Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL

Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL

Mise en place du suivi coûts-délais des affairessur

Open Plan Professional

ALSTOM Power Hydro - GRENOBLE

ContexteL'entrepriseLe système d'informations

Déroulement de la missionAnalyse du système existantTravail sur Open PlanFormation des utilisateurs

RésultatsModèle Open PlanDiffusion / Formation /imprégnation

Plan de la présentation

L ’entrepriseLe système d ’informations

Contexte

Analyse du système d ’informations existantTravail sur Open PlanFormation des utilisateurs

Déroulement de la mission

Modèle Open PlanDiffusion / Formation / Imprégnation

Résultats




Le contexte de la mission

L ’entreprise ALSTOM Power Hydro







Dans le groupe ALSTOM...Le groupe ALSTOM

Activités : Transport / Energie150 000 personnesDes sites partout dans le monde

ALSTOM PowerActivités : Energie (Centrales, turbines, services)50 000 personnesDes sites partout dans le monde

Power

ALSTOM Power HydroActivités : Turbines hydrauliques, vannes 650 personnesUn site à Grenoble depuis 80 ans

HydroTurbines

Activités d’ALSTOM Hydro

• Etudes• Conception

• Essais

• Production• Soudure• Usinage

• Gestion de projet• Coordination


• Montage• Supervision

Objectifs Déroulement de la missionAnalyse du système existantTravail sur Open PlanFormation des utilisateurs





Le système d ’informations existant

Les acteursLes donnéesLes supports et outils




Les acteursdu système d'informations

L'équipe d'affaireLe PM (Project Manager)Le GT (Gestionnaire Technique)Le GSA (Gestionnaire Suivi d'Affaire)Le PSM (Project Sourcing Manager)

Les acteurs internesLe bureau d'études - EssaisL'atelierLe site (chantier)Les autres équipes d'affaires

Les acteurs externesLes sous contractants (fournisseurs - Sous-traitants)Les partenaires et intermédiairesLe client




Les donnéesdu système d'informations

Les dates contractuellesLe planning d'expéditions / montageLe planning d'approvisionnements et fabricationsL'état du projet par rapport à ces plannings

Le planning

Les dépensesLes coûts imputés sur affaire ( FIAC)

Le budgetLe budget initial ( DAO)L'état du projet par rapport à ce budget (dépensé / avancement physique)Le budget révisé -> marge et trésorerie ( FIAC)




Les supports et outilsdu système d'informations

Comptabilité : ARCOLEOrdonnancement et pointages : CADPLANPlannings : Open Plan Professional et MS ProjectBudgets : Divers tableaux Excel

Les supports informatisés

Les supports "papier"Plannings, classeurs, compte-rendus de réunions (avancement)FIAC

L'information diffuse"Visites" de l'atelierTéléphone, E-MailRéunions (hors compte-rendu)


Objectifs RésultatsModèle Open PlanDiffusion / Formation /imprégnation


Les objectifs de la mission

Les objectifs

Adaptation de l'outil informatique au management de projets

Mise en place d'un outil de suivi coûts délais sur Open Plan Professional

État des lieux des pratiques "actuelles" dans les différenteséquipes d'affaires, synthèse et propositions en vue d'unehomogénéisation

Présentation aux PM du travail réalisé par Hervé DUVET (GI 99)l'an dernier







Déroulement de la mission

Analyse du système existantTravail sur Open PlanFormation des utilisateurs

Analyse du systèmed'informations existant




Entretiens individuels avec les PM.… de plus en plus directifs au fur et à mesure que ma perception du fonctionnement d'une affaire se clarifiait.

Comment ?

Déroulement :

Étalement dans le temps de plus d'un moisEn parallèle avec le travail sur le logiciel



Travail sur Open Plan

Étude du modèle mis en place par Hervé DUVETTestsManuel et aide en ligneE-Mail avec l'assistance technique WST

Découverte - Prise en main


Au fur et à mesure, rédaction d'une documentation techniquePour moi et pour un éventuel successeur.

Documentation du travail réalisé

Analyse des contraintes imposées par le logicielAnalyse des besoins de l'entrepriseBasculement du planning 'au plus tôt' vers un planning de type 'au plus tard'Définition des états et vues minimales

Élaboration d'un modèle




Formation des utilisateurs

Objectif : 10 pages illustrées !Méthode pour construire un modèle (planning + budget) normalisé

Rédaction d'une notice utilisateur

Présentation des choix opérés sur la modélisationFormation à l'utilisation pratique du logiciel (avec intervention d'un consultant)

Formation des gestionnaires techniques

Présentation de l'aspect budget et suivi des courbes en SProblème de définition du niveau initial de connaissance du logicielRedéfinition des objectifs en cours de formation (présentation des principesde fonctionnement du logiciel).

Formation des Project Managers




Résultats

Modèle Open PlanDiffusion / Formation / Imprégnation




Modèle Open Plan

Objectif : homogénéiser les modélisationsTous les projets seront construits sur la même base de fichiers

Une méthodologie de travail

Un fichier modèle :

4 onglets :

Courbes en S et récapitulatifs

Vues et outils relatifs au suivi en délais

Vues et outils relatifs au suivi en coûts

Visualisation générale

Suivi délais

Suivi coûts

Fichiers

Une trame commune à toutes les affaires

Des visualisations standardisées utilisables par n’importe quel intervenant.Fichiers annexes : ressources, calendriers, organigrammes




Modèle Open Plan



Un petit nombre de visualisations standardPlusieurs "vues de travail"

Des visualisations standards

Planning dynamique calé ‘au plus tard’Visualisation des dates de début et de fin

Visualisation des dates de début et de fin

A. Actual - E. Expected - S. Scheduled

En vert, visualisation de l ’avancement physique

Visualisation de l’avancement physique

Visualisation de la marge totale

En blanc, visualisation de la marge totale

Gantt de diffusion -> état du projet

Pas de visualisation de la marge

Affichage de la colonne ‘avancement physique’

Gantt de diffusion -> état du projet

Pas de visualisation de la marge

Affichage de la colonne ‘avancement physique’

Application de filtres (ex: client)

Gantt de diffusion

Barres calées sur les dates de référence

Visualisation de l'avancement en délais

Récapitulatif des budgets / tâche

Possibilité de supprimer/modifier des affectations

Répartition des budgets par ressource

Possibilité de supprimer/modifier des affectations

Étalement des budgets dans le tempsOn retrouve la visualisation de certains PM




Modèle Open Plan



Un petit nombre de visualisations standardPlusieurs "vues de travail"

Des visualisations standards

Nécessité de prévoir une mise à jour du modèle après un début d'utilisationLe modèle sera ajusté en fonction des remarques des utilisateurs(après concertation -> consensus)

Un modèle évolutif




Diffusion Formation / Imprégnation

L'ensemble des personnes concernées par Open Plan ont eut une présentationdu logiciel et du mode d'utilisation proposé (Modèle et information suivie)

Une première présentation et sensibilisation

Formation destinée à permettre une prise en main plus rapide du logicielFavoriser les essais de modélisation sur quelques affaires

Une formation "de base"

La mise en place des mesures d'avancement physique n'est pas effective partoutIl faudra du temps et un fort investissement en communication pour faire changercertaines habitudes de travail

Un gros travail encore à faire

Documents

Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL