PROGRAMME FACTEURS D’AVENIR

DC/DPC/POM GUIDE D’ORGANISATION EN EQUIPES - Version 1.1 1

PROGRAMME FACTEURS D’AVENIR

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VVEERRSSIIOONN 11..11

DC/DPC/POM


SOMMAIRE

PREAMBULE : LES PRINCIPES

FONDAMENTAUX 5

LA MISE EN OEUVRE

1 Les principes organisationnels de l’équipe 7

2 Un rôle pour chaque facteur au sein de l’équipe 9

3 L’appui de la ligne hiérarchique : le rôle de l’encadrant 11

4 Le périmètre des équipes est adapté au contexte local 12

� Cadre de référence 12 � Diversité des services 12 � Organisation multi-sites 12

5 L’organisation 13

5.1 La constitution des équipes 13 � L’équipe en 12.2.1 13 � Les autres équipes 15 � Exemple de tableau prévisionnel 16

5.2 La création des QL partageables 17 5.3 L’organisation des renforts les jours forts 19 5.4 L’équipe gère son personnel de façon autonome 20

� Les moyens de remplacement 20 � Les absences programmées 20

5.5 L’organisation des casiers, reflet de la solidarité 21


6 L’outil informatique d’aide à l’organisation 24

� Finalité de l’outil 24

� Modalités d’utilisation 24

� Rappel sur les principes d’organisation fondamentaux 24

� Principes de fonctionnement 26

�� Initialisation 26

�� Données de base à renseigner 27

�� Réalisation de simulations 31

�� Contrôles et bilan pour chaque type d’équipe 34

�� Bilan global et ajustements 38

7 L’intégration dans le processus bout en bout 39 8 L’impact sur les modes de locomotion 40 9 Le nouveau régime de travail 41 10 Le déroulé de la mise en oeuvre 42

� Les 7 étapes de mise en oeuvre 42

ANNEXES

1 En savoir plus 45 2 Compléments 46 3 Glossaire 50


PREAMBULE :

LES PRINCIPES

FONDAMENTAUX


L’organisation de la distribution en équipes de facteurs repose sur les

principes fondamentaux suivants :

� L’organisation répond à l’attente des clients : la qualité de service

est identique tous les jours de l’année.

� L’organisation s’adapte aux variations hebdomadaires et

annuelles de trafic.

Les facteurs ont un nombre de clients différent à distribuer selon les

jours moyens, faibles et forts, ce qui leur permet d’avoir tous les jours

une charge de travail correspondant à leur Durée Journalière de Travail.

� Les facteurs sont organisés en équipes autonomes, solidaires et

responsables.

PREAMBULE : LES PRINCIPES FONDAMENTAUX


LA MISE EN

OEUVRE


« DES EQUIPES ORGANISEES POUR SATISFAIRE LES CLIENTS»

Les principes organisationnels de l’équipe L’équipe est une unité de distribution responsable, favorisant l’esprit collectif, la cohésion et la solidarité. L’organisation en équipes structure le travail de la distribution. Le respect des principes de ce guide permet la mise en place d’équipes autonomes, solidaires et responsables qui sont :

� composées de facteur qualité, facteurs d’équipe et facteurs de quartier sur un cycle de travail permettant la couverture systématique des QL par les moyens propres de l’équipe,

� dotées de moyens de remplacement permanents et variables adaptés et intégrés

au sein de l’équipe,

� affectées sur des zones géographiques découpées en un nombre de tournées différent selon les jours de la semaine (en fonction des variations de trafic),

� composées de facteurs respectant les missions de leur fiche de poste (facteur

qualité, facteur d’équipe et facteur de quartier) et, plus généralement, l’ensemble des procédures,

� garantes du niveau d’activité que les facteurs qualité consacrent à la qualité,

� mobilisées sur le service de tous les clients 6 jours sur 7 toute l’année et ce, avec

une qualité de service identique chaque jour,

� composées de façon à intégrer l’ensemble des personnes d’un établissement (sauf encadrement).

L’organisation de base, car la plus efficiente, est l’équipe de 15 facteurs (12 facteurs de quartier, 2 facteurs d’équipe et 1 facteur qualité). Cependant, d’autres solutions sont possibles lorsque cela s’avère nécessaire : des équipes de 8 personnes (6.1.1) jusqu’à 16 personnes (13.2.1) peuvent ainsi être mises en place. Pour chaque centre courrier, la configuration optimale dépend notamment de son environnement géographique, de la densité de population et des caractéristiques du centre. Un outil informatique d’aide à la décision permet d’effectuer les simulations nécessaires pour déterminer la configuration optimale. Il est présenté dans la partie 6.

LA MISE EN OEUVRE

1


�

Définition de l’appellation :

�� appellation organisationnelle :

12 . 2 . 1

�� appellation fonctionnelle :

12 . 2 . 1 Quelle que soit l’appellation utilisée, la somme des 3 chiffres représente le nombre total de personnes dans l’équipe hors FTV (Force de Travail Variable).

nombre de QL nombre de QL

partageables

nombre de positions

qualité/renfort dont et

nombre de facteurs de

quartier (titulaires et remplaçants)

nombre de facteurs d’équipe

nombre de facteurs qualité

LA MISE EN OEUVRE


�

Un rôle pour chaque facteur au sein de l’éq uipe L’organisation de chaque équipe s’adapte aux variat ions de trafic selon les jours de la semaine et les périodes de l’année dans le but de permettre aux facteurs d’avoir tous les jours une charge de travail correspondant à leur DJ T (Durée Journalière de Travail). L’équipe s’adapte également aux absences programmées et inopinées (dans ce dernier cas, les éventuels dépassements de DJT font l’objet d’une compensation).

L’équipe est composée de : � facteur qualité, � facteurs d’équipe et � facteurs titulaires de quartier/facteurs de quartier remplaçant, positionnés sur 3 niveaux de fonctions.

Le rôle dévolu à chacun des facteurs fédère l’équipe sur la distribution quotidienne du courrier 6 jours sur 7 pour atteindre les objectifs de qualité attendue par nos clients.

1) Le Facteur qualité (2.2) est affecté dans une équipe pour assurer : � 70 % d’activités de distribution :

� réalisation d’une partie de l’activité des facteurs de quartier et d’équipe en repos les jours faibles et moyens,

� renfort des facteurs de quartier et d’équipe les jours de fort trafic,

� remplacement total ou partiel en cas d’absences inopinées,

� si nécessaire, quotité de remplacement sur absences programmées. Le renfort peut porter sur les travaux intérieurs ou extérieurs : distribution d’objets spéciaux, distribution d’objets ordinaires ou autres catégories.

� 30 % d’activités liées au fonctionnement de l’équipe :

� qualité de service : garantir de distribuer chaque jour tous les clients, redresser les dysfonctionnements en matière de qualité, améliorer le taux de distribution des objets spéciaux, suivre et gérer les instances,

� gestion du raccordement postal : maintenir les référentiels d’information de La Poste (adresses, boîtes de commerce, CEDEX), garantir la mise à jour de la documentation des facteurs et la signalétique des casiers,

� sécurité : vérifier les équipements (véhicules, équipement de protection individuelle, outils de manutention, dépôts relais, …) et sensibiliser l’équipe au respect des consignes de sécurité et d’utilisation des matériels.

« DES FICHES D’EMPLOI PRECISENT LES ACTIVITES ASSUREES PAR LES FACTEURS »

LA MISE EN OEUVRE

2


2) Le Facteur d’équipe (2.1) est attributaire d’un QL partageable pour assurer :

� la distribution du courrier de son QL en période de trafic fort et, selon le cycle de travail, en période de trafic moyen,

� le remplacement des facteurs de quartier : - lors des repos (exemple : les lundis et mardis),

- lors des périodes de faible trafic, - lors d’absences inopinées.

Remarque : le facteur d’équipe peut assurer le pilotage d’une TTF (Trieuse de Tournées de Facteurs). Pour plus de détails, voir le Référentiel TTF.

Définition d’un QL partageable :

c’est un QL qui a vocation à être partagé entre plusieurs fa cteurs de quartier les jours faibles et moyens ou bien en cas d’absences inopinées. Chaque facteur de quartier a alors la charge d’une partie précise du QL partageable. La répartition est fixe : les facteurs travailleront systématiquement sur la même partie du QL partageable. Pour plus de détails sur le découpage des QL partageables, voir le paragraphe 5.2 « � La création des QL partageables », page 17.

3) Le facteur de quartier :

3.1) Le facteur titulaire de quartier. Il est titulaire d’un QL (vente de quartier) pour assurer :

� les jours faibles en trafic et en cas d’absence inopinée : la distribution de son QL ainsi que celle d’une partie du QL partageable du facteur d’équipe,

� les jours de trafic moyen : la distribution de son QL et, selon le cycle de travail, celle d’une partie du QL partageable du facteur d’équipe,

� les jours forts en trafic : la distribution de son QL allégé d’objets spéciaux ou de points de distribution (PDI) qui seront pris en charge par le facteur qualité.

3.2) Le facteur de quartier remplaçant assure majoritairement les remplacements concernant les absences programmées des facteurs de quartier et des facteurs d’équipe et ce, après avoir bénéficié d’une formation adaptée. Toutes les fiches d’emploi seront disponibles sous l’intranet sur le site Facteurs d’avenir : http://www.facteursdavenir.courrier.intra.laposte.fr/contenu/pr_metiers_01.html

LA MISE EN OEUVRE


�

L’appui de la ligne hiérarchique : le rôle de l’encadrant Le(s) encadrant(s) : � managent l’ensemble des facteurs de leur(s) équipe(s), � optimisent au quotidien l’utilisation des moyens qui leur sont alloués et accordent des moyens supplémentaires si toutes les possibilités de variabilité de l’organisation sont épuisées, � contrôlent quotidiennement le fonctionnement des équipes : gestion des absences inopinées, distribution du courrier ordinaire et des objets spéciaux, amélioration du taux de raccordement postal et surveillance des taux de mécanisation Tri Préparatoire Distribution (TPD) et Tri Complet Distribution (TCD), � apprécient le niveau de performance de chaque équipe au vu des résultats quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels (en particulier les taux de remise, taux de satisfaction client et ratio FGTi/CREF), � définissent, mettent en œuvre et contrôlent les modalités relationnelles de fonctionnement entre les équipes distribution et les différents services supports, � pilotent auprès des équipes la recherche permanente d’amélioration de la qualité, � contrôlent régulièrement le respect des consignes de sécurité, d’utilisation des matériels et effectuent les rappels et sensibilisations nécessaires, � veillent au respect des procédures en matière de processus distribution en s’appuyant sur les logigrammes (outil LOGIC disponible sur l’intranet dans la rubrique « Production » du WAC - http://www.logic.courrier.intra.laposte.fr/htm/accueil.htm).

Les encadrants sont incontournables dans la mise en œuvre du projet et doivent de surcroît y être associés très tôt. En effet, la réussite du projet dépendra également de leur implication. La création de nouveaux métiers (facteur d’équipe, facteur qualité…) dans le cadre de Facteurs d’avenir va conduire à une évolution de la fonction d’encadrant, avec un repositionnement sur des missions de management, de qualité et de contrôle. Plus autonomes et responsables, les encadrants deviendront de véritables managers de proximité.

Le nombre d’équipes managées par l’encadrant est déterminé en fonction des caractéristiques de chaque établissement.

« UNE VOLONTE DE FAIRE REUSSIR L’EQUIPE »

LA MISE EN OEUVRE

3


« TOUT FACTEUR, QUEL QUE SOIT LE SITE OU LE SERVICE, PEUT INTEGRER UNE EQUIPE »

Le périmètre des équipes est adapté au cont exte local Le périmètre des équipes est adapté au contexte du cadre de référence, de la diversité des services et de l’organisation en multi-sites.

� Cadre de référence Toutes les positions de travail et de remplacement existant au cadre de référence doivent être organisées en équipes. Le cadre de référence doit faire l’objet de mises à jour régulières (ORCHIDEE). Concernant les temps partiels permanents et les agents à aptitude restreinte, il faut leur réserver des QL indépendants (non intégrés dans les schémas de fonctionnement des équipes) et rattacher les personnes concernées à une des équipes de l’établissement afin de pouvoir les animer comme l’ensemble des agents (objectifs de qualité de service, prime de performance, …).

� Diversité des services L‘équipe rassemble par nature des services identiques : Ménage, CEDEX, colis et service support. Toutefois, des équipes mixtes peuvent être constituées dès lors que les critères d’autonomie en matière de remplacement, de variabilité et d’objectivation sont mis en œuvre. A cette occasion, l’optimisation des moyens existant dans les services supports sera recherchée.

� Organisation multi-sites L’équipe rassemble en zone rurale plusieurs sites de distribution dès lors que les critères d’autonomie en matière de remplacement et d’objectivation sont mis en œuvre.

Remarque : en zone rurale, il n’y a pas obligatoirement de variabilité. En effet, lorsque les QL ne sont pas contigus (communes différentes), il peut être difficile de mettre des QL partageables en place.

LA MISE EN OEUVRE

4


L’organisation

5.1 La constitution des équipes Le standard 12.2.1 a été retenu car il est celui qui concilie le mieux les objectifs de niveau de moyen de remplacement et de coût. Cependant, lorsque c’est nécessaire, il est possible de faire des équipes de taille inférieure ou supérieure à ce standard.

� L’équipe en 12.2.1 � L’équipe : � Les QL :

LA MISE EN OEUVRE « UNE ORGANISATION ADAPTEE AU TRAFIC ET DES CONFIGURATIONS D’EQUIPES ADAPTEES A L’ETABLISSEMENT»

12 Facteurs (I.2 ou I.3)

2 Facteurs d’Équipe (II.1)

1 Facteur Qualité (II.2)

15 Agents

12 Facteurs (I.2 ou I.3)

2 Facteurs d’Équipe (II.1)

1 Facteur Qualité (II.2)

15 Agents

12 facteurs de quartier (I.2)

2 facteurs d’équipe (II.1)

1 facteur qualité (II.2)

15 Agents

10 QL Facteurs

2 QL Facteurs d’Équipe

2 PT Facteurs rouleurs

12 QL

1 PT Facteur Qualité

1 2 3 4

1 0 9 8 7

5

1 1

1 2

6

10 QL Facteurs

2 QL Facteurs d’Équipe

2 PT Facteurs rouleurs

12 QL

1 PT Facteur Qualité

10 QL facteurs titulaires de quartier

2 QL facteurs d’équipe

2 PT facteurs de quartier remplaçants

12 QL

1 PT facteur qualité

1 2 3 4

1 0 9 8 7

5

1 1

1 2

6

1 2 3 4

1 0 9 8 7

5

1 1

1 2

6

5


�

�

Les deux facteurs d’équipe 11 et 12 remplacent les deu x facteurs de quartier 9 et 10 qui sont en repos. Le facteur qualité effectue le coupage sur les deux casiers des facteurs d’équipe. Les facteurs de quartier distribuent leur QL et une partie du QL partagé d’un facteur d’équipe (2 groupes distincts).

LES JOURS

FAIBLES

LES JOURS

MOYENS

Le facteur d’équipe 11 assure l a totalité de la distribution de son QL. Le facteur d’équipe 12 remplace le facteur de quart ier 8 qui est en repos. Le facteur qualité fait le coupage du casier 12 et réalise x% de sa distribution. Les facteurs de quartier distribuent leur QL et une partie du QL partagé du facteur d’équipe 12, à hauteur de 100% - x%.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10

Repos de cycle

9 1 0

1 2 3 4 5 6 7 8 1 1 1 2

Volant

Coupage Coupage

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10

Repos de cycle

9 1 0

1 2 3 4 5 6 7 8 1 1 1 2

Coupage Coupage

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10 1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10

Repos de cycle

9 1 0

Repos

9 1 0

1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 1 1 1 2 1 1 1 2

Coupage Coupage Coupage Coupage

Volant Volant Facteurs de quartier remplaçants

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10 Repos

de cycle

8

1 2 3 11 4 5 6 7 8 9 10

1 2

Coupage

Distri = x %

Distri en plus = 100 % – x %

1 2 3 4 5 6 7 1 1 10 9

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10 1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10 Repos

de cycle

8

Repos

8 8

1 2 3 11 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 11 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 11 4 5 6 7 8 9 10

1 2 1 2

Coupage

Distri = x %

Coupage

Distri = x %

Distri en plus = 100 % – x %

1 2 3 4 5 6 7 1 1 10 9 1 2 3 4 5 6 7 1 1 1 2 3 4 5 6 7 1 1 10 9 10 9


LA MISE EN OEUVRE


�

� Les autres équipes � Equipes avec 1 facteur d’équipe : 6.1.1 - 6 à 9 facteurs de quartier (dont 1 facteur 7.1.1 de quartier remplaçant), 8.1.1 - 1 facteur d’équipe 9.1.1 - 1 PT QS/Distribution Le 6.1.1 est la plus petite équipe possible. En effet, en dessous de 6 QL, il n’est pas possible de faire une équipe car le volant de remplacement serait inférieur à 1, ce qui est contraire aux accords de Vaugirard. � Equipes avec 2 facteurs d’équipe : 10.2.1 - 10 à 13 facteurs de quartier (dont 2 facteurs 11.2.1 de quartier remplaçants), 13.2.1 - 2 facteurs d’équipe - 1 facteur qualité Le 13.2.1 est la plus grande équipe possible car, au-delà, des difficultés de gestion apparaissent.

LES JOURS FORTS

Les facteurs de quartier distribuent une partie de leur QL. Les facteurs d’équipe distribuent une partie de leu r QL. Le facteur qualité assure le renfort sur l’ensemble des tournées.

Repos de cycle

NEANT

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10

1 2 3 4 5 6 7 1 1 1 2 8 10 9

Renfort

Repos de cycle

NEANT

Repos

NEANT

1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10 1 2 3 11 4 5 6 7 8 12 9 10

1 2 3 4 5 6 7 1 1 1 2 8 10 9 1 2 3 4 5 6 7 1 1 1 2 8 10 9

Renfort Renfort


LA MISE EN OEUVRE


�

� Exemple de tableau prévisionnel - Equipe 12.2.1, DHT : 38h10 � Exemple avec un cycle de 4 semaines :

� Exemple avec un cycle de 12 semaines : Le facteur qualité peut avoir une DHT de 35 heures ou un cycle.

Pour plus de détails, voir le paragraphe «9 – Le nouveau régime de travail », page 41.

LA MISE EN OEUVRE

N° QLL M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S

F1

F2

F3

F4

F5

F6

F7

F8

F9

F10

F11

F12

FE1

FE2

Toutes les 4 semaines : les 2 facteurs d'équipe ont 2 jours de repos

Toutes les 4 semaines : 8 facteurs de quartier sont en repos un lundi et mardi et 4 facteurs de quartier

sont en repos un mercredi et jeudi

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4

N° QLL M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S L M M J V S

F1

F2

F3

F4

F5

F6

F7

F8

F9

F10

F11

F12

FE1

FE2

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4

Toutes les 12 semaines : chaque facteur est en repos 2 fois lundi et mardi et 1 fois mercredi et jeudi

Toutes les 12 semaines : les facteurs d'équipe ont une semaine de repos

Semaine 9 Semaine 10 Semaine 11 Semaine 12Semaine 5 Semaine 6 Semaine 7 Semaine 8


5.2 La création des QL partageables Les découpages et les affectations de rues à chaque facteur de quartier selon les jours doivent être réalisés avec l’organisateur dès que la DJQL a été définie par le directeur d’établissement. Un outil d’aide au découpage des QL intitulé Pro Facteur est en cours de test. Il sera disponible dès le mois de Décembre 2006. Plusieurs options de découpage sont possibles, elles présentent des avantages et des particularités différents (voir les exemples pour une équipe en 12.2.1 ci-dessous). Elles seront déclinées en fonction du contexte local. � les QL partageables sont proches de l’établissement :

Avantages : - les facteurs de quartier n’ont pas de Haut Le Pied (HLP) intermédiaire, - les facteurs d’équipe ont un QL « rassemblé ».

Particularités : - ces QL sont généralement réservés aux personnes à aptitude restreinte, - attention au respect des Heures de Prise en Charge des Boîtes Aux Lettres.

Jours faibles Jours moyens Jours forts � les QL partageables sont au centre de la zone de distribution de l’équipe :

Avantage : - les facteurs d’équipe ont un QL « rassemblé ».

Particularité : - les facteurs de quartier peuvent avoir un HLP intermédiaire les jours moyens.

Jours faibles Jours moyens Jours forts

Principe de base : chaque facteur de quartier se voit attribuer une partie précise du QL partageable. Il ne travaillera par la suite que sur cette partie, ce qui lui permettra d’y apporter la même qualité de travail que sur sa propre tournée.

LA MISE EN OEUVRE

34

5 6

7

8

9

10

1

2

12

11

PDC

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1

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PDC

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1111

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5 6

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1

2

PDC


�

� les QL partageables sont physiquement éclatés afin que chaque facteur de quartier ait sa portion de QL partageable proche de son propre QL. Avantages : - les facteurs de quartier n’ont pas de HLP intermédiaire, - si, lors d’une réorganisation, il faut rajouter des portions de voie sur les QL, elles peuvent alors être prises dans la zone du QL partageable. Ceci évite la lourde charge de réaccompagnement de l’ensemble des quartiers.

Particularité : - ce sont les facteurs d’équipe qui réalisent les HLP intermédiaires car leur QL est physiquement éclaté.

Jours faibles Jours moyens Jours forts � les QL partageables sont situés sur une voie importante :

Avantage : - les facteurs d’équipe ont un QL « rassemblé ».

Particularité : - les facteurs de quartier peuvent avoir un HLP intermédiaire les jours moyens.

Jours faibles Jours moyens Jours forts Le directeur d’établissement travaille avec l’organisateur à la création des QL partageables. Il décide ensuite de leur attribution entre les différents facteurs d’équipe.

3

1

2

PDC

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64

9

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10

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12

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1

2

3

1

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5

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10 9

7 8

10

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4

5

6

7

8

9

10

1

2

11

12

PDC

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

11

12

LA MISE EN OEUVRE


5.3 L’organisation des renforts les jours forts

Les renforts à mettre en place les jours forts ont pour objectif de prendre à chaque facteur de quartier une partie de sa charge. Cette partie de charge correspondra au dépassement que le facteur de quartier aurait réalisé s’il n’y avait pas eu de renfort ces jours-là. Pour prendre aux facteurs de quartier une partie de leur charge les jours forts, il est possible de leur soustraire : � la distribution intégrale d’une partie de leur QL : Pour chaque QL, des Portions de Voie (PdV) sont identifiées. Leur somme correspond au dépassement de DJT s’il n’y avait pas eu de renfort. L’ensemble des PdV identifiées pour chaque QL constitueront alors la tournée de renfort du facteur qualité. � la distribution d’une partie de leurs Objets Suivis : Cette alternative permet de soustraire à chaque facteur de quartier la distribution de ses OS les jours forts. Le facteur qualité effectuera alors une tournée de distribution d’OS. Le directeur d’établissement et l’organisateur détermineront le type de charge à soustraire (PdV ou OS). Ensuite, l’organisateur pourra constituer la tournée de renfort à partir des charges soustraites à chaque QL.

LA MISE EN OEUVRE


5.4 L’équipe gère son personnel de façon a utonome

� Les moyens de remplacement L’autonomie est fondée sur la mise à disposition de la totalité des moyens de remplacement permanents ou conjoncturels dédiés au fonctionnement annuel de l’équipe.

� Les moyens permanents sont les facteurs de quartier remplaçant. Ces moyens sont adaptés au niveau des absences programmées et planifiées au sein de l’équipe.

� Les moyens conjoncturels sont constitués d’une enveloppe de force de travail variable. Ils permettent de compléter les moyens permanents. Ils constituent des moyens d’ajustement.

Les moyens conjoncturels seront utilisés après avoir épuisé toutes les possibilités organisationnelles définies préalablement.

� L’autonomie s’exprime par la capacité de l’équipe à utiliser de façon consensuelle et efficace ses moyens dédiés. L’encadrant ou le directeur d’établissement contrôle a posteriori l’utilisation des moyens permanents et conjoncturels. Le directeur d’établissement arbitre les moyens de remplacement dédiés à chaque équipe. La force de travail variable peut être déléguée trimestriellement, annuellement ou gérée par le niveau supérieur sous la forme d’un droit de tirage contrôlé a priori.

Pour cela : � il prend en compte des données prévisionnelles :

� le taux d’absence global du centre courrier pour l’année N+1, � le taux d’absence global prévisionnel lié aux particularités de l’équipe (Asa, congé

bonifié, congé maternité, état sanitaire connu, dette sociale : stock RC et compte épargne temps),

� la diminution du taux d’absences résultant des organisations variables.

� il prend en compte des données factuelles : � le nombre de positions de travail remplaçables, � le nombre de positions de remplacement à temps complet, � le niveau de moyens conjoncturels dont il dispose.

L’encadrant gère les droits de tirage de la force de travail variable non déléguée. Remarque : l’organisation fait ainsi face aux absences programmées et inopinées. Lors des absences inopinées, la structure prévue en période faible et/ou les tournées structurelles de renfort doivent être mises en place : il n’y a plus de QL à découvert. Les dépassements d’horaire générés par les remplacements font alors l’objet d’une compensation.

� Les absences programmées Les congés sont planifiés par l’établissement des t ours de congés et gérés au sein de chaque équipe . Pour plus d’informations, voir la note chartée réf. DC.DRH.A.06-091 du 17 Juillet 2006.

LA MISE EN OEUVRE


« LES FACTEURS PREPARENT LE COURRIER A DISTRIBUER POUR EUX-MÊMES ET POUR L’EQUIPE »

5.5 L’organisation des casiers, reflet de la solidarité La variabilité de l’organisation en fonction des jours et des périodes de l’année est assurée dès les travaux intérieurs. Ainsi, selon l’organisation du jour, le courrier de chaque casier est emporté par un ou plusieurs facteurs de l’équipe. Exemple pour une équipe en 12.2.1 :

LA MISE EN OEUVRE

Les deux facteurs d’équipe 11 et 12 remplacent les deux facteurs de quartier 5 et 9 qui sont en repos. Le facteur qualité effectue le coupage sur les deux casiers des facteurs d’équipe. Les facteurs de quartier distribuent leur QL et une partie du QL partagé d’un facteur d’équipe (2 groupes distincts).

LES JOURS

FAIBLES

Casier 1 du facteur de quartier 1





Casier 6 du facteur de quartier 6 Casier 10 du facteur de quartier 10



Casier 11 du facteur d’équipe 11

Le facteur qualité effectue le coupage du casier 11. Il ne distribue pas (les autres facteurs présents prennent chacun une

partie de la tournée partagée).

Le facteur d’équipe 11 remplace le facteur de quartier 5


Le facteur qualité effectue le coupage du casier 12. Il ne distribue pas (les autres facteurs présents prennent chacun une

partie de la tournée partagée).


Facteur qualité


LES JOURS

MOYENS

Le facteur d’équipe 12 assure la totalité de la dis tribution de son QL. Le facteur d’équipe 11 remplace le facteur de quart ier 9 qui est en repos. Le facteur qualité fait le coupage du casier 11 et réalise x% de sa distribution. Les facteurs de quartier distribuent leur QL et une partie du QL partagé du facteur d’équipe 11, à hauteur de 100% - x%.

LA MISE EN OEUVRE










Le facteur qualité effectue le coupage du casier 11. Il distribue

x% du casier (les 100% - x% restants sont effectués par les autres

facteurs présents).


Le facteur d’équipe 12 travaille normalement sur son casier


Facteur qualité


LES JOURS FORTS

Les facteurs de quartier distribuent une partie de leur QL. Les facteurs d’équipe distribuent une partie de leu r QL. Le facteur qualité assure le renfort sur l’ensemble des tournées.

Facteur qualité












Le facteur qualité fait du renfort sur toutes les

tournées de l’équipe.

LA MISE EN OEUVRE


« DES SIMULATIONS PERMETTENT DE RECHERCHER LA CONFIGURATION OPTIMALE»

L’outil informatique d’aide à l’organisation

� Finalité de l’outil L’outil a pour objectif d’accompagner le directeur d’établissement dans la détermination du modèle optimal d’organisation en é quipes de l’établissement. Il ne remplace en aucun cas la réflexion globale, l es échanges à avoir avec les différents partenaires, la prise en compte des part icularités locales, …

Cet outil d’aide à la décision permettra d’apporter des éléments sur :

- le nombre d’équipes nécessaires et leur taille, - la répartition selon les jours de la semaine, - les charges de travail, - le bilan (avec le pourcentage du volant et le nombre d’absences couvertes), - la DJT optimale.

Il appartiendra ensuite au directeur d’établissement, avec l’aide des organisateurs, d’ajuster son organisation en fonction des données locales. Ce travail effectué, le directeur d’établissement et son équipe conduiront le changement.

� Modalités d’utilisation L’outil et son aide en ligne sont accessibles sur l’intranet : adresse à préciser . Une formation est indispensable pour une utilisation optimale. Elle est assurée par l’Université du Courrier (Code Boform à préciser ).

Ainsi, les données communiquées ci-dessous facilitent l’appropriation de l’outil mais ne sauront en aucun cas remplacer la formation.

� Rappel sur les principes d’organisation fondamentaux Pour que le fonctionnement d’une organisation en équipes soit pleinement efficient, il est indispensable de respecter certains fondamentaux : � Des régimes de travail avec des jours de repos sont mis en place :

Pour que l’organisation mise en place fonctionne, il faut qu’elle soit basée sur des DHT supérieures à 35h. En effet, c’est le non remplacement de facteurs en repos durant les périodes faibles qui permet aux facteurs présents de réaliser leur DJT.

Dans l’organisation en 12.2.1 présentée, la DHT préconisée est de 38h10. Les DHT qui s’avèrent les plus adaptées aux situations locales se situent entre 37 et 39 heures. L’important est de concevoir une organisation qui permette la couverture intégrale des quartiers tous les jours de la semaine par les membres de l’équipe en prenant en compte les variations de trafic.

LA MISE EN OEUVRE

6


�

Dès que l’outil propose des équipes de taille différente, elles fonctionnent avec des DHT différentes. Par conséquent, il y aura fréquemment des DHT différentes dans le même établissement. Remarque : il n’y a pas de position de travail de cycle car les QL des facteurs de quartier en repos sont assurés par les facteurs d’équipe (dont les QL sont éclatés sur les autres facteurs présents). � La différence entre le Temps du QL et la Durée Journalière de Travail est bien marquée :

La DJT retenue dans l’organisation doit être supérieure à la DJQL. En effet, les jours faibles, il faut pouvoir dégager suffisamment de temps sur les QL des facteurs présents pour qu’ils absorbent la totalité de la charge d’un ou plusieurs QL partageables.

Dans l’organisation en 12.2.1 présentée, la DJT est de 6h21 alors que la DJQL est de 6h06. Ceci permet aux facteurs présents d’absorber la charge de 2 QL partageables les jours faibles. � Tous les facteurs sont présents les jours forts :

Ceci est un principe fondamental de l’organisation en équipes. En effet, la présence d’un effectif maximal de facteurs de quartier et d’équipe ainsi que le renfort de la part du facteur qualité permettent d’apporter une qualité de service optimale aux clients les jours forts.

LA MISE EN OEUVRE

Définitions :

� Durée Journalière du QL = DJQL = durée de travail nécessaire pour assurer la distribution d’un QL un jour moyen � c’est à partir des DJQL que les QL seront découpés.

� Durée Journalière de Travail = DJT = temps de travail journalier que l’agent doit effectuer (identique du 1er Janvier au 31 Décembre).


Lorsque l’on veut quitter le programme, il faut impérativement passer par le bouton de la ligne QUITTER.

�

� Principes de fonctionnement

�� Initialisation 1� le premier masque qui apparaît lorsque le programme est lancé permet de commencer à travailler dans l’application ou bien de sortir de celle-ci.

Version 4

Pour toute remarque ou suggestion :

Contacter Christian Portero 06 75 65 17 16

L' EQUIPE Scénario de l' équipe Cliquez sur

QUITTER Enregistre et ferme l'application Cliquez sur

Pour activer un menu : cliquer sur

FACTEUR d' AVENIR FACTEUR d' AVENIR FACTEUR d' AVENIR FACTEUR d' AVENIR

L' Equipe L' Equipe L' Equipe L' Equipe Appui au DéploiementPPDC…..PDC

ENVOI

ENVOI

ENVOI

Une confirmation (Oui/Non) est alors demandée. Si l’utilisateur répond Oui, un nom de sauvegarde du fichier lui sera demandé. Une fois le nom tapé et validé, le fichier s’enregistrera automatiquement sur le poste, au même emplacement que le fichier source. Remarque : il est possible de réaliser des sauvegardes régulières et à l’emplacement souhaité avec la fonction « Enregistrer sous » du menu excel. Dans ce cas, lorsque l’on quitte le programme et qu’un nom de sauvegarde est demandé, ne rien remplir et valider.

ENVOI

LA MISE EN OEUVRE


Cadence TG 1400Cadence coupage 1500Cadence recoupage 1800Trafic recoupé / coupé 30%Cadence piquage 900Trafic piqué / coupé 50%Cadence vérif 2500DUREE DES TEMPS FORFAITAIRESPause 00:20Travaux annexes 00:00Prise en charge OS 00:05Reddition des comptes 00:10Mise en route 00:05

IMPACT de la variation de trafic sur la charge de t ravailPrincipes de calcul de la charge:

Le TG est dimensionné avec 75% des facteurs

Travaux extérieurs:1: Distribution des OS

Proportionnelle au trafic d' OS2: Distribution des OO ( + parcours)

On peut considérer que la variation de trafic impacte pour 20% de cette variation la charge de travail ( HLP, parcours actif et visite des PDI à peu près identique)Ex: 20% de variation de trafic impacte pour 4% la distribution des OO

Données pour un QL moyen

ENTREZ VOS DONNEES

Servir les cases rouges

Si les facteurs ne font pas le TG: mettre la cadence

à ZERO

Permet de dimensionner le temps de TG:

Choix conseillé: Entre 70 et 80%

Si PNA incluse dans la charge:

Incrire dans cette case la charge correspondante

� � �

�

�� Données de base à renseigner 2� le premier masque de saisie permet de renseigner :

- les cadences (Tri Général, coupage, recoupage, piquage et vérification), - le pourcentage de trafic recoupé par rapport au trafic coupé et le pourcentage de

trafic piqué par rapport au trafic coupé, - les temps forfaitaires, - le pourcentage de personnes réalisant du Tri Général.

Une pré-saisie est déjà réalisée mais toutes les données en rouge sont modifiables. Lorsque les données saisies sont correctes, appuyer sur le bouton

Dans le cas d’établissements multi-sites (DDU et DDR), les Unités de Distribution ne réalisant pas de TG, il faut mettre la cadence TG à zéro.

Comme cela se pratique actuellement, le temps de TG n’est pas calculé sur l’ensemble des facteurs mais sur une quotité variable.

SUIVANT >>>

RETOUR MENU

SUIVANT >>>

LA MISE EN OEUVRE

S’il y a de la PNA dans l’établissement, son temps de traitement par agent et par jour doit être renseigné dans la zone « Travaux annexes ». Cette zone permet également la saisie de toute autre activité annexe.

S’il y a des CHM (Casiers Hybrides Modulables) dans l’établissement, seule la cadence de coupage doit être renseignée (avec la cadence d’intercalage). Les cadences de recoupage et de piquage doivent être mises à zéro.


##

5237:30

15

TCD% de mécanisation / à la sacoche du facteur

2 JOURS 2 2

lundi

mardi

mercredi

jeudi

vendredi

samedi

3040

Niveau de trafic / au TMJ en Jours Faibles 75%Niveau de trafic / au TMJ en Jours Forts 125%Niveau de trafic / au TMJ: Jours moyens 100%

de la période dite FAIBLE

de la période dite FORTE

Type d' Equipes à mettre en place

850

TCD

<---- SERVIR LE TABLEAU

ENTREZ TOUTES LES DONNEES

(cases blanches)

Nombre de QL ( à temp complet)

DHT ( hh:mm)

Objets Ordinaires distribués par jour et par QL

Objets Suivis distribués par jour et par QL

Nombre de

jours

TCDType de mécanisation

Permet déterminer le nombre et le type d' équipe

Permet une remise à zéro des données

Données fiabilisées

MARDI

MERCREDI

LUNDI

VENDREDI

JEUDI

SAMEDI

Forts MoyensFaibles

� �

BILAN GLOBAL

�

�

3� le second masque de saisie intitulé « Type d’équipes à mettre en place » apparaît sans pré-saisie. Il permet de renseigner les données actuelles de l’établissement :

- le nombre de QL à temps complet (compris entre 6 et 300), - la DHT (en hh/mn), - le nombre moyen d’objets ordinaires par jour et par QL (TMJ OO), - le nombre moyen d’objets suivis (dont LR) par jour et par QL (TMJ OS), - le type de mécanisation (TPD ou TCD) et, en dessous, le pourcentage de plis

concernés, - la répartition des jours entre Faible, Fort et Moyen, - le nombre de jours en période dite faible (par exemple : été) et période dite forte (par

exemple : fin d’année), - le niveau de trafic par rapport au TMJ les jours faibles (le pourcentage pour les jours

forts et moyens sera alors automatiquement calculé).

Attention, toutes les cases doivent être renseignées. Lorsque les saisies sont toutes

effectuées, le message est remplacé par

SCENARIOS

Ce pourcentage représente la moyenne des jours faibles.

Les jours comptabilisés concernent les deux périodes annuelles dites période faible et période forte.

<---- SERVIR LE TABLEAU

ENTREZ TOUTES LES DONNEES

(cases blanches)

Cliquez sur SCENARIOS

pour définir le nombre

et le type d' équipe

RETOUR MENU EFFACER

S’il y a plusieurs DHT dans l’établissement, il faut faire une moyenne au prorata du nombre de QL.

Cliquer dans le carré gauche pour faire passer le jour en « Faible » et dans le carré droit pour le faire passer en « Fort ».

LA MISE EN OEUVRE


##

5237:30

15

TCD% de mécanisation / à la sacoche du facteur 50%

2 JOURS 2 2

lundi

mardi

mercredi

jeudi

vendredi

samedi

3040

Niveau de trafic / au TMJ en Jours Faibles 75%Niveau de trafic / au TMJ en Jours Forts 125%Niveau de trafic / au TMJ: Jours moyens 100%




850

TCD


DHT ( hh:mm)



Cliquez sur SCENARIOS

pour définir le nombre

et le type d' équipe

Nombre de

jours


Permet déterminer le nombre et le type d' équipe

Permet une remise à zéro des données


MARDI

MERCREDI

LUNDI

VENDREDI

JEUDI

SAMEDI

Forts MoyensFaibles

�

BILAN GLOBAL

�

Dans la zone « type de mécanisation », il est possible de choisir entre TPD et TCD. Cas d’un établissement dans lequel il y a les deux types de produit : il faut renseigner ici sous l’intitulé TPD la somme des deux pourcentages de mécanisation. Ensuite, dans la feuille intitulée « Données locales » , il faudra retirer au trafic coupé le trafic correspondant au pourcentage de TCD. Exemple : pour 30% de TPD et 60% de TCD : - saisir TPD à 90% dans la feuille ci-dessus, - dans le feuille intitulée « Données locales », diminuer le trafic coupé renseigné de 60% (il reste donc 40% du trafic initial en coupage).

SCENARIOS RETOUR MENU EFFACER

explications en 11�

LA MISE EN OEUVRE

Si des tournées mixtes sont intégrées dans l’organisation, rajouter le nombre de colis correspondant sur la ligne « Objets Suivis distribués par jour et par QL ».


##

5237:30

15

4 Equipes 12.2.1

TCD 1 Equipe 6.1.1% de mécanisation / à la sacoche du facteur 50%

2 JOURS 2 2

lundi

mardi

mercredi

jeudi

vendredi

samedi

3040




850

TCD


DHT ( hh:mm)



Cliquez sur

EQUIPE 1, EQUIPE 2 ou

EQUIPE 3 pour avoir le détail de l'

équipe choisieNombre de

jours



MARDI

MERCREDI

LUNDI

VENDREDI

JEUDI

SAMEDI

Forts MoyensFaibles

EQUIPE 1

EQUIPE 2

EQUIPE 3

EQUIPE 1

� 4� une fois le bouton activé, le nombre d’équipes et leur configuration apparaît : 5� en cliquant sur chacun des boutons (ex : ), pour chaque type d’équipe, on visualise un premier résultat (feuille intitulée « Données de l’équipe » ) qui présente :

� - la composition organisationnelle et fonctionnelle de l’équipe, - les DJQL, DJT et DHT, - pour chaque type de jour (faible, moyen et fort), le nombre de QL éclatés, la quotité d’activité donnée au facteur d’équipe (coupage et piquage/distribution) et les durées de travail qui en découlent pour les facteurs de quartier, � - les informations relatives à la FTV et au pourcentage d’utilisation du facteur qualité en activité de distribution.

SCENARIOS

12 2 1

10 102 2

12 1 Total Agents 15

DJT = durée journalière de travail du facteur 6:21 DJQL = DJT = DHT =

DJQL = durée de travail pour assurer la distribution en jour moyen 6:03 6:21 38:10

Nb de QL

coupé

% de

distri

Durée du QL Ecart / à DJT ajout à

chaque QL

Durée du QL

Jour faible 2 2 2 0% 5:21 0:59 0:51 6:13 0:08

Jour moyen 2 1 1 30% 6:03 0:19 0:18 6:21 0:01

Jour fort 2 6:44Renfort par

QL >>>>0:22 6:21 0:00

Utilisation en

distri

Nb de jours d' absences à couvrir par agent

56 0,52

FTV

51%

Nb de QL

éclatés

Facteur Qualité

Facteur Qualité

Avant Eclatement

Charge de

distri par

semaine

17:48

Niveau de

remplacement

20,11%

DONNEES DE L' EQUIPE >>>>>

EQUIPENb de

jours dans

la semaine

Ecart / à

DJT

Aprés Eclatement

Les cases jaunes et chiffres rouges sont vos donnée s variables

Facteurs titulaires de quartier:

Nb total de QL

Nb de QL sécables

Facteur qualité

Facteurs d'équipe

Nb de QL (à la vente) Facteurs

remplaçants2

�

�

LA MISE EN OEUVRE


� �

�

�

�

�� Réalisation de simulations 6� Il est ensuite nécessaire de faire varier l’organisation pour l’ajuster à la marge ou bien pour réaliser des simulations d’organisations différentes. En effet, l’outil ayant pour finalité de proposer l’organisation optimale, il ne présentera que les schémas les plus productifs. Si, pour des raisons locales, le directeur d’établissement souhaite simuler d’autres organisations, ce sera à lui de rentrer ses propres données (toutes les données en rouge sur fond jaune sont modifiables et leur saisie relance automatiquement l’ensemble des calculs) :

12 2 1

10 102 2

12 1 Total Agents 15



Nb de QL

coupé

% de

distri


chaque QL

Durée du QL

Jour faible 2 2 2 0% 5:21 0:59 0:51 6:13 0:08

Jour moyen 2 1 1 30% 6:03 0:19 0:18 6:21 0:01

Jour fort 2 6:44 Renfort par QL >>>>

0:22 6:21 0:00

Utilisation en

distri

Nb de jours d' absences à couvrir par agent

56 0,52

FTV

51%

Nb de QL

éclatés

Facteur Qualité

Facteur Qualité

Avant Eclatement

Charge de

distri par

semaine

17:48

Niveau de

remplacement

20,11%

DONNEES DE L' EQUIPE >>>>>

EQUIPENb de

jours dans

la semaine

Ecart / à

DJT

Aprés Eclatement

Les cases jaunes et chiffres rouges sont vos donnée s variables


Nb total de QL

Nb de QL sécables

Facteur qualité

Facteurs d'équipe


remplaçants2

Le nombre de QL à éclater détermine le nombre de jours de repos de cycle. Ceci permet de jouer sur la DJT (et donc la DHT).

Le pourcentage d’activité réalisé par le facteur qualité sur les QL éclatés permet, pour chaque type de jour, de faire tendre la durée des tournées des facteurs de quartier vers la DJT. Ceci se traduit automatiquement dans la colonne bleue intitulée « Ecart/à DJT » (les données de cette colonne doivent être le plus proche possible de zéro).

Remarque : le facteur qualité ne peut pas couper plus de 2 QL le même jour.

La variation de la DJQL permet également d’équilibrer les données de la colonne bleue.

Le nombre de jours d’absence à couvrir par agent peut être modifié si la donnée locale ne correspond pas à la moyenne nationale (56 jours). Les modifications impacteront alors le niveau de la FTV.

RETOUR CHIFFRES FACTEUR QUALITE BILAN

explications en 9� explications en 10�

LA MISE EN OEUVRE


�

�

Concernant les jours forts, il est précisé si le facteur qualité doit faire du renfort et, le cas échéant, le temps qu’il doit faire sur chaque QL : Dans le cas où le renfort n’est pas nécessaire : Dans le cas où les facteurs de quartier travaillent moins que la DJT prévue : A chaque fois que des champs atteindront des valeurs inadaptées, des messages d’alerte apparaîtront. Exemples : - il y a trop de QL éclatés les jours faibles : la durée des tournées des facteurs de quartier est alors supérieure à la DJT : - le facteur qualité fait trop de distribution : la règle à respecter étant que la facteur qualité fasse 30% de qualité, le message « TROP » apparaîtra dès que ce taux ne sera pas respecté.

Nb de QL

coupé

% de

distri


chaque QL

Durée du QL

2 2 100% 5:21 0:59 0:27 5:49 0:31

1 1 30% 6:03 0:19 0:18 6:21 0:01

6:44Renfort par

QL >>>>0:22 6:21 0:00

Utilisation en

distri

<<<< Baissez le niveau de DISTRI0,58

FTV

TROP

Nb de QL

éclatés

Facteur Qualité

Facteur Qualité

Avant Eclatement

Charge de

distri par

semaine

27:43

Niveau de

remplacement

20,17%

Ecart / à

DJT

Aprés Eclatement



ATTENTION >> DEPASSEMENT de la DJT >>> Baissez la DJQL ou augmen tez l' activité du Facteur Qualité

Nb de QL

coupé

% de

distri


chaque QL

Durée du QL

Jour faible 2 3 2 0% 5:21 1:11 1:28 6:50 << TROP

Jour moyen 2 1 1 30% 6:03 0:31 0:18 6:21 0:13

Jour fort 2 6:44Renfort par

QL >>>>0:10 6:33 0:00

Nb de QL

éclatés

Facteur Qualité Avant Eclatement EQUIPE

Nb de

jours dans

la semaine

Ecart / à

DJT

Aprés Eclatement

Nb de QL coupé

% de distri

Durée du QL Ecart / à DJT ajout à chaque QL

Durée du QL

Jour faible 2 2 1 0% 5:23 0:58 0:54 6:17 0:03

Jour moyen 2 1 1 50% 6:05 0:17 0:13 6:18 0:04

Jour fort 2 6:46 Renfort par QL >>>> 0:24 6:21 0:00

Nb de QL éclatés

Facteur Qualité Avant Eclatement EQUIPE

Nb de jours dans la semaine

Ecart / à DJT

Aprés Eclatement

Durée de travail pour assurer la distribution de la tournée avant l' équipe Ecart de durée entre le temps nécessaire pour assurer la distribution et la durée de travail du facteur avant la mise en place de l' équipe Temps de travail ajouté ou enlevé par QL pour atteindre la durée de travail du facteur Durée de travail pour assurer la distribution de la tournées avec l' équipe avec (ajout de voies à distribuer ou renfort )

1 2 3 4 Ecart entre la durée de distribution de la

tournée et la DJT du facteur: Approcher les résultats de

cette colonne au plus prés de 0:00

1

2

3

4 Jour fort 2 6:18 Pas de

renfort0:00 6:18 0:00

Jour fort 2 6:06 Augmenter la DJQL

0:00 6:06 0:00

LA MISE EN OEUVRE


�

�

La composition organisationnelle et fonctionnelle de l’équipe se met automatiquement à jour pendant les simulations, ainsi que son appellation (organisationnelle). Exemple : dans une équipe 12.2.1, si un troisième QL partageable est mis en place, l’appellation organisationnelle deviendra 12.3.1 et les compositions seront modifiées en conséquence : Autres remarques : � Les simulations pourront être imprimées pour des présentations de différents scénarios au personnel de l’établissement. Il est alors préconisé de présenter :

- les feuilles « Données de l’équipe » pour chaque type d’équipe aux agents, - les feuilles « Activité du Facteur Qualité » au(x) facteur(s) qualité.

� Les grosses équipes étant moins coûteuses que les petites, l’outil proposera toujours les dimensions d’équipes maximales. Les simulations faites par l’outil sont des solutions optimisées. � Les activités liées au CEDEX, collectes/remises et service appui production ne peuvent pas être intégrés dans l’outil. Ces activités seront organisées en équipes de façon indépendante, sans la variation de la charge instaurée à la distribution.

Concernant les colis, plusieurs cas de figure existent et il est parfois possible de les intégrer dans l’outil. Pour plus de détails, voir l’annexe Compléments, Point 8 « Comment procéder avec les tournées colis », page 48. � L’outil étant basé sur la période moyenne, il est préconisé pour les périodes fortes ou faibles :

- en période forte, de réduire l’attribution d’autorisations d’absence, - en période faible, dans le cadre de l’utilisation des moyens de remplacement

permanents et de l’établissement des tours de congés, de mettre en adéquation le nombre de congés autorisés avec le niveau de trafic prévisionnel.

12 2 1

10 102 212 1 Total Agents 15

DONNEES DE L' EQUIPE >>>>>Les cases jaunes et chiffres rouges sont vos donnée s variables


Nb total de QL

Nb de QL sécables

Facteur qualité

Facteurs d'équipe


remplaçants2

12 3 1

9 93 312 1 Total Agents 15

DONNEES DE L' EQUIPE >>>>>Les cases jaunes et chiffres rouges sont vos donnée s variables


Nb total de QL

Nb de QL sécables

Facteur qualité

Facteurs d'équipe


remplaçants2

LA MISE EN OEUVRE


DUREE DES TRAVAUX DE TRAITEMENT 1:35Cadence TG 1400Trafic TG 410Durée TG 0:23Cadence coupage 1500Trafic coupé 820Durée coupage 0:32Cadence recoupage 1800Trafic recoupé 30% 246Durée recoupage 0:08Cadence piquage 900Trafic piqué 50% 410Durée piquage 0:27Cadence vérif 2500Trafic vérifié 164Durée Vérification 0:03DUREE DES TEMPS FORFAITAIRES 00:40Pause 00:20Travaux annexesPrise en charge OS 00:05Reddition des comptes 00:10Mise en route 00:05

37% DUREE DES TRAVAUX INTERIEURS 2:15

Distribution des OO et parcours 55% soit 3:18Distribution des OS 8% 2 0:29

DUREE DES TRAVAUX EXTERIEURS 3:47

Nb de QL:

DJQL

Trafic moyen

Trafic OS

TCD

Données locales

820

6:03

26%

11%

15

Les cases jaunes et chiffres rouges sont les données

modifiables

63%

Données pour un QL moyen

50%

12

DETAILS

� �

� �

�� Contrôles et bilan pour chaque type d’équipe 7� la consultation des données chiffrées permet de comprendre les calculs et les résultats obtenus. A partir de la feuille « Données de l’équipe » , cliquer sur le bouton : un feuille intitulée « Données locales » apparaît :

JOUR FAIBLE

JOUR MOYEN

JOUR FORT

Cas d’un établissement dans lequel il y a du TPD et du TCD :

on a déjà renseigné sous l’intitulé TPD du second masque de saisie (feuille « Type d’équipes à mettre en place » ) la somme des deux pourcentages de mécanisation. C’est dans ce tableau qu’il faudra retirer au trafic coupé le trafic correspondant au pourcentage de TCD.

Le temps de distribution des OS est par défaut de 2 mn par objet. Il peut être modifié si nécessaire.

Cas d’une entité multi-sites (DDU, DDR) : Lorsqu’une UP réalise le TG d’une ou plusieurs UD, il faut renseigner en face de l’intitulé « Trafic TG » le nombre moyen de plis que chaque agent de l’UP doit trier en plus pour le compte des UD.

Les données de trafic ne correspondent pas aux données actuelles (renseignées dans le second masque de saisie) si la DHT a été modifiée par rapport à la DHT actuelle.

CHIFFRES

explications en 8�

LA MISE EN OEUVRE


8� pour chaque type de jour (faible, moyen et fort), le détail des calculs est également disponible (feuilles intitulées «Charge de travail » ). Exemple 1 : à partir de la feuille « Données locales » , cliquer sur le bouton

Exemple 2 : à partir de la feuille « Données locales » , cliquer sur le bouton

JOUR FORT

CHARGE DE TRAVAIL du: vendredi samedi

Travaux intérieurs: 1:35

Travaux extérieurs:Rappel du QL type: 1: Distribution des OS 0:29

2: Distribution des OO ( + parcours) 3:18

Temps forfaitaires 0:40

TOTAL 6:03 = DJT

Travaux intérieurs: = 125% du TMJ soit 1:59Travaux extérieurs: 1: Distribution des OS = 125% de soit 0:36 2: Distribution des OO = 105% de soit 3:28Temps forfaitaires 0:40

TOTAL 6:44

Le temps de renfort nécessaire en fin de semaine Vendredi et Samedi 0:10 X 12 X 2 = 4:08

TOTAL 4:08Moyenne par jour 4:08 divisé par 2 = 2:04

Le facteur qualité assurera ce renfort soit: en prenant d es rues sur les QL soit en distribuant les OS des QL

RENFORT DE FIN DE SEMAINE

Charge par QL Ecart / DJT

0:10

RETOUR Page

Précédente

JOUR FAIBLE

CHARGE DE TRAVAIL de: lundi mardi

Travaux intérieurs: 1:35

Travaux extérieurs:Rappel du QL type: 1: Distribution des OS 0:29

2: Distribution des OO ( + parcours) 3:18

Temps forfaitaires 0:40TOTAL 6:03 = DJQL

3 QL sur 12 sont éclatés sur les autres

9 QL effectuent le TG , l a distribution et le piquage des 3 QL

Travaux intérieurs: = 75% du TMJ soit 1:11Travaux extérieurs: 1: Distribution des OS = 75% soit 0:21 2: Distribution des OO = 95,0% soit 3:08 1:11Temps forfaitaires 0:40

TOTAL 5:21

Le Facteur Qualité effectue le coupage du ou des QL + 0% de la distribution soit:Charge de coupage: 0:32 X 75% X 2 0:49Autres TI 1:11 moins 0:24 X 0% = 0:00Distribution des OS 0:21 x 0% = 0:00Distribution des OO ( + parcours) 3:08 0% = 0:00Travaux forfaitaires 0:00TOTAL 0:49

Sur les autres QLTravaux intérieurs 1:11 moins 0:24 = 0:47Distribution des OS 0:21 moins 0:00 0:21

Distribution des OO ( + parcours) 3:08 moins 0:00 3:08TOTAL 0:00Nb de QL complets assurés par les facteurs 3 soit une charge 13:16Charge totale par QL 13:16 divisé par 9 = 1:28

Dans ce scénario la baisse de trafic les jours faibles représente 1:11 par QL compensée par

la charge des QL éclatés soit: 1:28

REPARTITION DE LA CHARGE

Sur le Facteur Qualité

Le facteur qualité effectue le coupage des 2 QL éclatés

Ecart / DJT

Charge par QL

LA MISE EN OEUVRE


� �

9� pour être maîtrisée, la répartition des activités du facteur qualité est détaillée dans une feuille intitulée « Activité du facteur qualité » . Elle peut également être modifiée : A partir de la feuille « Données de l’équipe » , appuyer sur le bouton

Lorsque le facteur qualité fait du renfort, il est possible qu’il ait des HLP importants. Il est alors possible de modifier la donnée qui est par défaut paramétrée à 3 minutes.

La répartition des activités du facteur qualité est décomposée en qualité (30%), en distribution de renfort (calculée à partir des données renseignées dans la feuille « Données de l’équipe » ) et, éventuellement, en distribution de remplacement.

Si le temps du facteur qualité n’est pas totalement utilisé par la qualité et le renfort, il appartient au DCC de décider si le temps restant sera affecté en totalité ou en partie à du remplacement en saisissant le pourcentage d’activité de remplacement dans la zone prévue.

Cette donnée aura des conséquences sur le niveau de la FTV (retrouvée dans les feuilles « Données de l’équipe » et « Organisation d’Equipe » ).

FACTEUR QUALITE

Jours FaiblesCharge de travail: 00:49 par jourSoit sur 2 jours 01:38

Jours MoyensCharge de travail: 2:39 par jourSoit sur 2 jours 5:19

Jours FortsRenfort 02:04 par jourTravaux forfaitaires 00:40Soit sur 2 jours 05:28Augmentation HLP

00:03 mn par QL 0:36

Soit sur la semaine 13:02 de distri

Le Facteur Qualité est en position de:

Qualité de Service pour 30%Distribution renfort pour 37%Distribution remplacement pour Reste 32,76% pour d' autres activités

Total Distribution pour: 37%

ACTIVITE DU FACTEUR QUALITE

Entrer le niveau de remplacement souhaité

Entrer votre donnée

Le Facteur Qualité est en position de:

Qualité de Service pour 30%Distribution renfort pour 37%Distribution remplacement pour 20% Reste 12,76% pour d' autres activités

Total Distribution pour: 57%

Entrer le niveau de remplacement souhaité

LA MISE EN OEUVRE


�

10� enfin, pour chaque type d’équipe, un bilan est réalisé dans une feuille intitulée « Organisation d’Equipe » . On y trouve le pourcentage du volant et le nombre d’absences couvertes :

12

Facteur Qualité 0,37

Total 12,37Facteurs : 2

Facteur QualitéFTV 0,69

Total 2,69

nb de joursTotal

absenceTOTAL

Absences par agent

PERIODE FAIBLE 30 120

PERIODE MOYENNE 232 464 523 42PERIODE FORTE 40 40

Cette organisation en équipe permet de faire face à 42 jours d' absence

Pour une couverture de 56 jours d' absences par agent il faudrait l' équivalent en FTV de

0,69 eaa

ORGANISATION d 'EQUIPE12.2.1

Nb Agents à remplacer

NIVEAU DES MOYENS SUPPLEMENTAIRES ( Remplacement + renfort)

Facteurs et facteur d'équipe:

Moyen de remplacement et

renfort

FTP de l'organisation Niveau de moyens complémentaires

21,73%

12,37

NIVEAU DES ABSENCES COUVERTES

Abscences autorisées

4

2

1

Nombre de jours d’absence que l’équipe peut assurer sans FTV.

LA MISE EN OEUVRE


�

�� Bilan global et ajustements 11� La feuille « Bilan global » présente un tableau récapitulatif de toutes les équipes mises en place : Lorsque les allers-retours entre les différentes fe uilles auront permis au directeur d’établissement d’arriver à la configurat ion choisie, il aura alors déterminé :

- la DJQL : donnée organisationnelle essentielle qu’il commun iquera à l’organisateur pour qu’il réalise le découpage des QL,

- la DJT / DHT : donnée déterminant le rythme de travail qu’il communiquera au personnel.

Facteur Qualité

NbA la

venteSécables Total

titulaires

de quartier Remplaçants d' Equipe Qualité DJQL DJT DHT % Distri FTP FTV

4 12 3 1 9 3 12 9 2 3 1 6:03 6:33 39:22 37% 15 0,69 21,73% 56

1 6 1 1 5 1 6 5 1 1 1 6:00 6:10 37:03 22% 8 0,14 18,24% 56

0

5 5 7%54 6841 2,899 21,3%13 19% 56

1 minutes 0 PlisEcart DUREE par jour et par QL: Ecart TRAFIC

Nb de facteurs d' équipes :( 2.1 )

OK

Absences couvertes

Force de Travail Variable:

Durée de W

Niveau des moyens complémentaires

Nombre de QL Fonctions Facteurs

Nb de facteurs titulaires de quartiers ( 1.2/3 )

Nb de facteurs remplaçants: ( 1.2/3 )

Equipe FGT

Nb de QL

Nb de facteurs Qualité ( 2.2 )

Force de Travail Permanente:

BILAN GLOBAL

Absences couvertes

Type

Nb d' Equipes

Niveau des moyens

comp..taires

Un curseur permet d’agir sur deux données : - le delta de pli par jour et par QL entre l’organisation actuelle et la future organisation, - le delta de temps par jour et par QL entre l’organisation actuelle et la future organisation.

