Présentation portail Alsh partenaire » Quelques · Présentation du portail Alsh «mon ... Démarche nationale démarrée en 2014 (phase test) et généralisée en 2015 pour l’ensemble

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Présentation du portail Alsh « mon‐compte‐partenaire »

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Quelques évolutions règlementaires

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Rappel du contexte national

Quels avantages / A quoi sert le portail ?

Comment peut‐on y accéder ?

Qui fait quoi dans le portail ?

Comment ça marche ?

Utilisable à partir de quand ?

Les nouveautés règlementaires 2018

SommaireSommaire

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Refonte complète du système d’information des services d’actionsociale dans un objectif de modernisation et simplification de sesrelations partenariales,

Projet planifié sur deux Conventions d’Objectifs et de Gestion (2013-2017 et 2018-2022).

Mise à disposition, sur le site Caf.fr, d’un portail sécurisé et novateuren matière de gestion dédié aux partenaires de l’action socialecollective.

Ce portail a été pensé avec des gestionnaires et conçu de façonergonomique et intuitive pour simplifier et fluidifier les échangesentre la Caf et ses partenaires


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Démarche nationale démarrée en 2014 (phase test) et généralisée en2015 pour l’ensemble des gestionnaires d’Equipements d’Accueil duJeunes Enfants


Même méthode pour lesgestionnaires d’accueil de loisirs :Une phase pilote est conduiteavec un petit nombre departenaires depuis l’automne2017.

24 Caf participent à cetteexpérimentation, dont la Caf de laCôte d’Or

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Une définition précise a été arrêtée concernant un Accueil de loisirs :

1 service ALSH correspond à une nature d’activité proposée par un gestionnaire sur un même territoire géographique

1 gestionnaire

1 territoire1 nature d’activité (péri TAP/Hors-TAP, extra,

accueil jeune)

Lieu(x) d’implantation


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Résultat phase pilote : 75 dossiers ALSH testés sur l’ensemble des départements pilotesSatisfaction des utilisateurs côté partenaires et côté CafVidéo à ajouter.

Go de Généralisation dès la fin de l’année 2017 pour les dossiersayant :

- Un seul lieu d’implantation- Des actes ouvrant droits = actes réalisés

Une deuxième phase pilote avec dossiers multi-lieux d’implantation etPS en heures facturées : démarrage début 2018 avec unegénéralisation programmée pour mai/juin 2018 si test concluant.


Une phase pilote 2017 avec dossiers « simples » : - un seul lieu d’implantation - actes ouvrant droit à la PS en heures réalisées.

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Pour les partenaires :

Enjeux métier

Déclaration des données en ligne

(abandon des documents papier)

Automatisation des contrôles de cohérence => fiabilisation des

informations transmises

Calcul en temps réel du montant

de la Prestation de service

Enjeux système d’informationEnjeux système d’information

organisation plus souple, avec une répartition des rôles précis.

Déclaration sécurisée sur un portail dédié (habilitations) et une validation qui vaut signature

Mise à disposition de tableaux de bord de suivi de ratio de gestion

Consultation de l’ensemble de vos déclarations et de leur état de

traitement


Le portail Alsh sera disponible directementdans mon-compte-partenaire (comme Cdap)

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Enjeux métier

Enjeux métier

Optimiser et sécuriser la

gestion opérationnelle

Améliorer le pilotage des

politiques d’action sociale

Faciliter le développement et la consolidation des relations

partenariales opérationnelles

Enjeux système d’information

Offrir une plus grande réactivité quant à la prise en compte des évolutions règlementaires

Couvrir un périmètre métier

plus large que celui existant

Coté Caf :


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Accès au portail « mon-compte-partenaire » via le site ww.caf.fr Soumis à habilitation (habpps) Pour sécuriser la mise à disposition pour les partenaires d’un

"bouquet de services " homogène en termes d’ergonomie.

Espace Partenaire

Mon compte

Partenaire

Service CDAP

Aides financières AS

Module d’habilitation HABPPS


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HABPPS

Convention d’accès

Désigne les cocontractants Caf/PartenaireIndique la mission générale du partenaireIndique la durée : 1 an reconductibleComporte les signature des cocontractants

Contrat de servicegestion délégué

Désigne les cocontractants Caf PartenaireIndique le fonctionnement du centre de services CafIndique la procédure d’escalade en cas d’urgence pour la Caf et le pour le partenaireIndique les horaires d’ouverture des servicesComporte les signatures des cocontractants

Liste les interlocuteurs (administrateurs et autres) à la Caf

Liste les interlocuteurs (administrateurs et autres) chez le partenaireListe l’ensemble des services autorisés

Bulletin d’adhésion


CDAP

Bulletinadhésion

Aides Financières d’Action Sociale


XXX


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Si vous avez déjà des accès à mon‐compte‐partenaire (Cdap) : Bulletin d’adhésion Afas (Aides financières action sociale) + Annexe contenant la liste des utilisateurs partenaire (prénom + nom +

identifiants mon‐compte‐partenaire + rôle) dès que tous les utilisateurs sont créés dans mon‐compte‐partenaire

Si vous n’avez pas d’accès à mon‐compte‐partenaire : Convention mon‐compte‐partenaire Contrat de service Bulletin d’adhésion Afas (Aides financières action sociale) et Cdap ? + Annexe contenant la liste des utilisateurs partenaire (prénom + nom +

identifiants mon‐compte‐partenaire + rôle) dès que tous les utilisateurs sont créés dans mon‐compte‐partenaire


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Gestion des habilitations dans Habpps déléguée à l’organismepartenaire sous la supervision de la Caf.

Administrateur partenaire (maximum 2 par organisme)Représente l’organisme partenaire lié à la Caf par une conventionIl est responsable de : la création des utilisateurs l’ attributions des habilitations ou leur suspension

Responsable habilitationsNommé par l’administrateur partenaire ou un autre responsable d’habilitations Son rôle : gérer les utilisateurs et leurs habilitations

1 même personne peut être Administrateur et Responsable deshabilitations.


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Pour le service Afas, l’administrateur affectera les utilisateurs dans les 2groupes préalablement constitués par l’administrateur Caf.

- Déclarer : les utilisateurs du portail- Habiliter : les responsables d’habilitation

La Caf conserve la possibilité d’administrer les habilitations en cas dedifficultés.


Un partenaire gérant des équipements ALSH et EAJE auraprovisoirement 2 conventions d’habilitation : Une Habpps pour seséquipements ALSH et une Habtiers pour ses équipements EAJE (intégréedans la convention Psu)

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PARTENAIRE non habilité « mon compte partenaire

1 – Désignation de 2 administrateurs2 – Complète et signe la convention, le contrat de service et le bulletin d’adhésion AFAS 3 – Les transmet à la CAF par voie dématérialisée en version pdf

CAF

1 – vérifie et saisie les informations transmises2 – donne les habilitations auxadministrateurs qui reçoivent par mails séparés un identifiant et un mot de passe (validité 24 H)3 – crée les groupes « Habiliter » et « déclarer »

PARTENAIREAdministrateurs

Création des utilisateurs1. Affectation des utilisateurs aux groupes

« Habiliter » ou « Déclarer »2. Envoi à la Caf de l’annexe au bulletin

d’adhésion (liste des utilisateurs + identifiants Habpps + rôles dans Afas)

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Qui fait quoi ?

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Attribution des rôles au sein de votre équipement/service :• 3 rôles à répartir sur une ou plusieurs personnes. Une personne

peut se voir attribuer un, deux ou les trois rôles.• Vous pouvez déclarer un suppléant pour les rôles Fournisseurs

de données d’activité et Fournisseurs de données financières.• 1 seule personne peut être approbateur par service(Extrascolaire / Périscolaire avec ou sans ASRE / Accueil Jeunes)

Qui fait quoi ?

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Services : Extrascolaire

Fournisseur des « données d’activités » Directeur Alsh extra + le Président de l’Association

Fournisseur des « données financières » Directeur Alsh extra + le Président de l’Association

« Approbateur » le Président de l’Association

Services : Extrascolaire Périscolaire Acc Jeunes

Fournisseur des « données d’activités » Directeur Alsh + Directeur général des services

Fournisseur des « données financières » Responsable financier + Directeur général des services

« Approbateur » Directeur général des services

Création et habilitation de 2 utilisateurs dans le groupe « déclarer »

Création et habilitation de 3 utilisateurs dans le groupe « déclarer »

Qui fait quoi ?

Quelques exemples d’affectation des rôles :

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Services : Extrascolaire Périscolaire Acc Jeunes

Fournisseur des « données d’activités » Directeur Alsh extra +adjoint extra

Directeur Alsh Péri +adjoint Péri

Directeur Alsh Acc

Jeunes + adjoint AJ

Fournisseur des « données financières » Trésorier + Adjoint trésorier

« Approbateur » Resp service Extra Resp service Péri Resp service AJ

Qui fait quoi ?

Création et habilitation de 11 utilisateurs dans le groupe déclarer

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Accès à « mon compte partenaire »A partir du CAF.FR rubrique PARTENAIRES


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Accès au portail ALSH(et à Cdap)


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Saisir l’identifiant et le mot de passe communiqués par Habpps


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Choix du service Aides Financières d’Action Sociale (AFAS)


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Liste des déclarations de données

• L’accès à l’écran de liste des déclarations se fait pour tous lesutilisateurs ayant un rôle défini sur au moins un équipement.

• Dans le cas où l’utilisateur n’existe pas coté Caf, un messaged’information s’affiche à l’ouverture de l’application Portail


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Les déclarations de données sous «Mon compte partenaire »

Lors de l’appel d’une déclaration de données en canal Portail pour unservice ALSH :

• Dans Mon Compte Partenaire, la déclaration ainsi que lesformulaires de données d’activité et de données financièressont à l’état " À saisir

Dans cette version la nature d’activité (Péri, Extra, Acc Jeunes) n’apparaît pas.


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Déclaration ne nécessitant pas de données financières• Certaines déclarations ne nécessitent pas la saisie de données financières :

Les déclarations actualisées Les déclarations pour lesquelles il n’existe qu’un type accueil TAP sur les

données d’activité

Dans ce cas, le formulaire de données financières n’est ni saisissable niconsultable dans Mon Compte Partenaire

Pour un utilisateur ayant un rôle uniquement FDF, la déclaration n’apparaîtrapas dans la liste des déclarations

Uniquement du TAP


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Différents états pour une déclaration

"A saisir" : les données d’activité et les données financières n’ontpas encore été saisies

"Saisie en cours" : la saisie des données d’activité ou financières adébuté

"En cours d’approbation" : l’approbateur a commencé à contrôlerla déclaration

"Transmise Caf " : La déclaration a été transmise à la caf parl’approbateur

"A revoir" : La Caf a renvoyé la déclaration pour correction


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Pictogrammes en fonction de l’état d’un formulaire données d’activité ou d’un formulaire données financières

pour les formulaires à saisir par les fournisseurs de données

pour les formulaires en cours de saisie par un fournisseur de données ou en cours de modification par l’approbateur de la déclaration

pour les formulaires renvoyés pour modification par l’approbateur à un fournisseur de données (FDA ou FDF). Attention, pas de mail envoyé.

pour les formulaires complets ou en cours d’approbation par l’approbateur ou lorsque la saisie est terminée

pour les formulaires non demandés


ça va toujours ???Sinon…

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Liste des actions en fonction de l’utilisateur

La liste des actions regroupe pour un utilisateur et pour unedéclaration toutes les actions qu’il peut réaliser sur la déclaration.

Un Fournisseur de données d’activité aura accès à l’action " Saisir les données d’activité" dans les cas où les données d’activité doivent être saisies


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Un Fournisseur de données Financières aura accès à l’action "Saisirles données financières" dans les cas ou les données financièresdoivent être saisies

Un Approbateur aura accès aux actions suivantes :

• "Contrôler et transmettre la déclaration" lorsque la saisie desformulaires est complète

• "Revoir et transmettre la déclaration" pour une déclarationrenvoyée pour correction par la Caf

• "Télécharger la déclaration "

L’action "Consulter la déclaration" est accessible pour tous les rôles.

Liste des actions en fonction de l’utilisateur


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Saisir les données d’activitéLa saisie des données d’activité est accessible aux utilisateurs ayant un rôle de Fournisseur de données d’activité pour la déclaration sélectionnée dans la liste des déclarations.

Exécution des contrôles de saisie et accès à la page de justification des contrôles de cohérence

Enregistrement des données saisies et calcul des totaux


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Saisie des données de pilotageDans Mon Compte Partenaire, les données de pilotage sont saisies par leFournisseur de données en même temps que les données d’activité.

Uniquement pour les déclarations réelles


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Déclenchement des contrôles de saisieDéclenchement des contrôles de saisie lors du clic sur le bouton"Continuer "

Comme pour les Eaje, les contrôles de saisie et de concordance sontbloquants.


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Contrôles de cohérenceSi les contrôles de saisie et de concordance sont ok, lors du clic sur lebouton Continuer, le fournisseur accède à l’écran de justification descontrôles de cohérence.

Enregistrement des justifications

Enregistrement des justifications et validation du

formulaire si tous les justificatifs ont été

saisis


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• Dans le cas où aucun contrôle n’est en anomalie, le bouton<enregistrer> n’est pas disponible

• La saisie de tous les justificatifs est obligatoire pour pouvoir validerle formulaire


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Saisie des données financièresLa saisie des données financièresest accessible aux utilisateurs ayantun rôle de Fournisseur de donnéesfinancières pour la déclarationsélectionnée dans la liste desdéclarations.

Enregistrement des données saisie et calcul des totaux

Exécution des contrôles de saisie et accès à la page de justification des contrôles de cohérence


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Justification des contrôles de cohérenceFonctionnement identique à l’écran de justification des contrôles decohérence des données d’activité


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Lorsque les formulaires de la déclaration ont été saisis par lesfournisseurs, l’approbateur peut contrôler la déclaration et latransmettre à la Caf

Le parcours de la transmission est divisé en 4 étapes obligatoires :1. Consultation des données d’activité2. Consultation des données financières si elles existent3. Justification des contrôles de cohérence4. Synthèse et transmission de la déclaration

La prise en main de la déclaration par l'approbateur via l'action"Contrôler et transmettre la déclaration" entraîne un changementde statut de la déclaration :

Les formulaires ainsi que la déclaration passent à l'état "Encours d'approbation".


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L’approbateur a la possibilité de renvoyer pour modification un formulaire au fournisseur de données correspondant (DA ou DF) s’il n’a pas lui‐même ce rôle.


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• La confirmation du renvoi pour modification sera nécessaire

• Le statut de la déclaration n’est pas modifié lors du renvoi pour modification d’un formulaire. Il reste à "En cours d’approbation"

• Le statut du formulaire renvoyé pour modification passe à "A revoir" et l’approbateur ne peut plus consulter les données


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Justification des contrôles de cohérenceSi au moins un des formulaires de la déclaration a été renvoyé pour modification :

• le bloc des contrôles globaux est bloqué et le montant du droit estimé est masqué.

• La modification des justificatifs des contrôles portant sur des formulaires non renvoyés pour modification est possible.

Exemple : Si l’approbateur a renvoyé pour modification le formulaire de données d’activité, il peut toujours modifier les justificatifs des contrôles de cohérence des données financières


49

Justification des contrôles de cohérenceLorsque l’approbateur renvoie un formulaire pour modification, l’accès à l’étape de finalisation via le bouton Continuer est impossible.


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Justification des contrôles de cohérenceAprès consultation des données d’activité et des données financières, si aucun formulaire n’a été renvoyé pour modification aux fournisseurs de données, l’approbateur accède à l’écran de justification des contrôles de cohérence.Les contrôles de cohérence de la déclaration ainsi que le montant du droit estimé sont affichés

Enregistrement des justifications

Accès à l’étape de finalisation si tous les

contrôles sont justifiés


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Justification des contrôles de cohérence

Les justificatifs des contrôles de données saisis par les fournisseurssont affichés et peuvent être modifiés par l’approbateur.

Si la déclaration n’a pas de données financières, le bloc de contrôledes données financières est masqué.


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Synthèse et transmissionL’étape de finalisation comprend les éléments suivants

Montant de l’estimationDans Mon Compte Partenaire, le montant du droit est calculé de la même façon que dans MAIA

Tableau de synthèse des données 2 à 3 colonnes :

• La DD saisie• N‐1 : Réel sinon dernière actu• N‐2 : À partir de 2018

Zone de commentaire

Zone de signature électronique


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Transmission de la déclarationLa transmission de la déclaration s’effectue via le bouton "Transmettre à la Caf"

La signature électronique est obligatoire pour pouvoir transmettre la déclaration (case à cocher)


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Transmission de la déclaration ‐ ConfirmationLa transmission de la déclaration entraine l’ouverture d’un pop‐in de confirmation de transmission à la Caf.

Le clic sur le bouton permet à l’approbateur de télécharger la déclaration


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Consulter une déclarationL’accès en consultation pour une déclaration de données est possible pour tous les utilisateurs ayant soit un rôle de fournisseur soit un rôle d’approbateur sur la déclaration.

Les étapes consultables dépendent du ou des rôle(s) de l’utilisateurconnecté.

En consultation, aucun champ n’est modifiable et les boutons"Enregistrer", "Valider" et "Transmettre à la Caf" sont masqués.


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Télécharger une déclarationLe téléchargement d’une déclaration est possible depuis :

• La liste des déclarations via l’action "Télécharger la déclaration"• La pop‐in de confirmation suite à la transmission d’une

déclaration à la Caf

Les pages affichées dans le PDF sont : • Synthèse• Données d’activité• Contrôles de cohérence des données d’activité• Données financières• Contrôles de cohérence des données financières• Contrôles de cohérence de la déclaration


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Saisi les données d’activité• Contrôles de saisie et de

concordance• Contrôles de cohérence • Validation du formulaire

Le fournisseur de données d’activité

Le fournisseur de données financières

Saisi les données financières• Contrôles de saisie et de


L’approbateur

Supervise les formulaires• Peut les retourner aux FDA et FDF• Peut compléter ou modifier les explications

des contrôles de cohérence des FDA et FDF• Analyse et complète les contrôles de

cohérence globaux de la déclaration• Transmet la déclaration de données à la Caf

• Analyse et traite la déclaration d’activité• Paiement de vos droits

La CAF

Déclaration d’activité

présente sur Mon compte partenaire.Statut :

A saisir

En cours de saisie

En cours d’approbation

Transmise Caf

En cours de saisie

Validée

Traitement d’une déclaration de données lorsque tout est conforme

1

32

4

5

58


Saisi les données d’activité• Contrôles de saisie et de




Saisi les données financières• Contrôles de saisie et de


L’approbateur

Supervise les formulaires• Il retourne le(s) formulaire(s) aux FDA et FDF• Peut compléter ou modifier les explications

des contrôles de cohérence des FDA et FDF• Analyse et complète les contrôles de cohérence

globaux de la déclaration• Transmet la déclaration de données à la Caf


La CAF



A saisir

En cours de saisie


Transmise CafEn cours

de saisie

Validée

Traitement d’une déclaration de données avec un aller‐retour approbateur‐ fournisseurs de données


1

32

4

3

4

7

6

59



Corrige les données d’activité• Contrôles de saisie et de



Corrige les données financières• Contrôles de saisie et de


• Analyse et traite la déclaration d’activité

• Renvoi la déclaration pour modification

La CAF



&

Transmis Caf

A revoir



L’approbateur

Choisi l’action « Revoir et transmettre »• Il peut retourner chaque formulaire aux FDA

et FDF pour correction.• Il peut choisir de réaliser lui‐même les

corrections ou de reprendre la main sur les formulaire transmis au FDA et FDF

• Il doit transmettre à nouveau la déclaration à la Caf


Refusée Caf


La CAF

Validée

1

2 3

6

5

4

Traitement d’une déclaration de données avec rejet Caf

60


61


Pour les ALSH avec un seul lieu d’implantation par commune et par service (extrascolaire –périscolaire – accueil jeunes) ET avec PS calculée sur la base des heures réalisées

le portail est déjà disponible et utilisable pour transmettre les données prévisionnelles 2018

POUR LES AUTRES ALSH : ALSH avec plusieurs lieux d’implantation sur une même commune ; ALSH avec PS calculée sur la base des heures facturées ;

Le portail sera disponible après une phase test prévu au printemps.- utilisation du portail dès le BP 2018 si livré rapidementsinon : transmission fichier excel (comme avant) pour le BP

- Utilisation du portail pour l’actualisation des droits 2018 (début octobre)A vérifier selon infos transmises à la réunion OMEGA du 25/01

CONVENTIONNEMENT ALSHNOUVEAUTE 2018

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Nouveau modèle national de convention : 1 seul fichier qui intègre l’ensemble des 3 parties des conventions précédentes

+ la charte de la laïcité 1 convention par type de service : extrascolaire – périscolaire – ASRE – Accueil

Adolescents

Si votre convention est arrivée à échéance au 31/12/2017 :

Avez-vous transmis toutes les pièces justificatives demandées pour son renouvellement ??

Les conventions vous seront adressées dans le 1er trimestre et à nous retourner signées au plus vite…

Pas de convention = pas d’accès au portail partenaire et pas d’acompte 2018

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CONVENTIONNEMENT ALSHNOUVEAUTE 2018

UN TAUX REGIME GENERAL CONVENTIONNE :

Le taux de régime général sera inscrit à la convention et valable pour les 4 années couvertes 2018-2021Il correspondra pour chaque territoire (EPCI pour l’ensemble du département et communes pour la Métropole) au taux moyen calculé sur les trois dernières années déclarées(2014-2016).

Si pas possible de calculer un taux moyen (nouveau dossier ou déclaration erronée) : le taux 2017 sera utilisé et conventionné pour les 4 années couvertes par la nouvelle convention (2018/-2021)

Incidence au niveau des déclarations de données :

Déclarations de la totalité des actes facturés et/ouréalisés sans distinction de régime d’ AF

Les Déclarations de données NOUVEAUTE 2018

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Les déclarations de données :Jusqu’à la fin de l’exercice 2017, les données de pilotage sont recueillies au moment du réel selon le découpage suivant :

(*) Hors ALSH périscolaires 12-17 ans qui doivent être comptabilisés dans les ALSH extrascolaires(**) recouvre les ALSH périscolaires et extrascolaires 12-17 ans

A partir de 2018, les données de pilotage seront recueillies toujours au moment du réel mais selon le découpage suivant : Jusqu’à la fin de l’exercice 2017, les données Jusqu’à la fin de l’exercice 2017, les données de pilotage sont recueillies au moment du réel, selon le découpage suivant : de pilotage sont recueillies au moment du réel, selon le découpage suivant :

Jusqu’à la fin de l’exercice 2017, les données de pilotage sont recueillies au moment du réel, sa PARTIR, les données de pilotage sont recueillies au moment du réel, selon le découpage

PS ALSH

AccueilsPériscolaires

AccueilsExtrascolaires

Accueils Jeunes

Alshmoins de 6 ans

Alsh plus de 6 ans (*)

Alshmoins de 6 ans

Alshde 6 à 11 ans

Alsh12 à 17 ans (**)

Accueils de Jeunes (conventionnés) 14 à 17 ans

PS ALSH

AccueilsPériscolaires

AccueilsExtrascolaires

Accueils Adolescents

Alsh Maternel (moins de 6 ans)

Alsh Elémentaire(plus de 6 ans)

Alsh Maternel (moins de 6 ans)

Alsh Elémentaire(plus de 6 ans)

Alsh ado (= ex Alsh péri et extrascolaire

12 à 17 ans avec un projet spécifique "ado")

Accueils de Jeunes (conventionnés avec

les DDCS) 14 à 17 ans

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Les Déclarations de données NOUVEAUTE 2018

LES VACANCES DE NOEL :

En 2017 : actes à déclarer sur l’année 2017 pour la totalité de la période (du 22 décembre 23017 au 6janvier 2018)

À partir de 2018 : - actes réalisés sur l’année N : à déclarer sur l’exercice N- Actes réalisés sur le début d’année N+1 : à déclarer sur l’exercice N+1

Exemple 2018 : actes réalisés du 24 au 31 décembre 2018 : déclarés pour le droit réel 2018actes réalisés du 2 au 5 janvier 2019 : à déclarer pour le droit réel 2019

Attention : idem pour les données budgétaires…

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Avez-vous encore un peu d’énergie ou de temps pour des

questions ??

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68

Merci de votre attention Et à très vite sur

Ou au avec votre

technicien préféré

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