Processus guidé IMOtEP 25 février 2016 · Processus guidé – Semestre Mai 2016 - IMOtEP v1.0.24 et suivantes 1/12 Processus guidé Ce manuel a pour objectif de résumer les étapes

Processusguidé–SemestreMai2016-IMOtEPv1.0.24etsuivantes

1/12

Processusguidé

Cemanuelapourobjectifderésumerlesétapesd’actualité,parmitoutescellesjalonnantlagestiondes internes et développéesdans l'application Imotep: 1) Campagned’agrément, 2) Campagnederépartition, 3) Numérotation des postes, 4) Classement des internes et rang d’appel, 5) Amphi dechoix.

Lesexplicationscomplètespeuventêtreconsultéesdanslemanueldeformationdel'application.

Rappelduprocessusglobal(©=commissions)

1. Campagned’agrément(IMOtEP)

Etatdesagréments

FAQ1:Vosagrémentsà5ansprésententunécartsurladatededébutouladuréeparrapportàlaréalitéduterrain?

Actionpossible:depuislaversion1.0.24IMOtEPvouspermetdemodifierlesinformations«datededébut»et«datedefin»


2/12

1.1. Sollicitationsderenouvellement(facultatif)

Cettepartie concerne les sollicitationsde renouvellementsdes agrémentsenvoyéesauxdifférentsterrainsdestage.

Pour cela, aller dans le menu Gestion des agréments => Sollicitation de renouvellements. Vouspourrezchercherparexemplelesagrémentsdontlederniersemestreestvalidejusqu’ennovembre2015, puis cliquer sur le bouton «rechercher».Une fois la liste des agréments obtenue, il faudracocher l’agrément ou les agréments en question et choisir un type de regroupement(renouvellementparagrément,parterraindestageouparétablissement)etunfiltrepourleslistesEnfincliquersurlebouton«Envoyerparcourriel»(silesadressesmailsontbienrenseignées)ousurlebouton«Éditer»(pourl’envoiparcourrier).

1.2. Saisiedesavis

Cette partie débute avec la réception des réponses aux sollicitations de renouvellements ou denouvelles demandes. Vous pouvez alors créer ces demandes (première demande ou demande derenouvellement) sur IMOtEP. Pour cela, aller dans lemenuGestiondes agréments =>Créationdedemandesd’agréments=>Demandeparrenouvellement(Sirenouvellement)ouPremièredemande(sipremièredemanded’agrément)puiscliquersurlebouton«créer».

FAQ2: La recherche sur les agréments par discipline ou des a été corrigée dans la version 1.0.24d’IMOtEPmise en production le 18/02/2016. Ceci vous permet de saisir les avis enmasse sur lesagrémentsd’unedisciplineoud’undes.

Pour avoir un support papier pour la commission d’agréments, vous pouvez éditer la liste desdemandesd’agrémentetl’exporterauformatExcel.


3/12

Pour cela, aller dans le menu Gestion des agréments => Agréments => Demandes d’agréments.Choisir lesoptions (Formation,Discipline,DES,DESC,ARS,subdivision,…)puiscliquersur lebouton«Rechercher».Unefoislalistedesagrémentsaffichée,cliquersurl’icôneexporterenfichierCSV.

Une fois le fichier Excel exporté, il vous est possible de lui rajouter des colonnes concernantnotamment la décision du DG de l’ARS et la date de cette décision, l’avis de la commissiond’agrément et la durée de l’agrément, des remarques. Vous pouvez imprimer ce document etl’utilisercommesupportlorsdelacommissiond’agrémentpournotertouteslesdécisionsprises.

Une fois les demandes d’agréments créées, vous pouvez saisir les avis (équipe de visite,coordonnateur) concernant les terrains de stage. Pour cela, aller dans le menu Gestion desagréments=>Saisiedesavisetdécisions=>Saisiedesavis.

Ladernièreétapeest lasaisiedesdécisionssur IMOtEP.Pourcela,allerdans lemenuGestiondesagréments => Saisie des avis et décisions => Décision du DG ARS. Pour chacune des demandesd’agrémentquis’affichent,entrerlesdécisionsduDGpuisvaliderunefoisladécisionsaisie.

2. ProcessusCommissionderépartition(IMOtEP)

Cetteétapevientaprèslacampagned’agrémentc’est-à-direlorsquelalistedesagrémentsobtenuspourlesemestreprochainestàjour.

2.1. EnvoidesquestionnairesauxterrainsdestageCetteétapepermetderecueillirlespropositionsdepostes.Pourcela,allerdanslemenuPréparationdel’offredepostes=>Répartition=>Questionnaireauxterrainsdestage=>choisirlesparamètresderechercheetletyped’envoisouhaité.2.2. InitialisationdelarépartitionCetteétapepermetderenseignerlestableauxsurlabasedelarépartitiondusemestredenovembre2015ouàdéfautsurlesinformationssaisiessurlesagrémentsencoursdusemestresouhaité.Pourcefaire,dansIMOtEPchoisirlemenuRépartition=>Préparationdelarépartition.Effectuerd’abordlechoixdusemestreenchoisissanttoujoursnovembre2015commesemestrederéférenceetensuite lechoixduregroupementdans«choisir le regroupement»puiscliquersur lebouton«Initialiserlarépartition».Encasdeproblèmesliésàl’initialisation,vouspouvezsolliciterl’assistanceIMOtEPpouravoiraccèsàlarépartitionduderniersemestresurSIRIUS.FAQ3:Pourlacommissionderépartition,voussouhaitezobtenirlesinformationssurlesemestreS-1concernantlesnombresdepostespourvus/nombresdepostesofferts?Réponse: si ces informationsontété saisiesdansSIRIUS (fichesd’adéquation)avant la reprisedesdonnées,ellesserontmisesàvotredisposition:

- Soitdirectementdans IMOtEP(correctifencoursdemiseenproduction,prévupourdébutmars)


4/12

- Soit via une demande au support (assistance IMOtEP Klee4Change:https://imotep.klee4change.com) pour obtenir une liste au format excel issue del’adéquationSIRIUS.

InformationpratiquepourlatenuedelacommissionderépartitionSivoussouhaitezunsupportpapierparformationetregroupementpourchacunedescommissionsde répartition, vous pouvez éditer la liste des agréments et leur nombre de postes associés vial’écran«Editionspourlacommissionderépartition»puistableau«Postesproposés/offerts».

Ilestimportantdenoterqueseuleslesrépartitionsinitialiséespeuventêtreéditées.

2.3. SaisiesurIMOtEPAl’issuedechaquecommissionderépartition,deuxcasdefiguressontpossibles:unesaisieunitaire(aucasparcas)ouunesaisieenmassedesrésultatsdelacommissionderépartition,enfonctiondevoshabitudesdesaisie.

2.3.1. Saisieaucasparcas:Pourcela,vouspouvezvousmunirdunumérodeterraindestagepuisallerdansObjetsmétiers=>Terrainsdestage=>Gestiondesterrainsdestage=>Terrains.RenseignerleNuméroduterraindestage=>cliquersurlebouton«rechercher».Unefoisleterraindestageaffiché,cliquersurl’icôneListedesagrémentssurceterraindestageLalistedesagrémentss’afficheetvouspouvezchoisirl’agrémentenquestion,puiscliquersurÉditer.Allerensuitedansl’ongletRépartitionetmodifierlenombredepostesouverts.


5/12

FAQ4:Aquoicorrespondlavaleurduchamp«Nombredepostes»d’unefiched’agrément?Réponse: Le nombre de postes associé à chaque agrément d’IMOtEP correspond au nombre depostes offerts repris de la fiche adéquation de SIRIUS (S-1). Ce nombre pré-renseigné doit êtreactualiséaprèslacommissionderépartition,s’ilaévolué.Unefoislescommissionsderépartitiontenues,vousdevrezmettreàjourdansIMOtEPlesnombresdepostes(s‘ilsontétémodifiésparrapportàlavaleurpré-renseignée)pourchaqueagrément.2.3.2. SaisieenmassedesrésultatsdelacommissionderépartitionPour saisir en masse les résultats de la commission de répartition pour une formation et unregroupement donné, aller dans le menu Préparation de l’offre des postes => Répartition =>Résultatsdelacommissionderépartition,puischoisirlesemestred’applicationdelarépartition,laformationd’agrémentetleregroupement.Ensuitecliquersurlebouton«rechercher».Lalistedesagrémentss’afficheavecendernièrescolonneslesnombresdepostesmin,maxetoffertséditablesetpré-renseignésavec les informationspréparatoiresà la commissionde répartition (i.e.cellesreprisesdeSIRIUSmisesàjourlecaséchéantensaisieunitaireparvossoins).

Unefoistouteslesdonnéessouhaitéesrenseignées,cliquersur«Valider».A l’issue de votre saisie (en masse ou unitaire), vous pouvez éditer le résultat renseigné pour lacommissionderépartitionencliquantsur l’icôneÉditer lesdonnées (dernière icônePDFau-dessus

dutableaudesrésultats. Dans la fenêtre de choix d’édition qui s’affiche, choisir la formation d’agrément, la subdivision, ladiscipline, le DES, le DESC et le type de terrain de stage sans oublier que * renvoie au caractèrefacultatifduchoix.


6/12

Exempled’édition:

3. Processusdegénérationdelalistedespostes(IMOtEP)

Une fois la répartition terminée pour une discipline donnée, les postes offerts doivent êtrenumérotés.Pourcela,accéderaumenuPostes=>Numérotationenmasse.Lebouton«Numéroterlespostes»apparaitetpermetdelancerlanumérotationetdonclacréationeffectivedespostes.

FAQ5:Lebouton«Numéroterlespostes»n’apparaitpasàl’écranpourunediscipline.Réponse: Il fautvérifier lestatutdelanumérotation,afindevérifiersi larépartitionabieneulieupourcettediscipline.


7/12

L’éditiondelalistedespostespeutsefairedèslafindelanumérotationenmassesurlerésultatdecelle-ci ou via l’écran Préparation des choix => Postes => Gestion des postes. Effectuer unerecherche,puiscliquersurlebouton«Éditerlalistedespostes».

Attention:S’ils’agitdepostesdemédecine, laisser lechampinterrégionvide.Al’inverse,s’ils’agitdepostesdepharmacieoud’odontologie,laisserlechampsubdivisionvide.

Ilestpossibled’ajoutermanuellementdespostes,enpassantparlebouton«créer»surl’écranderecherche des postes. Enfin, comme indiqué dans le manuel utilisateur, les postes peuvent êtrecouplés(Cf.manueldeformationpartie3.10.9p.208).

4. Processusdeclassementdesinternes(SIRIUS)

Pourcesemestre,leclassementdesinternesestàfaireparvossoinsdansl’applicationSIRIUS.

4.1. TravauxpréparatoiresLe classement avec SIRIUS suppose que vous mettiez à jour au préalable dans l’application leschangementsdeparcours (droit au remords, stageshorsdiscipline (hors filière),…) signaléspar lesinternes.Important:LesmodificationsdéjàapportéesdansIMOtEPsontàreprendredansSIRIUS.DemêmelesinformationsapportéesdansSIRIUSdoiventtoutesêtrereprisesdansIMOtEP.Dans SIRIUS, ce sont les opérations habituelles, préparatoires au classement, accessibles depuis lemenu:GESTIONDESINTERNES->GESTIONDUCLASSEMENT‘ARS’DESINTERNES-->TRAVAUXPREPARATOIRESAUCLASSEMENT4.2. Pré-classementLepré-classements’effectueensuitepardiscipline,commed’habitude,depuislemenu:GESTIONDESINTERNES->GESTIONDUCLASSEMENT‘ARS’DESINTERNES


8/12

-->PROCEDUREDE‘PRE-CLASSEMENT’DECHOIX4.3. Levéedesex-aequoUnefoislepré-classementeffectué,ilresteàleverlesex-aequo(lecaséchéant).

GESTIONDESINTERNES->GESTIONDUCLASSEMENT‘ARS’DESINTERNES-->SAISIEDELALEVEEDESEVENTUELSEX-AEQUO

4.4. Listesd’appelLes listes d’appel et autres listes de gestion liées aux internes sont à éditer à partir de SIRIUS enamontdel’amphidechoix.

5. ProcessusAmphidechoix(IMOtEP)

5.1. TenuedesamphisdechoixLesamphisdechoixpourrontseteniravec les listesdepostes issuesd’IMOtEPet les listesd’appeldesinternesissuesdeSIRIUS.

Al’issuedecesamphisdechoix,lesrésultats(posteprisparchaqueinterne)devrontêtresaisisdansIMOtEP.

5.2. PréparationdelasaisiedeschoixdansIMOtEPPourpermettrelasaisiedeschoixdansIMOtEP,ilestnécessaired’avoirexécutéunclassementfinaldansIMOtEPparformationetdiscipline/groupedediscipline.

5.2.1. ClassementpardisciplineSur IMOtEP,accéderàPréparationdes choix=>Classement=>Préparationduclassement.Choisirunediscipline,puispourlespromotionsnombreuses,patienterenvironuneminute,avantdecliquersurlebouton«Effectuerlepré-classement».

Note:enversion1.0.25,lapagederechercheferaapparaîtreunemiretournantejusqu’àpossibilitéde cliquer lebouton«Effectuer lepréclassement».Ce«gel»est lié àdes vérificationsquantauxinternesdeladisciplinechoisie.

FAQ6: Lepré-classementpeutêtrebloqué si lemessage Ilmanque l'effectif localde lapromotionthéoriquepourl'interneXXapparaît.Rappel:Lorsqu’uninterneest«enretard»(annéerecherche,arrêtmaladie)danssaformation,sapromotionthéoriquediffèredoncdesapromotionréelle.Parexemple,l’interneXXestdepromotion2013,etaréalisé6semestres,dontuneannéerecherche.Sapromotionthéoriqueestdonc2014,carles internesdecettepromotionontpour laplupart, comme lui,4 semestrevalidés.Cet internevad’abordêtreclasséparmilesinternesdesapromotionréelle2013,avantd’êtreajoutéauclassementdesinternesdesapromotionthéorique2014,parrègledetrois.


9/12

Lemessaged’erreurbloquantlepré-classementapparaîtsipourl’annéedelapromotionthéoriquede l’interne XX, pour le même type de concours et discipline, il n’y a aucun interne dans lacirconscription.

Lacorrectionestencoursderèglementetlaprocédurevousseracommuniquéedanslesprochainsjours

Une fois le pré-classement effectué, la levée des ex-æquo peut être reportée mais n’est pasnécessairepourcesemestre,leclassementréellementutilisépourcesemestreétantissudeSIRIUS.Pourcefaire,choisirlemenuPréparationdeschoix>Classement>Levéedesex-æquo.

Une fois la levée des ex-æquo levée pour tous les groupes d’ex-æquo, le bouton «Afficher leclassementfinalapparaît».

Une autre façon d’effectuer le classement final est de choisir le menu Préparation des choix >Classement>Classementfinal.


10/12

FAQ7:Leclassementfinalpeutêtreéditésuiteauclicsurlebouton«Modifierleclassementfinal»sivoussouhaitezqu’ilreflètel’exactclassementissudeSIRIUSpourfaciliterlasaisiedespostes.

Pourmodifierl’ordred’uninterne,ilsuffitdecliquersurlaflèchesouhaitée.Uneinfo-bullepermetdeconnaîtrel’actionquiseraréalisée.

5.2.2. GestiondesgroupesdedisciplineIlestpossibledeclasserlesinternespargroupededisciplines,pourréaliserunamphicommun.Lesgroupespeuventêtregérésvial’écranPréparationdeschoix=>Opérationspréliminaires=>Groupesdediscipline.

Pourréaliser leclassementsuivantungroupe, ilconvientalorssur l’écranPréparationdeschoix=>Classement=>Préparationduclassementdechoisirlegroupededisciplineainsiformé.

FAQ8: lors d’un classement par groupededisciplines, lemessaged’erreur décrit bloquant le pré-classement n’est pas affiché. Ainsi, pour réaliser un classement sur un groupe de discipline, ilconvient,avantmême lacréationdugroupe,de lancer lesclassementssurchacunedesdisciplinesconcernées,etdecorrigerlesproblèmeséventuellementrencontrés.


11/12

5.3. SaisiedesrésultatsduchoixPour cela, aller dans le menu Choix puis dans Saisie des choix. Renseigner les informationsconcernantlepérimètredeschoixetcliquersurlebouton«Afficherlesinternes».

FAQ9:IMOtEPafficheunmessaged’erreurindiquantquelasaisiedeschoixnepeutêtreeffectuéepourunediscipline,carlesrangsd’appelsdesinternesconcernésn’ontpasétérenseignés.

Réponse : Commepréciser à l’étape précédente, il faut effectuer le classement des internes dansIMOtEPpourpermettreensuitedesaisirlesrésultatsdesamphisdechoix

La liste des internes actifs classés selon le ‘rang d’appel pour choix s’affiche et vous pouvez alorsdémarrerlasaisiedesrésultatsdel’amphi.

- Saisirlenumérodepostechoisisurlalignecorrespondantàchaqueinterne.- Lechampabsencepermetderenseignerlemotifd’absencedel’interne.- Sil’interneestinscritensurnombre,validantounon,cocher(ounon)lescasesSurnombreet

Validant.- Siuninternechoisitdefaireunstagedetype‘horsdiscipline’,sonvœunepourrapasêtre

modifiépendantl’amphidechoix(ligneinternegrisée).Pourcetypedestage,ilfaudradonceffectuerlamodificationavantlasaisiedesrésultatsdel’amphidechoix.

À l’issuede lasaisiedeschoix,appuyersur lebouton«Contrôler lasaisie»afindevérifierque lesinformationssaisiessontconformes.Unmessaged’erreurs’afficheradanslacolonne‘Erreur’lecaséchéant.Etensuitecliquersurlebouton«Enregistrer».

FAQ10: Si vous souhaitez optimiser l’affichage du tableau de saisie des choix uniquement sur lespostes(ousurlesabsences),alorsvousavezlapossibilitédepersonnaliserlescolonnesaffichéesvia


12/12

un clic sur «Afficher /masquer les colonnes» située dans la barre des icônes juste au-dessus dutableaudeschoix.

Documents

Processus guidé IMOtEP 25 février 2016 · Processus guidé – Semestre Mai 2016 - IMOtEP v1.0.24 et suivantes 1/12 Processus guidé Ce manuel a pour objectif de résumer les étapes