Le 3465-3475 Ridgewood

Assemblée générale annuelle – 13 avril 2016 Page 1

PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE LE SYNDICAT 3465-3475 RIDGEWOOD

LE 11 AVRIL 2017 À 19 HEURES Présences : Voir la liste jointe. Invités : Mme Catherine Pépin, gestionnaire, HPDG Mme Lanica Jean-Gilles, adjointe administrative, HPDG 1. VÉRIFICATION DU QUORUM Le quorum est à 57,9 %. 2. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE L’assemblée est ouverte à 19 h 20. 3. ÉLECTION DES OFFICIERS DE L’ASSEMBLÉE

Sur une proposition faite par M. Laurent da Silva et appuyée par M. Georges Hanna, il est unanimement résolu de nommer Mme Catherine Pépin comme présidente d’assemblée. Sur une proposition faite par Mme Caroline Rousseau et appuyée par M. Pierre Leduc, il est unanimement résolu de nommer Mme Lanica Jean-Gilles comme secrétaire d’assemblée.

4. PRÉSENTATION DE HPDG

Mme Juliette Colinas explique que le comité d’administration (C.A.) a pris la décision de changer de compagnie de gestion, car le travail des anciens gestionnaires était insatisfaisant, particulièrement au niveau de la planification et la gestion des travaux. Par exemple, le C.A. avait demandé un plan des travaux à long terme et le plan que les gestionnaires ont fourni était très rudimentaire et manquait d’expertise. Il y aussi eu des difficultés avec certains travaux effectués et les gestionnaires n’ont fourni aucun soutien pour cette problématique. Enfin, le C.A. a inscrit le Syndicat au Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ), lequel offre divers services. Dans ce cadre, certains membres du C.A. ont suivi un cours sur la gestion des travaux dans lequel ils ont appris que tout travail nécessite

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 2

d’obtenir au préalable un devis et des plans détaillés avant de procéder aux demandes de soumissions. Plus généralement, la copropriété doit également obtenir un plan de gestion de l’actif qui permettra la planification des travaux sur le long terme et l’instauration des frais de condo en conséquence de celle-ci. Cela permettra d’avoir les fonds suffisants pour procéder aux travaux lorsque nécessaire, et aussi d’être équitable envers les copropriétaires actuels et futurs. Or, les anciens gestionnaires n’ont jamais informé le C.A. que de telles procédures étaient nécessaires. Pour ces raisons, le C.A. a cherché une nouvelle compagnie de gestion, et la compagnie HPDG a été choisie suite à une recommandation et après consultation des références fournies.

Mme Pépin, la nouvelle gestionnaire, se présente et présente HPDG brièvement. Elle explique qu’elle travaille en équipe avec quatre autres personnes, car un gestionnaire seul ne peut se concentrer de façon soutenue sur un immeuble. Il s’agit de Mme Lanica Jean-Gilles, son adjointe, Mme Christine Durand-Vidal, adjointe qui s’occupe des communications, Mme Marie-Thérèse Parent, gestionnaire senior, et Mme Caroline Vézina, chargée de projet spécialisée en architecture. Mme Pépin explique qu’un plan de gestion de l’actif devra être commandé auprès d’une compagnie spécialisée. Ce plan a divers avantages, entre autres de rassurer les acheteurs et les copropriétaires au sujet de la planification financière. Elle explique également aux copropriétaires que les documents qui leur seront envoyés prochainement comprendront une lettre d’ajustement de budget détaillant leurs frais de copropriété, ainsi qu’un code pour accéder au service Intranet offert par HPDG. Pour toute question, les copropriétaires peuvent communiquer avec HPDG. Pour les communications téléphoniques, il y a un service d’appel pour les soirs de semaine et la fin de semaine – spécifier sur le message s’il s’agit d’une urgence. Pour urgence telle qu’un incendie ou un dégât d’eau, appeler les pompiers. Ceux-ci pourront fermer l’entrée d’eau pour les dégâts d’eau. Mme Pépin montrera également à un membre du C.A. comment fermer les entrées d’eau.

5. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 20 AVRIL 2016

L’assemblée n’a pas de questions concernant le procès-verbal de la dernière assemblée générale. Sur proposition de M. Pierre Leduc et appuyée par M. Claude Ouellette, il est unanimement résolu d’adopter le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 20 avril 2016.

6. RAPPELS RÉGLEMENTATION ET COURTOISIE Le C.A. et HPDG rappellent certains règlements et éléments de courtoisie, car il y a eu des

plaintes en la matière l’année dernière. Les règlements de la copropriété peuvent être consultés dans la déclaration de copropriété ainsi que dans le document d’information, tous deux disponibles sur le site Intranet et le site

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 3

web de la copropriété (https://34653475ridgewood.wordpress.com/). Le document d’information contient également les amendements apportés lors des assemblées. Les infractions sont susceptibles d’être pénalisées par des amendes. En ce qui concerne les travaux dans les unités, le C.A. et HPDG doivent être avisés au moins une semaine avant les travaux prévus, et les plans et devis doivent leur être soumis, et ce pour tout type de travaux, mineurs ou non, faute de quoi une pénalité de 450 $ par infraction sera imposée. Les administrateurs ne peuvent refuser les travaux à moins qu’ils ne posent des risques pour la structure ou les habitants, ou d’autres problèmes. Il faut également prévenir les voisins avant d’effectuer des travaux qui occasionnent du bruit. Mme Pépin demande que lui soit envoyé par courriel la liste des travaux, le numéro de RBQ de l’entrepreneur qui effectuera les travaux ainsi que sa preuve d’assurance, et de respecter certaines règles concernant les odeurs, le poids maximal dans les ascenseurs, les déchets (ne pas mettre les déchets de construction dans les déchets réguliers). Les travaux d’électricité et de plomberie doivent être effectués par des entrepreneurs possédant une licence RBQ. Il est aussi très important d’aviser Mme Pépin afin qu’elle prévienne les copropriétaires. Communiquer auprès d’HPDG au 514-276-8717 ou par courriel pour toute information à ce sujet. En ce qui concerne les déménagements, un règlement exige un dépôt de 400 $. Communiquer avec HPDG pour obtenir des formulaires de déménagement. Le dépôt servira à couvrir les frais de réparation advenant des bris, mais dans 95 % des cas il n’y a aucun problème et le dépôt est remis. Des copropriétaires se plaignent également de la fumée de cigarette qui se répand d’une unité à l’autre, et de mégots de cigarette trouvés sur le terrain. Veiller à laisser la fumée de cigarette évacuer par une fenêtre, et à ne pas laisser de mégots sur le terrain.

7. RÉALISATIONS EN 2016

Mme Caroline Rousseau explique que les chaudières du système de chauffage au 3465 étaient en fin de vie et ont été remplacées par trois chaudières de 4000 BTU chacune et reliées en série. Une bonne subvention de Gaz Métro a été obtenue. La consommation a beaucoup diminué depuis le remplacement. La restauration du terrazzo au 3475 a été complétée. La réparation de certaines rampes de balcons a été complétée. Avec un peu d’entretien régulier, les rampes pourront durer encore une dizaine d’années. La deuxième phase du remplacement du système d’éclairage avec des lampes DEL a été complétée, avec les garages et les couloirs du rez-de-chaussée. On constate une économie d’énergie depuis la première phase. Des réparations ponctuelles de la brique ont été faites, car il y avait des infiltrations d’eau dans quelques unités.

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 4

Des valves thermostatiques ont été installées sur les radiateurs des unités dont les copropriétaires en avaient demandé l’installation. Les valves de purge dysfonctionnelles ont été changées au 3465. À partir de l’année prochaine, la purge des radiateurs sera effectuée par des spécialistes. Concernant les infiltrations d’eau provenant de fissures dans les garages : l’avis de l’ancien gestionnaire était qu’il suffisait de colmater les fissures. Mais, à la recommandation d’un entrepreneur, une analyse a été commandée auprès d’une entreprise spécialisée (Solroc). Solroc a effectué des tranchées pour analyser le problème. Le C.A. et HPDG étudient actuellement les recommandations faites par Solroc et les prochaines marches à suivre. L’aménagement paysager a continué cette année avec l’aménagement de petits sentiers, la plantation d’arbres, et l’installation d’un composteur. La copropriété a été inscrite comme membre du RGCQ, qui fournit de l’information sur plusieurs sujets tels que le fonds de prévoyance, le plan de gestion de l’actif et le cahier des charges, et qui permet également aux copropriétaires d’obtenir des rabais auprès de divers services et entreprises. Tous les copropriétaires en font partie et une carte de membre leur sera remise. Il y a également des services de litige et de droits, et autres informations comme le service juridique concernant des problèmes de copropriété, etc. (quelques heures sont gratuites).

8. PRÉSENTATION DES ÉTATS FINANCIERS AU 31 DÉCEMBRE 2016

M. Da Silva demande s’il y a des questions et présente les faits saillants des états financiers au 31 décembre 2016. Le budget est équilibré. Concernant le fonds d’administration et le fonds de prévoyance, ils sont gérés séparément. Dans le fonds d’administration, il y a un surplus de 3 000 $ et dans le fonds de prévoyance, il y a un déficit de 1 000$. Les investissements pour le système de chauffage et l’éclairage ont permis de faire des économies qui pourront être réinvesties. L’augmentation de la cotisation au fonds de prévoyance a fait augmenter la proportion des frais de condo destinés au fonds de prévoyance à 15 % l’année dernière. Cette année il est proposé d’augmenter cette proportion à 20 %. Cette augmentation n’a qu’un faible impact sur les frais de condo grâce aux économies réalisées grâce au remplacement des fournaises et du système d’éclairage. Concernant les frais de gestion, Mme Pépin dit qu’il est vrai que les frais d’HPDG sont inférieurs à ceux de la compagnie de gestion précédente, par contre, les frais pour la supervision des travaux supplémentaires sont facturés séparément.

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 5

Pour les intérêts et pénalités, des copropriétaires ont accumulé des frais de retard. Ce point est à améliorer. Le poste entretien et réparations est plus élevé à cause du remplacement des chaudières. Pour l’alarme incendie, il n’y a pas eu de vérification du système, elle sera faite dans les prochaines semaines. La franchise des assurances n’a pas été utilisée. Bilan - Cotisations à recevoir de 21 000 $ (2016) ; - Mme Pépin explique qu’en cas de vente, les frais dus sont payés avant le

remboursement de l’hypothèque ;

- Le solde du fonds de prévoyance est de 41 812 $ ;

- Le fonds d’administration a un surplus de 3 227 $ cette année ;

- Une question est posée sur les frais de justice et professionnels. Il n’y a pas eu de frais de justice, mais pour les honoraires professionnels, Mme Pépin répond qu’elle ne connait pas l’explication, et qu’elle vérifiera et fera parvenir les informations demandées.

9. PRÉSENTATION DU BUDGET 2017 La présentation du budget est faite. L’augmentation des frais de copropriété est d’environ 4 % pour cette année, et ce malgré l’augmentation de la cotisation au fonds de prévoyance à 20 %. Les autres postes de dépenses sont similaires à l’année précédente. Le poste extermination est élevé à cause du problème des fourmis charpentières au 3475, mais la situation est maintenant sous contrôle. Un montant de 7 000 $ a été mis de côté pour faire faire le plan de gestion de l’actif, lequel sera préparé par des spécialistes choisis par soumissions. Mme Pépin indique aux copropriétaires qu’ils recevront une lettre d’ajustement des frais de copropriété et autres à payer. Mme Jean-Gilles informe les membres de l’assemblée du fonctionnement de l’Intranet.

10. TRAVAUX À VENIR EN 2017 ET ENSUITE

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 6

- Faire faire un plan de gestion de l’actif pour les gros travaux qui seront faits à court,

moyen et long terme.

- Les objectifs pour le fonds de prévoyance seront établis en fonction des travaux projetés; cet exercice a été amorcé par le C.A., mais sera formalisé grâce au plan de gestion de l’actif.

- Concernant les fissures dans les fondations, selon le rapport de la compagnie

d’inspection géotechnique Solroc la situation mérite des interventions notamment pour assurer la stabilité des fondations, une gestion des eaux efficaces et la réparation des fissures. Le rapport mentionne la présence de tassements différentiels étant donné la présence d’un sol hétérogène. Il y a un drain français en terre cuite, donc le problème est peut-être lié au drainage et à l’étanchéité. Les prochains rapports viendront confirmer les travaux à réaliser. Le changement de la membrane au-dessus des garages est également à prévoir. Il faudra effectuer ces travaux sur la fondation avant le resurfaçage du plancher du garage. Un rapport pour les recommandations des travaux prioritaires sera obtenu et des soumissions seront demandées. Une stratégie permettant de minimiser les coûts et potentiellement de répartir les interventions sur quelques années sera étudiée. Mme Pépin propose de questionner les ingénieurs sur ce qui doit être fait et à partir d’un deuxième avis, préparer le devis de soumission pour plusieurs entreprises et les rencontrer. Les travaux ne seront probablement pas effectués cette année, mais si nécessaire une assemblée générale spéciale sera convoquée. Pour le moment, le montant auquel s’élèveront les travaux est inconnu. Il est demandé s’il est possible d’avoir un résumé du rapport de Solroc et Mme Pépin répond que ce rapport sera inséré sur le site Intranet ainsi que sur le site web de la copropriété (https://34653475ridgewood.wordpress.com/). -Il y a une fuite d’eau dans le système de chauffage du 3475, causant une entrée d’air dans le système qui occasionne divers problèmes. Il faudra faire appel à un plombier et les coûts pourront être élevés. Un copropriétaire mentionne que dans l’unité A au 3465, un tuyau de chauffage avait été soudé et raccordé de façon non conforme. Quelque chose de similaire a peut-être eu lieu au 3475, ce qui expliquerait l’affaissement du plancher dans le salon de l’unité no 3475-A. Ce problème doit être vérifié. -Un montant de 45 000 $ a été budgété pour les travaux divers et s’il le permet, le terrazzo sera restauré au 3465. -Il faudra terminer les travaux de rénovation dans les salles de lavage. -Il est proposé de refaire le papier peint et la peinture du hall d’entrée et de l’ascenseur. -Concernant le mur de pierre longeant la terrasse et qui s’effondre régulièrement : le problème provient sans doute du ruissellement de l’eau derrière le mur. Le mur n’appartient pas au syndicat et le coût d’une réfection du mur serait très élevé. S’il n’y a

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 7

pas de volonté de la part du propriétaire du mur à faire ces travaux, il faudra peut-être avoir un recours juridique.

11. AMÉNAGEMENT 2017

Ce point a déjà été discuté précédemment.

12. STRATÉGIE DE PLANIFICATION DES TRAVAUX DES MURS DE FONDATION

Ce point a déjà été discuté précédemment.

13. VOTE SUR PÉNALITÉS Ce point est annulé.

14. Vote sur locations

Mme Pépin demande si tous les membres ont consulté les deux résolutions proposées. La première résolution no 2017-01 est d’interdire les locations d’unités pour des durées de moins de six mois. Une copropriétaire dit qu’elle se sentirait pénalisée par une telle interdiction étant donné qu’elle loue son unité à des étudiants étrangers pour des périodes de moins de six mois. D’autres copropriétaires contestent également. Mme Pépin suggère que les locations de moins de 6 mois soient acceptées, mais sur présentation d’un bail. Une discussion s’ensuit sur le sujet. Mme Pépin dit qu’elle souhaite seulement obtenir des informations sur les locations à court terme afin de prévenir les problèmes de location du genre « Airbnb ». La discussion se poursuit. Étant donné le manque de consensus sur la question, la décision est reportée à une assemblée ultérieure. La deuxième résolution 2017-02 : Cette résolution vise à empêcher la location commerciale du genre « Airbnb ». Au lieu de stipuler « six mois » au troisième paragraphe, on utilisera l’article 9.1.16 (Ne pas utiliser le logement pour des fins de location de chambres ou pour des fins commerciales) de la déclaration de copropriété. Le copropriétaire fautif est passible envers le syndicat pour une première infraction d’une amende de 200 $ avec une mise en demeure, pour la deuxième d’une procédure légale et finalement, pour une troisième infraction, il sera dénoncé auprès des autorités publiques.

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 8

Un vote est effectué et la résolution no 2017-02 est adoptée par la majorité. 15. Vote rémunération des administrateurs

Une modification pour la rémunération des administrateurs est présentée, soit : Un montant de 20 $ de l’heure, en fonction des heures faites en dehors des réunions l’excédent par rapport au total de 6000 $ alloué pour la rémunération sera versé au fonds de prévoyance. Cette rémunération sera revotée chaque année. Le vote a lieu et la modification est adoptée par la majorité.

16. NOMINATION DES ADMINISTRATEURS

Mme Sylvie Savard (qui n’est pas présente) a posé sa candidature. Sa candidature est acceptée par la majorité. Tous les administrateurs se représentent et sont réélus à la majorité. Le C.A. compte maintenant sept membres, soit : Caroline Rousseau Georges Hannah Jean-Marc Sauvé Juliette Colinas Laurent da Silva Pierre-Marc Pelletier Sylvie Savard

17. VARIA

Il est discuté de la conciergerie au 3475. Un copropriétaire indique que lorsqu’il y a du verglas il est impossible de monter la pente de l’entrée de garage au 3475. Il s’agit d’un grave problème de conciergerie. Mme Pépin dit qu’elle s’en occupera. Un copropriétaire demande si les amendes seront appliquées immédiatement pour les locations commerciales du genre « Airbnb ». Mme Pépin dit qu’elle communiquera d’abord avec le copropriétaire pour essayer de régler le problème, et que si rien n’est fait une première amende sera appliquée. L’assemblée applaudit le conseil d’administration.

PROJET

Assemblée générale annuelle – 11 avril 2017 Page 9

14. LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE

L’ordre du jour étant épuisé, la réunion est levée à 21 h 10.

Juliette Colinas, administratrice

PROJET