Pour ces deux données, une tolérance de 50 plis et 10 minutes est programmée. Au delà de ces deux limites, l’outil préconise de relancer les simulations : Remarque : le déplacement du curseur déclenche un nouveau calcul des données de l’ensemble des feuilles. Lorsqu’il le bouge, le directeur d’établissement doit vérifier que l’ensemble des données organisationnelles est toujours cohérent.

moins 14 minutes moins 28 PlisEcart DUREE par jour et par QL: Ecart TRAFIC

AGIR sur le curseur; relancez SCENARIO et Equilibre r les Equipes

SCENARIOS RETOUR

LA MISE EN OEUVRE


L’intégration dans le processus bout en bou t

L’organisation du centre courrier s’adapte aux variations hebdomadaires et annuelles du trafic. Les facteurs ont un nombre de clients différent à distribuer selon les jours moyens, faibles et forts. � Jusqu’en 2009, le tri TPD devra être réalisé sur le nombre maximal de QL (un seul plan de tri).

� A partir de 2009, trois plans de tri seront organisés afin de conserver la qualité optimale de préparation du courrier pour tous les facteurs. Un contrat de service pourra être établi entre le centre courrier et les centres fournisseurs de courrier (PIC, PPDC ou unité de préparation). Le directeur de la Production de la DOTC assure la transmission aux responsables des entités de préparation* :

� des différents types de plans de tri selon le périmètre des travaux extérieurs, � des calendriers hebdomadaires et annuels de mise en production de ces plans de tri.

Le directeur d’établissement intègre et vérifie dans le cadre de son contrat de service la qualité des prestations assurées. Il demande aux fournisseurs de courrier les modifications nécessaires des plans de tri lors d’évolutions de son environnement ou de son organisation. Les modifications convenues entre les partenaires sont intégrées dans le contrat de service par un avenant. * Il est nécessaire d’associer étroitement la PIC, la PPDC et /ou l’UP site de TTF dans la mise en œuvre des calendriers hebdomadaires et annuels de mise en production de ces plans de tri.

LA MISE EN OEUVRE « UN OUTIL INDUSTRIEL AU SERVICE DES CENTRES COURRIER »

7


L’impact sur les modes de locomotion La mise en place de l’organisation en équipes peut avoir un impact sur le dimensionnement des modes de locomotion (besoins supplémentaires). Dans ce cas :

� il est important de veiller à ce que les besoins se portent le moins possible sur les véhicules 2 roues à moteur, compte tenu des problématiques liées à leur utilisation,

� il faut limiter le plus possible le rajout de véhicules 4 roues motorisés, compte tenu de leur coût important.

Il est préconisé de dimensionner le parc sur un jour moyen et de n’utiliser, dans la mesure du possible, que des solutions non motorisées pour gérer les jours forts.

Ainsi, les tournées seront organisées de la manière suivante (par ordre de préférence) : - soit entièrement à pied (chariot), - soit entièrement à vélo, - soit, pour le parcours actif seulement, à vélo ou à pied.

Le parcours Haut-Le-Pied sera alors réalisé en co-voiturage avec une autre tournée, - et, en dernier recours, en voiture.

Pratiques à mettre en œuvre : � concernant les tournées pour lesquelles le Haut-Le-Pied et le parcours actif seront effectués avec des modes de locomotion différents, le directeur d’établissement mettra en place des solutions d’emport des chariots ou des vélos vers les sites de distribution. � concernant les tournées non motorisées, le directeur d’établissement mettra en place des dépôts relais supplémentaires en concertation avec le maire des communes concernées. Le choix de chariots électriques pourra être intéressant pour certaines tournées piétonnes. � dans certains cas, le choix de vélos électriques pourra représenter une alternative intéressante à l’utilisation de modes de locomotion motorisés, � concernant l’amélioration des conditions de travail, un document expliquant les procédures à suivre pour aménager un poste de facteur (avec un chariot électrique, un vélo à assistance électrique ou une voiture B3) est disponible sur l’Intranet, sur le SITE DISTRI, rubrique « Guides & Référentiels », document « Aménagement d’un poste de facteur » : Doc Aménagement d'un poste de facteur

LA MISE EN OEUVRE

« POUR PRIVILEGIER LES SOLUTIONS NON MOTORISEES, LES EQUIPES FONT PREUVE DE CREATIVITE »

8


Le nouveau régime de travail

� La mise ne place de régimes de travail avec des jours de repos constitue un des principes d’organisation fondamentaux. Pour plus de détails, voir le paragraphe « � Rappel sur les principes d’organisation fondamentaux », page 24.

� L’outil fonctionne en permettant de calculer des DHT qui s’inscrivent dans une fourchette de 37 à 39 heures, dans la limite d’une durée hebdomadaire moyenne de 35 heures sur la période globale du cycle. � Lors de l’étude des scénarios, pour faire le choix du scénario le plus approprié et définir les modalités pratiques de mise en œuvre du nouveau régime de travail, il est nécessaire que le directeur d’établissement travaille p réalablement avec le Responsable des Ressources Humaines et le juriste de la DOTC .

LA MISE EN OEUVRE « LE REGIME DE TRAVAIL EST UN ELEMENT ESSENTIEL POUR LA REUSSITE DU PROJET »

9


Le déroulé de la mise en oeuvre La mise en place d’une organisation en équipes s’accompagne très souvent d’une adaptation de l’organisation (mise en place des QL partageables, modification de la DHT entraînant la création ou la suppression de QL dans l’établissement, …).

Pour mener à bien le projet, il est préconisé de suivre les 7 étapes du Programme Facteurs d’Avenir :

� Les 7 étapes de mise en oeuvre

� Etape 1 – Partage du sens

Mise en œuvre des ateliers du sens encadrement et Facteurs, des groupes de travail locaux et des ETC.

� Cette étape contribue à la compréhension collective des enjeux du programme.

� Etape 2 – Ecoute terrain

Réalisation des entretiens individuels avec les agents. � Les entretiens permettent de faire partager le projet dans toutes ses dimensions et de recueillir les attentes individuelles.

Tables rondes Clients et rencontres Élus .

� Etape 3 – Mise à niveau des fondamentaux concernant l’environnement de travail et diagnostic de l’organisation

Diagnostic des 7 domaines suivants : - Production, - Qualité et Amélioration Continue, - Relations et Satisfaction Clients et Elus, - Management et Comportement Relationnel, - Santé et Sécurité au Travail, - Gestion, - Logistique.

� Un projet d’établissement est réalisé. Il comporte les éléments relatifs au diagnostic organisationnel et de production, au diagnostic RH et à la mise à niveau des fondamentaux touchant à l’environnement de travail au sens large (amélioration des conditions de travail et des conditions d’exploitation, promotion de la santé au travail, nouveaux matériels, port des Equipements de Protection Individuels, consignes de sécurité, signalétique, définition des postes des agents à aptitude réduite, prestation de serment, éléments fournis dans le cadre des entretiens individuels et des groupes de travail, contenus des rapports ISST et EVRP, comptes rendus des CHST).

LA MISE EN OEUVRE

« LA MISE EN PLACE DES EQUIPES SE FAIT AVEC LES FACTEURS »

10


� Etape 4 – Scenarios d’organisation

Mise en place d’une charte d’engagement entre la DOTC et le directeur d’établissement sur les principes fondamentaux. Détermination du nombre d’équipes et de leur configuration (dont équipes mixtes et multi-sites). Présentation des modèles retenus pour le centre courrier. Concertation avec les facteurs sur le projet. Rédaction du projet d’accord collectif si nécessaire. Conception des équipes et des services supports. Validation de l’organisation retenue par la DOTC. Découpage des quartiers. Elaboration des scenarios de sectorisation des autres activités CEDEX, COLIS et PNA. Elaboration des organisations pour les services supports. Préparation des outils de suivi et des indicateurs. Vente des quartiers. Décision de la date de mise en exploitation. Détermination des moyens de remplacement dédiés à chaque équipe. Formation des facteurs et des encadrants.

� Etape 5 – Concertation avec les Organisations Syndicales

Organisation des instances paritaires CHSCT et CTP.

� Etape 6 – Mise en oeuvre

Mise en place des métiers. Programmation des congés et absences prévisibles. Edition et mise en place de la signalétique. Lancement de la nouvelle organisation. Ajustements opérationnels du démarrage. Adaptation des personnes au fonctionnement en équipe. Bilan systématique après chaque semaine. Points individuels et collectifs (équipes) sur les déclenchements de l’entraide. Ajustements opérationnels.

� Etape 7 – Bilan et commission de suivi

Gestion des absences et des congés. Utilisation de la FTV. Enregistrement dans l’outil de suivi (à l’étude). Bilan social. Bilan de production. Bilan économique.

LA MISE EN OEUVRE


ANNEXES


1. En savoir plus Pour plus d’information sur le Programme Facteurs d’avenir, le site Intranet (rubrique « L’actualité du Courrier ») est à votre disposition : http://www.facteursdavenir.courrier.intra.laposte.fr/ Pour un accompagnement plus poussé :

- l’équipe Facteurs d’avenir est à la disposition des DOTC : pour toute question concernant le projet, vous pouvez la contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]

- la DPC propose l’intervention de l’équipe d’appui au déploiement : pour cela, contacter la DPC – Département Appui au Réseau : Christian Portero ([email protected]).

ANNEXES


2. Compléments

1. Qui bénéficie de la vente de quartiers? La vente de quartiers est maintenue pour tous les facteurs répondant aux conditions de vente (modalités du Bulletin de La Poste de février 2002).

- Les QL partageables ne sont pas proposés à la vente de quartiers. Ils sont attribués aux facteurs d’équipe.

- Les renforts sont organisés avec le facteur qualité.

Métier Equipe Titulaire de QL

Intitulé

Niveau

d’emploi

Affecté à l’équipe

Remplacement

Renfort

Vendu

Attribué

Facteur titulaire de quartier

1.2 ×

×

Facteur de quartier remplaçant

1.2 × ×

Facteur d'équipe

2.1 × × ×

×

Facteur qualité

2.2 × × ×

2. Quel est le rôle des organisateurs ?

Suite à la réalisation de simulations avec l’outil informatique d’aide à l’organisation en équipes, le directeur d’établissement va déterminer la DJT et la DJQL souhaitées. A partir de ces données, les organisateurs réaliseront le découpage des QL. La technicité et la connaissance du terrain par les organisateurs sont par conséquent indispensables pour finaliser avec précision les organisations. L’outil quant à lui facilite l’échange entre le directeur d’établissement, le DGC et les organisateurs.

3. Des équipes de différents types impliquent-elles des DHT différentes au sein d’une même entité ?

Oui. La DHT est liée au type de chacune des équipes et au nombre de QL éclatés dans la semaine. Elle varie entre 37 et 39 heures. On peut arriver à une DHT de 40h38 sous certaines conditions (voir question 14).

ANNEXES


4. Peut-on avoir une équipe multi-site ?

On ne peut pas avoir d’équipe multi-site lorsque celle-ci fonctionne par éclatement de QL (une équipe avec éclatement de QL est dépendante du site). En revanche, en zone rurale, dans le cadre de très petites équipes, le facteur qualité peut être amené à exercer ses fonctions sur des sites différents en animation qualité ou en remplacement.

Exemple : une ou plusieurs équipes pour l’UP et une ou plusieurs équipes pour l’UD.

5. Peut-on s’organiser en équipe si la DHT hebdomadaire est de 35h ?

Non. Le principe de base de fonctionnement de l’équipe est l’existence de repos de cycle qui sont octroyés sur les jours de plus faible trafic et donc de charge.

Toutefois sur la base de 35 heures, avec une variabilité de la charge dans la semaine, un découpage en DJQL proche de 5h50 (5h45 environ) pour une DJT de 5h50 permet ce type de fonctionnement. Le facteur qualité n’effectue alors que des renforts sur les QL existant en jour moyen et fort. Dans certains cas, il n’y a pas de facteurs d’équipe.

Ce type de fonctionnement est déconseillé car il ne favorise pas la solidarité qui est un des fondements de l’équipe.

6. La réorganisation de l’établissement est-elle un incontournable à la mise

en place des équipes ? La réorganisation est indispensable lorsque l’on constate de fortes disparités entre les tournées. En revanche, lorsque l’établissement a été réorganisé très récemment, il est possible de mettre en place beaucoup plus rapidement les équipes, sans nouvel accompagnement et bilan. Le rôle des organisateurs consiste alors à finaliser un découpage par QL sur la base de la DJQL, simulée ou modifiée dans l’outil, permettant l’éclatement des QL partageables entre les facteurs de quartier, les facteurs d’équipe et le facteur qualité.

7. Comment intégrer le travail de la PNA, de la distributi on sur liste et de tous les travaux particuliers dans le travail d’équipe ?

La difficulté provient de la variabilité de la charge sur un ou plusieurs jours donnés. La charge est évaluée en temps et inscrite comme travaux annexes (voir outil). Pour autant, lorsque les repos de cycle n’étaient pas donnés à la semaine, les établissements étaient déjà confrontés à la même problématique.

ANNEXES


8. Comment procéder avec les tournées colis ?

Il faut rechercher l’homogénéité des équipes au travers des objectifs qui lui sont assignés. Chaque agent de l’établissement doit être intégré à une équipe. Il faut distinguer les tournées dédiées colis des tournées mixtes 1 ou 2 :

� s’il s’agit de tournées dédiées, le fonctionnement en équipe peut s’appliquer intégralement. L’instauration de Services + peut à ce titre être une opportunité. Le nombre et la composition des équipes dépendent du nombre de ces tournées dédiées.

� Si le nombre de tournées dédiées est important, on peut constituer des équipes dédiées colis. Dans ce cas, des simulations sur l’outil informatique d’aide à l’organisation sont possibles à condition d’adapter les calculs de charge et de cadence aux standards du colis.

� Si le nombre de tournées dédiées est très faible, les tournées colis sont soit rattachées aux équipes service appui production ou collectes/remises, soit intégrées dans les équipes lettres. Dans ce dernier cas, ces tournées dédiées ne devront jamais correspondre aux QL partageables.

� pour ce qui est des tournées mixtes 1 ou 2, elles doivent être réparties à l’intérieur de chaque équipe (elles ne devront pas non plus correspondre aux QL partageables). Compte tenu de la variabilité des trafics colis, cette répartition reste beaucoup plus délicate dans le cadre de tournées mixtes 2. Concernant l’outil informatique d’aide à l’organisation, les tournées mixtes peuvent être intégrées dans les simulations, au niveau du second masque de saisie intitulé « Type d’équipes à mettre en place » .

9. Les tournées d’inaptes sont-elles à intégrer dans les équipes ? Il faut distinguer les inaptitudes liées à la difficulté de participer aux travaux intérieurs de celles relevant de l’adaptation des moyens de locomotion. En aucun cas ces quartiers lettres ne seront des quartiers partageables. Le rattachement peut être fait sur une équipe avec remplacement en FTV ou du facteur qualité.

S’agissant de positions adaptées, elles doivent être intégrées à l’équipe avec un fonctionnement adapté. Les intégrer ne doit pas conduire à les banaliser. En matière d’affichage et, à terme, cette banalisation irait à l’encontre de la reconnaissance des efforts déployés en terme de recherche de l’employabilité.

10. Comment servir le CADOR ? Ce sont les éléments de la Fiche Bilan, reproduction exacte de la réalité des utilisations, qui serviront pour la mise à jour du CADOR. Dans le cas d’existence d’équipes de typologie différente, la sommation se fait pour chacune des rubriques quelle que soit la DHT puisque la DHR est identique à 35 h.

ANNEXES


11. Comment gérer la non-concordance d’une période forte ou faible av ec la durée du cycle ?

C’est le contrat d’engagement qui devra le prévoir soit par report des jours non travaillés (période faible) ou plus simplement par la limitation du nombre de congés (période forte).

12. Comment optimiser l’utilisation du facteur qualité en di stribution ? Après avoir effectué une simulation, il faut rapprocher la DJQL (en l’augmentant) de la DJT, puis rechercher l’équilibre avant et après éclatement en augmentant le pourcentage d’utilisation du facteur qualité en distribution.

Dans un second temps, on agit sur le curseur du bilan global pour équilibrer les charges sur les plus petites équipes jusqu’à obtenir le OK.

Attention toutefois à l’équilibre économique de ces différents scénarios qui intègrent le pourcentage d’utilisation en qualité et la FTV nécessaire au fonctionnement de l’équipe. Lorsque la DJQL se rapproche de la DJT, le facteur qualité voit son utilisation en distribution augmenter de manière structurelle, limitant de ce fait les utilisations ponctuelles.

13. Comment réduire ou minimiser le nombre de QL (superficie i nsuffisante dans l’établissement) ?

La Ligne Prod et, en particulier, l’optimisation des surfaces est indispensable dans un premier temps. En cas d’impossibilité de dégager les superficies nécessaires, il convient d’effectuer de nouvelles simulations avec l’outil en augmentant la DJT qui s’obtient en augmentant le nombre de QL éclatés en jour faible ou moyen.

14. Existe-t-il des solutions d’organisation en équipes pour des DHT supérieures à 40 heures ?

Oui, de façon temporaire. L’équipe 12.3.1 est toujours une équipe de 15 personnes. Dans ce cas particulier, il y a bien 12 QL dont 3 partageables qui seront tenus par 3 facteurs d’équipe avec toujours 2 facteurs remplaçants et 1 facteur qualité. Ce type d’équipe permet une DHT de 40h38. Elle ne peut-être qu’une solution transitoire vers des DHT de 37 à 39 heures.

ANNEXES


3. GLOSSAIRE Attributaire d’un quartier : C’est une personne qui travaille sur un QL qui n’est pas proposé

lors de la vente des quartiers. Ce QL est attribué par le directeur d’établissement en fonction des besoins de l’organisation.

BAL : Boîte Aux Lettres. CHSCT : Comité d'Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail. CREF * : Cadre de REFérence : référentiel construit en fonction de la charge de travail

moyenne (y compris surcroît saisonnier) et de la DHT de l’entité, et exprimé en PT/EAA.

DHT : Durée Hebdomadaire de Travail. DJQL : Durée Journalière du QL .

C’est la durée correspondant à la charge de travail d’un QL en jour moyen. Cette durée est la base du découpage de la zone d’influence de l’établissement. Elle garantit que la charge de travail est adaptée à la tournée, quel que soit le jour de la semaine ou la période de l’année. La DJQL ne doit pas être confondue avec la DJT. Elle est souvent inférieure à cette dernière, parfois égale mais jamais supérieure. La DJT n’est qu’une transposition de la DHT : DJT = DHT / 6 jours ouvrables. Sur l’ensemble du cycle de travail, la DHT correspond à la DHR (Durée Hebdomadaire Réglementaire).

DJT : Durée Journalière de Travail

C’est le temps de travail journalier, il est identique du 1er Janvier au 31 Décembre. DJT = DHT / 6 jours ouvrables.

EVRP : EValuation des Risques Professionnels. FGTi : Force Globale de Travail y compris intérim. Sur la logique de la force de travail, voir le site adresse à confirmer FTP * : Force de Travail Permanente. FTV * : Force de Travail Variable. HPC : Heure de Prise en Charge. ISST : Inspection de la Sécurité et de la Santé du Travail. LR : Lettre Recommandée.

ANNEXES


PDI : Point de Distribution. PdV : Portion de Voie. PTR * : Position de Travail Remplaçable. QL : Un Quartier Lettre est une unité de regroupement de PDI qui est utilisée en

organisation (découpage des tournées) et lors de l’attribution des quartiers. TCD : Tri Complet Distribution (anciennement TG4). Titulaire : C’est une personne qui travaille sur un QL qu’elle a acheté lors d’une vente de

quartiers. Elle reste titulaire de ce QL jusqu’à la vente de quartiers suivante. Tournée : C’est une sortie faite un jour donné et correspondant à l’ensemble des PDI

visités ce jour-là � les tournées sont variables et elles ne coïncident pas souvent au QL dans le cadre de la mise en place de l’organisation en équipes.

TPD : Tri Préparatoire Distribution (anciennement TG3). TTF : Trieuse Tournées Facteurs (anciennement MTB). * Pour en savoir plus, utiliser le chemin d’accès : http://www.dfi-c.courrier.intra.laposte.fr/ Cliquer sur « Contrôle de Gestion » puis « DOTC », et « Cycle de Gestion » Enfin, ouvrir le fichier Word intitulé «Lexique des termes de gestion ».

Documents

PROGRAMME FACTEURS D’AVENIR