais de mise en place

Périmètre Périmètre

Gouvernance

……

Documentation

Ancrage de la nouvelle procédure PR dans la documentation IG « IN3939 »

Questions / Réponses